DECRETO 173 DE 2004 

(Junio 4)

“Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, heliográfico y documental en el Distrito Capital”.

El Alcalde Mayor de Bogotá, Distrito Capital,

en uso de sus atribuciones legales, especialmente las conferidas por el artículo 38 del Decreto-Ley 1421 de 1993 y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 397 de 1997, ley general de cultura, establece que la documentación hace parte del patrimonio cultural de la Nación, señalando en el artículo 8º, con base en los principios de descentralización, autonomía y participación, que les corresponde a los entes territoriales a través de las alcaldías y las gobernaciones respectivas, la declaratoria y manejo del patrimonio cultural y de los bienes de interés cultural del ámbito municipal, distrital y departamental.

Que el artículo 12 de la Ley 397 de 1997 autoriza a las bibliotecas departamentales y regionales, y a los archivos municipales, distritales y departamentales para ser depositarios de su patrimonio bibliográfico, heliográfico y documental.

Que la Ley 594 de 2000, ley general de archivos, cuyo ámbito de aplicación comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la misma ley, establece que en caso de supresión, fusión o privatización de entidades públicas deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones. Así mismo, determina que las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

Que igualmente en el artículo 35, sobre prevención y sanción, establece que las entidades territoriales, a través de sus respectivos consejos de archivos, tendrán facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la misma.

Que el Decreto Distrital 331 de 2003, en su artículo 30, creó la Dirección Distrital Archivo de Bogotá como ente rector del sistema distrital de archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad.

DECRETA:

ART. 1º—Las entidades que conforman la administración distrital, esto es, el sector central, el sector descentralizado, el sector de las localidades, las empresas de servicios públicos domiciliarios públicas o mixtas, así como las personas de derecho privado que cumplen funciones públicas en el territorio del Distrito Capital, están en la obligación de remitir al Archivo de Bogotá, en su calidad de depositario del patrimonio bibliográfico, heliográfico y documental, tres (3) ejemplares de las investigaciones que efectúen, en relación con las competencias y funciones de cada una de ellas.

Además, deberán remitir una copia del informe final de las investigaciones, estudios técnicos o científicos realizados por la entidad en desarrollo de sus funciones, que sean de trascendencia para el Distrito Capital, salvo que sobre los mismos pesen restricciones establecidas por ley.

La remisión que se ordena deberá realizarse de acuerdo con las fichas técnicas suministradas para el efecto por el Archivo de Bogotá.

PAR.—Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquellas de entregar la copia de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, además de hacer constar expresamente que la propiedad patrimonial de los derechos de autor le corresponden a la entidad contratante, por tratarse de una obra desarrollada por encargo.

ART. 2º—Las entidades señaladas en el artículo anterior, deberán igualmente remitir de manera gratuita al Archivo de Bogotá el 5% del número de los ejemplares editados, de cualquier título, para ser distribuidos y comercializados a través de la librería del archivo. Dicha remisión deberá realizarse de acuerdo con los procedimientos establecidos para tal efecto por el Archivo de Bogotá.

PAR. 1º—Se exceptúan las empresas privadas que cumplen funciones públicas. Sin embargo, dichas entidades podrán, si lo estiman conveniente, enviar ejemplares de sus publicaciones, con el mismo objeto.

PAR. 2º—La forma de su distribución al público y el valor de cada ejemplar estará determinado por la entidad remitente y la forma de pago y recaudo será la establecida por la Secretaría de Hacienda Distrital.

ART. 3º—Igualmente, las entidades señaladas en el artículo primero, están obligadas a transferir al Archivo de Bogotá los documentos que hayan cumplido su valor administrativo y sobre los cuales se haya determinado su condición de conservación permanente de acuerdo con las tablas de retención documental.

ART. 4º—Cuando el Archivo de Bogotá considere que un documento o conjunto documental cuya información comporte interés para la investigación cultural, científica, técnica o industrial, se encuentra en una situación de riesgo o de deterioro que pueda conducir a la desaparición de una parte o de la totalidad física del soporte, deberá emprender acciones dirigidas a la prevención, corrección de la situación y desarrollo de prácticas que garanticen condiciones adecuadas para la preservación de la documentación amenazada.

ART. 5º—En caso de persistir la situación de riesgo o de deterioro, el Archivo de Bogotá está en la obligación de rescatar y acopiar el patrimonio documental en riesgo y desarrollar los procedimientos necesarios para su conservación.

En tal sentido debe además, poner en conocimiento de los organismos competentes para la aplicación de las sanciones administrativas, disciplinarias o penales previstas en las normas legales para los servidores públicos responsables directos y delegados de la documentación producida por las entidades distritales.

ART. 6º—El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 4 de junio de 2004.

__________________________