DECRETO 2280 DE 2004 

(Julio 15)

“Por el cual se reglamenta el proceso de compensación y el funcionamiento de la subcuenta de compensación interna del régimen contributivo del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga”.

El Presidente de la República de Colombia,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, los artículos 154, 204, 205, 218 y 220 de la Ley 100 de 1993 y 2º, 3º, 4º, 6º y 9º del Decreto-Ley 1281 de 2002,

DECRETA:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales de la subcuenta de compensación interna del régimen contributivo del Fosyga

ART. 1º—Objeto de la subcuenta de compensación interna del régimen contributivo del Fosyga. La subcuenta tiene por objeto permitir el proceso de compensación interna entre las entidades promotoras de salud, EPS, y demás entidades obligadas a compensar, EOC, con el fin de reconocer la unidad de pago por capitación y demás recursos a que tienen derecho las EPS y demás EOC para financiar la prestación de servicios de salud a todos los afiliados al régimen contributivo con sujeción a los contenidos del Plan Obligatorio de Salud y las prestaciones económicas a que hubiere lugar, de acuerdo con lo dispuesto en la ley y sus reglamentos.

ART. 2º—Proceso de compensación. Se entiende por compensación el proceso mediante el cual se descuentan de las cotizaciones recaudadas íntegramente e identificadas plenamente por las entidades promotoras de salud, EPS, y demás entidades obligadas a compensar, EOC, para cada período mensual, los recursos destinados a financiar las actividades de promoción y prevención, los de solidaridad del régimen de subsidios en salud y los recursos que el sistema reconoce a las EPS y demás EOC por concepto de unidades de pago por capitación, UPC, así como los reconocidos para financiar el per cápita de las actividades de promoción y prevención, incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad y paternidad.

Como resultado de lo anterior, los recursos provenientes del superávit de las cotizaciones recaudadas se giran o trasladan por las EPS y EOC a las respectivas subcuentas del Fosyga y este, a su vez, gira o traslada a las cuentas de las EPS y EOC las sumas que resulten a su favor.

ART. 3º—Recursos de la subcuenta de compensación interna del régimen contributivo del SGSSS. Los recursos que financian la subcuenta de compensación interna del régimen contributivo son los siguientes:

1. Los recursos provenientes del recaudo de cotizaciones que se destinan a la subcuenta de compensación, con y sin situación de fondos.

2. Las transferencias de la subcuenta de solidaridad del régimen de subsidios en salud y los rendimientos financieros de las otras subcuentas del Fosyga que se destinan a financiar las unidades de pago por capitación, UPC, del régimen especial de las madres comunitarias.

3. Los rendimientos financieros de la subcuenta de compensación.

4. Los rendimientos financieros generados por las cotizaciones recaudadas por las entidades promotoras de salud, EPS, y demás entidades obligadas a compensar, EOC.

5. Los intereses de mora por pago de cotizaciones en forma extemporánea y sus respectivos rendimientos financieros.

6. Las sanciones, multas e intereses moratorios a favor de la subcuenta de compensación interna del régimen contributivo.

7. Los recursos provenientes del pago que realizan los cotizantes dependientes de que tratan los decretos 1703 y 2400 de 2002.

8. Los recursos provenientes de los aportes de los afiliados a los regímenes de excepción de que trata el artículo 14 del Decreto 1703 de 2002.

9. Los recursos de las cotizaciones correspondientes a los registros presentados y glosados en las declaraciones de giro y compensación, según el procedimiento definido en el presente decreto.

10. Los excedentes financieros de la subcuenta que se generen en cada vigencia.

11. Los demás recursos que de acuerdo con las disposiciones vigentes correspondan al régimen contributivo.

CAPÍTULO II

Recaudo de cotizaciones al régimen contributivo del sistema general de seguridad social en salud

ART. 4º—Recaudo o depósito de las cotizaciones del régimen contributivo. Las entidades promotoras de salud, EPS, y demás entidades obligadas a compensar, EOC, recaudarán las cotizaciones del sistema general de seguridad social en salud en máximo quince (15) cuentas registradas ante el Fosyga, de las cuales el Ministerio de la Protección Social definirá el número que podrá utilizar cada EPS dependiendo del número de afiliados y ámbito de operación. Las EPS y demás entidades obligadas a compensar registrarán estas cuentas en los formatos definidos por el Ministerio de la Protección Social dentro del mes siguiente a la vigencia del presente decreto. Las cuentas registradas para el recaudo de las cotizaciones se manejarán con total independencia de las rentas y bienes de la entidad.

PAR. 1º—(Derogado).* El recaudo podrá realizarse directamente por la EPS y EOC o a través de mecanismos alternos, solo en los casos en los que en el lugar en el que se recauda no existan instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria a través de la cual se pueda efectuar este recaudo. En estos casos deberán contar con autorización previa del Ministerio de la Protección Social, quien deberá pronunciarse máximo dentro de los quince (15) días siguientes al recibo de la solicitud. Los recursos recaudados a través de estos mecanismos deberán trasladarse a la cuenta de recaudo registrada a más tardar al día siguiente al del recaudo efectivo. Las EPS y EOC que en el momento de la entrada en vigencia del presente decreto se encuentren utilizando estos mecanismos de recaudo, deberán registrarlos ante el ministerio dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la vigencia del presente decreto y podrán utilizarlos hasta tanto se pronuncie el Ministerio de la Protección Social.

De las cuentas que se registren para el recaudo de aportes deberá destinarse una (1) para depositar el monto de las cotizaciones recaudadas directamente por la EPS, en el evento en que se realice por este mecanismo.

*(Nota: Derogado el presente parágrafo por el Decreto 4295 de 2004 artículo 3º del Ministerio de la Protección Social)

PAR. 2º—(Derogado).* Cuando el recaudo se realice en conjunto con cotizaciones para pensiones o riesgos profesionales, el depósito correspondiente a las cotizaciones para salud deberá efectuarse a más tardar el tercer día hábil siguiente al del recaudo, garantizando el cumplimiento de las normas que, de conformidad con el presente decreto, rigen el proceso de compensación. Las cuentas que se utilicen para el recaudo unificado deberán ser informadas previamente al Ministerio de la Protección Social.

*(Nota: Derogado el presente parágrafo por el Decreto 4295 de 2004 artículo 3º del Ministerio de la Protección Social)

ART. 5º—Manejo de las cuentas registradas para el recaudo de las cotizaciones del sistema general de seguridad social en salud. Las entidades promotoras de salud, EPS, y demás entidades obligadas a compensar, EOC, deberán observar para la administración y manejo de los recursos provenientes del recaudo de las cotizaciones del sistema general de seguridad social en salud, lo siguiente:

a) Las cuentas de recaudo deberán constituirse en entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria;

b) Las cotizaciones no podrán mantenerse en cuentas que no generen rendimientos financieros o que ellos no correspondan a las condiciones del mercado para depósitos de esta naturaleza. En los respectivos convenios de recaudo deberán establecerse con precisión los rendimientos financieros y los costos cobrados por el recaudo, con independencia de su fuente de financiación. Se considerará práctica no permitida el convenir con las entidades financieras a través de las cuales se realiza el recaudo, reciprocidades a favor de las entidades promotoras de salud;

c) A las cuentas registradas para el recaudo o depósito de cotizaciones del sistema general de seguridad social en salud únicamente ingresarán los recursos del régimen contributivo, provenientes de las cotizaciones y de las UPC adicionales, junto con sus correspondientes rendimientos financieros e intereses cuando se recauden;

d) No se podrán recaudar o depositar cotizaciones en cuentas diferentes a las registradas ante el Fosyga;

e) En las cuentas no podrán mantenerse recursos que hayan debido incluirse en los procesos de compensación ante el Fosyga en las fechas previstas para tal efecto en el presente decreto;

f) Las EPS y demás EOC remitirán mensualmente al Fosyga la información sobre los movimientos de las cuentas de recaudo, en los formatos y medios para la conciliación de las cuentas registradas para el recaudo de las cotizaciones que defina el Ministerio de la Protección Social.

PAR. 1º—El Ministerio de la Protección Social podrá autorizar las alternativas presentadas por las EPS y demás EOC, para el recaudo de las cotizaciones, que resulten más favorables para el sistema, dentro de las condiciones de mercado y que igualmente permitan adoptar mecanismos o condiciones adicionales a las previstas en el literal b) del presente artículo, más efectivos para los fines del recaudo.

PAR. 2º—Para efectos de lo dispuesto en el literal b) del presente artículo, se considerará práctica insegura el traslado de recursos de la cotización de las cuentas de recaudo registradas ante el Fosyga, hacia otro tipo de operaciones financieras. Con los recursos de la cotización y de las UPC adicionales al régimen contributivo del sistema general de seguridad social en salud no se podrá efectuar ninguna clase de inversión.

PAR. 3º—El Fosyga deberá presentar trimestralmente al Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud un informe de gestión sobre la ejecución de estos recursos, con fundamento en la información que deban presentar las EPS y EOC, en la cual se reflejen de manera explícita todos los costos del recaudo y de las actividades realizadas tendientes a controlar la evasión y elusión de aportes al sistema general de seguridad social en salud, conforme al formato y la periodicidad que defina el Ministerio de la Protección Social.

CAPÍTULO III

Proceso de compensación

ART. 6º—Proceso de compensación. Las entidades promotoras de salud, EPS, y demás entidades obligadas a compensar, EOC, realizarán el proceso de compensación mediante la presentación de la declaración de giro y compensación, que involucre la totalidad de los recaudos por cotizaciones obligatorias de los aportantes y pagos de cotizantes adicionales, así:

1. Al valor total recaudado en las cuentas registradas se le deducirán los valores correspondientes a unidades de pago por capitación, UPC, adicionales, demás valores pagados por los cotizantes dependientes o afiliados adicionales de que tratan los decretos 1703 y 2400 de 2002 y los intereses de mora por cotizaciones extemporáneas, y se le sumarán los valores que por incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad y paternidad descontaron los empleadores en sus autoliquidaciones. Esta suma corresponderá al valor total de las cotizaciones recaudadas durante el mes.

2. Al valor total de las cotizaciones recaudadas durante el mes se le deducirán los siguientes valores y porcentajes:

a) Un punto porcentual del ingreso base de cotización correspondiente al valor total de las cotizaciones recaudadas durante el mes, que corresponden al aporte del régimen contributivo a la subcuenta de solidaridad del régimen de subsidios en salud del Fosyga y que deberá girarse a dicha subcuenta conforme a lo establecido en el presente decreto;

b) El monto de la cotización obligatoria definido por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud con destino a la promoción de la salud y prevención de la enfermedad que deberá girarse a la subcuenta de promoción del Fosyga o incluirse en el proceso de compensación de promoción y prevención cuando a él haya lugar;

c) El monto de la cotización obligatoria determinado por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud reconocido a las EPS y demás EOC para que asuman y paguen las incapacidades originadas por enfermedad general de los afiliados cotizantes.

3. Al resultado, después de realizar las operaciones señaladas en el numeral anterior, se le deducirá:

a) El valor total que las EPS y demás EOC hayan pagado, mediante giro o descuento en las autoliquidaciones de aportes, por concepto de licencias de maternidad y paternidad en el mes inmediatamente anterior.

Las licencias de maternidad y paternidad se presentarán para cobro en los procesos de compensación que se realicen dentro de los seis (6) meses siguientes a su reconocimiento y pago y se reconocerán en dichos procesos de acuerdo con los medios y formatos que establezca el Ministerio de la Protección Social;

b) Una doceava (1/12) del valor anual de las unidades de pago por capitación, UPC, vigentes en el mes al que corresponde la cotización, reconocidas por el sistema general de seguridad social en salud a las EPS y demás EOC, para garantizar la prestación del plan obligatorio de salud a cada uno de sus afiliados, previa su identificación en la declaración de giro y compensación y en los medios magnéticos o electrónicos soporte.

Cuando el afiliado, por inicio o terminación de una relación laboral, cotiza durante una fracción de mes, la unidad de pago por capitación, UPC, se reconocerá en proporción al número de días cotizados.

PAR. 1º—Integrarán el proceso de compensación el total del recaudo integral y efectivo de las cotizaciones pagadas por los aportantes o cotizantes independientes, sin perjuicio de involucrar aquellos casos en que por disposición legal la cotización pueda ser inferior al porcentaje establecido o corresponda a un ingreso base de cotización, IBC, inferior a un salario mínimo legal mensual vigente. Se entenderá por recaudo efectivo aquel cuya disponibilidad no está sujeta a confirmación bancaria o de un tercero y están plenamente identificados el pago y los afiliados a los cuales corresponde.

PAR. 2º—Las diferencias matemáticas entre el resultado de aplicar el porcentaje de cotización obligatoria al ingreso base de cotización y el valor total de la cotización pagada de cada uno de los registros incluidos en el proceso de giro y compensación, no constituirán causal de glosa del registro cuando esta diferencia no supere el 0,30% de la cotización que corresponda de acuerdo con el IBC, sin que en ningún caso este monto supere el 10% de un salario mínimo diario legal vigente. En todo caso, las diferencias deberán guardar concordancia con las aproximaciones previstas en el proceso de recaudación de aportes. Lo anterior sin perjuicio de la verificación por parte de las entidades de control y vigilancia.

La EPS o EOC deberá realizar la gestión de cobro de esa diferencia matemática por lo menos una vez al año y el aportante estará obligado a cancelar dicha suma. Los valores recaudados por la EPS o EOC deberán ser consignados en las subcuentas del Fosyga en el formato que para tal efecto defina el Ministerio de la Protección Social.

PAR. 3º—Las entidades promotoras de salud, EPS, y demás entidades obligadas a compensar, EOC, apropiarán una doceava (1/12) del valor anual de las unidades de pago por capitación, UPC, vigentes en el mes al que corresponde el pago, definida para el grupo etáreo del afiliado adicional y el valor correspondiente a las actividades de promoción y prevención y girarán a la subcuenta de solidaridad del Fosyga el aporte de solidaridad como lo establecen los decretos 1703 y 2400 de 2002. Cuando se reciban sumas superiores a la UPC que corresponde al afiliado adicional, la EPS o EOC girará el valor restante a la subcuenta de compensación del Fosyga a través del proceso de compensación, en el formato que para el efecto defina el Ministerio de la Protección Social.

ART. 7º—Saldos en las cuentas registradas para el recaudo de las cotizaciones. Cualquier suma recaudada por concepto de cotizaciones y UPC adicionales que no haya sido objeto del proceso de compensación, en las fechas establecidas en el presente decreto, se girará a las diferentes subcuentas del Fosyga, de acuerdo con los porcentajes establecidos en las normas vigentes, a más tardar en la fecha prevista para la presentación del primer proceso de compensación del mes siguiente al que se recaudó, incluyendo la totalidad de los recursos de la cotización que se destinan a la subcuenta de solidaridad del Fosyga. En esta fecha no podrán existir en las cuentas de recaudo recursos del sistema general de seguridad social en salud correspondientes al mes en que se recaudó y que es objeto del cierre. Deberá informarse el giro de los recursos en los formatos que para el efecto defina el Ministerio de la Protección Social.

Cuando del análisis de las conciliaciones se establezca que no se giraron a las subcuentas del Fosyga o no se incorporaron en el proceso de compensación oportunamente los recursos provenientes de las cotizaciones, el Fosyga, a través de su administrador fiduciario, requerirá su giro inmediato junto con los rendimientos que hubiere generado más los intereses moratorios definidos en el artículo 4º del Decreto-Ley 1281 de 2002 e informará el hecho a la Superintendencia Nacional de Salud para lo de su competencia.

ART. 8º—Presentación del proceso de giro y compensación. Las entidades promotoras de salud, EPS, y demás entidades obligadas a compensar, EOC, presentarán dos (2) procesos de compensación; el primer proceso, el día 11 hábil del mes y el segundo proceso el día 18 hábil del mismo mes, hasta las 3:00 p.m.

En cada proceso deberá incluirse el recaudo efectivo de cotizaciones en el mes, independientemente del período al que correspondan y los recaudos ya identificados que no fueron incluidos en las declaraciones de giro y compensación anteriores y que de acuerdo con las normas del presente decreto no hubiesen sido compensados.

En cada proceso se presentará una declaración de giro y compensación en medio magnético con la información sobre todos los afiliados a compensar, período a compensar e información de los recursos cuando se trate de compensación de recursos que ya han sido girados previamente al Fosyga, independientemente del período al cual correspondan las cotizaciones y en el formato que establezca el Ministerio de la Protección Social, se presentará un resumen del contenido del medio magnético con la información sobre las sumas a consignar resultantes del proceso de compensación. No se podrá compensar sobre afiliados que no se encuentren registrados en la base única de afiliados.

ART. 9º—Giro de los recursos a favor del Fosyga y reconocimiento de recursos resultantes del proceso de compensación. El Fosyga, a través de su administrador fiduciario, verificará y validará el proceso de compensación presentado y comunicará el resultado de los registros aprobados a las EPS y EOC, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la presentación de la declaración de giro y compensación por parte de las EPS y EOC.

Además de las validaciones que se establezcan por parte del Ministerio de la Protección Social, la información sobre los afiliados presentados en cada proceso de giro y compensación se validará por el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga contra la base de datos única de afiliados generada a partir de las resoluciones 890 y 1375 de 2002 o las normas que las modifiquen o adicionen.

La comunicación escrita que contenga el resultado del proceso de compensación deberá indicar el número de registros aprobados por período compensado, los valores a reconocer a la EPS y aquellos que deben girar a cada subcuenta del Fosyga por los registros aprobados; adicionalmente, la comunicación debe indicar los registros glosados. A esta comunicación se anexará un medio magnético que contenga el detalle de los registros glosados, indicando las causas de glosa. El formato de la comunicación será definido por el Ministerio de la Protección Social.

El representante legal de las entidades promotoras de salud, EPS, y demás EOC, en caso de aceptar el resultado del proceso informado por el Fosyga, suscribirá la comunicación y la presentará al administrador fiduciario del Fosyga dentro de las 24 horas siguientes, anexando copia de las consignaciones realizadas a las diferentes subcuentas del Fosyga. Una vez presentada la comunicación de aceptación, las entidades promotoras de salud, EPS, y demás entidades obligadas a compensar, EOC, podrán disponer de los recursos a que tengan derecho.

Los recursos a favor de las entidades promotoras de salud, EPS, y demás entidades obligadas a compensar, EOC, resultantes del proceso de compensación que deba reconocer el Fosyga, se girarán a través de su administrador fiduciario, el mismo día en que reciba la aceptación por parte de la EPS o EOC del resultado del proceso de compensación y previo el giro a las diferentes subcuentas del Fosyga de la totalidad de los recursos resultantes del proceso, incluyendo los correspondientes a los registros glosados.

Una vez aceptado el resultado del proceso de compensación por parte de las EPS y EOC y surtido el proceso previsto en el presente decreto, se considerará aprobada la declaración de giro y compensación. El conjunto de las declaraciones de giro y compensación presentadas durante una vigencia fiscal, quedarán en firme dos (2) años después de la fecha límite para presentar la declaración de renta del respectivo período fiscal.

PAR.—Las EPS o EOC en ningún caso podrán apropiarse de recursos de la unidad de pago por capitación sin el cumplimiento del procedimiento establecido en el presente artículo.

ART. 10.—Compensación de registros glosados. Los registros glosados serán retirados en el proceso de validación de la declaración de giro y compensación, y serán compensados posteriormente, de ser procedente, previa corrección o aclaración en los términos definidos en el artículo 8º del presente decreto, identificando el período de compensación al cual corresponden. La información sobre los registros glosados por multiafiliación deberá señalar las entidades con las cuales se encuentre multiafiliado.

Los registros glosados por multiafiliación y afiliados fallecidos se podrán presentar en los procesos de compensación nuevamente, una vez solucionado cada caso y establecido el derecho de la EPS o EOC, con base en los procedimientos establecidos por el Ministerio de la Protección Social para su aclaración y el correspondiente giro de los recursos a que hubiere lugar. En este evento deberá indicarse el número de la declaración con la cual fueron girados los recursos.

ART. 11.—Causales para la no aceptación de la declaración de giro y compensación. Se consideran causales para la no aceptación de la declaración de giro y compensación:

a) La presentación de fallas en el medio magnético que soporta la declaración, o de errores de estructura que imposibiliten su lectura y cargue y que se hayan originado desde la entidad promotora de salud, previa la verificación y prueba efectuada al momento de la presentación de la misma y siempre que dicha verificación establezca la imposibilidad de su lectura y cargue;

b) La presentación de tachones o enmendaduras en el formato que acompaña el medio magnético de las declaraciones de giro y compensación;

c) La no presentación de la certificación por parte del revisor fiscal de la declaración del mismo proceso del mes inmediatamente anterior, o cuando esta presenta salvedades en las cuales se evidencie la no devolución de saldos a favor del Fosyga resultantes de procesos de compensación anteriores.

PAR.—Las entidades a las que no se les haya aceptado la declaración de giro y compensación de acuerdo con las causales previstas en el presente artículo, podrán presentar la declaración y sus anexos en la siguiente fecha establecida para la presentación del proceso de compensación de acuerdo con el artículo 8º del presente decreto.

El Fosyga, a través de su administrador fiduciario, informará sobre las declaraciones no aceptadas y las causas de rechazo, a la Superintendencia Nacional de Salud dentro de los tres (3) días calendario siguientes a la fecha de la presentación de la declaración no aceptada, para que se adelanten las investigaciones pertinentes y de ser procedente se impongan las sanciones que correspondan.

ART. 12.—Presentación de información. Las EPS y EOC deberán presentar, durante el cuarto y quinto mes siguientes a la vigencia del presente decreto, la información relativa al proceso de compensación en el previsto, con las especificaciones y en los formatos definidos por el Ministerio de la Protección Social, con el fin de verificar la aplicación y desarrollo del nuevo proceso y efectuar los ajustes operativos a que hubiere lugar.

ART. 13.—Declaraciones de corrección. A partir del proceso de compensación que se ejecute el día 11 hábil del sexto mes siguiente a la vigencia del presente decreto, la declaración de corrección se presentará únicamente sobre los registros aprobados a corregir, el 16 día hábil de cada mes; una vez aceptado el registro, este se sustituirá integralmente y en consecuencia también sustituirá el resultado de la declaración que corresponda. La EPS y EOC presentará la declaración de corrección en medio magnético con la información correspondiente a los registros a corregir y en medio impreso se presentará un resumen del contenido del medio magnético y la información sobre las sumas a consignar resultantes del proceso de corrección si hubiere lugar a ello.

El Fosyga, a través del administrador fiduciario, verificará la información presentada por la EPS o EOC del medio magnético y del resumen, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la presentación de la declaración y comunicará dentro de este mismo plazo el resultado de las verificaciones por escrito.

Las diferencias en los resultados de la compensación, a favor del Fosyga o de las EPS y EOC que resulten de la corrección de declaraciones anteriores y la apropiación de recursos a que hubiere lugar, se efectuará de acuerdo con los procedimientos establecidos en el artículo 9º del presente decreto.

La entidad declarante tendrá un plazo máximo de seis (6) meses para solicitar corrección de registros compensados, salvo en los casos en que la corrección se cause por efecto de correcciones de autoliquidaciones o por solicitud de los entes de vigilancia y control o por orden judicial.

Bajo ninguna circunstancia la declaración de corrección podrá utilizarse para cobrar al Fosyga licencias de maternidad o paternidad. Estas se cobrarán al Fosyga en los formatos que defina el Ministerio de la Protección Social o en los procesos de compensación de que trata el artículo 8º de este decreto.

(Nota: Compilado el inciso 2° por el Decreto Único Reglamentario 780 de 2016 artículo 2.6.1.1.2.18 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 14.—Cotizaciones giradas al Fosyga sin compensar. Cuando las entidades promotoras de salud, EPS, y demás entidades obligadas a compensar, EOC, giren al Fosyga cotizaciones recaudadas sobre las cuales no se adelantó el proceso de compensación, podrán incluirlas en declaraciones posteriores. En este caso se presentarán las declaraciones de giro y compensación indicando los valores y fecha en que se giraron los recursos de la cotización a las diferentes subcuentas del Fosyga.

Cuando las EPS y EOC hayan consignado en el Fosyga saldos que no correspondan a cotizaciones o UPC adicionales, la EPS o EOC podrá solicitar el reintegro conforme a los formatos que defina el Ministerio de la Protección Social.

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud, el Fosyga, a través de su administrador fiduciario, deberá pronunciarse por escrito sobre la solicitud, efectuando la devolución automáticamente a la cuenta que señale la EPS o EOC si a ello hubiere lugar. Estas solicitudes deberán efectuarse en la fecha de presentación de la declaración de corrección.

ART. 15.—Medios magnéticos o electrónicos. Los medios magnéticos o electrónicos que soportan la declaración de giro y compensación deberán presentarse conforme lo defina el Ministerio de la Protección Social, para garantizar, de conformidad con las normas legales, la realización del proceso de compensación.

Las entidades promotoras de salud, EPS, y demás entidades obligadas a compensar, EOC, deberán validar la información, con el validador de estructuras definido y entregado por el Ministerio de la Protección Social a través del administrador fiduciario del Fosyga.

El Ministerio de la Protección Social, Fosyga, actualizará el validador de estructuras por cambios en la normatividad o cuando se considere necesario, previa la realización de las pruebas respectivas, proceso en el que podrán participar las EPS y EOC. Una vez definida la respectiva actualización, se pondrá a disposición de las entidades promotoras de salud, EPS, y demás entidades obligadas a compensar, EOC, ya sea en medio magnético o electrónico, con una anticipación mínima de ocho (8) días hábiles al siguiente proceso de compensación de conformidad con las disposiciones legales vigentes y de acuerdo con los lineamientos metodológicos a utilizar en cada validación, definidos por el Ministerio de la Protección Social.

En la validación se verificarán todos los aspectos y se realizarán los cruces necesarios para establecer el cumplimiento de todas las disposiciones referentes al sistema general de seguridad social en salud y en particular al proceso de compensación.

PAR.—El validador aportado es propiedad del Ministerio de la Protección Social y solo podrá utilizarse para los fines definidos en el presente decreto. Este validador no suple los controles internos que deben implementar las entidades promotoras de salud, EPS, y demás entidades obligadas a compensar, EOC, para evitar pagos sin justa causa y garantizar el cumplimiento de las normas sobre afiliación y recaudación de aportes al sistema general de seguridad social en salud, ni las exime del cumplimiento de sus obligaciones en relación con estos procesos.

ART. 16.—Certificación de las declaraciones de giro y compensación. El revisor fiscal de la entidad respectiva o quien haga sus veces, cuando la misma no esté obligada a tener revisor fiscal, presentará ante el Fosyga la certificación relacionada con cada uno de los procesos de compensación dentro del mes siguiente a la fecha de presentación de la declaración de giro y compensación. La certificación debe indicar y contener:

1. Que la entidad correspondiente, en los procesos de afiliación, recaudo y compensación que soportaron la declaración, observó íntegramente las normas legales.

2. Que la información en ella contenida corresponde a la realidad de acuerdo con los registros, archivos y soportes, en poder de la entidad.

3. Que la disposición de los recursos fue realizada con base en los recaudos efectuados en las cuentas registradas para el efecto y las declaraciones de giro y compensación presentadas y aprobadas.

4. Que los recursos correspondientes a las diferentes subcuentas del Fosyga fueron girados previamente a la disposición de recursos.

5. El total de afiliados activos correspondientes al mes por el que se presenta la certificación.

6. El total de afiliados con acuerdos de pago vigentes correspondientes al mes por el que se presenta la certificación.

7. El total de afiliados con cotizaciones en mora que cumplen requisitos del artículo 22 del presente decreto que se están compensando, correspondientes al mes por el que se presenta la certificación.

8. El total de afiliados compensados.

PAR. 1º—En el evento de presentarse alguna inconsistencia o incumplimiento de las disposiciones que rigen el proceso de compensación, el revisor fiscal o quien haga sus veces en las EPS o EOC que no están obligadas a tener revisor fiscal, informará a la Superintendencia Nacional de Salud y demás autoridades a que hubiere lugar, acompañando copia de los soportes en su poder.

PAR. 2º—En el evento de presentarse inconsistencias entre la declaración de giro y compensación y la certificación expedida por el revisor fiscal, el Fosyga a través de su administrador fiduciario, deberá informar inmediatamente a la entidad y dará traslado a la Superintendencia Nacional de Salud, indicando detalladamente los hechos para que se adelanten las acciones del caso y se dé aplicación a las sanciones a que haya lugar.

ART. 17.—Proceso de compensación de promoción y prevención. El proceso de compensación para promoción y prevención se realizará observando las mismas reglas y plazos establecidos para la presentación del proceso de compensación definidos en el presente decreto y de acuerdo con lo siguiente:

1. Al valor del ingreso base de cotización correspondiente al valor total de las cotizaciones recaudadas durante el mes se le aplicará el porcentaje definido por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud con destino a la promoción de la salud y prevención de la enfermedad.

2. A dicho valor se le deducirá el valor de las UPC reconocidas para promoción y prevención.

3. Una vez aceptada la declaración de giro y compensación, las EPS y EOC girarán, en las fechas establecidas en el presente decreto, los recursos que resulten a favor del Fosyga.

4. Los recursos a favor de las EPS y EOC serán girados por el Fosyga a través de su administrador fiduciario, de acuerdo con los plazos establecidos en el presente decreto.

En el proceso de compensación para promoción y prevención se incluirán las personas sobre las cuales se recaudaron unidades de pago por capitación, UPC, adicionales.

ART. 18.—Bases de datos de afiliados y aportantes. Las bases de datos de aportantes y afiliados al sistema general de seguridad social en salud serán actualizadas mensualmente por el Fosyga a través de su administrador fiduciario, con fundamento en la información proveniente de las entidades promotoras de salud, EPS, y demás entidades obligadas a compensar, EOC, de las direcciones territoriales de salud, de las administradoras del régimen subsidiado, ARS, y de los regímenes de excepción, con fundamento y los procedimientos establecidos en las resoluciones 890 y 1375 de 2002 y demás normas que las adicionen o modifiquen. Estas bases de datos podrán ser consultadas para efectos de la afiliación, traslado de las personas y acreditación de derechos de los usuarios, por registro individual sobre el nombre, el número de identificación, la EPS, EOC, ARS o entidad exceptuada del sistema general de seguridad social en salud y la condición de afiliado activo o no, con las fechas correspondientes.

PAR.—Las entidades promotoras de salud, EPS, las demás entidades obligadas a compensar, EOC, las direcciones territoriales de salud, las administradoras del régimen subsidiado, ARS, y los regímenes de excepción son responsables de la veracidad de la información incorporada a las bases de datos de aportantes y afiliados de que trata el presente artículo.

ART. 19.—Control de pagos de UPC sin justa causa. El Fosyga, a través de su administrador fiduciario, realizará los cruces y validaciones para evitar pagos sin justa causa de UPC y, en todo caso, realizará la verificación de la inexistencia de duplicados en el proceso de compensación para recaudos correspondientes a cotizaciones de los períodos que se presentan en el proceso.

En caso de evidenciarse pagos de UPC sin justa causa, el Fosyga, a través de su administrador fiduciario, o el Ministerio de la Protección Social, requerirán de la respectiva entidad la devolución de los correspondientes recursos en poder de la entidad promotora de salud, EPS, o demás entidades obligadas a compensar, EOC, de acuerdo con lo establecido en el artículo 3º del Decreto-Ley 1281 de 2002 y deberá dar traslado de los hechos y soportes documentales a la Superintendencia Nacional de Salud, sin perjuicio de la responsabilidad del administrador fiduciario de recursos del Fosyga por efectuar pagos sin justa causa.

ART. 20.—Intereses a cargo de la entidad fiduciaria que administra los recursos del Fosyga. Cuando la entidad fiduciaria administradora del Fosyga no gire los recursos que correspondan a las EPS y EOC en el proceso de compensación, en las fechas establecidas en el presente decreto, deberá reconocer intereses con cargo a sus propios recursos liquidados a la tasa de interés moratorio establecida para los tributos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

CAPÍTULO IV

Otras disposiciones

ART. 21.—Período de transición para la operación del nuevo proceso de compensación. Las entidades promotoras de salud, EPS, y las demás entidades obligadas a compensar, EOC, dispondrán de un término de seis (6) meses para la operación y funcionamiento del proceso de compensación, acorde con las nuevas disposiciones, período durante el cual se aplicará transitoriamente lo dispuesto en los artículos 4º, 5º, 6º, 7º, 8º, 9º, 10, 12, 13 y 15 del Decreto 1013 de 1998. Vencido dicho término, deberán dar cumplimiento en forma plena y completa a las disposiciones del presente decreto.

ART. 22.—Compensación del recaudo de cotizaciones en mora con afiliación suspendida. El recaudo de cotizaciones en mora con afiliación suspendida podrá ser compensado y en consecuencia existirá el reconocimiento de la unidad de pago por capitación, conservándose la antigüedad de los afiliados en el sistema general de seguridad social en salud para todos los efectos. Igualmente, cuando se suscriban acuerdos de pago según lo establecido en las normas vigentes, con los afiliados o aportantes en los cuales las EPS y demás EOC respeten la antigüedad de los afiliados, podrán compensar íntegramente sobre las sumas recuperadas en virtud de los mismos.

Cuando se cumplan los requisitos previstos en el artículo 43 de la Ley 789 de 2002, las cotizaciones en mora que se recauden podrán ser compensadas hasta por los meses anteriores a la fecha en que se recaudan y durante los cuales se prestó servicios sin recaudo y sin pago de UPC, independientemente del período al que correspondan, siempre y cuando se haya garantizado el acceso a los servicios de salud de los afiliados por los que se recaudó la cotización.

PAR.—Para efectos de la compensación prevista en el presente artículo, se deberán registrar en las bases de datos de afiliados y aportantes de que trata el artículo 18 del presente decreto las novedades correspondientes a afiliados con cotizaciones en mora, meses en mora, existencia del respectivo acuerdo de pago y demás datos que defina el Ministerio de la Protección Social.

ART. 23.—Manual operativo del Fosyga y solución de aspectos operativos. El manual operativo del Fosyga incorporará las reglas para el adecuado cumplimiento de lo previsto en el presente decreto y se elaborará de conformidad con los lineamientos generales del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud. Una vez el manual operativo del Fosyga sea aprobado por la dirección general de financiamiento del Ministerio de la Protección Social, el Fosyga, a través de su administrador fiduciario, lo dará a conocer a todas las EPS y EOC.

El manual deberá establecer las medidas de control y verificación que garanticen la seguridad en el manejo de los recursos.

ART. 24.—Adopción de formatos. El Ministerio de la Protección Social adoptará los formatos a que hace referencia el presente decreto dentro de los veinte (20) días siguientes a su vigencia.

ART. 25.—Vigencia y derogatorias. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 15 de julio de 2004.

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