DECRETO 328 DE 2001 

(Abril 26)

“Por el cual se modifica la estructura organizacional del Departamento Administrativo de Acción Comunal Distrital y se determinan las funciones de sus dependencias”.

(Nota: Véase Decreto 90 de 2006 artículo 3º de la Alcaldía Mayor de Bogotá)

El Alcalde Mayor de Bogotá, D.C.,

en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas en el artículo 55, inciso segundo del Decreto-Ley 1421 de 1993.

CONSIDERANDO:

Que la actuación administrativa tiene por objeto el cumplimiento de los cometidos estatales como lo señalan las leyes, la adecuada prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados reconocidos por la ley.

Que en virtud de los principios de eficiencia administrativa y economía, es procedente modificar la estructura del Departamento Administrativo de Acción Comunal para adecuarla racionalmente a las demandas de servicios de la comunidad, al esquema de operaciones de los proyectos de inversión pública del departamento y a las nuevas estrategias de intervención comunitaria y social previstas por la administración distrital.

Que conforme a lo previsto en el numeral 6º del artículo 38 e inciso segundo del artículo 55 del Decreto 1421 de 1993, el Alcalde Mayor podrá crear, suprimir, fusionar y reestructurar dependencias en las entidades de la administración central.

DECRETA:

ART. 1º—Estructura organizacional. La estructura organizacional del Departamento Administrativo de Acción Comunal Distrital será la siguiente:

1. Dirección

1.1. Oficina asesora de jurídica

1.2. Oficina asesora de planeación

1.3. Oficina asesora de control interno

1.4. Oficina asesora de la UEL

1.5. Oficina asesora de comunicaciones

2. Subdirección de programas

3. Subdirección administrativa y financiera

ART. 2º—Funciones de la dirección. Corresponde a la dirección del Departamento Administrativo de Acción Comunal cumplir las siguientes funciones:

1. Formular políticas, dirigir, controlar, coordinar y evaluar los planes, programas y proyectos del departamento para la promoción de la participación ciudadana, el interés asociativo, el trabajo voluntario y la organización comunitaria en el Distrito Capital.

2. Formular las políticas para el fomento, creación, desarrollo, funcionamiento y asesoría de empresas de economía solidaria y microempresas de carácter vecinal y comunitario.

3. Diseñar y ejecutar las políticas para la capacitación técnica y actualización de las personas, familias, comunidades y grupos de interés organizados de los barrios y veredas en los procesos de autogestión para su desarrollo social, económico y físico.

4. Participar con el Ministerio del Interior en la definición de las políticas para la participación, el desarrollo social y comunitario de los ciudadanos y de las organizaciones civiles de carácter vecinal.

5. Promover, gestionar y coordinar con entidades públicas o privadas, nacionales o internacionales, la realización de planes, programas y proyectos de desarrollo socioeconómico y comunitario.

6. Representar al Gobierno Distrital en los asuntos que este le solicite, de acuerdo con las normas legales sobre la materia.

7. Dirigir las relaciones del departamento con el Concejo, la Alcaldía Mayor, las juntas administradoras locales, las entidades públicas y privadas, para el desarrollo de los planes, programas y proyectos a cargo de la entidad.

8. Definir políticas sobre el manejo de los recursos humanos, financieros y materiales de acuerdo con la ley y los estatutos orgánicos, buscando asegurar el cumplimiento de la misión institucional.

9. Expedir los actos administrativos y suscribir los contratos necesarios para el cabal cumplimiento de las funciones, planes, programas y proyectos del departamento de acuerdo con las normas legales vigentes.

10. Ejercer por delegación del Alcalde Mayor las funciones de inspección, control y vigilancia a las juntas o consejos de acción comunal y de las asociaciones de juntas y/o consejos de acción comunal consagradas en la Ley 52 de 1990 y demás normas que sobre la materia se expidan.

11. Nombrar y remover el personal de acuerdo con las disposiciones legales vigentes en la materia y distribuir los empleos de acuerdo con las necesidades del servicio.

12. Organizar y reglamentar las áreas funcionales de gestión o los grupos de trabajo para la adecuada atención de los asuntos propios de las dependencias.

13. Establecer y desarrollar el sistema de control interno del departamento.

14. Ejercer la función disciplinaria de acuerdo con las normas legales sobre la materia.

15. Dirigir la formulación de los planes de gestión de las diferentes dependencias del departamento.

16. Establecer mecanismos que permitan verificar y controlar la atención oportuna de las solicitudes formuladas por la ciudadanía y los funcionarios de la entidad.

17. Las demás funciones que le sean propias para ejecutar su objeto y las que le sean asignadas o delegadas por el Alcalde Mayor y que correspondan a la naturaleza de la entidad.

ART. 3º—Oficina asesora de jurídica. Corresponde a la oficina asesora de jurídica cumplir las siguientes funciones:

1. Asesorar al director y a las demás dependencias del departamento en la aplicación de normas e instrumentos jurídicos necesarios para el cabal desempeño de las actividades de la entidad.

2. Conceptuar sobre los asuntos jurídicos relacionados con el departamento cuya competencia no haya sido asignada a otras dependencias.

3. Definir y unificar el criterio jurídico de la entidad, conforme a los asuntos que sean sometidos para su consideración y concepto.

4. Preparar y revisar los proyectos de ley, acuerdos, decretos, resoluciones y otros actos administrativos concernientes a las actividades del departamento, cuando sea el caso.

5. Representar judicialmente al departamento cuando se requiera.

6. Adelantar las investigaciones y proyectar los fallos para la firma del director, requeridos en cumplimiento de las funciones delegadas al departamento en virtud de la Ley 52 de 1990, de conformidad con las funciones y procedimientos internos.

7. Adelantar las investigaciones y proyectar los fallos para la firma del director en segunda instancia, de acuerdo con la Ley 200 de 1995.

8. Recopilar, actualizar, sistematizar y divulgar las normas legales y reglamentarias que se relacionan con la actividad del departamento.

9. Analizar permanentemente la agenda de las corporaciones públicas, e informar oportunamente a la dirección del departamento sobre aquellas iniciativas o proyectos que puedan afectar a la entidad, y asesorarla en la presentación y sustentación de las iniciativas que deban ser puestas a consideración de la respectiva corporación.

10. Dirigir el proceso de contratación administrativa en coordinación con las dependencias y efectuar su seguimiento.

11. Verificar la legalidad de los documentos necesarios para los procedimientos de contratación directa, invitaciones públicas y privadas, licitatorios y los convenios interadministrativos o de cualquier naturaleza que el departamento realice.

12. Elaborar y mantener actualizado el manual de contratación de la entidad.

13. Hacer un permanente seguimiento al manual de contratación de la entidad para sugerir las modificaciones o correctivos que deban tomarse.

14. Rendir informes periódicos y los demás que le solicite el director del departamento.

15. Establecer y aplicar los sistemas de control de gestión para los procesos que se generen en la dependencia.

16. Las demás funciones que le sean propias o asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

ART. 4º—Oficina asesora de planeación. Corresponde a la oficina asesora de planeación cumplir las siguientes funciones:

1. Asesorar al director del departamento en la formulación de políticas y el diseño de los planes y programas que deba desarrollar la entidad, en cumplimiento de su misión y objetivos, a corto, mediano y largo plazo.

2. Asesorar al director en la formulación de programas de investigación en materias relacionadas con las actividades del departamento y en cumplimiento de su misión, diseñar metodologías y adelantar la adecuación de los programas que sean necesarios.

3. Hacer el diagnóstico general del departamento, y de conformidad con los resultados obtenidos presentar las propuestas tendientes a mejorar la calidad de los servicios y el cumplimiento de las funciones, optimizar el uso de los recursos disponibles, modernizar y tecnificar la entidad.

4. Elaborar con sujeción al plan de desarrollo distrital y en coordinación con las dependencias, el plan de acción anual de la entidad, los programas y proyectos que se requieran para el cumplimiento de las funciones del departamento y proyectar los ajustes necesarios.

5. Asesorar a las dependencias del departamento en la implantación de propuestas organizacionales, administrativas, técnicas, procedimentales y demás que hayan sido aprobadas.

6. Dirigir la preparación del informe anual de actividades de la entidad.

7. Diseñar indicadores que permitan medir la gestión de los funcionarios, de las dependencias y de la entidad en su conjunto y velar por su aplicación.

8. Elaborar y mantener actualizados los manuales de procedimientos, promoviendo la evaluación y actualización permanente de los mismos, en busca de eficiencia y eficacia en las operaciones de la entidad.

9. Elaborar en coordinación con la subdirección administrativa y financiera, el presupuesto de inversión de los proyectos administrativos y financieros que competen a la entidad.

10. Preparar en coordinación con la subdirección administrativa y financiera y de conformidad con el plan general de acción, el proyecto anual de presupuesto, el programa anual de caja y sus modificaciones.

11. Dirigir, mantener actualizado y controlar el sistema integral de información para el desarrollo de la misión del departamento.

12. Interactuar con la Secretaría de Hacienda y el Departamento Administrativo de Planeación Distrital en lo referente, a la ejecución, seguimiento físico y financiero de los proyectos de inversión del departamento.

13. Realizar estudios y presentar propuestas sobre la organización y desarrollo administrativo, simplificación, agilización y modernización de trámites, procedimientos y demás asuntos relacionados con la gestión y métodos de trabajo.

14. Procesar y generar la información necesaria para apoyar la investigación de planes, programas y proyectos para la toma de decisiones.

15. Rendir los informes requeridos sobre las actividades de la dependencia.

16. Establecer y aplicar los sistemas de control de gestión para los procesos que se generen en la dependencia.

17. Las demás funciones que le sean propias o asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

ART. 5º—Oficina asesora de control interno. Corresponde a la oficina asesora de control interno cumplir las siguientes funciones:

1. Asesorar al director en la formulación y aplicación del sistema de control interno de la entidad.

2. Diseñar, implementar y mantener actualizados los mecanismos de evaluación del sistema de control interno del departamento.

3. Planear, dirigir y organizar la verificación y la evaluación del sistema de control interno del departamento.

4. Aplicar el control de gestión e interpretar sus resultados con el objetivo de presentar recomendaciones al director.

5. Vigilar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, la obtención de quejas y reclamos que en desarrollo del mandato constitucional y legal responda el departamento.

6. Asesorar a las dependencias del departamento en materia de control interno y gestión institucional.

7. Desarrollar y llevar a cabe programas de auditoría y efectuar el control de los procesos administrativos.

8. Efectuar la evaluación del control interno en las dependencias del departamento y formular las recomendaciones y los correctivos que sean necesarios para el cumplimiento de la misión, los objetivos y metas previstos.

9. Vigilar que la atención que prestan las dependencias de la entidad esté de acuerdo con las normas legales vigentes.

10. Fomentar en toda la organización la cultura del autocontrol, que contribuya al mejoramiento continuo y al cumplimiento de la misión del departamento.

11. Verificar que los controles sean establecidos por los responsables, que la información sea confiable y oportuna y los procesos sean eficaces.

12. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios.

13. Coordinar la elaboración de informes dirigidos a los organismos de control y dar respuestas a los requerimientos producidos por ellos.

14. Presentar informes al director y al comité de coordinación del sistema de control interno.

15. Establecer y aplicar los sistemas de control de gestión para los procesos que se generen en la dependencia.

16. Las demás funciones que le sean propias o asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia de conformidad con la Ley 87 de 1993 y demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o reglamenten.

ART. 6º—Oficina asesora de la UEL. Corresponde a la oficina asesora de la UEL cumplir las siguientes funciones:

1. Velar por la aplicación de los principios de la contratación estatal en desarrollo del mismo proceso, del ordenamiento del gasto y pago de los recursos con cargo al presupuesto de los fondos de desarrollo local, correspondiente al plan de desarrollo local que adelanta el departamento.

2. Adelantar el análisis técnico jurídico de los componentes técnicos de la solicitud, para establecer la viabilidad del proceso de contratación, de conformidad con la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios en los asuntos propios de la delegación conferida por el artículo 1º del Decreto 176 de 1998.

3. Prestar asesoría sobre los procedimientos de licitaciones, concursos, contrataciones directas, adjudicación, celebración y liquidación de los actos y contratos suscritos con cargo a los recursos de los fondos de desarrollo local, de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes sobre la materia.

4. Coordinar la revisión de los aspectos jurídicos de los pliegos de condiciones o términos de referencia que se elaboren para el trámite de los procesos contractuales de los fondos de desarrollo local.

5. Realizar el control y la evaluación jurídica de las propuestas que se presentan dentro de los procesos licitatorios, concursos de méritos o procesos de contratación directa con formalidades plenas que se adelanten con cargo a los recursos de los fondos de desarrollo local.

6. Coordinar la elaboración de los contratos que se deban presentar para la firma del director del departamento o de quien tenga la facultad para celebrar contratos, comprometer y ordenar gastos.

7. Aprobar las pólizas o garantías únicas que presenten los contratistas para respaldar las obligaciones contractuales.

8. Efectuar el seguimiento y control jurídico sobre la ejecución de los contratos celebrados para ejecutar los recursos de los fondos de desarrollo local, proyectando las correspondientes actas de terminación anticipada, suspensión, liquidación o los actos administrativos, que las sustituyan y en todo caso, aquellos contentivos de sanciones por incumplimiento total, parcial o definitiva de los contratos.

9. Establecer y aplicar los sistemas de control de gestión para los procesos que se generen en la dependencia.

10. Las demás funciones que le sean propias o asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

ART. 7º—Oficina asesora de comunicaciones. Corresponde a la oficina asesora de comunicaciones cumplir las siguientes funciones:

1. Asesorar al director en lo referente a la imagen institucional, la divulgación y el diseño de programas y esquemas de diversos géneros de información para todos los medios.

2. Diseñar modelos de comunicación alternativa que promuevan la generación de una cultura corporativa en pro del desarrollo de la misión del departamento.

3. Seleccionar datos de información pública de interés general para el departamento y hacerlos conocer.

4. Mantener actualizado el archivo de publicaciones y de toda difusión que efectúen los diferentes medios sobre las actividades del departamento.

5. Planear y dirigir las acciones de comunicación y de relaciones con los medios de comunicación respecto a campañas, congresos, convenciones, foros y demás eventos que organice el departamento y coordinarlos con la oficina de prensa de la Alcaldía Mayor.

6. Elaborar y ejecutar el plan de comunicaciones del departamento buscando promocionar y divulgar permanentemente el trabajo realizado a través de los diferentes proyectos.

7. Coordinar la producción de material pedagógico que apoye el proceso de capacitación de las comunidades.

8. Establecer y mantener una coordinación permanente con las oficinas de comunicación de entidades públicas que involucren objetivos comunes de fomento a la participación ciudadana y al desarrollo comunitario.

9. Establecer y aplicar los sistemas de control de gestión para los procesos que se generen en la dependencia.

10. Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

ART. 8º—Subdirección de programas. Corresponde a la subdirección de programas cumplir las siguientes funciones:

1. Definir y desarrollar en coordinación con la dirección las políticas, estrategias y programas que promuevan y favorezcan el fortalecimiento de la participación ciudadana y organización comunitaria en el Distrito Capital.

2. Adelantar en coordinación con la dirección las políticas y acciones que permitan consolidar las organizaciones comunitarias y sociales como gestoras del desarrollo socioeconómico de las localidades de la ciudad.

3. Determinar en coordinación con la dirección las políticas y programas para promover y fomentar el interés asociativo y trabajo voluntario como instrumentos de desarrollo social para la ciudad.

4. Apoyar el diseño, ejecución, seguimiento y evaluación de programas y proyectos de iniciativa comunitaria en coordinación con la dirección, demás entidades distritales y alcaldías locales.

5. Diseñar mecanismos en coordinación con la dirección que permitan conseguir recursos y patrocinio para el desarrollo de las funciones asignadas.

6. Coordinar con las demás instancias del departamento la ejecución de los programas, proyectos y actividades que garanticen el cumplimiento de las metas propuestas.

7. Desarrollar los instrumentos metodológicos necesarios para el cumplimiento de las funciones asignadas.

8. Informar a la dirección y a la oficina asesora de jurídica de los hechos que ameriten algún tipo de investigación por parte del departamento, a las organizaciones comunales o a sus dignatarios, en cumplimiento de las funciones asignadas a este por la Ley 52 de 1990.

9. Dirigir la recolección, sistematización y actualización de la información necesaria para los procesos de diseño, ejecución y seguimiento de políticas, planes y proyectos relacionados con la misión del departamento o con los programas que este decida adelantar.

10. Proponer, definir e implementar los mecanismos de atención al usuario, de quejas, reclamos, denuncias y sugerencias con el fin de coordinar con las demás dependencias la oportunidad y eficacia en la respuesta de la entidad a los requerimientos de los ciudadanos.

11. Recibir, tramitar y resolver las quejas, reclamos, denuncias y sugerencias, verbales o escritas, que los ciudadanos formulen relacionadas con el cumplimiento de la misión del departamento.

12. Suministrar a los interesados información actualizada y oportuna sobre la misión, organización, funciones y procesos encomendados al departamento.

13. Adelantar el seguimiento a las acciones dispuestas por la administración para atender las quejas, reclamos, denuncias y sugerencias formuladas, de manera que se garantice a la comunidad una atención y prestación de servicios efectiva.

14. Cumplir la función de conciliación cuando esta deba ser asumida por el departamento ante la comunidad, de acuerdo con las disposiciones legales sobre la materia.

15. Presentar reportes periódicos a la dirección sobre los servicios que generen mayor número de quejas, reclamos y denuncias, así como las principales sugerencias de los usuarios que busquen mejorar los mismos.

16. Mantener y hacer conocer de la ciudadanía una línea telefónica gratuita permanente que permita recibir quejas, reclamos, denuncias y recomendaciones que se formulen en el cumplimiento de la misión institucional.

17. Evaluar los resultados de la gestión de cada una de las áreas de la subdirección en relación con las políticas establecidas por la dirección.

18. Diseñar el plan operativo anual de la subdirección.

19. Establecer y aplicar los sistemas de control de gestión para los procesos que se generen en la dependencia.

20. Cumplir con las demás funciones que le señale la ley, los acuerdos, las normas distritales y la dirección del departamento.

ART. 9º—Subdirección administrativa y financiera. Corresponde a la subdirección administrativa y financiera cumplir las siguientes funciones:

1. Asistir a la dirección en la coordinación y distribución de los asuntos administrativos de las diferentes dependencias del departamento y en la determinación de políticas, objetivos y programas en materia de administración y finanzas.

2. Dirigir, coordinar y controlar las políticas y los procesos relacionados con la administración del talento humano y de los recursos físicos y financieros, servicios generales, incluyendo el archivo y la correspondencia.

3. Asumir las funciones de control interno disciplinario y conocer en primera instancia las investigaciones de los funcionarios de la entidad de acuerdo con la Ley 200 de 1995.

4. Responder por la aplicación de las normas relacionadas con la administración de personal en especial las de carrera administrativa y seguridad social previstas en las leyes y decretos.

5. Definir y formular con la participación de la comisión de personal el plan anual de capacitación para los funcionarios del departamento.

6. Participar en el diseño del plan de estímulos e incentivos de la entidad.

7. Diseñar mecanismos tendientes a lograr la motivación e integración de los funcionarios del departamento y programar actividades de bienestar social, salud ocupacional y seguridad industrial.

8. Expedir los actos administrativos para el reconocimiento y liquidación de los salarios y de las prestaciones sociales de los funcionarios de acuerdo con la normatividad vigente.

9. Responder por la elaboración y liquidación periódica de los formularios y soportes exigidos por las entidades promotoras de salud y administradoras de riesgos profesionales.

10. Responder por la custodia y administración de las hojas de vida del personal activo y no activo del departamento.

11. Dar cumplimiento a las políticas fijadas por la administración central y el contador distrital en la programación, agrupación y control contable y financiero de la entidad.

12. Preparar de conformidad con el plan general de acción y en coordinación con la oficina asesora de planeación, el proyecto anual de presupuesto, el programa anual de caja y sus modificaciones.

13. Velar por la actualización de los registros y sistemas de contabilidad general y la generación de la información requerida por la dirección y las autoridades fiscales y administrativas.

14. Asesorar al director en la formulación, desarrollo y ejecución de planes, programas y políticas de adquisiciones, manejo de inventarios, almacén y servicios generales para el eficaz funcionamiento de la entidad.

15. Velar por los programas anuales de adquisiciones en coordinación con las diferentes dependencias y adquirir de acuerdo con los reglamentos normas sobre la materia, los elementos y equipos que se requieran.

16. Coordinar la organización y manejo del almacén de acuerdo con procedimientos y normas adoptados, supervisar las cuentas y los inventarios.

17. Responder por la prestación del servicio de vigilancia, aseo, cafetería y mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones, equipos, vehículos y bienes en general y demás asuntos relacionados con los servicios generales que demande la entidad.

18. Diseñar conjuntamente con los grupos de trabajo de la subdirección el plan operativo anual de cada una de las áreas.

19. Velar por la seguridad y control de los equipos, vehículos, bienes muebles e inmuebles del departamento.

20. Elaborar y mantener actualizados el manual de funciones y requisitos mínimos del departamento.

21. Establecer y aplicar los sistemas de control de gestión para los procesos que se generen en la dependencia.

22. Cumplir las demás funciones que le señale la ley, los acuerdos, las normas distritales y la dirección del departamento.

ART. 10.—El director del Departamento Administrativo de Acción Comunal, podrá conformar grupos internos de trabajo de acuerdo con los planes, programas y proyectos del departamento, con el fin de desarrollar con eficiencia y eficacia las acciones y cumplir con las funciones y objetivos de la entidad.

ART. 11.—El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 26 de abril de 2001.

(Nota: Véase Decreto 90 de 2006 artículo 3º de la Alcaldía Mayor de Bogotá)

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