Alcaldía Mayor de Bogotá

DECRETO 329 DE 2013

(Julio 23)

“Por medio del cual se crea el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, D.C., se deroga el Decreto Distrital 475 de 2006 y se dictan otras disposiciones”.

El Alcalde Mayor de Bogotá, D.C.,

en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 38, numerales 3º, 5º y 20, y el artículo 39 del Decreto-Ley 1421 de 1993, y

CONSIDERANDO:

Que los artículos 5º y 6º de la Ley 594 de 2000 definen las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, así como la conformación del sistema nacional de archivos del que hacen parte los archivos de las entidades territoriales y los respectivos consejos territoriales de archivos.

Que el Acuerdo 22 de 2000, expedido por el consejo directivo del Archivo General de la Nación, “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 7 del 29 de junio de 1994 “Reglamento general de archivos”, “Órganos de dirección, coordinación y asesoría”, establece que el órgano encargado de dirigir y coordinar la función archivística en el Distrito Capital es el Consejo Distrital de Archivos.

Que el Decreto Nacional 4124 de 10 de diciembre de 2004, reglamentó el sistema nacional de archivos en Colombia y en su artículo segundo definió como instancia de articulación y coordinación en el nivel distrital al Archivo General del Distrito y como órgano asesor al Consejo Distrital de Archivos.

Que en desarrollo de la norma anteriormente citada, el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., mediante Decreto Distrital 475 de 2006, creó el Consejo Distrital de Archivos como un organismo encargado de orientar la función archivística en el Distrito Capital y de velar por el cumplimiento de las políticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá.

Que el Gobierno Nacional decidió nuevamente reglamentar el sistema nacional de archivos y establecer la red nacional de archivos a través del Decreto Nacional 2578 de 2012, el cual derogó al Decreto 4124 de 2004.

Que en los artículos 4º y 7º del Decreto Nacional 2578 de 2012, consagran la creación de los consejos departamentales y distritales de archivos como instancias asesoras y responsables de articular y promover el desarrollo de la función archivística en sus respectivos territorios, y así mismo, en sus artículos 8º, 9º, 10, y 11, precisa su conformación, funciones y operatividad de los mismos.

Que la creación del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., consagrado en el Decreto 2578 de 2012, busca esencialmente que el sistema nacional y los sistemas territoriales de archivos trabajen de forma articulada y propendan por la modernización y homogenización metodológica de la función archivística del Estado, de los archivos de las entidades públicas en los diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios, en concordancia con lo dispuesto en el Decreto 2482 de 2012.

Que en cumplimiento a lo ordenado en el decreto antes citado, es necesario crear el Consejo Distrital de Archivos de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., ajustándolo a los principios previstos en el artículo 209 de la Constitución Nacional, que fueron desarrollados en el artículo 7º y 9º de la Ley 489 de 1998 y precisados en materia de archivos en los literales c y e del artículo 5º de la Ley 594 de 2000.

En mérito de lo expuesto,

DECRETA:

ART. 1º—Objeto. Crear el Consejo Distrital de Archivos con fundamento en el artículo 7º del Decreto Nacional 2578 de 2012, como instancia responsable de asesorar, articular y promover el desarrollo de las políticas relativas a la función archivística pública y de las políticas orientadas a la conservación y promoción del patrimonio documental de la ciudad.

ART. 2º—(Modificado).* Conformación. El Consejo Distrital de Archivos está conformado por:

1. El/la Secretario/a General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., o su delegado/a, que será de nivel directivo o asesor vinculado a este organismo.

2. El/la Director/a del Archivo de Bogotá, quien además actuará como secretario/a técnico/a.

3. El/la Secretario/a Distrital de Cultura o quien haga sus veces.

4. El/la presidente/a de la Academia de Historia de Bogotá o su delegado/a.

5. El/la veedor/a distrital de Bogotá D.C.

6. El/la Alto/a Consejero/a Distrital de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, TIC.

7. Un/a representante de los archivistas, designado/a por el Colegio Colombiano de Archivistas y la Sociedad Colombiana de Archivistas.

8. Un/a representante de las instituciones de educación superior del Distrito Capital, que ofrezcan programas de formación directamente relacionados a la archivística.

9. Un/a representante de los archivos privados de Bogotá.

PAR. 1º—Los consejeros de que tratan los literales 7º, 8º, 9º, serán designados para periodos de dos (2) años, prorrogables por única vez, por dos (2) años adicionales.

PAR. 2º—El Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, en atención a la temática a desarrollar, podrá invitar a representantes de otros sectores, quienes tendrán voz pero no voto.

PAR. 3º—La participación en el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá no generará erogación presupuestal alguna a cargo del Distrito Capital.

*(Nota: Modificado por el Decreto 331 de 2015 artículo 1° de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.)

ART. 3º—Funciones. Son funciones del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá.

a) Asesorar al Archivo de Bogotá en la aplicación de la política archivística en el Distrito Capital.

b) Hacer seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas en el Distrito Capital.

c) Programar y coordinar acciones acordes con las políticas, planes y programas propuestos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, bajo la coordinación del Archivo de Bogotá.

d) Revisar, evaluar y convalidar las tablas de retención documental, TRD, y las tablas de valoración documental, TVD, de las entidades distritales y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas en el Distrito Capital, que hayan sido aprobadas por los respectivos comités internos de archivo, emitir concepto de viabilidad técnica sobre su elaboración y solicitar, cuando sea del caso, los ajustes que a su juicio deban realizarse.

e) Emitir los conceptos sobre las TRD o las TVD que sean necesarios, luego de su revisión y convalidación, y solicitar que se hagan los respectivos ajustes.

f) Presentar semestralmente dentro de la respectiva vigencia, informes de su gestión al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

g) Evaluar y presentar al Archivo General de la Nación las solicitudes de declaratoria de archivos y documentos como bienes de interés cultural.

h) Evaluar y aprobar los planes especiales de manejo y protección relacionados con los archivos y documentos declarados como bienes de interés cultural.

i) Apoyar la gestión de programas y proyectos del sistema distrital de archivos, en todo lo atinente a la organización, conservación y servicios de archivo, de acuerdo con la normativa y parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación y con complementarios que al respecto imparta el Distrito Capital.

j) Informar al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, como órgano coordinador del sistema nacional de archivos, y a los entes de control de las irregularidades en el cumplimiento de la legislación archivística, así como sobre cualquier situación que a su juicio atente contra el patrimonio documental del país.

k) Darse y aprobar su propio reglamento interno.

PAR. 1º—De conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de Acuerdo 4 del 13 de marzo de 2013, proferido por la consejo directivo del Archivo General de la Nación, los conceptos emitidos y las decisiones adoptadas por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., en desarrollo de sus funciones, son de obligatorio cumplimiento para las entidades distritales públicas y privadas que cumplen funciones públicas, so pena de ser sujetos de las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.

ART. 4º—Secretaría técnica del Consejo Distrital de Archivos. El director del Archivo de Bogotá D.C., en su calidad de secretario técnico, asistirá al Consejo Distrital de Archivos y coordinará los procesos y procedimientos que se surtan en desarrollo de las funciones de este último.

PAR. 1º—(Modificado).* El secretario técnico será el encargado de convocar a las reuniones, preparar el orden del día y la documentación que deba presentarse a la respectiva sesión, de levantar el acta de cada reunión y someterla a la aprobación y firma de todos los que en ella intervengan y de comunicar las decisiones adoptadas por el comité.

*(Nota: Modificado por el Decreto 331 de 2015 artículo 2° de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.)

ART. 5º—Reuniones del Consejo Distrital de Archivos. El Consejo Distrital de Archivos de Bogotá sesionará ordinariamente cada dos (2) meses y extraordinariamente cuando se requiera; sus deliberaciones se consignarán en actas y serán publicadas en la página web de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Las sesiones podrán llevarse a acabo virtualmente, teniendo en cuenta lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

PAR. 1º—El Consejo Distrital de Archivos deliberará con un mínimo de las dos terceras partes de sus miembros y las decisiones serán adoptadas por la mitad más uno de los miembros asistentes a la respectiva reunión.

ART. 6º—Vigencia y derogatorias. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 475 de 2006.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 23 de julio de 2013.