DECRETO 437 DE 1999 

(Julio 9)

“Por el cual se modifica la estructura organizacional de la unidad ejecutiva de servicios públicos y se determinan las funciones de las dependencias”.

(Nota: Modificado por el Decreto 91 de 2006 artículo 4º de la Alcaldía Mayor de Bogotá)

El Alcalde Mayor de Santafé de Bogotá, D.C.,

en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el inciso 2º del artículo 55 del Decreto-Ley 1421 de 1993, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Decreto 782 de 1994 expedido por el Alcalde Mayor de la ciudad, se creó la unidad ejecutiva de servicios públicos, para planear, coordinar, supervisar y controlar la prestación de los servicios públicos de barrido, recolección, disposición de residuos sólidos, cementerios, hornos crematorios y plazas de mercado, atendiendo lo dispuesto en el Acuerdo 41 de 1993, como consecuencia de la liquidación de la Empresa Distrital de Servicios Públicos, EDIS;

Que además de las funciones señaladas en el decreto de creación, le fueron asignadas otras relacionadas con los archivos y con los bienes muebles de la entidad liquidada. Que de otra parte, mediante Decreto 399 de 1998, le fueron asignadas las funciones de planeación, coordinación, supervisión y control sobre la prestación del servicio de alumbrado público, igualmente en el distrito capital;

Que teniendo en cuenta cada una de las funciones indicadas y la diversidad de los temas que se manejan en relación con la prestación de los servicios públicos a su cargo, se hace necesario encaminar las actividades a través de dos áreas que permitan una ejecución ágil de las funciones asignadas;

Que atendiendo las circunstancias anteriores y la magnitud de las funciones de la unidad en relación con los temas a su cargo, se hace compleja la toma de decisiones por parte de la gerencia por cuanto no existe un nivel intermedio entre ésta y las jefaturas de sección, que agrupe los temas a efectos de que pueda adelantarse su coordinación y llevarse a la gerencia para la toma final de decisiones;

Que para los efectos indicados, es preciso agrupar las secciones de acuerdo con las funciones asignadas, en dos direcciones que permitan atender los temas globalmente antes de ser llevados a la coordinación general;

En mérito de lo expuesto,

DECRETA:

ART. 1º—La estructura organizacional de la unidad ejecutiva de servicios públicos será la siguiente:

1. Gerencia.

1.1. Oficina asesora de control interno.

1.2. Oficina asesora jurídica.

2. Dirección de planeación.

2.1. Sección administrativa y financiera.

2.2. Sección de estudios y proyectos.

3. Dirección técnica.

3.1. Sección de supervisión y control.

ART. 2º—La estructura organizacional determinada en el artículo anterior tendrá las siguientes funciones específicas:

Gerencia

Funciones

1. Dirigir, planear, organizar, coordinar y controlar la prestación de los servicios de recolección y disposición final de residuos sólidos, barrido y limpieza de vías y demás áreas públicas, cementerios, hornos crematorios y plazas de mercado, en concordancia con el artículo 2º del Decreto 783 del 30 de noviembre de 1994, expedido por el Alcalde Mayor de Santafé de Bogotá.

2. Establecer la organización y responsabilidades de las áreas internas así como la distribución y funciones de los cargos asignados a la unidad.

Adoptar, en coordinación con la Alcaldía Mayor de la ciudad, los planes y las políticas a aplicar en la prestación de los servicios de aseo, disposición de residuos sólidos, cementerios, hornos crematorios y plazas de mercado y proveer por el cumplimiento de los términos y condiciones establecidas para su ejecución.

4. Coordinar y promover la vinculación de organizaciones públicas y privadas, nacionales y extranjeras que coadyuven al mejoramiento en la prestación de los servicios públicos bajo la responsabilidad de la unidad ejecutiva de servicios públicos.

Proponer, crear y dirigir comités internos especializados y/o grupos de trabajo relacionados con las funciones de la unidad.

6. Administrar los recursos y bienes de que dispone la unidad y proveer el cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos relacionados con sus actividades.

7. Presentar los informes sobre el desarrollo de las acciones a cargo de la unidad y demás que le sean requeridos por los organismos de administración y control distrital, comunidad y otras entidades interesadas.

8. Tramitar la segunda instancia de los procesos disciplinarios que se adelanten al personal de la unidad, cuando a ello hubiere lugar.

9. Establecer eficientes mecanismos de control interno que permitan garantizar la calidad de la gestión.

10. Distribuir la planta y organizar los grupos de trabajo como también asignar las funciones específicas de los empleos.

11. Ordenar el gasto de la unidad, por delegación del Alcalde Mayor.

12. Celebrar, por delegación del Alcalde Mayor, los contratos necesarios para el cumplimiento de las funciones asignadas a la unidad.

13. Imponer, por delegación del Alcalde Mayor, las multas y sanciones a los contratistas, de acuerdo con la ley y los contratos.

14. Las demás que le asigne el Alcalde Mayor y disposiciones generales.

Oficina asesora de control interno

Funciones

1. Asesorar al gerente en la formulación y aplicación del sistema de control interno de la unidad.

2. Verificar el cumplimiento de las políticas, planes, programas, proyectos, objetivos y metas de la unidad.

3. Fomentar el fortalecimiento de una cultura de control interno, basada en el auto control que efectuará cada una de sus dependencias.

4. Propender por que el sistema de control interno esté formalmente establecido en la unidad y que su ejercicio sea intrínseco a todos los cargos, en especial los que tengan responsabilidad de mando.

5. Determinar que los controles sean correctamente definidos y aplicados y que los responsables de su ejecución los cumplan estrictamente.

6. Estimular el proceso de mejoramiento continuo de la función de control (cultura del auto control).

7. Verificar el cumplimiento de la normatividad aplicable a las distintas actividades de la unidad, recomendando ajustes, cuando sean necesarios.

8. Asesorar a las dependencias de la unidad en materia de control interno.

9. Asesorar y apoyar las acciones para el logro de los objetivos organizacionales y el mejoramiento del proceso de gestión de la unidad.

10. Velar por el cumplimiento de los procedimientos y funciones establecidos en los diferentes manuales.

11. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana y la atención de quejas y reclamos que en desarrollo del mandato constitucional y legal diseñe la unidad ejecutiva.

12. Establecer eficientes mecanismos de control interno que permitan garantizar la calidad de la gestión.

13. Establecer y aplicar los sistemas de control de gestión para los procesos que se generen en la dependencia.

14. Las demás que le sean propias o asignadas, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

Oficina asesora jurídica

Funciones

1. Asesorar al gerente en la aplicación de normas e instrumentos jurídicos necesarios para el cabal desempeño de las actividades de la unidad.

2. Participar en la fijación de políticas y toma de decisiones en la unidad.

3. Asesorar y conceptuar sobre los asuntos jurídicos que correspondan a la unidad en razón de los servicios que presta.

4. Orientar, revisar y participar en la asesoría de convenios, contratos y demás asuntos legales que deba efectuar la unidad.

5. Supervisar y controlar la atención de los procesos jurídicos que se adelanten y en los que esté vinculada la unidad.

6. Participar en los procesos de licitación y contratación de quienes presten los servicios que tiene a su cargo la unidad ejecutiva y de los adicionales que se considere necesario para el buen funcionamiento de los servicios y sus responsabilidades.

7. Elaborar los proyectos de contratos y convenios que debe celebrar la unidad ejecutiva, en cumplimiento de su objeto, revisar los documentos que se requieran para tal efecto y hacer el seguimiento respectivo.

8. Efectuar el seguimiento jurídico a los contratos de concesión, determinar los ajustes que deben efectuarse y atender las reclamaciones de los contratistas.

9. Coordinar los asuntos jurídicos, concernientes a los contratos de consultorio, cuyo objeto sea la interventoría de los servicios a cargo de la unidad.

10. Preparar los actos administrativos que se requieran para el eficiente cumplimiento de las funciones a cargo de la unidad.

11. Efectuar los procedimientos de contratación para la prestación de servicios públicos a cargo de la unidad y atender los procesos jurídicos relacionados con los mismos.

12. Emitir conceptos jurídicos sobre alternativas y propuestas de contratación y delegación que sean sometidas a su consideración.

13. Efectuar la liquidación de los contratos de acuerdo con las normas vigentes.

14. Atender, resolver y responder peticiones y consultas de su competencia, derechos de petición, tutelas y otros mecanismos utilizados para el efecto.

15. Mantener organizado y responder por el manejo del archivo recibido de la Empresa Distrital de Servicios Públicos, EDIS, por efecto de su liquidación y por el de la unidad que le sea entregado de acuerdo con las normas vigentes.

16. Atender y tramitar los procesos disciplinarios que se adelanten al personal de

la unidad, ejerciendo la función disciplinaria establecida en la Ley 200 de 1995.

17. Definir, coordinar y orientar los mecanismos para elaborar y mantener actualizado un banco documental sobre normas y jurisprudencia relacionados con los sectores de competencia de la unidad.

18. Diseñar, establecer y aplicar eficientes mecanismos de control interno que permitan garantizar la calidad de la gestión de la dependencia a su cargo.

19. Las demás que le sean propias o asignadas, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

Dirección de planeación

Funciones

1. Asesorar al gerente en la formulación y ejecución de políticas, objetivos, planes, programas, y proyectos a desarrollar por la unidad, relacionados con los servicios públicos a su cargo.

2. Ejercer control de gestión de las dependencias de la unidad, para el logro de la misión, objetivos y metas y para el mantenimiento de adecuados niveles de eficiencia, eficacia y mejoramiento continuo.

Asesorar al gerente en la formulación y desarrollo de las políticas administrativas que soporten el diseño y ejecución del plan general de desarrollo de la unidad.

4. Dirigir en el ámbito de su competencia, las actividades de consolidación y suministro de la información que la unidad deba presentar a otras entidades del orden distrital, nacional o internacional.

5. Presentar oportunamente al gerente los informes de la ejecución de sus funciones y del estado de ejecución de los planes y programas de la unidad, que se desarrollen bajo su dirección y control.

6. Asesorar al gerente en la formulación de políticas referidas a la administración de los recursos humanos, físicos y financieros de la unidad.

7. Dirigir, coordinar y supervisar la elaboración del presupuesto anual de la unidad con las demás dependencias y realizar el análisis y evaluación posterior y proponer las modificaciones pertinentes.

8. Participar en los procesos de licitación y contratación de quienes presten los servicios que tiene a su cargo la unidad ejecutiva y de los adicionales que se considere necesario para el buen funcionamiento de los servicios y sus responsabilidades.

9. Planear, dirigir y coordinar de manera oportuna la elaboración de los apartes financieros y económicos de los términos de referencia y pliegos de condiciones para la contratación tanto de estudios y diseños como de las interventorias respectivas.

10. Analizar y participar en la definición de los reglamentos, tarifas, facturación, cobro, atención a usuarios y demás aspectos relacionados con los servicios a cargo de la unidad, de acuerdo con los lineamientos de la administración distrital y normas vigentes sobre la materia.

11. Planear, coordinar, supervisar y dirigir las actividades relacionadas con la contabilidad, el presupuesto, la administración de personal y los recursos físicos de la unidad.

12. Planear y controlar el manejo de los recursos financieros de la entidad para que estos se ejecuten de conformidad con los planes, programas y proyectos establecidos, las leyes y demás disposiciones legales vigentes.

13. Definir, adoptar y supervisar los procesos y procedimientos para los funcionarios de las áreas de su competencia y velar por el correcto cumplimiento de los mismos.

14. Dirigir la realización de las acciones tendientes al mejoramiento integral de la organización en su componente humano con el propósito de mejorar la eficiencia, la productividad y la calidad institucional así como el diseño, elaboración y mejoramiento de los procesos y procedimientos y el establecimiento de lineamientos para el uso adecuado de los indicadores que servirán como instrumento para la toma de decisiones.

15. Planear, dirigir y controlar la ejecución de los procesos de desarrollo, ajuste y mantenimiento de la estructura organizacional y de la planta de personal de la unidad.

16. Adelantar estudios, evaluación y análisis sobre la evolución de los costos por proyecto, con el fin de proponer medidas tendientes a mejorar la eficiencia de la unidad.

17. Diseñar, establecer y aplicar eficientes mecanismos de control interno que permitan garantizar la calidad de la gestión de la dependencia a su cargo.

18. Las demás que le sean asignadas por la coordinación general conforme a la naturaleza del área.

Sección administrativa y financiera

Funciones

1. Organizar y controlar el suministro y manejo de los elementos, así como, la prestación de los servicios generales que requiera la unidad para su óptimo funcionamiento.

2. Coordinar el registro de las operaciones económicas de la unidad y la presentación de los estados e informes correspondientes.

3. Establecer los mecanismos necesarios para el manejo de las comunicaciones internas y externas, al igual que el archivo de la unidad.

4. Atender, los requerimientos de los organismos de control en lo relacionado con contratación personal y todo lo que se considere pertinente, conforme a las instrucciones del gerente.

5. Asesorar y apoyar a las demás dependencias de la unidad en los asuntos de su especialidad.

6. Atender los asuntos relacionados con la vinculación, manejo, desarrollo y bienestar del personal de la unidad, de acuerdo con las normas y procedimientos de administración de personal vigentes, especialmente normas de carrera administrativa y seguridad social.

7. Garantizar la observancia y el cumplimiento de las normas y reglamentos internos de la unidad.

8. Registrar y controlar las actividades de personal en lo referente a la organización e información que se requiera para la toma de decisiones.

9. Responder por la custodia y actualización de las hojas de vida del personal activo e inactivo de la unidad.

10. Realizar, supervisar y controlar los programas de capacitación para el personal de la unidad ejecutiva.

11. Llevar conforme con las normas legales vigentes, la contabilidad de la unidad, elaborar los balances y estados financieros y presentarlos ante las autoridades competentes.

12. Dar cumplimiento a las normas emitidas por el Contador General de la Nación, el Contralor del distrito capital y demás autoridades competentes.

13. Apoyar el sistema de información que permita la producción de reportes gerenciales a las diferentes áreas de la unidad ejecutiva.

14. Asegurar el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes y equipos de la unidad ejecutiva.

15. Desarrollar el plan de compras de acuerdo con los recursos y las necesidades de la unidad ejecutiva.

16. Orientar y coordinar las actividades de almacén e inventarios de los bienes de la unidad ejecutiva.

17. Organizar el flujo y manejo de la correspondencia interna y externa de la unidad ejecutiva.

18. Coordinar, con las demás dependencias de la unidad, la prestación de los servicios generales requeridos para su normal funcionamiento.

19. Atender, conforme a las instrucciones del gerente, los requerimientos que efectúen los organismos de control y vigilancia, del ente contable y administrativo.

20. Adelantar los estudios para la elaboración, actualización, modificación o adición del manual de funciones y requisitos. (D. distrital 203/96).

21. Proveer el cumplimiento de los reglamentos internos de la unidad.

22. Diseñar, establecer y aplicar eficientes mecanismos de control interno que permitan garantizar la calidad de la gestión de la dependencia a su cargo.

23. Las demás que le sean propias o asignadas, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

Sección de estudios y proyectos

Funciones

1. Elaborar los planes y programas necesarios para la adecuada prestación de los servicios públicos a cargo de la unidad.

2. Efectuar los análisis y evaluaciones de los planes, programas y proyectos sobre la prestación de los servicios que le competen a la unidad y proponer las modificaciones y ajustes que deben efectuarse para el mejoramiento de los mismos.

3. Efectuar los estudios especiales que se deriven de la prestación de los servicios de la unidad y preparar los proyectos que conduzcan a la conveniente planificación, financiación y expansión de los mismos.

4. Participar en la elaboración de los estudios y el desarrollo de los proyectos que permitan la implantación de nuevas tecnologías relacionadas con la operación de los servicios públicos a cargo de la unidad.

5. Participar en la determinación de las especificaciones técnicas y económicas que deben observar las propuestas de los concesionarios para los diferentes componentes de los servicios a cargo de la unidad.

6. Analizar y participar, en coordinación con las demás dependencias de la unidad ejecutiva, en la definición de los reglamentos, tarifas, facturación, cobro, atención de usuarios y demás aspectos relacionados con los servicios, de acuerdo con los lineamientos que establezca la administración distrital y las normas vigentes.

7. Participar en la identificación de las políticas institucionales para la proyección y planificación a largo plazo de la prestación de los servicios públicos bajo responsabilidad de la unidad.

8. Participar en la elaboración del presupuesto de la unidad; así como, las modificaciones necesarias y ejercer el control en la ejecución del mismo.

9. Elaborar el programa anual de caja, para su aprobación y posterior ejecución, acorde con las normas presupuestales vigentes.

10. Diseñar y operar sistemas de información que permitan la planificación y el control de las actividades de los servicios públicos a cargo de la unidad.

11. Registrar, procesar y analizar la información referente a la prestación de los servicios públicos, suministrado por interventores y concesionarios, que permitan la toma de decisiones en forma eficiente, efectiva y eficaz, por parte de la unidad.

12. Apoyar y asesorar a Las demás dependencias de la unidad, en los temas relacionados con los asuntos de su especialidad.

13. Preparar, producir y realizar el trámite correspondiente ante los organismos de administración y control distrital, de informes, proyectos y demás estudios referentes a la prestación de los servicios públicos a cargo de la unidad.

14. Establecer y aplicar los sistemas de control de gestión para los procesos que se generen en la dependencia.

15. Las demás que le sean propias o asignadas, de acuerdo con la naturaleza e la dependencia.

Dirección técnica

Funciones

1. Proponer, planear, y coordinar las acciones relativas a los estudios e investigaciones en materia de los servicios públicos a cargo de la unidad.

2. Definir políticas, programas y campañas dirigidas a los usuarios de los servicios públicos a cargo de la unidad, sobre el uso y control de los mismos.

3. Definir criterios de evaluación, seguimiento y manejo de los efectos ambientales derivados de la prestación de los servicios públicos a cargo de la unidad.

4. Coordinar con la oficina asesora jurídica y demás entidades o dependencias involucradas, la reglamentación de los servicios públicos a cargo de la unidad.

5. Participar en los procesos de licitación y contratación de quienes presten los servicios que tiene a su cargo la unidad ejecutiva y de los adicionales que se considere necesario para el buen funcionamiento de los servicios y sus responsabilidades.

6. Planear, dirigir y coordinar de manera oportuna la elaboración de los apartes técnicos de los términos de referencia y pliegos de condiciones para la contratación tanto de estudios y diseños como de las interventorías respectivas.

7. Coordinar las actividades y sistemas de control y vigilancia propias de su competencia.

8. Orientar y controlar la operación del sistema de información de su competencia.

9. Evaluar la gestión operativa y técnica de la unidad, en coordinación con la dirección de planeación, con base en los indicadores de gestión.

10. Coordinar la gestión interinstitucional local, regional, nacional e internacional necesaria para la ejecución de las actividades de la dependencia.

11. Dirigir y coordinar el sistema de atención de quejas, reclamos y solicitudes que se presenten por cualquier conducto, relacionados con la prestación de los servicios públicos a cargo de la unidad.

12. Implementar y mantener actualizado un sistema de seguimiento sobre todos los procedimientos a cargo de la dependencia.

13. Dirigir en el ámbito de su competencia, las actividades de consolidación y suministro de la información que la unidad deba presentar a otras entidades de orden distrital, nacional e internacional.

14. Dirigir las actividades encomendadas a fin de obtener cooperación técnica internacional.

15. Analizar y participar en la definición de los reglamentos, tarifas, facturación, cobro, atención a usuarios y demás aspectos relacionados con los servicios públicos a cargo de !a unidad, de acuerdo con los lineamientos de la administración distrital y normas vigentes sobre la materia.

16. Planear y coordinar programas de integración de la comunidad, encaminados a controlar y vigilar la prestación de los servicios a cargo de la unidad, en concordancia con las diferentes entidades de la administración distrital y atendiendo los reglamentos y disposiciones que existan sobre la materia.

17. Presentar oportunamente al gerente los informes de la ejecución de sus funciones y de las actividades que se desarrollen bajo su dirección y control.

18. Diseñar, establecer y aplicar eficientes mecanismos de control interno que permitan garantizar la calidad de la gestión de la dependencia a su cargo.

19. Las demás que le sean propias o asignadas, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

Sección de supervisión y control

Funciones

1. Efectuar la supervisión y el control gerencial sobre la ejecución de los contratos de concesión para la prestación de los servicios públicos a cargo de la unidad.

2. Establecer en estrecha coordinación con la sección de estudios y proyectos, mecanismos de levantamiento, procesamiento y análisis de información que permitan evaluar el funcionamiento de los servicios públicos a cargo de la unidad.

3. Garantizar el estricto cumplimiento de las especificaciones técnicas, los manuales de interventoría, los reglamentos de las concesiones y los contratos de concesión, de tal manera que se asegure la prestación de los servicios en condiciones óptimas.

4. Elaborar los modelos de formato para evaluar el desempeño operativo, comercial y financiero de los servicios de aseo urbano en todos sus componentes, alumbrado público, cementerios, hornos crematorios, galerías comerciales y plazas de mercado.

5. Desarrollar programas de integración de la comunidad, encaminados a controlar y vigilar la prestación de los servicios públicos a cargo de la unidad, en concordancia con las diferentes entidades de la administración distrital y atendiendo los reglamentos y disposiciones que existan sobre la materia.

6. Desarrollar programas especiales para atender las emergencias de los servicios públicos a cargo de la unidad.

7. Adelantar planes y programas orientados a la creación de una cultura de aseo mediante el diseño y puesta en marcha de campañas sobre el adecuado manejo de residuos, reciclaje, obligaciones del usuario con el servicio, en coordinación con las demás dependencias de la unidad.

8. Participar en el diseño de los instrumentos de evaluación de los servicios públicos a cargo de la unidad, coordinar su aplicación, controlar y analizar sus resultados y producir los informes correspondientes.

9. Promover la participación privada y comunitaria en la fiscalización de los servicios, de acuerdo con las reglamentaciones que para el efecto expida la Alcaldía Mayor.

10. Recibir, tramitar y resolver las quejas, reclamos y solicitudes que por cualquier conducto formulen los ciudadanos, relacionados con la prestación de los servicios públicos a cargo de la unidad.

11. Proponer al gerente las sanciones y multas que deban imponerse a los concesionarios, de acuerdo con las normas vigentes que rigen los servicios a cargo de la unidad.

12. Participar en la determinación de las especificaciones técnicas que deben considerar las propuestas de los concesionarios para los diferentes componentes de los servicios públicos a cargo de la unidad.

13. Adelantar las interventorías que se le asignen sobre los servicios públicos a cargo de la unidad.

14. Apoyar y asesorar a las demás dependencias de la unidad en los asuntos relacionados con su especialidad.

15. Dirigir en el ámbito de su competencia, las actividades de consolidación y suministro de la información que la unidad deba presentar a otras entidades de orden distrital, nacional e internacional.

16. Establecer y aplicar los sistemas de control de gestión para los procesos que se generen en la dependencia.

17. Las demás que le sean propias o asignadas, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

ART. 3º—El gerente podrá conformar grupos de trabajo para el cumplimiento de las funciones de la unidad, de acuerdo con los planes, programas y proyectos establecidos para el cumplimiento de sus funciones y objetivos.

ART. 4º—El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Santafé de Bogotá D.C., a 9 de julio de 1999.

(Nota: Modificado por el Decreto 91 de 2006 artículo 4º de la Alcaldía Mayor de Bogotá)

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