DECRETO 449 DE 1999 

(Julio 9)

“Por el cual se actualizan los procedimientos del banco distrital de programas y proyectos”.

El Alcalde Mayor de Santafé de Bogotá, D.C.,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en los artículos 38, numeral 4º del Decreto 1421 de 1993 y 90 del Acuerdo 24 de 1995, recogido por el artículo 102 del Decreto Distrital 714 de 1996, y

CONSIDERANDO:

Que mediante la Resolución 15 del 23 de enero de 1997 del Departamento Administrativo de Planeación Distrital, se reglamentó el funcionamiento del banco de programas y proyectos, con fundamento en lo dispuesto en el artículo 17 del Acuerdo 20 de 1996;

Que los procedimientos del banco distrital de programa y proyectos, deben ser actualizados;

Que de acuerdo con el artículo 102 del Decreto 714 de 1996, por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y el Acuerdo 20 de 1996, el gobierno distrital establecerá los procedimientos para darle cumplimiento al acuerdo orgánico de presupuesto,

DECRETA:

ART. 1º—Cobertura. Las presentes disposiciones para el banco distrital de programas y proyectos (BDPP) se aplicarán a la administración central, establecimientos públicos, incluyendo los entes universitarios, la veeduría, el fondo rotatorio del concejo, la contraloría, la personería, las empresas industriales y comerciales del distrito, las empresas sociales del Estado y las localidades.

ART. 2º—Definición. El banco distrital de programas y proyectos es una herramienta para la planeación, que consiste en un sistema de información donde se registra un conjunto de iniciativas de inversión que han sido consideradas viables por la entidad responsable de su ejecución, de acuerdo con lo establecido en este decreto.

ART. 3º—Conformación. El banco distrital de programas y proyectos está conformado por: (i) el banco de la administración central y los establecimientos públicos, operado y administrado por el Departamento Administrativo de Planeación Distrital; (ii) los bancos de programas y proyectos de cada empresa industrial y comercial, operados y administrados por las oficinas de planeación de las empresas, o la dependencia que haga sus veces; (iii) el banco de programas y proyectos de las empresas sociales del Estado, operado y administrado por la oficina de planeación de la secretaría de salud, o la dependencia que haga sus veces; y, (iv) los bancos de programas y proyectos de cada localidad, operados y administrados por las oficinas de planeación local, o las dependencias que hagan sus veces.

ART. 4º—Ficha de estadísticas básica de inversión distrital (EBI-D). Se define como una ficha esquemática que contiene la información básica de un proyecto. Corresponde al Departamento Administrativo de Planeación Distrital determinar su contenido general y las orientaciones básicas para ser diligenciadas, mediante el manual de procedimientos que para tal efecto elabore y distribuya el Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

ART. 5º—Inscripción de los proyectos. La inscripción es el paso inicial que debe cumplir todo proyecto para ingresar en el BDPP.

La inscripción es el proceso que oficializa ante el BDPP la intención de realizar un proyecto, por parte de la instancia u órgano competente, mediante el suministro de la información solicitada en la ficha EBI-D, de acuerdo con lo establecido en el manual de procedimientos que para tal efecto elabore y distribuya el Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

Un proyecto se considera inscrito cuando cuenta con una ficha EBI-D en el sistema de información del correspondiente banco de programas y proyectos, de acuerdo con el artículo 3º del presente decreto y demás normas vigentes relacionadas con el tema.

ART. 6º—Registro de proyectos. El registro de un proyecto en el BDPP, es el siguiente paso, después de la inscripción, que realiza la instancia u órgano competente responsable de la ejecución del proyecto y que contiene tres elementos: (i) la sustentación, mediante la elaboración del documento de “formulación y evaluación del proyecto”; (ii) el concepto de viabilidad emitido de acuerdo con lo establecido en este decreto y con los criterios del manual de procedimientos correspondiente que el Departamento Administrativo de Planeación Distrital expida; y, (iii) el ajuste ante el BDPP de la ficha EBI-D si fue inscrito el proyecto o su presentación si no lo ha sido, sintetizando en ella la formulación del proyecto.

PAR. 1º—Un proyecto puede ser registrado sin necesidad de haber sido inscrito.

PAR. 2º—Un proyecto se considera registrado cuando: (i) la ficha EBI-D reposa en el respectivo BDPP con la información resumida de la formulación; (ii) está sustentado con un documento de formulación y evaluación, que reposa en la entidad responsable de su ejecución, y en el caso de las localidades, en el banco de proyectos respectivo; y, (iii) tiene concepto de viabilidad emitido por la entidad responsable de la ejecución del proyecto, y en el caso de las localidades, emitido por la oficina de planeación o la dependencia que haga sus veces, de acuerdo con lo establecido en el presente decreto.

PAR. 3º—Será responsabilidad de la entidad que registra el proyecto garantizar la concordancia entre la ficha EBI-D, la formulación y el concepto de viabilidad.

Se entiende por concordancia, no que la información sea idéntica textualmente, sino que sea consistente el contenido de cada uno de los documentos, con respecto al contenido de los otros, de acuerdo con lo establecido en el manual de procedimientos que para tal efecto elabore y distribuya el Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

PAR. 4º—A fin de evaluar los procesos y la concepción del BDPP, el Departamento Administrativo de Planeación Distrital podrá solicitar a la entidad responsable de la ejecución del proyecto, en cualquier momento, el envío del documento “formulación y evaluación del proyecto”. Esta solicitud deberá ser atendida en el plazo que se establezca en el manual de procedimientos.

ART. 7º—Actualización de proyectos. La actualización de un proyecto, es el proceso de modificación de la información contenida en los documentos soporte del registro o inscripción vigente.

El registro vigente es aquel registro que tiene como soporte la última versión de la ficha EBI-D, que a su vez guarda concordancia con la última versión de la formulación realizada por la entidad y con la última versión del concepto de viabilidad. La inscripción vigente es la que tiene como soporte la última versión de la ficha EBI-D.

PAR. 1º—Será responsabilidad de la entidad que actualiza el proyecto garantizar la concordancia entre la ficha EBI-D, la formulación y el concepto de viabilidad.

Se entiende por concordancia, no que la información sea idéntica textualmente, sino que sea consistente el contenido de cada uno de los documentos, con respecto al contenido de los otros, de acuerdo con lo establecido en el manual de procedimientos que para tal efecto elabore y distribuya el Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

PAR. 2º—El proceso de actualización podrá realizarse las veces que la entidad encargada de su ejecución lo considere necesario, de acuerdo con los criterios que el Departamento Administrativo de Planeación Distrital establezca en el manual de procedimientos correspondiente.

El documento original de la formulación y los de sustentación de actualizaciones, cuando sea del caso, reposarán en la entidad responsable de la ejecución del proyecto.

ART. 8º—Origen e iniciativa de inscripción, registro y actualización de proyectos. La iniciativa para solicitar la inscripción, registro y actualización de los proyectos en los diferentes bancos que conforman el banco distrital de programas y proyectos, corresponde según su competencia, a:

i) Los secretarios de despacho, los directores de los departamentos administrativos, establecimientos públicos y organismos adscritos, al veedor, al contralor, al personero, al rector de la universidad distrital y al gerente del fondo rotatorio del concejo, en el banco de la administración central y los establecimientos públicos.

ii) Los jefes de las unidades técnicas y operativas y/o dependencias de cada empresa industrial y comercial, en los bancos de programas y proyectos de cada empresa.

iii) Los gerentes de los hospitales, en el banco de programas y proyectos de las empresas sociales del Estado.

iv) Las organizaciones populares, cívicas, comunitarias, gremiales, ciudadanía, alcaldes locales y ediles, en los banco de programas y proyectos de cada localidad, atendiendo a las disposiciones vigentes que rijan para los procesos de planeación local.

ART. 9º—Oportunidad de inscripción de los proyectos incluidos en el plan operativo anual de inversiones. Para ser incluidos en el plan operativo anual de inversiones de la vigencia que se está programando, los proyectos de inversión tendrán que estar a un nivel mínimo de “inscripción” en el banco de programas y proyectos, de acuerdo con las disposiciones que establezca el calendario presupuestal.

PAR.—Los proyectos que sean identificados como prioritarios en los comités funcionales de presupuesto, en el Confis y/o en el consejo de gobierno, durante el período de estudio y aprobación del presupuesto, deberán ser inscritos por la entidad responsable de su ejecución antes de ser incorporados al anteproyecto de presupuesto.

ART. 10.—Oportunidad de inscripción, registro y actualización. Se podrán inscribir, registrar y actualizar proyectos de inversión en el banco de programas y proyectos, durante el transcurso de la vigencia de ejecución del presupuesto. Los proyectos inscritos e incluidos en el plan operativo anual de inversiones, podrán ser registrados durante la vigencia de ejecución del presupuesto. Este registro en el BDPP es condición indispensable para poder ejecutar los recursos asignados a los proyectos.

ART. 11.—Concepto de viabilidad. La expedición de un concepto de viabilidad de un proyecto se refiere a la verificación de los siguientes aspectos: i) la concordancia del proyecto con los lineamientos y políticas del plan de desarrollo distrital; ii) las competencias de la entidad para ejecutar el proyecto propuesto iii) la coherencia de la solución que plantea el proyecto con el problema o situación que se pretende resolver; y, iv) el cumplimiento de los lineamientos para la formulación de proyectos, establecidos en el manual de procedimientos en la parte correspondiente a la elaboración del documento “formulación y evaluación del proyecto”.

ART. 12.—Responsables del concepto de viabilidad. El concepto de viabilidad de cada uno de los proyectos que vayan a ser registrados en el banco de programas y proyectos, será expedido por la oficina de planeación, o la dependencia que haga sus veces, de la entidad responsable de la ejecución del proyecto y de acuerdo con los procedimientos internos que establezca cada entidad.

PAR. 1º—Para el caso de las Empresas Sociales del Estado, ESES, el concepto de viabilidad de los proyectos a ser registrados en el banco de programas y proyectos de las ESES, será emitido por la oficina de planeación de la secretaría de salud, o la dependencia que haga sus veces.

PAR. 2º—El concepto de viabilidad de los proyectos provenientes de entidades adscritas será expedido por las oficinas de planeación, o la dependencia que haga sus veces, de la secretaría de despacho o departamento administrativo distrital correspondiente.

PAR. 3º—Para el caso de las localidades, el concepto de viabilidad de los proyectos a ser registrados en el banco de programas y proyectos de la localidad, será emitido por la oficina de planeación de la localidad, o la dependencia que haga sus veces, atendiendo a las disposiciones vigentes que rijan para los procesos de planeación local.

ART. 13.—Programación y seguimiento del avance de proyectos. Todos los proyectos de inversión registrados en el banco de programas y proyectos que se estén ejecutando en la vigencia deberán contar con un instrumento denominado “avance de proyectos”, en el que las entidades responsables de los proyectos deberán programar y efectuar el seguimiento a la ejecución de los mismos, de acuerdo con los lineamientos establecidos en el manual de procedimientos que para el efecto expida el Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

La validez de la información de programación y ejecución de los proyectos del documento “avance de proyectos”, su consolidación y manejo será responsabilidad de las entidades ejecutoras de tales proyectos. El seguimiento a la ejecución de los proyectos es también responsabilidad de las entidades ejecutoras de los mismos.

El sistema de información que permitirá a las entidades el manejo directo y la consolidación de la información está en proceso de diseño y desarrollo. Por lo tanto, transitoriamente, mientras se implementa esta herramienta, las entidades deberán enviar al Departamento Administrativo de Planeación Distrital la información del documento “avance de proyectos”, de manera periódica, para efectos de su consolidación. Hasta tanto el nuevo sistema funcione, las entidades operarán con el sistema actual, de acuerdo con los procedimientos establecidos por el BDPP.

La entidad ejecutora deberá reprogramar y/o actualizar la información contenida en el documento “avance de proyectos”, cuando se efectúen cambios durante el transcurso de la vigencia de ejecución del proyecto que afecten este documento, de acuerdo con lo establecido en el manual de procedimientos que para tal efecto elabore y distribuya el Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

PAR. 1º—Las modificaciones presupuestales que se aprueben durante el período deberán reflejarse en las actualizaciones periódicas del documento “avance de proyectos” que la entidad realice, de acuerdo con el manual de procedimientos que para tal efecto establezca el Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

PAR. 2º—En cumplimiento del presente artículo las Empresas Sociales del Estado, ESES, en lugar del documento “avance de proyectos”, aplicarán los mecanismos de programación y seguimiento a proyectos que la Secretaría Distrital de Salud diseñe y a la cual los hospitales le deberán reportar la información acerca de la ejecución de los proyectos que sean registrados en el banco de programas y proyectos.

PAR. 3º—En cumplimiento del presente artículo las localidades, en lugar del documento “avance de proyectos”, diseñarán mecanismos de seguimiento y control social, atendiendo a las disposiciones vigentes que rijan para los procesos de planeación local.

ART. 14.—El Departamento Administrativo de Planeación Distrital, expedirá los manuales de procedimientos correspondientes para la aplicación de este decreto.

ART. 15.—El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias en especial la Resolución 15 del 23 de enero de 1997 del DAPD.

ART. TRANS.—Mientras el Departamento Administrativo de Planeación Distrital expide los manuales de procedimientos a los que hace referencia este decreto, continuarán vigentes los procedimientos existentes.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Santafé de Bogotá, D.C., a 9 de julio de 1999.

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