DECRETO 475 DE 2006

(Noviembre 22)

“Por el cual se crea el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, D.C.”.

(Nota: Derogado por el Decreto 329 de 2018 artículo 6° de la Alcaldía Mayor de Bogotá)

El Alcalde Mayor de Bogotá, D.C.,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el numeral 3º del artículo 38 y artículo 39 del Decreto Ley 1421 de 1993, y

CONSIDERANDO:

Que los artículos 5º y 6º de la Ley 594 de 2000 determinan cual es la naturaleza, el objeto y la conformación del sistema nacional de archivo del que hacen parte los archivos de las entidades territoriales cuya asistencia técnica estará a cargo, entre otros, de los consejos territoriales de archivos.

Que el artículo 13 B del Acuerdo 7 de 1994 proferido por el Archivo General de la Nación, incorporado por el Acuerdo 22 de 2000 estipula que el órgano encargado de dirigir y coordinar la función archivística a nivel distrital y/o municipal es el respectivo consejo distrital y/o consejo municipal, el cual debe ser el responsable de aplicar las políticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nación.

Que el Decreto 4124 del 10 de diciembre de 2004 que reglamenta el sistema nacional de archivos en Colombia, en su artículo segundo, define como instancias de articulación del sistema a nivel distrital, al archivo de Bogotá, como órgano coordinador, en su calidad de archivo general del distrito, y al consejo distrital de archivos como órgano asesor.

DECRETA:

ART. 1º—Creación del consejo distrital de archivos. Créase el consejo distrital de archivos de Bogotá, D.C.

(Nota: Derogado por el Decreto 329 de 2018 artículo 6° de la Alcaldía Mayor de Bogotá)

ART. 2º—Objeto. El consejo distrital de archivos es el organismo encargado de orientar la función archivística en el Distrito Capital y de velar por el cumplimiento de las políticas y normas trazadas por el archivo general de la nación y el archivo de Bogotá.

(Nota: Derogado por el Decreto 329 de 2018 artículo 6° de la Alcaldía Mayor de Bogotá)

ART. 3º—Integración. El consejo distrital de archivos está integrado por:

a) El director del archivo de Bogotá, archivo general e histórico del distrito, quien actuará como secretario.

b) Un delegado de las agremiaciones archivistas: sociedad colombiana de archivistas S.C.A.

c) Un delegado de los archivos eclesiásticos: archivo arquidiócesis de Bogotá.

d) Un delegado de los archivos notariales del distrito. Superintendencia de Notariado y Registro -Círculo de Bogotá.

e) Un delegado de la Universidad de La Salle. Facultad de sistemas de información y documentación.

f) Un delegado de la Universidad Javeriana. Programa ciencia de la información – bibliotecología.

g) Un delegado del Inpahu. Programa tecnología en sistemas de información y documentación.

h) Un delegado de la Universidad Externado de Colombia. Programa conservación y restauración.

i) Un delegado de la Escuela Superior de Administración Pública ESAP.

j) Un delegado del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Programa formación de archivistas.

k) Un delegado de la Academia de Historia de Bogotá.

l) Un delegado de la Veeduría Distrital.

m) Un delegado de los archivos judiciales del distrito. Consejo Seccional de la Judicatura.

n) Un delegado de la Sociedad Colombiana de Arquitectos- Seccional Bogotá.

o) Un delegado de la Cámara de Comercio de Bogotá.

p) Un delegado de la Sociedad de Mejoras y Ornato de Bogotá.

PAR. 1º—Las entidades que conforman el consejo son poseedoras de documentación histórica para la ciudad, y corresponden a lo establecido por el Decreto 4124, el cual indica que los órganos ejecutores del sistema nacional a nivel distrital son los “Archivos de las entidades públicas, archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas, archivos privados de interés público y los demás archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los procesos archivísticos manifiesten su voluntad de hacer parte del sistema.

PAR. 2º—La participación en el consejo distrital de archivos de Bogotá no generara erogación presupuestal alguna a cargo del Distrito Capital.

PAR. 3º—Mediante acto administrativo motivado, se podrá modificar la composición del consejo a solicitud justificada de los miembros del mismo.

PAR. 4º—El consejo podrá tener invitados ocasionales o permanentes según lo requiera, tal es el caso de organismos de control distrital como la contraloría y la personería.

(Nota: Derogado por el Decreto 329 de 2018 artículo 6° de la Alcaldía Mayor de Bogotá)

ART. 4º—Funciones. De conformidad con el artículo 6º del Decreto 4124 del 2004, son funciones del consejo distrital de archivos de Bogotá:

a) Darse su propio reglamento.

b) Vigilar el cumplimiento de las políticas y normas archivísticas en el Distrito Capital.

c) Apoyar la gestión de programas y proyectos de los archivos de su jurisdicción.

d) Proponer acciones a nivel distrital acordes con las políticas, planes y programas propuestas por el consejo directivo del Archivo General de la Nación y por el Archivo de Bogotá.

e) Promover la formación y capacitación del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles y áreas de trabajo.

f) Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental de las entidades de la administración distrital y las privadas que cumplan funciones públicas, y propiciar mecanismos para su aplicación.

g) Ejercer funciones de asistencia técnica de conformidad con lo establecido en literal b), artículo 6º de la Ley 594 de 2000.

h) Ejercer a prevención las facultades dirigidas a precaver y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias, de conformidad con lo dispuesto y delegado en el artículo 35 de la citada ley.

i) Informar semestralmente al Archivo General de la Nación y al Archivo de Bogotá sobre las acciones adelantadas en materia archivística.

j) Formular, proponer y difundir proyectos que protejan y refuercen el quehacer archivístico.

k) Establecer acuerdos de cooperación con organismos o entidades archivísticas, educativas, culturales y de investigación.

l) Crear y conformar el comité evaluador de documentos y las diferentes comisiones de trabajo que permitan adelantar los planes y programas archivísticos en el distrito.

(Nota: Derogado por el Decreto 329 de 2018 artículo 6° de la Alcaldía Mayor de Bogotá)

ART. 5º—Estructura. El consejo distrital de archivos tendrá cuatro instancias básicas:

- Un comité ejecutivo.

- Un comité evaluador de documentos.

- Comisiones de trabajo.

- El consejo en pleno.

PAR.—Mediante reglamento interno se regulará la forma y el número de las reuniones.

(Nota: Derogado por el Decreto 329 de 2018 artículo 6° de la Alcaldía Mayor de Bogotá)

ART. 6º—Obligaciones comité ejecutivo y consejo en pleno. Es obligación tanto del comité ejecutivo, como del consejo en pleno, vigilar que las normas adoptadas y aprobadas, tanto por las comisiones de trabajo, como por el archivo de Bogotá, sean aplicadas por las instituciones miembros y además, sean promovidas a través de la capacitación.

(Nota: Derogado por el Decreto 329 de 2018 artículo 6° de la Alcaldía Mayor de Bogotá)

ART. 7º—Vigencia y derogatorias. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 508 del 20 de diciembre de 2002 y el Decreto 171 de 2003.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá D.C., a 22 de noviembre de 2006.

(Nota: Derogado por el Decreto 329 de 2018 artículo 6° de la Alcaldía Mayor de Bogotá)

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