Alcaldía Mayor de Bogotá

DECRETO 545 DE 2009 

(Diciembre 18)

“Por medio del cual se modifica el artículo 21 y se adicionan dos parágrafos al artículo 23 del Decreto 514 de 2006, que estableció que toda entidad pública a nivel distrital debe tener un subsistema interno de gestión documental y archivos (SIGA) como parte del sistema de información administrativa del sector público”.

El Alcalde Mayor de Bogotá, D.C.,

en uso de sus atribuciones legales, en especial las conferidas por el numeral 6º del artículo 38 y el inciso 2º del artículo 55 del Decreto-Ley 1421 de 1993, y,

CONSIDERANDO:

Que la administración y modernización de los archivos públicos son obligaciones del Estado con el fin de garantizar a los ciudadanos el libre acceso a la información, salvo las excepciones establecidas por la ley.

Que es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación y el patrimonio cultural, por ello tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura, y la libertad en la búsqueda del conocimiento y la expresión artística, todo ello de conformidad con lo establecido por la constitución política.

Que así mismo, el Estado debe fortalecer la organización de sus sistemas de información mediante programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos, de conformidad con lo previsto en los literales f, g y h del artículo 4º de la Ley 594 de 2000.

Que según el artículo 12 de la Ley 594 de 2000, la administración pública será la responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

Que el artículo 16 de la citada norma estipula como obligación de los secretarios generales o de los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, la responsabilidad de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

Que de conformidad con lo previsto en el literal g) del artículo 48 del Acuerdo 257 de 2006, una de las funciones básicas de la secretaría general de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., es la de formular la política de gestión documental y archivos, organizar el sistema distrital de archivos y conservar, proteger y difundir la memoria institucional e histórica del Distrito.

Que según el Decreto 267 del 2007, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., es la encargada de formular las políticas para el fortalecimiento de la función administrativa de la Alcaldía Mayor de Bogotá y de los organismos y entidades distritales, a través del diseño e implementación de instrumentos de coordinación y gestión, el mejoramiento del servicio al ciudadano, la promoción del desarrollo institucional, la orientación de la gestión jurídica del Distrito y la protección de recursos documentales.

Que el parágrafo del artículo 21 del Decreto 514 de 2006, “Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel distrital debe tener un subsistema interno de gestión documental y archivos (SIGA) como parte del sistema de información administrativa del sector público”, estableció un plazo máximo de tres (3) años, contados a partir de su publicación, para la organización definitiva de los fondos documentales acumulados de las entidades distritales.

Que lo anterior conlleva a que las entidades de la administración distrital deben garantizar la selección, eliminación y transferencias de los documentos que se producen en su actividad diaria, de tal manera que no se acumulen en ninguno de los niveles de archivo que conforman el SIGA.

Que teniendo en cuenta los reportes de las visitas y asesorías brindadas por la dirección archivo de Bogotá se prevé que, dentro del plazo dado por el Decreto 514 de 2006, que vence el 20 de diciembre de 2009, las entidades u organismos del Distrito no alcanzarán a cumplir con lo en él ordenado, por lo que en aras de atender a la situación real de las mismas se hace necesario modificar el artículo 21 ídem, ampliando el plazo para la organización definitiva de sus fondos documentales acumulados.

Que por otra parte, el artículo 23 del Decreto 514 de 2006 señala que, corresponde al archivo de Bogotá de la secretaría general de la Alcaldía Mayor de Bogotá supervisar las labores de interventoría que se ocasionen con la contratación que realicen las entidades u organismos distritales, cuyo objeto tenga que ver con el desarrollo de la función archivística en las entidades de la administración distrital.

Que no obstante lo anterior, es preciso indicar que siendo la dirección archivo de Bogotá, el ente rector del sistema distrital de archivos, el cual brinda la asesoría técnica necesaria en lo que a la gestión documental y manejo de archivos atañe, es necesario precisar el alcance de la citada asesoría, siendo ésta la supervisión de la función archivística únicamente en el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, el archivo y el manejo de la correspondencia.

Que en ese sentido la dirección archivo de Bogotá no cuenta con la facultad de supervisar todo el conjunto de las labores de interventoría que le endilga el artículo 23 del Decreto 514 de 2006, de conformidad a los artículos 31 y 32 del Decreto Distrital 267 de 2007.

Que de conformidad con el numeral 5º del artículo 26 de la Ley 80 de 1993, la responsabilidad de la dirección y el manejo de la actividad contractual, así como de los procesos de selección, corresponde al jefe o representante de la entidad contratante o quien este delegue.

Que con ocasión de la Ley 80 de 1993 corresponde a las entidades de la administración distrital, en calidad de directoras de los procesos contractuales en los que participan como contratantes y como ordenadoras del gasto, el ejercicio de la supervisión de las interventorías que se desarrollen con ocasión de los contratos cuyo objeto sea el desarrollo de la función archivística de la entidad, como quiera que es esta y no el archivo de Bogotá, la llamada a ejercer la vigilancia y el control sobre la actividad contractual que desarrolla.

Que como corolario de lo anterior, no resulta pertinente, que la dirección archivo de Bogotá continúe asumiendo la supervisión de las interventorías de los contratos, que por disposición legal corresponde a las entidades estatales, en particular, las entidades del distrito que fungen como contratantes.

DECRETA:

ART. 1º—Modificar el artículo 21 del Decreto 514 de 2006, el cual quedará así:

“ART. 21.—Disposición final. Las entidades de la administración distrital deben garantizar la selección, eliminación y transferencias de los documentos que se producen en su actividad diaria, de tal manera que no se acumulen en ninguno de los niveles de archivo que conforman el SIGA.

PAR.—Las entidades de la administración distrital tienen plazo hasta el 31 de diciembre de 2010, para la organización definitiva de sus fondos documentales acumulados”.

ART. 2º—Derogar el artículo 23 del Decreto 514 de 2006.

ART. 3º—El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación, modifica en lo pertinente el Decreto 514 de 2006 y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 18 de diciembre de 2009.