Ministerio del Trabajo

DECRETO 726 DE 2018

(Abril 26)

“Por el cual se modifica el capítulo 2 del título 9 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1833 de 2016, que compila las normas del sistema general de pensiones y se crea el sistema de certificación electrónica de tiempos laborados (CETIL) con destino al reconocimiento de prestaciones pensionales”.

El Presidente de la República de Colombia,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las conferidas por el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y en desarrollo de lo establecido en el parágrafo 5º del artículo 227 de la Ley 1450 de 2011, modificado por el artículo 159 de la Ley 1753 de 2015, y

CONSIDERANDO:

Que el parágrafo 5º del artículo 227 de la Ley 1450 de 2011, modificado por el artículo 159 de la Ley 1753 de 2015, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un Nuevo País”, establece que para el desarrollo de los proyectos incluidos en el plan nacional de desarrollo y en ejercicio de las funciones públicas, las entidades públicas y privadas que administren o cuenten con información sobre historias laborales suministrarán la información que los ministerios de Hacienda y Crédito Público y del Trabajo estimen necesaria para la construcción de las historias laborales unificadas, la cual deberá ser gratuita.

Que el capítulo 2 del título 9 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1833 de 2016, contiene disposiciones generales de certificación de historias laborales y en su artículo 2.2.9.2.2, estableció que las certificaciones de tiempo laborado o cotizado con destino a la emisión de bonos pensionales o para el reconocimiento de pensiones deberán elaborarse en los formatos de certificado de información laboral adoptados por los ministerios de Hacienda y Crédito Público y del Trabajo, como únicos válidos para tales efectos.

Que mediante la Circular Conjunta 13 del 18 de abril de 2007 expedida por los ministerios de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social (hoy del Trabajo) se adoptaron los formatos 1, 2 y 3 de certificación laboral y de salario válidos para la emisión de bonos pensionales y para el reconocimiento de pensiones.

Que ante la necesidad que tienen las entidades reconocedoras de obtener información laboral y de salarios para otorgar las prestaciones pensionales, y para el financiamiento de las pensiones a través de bonos pensionales, cuotas partes pensiónales o cualquier otro tipo de financiación de pensiones, se hace necesario modificar los formatos adoptados en la Circular Conjunta 13 de 2007.

Que en concordancia con el artículo 4º del Decreto 19 de 2012, “por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública” en el cual se indica que “las entidades deben incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones a efectos de que los procesos administrativos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas”, resulta importante implementar una herramienta tecnológica de uso obligatorio que permita adelantar el trámite de las certificaciones laborales de manera eficaz y eficiente que cubra las necesidades de información requeridas por todas las entidades reconocedoras de pensiones, cuotas partes pensionales, empleadores, emisores de bonos pensionales y del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para los fines definidos en la Ley 549 de 1999.

Que el principio de veracidad o calidad en el tratamiento de los datos personales consagrado en el artículo 4º de la Ley 1581 de 2012, que se extiende al tratamiento de las historias laborales bajo reiterada jurisprudencia de la Corte Constitucional, implica que la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, lo cual debe entenderse en dos formas, primero en la posibilidad que asiste al afiliado de solicitar la corrección, actualización y modificación de su historia laboral y segunda en la necesidad de que la información bajo tratamiento no induzca a error.

Que en este sentido la Corte Constitucional, en el marco de seguimiento a Colpensiones, ha ordenado tanto a dicha entidad como a los ministerios de Hacienda y Crédito Público y del Trabajo, se adopten las medidas y herramientas necesarias para mejorar la calidad de las historias laborales con el fin de que estas resulten completas, unificadas y actualizadas, mejorando a su vez la calidad de los reconocimientos pensionales; siendo uno de los instrumentos a adoptar la determinación de que la información contenida en dicha historia laboral no podrá ser modificada, una vez reconocida la prestación pensional, salvo en aquellos casos en que la modificación sea ordenada mediante fallo judicial, se evidencie alguno de los eventos contemplados en el artículo 243 de la Ley 1450 de 2011 o la modificación resulte en favor del afiliado.

Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 243 de la Ley 1450 de 2011, en los casos en los que se tenga indicios de prácticas corruptas en el reconocimiento de pensiones, se debe iniciar de oficio la actuación administrativa y revocar o modificar, sin consentimiento del particular, el acto de reconocimiento en el caso en el que presente irregularidad total o parcial de este.

Que la seguridad jurídica es un principio que atraviesa la estructura del Estado de derecho y abarca varias dimensiones, implicando en términos generales una garantía de certeza según la cual las decisiones debidamente adoptadas no se verán modificadas, salvo las excepciones antes mencionadas.

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.16.7.8 del Decreto 1833 de 2016, los beneficiarios de bonos tipo a deben en todo caso manifestar por escrito su aceptación al valor de las liquidaciones provisionales realizadas con base en la historia laboral, de manera previa a su emisión.

Que es necesario determinar la herramienta a través de la cual se expedirán las certificaciones electrónicas de tiempos laborados y salarios, así como los mecanismos para su implementación, administración y la participación de los diferentes actores del sistema general de pensiones y modificar el capítulo 2 del título 9 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1833 de 2016.

En mérito de lo expuesto,

DECRETA:

ART. 1º—Modificación del capítulo 2 del título 9 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1833 de 2016. Modifíquese el capítulo 2 del título 9 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1833 de 2016 que compila las normas del sistema general de pensiones, el cual quedará así:

“CAPÍTULO 2

Certificaciones de historia laboral

SECCIÓN 1

Disposiciones generales

“ART. 2.2.9.2.1.1.—Verificación de certificaciones. Para efectos de la verificación a que se refiere el artículo 2.2.16.7.4 de este decreto, o la norma que lo modifique o incorpore, las entidades administradoras deberán constatar que las certificaciones cumplan los requisitos formales indicados por dicha disposición, y que su contenido sea congruente con la información que posee la administradora. Para este efecto las administradoras podrán solicitar, además de lo señalado por dicha norma, el facsímil de la firma autorizada.

(D. 13/2001, art. 2º).

“ART. 2.2.9.2.1.2.—Certificado de información laboral. Las certificaciones de tiempo laborado o cotizado con destino a la emisión de bonos pensionales o para el reconocimiento de pensiones deberán elaborarse en los formatos de certificado de información laboral, que serán adoptados conjuntamente por los ministerios de Hacienda y Crédito Público y del Trabajo, como únicos válidos para tales efectos.

(D. 13/2001, art. 3º).

SECCIÓN 2

Certificación electrónica de tiempos laborados

“ART. 2.2.9.2.2.1.—Sistema de certificación electrónica de tiempos laborados (CETIL). Créase el sistema de certificación electrónica de tiempos laborados (CETIL), a través del cual se expedirán todas las certificaciones de tiempos laborados y salarios por parte de las entidades públicas y privadas que ejerzan funciones públicas o cualquier otra entidad que deba expedir certificaciones de tiempos laborados o cotizados y salarios con el fin de ser aportadas a las entidades que reconozcan prestaciones pensionales a través del diligenciamiento de un formulario único electrónico, así como para la elaboración de cálculos actuariales.

“ART. 2.2.9.2.2.2.—Ámbito de aplicación del sistema CETIL. La presente sección aplica a las entidades obligadas a certificar tiempos laborados o cotizados y salarios con destino a la emisión de bonos pensionales, cuotas partes pensionales, al reconocimiento de prestaciones pensionales y cualquier otro tipo de mecanismo de financiación de pensiones, a las administradoras de fondos de pensiones (AFP) del Régimen de ahorro individual con solidaridad (RAIS), a la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) y las demás administradoras del régimen de prima media con prestación definida (RPM), a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales (UGPP), a las demás entidades encargadas del reconocimiento de prestaciones pensionales, a la oficina de bonos pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP), a las personas que hayan trabajado en entidades públicas o privadas y requieran la certificación de tiempos laborados y salarios para el reconocimiento de su pensión, a las entidades de que trata el artículo 279 de la Ley 100 de 1993 y al Ministerio de Hacienda y Crédito Público para los fines definidos en la Ley 549 de 1999.

La presente sección no aplica a la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) en calidad de Administradora del Régimen de prima media con prestación definida en relación con la expedición de certificaciones de semanas cotizadas al ISS y/o Colpensiones frente a los cuales se utiliza la información contenida en el archivo laboral masivo certificado por dicha entidad, sin perjuicio de que expida certificaciones individuales para los ciudadanos.

Tampoco requerirán expedir certificaciones a través del sistema CETIL las entidades que cotizaron al ISS hoy Colpensiones, siempre y cuando dichos tiempos estén incluidos en el archivo laboral masivo de Colpensiones o de las administradoras del régimen de ahorro individual con solidaridad (RAIS), salvo que se requiera información adicional no contenida en dichos archivos.

“ART. 2.2.9.2.2.3.—Definiciones. Para efectos de la presente sección se adoptan las siguientes definiciones:

Entidad certificadora: Entidad pública o privada obligada a expedir la certificación de tiempos laborados o cotizados y salarios con destino al reconocimiento de prestaciones pensionales y para el financiamiento de las mismas.

Entidad reconocedora: Entidad pública o privada que reconoce el derecho o no a la prestación pensional solicitada por un ciudadano.

Formulario único electrónico de certificación de tiempos laborados: Es el formato electrónico que se habilitará en el sistema de certificación electrónica de tiempos laborados (CETIL), para la expedición de las certificaciones laborales y contendrá toda la información relacionada con los tiempos laborados o cotizados y salarios con destino al reconocimiento de prestaciones pensiónales y para el financiamiento de las mismas.

Entidades solicitantes: Son las administradoras de fondos de pensiones (AFP) del régimen de ahorro individual con solidaridad (RAIS), la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales (UGPP), la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) y demás entidades que deban reconocer prestaciones pensionales y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para los fines definidos en la Ley 549 de 1999.

Prestaciones pensionales: Se entiende por prestaciones pensionales para efectos de la certificación electrónica de tiempos laborados expedida a través del sistema CETIL, las efectuadas por una entidad reconocedora de prestaciones pensionales, tales como cuotas partes, bonos pensionales, títulos pensionales, indemnizaciones sustitutivas, devolución de saldos, garantía de pensión mínima o pensiones.

“ART. 2.2.9.2.2.4.—Formulario único de certificación de tiempos laborados. El Formulario único electrónico de certificación de tiempos laborados se adoptará mediante circular conjunta de los ministerios de Hacienda y Crédito Público y del Trabajo.

“ART. 2.2.9.2.2.5.—Administrador del sistema de certificación electrónica de tiempos laborados (CETIL). El administrador del sistema de certificación electrónica de tiempos laborados (CETIL) será la oficina de bonos pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP), que estará encargada de definir los lineamientos para la implementación del sistema CETIL, así como de la operación del mismo y ejercerá las funciones de coordinación y apoyo técnico entre las diferentes entidades que requieran del sistema. La oficina de bonos pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP) definirá y diseñará los módulos necesarios para el adecuado funcionamiento del sistema CETIL.

“ART. 2.2.9.2.2.6.—Registro de entidades certificadoras en el sistema de certificación electrónica de tiempos laborados (CETIL). Las entidades certificadoras deberán registrarse en el sistema CETIL de acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta la oficina de bonos pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP).

“ART. 2.2.9.2.2.7.—Solicitud de certificación de tiempos laborados. Las entidades solicitantes registrarán en el sistema CETIL las solicitudes de certificación de tiempos laborados o cotizados y de salarios ingresando en el aplicativo la información mínima requerida que defina la oficina de bonos pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP).

Las entidades solicitantes solo podrán requerir certificaciones de tiempos laborados o cotizados y de salarios de sus afiliados o de las personas por las cuales deban reconocer algún tipo de prestación pensional, a través del sistema CETIL.

Los ciudadanos podrán solicitar directamente a la entidad certificadora, las certificaciones de tiempos laborados o cotizados y de salarios, caso en el cual, la entidad debe certificar a través del sistema CETIL, y suministrar copia de la certificación al ciudadano para que pueda allegarla a la entidad reconocedora en el evento en que así lo requieran.

“ART. 2.2.9.2.2.8.—Expedición de la certificación de tiempos laborados y de salarios. Sin importar el tipo de prestación pensional que se vaya a reconocer a un ciudadano la entidad certificadora en concordancia con lo establecido en el título II de la parte primera del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, modificado por la Ley 1755 de 2015 tendrá un plazo de quince (15) días hábiles para el diligenciamiento del Formulario único electrónico de certificación de tiempos laborados y la expedición de la certificación de estos tiempos y salarios. En caso de que la certificación expedida no cumpla con la totalidad de los requisitos se entenderá como no atendida la solicitud.

Una vez la entidad certificadora ingrese a operar de manera obligatoria en el sistema CETIL, la expedición de las certificaciones de tiempos laborados y salarios se deberá hacer a través de este sistema. La entidad certificadora podrá incluir en el sistema CETIL tiempos laborados y salarios, sin necesidad de que medie una solicitud.

No se podrá exigir la expedición de una nueva certificación si ya existe una en el sistema CETIL y no requiere modificación alguna.

De conformidad con lo establecido en el artículo 159 de la Ley 1753 de 2015, el suministro de la información será gratuito y no estará sujeto al pago de tributo, tarifa, o costo alguno para la entidad solicitante o el afiliado o interesado que la requiera.

PAR. 1º—Los términos para el reconocimiento de la prestación pensional por parte de las entidades reconocedoras una vez sea obligatoria la expedición de la certificación a través del sistema CETIL, solo empezarán a computarse hasta tanto se haya incluido la totalidad de certificaciones laborales en dicho sistema, sin perjuicio de las certificaciones que se hayan emitido de manera voluntaria. Cuando la pensión se financie con bono pensional o cuota parte de bono pensional, se atenderá a lo dispuesto en el artículo 2.2.8.1.1 del presente decreto.

PAR. 2º—Todas las certificaciones expedidas a través del sistema de certificación electrónica de tiempos laborados (CETIL), tendrán un mecanismo que las dote de autenticidad, integridad y certeza, debiendo emplear para ello la firma digital, cuyos costos serán asumidos por cada entidad certificadora.

PAR. 3º—Por la veracidad de la información contenida en la certificación, responden civil, fiscal y administrativamente, de acuerdo con la ley, sin perjuicio de las acciones penales a que haya lugar, los empleadores, y en general, cualquiera que haya certificado vinculación laboral y de salarios.

PAR. 4º—El funcionario competente para la expedición de certificaciones deberá acreditar tal calidad ante la oficina de bonos pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP) de acuerdo con los lineamientos que dicha oficina establezca.

“ART. 2.2.9.2.2.9.—Certificación masiva de tiempos laborados o cotizados y salarios de entidades diferentes a Colpensiones. La oficina de bonos pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP) proveerá el mecanismo para que las entidades certificadoras puedan certificar masivamente los tiempos laborados o cotizados y salarios a través del sistema CETIL, mecanismo que tendrá los mismos requisitos y efectos de la certificación expedida de forma individual.

La oficina de bonos pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP) podrá realizar las validaciones técnicas que estime pertinentes, sin perjuicio de la responsabilidad de la entidad certificadora. Adicionalmente, la entidad certificadora deberá expedir una certificación que garantice la veracidad de la información masiva cargada en el sistema CETIL.

La certificación masiva no impide la posibilidad de que la entidad pueda corregir de forma individual la información contenida en el archivo masivo, en tal caso la certificación individual expedida con posterioridad a través del sistema CETIL prima sobre el archivo laboral masivo certificado por el empleador.

PAR.—El presente artículo no hace referencia al archivo laboral masivo certificado emitido por la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) en calidad de Administradora del régimen de prima media con prestación definida.

“ART. 2.2.9.2.2.10.—Corrección de certificaciones. La entidad certificadora podrá corregir las certificaciones expedidas con base en la certificación anterior almacenada en el sistema CETIL registrando previamente los motivos que dieron origen a la corrección.

“ART. 2.2.9.2.2.11.—Auditoría. La oficina de bonos pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP) podrá efectuar procesos de auditoría a las certificaciones que se expidan a través del sistema CETIL relacionadas tanto con la forma de tramitar la certificación, como con el contenido y calidad de la información que incluyan las entidades en la misma.

“ART. 2.2.9.2.2.12.—Hábeas Data. La información contenida en el sistema CETIL será usada exclusivamente para que se adelanten las acciones estrictamente relacionadas con el cumplimiento del objetivo misional de las entidades a las que se aplica la presente sección.

La solicitud, suministro, tratamiento y custodia de la información de la historia laboral observará los principios y normatividad vigente para el tratamiento de datos personales.

“ART. 2.2.9.2.2.13.—Información no certificada. Las entidades certificadoras, las entidades públicas y privadas que ejerzan funciones públicas o administren o cuenten con información sobre historias laborales, podrán realizar cargues masivos de información no certificada, de conformidad con los parámetros establecidos por la oficina de bonos pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP). Esta información únicamente podrá ser tenida en cuenta como preliminar y deberá ser certificada a través del sistema CETIL.

“ART. 2.2.9.2.2.14.—Plazo para el inicio de operación del sistema CETIL. La oficina de bonos pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP) iniciará la operación del sistema CETIL a más tardar dentro del primer semestre del año 2018.

La oficina de bonos pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP) deberá informar a las entidades solicitantes y certificadoras la fecha de inicio de operación del sistema CETIL. Esta comunicación deberá darse a más tardar un (1) mes antes de la fecha de inicio de operación.

La oficina de bonos pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP) establecerá la fecha y plazo que tendrán las entidades solicitantes y certificadoras para ingresar y utilizar el sistema CETIL la cual será de obligatorio cumplimiento para todas. Para el efecto, deberá tener en cuenta la capacidad operativa de cada una de las entidades.

En todo caso, las entidades certificadoras deberán expedir la totalidad de las certificaciones de tiempos laborados y salarios a través del sistema CETIL dentro del año siguiente a la fecha de inicio de operación de dicho sistema.

De la misma forma, las entidades certificadoras territoriales, a más tardar dentro del año siguiente a la fecha de inicio de operación del sistema CETIL, deberán realizar el cargue de información total o la que les faltare, para la elaboración del cálculo actuarial y el cumplimiento de las obligaciones en materia pensional de conformidad con lo establecido en los artículos 9º y 16 de la Ley 549 de 1999.

“ART. 2.2.9.2.2.15.—Modificación de la historia laboral. Una vez se produzca el reconocimiento de la prestación pensional a que haya lugar en el sistema general de pensiones, de conformidad con la historia laboral conformada por los tiempos laborados o cotizados y salarios debidamente certificados o la contenida en el archivo laboral masivo de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), la información contenida en dicha historia laboral no podrá ser modificada, salvo en aquellos casos en que sea ordenada mediante fallo judicial emitido por la jurisdicción competente, una vez adelantado el procedimiento establecido en el artículo 243 de la Ley 1450 de 2011 o la modificación resulte en favor del afiliado”.

ART. 2º—Vigencia. El presente decreto rige a partir de su publicación y modifica el capítulo 2 del título 9 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1833 de 2016.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 26 de abril de 2018.