DECRETO 889 DE 2001 

(Mayo 11)

“Por el cual se dictan unas disposiciones para el funcionamiento del registro único de aportantes al sistema de seguridad social”.

(Nota: Modificado en lo pertinente por el Decreto 2128 de 2011 artículo 4° del Ministerio de Hacienda y Crédito Público)

El Presidente de la República de Colombia,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las conferidas en el artículo 189 numeral 11 de la Constitución Política y en el artículo 99 de la Ley 633 de 2000, y

CONSIDERANDO:

1. Que el inciso quinto del artículo 99 de la Ley 633 de 2000 establece a cargo de las entidades administradoras de los distintos riesgos que conforman el sistema de seguridad social integral y las entidades administradoras de los regímenes especiales que existan en materia de seguridad social, la obligación de suministrar a la entidad encargada de la administración del registro único de aportantes, RUA, la información relativa a sus aportantes, afiliados y beneficiarios dentro de los términos y con los requisitos que establezca el reglamento;

2. Que de conformidad con el citado inciso, el registro único de aportantes, RUA, deberá contar con la información completa, confiable y oportuna sobre los aportantes, afiliados y beneficiarios del sistema de seguridad social integral y sobre los afiliados y beneficiarios de los regímenes especiales en materia de seguridad social, de tal manera que el mismo se constituya en una herramienta para el control del cumplimiento de las obligaciones que la ley establece en materia de seguridad social.

3. Que resulta necesario establecer la entidad encargada de la administración del registro único de aportantes, RUA, así como el funcionamiento de los flujos de información que lo alimentan, permitiendo de este modo al RUA aportar información básica para el control de las formas de evasión y elusión así como para complementar los controles de la multiafiliación al sistema de seguridad social integral,

DECRETA:

CAPÍTULO I

Definiciones generales

ART. 1º—Definiciones. Para los efectos del presente decreto, las expresiones que se señalan a continuación tendrán los siguientes alcances:

1. Sistema: se refiere al sistema de seguridad social integral definido en el capítulo 1 de la Ley 100 de 1993.

2. Entidad administradora o administradora: comprende a las entidades administradoras de pensiones del régimen solidario de prima media con prestación definida, a las entidades administradoras de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad, a las entidades promotoras de salud, EPS, incluidas las entidades adaptadas y demás entidades autorizadas para administrar los regímenes contributivo y subsidiado del sistema general de seguridad social en salud, SGSSS, y a las entidades administradoras de riesgos profesionales, ARP.

3. Empleador: es la persona o entidad que tiene la obligación directa frente a la entidad administradora de cumplir con el pago de los aportes correspondientes a uno o más de los servicios o riesgos que conforman el sistema y para uno o más afiliados al mismo. Cuando en este decreto se utilice la expresión “empleadores”, se entenderá que se hace referencia a las personas naturales o jurídicas con trabajadores dependientes.

Para efectos de la información que debe ser suministrada al RUA, los trabajadores independientes que se encuentren afiliados al sistema de seguridad social integral, los rentistas de capital y demás personas que tengan capacidad de contribuir al financiamiento del sistema, deberán ser reportados en su doble calidad de empleadores y de afiliados a dichos sistemas.

4. Afiliado: es la persona que tiene derecho a la cobertura de riesgos que brinda el sistema. En el caso del sistema de seguridad social en salud, los afiliados distintos del cotizante, recibirán la denominación de beneficiarios. Igual denominación recibirán aquellas personas que sean afiliadas al subsistema contributivo de salud en virtud de lo establecido por el artículo 40 del Decreto 806 de 1998. En este caso, dichas personas recibirán la denominación de beneficiarios adicionales.

Igualmente, tendrán la calidad de afiliados todas aquellas personas que se encuentren amparadas por el régimen subsidiado del sistema general de seguridad social en salud.

5. Órganos de control: comprende al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, al Ministerio de Salud y a las superintendencias Bancaria y de Salud, quienes ejercen, en el marco de sus propias competencias, funciones de control del cumplimiento de las obligaciones que la ley establece para con el sistema. En cada caso, esta expresión se entenderá referida a la entidad o entidades que ejerzan, conjunta o separadamente, las tareas de inspección, vigilancia y control con respecto a una entidad administradora, aportante o riesgo, según resulte pertinente.

6. Órgano de administración del RUA: comprende al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, entidad a la cual corresponderá administrar el sistema de información que conforma el RUA. Dicha administración podrá ejercerla en forma directa, o a través de una empresa especializada designada para el efecto.

(Nota: Modificado en lo pertinente por el Decreto 2128 de 2011 artículo 4° del Ministerio de Hacienda y Crédito Público)

PAR.—Para los efectos del presente decreto, las entidades que administran los regímenes especiales de seguridad social en salud que no están sujetas al proceso de compensación, se asimilarán en todas sus obligaciones y derechos a las entidades administradoras del régimen contributivo de salud y junto con aquellas, integrarán el subsistema de seguridad social en salud, régimen contributivo.

ART. 2º—Subsistemas del sistema de seguridad social integral, SSSI. Para los efectos del presente decreto, el sistema de seguridad social integral, SSSI, estará conformado por los siguientes subsistemas:

1. Subsistema de seguridad social en salud, régimen contributivo, SSC.

2. Subsistema de seguridad social en salud, régimen subsidiado, SSRS.

3. Subsistema de seguridad social en pensiones, SSP.

4. Subsistema de seguridad social en riesgos profesionales, SSRP.

CAPÍTULO II

Obligaciones de las entidades administradoras

ART. 3º—Obligación de reportar información. Las entidades administradoras de los riesgos que conforman los diferentes subsistemas del SSSI estarán obligadas a reportar la información relativa a sus aportantes, afiliados y beneficiarios, en los términos y a las entidades que se indique en el presente decreto.

En cumplimiento de esta obligación, las entidades deberán suministrar la información relativa a sus aportantes que haya sido recibida a través del proceso de autoliquidación de aportes correspondiente al mes de febrero de 2001. Igualmente, deberán reportar la información correspondiente a sus afiliados, beneficiarios y de aquellas personas que, de conformidad con las normas vigentes, hayan tenido derecho a demandar los servicios que brinda el sistema durante el período reportado.

A partir de dicho suministro de información inicial, las entidades estarán obligadas a reportar, mes a mes, las bases de datos que contengan la información relativa a sus aportantes, afiliados y beneficiarios.

Las entidades administradoras del subsistema de seguridad social en pensiones, SSP, y del subsistema de seguridad social en riesgos profesionales, SSRP, reportarán la información en forma directa ante el órgano de administración del RUA.

Las entidades administradoras del sistema general de seguridad social en salud, suministrarán la información a través del Ministerio de Salud. Para estos efectos, el Ministerio de Salud tomará la información de las bases de datos que administra para los procesos de compensación y de control de afiliaciones al sistema y la enviará al órgano de administración del RUA.

Los reportes de información correspondientes al subsistema de seguridad social en salud —régimen contributivo— SSC, serán enviados por el Ministerio de Salud mensualmente, que es la misma periodicidad establecida para el subsistema de seguridad social en pensiones, SSP, y el subsistema de seguridad social en riesgos profesionales, SSRP. Los reportes correspondientes al subsistema de seguridad social en salud, régimen subsidiado serán enviados por el Ministerio de Salud con periodicidad semestral.

PAR.—Será responsabilidad de las entidades administradoras y del Ministerio de Salud garantizar el suministro oportuno y completo de la información tanto inicial como de la que se suministre con posterioridad. Será responsabilidad del órgano de administración del RUA llevar a cabo las validaciones iniciales sobre dicha información, al igual que generar los reportes de inconsistencias que se detecten en ella.

ART. 4º—Especificaciones técnicas. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público establecerá mediante resolución las especificaciones técnicas para el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo anterior para las entidades administradoras del subsistema de seguridad social en pensiones, SSP, y del subsistema de seguridad social en riesgos profesionales, SSRP.

El Ministerio de Salud enviará al órgano de administración del RUA la información correspondiente a las entidades administradoras de los subsistemas de seguridad social en salud-régimen contributivo y régimen subsidiado, de conformidad con los procedimientos y las especificaciones técnicas que establezcan los dos ministerios mediante resolución conjunta.

El Ministerio de Salud establecerá mediante resolución las especificaciones técnicas con las cuales las entidades administradoras de los subsistemas de seguridad social en salud, régimen contributivo y régimen subsidiado, estarán obligadas a reportar a ese ministerio la información relativa a sus aportantes, afiliados y beneficiarios.

ART. 5º—Obligación de reportar información en los regímenes especiales. Las entidades administradoras de los regímenes especiales de seguridad social en salud que no están sujetas al proceso de compensación, deberán cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo tercero, efectuando sus reportes en forma directa al órgano de administración del RUA. La periodicidad y las especificaciones técnicas para el cumplimiento de estas obligaciones será establecida mediante resolución por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

ART. 6º—Plazos para la entrega de la información. La información a reportar deberá hacerse llegar al órgano de administración del RUA, mediante sobre cerrado que contenga los medios magnéticos que la almacenan. Dichos sobres deberán ser entregados dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes en que deba efectuarse dicho reporte y sobre su recibo se entregará la respectiva constancia.

ART. 7º—Reporte de información de entidades que administran distintos riesgos. Las entidades que administren distintos riesgos amparados por el SSSI, deberán efectuar reportes independientes para cada uno de dichos riesgos, de conformidad con lo establecido en los artículos 3º, 4º y 5º del presente decreto.

ART. 8º—Designación de funcionarios para el funcionamiento del RUA. Las entidades administradoras de los subsistemas de seguridad social en riesgos profesionales, SSRP, del subsistema de seguridad social en pensiones, SSP, y aquellas entidades que administran los regímenes especiales de seguridad social en salud que no están sujetas al proceso de compensación, deberán informar al órgano de administración del RUA la persona o personas que servirán de punto de enlace para efectos del suministro de la información que alimenta el registro; para la recepción y manejo de los reportes de inconsistencias en la información y para las demás actuaciones necesarias para funcionamiento del RUA.

Las entidades administradoras del subsistema de seguridad social en salud, tanto del régimen contributivo como del subsidiado, excepción hecha de las referidas en el inciso anterior, deberán efectuar la designación de que trata el presente artículo frente al Ministerio de Salud. Por su parte, el Ministerio de Salud deberá proceder a la designación de los funcionarios responsables de suministrar la información necesaria para la operación del RUA.

ART. 9º—Adopción de las especificaciones técnicas. Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de entrada en vigencia del presente decreto, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público expedirá las resoluciones que establezcan las especificaciones técnicas para el reporte de la información necesaria para la operación del RUA, de conformidad con los artículos 3º, 4º y 5º de este decreto. Igualmente preparará y enviará a las distintas entidades obligadas a reportar información directamente al RUA, los instructivos que detallen los procedimientos para el diligenciamiento de los formatos de reporte.

CAPÍTULO III

Cruces de información dentro del RUA

ART. 10.—Validación inicial de la información. Una vez recibida la información de las entidades administradoras, el órgano de administración del RUA deberá llevar a cabo un proceso de validación sobre los formatos de los archivos recibidos que permita garantizar que la información allí contenida pueda ser procesada correctamente. Dicha validación comprenderá el volumen total de información, la estructura de los campos y la consistencia de los datos.

Si la información reportada por alguna de las entidades no estuviere conforme a los requerimientos definidos para la misma, se generará el respectivo reporte de inconsistencias, el cual será enviado a la entidad, directamente o a través del Ministerio de Salud en los casos en que la información haya sido reportada por su conducto, para que proceda a su corrección. Dicha corrección deberá efectuarse dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes al recibo del reporte de inconsistencias.

ART. 11.—Cruces de información para la detección de formas de evasión, elusión y multiafiliación. Una vez efectuado el suministro de la información reportada por las distintas entidades administradoras, el órgano de administración del RUA procederá a efectuar los cruces entre los subsistemas y entidades que permitan detectar los siguientes tipos de inconsistencias:

a) Diferencias de ingreso base de cotización, IBC, reportado en los distintos subsistemas;

b) Diferencias en la calidad de vinculación al sistema que reflejan capacidad económica en el subsistema de pensiones o riesgos profesionales y carencia de dicha capacidad en el subsistema de salud;

c) Afiliación a un subsistema que denota la existencia de capacidad económica en cabeza de una persona y no afiliación a otros subsistemas de obligatoria afiliación;

d) Afiliación al régimen subsidiado de salud de personas reportadas como capaces económicamente por otros subsistemas o regímenes;

e) Personas reportadas como afiliadas a más de una entidad administradora de un mismo subsistema;

f) Personas reportadas como beneficiarios en más de una entidad administradora del SSC;

g) Personas reportadas como afiliados en más de una entidad administradora del SSRS;

h) Liquidaciones de aportes sobre bases inferiores a las bases mínimas establecidas por la ley;

i) Empleadores afiliados a más de una entidad administradora del SSRP;

j) Afiliaciones no procedentes a los regímenes subsidiados que contempla el sistema, y

k) Diferencias en el cálculo del punto de cotización remitido al Fosyga, subcuenta de solidaridad, por parte de las entidades administradoras de los regímenes especiales de seguridad social en salud que no están sujetas al proceso de compensación.

ART. 12.—Cruces con otras bases de datos. Con el fin de permitir un mayor control a las distintas formas de evasión, elusión y multiafiliación que afectan la estabilidad financiera del sistema general de seguridad social, el órgano de administración del RUA podrá llevar a cabo cruces de información con las bases de datos que administren otras entidades, tanto públicas como privadas.

ART. 13.—Reserva de la información. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 del Decreto 1406 de 1999, la información que, en cumplimiento de las normas legales, reporten las entidades al órgano de administración del RUA tendrá carácter de información reservada. En consecuencia, la misma sólo podrá ser suministrada a las propias entidades y a los órganos de control para efectos de subsanar las inconsistencias que en ella se originen, y para el ejercicio de las competencias que la ley les otorga en materia de control de la evasión, elusión y multiafiliación al sistema.

Dicha información podrá igualmente ser utilizada para efectos estadísticos.

CAPÍTULO IV

Disposiciones transitorias

ART. 14.—Suministro inicial de información. El suministro inicial de información a que alude el artículo 3º del presente decreto, tendrá lugar en el mes de mayo del año 2001, e incorporará la información correspondiente a los aportantes, afiliados y beneficiarios del sistema en el mes de febrero del mismo año.

ART. 15.—Período de estabilización del RUA y depuración de las bases de datos. Una vez entre en operación el registro único de aportantes, se dará inicio a un período de estabilización el cual tendrá una duración de seis (6) meses. Durante dicho período se llevará a cabo un proceso de depuración de las bases de datos que manejan las distintas entidades administradoras que reportan información al mismo. Dicho proceso tendrá como base las inconsistencias detectadas a través de los cruces de información a que alude el artículo 11 del presente decreto, al igual que las verificaciones que sobre tal información realicen las entidades administradoras y los órganos de control.

Una vez concluido el período de estabilización definido en el presente artículo, serán aplicables las sanciones que las disposiciones vigentes establezcan para aquellas entidades que no cumplan con su obligación de reportar al RUA la información completa, confiable y oportuna sobre sus empleadores, afiliados y beneficiarios.

CAPÍTULO V

Disposición final

ART. 16.—Vigencia y derogatorias. El presente decreto entrará en vigencia a partir de su publicación. Deróganse todas las disposiciones que sean contrarias al presente decreto, en particular las contenidas en los incisos primero y segundo del artículo 5º del Decreto 1406 del 28 de julio de 1999.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 11 de mayo de 2001.

(Nota: Modificado en lo pertinente por el Decreto 2128 de 2011 artículo 4° del Ministerio de Hacienda y Crédito Público)

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