CARTA CIRCULAR 83 DE 2006 

(Septiembre 28)

Asunto: Procedimiento para efectuar el traslado con planilla de envío de mercancías de la Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura al usuario comercial Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura de las zonas francas del Pacífico o de Palmaseca en el Valle del Cauca.

Con el fin de establecer un procedimiento ágil que permita aplicar adecuada y eficazmente el control aduanero en el traslado con planilla de envío manual, de la mercancía que ingresa por el Puerto de Buenaventura para ser introducida al usuario comercial Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura S.A. de las zonas francas del Pacífico y de Palmaseca en el Valle del Cauca, de acuerdo con lo dispuesto por la Resolución 11039 de septiembre 15 de 2006, se imparten las siguientes instrucciones:

1. Incorporación de la información en el sistema SYGA.

Para la transmisión y entrega de los documentos de viaje a la autoridad aduanera, el transportador o el agente de carga internacional, deberán dar cumplimiento a lo establecido en los artículos 96 y siguientes del Decreto 2685 de 1999, sus modificaciones y adiciones, en concordancia con lo establecido en los artículos 60 y siguientes de la Resolución 4240 de 2000.

El transportador o el agente de carga internacional incorporarán en el sistema informático SYGA la información de los documentos de transporte en la siguiente forma:

1. Departamento de destino - Valle del Cauca.

2. Tipo de Documento de Transporte, el que corresponda.

3. Destino de la Mercancía - Tránsito Nacional.

Vale aclarar que para este tipo de operaciones, no se requerirá solicitar ante la DIAN el tránsito aduanero hacia las zonas francas del Valle del Cauca. En consecuencia no se registrarán en el sistema informático SYGA, autorizaciones de tránsito.

El inventario correspondiente a los documentos de transporte consignados al usuario comercial Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura S.A. de las zonas francas del Valle del Cauca quedará cargado en el sistema SYGA (administración de Buenaventura) como inventario en “Puerto de Llegada”. Lo anterior no obsta para que una vez se realice el traslado de la mercancía se finalice la operación en la administración de Cali por los usuarios operadores de las zonas francas del Valle del Cauca, en la forma prevista en el numeral 3º de esta circular y el inventario quede disponible en dicha jurisdicción para su nacionalización.

2. Requisitos para el traslado de la mercancía consignada o endosada al usuario comercial Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura S.A. de las zonas francas del Pacífico o Palmaseca.

Para el traslado de la mercancía desde el Puerto de Buenaventura hacia el usuario comercial Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura S.A. de las zonas francas del Pacífico o de Palmaseca del Valle del Cauca, se deberá cumplir el siguiente procedimiento:

— Para la salida de mercancías a las zonas francas del Pacífico y Palmaseca, la Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura S.A., será responsable del diligenciamiento, por cada destino, de las planillas de envío manual a que haya lugar.

— Comoquiera que se trata de mercancías consignadas al mismo usuario comercial de la respectiva zona franca, se podrá diligenciar una planilla de envío manual, para varios documentos de transporte, siempre que dichas mercancías sean transportadas en un mismo vehículo y su destino corresponda a la misma zona franca.

— En el evento en que el traslado de la mercancía amparada con un solo documento de transporte se efectúe en varios medios de transporte, se diligenciará una sola planilla de envío manual, en este evento el original de la planilla será llevado por uno de los transportadores, sin embargo, en los demás medios de transporte se deberá portar fotocopia refrendada por la sociedad portuaria del original de la planilla de envío.

— La planilla de envío manual se elaborará en original y tres (3) copias.

— La planilla de envío manual deberá ser diligenciada en el formato anexo y contener los siguientes datos:

— Logotipo DIAN

• Número consecutivo de la autorización otorgada por la Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura con firma del responsable.

• Zona franca de destino de la mercancía

• Número de los documentos de transporte que ampara

• Número de los manifiestos de carga y sus fechas

• Nombre de la empresa transportadora

• Placa (s) del (los) vehículo (s)

• Nombre y cédula de ciudadanía del (de los) conductor (es).

• Número del contenedor

• Descripción de la mercancía y observaciones

• Cantidad

• Embalaje

• Peso bruto kg

• Valor FOB de la mercancía

• Marcas bultos

• Precintos y observaciones

• Fecha de salida del puerto de Buenaventura

• Plazo para realizar el traslado y entrega de la mercancía

• Vo. Bo. de la DIAN

• Fecha de ingreso a la zona franca

• Espacio para actuación y firma del usuario operador de zona franca

Considerando que la información de la planilla de envío manual de que trata la presente circular se diligenciará en el formato que fue establecido en el Memorando 724 de octubre 20 de 2005; para el diligenciamiento de esta planilla se tendrá en cuenta que en la casilla correspondiente a “usuario industrial” se deberá indicar “usuario comercial Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura S.A.”.

2.1. Autorización de la sociedad portuaria.

La Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura deberá diligenciar la planilla de envío verificando la información señalada en los documentos de transporte.

Posteriormente asignará el número de autorización en la planilla de envío, el cual será conformado de la siguiente manera:

— Los dos primeros dígitos corresponden al código de la administración

— Los tres siguientes corresponden al código de la Sociedad Portuaria Regional Buenaventura S.A. Código 003

— Los dos siguientes dígitos corresponden al año: ej. 06

— El siguiente dígito corresponde a la letra P (planilla de envío)

— Los seis dígitos siguientes corresponden al consecutivo que levado por la Sociedad Portuaria de Buenaventura.

Para la numeración de estas planillas se deberán adicionar, al final de la numeración, dos dígitos correspondientes a las letras CO, con el fin de diferenciarlas del trámite establecido en el Memorando 724 de octubre 20 de 2005, relativo a la planilla de envío manual para mercancía consignada o endosada a los usuarios industriales de las zonas francas del Pacífico y Palmaseca.

Una vez numerada la planilla de envío manual, la Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura entregará al transportador el original y sus copias.

2.2. Visto bueno de la DIAN para la salida de las mercancías del puerto de Buenaventura hacia el usuario comercial Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura S.A. en las zonas francas del Pacifico y Palmaseca en el Valle del Cauca.

El transportador antes de retirar la mercancía del Puerto de Buenaventura deberá entregar el original de la planilla de envío manual y sus copias, así como el original de la carta de responsabilidad y el documento de transporte, al funcionario aduanero del grupo tránsitos o quien haga sus veces, para que verifique que el traslado se encuentra dentro del término establecido en el artículo 113 del Decreto 2685 de 1999 en concordancia con lo establecido en el Decreto 2945 de 2006, y la consistencia de los datos consignados en los documentos presentados como son: El documento de transporte, mandato, carta de responsabilidad del transportador y peso de la mercancía en el sticker que produce la Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura.

De igual forma deberá revisar:

1. La vigencia de la calificación del usuario comercial Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura S.A. en las zonas francas del Pacífico y Palmaseca en el Valle del Cauca.

2. Que el traslado de la mercancía del Puerto de Buenaventura hacia las zonas francas del Pacífico y Palmaseca en el Valle del Cauca, se lleve a cabo en los vehículos de las empresas de transporte inscritas y autorizadas previamente por la división de registro y control de la subdirección de comercio exterior.

3. Que el peso indicado en el sticker que produce la Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura por cada medio de transporte coincida con el registrado en el documento de transporte y planilla de envío manual.

4. Que la carta de responsabilidad del transportador contenga la siguiente información: lugar donde se inicia el traslado, destinatario, dirección de la zona franca, número de la placa del vehículo, nombre y cédula del conductor y la obligación de transportar bajo su responsabilidad la mercancía descrita.

5. De conformidad con lo dispuesto en el artículo segundo de la Resolución 11039 de 2006, la Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura, deberá adoptar medidas de seguridad y colocar a los contenedores, previo a su salida del terminal marítimo, un sello o precinto cuyos datos deberán ser descritos en la planilla de envío para su verificación por parte de la autoridad aduanera.

Si de la revisión efectuada, el funcionario competente observa el cumplimiento de lo dispuesto en los numerales 1º, 2º, 2.1 y 2.2. de este documento, otorgará el visto bueno para que se efectúe el traslado de la mercancía, y colocará su firma en el original y copias de la planilla de envío manual. Así mismo, dejará constancia en dichos documentos, del plazo máximo para la entrega de la mercancía a la respectiva zona franca; lo anterior, sin perjuicio de la facultad que tiene la autoridad aduanera de aperturar el contenedor y verificar la carga cuando así lo considere necesario, en este caso y para efectos de la autorización de traslado cuando a ella hubiere lugar, el funcionario de la DIAN deberá colocar al contenedor el precinto aduanero y dejará constancia de su número en la correspondiente planilla de envío manual.

Una vez autorizado el traslado, el funcionario de la DIAN se quedará con una copia de la planilla de envío manual y entregará el original de la misma, al transportador para que con ella se efectué el traslado de la mercancía y sea posteriormente entregada al usuario operador de la zona franca del Pacífico o Palmaseca.

Las dos copias restantes serán distribuidas así: una copia para la Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura, la cual será entregada por el transportador a la salida del puerto de Buenaventura, otra copia para el usuario comercial Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura S.A.

El grupo de tránsito o quien haga sus veces, llevará un archivo de las copias de las planillas de envío manual y de las cartas de responsabilidad emitidas por el transportador. Este grupo deberá informar por correo electrónico o vía fax al usuario operador de la respectiva zona franca con copia a la Administración de Aduanas de Cali, sobre los traslados autorizados mediante estas planillas de envío manual.

2.3. Salida de mercancías del puerto de Buenaventura.

Toda mercancía que se traslade desde el puerto de Buenaventura hacia el usuario comercial Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura de las zonas francas del Pacífico y Palmaseca en el Valle del Cauca, deberá encontrarse amparada por el original de la planilla de envío manual debidamente autorizada por la DIAN o por la copia debidamente refrendada por la sociedad portuaria en la forma prevista en el numeral 2º de la presente circular, acompañada de las copias del documento de transporte y de la carta de responsabilidad.

En cumplimiento de lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 4º de la Resolución 11039 de 2006, la Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura, será responsable ante la DIAN por la pérdida o sustracción de las mercancías que se trasladen en virtud de lo previsto en dicha disposición, sin perjuicio del cumplimiento por parte del transportador de las responsabilidades y obligaciones establecidas en el Decreto 2685 de 1999 y demás normas concordantes.

3. Ingreso de la mercancía a las zonas francas del Pacífico o Palmaseca.

El usuario operador de la zona franca deberá diligenciar en la planilla de envío manual la fecha de ingreso de la mercancía a la zona franca y registrar en el sistema informático aduanero SYGA, en la misma fecha en que ingrese la mercancía, la información contenida en la planilla de envío manual, por la funcionalidad DIAN / Grupo de tránsito / Tránsitos - Cabotajes - Continuación de viaje / Llegada / Finalizar y realizar el registro por la opción “finalizar sin autorización en el sistema”.

Lo anterior, sin perjuicio de las obligaciones que le atribuye el artículo 114 del Decreto 2685 de 1999, modificado por el artículo 13 del Decreto 1198 de 2000.

El operador de la zona franca deberá informar diariamente, vía fax o por correo electrónico, a la división de servicio al comercio exterior de la Administración Especial de Aduanas de Buenaventura con copia a la Administración Local de Aduanas de Cali, el número de la planilla de envío manual, así como la fecha de entrega de la mercancía, indicando si esta se realizó dentro del término legal previsto en el artículo 113 del Decreto 2685 de 1999, en concordancia con lo establecido en el inciso segundo del artículo 1º y en el artículo 2º del Decreto 2945 de 2006.

3.1. Incorporación de la información al finalizar sin autorización por el sistema.

En el formato que muestra el sistema se debe incorporar la información de la siguiente forma:

Casilla 1. Fecha de autorización.

En esta casilla se debe diligenciar la fecha de salida indicada en la planilla de envío por la administración de Buenaventura.

Casilla 2. Fecha autorizada para finalizar.

En esta casilla se debe diligenciar la fecha indicada en la planilla de envío correspondiente al plazo para realizar el traslado.

Casilla 3. Administración partida.

En esta casilla se debe indicar la administración de Buenaventura.

Casilla 4. La trae diligenciada el sistema.

Casilla 5. Manifiesto de partida y fecha.

Se debe diligenciar el número y fecha del manifiesto indicado en la planilla de envío.

Casilla 6. Total documentos.

Se debe indicar la cantidad de documentos de transporte que ampara la planilla de envío.

Casilla 7. Total bultos.

Se debe diligenciar la cantidad de bultos indicados en la planilla de envío.

Casilla 8. Total peso bruto.

Se debe diligenciar el peso bruto indicado en la planilla de envío.

En el segundo formato o “pantallazo” que muestra el sistema, se debe diligenciar la información solicitada, es decir:

Iniciar el diligenciamiento con el número de autorización indicado en la planilla de envío.

Casillas 1 y 2. Información del transportador

Casilla 3. Diligenciar la numeración de los precintos

Casilla 4. Indicar como depósito la zona franca

Casillas 5 y 6. Diligenciar la información correspondiente al declarante

Casilla 7. Indicar el tipo de carga

Casillas 8 y 9. Escribir las observaciones diligenciadas en la planilla de envío si las hay.

Se continúa con la información del documento de transporte, destinatario y número de factura.

Una vez salvada la información, el sistema generará el número de manifiesto con su fecha y la planilla de envío automática. La zona franca deberá diligenciar la planilla de recepción correspondiente cargando el inventario en el sistema SYGA.

Cargado el inventario en el sistema, las operaciones sobre el diligenciamiento de las declaraciones de Importación, pagos y levante, se podrán realizar por el sistema de información y gestión aduanera, SYGA.

No se dará consulta informática de las autorizaciones y recepciones, sino que estas se realizarán directamente entre la DIAN Buenaventura y Cali, Sociedad Portuaria Regional Buenaventura y zonas francas del Pacífico y Palmaseca en Cali.

Las instrucciones impartidas mediante la presente circular deberán ser atendidas de manera inmediata y por el término de vigencia de la Resolución 11039 de septiembre 15 de 2006, teniendo en cuenta que por razones de control solo podrán trasladarse mercancías que se encuentren consignadas o endosadas a la Nación, las entidades territoriales y las entidades descentralizadas, a los usuarios aduaneros permanentes, a los usuarios altamente exportadores, o mercancías que vayan a ser sometidas a las modalidades de importación temporal para perfeccionamiento activo o importación para transformación o ensamble.

Las medidas deberán ser implementadas siempre y cuando la Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura certifique por escrito que cuenta con la infraestructura y logística adecuada para realizar el traslado y la recepción y almacenamiento de la carga en el usuario comercial calificado en las zonas francas del Pacífico y Palmaseca.

Dada en Bogotá, D.C., a 28 de septiembre de 2006.

N. del D.: La presente carta circular va dirigida a administradores, jefes y funcionarios de las divisiones de servicio al comercio exterior y servicio de aduanas de las administraciones Especial de Aduanas de Buenaventura y Local de Aduanas de Cali, usuarios operadores de las zonas francas del Pacífico y Palmaseca en el Valle del Cauca y Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura S.A.

ANEXO

Formato planilla de envío manual en un (1) folio

 

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