DIRECTIVA PRESIDENCIAL 2 DE 2000 

(Agosto 28)

Ref.: Gobierno en línea

Introducción.

Las tecnologías de la información ofrecen una oportunidad única para que los países en vía de desarrollo den un salto en su evolución económica, política, social y cultural, disminuyendo la brecha que los separa de los países desarrollados. Estas tecnologías, y en especial Internet, han trascendido los campos tecnológico y científico, constituyéndose hoy en día en herramientas que se encuentran al alcance y servicio de toda la comunidad en los ámbitos económico, educativo y de salud, entre otros.

Las tecnologías de la información son herramientas que permiten el desarrollo de una nueva economía, la construcción de un Estado más moderno y eficiente, la universalización del acceso a la información, y la adquisición y eficaz utilización del conocimiento, todos estos elementos fundamentales para el desarrollo de la sociedad moderna.

Con el fin de desarrollar este proceso, el Gobierno Nacional ha diseñado la agenda de conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información.

La agenda de conectividad es una política de Estado presentada y aprobada por el Conpes mediante el Documento 3072 del 9 de febrero de 2000 y su lanzamiento se realizó el 14 de marzo de 2000, cuya coordinación está a cargo de la Presidencia de la República. Con ella deben estar comprometidas y es de obligatorio cumplimiento por parte de todas las entidades públicas, según se instrumenta por medio de la presente directiva.

Dentro de esta política de Estado, el gobierno debe ser un usuario modelo. Con este fin, se ha definido la estrategia de gobierno en línea de la agenda de conectividad, que establece como uno de sus objetivos el proveer al Estado la conectividad que facilite la gestión en línea de los organismos gubernamentales y apoye su función de servicio al ciudadano, como un complemento al esquema actual, en el que se realizan estos procesos en forma presencial en las oficinas del gobierno y se sustentan con documentos escritos en papel.

En desarrollo de esta estrategia de gobierno, a partir del 24 de agosto de 2000, en período de prueba, y desde el 13 de octubre de 2000, en forma definitiva, entrará en funcionamiento el portal de gobiernoenlinea.gov.co., cuyos principales objetivos son facilitar a los ciudadanos, empresas, funcionarios y otras entidades estatales el acceso a la información de las entidades públicas e iniciar la integración y coordinación de los esfuerzos de las entidades en este propósito.

En consecuencia, el Presidente de la República se permite, en aras del cumplimiento de la política que ha diseñado y viene implementando la actual administración para garantizar la modernización del Estado, impartir las siguientes instrucciones, que deberán cumplirse sin falta cubriendo los requerimientos detallados para cada una de las fases a más tardar en los plazos establecidos y cuyo seguimiento estará a cargo de la coordinación de la agenda de conectividad en la Presidencia de la República y del Departamento Nacional de Planeación.

Con esta directiva es claro mi compromiso de dejar al país al finalizar mi gobierno, el legado de un Estado eficiente y transparente, que haga uso intensivo de las tecnologías de la información, para prestar servicios a los ciudadanos a través de un óptimo desempeño de sus funciones. Los invito a todos a unirse en forma entusiasta a este empeño.

Estrategia de gobierno en línea.

Son responsabilidad de las entidades del Estado destinatarias de esta directiva presidencial el cumplimiento de estas instrucciones generales, además de las que se detallan más adelante:

1. Identificar las necesidades de tipo normativo para atenderla satisfactoriamente y en caso de ser necesario proponer o tramitar las modificaciones normativas requeridas, ante las autoridades competentes, para lo cual tendrán un plazo máximo del 31 de diciembre de 2000.

2. Incluir el cumplimiento de estas instrucciones, correspondientes a la estrategia de gobierno en línea de la agenda de conectividad, dentro del plan estratégico de cada entidad, con la mayor prioridad para su desarrollo eficiente y oportuno.

3. Identificar las necesidades de carácter presupuestal y hacer las provisiones correspondientes para dar cumplimiento a las instrucciones contenidas en esta directiva, así como a todos los proyectos bajo su responsabilidad, dentro del marco de la agenda de conectividad.

4. Adecuar la infraestructura de redes y telecomunicaciones para garantizar el nivel de servicio exigido.

5. Crear en sus respectivas instituciones la cultura de trabajo utilizando tecnologías de información.

6. Adecuar la organización, los procesos y los sistemas de información internos para atender los requerimientos de información y servicios de los ciudadanos en la oportunidad y con la calidad debidos.

Las entidades del Estado deberán implantar esta política con base en las tres fases que a continuación se enumeran y se detallan más adelante. Es claro que estas fases pueden desarrollarse en forma paralela, siempre y cuando se cumpla a más tardar con las fechas límite establecidas para la puesta en marcha de cada una. Son ellas:

Fase 1: Proveer información en línea a los ciudadanos, por parte de todas las entidades destinatarias de esta directiva presidencial, la cual deberá estar finalizada a más tardar el 31 de diciembre de 2000.

Fase 2: Ofrecer servicios y trámites en línea a los ciudadanos, la cual deberá estar finalizada a más tardar el 31 de diciembre de 2001.

Fase 3: Contratación en línea, la cual deberá estar finalizada a más tardar el 30 de junio de 2002.

Aquellas entidades que requieran apoyo para la implementación de esta directiva presidencial deberán ponerse en contacto con la oficina de coordinación de la agenda de conectividad en la Presidencia de la República.

Gobierno en línea fase 1: Proveer información en línea a los ciudadanos.

La primera fase consiste en lograr el siguiente objetivo: suministro de información en línea a los ciudadanos, por parte de todas las entidades del Estado destinatarias de esta directiva presidencial, en forma escalonada a partir del segundo semestre de 2000, y con fecha máxima para que la totalidad de las entidades cumplan con el 100% del objetivo, a más tardar el 31 de diciembre de 2000. La información suministrada en línea por cada entidad incluirá, como mínimo:

• Funciones, organigrama, localización física y electrónica, teléfonos y fax, horarios de trabajo y demás indicaciones que sean necesarias para que las personas puedan cumplir sus obligaciones o ejercer sus derechos.

• Funcionarios principales.

• Normas básicas que regulan la actividad de la entidad.

• Proyectos de normatividad que están en proceso de expedición.

• Regulaciones y procedimientos que le son aplicables a la entidad (incluidos los internos).

• Regulaciones, procedimientos y trámites a que están sujetas las actuaciones de los particulares, precisando de manera detallada los documentos que deben ser suministrados, dependencias responsables y plazos que se deben cumplir.

• Planes y programas en ejecución y futuros.

• Presupuesto en ejercicio y proyectado para la siguiente vigencia.

• Procesos de contratación a realizar y términos de referencia.

• Contratos realizados, indicando identificación del contratista, objeto, monto, plazo y demás condiciones.

• Entidades de control que vigilan a la entidad y mecanismos de control.

• Mecanismos de rendición de cuentas a la ciudadanía tales como metas e informes de gestión e indicadores de desempeño.

• Mecanismos de participación ciudadana en la gestión de la institución.

• Mecanismos de interacción ciudadana con la institución (canales de comunicación, responsables y direcciones electrónicas).

Obligaciones de las entidades:

1. Presentar, antes del fin de 2000, con actualizaciones semestrales, a la oficina coordinadora de la agenda de conectividad en el Ministerio de Comunicaciones y al Departamento Nacional de Planeación, la información sobre el avance en la implementación de los programas. Dicha información deberá incluir también el esquema y cronograma de ejecución, las fuentes de financiación y las metas a alcanzar. Estos dos organismos presentarán en forma coordinada dicho avance ante el Conpes.

2. Verificar el cumplimiento y tomar las medidas necesarias para cumplir con los indicadores definidos por la agenda de conectividad, para evaluar y monitorear el alcance, eficacia, oportunidad y calidad de la información suministrada.

3. Aplicar los mecanismos que se definan por parte de la agenda de conectividad para el intercambio de información entre los diferentes sistemas informáticos del sector público y/o privado en forma oportuna e íntegra.

4. Poner a disposición de los ciudadanos como mínimo la información aquí detallada, a más tardar en la fecha indicada.

5. Mantener estos servicios y trámites en línea a disposición de los ciudadanos 7 días a la semana, 24 horas al día, garantizando disponibilidad mínima de servicio en un 95% del tiempo.

6. Revisar y actualizar como mínimo una vez al mes la información en línea aquí detallada.

7. Colocar en línea, con una anticipación no menor a quince (15) días toda la información referente a proyectos de normatividad a expedir, planes y programas de acción futuros y términos de referencia de cualquier tipo de contratación a realizar, permitiendo el acceso abierto de los ciudadanos a dicha información y solicitando comentarios y sugerencias. La información relativa a la contratación directa deberá colocarse en línea con una anticipación no menor a cinco (5) días, cuando así lo amerite para efectos de obtener el mayor número de ofertas.

8. Considerar y evaluar todas las propuestas que se reciban de los ciudadanos sobre los procesos mencionados anteriormente y dar respuesta a todas ellas, explicando los motivos por los cuales son o no acogidos.

Gobierno en línea fase 2: Ofrecer servicios y trámites en línea a los ciudadanos.

La segunda fase consiste en lograr el siguiente objetivo: prestación de servicios, trámites y suministro de información en línea adicional a aquélla presentada en la fase 1 por parte de todas las entidades del Estado destinatarias de esta directiva presidencial, en forma escalonada a partir del segundo semestre de 2000, y con fecha máxima para que la totalidad de las entidades cumplan con el 100% del objetivo, a más tardar el 31 de diciembre de 2001. La prestación de servicios y el suministro adicional de información en línea incluirán, como mínimo:

• Información recogida regularmente por la institución, incluidas estadísticas, estudios de competitividad, etc.

• Informes finales de estudios de interés público realizados y/o contratados por la institución.

• Trámite en línea de solicitudes, licencias, paz y salvos y certificaciones de todo tipo.

• Recepción y atención de reclamos en línea.

• Recibir todo tipo de pagos a la entidad estatal a través de transferencias electrónicas (impuestos, contribuciones, tarifas, multas, tasas, etc.).

• Procesos participativos democráticos y estudios de opinión.

Para el efecto, se deberá dar especial consideración a los aspectos regulatorios relacionados con firma digital, entidades certificadoras, seguridad y protección de la privacidad de la información de los ciudadanos, que para el momento estén en vigor.

Obligaciones de las entidades:

1. Presentar, antes del fin de marzo de 2001, con actualizaciones semestrales, a la oficina coordinadora de la agenda de conectividad en el Ministerio de Comunicaciones y al Departamento Nacional de Planeación, la información sobre el avance en la implementación de los programas. Dicha información deberá incluir también el esquema y cronograma de ejecución, las fuentes de financiación y las metas a alcanzar. Estos dos organismos presentarán en forma coordinada dicho avance ante el Conpes.

2. Poner a disposición de los ciudadanos como mínimo los servicios y trámites aquí detallados, a más tardar en la fecha indicada.

3. Mantener estos servicios y trámites en línea a disposición de los ciudadanos 7 días a la semana, 24 horas al día, garantizando disponibilidad mínima de servicio en un 95% del tiempo.

4. Revisar y actualizar permanentemente el tipo y contenido de trámites y servicios, para implantar en línea todos los nuevos que ofrezca la institución.

Gobierno en línea fase 3: Contratación en línea.

La tercera fase consiste en lograr el siguiente objetivo: lograr que el 100% de los procesos de contratación estén en línea por parte de todas las entidades del Estado destinatarias de esta directiva presidencial, en forma escalonada a partir del segundo semestre de 2000, y con fecha máxima para que la totalidad de las entidades cumplan con el 100% del objetivo, a más tardar el 30 de junio de 2002.

Obligaciones de las entidades:

1. Presentar, antes del fin de junio de 2001, con actualizaciones semestrales, a la oficina coordinadora de la agenda de conectividad en el Ministerio de Comunicaciones y al Departamento Nacional de Planeación, la información sobre el avance en la implementación de los programas. Dicha información deberá incluir también el esquema y cronograma de ejecución, las fuentes de financiación y las metas a alcanzar. Estos dos organismos presentarán en forma coordinada dicho avance ante el Conpes.

2. Realizar todos sus trámites de contratación en línea, cualquiera que sea su modalidad, tiempo o lugar, a más tardar en la fecha indicada.

3. Abrir estos procesos y realizarlos en forma abierta y en línea en un proceso activo 7 días a la semana, 24 horas al día, garantizando disponibilidad mínima de servicio en un 95% del tiempo.

4. Revisar y actualizar permanentemente el tipo y contenido de los procesos de contratación, para implantar en línea todos los nuevos que ofrezca la institución.

N. del D.: Esta directiva presidencial va dirigida a ministros del despacho, directores de departamento administrativo, superintendentes, directores de unidades administrativas especiales, directores, gerentes o presidentes de entidades descentralizadas del orden nacional, gerentes o presidentes de empresas industriales y comerciales del Estado, gerentes o presidentes de sociedades de economía mixta del orden nacional.

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