DIRECTIVA PRESIDENCIAL 3 DE 1997 

(Marzo 20)

Como parte fundamental de los propósitos de transformación, modernización y racionalización de nuestras instituciones, en los que está comprometido el Gobierno Nacional, resulta de especial interés el diseño y desarrollo de políticas integrales de defensa de los intereses públicos en litigio y de prevención del daño antijurídico estatal, por lo cual es necesario coordinar estrategias encaminadas a orientar la correspondiente asunción de responsabilidades por daños imputables a actuaciones de la administración.

En ese sentido, me permito impartir instrucciones a las entidades públicas del orden nacional con el objeto de que, sin dilaciones, conformen dentro de su organización y con su planta de personal, bajo la designación de comités de defensa judicial y conciliación, grupos de trabajo integrados por funcionarios del más alto nivel que se responsabilicen de adoptar medidas tendientes a asegurar una defensa idónea de los intereses litigiosos de cada entidad.

A su vez, estos comités constituirán una herramienta fundamental para el desarrollo de la política de conciliación en los procesos judiciales, bajo el supuesto de que así no sólo se contribuye a la descongestión de los despachos judiciales, sino a la racionalización de los recursos públicos.

Sobre el particular, los comités de defensa judicial y conciliación, se ocuparán de los siguientes temas:

I. Defensa de los intereses estatales en litigio.

Atendiendo a la circunstancia de que en un significativo número de procesos la Nación y sus entidades descentralizadas han resultado condenadas por deficiencias en la defensa de sus intereses, los comités de defensa judicial y conciliación tendrán la responsabilidad de implementar políticas de defensa judicial, para lo cual contarán, entre otros instrumentos, con el “instructivo metodológico para la defensa judicial de las entidades públicas”, que prepara la oficina de apoyo para la defensa judicial del Ministerio de Justicia y del Derecho.

II. Conciliaciones.

En este aspecto se advierte la importancia de que las entidades a través de los comités de defensa judicial y conciliación cuenten con una instancia administrativa que actuará como sede previa de estudio, análisis y formulación de políticas que sobre el particular, resulten convenientes a los intereses de la Nación, con sujeción a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes.

La labor de los comités en este tema constituirá un importante apoyo para los apoderados de las entidades en cada uno de los procesos, al servir de soporte institucional previo a la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de cada una de ellas, a través de la conciliación.

III. Prevención del daño antijurídico.

Los comités deberán realizar estudios y evaluaciones periódicas de los procesos que cursan en su contra, con el fin de determinar las causas por las cuales la administración incurre en responsabilidad y, en coordinación con las dependencias competentes, diseñarán estrategias de prevención, que apunten a disminuir en el mediano plazo el índice de condenas contra la Nación.

La prevención del daño será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior de cada entidad, con el apoyo de las oficinas de control interno, en coordinación con el Departamento Nacional de Planeación y el consejo asesor de control interno creado por el Decreto 280 de 1996.

Funciones de los comités de defensa judicial conciliación. En desarrollo de lo expuesto, los comités de defensa judicial y conciliación tendrán las siguientes funciones:

1. Con la asistencia de la oficina de apoyo para la defensa judicial del Ministerio de Justicia y del Derecho, realizar los estudios y evaluaciones sobre los procesos que cursan en contra de cada entidad, con el fin de determinar el índice de condenas en contra de la Nación, establecer los tipos de daño por los cuales resulta demandada y/o condenada, y las falencias de las actuaciones procesales en la defensa de sus intereses litigiosos.

2. Elaborar informes semestrales sobre el estado de los procesos en los cuales actúen como parte las entidades respectivas y remitirlos a la oficina de apoyo para la defensa judicial del Ministerio de Justicia y del Derecho.

3. Promover estudios de prevención del daño antijurídico, en coordinación con las oficinas del control interno de cada entidad, la oficina de apoyo para la defensa judicial del Ministerio de Justicia y del Derecho y el consejo asesor de control interno.

4. Diseñar en coordinación con la oficina de apoyo para la defensa judicial del Ministerio de Justicia y del Derecho, las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses en litigio de la entidad.

5. Fijar las directrices institucionales para el manejo de la conciliación contencioso administrativa.

6. Recomendar por escrito, en acta que se levantará de cada sesión del comité, la viabilidad o improcedencia de la conciliación en los casos sometidos a su conocimiento; en el evento en que se conceptúe conciliar, se propugnará por que el acuerdo conciliatorio sea integral, siempre que se den los presupuestos de responsabilidad para ello.

7. Estudiar los procesos que cursen o hayan sido fallados en contra de la entidad, con el fin de determinar la procedencia del llamamiento en garantía o de la acción de repetición.

8. Definir los criterios de selección de los abogados externos y realizar el seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

9. Las demás que acordes con su naturaleza les asigne el reglamento que expida el jefe de la entidad.

Integración y funcionamiento de los comités de defensa judicial y conciliación. Con fundamento en los siguientes lineamientos, el jefe de la entidad, mediante acto administrativo procederá a reglamentar el funcionamiento del comité:

Los comités de defensa judicial y conciliación tendrán la siguiente integración:

— El jefe de la entidad, o su delegado, quien lo presidirá.

— El secretario general de la entidad.

— El jefe de la oficina jurídica o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los intereses en litigio.

— Los apoderados que representen los intereses de la entidad, en cada caso concreto, quienes concurrirán con voz.

— Los demás funcionarios que mediante resolución designe el jefe de la entidad, siempre que se conserve un número impar.

• La participación de los integrantes será indelegable, salvo para el jefe de la entidad, quien sólo podrá delegar en el funcionario que le suceda en el organigrama de la entidad.

• Podrá asistir a las sesiones del comité el jefe de la oficina de planeación o de la oficina de presupuesto o de la dependencia que haga sus veces, a fin de que conceptúe sobre la disponibilidad presupuestal, para la asunción de compromisos, en tratándose de conciliaciones.

• De igual manera podrá participar en las sesiones del comité un funcionario de la oficina de apoyo para la defensa judicial del Ministerio de Justicia y del Derecho, quien sólo tendrá voz.

• El comité sesionará con un mínimo de tres (3) de sus miembros permanentes y las decisiones se adoptarán por mayoría simple; de cada reunión se levantará un acta en la cual sus integrantes podrán dejar las constancias que consideren pertinentes.

• Las recomendaciones formuladas por el comité de defensa judicial y conciliación constituirán los parámetros dentro de los cuales deberán desarrollarse las actuaciones del representante o apoderado de la entidad estatal, en el ámbito de cada conciliación, del llamamiento en garantía y de la acción de repetición y, en general, en la defensa de los intereses litigiosos de cada entidad.

• Las entidades públicas que para la fecha de expedición de la presente directiva tengan constituidos comités con funciones similares a las previstas en esta directiva, deberán ajustarlos a lo aquí establecido.

• Las entidades que hayan realizado procesos de descentralización o de desconcentración de sus funciones, adoptarán las medidas encaminadas para que cada regional se adecue al esquema contentivo en la presente directiva.

• La Secretaría Jurídica de la Presidencia de la República y la oficina de apoyo para la defensa judicial del Ministerio de Justicia y del Derecho, en desarrollo de lo dispuesto por el artículo 11 numeral 1º del Decreto 2157 de 1992, servirán de oficinas de enlace y de asesoría permanente para el cabal cumplimiento de las prescripciones de esta directiva.

N. del D.: La presente directiva presidencial va dirigida a los ministros del despacho, directores de departamentos administrativos, superintendentes, gerentes, directores y/o presidentes de entidades descentralizadas del orden nacional.

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