RESOLUCIÓN 423 DE 2002 

(Julio 3)

“Por la cual se establecen algunos parámetros para la preparación, revisión, emisión y publicación de actos administrativos que deba suscribir el Alcalde Mayor, y para la solicitud de conceptos ante la secretaría general”.

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.,

en uso de sus facultades y en especial de las que le confiere el artículo 2º del Decreto 663 de 1995,

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo dispuesto en los artículos 209 de la Constitución Política y 3º de la Ley 489 de 1998, la función administrativa se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, eficiencia, responsabilidad, transparencia, imparcialidad y publicidad y que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado;

Que se hace necesario establecer reglas que tiendan a unificar y racionalizar la producción de actos administrativos en el Distrito Capital, proporcionando a la administración instrumentos que faciliten una amplia difusión de los mismos, en particular de aquellos que, por mandato constitucional o legal, deben ser objeto de publicación;

Que para lograr este propósito es necesario, en primer término, definir con suficiente claridad las diferentes denominaciones de los actos expedidos por el Alcalde Mayor y/o por el Gobierno Distrital, y en segundo término, se hace imperativo dar cumplimiento a ciertas formalidades en la presentación de estos actos para que brinden mayor coherencia, oportunidad, seguridad y solemnidad;

Que en el mismo sentido, resulta preciso facilitar y dar celeridad a la publicación tanto de la normatividad y la contratación en el Distrito Capital, como de aquellos documentos que deban ser también objeto de publicación, no solo para que conforme a la ley produzcan efectos jurídicos, sino para salvaguardar el derecho de los ciudadanos a controvertir tales decisiones por los mecanismos que la ley contemple optimizar la fiscalización de la gestión pública por parte de los ciudadanos y exteriorizar la orientación de las políticas del Distrito;

Que dada la diversidad de temas jurídicos consultados a la administración distrital, debe prevalecer al principio de especialidad temática de cada organismo o entidad pública distrital, la cual deberá dar trámite y pronunciarse de manera responsable frente a aquellos temas que sean de su resorte o afines con su competencia, logrando de esta forma una gestión ágil y eficiente;

Que la optimización del uso de las herramientas tecnológicas e informáticas, así como de la información existente en los organismos y/o entidades distritales, propende por la adecuación y mejoramiento en los procesos de coordinación, lo cual se revierte, de una parte, en una mejor prestación de servicios al ciudadano, y de otra, en una comunicación transparente y oportuna con el mismo, garantizando el acceso a la información pública;

Que en virtud de lo anterior,

RESUELVE:

ART. 1º—Tipos de acto administrativo según su contenido. Los actos que suscriba el Alcalde Mayor o el Gobierno Distrital, según su contenido recibirán la siguiente denominación:

a) Decreto. Se expedirán por decreto todos aquellos actos que definan o resuelvan situaciones de carácter general, sean éstos creadores o modificatorios de situaciones existentes.

Excepcionalmente se expedirán por decreto los actos administrativos relacionados con el nombramiento, remoción, sanción y con las situaciones administrativas de los jefes de los organismos y entidades de los sectores central y descentralizado del Distrito Capital así como los de nombramiento y remoción de los alcaldes locales, también se expedirán por decreto todos aquellos actos mediante los cuales se designen los miembros que integran las juntas directivas de las empresas descentralizadas distritales.

b) Resolución. Se expedirán por resolución todos aquellos actos que definan o resuelvan situaciones de carácter particular y concreto, entre los cuales tenemos la designación de agentes especiales del Alcalde Mayor para el cumplimiento de algunas de las funciones que le adscribe la ley, situaciones administrativas del personal de los diferentes niveles ocupacionales, disciplinarios, reclamaciones laborales, reconocimiento de pagos, etc., salvo los previstos en el inciso 2º del literal a) de este artículo.

c) Directiva. Se expedirán por directiva aquellos actos que determinen o establezcan lineamientos o directrices que impliquen políticas de gobierno.

d) Circular. Se expedirá por circular toda aquella información de interés general cuyo contenido sea de importancia o trascendencia para la administración distrital. De la misma forma la circular se utilizará como un mecanismo para requerir una misma información a cada uno de los organismos o entidades de la administración distrital.

(Nota: Véase Decreto 213 de 2007 artículo 5° de la Alcaldía Mayor de Bogotá)

ART. 2º—Requisitos de presentación de los proyectos de acto administrativo. Todos los proyectos de actos administrativos que deban ser suscritos por el Alcalde Mayor y/o el Gobierno Distrital, y en general, aquellos que emanen del sector central de la administración distrital, deberán reunir las siguientes características:

a) Observar los requisitos señalados en el manual de identidad corporativa, adoptado mediante decretos distritales 681 de 1998 y artículo 4º del 576 de 2001 o aquel que lo modifique o sustituya.

b) El epígrafe del proyecto de acto administrativo deberá indicar la materia objeto de regulación.

c) El tipo de letra fuente será arial 12 para el texto y epígrafe 14 para los subtítulos y títulos; espacio sencillo.

d) Las márgenes de la hoja deben ser: Superior 8 cm., inferior 2.5 cm., izquierda 2.5 cm. y derecha 2.5 cm.

e) Cuando el acto conste de varias hojas, éstas deberán numerarse a partir de la segunda página en la parte inferior derecha y en el encabezado de cada una de ellas deberá transcribirse el epígrafe en su totalidad.

f) Las negrillas únicamente se utilizarán en los epígrafes, títulos, subtítulos, numeración del articulado y nombres de las personas que suscriben el acto. Los demás destacados se efectuarán con letra cursiva.

g) Cuando un artículo o inciso tenga varias enumeraciones éstas se identificarán en forma de literales (Ej: a), b), c), etc.).

h) En la parte inicial de todo proyecto de acto administrativo deberá indicarse explícitamente las facultades legales, esto es, las disposiciones de orden constitucional, legal o reglamentario que lo fundamenten, según el caso.

i) Los proyectos de acto administrativo que suscriba el Gobierno Distrital deberán remitirse firmados previamente por el secretario de despacho o director de departamento administrativo correspondiente.

j) La hoja donde se suscribe el acto administrativo, deberá contener parte sustancial del articulado.

k) En uno de los artículos finales deberán señalarse expresamente las normas que se modifican, adicionan o derogan con la expedición del acto: así como establecer la entrada en vigencia de la norma.

l) En la impresión de los proyectos de acto administrativo, cuando superen las 25 páginas, se utilizarán las dos caras de cada hoja.

m) El texto del documento contentivo del acto administrativo debe distribuirse en forma tal que haga compatibles su óptima presentación y el ahorro de espacio y papel, con su manejo, distribución y archivo.

n) La redacción del acto deberá caracterizarse por su sencillez y claridad, construyendo frases de fácil comprensión de manera que en ellas no exista ambigüedad.

(Nota: Véase Decreto 213 de 2007 artículo 5° de la Alcaldía Mayor de Bogotá)

ART. 3º—(Derogado).* Requisitos básicos para el trámite de los proyectos de actos para firma del Alcalde Mayor. En todos los proyectos de acto administrativo que se presenten para la firma del Alcalde Mayor o del Gobierno Distrital deberán observarse los siguientes requisitos:

a) El documento se presentará, ante la secretaría general de la Alcaldía Mayor para su revisión, con ocho (8) días hábiles de antelación a la fecha en que deba expedirse el respectivo acto. La secretaría general podrá abstenerse de someterlo a la firma, si no reúne los requisitos establecidos en el artículo segundo de esta resolución.

b) Cuando se trate de un acto administrativo de carácter general y abstracto, deberá anexarse al proyecto una exposición de motivos técnico jurídica y de conveniencia avalada por el jefe de la entidad u organismo y por el director de la oficina jurídica respectiva, en ella deberán consignarse las razones que motivan la regulación que se propone.

c) Si se trata de contratos y convenios o actos inherentes a los mismos, estos deberán enviarse con ocho (8) días hábiles de antelación a la fecha en que deba suscribirse. Para el efecto, se anexarán los antecedentes y estudios previos necesarios para su celebración, así como la correspondiente refrendación del jefe de la respectiva entidad u organismo y de la oficina jurídica, la cual deberá constar por escrito.

d) Cada contrato y/o convenio contendrá una cláusula en la cual se determine la dependencia, organismo o entidad responsable de su ejecución.

PAR.—En cualquiera de los eventos a que se refiere este artículo, el proyecto o documento objeto de tramite deberá enviarse también por vía electrónica, en medio magnético u óptico.

(Nota: Derogado por el Decreto 139 de 2010 artículo 14 de la Alcaldía Mayor de Bogotá)

ART. 4º—Documentos que deben publicarse en el registro distrital. Deberán publicarse en el registro distrital:

a) Los acuerdos del concejo;

b) Los actos que expida el concejo y su mesa directiva para el manejo de su presupuesto y para la administración del personal a su servicio;

c) Los decretos del Alcalde Mayor;

d) Las resoluciones que dicta el Alcalde Mayor, el Contralor de Bogotá, el Personero de Bogotá y el Tesorero de Bogotá;

e) Los contratos en que sea parte el distrito, sus entidades descentralizadas, establecimientos y empresas públicas, cuando las normas fiscales así lo ordenen;

f) Los actos de la Alcaldía Mayor, de las secretarias, de las juntas o consejos directivos y de los gerentes o directores de las empresas descentralizadas que creen situaciones jurídicas impersonales u objetivas o que tengan alcance e interés general;

g) Los actos de naturaleza similar a los señalados anteriormente, que expidan otras autoridades distritales por delegación que hayan recibido o por autorización legal o del Concejo Distrital;

h) Los demás que conforme a la ley y demás reglamentos deban publicarse.

*(Nota: Derogado por el Decreto 654 de 2011 artículo 156 de la Alcaldía Mayor de Bogotá)

ART. 5º—Requisitos para la publicación de actos administrativos. Los actos administrativos emanados del sector central descentralizado y localidades del Distrito Capital que no sean suscritos por el Alcalde Mayor y que deben publicarse en el registro distrital, deberán remitirse por dichas entidades u organismos a la dirección electrónica de la imprenta distrital de la secretaría general de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción del respectivo acto. En el mismo término, deberá remitirse el medio impreso soporte de tales actuaciones, salvo en los casos que prevean términos legales diferentes.

Aquellas entidades u organismos que no cuenten con las herramientas necesarias para el envío de los documentos por vía electrónica, o que por cualquier otra causa no puedan hacer el envío, deberán remitir a la imprenta distrital el medio magnético u óptico dentro del mismo término, acompañado con el impreso de la respectiva documentación.

En todo caso, la fecha de publicación de los actos será la misma de radicación del oficio en la imprenta distrital. Adicionalmente, con dicho oficio se remitirá la información relacionada con el nombre de la entidad u organismo de origen, la relación detallada que establezca el tipo y número de los documentos que se remiten, el nombre de los archivos, así como la identificación del funcionario que hace el envío junto con su dirección de correo electrónico y/o número telefónico en el cual pueda ser contactado.

PAR. 1º—El impreso deberá estar completo, legible, foliado, numerado, fechado y firmado. Los anexos, tales como planos y gráficos, entre otros, deberán ser remitidos en papel tamaño carta.

PAR. 2º—Para la publicación de los actos administrativos suscritos por el Alcalde Mayor y/o el Gobierno Distrital se deberá dar cabal cumplimiento a los requisitos previstos en los artículos 2º y 3º de esta resolución.

PAR. 3º—Una vez recibida la información por correo electrónico, la dirección de la imprenta distrital emitirá un mensaje confirmando el recibo de la información al organismo o entidad que la remitió. Así mismo, conservará un archivo histórico en el cual reposará copia de los documentos enviados para publicación.

ART. 6º—Formalidades que se deben tener en cuenta en los textos para publicación. El texto de todo documento enviado por correo electrónico, en medio magnético u óptico objeto de publicación, deberá estar elaborado en Word y/o Excel de Windows Microsoft y tendrá que cumplir los siguientes requisitos:

a) El texto del correo electrónico o medio magnético u óptico debe coincidir totalmente con los documentos impresos.

b) Deben estar completamente digitados.

c) El tipo de letra fuente será arial 14 para los subtítulos y títulos, y arial 10 para el texto y epígrafe. espacio sencillo.

d) La fuente de los documentos debe ir en color negro, evitando los rellenos, el fondo del documento debe ir en color blanco.

e) Los gráficos, cuadros o tablas, que hagan parte del acto administrativo, serán elaborados en Word y/o Excel. En todo caso, deberán estar incorporadas en el cuerpo del acto administrativo.

f) Los mapas o planos deben estar en formato TIF o Power Point.

PAR.—En el evento que los documentos no cumplan los parámetros aquí señalados, la imprenta distrital contactará a la respectiva entidad u organismo para advertir la necesidad de dar estricto cumplimiento a los requisitos enunciados. En caso de incumplimiento de los requisitos previstos en los literales a) y b) de este artículo, la imprenta distrital devolverá la documentación a la entidad u organismo respectivo a mas tardar el día hábil siguiente a su radicación e informará del hecho a la subsecretaría general de la Alcaldía Mayor.

ART. 7º—Requisitos para publicación de actos administrativos a costa de un particular. En aquellos casos en que la publicación sea a costa de un particular, los términos previstos en el artículo 4º de esta resolución se contarán a partir del día siguiente de la entrega, en el respectivo organismo o entidad, del recibo de realizado por este a favor del Distrito Capital en este evento deberá también remitirse a la Imprenta Distrital fotocopia de tal recibo.

ART. 8º—Requisitos para la publicación de extractos de contratos. Los organismos o entidades distritales que suscriban contratos cuyo extracto se deba publicar, lo elaborarán en los términos del inciso 3º del artículo 148 del Decreto Ley 1421 de 1993 y únicamente podrá ser remitido vía electrónica a la imprenta distrital a través del módulo diseñado en la página WEB de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. una vez sea implementado, en tanto y siempre que. no exista otro impedimento, se podrá enviar a la imprenta distrital en medio magnético u óptico.

PAR. 1º—La entidad contratante, solicitará la publicación con un oficio donde relacione el total de contratos remitidos, anexando el medio magnético, los contratos y la respectiva fotocopia de pago de la publicación, con el objeto de corroborar la información y sustentar el trámite de publicación.

PAR. 2º—Los contratos que deban ser publicados en su totalidad en el registro distrital, deberán cumplir adicionalmente con lo estipulado en el artículo 5º de esta resolución.

ART. 9º—Créase el formato único de publicación de contratos el cual contendrá la siguiente información: Indicación del número de comprobante de pago, tarifa correspondiente, entidad u organismo contratante (nombre o razón social), contratista (nombre o razón social e identificación), fecha de celebración del contrato, valor, modalidad de contratación, objeto del contrato, obligaciones del contratista, valor unitario, plazo, adiciones, clase de contrato.

Este formato se encontrará disponible en la página WEB de la Alcaldía Mayor D.C., el cual deberá ser diligenciado por la entidad u organismo contratante y únicamente podrá ser remitido vía electrónica a la imprenta distrital a través del módulo diseñado en la página WEB. Las entidades u organismos que no cuenten con este medio electrónico lo podrán hacer a través de medio magnético, óptico o similar.

*(Nota: Derogado por el Decreto 654 de 2011 artículo 156 de la Alcaldía Mayor de Bogotá)

ART. 10.—Requisitos para el pago de la publicación de contratos en el registro distrital. Cuando el valor de la publicación sea a costa de un particular éste podrá cancelar los derechos en las sucursales de las entidades financieras autorizadas por la tesorería distrital con las que existan convenios vigentes.

Cuando el valor de la publicación sea a costa de una entidad pública no distrital, esta efectuará el pago en los lugares autorizados por la tesorería distrital. De tratarse de una entidad pública distrital, ésta podrá solicitar la publicación y a la vez pedir la certificación del costo de la publicación para efectuar los trámites de pago, remitiendo posteriormente los soportes del trámite a la imprenta distrital para dar por terminado el seguimiento administrativo.

*(Nota: Derogado por el Decreto 654 de 2011 artículo 156 de la Alcaldía Mayor de Bogotá)

ART. 11.—(Derogado).* Solicitud de concepto a la secretaría general por parte de las entidades distritales. Podrán solicitar concepto jurídico a la secretaría general de la Alcaldía Mayor, todas las entidades públicas a través de los jefes de los organismos o entidades o de las direcciones jurídicas, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) Las consultas deberán realizarse por escrito y contendrán una formulación clara y precisa del punto materia de cuestionamiento, duda o desacuerdo, respecto a la interpretación de un determinado texto jurídico, y en ningún caso tenderán a la solución de casos concretos o particulares.

b) La solicitud de consulta deberá venir acompañada del pronunciamiento jurídico previo realizado por la oficina jurídica o por aquella que haga sus veces en la correspondiente entidad u organismo solicitante.

c) Conforme al principio de especialidad de los organismos o entidades del distrito, corresponderá a cada una de éstas pronunciarse respecto a temas que sean de su competencia o tengan relación directa con el ejercicio de sus funciones, razón por la cual cada organismo o entidad que reciba una solicitud de concepto sobre un tema cuya especialidad esté radicada en otro organismo o entidad distrital deberá, dentro del término de ley, remitir dicha solicitud al ente especializado para que conceptúe de fondo. Copia de dicho pronunciamiento deberá ser remitido en medio físico y electrónico a la oficina de estudios y conceptos de la secretaría general o la que haga sus veces.

En el evento de subsistir dudas frente al tema que motivó la solicitud, o de existir diversas interpretaciones frente a un mismo tema por parte de varios organismos o entidades, dicha solicitud se remitirá junto con todos los antecedentes a la oficina de estudios y conceptos de la secretaría general de la Alcaldía Mayor, para su pronunciamiento.

d) Las consultas jurídicas que se susciten en la secretaría general, por parte de las diferentes dependencias, deberán ser solicitadas a través del correspondiente subsecretario o jefe de oficina asesora.

PAR.—Cuando la solicitud de concepto sea elevada por un particular, ésta deberá remitirse al organismo o entidad que por especialidad del tema consultado deba pronunciarse de fondo, y su trámite se hará conforme con lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo.

(Nota: Derogado por el Decreto 139 de 2010 artículo 14 de la Alcaldía Mayor de Bogotá)

ART. 12.—Lo dispuesto en la presente resolución entrará a regir dentro del mes siguiente a su publicación y deroga aquellas que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá D.C., a 3 de julio de 2002.