DECRETO 326 DE 1996

(Febrero 16)

“Por el cual se organiza el régimen de recaudación de aportes para el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones”.

El Presidente de la República de Colombia,

en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las conferidas en el artículo 189 numeral 11 de la Constitución Política,

(Nota: El presente Decreto rige hasta el 30 de septiembre del presente año, lo anterior en virtud del Decreto 1406 de 1999 artículo 61 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

DECRETA:

CAPÍTULO I

Definiciones

ART. 1º—Alcance de las expresiones “entidad administradora”, “administradora” y “aportante”. Para los efectos del presente decreto, las expresiones “entidad administradora”, “administradora” y “aportante” tendrán los siguientes alcances:

”Entidad administradora” o “administradora” comprende a las entidades administradoras de pensiones del régimen solidario de prima media con prestación definida, a las entidades administradoras de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad, a las entidades promotoras de salud y a las entidades administradoras de riesgos profesionales.

”Aportante” es la persona o entidad que tiene la obligación directa frente a la entidad administradora de cumplir con el pago de los aportes de uno o más riesgos y para uno o más afiliados al sistema de seguridad social integral. Cuando en este decreto se utilice la expresión “aportantes”, se entenderá que se hace referencia a las personas naturales o jurídicas con trabajadores dependientes y a los trabajadores independientes, en ambos casos afiliados al sistema de seguridad social integral.

ART. 2º—Alcance de la expresión “riesgos”. Para los efectos del presente decreto, la expresión “riesgos” comprende los eventos que están definidos en los sistemas general de pensiones, de seguridad social en salud y general de riesgos profesionales, regulados por la Ley 100 de 1993 y por el Decreto-Ley 1295 de 1994.

ART. 3º—Otras definiciones. Para los efectos del presente decreto, las expresiones definidas en este artículo tendrán los siguientes alcances:

”Valor base” corresponde al valor que, de conformidad con la información de las novedades permanentes suministradas por el aportante, configura el monto total periódico de las cotizaciones a su cargo frente a cada una de las entidades administradoras. Es decir, es el monto de la cotización calculada a partir de los salarios base.

”Novedades” comprende todo hecho que afecte el monto de las cotizaciones a cargo de los aportantes o de las obligaciones económicas que éstos tienen frente al sistema.

Las novedades pueden ser de carácter transitorio o permanente:

a) Novedades transitorias son las que afectan temporalmente el monto de las obligaciones económicas a cargo del aportante, tales como incapacidades, suspensiones del contrato de trabajo y variaciones no permanentes del ingreso base de cotización, y

b) Novedades permanentes son las que afectan el valor base a cargo del aportante en relación con una determinada entidad administradora, tales como ingreso al sistema, cambio de empleador o retiro, traslado de entidad administradora y cambio permanente de ingreso base de cotización, cambio de condición de independiente a dependiente o viceversa.

El ingreso al sistema del trabajador que por primera vez se afilia se entenderá reportada como novedad permanente en el formulario de afiliación.

(Nota: El inciso final fue suprimido por el Decreto 1818 de 1996 artículo 1º del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

CAPÍTULO II

Clasificación de aportantes

ART. 4º—Administración diferenciada de aportantes. Los aportantes se clasifican como grandes o pequeños, según el número de trabajadores que laboren a su cargo, o trabajadores independientes.

El aportante quedará clasificado al momento de la presentación de la primera autoliquidación o declaración de novedades a cada entidad administradora, entendida como tal, aquellas que se presenten con posterioridad a la vigencia de este decreto, y deberá cumplir con sus obligaciones de declaración y pago, en la forma prevista para cada clasificación por el presente decreto.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 2º del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 5º—Clases de aportantes. Para los efectos de este decreto, los aportantes al sistema de seguridad social integral son de tres (3) clases:

A. Grandes aportantes.

Se clasifican como grandes aportantes:

1. A partir de la vigencia de este decreto, los empleadores con cincuenta (50) o más trabajadores a su servicio.

(Nota: Suprimido el numeral 1 por el Decreto 1818 de 1996 artículo 3º del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

2. A partir del 1º de enero de 1997, los empleadores con cuarenta (40) o más trabajadores a su servicio.

3. A partir del 1º de enero de 1998, los empleadores con veinte (20) o más trabajadores a su servicio.

Para efectos de determinar el número de trabajadores, el aportante deberá tomar el promedio mensual de trabajadores a su servicio en los diez primeros meses del año calendario inmediatamente anterior.

B. Pequeños aportantes

Se clasifican como pequeños aportantes, los empleadores que no tengan a su servicio el número de trabajadores previstos en el literal anterior.

Los empleadores que tengan trabajadores del servicio doméstico se incluyen dentro de esta clase, sin perjuicio de que se puedan asimilar a trabajadores independientes para efectos del régimen de recaudación de aportes de que trata el presente decreto.

C. Trabajadores independientes

Se clasifica como trabajador independiente las madres comunitarias, el trabajador que no se encuentre vinculado laboralmente con un empleador mediante contrato de trabajo, o mediante una relación legal y reglamentaria.

ART. 6º—Reclasificación de los aportantes por cambio en el número de trabajadores. Si durante los diez primeros meses del año calendario aumenta el promedio mensual de trabajadores del aportante, en forma tal que implique su reclasificación como gran aportante, ésta sólo tendrá efectos a partir de la declaración que deba presentar por el primer período del año calendario inmediatamente siguiente, que corresponde a enero o febrero, según el último dígito de su NIT o cédula de ciudadanía sea par o impar, respectivamente.

A partir de dicha fecha, el aportante cumplirá con sus obligaciones legales para con el sistema conforme a su nueva clasificación, sin necesidad de requerimiento previo alguno por parte de la entidad administradora.

Una vez clasificado o reclasificado como gran aportante, está calidad será permanente durante la relación con el sistema de seguridad social integral, independiente del número de trabajadores a su servicio.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 4º del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 7º—Reclasificación de oficio. Cuando el aportante se clasifique incorrectamente o no cumpla con sus obligaciones, la entidad administradora procederá de oficio a reclasificarlo y hará exigibles las obligaciones que surgieron desde el momento en el cual el aportante debió empezar a cumplir de acuerdo con la nueva clasificación, e informará a las autoridades de control pertinentes.

CAPÍTULO III

Grandes aportantes

ART. 8º—Autoliquidación y declaración de novedades. Los grandes aportantes pagarán las cotizaciones de los diferentes riesgos del sistema de seguridad social integral por períodos mensuales, presentarán una declaración de las novedades ocurridas durante ese lapso, y la respectiva liquidación de aportes, en los lugares que señalen las entidades administradoras.

La declaración de novedades y liquidación de aportes deberán presentarse en medios computacionales de archivo de datos, con las especificaciones técnicas del formulario magnético único previsto en el artículo 20 de este decreto.

Cuando por razón de su ubicación geográfica, de las características particulares de su objeto social o actividad económica, o de la imposibilidad de disponer o acceder a un computador, el aportante no pueda cumplir con la presentación de la declaración de novedades en medios computacionales, podrá hacerlo en formulario físico, diseñado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 51 de este decreto.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 5º del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 9º—Comprobante para el pago de aportes. Los grandes aportantes cancelarán sus cotizaciones al sistema de seguridad social integral con el comprobante para el pago de aportes que generen para el efecto, el cual será adoptado conjuntamente por las Superintendencias Bancaria y de Salud. El proceso de verificación será posterior al pago, y los plazos para entrega del formulario magnético serán los mismos previstos para el pago de aportes.

La entidad administradora podrá requerir a los grandes aportantes para que la declaración de novedades se presente con una antelación máxima de dos días a la fecha de vencimiento para el pago.

PAR.—Con el fin de dar inicio al sistema de recaudación previsto en el presente decreto, la primera declaración de novedades deberá contener una relación de los afiliados indicando como novedad permanente el monto de los ingresos con el cual se determina el valor base inicial de cada uno de los trabajadores y las novedades transitorias del período correspondiente.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 6º del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 10.—Lugar y plazo para el pago de aportes. Los grandes aportantes efectuarán el pago correspondiente y entregarán el reporte de las novedades, en los sitios determinados por la entidad administradora, dentro del mes calendario siguiente a cada período y a más tardar en las fechas señaladas a continuación:

Grandes aportantes

Dígito del NIT o C.C.Vencimiento
0, 1 y 24º día hábil
3, 4 y 55º día hábil
6, 7, 8 y 96º día hábil

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 7º del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 11.—Plazo especial para el pago de aportes cuando se presentan declaraciones consolidadas. Los grandes aportantes que tengan más de veinte (20) sucursales, o con sucursales en más de cinco (5) ciudades, que presenten la declaración de novedades en forma consolidada, esto es, que incluya la totalidad de sus sucursales ubicadas en todo el territorio nacional, deberán pagar en los sitios fijados por la entidad administradora, dentro del mes calendario siguiente a cada período y a más tardar en las siguientes fechas:

Grandes aportantes

Dígito del NIT o C.C.Vencimiento
0, 1 y 26º día hábil
3, 4 y 57º día hábil
6, 7, 8 y 98º día hábil

PAR.—Para los efectos de lo previsto en este artículo, los grandes aportantes deberán informar a la entidad administradora con no menos de dos meses de anterioridad, la decisión de declarar en forma consolidada.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 8º del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

CAPÍTULO IV

Pequeños aportantes

ART. 12.—Obligaciones de los pequeños aportantes. El empleador que se clasifique como pequeño aportante, deberá cumplir con sus obligaciones de declarar novedades y pagar las cotizaciones al sistema de seguridad social integral de acuerdo con lo previsto en el presente capítulo.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 9º del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 13.—Autoliquidación y declaración de novedades. Los empleadores clasificados como pequeños aportantes deberán presentar la declaración de novedades en la forma prevista en el artículo 15 de este decreto, y realizar el pago de las cotizaciones al sistema de seguridad social integral por períodos mensuales con el comprobante para el pago de aportes que generen para el efecto.

No obstante lo dispuesto en el inciso anterior y sin perjuicio de lo previsto en el artículo 37 de este decreto, la entidad administradora podrá definir que ella generará un comprobante para el pago de los aportes cuando la declaración de novedades sea presentada en medio físico. En este evento, el aportante deberá entregar a la entidad administradora junto con el comprobante de pago la declaración de novedades. El ajuste originado en las novedades declaradas será incorporado por la entidad administradora en el siguiente comprobante de pago.

En todo caso la responsabilidad del pago es del aportante.

PAR. 1º—Las entidades administradoras podrán establecer que sus pequeños aportantes presenten la declaración de novedades por períodos bimestrales y efectúen el pago de las cotizaciones al sistema de seguridad social integral por períodos mensuales.

PAR. 2º—Por el período establecido de conformidad con este artículo, cuando no se produzcan novedades, sólo existirá la obligación de efectuar el pago de aportes.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 10 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 14.—Lugar y plazo de presentación de declaraciones y pago de aportes. Los pequeños aportantes deberán presentar la declaración de novedades y efectuar los pagos, en los sitios fijados por la entidad administradora, dentro del mes calendario siguiente a más tardar en las siguientes fechas:

Pequeños aportantes

Dígito del NIT o C.C.Vencimiento
0 y 14º día hábil
2 y 35º día hábil
4 y 56º día hábil
6y 77º día hábil
8 y 98º día hábil

PAR.—En caso que los pequeños aportantes presenten la declaración de novedades por períodos bimestrales, deberán pagar mensualmente la cotización correspondiente, a más tardar en la fecha indicada en el cuadro contenido en este artículo, en los sitios fijados por la entidad administradora.

Se entenderá como íntegro y oportuno el pago de las cotizaciones correspondientes a cada bimestre, efectuado en la forma prevista en el presente artículo, sin perjuicio de los ajustes originados en las novedades del bimestre que deban ser cancelados con el comprobante para el pago de aportes del mes siguiente y de lo previsto en el artículo 37 de este decreto.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 11 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 15.—Presentación de la declaración de novedades. La declaración de novedades de los pequeños aportantes, se efectuará en formulario físico, diseñado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 51 de este decreto.

No obstante, el aportante podrá acordar con la entidad administradora que tal declaración se presente en el formulario magnético único previsto para los grandes aportantes, de acuerdo con lo preceptuado en el artículo 9º de este decreto.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 12 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 16.—Liquidación de ajustes originados en las novedades. Cuando la entidad administradora opte por la declaración bimestral de novedades, los pequeños aportantes pagarán mensualmente el valor base de la cotización liquidada en el bimestre inmediatamente anterior. Esta suma se adicionará o disminuirá, según sea el caso, en el valor correspondiente a la nota de ajuste liquidada por la entidad administradora, con base en las novedades declaradas en el bimestre, valor que deberá incluir en el siguiente comprobante para el pago de aportes que remita al aportante.

Si las novedades generan cambios permanentes en las condiciones de los afiliados que afecten la liquidación a pagar, como es el caso de los ingresos, los retiros, o el cambio en el ingreso base de cotización, la entidad administradora informará al aportante el nuevo valor base para el pago de aportes de los períodos siguientes.

PAR.—Los ajustes originados en ingresos o retiros, reportados después de la fecha de corte establecida por la entidad administradora para la elaboración de comprobantes para el pago de aportes, serán incorporados a los pagos correspondientes al siguiente bimestre, sin perjuicio de lo previsto en los artículos 37 y 44 del presente decreto.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 13 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 17.—Períodos de declaración bimestral de novedades. Cuando la entidad administradora opte por la declaración bimestral de novedades, los períodos bimestrales para los pequeños aportantes serán los siguientes, según el último dígito de su NIT o cédula de ciudadanía:

Pequeños aportantes

NIT o C.C. terminadoMes NIT o C.C. terminado Mes
en 0, 2, 4, 6 u 8presentaciónen 1, 3, 5, 7 ó 9presentación
Enero- FebreroMarzoFebrero-MarzoAbril
Marzo - AbrilMayoAbril - MayoJunio
Mayo-JunioJulioJunio-JulioAgosto
Julio - AgostoSeptiembreAgosto - SeptiembreOctubre
Septiembre-OctubreNoviembreOctubre- NoviembreDiciembre
Noviembre- DiciembreEneroDiciembre- EneroFebrero

(Nota: El Decreto 1818 de 1996 artículo 14 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público suprimió el artículo 17).

ART. 18, TRANS.—Procedimiento para el pago de cotizaciones por el primer período a cargo de los pequeños aportantes. La entidad administradora podrá enviar, a más tardar el 10 de junio de 1996, a cada uno de los aportantes un extracto que contenga la información base de liquidación de aportes asociada con cada uno de sus trabajadores afiliados, junto con la correspondiente liquidación de aportes. Para el efecto, la entidad administradora tomará como referencia la información disponible más reciente en sus bases de datos que, en todo caso, no podrá ser anterior a la información contenida en la autoliquidación presentada para el mes de enero de 1996.

Los pequeños aportantes deberán presentar, a más tardar en el mes de julio o agosto de 1996, según el último dígito del NIT o C.C. sea par o impar respectivamente, en los plazos señalados en el artículo 14 de este decreto, una declaración con las novedades permanentes ocurridas durante los meses posteriores al que la entidad administradora tomó como base para generar el extracto previsto en este artículo y las novedades temporales del último mes o sea junio o julio de 1996, según corresponda. Si la entidad administradora optó por generar el comprobante para el pago de aportes deberá, de acuerdo con tal declaración, entregar al aportante el comprobante ajustado para el pago de los aportes a su cargo.

El monto liquidado por concepto de aportes que se incluya en el comprobante entregado, será el valor a cancelar por el primer período de aplicación del sistema de declaración y pago, de conformidad con lo establecido en este decreto, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 37 de este decreto.

Si el aportante no presenta en tiempo la declaración prevista en este artículo, la entidad administradora tomará la información contenida en el extracto entregado por ella como base cierta para la cotización al sistema de seguridad social y, en consecuencia procederá, si optó por ello, a la elaboración de los comprobantes para el pago de aportes. Lo anterior sin perjuicio de las glosas o ajustes que se deriven de verificaciones posteriores que realicen las administradoras o las entidades de control y de lo previsto en el artículo 37 de este decreto.

(Nota: El Decreto 1818 de 1996 artículo 15 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público suprimió el artículo 18).

CAPÍTULO V

Normas comunes para grandes y pequeños aportantes

ART. 19.—Declaración de novedades por sucursales. El aportante podrá presentar la declaración de novedades y pagar las cotizaciones por cada una de las sucursales de manera independiente en los lugares que señalen las entidades administradoras. Para estos efectos, cada sucursal podrá comprender uno o más centros de trabajo.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 16 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 20.—Datos mínimos del formulario de declaración de novedades. Las Superintendencias Bancaria y de Salud, de acuerdo con sus respectivas competencias, adoptarán el formulario único de declaración de novedades, que deberán utilizar las distintas clases de aportantes.

Así mismo, las Superintendencias Bancaria y de Salud, de acuerdo con sus respectivas competencias, señalarán las especificaciones técnicas del formulario magnético único de declaración de novedades.

El formulario deberá integrar la información relativa a los diferentes riesgos, cuando más de uno de ellos sea administrado por una misma entidad, o en el caso previsto en el artículo 48 del presente decreto, y será adoptado por la respectiva entidad administradora, previa información en tal sentido a las entidades de control correspondientes.

El formulario de declaración de novedades deberá incluir la razón social y NIT de la entidad administradora a la cual se presenta, y contener como mínimo los siguientes datos:

a) Apellidos y nombres o razón social y NIT del empleador. Cuando la declaración corresponda a una sucursal del empleador, deberá indicarse, adicionalmente, el código que lo identifique adecuadamente;

b) Período de declaración;

c) Apellidos, nombres y documento de identidad de cada uno de los afiliados por los cuales se reportan las novedades;

d) Novedades a reportar;

e) Fecha de iniciación de la novedad, y número de días de duración o fecha de terminación;

f) Liquidación de la novedad reportada, y

g) Firma del aportante, representante legal o apoderado, según sea el caso.

Cuando se trate de pequeños aportantes que declaren en forma bimestral de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 1º del artículo 13 de este decreto, en lugar de la información solicitada en el literal f), deberán informar en su declaración de novedades el ingreso base de cotización por cada novedad reportada.

El formulario de declaración de novedades para los grandes aportantes podrá contener, adicionalmente, por cada uno de los riesgos y fondos de solidaridad establecidos en la ley, un módulo de liquidación que contenga:

1. La liquidación de aportes.

2. La imputación de saldos a favor o en contra.

3. Los intereses de mora previstos por la ley.

PAR.—Cuando la declaración de novedades se presente en formulario magnético, no se exigirá el requisito contenido en el literal g) de este artículo. No obstante, la entidad administradora deberá reemplazarlos con medios alternos de identificación propios del manejo computacional de datos.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 17 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 21.—Deberes especiales del empleador. Las consecuencias derivadas de no presentar la autoliquidación de aportes, la declaración de novedades, o de errores u omisiones en el reporte de ellas, o de no efectuar el pago de las cotizaciones, que afecten el cubrimiento del sistema de seguridad social integral o la prestación de los servicios a uno o más de los afiliados, serán responsabilidad exclusiva del aportante.

En todo caso el empleador deberá tener a disposición del trabajador que así lo solicite la autoliquidación de los aportes efectuados al sistema de seguridad social, así como el respectivo comprobante de pago.

PAR.—Sin perjuicio de lo previsto en este artículo y de los procedimientos ordinarios de corrección y formulación de glosas establecidos en este decreto, y con el fin de brindar al trabajador el adecuado cubrimiento del sistema de seguridad social integral, la entidad administradora podrá convenir con el empleador la adopción de mecanismos que subsanen los errores, omisiones e inconsistencias encontrados en el reporte de novedades. En todo caso, el mecanismo deberá garantizar que se hagan efectivos los aportes al sistema de seguridad social integral que se hayan causado y los demás cargos a que hubiese lugar.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 18 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

CAPÍTULO VI

Trabajadores independientes

ART. 22.—Grupo de trabajadores independientes. Los trabajadores independientes deberán cumplir con sus obligaciones de declarar novedades y pagar las cotizaciones al sistema de seguridad social integral de acuerdo con lo previsto en el presente capítulo.

Así mismo, la persona vinculada a un aportante, quien además de su salario perciba ingresos como trabajador independiente, y en lo relacionado con estos últimos, deberá cumplir con las obligaciones al sistema general de seguridad social en salud y riesgos profesionales cuando este último sea reglamentado, en la forma prevista en este capítulo, sin perjuicio de las cotizaciones originadas en la vinculación laboral.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 19 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 23.—Declaración anual de ingreso base de cotización. Los trabajadores independientes deberán presentar una declaración anual, en la cual informen a la entidad administradora, de manera anticipada, el ingreso base de cotización que se tendrá en cuenta para liquidar sus aportes a partir del mes de febrero de cada año y hasta enero del año siguiente.

El ingreso base de cotización para el sistema general de seguridad social en salud, se ajustará al régimen presuncional que se adopte.

Cuando el trabajador independiente no presente su declaración de ingreso base de cotización dentro de los plazos previstos en el presente decreto, se entenderá que el ingreso base de cotización para el período, será el declarado en el año inmediatamente anterior, aumentado en un porcentaje igual al de la inflación esperada para ese año, siempre que dicho ingreso base de cotización no sea inferior a la base mínima legal que corresponda.

PAR. 1º—El trabajador independiente podrá modificar su declaración de ingreso base de cotización, dentro de los dos meses siguientes a la fecha del vencimiento del plazo para declarar. Transcurrido este término, y por el año de vigencia de la declaración, el trabajador no podrá modificar su ingreso base de cotización, aun en el evento de traslado de entidad administradora o de reingreso al sistema en calidad de trabajador independiente.

PAR. 2º—De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 15 y 19 de la Ley 100 de 1993, el trabajador independiente podrá cotizar para el sistema general de pensiones, un valor diferente al inicialmente liquidado a partir del ingreso base de cotización declarado. En tal caso, la entidad administradora determinará el ingreso base de cotización a partir del aporte efectivamente pagado por el trabajador.

Las variaciones en el ingreso base de cotización que excedan anualmente del 40% no serán tenidas en consideración en la parte que exceda este porcentaje para efectos de liquidación de incapacidades por enfermedad general y licencia de maternidad.

Si la cotización recaudada corresponde a un ingreso base inferior a un salario mínimo legal mensual vigente, se tendrán como abono a futuras cotizaciones.

(Nota: Modificado el parágrafo segundo por el Decreto 1156 de 1996 artículo 1º del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 20 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

PAR. 3º—Quedan eximidas de lo dispuesto en el presente artículo las trabajadoras del servicio doméstico que se asimilen a trabajadores independientes en los términos del presente decreto y las madres comunitarias, quienes deberán presentar al inicio de cada año una declaración con el ingreso base de liquidación para el año sin perjuicio de las novedades que se puedan reportar.

PAR. 4º, TRANS.—Los trabajadores independientes deberán presentar la declaración de ingreso base de cotización correspondiente a 1996 en el mes de abril, en los plazos fijados en este decreto para pequeños aportantes.

(Nota: Derogado parágrafo 4 por el Decreto 1818 de 1996 artículo 20 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 24.—Datos mínimos del formulario de declaración anual. Las Superintendencias Bancaria y de Salud, de acuerdo con sus respectivas competencias, adoptarán el formulario de declaración anual de ingreso base de cotización para trabajadores independientes.

El formulario deberá integrar la información relativa a los diferentes riesgos cuando más de uno de ellos sea administrado por una misma entidad, o en el caso previsto en el artículo 48 del presente decreto, y será adoptado por la respectiva entidad administradora, previa información en tal sentido a las entidades de control correspondientes.

ART. 25.—Lugar y plazo de presentación de la declaración anual de ingreso base de cotización. Los trabajadores independientes deberán presentar su declaración anual de ingreso base de cotización, en los sitios fijados por la entidad administradora, en el mes de enero de cada año, a más tardar en las fechas señaladas para los pequeños aportantes en el artículo 14, y según el último dígito de su documento de identidad.

ART. 26.—Declaración de novedades y pago de cotizaciones. Los trabajadores independientes deberán presentar la declaración de novedades y realizar el pago de las respectivas cotizaciones por períodos mensuales. Por el período en el cual no se produzcan novedades, sólo existirá la obligación de efectuar el pago correspondiente.

(Nota: Modificado el inciso primero por el Decreto 1156 de 1996 artículo 2º del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

La entidad administradora, a partir de la declaración anual o presunción del ingreso base de cotización, liquidará el valor mensual base de los aportes que deberá cancelar el trabajador, y generará, entregará o remitirá los comprobantes para el pago de aportes que correspondan al año respectivo, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 37 de este decreto.

La declaración de novedades de los trabajadores independientes, deberá efectuarse en formularios físicos según el formato único adoptado por las Superintendencias Bancaria y de Salud, de acuerdo con sus respectivas competencias. El formulario integrará la información relativa a los diferentes riesgos cuando más de uno de ellos sea administrado por una misma entidad, o en el caso previsto en el artículo 48 del presente decreto, y será adoptado por la respectiva entidad administradora, previa información en tal sentido a las entidades de control correspondientes.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 21 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 27.—Presentación de la declaración de novedades y pago de aportes. Los trabajadores independientes deberán presentar declaración de novedades sólo cuando éstas ocurran, en los sitios fijados por la entidad administradora, en las fechas señaladas para los pequeños aportantes en el artículo 14 de este decreto, según el último dígito de su documento de identidad.

Los trabajadores independientes deberán pagar los aportes originados en la cotización mensual, en el mismo mes de cotización, a más tardar en la fecha indicada en el artículo 14 de este decreto, en los sitios fijados para el efecto por la entidad administradora.

ART. 28.—Declaración y pago de trabajadores independientes que cotizan por primera vez al sistema de seguridad social. Los trabajadores independientes que se vinculen al sistema de seguridad social integral con posterioridad a la entrada en vigencia del presente decreto, en forma simultánea con su afiliación a la entidad administradora, deberán presentar la declaración anual de ingreso base de cotización.

La entidad administradora, una vez recibida la declaración y previa la liquidación correspondiente, le informará al trabajador el valor base de los aportes mensuales que deberá cancelar hasta la presentación de la siguiente declaración anual, según los plazos previstos en el artículo 14 de este decreto, sin perjuicio de los ajustes originados por novedades.

Por el mes durante el cual se realice la afiliación, se causarán cotizaciones proporcionales a ese período.

ART. 29, TRANS.—Procedimiento para el pago de cotizaciones por el primer período a cargo de los trabajadores independientes. La entidad administradora podrá enviar, a más tardar el 4 de abril de 1996, a cada uno de los trabajadores independientes inscritos, un extracto que contenga la correspondiente liquidación de aportes. Para el efecto, la entidad administradora tomará como referencia la información más reciente disponible en sus bases de datos que, en todo caso, no podrá ser anterior a la información contenida en la autoliquidación presentada por el mes de enero de 1996.

En caso que el trabajador independiente no presente la declaración anual de ingreso base de cotización dentro del terminó previsto en el artículo 25 de este decreto, la entidad administradora liquidará el valor base para el pago mensual de aportes que se aplicará al período comprendido entre julio de 1996 y enero de 1997, con base en la última información disponible, de conformidad con lo dispuesto en el inciso tercero del artículo 23 de este decreto.

ART. 30.—Datos mínimos del formulario de declaración de novedades. El formulario de declaración de novedades de trabajadores independientes deberá indicar la razón social y NIT de la entidad administradora a la cual se reporta, y contener como mínimo los datos señalados a continuación:

a) Apellidos, nombres y documento de identidad del aportante;

b) Período de declaración;

c) Novedad a reportar, fecha de iniciación y el número de días de duración de la misma, y

d) Firma del aportante o apoderado, según sea el caso.

CAPÍTULO VII

Corrección a la declaración de novedades

(Nota: Modificado el capítulo por el Decreto 1818 de 1996 artículo 22 en el sentido que se denominará Corrección a la autoliquidación de aportes).

ART. 31.—Corrección de datos incluidos en la declaración de novedades. Los aportantes podrán corregir la declaración de novedades presentada, mediante el diligenciamiento y presentación o envío a la entidad administradora de un formulario diseñado para tal fin, que permita incluir su identificación —nombre o razón social y NIT— y los datos objeto de corrección.

Cuando se trate de errores que afectan el monto de las cotizaciones liquidadas por afiliado, la corrección deberá efectuarse a más tardar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la presentación de la declaración que se corrige. En el caso de los errores que no afectan el monto de las cotizaciones liquidadas, el plazo de corrección será de un año.

Cuando las correcciones se originen en sentencias judiciales o en variaciones de ingreso base de cotización derivadas de convenciones o pactos colectivos de trabajo, se deberán realizar dentro de los dos meses siguientes a su definición.

PAR.—La corrección del valor del ingreso base de cotización del afiliado no producirá efectos retroactivos si ella se presenta después de ocurrido el hecho que da lugar a la prestación.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 23 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 32.—Procedimiento de ajuste de aportes por corrección a la declaración de novedades. El aportante o la entidad administradora, según sea el caso, liquidará el menor o mayor valor resultante en las cotizaciones pagadas, que se hubiesen afectado por la corrección a la declaración de novedades, y lo incorporará al siguiente comprobante para el pago de aportes, junto con los intereses por pago en mora, cuando a ello hubiese lugar.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 24 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

CAPÍTULO VIII

Disposiciones complementarias

ART. 33.—Divulgación de fechas de vencimiento para declaración y pago. Para efectos de facilitar el cumplimiento oportuno de las obligaciones de declaración y pago por parte de los aportantes al sistema de seguridad social, la dirección técnica de seguridad social del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social divulgará los días calendario de las fechas de vencimiento para cada año, con base en lo dispuesto en los artículos 10, 11 y 14 del presente decreto.

PAR.—Para efectos de determinar la fecha de vencimiento del plazo para declarar y pagar, no se tendrá en cuenta el dígito de verificación del NIT.

ART. 34.—Remisión de documentos. La entidad administradora podrá admitir que los formularios que deban presentar los aportantes o afiliados le sean remitidos por correo manual o electrónico, o por cualesquiera otro medio tecnológico de transmisión de datos o documentos.

En estos eventos, se tendrá como fecha de presentación del formulario la de su introducción al correo o la de su transmisión, según sea el caso.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 25 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 35.—Distribución de formularios. Los formularios previstos en este decreto serán entregados en forma gratuita por las entidades administradoras, quienes deberán garantizar una distribución suficiente.

Cuando se trate de formularios físicos los aportantes podrán utilizar, para el cumplimiento de sus obligaciones, fotocopia de ellos.

ART. 36.—Facultades de cobro y fiscalización de las entidades administradoras. Las entidades administradoras podrán realizar las verificaciones necesarias para establecer la correcta liquidación de aportes y ejercer las correspondientes acciones de cobro, según la ley, sin perjuicio de las facultades de fiscalización otorgadas en el artículo 53 de la Ley 100 de 1993 a las administradoras de pensiones del régimen de prima media con prestación definida y demás autoridades de vigilancia y control, según sus competencias.

ART. 37.—Reclamaciones sobre el comprobante para el pago de aportes. Si el aportante no está de acuerdo con la liquidación hecha por la entidad administradora, cuando ésta optó por generar el comprobante para el pago de aportes, cancelará el monto de las cotizaciones que según sus cálculos sea el correcto, efectuando el ajuste por el período correspondiente. En este caso, al comprobante de pago el aportante deberá anexar una autoliquidación completa que soporte el pago efectuado, formulario que deberá ser adoptado conjuntamente por las Superintendencias Bancaria y de Salud.

La entidad administradora deberá producir la nota de justificación o ajuste correspondiente, en un término no superior a seis (6) meses contados a partir del pago. Mientras se realiza el ajuste correspondiente no podrán ser suspendidos los servicios por esta causa.

Serán de cargo del aportante los intereses de mora que se generen cuando la reclamación presentada no resulte justificada.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 26 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 38.—Mérito ejecutivo del comprobante para el pago de aportes. El comprobante para el pago de aportes que las entidades administradoras generen a los aportantes, prestará mérito ejecutivo, salvo en el monto que se hubiere reclamado, hasta tanto se resuelva la reclamación.

Para los anteriores efectos, las entidades administradoras que no optaron por generar el comprobante de pago lo podrán generar para el cobro coactivo de que trata este artículo, cuando los aportantes no paguen oportunamente sus obligaciones.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 27 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 39.—Pago de aportes en caso de no recibo de comprobante para el pago. Cuando el empleador o trabajador independiente, por razones no imputables a él, no reciba el comprobante para el pago de aportes generado por la entidad administradora que optó por ello, deberá efectuar el pago del período correspondiente en la siguiente forma:

1. Si en dicho período se presentaron novedades, de acuerdo con el procedimiento de liquidación y pago previstos en el artículo 37 de este decreto.

2. Si en dicho período no se presentaron novedades deberá cancelar una suma igual al valor base del período inmediatamente anterior señalando en el comprobante de pago que fue sin novedad.

PAR.—En caso que el comprobante de pago no se reciba por causas imputables a la administradora, las superintendencias tomarán las acciones que sean pertinentes.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 28 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 40.—Mecanismos para el pago de aportes a la seguridad social. Las entidades administradoras podrán recibir el pago de los aportes al sistema de seguridad social integral, en efectivo, en cheque o mediante la utilización de tarjetas de crédito, tarjetas débito o, en general, a través de cualquier medio de pago físico o electrónico utilizado en la práctica bancaria o comercial corriente.

En este sentido, las entidades administradoras podrán disponer, o convenir con las entidades recaudadoras o administradoras de sis- temas de transferencia electrónica de fondos, los mecanismos de pago que pueden ser utilizados para el recaudo de las cotizaciones a cargo de sus aportantes.

ART. 41.—Saldo de obligaciones a cargo de un aportante. Las entidades administradoras deberán establecer procedimientos internos de control de tal manera que determinen el saldo a cargo o a favor de un aportante que se origine de sus obligaciones con el sistema de seguridad social integral que administra y de los pagos que a él realice.

Dicho saldo será igual al del cierre del período anterior, adicionado en los cargos por concepto de cotizaciones, intereses y ajustes en contra, y disminuido con los ajustes a favor y los pagos realizados, de forma independiente para cada uno de los riesgos que administre.

En consecuencia, la entidad administradora incluirá en sus sistemas de información el detalle de los registros asociados con la determinación del saldo a cargo o a favor del aportante.

PAR. 1º—A partir de 1997, las entidades administradoras del régimen de prima media con prestación definida, deberán enviar, dentro del primer trimestre de cada año, a cada uno de sus afiliados un extracto anual que contenga el monto de los aportes efectuados y las semanas cotizadas por el año calendario inmediatamente anterior, y el número acumulado de semanas cotizadas al 31 de diciembre de este año.

PAR. 2º—Lo dispuesto en el presente artículo no será aplicable a las entidades promotoras de salud sin perjuicio del cumplimiento de las normas que exijan el pago de saldos a favor a los aportantes.

ART. 42.—Imputación de pagos. La imputación de pagos por cotizaciones obligatorias realizados al sistema de seguridad social integral se efectuará en la forma prevista en el artículo 11 del Decreto 1161 de 1994, sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar. En todo caso, primero se cubrirán las obligaciones con los fondos de solidaridad y luego las cotizaciones.

Las administradoras podrán celebrar acuerdos de pago con los aportantes siempre y cuando se garantice el recaudo integral de las cotizaciones respetando la prioridad establecida en el inciso anterior.

(Nota: Modificado por el Decreto 1156 de 1996 artículo 3º del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 29 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 43.—Aproximación de valores. Los valores a incluir en los formularios previstos en el presente decreto o en los comprobantes para el pago de aportes, según sea el caso, deberán aproximarse en la siguiente forma:

1. El monto del ingreso base de cotización, al múltiplo de mil más cercano.

2. El valor de los aportes e intereses liquidados, al múltiplo de cien más cercano.

Para los efectos de lo dispuesto en el presente artículo, la fracción igual o menor de quinientos (500) o cincuenta (50) pesos, según sea el caso, se deducirá, y la fracción mayor a dichas sumas, se aproximará al siguiente múltiplo de mil o cien, respectivamente.

ART. 44.—Notas de ajustes por glosas a la declaración de novedades. La entidad administradora podrá producir notas de ajustes al valor de las cotizaciones que el aportante deba pagar o haya pagado por un período determinado, cuando establezca que la declaración de novedades presenta alguna de las siguientes inexactitudes:

a) Incluye personas como dependientes, sin que exista vínculo laboral o legal y reglamentario con el aportante;

b) Informa novedades sobre personas no afiliadas al sistema de seguridad social o no vinculadas a la entidad administradora;

c) Contiene novedades inexistentes o que no ocurrieron;

d) Omite, o informa extemporáneamente, novedades que afectan la situación del afiliado, y

e) En general, presenta cualquier tipo de inconsistencia o dato que no corresponda a la realidad y que afecte el valor a pagar.

La glosa correspondiente incluirá la liquidación de los intereses moratorios que se hubiesen causado, cuando a ello hubiera lugar, sin perjuicio de las acciones procedentes.

El pago de los valores originados en las glosas que se emitan de acuerdo con lo dispuesto en este artículo, se debe efectuar sin perjuicio de lo consagrado en el artículo 21 del presente decreto.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 30 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 45.—Ingreso base de cotización durante la incapacidad. Para efectos de liquidar los aportes correspondientes al período durante el cual se reconozca al afiliado una incapacidad por riesgo común o una licencia de maternidad, se tomará como ingreso base de cotización, el valor de la incapacidad o licencia de maternidad según sea el caso, manteniéndose la misma proporción en la cotización que le corresponde al empleador y al trabajador.

En ningún caso podrá ser inferior al salario mínimo salvo las excepciones legales.

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 31 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 46.—Efectividad de la afiliación o del traslado. El ingreso de un afiliado cotizante tendrá efectos para la entidad administradora sólo desde el día en el cual ésta reciba el correspondiente formulario, salvo para el caso del sistema general de riesgos profesionales, en el cual la cobertura se iniciará a partir del día siguiente al de la presentación del formulario de ingreso.

El traslado de entidad administradora producirá efectos sólo a partir del día 1º del segundo mes siguiente a la fecha de presentación del formulario en la nueva entidad administradora. La entidad administradora de la cual se retira el trabajador tendrá a su cargo la prestación de los servicios hasta el día anterior a aquel en que surjan las obligaciones para la nueva entidad.

El primer pago que se deba efectuar a partir del traslado efectivo de un afiliado se deberá realizar a la nueva entidad promotora de salud o a la antigua administradora de pensiones según sea el caso. Se entenderá por traslado efectivo el momento a partir del cual el afiliado queda cubierto por la nueva entidad en los términos definidos en el inciso anterior.

(Nota: Modificado por el Decreto 1156 de 1996 artículo 4º del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 32 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 47.—Aportes voluntarios. En desarrollo de lo previsto en el artículo 62 de la Ley 100 de 1993, los aportantes al régimen de ahorro individual con solidaridad del sistema general de pensiones informarán a la correspondiente administradora los aportes voluntarios que sus trabajadores deseen hacer. Para el efecto, el aportante comunicará a la entidad administradora el monto del aporte voluntario y si éste tiene el carácter de periódico u ocasional.

Los comprobantes para el pago de aportes incluirán el monto por cotizaciones voluntarias.

ART. 48.—Alianzas estratégicas para el recaudo conjunto de aportes. Con el fin de facilitar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de los aportantes al sistema de seguridad social integral, las entidades administradoras de los diferentes sistemas generales del sistema de seguridad social integral, podrán acordar alianzas estratégicas para la administración y recaudación de las cotizaciones, que podrán contemplar la utilización de formularios unificados, siempre que garanticen la separación de los recursos por cada riesgo.

PAR. 1º—El formulario unificado podrá ser diligenciado para uno o varios de los riesgos, sin perjuicio de advertir en leyenda preimpresa y caracteres destacados que la afiliación o desafiliación a uno de los riesgos no implica la afiliación o desafiliación a cualesquiera otro riesgo que administre esa entidad.

PAR. 2º—Lo previsto en este artículo es igualmente aplicable a las entidades que administren más de un riesgo.

ART. 49.—Entrada en vigencia del régimen de recaudación de aportes. El régimen de recaudación de aportes para el sistema de seguridad social integral contenido en este decreto, empezará a operar a partir del primero (1º) de julio de 1996.

El primer período por el cual se empezarán a cumplir las obligaciones relativas a la presentación de la declaración de novedades y al pago de cotizaciones de acuerdo con el presente decreto, será el siguiente, según cada clase de aportantes:

1. Grandes aportantes, julio de 1996.

2. Pequeños aportantes con último dígito del NIT o documento de identificación par, el bimestre julio-agosto de 1996.

3. Pequeños aportantes con último dígito del NIT o documento de identificación impar, el bimestre agosto-septiembre de 1996.

4. Trabajadores independientes, julio de 1996, con base en la declaración anual de ingreso base de cotización que presenten en mayo de 1996, dentro de los plazos previstos en el artículo 26 del presente decreto.

(Nota: Modificado por el Decreto 1156 de 1996 artículo 5º del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 33 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

(Nota: Modificado por el Decreto 3069 de 1997 artículo 1º del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

(Nota: Modificado por el Decreto 819 de 1998 artículo 1º del Ministerio de Salud).

ART. 50.—Régimen de transición. Los aportantes continuarán cotizando al sistema de seguridad social según las normas y procedimientos existentes, hasta que empiecen a cumplir con las obligaciones contenidas en este decreto, de acuerdo con el cronograma incluido en el presente artículo.

(Nota: Modificado por el Decreto 1156 de 1996 artículo 6º del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

(Nota: Modificado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 34 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 51, TRANS.—Plazo para la adopción de formularios. Las Superintendencias Bancaria y de Salud, dentro de sus respectivas competencias o conjuntamente, según sea el caso, deberán adoptar a más tardar el 15 de marzo de 1996, los formularios de que trata este decreto.

(Nota: Derogado por el Decreto 1818 de 1996 artículo 36 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

ART. 52.—Oportunidad para comunicar cambios en los formularios. Las Superintendencias Bancaria y de Salud, de acuerdo con sus respectivas competencias o conjuntamente, según sea el caso, deberán informar a las entidades administradoras todo cambio que deba ser incluido en los formularios, con una antelación no menor a tres meses a la fecha en que deban adoptarse las modificaciones.

ART. 53.—Exclusión de algunas entidades del régimen de prima media con prestación definida. Para las entidades previstas en el inciso segundo del artículo 52 y el artículo 236 de la Ley 100 de 1993, el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y el Ministerio de Salud en resolución conjunta podrán eximir de la adopción del régimen de recaudación de aportes contemplado en el presente decreto, cuando las circunstancias lo ameriten.

ART. 54.—Aplicación del régimen de recaudación en el sistema de riesgos profesionales para trabajadores independientes. El régimen de recaudación de aportes previsto en el presente decreto no aplicará para los trabajadores independientes en lo relacionado con el sistema general de riesgos profesionales, hasta tanto el Gobierno Nacional no expida la reglamentación sobre la materia para este grupo de aportantes.

ART. 55.—Presentación de documentos de beneficiarios al momento de su inscripción. La afiliación no requerirá de la presentación de documento diferente a los formularios previstos en las normas respectivas, debidamente diligenciados. Sin embargo, el aportante deberá conservar los documentos que acrediten las condiciones legales de los beneficiarios, y tendrá la obligación de ponerlos a disposición de la entidad administradora, cuando ésta así lo requiera.

No obstante lo previsto en el inciso anterior, cuando la inscripción cobije a más de cuatro (4) beneficiarios distintos del afiliado, deberán presentarse los documentos que acrediten las condiciones legales a la entidad administradora correspondiente.

Las entidades de control ejercerán una vigilancia especial sobre lo dispuesto en el presente artículo.

ART. 56.—Vigencia y derogatorias. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial los artículos 20, inciso tercero y 23 del Decreto 692 de 1994 ; los artículos 1º, y 7º del Decreto 1161 de 1994; los artículos 26, inciso segundo, 36, 37, inciso tercero y 40 del Decreto 1919 de 1994 ; artículo 5º del Decreto 695 de 1994 ; y los artículos 14, 18,19, inciso primero y literal g) del inciso segundo, y 20 del Decreto 1772 de 1994 .

(Nota: Compilado por el Decreto Único Reglamentario 1833 de 2016 artículo 2.2.3.1.2. del Ministerio del Trabajo)

Publíquese y cúmplase.

Dado en Santafé de Bogotá, D.C., a 16 de febrero de 1996.

(Nota: El Decreto 1818 de 1996 artículo 35, Adiciona un artículo “ Plazo para adopción de formularios"). 

(Nota: Modificado parcialmente por el Decreto 2516 de 1998 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

(Nota: El presente Decreto rige hasta el 30 de septiembre del presente año, lo anterior en virtud del Decreto 1406 de 1999 artículo 61 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

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