RESOLUCIÓN 550 DE 2005 

(Diciembre 19)

Norma básica de plazos y requisitos

“Por la cual se establecen los plazos, requisitos y otras obligaciones relacionadas con la presentación de la información financiera, económica y social a la Contaduría General de la Nación”.

(Nota: Derogada por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

El Contador General de la Nación,

en uso de sus atribuciones constitucionales, legales y reglamentarias, en especial las que le confieren la Ley 298 de 1996 y el Decreto 143 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 354 de la Constitución Política, desarrollado mediante la Ley 298 de 1996 y el Decreto 143 de 2004, le asignan al Contador General de la Nación la función de llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidarla con la de las entidades descentralizadas territorialmente y por servicios;

Que el literal f) del artículo 3º de la Ley 298 de 1996, le asigna al Contador General de la Nación la competencia para impartir instrucciones de carácter general sobre aspectos relacionados con la contabilidad pública;

Que con el fin de cumplir cabalmente las obligaciones constitucionales, legales y reglamentarias que le competen al Contador General de la Nación, es necesario unificar en un solo texto normativo los aspectos relacionados con los plazos, requisitos y obligaciones que se refieren con la presentación de la información financiera, económica y social por parte de los entes públicos a la Contaduría General de la Nación;

Que la Contaduría General de la Nación está desarrollando el proyecto denominado sistema consolidador de hacienda e información pública, CHIP, el cual se define como una herramienta informática a través de la cual se genera, transmite y difunde la información financiera, económica y social producida por las entidades públicas y canalizada por este medio con destino a todos los usuarios que requieran dicha información;

Que el proyecto se encuentra en la fase de implementación en las entidades públicas, para que ingresen a una nueva plataforma informática, a través de la cual deberán transmitir la información contable pública en forma progresiva hasta completar el universo;

Que a través del sistema CHIP se solicitará información contable adicional a la que de manera recurrente las entidades están reportando a la Contaduría General de la Nación, y por tanto es necesario especificar el tipo de información y la forma de realizarlo;

Que es necesario establecer las directrices generales y específicas para que las entidades públicas, en la medida en que ingresan al sistema CHIP, puedan reportar la información a través de este medio,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Aspectos generales

ART. 1º—Ámbito de aplicación. Los plazos y requisitos que se establecen en la presente resolución son de obligatorio cumplimiento por parte de los entes públicos y las personas naturales y jurídicas de naturaleza privada que están incluidos en el ámbito de aplicación del plan general de contabilidad pública, PGCP.

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

ART. 2º—Funcionarios responsables. Serán responsables por el cumplimiento de las políticas, principios, plazos, requisitos, normas sustanciales y procedimentales y las obligaciones relacionadas con la presentación de la información a la Contaduría General de la Nación, los siguientes:

a) En el sector central del orden nacional: Serán responsables el representante legal, jefe de área financiera y el contador público a cuyo cargo esté la contabilidad del ente público.

La responsabilidad del contador público se circunscribe a las normas que al respecto están integradas en la Ley 43 de 1990 y demás normas vigentes que le establecen funciones;

b) En el sector central del orden territorial: Serán responsables el representante legal, secretario de hacienda, o quien haga sus veces, y de quien dependa la oficina o centro contable y contador público a cuyo cargo esté la contabilidad del ente territorial;

c) En el sector descentralizado por servicios de los órdenes nacional y territorial: Serán responsables el representante legal, jefe de área financiera, contador público a cuyo cargo esté la contabilidad del ente público, y revisor fiscal en las entidades obligadas.

La responsabilidad y funciones del revisor fiscal se circunscriben a las normas que al respecto están integradas en el Código de Comercio, la Ley 43 de 1990, los estatutos internos de la entidad y demás normas legales que le asignan funciones.

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

ART. 3º—Plazos para la presentación de la información financiera, económica y social. Los entes públicos y las personas naturales y jurídicas de naturaleza privada, incluidos en el ámbito de aplicación del PGCP, presentarán la información financiera, económica y social a la Contaduría General de la Nación de acuerdo con las siguientes fechas:

Fecha de corte:Fecha límite de presentación:
31 de marzo30 de abril
30 de junio31 de julio
30 de septiembre31 de octubre
31 de diciembre15 de febrero del año siguiente al del período contable

PAR. 1º—Las entidades públicas y las personas jurídicas de naturaleza privada sujetas al ámbito de aplicación del PGCP deberán remitir la información financiera, económica y social correspondiente a la fecha de corte 31 de diciembre en la fecha establecida en el presente artículo, independiente de que dicha información requiera ser aprobada por la asamblea de accionistas o junta directiva. Lo anterior sin perjuicio de que presente la información dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la realización de la asamblea o junta, en caso de que llegara a ser modificada con respecto a la enviada oportunamente.

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

PAR. 2º—Las entidades y organismos sin personería jurídica del orden nacional y territorial, que deban enviar su información para que sea agregada y/o consolidada a otra entidad del sector central o descentralizado, previa conciliación de sus operaciones, deberán remitir la información en las siguientes fechas:

Fecha de corte:Fecha límite de presentación:
31 de marzo15 de abril
30 de junio15 de julio
30 de septiembre15 de octubre
31 de diciembre30 de enero del año siguiente al del período contable

En el orden territorial, tanto la administración central como las entidades del sector descentralizado por servicios, serán los entes públicos que deberán reportar la información a la Contaduría General de la Nación. En este sentido, los órganos de control, corporaciones públicas y organismos públicos sin personería jurídica que prestan servicios de educación, salud y otros servicios públicos, deberán enviar la información contable a la administración central correspondiente para que sea objeto de agregación y/o consolidación por parte de las gobernaciones y alcaldías, según el caso, del departamento o municipio al cual pertenecen.

(Nota: Véase Carta Circular 31 de 2007 parágrafo 1° de la Contaduría General de la Nación)

(Nota: Véase la Resolución 153 de 2007 artículo 1º de la Contaduría General de la Nación).

PAR. 3º—El reporte de la información para la actualización de las inversiones patrimoniales debe rendirse al inversionista, por parte de las entidades receptoras de la inversión, en los mismos plazos definidos en el parágrafo 2º de este artículo.

PAR. 4º—Cuando la entidad presente información en las subcuentas denominadas “otros”, el valor revelado no debe superar el 5% del total de la cuenta de la cual forma parte y debe explicar en las notas a los estados contables los conceptos que lo conforman.

(Nota: Véase Carta Circular 31 de 2007 artículo 1° de la Contaduría General de la Nación)

(Nota: Véase la Resolución 153 de 2007 artículo 1º de la Contaduría General de la Nación)

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

ART. 4º—Certificación de la información. Tanto la información que se transmite por el sistema CHIP como la que se remite por medio magnético debe certificarse. Para ello, las entidades públicas enviarán un oficio remisorio, en las fechas correspondientes, firmado por el representante legal y por el contador público a cuyo cargo esté la contabilidad del ente público con el número de tarjeta profesional, indicando y adjuntando la siguiente información:

• Fecha de transmisión de la información a través del sistema CHIP y el período de corte transmitido.

• Tipo de medio magnético en el cual se remite la información, fecha de corte a la que corresponde y nombre de los archivos contenidos.

• Medio magnético debe estar rotulado con el nombre de la entidad, el código institucional y el período de corte.

• Para las entidades obligadas por ley o estatutos a tener revisor fiscal, enviarán copia en medio impreso del dictamen, en el período del 31 de diciembre.

• Declaración expresa, en el mismo oficio remisorio, que la información transmitida por el sistema CHIP y/o la reportada en medio magnético, corresponde a la información preparada por la entidad para el período de corte respectivo y revela la realidad financiera, económica y social del ente público.

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

CAPÍTULO II

Entidades que integran el sistema consolidador de hacienda e información pública, CHIP

ART. 5º—Presentación de la información financiera, económica y social. Integran el sistema CHIP los entes públicos y privados que obtengan el acceso al mismo y reportarán la información a través de dicho sistema, en las fechas señaladas en la presente resolución, a partir de la fecha de corte trimestral siguiente a la instalación del sistema CHIP.

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

ART. 6º— Requisitos para transmitir la información. Los entes públicos y privados que transmitan la información a través del sistema CHIP suprimirán el envío de los estados contables básicos, y respecto de los formularios definidos para cada una de las categorías de información, que se transmite por el sistema, no se requiere el envío en forma impresa.

No obstante, los estados contables básicos deben ser generados para uso interno en la entidad y para atender requerimientos de organismos de control y de otros usuarios de la información.

(Nota: Derogadopor la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

ART. 7º—Categorías de información definidas por la Contaduría General de la Nación. Para los propósitos de reporte de información a través del sistema CHIP, se definen como categorías los grupos de información que constituyen el insumo a través del cual se transmitirá la información al sistema. La categoría de información estará conformada por los formularios que se requieran a solicitud de los usuarios estratégicos y creados en el sistema CHIP por el administrador del sistema central, quien es el único que puede efectuar algún tipo de modificación sobre estas.

Las categorías definidas para el reporte de información financiera son las siguientes:

1. Información contable pública.

2. Notas generales.

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

ART. 8º—Formularios de la categoría información contable pública. Corresponde a la información estructurada en los modelos a través de los cuales las entidades reportan la información de naturaleza cuantitativa y cualitativa, es decir, son las diferentes vistas que se obtienen a partir de las categorías de información y se integran por la agrupación de conceptos y variables de acuerdo con las definiciones del capítulo IV. Aspectos técnicos y estructura de los formularios de la presente resolución.

Se definen los siguientes formularios:

CGN2005_001_saldos_y_movimientos

CGN2005_002_operaciones_recíprocas

CGN2005NE_003_notas_de_carácter_específico

Los formularios denominados CGN2005_001_saldos_y_movimientos y CGN_2005_002_operaciones_recíprocas se deben transmitir trimestralmente a través del sistema CHIP, teniendo en cuenta las fechas definidas en la presente resolución. La transmisión del formulario CGN2005NE_003_notas_de_carácter_específico será obligatoria para la fecha de corte del 31 de diciembre.

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

ART. 9º—Formularios de la categoría notas generales. Corresponde a la información estructurada en los modelos a través de los cuales las entidades reportan la información de naturaleza cualitativa, cuya transmisión será obligatoria para la fecha de corte correspondiente al 31de diciembre.

Se define el siguiente formulario: CGN2005NG_003_notas_de_carácter_general.

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

ART. 10.—Responsabilidad y fidelidad de la información. La consistencia y fidelidad de la información transmitida a través del sistema CHIP se presume garantizada mediante el uso adecuado de las claves asignadas por el sistema a los funcionarios responsables de la información contable.

(Nota: Derogadopor la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

ART. 11.—Reporte paralelo de los formatos CGN96.001,CGN96.002 y CGN98.003. Los entes públicos y privados que integran el sistema CHIP continuarán reportando en forma paralela, en medio magnético, la información contable básica en los formatos CGN96.001, CGN96.002 y CGN98.003 correspondiente a los períodos de corte del 31 de diciembre de 2005 y 30 de marzo de 2006 con los requisitos, plazos y condiciones establecidos en la presente resolución.

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

ART. 12.—Reporte de los formularios en medio magnético. A partir de la fecha de corte correspondiente al 30 de junio de 2006, los entes públicos y privados que integran el sistema CHIP, adicional a la información que transmiten por este medio, reportarán la información básica en los nuevos formularios, en medio magnético y en excel, con los requisitos, plazos, condiciones y de acuerdo con el modelo de los anexos establecidos en la presente resolución.

El reporte corresponde únicamente a los formularios:

CGN2005_001_saldos_y_movimientos.

CGN2005_002_operaciones_recíprocas.

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

ART. 13.—Informe de control interno contable. Del informe de control interno anual que debe ser enviado al Departamento Administrativo de la Función Pública, los entes públicos que integran el sistema CHIP remitirán a la Contaduría General de la Nación solamente el anexo denominado “control interno contable”, a más tardar el 15 de febrero del año siguiente al período evaluado, en medio magnético, y en lo posible dentro del mismo medio que envía la información básica. El archivo se denominará Icicontable acompañado de la extensión que corresponda al año del reporte (icicontable_2005.doc).

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

CAPÍTULO III

Entidades que no integran el sistema CHIP

ART. 14.—Información a presentar. No integran el sistema CHIP los entes públicos y privados que no han obtenido el acceso al mismo y no reportan la información a través de dicho sistema. La información financiera, económica y social que presentarán los entes públicos y privados, incluidos en el ámbito de aplicación del PGCP, que no integran el sistema CHIP corresponde a: información básica, notas a los informes contables y el informe de control interno contable.

Los entes públicos y privados que no integran el sistema CHIP suprimirán el envío de los estados contables básicos, y respecto de los formatos y formularios definidos, no se requiere el envío en forma impresa.

No obstante, los estados contables básicos deben ser generados para uso interno en la entidad y para atender requerimientos de organismos de control y de otros usuarios de la información.

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

ART. 15.—Información básica. Corresponde a la información constituida por los formatos CGN96.001, CGN96.002 y CGN98.003, los cuales están reglamentados en el PGCP. Los formatos de la información básica deben presentarse en medio magnéticos y estarán vigentes hasta el período de corte del 30 de marzo de 2006.

A partir del período de corte 30 de junio de 2006, las entidades reportarán en los nuevos formularios, en medio magnético, la información básica con los requisitos, plazos y condiciones establecidos en la presente resolución.

Las entidades que transmitan la información vía correo electrónico, de manera simultánea, deberán enviarla en medio magnético con el cumplimiento de los requisitos y plazos establecidos en la presente resolución. Para estos efectos, la dirección electrónica válida es: cgnterritorial@contaduria.gov.co

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

ART. 16.—Notas a los informes contables. Los entes públicos que no integran el sistema CHIP reportarán las notas a los informes contables en la fecha de corte del 31 de diciembre, en medio magnético, en archivo de word, y en lo posible dentro del mismo medio que envía la información básica. El archivo se denominará notas acompañado de la extensión que corresponda al año del reporte (notas_2005.doc).

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

ART. 17.—Informe de control interno contable. Del informe de control interno anual que debe ser enviado al Departamento Administrativo de la Función Pública, los entes públicos que no integran el sistema CHIP remitirán a la Contaduría General de la Nación solamente el anexo denominado “control interno contable”, a más tardar el 15 de febrero del año siguiente al período evaluado, en medio magnético, y en lo posible dentro del mismo medio que envía la información básica. El archivo se denominará Icicontable acompañado de la extensión que corresponda al año del reporte (Icicontable_2005.doc).

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

ART. 18.—Reporte de los nuevos formularios. A partir de la información correspondiente a la fecha de corte del 30 de junio de 2006 los entes públicos que no integran el sistema CHIP reportarán en forma paralela en los nuevos formularios, en medio magnético, y en excel, la información básica con los requisitos, plazos, condiciones y de acuerdo con el modelo de los anexos establecidos en la presente resolución.

El reporte corresponde únicamente a los formularios:

CGN2005_001_saldos_y_movimientos.

CGN2005_002_operaciones_recíprocas.

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

CAPÍTULO IV

Aspectos técnicos del sistema CHIP

ART. 19.—Se definen aspectos técnicos del sistema CHIP que deben entenderse en el contexto de la presente resolución y se determinan relaciones o atributos para las entidades públicas que son necesarias para su operatividad.

Conceptos. Son los elementos básicos respecto de los cuales se captura información clasificada de acuerdo con la estructura y propósitos determinados por la CGN y los demás usuarios estratégicos, en las diferentes categorías definidas por estos. Los conceptos se presentan en las filas de los formularios.

En la categoría “información contable pública”, los conceptos corresponden al catálogo general de cuentas del PGCP, constituido por seis dígitos estructurados jerárquicamente por niveles.

En la categoría “notas generales”, los conceptos se relacionan con la clasificación establecida en la norma técnica sobre notas a los estados contables del PGCP.

Variables. Es un atributo predefinido en el formulario, que está asociado a un concepto o conjunto de conceptos que pertenecen a una misma categoría. Las variables pueden ser cualitativas o cuantitativas.

Variables cualitativas. Las variables cualitativas corresponden a calificaciones de la información respectiva y aclaran la información cuantitativa a través de la cual ingresan los datos.

Variables cuantitativas. Son las que representan cantidades obtenidas por las transacciones llevadas a cabo, asociado a un solo concepto o categoría de información expresada en valores numéricos.

Ámbitos de las categorías. Es la particularización en la aplicación de las categorías, conceptos y variables cualitativas y cuantitativas, que permite caracterizar la información enviada por las entidades a través del sistema.

Los ámbitos en la categoría de “información contable pública” comprenden las cuentas particulares del catálogo general de cuentas que aplican a cada entidad o grupo de entidades, haciendo que existan catálogos específicos por grupos de entidades.

Periodicidad de la categoría. Corresponde a la frecuencia establecida para reportar la información solicitada en cada categoría. Las categorías, conceptos y variables tienen un “período de vigencia”, lo cual permite que se activen o inactiven en el sistema algunos elementos a reportar por parte de las entidades, para un período de reporte de información determinado.

Publicación. Consiste en colocar a partir de una fecha determinada, a disposición de las entidades, los formularios para su diligenciamiento, en función de reglas específicas que quedan vigentes hasta una nueva publicación.

Atributos de las entidades. Las entidades que integran el sistema CHIP tienen unos atributos que permiten identificar las distintas relaciones existentes entre ellas y su ubicación en la estructura administrativa del Estado.

Para todos los efectos están definidos los siguientes atributos:

1. Sector.

2. Naturaleza.

3. Entidad planeadora.

4. Entidad agregadora.

5. Estado de la entidad.

Sector. Este atributo identifica la naturaleza pública o privada del ente en el sistema.

Los códigos válidos del atributo sector son los siguientes:

CódigoDescripción
1Sector público
2Sector privado
3Otro

Nivel. Este atributo identifica la ubicación del ente para diferenciar la entidad nacional de la territorial.

CódigoDenominación
1Nacional
2Territorial
3Otro

Naturaleza. Atributo que establece una relación de adscripción, vinculación o cualquier otra forma de subordinación o tutela del ente público respecto a la ubicación en la estructura del Estado de conformidad con lo dispuesto en la Ley 489 de 1998, mediante el cual se regula el ejercicio de la función administrativa, determina la estructura y define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la administración pública.

1  Sector público
11 Sector público nacional
111Principal
112Adscrita
113Vinculada directa
114Vinculada indirecta
115Otro
12 Sector público territorial
121Principal
122Adscrita
123Adscrita supra
124Vinculada directa
125Vinculada directa supra
126Vinculada indirecta
127Otro
2  Sector privado
21 Sector privado

Entidad agregadora. Corresponde a la condición que permite a las entidades efectuar un proceso de agregación de información contable de otras unidades.

Entidad planeadora. Corresponde a las entidades que tienen la facultad de aprobar planes de desarrollo y dirigir los programas globales ya sea a nivel nacional o regional.

Entidad consolidadora. Atributo de la entidad que efectúa procesos de consolidación con otras unidades mediante la eliminación de reciprocidades, determinación de interés minoritario y distribución de utilidades o participaciones cuando sea procedente.

Estado de la entidad. Se refiere a la situación de una entidad para identificar que se encuentra activa o inactiva en el sistema CHIP.

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

CAPÍTULO V

Estructura y diligenciamiento de los formularios

ART. 20.—Se establece la estructura de los formularios de las categorías de información definidas y las reglas específicas para el diligenciamiento y envío de los mismos, a través del sistema CHIP y de los reportes paralelos.

Formularios de la categoría información contable pública

Formulario CGN2005_001_saldos_y_movimientos. Se utiliza para reportar la información contable correspondiente al saldo inicial, movimientos débito y crédito y saldo final, en las fechas de corte y por cada período definido. El saldo final se discrimina en porción corriente y no corriente.

El saldo inicial corresponde al saldo final del período inmediatamente anterior. La sumatoria de los movimientos débito debe ser igual a la sumatoria de los movimientos crédito. Los saldos al final de cada período deben conservar la ecuación contable, y son los que sirven de base para configurar el balance de prueba.

La estructura del formulario CGN2005_001_saldos_y_movimientos corresponde a la establecida en el anexo 1 de la presente resolución.

Encabezado del formulario. Los datos de encabezado aparecen como parte del esquema del formulario, una vez la entidad haya efectuado la actualización respectiva. Es decir, la entidad no debe diligenciarlos a través del sistema CHIP. La información del formulario debe ser diligenciada en miles de pesos.

Descripción de los conceptos. Estos datos aparecen como parte del esquema del formulario, una vez la entidad haya efectuado la actualización respectiva, es decir, la entidad no debe diligenciarlos a través del sistema CHIP. Describe cada rubro en que se dividen los niveles del catálogo general de cuentas, en clase, grupo, cuenta y subcuenta.

Descripción de las variables cuantitativas

Saldo inicial. Para cada período de la categoría, el saldo inicial corresponde al saldo final del período inmediatamente anterior. Este dato debe ser diligenciado y reportado por la entidad. Cuando en el período anterior el saldo final es igual a cero, el saldo inicial se reportará igualmente como cero (debe digitarse el número 0).

Cuando una entidad es creada directamente o como producto de un proceso de escisión o fusión, en el período para el cual presenta su primer reporte, la variable saldo inicial debe reportarse como cero. Cuando la fusión se da por absorción, en la variable saldo inicial se debe reportar la información de la entidad absorbente y los valores que se incorporan del organismo absorbido deben reportarse conjuntamente con el movimiento de la absorbente.

Por regla general, la información debe reportarse en una sola columna al nivel de subcuenta. El sistema CHIP local realizará automáticamente las sumas algebraicas verticales a partir de la “cuenta” hasta la “clase” respectiva. Los valores deben ser positivos, es decir, sin signo. Se exceptúan las subcuentas que tengan el atributo “naturaleza” contrario a la de su clase, como sucede con las cuentas valuativas relativas a la depreciación, provisiones, amortizaciones, agotamiento y aquellas subcuentas, cuentas, grupos y clases que siendo de igual naturaleza a la de la clase, por situaciones extraordinarias, la dinámica permite saldos contrarios, como sucede con las cuentas resultado del ejercicio, principal y subalterna, cálculo actuarial; la subcuenta valorizaciones y la clase patrimonio. Caso en el cual es necesario identificarlas con el atributo “ambisigno” y se reportan con signo negativo.

Movimientos débitos y créditos. Los valores de las subcuentas deben diligenciarse en todos los casos sin signos y corresponden a los registrados entre el primero y el último día del período de reporte establecido en cada categoría.

En las cuentas de la clase cero (0) de planeación y presupuesto, la sumatoria de los movimientos “débito” debe ser igual con la sumatoria de los movimientos “crédito” a nivel del grupo y clase.

Movimiento débito. Corresponde al valor de la sumatoria de los movimientos débito del respectivo concepto, ocurridos durante el período de reporte.

Movimiento crédito. Corresponde al valor de la sumatoria de los movimientos crédito del respectivo concepto, ocurridos durante el período de reporte.

Saldo final. Corresponde a la suma algebraica que resulte de los valores incluidos en las variables saldo inicial, movimiento débito y movimiento crédito, dependiendo de la naturaleza de la clase a la que pertenezca el concepto. El sistema CHIP local hará el cálculo en cada entidad en el momento de ejecutar la funcionalidad de validación o de cálculo.

Si la clase a la cual pertenece la subcuenta tiene asignado el atributo “naturaleza débito”, tomará el valor de la columna “saldo inicial”, le sumará el valor registrado en la columna movimiento “débito” y restará el valor registrado en la columna movimiento “crédito”.

Si la clase a la cual pertenece la subcuenta tiene asignado el atributo “naturaleza crédito”, tomará el valor de la columna “saldo inicial”, le restará el valor registrado en la columna movimiento “débito” y sumará el valor registrado en la columna movimiento “crédito”.

Una vez realizados los cálculos descritos anteriormente, el “saldo final” deberá conservar las mismas reglas establecidas para el “saldo inicial”.

Distribución del saldo final en corriente y no corriente. Se debe distribuir el valor de la columna “saldo final” en las columnas “saldo final corriente” y “saldo final no corriente”, teniendo en cuenta el atributo extensible liquidez en los activos, o exigibilidad en los pasivos, y sobre la base de lo definido por la CGN para las cuentas de la clase cero (0) de planeación y presupuesto, el patrimonio y las cuentas de ingresos, gastos, costos y cuentas de orden, que se ubican en la columna del saldo final no corriente. Estas variables deben conservar el signo correspondiente de la variable saldo final.

Saldo final corriente. Corresponde a una porción del saldo final, clasificado y definido bajo el concepto de “corriente” teniendo en cuenta el criterio de liquidez en los activos o exigibilidad en los pasivos así:

El activo corriente comprende los bienes y derechos que por su naturaleza pueden ser razonablemente convertibles en efectivo o realizarse en un período no superior a un año. El pasivo corriente agrupa las obligaciones derivadas de las actividades del ente público, exigibles en un período no mayor de un año.

Tratándose de entidades en proceso de liquidación, fusión o escisión, deben atenderse los procedimientos relativos a la presentación de información definidos en la Circular Externa 53 de 2004. El valor corriente debe conservar el signo correspondiente a la columna del saldo final.

Saldo final no corriente. Corresponde a una porción del saldo final, el cual la entidad ha clasificado y definido bajo el concepto de “no corriente” teniendo en cuenta el criterio de liquidez en los activos o exigibilidad en los pasivos, así:

El activo no corriente comprende los bienes y derechos de relativa permanencia que se adquieren con el ánimo de explotarlos, consumirlos o utilizarlos, y no con la intención de venderlos.

El pasivo no corriente agrupa las obligaciones exigibles en un período mayor a un año.

Tratándose de entidades en proceso de liquidación, fusión o escisión, deben atenderse los procedimientos relativos a la presentación de información definidos en la Circular Externa 53 de 2004. El valor no corriente debe conservar el signo correspondiente a la columna del saldo final.

Formulario CGN2005_002_operaciones_recíprocas. Se utiliza para reportar los saldos de las transacciones económicas y financieras realizadas entre entidades, los cuales están asociados con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, que son objeto de eliminación en el proceso de consolidación.

La estructura del formulario CGN2005_002_operaciones_recíprocas corresponde a la establecida en el anexo 2 de la presente resolución.

Encabezado del formulario. Los datos de encabezado aparecen como parte del esquema del formulario, una vez la entidad haya efectuado la actualización respectiva. Es decir, la entidad no debe diligenciarlos a través del sistema CHIP. La información del formulario debe ser diligenciada en miles de pesos.

Descripción de los conceptos. Descripción de cada rubro en que se dividen los niveles del catálogo general de cuentas distinguidos como: clase, grupo, cuenta y subcuentas. En este formulario la denominación del código se diligenciará solamente al nivel de subcuenta.

Estos datos aparecen como parte del esquema del formulario una vez la entidad haya efectuado la actualización respectiva, es decir, la entidad no debe diligenciarlos a través del sistema CHIP.

Descripción de variables de fragmentación

Entidad recíproca. Corresponde al código institucional y al nombre de la entidad pública con quien se generó la operación recíproca. Es una variable donde el reporte de los valores de cada concepto debe efectuarse indicando la (las) respectiva(s) entidad(es) con las cuales se ha generado la reciprocidad.

Descripción de las variables cuantitativas

Valor corriente. Valor derivado de la porción clasificada como “corriente” en el formulario CGN2005_001_saldos_y_movimientos, conservando el signo del valor registrado en dicho formulario. La suma de los valores reportados en este formato, para un mismo concepto, puede ser igual o menor al reportado en el formulario CGN 2005 001 saldos y movimientos y corresponde al saldo de una transacción con otra entidad pública.

Valor no corriente. Valor derivado de la porción clasificada como “no corriente” en el formulario CGN2005_001_saldos_y_movimientos, conservando el signo del valor registrado en dicho formulario. La suma de los valores reportados en este formulario, para un mismo concepto, puede ser igual o menor al reportado en el formularioCGN2005_001_saldos_y_movimientos y corresponde al saldo de una transacción con otra entidad pública.

El reporte de los valores en las variables “valor corriente” y “valor no corriente” en el formulario CGN2005_002_operaciones_recíprocas debe efectuarse conservando el signo que a cada rubro se le haya asignado en el formulario CGN2005 001 saldos y movimientos.

Formulario CGN2005NE_003_notas_de_carácter_específico. Se utiliza para informar sobre aspectos de carácter específico que se refieren a situaciones particulares de las subcuentas que por su importancia deben revelarse.

La estructura del formulario CGN2005NE_003_notas_de_carácter_específico corresponde a la establecida en el anexo 3 de la presente resolución.

Encabezado del formulario. Los datos de encabezado aparecen como parte del esquema del formulario, una vez la entidad haya efectuado la actualización respectiva. Es decir, la entidad no debe diligenciarlos a través del sistema CHIP. La información del formulario debe ser diligenciada en miles de pesos.

Descripción de los conceptos. Corresponde a la descripción de cada rubro en que se dividen los niveles del catálogo general de cuentas distinguidos como: clase, grupo, cuenta y subcuentas.

Descripción de las variables cualitativas

Clasificación notas específicas. Es una variable cualitativa de fragmentación de columna que permite detallar información, seleccionando el tipo de nota a referirse.

CódigoConcepto
1Relativas a consistencia y razonabilidad de las cifras
2Relativas a la valuación
3Relativas a recursos restringidos
4Situaciones particulares de las cuentas

Estas notas deben reportarse obligatoriamente con el corte a 31 de diciembre de cada año.

Detalle notas específicas. Se utiliza para informar sobre aspectos de carácter específico que se refieren a situaciones particulares de las subcuentas que por su importancia deben revelarse. Es una variable que permite hacer subdivisiones para revelar los distintos aspectos que se requieran en relación con un mismo concepto.

Descripción variable cuantitativa

Valor nota específica. Registra el valor de la situación que se está revelando en la respectiva subcuenta.

Formulario de la categoría de notas generales

Formulario CGN2005_003NG_notas_de_caracter_general. Se utiliza para revelar situaciones de carácter general que complementan los estados contables, atendiendo los criterios definidos por la Contaduría General de la Nación en el procedimiento para la elaboración y presentación de las notas a los estados contables del PGCP.

La estructura del formulario CGN2005_003NG__notas_de_carácter_general es la que corresponde a la establecida en el anexo 4 de la presente resolución.

Encabezado del formulario. Los datos de encabezado aparecen como parte del esquema del formulario, una vez la entidad haya efectuado la actualización respectiva. Es decir, la entidad no debe diligenciarlos a través del sistema CHIP. La información del formulario debe ser diligenciada en miles de pesos.

Descripción de los conceptos. Las notas de carácter general, como lo indica la norma técnica de los estados contables, hacen referencia a las características, políticas y prácticas contables del ente público, entre otros aspectos, así como a aquellos que afectan o pueden afectar la información contable, de modo que permitan revelar una visión global del ente público y del proceso contable.

En este contexto, para la categoría notas generales, los conceptos de las notas de carácter general se circunscriben a los siguientes criterios:

N1. Naturaleza jurídica, función social, actividades que desarrolla o cometido estatal.

N1.1. Naturaleza jurídica. Determina la clasificación del ente público de conformidad con la estructura del Estado y todos aquellos que hacen parte del ámbito de aplicación del plan general de contabilidad pública.

N1.2. Función social o cometido estatal, objetivos y actividades. Corresponde a los objetivos y actividades que desarrolla el ente público, definidas en el acto de creación y las normas que lo regulan.

N2. Políticas y prácticas contables.

N2.1. Aplicación del marco conceptual del PGCP. Es la manifestación expresa por parte de los responsables de la información contable, de que el ente público está aplicando el marco conceptual de la contabilidad pública.

N2.2. Aplicación del catálogo general de cuentas, CGC. Es la manifestación expresa por parte de los responsables de la información contable, de que el ente público está aplicando a nivel de documento fuente el catálogo general de cuentas del PGCP, en su correspondiente ámbito.

N2.3. Aplicación de normas y procedimientos. Es la manifestación expresa por parte de los responsables de la información contable, de que el ente público está aplicando las normas y procedimientos establecidos por la CGN, y la aplicación de criterios y normas de valuación de activos y pasivos.

N2.4. Registro oficial de libros de contabilidad y documentos soporte. Es la manifestación expresa, por parte de los responsables de la información contable, sobre el cumplimiento de la normatividad relacionada con el registro, utilización y custodia de libros y documentos de la contabilidad oficial del respectivo ente.

N3. Proceso y resultados de la consolidación de la información contable. Es la manifestación expresa por parte de los responsables de la información contable, respecto del número e identificación de organismos que al ente público le corresponde agregar y/o consolidar con su información contable a reportar.

N4. Limitaciones y deficiencias de tipo operativo o administrativo que inciden en el normal desarrollo del proceso contable y/o afectan la consistencia y razonabilidad de las cifras.

N4.1. Limitaciones de orden administrativo. Es la manifestación expresa por parte de los responsables de la información contable, sobre las situaciones de orden administrativo que pueden incidir en la consistencia y razonabilidad de la información o en el normal desarrollo del proceso contable.

N4.2. Limitaciones de orden contable. Es la manifestación expresa por parte de los responsables de la información contable, sobre las limitaciones de orden contable que pueden incidir en la consistencia y razonabilidad de la información o en el normal desarrollo del proceso contable.

N5. Efectos y cambios significativos en la información contable.

N5.1. Por aplicación de normas contables. Describe los efectos por los cambios en la aplicación de normas contables, que incidieron significativamente en la información, cuantificando su impacto y especificando las normas relacionadas con dicho cambio.

N5.2. Por reclasificación de cuentas. Describe y cuantifica los efectos por cambios derivados de reclasificaciones que incidieron significativamente en la información.

N5.3. Por corrección de errores de ejercicios anteriores. Describe los efectos por la corrección de errores de ejercicios anteriores, que afectaron significativamente la información, cuantificando su magnitud y especificando las cuentas afectadas.

N5.4. Por depuración de cifras, conciliación de saldos o ajustes. Describe los efectos por la depuración de cifras, conciliación de saldos o ajustes realizados, que incidieron significativamente en la información, cuantificando su magnitud y especificando las cuentas afectadas.

N5.5. Por efecto del saneamiento contable. Describe los efectos del proceso de saneamiento contable ordenado por las leyes 716 de 2001, 901 de 2004 y 998 de 2005, que incidieron significativamente en la información, cuantificando su magnitud y las cuentas afectadas.

N5.6. Por adquisición o venta de bienes. Describe los efectos financieros y económicos de las operaciones de compraventa de bienes que afectaron significativamente la información.

N5.7. Por procesos de liquidación, fusión y escisión. Describe los efectos generados por procesos de liquidación, fusión y escisión adelantados en cumplimiento de decisiones o políticas gubernamentales o instancias competentes, que incidieron en la información.

Descripción de las variables cualitativas

Detalle notas de carácter general. Corresponde al detalle de la nota que revela los aspectos de carácter general, las políticas y prácticas contables, situaciones que afectan o pueden afectar la razonabilidad de la información y los efectos y cambios significativos de la información contable pública, que fueron definidos como “conceptos” de esta categoría.

Estas notas deben reportarse obligatoriamente con el corte a 31 de diciembre de cada año.

Referencia a nota específica. Se utiliza para hacer una correlación con las notas específicas, por lo tanto debe identificarse el código de la subcuenta o subcuentas asociadas a la nota específica de la categoría contable, en la cual se registran los valores relacionados con las variaciones significativas.

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

CAPÍTULO VI

Requisitos para diligenciar y enviar la información

ART. 21.—Aproximación de valores. Las cifras se expresarán en miles de pesos, sin utilizar decimales, para lo cual se aproximará al múltiplo de mil inmediato, teniendo en cuenta reducir al valor inferior si el decimal es de 1 a 49 y aproximar al siguiente superior si el decimal es de 50 a 99.

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

ART. 22.—Transición en el diligenciamiento de variables. En relación con la categoría información contable pública que contiene el formulario CGN2005_001_saldos_y_movimientos y teniendo en cuenta la novedad para las entidades públicas de diligenciar las variables saldo Inicial, movimiento débito y movimiento crédito, se establece un período de transición para su reporte, así:

Las variables saldo inicial, movimiento débito y movimiento crédito serán de obligatorio diligenciamiento en el sistema, para las entidades que integran el sistema CHIP a partir de la fecha de corte del 30 de junio de 2006. Por lo tanto, para los períodos correspondientes al 31 de diciembre de 2005 y 30 de marzo de 2006, el diligenciamiento de las mencionadas variables es opcional.

No obstante lo anterior, si el ente público diligencia las variables en los períodos en los cuales son opcionales, su diligenciamiento se hará cumpliendo todas las reglas y requisitos establecidos en la presente resolución.

Igualmente, si la entidad decide no diligenciar estas variables, debe tener en cuenta que los valores de la variable saldo final son calculados por el sistema, de la sumatoria de las variables saldo final corriente y saldo final no corriente. Por lo tanto, los valores de las variables saldo final corriente y saldo final no corriente deben digitarse en el sistema.

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

ART. 23.—Procedimiento para incorporar un concepto a un ámbito. Una vez la categoría de información es publicada, quedan disponibles los diferentes formularios para ser diligenciados por parte de los entes públicos.

En relación con la categoría información contable pública, cuando un ente público considere que dentro del ámbito definido no se encuentra algún concepto que requiere utilizar, debe proceder así:

Solicitar a la Contaduría General de la Nación con una antelación no inferior a 15 días calendario a la terminación de la fecha de corte del período a reportar, mediante comunicación escrita, la incorporación del concepto dentro de su ámbito, con la debida sustentación, indicando la transacción en la cual utilizará dicho concepto. Así por ejemplo, si el período de reporte es el trimestre correspondiente a octubre - diciembre, el plazo máximo para hacer la solicitud vence el 15 de diciembre respectivo.

La contaduría evaluará la solicitud y decidirá su incorporación, comunicándole a la entidad la decisión tomada.

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

CAPÍTULO VII

Anexos

ART. 24.—Se establecen los modelos de los formularios de las categorías de información definidas, necesarios para el envío de la información, a través del sistema CHIP y de los reportes paralelos.

Anexo 1

Formulario CGN2005.001.

Reporte de saldos y movimientos

CGN2005_001_saldos_y_movimientos
Departamento:
Municipio:
Entidad:
Código:
Fecha de corte:
Período de movimiento:
Cundinamarca
Chía
Municipio de Chía
217525175
30/06/2004
(1º de abril a 30 de junio)
Cifras en miles de pesos
ConceptoSaldo inicialMovimiento débitoMovimiento créditoSaldo finalSaldo final corrienteSaldo final no corriente
Código contableNombre
        
        
        
        

Anexo 2

Formulario CGN.2005.002 - reporte saldos de operaciones recíprocas

CGN2005_002_operaciones_ recíprocas
Departamento:
Municipio:
Entidad:
Código:
Fecha de corte:
Período de movimiento:
Cundinamarca
Chía
Municipio de Chía
217525175
30/06/2004
(1º abril a 30 de junio)
Cifras en miles de pesos
ConceptoEntidad recíprocaValor corrienteValor no corriente
Código contable subcuentaNombreCódigo institucionalNombre entidad
      
      
      
      
      

Anexo 3

Formulario CGN.2005.003NE - notas de carácter específico

CGN2005_003NE_notas_de_carácter específico
Departamento:
Municipio:
Entidad:
Código:
Fecha de corte:
Cundinamarca
Chía
ESP Empresa de Servicios Públicos de Chía
230125175
30/06/2004
Cifras en miles de pesos
ConceptoDetalle notas específicasValor
Código contableNombre
        
        
        
        
        

Anexo 4

Formulario CGN.2005.003NG - notas de carácter general

CGN2005_003NG_notas_de_carácter_general
Departamento:
Municipio:
Entidad:
Código:
Fecha de corte:
Cundinamarca
Chía
ESP Empresa de Servicios Públicos de Chía
230125175
31/12/2004
Valores en miles de pesos
ConceptoDetalle notas de carácter generalReferencia a nota específica
Código Descripción
N1Naturaleza jurídica, función social, actividades que desarrolla o cometido estatal.  
N1.1.- Naturaleza jurídica.  
N1.2.- Función social o cometida estatal, objetivos y actividades.  
N2.Políticas y prácticas contables.  
N2.1.- Aplicación del marco conceptual del PGCP.  
N2.2.- Aplicación del catálogo general de cuentas - CGC.  
N2.3.- Aplicación de normas y procedimientos.  
N2.4.- Registro oficial de libros de contabilidad y documentos soporte.  
N3.Proceso y resultado de la consolidación de la información contable.  
N4.Limitaciones y deficiencias de tipo operativo o administrativo que inciden en el normal desarrollo del proceso contable y/o afectan la consistencia y razonabilidad de las cifras.  
N4.1.- Limitaciones de orden administrativo.  
N4.2.- Limitaciones de orden contable.  
N5.Efectos y cambios significativos en la información contable.  
N5.1.- Por aplicación de normas contables.  
N5.2.- Por reclasificación de cuentas.  
N5.3.- Por corrección de errores de ejercicios anteriores.  
N5.4.- Por depuración de cifras, conciliación de saldos o ajustes.  
N5.5.- Por efecto de saneamiento contable.  
N5.6.- Por adquisición o venta de bienes (significativas).  
N5.7.- Por procesos de liquidación, fusión y escisión.  

(Nota: Derogado por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

ART. 25.—Vigencia. La presente resolución deroga la Resolución 250 de 2003 y las demás disposiciones que le sean contrarias y rige a partir de la fecha de publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 19 de diciembre de 2005.

(Nota: Derogada por la Resolución 248 de 2007 artículo 20 de la Contaduría General de la Nación)

____________________________