CIRCULAR EXTERNA 7 DE 2003 

(Abril 14)

Asunto: Circular Básica Jurídica.

(Nota: Véase Circular Externa 8 de 2003 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Véase Resolución 1121 de 2003 de 2003 artículo 11 de la Superintendencia de la Economía Solidaria).

(Nota: Véase Circular Externa 19 de 2003 de la Superintendencia de la Economía Solidaria).

(Nota: Véase Circular Externa 7 de 2004 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Véase Circular Externa 4 de 2005 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Véase Circular Externa 8 de 2005 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Véase Circular Externa 2 de 2006 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Véase Circular Externa 3 de 2006 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Véase Circular Externa 4 de 2006 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Véase Circular Externa 5 de 2006 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

1. Presentación

Desde que la Superintendencia de la Economía Solidaria asumió sus funciones legales, mediante la Resolución 129 de 1999, tuvo en claro que para poder efectuar una supervisión es indispensable contar, previamente, con una marco jurídico de regulación que permita confrontar las actuaciones de las entidades bajo su competencia con las normas a las cuales están sometidas.

Teniendo como punto de partida el anterior razonamiento, durante sus tres años y medio de existencia la Supersolidaria se ha empeñado, con la mayor celeridad posible, en expedir las resoluciones y circulares necesarias para completar el marco jurídico aplicable a sus entidades supervisadas.

Como consecuencia de lo anterior, ha surgido la necesidad de compilar y sistematizar en un solo cuerpo normativo, las circulares y resoluciones de la superintendencia. En este sentido, ha sido exitosa la experiencia de otras superintendencias, las que después de varios años de funcionamiento, vieron, igualmente, la necesidad de expedir una circular básica jurídica.

El propósito de esta circular, es, por lo tanto, reunir las diferentes instrucciones en materia jurídica emitidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria y que a la fecha se encuentran vigentes, para de esta forma facilitar su consulta integral.

Con tal fin, se revisaron, recopilaron, modificaron y actualizaron las normas expedidas por la Supersolidaria, así como se incorporaron nuevas disposiciones. Su presentación se elaboró con hojas intercambiables y su consulta podrá efectuarse por internet o vía modem.

La circular básica jurídica está dividida en títulos, capítulos, numerales y literales, para facilitar su consulta temática.

Las instrucciones incorporadas deberán observarse de manera complementaria con las establecidas en la circular básica contable y financiera próxima a expedirse y con la Resolución 1515 del 27 de noviembre de 2001, por la cual se establece el plan único de cuentas para las entidades supervisadas del sector solidario.

2. Vigencia y derogatorias

La circular básica jurídica rige a partir del 14 de abril de 2003 e incorpora y sustituye las resoluciones de carácter general y las circulares externas expedidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria hasta la fecha, las cuales, por ende, quedan derogadas. En la medida en que se expidan nuevas normas, se irán haciendo por parte de la superintendencia, los ajustes del caso a esta circular.

Quedan vigentes las circulares externas interpretativas expedidas por esta superintendencia que se anexan al final del documento, por considerar que son complementarias de la circular básica jurídica y que pueden ser de gran utilidad para su mejor comprensión.

En esta forma, además de la legislación cooperativa y solidaria vigente, contenida, entre otras normas, en las leyes 79 de 1988, 454 de 1998 y 795 de 2003 y los decretos 1333, 1480, 1481 y 1482 de 1989 y 1840 de 1997, las entidades supervisadas deben tener en cuenta en adelante la presente circular básica jurídica.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a miembros de los órganos de administración y vigilancia y asociados de las entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

(Nota: Véase Circular Externa 8 de 2003 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Véase Circular Externa 4 de 2005 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Véase Circular Externa 2 de 2006 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Véase Circular Externa 3 de 2006 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Véase Circular Externa 4 de 2006 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Véase Circular Externa 5 de 2006 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

ÍNDICE
TÍTULO PRIMERO-De las entidades supervisadas y los niveles de supervisión
CAPÍTULO PRIMERO-Concepto de supervisión: Vigilancia, inspección y control
CAPÍTULO SEGUNDO-Enumeración y clasificación de las entidades supervisadas
CAPÍTULO TERCERO-Características de las entidades supervisadas
CAPÍTULO CUARTO-Niveles de supervisión1. Clasificación según los criterios del Decreto 2159 de 1999
a) Primer nivel de supervisión.
b) Segundo nivel de supervisión.
c) Tercer nivel de supervisión.
1.1. Facultad discrecional
2. Reajuste
TÍTULO SEGUNDO-De las entidades supervisadas que ejercen la actividad financiera
CAPÍTULO PRIMERO-Actividad financiera1. Autorización previa
2. Definición legal
2.1. Operaciones pasivas
2.2. Operaciones activas
2.3. Operaciones de servicios o neutras
CAPÍTULO SEGUNDO-Cooperativas que ejercen la actividad financiera de acuerdo con la Ley 454 de 1998 y entidades del sector solidario que no están sujetas a las normas sobre tal actividad1. Entidades que la ejercen
a) Las cooperativas especializadas de ahorro y crédito.
b) Las cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito.
c) Las cooperativas integrales con sección de ahorro y crédito.
2. Otras entidades del sector solidario autorizadas por normas especiales para captar ahorro de sus asociados
CAPÍTULO TERCERO-Constitución1. Capital mínimo
2. Asamblea de constitución
3. Autorización previa
3.1. Requisitos legales
3.2. Constitución, autorización y registro de nuevas entidades
a) Constitución.
b) Solicitud para obtener la autorización de constitución.
c) Publicidad de la solicitud y oposición de terceros.
d) Autorización para la constitución.
e) Constitución y registro.
f) Autorización para el ejercicio de la actividad financiera.
3.3. Autorización para el ejercicio de la actividad financiera para las cooperativas que se encuentran funcionando
a) Solicitud de autorización.
b) Documentación.
3.4. Autorización de la actividad financiera para las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito.
4. Registro
CAPÍTULO CUARTO-Especialización1. Obligatoriedad
2. Excepción
CAPÍTULO QUINTO-Conversión
CAPÍTULO SEXTO-Excepción a los montos mínimos legales
CAPÍTULO SÉPTIMO-Desmonte de la actividad financiera1. Desmonte de la actividad financiera de las cooperativas que vienen adelantando tal actividad y que no obtengan autorización para el ejercicio de la misma
2. Desmonte de la actividad financiera de las cooperativas que hayan ejercido la actividad financiera pero resuelvan no continuar con dicha actividad
3. Desmonte de la actividad financiera de las cooperativas que no tienen captados depósitos de ahorro pero contemplan en sus estatutos tal posibilidad
4. Disposiciones generales
CAPÍTULO OCTAVO-Posesión de administradores y revisores fiscales1. Personas que deben posesionarse ante la Supersolidaria
2. No requieren posesionarse ante la Supersolidaria
3. Requisitos para posesionarse
4. Posesión de revisores fiscales
4.1. Inhabilidad de los revisores fiscales
5. Trámite de la posesión
6. Comunicación de renuncias
7. Comunicación de remociones
8. Casos en los que no se requiere posesión
9. Información sobre terminación de relaciones laborales, exclusión y suspensión de derechos de asociados
CAPÍTULO NOVENO-Régimen de horarios1. Horarios básicos
2. Horarios adicionales o extendidos
3. Horarios reducidos
4. Cierres especiales
5. Publicidad
6. Sanciones
CAPÍTULO DÉCIMO-Régimen de publicidad1. Objetivo de los programas publicitarios
2. Condiciones básicas de los textos publicitarios
3. Prácticas prohibidas
4. Verificación posterior
CAPÍTULO DECIMOPRIMERO-Régimen de control y prevención de lavado de activos1. Responsabilidad de las entidades vigiladas
2. Presupuestos para el adecuado cumplimiento del presente instructivo
3. Mecanismos de control
3.1. Conocimiento de clientes y del mercado
3.1.1. Concepto de cliente
3.1.2. Conocimiento del cliente
a) Reglas generales.
b) Régimen de excepciones.
3.1.3. Conocimiento del mercado
3.1.4 Compra y venta de inversiones
3.2. Control de operaciones
3.2.1 Segmento del mercado
3.2.2 Consolidación de operaciones por cliente
3.2.3 Señales de alerta
3.2.4 Desarrollo tecnológico
3.3. Detección de operaciones inusuales y determinación de operaciones sospechosas
3.3.1 Concepto
3.3.2 Detección de operaciones inusuales
3.3.3. Determinación de operaciones sospechosas
3.4. Control de transacciones en efectivo
3.4.1. Montos de transacciones sujetas a registro individual
3.4.2. Determinación de transacciones múltiples como una sola operación
3.4.3. Organización interna de la información
3.4.4. Clientes exceptuados del registro individual
3.4.5. Capacitación
4. Reportes
4.1. Relativos a las transacciones en efectivo
4.1.1. Reporte consolidado a la Superintendencia de la Economía Solidaria
4.1.2. Clientes exceptuados del registro individual
4.2. Reporte de transacciones sospechosas a la unidad de información y análisis financiero, UIAF
4.2.1. Aspectos generales
4.2.2. Contenido del reporte
4.2.3. Reporte de ausencia de operaciones sospechosas
5. Código de conducta
6. Manual de procedimientos
6.1. Generalidades
6.2. Contenido básico
6.3. Remisión a la Superintendencia de la Economía Solidaria y actualización
7. Auditoría sobre mecanismos de control
7.1 Oficial de cumplimiento
7.1.1. Concepto
7.1.2. Función
7.2. Auditoría interna
7.3. Revisoría fiscal
8. Conservación de documentos
9. Plazos para reportes
9.1. Reporte consolidado de transacciones en efectivo a la Supersolidaria
9.2. Clientes exentos de llenar el formulario de control de transacciones en efectivo
9.3. Reporte de transacciones sospechosas a la unidad de información y análisis financiero
9.4. Práctica insegura
CAPÍTULO DECIMOSEGUNDO-Régimen de apertura, traslado, conversión y cierre de oficinas1. Políticas y criterios
2. Naturaleza de las oficinas
3. Régimen de autorización para la apertura y traslado de oficinas
3.1. Condiciones de la solicitud
3.2. Información a la Superintendencia de la Economía Solidaria con posterioridad a la apertura o traslado de oficinas
4. Conversión de oficinas
5. Cierre de oficinas
CAPÍTULO DECIMOTERCERO-Obligatoriedad de la inscripción en Fogacoop
CAPÍTULO DECIMOCUARTO-Normas de la última reforma financiera (L. 795/2003) que inciden en las cooperativas supervisadas que ejercen actividad financiera
TÍTULO TERCERO-De las entidades del sector real
CAPÍTULO PRIMERO-Entidades solidarias pertenecientes al sector real y constitución1. Entidades solidarias pertenecientes al sector real
2. Constitución
2.1. Cooperativas de usuarios o servicios, fondos de empleados, asociaciones mutuales, organismos de segundo y tercer grados y precooperativas
2. 1.1. Asamblea de constitución
2. 1.2. Registro
Documentos a presentar en las respectivas cámaras de comercio para la obtención de la personalidad jurídica
2.1.3. Control de legalidad posterior ante la Supersolidaria
2.1.3.1 Documentos requeridos para efectuar el control de legalidad de la constitución de cooperativas del sector real, esto es, las que no ejercen actividad financiera
2.1.3.2 Documentos requeridos para efectuar el control de legalidad de la constitución de fondos de empleados
2.1.3.3. Documentos requeridos para efectuar el control de legalidad de la constitución de asociaciones mutuales
2.1.3.4 Documentos requeridos para efectuar el control de legalidad de la constitución de precooperativas y para autorizar la prórroga de la duración de estas entidades
2.1.3.5 Documentos requeridos para efectuar el control de legalidad de la constitución de instituciones auxiliares del cooperativismo
2.1.3.6. Documentos requeridos para efectuar el control de legalidad de la constitución de organismos de segundo y tercer grados
2.1.3.7 Documentos requeridos para efectuar el control de legalidad de la constitución de empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas
2.1.3.8 Documentos requeridos para efectuar el control de legalidad de la conversión de precooperativas en cooperativas
2.1.3.9. Cancelación del registro
2.2. Cooperativas y precooperativas de trabajo asociado
2.3. Empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas
2.4. Instituciones auxiliares de la economía solidaria
CAPÍTULO SEGUNDO-Control de legalidad de los nombramientos de los órganos de administración, y de control y vigilancia
CAPÍTULO TERCERO-Exoneración de revisor fiscal
CAPÍTULO CUARTO-Toma de posesión para administrar o liquidar las entidades sujetas a la supervisión de la delegatura del sector real1. Procedencia
2. Objeto
3. Término
4. Procedimiento y metodología
5. De la notificación
6. Recursos
7. Efectos de la toma de posesión para liquidar
8. Presentación de créditos
9. Obligaciones diferentes al pago de sumas de dinero
10. Prohibición de formular objeciones
11. Prelación de créditos
12. Obligación de prestar caución
13. Presentación de inventarios
14. Junta asesora del liquidador
15. Avalúo
16. Contradicción del avalúo
17. Realización de activos y pago a los acreedores
18. Levantamiento de medidas cautelares y cancelación de gravámenes
19. Gastos de administración
20. Solución de las obligaciones
21. Terminación
22. Remisión al estatuto orgánico del sistema financiero
CAPÍTULO QUINTO-Registro de los actos y documentos de las organizaciones cooperativas que desarrollan la actividad de educación y de las instituciones auxiliares de la economía solidaria que apoyan dicha actividad
CAPÍTULO SEXTO-Normatividad aplicable a la contratación celebrada por las administraciones públicas cooperativas1. Los contratos o convenios interadministrativos con administraciones públicas cooperativas
2. Ejecución del objeto contractual
3. Naturaleza cooperativa de las administraciones públicas cooperativas
4. Protección de los recursos públicos
5. Certificación
6. Sujetos disciplinables
7. Aplicación del numeral 8º, artículo 24 de la Ley 80 de 1993
TÍTULO CUARTO-De las actuaciones ante la Supersolidaria
CAPÍTULO PRIMERO-Del derecho de petición en general1. Procedencia
2. Peticiones escritas
3. Peticiones incompletas
4. Solicitud de informaciones o documentos adicionales
4.1. Desistimiento
4.2. Citación de terceros
4.3. Pago del valor de las citaciones y publicaciones
4.4. Prohibición
5. Términos para resolver las peticiones escritas
6. Suspensión de los términos para resolver o contestar
7. Peticiones verbales
8. Rechazo de peticiones
9. Acumulación de peticiones
10. Desatención de las peticiones
11. Traslados
12. Pruebas
13. Petición oficiosa de información a otras entidades públicas
CAPÍTULO SEGUNDO-Solicitudes de información1. Procedencia
2. Información general
3. Información especial y particular
4. Pago de fotocopias
5. Información de carácter reservado
6. Cesación de la reserva legal
7. Notificación de las decisiones
CAPÍTULO TERCERO-Consultas1. Procedencia
2. Designación de funcionarios
3. Términos para la respuesta
CAPÍTULO CUARTO-Quejas y reclamos por deficiente prestación de los servicios de las entidades vigiladas o por violación de las normas que rigen su actividad1. Procedencia
2. Requisitos
3. Términos
4. Trámite de las quejas y reclamos
CAPÍTULO QUINTO-Quejas y reclamos por la deficiente prestación de servicios de la Superintendencia de la Economía Solidaria1. Procedencia
2. Trámite
3. Término para responder las quejas y reclamos que se presenten por escrito
CAPÍTULO SEXTO-Disposiciones varias1. Dependencia encargada de expedir certificaciones
2. Instrumentos de información al público
3. Vigilancia de la gestión y participación ciudadana
CAPÍTULO SÉPTIMO-Sanciones pecuniarias impuestas por la Supersolidaria1. Ejecutoria
2. Notificación
3. Ejecutoriedad y ejecutividad de la sanción
CAPÍTULO OCTAVO-De los recursos en la vía gubernativa1. Procedencia de los recursos
2. Oportunidad y presentación
TÍTULO QUINTO-De las disposiciones comunes a las entidades supervisadas
CAPÍTULO PRIMERO-De las obligaciones especiales de las entidades supervisadas1. Registro de libros en las cámaras de comercio
2. Función de registro de los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esta formalidad, y de certificación y existencia y representación legal de las organizaciones supervisadas por la Supersolidaria
3. Colaboración con la justicia
4. Reformas estatutarias
4.1. Información sobre reformas estatutarias que no requieren de autorización previa
4.2. Solemnización de la reforma
4.3. Autorizaciones especiales
CAPÍTULO SEGUNDO-Otros casos en los que se requiere la autorización previa de la Supersolidaria1. Transformación
1.1. Documentos requeridos para solicitar la autorización para la transformación de entidades bajo la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria
1.2. Registro en cámara de comercio
1.3. Normas supletorias
2. Incorporación
2.1. Documentos requeridos para solicitar la autorización para la incorporación de entidades bajo la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria
2.2. Registro en cámara de comercio
2.3. Normas supletorias
3. Fusión
3.1. Documentos requeridos para solicitar la autorización para la fusión de entidades bajo la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria
3.2. Registro en cámara de comercio
3.3. Normas supletorias
4. Escisión
4.1. Documentos requeridos para solicitar la autorización para la escisión de entidades bajo la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria
4.2. Registro en cámara de comercio
4.3. Normas supletorias
CAPÍTULO TERCERO-Pólizas de manejo
CAPÍTULO CUARTO-Administradores1. Quiénes tienen este carácter
2. Deberes de los administradores
3. Responsabilidad de los administradores
3.1. Responsabilidad civil
4. Conductas punibles
5. Conflictos de interés
CAPÍTULO QUINTO-Aspectos generales del “Autocontrol” de las entidades de la economía solidaria1. Definición de control social y sus características de interno y técnico
1.1. Definición de control social
1.2. Características del control social: Interno y técnico
a) Control social interno.
b) Control social técnico.
2. Obligatoriedad del control social, interno y técnico, en las entidades vigiladas y órganos a través de los cuales se debe cumplir
CAPÍTULO SEXTO-Revisoría fiscal1. Importancia de la revisoría fiscal
2. Objetivos de la revisoría fiscal
3. Características de la revisoría fiscal
a) Permanencia.
b) Cobertura total.
c) Independencia de acción y criterios.
d) Función preventiva.
4. Impartir instrucciones
5. Colaboración
6. Visitas y papeles de trabajo
7. Revisoría fiscal y auditoría externa
8. Dictamen e informe del revisor fiscal
a) Asuntos materia del dictamen.
b) Asuntos materia del informe.
9. Precisiones relativas al dictamen
10. Planeación del trabajo de la revisoría fiscal
11. Evaluación del control interno
12. Evidencia del trabajo
13. Normas de auditoría generalmente aceptadas
14. Certificación por parte del revisor fiscal sobre información remitida a la Superintendencia de la Economía Solidaria
15. Nombramiento y apropiaciones para la gestión del revisor fiscal
16. Obligación de las entidades solidarias de elegir revisor fiscal principal y suplente
17. Ejercicio del suplente
18. Aplicación de los artículos 42 y 43 de la Ley 79 de 1988 a las entidades solidarias supervisadas
19. Derogatoria de la Resolución 3575 de 1996 del Dancoop
CAPÍTULO SÉPTIMO-Momento a partir del cual pueden ejercer sus funciones los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las entidades supervisadas
CAPÍTULO OCTAVO-Instrucciones sobre asambleas generales
CAPÍTULO NOVENO-Conformación junta asesora de las entidades objeto de intervención forzosa administrativa
CAPÍTULO DÉCIMO-Requisitos para la conformación de la lista de agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales para las entidades supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria1. Selección de aspirantes y conformación de la lista de agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales
2. Inscripción
3. Requisitos para solicitar inscripción en lista
3.1. Para las personas naturales
3.2. Para las personas jurídicas
4. Documentos para la inscripción
4.1. Personas naturales
4.2. Personas jurídicas
5. Presentación de la solicitud
6. Inscripción
7. Conformación en la lista
8. Desistimiento
9. Designación
10. Límite en la designación de liquidadores y agentes especiales
11. Documentos para la posesión
11.1. Personas naturales
11.2. Personas jurídicas
CAPÍTULO DECIMOPRIMERO-Fondo de liquidez para las cooperativas de ahorro y crédito, cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, fondos de empleados y asociaciones mutualistas1. Monto exigido y base para el cálculo
2. Entidades receptoras
3. Cumplimiento del fondo de liquidez
4. Condiciones especiales para el uso del fondo de liquidez
5. Presentación de informes
6. Supervisión y sanciones
CAPÍTULO DECIMOSEGUNDO-Pautas para la utilización y reglamentación del fondo de solidaridad1. Entidades solidarias que deben contar con un fondo de solidaridad
2. Pautas generales
2.1. Finalidades y formas de utilización
2.2. Pautas o lineamientos generales para su reglamentación
2.2.1. Pagos que pueden ser sufragados con cargo al fondo de solidaridad
2.2.2. Clases de contribuciones otorgables
2.2.3. Requisitos y documentación para aprobación de erogaciones
2.2.4. Recursos con los cuales se conformará el fondo de solidaridad
2.2.5. Presupuesto del fondo de solidaridad
CAPÍTULO DECIMOTERCERO-Pautas para la utilización y reglamentación del fondo de educación1. Entidades solidarias que deben contar con un fondo de educación
2. Pautas generales
2.1. Finalidades y formas de utilización
2.2. Lineamientos generales para su reglamentación
2.2.1. Recursos con los cuales se conformará el fondo de educación
2.2.2. Pagos que pueden ser sufragados con cargo al fondo de educación
2.2.3. Presupuesto del fondo de educación
2.2.4. Requisitos y documentación para aprobación de erogaciones
2.2.5. Cumplimiento de la Directiva Conjunta 31 del 7 de julio de 2000 del Ministerio de Educación Nacional y de Dansocial
CAPÍTULO DECIMOCUARTO-Régimen de inhabilidades e incompatibilidades de las entidades supervisadas1. Fuentes
a) Legales.
b) Estatutarias.
CAPÍTULO DECIMOQUINTO-Trámite de quejas de las entidades vigiladas
CAPÍTULO DECIMOSEXTO-Tasa máxima de interés que pueden cobrar las entidades supervisadas1. Autoridad competente para certificar el interés bancario corriente
2. Tasa máxima de interés que pueden cobrar legalmente las entidades supervisadas
3. Autoridades competentes para reliquidar créditos y determinar el delito de usura
4. De la solución de conflictos transigibles entre las entidades supervisadas y sus asociados con ocasión del cobro de tasas de interés
CAPÍTULO DECIMOSÉPTIMO-Instrucciones a las entidades supervisadas sobre los procedimientos a seguir en los procesos de disolución y liquidación voluntaria1. Requisitos previos
2. Supervisión del trámite de la liquidación
3. Generalidades de ley
4. Requisitos y responsabilidades del liquidador
5. Pago de obligaciones
6. Pólizas
7. Sanciones
8. Otras disposiciones
CAPÍTULO DECIMOCTAVO-Cobro y autoliquidación de las tasas de contribución
CAPÍTULO DECIMONOVENO-Disposiciones de la última reforma financiera (L. 795/2003) sobre facultades de la Superintendencia de la Economía Solidaria y otras normas que cobijan a las entidades solidarias supervisadas
TÍTULO SEXTO-De las circulares interpretativas vigentes y normas derogadas1. Circulares interpretativas vigentes
— 1 de 1999, modificada por la 11 de 2002.
— 7 de 1999.
— 17 de 2000.
— 20 de 2000.
— 7 de 2001.
2. Normas derogadas

TÍTULO PRIMERO

De las entidades supervisadas y los niveles de supervisión

CAPÍTULO PRIMERO

Concepto de supervisión: Vigilancia, inspección y control

1. Las funciones de inspección, control y vigilancia (genéricamente denominadas como de “supervisión”), están en cabeza del Presidente de la República, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 189, numeral 24, de la Constitución Política.

2. Hoy en día, debe entenderse la norma en el sentido de que dichas funciones las ejerce el presidente no sólo respecto de las cooperativas sino de todas las entidades del sector solidario, pues para la época en que se expidió la Constitución (1991) no se había definido legalmente el sistema de la economía solidaria (L. 454/98), sino, únicamente, el sector cooperativo (L. 79/88, art. 122).

3. Las funciones de supervisión las ejerce el Presidente de la República a través de las superintendencias, entidades que pertenecen a la rama ejecutiva del poder público.

La Ley 454 de 1998, que creó la Superintendencia de la Economía Solidaria, dispuso al respecto, en su artículo 34:

“El Presidente de la República ejercerá por conducto de la Superintendencia de la Economía Solidaria la inspección, control y vigilancia de las organizaciones de la economía solidaria, que no se encuentren sometidas a la supervisión especializado del Estado ...”.

4. La supervisión se divide en tres funciones: vigilancia, inspección y control, según el mayor o menor grado de injerencia de la superintendencia en la actividad de las entidades vigiladas y la correlativa, mayor o menor, carga impuesta a éstas por el Estado. No existe una definición legal específica de estas funciones para la Supersolidaria, pero acudiendo a la doctrina y a los principios generales del derecho administrativo sancionatorio y con el alcance otorgado por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, esta superintendencia considera que se pueden describir así:

— Vigilancia: Como la palabra lo indica (“vigilare”, ver, observar), el Estado sólo observa la conducta de los particulares, sin que esto represente para aquellos ninguna carga o interferencia directa en sus actividades. Así, por ejemplo, si se hacen los análisis financieros, revisión de estatutos o de otra información que se tenga de las entidades vigiladas, la Supersolidaria cumple con su función de vigilancia, sin que el vigilado se dé cuenta siquiera, en muchos casos, de esta actividad de supervisión del Estado.

— Inspección: Aquí ya hay una carga para el administrado; su fundamento son las facultades que tiene la superintendencia en virtud de sus funciones legales, al representar el interés general que prevalece sobre el interés particular. Así, por ejemplo, el realizar una visita administrativa, el recepcionar una declaración a un representante legal, el requerir la entrega de determinados documentos, constituyen potestades especiales que no tienen los particulares, unos respecto de otros, sino que sólo las tiene el Estado frente a aquéllos.

— Control: Es el grado más alto de supervisión. De manera excepcional la Supersolidaria, autorizada por la Constitución y la ley, interfiere directamente en la autonomía de las entidades vigiladas. Es el caso, por ejemplo, de la orden de remover a un directivo, de la toma de posesión para administrar o liquidar una entidad, de la orden dada de realizar una reforma estatutaria.

CAPÍTULO SEGUNDO

Enumeración y clasificación de las entidades supervisadas

1. De conformidad con las leyes 454 de 1998 y 79 de 1988 y los decretos 1333, 1480, 1481 y 1482 de 1989, las siguientes entidades se encuentran bajo la supervisión de esta superintendencia:

1.1. Sector cooperativo.

1.1.1. Las cooperativas de base o de primer grado.

1.1.2. Los organismos cooperativos de segundo y tercer grados.

1.1.3. Las instituciones auxiliares del cooperativismo.

1.1.4. Las precooperativas.

1.1.5 Las empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas.

1.2. Otras formas asociativas.

1.2.1. Fondos de empleados.

1.2.2. Asociaciones mutuales.

1. 2.3. Instituciones auxiliares de la economía solidaria.

1.2.4. Organismos de integración de la economía solidaria.

1.2.5. Otras formas asociativas solidarias innominadas que cumplan con los requisitos previstos en el capítulo segundo del título primero de la Ley 454 de 1998.

1.3. Las organizaciones de la economía solidaria que mediante acto de carácter general determine el Gobierno Nacional.

2. Las anteriores entidades son objeto de supervisión por parte de la Superintendencia de la Economía Solidaria, siempre y cuando no se encuentren sometidas a la supervisión especializada de otro organismo del Estado, de conformidad con el artículo 34 de la Ley 454 de 1998. Es decir, la Supersolidaria tiene una competencia residual y excluyente, de conformidad con los artículos 34 y 63 de la Ley 454 de 1998.

Existen cooperativas que en virtud de fallos del Consejo de Estado que dirimieron conflictos de competencia ya no se encuentran bajo la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria, por ejemplo:

a) Mediante fallo del 17 de julio de 2001 se declaró a la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada como organismo competente para ejercer la inspección, control y vigilancia de las cooperativas de vigilancia, y

b) Mediante fallo del 5 de marzo de 2002 se declaró a la Superintendencia de Puertos y Transporte como organismo competente para ejercer la inspección, control y vigilancia de las cooperativas de transporte.

3. Existen varias clasificaciones, dentro de las cuales pueden encuadrarse las entidades cooperativas supervisadas, desde diferentes puntos de vista:

a) Según su objeto: Cooperativas especializadas, multiactivas o integrales. (L. 79/88, arts. 62, 63 y 64).

— Cooperativas especializadas: Son las que se organizan para atender una necesidad específica, correspondiente a una sola rama de actividad económica, social, cultural o ambiental.

— Cooperativas integrales: son aquellas que en desarrollo de su objeto social, realizan dos o más actividades conexas y complementarias entre sí, de producción, distribución, consumo y prestación de servicios.

— Cooperativas multiactivas: Son las que se organizan para atender varias necesidades, mediante concurrencia de servicios en una sola entidad jurídica;

b) Según el criterio de identidad: Cooperativas de usuarios o de servicios a los asociados y cooperativas de trabajo asociado. (L. 79/88, arts. 4º y 59).

— Cooperativas de usuarios o de servicios a los asociados: Son empresas asociativas sin ánimo de lucro, compuestas por personas naturales y/o jurídicas, las cuales están constituidas para prestarles servicios a los asociados.

El principio o criterio de identidad se da en esta clase de cooperativas en el sentido de que los asociados son los dueños y gestores de la empresa que les presta los servicios y, simultáneamente los usuarios o consumidores de tales servicios.

Sus asociados no deben necesariamente trabajar en ellas (como en las cooperativas de trabajo asociado) y si lo hacen sus relaciones se rigen por el Código Sustantivo del Trabajo. Por lo tanto, se debe tener presente que el régimen laboral ordinario se aplica totalmente a los trabajadores dependientes y a los trabajadores que a la vez sean asociados de estas cooperativas.

— Cooperativas de trabajo asociado: Son empresas asociativas sin ánimo de lucro, que vinculan el trabajo personal de sus asociados y sus aportes económicos para la producción de bienes, ejecución de obras, o la prestación de servicios en forma autogestionaria. El principio o criterio de identidad se da en estas cooperativas en la medida en que los asociados son a la vez los trabajadores de las mismas.

En estas entidades las relaciones de trabajo no se regulan por el Código Sustantivo del Trabajo sino por los estatutos y regímenes de trabajo asociado, compensaciones y de previsión y seguridad social.

Sólo en los casos excepcionales previstos en el Decreto 468 de 1990, se pueden contratar trabajadores no asociados, quienes se rigen por el Código Sustantivo del Trabajo;

c) En consideración a si ejercen o no la actividad financiera en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998: Cooperativas que ejercen actividad financiera (especializadas de ahorro y crédito, multiactivas con sección de ahorro y crédito e integrales con sección de ahorro y crédito) y cooperativas del sector real, es decir, que no ejercen actividad financiera, y

d) Según su grado de integración: Cooperativas de primer, segundo y tercer grados. (L. 79/88, arts. 92 y 93).

CAPÍTULO TERCERO

Características de las entidades supervisadas

1. Las organizaciones de la economía solidaria deben cumplir con los principios y fines de la economía solidaria previstos en los artículos 4º y 5º de la Ley 454 de 1998 y, especialmente, con las características y principios económicos contemplados en el artículo 6º de la citada ley, los cuales son:

a) Estar organizada como empresa que contemple en su objeto social, el ejercicio de una actividad socioeconómica, cultural o ambiental tendiente a satisfacer necesidades de sus asociados y el desarrollo de obras de servicio comunitario;

b) Tener establecido un vínculo asociativo, fundado en los principios y fines contemplados en la mencionada ley;

c) Tener incluido en sus estatutos o reglas básicas de funcionamiento la ausencia de ánimo de lucro, movida por la solidaridad, el servicio social o comunitario;

d) Garantizar la igualdad de derechos y obligaciones de sus miembros sin consideración a sus aportes;

e) Establecer en sus estatutos un monto mínimo de aportes sociales no reducibles, debidamente pagados, durante su existencia. Este requisito no aplica para las asociaciones mutuales, toda vez que su patrimonio se conforma fundamentalmente con las contribuciones de sus asociados y no con aportes, y

f) Integrarse social y económicamente, sin perjuicio de sus vínculos con otras entidades sin ánimo de lucro que tengan por fin promover el desarrollo integral del ser humano.

2. Además las organizaciones de la economía solidaria deben cumplir con los siguientes principios económicos:

a) Establecer la irrepartibilidad de las reservas sociales y, en caso de liquidación, la del remanente patrimonial, y

b) Destinar sus excedentes a la prestación de servicios de carácter social, al crecimiento de sus reservas y fondos, y a reintegrar a sus asociados parte de los mismos en proporción al uso de los servicios o a la participación en el trabajo de la empresa, sin perjuicio de amortizar los aportes y conservarlos en su valor real.

3. Las entidades solidarias son de dos clases: Asistencialistas y mutualistas. Las asistencialistas son las que buscan el beneficio de terceros, como es el caso de las fundaciones de beneficencia y las asociaciones para ayuda de terceros. Las mutualistas son las que buscan el beneficio de sus propios asociados en primera instancia y sólo indirectamente, en segunda instancia, el de la comunidad en general.

Como se desprende de las características señaladas por el legislador, las entidades de la economía solidaria supervisadas por la Supersolidaria, son empresas asociativas sin ánimo de lucro de carácter mutualista.

CAPÍTULO CUARTO

Niveles de supervisión

1. Clasificación según los criterios del Decreto 2159 de 1999

Para los efectos de los niveles de supervisión a que están sometidas las entidades supervisadas, deben seguirse los parámetros del Decreto 2159 de 1999. Según este decreto las entidades sujetas a la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria, se clasifican en tres niveles de supervisión, así:

a) Primer nivel de supervisión

Aplica para todas las cooperativas que ejerzan la actividad financiera, en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998 y para las entidades solidarias supervisadas sometidas discrecionalmente a dicho nivel por el Superintendente de la Economía Solidaria, cuando su situación jurídica, financiera o administrativa así lo requiera (D. 2159/99, arts. 2º y 8º);

b) Segundo nivel de supervisión

Aplica para aquellas entidades de la economía solidaria que no adelantan actividad financiera con sus asociados, incluyendo los fondos de empleados y las asociaciones mutuales que posean más de dos mil treinta y ocho millones cuarenta y seis mil ochocientos ochenta y un pesos ($ 2.038.046.881) de activos para el año 2003;

c) Tercer nivel de supervisión

Aplica para las entidades de la economía solidaria que no se encuentren dentro de los parámetros de los dos primeros niveles de supervisión y cumplan, a criterio de la Superintendencia de la Economía Solidaria, con las características señaladas en el artículo 6º de la Ley 454 de 1998.

1.1. Facultad discrecional

Lo anterior, sin perjuicio de la facultad discrecional que tiene el Superintendente de la Economía Solidaria de someter a cualquier entidad a un nivel de supervisión más elevado y aplicar los principios de supervisión que corresponda, de conformidad con el artículo 8º del Decreto 2159 de 1999.

2. Reajuste

Los valores absolutos indicados en el Decreto 2159 de 1999, se ajustan anual y acumulativamente a partir del año 2000, mediante la aplicación de la variación del índice de precios al consumidor, total nacional, que calcula el DANE.

TÍTULO SEGUNDO

De las entidades cooperativas supervisadas que ejercen la actividad financiera

CAPÍTULO PRIMERO

Actividad financiera

1. Autorización previa

La actividad financiera y demás actividades señaladas en el artículo 335 de la Constitución Nacional, sólo pueden ser ejercidas previa autorización del Estado.

2. Definición legal

El legislador definió expresamente lo que se entiende por actividad financiera del cooperativismo en el inciso cuarto del artículo 39 de la Ley 454 de 1998, que subrogó el artículo 99 de la Ley 79 de 1988.

Según el inciso 4º del citado artículo 39 de la Ley 454 de 1998 “se entenderá como actividad financiera la captación de depósitos, a la vista o a término de asociados o de terceros para colocarlos nuevamente a través de préstamos, descuentos, anticipos u otras operaciones activas de crédito y, en general, el aprovechamiento o inversión de los recursos captados de los asociados o de terceros”.

Dentro de los conceptos de depósitos a la vista y a término se encuentran comprendidas todas las operaciones pasivas desarrolladas por las entidades cooperativas que impliquen captación de ahorros de sus asociados o de terceros, independientemente de la denominación que se les dé o de la modalidad particular en que se efectúen.

En consecuencia, constituyen actividad financiera en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998, entre otras operaciones, la captación de ahorros bajo la modalidad de depósitos de ahorro a término (CDAT), depósitos de ahorro a la vista (cuentas de ahorro), el ahorro contractual o programado, los ahorros permanentes y cualesquiera otras modalidades de captación de depósitos de los asociados.

(Nota: Aclarado y ajustado el presente numeral por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

2.1. Operaciones pasivas

Son aquéllas mediante las cuales, las entidades reciben recursos y disponibilidades de sus asociados o de entidades crediticias, para aplicarlas y manejarlas de acuerdo con sus propios fines. Las más importantes son los depósitos irregulares, en ahorro o a término (CDAT), la emisión de obligaciones y el redescuento.

2.2. Operaciones activas

Son todas aquellas que suponen la colocación o disposición de recursos por parte de la entidad financiera, o que tienen la virtud de colocar real o potencialmente a dicha institución en posición de acreedor. Es decir, son las concesiones u otorgamiento de crédito a sus asociados de sumas dinerarias bajo el compromiso de una restitución futura en la forma, plazo y condiciones pactadas de acuerdo con la ley. Dentro de las operaciones crediticias de mayor importancia, se destacan: el mutuo, los descuentos y la apertura de crédito.

2.3. Operaciones de servicios o neutras

Son aquellas que no implican ni la captación ni la colocación de recursos, sino como su nombre lo indica un servicio que presta la entidad por el cual cobra una remuneración. Dentro de esta categoría podemos ubicar las exigibilidades por servicio de recaudo.

Los aportes no quedan comprendidos dentro de dichos conceptos, puesto que no integran el pasivo de la cooperativa sino que constituyen parte del patrimonio de la entidad. Por esta misma razón, debe resaltarse que no quedaron comprendidas dentro de esa nueva definición de la actividad financiera las operaciones de crédito realizadas por las cooperativas con sus asociados apoyadas únicamente en los aportes de los mismos ni las demás operaciones en las cuales no se presente la captación de ahorros de los asociados para su posterior colocación, inversión o aprovechamiento.

Las cooperativas de crédito o también denominadas de aporte y crédito (es decir las que no captan ahorros de sus asociados pero les efectúan préstamos con base en sus aportes), por las razones antes expuestas, no ejercen actividad financiera en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998.

CAPÍTULO SEGUNDO

Cooperativas que ejercen la actividad financiera de acuerdo con la Ley 454 de 1998 y entidades del sector solidario que no están sujetas a las normas sobre tal actividad

1. Entidades que la ejercen

De conformidad con los incisos primero y segundo del artículo 39 de la Ley 454 de 1998, la actividad financiera sólo puede ejercerse por tres clases de entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria:

a) Las cooperativas especializadas de ahorro y crédito;

b) Las cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito, y

c) Las cooperativas integrales con sección de ahorro y crédito.

2. Otras entidades del sector solidario autorizadas por normas especiales para captar ahorro de sus asociados

2.1. Las entidades del sector solidario que de conformidad con su normatividad especial estén expresamente autorizadas por el legislador para captar ahorros de sus asociados para su posterior colocación entre aquéllos, su inversión o aprovechamiento, continúan rigiéndose por su normatividad especial (D. 1480/89 para las asociaciones mutuales y D. 1481/89 para fondos de empleados), sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 335 de la Constitución Nacional.

2.2. Lo anterior no obsta para que la Superintendencia de la Economía Solidaria, en aras de la protección de los asociados y de las mismas entidades, y en ejercicio de sus funciones asignadas en el artículo 36 de la Ley 454 de 1998 y en su Decreto Reglamentario 1401 de 1999, adelante las actividades de inspección, control y vigilancia que sean pertinentes, tales como impartir las instrucciones que considere necesarias a estas entidades para evitar que se incurra en prácticas inseguras que pongan en peligro los ahorros de los asociados y el patrimonio mismo de aquéllas.

(Nota: Véase Circular Externa 3 de 2004 numeral 2 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

CAPÍTULO TERCERO

Constitución

Para la obtención de su personalidad jurídica, las entidades privadas sin ánimo de lucro se constituyen por escritura pública o documento privado (D. 2150/95, art. 40).

Si las cooperativas supervisadas que proyectan ejercer actividad financiera se constituyen por documento privado, deben “protocolizar” en alguna notaría de su domicilio principal, los documentos de constitución y el acto administrativo de la Superintendencia de la Economía Solidaria por medio del cual se autoriza el ejercicio de la actividad financiera.

De acuerdo con el estatuto de notariado (D. 960/70), “protocolizar” es incorporar en el libro de protocolo, documentos y actuaciones que generalmente nacieron fuera de la notaría, es decir, extra-protocolares, esto es, que la creación se realizó sin intervención del notario. Son documentos preconstituidos a fin de que el notario al recibirlos los incluya en una escritura pública para guardarlos y dar de ellos las copias que le soliciten.

Por la protocolización no adquiere el documento protocolizado mayor fuerza o firmeza de la que originalmente tenga (Estatuto de notariado, art. 57).

1. Capital mínimo

1.1. El artículo 42 de la Ley 454 de 1998 dispuso como regla general en su inciso segundo que las cooperativas de ahorro y crédito y las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deberán acreditar y mantener un monto mínimo de aportes sociales pagados no inferior a quinientos millones de pesos ($ 500.000.000).

Según el parágrafo 4º ibídem, “los valores absolutos indicados en este artículo se ajustarán anual y acumulativamente a partir de 1999 mediante la aplicación de la variación del índice de precios al consumidor, total ponderado que calcula el DANE”.

1.2. El monto mínimo de aportes sociales pagados que deben acreditar las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, para constituirse o para ejercer la actividad financiera, el cual deben mantener en forma permanente, corresponde para el año 2003 a la suma de setecientos noventa y ocho millones trescientos cinco mil setecientos noventa y cuatro pesos ($ 798.305.794).

2. Asamblea de constitución

2.1. De conformidad con el artículo 14 de la Ley 79 de 1988, la constitución de toda cooperativa se hará en asamblea de constitución, en la cual serán aprobados los estatutos y nombrados en propiedad los órganos de administración y vigilancia.

2.2. El consejo de administración allí designado nombrará el representante legal de la cooperativa, quien será responsable de tramitar la obtención de la personalidad jurídica.

2.3. El acta de la asamblea de constitución será firmada por los asociados fundadores, anotando su documento de identificación legal y el valor de los aportes iniciales.

2.4. El número mínimo de fundadores será de veinte, salvo las excepciones consagradas en normas especiales.

3. Autorización previa

3.1. Requisitos legales

La actividad financiera del sector cooperativo vigilado por la Superintendencia de la Economía Solidaria sólo la podrán ejercer las cooperativas especializadas de ahorro y crédito y las multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, exclusivamente con sus asociados, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) Demostrar el monto mínimo de aportes sociales pagados no reducibles, fijados por el legislador;

b) Autorización previa y expresa de la Superintendencia de la Economía Solidaria para ejercer dicha actividad, para lo cual, ésta se cerciorará de la solvencia patrimonial de la entidad, su idoneidad y la de sus administradores, y

c) Acreditar las circunstancias especiales y las condiciones sociales y económicas que justifiquen el ejercicio de la actividad financiera sin acudir a la especialización.

3.2. Constitución, autorización y registro de nuevas entidades

a) Constitución

Las cooperativas que se propongan ejercer la actividad financiera propia de las entidades cuya inspección, control y vigilancia corresponde a la Superintendencia de la Economía Solidaria, deberán constituirse como cooperativas especializadas de ahorro y crédito o como multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, y obtener la respectiva autorización;

b) Solicitud para obtener la autorización de constitución

La solicitud para constituir una cooperativa que proyecte ejercer la actividad financiera vigilada por la Superintendencia de la Economía Solidaria deberá presentarse por los interesados acompañada de la siguiente información:

1. El proyecto de estatutos sociales

2. Señalar el monto mínimo de aportes sociales pagados no reducibles, que en todo caso no pueden ser inferiores a los fijados por la ley, y la forma en que serán pagados.

3. Hoja de vida de los miembros principales y suplentes de los órganos de administración y vigilancia, así como la información que permita establecer su carácter, responsabilidad, idoneidad y situación patrimonial.

4. Acreditar la educación cooperativa de sus potenciales fundadores, con una intensidad no inferior a veinte (20) horas, mediante certificación expedida por el Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria “Dansocial” o alguna de las entidades autorizadas por dicho departamento.

5. Presentar un estudio de factibilidad que demuestre la viabilidad de la cooperativa que se pretende constituir, así como las razones que la sustentan. El mismo deberá contemplar una proyección de la entidad no inferior a cinco (5) años.

6. Indicar el nombre completo y sigla del ente que se pretende constituir de conformidad con lo señalado en el artículo 12 de la Ley 79 de 1988 y demás normas que regulan la materia.

7. La información adicional que requiera la Superintendencia de la Economía Solidaria.

Es preciso advertir, que el acta de asamblea de constitución debe estar firmada por todos los interesados;

c) Publicidad de la solicitud y oposición de terceros

Dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes al recibo de la documentación completa, el Superintendente de la Economía Solidaria autorizará la publicación de un aviso sobre la intención de constituir la entidad correspondiente, en un diario de amplia circulación nacional y/o regional o local, según lo determine esta superintendencia, en la cual se exprese, por lo menos, el nombre de las personas que se proponen asociarse, el nombre de la entidad proyectada, el monto de sus aportes sociales mínimos pagados no reducibles y el lugar en donde haya de funcionar, todo ello de acuerdo con la información suministrada con la solicitud.

Tal aviso será publicado en dos ocasiones, con un intervalo no superior a siete (7) días calendario, con el propósito de que los terceros puedan presentar oposiciones en relación con dicha intención, a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de la última publicación;

d) Autorización para la constitución

Una vez aportados los documentos señalados en el artículo segundo y surtido el trámite de publicación a que se refiere el artículo anterior, el Superintendente de la Economía Solidaria resolverá la solicitud dentro de los noventa (90) días hábiles siguientes, siempre que los peticionarios hayan suministrado la información requerida.

El superintendente concederá la autorización para constituir la entidad cuando la solicitud satisfaga los requisitos legales y se cerciore, por cualesquiera investigaciones que estime pertinentes, del carácter, responsabilidad, idoneidad y solvencia patrimonial de las personas que participen en la constitución. Para el efecto, evaluará que cumplan con los criterios de “idoneidad” previstos en el subnumeral 3.1, numeral 3º, capítulo octavo de este título.

En todo caso, se abstendrá de autorizar la participación de personas que hayan cometido delitos contra el patrimonio económico o los previstos en el artículo 208 del estatuto orgánico del sistema financiero, o que hayan sido sancionadas por violación a las normas que regulan los cupos individuales de crédito, así como cuando dichas personas sean o hayan sido responsables del mal manejo de los negocios de la institución cuya administración les haya sido confiada;

e) Constitución y registro

Dentro del plazo establecido en la resolución que autorice la constitución del ente cooperativo, se deberá protocolizar el acta de asamblea de constitución debidamente firmada por los asociados fundadores, con el respectivo documento de identificación y los estatutos aprobados en dicha asamblea, así como los siguientes documentos:

1. Resolución expedida por la Superintendencia de la Economía Solidaria mediante la cual se autoriza el ejercicio de la actividad financiera.

2. Constancia de pago del total de los aportes sociales mínimos no reducibles fijados en los estatutos que en ningún caso podrán ser inferiores a los establecidos en la ley.

3. Constancia suscrita por quien ejerza o vaya a ejercer las funciones de representante legal, según el caso, donde manifieste haberse dado acatamiento a las normas especiales, legales y reglamentarias que regulan a la entidad constituida.

4. Declaración bajo juramento del representante legal y el revisor fiscal, que se entenderá prestado con su firma, sobre la procedencia lícita de los aportes sociales con los cuales se constituyó la entidad.

Todos los documentos protocolizados señalados anteriormente, deberán registrarse ante la cámara de comercio del domicilio principal del ente que se constituye.

La entidad cooperativa respectiva deberá efectuar, adicionalmente, la inscripción de todos los demás actos, libros y documentos en relación con los cuales se le exija a las cooperativas tal formalidad, sin perjuicio de las autorizaciones previas requeridas según el caso.

La entidad adquirirá existencia legal y formará una persona distinta de sus asociados individualmente considerados, a partir de su registro ante la cámara de comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la persona jurídica que se constituye, y

f) Autorización para el ejercicio de la actividad financiera

El Superintendente de la Economía Solidaria expedirá el acto administrativo respectivo de autorización dentro de los noventa (90) días siguientes a la fecha en que se acredite la constitución regular del ente cooperativo correspondiente y el pago de los aportes sociales mínimos no reducibles.

3.3. Autorización para el ejercicio de la actividad financiera para las cooperativas que se encuentren funcionando

a) Solicitud de autorización

Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, ya constituidas, que se encuentren funcionando y que no hubieren obtenido autorización para el ejercicio de la actividad financiera en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998 con anterioridad a la fecha de publicación de la Resolución 129 del 22 de octubre de 1999, mediante la cual asumió sus funciones la Superintendencia de la Economía Solidaria, deberán solicitar autorización para el ejercicio de la actividad financiera ante esta superintendencia, a través de su representante legal o mediante apoderado, y

b) Documentación

Para efectos de obtener la autorización con la solicitud de autorización deberán adjuntar la siguiente documentación:

1. Solicitud suscrita por el representante legal.

2. Estatuto vigente de la cooperativa ajustado a las prescripciones legales donde esté contemplado el desarrollo de la actividad de ahorro y crédito.

3. Las cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, deben estipular que ejercen su actividad financiera mediante una sección especializada de ahorro y crédito.

4. Hoja de vida de los titulares y suplentes de los órganos de administración y vigilancia de la cooperativa, donde consten el nombre y el documento de identidad. Si alguno o algunos de los anteriores es una persona jurídica, deberá adjuntar certificado de existencia y representación legal actualizado, expedido por la cámara de comercio o la entidad competente.

5. Certificado de antecedentes disciplinarios del revisor fiscal (titulares y suplentes) expedido por la Junta Central de Contadores.

6. Certificación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal de la cooperativa, en la que conste que la entidad solicitante cumple con el monto mínimo de aportes sociales pagados exigidos por la ley. En el evento de que se solicite un monto mínimo inferior al legal, esta certificación deberá indicar cuál es el monto actual de los aportes sociales pagados no reducibles.

7. Estados financieros debidamente dictaminados y certificados por el revisor fiscal y el contador de la cooperativa, correspondientes a los tres (3) últimos ejercicios anteriores a la fecha de solicitud de la autorización.

8. Número de oficinas con que cuenta la entidad y ubicación exacta de las mismas, de acuerdo con los formatos que para el efecto expedirá esta superintendencia.

9. La información adicional que requiera la superintendencia.

La resolución por medio de la cual se autoriza el ejercicio de la actividad financiera deberá protocolizarse. La escritura pública de protocolización deberá registrarse en la cámara de comercio del domicilio principal de la cooperativa respectiva.

3.4. Autorización de la actividad financiera para las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito

3.4.1. Los parámetros para ejercer actividad financiera por parte de entidades de naturaleza cooperativa se encuentran consignados en la Ley 454 de 1998. En el artículo 39 se establece que “La actividad financiera del cooperativismo se ejercerá siempre en forma especializada por las instituciones financieras de naturaleza cooperativa, las cooperativas financieras y las cooperativas de ahorro y crédito, con sujeción a las normas que regulan dicha actividad para cada uno de estos tipos de entidades, previa autorización del organismo encargado de su control”.

3.4.2. A manera de excepción, la norma enuncia los casos en los cuales otro tipo de entidades, diferentes a las cooperativas de ahorro y crédito, tienen la posibilidad de acceder a una autorización para el ejercicio de la actividad financiera. El inciso segundo del mismo artículo prevé que “Las cooperativas multiactivas o integrales podrán adelantar la actividad financiera, exclusivamente con sus asociados mediante secciones especializadas, bajo circunstancias especiales y cuando las condiciones sociales y económicas lo justifiquen, previa autorización del organismo encargado de su control”.

3.4.3. Es necesario acreditar y documentar por parte de la cooperativa multiactiva o integral solicitante, tales circunstancias y condiciones, en el entendido de que corresponde a esta superintendencia el análisis particular de dichas justificaciones y la potestad de autorizar o no a cada una de estas entidades solicitantes para el ejercicio de la actividad financiera bajo condiciones excepcionales.

3.4.4. No obstante, de manera simplemente enunciativa y sin perjuicio del estudio que debe hacerse a cada solicitud en particular, considera la Superintendencia de la Economía Solidaria que en los siguientes eventos se presentarían, en principio, circunstancias especiales, que junto con las condiciones sociales y económicas que acredite la respectiva entidad, ameritarían el ejercicio de la actividad financiera por parte de las cooperativas multiactivas e integrales mediante una sección de ahorro y crédito:

a) (Modificado).* Cooperativas integradas por asociados que se encuentren o hayan estado vinculados laboralmente a una o varias empresas públicas o privadas, siempre que los aportes, ahorros, abonos de obligaciones y demás pagos de los asociados a la cooperativa, se efectúen en un porcentaje considerable por descuento de nómina. El vínculo de asociación aquí descrito debe ser precisado en los estatutos;

*(Nota: Modificado el presente literal a) por la Circular Externa 12 de 2003 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

b) Cooperativas integradas por asociados que se encuentren o hayan estado vinculados a entidades que conformen un grupo empresarial o respecto de los cuales se presente la unidad de empresa en los términos del Código de Comercio o del Código Sustantivo del Trabajo, en circunstancias semejantes a las de los vinculados laboralmente a una misma persona jurídica;

c) Cooperativas conformadas por asociados domiciliados en un mismo municipio o municipios vecinos, en los cuales no existan suficientes servicios financieros cooperativos o solidarios;

d) Cooperativas integradas por asociados que se encuentren o hayan estado vinculados laboralmente a una o varias empresas públicas o privadas, siempre que los aportes, ahorros, abonos de obligaciones y demás pagos de los asociados a la cooperativa, se efectúen en un porcentaje considerable por descuento de nómina. El vínculo de asociación aquí descrito debe ser precisado en los estatutos;

e) Cooperativas integradas por asociados habitantes de un mismo barrio, comuna, corregimiento o ámbito territorial semejante, claramente demarcado, siempre que tal condición esté expresamente estipulada en los estatutos, y

f) Cooperativas integradas por asociados cuya actividad económica se realice en el mismo sector de la economía. Dicha condición debe estar igualmente definida en los estatutos.

3.4.5. Estas opciones de circunstancias especiales se enuncian sin perjuicio de los requerimientos y solicitudes que, de manera particular, haga la superintendencia a las entidades solicitantes, reiterando que la expedición de una autorización en estas condiciones es potestad del ente de supervisión, una vez realizados los estudios técnicos correspondientes.

4. Registro

Para efectos de la obtención de su personalidad jurídica de las entidades nuevas, deberá registrarse en la cámara de comercio del domicilio principal de la entidad, la autorización de la constitución o del ejercicio de la actividad financiera impartida por la Superintendencia de la Economía Solidaria. Posteriormente deberán enviarse a la Supersolidaria los documentos requeridos para la posesión de los administradores y los revisores fiscales.

CAPÍTULO CUARTO

Especialización

1. Obligatoriedad

Las cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, están obligadas a especializarse cuando el monto total del patrimonio de la cooperativa multiplicado por la proporción que represente el total de depósitos de los asociados respecto del total de activos de la entidad, arroje un monto igual o superior al monto mínimo de aportes sociales requeridos para constituir una cooperativa financiera en los términos previstos en el artículo 42 de la Ley 454 de 1998.

El organismo de autocontrol correspondiente y el revisor fiscal, así como las entidades de integración que desarrollen programas de autocontrol también deberán informar en el momento en que tengan conocimiento del hecho.

Las cooperativas que se encuentren en esta situación, deberán informar inmediatamente del hecho a la Superintendencia de la Economía Solidaria y presentar dentro del mes siguiente el plan de ajuste para el cumplimiento de los requisitos necesarios para su especialización.

En caso de que la Superintendencia de la Economía Solidaria no autorice la especialización, la cooperativa deberá ajustarse en el menor tiempo posible al límite de captaciones fijado en este artículo y, en todo caso, dentro del plazo que señale esta superintendencia.

2. Excepción

No están obligadas a especializarse las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito que estén integradas por asociados que se encuentren o hayan estado vinculados laboralmente a una misma entidad pública o privada.

CAPÍTULO QUINTO

Conversión

Cuando una cooperativa especializada de ahorro y crédito decida convertirse en una cooperativa financiera deberá informar inmediatamente de esta determinación a la Superintendencia de la Economía Solidaria. Hasta tanto se obtenga la autorización para ejercer como institución financiera por parte de la Superintendencia Bancaria continuará bajo la supervisión de la Supersolidaria.

CAPÍTULO SEXTO

Excepción a los montos mínimos legales

1. La Ley 510 de 1999 que en su artículo 104 modificó el inciso tercero del artículo 42 de la Ley 454 de 1998, dispone: “El Gobierno Nacional, a través del Superintendente de Economía Solidaria, podrá establecer montos mínimos inferiores a los señalados en este artículo, teniendo en cuenta el vínculo de asociación y las condiciones socioeconómicas o el área geográfica de influencia de la organización interesada”.

2. En consecuencia, para acceder a la autorización con excepción a los montos mínimos se requiere el cumplimiento de, como mínimo, dos requisitos: el vínculo de asociación, que resulta obligatorio (concurrente), y uno de los dos siguientes (excluyentes): las condiciones socio-económicas o el área geográfica de influencia, todos los cuales se desarrollan a continuación.

2.1. Vínculo de asociación (requisito concurrente)

El vínculo de asociación, interpretado como “el conjunto de relaciones que se dan entre los asociados y entre éstos y la empresa cooperativa”, puede extenderse a diferentes tipos de situaciones que generen cercanía entre los asociados, lazos y beneficios en cuanto al control sobre las operaciones que realice la cooperativa. Tal es el caso, tanto de las relaciones derivadas de un vínculo laboral, como de las características propias de pertenecer a un mismo ámbito territorial.

En cuanto al primero de los vínculos, se considera que en los siguientes casos se justifica tal excepción:

a) Cooperativas integradas por asociados vinculados laboralmente a una misma entidad pública o privada, y

b) Cooperativas conformadas por trabajadores vinculados laboralmente a un mismo grupo empresarial o a entidades entre las cuales exista unidad de empresa en los términos del Código de Comercio o del Código Sustantivo del Trabajo.

Ahora bien, considera esta superintendencia que el vínculo de asociación no está determinado de manera exclusiva por la vinculación laboral a un ente económico (llámese entidad pública o privada, grupo empresarial o entidades entre las cuales exista unidad de empresa). Los casos de vínculo de asociación, por el contrario, pueden ser de diversa índole, siempre y cuando se mantenga el concepto básico arriba descrito.

Por ejemplo, se entiende que con los habitantes de un mismo barrio, comuna, corregimiento o territorio claramente demarcado, se mantendría ese “conjunto de relaciones que se dan entre los asociados y entre éstos y la empresa cooperativa”, justificándose de esa manera la excepción que contempla la ley. En nuestro país, los habitantes de un mismo ámbito territorial tienen en común costumbres, rasgos culturales, nivel educativo, e incluso comparten intereses y perspectivas hacia el futuro. Dichos elementos hacen que la asociación se convierta en una opción de ayuda, solidaridad y crecimiento para comunidades urbanas o rurales. Estas características, comunes a habitantes de un mismo ámbito territorial, se constituyen, en este contexto, en lazos que determinan un vínculo de asociación.

Existen, en resumen, dos tipos de vínculo de asociación que pueden ser aceptados como requisito concurrente para el otorgamiento de una autorización con excepción a los montos mínimos: el vínculo laboral y el vínculo derivado del ámbito territorial. Estos casos son susceptibles de estudio por parte de la superintendencia, siempre que tal vínculo esté expresamente estipulado en el estatuto de la cooperativa.

2.2. Condiciones socio-económicas (requisito excluyente)

Esta es la primera de las condiciones excluyentes, interpretada como las características propias de la cooperativa y sus asociados, y la coyuntura social y económica en la que se encuentran, argumentación que debe ser sustentada adecuadamente ante esta superintendencia.

2.3. Área geográfica de influencia (requisito excluyente)

Se trata en este caso de la segunda de las condiciones excluyentes para acceder a la autorización de la excepción. El área geográfica de influencia de la organización se refiere fundamentalmente al radio de acción de la cooperativa, la zona determinada en la que la entidad está en posibilidad de prestar servicios a sus asociados.

Entiende esta superintendencia que el espíritu del legislador para justificar una excepción a los montos mínimos exigidos para el ejercicio de la actividad financiera, está en tomar en consideración el tamaño reducido de algunas cooperativas como aquéllas que, a nivel regional o local, desarrollan una función social, imposible de lograr con otro tipo de entidad. Aplicados estos elementos al contexto de actividad financiera, estas cooperativas están limitadas, en cuanto a su base social, a ese territorio, lo cual les impone un límite a su capacidad de expansión y, por ende, al crecimiento de su nivel de aportes sociales.

El pertenecer a esta área geográfica de influencia puede ser considerada como otra de las condiciones opcionales para solicitar la excepción, siempre y cuando la entidad interesada sustente de manera suficiente y documentada tal situación.

3. Definición de niveles inferiores de montos mínimos

En cumplimiento de lo estipulado en el artículo 104 de la Ley 510 de 1999, y con el ánimo de fijar normas y reglas claras frente a los niveles inferiores a los montos mínimos, la superintendencia ha establecido el cuadro de categorías por número de habitantes en el municipio, apoyado en la categorización contemplada en la Ley 136 de 1994.

En aras de una mayor transparencia, eficiencia e igualdad de condiciones, todas las cooperativas que deseen acogerse a la excepción a los montos mínimos legalmente establecidos, deberán ubicarse en los niveles predeterminados por esta entidad, independientemente de los requisitos concurrente y/o excluyente(s) que sustenten.

El monto de aportes sociales mínimos que se exigirá, a efectos de conceder la autorización para el ejercicio de la actividad financiera, será el necesario para mantener la relación de solvencia establecida en las disposiciones legales vigentes sobre el particular, siempre que tal monto no sea inferior a $ 100.000.000 (cien millones de pesos) para el año 1999, cifra que se ajustará anual y acumulativamente, mediante la aplicación de la variación del índice de precios al consumidor total ponderado, que calcule el DANE a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

En términos generales, y a manera de síntesis, toda cooperativa especializada, multiactiva o integral con sección de ahorro y crédito, que desee ejercer la actividad financiera, con excepción a los montos mínimos establecidos por la Ley 454 de 1998, deberá acreditar, de manera obligatoria, el requisito de vínculo de asociación arriba descrito, en cualquiera de sus dos opciones. Como complemento, deberá acreditar uno de los dos requisitos opcionales, sustentando adecuadamente las condiciones socio-económicas o el área geográfica de influencia, según sean las características de su entidad. Cumplidos los requisitos anteriores, la cooperativa deberá acreditar los aportes sociales mínimos de acuerdo con lo previsto en esta circular.

Es importante resaltar que las condiciones para el ejercicio de la actividad financiera bajo excepción a los montos mínimos aquí enunciadas, continúan siendo entendidas como casos particulares que serán analizados de manera individual por la Superintendencia de la Economía Solidaria y aprobados de acuerdo con los estudios técnicos pertinentes. El cumplimiento de los referidos requisitos no obliga a esta superintendencia a impartir la autorización para el ejercicio de la actividad financiera, la cual se expedirá una vez evaluada, adicionalmente, la solvencia patrimonial de la entidad, su idoneidad y la de sus administradores.

4. Requisitos para autorizar la excepción a los montos mínimos

Para efectos de solicitar la excepción a los montos mínimos de aportes sociales pagados exigidos por el inciso segundo del artículo 42 de la Ley 454 de 1998, las cooperativas interesadas, además de los requisitos para obtener la autorización para el ejercicio de la actividad financiera, deberán allegar los siguientes documentos a esta superintendencia de acuerdo con los que correspondan a la situación que justifique la excepción:

a) Solicitud escrita de la excepción, presentada de acuerdo con las pautas que señale esta superintendencia sobre el particular;

b) Anexo en el que se expongan las razones, soportadas documentalmente, que justifiquen la excepción. Este anexo deberá ser firmado por el representante legal de la cooperativa y avalado por el consejo de administración, la junta de vigilancia y el revisor fiscal;

c) Constancia expedida por el alcalde municipal o a quien éste delegue, referente a la categoría del municipio, su número de habitantes y nombre de las organizaciones cooperativas con actividad financiera que prestan allí sus servicios, y

d) Constancia expedida por el revisor fiscal en la que se señale expresamente el número total de asociados de la cooperativa y el número exacto de asociados que tienen su domicilio en el municipio o región respectiva.

CAPÍTULO SÉPTIMO

Desmonte de la actividad financiera

1. Desmonte de la actividad financiera de las cooperativas que vienen adelantando tal actividad y que no obtengan autorización para el ejercicio de la misma

1.1. Cuando una cooperativa haya solicitado autorización para el ejercicio de la actividad financiera ante esta superintendencia y se establezca, con base en el análisis de los documentos aportados, que no reúne los requisitos exigidos para continuar ejerciendo dicha actividad, aquélla deberá presentar un plan de ajuste para desmontar el ejercicio de la actividad financiera a través de su representante legal, dentro de un plazo que no podrá ser superior a tres (3) meses, contados a partir de la comunicación de la decisión que en tal sentido tome esta superintendencia.

1.2. El plan de ajuste debe especificar la forma y el plazo para devolver los ahorros que poseen los asociados, que en todo caso no será superior a un año, adjuntando los siguientes documentos:

a) Estados financieros con corte al mes inmediatamente anterior;

b) Flujo de caja proyectado trimestralmente para un año, y

c) Proyección financiera trimestral a un año

1.3. En el evento en que la cooperativa ofrezca como alternativa a sus asociados el traslado de los depósitos a aportes sociales o un tratamiento diferente a la devolución, deberá obtenerse la autorización escrita de cada uno de ellos. En todo caso, el mecanismo que se adopte no podrá implicar actividades que conlleven el desarrollo de la actividad financiera.

Una vez se haya devuelto la totalidad de los depósitos, el revisor fiscal deberá remitir a esta superintendencia certificación donde manifieste que a la fecha la cooperativa no presenta saldos por concepto de depósitos de ahorro bajo ninguna modalidad. De igual manera remitirá certificación en el sentido de contar con la autorización de los asociados a que se refiere el inciso anterior, si tal procedimiento se ha llevado a cabo.

1.4. La cooperativa deberá allegar a esta superintendencia la reforma de estatutos en donde consten los ajustes correspondientes, que incluyen la supresión de la expresión “ahorro” dentro de los mismos. La reforma deberá efectuarse en la siguiente asamblea general ordinaria o extraordinaria que se lleve a cabo después de la comunicación a que se refiere el subnumeral 1.1 de este capítulo. Esta reforma se acreditará mediante el envío de los documentos relacionados en los literales b) y c) del subnumeral 2.1 siguiente.

Sin perjuicio de la reforma estatutaria mencionada en el inciso anterior y hasta tanto la misma se efectúe, los artículos que contemplen tal actividad serán inaplicables por la cooperativa respectiva.

2. Desmonte de la actividad financiera de las cooperativas que hayan ejercido la actividad financiera pero resuelvan no continuar con dicha actividad

2.1. Las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, que vienen ejerciendo la actividad financiera y que hayan resuelto no continuar con dicha actividad, deberán solicitar autorización para el desmonte de la actividad financiera ante esta superintendencia, a través de su representante legal.

Con tal fin se deberá remitir la siguiente documentación:

a) Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio correspondiente;

b) Acta de la asamblea general en donde conste la aprobación del desmonte de la actividad financiera, así como la reforma estatutaria, debidamente firmada por el presidente, el secretario y la comisión de aprobación de la misma;

c) Texto completo de los estatutos reformados, en donde conste expresamente la supresión de la palabra “ahorro” y las demás actividades que conlleven el ejercicio de la actividad financiera, así como los ajustes necesarios de acuerdo con la normatividad vigente. Tal documento debe remitirse firmado por el presidente y secretario de la asamblea general, y

d) Plan de ajuste, en el cual se especifiquen la forma y el plazo para devolver los ahorros que poseen los asociados, que en todo caso no será superior a un año, adjuntando los siguientes documentos:

1. Estados financieros con corte al mes inmediatamente anterior.

2. Flujo de caja proyectado trimestralmente para un año.

3. Proyección financiera trimestral a un año.

2.2. En el evento en que la cooperativa ofrezca como alternativa a sus asociados el traslado de los depósitos a aportes sociales o un tratamiento diferente a la devolución, deberá obtenerse la autorización escrita de cada uno de ellos. En todo caso, el mecanismo que se adopte no podrá implicar actividades que conlleven el desarrollo de la actividad financiera.

Una vez se haya devuelto la totalidad de los depósitos, el revisor fiscal deberá remitir a esta superintendencia certificación donde manifieste que a la fecha la cooperativa no presenta saldos por concepto de depósitos de ahorro bajo ninguna modalidad. De igual manera remitirá certificación en el sentido de contar con la autorización de los asociados a que se refiere el inciso anterior, si tal procedimiento se ha llevado a cabo.

3. Desmonte de la actividad financiera de las cooperativas que no tienen captados depósitos de ahorro pero contemplan en sus estatutos tal posibilidad

3.1. Las cooperativas que no tienen captados depósitos de ahorro, pero tienen contemplada en sus estatutos la posibilidad de adelantar tal actividad, deberán solicitar autorización para el desmonte de la actividad financiera ante esta superintendencia, a través de su representante legal.

Con tal fin se deberá remitir la siguiente documentación:

a) Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio correspondiente;

b) Acta de la asamblea general en donde conste la aprobación del desmonte de la actividad financiera así como la reforma estatutaria, debidamente firmada por el presidente, el secretario y la comisión de aprobación de la misma;

c) Texto completo de los estatutos reformados, en donde conste expresamente la supresión de la palabra “ahorro” y las demás actividades que conlleven el ejercicio de la actividad financiera, así como los ajustes necesarios de acuerdo con la normatividad vigente. Tal documento debe remitirse firmado por el presidente y secretario de la asamblea general;

d) Estados financieros con corte al mes inmediatamente anterior, y

e) Certificación del revisor fiscal, con número de tarjeta profesional, en donde conste que la cooperativa no tiene saldos por concepto de captación de depósitos de ahorro bajo ninguna modalidad.

3.2. Las cooperativas que a la fecha no hayan realizado la reforma estatutaria y que no tengan captados depósitos de ahorro, podrán solicitar el desmonte de la actividad financiera mediante petición suscrita conjuntamente por el representante legal y el presidente del consejo de administración, adjuntando los documentos a que se refieren los literales a), d) y e) del anterior subnumeral 3.1, comprometiéndose a realizar la reforma estatutaria en la siguiente asamblea general ordinaria o extraordinaria. La Superintendencia de la Economía Solidaria autorizará el desmonte condicionado al cumplimiento de este requisito.

3.3. Para el caso de las cooperativas respecto de las cuales esta superintendencia ha verificado que no ejercen actividad financiera, con base en los estados financieros y contando con una certificación del revisor fiscal en este sentido, pero que la tienen consagrada en los estatutos y no han solicitado la autorización para su ejercicio o para su desmonte, esta superintendencia ordenará la reforma estatutaria encaminada a la supresión de la actividad financiera, la cual debe realizarse en la siguiente asamblea general ordinaria o extraordinaria.

3.4. Para los casos contemplados en los dos subnumerales anteriores, hasta tanto la reforma de estatutos se efectúe, los artículos que se refieran a la actividad financiera serán inaplicables por la cooperativa respectiva.

4. Disposiciones generales

4.1. Además de los documentos que se relacionan en los numerales anteriores, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá solicitar, en cada caso, toda la información que considere pertinente.

4.2. (Suprimido).* Mientras no se obtenga la expedición del acto administrativo que autorice el desmonte u ordene la reforma de estatutos y ésta se encuentre en firme, las entidades respectivas no podrán registrar en la cámara de comercio los nombramientos de titulares de los órganos de administración y vigilancia, sin previa posesión ante la Superintendencia de la Economía Solidaria. En consecuencia, el acto administrativo de desmonte y el que ordena la reforma de estatutos deberán ser inscritos en la cámara de comercio del domicilio principal de la entidad.

*(Nota: Suprimido el presente numeral por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 2 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

4.3. Cumplidos los requisitos para el desmonte o comprobada la circunstancia prevista en el subnumeral 3.3 de este capítulo, el superintendente delegado para la supervisión de las organizaciones de la economía solidaria con actividad financiera expedirá el acto administrativo correspondiente y remitirá el expediente respectivo a la delegatura para las organizaciones de la economía solidaria con actividad real o al organismo competente, según sea el caso.

4.4. En lo sucesivo, las cooperativas sólo podrán incluir en sus estatutos el ejercicio de la actividad financiera cuando efectivamente se propongan realizarla, para lo cual deberán solicitar inmediatamente la autorización correspondiente a esta entidad.

4.5. Respecto de las cooperativas que se encuentran ejerciendo la actividad financiera y no han solicitado la autorización exigida por la ley, la Superintendencia de la Economía Solidaria adelantará las investigaciones e impondrá las sanciones que correspondan.

4.6. La reforma de estatutos que contenga el desmonte de la actividad financiera se inscribirá en la cámara de comercio con posterioridad a la expedición del acto administrativo que autorice el desmonte.

4.7. Las empresas de servicios de administraciones públicas cooperativas y las precooperativas, así como las demás entidades supervisadas no autorizadas por la ley en ningún evento para captar depósitos de ahorro, están obligadas a modificar sus estatutos eliminando la expresión “ahorro” y las demás actividades que conlleven el ejercicio de tal actividad, cuando así se tenga estipulado. Dicha reforma deberá realizarse en la próxima asamblea general ordinaria o extraordinaria a partir de la expedición de la presente circular.

Únicamente en tales casos, no será necesaria la autorización de desmonte de esta superintendencia y, por lo tanto, para efectos de todas las inscripciones en las cámaras de comercio no se requerirá del acto administrativo expedido en este sentido.

Sin perjuicio de la reforma estatutaria que debe realizarse y hasta tanto la misma se efectúe, los artículos que contemplen tal actividad serán inaplicables por las entidades respectivas.

CAPÍTULO OCTAVO

Posesión de administradores y revisores fiscales

1. Personas que deben posesionarse ante la Supersolidaria

1.1. Deben tomar posesión del cargo, ante el Superintendente de la Economía Solidaria o el superintendente delegado para la supervisión de las organizaciones de la economía solidaria con actividad financiera, o ante quienes éstos deleguen, los miembros de los consejos de administración y revisores fiscales, titulares y suplentes, así como los directores, presidentes, vicepresidentes, gerentes, subgerentes y en general quienes tengan la representación legal de las entidades cooperativas que en la práctica ejercen actividad financiera, bien porque hayan sido autorizadas por esta entidad o porque se encuentren en trámite de autorización, con excepción de los gerentes de sucursales.

1.2. En todo caso la denominación de los cargos debe sujetarse estrictamente a las normas legales y los estatutos sociales.

1.3. Efectuada la posesión a que se refiere el presente numeral, los designados de las entidades supervisadas procederán a efectuar la inscripción respectiva ante la correspondiente cámara de comercio.

1.4. El ejercicio de los cargos antes mencionados sin haber tomado posesión de los mismos cuando la ley así lo exija, dará lugar a las sanciones correspondientes y demás medidas a que haya lugar.

2. No requieren posesionarse ante la Supersolidaria

a) Los miembros de las juntas de vigilancia de las cooperativas que ejercen actividad financiera, y

b) Los miembros de los consejos de administración, de las juntas de vigilancia y los revisores fiscales, titulares y suplentes, así como los directores, presidentes, vicepresidentes, gerentes, subgerentes y en general quienes tengan la representación legal de las entidades cooperativas que hayan solicitado y soliciten en el futuro autorización para el desmonte de la actividad financiera ante esta superintendencia. Estas personas pueden ejercer sus cargos legalmente a partir del nombramiento efectuado por el órgano competente de la cooperativa, sin perjuicio de su inscripción ante las cámaras de comercio para efectos de su oponibilidad frente a terceros.

La supervisión de estas cooperativas seguirá a cargo de la delegatura para la supervisión de las organizaciones de la economía solidaria con actividad financiera hasta que culmine el trámite del desmonte con la expedición y notificación de la resolución correspondiente.

Para efectos de la inscripción de sus actos y documentos ante la correspondiente cámara de comercio, estas cooperativas deberán adjuntar copia debidamente radicada ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, donde conste la solicitud de la autorización del desmonte de la actividad financiera.

3. Requisitos para posesionarse

Para tomar posesión del cargo para el cual ha sido designado, el interesado o la instancia nominadora, deben formular la solicitud de autorización de posesión, ante la delegatura para entidades con actividad financiera de la Superintendencia de la Economía Solidaria, adjuntando los documentos que para el efecto se señalan a continuación:

a) Documentos que soporten la convocatoria de la asamblea general o del consejo de administración correspondientes. Los documentos que deben remitirse son:

1. Acta del consejo de administración en donde se toma la decisión de convocar a la asamblea.

2. Lista de asociados hábiles e inhábiles con constancia de su verificación y publicación por parte de la junta de vigilancia de conformidad con el estatuto.

3. Si la asamblea es de delegados deberán remitir, además, el reglamento para la elección de delegados y el acta de escrutinios;

b) Copia del acta de la asamblea general o del consejo de administración, según el caso, tomada de los libros registrados ante la cámara de comercio, donde conste la designación, debidamente autorizada por el secretario respectivo, la cual debe contener, por lo menos:

1. Número del acta.

2. Lugar y fecha de la reunión.

3. Orden del día.

4. Verificación del quórum deliberatorio y decisorio;

c) Hoja de vida totalmente diligenciada, para cuyo efecto se deberá tramitar el formato que suministrará esta superintendencia;

d) Fotocopia legible del documento de identidad;

e) Constancia escrita de aceptación expresa del cargo, suscrita por el interesado, y

f) Certificación de la junta de vigilancia, en donde conste que cada una de las personas elegidas cumple con los requisitos establecidos para ser elegido.

3.1. Entre otros aspectos, esta superintendencia para evaluar la “idoneidad”, tendrá en cuenta la capacitación de los miembros del consejo de administración, del gerente y, en general, de quienes tengan la representación legal de la entidad, en temas relacionados con la actividad financiera, tales como contabilidad básica, análisis financiero, legislación cooperativa y solidaria, deberes y responsabilidades de los administradores, régimen de inhabilidades e incompatibilidades y demás temas afines.

Para efectos de que la Superintendencia de la Economía Solidaria pueda verificar la idoneidad, la solvencia moral y la situación patrimonial del interesado, éste deberá aportar, además, los siguientes documentos:

a) Certificado de antecedentes judiciales o de policía expedidos por el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, y

b) Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación.

3.2. Los documentos señalados en los literales a) y b) anteriores, se entenderá sin perjuicio de la facultad que tiene la Superintendencia de la Economía Solidaria para solicitar a las autoridades competentes todos los demás antecedentes disciplinarios y la información que considere necesarios para cerciorarse de la idoneidad, solvencia moral y situación patrimonial, de los respectivos postulantes.

Así mismo, en relación con dichos documentos y de conformidad con lo señalado en el artículo 17 del Decreto 2150 de 1995, esta superintendencia, previa autorización escrita del interesado, podrá solicitar directamente a la entidad pertinente sus antecedentes, siempre y cuando aquél cancele los derechos correspondientes y cumpla con los requisitos exigidos por el DAS y por la procuraduría para el efecto.

4. Posesión de revisores fiscales

Para la posesión del revisor fiscal, además de los documentos señalados en el numeral anterior, se deberán anexar los siguientes:

a) En el evento en que la revisoría fiscal esté a cargo de una persona jurídica:

1. Certificado de existencia y representación legal de la respectiva entidad.

2. Certificado de inscripción y antecedentes disciplinarios de la firma interesada expedido por la Junta Central de Contadores.

3. Fotocopia de la tarjeta profesional del contador o de los contadores que a nombre de la firma vayan a desempeñar la revisoría fiscal respectiva, y

b) Si se trata de una persona natural se deberá allegar certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores y fotocopia de la tarjeta profesional de contador.

4.1. Inhabilidad de los revisores fiscales

De acuerdo con lo señalado en el artículo 51 de la Ley 43 de 1990 en concordancia con el artículo 158 de la Ley 79 de 1988 y teniendo en cuenta la naturaleza propia de las entidades cooperativas, cuando un contador público actúe o haya actuado como empleado de una cooperativa, no podrá aceptar cargos o funciones de auditor externo o revisor fiscal de la misma, de sus entidades asociadas o de los organismos de integración a los que aquélla pertenezca, durante el ejercicio del cargo ni durante los seis (6) meses siguientes a la fecha en que haya cesado en sus funciones.

5. Trámite de la posesión

Una vez presentada la documentación requerida en este capítulo, la delegatura para la actividad financiera efectuará el estudio correspondiente, teniendo en cuenta para ello el régimen de incompatibilidades e inhabilidades previsto en la ley, los estatutos y demás normas pertinentes, así como la información aportada.

De conformidad con el artículo 28 del Decreto 2150 de 1995, la posesión se entenderá surtida con la autorización que imparta el funcionario competente. Con el mismo acto se entiende cumplido el juramento requerido por la ley.

6. Comunicación de renuncias

Las entidades supervisadas deberán informar de manera inmediata a esta superintendencia las renuncias de representantes legales, miembros de consejos de administración y de juntas de vigilancia o revisores fiscales, tanto titulares como suplentes, mediante la remisión de una constancia sobre la fecha de su presentación y aceptación.

En caso de que la entidad no envíe esta información dentro de los diez (10) días siguientes a esta superintendencia, podrá hacerlo directamente el interesado, sin perjuicio de las investigaciones y sanciones a que haya lugar por parte de esta superintendencia.

7. Comunicación de remociones

Las entidades supervisadas deberán informar de manera inmediata a esta superintendencia las remociones de representantes legales, miembros de consejos de administración y de juntas de vigilancia o revisores fiscales, mediante la remisión de los documentos en los cuales conste claramente que se ha tomado tal decisión. Además, deberán informar si dicha decisión se encuentra en firme o qué recursos proceden contra ella, así como si han sido notificados de demandas con ocasión de aquélla.

8. Casos en los que no se requiere posesión

No se requiere tomar posesión en los siguientes eventos:

a) Cuando se trate de reelección de revisor fiscal, miembro de consejo de administración o representante legal;

b) Cuando se presente un cambio de condición de miembro del consejo de administración de principal a suplente o viceversa, y

c) Cuando se presenta cambio en la condición de revisor fiscal de principal a suplente.

Quienes se encuentren en las situaciones a que se refieren los literales anteriores, deben adjuntar únicamente, los siguientes documentos:

1. Comunicación suscrita por el representante legal informando la designación.

2. Extracto del acta en donde conste la designación.

9. Información sobre terminación de relaciones laborales, exclusión y suspensión de derechos de asociados

Cuando las entidades vigiladas dispongan la terminación de las relaciones de trabajo con sus representantes legales o revisores fiscales por razón de irregularidades cometidas en su gestión financiera, o a causa de comportamientos que riñan con el debido manejo de los recursos del ente cooperativo, deberán informar de manera inmediata a esta superintendencia, con el propósito de proporcionarle suficientes elementos de juicio en relación con las calidades morales y profesionales de quienes se desempeñen o soliciten posesión para actuar como administradores de entidades del sector vigilado.

Igualmente, deberán informar a esta superintendencia cuando se trate de asociados que hayan sido removidos de sus cargos, excluidos o suspendidos, en sus derechos como asociados por faltas graves, similares o semejantes a las señaladas en el inciso anterior.

En tales eventos deberán remitir los documentos respectivos en donde conste la decisión tomada al respecto, indicando si se encuentra en firme o contra ella proceden todavía recursos. Así mismo deberán informar si han sido notificadas de demandas presentadas ante las autoridades judiciales por parte de los afectados.

CAPÍTULO NOVENO

Régimen de horarios

Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, deben someterse en cuestión de horarios de atención de sus asociados y al público, a las siguientes pautas generales:

1. Horarios básicos

Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito prestarán el servicio a los asociados y al público dentro de los horarios que internamente se establezcan en la entidad, con un mínimo de 28 horas hábiles semanales.

En todo caso, los horarios que se establezcan deberán contemplar un mínimo de 15 horas semanales de atención entre las 8 a.m. y las 6 p.m.

La implantación de los horarios básicos, así como su modificación, deberá ser informada a la Superintendencia de la Economía Solidaria. El primero de los casos, dentro de los 30 días siguientes a la vigencia de la presente circular y el segundo, con una antelación de 10 días hábiles.

(Nota: Se modifica el inciso segundo del presente numeral por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 3 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

2. Horarios adicionales o extendidos

Las cooperativas supervisadas que ejercen actividad financiera podrán establecer horarios adicionales o extendidos, sin aviso previo a esta superintendencia.

No obstante, las operaciones que se realicen en horarios adicionales o extendidos podrán ser contabilizadas a más tardar el día hábil siguiente a aquél en que se lleven a cabo. De esta circunstancia serán informados los asociados.

3. Horarios reducidos

La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá autorizar la prestación del servicio, en algunas oficinas, con un mínimo de horas inferior a 28 semanales. Para tales efectos, la cooperativa interesada deberá solicitar la autorización justificando su petición.

4. Cierres especiales

La prestación del servicio se podrá suspender temporalmente en los siguientes eventos:

a) Por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, y festividades o eventos reconocidos nacionalmente en diferentes regiones, sin autorización previa de esta superintendencia. En el último evento bastará con que se avise a los asociados y al público de manera clara y precisa los días de no prestación del servicio, mediante avisos visibles en un tamaño no menor de medio pliego colocados en las oficinas de la entidad con un mínimo de 5 días hábiles de antelación. Así mismo, deberán comunicarse a esta superintendencia mediante relación mensual, las festividades autorizadas para el mes inmediatamente siguiente incluyendo los cierres ocasionados por fuerza mayor o caso fortuito del mes anterior, y

b) El último día hábil de cada año calendario no se prestará servicio. El día hábil anterior se podrá optar por restringir la prestación del servicio de acuerdo con lo establecido en el horario habitual de fin de mes. Si el 24 de diciembre es día hábil, podrá no prestarse el servicio.

5. Publicidad

Los horarios básicos y los extendidos o adicionales deberán ser informados a los asociados y al público en general mediante avisos fijados en la puerta de acceso. Cualquier variación de los mismos, así como el cierre de fin de año, serán comunicados también por aviso colocado con 10 días hábiles de antelación, con las condiciones de tamaño establecidas en el literal a) del numeral anterior.

6. Sanciones

El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente capítulo, darán lugar a la aplicación de las sanciones previstas en la Ley 454 de 1998.

CAPÍTULO DÉCIMO

Régimen de publicidad

Las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, en cuestión de publicidad deben someterse a las siguientes pautas generales.

1. Objetivo de los programas publicitarios

La publicidad de las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito estará encaminada a motivar la afiliación de las personas naturales o jurídicas que, de acuerdo con las normas estatutarias, pueden vincularse en tal calidad, así como a promover los servicios que ofrecen.

2. Condiciones básicas de los textos publicitarios

Los textos e imágenes que se utilicen en las campañas publicitarias deberán observar, cuando menos, las siguientes condiciones generales:

2.1. Cuando en los textos publicitarios desee incluirse información financiera, contable o estadística, deberán utilizarse exclusivamente las cifras históricas, salvo aquellas que por su carácter sean variables, vr. gr. las del total de depósitos captados, el patrimonio, los activos, número de asociados, indicadores financieros, etc., cuya utilización publicitaria deberá efectuarse identificando claramente el período al cual corresponden.

2.2. Los mensajes publicitarios no pueden ser contrarios a la buena fe comercial ni desconocer el derecho a la libre competencia económica.

2.3. En la difusión de programas publicitarios deberá anotarse la circunstancia de hallarse la entidad vigilada por la Superintendencia de la Economía Solidaria.

2.4. En la publicidad deberá utilizarse la denominación o razón social completa de la entidad o su sigla, tal como aparece en sus estatutos sociales.

2.5. Cuando en el momento de la difusión se detecte un error o equivocación en un texto publicitario o en una publicación que contenga cifras o datos financieros, la cooperativa deberá por el mismo medio rectificarla, aclarando el error presentado, sin necesidad de que medie orden particular y expresa de esta superintendencia y sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar.

2.6. Cuando los mensajes publicitarios promuevan servicios financieros tales como tarjetas de crédito o cuentas corrientes, mediante la celebración de convenios con establecimientos de crédito, deberá indicarse la existencia del respectivo convenio y la identificación de la respectiva institución financiera, sin perjuicio de atender, cuando la publicidad sea conjunta, las instrucciones que sobre el particular dicte la Superintendencia Bancaria de Colombia.

2.7. Las afirmaciones y representaciones visuales o auditivas deberán ofrecer claridad, fidelidad y precisión respecto del tipo de servicios que se promueven. Por lo tanto, deben tenerse en cuenta los alcances o limitaciones a que legal y económicamente se encuentre sujeto el servicio respectivo.

2.8. Podrá incluirse referencia a las tasas de interés, las cuales siempre deben ser expresadas en términos efectivos, netas de comisiones y determinando, sin equívocos, el período al que corresponden.

3. Prácticas prohibidas

La imagen institucional o las características jurídicas, económicas o financieras de los productos o servicios que se pretenda promover deben ser ciertas y comprobables, guardando total acuerdo con la realidad financiera jurídica y técnica de la cooperativa o del servicio promovido, de tal manera que en todo momento la entidad se encuentre en capacidad de cumplir con los ofrecimientos que realiza a través de los medios publicitarios.

En tal sentido, se entienden prohibidas prácticas como las siguientes:

a) Ponderar un producto de manera tal que sus bondades o características sean contrarias a la realidad, como sucedería vr. gr. en los casos en que se exprese o se insinúe que se cuenta con servicio en línea entre ciudades, o con pantallas de consulta, o que se pueden hacer electrónicamente consignaciones para el pago de servicios públicos, sin que efectivamente ello sea así;

b) Inducir a error a los asociados sobre la extensión o cobertura de los servicios;

c) Ofrecer productos o servicios no autorizados;

d) Utilizar afirmaciones que permitan deducir como definitivas situaciones que en realidad responden a fenómenos coyunturales, transitorios o variables, en relación con el mercado financiero, y

e) Utilizar o insinuar ponderaciones o superlativos abstractos que no reflejen una situación exacta, como sucedería con expresiones tales como “somos los primeros”, “los mejores”, “el indicado”, etc., sin decir en qué, en relación con qué o con quiénes.

4. Verificación posterior

Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito deberán conservar los documentos que a continuación se describen, en la gerencia o secretaría general de la entidad o en la dependencia que haga sus veces, a disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria, para que ésta pueda ejercer el control correspondiente:

a) Todos los documentos y soportes que integren la publicidad, así como aquellos adicionales que permitan identificar los períodos previstos para su difusión, las condiciones y los medios de comunicación que se utilicen al efecto, y

b) Comunicación suscrita por el representante legal de la entidad, en la que claramente se pueda evidenciar que se verificó haber dado cumplimiento a todos los requisitos previstos para la difusión de campañas publicitarias y que se estableció la conformidad de la publicidad con la realidad económica y jurídica del servicio de la entidad.

La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá ordenar la suspensión, en cualquier momento y sin previo aviso, de las campañas publicitarias que no se ajusten a lo prescrito para su difusión. En este caso, la cooperativa queda sujeta a un régimen de autorización individual, esto es, que todos los mensajes publicitarios estarán sometidos a autorización previa de esta superintendencia, hasta que la misma le autorice pasar al régimen de autorización general.

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Régimen de control y prevención de lavado de activos

1. Responsabilidad de las entidades vigiladas

Todas las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito están en la obligación de adoptar medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en la realización de cualquier operación sean utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.

En desarrollo de lo anterior, tales entidades deberán implementar un sistema integral para la prevención de lavado de activos, Sipla.

2. Presupuestos para el adecuado cumplimiento del presente instructivo

Para el adecuado cumplimiento del presente instructivo, las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, sus representantes legales, consejos de administración, juntas de vigilancia, revisores fiscales y empleados tendrán en cuenta, entre otros, los siguientes presupuestos:

— Es necesario implantar medidas de control para la prevención de actividades delictivas no solo con respecto a transacciones en efectivo en moneda legal o extranjera, sino también con respecto a las documentarias y frente a toda clase de servicios o productos financieros.

— La prevención de lavado de activos está orientada a la detección de activos ilícitos provenientes de cualquier delito, como por ejemplo secuestro, extorsión, hurto de vehículos, piratería terrestre, asaltos bancarios o narcotráfico.

— De conformidad con lo dispuesto en el numeral 7º del artículo 95 de la Constitución Nacional, es deber de los directivos de las cooperativas aludidas colaborar con la administración de justicia, atendiendo los requerimientos expresos de las autoridades y auxiliándolas oficiosamente en la lucha contra el delito.

— La reserva bancaria no es oponible a las solicitudes de información formuladas de manera específica por las autoridades dentro de las investigaciones de su competencia, conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Nacional y en los artículos 63 del Código de Comercio, 275 del Código de Procedimiento Penal y 288 del Código de Procedimiento Civil.

— Es necesario contribuir al fortalecimiento del sistema de pagos de la economía y al aseguramiento de la confianza del público en el sector solidario, velando por la seguridad, transparencia y confiabilidad en las operaciones.

— Se debe asegurar el estricto y oportuno cumplimiento de las normas legales encaminadas a prevenir y detectar “el lavado de activos”, particularmente de las contenidas en los artículos 102 a 105 del estatuto orgánico del sistema financiero, a efecto de proteger la imagen y la reputación nacional e internacional del sistema cooperativo financiero.

3. Mecanismos de control

3.1. Conocimiento de clientes y del mercado

El conocimiento del cliente y del mercado les permite a las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito protegerse adecuadamente del lavado de activos a través de sus operaciones.

3.1.1. Concepto de cliente

Se entiende por cliente de las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, para efectos del presente capítulo, a la persona natural o jurídica que ostenta la calidad de asociado y con la que se establece y/o se mantiene una relación contractual para la prestación de cualquier servicio y/o suministro de cualquier producto propio de la actividad financiera.

3.1.2. Conocimiento del cliente

a) Reglas generales

De acuerdo con las características particulares de los diferentes productos o servicios que se ofrezca, cada cooperativa deberá diseñar y poner en práctica mecanismos de control que le permitan alcanzar un conocimiento adecuado de todos sus clientes, en cuanto a su identificación y a la determinación de su actividad económica, a efecto de definir su perfil financiero.

Cuando se considere necesario, la Superintendencia de Economía Solidaria establecerá, por tipo de producto o servicio ofrecido, los requisitos mínimos de información y documentación necesarios para la vinculación de clientes.

El conocimiento del cliente debe empezar por el registro de entrada al sistema y el cumplimiento de los requisitos que determine la entidad para cada uno de los productos o servicios a través de los cuales se puede vincular. Es necesario que las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito indaguen, por los medios que considere más eficaces, acerca de datos personales y comerciales relevantes.

Todos estos datos deben verificarse, estar soportados adecuadamente y actualizarse cuando menos una vez al año.

La política de conocimiento del cliente supone el cumplimiento de los requisitos específicos establecidos en normas de carácter general para acceder a cualquier producto o servicio, y

b) Régimen de excepciones

Se exceptúan, exclusivamente del cumplimiento de las reglas particulares establecidas en los distintos títulos del presente capítulo, para la vinculación de clientes (diligenciamiento de formulario de vinculación), las siguientes operaciones:

— Aquéllas realizadas con entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria y entre cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, únicamente con respecto al recaudo de la información de la entidad con que se contrate.

— Aquéllas realizadas con entidades públicas del orden nacional, departamental y municipal, salvo las realizadas con empresas industriales y comerciales del Estado y/o sociedades de economía mixta que no estén vigiladas por la Superintendencia Bancaria, respecto de las cuales se deberá continuar dando aplicación a lo aquí dispuesto.

El régimen de excepciones contenido en el presente literal, no releva a las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito de la obligación general que tienen de conocer a todos sus clientes y desarrollar los demás aspectos del Sipla. En tal sentido se entiende que la totalidad de tales cooperativas continúan en la obligación de poner en práctica claras políticas de conocimiento e identificación de todos sus clientes, conforme lo dispone el numeral 1º del presente capítulo.

3.1.3. Conocimiento del mercado

Cada cooperativa de ahorro y crédito y multiactiva e integral con sección de ahorro y crédito deberá diseñar y poner en práctica mecanismos de control que le permitan alcanzar un conocimiento adecuado del mercado correspondiente a cada clase de producto o servicio que ofrezca, para determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan dentro del mismo y compararlas con las transacciones que realicen quienes negocien con esos productos o servicios.

3.1.4. Compra y venta de inversiones. Cuando las cooperativas objeto de la presente circular realicen operaciones simultáneas, sucesivas o fraccionadas de compra y venta de inversiones de cualquier naturaleza, deberán identificar al comprador y la actividad económica del mismo, de conformidad con las instrucciones contenidas en los artículos 102 a 107 del estatuto orgánico del sistema financiero.

Cuando la operación consista en una transacción de acciones recibidas en dación en pago o por cualquier otro medio, se deberán atender las instrucciones anotadas anteriormente.

3.2. Control de operaciones

3.2.1. Segmentación del mercado

Con el fin de lograr un adecuado control de las operaciones que realizan, las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deben adoptar parámetros de segmentación o cualquier otro instrumento de similar eficacia, por niveles de riesgo, por clase de producto, o por cualquier otro criterio, que les permita identificar las operaciones inusuales.

Una adecuada segmentación debe permitirle a las cooperativas el rango en el cual se desarrollan normalmente las operaciones que realizan los clientes y las características del mercado.

3.2.2. Consolidación de operaciones por cliente

Para determinar las operaciones inusuales es necesario consolidar, dentro de cada mes calendario, todas las operaciones de un mismo cliente.

Las operaciones débito y crédito no deben sumarse entre sí.

3.2.3. Señales de alerta

Para facilitar la detección de las operaciones inusuales, cada entidad deberá definir en su manual de procedimiento un listado de señales de alerta.

Estas señales de alerta deben considerar la naturaleza específica de cada entidad, las diversas clases de productos o servicios que ofrecen, los niveles de riesgo o cualquier otro criterio que a juicio de las cooperativas a que se refiere el presente capítulo, resulte adecuado.

3.2.4. Desarrollo tecnológico

Para facilitar la detección de las operaciones inusuales, las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deben implementar niveles de desarrollo tecnológico que aseguren la mayor cobertura y alcance de los mecanismos de control.

El nivel de tecnología implementado por estas cooperativas deberá permitirles hacer un cubrimiento de operaciones realizadas en todas sus oficinas, con el fin de consolidar la información relacionada con transacciones efectuadas por un mismo cliente.

3.3. Detección de operaciones inusuales y determinación de operaciones sospechosas

3.3.1. Concepto

Son inusuales aquellas operaciones cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de los clientes, o que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos para determinado rango de mercado.

3.3.2. Detección de operaciones inusuales

El perfil básico de operaciones de un cliente debe inscribirse dentro del segmento de mercado que corresponda a las características de sus transacciones, de tal forma que se detecten las operaciones inusuales con la ayuda de tecnología adecuada, con base en señales de alerta predefinidas y en el criterio prudente de la entidad.

El conocimiento del mercado y su segmentación de acuerdo con los lineamientos determinados por las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito y la identificación de las transacciones que se salgan de esos parámetros, apoyado por un adecuado nivel de desarrollo tecnológico, contribuyen también a la identificación de operaciones inusuales.

3.3.3. Determinación de operaciones sospechosas

La confrontación de las detectadas como inusuales, con la información acerca de los clientes y los mercados, debe permitir, conforme el buen criterio de las cooperativas a que se refiere este capítulo, identificar si una operación es o no sospechosa.

Con todo, la cooperativa podrá considerar como sospechosas aquellas operaciones del cliente que, no obstante mantenerse dentro de los parámetros de su perfil financiero, con buen criterio estime en todo caso irregular o extraña, a tal punto que escapa de lo simplemente inusual.

3.4. Control de transacciones en efectivo

3.4.1. Montos de transacciones sujetas a registro individual

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 103 del estatuto orgánico del sistema financiero, todas las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deben dejar constancia en formulario especialmente diseñado para el efecto, de la información relativa a transacciones en efectivo cuyo valor, sea igual o superior a diez millones de pesos ($ 10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US$ 5.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de cambio en dólares americanos del día en que se realice la operación conforme indique el Banco de la República.

3.4.2. Determinación de transacciones múltiples como una sola operación

Aquellas transacciones que se realicen en una o varias oficinas, durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de una misma persona, que en su conjunto igualen o superen cincuenta millones de pesos ($ 50.000.000) si es en moneda legal o cincuenta mil dólares (US$ 50.000) o su equivalente en otras monedas, deberán considerarse como transacción única.

Estas transacciones múltiples deben incluirse dentro de los reportes consolidados que trimestralmente dirijan las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito a la Superintendencia de la Economía Solidaria.

3.4.3. Organización interna de la información

Las cooperativas a que se refiere esta circular están obligadas a conservar debidamente organizados por orden cronológico y a disposición de las autoridades los formularios establecidos en el numeral 1º del artículo 103 del estatuto orgánico del sistema financiero.

La información contenida en esos formularios deberá organizarse internamente por orden alfabético o numérico de identificación, en forma centralizada, de manera que permita atender requerimientos de las autoridades y pueda ser utilizada eficientemente por cada entidad para la detección de operaciones inusuales o sospechosas.

3.4.4. Clientes exceptuados del registro individual

Aquellos clientes que por el giro normal de sus negocios realicen transacciones múltiples en efectivo, habiéndose establecido que sus actividades son lícitas, pueden ser excluidos del diligenciamiento del formulario individual.

En estos casos, se debe mantener un registro especial sobre las características específicas y el volumen de los negocios de esos clientes, en el que consten las razones por las cuales fueron exonerados.

Las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deben incluir en sus manuales de procedimientos los requisitos generales que deben cumplir estos clientes.

Este régimen de excepción debe basarse en el estricto conocimiento del cliente.

3.4.5. Capacitación

Las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito están en la obligación de desarrollar programas de capacitación dirigidos a todos sus funcionarios, con el fin de instruirlos en el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de prevención de lavado de activos, y particularmente para indicarles cuales son los mecanismos de control desarrollados por la entidad y su aplicación y cumplimiento.

Esos programas de capacitación deben ser constantemente revisados y actualizados por las cooperativas mencionadas, de acuerdo con sus necesidades internas y la legislación vigente.

4. Reportes

4.1. Relativos a las transacciones en efectivo

El control a las transacciones en efectivo debe permitirle a la entidad detectar operaciones inusuales, además de ser un sustento estadístico que le proporciona a la Superintendencia de la Economía Solidaria un elemento adicional en la determinación de sus políticas de supervisión.

El reporte consolidado de transacciones en efectivo dirigido a la Superintendencia de la Economía Solidaria no exime a las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito de la detección de las operaciones inusuales o sospechosas relacionadas con efectivo.

4.1.1. Reporte consolidado a la Superintendencia de la Economía Solidaria

Las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deberán remitir un informe global trimestral sobre el número de transacciones en efectivo, mediante el diligenciamiento de la proforma adjunta, conforme a las instrucciones contenidas en la misma.

En el evento de que no se presenten las transacciones aludidas en el inciso anterior, la cooperativa deberá informar por escrito sobre tal hecho, en la fecha correspondiente.

4.1.2. Clientes exceptuados del registro individual

De acuerdo con lo establecido en el numeral 2º del artículo 103 del estatuto orgánico del sistema financiero, las mencionadas cooperativas están en la obligación de informar mensualmente a la Superintendencia de la Economía Solidaria los nombres de todos los clientes exonerados de tener el formulario de transacciones en efectivo.

Esa información debe remitirse a la Superintendencia de la Economía Solidaria en el anexo que se adjunta.

En el evento de que no se presenten clientes exceptuados del registro individual, la cooperativa deberá informar por escrito sobre tal hecho, en la fecha correspondiente.

4.2. Reporte de transacciones sospechosas a la unidad de información y análisis financiero, UIAF

4.2.1. Aspectos generales

Una vez se determine que una operación es sospechosa, deberá seguirse el trámite previa y debidamente reglamentado en el manual de procedimientos, para hacer el respectivo reporte a la unidad de información de análisis financiero.

Para efectos del reporte no se requiere que las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito tengan certeza de que se trata de una actividad delictiva, o que los recursos que manejan provienen de esas actividades, ni tampoco identificar el tipo de penal; sólo se requiere que la entidad considere que las operaciones son sospechosas.

Bajo el entendido de que el reporte de operaciones sospechosas no constituye denuncia penal, no se exige que deba estar suscrita por funcionario alguno de la entidad.

4.2.2. Contenido del reporte

El reporte de transacciones sospechosas deberá remitirse a la unidad de información y análisis financiero, en medio electrónico o magnético, conforme al anexo de la presente circular.

4.2.3. Reporte de ausencia de operaciones sospechosas

A partir de la vigencia de la presente circular, las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito que no hayan encontrado evidencia de la existencia de operaciones sospechosas, deberán informar sobre tal hecho a la unidad de información y análisis financiero, UIAF, de manera mensual, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al del reporte.

5. Código de conducta

Las “reglas de conducta” a las que hace referencia el numeral 2º del artículo 102 del estatuto orgánico del sistema financiero, deben estar contenidas en un código de conducta de imperativo cumplimiento, de manera que sus postulados se observen en cada acto, por convicción y como manifestación de un propósito preventivo.

El código de conducta debe contener los criterios que sean necesarios para resolver los “conflictos de interés” y anteponer la observancia de unos principios éticos al logro de las metas comerciales, comprometiendo con ello a toda la entidad.

Sin perjuicio de las funciones sancionatorias que competen a esta superintendencia, las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deben contemplar procedimientos sancionatorios adecuados frente a la inobservancia del código de conducta.

Corresponde a los consejos de administración adoptar el código de conducta, disponer el acatamiento y difusión, y aprobar oportunamente las actualizaciones que sean pertinentes.

6. Manual de procedimientos

6.1. Generalidades

Los mecanismos de control adoptados por las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deben consagrarse en un manual de procedimientos específicos, aprobado por el consejo de administración, que considere la naturaleza jurídica y las características propias de cada entidad y de sus diferentes productos. Debe constituir un listado de órdenes claras, como desarrollo de la política institucional de las entidades contra el lavado de activos.

6.2. Contenido básico

Todos los aspectos mencionados en esta circular deben estar contenidos en este manual. Adicionalmente se deben incluir los siguientes:

— Políticas coordinadas de control y canales de comunicación entre la oficina principal y sus sucursales y agencias.

— Procedimientos para controlar el cumplimiento de las normas contenidas en el manual.

— Instancias de reporte y consulta para los funcionarios de la entidad con relación a sus actividades preventivas del lavado de activos.

— Desarrollo de los demás elementos con que cuenta la entidad para protegerse del lavado de activos, como programas de capacitación interna; funciones y categoría del oficial del cumplimiento; funciones de la auditoría y de la revisoría fiscal; responsabilidades de cada empleado en la detección y reporte interno de operaciones inusuales y sospechosas; sanciones y correctivos por el incumplimiento de los procedimientos; conservación de registros.

— Todos los demás que la entidad vigilada considere pertinentes.

6.3. Remisión a la Superintendencia de la Economía Solidaria y actualización

Las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deberán enviar el manual de procedimientos a la Superintendencia de la Economía Solidaria, con copia del acta de la reunión del consejo de administración en la que se haya aprobado el manual. En caso de que ya se hubiere enviado al entonces Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas, se enviarán las actualizaciones no informadas, dentro del mismo término, con la copia del acta del consejo de administración en donde conste tal circunstancia.

Así mismo, las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito que se constituyan con posterioridad a la vigencia de la presente circular y obtengan la autorización para ejercer la actividad financiera, deberán remitir a la Superintendencia de la Economía Solidaria, dentro de los treinta (30) días siguientes al inicio de sus operaciones, copia del manual de procedimientos y del acta del consejo de administración en la que conste la respectiva aprobación.

Los manuales de procedimiento deben ser actualizados constantemente, de acuerdo con las necesidades de las entidades. Cualquier modificación a los mecanismos adoptados deberá ser informada a esta Superintendencia dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su aprobación, adjuntando copia del acta del consejo de administración en la cual conste la respectiva decisión.

El no pronunciamiento por parte de la Superintendencia de la Economía Solidaria acerca del contenido de esos manuales no implica que éstos se estimen como suficientes.

7. Auditoría sobre mecanismos de control

7.1. Oficial de cumplimiento

7.1.1. Concepto

Las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito tienen la obligación, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 102 del estatuto orgánico del sistema financiero, de designar un oficial de cumplimiento.

Este funcionario debe ser designado por el consejo de administración, ser de alto nivel administrativo, tener capacidad decisoria, estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico que le permita cubrir las diferentes áreas de gestión y contar con el efectivo apoyo de las directivas de la entidad.

Adicionalmente, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá formular observaciones cuando estime que el cargo y nivel de responsabilidad que éste ocupa, no le permiten cumplir de manera idónea sus funciones.

7.1.2. Función

La función del oficial de cumplimiento, de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto orgánico del sistema financiero, es verificar la adecuada observancia de la totalidad de los procedimientos específicos diseñados por la institución con el fin de prevenir el lavado de activos.

También le corresponde reportar al competente las posibles faltas que comprometan la responsabilidad de los funcionarios.

De manera particular, debe vigilar todos los aspectos relacionados en este capítulo, en la ley y los que determine la entidad.

La designación de un oficial de cumplimiento no exime a la entidad ni a los demás funcionarios de la obligación de detectar y reportar internamente las operaciones inusuales, determinar las sospechosas y disponer su reporte a la unidad de información y análisis financiero.

El oficial de cumplimiento deberá presentar informes al consejo de administración sobre la efectividad de los mecanismos adoptados.

Las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deberán informar a la Superintendencia de la Economía Solidaria el nombre, cédula de ciudadanía y cargo del funcionario designado como oficial de cumplimiento.

Así mismo, las cooperativas que se creen en el futuro y obtengan la autorización para el ejercicio de la actividad financiera, deberán reportar esta información dentro de los 30 días siguientes al inicio de sus operaciones.

7.2. Auditoría interna

El diseño y aplicación de los mecanismos de control es responsabilidad de la administración de cada entidad.

Esos mecanismos deben ser evaluados por la auditoría interna con base en los procedimientos de auditoría generalmente aceptados, para verificar su aplicación.

7.3. Revisoría fiscal

De conformidad con lo señalado en el numeral 3º del artículo 207 del Código de Comercio, a la revisoría fiscal le corresponde, entre otros, los deberes de velar por el cumplimiento de la ley y colaborar con las autoridades.

En consecuencia, dicho órgano deberá instrumentar los controles adecuados que le permitan detectar incumplimientos de las instrucciones que para la prevención de lavado de activos se consagran en el estatuto orgánico del sistema financiero y en la presente circular y reportarlos al consejo de administración.

8. Conservación de documentos

Con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades, las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deben conservar los documentos relativos a la prevención de lavado de activos por un período no menor de diez (10) años.

Esta disposición es aplicable también a los casos de fusión e incorporación de entidades.

9. Plazos para reportes

9.1. Reporte consolidado de transacciones en efectivo a la Superintendencia de la Economía Solidaria

Las autoridades, las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deberán enviar la información de que trata el numeral 4.1 del presente capítulo a la Superintendencia de la Economía Solidaria dentro de los veinte (20) primeros días de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año.

9.2. Clientes exentos de llenar el formulario de control de transacciones en efectivo

Las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deberán presentar dentro de los diez (10) primeros días hábiles de cada mes a esta superintendencia, los nombres de los nuevos clientes exonerados, y los que dejaron de serlo, durante el mes inmediatamente anterior.

Una vez determinados en el manual de procedimientos los criterios de selección de estos clientes, la lista de los mismos no podrá incorporar personas que no cumplan los correspondientes requisitos.

9.3. Reporte de transacciones sospechosas a la unidad de información y análisis financiero

El reporte de las transacciones sospechosas detectadas en cada mes calendario, debe ser entregado a la unidad de información y análisis financiero dentro del mes calendario siguiente en un informe consolidado.

Los mecanismos de control implementados por la entidad deberán permitirle detectar las operaciones inusuales a más tardar dentro de los quince (15) días siguientes a su ocurrencia.

9.4. Práctica insegura

La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá calificar como práctica insegura la realización de operaciones con las cooperativas objeto del presente capítulo, que no se protejan adecuadamente contra el lavado de activos.

Se anexan los formatos 001, 002 y 003 como anexo 1 de la Circular Básica Jurídica, los cuales forman parte de este capítulo.

CAPÍTULO DECIMOSEGUNDO

(Nota: Véase Circular Externa 3 de 2004 numeral 2 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

Régimen de apertura, traslado, conversión y cierre de oficinas

Toda vez que el literal a) del numeral 2º del artículo 6º del Decreto 1401 de 1999, en concordancia con el artículo 8º del mismo precepto legal, facultan al Superintendente de la Economía Solidaria para “Autorizar de manera general o individual, la apertura y cierre de sucursales y agencias en el territorio nacional”, esta superintendencia imparte las siguientes instrucciones para las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito:

(Nota: Véase Circular Externa 3 de 2004 numeral 2 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

1. Políticas y criterios

La apertura, traslado, cierre y conversión de oficinas deberá consultar el interés general de la comunidad y de los asociados y obedecer al conocimiento integral que los miembros de los consejos de administración y demás administradores, tengan acerca de los mercados potenciales, de la situación de competencia en las zonas correspondientes, de la capacidad operativa de la respectiva entidad y de la incidencia que tales decisiones tienen sobre su estructura económica y financiera, conocimiento éste que deberá fundamentarse en estudios socio-económicos y técnicos de factibilidad.

Las determinaciones se adoptarán bajo la responsabilidad de los administradores, en desarrollo de las políticas que sobre la materia establezca cada una de ellas.

2. Naturaleza de las oficinas

Las oficinas de las cooperativas a que se refiere esta resolución tendrán la calidad de sucursales o agencias, en los términos de los artículos 263 y 264 del Código de Comercio.

Cuando se pretenda abrir oficinas que tengan por objeto la prestación de servicios restringidos la naturaleza de la correspondiente oficina deberá ajustarse a alguna de las categorías precitadas, sin perjuicio de que puedan tales oficinas ofrecer sus servicios de manera transitoria y temporal mediante el traslado de recursos humanos o técnicos para la prestación de sus servicios por fuera del local de las mismas.

3. Régimen de autorización para la apertura y traslado de oficinas

Sin excepción, todas las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, deberán obtener autorización previa e individual de ésta superintendencia para la apertura de nuevas oficinas o el traslado de las mismas.

3.1. Condiciones de la solicitud

Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito que pretendan abrir o trasladar una oficina deberán presentar solicitud escrita que contenga, al menos, la siguiente información:

a) Exposición de las razones que justifican la apertura o traslado que se propone, adjuntando extracto del acta de la reunión en la cual el órgano competente adoptó la decisión correspondiente;

b) Ubicación precisa del nuevo establecimiento cooperativo o de la zona respectiva, su naturaleza (sucursal o agencia), así como la descripción y delimitación geográfica de su área de influencia;

c) Participación de instituciones afines (del sector financiero tradicional y del sector cooperativo) en el área de influencia proyectada, y

d) Estudios socio-económicos y técnicos de viabilidad. En dichos estudios se debe apreciar de manera clara la obtención de punto de equilibrio operacional de la oficina, utilizando para ello el formato disponible en esta superintendencia;

e) Indicación específica de los siguientes aspectos:

1. Inversión estimada para su instalación.

2. Horario básico de funcionamiento.

3. Horarios adicionales o extendidos.

4. Medidas de seguridad que se adoptarán.

5. Servicios que se prestarán.

6. Logística humana y técnica para la prestación del servicio, incluyendo la forma como se movilizará el efectivo, y su respectivo costo.

7. Estructura detallada de los costos y gastos de la oficina que se pretende abrir o trasladar. En este punto, se debe anexar el organigrama de dicha oficina con los cargos y la asignación básica de cada uno de ellos.

3.2. Información a la Superintendencia de la Economía Solidaria con posterioridad a la apertura o traslado de oficinas

Dentro de las dos semanas siguientes a la apertura o traslado de una oficina, deberá informarse a la Superintendencia de la Economía Solidaria sobre tal circunstancia y adjuntarse certificación de la cámara de comercio correspondiente que acredite el registro respectivo.

En el caso de no llevarse a cabo la apertura o traslado de la oficina dentro del término establecido por esta superintendencia, la cooperativa deberá informar tal hecho, igualmente, a este ente supervisor, solicitando la prórroga del término inicialmente concedido en caso de que aún persista el interés de la entidad en la solicitud inicialmente autorizada.

4. Conversión de oficinas

Toda modificación que se efectúe a la naturaleza jurídica de una oficina en funcionamiento deberá ser previamente informada a la Superintendencia de la Economía Solidaria, indicándose la nueva dependencia contable o administrativa, de la oficina objeto de conversión.

5. Cierre de oficinas

El cierre de oficinas podrá hacerse conforme a la decisión adoptada por el órgano social competente, con base en un estudio que refleje la conveniencia del cierre, la evaluación financiera y el impacto social.

De esta decisión deberán ser informados por escrito y con una antelación no inferior a treinta (30) días comunes todos los asociados del área de influencia y que utilicen los servicios de la cooperativa en la oficina que se va a cerrar, con indicación expresa de los trámites a seguir respecto de los depósitos y las obligaciones contraídas por cada uno de ellos.

De la decisión de cierre de oficinas se debe dar aviso a esta superintendencia, con una antelación no inferior a sesenta (60) días, anexando copia de la parte pertinente del acta del órgano social competente que adoptó la decisión y del balance de la respectiva oficina. Adicionalmente se debe indicar la forma como serán cancelados los pasivos y recaudada la cartera, y el tratamiento que se dará al contrato laboral de los funcionarios de dicha oficina.

CAPÍTULO DECIMOTERCERO

Obligatoriedad de la inscripción en Fogacoop

1. El Decreto 2206 de 1998 dispone la obligatoriedad de la inscripción de cooperativas financieras, cooperativas de ahorro y crédito y cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas “Fogacoop”.

2. Como quiera que la actividad financiera está calificada de “interés público”, toda vez que radica en el manejo, aprovechamiento e inversión de los recursos captados del público, requiere obligatoriamente de la intervención del Estado. De ahí que para su ejercicio es necesaria la autorización previa del ente de control y la consecuente inscripción en el Fogacoop, requisitos que, de ser incumplidos, acarrearán las sanciones fijadas por el legislador. En tal virtud, las cooperativas que deseen ejercer dicha actividad deben sujetarse a las exigencias y requisitos de origen constitucional y legal.

3. Así las cosas, la autorización para el ejercicio de la actividad financiera, por parte de la Superintendencia de la Economía Solidaria, conlleva a exigir a las cooperativas a inscribirse ante el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, como quiera que es a través de éste que el Estado garantiza la confianza del público en general, de los ahorradores y de los asociados.

4. Ejercer la actividad financiera sin que la cooperativa autorizada para tales efectos se acoja a las disposiciones legales que regulan el trámite de inscripción ante el Focacoop, se considerará como una práctica insegura y, desde luego, sancionable por parte de la Superintendencia de la Economía Solidaria, por cuanto quedarían desprotegidos los ahorros de los asociados ante eventuales riesgos inherentes al ejercicio de la actividad financiera.

5. En consecuencia, todas las cooperativas en mención deben continuar suministrando la información que soliciten tanto la Superintendencia de la Economía Solidaria como el Fogacoop, con miras a obtener la autorización para ejercer la actividad financiera y la posterior inscripción al fondo.

CAPÍTULO DECIMOCUARTO

Normas de la última reforma financiera (L. 795/2003) que inciden en las cooperativas supervisadas que ejercen actividad financiera

Las siguientes disposiciones de la Ley 795 de 2003 tienen como destinatarias a las cooperativas que ejercen actividad financiera supervisadas:

1. “ART. 95.—Microcrédito inmobiliario. Se entiende por microcrédito inmobiliario, toda financiación que se otorga para la adquisición, construcción o mejoramiento de inmuebles, cuyo monto no supere los veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv), con un plazo inferior a cinco (5) años y una tasa de interés equivalente a la prevista para la financiación de vivienda de interés social, VIS. El valor del inmueble sobre el cual recae este tipo de financiación no podrá exceder de ciento treinta y cinco (135) salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv).

Con el propósito de estimular las actividades de microcrédito inmobiliario, se podrá cobrar una comisión de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional, con la cual se remunerará el estudio de la operación crediticia, la verificación de las referencias de los codeudores y la cobranza especializada de la obligación. La mencionada comisión no se reputará como interés para efecto de lo dispuesto en el artículo 68 de la Ley 45 de 1990.

Esta operación podrá ser desarrollada por los establecimientos de crédito, las cooperativas financieras, las cooperativas de ahorro y crédito y las cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito.

Lo dispuesto en el presente artículo no será aplicable a créditos asumidos con anterioridad a la vigencia de esta ley”.

2. “ART. 100.—El parágrafo primero del artículo 39 de la Ley 454 quedará así:

“PAR. 1º—En concordancia con las previsiones del artículo 335 de la Constitución Política, la superintendencia encargada de la vigilancia de la entidad infractora, adelantará las medidas cautelares establecidas en el numeral 1º del artículo 108 del estatuto orgánico del sistema financiero respecto de las entidades que adelanten actividad financiera sin haber recibido la autorización pertinente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 314 de la Ley 599 de 2000, o la norma que lo modifique o adicione”.

3. “ART. 101.—Adiciónase el artículo 39 de la Ley 454 de 1998 con el siguiente parágrafo:

“PAR. 2º—Las cooperativas de ahorro y crédito y las cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito, deberán constituir y mantener un fondo de liquidez cuyo monto, características y demás elementos necesarios para su funcionamiento serán determinados por el Gobierno Nacional”.

Adicionalmente, el artículo 114 de la Ley 795 de 2003 deroga expresamente el parágrafo primero del artículo 41 de la Ley 454 de 1998.

4. “ART. 103.—El artículo 43 de la Ley 454 de 1998, modificado por el artículo 113 de la Ley 510 de 1999 quedará así:

“ART. 43.—De acuerdo con lo previsto en el numeral 5º del artículo 108 del estatuto orgánico del sistema financiero, la palabra ahorro sólo podrá ser utilizada por las cooperativas a las cuales se les haya impartido autorización para adelantar la actividad financiera y demás entidades autorizadas por la ley para captar ahorro, y no podrá referirse en ningún caso a los aportes de los asociados.

Las cooperativas que adelantan actividad financiera deberán informar debidamente a los interesados en asociarse a la entidad, sobre los derechos y deberes inherentes a la calidad de asociado, así como las características propias de los aportes, distinguiéndolas de los depósitos de ahorro.

La Superintendencia de la Economía Solidaria y la Superintendencia Bancaria impartirán las instrucciones necesarias para el cumplimiento de la presente norma.

PAR.—Lo previsto en este artículo se entiende sin perjuicio de las normas que regulen el subsidio de vivienda”.

5. “ART. 104.—Adiciónase el siguiente texto como parágrafo del artículo 45 de la Ley 454 de 1998.

“PAR.—La escisión de que trata el numeral 1º del presente artículo, podrá utilizarse para la creación de una cooperativa de ahorro y crédito o cooperativa financiera, la cual no estará sujeta a lo previsto en los artículos 33 inciso primero, 50 y 92 inciso segundo de la Ley 79 de 1988 en los términos que establezca el Gobierno Nacional. Los asociados de la cooperativa que le dio origen a la cooperativa así constituida, podrán utilizar los servicios de la cooperativa de ahorro y crédito o financiera, así como los asociados de otras cooperativas que participen en su conformación. En este último caso, las decisiones se adoptarán según lo previsto en el artículo 96 de la Ley 79 de 1988”.

6. “ART. 105.—El artículo 46 de la Ley 454 de 1998 quedará así:

“ART. 46.—No estarán obligadas a especializarse las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito que estén integradas únicamente por asociados que se encuentren o hayan estado vinculados laboralmente a una misma entidad pública o privada”.

7. “ART. 107.—El parágrafo 1º del artículo 50 de la Ley 454 de 1998 quedará así:

“PAR. 1º—La totalidad de las inversiones de capital de las cooperativas de ahorro y crédito y de las secciones de ahorro y crédito de las cooperativas multiactivas o integrales, no podrán superar el ciento por ciento (100%) de sus aportes sociales y reservas patrimoniales, excluidos los activos fijos sin valorizaciones y descontadas las pérdidas acumuladas. En todo caso, con estas inversiones las cooperativas no deben desvirtuar su propósito de servicio ni el carácter no lucrativo de su actividad. Si no existiere ese propósito, la entidad deberá enajenar la respectiva inversión”.

8. “ART. 109.—El artículo 61 de la Ley 454 de 1998 quedará así:

“ART. 61.—Operaciones con asociados, administradores, miembros de las juntas de vigilancia y sus parientes. Las operaciones de crédito realizadas con las siguientes personas o entidades requerirán de un número de votos favorables, que en ningún caso resulte inferior a las cuatro quintas (4/5) partes de la composición del respectivo consejo de administración de las cooperativas con actividad financiera:

“1. Asociados titulares del cinco por ciento (5%) o más de los aportes sociales.

2. Miembros de los consejos de administración.

3. Miembros de la junta de vigilancia.

4. Representantes legales.

5. Las personas jurídicas de las cuales los anteriores sean administradores o miembros de junta de vigilancia.

6. Los cónyuges y parientes hasta segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil de las personas señaladas en los numerales anteriores.

En el acta de la correspondiente reunión se dejará constancia, además, de haberse verificado el cumplimiento de las normas sobre límites al otorgamiento de crédito o cupos máximos de endeudamiento o de concentración de riesgos vigentes en la fecha de aprobación de la operación, en aquellas entidades obligadas a cumplir estas exigencias.

En estas operaciones no podrán convenirse condiciones diferentes a las que generalmente utiliza la entidad para con los asociados, según el tipo de operación, salvo las que celebren para atender las necesidades de salud, educación, vivienda y transporte de acuerdo con los reglamentos que para tal efecto previamente determine el consejo de administración.

Serán personal y administrativamente responsables los miembros del consejo de administración que aprueben operaciones en condiciones contrarias a las disposiciones legales y estatutarias sobre la materia”.

TÍTULO TERCERO

De las entidades del sector real

CAPÍTULO PRIMERO

Entidades solidarias pertenecientes al sector real y constitución

1. Entidades solidarias pertenecientes al sector real

Dentro de las organizaciones supervisadas del sector real se encuentran las entidades del sector solidario que no están sujetas a las normas sobre actividad financiera del cooperativismo contenidas en la Ley 454 de 1998. A este grupo pertenecen, entre otras, las cooperativas de crédito (o de aporte y crédito), los fondos de empleados y las asociaciones mutuales.

Estas dos últimas entidades citadas aunque están expresamente autorizadas por el legislador para captar ahorros de sus asociados, para su posterior colocación entre aquellos, su inversión o aprovechamiento, continúan rigiéndose por su normatividad especial (D. 1480/89 para las asociaciones mutuales y D. 1481/89 para fondos de empleados) sin estar sujetos a los requisitos, montos mínimos y demás exigencias que en forma exclusiva, para la actividad financiera del cooperativismo, dispuso el legislador en la Ley 454 de 1998.

Las anteriores entidades solidarias del sector real se encuentran especialmente, bajo la supervisión de la delegatura para las organizaciones de economía solidaria con actividad real de la Superintendencia de la Economía Solidaria, de conformidad con el Decreto 1401 de 1999.

2. Constitución

Para la obtención de su personalidad jurídica, las entidades supervisadas del sector real se constituyen por escritura pública o por acta de asamblea de constitución (L. 79/88, art. 14, en concordancia con el D. 2150/95, art. 40).

2.1. Cooperativas de usuarios o servicios, fondos de empleados, asociaciones mutuales, organismos de segundo y tercer grados y precooperativas

2.1.1. Asamblea de constitución

a) De conformidad con el artículo 14 de la Ley 79 de 1988 y el artículo 58 de la Ley 454 de 1998, la constitución de estas entidades del sector real se hará en asamblea de constitución, en la cual serán aprobados los estatutos y nombrados en propiedad los órganos de administración y vigilancia;

b) El consejo de administración, junta directiva u órgano equivalente de estas entidades, allí designado, nombrará el representante legal de la entidad del sector real, quien será responsable de tramitar la obtención de la personalidad jurídica;

c) El acta de la asamblea de constitución será firmada por todos los asociados fundadores, anotando su documento de identificación legal y el valor de los aportes iniciales, y

d) El número mínimo de fundadores será de:

1. Veinte (20) para las cooperativas, salvo las excepciones consagradas en normas especiales.

Las cooperativas de trabajo asociado y las cooperativas agropecuarias, agroindustriales, piscícolas y mineras pueden constituirse con un número mínimo de diez (10) asociados.

2. Diez (10) para los fondos de empleados.

3. Veinticinco (25) para las asociaciones mutuales.

4. Cinco (5) para las administraciones públicas cooperativas.

5. Cinco ( 5) para las precooperativas.

6. Diez (10) para los organismos de segundo grado de carácter nacional.

7. Cinco (5) para los organismos de segundo grado de carácter regional.

8. Doce (12) para los organismos cooperativos de tercer grado.

9. Dos o más para las instituciones auxiliares de la economía solidaria que tengan la naturaleza de asociaciones o corporaciones civiles.

10. Uno o más para las instituciones de la economía solidaria que tengan la naturaleza de fundaciones.

Si la institución auxiliar de la economía solidaria se constituye como fundación, no tendría asociados sino fundador(es), y sería un patrimonio con destinación específica.

11. Uno para las instituciones auxiliares de la economía solidaria creadas directamente por algún organismo del sector solidario.

2.1.2. Registro

Se obtiene la personalidad jurídica mediante el registro en la cámara de comercio del domicilio principal. A dicha cámara se deben presentar los siguientes documentos:

a) Escritura pública o documento privado reconocido que contenga la constitución de la entidad, con la información requerida en el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995;

b) Constancia suscrita por el representante legal de la entidad solidaria donde manifieste haberse dado acatamiento a las normas especiales legales y reglamentarias que regulan a la entidad constituida, y

c) Llenar un formulario único empresarial y un formulario adicional para fines tributarios.

Es preciso aclarar, que si bien éstos son los documentos mínimos exigidos, las cámaras de comercio pueden requerir otros.

2.1.3. Control de legalidad posterior ante la Supersolidaria

Una vez registrados ante la cámara de comercio los documentos de constitución, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al registro, las entidades del sector real deberán enviar la documentación requerida, en un solo ejemplar original, a la Superintendencia de la Economía Solidaria, para su correspondiente control de legalidad.

El control de legalidad de las entidades clasificadas en el tercer nivel de supervisión será selectivo de acuerdo con el artículo 6º del Decreto 2159 de 1999.

2.1.3.1. Documentos requeridos para efectuar el estudio de legalidad de la constitución de cooperativas del sector real, esto es, las que no ejercen actividad financiera

Para efectuar el estudio de legalidad de la constitución de cooperativas del sector real, los representantes legales deben allegar a esta superintendencia los siguientes documentos:

a) Oficio dirigido al Superintendente de la Economía Solidaria remitiendo los documentos requeridos para el estudio de legalidad de la constitución, suscrito por el representante legal, con indicación del documento de identificación, lugar de expedición y dirección de la entidad constituida;

b) Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio;

c) Copia del acta de la asamblea de constitución suscrita por todos los asociados fundadores, con anotación de sus nombres, documento de identificación, lugar de expedición y domicilio. Cuando dicha acta se haya elevado a escritura pública, se allegará copia de la misma;

d) Estatutos aprobados de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, firmados por el presidente y secretario de la asamblea, con indicación de la fecha de constitución;

e) Constancia del pago de los aportes sociales mínimos no reducibles, expedida por el representante legal de la cooperativa y, en todo caso, de no menos del 25% de los aportes suscritos, y

f) Certificación expedida por el Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria, Dansocial, o de las entidades autorizadas para el efecto, acreditando la educación solidaria por parte de los fundadores, con una intensidad no inferior a 20 horas.

2.1.3.2. Documentos requeridos para efectuar el estudio de control de legalidad de la constitución de fondos de empleados

Para efectuar el estudio de legalidad de la constitución de fondos de empleados, los representantes legales deben allegar a esta superintendencia los siguientes documentos:

a) Oficio dirigido al Superintendente de la Economía Solidaria remitiendo los documentos requeridos para el estudio de legalidad de la constitución, suscrito por el representante legal, con indicación del documento de identificación, lugar de expedición y dirección de la entidad constituida;

b) Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio;

c) Copia del acta de la asamblea de constitución suscrita por todos los asociados fundadores, con anotación de sus nombres, documento de identificación, lugar de expedición y domicilio. Cuando dicha acta se haya elevado a escritura pública, se allegará copia de la misma;

d) Estatutos aprobados de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, firmados por el presidente y secretario de la asamblea con indicación de la fecha de constitución;

e) Constancia de pago de los aportes sociales mínimos no reducibles, expedida por el representante legal y, en todo caso, de no menos del 25% de los aportes suscritos;

f) Certificado de existencia y representación legal de la(s) entidad(es) en la(s) cual(es) laboran los asociados que constituyen el fondo de empleados;

g) Constancia sobre la vinculación laboral de los fundadores, expedida por la respectiva(s) entidad(es), y

h) Certificación expedida por el Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria, Dansocial, o de las entidades autorizadas para el efecto, acreditando la educación solidaria por parte de los fundadores, con una intensidad no inferior a 20 horas.

2.1.3.3. Documentos requeridos para efectuar el estudio de control de legalidad de la constitución de asociaciones mutuales

Para efectuar el estudio de legalidad de la constitución de asociaciones mutuales, los representantes legales deben allegar a esta superintendencia los siguientes documentos:

a) Oficio dirigido al Superintendente de la Economía Solidaria remitiendo los documentos requeridos para el estudio de legalidad de la constitución, suscrito por el representante legal, con indicación del documento de identificación, lugar de expedición y dirección de la entidad constituida;

b) Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio;

c) Copia del acta de la asamblea de constitución suscrita por todos los asociados fundadores, con anotación de sus nombres, documento de identificación, lugar de expedición y domicilio. Cuando dicha acta se haya elevado a escritura pública, se allegará copia de la misma;

d) Estatutos aprobados de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, firmados por el presidente y secretario de la asamblea con indicación de la fecha de constitución;

e) Certificación expedida por el Departamento Administrativo de la Economía Solidaria, Dansocial, o de las entidades autorizadas para el efecto, acreditando la educación solidaria por parte de los fundadores con una intensidad no inferior a 10 horas, y

f) Constancia de pago de las contribuciones económicas establecidas por la asociación mutual.

2.1.3.4. Documentos requeridos para efectuar el estudio de control de legalidad de la constitución de precooperativas y para autorizar la prórroga de la duración de estas entidades

1. Para efectuar el estudio de legalidad de la constitución de precooperativas, los representantes legales deben allegar a esta superintendencia los siguientes documentos:

a) Oficio dirigido al Superintendente de la Economía Solidaria remitiendo los documentos requeridos para el estudio de legalidad de la constitución, suscrito por el representante legal, con indicación del documento de identificación, lugar de expedición y dirección de la entidad constituida;

b) Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio;

c) Copia del acta de la asamblea de constitución suscrita por todos los asociados fundadores, con anotación de sus nombres, documento de identificación, lugar de expedición y domicilio. Cuando dicha acta se haya elevado a escritura pública, se allegará copia de la misma;

d) Estatutos aprobados de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, firmados por el presidente y secretario de la asamblea con indicación de la fecha de constitución;

e) Constancia de pago de los aportes sociales mínimos no reducibles, expedida por el representante legal y, en todo caso, de no menos del 25% de los aportes suscritos;

f) Certificación expedida por el Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria, Dansocial, o de las entidades autorizadas para el efecto, acreditando la educación solidaria por parte de los fundadores, con una intensidad no inferior a 20 horas, y

g) Constancia de compromiso de la entidad promotora, salvo cuando la constitución de la precooperativa corresponda a programas de promoción y fomento adelantados por el Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria, Dansocial.

2. Para efectos de solicitar la autorización para la prórroga de la duración de las precooperativas se deberán allegar, en un sólo ejemplar original, los siguientes documentos:

a) Solicitud de autorización para prorrogar el período de la precooperativa, dirigida al Superintendente de la Economía Solidaria, suscrita por el representante legal, con indicación del documento de identificación, lugar de expedición y dirección para notificaciones;

b) Copia del acta de la junta de asociados debidamente aprobada, acompañada de los documentos que soportan en legal forma la convocatoria, el quórum y la decisión de prórroga;

c) Explicación de los motivos que justifican la no conversión en el término de los cinco (5) años, suscrita por el representante legal y dirigida a la Superintendencia de la Economía Solidaria;

d) Certificados de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio o por la entidad competente de la entidad;

e) Concepto de la entidad promotora, y

f) Copia de los estados financieros de los últimos tres años, certificados y/o dictaminados.

La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá solicitar, según considere pertinente, otros documentos para efectuar el estudio.

2.1.3.5. Documentos requeridos para efectuar el estudio de control de legalidad de la constitución de instituciones auxiliares del cooperativismo

Para efectuar el estudio de legalidad de la constitución de instituciones auxiliares del cooperativismo, los representantes legales deben allegar a esta superintendencia los siguientes documentos:

a) Oficio dirigido al Superintendente de la Economía Solidaria remitiendo los documentos requeridos para el estudio de legalidad de la constitución, suscrito por el representante legal, con indicación del documento de identificación, lugar de expedición y dirección de la entidad constituida;

b) Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio de la institución auxiliar o autoridad competente en los casos especiales señalados en la ley;

c) Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio de las entidades que se agrupan para formar la institución auxiliar o del organismo que directamente la crea;

d) Acta mediante la cual se aprueba la constitución de la institución auxiliar;

e) Estatutos aprobados de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, firmados por el presidente y secretario de la asamblea, con indicación de la fecha de constitución, o por el fundador u organismo que la crea directamente, y

f) Certificado del patrimonio inicial de la institución auxiliar expedido por el representante legal.

2.1.3.6. Documentos requeridos para efectuar el estudio de legalidad de la constitución de organismos de segundo y tercer grados

Para efectuar el estudio de legalidad de la constitución de organismos de segundo y tercer grados, los representantes legales, deben allegar a esta superintendencia los siguientes documentos:

a) Oficio dirigido al Superintendente de la Economía Solidaria remitiendo los documentos requeridos para el estudio de legalidad de la constitución del organismo de segundo o tercer grado, suscrito por el representante legal, con indicación del documento de identificación, lugar de expedición y dirección de la entidad constituida;

b) Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio;

c) Actas de asambleas de asociados y/o consejo de administración y junta directiva, según lo establecido en la norma estatutaria, en la que conste la autorización expresa al representante legal para firmar el acta de constitución, pagar la cuota de admisión y el aporte social;

d) Certificado de existencia y representación legal de cada una de las entidades asociadas;

e) Constancia de pago de los aportes sociales mínimos no reducibles, expedida por el representante legal y, en todo caso, de no menos del 25% de los aportes suscritos;

f) Estatutos aprobados de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, firmados por el presidente y secretario de la asamblea, con indicación de la fecha de constitución, y

g) Copia del acta de la asamblea de constitución suscrita por todos los asociados fundadores, con anotación de sus nombres, documento de identificación, lugar de expedición y domicilio. Cuando dicha acta se haya elevado a escritura pública, se allegará copia de la misma.

2.1.3.7. Documentos requeridos para el estudio de legalidad de la constitución de empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas

Para efectuar el estudio de legalidad de la constitución de empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas los representantes legales deben allegar a esta superintendencia los siguientes documentos:

a) Oficio dirigido al Superintendente de la Economía Solidaria, remitiendo los documentos requeridos para el estudio de legalidad de la constitución, suscrito por el representante legal, con indicación del documento de identificación, lugar de expedición y dirección de la entidad constituida;

b) Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio;

c) Acta de la asamblea de constitución, suscrita por los representantes legales de cada una de las entidades fundadoras;

d) Estatutos aprobados de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, firmados por el presidente y secretario de la asamblea con indicación de la fecha de constitución;

e) Ley, ordenanza o acuerdo, mediante el cual se otorgó la iniciativa para la creación de la administración pública cooperativa;

f) Constancia de autorización para suscribir el acta de constitución expedida por las entidades fundadoras, y certificados de existencia y representación legal de dichas entidades, en los casos pertinentes;

g) Constancia de pago de los aportes sociales mínimos no reducibles expedida por el representante legal y, en todo caso, de no menos del 25% de los aportes suscritos, e

i) Certificación expedida por el Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria, Dansocial, o de las entidades autorizadas para el efecto, acreditando la educación solidaria por parte de los fundadores, con una intensidad no inferior a 20 horas.

2.1.3.8. Documentos requeridos para efectuar el control de legalidad de la conversión de precooperativas en cooperativas

Es preciso tener en cuenta que para efectos de la conversión de precooperativa a cooperativa no es necesaria la autorización previa y expresa de la Supersolidaria, simplemente se debe realizar una reforma de estatutos y una vez registrada en la cámara de comercio deben enviar la documentación respectiva a esta entidad para el control de legalidad.

Para efectuar el estudio de legalidad de conversión de las precooperativas en cooperativas, los representantes legales deben allegar a esta superintendencia los siguientes documentos:

a) Oficio dirigido al Superintendente de la Economía Solidaria, remitiendo los documentos requeridos para el estudio de legalidad de la conversión, suscrita por el representante legal, con indicación del documento de identificación, lugar de expedición y dirección de la cooperativa;

b) Certificado de existencia y representación legal expedida por la cámara de comercio;

c) Copia del acta del órgano que convocó a asamblea, con indicación de los nombres de los directivos asistentes en la que se acordó lugar, fecha y hora de la misma, acompañada del mecanismo utilizado para realizar la convocatoria (publicación, aviso u otro);

d) Indicación de la fecha y forma de publicación de la relación de asociados inhábiles y constancia de que la lista fue verificada por la el órgano de vigilancia correspondiente, y

e) Acta de la junta de asociados debidamente aprobada, firmada por el presidente y secretario de la misma en la cual debe constar:

1. Que la decisión de conversión fue tomada por un mínimo equivalente a las 2/3 partes de los asociados hábiles presentes.

2. Aprobación de los nuevos estatutos.

3. Elección de los órganos de administración y vigilancia.

4. Aprobación de los estados financieros del ejercicio correspondiente.

5. Estatutos debidamente aprobados, firmados por el presidente y secretario de la junta de asociados.

6. Copia de los estados financieros certificados y/o dictaminados, correspondientes a los últimos tres años o al tiempo de su existencia.

2.1.3.9. Cancelación del registro

En caso de advertir que la información presentada para su inscripción no se ajusta a las normas legales y estatutarias, la Superintendencia de la Economía Solidaria ordenará la cancelación de la inscripción en el correspondiente registro del documento de constitución de la entidad sometida a su control, inspección y vigilancia. La cancelación de la inscripción del documento de constitución conlleva la pérdida de la personalidad jurídica, y a ella se procederá siempre que el defecto no sea subsanable, o cuando siéndolo ha transcurrido el plazo prudencial otorgado para su corrección.

Si después de registrados los documentos de constitución, se advierte que alguno(s) de los documentos presentados es(son) falso(s), se procederá a la cancelación del registro de las personas y/o documentos vinculados con el mismo.

2.2. Cooperativas y precooperativas de trabajo asociado

2.2.1. El trámite a realizar para la legalización de las cooperativas o precooperativas de trabajo asociado será el siguiente: Una vez constituida la cooperativa o precooperativa por escritura pública o documento privado, deberá registrarse ante la cámara de comercio respectiva; luego tramitará ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social el registro de los regímenes de trabajo asociado, compensaciones, de previsión y seguridad social. Surtido dicho registro el representante legal de la cooperativa o precooperativa de trabajo asociado está obligado a remitir la documentación señalada en el subnumeral 2.1.3.1 del presente título a esta superintendencia para su control de legalidad, dentro de los diez (10) días siguientes al correspondiente registro.

2.2.2. El desarrollo del objeto social de las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado estará sujeto a la aprobación de los regímenes respectivos, por lo tanto, no podrá darse inicio a la ejecución del acuerdo cooperativo de trabajo asociado, siendo los miembros de los órganos de administración, vigilancia y control de la entidad, responsables por la omisión de dicho registro.

2.2.3. Las juntas de vigilancia y el revisor fiscal, si lo hubiere, deberán verificar el envío, para control de legalidad de los documentos, dentro del término antes señalado y serán responsables por la omisión de este procedimiento.

2.3. Empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas

2.3.1. De conformidad con el Decreto 1482 de 1989 estas empresas sólo se pueden crear por iniciativa de la Nación, los departamentos y los municipios o distritos municipales, mediante leyes, ordenanzas o acuerdos.

2.3.2. Para la obtención de su personalidad jurídica, se constituyen por escritura pública o documento privado (D. 2150/95, art. 40).

2.3.3. De conformidad con el artículo 3º del Decreto 1482 de 1989, la constitución de toda administración pública cooperativa se hará en asamblea de constitución, en la cual serán aprobados los estatutos y nombrados en propiedad los órganos de administración y vigilancia.

2.3.4. El consejo de administración allí designado, nombrará el representante legal de la entidad, quien será el responsable de tramitar la obtención de la personalidad jurídica.

2.3.5. El acta de la asamblea de constitución será firmada por todos los representantes legales de las entidades asociadas fundadoras, o sus delegados, indicando la denominación de tales entidades, la ley, ordenanza o acuerdo mediante el cual se otorgó la iniciativa para la creación de la administración pública cooperativa, la autorización conferida a las entidades privadas sin ánimo de lucro para la suscripción del acta de constitución, el documento de identificación legal de los representantes, y el valor de los aportes iniciales.

2.3.6. Las entidades privadas sin ánimo de lucro que hagan parte de la administración pública cooperativa, deben aportar a esta entidad el certificado de existencia y representación legal vigente.

2.3.7. Estas administraciones obtienen su personalidad jurídica mediante el registro en la cámara de comercio del domicilio principal. A dicha cámara se deben presentar los documentos señalados en el subnumeral 2.1.2 de este título.

2.3.8. Para efectuar el control de legalidad de la constitución de empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas los representantes legales deben allegar a esta superintendencia los documentos señalados en el subnumeral 2.1.3.7 del presente título.

2.4. Instituciones auxiliares de la economía solidaria

2.4.1. Para estas instituciones el número mínimo de asociados fundadores depende de la naturaleza de las entidades que la crean, tal como se señaló en el literal d), subnumeral 2.1.1, del capítulo primero del título tercero de la presente circular.

2.4.2. Para las instituciones auxiliares de la economía solidaria resulta aplicable lo previsto en la primera parte de este título, en cuanto a documento de constitución, asamblea de constitución y registro (obtención de la personalidad jurídica).

2.4.3. Sólo si se trata de instituciones auxiliares de naturaleza cooperativa o solidaria, se requerirían para el control de legalidad posterior ante esta superintendencia los documentos de constitución señalados en el subnumeral 2.1.3.5 del presente título. En los demás casos, esto es, cuando su naturaleza jurídica sea asociación o fundación, deberá cumplirse con los documentos y requisitos previstos en la legislación civil.

CAPÍTULO SEGUNDO

Control de legalidad de los nombramientos de los órganos de administración, y de control y vigilancia

1. Para efectuar el correspondiente control de legalidad de los nombramientos de órganos de administración, y de control y vigilancia de las entidades del sector real deberán allegar los siguientes documentos:

1.1. Extracto del acta de constitución de la entidad o de la asamblea general, o extracto del acta de la reunión del consejo de administración o del órgano que haga sus veces, según el caso, en donde se efectuaron los nombramientos. Cuando la asamblea es de delegados debe acompañarse del acta de escrutinio.

1.2. En el caso de los nombramientos de revisor fiscal y su suplente, deberán adjuntar además:

a) Fotocopia de la tarjeta profesional de contador público y certificado vigente de inscripción y antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores;

b) Certificación expedida por el órgano de administración, a través de la cual se acredite que el revisor fiscal y su suplente no tienen la calidad de asociados de la entidad;

c) Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio, cuando el servicio de revisoría fiscal se preste por personas jurídicas, y

d) Certificado de antecedentes judiciales o de policía y disciplinarios expedidos por las autoridades competentes.

Esta documentación deberá ser remitida a esta Superintendencia dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al registro en la cámara de comercio, para el correspondiente control de legalidad.

1.3. El acta de escrutinio debe ser elaborada por el comité escrutador en donde se ubiquen las mesas de votación para la elección de delegados. Esta debe contener el número de asociados que votaron, el número de votos válidos, la relación detallada de por quién se votó, así como del número de votos en blanco, de votos anulados y del total de votos depositados. El acta se suscribirá el mismo día en que se llevó a cabo la elección, y deberá estar firmada por el comité.

1.4. Cuando la elección se realice en lugares y/o fechas diferentes, el comité escrutador designado para cada mesa deberá efectuar el escrutinio una vez finalizada la jornada y elaborará el acta correspondiente, la cual deberá ser remitida al comité central de escrutinios, conformado previamente para tal fin, en sobre cerrado y sellado, anexando todos los sufragios depositados. Copia de dicha acta deberá remitirse a la junta de vigilancia y al revisor fiscal, si lo hubiere.

1.5. El comité central de escrutinios o quien haga sus veces, una vez concluido todo el proceso eleccionario consolidará la información contenida en cada una de las actas remitidas y procederá a declarar la elección de los delegados.

1.6. Las impugnaciones a los escrutinios serán presentadas al momento mismo de realizarse dicho procedimiento y serán resueltas por el comité central de escrutinios o quien haga sus veces.

1.7. Los órganos de administración, control y vigilancia, así como el revisor fiscal, si lo hubiere, serán responsables del cumplimiento de este procedimiento eleccionario, so pena de las sanciones establecidas en la Ley 454 de 1998.

2. La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá en cualquier momento verificar la información suministrada, solicitando, cuando lo estime pertinente, documentos adicionales o efectuando visitas de inspección y revisión.

Si de los documentos presentados se concluye que la información suministrada por el peticionario es incompleta, el funcionario competente requerirá por escrito los documentos necesarios con toda la precisión y por una sola vez, si no se obtiene respuesta en el termino de dos (2) meses, se entenderá que el peticionario ha desistido de la solicitud y se procederá a archivar el expediente, sin perjuicio de que el interesado presente posteriormente una nueva solicitud.

3. La Superintendencia de la Economía Solidaria ordenará, en cualquier momento, la cancelación del registro del documento de constitución de una entidad sometida a su control, inspección o vigilancia, o la inscripción que se haya efectuado de los nombramientos de los órganos de administración, vigilancia, representantes legales y revisores fiscales, en caso de advertir que la información presentada para su inscripción no se ajusta a la realidad o a las normas legales o estatutarias.

4. Las entidades de la economía solidaria, en cumplimiento de lo señalado por el artículo 7º de la Ley 454 de 1998, deberán consagrar en sus estatutos rigurosos requisitos para el acceso a los órganos de administración y vigilancia, estableciendo criterios que tengan en cuenta la capacidad y aptitudes personales, el conocimiento, integridad ética, antecedentes disciplinarios, penales y crediticios y la destreza de quienes ejercen la representatividad.

5. Cuando las entidades vigiladas dispongan la terminación de las relaciones laborales con sus funcionarios por virtud de irregularidades cometidas en su gestión, o a causa de comportamientos que riñen con el debido manejo de los recursos de la entidad, deberán informarlo a esta superintendencia en forma inmediata, con el propósito de ser tomados en cuenta en el control de legalidad de los nombramientos y para informar sobre las calidades morales y profesionales de esas personas que sean objeto de nombramiento en otras entidades.

CAPÍTULO TERCERO

Exoneración de revisor fiscal

Las entidades del sector real sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria, podrán eximirse de la obligación de elegir revisor fiscal y su suplente, si cumplen con los dos requisitos siguientes:

1. Que a diciembre 31 del año inmediatamente anterior tengan un total de activos iguales o inferiores a trescientos (300) salarios mínimos mensuales legales vigentes de esa fecha, y

2. Que no estén arrojando pérdidas.

Cuando dichas entidades decidan no elegir revisor fiscal y su suplente, los estados financieros deberán estar certificados por el representante legal y el contador público.

El requisito señalado en el numeral 2º, no se tendrá en cuenta para aquellas entidades que a diciembre 31 del año inmediatamente anterior tengan menos de dos (2) años de constituidas.

Las mencionadas entidades que cumplan con los anteriores requisitos, podrán eximirse de la obligación de elegir revisor fiscal (principal y suplente) sin la autorización de la Supersolidaria.

CAPÍTULO CUARTO

Toma de posesión para administrar o liquidar las entidades sujetas a la supervisión de la delegatura del sector real

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

1. Procedencia

La toma de posesión procederá en los siguientes casos:

a) Cuando la entidad haya suspendido el pago de sus obligaciones;

b) Cuando haya rehusado las exigencias que se haga en debida forma de someter sus archivos, libros de contabilidad y demás documentos, a la inspección de esta superintendencia;

c) Cuando incumpla reiteradamente las órdenes e instrucciones de la superintendencia;

d) Cuando persista en violar sus estatutos o la ley;

e) Cuando persista en manejar los negocios en forma no autorizada o insegura;

f) Cuando se presente un quebranto patrimonial;

g) Cuando existan graves inconsistencias en la información que suministre a esta superintendencia que a juicio de ésta no permita conocer adecuadamente la situación real de la entidad;

h) Cuando la entidad no cumpla los requerimientos mínimos de los aportes mínimos irreducibles para acreditar las condiciones requeridas para su funcionamiento;

i) Cuando incumpla los planes de recuperación que hayan sido adoptados;

j) Cuando haya expirado el plazo para presentar programas de recuperación o no se cumplan las metas de los mismos, y

k) Cuando ordenada la liquidación voluntaria la misma no pueda llegar a su culminación.

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

2. Objeto

La toma de posesión tendrá por objeto establecer si la entidad se administra o se liquida.

2.1. Administración

Será objeto de administración:

a) Cuando sea posible colocarla en condiciones de continuar desarrollando adecuadamente su objeto social, y

b) Cuando le sea posible realizar otras operaciones que permitan lograr mejores condiciones para los asociados.

2.2. Liquidación

Será objeto de liquidación: Cuando se presenten alguna o algunas de las causales señaladas en el numeral primero de este capítulo.

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

3. Término

Una vez efectuada la toma de posesión la delegatura para las organizaciones de la economía solidaria del sector real, contará con un término no mayor a 2 meses, prorrogables por un término igual, para decidir si se ordena la toma de posesión para administrar o liquidar.

Dicho término podrá ser obviado cuando a juicio del Superintendente existan irregularidades que comprometan el adecuado desarrollo del objeto social de la entidad o cuando se incumplan reiteradamente las órdenes e instrucciones debidamente expedidas por la superintendencia.

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

4. Procedimiento y metodología

El superintendente expedirá un acto administrativo motivado, el cual ordenará:

a) (Derogado).* El embargo, secuestro y avalúo de todos los bienes embargables del deudor. Estas medidas prevalecerán sobre los embargos y secuestros que se hayan decretado y practicado en otros procesos en que se persigan bienes del deudor;

(Nota: Derogado por la Resolución 543 de 2003 artículo 2º de la Superintendencia de la Economía Solidaria).

*(Nota: Derogado por la Circular Externa 12 de 2003 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

b) La aprehensión inmediata de sus libros de cuentas y demás documentos relacionados con sus negocios;

c) La inscripción de la providencia en el registro mercantil o en el registro correspondiente a la cámara de comercio, del domicilio principal del deudor y demás lugares donde tenga sucursales o agencias. A partir de la inscripción todo pago o extinción de obligaciones que deba cobrarse en el trámite liquidatorio, se sujetará a las reglas establecidas en la Ley 222 de 1995;

d) La prevención a los deudores del deudor de que sólo pueden pagar al liquidador, advirtiendo la inoponibilidad del pago hecho a persona distinta;

e) La prevención a todos los que tengan negocios con el deudor, inclusive procesos pendientes, de que deben entenderse exclusivamente con el liquidador, para todos los efectos legales;

f) El nombramiento y la inscripción en el registro mercantil o en el registro correspondiente, de la persona designada como liquidador, y

g) El emplazamiento de los acreedores por medio de edicto que se fijará al día siguiente de proferida la providencia de apertura, por el término de diez días, en la Superintendencia de la Economía Solidaria. Durante el término de fijación del edicto, éste se publicará por el liquidador o cualquier acreedor en un diario de amplia circulación nacional y en otro del domicilio del deudor, si lo hubiere, y será radiodifundido en una emisora que tenga sintonía en dicho domicilio. Las publicaciones y la constancia de la emisora deberán allegarse dentro de los diez días siguientes al vencimiento del término de fijación del edicto.

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

5. De la notificación

La decisión de toma de posesión es de cumplimiento inmediato y se notificará personalmente a través del funcionario comisionado para el efecto por el superintendente. Si la providencia no se puede notificar personalmente al representante legal, se notificará por edicto en los términos establecidos en el artículo 45 del Código Contencioso Administrativo.

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

6. Recursos

Contra la providencia que ordene la toma de posesión, procederá el recurso de reposición, el cual deberá interponerse en la diligencia de notificación o dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de la misma, y dicho recurso no suspenderá la ejecución de la medida.

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

7. Efectos de la toma de posesión para liquidar

La apertura del trámite liquidatorio implica:

a) La separación de los administradores de la entidad deudora;

b) La exigibilidad de todas las obligaciones a plazo. La apertura del trámite liquidatorio del deudor solidario, no conllevará la exigibilidad de las obligaciones solidarias respecto de los otros codeudores;

c) La disolución de la persona jurídica. En tal caso para todos los efectos legales, ésta deberá anunciarse siempre con la expresión “en liquidación”, salvo que dentro del trámite se pacte su continuación, caso en el cual tal medida quedará sin efecto;

d) La formación de los activos que componen el patrimonio a liquidar;

e) La remisión e incorporación al trámite de la liquidación de todos los procesos de ejecución que se sigan contra el deudor. Con tal fin se oficiará a los jueces que puedan conocer los procesos ejecutivos contra el deudor, y

f) La preferencia del trámite liquidatorio, para lo cual se aplicarán las reglas previstas en el concordato para tal efecto.

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

8. Presentación de créditos

A partir de la providencia que ordena la toma de posesión y hasta el vigésimo día siguiente al vencimiento del término de fijación del edicto mencionado en el literal g) del numeral 4º de este capítulo, los acreedores deberán hacerse parte, presentando prueba siquiera sumaria de la existencia de sus créditos.

Cuando el trámite liquidatorio se inicie como consecuencia del fracaso en el proceso de reestructuración económica, contemplado en la Ley 550 de 1999, los acreedores reconocidos y admitidos en la reunión de votos y acreencias, se entenderán presentados en tiempo en el trámite liquidatorio. Los acreedores extemporáneos deberán hacerse parte en el trámite liquidatorio, en la oportunidad prevista en el inciso anterior.

Los acreedores que no hayan solicitado el reconocimiento de un crédito a su favor, no serán parte en el proceso.

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

9. Obligaciones diferentes al pago de suma de dinero

Si la obligación es diferente a la del pago de sumas de dinero, el acreedor al hacerse parte podrá solicitar los perjuicios compensatorios. Si éstos no figuran en el título, deberá estimarlos y especificarlos bajo juramento, en una cantidad como principal y en otra como tasa de interés mensual.

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

10. Prohibición de formular objeciones

Si el trámite liquidatorio se inicia como consecuencia del fracaso del acuerdo de reestructuración, los créditos presentados en él y que no hubieren sido objetados, o cuya objeción hubiere sido conciliada o decidida, no podrán ser controvertidos en la etapa de la liquidación, salvo que la objeción corresponda a hechos ocurridos con posterioridad a las etapas indicadas.

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

11. Prelación de créditos

Cuando el trámite liquidatorio se inicie por causa del fracaso del acuerdo de reestructuración, los gastos de administración originados en dicha etapa, deberán graduarse y calificarse para que sean cancelados de manera preferencial, en relación con cualquier otro crédito presentado en la liquidación. En consecuencia, el liquidador una vez cancele estas acreencias, procederá a pagar las demás atendiendo el orden y la prelación definidos en el acto administrativo de graduación y calificación.

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

12. Obligación de prestar caución

El liquidador deberá prestar caución para responder de su gestión y de los perjuicios que con ella irrogare, en el término, cuantía y forma fijados por la Superintendencia de la Economía Solidaria al hacer la designación. La superintendencia podrá decretar en cualquier tiempo el reajuste de la caución, de acuerdo con lo previsto en el Código de Procedimiento Civil.

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

13. Presentación de inventarios

El liquidador deberá elaborar el inventario de los activos que conforman el patrimonio a liquidar, el cual deberá presentar a la Superintendencia de la Economía Solidaria, dentro de los treinta (30) días siguientes a la aceptación del cargo.

El inventario se adicionará con los incrementos que modifiquen los activos, así como con los nuevos activos que por cualquier circunstancia ingresen al patrimonio y aquellos que varíen el mismo, para lo cual el liquidador deberá elaborar inventarios adicionales.

Tanto el inventario inicial como los inventarios adicionales, si los hubiere, deberán ser verificados previamente por la junta asesora del liquidador y, posteriormente sometidos a la aprobación de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

14. Junta asesora del liquidador

Durante el trámite liquidatorio la Superintendencia de la Economía Solidaria designará una junta asesora del liquidador con sus respectivos suplentes personales, integrada así:

a) Un representante de las entidades públicas acreedoras;

b) Un representante de los trabajadores acreedores;

c) Un representante de las entidades financieras acreedoras;

d) Un representante de los acreedores con garantía real, que no sean entidades financieras;

e) Un representante de los asociados, y

f) Dos representantes de los acreedores quirografarios.

En caso de que no exista alguna de las categorías de acreedores a que se refieren los anteriores literales, la designación podrá recaer en cualquier acreedor.

La designación de la junta, si ello fuere posible, se hará en la providencia de apertura del trámite liquidatorio, y en todo caso, a más tardar, antes de que precluya el término para que los acreedores se hagan parte. Cuando por cualquier causa no se integre o no esté funcionando la junta, las funciones que a ella le competen las asumirá temporalmente la Superintendencia de la Economía Solidaria, la que en todo caso, deberá proveer su integración o reemplazo de sus miembros.

El liquidador asistirá por derecho propio, con voz, a las reuniones de la junta asesora, pero no tendrá voto.

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

15. Avalúo

Aprobado el inventario, la junta asesora del liquidador ordenará el avalúo de los bienes, para lo cual designará las personas naturales o jurídicas, que a su juicio sean idóneas para llevarlo a cabo, a quienes les señalará el término dentro del cual deben cumplir el encargo.

Aprobado el avalúo se procederá a la enajenación de los bienes, en los términos estipulados en la Ley 222 de 1995.

Tratándose de bienes cotizados en bolsa o cuando se trate de enajenación especial, no se requerirá el avalúo.

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

16. Contradicción del avalúo

El avalúo se presentará a la Superintendencia de la Economía Solidaria, la que lo pondrá a disposición de las partes por el término de diez días, a fin de que las mismas soliciten su aclaración, adición o lo objeten por error grave. Al escrito de objeciones deberán acompañarse las pruebas que el objetante pretenda hacer valer. Surtido lo anterior, la superintendencia decidirá de plano.

Sin perjuicio de la facultad oficiosa, la superintendencia aprobará el avalúo, si dentro del término del traslado no se formulan solicitudes de objeción, aclaración o adición.

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

17. Realización de activos y pago a los acreedores

Aprobados los avalúos, el liquidador procederá directamente o por medio de una entidad especializada, a la enajenación de los activos, la cual se sujetará a las siguientes reglas:

a) Se preferirá la enajenación que se realice en bloque o en estado de unidad económica. Si no pudiere hacerse en tal forma, se efectuará la enajenación separada de los distintos elementos;

b) La de bienes muebles cotizados en bolsa de valores, se llevará a cabo por el comisionista de bolsa que sea escogido por la junta asesora;

c) La de bienes muebles no inscritos en bolsa, se realizará directamente por el liquidador, por un valor no inferior a su avalúo, y

d) (Derogado).* La de los inmuebles, se efectuará directamente por el liquidador o por una compañía dedicada a la finca raíz, previamente aprobada por la junta asesora.

La Superintendencia de la Economía Solidaria decretará el levantamiento de las medidas cautelares, que afecten los bienes objeto de la enajenación.

No obstante lo dispuesto anteriormente, cuando se trate de bienes o mercancías que se encuentren en inminente estado de deterioro o de las cuales se tema razonablemente que puedan deteriorarse o destruirse, podrá el liquidador, previa aprobación de la junta asesora, enajenar dichos bienes, aun cuando no estén avaluados, o por un valor inferior a aquél en el que hubieren sido estimados.

*(Nota: Derogado el segundo inciso y el literal d) del presente numeral por la Resolución 543 de 2003 artículo 2º de la Superintendencia de la Economía Solidaria).

*(Nota: Derogado el segundo inciso y el literal d) del presente numeral por la Circular Externa 12 de 2003 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

18. (Derogado).* Levantamiento de medidas cautelares y cancelación de gravámenes

La superintendencia, a solicitud de la junta asesora o del liquidador, levantará las medidas cautelares y ordenará la cancelación de los gravámenes que afecten los bienes objeto de la enajenación.

Los acreedores en favor de los cuales se encontraban constituidos los gravámenes sobre los bienes enajenados, conservarán la prelación para el pago hasta el valor de la enajenación, y por el excedente concurrirán como acreedores quirografarios.

*(Nota: Derogado el presente numeral por la Resolución 543 de 2003 artículo 2º de la Superintendencia de la Economía Solidaria).

*(Nota: Derogado el presente numeral por la Circular Externa 12 de 2003 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

19. Gastos de administración

Los gastos de administración surgidos durante el trámite liquidatorio, se pagarán inmediatamente y a medida que se vayan causando.

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

20. Solución de las obligaciones

Ejecutoriada la providencia de calificación y graduación de créditos y en firme los avalúos practicados, el liquidador procederá a pagar, con el dinero disponible, atendiendo lo dispuesto en la graduación.

No obstante, previa autorización de la junta asesora y respetando la prelación y los privilegios de ley, podrá cancelar obligaciones mediante daciones en pago.

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

21. Terminación

Efectuado el pago de los pasivos externos e internos, la superintendencia declarará terminada la liquidación (y ordenará el levantamiento de las medidas cautelares, si las hubiere)*. Cumplido lo anterior, se archivará el expediente, sin perjuicio de la responsabilidad penal o cualquier otra, que proceda contra el deudor, los administradores y el liquidador.

Si quedaren saldos insolutos, después de agotados los bienes que conforman el patrimonio a liquidar, incluyendo el producto de las acciones de reintegración del patrimonio, la Superintendencia de la Economía Solidaria declarará terminado el trámite y ordenará archivar el expediente.

Copia del anterior oficio de la superintendencia se inscribirá en la cámara de comercio del domicilio principal del organismo solidario y conllevará la extinción de la entidad deudora.

*(Nota: La expresión "y ordenará el levantamiento de las medidas cautelares, si las hubiere" fue derogada por la Resolucion 543 de 2003 artículo 2 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

*(Nota: Derogada la expresión "y ordenará el levantamiento de las medidas cautelares, si las hubiere" del presente numeral por la Circular Externa 12 de 2003 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

22. (Modificado).* Remisión al estatuto orgánico del sistema financiero

Así mismo, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 98 de la Ley 795 de 2003, modificatorio del artículo 34 de la Ley 454, el régimen de toma de posesión previsto en el estatuto orgánico del sistema financiero se aplica a las entidades sujetas a la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria, en lo que resulte pertinente de conformidad con la reglamentación que para el efecto expida el Gobierno Nacional.

En consecuencia, este capítulo será objeto de modificación en próximos días.

*(Nota: Modificado el presente numeral por la Resolución 543 de 2003 artículo 3º de la Superintendencia de la Economía Solidaria).

(Nota: Se suprime el presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2004 numeral 1 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

CAPÍTULO QUINTO

Registro de los actos y documentos de las organizaciones cooperativas que desarrollan la actividad de educación y de las instituciones auxiliares de la economía solidaria que apoyan dicha actividad

1. Las organizaciones cooperativas con actividad de educación y las instituciones auxiliares de la economía solidaria que apoyan dicha actividad, registrarán ante la Superintendencia de la Economía Solidaria los siguientes actos y documentos: constitución, estatutos, reformas estatutarias, nombramientos de órganos de administración, control y vigilancia, fusiones, incorporaciones, escisiones, transformaciones, disoluciones y liquidaciones, así como los libros que más adelante se señalan.

1.1. Cuando se trate de fusiones, incorporaciones, escisiones y transformaciones, se deberá obtener la previa autorización por parte de la Supersolidaria.

Para el efecto, el compromiso de acuerdo previsto en el artículo 173 del Código de Comercio, debe ser publicado en forma previa a la asamblea donde se va a someter a aprobación la fusión, incorporación, escisión o la transformación, para conocimiento de los asociados.

1.2. Las cooperativas multiactivas e integrales con actividad de educación que consagren en sus estatutos la actividad de ahorro y crédito entre sus asociados, deberán además, dar cumplimiento a lo establecido en el subnumeral 3.3, numeral 3º, capítulo tercero del título segundo de la presente circular, con el objeto de demostrar que cuentan con tal autorización, requisito indispensable para proceder al estudio pertinente de registro.

2. Las organizaciones cooperativas con actividad de educación y las instituciones auxiliares de la economía solidaria que apoyan dicha actividad que actualmente gozan de su personalidad jurídica y cuyos cuerpos directivos fueron registrados oportunamente, diligenciarán para la inscripción en el registro, el formato de información que para el efecto suministrará la Superintendencia de la Economía Solidaria, el cual debe suscribirse por el representante legal y el revisor fiscal.

Si las organizaciones cooperativas a que se refiere este numeral han consagrado en sus estatutos la actividad de ahorro y crédito, deberán dar cumplimiento, además, a lo dispuesto en los subnumerales 3.1, 3.2 y 3.3, numeral 3º, capítulo tercero del título segundo de la presente circular.

3. Para la inscripción en el registro sobre constitución, las organizaciones cooperativas con actividad de educación y las instituciones auxiliares de la economía solidaria que apoyen dicha actividad allegarán los siguientes documentos:

a) Solicitud de inscripción suscrita por el representante legal, para lo cual se utilizará el formato que expida esta superintendencia;

b) Acta de asamblea de constitución;

c) Texto completo de estatutos;

d) Constancia del pago de los aportes sociales mínimos no reducibles expedida por el representante legal, y en todo caso, de no menos del 25 % de los aportes suscritos;

e) Certificación de acreditación sobre educación solidaria expedida por el Departamento Administrativo de la Economía Solidaria “Dansocial“, o de las entidades autorizadas para el efecto, y

f) Certificación del revisor fiscal donde conste que los elegidos cumplen los requisitos señalados en los estatutos, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 7º de la Ley 454 de 1998.

Las fundaciones y corporaciones de naturaleza no cooperativa, que realicen actividades orientadas al apoyo de la actividad de educación y pretendan obtener el reconocimiento como instituciones auxiliares de la economía solidaria, deberán allegar únicamente los documentos señalados en los numerales a), c) y e) del presente numeral.

4. Para la inscripción en el registro de reformas estatutarias, las organizaciones cooperativas y las instituciones auxiliares de la economía solidaria que apoyen la actividad de educación de que trata el presente capítulo, allegarán los siguientes documentos:

a) Solicitud de inscripción suscrita por el representante legal, para lo cual se utilizará el formato que expida esta superintendencia;

b) Copia del acta del consejo de administración con indicación de los nombres de los directivos asistentes en la que se acuerda convocar a la asamblea, fijando fecha, hora y lugar de celebración;

c) Copia del acta de convocatoria (aviso, oficio, memorando, según indiquen los estatutos) con fecha de publicación;

d) Constancia expedida por la junta de vigilancia sobre la publicación de la lista de asociados inhábiles y su verificación. De no existir inhabilidad se debe hacer anotación en tal sentido;

e) Copia del acta de asamblea general firmada por el presidente y secretario debidamente aprobada por la asamblea o por la comisión o comité que aquélla haya designado para el efecto;

f) Cuando la asamblea se realice por delegados debe enviarse el acta de escrutinio de elección de éstos;

g) Cuadro comparativo que contenga los artículos reformados y los nuevos aprobados, y

h) Estatutos reformados en original, firmados por quienes presidieron la asamblea, incluyendo fecha de aprobación.

4.1. Las instituciones auxiliares de la economía solidaria que apoyan la actividad de educación y no tengan naturaleza cooperativa, deberán allegar únicamente los documentos señalados en los literales a), g) y h) del presente numeral.

5. Para la inscripción en el registro de los integrantes de los órganos de administración, y de control y vigilancia, las organizaciones cooperativas con actividad de educación y las instituciones auxiliares de la economía solidaria que apoyen tal actividad, allegarán los siguientes documentos:

a) Solicitud de inscripción suscrita por el representante legal, para lo cual se utilizará el formato que expida esta superintendencia;

b) Formulario de información debidamente diligenciado;

c) Documentos señalados en los literales b), c) y d) del numeral 4º del presente capítulo, cuando se trate de elección de miembros de consejo de administración, junta de vigilancia y revisor fiscal;

d) Copia del acta de asamblea general ordinaria o extraordinaria de asociados o acta de reunión de consejo de administración, según el caso, donde se efectúen los nombramientos;

e) Para la inscripción en el registro del revisor fiscal principal y suplente se adjuntarán además:

1. Certificación de antecedentes expedido por la Junta Central de Contadores.

2. Certificación expedida por el presidente del consejo de administración donde conste que el revisor fiscal principal y suplente, no tienen la calidad de asociados de la organización.

3. Cuando se designe como revisor fiscal a una persona jurídica se adjuntará el registro de la cámara de comercio y el nombre y matrícula del contador público que desempeñará tal función en nombre de la entidad, así como su suplente.

4. Copia de la tarjeta profesional, y

f) Certificación del revisor fiscal donde conste que los elegidos cumplen los requisitos señalados en los estatutos, de conformidad con el parágrafo del artículo 7º de la Ley 454 de 1998.

Cuando la organización cooperativa con actividad de educación consagre en sus estatutos actividad de ahorro y crédito, los elegidos, a través del representante legal, efectuarán los trámites de posesión ante la Superintendencia de la Economía Solidaria como requisito previo para el estudio de la inscripción en el registro.

Las fundaciones y corporaciones que no tengan naturaleza cooperativa y que hayan sido reconocidas como instituciones auxiliares para apoyar la actividad de educación, informarán a la superintendencia a través del representante legal sobre los elegidos, adjuntando los documentos que soporten los respectivos nombramientos.

6. Las organizaciones cooperativas con actividad de educación y las instituciones auxiliares de la economía solidaria que apoyen dicha actividad, presentarán ante la Superintendencia de la Economía Solidaria los siguientes libros para registro: Libro mayor, libro de actas de asamblea, consejo de administración y junta de vigilancia.

Para efectos de la inscripción en el registro de los libros se allegarán los siguientes documentos:

a) Solicitud firmada por el representante legal peticionando la inscripción de los libros, la cual indicará además lo siguiente:

1. Nombre completo de la organización solidaria, sigla y NIT.

2. Destino del libro.

3. Número de hojas útiles del libro, y

b) Los libros de formas continuas, hojas removibles o series continuas de tarjetas, los cuales deben contener un código que los identifique.

El código es un distintivo de máximo cinco caracteres, conformados por letras o números, o números y letras escogido por la organización cooperativa. Este distintivo debe colocarse en cada una de las hojas útiles de los libros junto con la numeración consecutiva. No puede usarse como código la misma destinación o nombre de los libros.

Los libros deben presentarse en blanco, numerados, codificados y rotulados. El rótulo debe indicar el nombre de la organización, sigla, NIT, destino de libro, dirección de la organización, número telefónico, fax y correo electrónico.

Cuando se haya terminado un libro y se vaya a registrar uno nuevo, debe presentarse certificación del revisor fiscal sobre la terminación del mismo. De igual manera se procederá en caso de pérdida o que falten pocas hojas útiles por utilizar.

7. Las entidades que no estén obligadas a tener revisor fiscal, allegarán los documentos que requieren firma del revisor fiscal, certificados por el representante legal y el contador público de la entidad.

8. La Superintendencia de la Economía Solidaria, podrá verificar en cualquier momento la información suministrada, solicitando cuando sea del caso documentos adicionales o efectuando visitas de verificación.

Si de los documentos presentados se concluye que la información suministrada por el peticionario es incompleta, se le requerirá conforme lo establece el artículo 12 del Código Contencioso Administrativo. Si no se obtiene respuesta en un término máximo de dos meses se entenderá que se ha desistido de la petición, tal como lo establece el artículo 13 del citado código.

9. Las notificaciones de los actos de inscripción en el registro se surtirán de conformidad con lo establecido en el inciso cuarto del artículo 44 del Código Contencioso Administrativo.

10. Contra los actos administrativos relacionados con el registro procederán los recursos contemplados en el Código Contencioso Administrativo.

CAPÍTULO SEXTO

Normatividad aplicable a la contratación celebrada por las administraciones públicas cooperativas

1. Los contratos o convenios interadministrativos con administraciones públicas cooperativas

La Ley 80 de 1993 consagra que son principios de la contratación estatal la economía, transparencia e imparcialidad. En cuanto al principio de transparencia, la misma ley le otorga una manifestación muy concreta, consistente en la obligación de selección objetiva de quienes van a ser contratistas de la administración pública.

De conformidad con lo dispuesto en la Directiva Presidencial 12 de 2002 y en el Decreto 2170 de 2002, los contratos celebrados por las entidades públicas con las administraciones públicas cooperativas, deberán sujetarse a lo dispuesto en la Ley 80 de 1993.

En el punto cuarto de la Directiva Presidencial 12 de 2002, referente a la “Lucha contra la corrupción en la contratación estatal”, se dispone que las entidades públicas “no podrán celebrar contratos con cooperativas y asociaciones conformadas por entidades territoriales, a menos que se motive y demuestre la conveniencia técnica, económica y jurídica para su realización. Para su contratación se requerirá que se invite a todas las entidades con esa misma naturaleza jurídica, que tengan capacidad e interés de ejecutar el contrato”.

Por su parte, el artículo 14 del Decreto 2170 de 2002 establece: “... Las entidades a que se refiere el presente artículo —cooperativas y asociaciones conformadas por entidades territoriales— deberán inscribirse en el RUP, en relación con los contratos a que se refiere el artículo 22 de la Ley 80 de 1993 y sólo podrán celebrar contratos respecto de los cuales posean la debida y comprobada experiencia, solidez financiera, capacidad técnica, administrativa y jurídica que les permita ejecutar directamente y sin la necesidad de ningún tercero el correspondiente contrato”.

En este sentido se ha pronunciado la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado mediante concepto del 26 de julio de 1996: “... a las administraciones públicas cooperativas se les aplica el régimen de las entidades estatales; cualquier consideración sobre la realización de actividades industriales o comerciales tanto de las cooperativas como de los posibles contratistas, carece de relevancia, y no genera efecto alguno sobre la sujeción al estatuto general de contratación de la administración pública” (M.P. Luis Camilo Osorio Isaza).

De otra parte, el artículo 14 del Decreto 2170 de 2002 preceptúa:

“De los contratos interadministrativos de cooperativas y asociaciones conformadas por entidades territoriales. De conformidad con lo previsto en el parágrafo del artículo 2º de la Ley 80 de 1993, los contratos que se celebren en desarrollo de los convenios interadministrativos estarán sujetos a dicha ley.

“La selección de estas entidades se hará conforme a las siguientes reglas:

“1. Cuando el objeto pueda desarrollarse por varias de estas entidades, la entidad demandante del bien, obra o servicio, invitará a presentar ofertas a todas aquellas que puedan ejecutar el contrato.

2. Cuando el objeto del contrato solamente puede ser desarrollado por una entidad, el mismo se celebrará sin necesidad de adelantar proceso de selección alguno, circunstancia que deberá ser certificada por la Superintendencia de la Economía Solidaria o quien haga sus veces en caso de cooperativas o por el Ministerio del Interior en el caso de las asociaciones de entidades territoriales””.

De acuerdo con la normatividad aplicable, la constitución y funcionamiento de las administraciones públicas cooperativas no se puede convertir en un mecanismo exceptivo de la aplicación del principio de selección objetiva propio del estatuto contractual de la administración pública nacional. Este último, contenido en la Ley 80 de 1993, deroga en lo relacionado con el régimen contractual aplicable, al Decreto 1482 de 1989.

Resulta improcedente cualquier interpretación de normas legales o reglamentarias, que pretenda desconocer la vigencia de dichos principios, y la conducta o práctica que de ella se derive, implicaría la pretermisión de obligaciones propias de los servidores públicos y la consiguiente imposición de sanciones de distinta naturaleza.

Como consecuencia de lo anterior, la celebración del contrato de entidades estatales con administraciones públicas cooperativas debe sustentarse en consideraciones relacionadas con los criterios objetivos de valoración en asuntos técnicos, económicos, financieros jurídicos y, en general, en los contenidos en los pliegos de condiciones, términos de referencia o invitaciones respectivas.

En tal virtud, las modificaciones estatutarias de las administraciones públicas cooperativas no tendrán relevancia alguna si con ellas se busca cumplir con requisitos de experiencia o capacidad técnica o financiera contenidos en los pliegos de condiciones, términos de referencia o invitaciones de alguna entidad pública descentralizada territorialmente o por servicios.

2. Ejecución del objeto contractual

La ejecución del objeto de un contrato celebrado con una administración pública cooperativa debe realizarse directamente por la mencionada persona jurídica, ya que así lo prevé en forma expresa la Directiva Presidencial 12 de 2002, que en su aparte pertinente, dispone:

“Sin excepción, en el caso de convenios interadministrativos con cooperativas y asociaciones conformadas por entidades territoriales, las entidades contratantes deberán verificar que éstas desarrollen directamente el objeto contractual”.

El ordenamiento jurídico ha prohibido cualquier práctica que pretenda confiar total o parcialmente la responsabilidad de la ejecución del contrato a un tercero ajeno a la relación contractual entre la Nación o la entidad territorial o por servicios y administración pública cooperativa.

3. Naturaleza cooperativa de las administraciones públicas cooperativas

La normatividad aplicable al sector solidario en Colombia (Ls. 79/88 y 454/98), dispone que la realización del objeto social por parte de las respectivas entidades, debe beneficiar preferencialmente a sus asociados.

En este sentido, esta superintendencia se permite reiterar que el desarrollo del objeto social de las administraciones públicas cooperativas debe beneficiar preferencialmente a las entidades públicas que participaron en su creación y/o a las que se asociaron con posterioridad. Por lo tanto, la contratación de la administración pública cooperativa deberá realizarse preferencialmente —y no excepcionalmente—, con las entidades mencionadas.

4. Protección de los recursos públicos

De acuerdo con la interpretación sistemática del ordenamiento jurídico aplicable a las administraciones públicas cooperativas, que ha sido acogida por el Consejo de Estado y la Procuraduría General de la Nación, la naturaleza de estas entidades es “pública”.

También son públicos los recursos que integran el patrimonio de las administraciones públicas cooperativas y los provenientes de contratos o convenios interadministrativos celebrados con entidades estatales.

En consecuencia, tanto la realización de contratos de corretaje con cargo a dichos recursos, como el pago de comisiones al representante legal, a los miembros de la administración y a los empleados de la entidad, resulta ajena a la doble naturaleza —pública y cooperativa— de estas entidades y de los recursos mencionados.

5. Certificación

La Superintendencia de la Economía Solidaria iniciará el trámite de la expedición de la certificación de que trata el artículo 14 del Decreto 2170 de 2002, previa la solicitud de la entidad territorial interesada.

Lo anterior teniendo en cuenta que es la entidad contratante la llamada por el ordenamiento a iniciar a las diligencias precontractuales respectivas y a asegurar el cumplimiento a las condiciones de selección objetiva a que hubiere lugar.

6. Sujetos disciplinables

De acuerdo con la Ley 734 de 2002 (CDU), son sujetos disciplinables “los gerentes de cooperativas ... que se creen y organicen por el Estado o con su participación mayoritaria” (art. 25, inc. 3º).

7. Aplicación del numeral 8º, artículo 24 de la Ley 80 de 1993

Entre las múltiples manifestaciones del principio de transparencia de la contratación estatal, el numeral 8º del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 (Estatuto contractual de la administración pública), dispone:

“8. Las autoridades no actuarán con desviación o abuso de poder y ejercerán sus competencias exclusivamente para los fines previstos en la ley. Igualmente, les será prohibido eludir los procedimientos de selección objetiva y los demás requisitos previstos en el presente estatuto”.

TÍTULO CUARTO

De las actuaciones ante la Supersolidaria

CAPÍTULO PRIMERO

Del derecho de petición en general

1. Procedencia

La Superintendencia de la Economía Solidaria, en su calidad de organismo adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público encargado de ejercer el control, inspección y vigilancia sobre las entidades determinadas en la Ley 454 de 1998 y a la vez de proteger los intereses de los asociados de las organizaciones de la economía solidaria, de los terceros y de la comunidad en general, en ejercicio de las funciones asignadas por dicha ley y demás normas concordantes y complementarias, atenderá las peticiones respetuosas que toda persona tiene derecho a presentar de acuerdo con los lineamientos constitucionales y legales vigentes, en relación con los asuntos que por su naturaleza le competan.

Las solicitudes que se presenten ante la Superintendencia de la Economía Solidaria en ejercicio del derecho de petición, deberán dirigirse de manera respetuosa y podrán formularse verbalmente o por escrito o por cualquier medio que permita su conocimiento, inclusive a través de mecanismos técnicos o electrónicos, siempre que sea posible verificar la identidad del peticionario y la fecha de recibo de las mismas.

2. Peticiones escritas

Las peticiones escritas deberán contener, por lo menos, los siguientes requisitos:

a) La designación de la autoridad a quien se dirige;

b) Los nombres y apellidos completos del solicitante y/o de su representante legal o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y de la dirección;

c) El objeto de la petición;

d) Las razones en que se apoya;

e) La relación de documentos que se acompañan, y

f) La firma del peticionario cuando fuere el caso.

Si quien presenta una petición verbal afirma no saber o no poder escribir y pide constancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá en forma sucinta.

A la petición escrita se podrá acompañar una copia que, autenticada por el funcionario respectivo, con anotación de la fecha de su presentación y del número y clase de documentos anexos, tendrá el mismo valor legal del original y se devolverá al interesado.

Esta autenticación no causará derecho alguno a cargo del peticionario.

Cuando se actúe a través de mandatario, este deberá acompañar el correspondiente poder en los términos señalados en el Código de Procedimiento Civil.

El escrito respectivo deberá radicarse en el centro de atención al usuario de la Superintendencia de la Economía Solidaria, en el horario comprendido entre las 9:00 a.m. y las 5:30 p.m. de los días laborables, sin perjuicio de los horarios extendidos que establezca esta Entidad en caso de ser necesario. A la solicitud se le asignará un número de radicación con indicación de la fecha de su recibo. El peticionario podrá requerir información respecto del estado de su solicitud.

3. Peticiones incompletas

En el acto de recibo el funcionario responsable verificará que la petición cumpla con los requisitos formales y contenga los documentos enunciados o informaciones necesarias, si falta algún requisito inmediatamente se le informará al solicitante; si a pesar de ello el peticionario solicita que sea recibida su petición, se le recibirá dejando la constancia del requisito que le falte y de que se le dio a conocer tal situación al solicitante.

4. Solicitud de informaciones o documentos adicionales

Si las informaciones o documentos que proporcione el interesado al iniciar una actuación administrativa no son suficientes para decidir, se le requerirá, por una sola vez, con toda precisión y en la misma forma verbal o escrita en que haya actuado, el aporte de lo que haga falta. Este requerimiento interrumpirá los términos establecidos para que las autoridades decidan. Desde el momento en que el interesado aporte nuevos documentos o informaciones con el propósito de satisfacer el requerimiento, comenzarán otra vez a correr los términos pero, en adelante, los funcionarios no podrán pedir más documentos, y decidirán con base en aquéllos de que dispongan.

4.1. Desistimiento

Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud si hecho el requerimiento de completar los requisitos, los documentos o las informaciones de que tratan los numerales 3º y 4º del presente capítulo, no da respuesta en el término de dos (2) meses. Acto seguido se archivará el expediente, sin perjuicio de que el interesado presente posteriormente una nueva solicitud.

4.2. Citación de terceros

Cuando de la misma petición o de los registros que lleve esta superintendencia, resulte que hay terceros determinados que pueden estar directamente interesados en las resultas de la decisión, se les citará para que puedan hacerse parte y hacer valer sus derechos.

La citación se hará por correo a la dirección que se conozca si no hay otro medio más eficaz.

En el acto de citación se dará a conocer claramente el nombre del peticionario y el objeto de la petición.

Si la citación no fuere posible, o pudiere resultar demasiado costosa se hará la publicación en un diario de amplia circulación nacional o local, según el caso.

4.3. Pago del valor de las citaciones y publicaciones

El valor de las citaciones y publicaciones de que trata el subnumeral anterior deberá ser cubierto por el peticionario dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la orden de realizarlas. Si no hiciere el pago dentro del término anterior, se entenderá que ha desistido de la petición.

4.4. Prohibición

Los empleados de la Superintendencia de la Economía Solidaria no podrán exigir a los particulares constancias, certificaciones o documentos que reposen en la entidad o a los que la entidad pública tenga facultad legal de acceder.

5. Términos para resolver las peticiones escritas

Teniendo en cuenta la clase de petición, estas deberán ser resueltas dentro de los siguientes plazos:

a) Las peticiones que se realicen con el propósito de obtener información o consultar documentos, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo en la entidad;

b) Las peticiones formuladas por otras entidades públicas, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo en la entidad;

c) Las peticiones generales o particulares que no tengan procedimientos especiales, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo en la entidad;

d) Las consultas, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo en la entidad, y

e) La solicitud de copias y certificaciones relacionadas con expedientes que reposen en esta superintendencia, excepto la información o documentos que tengan carácter reservado por mandato de la Constitución Política o de la ley, se entregarán dentro de un plazo no mayor a tres (3) días.

Cuando no fuere posible contestar al interesado dentro de los términos señalados se le enviará oportuna comunicación en tal sentido, antes de la expiración del plazo, señalando la causa y la fecha en que se le dará respuesta.

6. Suspensión de los términos para resolver o contestar

Los términos señalados en el artículo quinto, se suspenderán en los siguientes casos:

a) Hasta que se decida el incidente de recusación de que trata el artículo 30 del Código Contencioso Administrativo, y

b) Hasta cumplirse el término decretado para la práctica de pruebas.

7. Peticiones verbales

Las peticiones verbales se atenderán en la Superintendencia de la Economía Solidaria, en el centro de atención al usuario, dentro del horario comprendido entre las 9:00 a.m. a 5:30 p.m., los días laborables, sin perjuicio de que por circunstancias especiales y cuando se estime conveniente, se modifiquen los horarios de atención al público.

De las peticiones formuladas verbalmente se podrá disponer lo pertinente para dejar constancia escrita de aquellas y obtener la firma del interesado, si este así lo solicitare. En todo caso, el funcionario encargado deberá informarle al interesado la existencia de esta prerrogativa.

Cuando la petición sea verbal, la decisión podrá tomarse y comunicarse de la misma forma al interesado, pero si el funcionario encargado de atender la petición lo estima conveniente, podrá exigir su presentación por escrito.

Cada jefe de dependencia designará a los funcionarios encargados de atender el día miércoles de cada semana, de 9:00 a.m. a 4:00 p.m., las peticiones verbales que se formulen, relacionadas con temas especiales de manejo de dichas dependencias, de manera tal que exista por lo menos un funcionario dispuesto para atenderlas.

8. Rechazo de peticiones

Podrán ser rechazadas las peticiones formuladas ante esta Superintendencia, cuando sean presentadas en forma irrespetuosa o desobligante, utilizando amenazas, improperios, insultos, ofensas, afrentas, provocaciones, u otras actitudes similares.

9. Acumulación de peticiones

Si se formulan varias peticiones sobre asuntos iguales, semejantes o relacionados, ante diferentes dependencias, se procederá a su acumulación en una de éstas, de acuerdo con la naturaleza de la petición.

10. Desatención de las peticiones

La falta de atención a las peticiones de que trata el artículo segundo de esta resolución y la de los términos para resolver o contestar, constituirán causal de mala conducta para el funcionario responsable y dará lugar a las sanciones correspondientes.

11. Traslados

Si el funcionario a quien se dirige la petición o ante quien se cumpla con el deber legal de solicitar que inicie la actuación administrativa no es el competente, deberá informarlo en el acto al interesado si éste actúa verbalmente, o dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a partir de la recepción, si obró por escrito. En este último caso, el funcionario a quien se hizo la petición deberá enviar el escrito dentro del mismo término a la autoridad competente y los plazos para decidir se ampliarán en diez (10) días hábiles.

Si el asunto corresponde a otra dependencia de la Superintendencia se procederá a hacer el traslado correspondiente, a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin necesidad de informar al peticionario y sin que los términos señalados para decidir se amplíen.

12. Pruebas

En el curso del trámite administrativo se podrán pedir y decretar pruebas, así como allegar informaciones. Dichas actuaciones podrán decretarse de oficio o a petición del interesado, sin formalidad alguna ni término especial, salvo cuando se trate de procedimientos administrativos para los cuales se haya establecido una etapa probatoria.

13. Petición oficiosa de información a otras entidades públicas

Cuando la Superintendencia de la Economía Solidaria requiera comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la resolución de una petición que obre en otra entidad pública, el funcionario a cargo del trámite procederá a solicitar a la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la prueba no corresponderá al ciudadano.

CAPÍTULO SEGUNDO

Solicitudes de información

1. Procedencia

La Superintendencia de la Economía Solidaria atenderá las solicitudes de información que se presenten en relación con la acción de la institución así como las solicitudes de expedición de copias de sus documentos.

2. Información general

Los documentos relacionados con el funcionamiento de la Superintendencia de la Economía Solidaria, las normas que le dan origen y definen sus funciones, su naturaleza y estructura, el organigrama de la entidad, y los demás pertinentes, podrán ser consultados en la secretaría general de la entidad a través del centro de atención al usuario, durante el horario de atención al público.

3. Información especial y particular

Las solicitudes dirigidas a consultar u obtener acceso a la información sobre las actuaciones de la Superintendencia de la Economía Solidaria deberán dirigirse a la secretaría general de la entidad.

Igualmente se podrán consultar los documentos que reposen en las dependencias de la Superintendencia y solicitar que se expidan copias de los mismos, salvo lo dispuesto en el numeral 5º del presente capítulo, respecto de los que tengan carácter reservado, lo cual se coordinará a través del centro de atención al usuario.

4. Pago de fotocopias

La expedición de copias dará lugar al pago previo y total de las mismas cuando el número de hojas requeridas sea superior a dos (2). Para tal efecto el peticionario deberá cancelar el valor de las fotocopias mediante consignación a favor del tesoro nacional en la cuenta del Banco Popular Nº 050-00126-2DTN recaudo Superintendencia de la Economía Solidaria y presentar el recibo correspondiente en el centro de atención al usuario de la Superintendencia de Economía Solidaria. El valor a cancelar por cada una de las fotocopias solicitadas será de sesenta pesos ($ 60) moneda corriente y su reajuste se hará de acuerdo con lo previsto en el artículo 3º de la Ley 242 de 1995. De tal circunstancia se le comunicará al peticionario, en forma verbal o por escrito, según sea el caso.

Para lo anterior el peticionario cuenta con un plazo no superior a dos (2) meses a partir del momento en que se le informe sobre el costo de la reproducción de las copias. Si al vencimiento de este término el peticionario no ha procedido a cancelar el valor de las mismas y a acreditar su pago ante esta superintendencia, se entenderá que ha desistido de su solicitud.

Una vez el solicitante haya presentado el recibo correspondiente donde conste la cancelación de las fotocopias, la superintendencia deberá expedirlas dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. Si la naturaleza o el volumen de las fotocopias solicitadas amerita una ampliación del plazo de entrega de las mismas, se le comunicará esta circunstancia al peticionario, en la misma forma en que haya presentado la solicitud.

El valor de las copias en ningún caso podrá exceder el costo de la reproducción. Dicho valor deberá ser fijado en un lugar visible al público.

Cuando la solicitud verse sobre fotocopias auténticas, la secretaría general, a través del centro de atención al usuario, autenticará las copias requeridas cumpliéndose en todo caso el procedimiento anteriormente descrito.

Si no fuere posible reproducir en la superintendencia los documentos cuya copia se solicita, el centro de atención al usuario indicará el sitio donde un funcionario de la entidad sacará las copias a que hubiere lugar. En este evento, los gastos serán cubiertos previamente y en su totalidad por el peticionario.

5. Informaciones de carácter reservado

La Superintendencia de la Economía Solidaria sólo podrá negar la consulta de determinados documentos o la copia o fotocopia de los mismos, mediante acto debidamente motivado, indicando las disposiciones legales pertinentes, cuando estos tengan carácter reservado, según disposiciones constitucionales o legales.

Ante la insistencia del peticionario para que se le permita consultar o se le expida la copia requerida, el funcionario respectivo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 21 de la Ley 57 de 1985, enviará la documentación correspondiente al Tribunal de lo Contencioso Administrativo para que éste decida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. Se interrumpirá este término en el caso de que el tribunal solicite copia o fotocopia de los documentos sobre cuya divulgación deba decidir y hasta la fecha en la cual los reciba oficialmente.

De dicha actuación deberá darse traslado, además, a la Procuraduría General de la Nación informando los motivos que la propiciaron, con copia de los antecedentes pertinentes.

La superintendencia estará obligada a guardar reserva sobre las informaciones que exija a las instituciones vigiladas.

Cuando la solicitud de consulta o de expedición de copias verse sobre documentos que oportunamente fueron publicados, así lo informará esta superintendencia indicando el número y la fecha del diario, boletín o gaceta en que se hizo la divulgación. Si este último se encontrare agotado, se deberá atender la petición formulada como si el documento no hubiere sido publicado.

Las peticiones a que se refiere los artículos anteriores podrán presentarse y tramitarse directamente por los particulares o por medio de apoderado debidamente constituido y acreditado. Si la solicitud de copia o fotocopia de documentos la hace un periodista acreditado en la fecha como representante de un medio de comunicación, ésta se tramitará preferencialmente.

El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. No obstante, deberá asegurarse la reserva de dichos documentos. Tampoco será oponible a la persona sobre la cual versen dichos documentos, en cuyo evento deberá identificarse para acreditar tal calidad.

6. Cesación de la reserva legal

La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta (30) años de su expedición. Cumplidos estos, el documento adquiere el carácter de histórico, podrá ser consultado por cualquier ciudadano y la Superintendencia de la Economía Solidaria, si lo posee, tendrá la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo.

7. Notificación de las decisiones

Las decisiones que resuelvan peticiones de información deberán notificarse al peticionario y al Ministerio Público si fueren negativas; las demás se ejecutarán simplemente; no obstante, todas las decisiones relativas a peticiones de información estarán sujetas a los recursos y acciones legales pertinentes.

CAPÍTULO TERCERO

(Nota: Modificado el presente capítulo por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 4 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

Consultas

1. Procedencia

La Superintendencia de la Economía Solidaria resolverá las consultas, escritas o verbales, relacionadas con las funciones a su cargo, sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales.

(Nota: Modificado el presente capítulo por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 4 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

2. Designación de funcionarios

El jefe de la dependencia respectiva designará a los empleados encargados de absolver las consultas verbales que se formulen ante la superintendencia.

(Nota: Modificado el presente capítulo por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 4 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

3. Términos para la respuesta

Las consultas serán resueltas dentro los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de su radicación. Las respuestas a las mismas no comprometerán la responsabilidad de la Superintendencia de la Economía Solidaria, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

(Nota: Modificado el presente capítulo por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 4 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

CAPÍTULO CUARTO

(Nota: Modificado el presente capítulo por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 4 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

Quejas y reclamos por deficiente prestación de los servicios de las entidades vigiladas o por violación de las normas que rigen su actividad

1. Procedencia

Esta superintendencia, por intermedio de la delegatura para la supervisión de las organizaciones de la economía solidaria que adelantan actividad financiera o la delegatura para las organizaciones de economía solidaria con actividad real, según el ámbito de su competencia, resolverá las quejas y reclamos que se formulen, verbalmente o por escrito, contra las entidades sobre las cuales ejerce vigilancia y control, contra los titulares de los órganos de administración y vigilancia o contra cualquier funcionario o empleado de aquellas, que se relacionen con:

a) Presuntas violaciones a normas legales, estatutarias o reglamentarias, por cuyo cumplimiento deba velar la Superintendencia de la Economía Solidaria, y

b) La actividad de los titulares de los órganos de administración y vigilancia, u otros funcionarios o empleados en lo que concierne a la administración de las entidades vigiladas y al manejo de sus bienes.

(Nota: Modificado el presente capítulo por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 4 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

2. Requisitos

Las quejas y reclamos que se formulen por escrito deberán presentarse con el lleno de los requisitos señalados en el numeral 2º del capítulo primero de este título para el ejercicio del derecho de petición.

Adicionalmente, el quejoso, en todos los casos, deberá acreditar interés legítimo para presentar su queja.

En caso de que el escrito de queja resulte incompleto, el funcionario encargado oficiará al interesado para que subsane las fallas, indicándole al peticionario lo que falta; si éste insistiere en que se radique, se le recibirá la petición dejando constancia expresa de las advertencias que le fueron hechas.

(Nota: Modificado el presente capítulo por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 4 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

3. Términos

El término para atender las quejas será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando, si es del caso, la fecha que se ha establecido para que la entidad contra la cual está dirigida la queja dé respuesta a la misma.

(Nota: Modificado el presente capítulo por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 4 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

4. Trámite de las quejas y reclamos

Una vez recibida la queja o el reclamo contra una entidad vigilada, la dependencia competente le dará el traslado correspondiente a dicha entidad si así lo estima pertinente, indicando el sentido y los puntos concretos sobre los cuales debe versar la respuesta y señalando, igualmente, el plazo dentro del cual se debe dar respuesta a la petición del quejoso.

Dentro del plazo fijado para cada trámite en particular, la entidad vigilada deberá responder directamente y por escrito al quejoso en la forma señalada en este artículo, suministrando la información y las explicaciones que juzgue pertinentes. De dicha comunicación se enviará una copia a la Superintendencia de la Economía Solidaria, junto con los documentos que, como soporte, se hubieren entregado al peticionario.

Así mismo, la entidad respectiva deberá suministrar a la Superintendencia de la Economía Solidaria, las explicaciones que ésta le hubiere solicitado, sin perjuicio de las instrucciones y procedimientos específicos que, en ejercicio de sus facultades y para cada situación en particular, esta autoridad administrativa considere preciso aplicar en relación con la queja y la respuesta.

La respuesta de la entidad vigilada al quejoso, deberá ir fechada y con la dirección correcta. Además, deberá ser completa, clara, precisa y comprensible, contener la solución o aclaración de lo reclamado y los fundamentos legales, estatutarios o reglamentarios que soporten la posición de la entidad, junto con los documentos que, de acuerdo con las circunstancias, se estimen apropiados para respaldar las afirmaciones o conclusiones sostenidas por la institución.

El plazo a que se hace referencia el artículo anterior se entenderá incumplido o desatendido cuando quiera que la respuesta a la queja o a la solicitud de explicaciones se hubiere producido fuera del mismo, o se hubiere recibido incompleta, o cuando no hubiere sido recibida sin justificación alguna.

Cuando la queja o el reclamo sea presentada directamente a la entidad vigilada, ésta asumirá la responsabilidad de evacuarla en forma satisfactoria y de acuerdo con sus reglamentos internos. Sin embargo, la Superintendencia de la Economía Solidaria se reserva el derecho de revisar la actuación de cualquier institución ante la cual se haya presentado una queja, y de constatar si la misma fue resuelta en cumplimiento de las normas que regulan su actividad y bajo la observancia de los principios de adecuada prestación del servicio y de información necesaria al usuario.

En caso de que la queja se formule verbalmente, se aplicará lo dispuesto en el numeral 7º del capítulo primero del presente título.

La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá ordenar a la entidad vigilada que adopte las medidas pertinentes para corregir o subsanar los hechos que dieron lugar a la queja; o si hay mérito para ello, adelantar el procedimiento administrativo correspondiente.

(Nota: Modificado el presente capítulo por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 4 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

CAPÍTULO QUINTO

Quejas y reclamos por la deficiente prestación de servicios de la Superintendencia de la Economía Solidaria

1. Procedencia

La Superintendencia de la Economía Solidaria atenderá las quejas, reclamos o recomendaciones relacionadas con el cumplimiento de la misión de la entidad.

2. Trámite

Las quejas, reclamos o recomendaciones que se formulen por escrito, relacionadas con los objetivos de la entidad, se deberán radicar en el centro de atención al usuario con el lleno de los requisitos mínimos previstos en el numeral 2º del capítulo primero del presente título.

En el caso de que la queja o reclamo se formule verbalmente o a través de la línea telefónica gratuita permanente que se ha establecido a disposición de la ciudadanía, se deberán tener en cuenta los parámetros señalados en el numeral 7º del capítulo primero del presente título. La decisión al respecto se podrá comunicar al quejoso en la misma forma en que se presentó, sin perjuicio de que el funcionario encargado de atenderla, si lo estima pertinente, exija su presentación por escrito.

3. Término para responder las quejas y reclamos que se presenten por escrito

Las quejas y reclamos en interés general o particular de que trata este capítulo, deberán ser contestadas por la secretaría general a través del centro de atención al usuario dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo.

CAPÍTULO SEXTO

Disposiciones varias

1. Dependencia encargada de expedir certificaciones

La secretaría general de la Superintendencia de la Economía Solidaria expedirá las certificaciones requeridas a la entidad, de acuerdo con las funciones, naturaleza y cometidos asignados en la normatividad vigente y que no correspondan a otras dependencias.

2. Instrumentos de información al público

La secretaría general de la Superintendencia de la Economía Solidaria a través del centro de atención al usuario será la encargada de mantener disponible al público la información relativa a las normas básicas de la entidad, entre otras, respecto a su funcionamiento, regulaciones, procedimientos y trámites a que están sujetas las actuaciones de los particulares, localización de dependencias, horarios de trabajo y demás indicaciones que sean necesarias para que las personas puedan cumplir sus obligaciones y ejercer sus derechos ante la superintendencia.

3. Vigilancia de la gestión y participación ciudadana

La oficina jurídica de la superintendencia publicará en un sitio visible de las dependencias de la entidad, una vez al mes, en lenguaje sencillo y de fácil comprensión al ciudadano común, una relación de los bienes y servicios contratados, el objeto y el valor de los mismos, su destino y el nombre del adjudicatario.

CAPÍTULO SÉPTIMO

Sanciones pecuniarias impuestas por la Superintendencia de la Economía Solidaria

Las resoluciones de esta superintendencia, entre ellas aquellas por medio de las cuales se aplican sanciones pecuniarias, gozan como todo acto administrativo de una presunción de legalidad, es decir, que se presumen ajustadas a todas las normas de jerarquía superior que las gobiernan, mientras los jueces competentes no declaren lo contrario.

En consecuencia, dichas resoluciones cobran vigencia, o sea que empiezan a producir sus efectos, por regla general, una vez se hallen legalmente notificadas y ejecutoriadas, y sin necesidad de fallo judicial acerca de su legalidad. Por lo que respecta a la ejecutoria y a la notificación de las resoluciones en mención, deben tenerse presentes las reglas que en los siguientes puntos se establecen.

1. Ejecutoria

Los actos administrativos quedan ejecutoriados en los eventos previstos en el artículo 62 del Código Contencioso Administrativo.

2. Notificación

También es requisito para la eficacia y obligatoriedad de los actos administrativos la notificación de los mismos a sus destinatarios de conformidad con lo previsto en el Código Contencioso Administrativo.

3. Ejecutoriedad y ejecutividad de la sanción

De conformidad con el artículo 64 del Código Contencioso Administrativo, “salvo norma expresa en contrario, los actos que queden en firme al concluir el procedimiento administrativo serán suficientes por sí mismos, para que la administración pueda ejecutar de inmediato los actos necesarios para su cumplimiento. La firmeza de tales actos es indispensable para la ejecución contra la voluntad de los interesados”.

Siendo eficaces a partir de su notificación y ejecutoria, como ha quedado dicho, los actos administrativos de la Superintendencia de la Economía Solidaria son inmediatamente ejecutables o aplicables, y, en todo caso, de obligatorio cumplimiento por parte de las personas o entidades que vincula. Así, en tratándose de una multa, ésta debe ser pagada dentro del plazo señalado por la providencia que la impone o, a falta de la indicación de dicho plazo, “el día en que la providencia que la aplicó ya no es susceptible de recurso alguno por la vía gubernativa” (C.E., Sent., ago. 21/72).

El que al afectado le quede la posibilidad de acudir a la jurisdicción contencioso-administrativa en acción de nulidad y restablecimiento del derecho para obtener la nulidad del acto sancionatorio y el restablecimiento de su derecho, no le resta eficacia ni obligatoriedad a dicho acto. Tiene la obligación legal de acatarlo. Debe pagar la multa dentro del plazo perentorio señalado en la providencia que la impone o, a falta de la fijación de dicho plazo, una vez ejecutoriada tal providencia, pues ella tiene valor por sí misma.

La instauración de demanda de nulidad y restablecimiento del derecho por la vía contencioso administrativa no suspende la eficacia de la resolución punitiva ni releva al sujeto multado del pago de la sanción. Sobre el particular ha dicho el Consejo de Estado: “... cuando dicha sanción (la multa) es aplicada por alguna autoridad administrativa, ha de entenderse también que el plazo para el pago de la multa vence el día en que la providencia que la aplicó ya no es susceptible de recurso alguno por la vía gubernativa ... La impugnación de aquella o aquellas providencias punitivas ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo que intente el sancionado será trámite distinto que no interrumpe el plazo hábil para cobrar compulsivamente el valor de la multa, puesto que el simple hecho de ser demandados ante los tribunales de lo contencioso no priva a los actos de la administración de la eficacia que les sea propia en cada caso, salvo, claro está, en el evento de que dichos tribunales lo suspendan provisionalmente por manifiesta ilegalidad ... Precisamente, la existencia de esa facultad excepcional para los organismos de lo contencioso administrativo corrobora la tesis de que la impugnación que se haga ante tales organismos no deja por sí sola en suspenso la vigencia de los actos de los funcionarios gubernamentales, desde luego que si ello fuera así, resultaría redundante, superfluo e inútil el poder que la Constitución y el Código de la materia le confieren a esta jurisdicción para dejar sin efecto de modo provisto los actos administrativos que halle ostensiblemente contrarios a un texto de rango jurídico superior” (Sent. citada, ago. 21/72).

CAPÍTULO OCTAVO

De los recursos en la vía gubernativa

1. Procedencia de los recursos

Contra los actos que pongan fin a las actuaciones administrativas adelantadas ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, procederán los recursos previstos en el artículo 50 del Código Contencioso Administrativo, con excepción de los actos administrativos expedidos por el Superintendente de la Economía Solidaria o los superintendentes delegados, contra los cuales sólo procederá el recurso de reposición.

Contra los actos proferidos por la Superintendencia de la Economía Solidaria mediante los cuales se niegue la consulta o información de determinados documentos o copia o fotocopia de los mismos aduciendo su carácter reservado, sólo procede el recurso de insistencia, el cual deberá presentarse siguiendo los parámetros señalados en el artículo 21 de la Ley 57 de 1985.

2. Oportunidad y presentación

Los recursos de reposición y apelación contra los actos expedidos por la Superintendencia de la Economía Solidaria deberán interponerse dentro del plazo legal de conformidad con lo dispuesto en el artículo 51 y subsiguientes del Código Contencioso Administrativo y serán radicados exclusivamente en el centro de atención al usuario de la superintendencia.

La presentación del recurso debe ser personal ante el centro de atención al usuario o ante otra autoridad que esté facultada por la ley para tal efecto, pero en todo caso el término dentro del cual debe presentarse sólo se interrumpe por el recibo del recurso por parte de la Superintendencia de la Economía Solidaria y la consecuente anotación de su respectiva presentación que lleva el centro de atención al usuario de la secretaría general.

Después de radicados, los recursos serán repartidos a las dependencias competentes para el estudio respectivo.

Los aspectos no contemplados en este título se regirán por las disposiciones del Código Contencioso Administrativo y sus reformas.

TÍTULO QUINTO

De las disposiciones comunes a las entidades supervisadas

CAPÍTULO PRIMERO

De las obligaciones especiales de las entidades supervisadas

1. (Modificado).*Registro de libros en las cámaras de comercio

Las entidades solidarias supervisadas deberán registrar en las cámaras de comercio de su domicilio principal, los siguientes libros de carácter obligatorio:

a) Libro de actas de asamblea general y de consejo de administración (junta directiva u órgano equivalente en las demás entidades solidarias), y

b) Libros de contabilidad, entre ellos, el libro mayor y balances y el libro diario. Para el efecto, deben seguirse los lineamientos establecidos en el Decreto 2649 de 1993.

En todo caso, es deber de cada entidad solidaria de las entidades solidarias conocer los libros y documentos que deben ser registrados en las respectivas cámaras de comercio.

*(Nota: Modificado el presente numeral por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 5 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

2. Función de registro de los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esta formalidad, y de certificación y existencia y representación legal de las organizaciones supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria

2.1. Las cámaras de comercio continúan ejerciendo la función de registro de los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esta formalidad, y de certificación y existencia y representación legal de las organizaciones de la economía solidaria supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, según la condición establecida en el artículo primero del Decreto 1798 de 1998 y en la Resolución 23 del 29 de enero de 2003 de esta superintendencia.

2.2. Esta función la ejercerán las cámaras de comercio en los mismos términos y condiciones previstas en el registro mercantil de los actos de las sociedades comerciales, observando para el efecto lo dispuesto en los decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996 y sin perjuicio de las autorizaciones especiales que de acuerdo con sus facultades deba expedir esta superintendencia, en algunos casos, para efectuar los registros.

2.3. La función de registro de los actos y documentos de las organizaciones cooperativas que desarrollan la actividad de educación y de las instituciones auxiliares de la economía solidaria que apoyan dicha actividad, continuará a cargo de esta superintendencia, en los términos del capítulo sexto, título tercero de la presente circular.

3. Colaboración con la justicia

El carácter confidencial y privado de los informes y operaciones sobre las cuales versan las solicitudes de los juzgados, está subordinado a los fines de la administración de justicia que se ejerce por los funcionarios competentes y que tiene por objeto garantizar el derecho de todos los asociados. Ante esta consideración, que es de orden público, ceden las prerrogativas de la reserva sobre los papeles privados.

Por lo tanto, es necesario adoptar las medidas a que haya lugar, tendientes a corregir el incumplimiento o las demoras en la atención de las órdenes impartidas por los juzgados, en el entendido de que la colaboración con la justicia no sólo es un deber, sino que su incumplimiento, acarrea la imposición de severas sanciones.

4. Reformas estatutarias

De conformidad con el artículo 146 del Decreto 2150 de 1995, que derogó el artículo 20 de la Ley 79 de 1988, las reformas de estatutos de las cooperativas y demás organismos bajo la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria no requieren ser autorizadas por parte de ese organismo, sin perjuicio de las demás autorizaciones especiales que esta entidad deba otorgar de acuerdo con sus facultades legales. Sin embargo, las reformas estatutarias deberán ser informadas a esta superintendencia tan pronto sean aprobadas, para el cumplimiento de sus funciones y para que pueda ordenar las modificaciones respectivas cuando las mismas se aparten de la ley.

4.1. Información sobre reformas estatutarias que no requieren autorización previa

Una vez registradas ante las cámaras de comercio correspondientes las respectivas reformas estatutarias, las entidades supervisadas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al registro, deberán enviar en original y copia a esta superintendencia, los siguientes documentos:

a) Oficio dirigido al Superintendente de la Economía Solidaria remitiendo los documentos requeridos para el estudio de legalidad de la reforma, suscrito por el representante legal, con indicación del documento de identificación, lugar de expedición y dirección de la entidad correspondiente;

b) Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio, en el cual aparezca registrada la reforma;

c) Texto completo de los estatutos debidamente firmados por el presidente y secretario de la asamblea, que incluya fecha de aprobación y cuadro comparativo que contenga los artículos reformados objeto de examen y los nuevos aprobados;

d) Copia del acta del órgano que convocó a asamblea, con indicación de los nombres de los directivos asistentes en la que se acordó lugar, fecha y hora de la misma, acompañada del mecanismo utilizado para realizar la convocatoria (publicación, aviso u otro), y

e) Acta de la asamblea general en la que se aprobó la reforma, debidamente firmada por el presidente y secretario.

El acta de asamblea debe contener, como mínimo, los siguientes datos:

1. Número del acta, fecha, hora y lugar de reunión.

2. Indicación del órgano que convocó, incluyendo la fecha, lugar y hora de celebración.

3. Indicación de la fecha y forma de publicación de la relación de asociados inhábiles, así como la certificación de que la lista fue verificada por el órgano de vigilancia correspondiente.

4. Número de los asociados hábiles o de los delegados convocados para la asamblea.

5. Número de los asociados hábiles o de los delegados asistentes a la asamblea.

6. Orden del día con inclusión en el mismo, del punto correspondiente al estudio y aprobación de la reforma de estatutos.

7. Conteo de los votos a favor, nulos, en blanco y en contra, o la constancia de que la decisión fue tomada por unanimidad.

4.2. Solemnización de la reforma

Cuando una entidad solidaria se haya constituido por escritura pública, la solemnización de toda reforma estatutaria posterior deberá acreditarse dentro del mes siguiente a la fecha del otorgamiento de la escritura pública, remitiendo, para tal efecto a esta superintendencia copia de la misma, del certificado de la cámara de comercio en el que conste su inscripción y copia íntegra de los estatutos sociales debidamente actualizada.

4.3. Autorizaciones especiales

Requieren de autorización previa por parte de esta superintendencia toda reforma estatutaria que comporte la fusión, transformación, incorporación y escisión de las entidades de la economía solidaria bajo la supervisión de esta superintendencia, así como la prórroga de precooperativas. Estos temas serán tratados en el capítulo siguiente.

CAPÍTULO SEGUNDO

Otros casos en los que se requiere la autorización previa de la Supersolidaria

1. Transformación

1.1. Documentos requeridos para solicitar la autorización para la transformación de entidades bajo la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria

Para efectos de solicitar la autorización para la transformación de entidades supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria se deberán allegar, en original y copia, los siguientes documentos:

a) Solicitud de autorización para la transformación de la entidad dirigida al Superintendente de la Economía Solidaria, suscrita por el representante legal, con indicación del documento de identificación, lugar de expedición y dirección para notificaciones;

b) Copia del acta de la asamblea en la cual se adoptó la transformación, debidamente aprobada, acompañada de los documentos que soporten en legal forma la convocatoria, el quórum y la decisión de transformarla;

c) Estatutos debidamente aprobados y firmados por el presidente y el secretario de la asamblea, con indicación de la fecha de celebración de la misma;

d) Estados financieros de los últimos tres años, debidamente certificados y dictaminados;

e) Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio o por la entidad competente;

f) Fotocopia de la tarjeta profesional y certificado de inscripción y antecedentes disciplinarios del revisor fiscal principal y suplente, expedidos por la Junta Central de Contadores;

g) Copia del aviso de prensa publicado en un diario de amplia circulación nacional o regional según el ámbito de operación de la entidad, en el cual se anuncia la transformación. Este aviso debe ser previo a la asamblea en donde se aprueba la transformación, y

h) Copia del proyecto de compromiso de la transformación, de conformidad con el artículo 173 del Código de Comercio, en armonía con el artículo 13 de la Ley 222 de 1995.

El compromiso de transformación se efectuará y dará a conocer a los asociados con la antelación que fije el estatuto a la realización de las asambleas, el cual, deberá contener:

1. Los motivos de la proyectada transformación y las condiciones en que se realizará.

2. Los datos y cifras tomados de los libros de contabilidad de las entidades interesadas que hubieran servido de base para establecer las condiciones en que se realizará la transformación.

3. La discriminación de los activos y pasivos de cómo quedará la transformada.

4. Copias certificadas de los balances generales de las entidades participantes.

i) Los demás documentos que se requieren para constituirse legalmente en la entidad en la cual se transforma la solicitante.

En todo caso, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá solicitar, según considere pertinente, otros documentos para efectuar el estudio.

1.2. Registro en cámara de comercio

Una vez obtenida la autorización, deberá registrarse la transformación en la cámara de comercio del domicilio principal de la entidad y remitir, únicamente, el respectivo certificado a esta superintendencia, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al registro.

1.3. Normas supletorias

Se aplicarán como normas supletorias para el caso de la “transformación” las previstas en el Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998.

2. Incorporación

2.1. Documentos requeridos para solicitar la autorización para la incorporación de entidades bajo la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria

Para efectos de solicitar la autorización para la incorporación de entidades supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria se deberán allegar, en original y copia, los siguientes documentos:

a) Solicitud de autorización para la incorporación y para que se cancele la personalidad jurídica de la entidad incorporada, dirigida al Superintendente de la Economía Solidaria, suscrita por el representante legal de la entidad, indicando documento de identificación, lugar de expedición y dirección para notificaciones;

b) Copia del acta de asamblea general de la entidad incorporada, debidamente aprobada, acompañada de todos los documentos que soporten en legal forma la convocatoria, el quórum, y el compromiso de la incorporación;

c) Copia del acta del órgano competente de la entidad incorporante, según los estatutos, en la cual conste la aprobación de la incorporación;

d) Estados financieros de la entidad incorporada de los últimos tres años, debidamente certificados y dictaminados;

e) Estados financieros de la entidad incorporante de los últimos tres años, debidamente certificados y dictaminados;

f) Copia del aviso de prensa publicado en un diario de amplia circulación nacional o regional según el ámbito de operación de la entidad, en el cual se anuncia la incorporación. Este aviso debe ser previo a la asamblea en donde se aprueba la incorporación;

g) Copia de los estatutos de las entidades participantes y todos los antecedentes y documentos referentes a la incorporación;

h) Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio o por la entidad competente de las entidades que participan en la incorporación;

i) Fotocopia de la tarjeta profesional y certificado de Inscripción y antecedentes disciplinarios del revisor fiscal principal y suplente vigentes, de cada una de las entidades participantes, expedidos por la Junta Central de Contadores;

j) Listados detallados de la cartera clasificada con fechas de vencimiento de las obligaciones, cuentas por pagar y de los créditos otorgados a los miembros de los órganos de administración, vigilancia y control, y

k) Copia del compromiso de incorporación, el cual se efectuará y dará a conocer a los asociados con la antelación que fije el estatuto a la realización de las asambleas o reunión del órgano competente en el caso de la incorporante.

De conformidad con el artículo 173 del Código de Comercio, aplicable por remisión de los artículos 158 de la Ley 79 de 1988 y 69 del Decreto 1481 de 1989, el compromiso de incorporación deberá contener:

a) Los motivos de la proyectada incorporación y las condiciones en que se realizará;

b) Los datos y cifras tomados de los libros de contabilidad de las entidades interesadas que hubieran servido de base para establecer las condiciones en que se realizará la incorporación;

c) La discriminación de los activos y pasivos de la entidad o entidades que serán incorporadas y de la incorporante, y

d) Copias certificadas de los balances generales de las entidades participantes.

En todo caso, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá solicitar, según considere pertinente, otros documentos para efectuar el estudio.

2.2. Registro en cámara de comercio

Una vez obtenida la autorización, deberá registrarse la incorporación en la cámara de comercio del domicilio principal de la entidad y remitir, únicamente, el respectivo certificado a esta superintendencia, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al registro.

2.3. Normas supletorias

Se aplicarán como normas supletorias para el caso de la “incorporación” las previstas en el Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998.

3. Fusión

3.1. (Modificado).* Documentos requeridos para solicitar la autorización para la fusión de entidades bajo la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria

Para efectos de solicitar la autorización para la fusión de entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria se deberán allegar, en original y copia, los siguientes documentos:

a) Solicitud de autorización para la fusión y para que se ordene la cancelación de las personalidades jurídicas de las asociaciones que se fusionan, dirigida al Superintendente de la Economía Solidaria, suscrita por los representantes legales con indicación del documento de identificación, lugar de expedición y dirección para notificaciones;

b) Copias de las actas de las asambleas de las entidades que se van a fusionar, debidamente aprobadas, acompañadas de los documentos que soporten en legal forma la convocatoria y el quórum y la aprobación del compromiso de la fusión;

c) Copia del proyecto de compromiso de la fusión, de conformidad con el artículo 173 del Código de Comercio.

El compromiso de fusión se efectuará y dará a conocer a los asociados con la antelación que fije el estatuto a la realización de las asambleas, el cual, deberá contener:

1. Los motivos de la proyectada fusión y las condiciones en que se realizará.

2. Los datos y cifras tomados de los libros de contabilidad de las entidades interesadas, que hubieran servido de base para establecer las condiciones en que se realizará la fusión.

3. La discriminación de los activos y pasivos de la entidad o entidades que serán absorbidas, y de la absorbente.

4. Copias certificadas de los balances generales de las entidades participantes;

d) Copia de los estatutos de la nueva entidad debidamente aprobados;

e) Estados financieros de los últimos tres años, de cada una de las entidades que se fusionan, debidamente certificados y dictaminados;

f) Copia del aviso de prensa publicado en un diario de amplia circulación nacional o regional según el ámbito de operación de la entidad, en el cual se anuncia la fusión. Este aviso debe ser previo a la asamblea en donde se aprueba la fusión;

g) Certificados de existencia y representación legal expedidos por la cámara de comercio o por la entidad competente de las entidades que participan en la fusión;

h) Fotocopia de la tarjeta profesional, certificado de inscripción y antecedentes disciplinarios del revisor fiscal principal y suplente vigentes, de cada una de las entidades participantes, expedidos por la Junta Central de Contadores, e

i) Listados detallados de la cartera clasificada con fechas de vencimiento de las obligaciones, cuentas por pagar y de los créditos otorgados a los miembros de los órganos de administración, vigilancia y control.

En todo caso, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá solicitar, según considere pertinente, otros documentos para efectuar el estudio.

Una vez autorizada la fusión, se deberá convocar a asamblea general de constitución de la nueva entidad y se deben remitir a esta superintendencia, en un término no mayor a 30 días, la respectiva acta de constitución acompañada del certificado de existencia y representación legal expedido por la correspondiente cámara de comercio, la cual, deberá incluir, entre otros, el nombramiento de los órganos de administración, control y vigilancia y la aprobación del balance general de la nueva entidad, para el control de legalidad.

*(Nota: Modificado el presente subnumeral por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 6 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

3.2. Registro en cámara de comercio

Una vez obtenida la autorización, deberá registrarse la fusión en la cámara de comercio del domicilio principal de la entidad y remitir, únicamente, el respectivo certificado a esta superintendencia, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al registro.

3.3. Normas supletorias

Se aplicarán como normas supletorias para el caso de la “fusión” las previstas en el Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998.

4. Escisión

4.1. Documentos requeridos para solicitar la autorización de la escisión de entidades bajo la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria

Para efectos de solicitar la autorización para la escisión de entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria se deberán allegar, en original y copia, los siguientes documentos:

a) Solicitud de autorización para la escisión, dirigida al Superintendente de la Economía Solidaria, suscrita por el representante legal, con indicación del documento de identificación, lugar de expedición y dirección para notificaciones;

b) Copia del acta de la asamblea debidamente aprobada, acompañada de los documentos que soportan en legal forma el quórum, la convocatoria y la aprobación del proyecto de la escisión;

c) En caso de que en la escisión la entidad se disuelva dividiendo su patrimonio en dos o más entidades ya existentes o destinándolo a la creación de nuevas, el representante legal deberá solicitar a la Superintendencia de la Economía Solidaria la cancelación de la personalidad jurídica de la entidad que se disuelve;

d) Copia de los estatutos debidamente aprobados de las entidades que participan de la escisión;

e) Estados financieros de la entidad que se escinde y de las beneficiarias correspondientes a los últimos tres años, certificados y dictaminados;

f) Copia del aviso de prensa publicado en un diario de amplia circulación nacional o regional según el ámbito de operación de la entidad, en el cual se anuncia la escisión. Este aviso debe ser previo a la asamblea en donde se aprueba la escisión;

g) Certificados de existencia y representación legal expedidos por la cámara de comercio o por la entidad competente de las entidades que participan en la escisión;

h) Fotocopia de la tarjeta profesional, certificado de inscripción y antecedentes disciplinarios del revisor fiscal principal y suplente vigentes, de cada una de las entidades participantes, expedidos por la Junta Central de Contadores;

i) Constancia del plazo fijado por la escindente para que los asociados puedan expresar su voluntad en cuanto a la(s) entidad(es) a las cuales van a pertenecer;

j) Listados detallados de la cartera clasificada con fechas de vencimiento de las obligaciones, cuentas por pagar y de los créditos otorgados a los miembros de los órganos de administración, vigilancia y control, y

k) Copia del proyecto del compromiso de la escisión, el cual se realizará y dará a conocer a los asociados con la antelación que fijen los estatutos a la realización de la asamblea(s) o reunión de los órganos competentes.

De conformidad con el artículo 4º de la Ley 222 de 1995, aplicable por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1989, el proyecto de escisión deberá contener:

1. Los motivos de la escisión y las condiciones en que se realizará.

2. El nombre de las entidades que participen en la escisión.

3. La discriminación y valoración de los activos y pasivos que se integrarán al patrimonio de la entidad o entidades beneficiarias.

4. El reparto de la composición del patrimonio entre la entidad o entidades que participan de la escisión

5. Estados financieros de las entidades que participan en el proceso de escisión debidamente certificados y dictaminados.

6. La fecha a partir de la cual las operaciones de las entidades que se disuelven habrán de considerarse realizadas para efectos contables, por cuenta de la entidad o entidades absorbentes. Dicha estipulación sólo produce efectos entre las entidades participantes en la escisión y entre los respectivos asociados.

En todo caso, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá solicitar, según considere pertinente, otros documentos para efectuar el estudio.

4.2. Registro en cámara de comercio

Una vez obtenida la autorización, deberá registrarse la escisión en la cámara de comercio del domicilio principal de la entidad y remitir, únicamente, el respectivo certificado a esta superintendencia, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al registro.

4.3. Normas supletorias

Se aplicarán como normas supletorias para el caso de la “escisión” las previstas en el Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998.

CAPÍTULO TERCERO

Pólizas de manejo

1. Los representantes legales, los tesoreros, los almacenistas y los demás empleados de manejo de las entidades supervisadas, dada la naturaleza de sus funciones, al contacto directo o indirecto y el manejo permanente de dinero, títulos valores, mercancías, muebles y enseres y bienes en general, deberán constituir, como requisito previo al ejercicio de su cargo, póliza de manejo para garantizar el correcto manejo de los bienes, fondos y valores que le sean encomendados durante su gestión.

2. Estas pólizas se constituirán para los administradores y empleados de manejo, en los valores asegurados que el órgano de administración determine previo el análisis técnico de riesgo a que haya lugar.

El órgano de administración respectivo de las entidades supervisadas reglamentará el procedimiento interno relacionado con la obligación, cargo, oportunidad, responsabilidad, modalidad, alcance, montos y aprobación de las pólizas a que se refiere el presente capítulo, así como de las que por el tipo de actividad que desarrolla la organización, y activos que tenga la misma, se deban constituir con el propósito de garantizar los intereses de los asociados. En todo caso, dicho reglamento deberá consagrar que las pólizas que se determinen tomar, serán expedidas por una entidad aseguradora legalmente autorizada.

3. Las pólizas de manejo no requieren de la aprobación de la Superintendencia de la Economía Solidaria. Será responsabilidad del revisor fiscal, si lo hubiere, o de quien haga sus veces, verificar que las mismas se hayan constituido de conformidad con lo establecido en la ley, en el reglamento interno de que trata el anterior numeral 2º y demás normas que regulan la materia.

La Superintendencia de la Economía Solidaria, en desarrollo de su función de supervisión, podrá en cualquier tiempo y por el mecanismo que considere pertinente, verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el presente capítulo por parte de las entidades vigiladas.

CAPÍTULO CUARTO

Administradores

1. Quiénes tienen este carácter

Por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, esta superintendencia, interpretando lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley 222 de 1995 (C. Co.) y algunos conceptos de la doctrina, especialmente, de la Superintendencia de Sociedades, ha considerado que tienen el carácter de “administradores” o “directores” en las entidades supervisadas, las siguientes personas:

a) Los representantes legales;

b) Los liquidadores o agentes especiales, y

c) Los miembros de los consejos de administración, de la junta directiva o del órgano equivalente en las demás entidades solidarias.

d) (Nota: Adicionado el presente literal por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 7 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

En consecuencia, los miembros de los órganos de control social de las entidades solidarias supervisadas, por ejemplo, los de la junta de vigilancia o del comité de control social, regidos por los principios de “autogestión” y “autocontrol” previstos en el artículo 7º de la Ley 454 de 1998, no son “administradores” o directivos de dichas entidades.

2. Deberes de los administradores

Por la misma remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, a los “administradores” o “directivos” señalados en el numeral anterior, les resultan aplicables las normas sobre “deberes de los administradores”, previstas en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995.

Las entidades solidarias supervisadas deben tener especial cuidado con la contemplada en el numeral 7º, la cual establece:

“ART. 23.—Los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen nombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados”.

“En el cumplimiento de su función los administradores deberán:

“(...).

7. Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la junta de socios o asamblea general de accionistas”.

“En estos casos el administrador suministrará al órgano social correspondiente toda la información que sea relevante para la toma de la decisión. De la respectiva determinación deberá excluirse el voto del administrador, si fuere socio. En todo caso, la autorización de la junta de asociados o asamblea general de accionistas sólo podrá otorgarse cuando el acto no perjudique los intereses de la sociedad”.

Adicionalmente, las entidades supervisadas, sus administradores, directores, representantes legales, revisores fiscales y empleados, deben obrar no sólo dentro del marco de la ley sino dentro del principio de la buena fe y de servicio al interés público de conformidad con el artículo 335 de la Constitución Política, para lo cual tienen la obligación legal de abstenerse de realizar las siguientes conductas:

a) Concentrar el riesgo de los activos por encima de los límites legales;

b) Celebrar o ejecutar, en cualquier tiempo, contravención a disposiciones legales, estatutarias o reglamentarias, operaciones con los directivos, o con las personas relacionadas o vinculadas con ellos, por encima de los límites legales;

c) Invertir en sociedades o asociaciones en las cuantías o porcentajes no autorizados por la ley;

d) Facilitar, promover o ejecutar cualquier práctica que tenga como propósito u efecto la evasión fiscal;

e) No suministrar la información razonable o adecuada que a juicio de la Superintendencia de la Economía Solidaria deba entregarse al público, a los usuarios o a los clientes de las entidades vigiladas para que éstos puedan tomar decisiones debidamente informadas y puedan conocer cabalmente el alcance de sus derechos y obligaciones en las relaciones contractuales que los vinculan o puedan llegar a vincular con aquéllas;

g) Ejercer actividades o desempeñar cargos sin haberse posesionado ante la Superintendencia de la Economía Solidaria cuando la ley así lo exija;

h) No llevar la contabilidad de la entidad vigilada según las normas aplicables, o llevarla en tal forma que impida conocer oportunamente la situación patrimonial o de las operaciones que realiza, o remitir a la Superintendencia de la Economía Solidaria información contable falsa, engañosa o inexacta;

i) Obstruir las actuaciones de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de la Economía Solidaria, o no colaborar con las mismas;

j) Utilizar indebidamente o divulgar información sujeta a reserva;

k) Incumplir o retardar el cumplimiento de las instrucciones, requerimientos u órdenes que señale la Superintendencia de la Economía Solidaria sobre las materias que de acuerdo con la ley son de su competencia, y

l) En general, incumplir las obligaciones y funciones que la ley les imponga, o incurrir en las prohibiciones, impedimentos o inhabilidades relativas al ejercicio de sus actividades.

La violación de las anteriores disposiciones por las entidades supervisadas, será objeto de la imposición de las sanciones previstas en la Ley 454 de 1998 por parte de esta superintendencia.

3. Responsabilidad de los administradores

Tal responsabilidad se asimila a la de un “hombre de negocios”, de acuerdo con los parámetros fijados en el artículo 63 del Código Civil, en concordancia con el artículo 23 de la Ley 222 de 1995. Es decir, actualmente, con esta última disposición, la responsabilidad es más severa, pues antes respondían por “culpa leve” y ahora por culpa “levísima”, que es aquella esmerada diligencia que un hombre juicioso emplea en la administración de sus negocios importantes.

Un parámetro de responsabilidad en el sector solidario, lo da el artículo 59, inciso segundo de la Ley 454 de 1998, el cual, al referirse a las funciones de las “juntas de vigilancia”, señala que “los miembros de este órgano responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones que les imponen la ley y los estatutos”.

Bajo estos mismos parámetros, en concepto de esta superintendencia, deben responder los demás administradores o directivos de la cooperativa (gerente y consejo de administración), esto es, responden personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones (funciones) que les imponen la ley y los estatutos.

3.1. Responsabilidad civil

Todo director, administrador, representante legal o empleado de una entidad supervisada por la Superintendencia de la Economía Solidaria que viole a sabiendas o permita que se violen las disposiciones legales, estatutarias o reglamentarias, será personalmente responsable de las pérdidas que cualquier persona natural o jurídica sufra por razón de tales infracciones, sin perjuicio de las demás sanciones civiles o penales que señale la ley y de las medidas que conforme a sus atribuciones pueda imponer la Supersolidaria.

4. (Modificado).* Conductas punibles

Los directores (administradores), miembros de las juntas de vigilancia, revisores fiscales o empleados de las entidades supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, que incurran en las conductas punibles descritas en los artículos 314, 315, 316 y 317 de la Ley 599 de 2000 (C.P.) se harán acreedores a las sanciones penales allí previstas.

(Nota: Modificado el presente numeral por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 7 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

5. Conflictos de interés

Dentro del giro de los negocios de las entidades supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, los directores (administradores), representantes legales, revisores fiscales y en general todo empleado con acceso a información privilegiada tiene el deber legal de abstenerse de realizar cualquier operación que dé lugar a conflictos de interés.

La Supersolidaria impondrá las sanciones a que haya lugar cuando se realicen operaciones que den lugar a conflicto de interés, de conformidad con el régimen general sancionatorio de su competencia. Así mismo, podrá establecer mecanismos a través de los cuales se subsane la situación de conflicto de interés, si a ello hubiere lugar.

Adicionalmente, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá calificar de manera general y previa la existencia de tales conflictos respecto de cualquier institución vigilada.

CAPÍTULO QUINTO

Aspectos generales del “Autocontrol” de las entidades de la economía solidaria

1. Definición de control social y sus características de interno y técnico

El artículo 7º de la Ley 454 de 1998 dispuso expresamente:

“Las personas jurídicas, sujetas a la presente ley, estarán sometidas al control social, interno y técnico de sus miembros, mediante las instancias que para el efecto se creen dentro de la respectiva estructura operativa, siguiendo los ordenamientos dispuestos por la ley y los estatutos. (Se resalta).

“PAR.—Para salvaguardar el principio de la autogestión, los asociados, durante el proceso de elección de sus dignatarios, procurarán establecer criterios que tengan en cuenta la capacidad y las aptitudes personales, el conocimiento, integridad ética y la destreza de quienes ejercen la representatividad. Las organizaciones de la economía solidaria, en sus estatutos, establecerán rigurosos requisitos para el acceso a los órganos de administración, y vigilancia, tomando en cuenta los criterios anteriormente anotados”.

Toda vez que en la norma citada se emplean varios términos no definidos en la ley, como son los de “control social”, y sus características de ser “interno” y “técnico”, se hace necesario determinar a qué corresponden cada uno de estos conceptos, así como dar unas pautas generales sobre la forma de interpretar y aplicar lo preceptuado en dicha disposición por las entidades vigiladas.

1.1. Definición de control social

El control social, está relacionado con el elemento asociación de las entidades solidarias y hace referencia al control de resultados sociales, al de los procedimientos para el logro de dichos resultados, así como a los derechos y obligaciones de los asociados.

En cuanto al control de los resultados sociales, este es un control de fondo, material; que en principio no le compete al revisor fiscal ni a ningún otro órgano de la entidad de la economía solidaria, sino a la junta de vigilancia (en el caso de las cooperativas) o al órgano que haga sus veces en las demás entidades.

Como quiera que las entidades de la economía solidaria están conformadas por un grupo de asociados unidos por un interés económico, social, cultural o ecológico común, es necesario que los asociados mismos, a través de un órgano interno que los represente (junta de vigilancia u otro semejante) fiscalicen si se están o no satisfaciendo esas necesidades económicas, sociales, culturales o ecológicas para las cuales constituyeron la entidad solidaria o se asociaron a ella posteriormente. Es decir, si se está cumpliendo con el objeto para el cual se constituyó la entidad. En eso consiste el control de los resultados sociales.

En cuanto al control de los procedimientos para lograr los resultados propuestos, mediante este segundo aspecto se pretende verificar que dichos resultados sociales se obtengan respetando la ley, los estatutos y los reglamentos, así como los principios, valores, características y fines de las entidades de la economía solidaria.

Igualmente, forma parte de este control social, el velar por el cumplimiento de los derechos y obligaciones de los asociados.

Ahora bien, el control social debe reunir dos características fundamentales, según la norma transcrita: ser interno y ser técnico.

1.2. Características del control social: Interno y técnico

a) Control social interno

Como se desprende del hecho de ser un control ejercido por los propios asociados, se trata de un control interno, que no puede delegarse en terceras personas, sean estas ajenas a la entidad (por ejemplo un auditor externo) o empleados de la misma pero no vinculados como asociados (ejemplo, un auditor interno).

Son los propios asociados, quienes en desarrollo del principio de autogestión deben ejercer el control social de la entidad de la economía solidaria correspondiente, y

b) Control social técnico

El control social interno, no obstante estar en manos de los propios asociados, no puede ser un control que no revista características técnicas. Por el contrario, debe tratarse de un control idóneo, que sea eficiente y eficaz para que los asociados puedan supervisar cabalmente la gestión de la entidad solidaria.

A este respecto el legislador, en la Ley 454 de 1998, señaló unos parámetros generales para lograr que dicho control fuera técnico:

De una parte, en el parágrafo del artículo 7º de la Ley 454 de 1998, ya trascrito, ordenó que en los estatutos de las entidades de la economía solidaria se establecieran requisitos rigurosos para acceder a los órganos de administración y vigilancia.

De otra parte, en el artículo 59, incisos primero y tercero de la misma ley, si bien se refirió expresamente a las juntas de vigilancia (incs. que se pueden aplicar por analogía a las demás entidades de la economía solidaria) dispuso:

“Las funciones señaladas por la ley a este órgano deberán desarrollarse con fundamento en criterios de investigación y valoración y sus observaciones o requerimientos serán documentados debidamente (inc. primero).

El ejercicio de las funciones asignadas por la ley a las juntas de vigilancia se referirá únicamente al control social y no deberá desarrollarse sobre materias que correspondan a las de competencia de los órganos de administración” (inc. tercero).

La norma citada es imperativa en cuanto a que debe haber un control social en toda entidad de la economía solidaria, el cual debe ser interno y técnico, y estar a cargo de los propios asociados.

A este respecto es importante aclarar a las entidades vigiladas que en interpretación de esta superintendencia, el legislador se está refiriendo estrictamente al control social y no a otro como, por ejemplo, el que ejerce el revisor fiscal, que ni es social ni es interno, sino externo; o el del auditor interno, que es autocontrol pero no social y no necesariamente tiene que estar a cargo de los propios asociados.

En resumen, el artículo 7º de la Ley 454 de 1998 se refiere a un control de los propios asociados, sobre el aspecto social (elemento asociación), y este control debe revestir las características de ser interno (a cargo de los mismos asociados) y técnico. Luego no se está hablando de tres clases de controles (control social, control interno y control técnico), sino de uno solo, el control social, pero aclarando que este debe ser interno y técnico.

2. Obligatoriedad del control social, interno y técnico, en las entidades vigiladas y órganos a través de los cuales se debe cumplir

Como se desprende de la lectura del artículo 7º de la Ley 454 de 1998, ya citado, todas las entidades de la economía solidaria están obligadas a realizar el autocontrol, en los términos de la norma transcrita.

Si bien la norma citada hace referencia a las “instancias que para el efecto se creen dentro de la respectiva estructura operativa”, expresamente advierte que se deben seguir para el efecto los ordenamientos dispuestos por la ley y los estatutos.

Lo anterior se traduce en que la entidad correspondiente debe contar con el órgano de control social interno que la ley haya previsto y luego sí, siguiendo esos mismos parámetros legales, puede estatutariamente desarrollar los aspectos pertinentes, así como crear las instancias que se requieran dentro de la estructura operativa. Luego, si la ley ha previsto ya un órgano de control social, no debe entenderse el artículo 7º de la Ley 454 de 1998 en el sentido de que además, debe crearse un nuevo órgano por la entidad respectiva a partir de la entrada en vigencia de dicha ley.

Así, por ejemplo según los artículos 38 y siguientes de la Ley 79 de 1988, en el caso de las cooperativas el órgano encargado del control social es la junta de vigilancia, el que debe estar conformado por dos o tres asociados hábiles y cumplir, por lo menos, las funciones señaladas en la ley.

Una vez respetados esos parámetros mínimos, bien se podría en una cooperativa de grandes dimensiones implementar estatutariamente, por ejemplo, la creación de comités de vigilancia que apoyen a la junta de vigilancia en su función, bajo su coordinación y sin perjuicio de las responsabilidades que le corresponden a sus miembros titulares.

No se debe entender que la cooperativa, además de la junta de vigilancia, debe crear otros órganos de control social que ejerzan las mismas funciones que según una norma expresa, el artículo 40 de la Ley 79 de 1988, son de competencia exclusiva de la junta de vigilancia.

En el caso de los fondos de empleados, el Decreto-Ley 1481 de 1989, consagró como opcional la existencia de un comité de control social (art. 42). Es claro que con lo dispuesto en forma taxativa por el artículo 7º de la Ley 454 de 1998, ya citado, esta opción se convirtió en una obligación y que todo fondo de empleados, al igual que toda entidad de la economía solidaria, debe contar con un órgano o comité de control social.

Por lo tanto, el inciso primero del artículo 42 del Decreto-Ley 1481 de 1989 debe entenderse de la siguiente manera:

“Comité de control social

Los fondos de empleados deberán contemplar la existencia de un comité de control social que ejercerá las funciones de vigilancia social fijadas en los estatutos. En defecto o como complemento de éstas se aplicarán las establecidas en la legislación cooperativa para las juntas de vigilancia”.

Debe interpretarse en el sentido de que ya no es facultativo sino obligatorio contar con dicho comité de control social.

El segundo inciso del mismo artículo sigue teniendo validez cuando preceptúa que

“El número de integrantes, su período y sistema de elección serán previstos en los estatutos. Si no se previese sobre este aspecto, se aplicará el sistema del cuociente electoral previa inscripción de planchas”.

En el caso de las precooperativas el órgano de control social interno es el comité de vigilancia, en las asociaciones mutuales la junta de control social y en las empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas la junta de vigilancia. En las demás entidades que reúnan las características señaladas en la Ley 454 de 1998 para formar parte del sistema de la economía solidaria y que no cuenten con una norma legal especial, se debe contemplar en los estatutos un órgano de control social, interno y técnico.

CAPÍTULO SEXTO

Revisoría fiscal

1. Importancia de la revisoría fiscal

La Constitución Política, artículo 334, asigna al Estado la dirección general de la economía, y le otorga la facultad de intervenir por mandato de la ley en las distintas etapas del proceso económico, desde la producción hasta el consumo de los bienes y servicios. Muchas son las leyes, decretos y reglamentos que se han dictado al amparo de ciertas normas constitucionales, regulando varios y numerosos aspectos de la economía en todos sus sectores.

La revisoría fiscal desempeña un papel de especial importancia en la vida del país, a tal punto que una labor eficaz, independiente y objetiva, es incentivo para la inversión, el ahorro, el crédito y en general facilita el dinamismo y el desarrollo económico. Como órgano de fiscalización, la revisoría está estructurada con el ánimo de dar seguridad a los propietarios de las entidades sobre el sometimiento de la administración a las normas legales y estatutarias, así como acerca de la seguridad y conservación de los activos sociales, amén de la conducta que ha de observar en procura de la fidelidad de los estados financieros.

Las funciones del revisor fiscal debidamente ejercidas, por lo demás, protegen a los terceros que encuentran en el patrimonio del ente moral la prenda general de sus créditos, por manera que debe dar confianza sobre el manejo de los recursos del ahorro privado, de la inversión y en general del manejo justo y equitativo del aparato productivo del país.

La institución de la revisoría fiscal es uno de los instrumentos a través de los cuales se ejerce la inspección y vigilancia de las entidades solidarias; ha recibido la delegación de funciones propias del Estado, cuales son las de velar por el cumplimiento de las leyes y acuerdos entre los particulares (estatutos sociales y decisiones de los órganos de administración), y dar fe pública, lo cual significa entre otros, que su atestación o firma hará presumir legalmente, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que los estatutarios, en caso de personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos han sido tomados fielmente de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance (L. 43/90, art. 10).

2. Objetivos de la revisoría fiscal

Al analizar las normas legales relacionadas con la revisoría fiscal, principalmente el artículo 7º numeral 3º de la Ley 43 de 1990 y los artículos 207, 208 y 209 del Código de Comercio, se concluye que los principales objetivos de la revisoría fiscal son:

a) Control y análisis permanente para que el patrimonio de la empresa sea adecuadamente protegido, conservado y utilizado, y para que las operaciones se ejecuten con la máxima eficiencia posible;

b) Vigilancia igualmente permanente para que los actos administrativos, al tiempo de su celebración y ejecución, se ajusten al objeto social de la empresa y a las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes, de suerte que no se consumen irregularidades en detrimento de los accionistas, los terceros y la propia institución;

c) Inspección constante sobre el manejo de libros de contabilidad, los libros de actas, los documentos contables y archivos en general, para asegurarse que los registros hechos en los libros son correctos y cumplen todos los requisitos establecidos por la ley, de manera que puede estar cierto de que se conservan adecuadamente los documentos de soporte de los hechos económicos, de los derechos y de las obligaciones de la empresa, como fundamento que son de la información contable de la misma;

d) Emisión de certificaciones e informes sobre los estados financieros, si el balance presenta en forma fidedigna la situación financiera y el estado de excedentes y pérdidas, así como el resultado de las operaciones, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, y

e) Colaboración con las entidades gubernamentales de regulación y control.

3. Características de la revisoría fiscal

Del estatuto legal del revisor fiscal también pueden considerarse como características propias de sus funciones las siguientes:

a) Permanencia

Su labor debe cubrir las operaciones en su fase de preparación, celebración y ejecución; su responsabilidad y acción deben ser permanentes, tal como se deduce de lo dispuesto en los ordinales 1º y 5º del artículo 207 del Código de Comercio, principalmente;

b) Cobertura total

Su acción debe ser total, de tal manera que ningún aspecto o área de operación de la empresa esté vedado al revisor fiscal. Todas las operaciones o actos de la entidad solidaria, como todos sus bienes, sin reserva alguna, son objeto de su fiscalización;

c) Independencia de acción y criterios

El revisor fiscal debe cumplir con las responsabilidades que le asigna la ley y su criterio debe ser personal, basado en las normas legales, en su conciencia social y en su capacidad profesional. En todo caso, su gestión debe ser libre de todo conflicto de interés que le reste independencia y ajena a cualquier tipo de subordinación respecto de los administradores que son, precisamente, los sujetos pasivos de su control (C. Co., art. 210), y

d) Función preventiva

La vigilancia que ejerce el revisor fiscal debe ser de carácter preventivo, sus informes oportunos, para que no se incurra en actos irregulares o no se persevere en conductas ajenas a la licitud o a las órdenes de los órganos superiores, según lo dispone el artículo 207, ordinales 2º y 5º del citado código.

4. Impartir instrucciones

El revisor fiscal tiene asignadas funciones específicas y concretas previstas en la ley que son de obligatorio cumplimiento. Sobre el particular, se destaca la contenida en el ordinal 6º del artículo 207 del Código de Comercio, consistente en impartir instrucciones, mecanismo a través del cual la revisoría fiscal puede señalar a la administración cómo debe ser el control permanente de los bienes y valores sociales, sus métodos y procedimientos y todo el conjunto de acciones tendientes a hacer lo adecuado y oportuno. De dichas instrucciones se dejará constancia escrita de su observancia por parte de los administradores.

Para el correcto desempeño de las funciones del revisor fiscal, los administradores de la entidad solidaria están en la obligación de suministrarle toda la información por él solicitada y en caso de no recibirla en debida forma y en su oportunidad, o no obtenerla, deberá poner este hecho en conocimiento del órgano competente, según el caso y a la vez, si fuere necesario, informar a los organismos gubernamentales de control.

5. Colaboración

El deber de colaboración con las entidades gubernamentales y el de suministrar a éstas la información a que haya lugar, particularmente cuando ello procede por iniciativa del revisor fiscal, hallan su fundamento en la importancia de las funciones a él asignadas, las cuales trascienden el ámbito privado y el mero interés de la persona jurídica y sus asociados, teniendo relevancia en el ámbito social e incidencia en el orden público económico. Los informes suministrados deben permitir a las entidades de vigilancia y control, adoptar las medidas que consideren pertinentes.

La colaboración debe ser amplia, oportuna, completa e integral y en modo alguno puede limitarse a la remisión de los informes que expresamente se solicitan.

6. Visitas y papeles de trabajo

Teniendo en cuenta el deber legal de verificar el cumplimiento de las funciones y responsabilidades que competen a los revisores fiscales de todas las entidades solidarias (C. Co., art. 216), las autoridades de control practicarán visitas específicas a dichos órganos de fiscalización de las entidades solidarias.

Es así que se informa que los funcionarios visitadores de las entidades de vigilancia y control requerirán los papeles de trabajo que tanto para el examen de las operaciones como para fundamentar el dictamen de los estados financieros, deben preparar los revisores fiscales, de acuerdo con las técnicas de interventoría de cuentas.

7. Revisoría fiscal y auditoría externa

No existe en nuestra legislación disposición alguna que equipare la revisoría fiscal con la auditoría externa y por consiguiente, no es válido pretender que el trabajo y la responsabilidad del revisor fiscal y del auditor externo sean equivalentes.

Es así como mientras el cargo de revisor fiscal es de carácter obligatorio para aquellas entidades en donde por ministerio de la ley se exige, el auditor externo es opcional.

El revisor fiscal es de libre nombramiento y remoción por parte del máximo órgano de administración de las entidades solidarias (asamblea general), pero una vez acepta el cargo y se efectúa su registro en la cámara de comercio del domicilio social, dicho cargo no se extingue por convención contractual ya que conservará tal carácter para todos los efectos legales mientras no se cancele su inscripción con el registro de un nuevo nombramiento (C. Co., art. 164).

En lo que hace a la subordinación del revisor fiscal en Colombia, es claro que no puede estar bajo la dependencia de los administradores y directivos, sino de los asociados como voceros del interés común de la entidad solidaria. No ocurre lo mismo con el auditor externo, quien depende directamente de la administración y es a ésta a quien debe rendir el resultado de su gestión.

Además, los deberes del revisor fiscal no podrán cumplirse a cabalidad sino mediante una inspección asidua y un control permanente (C. Co., art. 207, ords. 5º y 6º), a diferencia de lo que ocurre en el ejercicio del cargo de auditor externo, el cual puede ejercerse en forma temporal u ocasional, de acuerdo al trabajo contratado.

En consecuencia, no puede sostenerse desde el punto de vista jurídico que la revisoría fiscal y la auditoría externa desempeñen las mismas funciones y, por consiguiente, que el alcance de las responsabilidades que ambas competen sean el mismo.

De otra parte, el revisor fiscal está sujeto no sólo a la responsabilidad civil que puede derivarse del ejercicio de su profesión (C. Co., art. 211), sino también a las sanciones administrativas (C. Co., arts. 216 y L. 454/98, art. 36, num. 6º), disciplinarias (L. 43/90, arts. 27 y 35 al 40) y penales (C. Co., arts. 62, 157, 212, 293 y 395) señalando además que el revisor fiscal como contador público que es (Estatuto mercantil, art. 215), se asimila a un funcionario público para efectos de las sanciones penales por culpas o delitos que cometiese en el ejercicio de actividades propias de su profesión (L. 43/90, art. 10, par.).

8. Dictamen e informe del revisor fiscal

Habida cuenta que una de las funciones preceptuadas por la ley, es la de emitir una opinión sobre los estados financieros (C. Co., art. 207, num. 7º), la que se expresa como resultado de la labor desempeñada en el ejercicio del cargo, es necesario precisar algunos aspectos del contenido del dictamen emitido por los revisores fiscales con destino a las asambleas generales.

En virtud del artículo 10 de la Ley 43 de 1990 y de los artículos 208 y 209 del Código de Comercio, corresponde al revisor fiscal dictaminar sobre los asuntos que son de su competencia profesional por mandato legal o estatutario e informar sobre aquellos asuntos que le ordena la ley.

Es por esto que el citado documento debe incluir, por lo menos, los puntos sobre los cuales se dictamina e informa, así:

a) Asuntos materia del dictamen

• Si la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y a la técnica contable.

• Si el balance y el estado de resultados han sido fielmente tomados de los libros.

• Si el balance presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado.

• Si el estado de resultados refleja el resultado de las operaciones efectuadas en el período respectivo.

• Las reservas o salvedades a que esté sujeta su opinión sobre la fidelidad de los estados financieros, si hubiere lugar a ellas (L. 43/90, art. 7º, num. 3º, lit. d) y C. Co., art. 208), y

b) Asuntos materia del informe

• Si ha obtenido las informaciones necesarias para cumplir sus funciones.

• Si en el curso de su revisión ha seguido los procedimientos aconsejados por la técnica de interventoría de cuentas.

• Si las operaciones registradas se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la asamblea.

• Si los actos de los administradores de las entidades solidarias se ajustan a los estatutos y a las órdenes o instrucciones de la asamblea.

• Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas y de registros de asociados en su caso, se llevan y se conservan debidamente.

• Si hay y son adecuadas las medidas de control interno, de conservación y custodia de los bienes de la entidad solidaria o de terceros que estén en poder de las mismas. (C. Co., arts. 208 y 209).

9. Precisiones relativas al dictamen

Las opiniones que debe rendir el revisor fiscal por mandato legal al máximo órgano social, son diferentes a las que debe expresar un contador público en cumplimiento de su labor de auditor externo, razón por la cual el dictamen de uno y otro no pueden llevar a la misma redacción, pues de ser así se estaría eludiendo el alcance de la responsabilidad como revisor fiscal y no se cumpliría con lo preceptuado sobre la materia (C. Co., arts. 208 y 209).

En tal sentido, esta superintendencia considera que no se ajustan en su integridad a las disposiciones del Código de Comercio los dictámenes en los que se contemplen algunas de los siguientes previsiones:

a) Limitar la responsabilidad de los revisores fiscales: La responsabilidad de estos profesionales no puede legalmente circunscribirse de una parte, a la “auditoria” realizada por ellos y de otra, cuando se vincula la opinión a “todo aspecto significativo” por ellos, pues sus deberes conforme lo establecen los artículos 207 a 209 del Código de Comercio son más amplias;

b) Pretender aplicar a la labor del revisor fiscal las normas de auditoría generalmente aceptadas. Tal situación conllevaría a afirmar que la labor de los primeros no sería asidua, oportuna y permanente en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 207 del Código de Comercio sino que la ejecución de las mismas se llevaría a cabo en dos (2) oportunidades durante el ejercicio contable si recordamos que el trabajo de auditoría se efectúa en forma temporal a través de las llamadas “preliminar” y “final”, y

c) Limitar la razonabilidad de los estados financieros “en todo aspecto significativo”: Tal alcance implica la carencia de cobertura total en las áreas que el revisor fiscal debe inspeccionar lo cual no es de recibo legal.

Por tanto, todos los actos, libros, documentos y valores de las entidades solidarias que se encuentran al alcance del examen del revisor fiscal son la base para dictaminar de manera objetiva los estados financieros y, se reitera, para determinar, de acuerdo con su opinión, si el balance presenta “en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado” y si el estado de pérdidas y ganancias “refleja el resultado de las operaciones en dicho período”, según las voces del artículo 207 citado.

En consecuencia, esta superintendencia velará estrictamente por la observancia de las normas a que se ha hecho referencia y aplicará de conformidad con las disposiciones vigentes, las sanciones que estimen pertinentes a los profesionales de la contaduría pública dedicados al ejercicio de la revisoría fiscal en Colombia, cuando ellas no sean atendidas.

10. Planeación del trabajo de la revisoría fiscal

De acuerdo con lo señalado en el numeral 2º del artículo 208 del Código de Comercio, el revisor fiscal en su dictamen debe expresar si en el curso de la revisión se han seguido los procedimientos aconsejados por la técnica de interventoría de cuentas.

En este orden de ideas, y teniendo en cuenta lo estipulado en el artículo 7º de la Ley 43 de 1990, en el cual se indican las normas de auditoría generalmente aceptadas que deben seguir los contadores públicos en el desarrollo de sus funciones en materia de auditoría de cuentas o desarrollo de la revisoría fiscal, se considera que el trabajo ejecutado por el revisor fiscal ha cumplido con los presupuestos exigidos en la norma citada del estatuto mercantil, cuando el mismo haya sido técnicamente planeado y soportado en un plan global de auditoría debidamente documentado, lo cual se evidenciará a partir de los documentos de planeación, los que deberán contener por lo menos las siguientes consideraciones con sus soportes correspondientes:

a) Los términos del acuerdo de la revisoría fiscal y responsabilidades correspondientes;

b) Principios y criterios contables, normas de auditoría, leyes y reglamentaciones aplicables;

c) La identificación de las transacciones o áreas importantes que requieran una atención especial;

d) El establecimiento de niveles o cifras de acuerdo con la importancia relativa;

e) La identificación del riesgo de auditoría o probabilidad de error de cada componente importante de la información financiera;

f) El grado de confianza que espera atribuir la revisoría fiscal al sistema contable y al control interno;

g) La naturaleza y amplitud de las pruebas de auditoría a aplicar;

h) El trabajo de los auditores internos y su grado de confianza, e

i) La participación de expertos.

11. Evaluación del control interno

En concordancia con lo señalado en los numerales 5º y 6º del artículo 207, y 3º del artículo 209 del Código de Comercio, el revisor fiscal en la ejecución de su trabajo debe hacer un estudio apropiado y una evaluación del sistema de control interno.

En consecuencia, la evaluación que se adelante deberá quedar debidamente documentada, abarcando tanto los aspectos contables como los administrativos, y necesariamente deberá incluir la evaluación del procesamiento electrónico de datos, PED, de manera que permita determinar la confiabilidad del control interno de la entidad como base para la determinación de la extensión y oportunidad de las pruebas y procedimientos de auditoría.

12. Evidencia del trabajo

El revisor fiscal deberá obtener evidencia técnica, válida y suficiente, de la ejecución de su trabajo, y de las labores que adelante por medio del análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de que puedan establecerse objetivamente la razonabilidad de los procedimientos y técnicas que fundamenten el dictamen sobre los estados financieros, actividad a la que se alude en el numeral 8º del presente capítulo, así como las certificaciones sobre la información que deba remitir a esta superintendencia.

Esta evidencia deberá documentarse en papeles de trabajo que comprenderán la totalidad de los documentos preparados o recibidos por el revisor fiscal, de manera que en conjunto constituyen un compendio de la información utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo, junto con las decisiones que ha adoptado para llegar a formarse una opinión sobre los estados financieros, o sobre la información relacionada con las certificaciones por él emitidas.

Estos documentos deberán incluir por lo menos, la planeación de la labor, los programas de auditoría aplicados, las planillas o cédulas de trabajo, las conclusiones y recomendaciones, y las cartas a la gerencia o a los demás órganos de la administración de las entidades solidarias.

13. Normas de auditoría generalmente aceptadas

El adecuado cumplimiento de las labores previstas en el artículo 207 del Código de Comercio, supone en el revisor fiscal por lo menos el cumplimiento de las normas de auditoría que contienen las reglas básicas que el mismo debe seguir en la realización de su trabajo.

En consecuencia, para evidenciar el adecuado cumplimiento de sus funciones, a más de los resultados de su labor, deberá tenerse en cuenta la observancia de las normas de auditoría generalmente aceptadas, las que fueron definidas y clasificadas en el artículo 7º de la Ley 43 de 1990, y ampliadas por el pronunciamiento 4 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, órgano este facultado por la ley precitada para complementar y actualizar dichas normas.

Además del pronunciamiento antes citado, el revisor fiscal, por tener la calidad de contador público deberá observar los pronunciamientos del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, en especial los relacionados con normas de auditoría, papeles de trabajo y revisoría fiscal.

14. Certificación por parte del revisor fiscal sobre información remitida a la Superintendencia de la Economía Solidaria

La Supersolidaria, atenta a la labor que viene desarrollando el revisor fiscal en cumplimiento de los preceptos legales y de normas profesionales, y considerando que los informes por él certificados deben estar soportados en papeles de trabajo y que la elaboración de los mismos no lo libera de continuar el examen y la verificación de los diversos asuntos que le son inherentes, denunciando las irregularidades si las hubiere, en aras de hacer más profesional su labor, ha estimado procedente replantear la función de certificación que debe adelantar el revisor fiscal ante esta superintendencia.

En consecuencia, requerirán de la firma del revisor fiscal solamente aquellos informes que tengan que ver básicamente con los siguientes reportes:

a) Los que deban ser elaborados en cumplimiento de las normas establecidas y exigidas por el Código de Comercio y sus disposiciones reglamentarias y la Ley 43 de 1990, relacionados, entre otros, con la presentación de estados financieros básicos, estados financieros consolidados, estados financieros de publicación con excepción de las notas a los estados financieros.

Los citados informes deben remitirse de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Supersolidaria tanto para la remisión de los estados financieros intermedios, como para los estados financieros de fin de ejercicio, sin perjuicio de atender las solicitudes formuladas a través de los glosas que de su análisis se desprendan, y

b) En los demás casos y con el fin de evaluar la manera como la entidad está dando cumplimiento a todas las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes, el revisor fiscal deberá allegar, con la misma periodicidad de los estados financieros y de fin de ejercicio que se deben remitir a esta superintendencia, un dictamen en el que se exprese claramente la información financiera revisada, las normas o prácticas de auditoría seguidas y su opinión sobre si la información reportada ha sido fielmente tomada de los libros de contabilidad, se ha dado cumplimiento a las normas legales respectivas y se han seguido procedimientos adecuados para su determinación y presentación, sin perjuicio de que tan pronto como se detecte una irregularidad, que en opinión de la revisoría fiscal deba ser conocida por esta superintendencia, se pronuncie sobre tal circunstancia. Dicho reporte versará principalmente sobre la fidelidad de la información transmitida a la Superintendencia de la Economía Solidaria en relación con el cumplimiento del fondo de liquidez, inversiones, relación de solvencia, y las normas de patrimonio adecuado.

Cuando por cualquier circunstancia el revisor fiscal considere pertinente expresar alguna salvedad sobre la información examinada, deberá dejarse constancia concreta y precisa de la información respectiva, con indicación de las causas que la motivan.

Es claro para esta superintendencia que la revisión de esta información financiera es menor, en alcance, que un examen de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas con el fin de dictaminar los estados financieros de fin de ejercicio y de cumplir con los requisitos del Código de Comercio y demás normas al respecto.

Todo lo anterior se entiende sin perjuicio de dar cumplimiento a las disposiciones emanadas de otras autoridades diferentes a la Superintendencia de la Economía Solidaria que versen sobre remisión de información a esta entidad o a cualquier otra.

15. Nombramiento y apropiaciones para la gestión del revisor fiscal

La designación de los revisores fiscales deberá ser efectuada por la asamblea general (L. 79/88, art. 34, num. 8º), función esta que no podrá delegarse, ni aún en comisiones conformadas por asociados concurrentes a la asamblea, por cuanto se trata de una función de carácter legal asignada expresamente por la ley al máximo órgano social.

Adicionalmente a lo anterior, como quiera que en la sesión en la cual se designe al revisor fiscal deberá incluirse la información relativa a las apropiaciones previstas para el suministro de recursos humanos y técnicos destinados al adecuado desempeño de las funciones a él asignadas, lo cual deberá constar en el acta respectiva, se considera necesario, si es del caso, que con el propósito de que la apropiación presupuestal que se defina cumpla la finalidad de garantizar la permanencia, cobertura total, independencia de acción y función preventiva que deben caracterizar la actividad de la revisoría fiscal, se discriminen los siguientes aspectos, que se estiman fundamentales para determinar el monto y alcance de tales recursos, aspectos estos que deberán tener en cuenta el tamaño de la entidad a revisar, y el volumen y complejidad de sus operaciones:

a) Valor total de la remuneración mensual del revisor fiscal;

b) Número de horas presupuestadas que, como mínimo, se estima debe aplicar el revisor fiscal al ejercicio de sus funciones, discriminando además las de su asistencia a las reuniones del consejo de administración de las cooperativas o del órgano equivalente en las demás entidades solidarias;

c) Número de auxiliares u otros colaboradores autorizados por la asamblea general, indicando las características profesionales o técnicas de los mismos, y el valor total de su remuneración mensual;

d) Valor mensual estimado para viáticos y gastos de transporte del personal adscrito a la revisoría fiscal, el valor estimado para papelería y útiles de trabajo, correo, fax, teléfono, télex, etc., a no ser que vayan a ser asumidos directamente por las entidades solidarias, y

e) Descripción de los lugares de trabajo y de los activos fijos y demás elementos que serán puestos a disposición de la revisoría fiscal y de sus colaboradores, indicando si los mismos van a permanecer en la oficina principal o en las sucursales o regionales, según el caso.

16. Obligación de las entidades solidarias de elegir revisor fiscal principal y suplente

Las entidades solidarias obligadas a tener revisor fiscal, deben elegir revisor fiscal principal y su suplente, de conformidad con los artículos 34, numeral 8º y 41 de la Ley 79 de 1988 para las cooperativas, 34, numeral 7º y 39 del Decreto 1480 de 1989 para las asociaciones mutuales, 41 del Decreto 1481 de 1989 para los fondos de empleados.

A las demás entidades solidarias supervisadas les resultan aplicables las anteriores disposiciones de la Ley 79 de 1988 citadas, esto es, también están obligadas a elegir revisor fiscal principal y su suplente, de conformidad con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998.

17. Ejercicio del suplente

Dada la especial importancia de las funciones atribuidas a los revisores fiscales al tenor de lo dispuesto por el artículo 207 del Código de Comercio, en concordancia con las previsiones consagradas en los numerales 1º al 9 del presente capítulo, esta superintendencia considera conveniente efectuar las siguientes precisiones en torno al ejercicio de la revisoría fiscal por quienes desempeñan el cargo como principales o suplentes.

El artículo 207 del Código de Comercio exige que el revisor fiscal, en el desempeño de sus funciones, desarrolle su labor de manera integral con el propósito de cerciorarse de que la gestión social se celebre y ejecute de conformidad con lo pactado en los estatutos sociales, con las órdenes e instrucciones impartidas por los órganos de administración y con lo previsto en la ley. Es así como las funciones de la revisoría fiscal trascienden el ámbito privado en interés de la comunidad y de los asociados, por las evidentes consecuencias que el debido ejercicio de la fiscalización tiene dentro de la órbita social y en la conservación del orden económico.

Cabe resaltar que por la importancia de las funciones asignadas al revisor fiscal, la responsabilidad que se deriva de su cumplimiento impone el deber de obtener una evidencia válida y completa por medio del análisis, inspección, observación y confirmación, con el objeto de que la fiscalización y la rendición de informes, dictámenes y certificaciones tengan la virtud de alcanzar los cometidos que señala la ley.

Es preciso advertir, que el artículo 215 del Código de Comercio exige el desempeño personal del cargo y, tan sólo a falta del titular, faculta la actuación de los suplentes designados para el efecto. Por ello, se ha dicho con razón, que la función del suplente es suplir y no suplantar al principal.

En consecuencia, sobre la base de que el artículo 215 del Código de Comercio impone el ejercicio personal del cargo de revisor fiscal, en aquellas instituciones vigiladas en donde existan uno o más suplentes del revisor fiscal, éstos, en su orden, sólo deben ejercer las funciones del titular única y exclusivamente ante la falta definitiva o temporal del titular del cargo, para lo cual deberán haber tomado previamente posesión ante la Supersolidaria, en el caso de las cooperativas que ejercen actividad financiera.

Lo anterior significa que el suplente o suplentes del revisor fiscal en manera alguna podrán desempeñar simultáneamente tales funciones y, por ende, se encuentran imposibilitados para expedir dictámenes, certificaciones y demás documentos relacionados con el ejercicio de la revisoría si no es como consecuencia de la ausencia definitiva o temporal del revisor fiscal titular.

Esta superintendencia entiende que, en aquellos casos en los cuales hayan sido elegidas sociedades de contadores públicos como revisores fiscales, los contadores que se designen para desempeñar el cargo como lo dispone el artículo 4º de la Ley 43 de 1990 deberán ejercerlo durante el período correspondiente, salvo causa justificada que amerite su reemplazo definitivo. En sus ausencias, que se suponen igualmente justificadas, actuará el suplente conforme lo señalado en el numeral anterior. Todo ello sin perjuicio de que la firma correspondiente pueda designar un contador diferente para que ejerza personalmente el cargo.

Empero, no puede escapar al buen criterio de las asociaciones o firmas que su labor profesional hace necesaria una estabilidad mínima en el contador público que ejerce la revisoría, la cual se ve obstaculizada ante los continuos cambios de la persona a quien se ha encargado esta labor.

En tal sentido, la superintendencia estima que las asociaciones o firmas de contadores en las cuales haya recaído la elección de revisor fiscal de una entidad solidaria, deben propugnar porque dentro de las naturales limitaciones que ello pueda suponer en ciertos casos, las personas naturales designadas para ejercer el cargo puedan permanecer en él por el período correspondiente, de suerte que en el cumplimiento de sus funciones puedan atender las características propias del cargo y, ante todo, las que dicen relación con la permanencia, la cobertura total y la función preventiva.

18. Aplicación de los artículos 42 y 43 de la Ley 79 de 1988 a las entidades solidarias supervisadas

De conformidad con lo dispuesto en el citado artículo 58 de la Ley 454 de 1998, a las entidades solidarias les resultan aplicables los artículos 42 y 43 de la Ley 79 de 1988 sobre revisoría fiscal.

19. La Resolución 3575 del 24 de diciembre de 1996 del Dancoop queda derogada con este capítulo

CAPÍTULO SÉPTIMO

Momento a partir del cual pueden ejercer sus funciones los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las entidades supervisadas

Para el efecto, es preciso diferenciar 2 grupos de entidades supervisadas por esta superintendencia: Las cooperativas que ejercen actividad financiera en los términos del inciso 4º del artículo 39 de la Ley 454 de 1998 y las entidades que no ejercen actividad financiera; esto es, en términos generales, que no captan ahorros o depósitos de sus asociados.

Las primeras, para su constitución y el ejercicio de la actividad financiera, deben obtener la autorización previa de esta superintendencia.

En igual forma, los representantes legales, los miembros de los consejos de administración y revisores fiscales, tanto titulares como suplentes de las cooperativas que ejercen actividad financiera, deben tomar posesión previa de sus cargos ante esta superintendencia, en los términos y con los requisitos señalados en el capítulo octavo, título segundo de la presente circular.

El segundo grupo de entidades, por no ejercer actividad financiera, no necesita autorización previa para constituirse, ni los miembros de sus órganos de administración, control y vigilancia deben posesionarse ante esta superintendencia, por lo que no les resultan aplicables el numeral 3º del capítulo tercero ni el capítulo octavo del título segundo de esta circular.

Aclarado lo anterior, resulta necesario definir el tema de la inscripción en las cámaras de comercio de los actos o decisiones de la asamblea general o del consejo de administración (para el caso de las cooperativas) u órgano de administración competente (para las demás entidades solidarias), específicamente en lo relacionado con la elección de “nuevos directivos”, el cual no ha sido reglamentado por la legislación vigente. Para llenar ese vacío, es necesario acudir a la normatividad prevista en el Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988.

Al respecto, el artículo 163 del Código de Comercio señala que la designación o revocación de los administradores o de los revisores fiscales está sujeta al registro mercantil, del cual surge la obligación de inscribir su nombramiento o remoción en el mismo.

Igualmente, el artículo 164 ibídem establece:

“Las personas inscritas en la cámara de comercio del domicilio social como representantes de una sociedad, así como sus revisores fiscales, conservarán tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección.

La simple confirmación o reelección de las personas ya inscritas no requerirá nueva inscripción”.

A su turno, el artículo 442 del citado código preceptúa:

“Las personas cuyos nombramientos figuren inscritos en el correspondiente registro mercantil como gerentes principales y suplentes serán los representantes de las sociedades para todos los efectos legales mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento”.

Más adelante agrega el Código de Comercio en la parte final del artículo 485 que “... las personas cuyos nombres figuren inscritos en la misma cámara como representantes de la sociedad, tendrán dicho carácter para todos los efectos legales, mientras no se inscriba debidamente una nueva designación”.

Las anteriores disposiciones deben interpretarse sistemáticamente con lo dispuesto en el numeral 4º del artículo 29 del Código de Comercio, según el cual “El registro mercantil se llevará con sujeción a las siguientes reglas:

“(...).

4. La inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un término especial para ello; pero los actos y documentos sujetos a registro no producirán efectos respecto a terceros sino a partir de la fecha de su inscripción”.

Con base en lo anterior, es dable concluir que las inscripciones en el registro respectivo, pueden tener 2 clases de efectos: “constitutivos” y “declarativos”.

Tienen efectos constitutivos cuando con el registro se crea una situación jurídica determinada. Por ejemplo, para el caso de las cooperativas, la personalidad jurídica se obtiene con el registro del acto de constitución en la cámara de comercio del domicilio principal de la entidad.

Los efectos declarativos del registro tienen fines de publicidad, para que sea oponible el acto o documento ante terceros. Por ejemplo, una reforma estatutaria tiene validez a partir de su aprobación, pero sólo es oponible frente a terceros a partir de su inscripción.

En consecuencia, con fundamento en el anterior entorno normativo, podemos precisar el momento a partir del cual pueden ejercer sus funciones los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las cooperativas que ejercen actividad financiera y de las entidades que no la ejercen, supervisadas por esta superintendencia.

1. En el caso de los nombramientos de los representantes legales, los miembros del consejo de administración y revisores fiscales de las cooperativas que ejercen actividad financiera, éstos están sometidos a un acto constitutivo para poder ejercer legalmente el cargo. Dicho acto constitutivo está integrado por el nombramiento y la posterior autorización de la posesión impartida por esta superintendencia. Sólo a partir de la posesión pueden ejercer las funciones propias del cargo, sin perjuicio de la posterior inscripción en la cámara de comercio del domicilio principal de la entidad. La inscripción de la autorización de la posesión impartida por la superintendencia en la respectiva cámara de comercio, tiene, entonces, efectos “declarativos” o de publicidad, es decir, para que dicho acto sea oponible ante terceros.

En tal virtud, los representantes legales, los miembros del consejo de administración y los revisores fiscales de las cooperativas que ejercen actividad financiera, pueden ejercer sus funciones legalmente una vez posesionados ante esta superintendencia, salvo para aquellos actos que requieran necesariamente acreditar su respectiva calidad frente a terceros, para lo cual es indispensable la inscripción en la cámara de comercio, quedando bajo su responsabilidad los eventuales perjuicios que se puedan causar a los mismos.

2. En el caso de los nombramientos de los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las entidades que no ejercen actividad financiera, los cuales no requieren tomar posesión previa de sus cargos ante esta superintendencia, la inscripción ante la cámara de comercio tiene efectos simplemente “declarativos”, pues estas personas pueden ejercer sus funciones a partir del nombramiento o designación por el órgano competente de la entidad, el cual se erige como acto constitutivo. Igualmente, el efecto declarativo de la inscripción, en este caso, es para fines de publicidad; esto es, para que sean oponibles dichos actos frente a terceros.

Las cooperativas que ejercen actividad financiera, tienen la obligación de inscribir inmediatamente en la cámara de comercio el oficio de la Superintendencia de la Economía Solidaria que autorice la posesión correspondiente y de remitir a esta entidad en el menor tiempo posible el certificado donde conste dicha inscripción. Así mismo, las entidades que no ejercen actividad financiera, tienen la misma obligación, respecto de las inscripciones de los nombramientos.

De otro lado, los miembros de los órganos de administración y vigilancia que no resulten reelegidos, deben proceder de manera inmediata, como es su obligación, a hacer entrega de sus cargos y de los documentos que reposen en su poder a quienes sean elegidos por los órganos competentes de las entidades supervisadas, a partir del nombramiento (para el caso de las entidades que no ejercen actividad financiera) o de la posesión (para las cooperativas que ejercen actividad financiera).

Con el objeto de evitar situaciones en las cuales las entidades puedan quedar acéfalas en cuanto a su representación legal, es conveniente tener contemplado estatutariamente, por lo menos, un suplente del representante legal, para que pueda ejercer las funciones del titular en sus faltas temporales o absolutas. Estos suplentes, para el caso de las cooperativas con actividad financiera, también deben posesionarse previamente ante esta superintendencia, en los términos previstos en el capítulo octavo, título segundo de la presente circular.

CAPÍTULO OCTAVO

Instrucciones sobre asambleas generales

1. El acta de la reunión respectiva deberá contener, como mínimo, en su cuerpo: número de acta; tipo de asamblea (ordinaria o extraordinaria); fecha, hora y lugar de la reunión; forma y antelación de la convocatoria y órgano que convoca de acuerdo con los estatutos; número de asociados convocados y número de asociados o delegados asistentes; constancia del quórum deliberatorio; orden del día; asuntos tratados; nombramientos efectuados bajo el sistema de elección establecido en los estatutos; decisiones adoptadas y el número de votos a favor, en contra, en blanco o nulos; constancias presentadas por los asistentes; fecha y hora de la clausura, entre otros.

2. Para todo tipo de asamblea, la junta de vigilancia o el órgano que haga sus veces, deberá verificar el listado de asociados hábiles e inhábiles y publicar la lista de estos últimos de conformidad con los estatutos. Dicha lista deberá ser suscrita por los miembros de dicho órgano y en ella se dejará constancia de la fecha de publicación. Si algún miembro del referido órgano de vigilancia no está de acuerdo con el listado de asociados hábiles o inhábiles, deberá dejar constancia en tal sentido con las observaciones que tenga sobre el particular.

3. Cuando la asamblea se realice por el sistema de delegados, deberá allegarse a esta superintendencia el reglamento para su elección y las actas de escrutinio correspondientes a la misma.

4. Cuando en la asamblea se apruebe una reforma estatutaria o se elijan miembros de los órganos de administración y vigilancia, es preciso dejar constancia en el acta sobre el número de asociados presentes en el momento de someter a aprobación la reforma estatutaria o en el momento de la elección; número de votos obtenidos por la lista o candidato (dependiendo del sistema de elección); número de cargos a proveer, discriminando si se trata de suplentes o principales por cada órgano y periodo para el cual corresponde la elección.

5. Una vez concluida la asamblea y elaborada el acta, ésta debe ser firmada por quienes hayan actuado como presidente y secretario y por todos los asociados elegidos como integrantes de la comisión para la aprobación del acta.

6. Las actas correspondientes a reuniones de asamblea general y del consejo de administración serán sentadas, dentro del menor tiempo posible, en los libros respectivos. En todo caso, estos libros deberán ser inscritos ante las correspondientes cámaras de comercio. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en las normas legales respecto de la obligación de inscribir en la cámara de comercio determinados actos y documentos, y del envío a esta superintendencia de estos últimos para el control de legalidad posterior, en los casos y dentro de los términos establecidos en las resoluciones y circulares expedidas por la misma.

7. Para todos los efectos, las copias de las actas que se presenten ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, deberán ser, indefectiblemente, fotocopias tomadas del libro inscrito en cámara de comercio o extractos de la parte pertinente; en ambos casos, certificados por el secretario de la reunión o, en su defecto, por el representante legal.

8. Si el sistema de elección adoptado, según los estatutos, es el de listas o planchas se aplicará el cuociente electoral, en los términos previstos en el artículo 197 del Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, el cual en la parte pertinente, dispone: “... Este se determinará dividiendo el número total de los votos válidos emitidos por el de las personas que hayan de elegirse. El escrutinio se comenzará por la lista que hubiere obtenido mayor número de votos y así en orden descendente. De cada lista se declararán elegidos tantos nombres cuantas veces quepa el cuociente en el número de votos emitidos por la misma, y si quedaren puestos por proveer, éstos corresponderán a los residuos más altos, escrutándolos en el mismo orden descendente. En caso de empate de los residuos decidirá la suerte.

Los votos en blanco sólo se computarán para determinar el cuociente electoral. Cuando los suplentes fueren numéricos podrán reemplazar a los principales elegidos de la misma lista.

Las personas elegidas no podrán ser reemplazadas en elecciones parciales, sin proceder a nueva elección por el sistema del cuociente electoral, a menos que las vacantes se provean por unanimidad”.

9. Sin perjuicio de lo establecido en los estatutos o en los reglamentos de las entidades solidarias supervisadas en cuanto a la elección de órganos o cuerpos plurales, de conformidad con el segundo inciso del artículo 32 de la Ley 79 de 1988 y el artículo 58 de la Ley 454 de 1998, esta superintendencia con el fin de que no se presenten inconvenientes al momento de la elección de dichos órganos, sugiere que las listas o planchas contengan igual número de candidatos al de cargos a proveer (principales y suplentes), es decir, si son cinco los cargos a proveer, las listas deberían contener igual número de candidatos y si el número de principales y suplentes es diferente, la elección debería hacerse por separado (ej.: 7 principales 3 suplentes).

En todo caso, los candidatos no podrán aparecer en más de una lista pues de hacerlo así se estaría vulnerando el derecho de igualdad de oportunidades de los demás asociados para aspirar a un cargo en uno de esos órganos.

10. En este sistema se deben tener en cuenta en forma exacta los “decimales”, en el caso que se presenten, tanto al obtener el resultado del cuociente electoral, así como para las personas elegidas por “cuociente” o por “residuo”, en la forma prevista en el citado artículo 197 del Código de Comercio. En tal virtud, no están permitidas las aproximaciones cuando la cifra contiene decimales, por exceso o por defecto, pues, reiteramos, en este sistema siempre se manejan cifras exactas, incluidos los decimales, por ejemplo: 10,4-92,8-14,2.

11. Las asambleas generales de asociados no pueden ser suspendidas en sus deliberaciones por más de tres (3) días hábiles, pues al suspenderlas por un lapso superior sus decisiones serán ineficaces de pleno derecho de conformidad con lo dispuesto en los artículos 186, 190 y 430 del Código de Comercio, según remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988. Igualmente, en el evento de realizarse una asamblea general extraordinaria, esta sólo podrá tratar los asuntos para los cuales fue convocada y los que se deriven estrictamente de ellos.

12. En el caso de las cooperativas, el momento hasta el cual pueden habilitarse los asociados para efectos de poder asistir a las reuniones de asamblea general, en los términos previstos en el artículo 27 de la Ley 79 de 1988, se determinará de conformidad con lo que establezcan los estatutos o reglamentos. Si en dicha normatividad interna no se regula expresamente a qué fecha deben estar al día con sus obligaciones los asociados, por aplicación del artículo 27 del Decreto 1481 de 1989, ésta será la fecha de la convocatoria, según la remisión prevista en el citado artículo 158 de la Ley 79 de 1988.

13. Ahora bien, en virtud del principio de información a los asociados, resulta conveniente que se informe a todos ellos la fecha en que se va a convocar a asamblea, con el fin de facilitar su participación en la misma.

14. De igual manera, se recomienda a las entidades supervisadas, ajustar sus estatutos en el sentido de establecer en números absolutos las mayorías mínimas requeridas para la toma de decisiones, especialmente, cuando los cuerpos plurales de administración y vigilancia están integrados por números impares. Por ejemplo, si un consejo de administración o junta directiva está conformado por siete (7) miembros, en lugar de establecer que el quórum deliberatorio es “la mitad más uno de los miembros”, lo que correspondería matemáticamente a 4.5 y por aproximación a 5 de ellos, resulta más conveniente, para evitar interpretaciones equivocadas, establecer el número exacto con el cual se deben aprobar las decisiones , por ejemplo, 4 ó 5, según lo que considere adecuado la entidad respectiva.

15. Las anteriores instrucciones deberán ser observadas por todas las vigiladas al momento de realizar las diferentes reuniones de asamblea general ya sean ordinarias o extraordinarias, so pena de incurrir en las sanciones previstas en la Ley 454 de 1998.

CAPÍTULO NOVENO

Conformación junta asesora de las entidades objeto de intervención forzosa administrativa

La junta asesora de las entidades objeto de intervención forzosa administrativa estará integrada por cinco (5) miembros, de la siguiente forma:

1. Dos de sus miembros serán los acreedores cuyos créditos vigentes sean los de mayor cuantía.

2. Otros dos (2) de sus miembros serán designados del total de las acreencias reconocidas que se encuentren pendientes de pago, tomando como base la media aritmética, que será la resultante de sumar su cuantía total y dividirla por el mismo número de acreencias sumadas.

Para tal efecto, deberá tenerse en cuenta que la media aritmética se establecerá tanto para las sumas excluidas de la masa de liquidación como para las sumas que pertenezcan a la masa de liquidación.

Determinada la media aritmética se seleccionarán los dos acreedores cuyas acreencias sean las más cercanas al valor de la media.

3. Un quinto miembro que represente a los acreedores minoritarios, el cual será elegido de la siguiente manera:

a) Se establecerá la media aritmética de los créditos minoritarios, esto es, aquellos cuyo monto sea inferior a la media aritmética de todos los créditos, establecida conforme al numeral anterior. Esta media aritmética de créditos minoritarios será la resultante de sumar la cuantía total de créditos minoritarios y dividirla por el mismo número de tales acreencias sumadas, y

b) Determinada la media aritmética de los créditos minoritarios se establecerá el acreedor cuya acreencia sea la más cercana al valor de la media.

4. El liquidador deberá informar por escrito la designación.

5. Si dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación, los acreedores seleccionados no manifiestan su aceptación, el liquidador procederá a designar su reemplazo efectuando nuevas designaciones conforme al procedimiento descrito en el presente capítulo.

6. Una vez los acreedores han aceptado su designación, el liquidador lo informará a la Superintendencia de la Economía Solidaria, y procederá a publicar mediante aviso en un medio de amplia circulación o por el medio más idóneo, la integración de la junta.

7. Para efectos de establecer la media aritmética en ningún caso se tomará en cuenta las acreencias que correspondan a los acreedores que fueron inicialmente designados por razón del monto de sus créditos.

8. Si alguna o algunas de las personas elegidas para conformar la junta a que se refiere el presente capítulo, formaron parte de la administración de la cooperativa con anterioridad al acto que generó la intervención, no podrá formar parte de la junta por lo que se designará un nuevo miembro utilizando el procedimiento descrito en el presente capítulo.

9. Desde el reconocimiento de los créditos y hasta cuando se concluyan los pagos por concepto de restitución de sumas excluidas de la masa de liquidación, la junta sólo podrá estar integrada por acreedores de tales sumas. Una vez éstas hayan sido canceladas la junta se integrará con acreedores de la masa de liquidación. El liquidador publicará y comunicará la integración de la junta.

10. En el evento en que los representantes de los acreedores de mayor cuantía pertenezcan a un mismo grupo empresarial, sólo podrán elegir a uno de ellos en la junta asesora.

CAPÍTULO DÉCIMO

Requisitos para la conformación de la lista de agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales para las entidades supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria

1. Selección de aspirantes y conformación de la lista de agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales

Quienes aspiren a ser designados como agente especial, liquidador, contralor o revisor fiscal en los procesos de toma de posesión adelantados por la Superintendencia de Economía Solidaria deberán estar inscritos en una lista que para tal efecto conformará la entidad.

2. Inscripción

Pueden ser inscritas en la lista de agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales, las personas naturales o jurídicas debidamente constituidas, que no se encuentren incursos en causales de inhabilidad e incompatibilidad establecidas en la ley y cumplan con los requisitos establecidos en el presente capítulo.

3. Requisitos para solicitar inscripción en lista

3.1. (Modificado).* Para las personas naturales

Para la inscripción de personas naturales en la lista de agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales se requiere:

3.1.1. Título universitario en áreas jurídica, financiera, administrativa, económica, o contable.

3.1.2. Formación académica en postgrado en áreas afines con las funciones a desempeñar.

3.1.3. Cuando se trate de organizaciones con actividad real, tener experiencia profesional superior a cinco (5) años.

Para las organizaciones con actividad financiera, se atenderá a lo establecido en el estatuto orgánico del sistema financiero.

*(Nota: El subnumeral 3.1 del presente numeral fue modificado por la Circular Externa 19 de 2003 de la Superintendencia de la Economía Solidaria).

3.2. Para las personas jurídicas

Para que las personas jurídicas puedan ser inscritas en la lista de agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales se requiere:

3.2.1. (Modificado).* Que la fecha de su constitución sea anterior a dos (2) años, y que su objeto social contemple o sea compatible con la administración y/o liquidación de empresas o personas jurídicas.

*(Nota: Modificado por la Circular Externa 19 de 2003 de la Superintendencia de la Economía Solidaria).

3.2.2. Experiencia empresarial no inferior a dos (2) años en áreas relacionadas con la administración y/o liquidación de empresas o personas jurídicas.

3.2.3. Nombre de los asociados y de los directivos de la respectiva persona jurídica, así como el del administrador, funcionario o asesor que en su nombre o por su cuenta desarrollará las funciones de agente especial, liquidador, contralor y/o revisor fiscal, quien deberá acreditar, igualmente, los requisitos exigidos en este capítulo para las personas naturales.

Cualquier cambio de información que se produzca con posterioridad a la inscripción respectiva, debe ser informado inmediatamente ante esta superintendencia para la correspondiente actualización del registro.

4. Documentos para la inscripción

Para efectos de la inscripción, los aspirantes deberán presentar los siguientes documentos:

4.1. Personas naturales

4.1.1. Solicitud de inscripción y hoja de vida según formato suministrado por la Superintendencia de la Economía Solidaria.

4.1.2. Fotocopia del documento de identidad.

4.1.3. Fotocopia de los certificados que acrediten la formación académica y profesional.

4.1.4. Fotocopia de los certificados que acrediten la experiencia laboral.

4.2. Personas jurídicas

4.2.1. Solicitud de inscripción y hoja de vida empresarial según formato suministrado por la Superintendencia de la Economía Solidaria.

4.2.2. Certificado de existencia y representación legal expedido por la entidad competente, con antigüedad no superior a quince (15) días.

4.2.3. Descripción de la infraestructura técnica y administrativa de que dispondrá la sociedad para desarrollar la gestión.

4.2.4. Los documentos requeridos en el punto 4.1. del presente capítulo, relacionados con las personas que en su nombre o por su cuenta ejecutarán las funciones respectivas.

4.2.4. Fotocopia de los contratos, conceptos, estudios u otros documentos que demuestren la experiencia empresarial exigida en el artículo anterior.

5. (Modificado).* Presentación de la solicitud

La correspondiente solicitud, acompañada de los documentos exigidos en esta resolución, deberá radicarse en la secretaría general de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

*(Nota: Modificado por la Circular Externa 19 de 2003 de la Superintendencia de la Economía Solidaria).

6. (Modificado).* Inscripción

En el caso del cumplimiento de los requisitos y documentación exigida en la presente resolución, la oficina de talento humano de la Superintendencia de Economía Solidaria realizará la inscripción en la lista.

La oficina de talento humano se encargará del manejo y actualización de la lista y de la base de datos respectiva, así como de mantenerla a disposición del público.

A las personas seleccionadas se les informará su inscripción en la lista mediante comunicación enviada por correo electrónico y/o a la dirección que figure en la documentación recibida.

*(Nota: Modificado por la Circular Externa 19 de 2003 de la Superintendencia de la Economía Solidaria).

7. Conformación en la lista

La lista de liquidadores, contralores, agentes especiales y revisores fiscales contendrá como mínimo la siguiente información: nombre y apellidos de la persona natural y/o nombre o razón social de la persona jurídica respectiva; número del documento de identificación y/o del NIT; dirección; teléfono; profesión y área de actividad económica en la cual ha acreditado experiencia.

8. Desistimiento

Se entenderá desistida la solicitud de inscripción, cuando el aspirante respectivo no presente los documentos requeridos, en los términos previstos en el artículo 13 del Código Contencioso Administrativo.

Los agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales designados con anterioridad a la expedición de la presente circular, deberán actualizar la información conforme a lo estipulado en los numerales 3 y 11 del presente capítulo.

9.(Modificado).* Designación

La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá designar y dar posesión como agentes especiales, liquidadores, contralores y/o revisores fiscales, a cualquiera de las personas que se encuentren inscritas en la lista.

Efectuada la designación, se comunicará por escrito con el fin de proceder a la posesión.

*(Nota: Modificado por la Circular Externa 19 de 2003 de la Superintendencia de la Economía Solidaria).

10. Límite en la designación de liquidadores y agentes especiales

Ninguna persona natural o jurídica podrá ser designada como liquidador en más de cinco (5) organizaciones solidarias, directamente o como administrador de otras personas jurídicas inscritas en la lista.

11. Documentos para la posesión

Para efectos de la posesión, los designados como liquidadores, contralores, agentes especiales y revisores fiscales deberán allegar a la Superintendencia de la Economía Solidaria, los siguientes documentos:

11.1. Personas naturales

11.1.1. Certificado de antecedentes disciplinarios vigente.

11.1.2. Certificado de antecedentes fiscales vigente.

11.1.3. Certificado de antecedentes judiciales vigente.

11.1.4. Declaración juramentada de bienes.

11.1.5. El agente especial o liquidador o contralor o revisor fiscal designado, bajo la gravedad del juramento, manifestará:

a) Si tiene algún vínculo con entidades solidarias cuya actividad sea similar o afín con el objeto social del organismo solidario sometido a toma de posesión o liquidación; dicho vínculo está referido a la calidad de socio, asociado, miembro de junta directiva o representación legal, y

b) Que no se encuentra incurso en ninguna de las causales de inhabilidad establecidas en la Ley 222 de 1995 y en el estatuto orgánico del sistema financiero.

11.2. Personas jurídicas

En el caso de que la designación recaiga sobre una persona jurídica, se deberá allegar la información relacionada en el subnumeral 11.1 del presente capítulo, en lo relacionado con las personas naturales que en su nombre o por su cuenta van a cumplir las funciones respectivas.

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Fondo de liquidez para las cooperativas de ahorro y crédito, cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, fondos de empleados y asociaciones mutualistas

1. Monto exigido y base para el cálculo

Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, los fondos de empleados y las asociaciones mutualistas deberán mantener permanentemente, como fondo de liquidez, un monto equivalente a por lo menos el 10% de los depósitos y exigibilidades de la entidad.

De conformidad con la normatividad vigente el monto del fondo para cada mes se establecerá tomando para el efecto, el saldo de la cuenta depósitos y exigibilidades o la que haga sus veces, registrado en los estados financieros del mes objeto de reporte, verificados por el revisor fiscal.

La base para determinar el monto del fondo corresponde al total de los depósitos captados y registrados en el grupo 21 del plan único de cuentas, PUC, vigente, que incluye los depósitos y exigibilidades a cargo de la cooperativa por captación de recursos a través de depósitos de ahorro (cuenta mayor 2105), certificados de depósito de ahorro a término (cuenta mayor 2110), depósitos de ahorro contractual (cuenta mayor 2125) y depósitos de ahorro permanente (cuenta mayor 2130).

2. Entidades receptoras

Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, los fondos de empleados y las asociaciones mutualistas deberán mantener el fondo de liquidez en cualquiera de las siguientes entidades:

2.1. Bancos comerciales y organismos cooperativos de grado superior de carácter financiero vigilados por la Superintendencia Bancaria. Para tal efecto, los recursos se deberán mantener en cuentas de ahorro, certificados de depósito a término, certificados de ahorro a término o bonos ordinarios, emitidos por la entidad.

2.2. En un patrimonio autónomo administrado por sociedades fiduciarias vigiladas por la Superintendencia Bancaria.

2.3. En fondos de valores administrados por sociedades comisionistas de bolsa sometidos a la vigilancia de la Superintendencia de Valores.

En los casos previstos en los dos subnumerales anteriores, los recursos se deberán mantener en títulos de máxima liquidez y seguridad.

Podrán participar en un mismo patrimonio autónomo o fondo de valores un número plural de entidades. Los constituyentes y beneficiarios del patrimonio autónomo, así como los suscriptores del fondo de valores serán únicamente los organismos solidarios de que trata el presente capítulo.

La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá establecer límites individuales para los diferentes instrumentos previstos en el subnumeral 2.1 del presente numeral.

3. Cumplimiento del fondo de liquidez

El fondo se deberá mantener constante y en forma permanente durante el respectivo período. El fondo de liquidez podrá disminuir solamente por la utilización de los recursos para atender necesidades de liquidez originadas en la atención de obligaciones derivadas de los depósitos y exigibilidades de la entidad, o por efecto de una disminución de los depósitos y exigibilidades de la entidad.

Los títulos y demás valores permanecerán bajo la custodia del establecimiento bancario, el organismo cooperativo de grado superior, la sociedad fiduciaria o en un depósito centralizado de valores vigilado por la Superintendencia de Valores, y deberán permanecer libres de todo gravamen.

4. Condiciones especiales para el uso del fondo de liquidez

Las entidades de que trata el presente capítulo podrán utilizar el fondo de liquidez, previo aviso a la Superintendencia de la Economía Solidaria, entidad que verificará que su utilización obedeció exclusivamente a las causas descritas en el numeral 3º del presente capítulo.

El deber de avisar en forma previa a la Superintendencia de la Economía Solidaria no implica autorización previa por parte de la entidad de vigilancia y control.

5. Presentación de informes

Cada mes, todas las entidades de que trata el presente capítulo deberán informar a la Superintendencia de la Economía Solidaria el monto y composición del fondo de liquidez, así como el saldo de sus depósitos y exigibilidades en el formato que para el efecto defina el ente de control, adjuntando los extractos de cuenta y demás comprobantes que determine la Supersolidaria, expedidos por la entidad depositaria de los recursos.

Los informes a que se refiere el presente numeral, deberán presentarse debidamente validados y auditados por parte del revisor fiscal de la entidad.

Adicionalmente, y de conformidad con lo prescrito en el presente capítulo, en la misma fecha se deberá remitir en medio impreso a esta superintendencia el formato diseñado para tal fin por la Supersolidaria, anexando copia de los extractos de las cuentas de ahorro, fotocopia de los títulos correspondientes a CDT, CDAT, bonos ordinarios y/o extracto de cuenta expedido por la sociedad fiduciaria y comisionista de bolsa.

Los informes a que se refiere el presente numeral, deberán presentarse debidamente validados y auditados por parte del revisor fiscal de la entidad.

6. Supervisión y sanciones

La Superintendencia de la Economía Solidaria, en cumplimiento de las funciones atribuidas por la ley, verificará la estricta aplicación de lo previsto en el presente capítulo y su incumplimiento acarreará las sanciones personales e institucionales pertinentes por parte de este organismo de supervisión.

CAPÍTULO DECIMOSEGUNDO

Pautas para la utilización y reglamentación del fondo de solidaridad

1. Entidades solidarias que deben contar con un fondo de solidaridad

Las cooperativas, los organismos de segundo y tercer grados, las administraciones públicas cooperativas y las instituciones auxiliares constituidas bajo la forma de empresas asociativas cooperativas deben contar con un fondo de solidaridad. Las precooperativas, las instituciones auxiliares que no adopten la forma jurídica cooperativa, los fondos de empleados, asociaciones mutuales y demás entidades de la economía solidaria están facultadas para establecer dicho fondo, caso en el cual quedarán sometidos a las normas establecidas en el presente capítulo.

No obstante que las entidades del sector cooperativo y en general, del sector solidario, quedaron facultadas por la misma ley para determinar en sus estatutos los fines a los cuales se pueden destinar los recursos del fondo de solidaridad.

En aras de dar adecuado cumplimiento a la observación legal arriba mencionada, esta superintendencia considera necesario hacer las precisiones y definir sus alcances, en los términos que a continuación se establecen:

2. Pautas generales

2.1. Finalidades y formas de utilización

Existen dos finalidades básicas y formas de utilización del fondo de solidaridad que deben señalarse en los estatutos.

La primera es la ayuda económica a los asociados y sus familiares dependientes en circunstancias especiales tales como calamidades domésticas o situaciones de particular dificultad, en las cuales se pueda hacer realidad la ayuda mutua entre aquéllos.

La segunda finalidad consiste en que los recursos del fondo de solidaridad pueden ser destinados al beneficio de la comunidad trabajando por un desarrollo sostenible a través de políticas aprobadas por los asociados y de manera excepcional, para ayuda de los trabajadores de la respectiva entidad o la comunidad en general en situaciones de calamidad.

En relación con la ayuda a los trabajadores o a miembros de la comunidad en caso de calamidades, cabe aclarar que no debe tratarse de actitudes paternalistas sino de expresiones de solidaridad temporales y excepcionales, por ejemplo, en caso de catástrofes naturales.

Además de la determinación de las finalidades del fondo de solidaridad, los estatutos de los organismos solidarios deben consagrar de manera general la obligatoriedad de la existencia de una reglamentación que contemple los requisitos para su utilización, así como el órgano encargado de coordinar estas actividades y de aprobar los pagos que puedan ser sufragados con cargo a dicho fondo. Dichas previsiones estatutarias deberán ser cumplidas en debida forma por las organizaciones solidarias.

De conformidad con la Ley 788 de 2002, una parte de los recursos del fondo de solidaridad se podrá destinar para “educación formal”. Esta superintendencia estará atenta a verificar que las entidades supervisadas cumplan con esta exigencia legal, de acuerdo con la reglamentación pertinente.

2.2. Pautas o lineamientos generales para su reglamentación

En cuanto a los lineamientos o pautas generales que, en concepto de esta superintendencia, deben considerarse en los reglamentos del fondo de solidaridad, están los siguientes:

2.2.1. Pagos que pueden ser sufragados con cargo al fondo de solidaridad.

2.2.2. Clases de contribuciones otorgables.

2.2.3. Requisitos y documentación para aprobación de erogaciones.

2.2.4. Recursos con los cuales se conformará el fondo de solidaridad.

2.2.5. Presupuesto del fondo de solidaridad.

2.2.1. (Modificado).* Pagos que pueden sufragarse con cargo al fondo de solidaridad

A manera enunciativa, pueden señalarse las siguientes actividades para las cuales se justifica hacer uso de los recursos del fondo de solidaridad:

a) Auxiliar a los asociados de la cooperativa en caso de calamidad doméstica;

b) Atención de servicios médicos, hospitalarios y quirúrgicos para el asociado o sus familiares en el parentesco señalado en los estatutos o reglamentos de la organización solidaria, cuando carezcan de servicios de protección obligatoria o no haya sido posible su utilización o el cubrimiento del ciento por ciento (100%) de los pagos en que deba incurrir;

c) Adquirir mausoleos, osarios o lotes en parques cementerios, destinados a facilitarlos a los asociados o trabajadores mediante diversas modalidades;

d) Cancelación total o parcial de planes de protección de servicios médicos prepagados, servicios funerarios y exequiales, o servicios médicos y hospitalarios, así como demás protecciones similares;

e) Contribuciones y obras para lograr un desarrollo sostenible de la comunidad, de conformidad con las políticas generales aprobadas por el órgano competente de la organización solidaria;

f) Contribuir con donaciones esporádicas y ocasionales frente a calamidades de sus trabajadores o a hechos que generen catástrofes o perjuicios colectivos en el entorno de la entidad;

g) Pagos con destino a la “educación formal”, en los términos previstos en la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional, y

h) Préstamos en dinero con intereses garantizando el margen de liquidez, de acuerdo con los parámetros establecidos en el presente capítulo. Estas operaciones activas harán parte de la cartera de crédito de la entidad.

*(Nota: Modificado el presente subnumeral por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 8 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

2.2.2. Clases de contribuciones otorgables

Las contribuciones que se otorguen con cargo al fondo de solidaridad pueden revestir las siguientes modalidades:

a) La asunción total o parcial por parte de la entidad respectiva de los pagos que se causen con motivo de servicios asistenciales prestados por otros u organizados directamente por aquélla, y

b) Otorgamiento de donaciones en dinero directamente a los afectados o beneficiarios de la ayuda.

La fijación de las políticas y reglamentos referidos deberá adoptarse para garantizar la optimización en el manejo de los recursos del fondo, darle a éste un uso racional y de amplia cobertura y evitar fomentar actitudes paternalistas contrarias al espíritu solidario, la ayuda mutua y el esfuerzo propio.

2.2.3. Requisitos y documentación para aprobación de erogaciones

El usuario del fondo de solidaridad debe presentar la documentación necesaria y demás requisitos que comprueben la calamidad o situaciones especiales que demuestren la correcta utilización de los recursos entregados con cargo a este fondo.

Todos los egresos que se generen del fondo de solidaridad, deben quedar condicionados en su cuantía a la disponibilidad y existencia de los recursos que lo constituya.

La asignación de recursos del fondo de solidaridad estará siempre condicionado a lo previsto en la ley, los estatutos, los reglamentos, los presupuestos y a las políticas previamente adoptadas por el organismo solidario respectivo.

2.2.4. (Modificado).* Recursos con los cuales se conformará el fondo de solidaridad

El fondo de solidaridad se debe conformar con los siguientes recursos:

a) Con el porcentaje de los excedentes que destine para tal fin la asamblea general o el órgano de administración competente, el cual, por disposición legal no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) de los mismos en el caso de las cooperativas, organismos de segundo y tercer grados, administraciones cooperativas e instituciones auxiliares constituidas bajo la forma jurídica cooperativa;

b) Con el producto de programas o eventos especiales que se realicen para obtener ingresos para el fondo de solidaridad;

c) Con los rendimientos que se logren con motivo de la colocación transitoria de los recursos del fondo de solidaridad;

d) Con los aprovechamientos obtenidos como producto de su propio desarrollo;

e) Con los aportes o contribuciones de los asociados que en forma obligatoria o voluntaria se establezcan para incrementar este fondo;

f) Con las donaciones y auxilios que se realicen por personas naturales o jurídicas con destino al incremento del fondo de solidaridad, y

g) Con los demás recursos económicos que en forma oportuna y necesaria apropie el órgano de administración competente, con destino al fondo de solidaridad.

*(Nota: Modificado el presente subnumeral por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 8 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

2.2.5. (Modificado).* Presupuesto del fondo de solidaridad

El órgano de administración determinado por el estatuto para orientar y coordinar las actividades del fondo de solidaridad, deberá elaborar cada año un plan o programa de las referidas actividades con su correspondiente presupuesto, en el cual se incluirá la utilización del fondo de solidaridad, que será enviado a esta superintendencia a más tardar dentro del mes siguiente a la fecha en la que se tomó la decisión sobre distribución de excedentes por parte de la asamblea general.

El programa y el presupuesto podrán ser modificados por el organismo competente de la entidad solidaria, comunicando las variaciones a la Superintendencia de la Economía Solidaria dentro de los quince (15) días hábiles siguientes de haberse introducido éstas, sin que con ello se afecte el monto total de los recursos que se deberán destinar a educación y solidaridad.

Con la rendición periódica de cuentas que las entidades supervisadas que tienen fondo de solidaridad deben efectuar ante la Supersolidaria, presentarán un informe financiero y contable de la ejecución de los programas y presupuestos de dicho fondo, en la forma y con los requisitos que establezcan los respectivos formularios diseñados por esta superintendencia.

La superintendencia se abstendrá de aprobar las cuentas del respectivo ejercicio económico de la entidad supervisada con fondo de solidaridad y podrá imponer las sanciones correspondientes, entre otros, en los siguientes casos:

a) Cuando las erogaciones que se realicen afectando el fondo de solidaridad no se ajusten a los propósitos previstos por la ley, en concordancia con las actividades señaladas en el punto 2.2.1 del presente capítulo, y

b) Cuando se hayan efectuado pagos a personas naturales o jurídicas por la prestación de servicios relativos a las actividades descritas en el punto 2.2.1 del presente capítulo, que no posean la formación académica o cuenten con los conocimientos necesarios para prestar el servicio de educación o que no tenga las características necesarias para conceder el servicio de solidaridad.

De conformidad con el artículo 56 de la Ley 79 de 1988, debe tenerse en cuenta que las entidades del sector solidario pueden prever en sus presupuestos y registrar en la contabilidad, incrementos progresivos a los fondos sociales únicamente creados por decisión de la asamblea general.

*(Nota: Modificado el presente subnumeral por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 8 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

CAPÍTULO DECIMOTERCERO

Pautas para la utilización y reglamentación del fondo de educación

1. Entidades solidarias que deben contar con un fondo de educación

De conformidad con el artículo 8º de la Ley 79 de 1988, las cooperativas, las precooperativas, los organismos cooperativos de segundo y tercer grados, las administraciones publicas cooperativas y las instituciones auxiliares constituidas bajo la forma de empresas asociativas cooperativas, deben contar con un fondo de educación y un comité u órgano encargado de desarrollar las labores de educación. Este mismo es aplicable a las asociaciones mutuales, de acuerdo con los artículos 49 y 50 del Decreto 1480 de 1989.

Los demás organismos solidarios de segundo y tercer grados, las instituciones auxiliares que no adopten la forma jurídica cooperativa, los fondos de empleados y entidades restantes de la economía solidaria supervisadas pueden establecer dicho fondo, caso en el cual quedarán sometidos a las normas establecidas en el presente capítulo. De todas formas, deben realizar de modo permanente actividades de educación cooperativa y solidaria, de conformidad con el artículo 4º, numeral 7º de la Ley 454 de 1998, en armonía con el artículo 58 ibídem.

En aras de dar adecuado cumplimiento a la observación legal arriba mencionada, esta superintendencia considera necesario hacer las precisiones y definir sus alcances, en los términos que a continuación se establecen:

2. Pautas generales

2.1. Finalidades y formas de utilización

En concordancia con lo dispuesto en la Directiva Conjunta 31 del 7 de julio de 2000 del Ministerio de Educación Nacional y el Departamento Administrativo de la Economía Solidaria, Dansocial, esta superintendencia considera que de conformidad con los objetivos y actividades previstos en el artículo 88 de la Ley 79 de 1988 y el principio cooperativo de la educación expuesto por la Alianza Cooperativa Internacional, en especial, en los Congresos de Viena (1966) y Manchester (1995), las entidades solidarias supervisadas deberán dirigir y orientar sus actividades de educación a los sujetos y con las finalidades siguientes:

a) Asociados y trabajadores en general, en torno a los principios, métodos y características del sector solidario;

b) Administradores, representantes legales y trabajadores en la actividad económica que constituya el objeto social y en la capacitación necesaria para la debida administración, y

c) Potenciales asociados y público en general, para fines de promoción, en los términos establecidos en el punto 5º de la citada Directiva 31.

De conformidad con la Ley 788 de 2002, una parte de los recursos del fondo de educación se podrá destinar para “educación formal”. Esta superintendencia estará atenta a verificar que las entidades supervisadas cumplan con esta exigencia legal, de acuerdo con la reglamentación pertinente.

2.2. Lineamientos generales para su reglamentación

En cuanto a los lineamientos o pautas generales que, en concepto de esta superintendencia, deben considerarse en las reglamentaciones del fondo de educación, están los siguientes:

2.2.1. Recursos con los cuales se conformará el fondo de educación.

2.2.2. Pagos que pueden ser sufragados con cargo al fondo de educación.

2.2.3. Presupuesto del fondo de educación.

2.2.4. Requisitos y documentación para aprobación de erogaciones.

2.2.5. Cumplimiento de la Directiva Conjunta 31 del 7 de julio de 2000 del Ministerio de Educación Nacional y de Dansocial.

2.2.1. (Modificado).* Recursos con los cuales se conformará el fondo de educación

El fondo de educación se conformará con los siguientes recursos:

a) Con el porcentaje de los excedentes cooperativos que destine para tal fin la asamblea general o el órgano de administración competente, el cual, por disposición legal no podrá ser inferior al veinte por ciento (20%) de los mismos en el caso de las cooperativas, precooperativas, organismos cooperativos de segundo y tercer grados, administraciones públicas cooperativas e instituciones auxiliares constituidas bajo la forma jurídica cooperativa o con el porcentaje establecido en el estatuto para el fondo de educación en las asociaciones mutuales o si se crea un fondo de educación en un organismo solidario no cooperativo de segundo o tercer grados, en una institución auxiliar que no adopte la forma jurídica cooperativa, en un fondo de empleados u otra entidad de la economía solidaria supervisada, en la forma y porcentaje que dispongan los estatutos o la asamblea general;

b) Con el producto de programas o eventos especiales que se realicen para obtener ingresos para el fondo de educación;

c) Con los rendimientos que se logren con motivo de la colocación transitoria de los recursos del fondo de educación;

d) Con los aprovechamientos obtenidos como producto de su propio desarrollo;

e) Con los aportes o contribuciones de los asociados que en forma obligatoria o voluntaria se establezcan para incrementar este fondo;

f) Con las donaciones y auxilios que se realicen por personas naturales o jurídicas con destino al incremento del fondo de educación, y

g) Con los demás recursos económicos que en forma oportuna y necesaria apropie el órgano de administración competente con destino al fondo de educación.

*(Nota: Modificado el presente subnumeral por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 9 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

2.2.2. (Modificado).* Pagos que pueden ser sufragados con cargo al fondo de educación

De conformidad con lo expuesto en la ley y en los términos establecidos en el punto 5 de la citada Directiva Conjunta 31 del 7 de julio de 2000 del Ministerio de Educación Nacional y el Dansocial, los ámbitos que comprende la educación solidaria, se concretarán en las siguientes actividades:

a) Cursos presenciales o a distancia, conferencias, mesas redondas, paneles, seminarios, talleres y demás eventos colectivos que tengan por objetivo predominante la formación o capacitación teórica y práctica de los asistentes a dichos eventos;

b) Elaboración o compra de folletos, cartillas, libros, boletines, carteleras y demás publicaciones impresas que tengan por objetivo la formación y capacitación de sus lectores;

c) Elaboración o compra de medios audiovisuales, tales como cintas magnéticas de grabación, películas, discos, software, cuyos contenidos tengan por objetivo la formación y capacitación de sus usuarios;

d) Investigaciones efectuadas con medios técnicos y científicos y personal idóneo, que permitan el desarrollo de los fines educativos estatutarios consagrados por la entidad solidaria o que contribuyan a la actividad económica relacionada con el respectivo organismo solidario, siempre que se ajusten a los principios y filosofía del sector solidario;

f) Adquisición de activos fijos bien sean éstos inmuebles, muebles y equipos que tengan por objeto principal dotar a las entidades de los medios o instalaciones adecuadas para adelantar las actividades de educación. En este evento el presupuesto debe diferenciar claramente las partidas que implican gasto de las que constituyen inversión, existiendo un sano equilibrio entre las mismas de acuerdo con las necesidades particulares propias de cada entidad y el monto de los recursos destinados a la educación;

h) Pagos con destino a la “educación formal”, en los términos previstos en la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional, e

i) Préstamos en dinero con intereses garantizando el margen de liquidez, de acuerdo con los parámetros establecidos en el presente capítulo. Estas operaciones activas harán parte de la cartera de crédito de la entidad.

*(Nota: Modificado el presente subnumeral por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 9 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

2.2.3. (Modificado).* Presupuesto del fondo de educación

El comité de educación u órgano de administración determinado por el estatuto para orientar y coordinar las actividades de educación solidaria, deberá elaborar cada año un plan o programa de las referidas actividades con su correspondiente presupuesto, en el cual se incluirá la utilización del fondo de educación, que será enviado a esta superintendencia a más tardar dentro del mes siguiente a la fecha en la que se tomó la decisión sobre distribución de excedentes por parte de la asamblea general.

El programa y el presupuesto educativo podrán ser modificados por el organismo competente de la entidad solidaria, comunicando las variaciones a la Superintendencia de la Economía Solidaria dentro de los quince (15) días hábiles siguientes de haberse introducido éstas, sin que con ello se afecte el monto total de los recursos que se deberán destinar a educación.

Cuando el comité u órgano administrativo competente confíe la ejecución del programa de educación solidaria en un organismo de segundo grado o en una institución auxiliar de la economía solidaria especializada en educación, dichas organizaciones serán igualmente responsables del cumplimiento del envío de los programas, presupuesto y modificaciones previstas en este artículo.

Con la rendición periódica de cuentas que las entidades supervisadas que tienen fondo de educación deben efectuar ante la Supersolidaria, presentarán un informe financiero y contable de la ejecución de los programas y presupuestos de educación, en la forma y con los requisitos que establezcan los respectivos formularios diseñados por esta superintendencia.

La superintendencia se abstendrá de aprobar las cuentas del respectivo ejercicio económico de la entidad supervisada con fondo de educación y podrá imponer las sanciones correspondientes, entre otros, en los siguientes casos:

a) Cuando las erogaciones que se realicen afectando el fondo de educación no se ajusten a los propósitos previstos por la ley, en concordancia con las actividades señaladas en el punto 2.2.2 del presente capítulo;

b) Cuando las actividades que impliquen erogaciones con cargo a recursos del fondo de educación consistentes en la realización de cursos o programas regulares de formación, no sean impartidos por organismos de segundo grado o instituciones auxiliares de la economía solidaria especializadas en educación u otras autorizadas legalmente;

c) Cuando se hayan efectuado pagos a personas naturales o jurídicas por la prestación de servicios relativos a las actividades descritas en el punto 2.2.2 del presente capítulo, que no posean la formación académica o cuenten con los conocimientos necesarios para prestar este tipo de servicios, y

d) Cuando se hayan efectuado pagos a personas naturales o jurídicas por la prestación de servicios relativos a actividades diferentes a las señaladas anteriormente, tales como de asistencia técnica, investigación, promoción, sin tener previstas dichas actividades en su estatuto u objeto social o cuando las desempeñen personas naturales que no posean la formación académica o cuenten con los conocimientos necesarios para prestar este tipo de servicios.

De conformidad con el artículo 56 de la Ley 79 de 1988, debe tenerse en cuenta que las entidades del sector solidario pueden prever en sus presupuestos y registrar en la contabilidad, incrementos progresivos a los fondos sociales únicamente creados por decisión de la asamblea general.

*(Nota: Modificado el presente subnumeral por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 9 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

2.2.4. Requisitos y documentación para aprobación de erogaciones

El usuario del fondo de educación debe presentar la documentación necesaria y demás requisitos que comprueben la erogación educativa que demuestren la correcta utilización de los recursos entregados con cargo a este fondo.

Todos los egresos que se generen del fondo de educación, deben quedar condicionados en su cuantía a la disponibilidad y existencia de los recursos que lo constituya.

La asignación de recursos del fondo de educación estará siempre condicionado a lo previsto en la ley, los estatutos, los reglamentos, los presupuestos y a las políticas previamente adoptadas por el organismo solidario respectivo.

2.2.5. Cumplimiento de la Directiva Conjunta 31 del 7 de julio de 2000 del Ministerio de Educación Nacional y de Dansocial

Las organizaciones solidarias supervisadas deben tener en cuenta las directrices específicas señaladas en la mencionada Directiva 31 de 2000 del Ministerio de Educación Nacional y del Dansocial para el desarrollo de los programas educativos que están obligadas a adelantar y el uso adecuado de los fondos de educación, en especial, las relacionadas con el “Proyecto educativo social y empresarial, Pesem“, en los términos previstos en el punto 4º de ese documento.

CAPÍTULO DECIMOCUARTO

Régimen de inhabilidades e incompatibilidades de las entidades supervisadas

1. Fuentes

a) Legales

Las mismas, como su nombre lo indica, tienen como fuente la ley y se encuentran establecidas expresamente en el artículo 60 de la Ley 454 de 1998, el cual, al referirse a las inhabilidades e incompatibilidades de los miembros del consejo de administración y vigilancia de las cooperativas, dispuso expresamente lo siguiente:

“Los miembros de las juntas de vigilancia no podrán ser simultáneamente miembros del consejo de administración de la misma cooperativa, ni llevar asuntos de la entidad en calidad de empleado o de asesor.

Los miembros del consejo de administración no podrán celebrar contratos de prestación de servicios o de asesoría con la entidad.

PAR. 1º—Los cónyuges, compañeros permanentes, y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o de afinidad y primero civil de los miembros de la junta de vigilancia, del consejo de administración, del representante legal o del secretario general de una cooperativa tampoco, podrán celebrar contratos de prestación de servicios o de asesoría con esa cooperativa.

PAR. 2º—Lo dispuesto en el primer inciso de este artículo no rige para las cooperativas de trabajo asociado”.

Al respecto, es preciso advertir, que el régimen del artículo 60 de la Ley 454 de 1998, sólo opera para las cooperativas, la cual por ser una norma “prohibitiva”, no puede ser aplicada por “analogía” a los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia, así como sus parientes y allegados, de las demás entidades de economía solidaria supervisadas por esta superintendencia. Lo anterior, no es óbice para que sean acogidas e implementadas en los estatutos, evento en el cual, se convertirían en normas de obligatorio cumplimiento.

Adicionalmente, existe una “habilidad legal” para que los asociados de las entidades supervisadas puedan asistir a reuniones de asamblea general de asociados, según la cual, son asociados hábiles, para dichos efectos, “los inscritos en el registro social que no tengan suspendidos sus derechos y se encuentren al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones de acuerdo con los estatutos y reglamentos”.

Para el caso de la asamblea general de “delegados”, la ley no exige que los delegados convocados sean hábiles, sin embargo, si dicha habilidad está ordenada por disposición estatutaria, debe ser acatada por ser norma de obligatorio cumplimiento. Desde luego, por lo menos deben haber sido hábiles los delegados al momento de su elección. Pero si posteriormente incurren en una causal de inhabilidad, salvo disposición estatutaria en contrario, no se podría impedir la asistencia del delegado a la asamblea, pues con esto se estarían coartando indirectamente los derechos de representación de los asociados que lo eligieron al exigir un requisito que, como ya se anotó, no quedó contemplado expresamente en la ley para los delegados sino para los asociados.

Así mismo, es preciso tener en cuenta que las organizaciones de la economía solidaria deben establecer expresamente en sus estatutos, requisitos rigurosos para el acceso a los órganos de administración y vigilancia, con base en los criterios señalados en el parágrafo del artículo 7 de la Ley 454 de 1998, lo que equivale a decir, que existe una “habilidad estatutaria”, para poder ocupar un cargo en uno de estos órganos;

b) Estatutarias

Además de las incompatibilidades e inhabilidades expresamente consagradas por el legislador, el mismo facultó a los asociados de las entidades solidarias para que fijen en sus estatutos las que consideren convenientes, tal como se señala, por ejemplo, en el artículo 19, numeral 6º de la Ley 79 de 1988, al tenor del cual:

“Los estatutos de toda cooperativa deberán contener:

(...).

“6. Régimen de organización interna, constitución, procedimientos y funciones de los órganos de administración y vigilancia, condiciones, incompatibilidades y forma de elección y remoción de sus miembros.”

Las demás entidades de la economía solidaria supervisadas por esta superintendencia, deben estipular en sus estatutos, de acuerdo con los principios de “autogestión” y “autonomía”, el régimen de inhabilidades e incompatibilidades que las gobierne.

Con fundamento en el anterior entorno normativo, es dable concluir que las inhabilidades e incompatibilidades de los miembros de los órganos de administración y vigilancia de las entidades supervisadas son de dos clases: Las contempladas en la ley y las previstas en los estatutos.

Así mismo, que dichas inhabilidades e incompatibilidades deben ser expresas y su interpretación es restrictiva, esto es, que únicamente se tendrán como tales, las expresamente señaladas por el legislador (L. 454/98, art. 60 para las cooperativas) y las contempladas en los estatutos de las entidades bajo la supervisión de esta superintendencia. No pueden aplicarse otras en forma analógica.

En cuanto a las legales, hasta el momento, el legislador sólo ha contemplado las del artículo 60 de la Ley 454 de 1998 para las cooperativas. A contrario sensu, en las demás entidades de la economía solidaria sólo existen las inhabilidades e incompatibilidades que expresamente señalen sus propios estatutos.

Cabe resaltar que el régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en el artículo 60 de la Ley 454 de 1998, es una norma imperativa de obligatorio cumplimiento para todas las cooperativas, la cual dado su jerarquía, no puede ser desconocida por una disposición estatutaria.

CAPÍTULO DECIMOQUINTO

Trámite de quejas de las entidades vigiladas

Sin perjuicio del trámite legal previsto en el capítulo cuarto del título cuarto de la presente circular, que deben seguir las entidades supervisadas, cualquier queja, reclamo o denuncia de un asociado en relación con la prestación de los servicios o por la posible violación de la ley, los estatutos o reglamentos por parte de un mismo asociado o por un miembro de los órganos de administración y vigilancia, debe ser conocida y tramitada, en primera oportunidad, ante el órgano de control social previsto en la ley para cada una de ellas (órgano natural), esto es, “junta de vigilancia” en las cooperativas y en las formas de administraciones públicas cooperativas, “comité de control social” en los “fondos de empleados”, “comité de vigilancia” en las precooperativas y por la “junta de control social” en las asociaciones mutuales, quien será el encargado de darle trámite y solicitar a los órganos competentes la aplicación de los correctivos pertinentes, con fundamento en las funciones asignadas en la ley y en los estatutos.

Las quejas o reclamos por asuntos especiales, que requieren de la revisión, certificación o aprobación del “revisor fiscal”, por ejemplo, régimen de inversiones, cobro de intereses, devolución de aportes, objeciones sobre balances o estados financieros, libros de contabilidad, entre otros, deben ser conocidos y tramitados en primera oportunidad ante dicho órgano.

Dentro de los estatutos de las entidades de economía solidaria deben estar establecidos expresamente los “procedimientos para resolver diferencias o conflictos transigibles entre los asociados o entre éstos y la entidad solidaria, por causa o con ocasión de actos cooperativos o solidarios”. Para este efecto, están autorizadas para crear en su legislación interna “centros de conciliación o arbitramento”, en los términos y condiciones previstos en el Decreto 1818 de 1998.

Por tanto, el trámite interno de la reclamación o queja surtido ante los órganos de control social o el revisor fiscal, debe cumplir por lo menos, los siguientes pasos:

a) Queja o reclamación por escrito ante el órgano de control social o el revisor fiscal, la cual debe contener: El objeto de la queja, las razones en que se apoya, la relación de documentos que se acompaña, y la firma del peticionario.

Si quien presenta una queja verbal afirma no saber o no poder escribir, dichos órganos de control deben recibirla y darle una copia al interesado.

Además, el interesado, deberá acreditar interés legítimo para presentar su queja;

b) Traslado de la queja a la contraparte, por el órgano de control social o el revisor fiscal, indicando el sentido y los puntos concretos sobre los cuales debe versar la respuesta y determinando, igualmente, el plazo dentro del cual se debe dar respuesta a la petición del quejoso, sin perjuicio de que el órgano de control ante quien se interpone la queja, resuelva directamente el asunto;

c) Respuesta de la contraparte al quejoso, la cual deberá ser completa, clara, precisa y comprensible, contener la solución o aclaración de lo reclamado y los fundamentos legales, estatutarios o reglamentarios que soporten la posición de la contraparte, junto con los documentos que, de acuerdo con las circunstancias, se estimen apropiados para respaldar las afirmaciones o conclusiones sostenidas por la misma;

d) Invitación del órgano de control social o el revisor fiscal a las partes a resolver el conflicto a través de la conciliación o el arbitramento, siempre que el asunto sea transigible de acuerdo con la ley. La labor de dichos órganos de control en esta diligencia debe ser activa, proponiendo dentro de lo posible, fórmulas de arreglo o conciliación, siempre ajustadas a la ley, a los estatutos y a los reglamentos de la entidad. Esta etapa puede ser llevada a cabo por los órganos de control, en cualquier tiempo, dentro del plazo para resolver la queja, incluso, si lo consideran procedente, antes del traslado de la queja a la contraparte.

Debe dejarse constancia por escrito de haberse surtido este procedimiento;

e) Solicitud por escrito del órgano de control social a los órganos competentes, de la aplicación de los correctivos pertinentes para la solución de la queja.

Si la queja fue tramitada por el revisor fiscal, debe presentar su dictamen a la junta de vigilancia, para que esta última solicite la aplicación de los correctivos, y

f) Plazo. Lo anterior, debe ser resuelto dentro del plazo establecido en los estatutos. A falta de disposición estatutaria, dentro de un término de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo de la queja.

La renuencia o demora injustificada por parte del órgano de control social o el revisor fiscal, para atender la reclamación del quejoso, además de dar lugar a iniciar las investigaciones administrativas contra los mismos, por incumplimiento de sus obligaciones legales y estatutarias, será tenida como prueba en su contra por esta superintendencia, dentro de dicho proceso.

Las quejas sobre graves irregularidades al interior de las entidades, posiblemente constitutivas de “hechos punibles” o conductas sancionables por nuestro ordenamiento jurídico, que escapan del ámbito de la competencia asignada por la ley a esta superintendencia, deben ser puestas directamente por los asociados o por los órganos de administración, control y vigilancia, en conocimiento de las autoridades judiciales competentes. Cuando de dichas irregularidades haya tenido conocimiento el órgano de control social o el revisor fiscal, directamente o por conducto de los asociados, deben, además, informar inmediatamente a esta entidad, con los soportes correspondientes, para los fines pertinentes.

CAPÍTULO DECIMOSEXTO

Tasa máxima de interés que pueden cobrar las entidades supervisadas

1. Autoridad competente para certificar el interés bancario corriente

La única autoridad competente para certificar la tasa de interés bancario corriente es la Superintendencia Bancaria, con base en el artículo 326 del estatuto orgánico financiero, subrogado por el artículo 2º del Decreto 2359 de 1993.

La Superintendencia de la Economía Solidaria no tiene atribuida expresamente ninguna facultad legal para certificar una tasa de interés corriente equivalente para el sector solidario, por lo que las entidades de la economía solidaria para efectos de las tasas máximas de interés que pueden legalmente cobrar deben tener como punto de referencia la certificación del interés bancario corriente expedido por la Superintendencia Bancaria.

2. Tasa máxima de interés que pueden cobrar legalmente las entidades supervisadas

Toda vez que no existe norma especial que regule el monto máximo de intereses que legalmente pueden cobrar las entidades supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, es necesario remitirse a las normas generales que regulan la materia. Es decir que por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, aplicable a todas las entidades de la economía solidaria para efectos de llenar vacíos legales, se llega a la conclusión de que las tasas de interés que pueden cobrar las entidades vigiladas están reguladas por los artículos 884 del Código de Comercio (modificado por la L. 510/99, art. 111) y demás normas concordantes, en especial, el artículo 305 del Código Penal.

Cabe anotar que así lo ha entendido y aplicado siempre el sector al momento de fijar las tasas de interés acordadas para los créditos con sus asociados, pues las entidades vigiladas han tenido como punto de referencia el interés que cobran las entidades con ánimo de lucro para establecer el propio, en muchas ocasiones, acudiendo a los mismos límites máximos.

A este respecto se tiene que las normas que tratan este tema, entre otras, el artículo 305 del Código Penal que tipifica el delito de usura, lo hacen de manera general, de tal suerte que no pueden entenderse como excluidas o exceptuadas de dicha normatividad las operaciones realizadas por las cooperativas y demás entidades de la economía solidaria.

De conformidad con reiterada jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia (en especial la Sent., mayo 30/96, con ponencia del M. Carlos Esteban Jaramillo Schloss); del Consejo de Estado (Sent., sep. 18/98) ; y de la Corte Constitucional (Sent. C-136, mar. 4/99, con ponencia del M. José Gregorio Hernández Galindo), el tope que establece el legislador para lo intereses constituye una norma de orden público, es decir, que rige independientemente de la voluntad de los particulares y a la que los mismos deben sujetarse. El hecho de que se trate de entidades de naturaleza solidaria, sin ánimo de lucro, no es una causal de exoneración para las entidades vigiladas, en cuanto a que no deban sujetarse a las tasas máximas de interés.

Por lo anterior, las tasas de interés contempladas en las operaciones de créditos nuevos aprobados por las entidades supervisadas no podrán sobrepasar las tasas máximas de usura, calculadas según la certificación vigente sobre interés bancario corriente emitida por la Superintendencia Bancaria, esto es, no pueden exceder en la mitad del interés bancario corriente que para el período correspondiente estén cobrando los bancos. En el caso de cupos de crédito, el límite máximo de tasa de interés se determinará según la tasa de interés de usura aplicable el día del desembolso.

(Nota: Modificado el inciso 5º del presente numeral por la Circular Externa 17 de 2003 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

3. Autoridades competentes para reliquidar créditos y determinar el delito de usura

No es competencia de esta superintendencia el ordenar de manera particular a ninguna entidad que reliquide los créditos que ha otorgado para ajustarlos a las tasas máximas de interés legalmente permitidas, sino que esta decisión es competencia de la justicia ordinaria a petición de los interesados.

Igualmente, no corresponde a esta entidad sino a las autoridades penales, pronunciarse sobre la posible comisión del delito de usura con ocasión del cobro de tasas de interés por créditos.

4. De la solución de conflictos transigibles entre las entidades supervisadas y sus asociados con ocasión del cobro de tasas de interés

Los créditos que otorgan las entidades supervisadas constituyen actos cooperativos o solidarios, de conformidad con el artículo 7º de la Ley 79 de 1988, toda vez que se trata de operaciones entre los asociados y sus entidades, en desarrollo del objeto social.

En consecuencia, debe tenerse en cuenta que antes que acudir a la justicia ordinaria, se requiere, por expresa disposición legal, surtir los procedimientos establecidos en los estatutos para solucionar conflictos transigibles entre los asociados y sus propias empresas asociativas con ocasión de dichos actos cooperativos o solidarios.

Si bien las entidades deben ajustarse a las tasas máximas de interés legalmente permitidas en las operaciones con sus asociados, toda vez que se trata de entidades en las cuales los usuarios de los servicios son los mismos asociados, dueños y gestores de la empresa que los presta (“criterio de identidad”), las dificultades económicas que tales ajustes puedan ocasionar a cada entidad supervisada, previamente a ventilarse ante la justicia ordinaria o la Superintendencia de la Economía Solidaria, debería ser objeto de soluciones concretas tomadas por los mismos asociados-usuarios y beneficiarios de los créditos de común acuerdo con las entidades vigiladas.

Estos problemas podrían ser tratados, inclusive, en asamblea general extraordinaria, debido a lo imprevisto y urgente del tema para muchas entidades.

CAPÍTULO DECIMOSÉPTIMO

Instrucciones a las entidades supervisadas sobre los procedimientos a seguir en los procesos de disolución y liquidación voluntaria

1. Requisitos previos

1.1. De conformidad con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998, las entidades supervisadas, para adelantar los procesos de liquidación voluntaria en cumplimiento del numeral 1º del artículo 107 de la Ley 79 de 1988, se someterán al régimen previsto en las disposiciones especiales consagradas en la citada Ley 79 y, en subsidio, se regirán por el Código de Comercio.

1.2. De acuerdo con los artículos 107, numeral 1º y 109 de la Ley 79 de 1988, la liquidación voluntaria es el proceso que sigue a la terminación del acuerdo solidario en forma anticipada, decisión que toman los asociados de la entidad supervisada por libre manifestación de su voluntad.

1.3. Las entidades solidarias supervisadas que se encuentren en cualquiera de las causales previstas en el articulo 107 de la Ley 79 de 1988, deberán informar al ente de supervisión, que se llevará a cabo una asamblea ordinaria o extraordinaria de asociados para tomar la decisión sobre la entidad.

Para el efecto, las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito que hubieren desarrollado la actividad financiera, deberán acompañar los siguientes documentos:

a) Estados financieros del último período, mes o año, acompañado de las notas correspondientes;

b) Cálculo de la relación de solvencia;

c) Reporte sobre control al fondo de liquidez;

d) Evaluación y clasificación de cartera y régimen de provisiones;

e) Cálculo de la relación captaciones sobre aportes sociales;

f) Cálculo del activo productivo;

g) Reporte sobre riesgo de liquidez, y

h) Certificación del revisor fiscal, en donde atesta o da fe pública de si existe o no cesación de pagos parcial o total.

Las entidades distintas a las mencionadas en el inciso segundo del presente subnumeral, sólo deben acompañar los documentos señalados en los literales a), d) y h) antes citados.

1.4. El ente de control evaluará la documentación suministrada de acuerdo con lo previsto en el subnumeral 1.3 del presente capítulo y tomará una decisión sobre si se prosigue con la liquidación voluntaria o se opta por la adopción de una medida cautelar prevista en la ley. En todo caso, la Superintendencia se reserva el derecho de solicitar información financiera adicional para determinar la real situación de la entidad.

2. Supervisión del trámite de la liquidación

Las entidades supervisadas en trámite para liquidación voluntaria, deben seguir los siguientes procedimientos generales:

2.1. Realizada la evaluación de que trata el subnumeral 1.4 del presente capítulo podrá celebrarse la asamblea general de asociados ordinaria o extraordinaria convocada para tal efecto, acorde con las disposiciones legales y estatutarias.

2.2. La administración debe presentar a la asamblea general los estados financieros básicos con una antigüedad no mayor a 30 días, debidamente certificados y dictaminados, según el caso.

2.3. La administración debe presentar un informe detallado de las razones técnicas, sociales, financieras y jurídicas por las cuales se somete a consideración de la asamblea la decisión de liquidar.

2.4. Cuando las organizaciones solidarias supervisadas se disuelvan por acuerdo de los asociados en asamblea general especialmente convocada para tal efecto, la decisión requerirá del voto favorable de las dos terceras (2/3) partes de los asistentes.

2.5. La asamblea general deberá nombrar una junta asesora, para verificar las actuaciones del proceso liquidatorio, la cual estará conformada en los términos previstos en el artículo 173 de la Ley 222 de 1995.

Las funciones de la junta asesora serán las establecidas en el artículo 178 de la Ley 222 de 1995, excepto la prevista en el numeral 7º. Cuando en dicho artículo se haga referencia a la Superintendencia de Sociedades se deberá entender Superintendencia de la Economía Solidaria.

2.6. La asamblea debe nombrar al liquidador o liquidadores, principales y suplentes, lo mismo que al revisor fiscal principal y suplente, y fijar sus honorarios. Sólo será obligatorio tener revisor fiscal, cuando los activos de la entidad solidaria superen los 300 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

2.7. Si el liquidador o liquidadores no fueren nombrados por la asamblea o no entraren a ejercer sus funciones dentro de los treinta (30) días siguientes a su nombramiento por dicho órgano de administración, la Superintendencia de la Economía Solidaria, de oficio o a solicitud de cualquiera de los asociados, procederá a nombrarlo con cargo al presupuesto de cada entidad.

2.8. Realizada la asamblea, la entidad solidaria supervisada deberá remitir a esta superintendencia, para el control de legalidad y la autorización de la inscripción del proceso de liquidación voluntaria en la cámara de comercio, la siguiente documentación:

a) Copia del acta del consejo de administración o del órgano equivalente en las demás entidades solidarias, tomada de los libros de actas inscritos en la cámara de comercio, con indicación de los nombres de los directivos asistentes en la que se acuerda convocar a la asamblea ordinaria o extraordinaria, fijando fecha, hora y lugar de su celebración. Si no es tomada de tales libros debe venir constancia firmada por el secretario, donde certifique que dicha acta es fiel copia del original;

b) Copia del acta de asamblea tomada de los libros de actas inscritos en la cámara de comercio, donde figuren elegidos los directivos competentes que están convocando actualmente. Si no es tomada de esos libros debe venir constancia firmada por el secretario, donde certifique que dicha acta es fiel copia del original;

c) Constancia expedida por la junta de vigilancia u órgano de control social equivalente en las demás entidades solidarias, sobre la publicación de la lista de asociados inhábiles, así como de su verificación y suscripción, indicando la fecha de publicación. De no existir asociados inhábiles deben hacer la correspondiente observación;

d) Copia del medio utilizado según los estatutos para hacer pública la convocatoria;

e) Copia del acta de asamblea firmada por el presidente y secretario y aprobada por la asamblea o por la comisión o comité que haya sido designado para tal efecto, la cual debe contener:

1. Número del acta, fecha, lugar y hora en que se llevó a cabo.

2. Número de asociados o delegados hábiles, convocados según el caso y el de los asistentes a la reunión.

3. Orden del día desarrollado en la asamblea.

4. Si la asamblea fue de delegados, deben anexar reglamento de la elección de los mismos y acta de escrutinio de tal elección.

5. Nombre del liquidador y del revisor fiscal, con cartas de aceptación del cargo, así como la especificación de los honorarios asignados.

f) Certificado reciente de existencia y representación legal de cámara de comercio, y

g) Copia de los últimos estatutos debidamente aprobados.

2.9. El liquidador o liquidadores y el revisor fiscal, con sus respectivos suplentes, de las cooperativas que hubieren desarrollado la actividad financiera, deberán posesionarse ante la Superintendencia de la Economía Solidaria en un plazo no superior a 30 días contados desde la notificación del acto administrativo señalado en el subnumeral anterior, para cuyos efectos, tratándose de personas naturales o jurídicas, deben enviar la siguiente documentación:

a) Personas naturales

1. Copia del acta de la asamblea general donde consta la designación del liquidador y el revisor fiscal, con sus respectivos suplentes.

2. Carta de aceptación del cargo de tales designaciones.

3. Certificado de antecedentes judiciales vigente.

4. Certificado de antecedentes disciplinarios vigente.

5. Certificado de antecedentes fiscales vigente.

6. Declaración juramentada de bienes.

7. Manifestación escrita juramentada de si tienen algún vínculo con organizaciones solidarias cuya actividad sea similar o afín con el objeto social de la entidad en liquidación voluntaria; dicho vínculo estará referido a la calidad de asociado, miembro de algún órgano de administración o vigilancia o de algún cargo que tenga representación legal en tales organizaciones solidarias.

8. Manifestación escrita juramentada de que no se encuentra incurso en ninguna de las causales de inhabilidad establecidas en la Ley 222 de 1995 y en el estatuto orgánico del sistema financiero.

9. Acreditar experiencia en el ejercicio de la actividad financiera, en economía solidaria o en procesos de liquidación, y

b) Personas jurídicas

En el caso de que la designación recaiga sobre una persona jurídica, se deberá allegar la documentación e información relacionada en el literal anterior del presente capítulo, en lo relacionado con las personas naturales que en su nombre o por su cuenta van a cumplir las funciones respectivas.

2.10. Evaluada la documentación la Superintendencia de la Economía Solidaria expedirá la resolución de autorización o rechazo para iniciar el proceso de liquidación. Dicho acto administrativo será necesario para proceder al trámite de la posesión del liquidador y revisor fiscal nombrados por la asamblea para el caso de las cooperativas que hubieren desarrollado la actividad financiera. Con todo, previa la expedición de la resolución, la Supersolidaria podrá efectuar los requerimientos que considere necesarios para completar la información y documentación pertinente.

2.11. En el caso de que el candidato a liquidador haya sido administrador de la entidad, debe presentar un informe de gestión, obtener la aprobación de cuentas por parte de la asamblea general o la junta de asociados y de la Superintendencia de la Economía Solidaria, presentar el paz y salvo de la entidad y certificación de esta última de no tener acreencia pendiente con dicho candidato. Esta aprobación debe hacerse en la misma asamblea donde se apruebe la disolución para liquidar.

2.12. El liquidador principal, una vez posesionado debidamente ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, deberá elaborar y presentar ante esta misma entidad el inventario de la masa activa y pasiva a liquidar, dentro de los treinta (30) días siguientes a la inscripción en la cámara de comercio. Este inventario debe coincidir con el presentado a la asamblea general para la liquidación, so pena de perder eficacia el proceso de liquidación.

2.13. El liquidador tendrá la obligación de informar a los acreedores sobre el inicio de la liquidación de la entidad solidaria, mediante aviso que se publicará en un periódico que circule regularmente en el lugar del domicilio social y que se fijará en lugar visible de las oficinas de la entidad. Copia de dicho aviso será enviada a la Superintendencia de la Economía Solidaria, en cuyos archivos estará a disposición del público.

2.14. Dentro de los diez (10) días siguientes a la publicación del aviso, los acreedores de la entidad solidaria podrán manifestarse en relación con el inventario y, si es del caso, solicitar al liquidador la realización de los ajustes pertinentes, quien, vencido el plazo, presentará un informe a la Superintendencia de la Economía Solidaria al respecto.

2.15. El liquidador deberá inscribir el proceso de liquidación en la cámara de comercio del domicilio principal de la entidad solidaria.

Una vez inscrito en la cámara de comercio el liquidador enviará a la Superintendencia de la Economía Solidaria copias de las pólizas de manejo, el aviso de prensa y del certificado de cámara de comercio donde figure registrada la respectiva organización solidaria.

2.16. Una vez aprobado el inventario por parte de esta superintendencia, el proceso de liquidación queda bajo la responsabilidad de la asamblea general y del liquidador.

2.17. El liquidador o liquidadores, presentarán a la asamblea anualmente, los informes relacionados con el estado de la liquidación, a más tardar el último día hábil del mes de marzo de cada año y al término de su gestión, acompañados de:

a) Estados de liquidación junto con sus notas;

b) Estados financieros básicos junto con sus notas, y

c) Informe de gestión.

2.18. Finalizada la gestión del liquidador o los liquidadores, convocarán a la junta de asociados o a la asamblea, para que aprueben las cuentas de la liquidación y el acta final de la misma, la cual deberá contener el nombre de la organización u organizaciones de la economía solidaria receptoras a quienes se les transferirán los remanentes de la liquidación, de acuerdo con lo previsto en los estatutos. Estas decisiones podrán adoptarse con el voto favorable de la mayoría de los asociados que concurran.

2.19. Si hecha debidamente la convocatoria no concurre ningún asociado, el liquidador o los liquidadores convocarán en la misma forma a una segunda reunión de asamblea, para dentro de los diez (10) días hábiles siguientes; si a dicha reunión tampoco concurre ningún asociado, se tendrán por aprobadas las cuentas de los liquidadores, las cuales no podrán ser posteriormente impugnadas.

2.20. La Superintendencia de la Economía Solidaria expedirá un acto de cierre del proceso liquidatorio, con base en la siguiente documentación que deberá enviar el liquidador:

a) Acta final de liquidación. Si la misma no es tomada de los libros deberá adjuntarse constancia firmada por el secretario del acta donde se certifique que es fiel copia del original;

b) Balance final con las cuentas saldadas dictaminado por el revisor fiscal o para aquellas que no lo requerían de acuerdo con sus activos, por el contador;

c) Informe dictaminado por el revisor fiscal o el contador, según sea el caso, sobre la no existencia de pasivos;

d) En el caso que exista remanente en la liquidación, de acuerdo con lo establecido en el artículo 121 de la Ley 79 de 1988, la entidad receptora de los saldos del remanente de liquidación transferidos por el organismo solidario, deberá expedir con destino a esta superintendencia una certificación de los recursos recibidos, y

e) Estado de cuenta expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.

Surtido el procedimiento señalado en el presente numeral el liquidador solicitará la cancelación del registro de la entidad objeto de liquidación ante la cámara de comercio respectiva. Expedido el certificado deberá enviarlo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a esta superintendencia, momento en el cual finalizará su gestión.

Además de estos procedimientos, los procesos de liquidación voluntarios deben cumplir en su totalidad con las disposiciones y trámites contemplados en las leyes especiales para los organismos solidarios, particularmente, en la Ley 79 de 1988 y, en subsidio, con las del Código Civil, Código de Comercio, estatuto tributario, normas fiscales locales y demás complementarias dentro del régimen vigente para las sociedades constituidas en Colombia, así como con las disposiciones estatutarias y reglamentarias de cada entidad solidaria.

3. De las generalidades de ley

3.1. De conformidad con el artículo 111 de la Ley 79 de 1988, disuelta la entidad solidaria, las determinaciones de la junta de asociados o de la asamblea deberán tener relación directa con la liquidación y no podrá iniciar nuevas operaciones en desarrollo de su objeto social y conservará su capacidad jurídica únicamente para los actos necesarios a la inmediata liquidación. En tal caso, deberá adicionar a su razón social la expresión “en liquidación”.

3.2. Durante el período de la liquidación la junta de asociados o la asamblea se reunirá en las fechas indicadas en los estatutos para sus sesiones ordinarias. Así mismo, cuando sea convocada por el o los liquidadores a iniciativa propia o previa instrucción de la Superintendencia de la Economía Solidaria en tal sentido.

Los asociados podrán reunirse cuando lo estimen necesario para conocer el estado de la liquidación y dirimir las discrepancias que se presenten entre los liquidadores.

La convocatoria se hará por un número superior al 20% de los asociados de la organización de la economía solidaria al momento de su disolución.

3.3. Las organizaciones solidarias que se encuentren en proceso de liquidación estarán obligadas a continuar con la contabilidad y registro de todas sus operaciones, conforme a lo dispuesto sobre el particular en el artículo 112 del Decreto 2649 de 1993, en el plan único de cuentas (Res. 1515/2001) y a los procedimientos contables adoptados por esas organizaciones.

Así mismo, deberán llevar los libros principales: Diario, mayor y balance, o los folios de las formas continuas debidamente registrados en la cámara de comercio y los auxiliares o tarjetas que faciliten la comprobación de las cifras de los estados financieros.

Las operaciones deberán registrarse en los libros principales a más tardar dentro del mes siguiente a la fecha de su ocurrencia, dejando constancia en el evento de que en alguno de los meses no se presente movimiento operacional.

La Superintendencia de la Economía Solidaria, en desarrollo de sus funciones de inspección y vigilancia, podrá solicitar en cualquier momento, informes parciales o globales del proceso de liquidación para verificarlos, requiriendo cuando lo estime necesario, documentos adicionales o efectuando visitas de inspección.

3.4. A partir del momento en que se ordene la liquidación, las obligaciones a término a cargo de las organizaciones solidarias se hacen exigibles, pero sus bienes no podrán ser embargados.

El pago de las obligaciones se realizará en los términos previstos en el artículo 120 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 36 de la Ley 50 de 1990 (CST, art. 157).

4. De los requisitos y responsabilidades del liquidador

4.1. La Superintendencia de la Economía Solidaria, sin perjuicio de sus atribuciones legales, ordenará la remoción del liquidador o liquidadores en cualquiera de los siguientes casos:

a) Cuando el liquidador o liquidadores falten a sus deberes legales y estatutarios;

b) Cuando sobre el liquidador, persona natural o jurídica, recaigan sanciones de tipo disciplinario, penal, civil o administrativo que afecten la idoneidad del proceso liquidatorio, y

c) Cuando a juicio del superintendente se presenten situaciones extraordinarias que afecten la idoneidad del proceso liquidatorio.

Todo lo anterior, sin perjuicio de la facultad de remoción que tiene la asamblea general.

4.2. Las funciones del liquidador o liquidadores cesarán en los siguientes casos:

a) Como consecuencia de su renuncia debidamente aceptada;

b) En caso de remoción;

c) En caso de muerte de la persona natural, o disolución de la persona jurídica designada como liquidadora;

d) Cuando no preste caución o se niegue a reajustarla, y

e) Cuando termine el proceso de liquidación.

4.3. De conformidad con el artículo 113 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 231 del Código de Comercio, cuando se designe un número plural de liquidadores estos actuarán de consuno y las discrepancias que se presenten entre ellos serán resueltas por los asociados con el voto de la mayoría absoluta de éstos. En todo caso, el liquidador o liquidadores tendrán la representación legal de las organizaciones solidarias supervisadas en proceso liquidatorio voluntario.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 115 de la Ley 79 de 1988, el liquidador o liquidadores informarán en forma oportuna y adecuada a los acreedores y a los asociados sobre el estado en el que se encuentra la liquidación.

4.4. La responsabilidad del proceso de liquidación de las organizaciones solidarias supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, estará exclusivamente a cargo del liquidador o liquidadores designados para el efecto, posesionados (para el caso de las cooperativas que hubieren desarrollado la actividad financiera) y debidamente registrados ante la cámara de comercio respectiva.

Para todos los efectos legales, los bienes inventariados y el avalúo de los mismos, debidamente conformados, determinarán los límites de su responsabilidad. El liquidador o liquidadores responderán de los perjuicios que por violación o negligencia en el cumplimiento de sus deberes cause a los asociados o a terceros con interés legítimo en el proceso de liquidación.

4.5. Serán deberes del liquidador o liquidadores los siguientes:

a) Ejecutar todos los actos tendientes a la realización de la liquidación de la organización solidaria rápida y progresiva;

b) Elaborar inventario de los activos patrimoniales, de los pasivos de cualquier naturaleza, de los libros y de los documentos y papeles, dentro de los treinta (30) días siguientes a la aceptación del cargo o a la posesión, según el caso;

c) Continuar y concluir las operaciones pendientes al tiempo de la disolución y celebrar todos los actos y contratos requeridos para el desarrollo de la liquidación. En todo caso, tal continuación no podrá referirse a la preparación o ejecución de actos que impliquen el desarrollo del objeto social;

d) Continuar con la contabilidad de las organizaciones solidarias en los mismos libros, siempre y cuando se encuentren debidamente registrados. En caso de no ser posible deberá proveer a su reconstrucción e iniciar la contabilidad de la liquidación, en libros que deberá registrar en la cámara de comercio respectiva;

e) Exigir cuentas comprobadas de su gestión a las personas que hayan manejado intereses de la organización solidaria y no hayan obtenido la aprobación correspondiente de conformidad con la ley o los estatutos;

f) Liquidar y cancelar las cuentas de la organización solidaria con terceros y con cada uno de los asociados;

g) Cobrar los créditos, percibir su importe y otorgar las correspondientes aprobaciones;

h) Enajenar los bienes de la organización solidaria;

i) Llevar y custodiar los libros y correspondencia de la organización solidaria y velar por la integridad de su patrimonio;

j) Obtener la restitución de los bienes sociales que estén en poder de los asociados o de terceros, a medida que se haga exigible su entrega, lo mismo que a restituir los que no sean de propiedad de la entidad solidaria;

k) Rendir cuentas o presentar estados de la liquidación, cuando lo considere conveniente o se lo exijan los asociados o el ente de supervisión;

l) Promover acciones de responsabilidad civil o penal contra los asociados, administradores, revisores fiscales y funcionarios de la organización solidaria en liquidación, y en general, contra cualquier persona a la cual pueda deducirse responsabilidad;

m) Mantener y conservar los archivos de las organizaciones solidarias;

n) Informar a la Superintendencia de la Economía Solidaria el cambio de domicilio y residencia cuando sea el caso, así como suministrar toda la información y documentación que sea requerida por esta entidad de supervisión, y

o) Los demás que se deriven de la naturaleza de la liquidación y del propio mandato.

4.6. No podrán ser designados como liquidador o liquidadores las personas naturales o jurídicas que se encuentren incursas en alguna(s) de las causales de inhabilidad establecidas en la Ley 222 de 1995 y en el estatuto orgánico del sistema financiero, así como en las de los estatutos de la entidad en liquidación voluntaria.

Los liquidadores tienen el carácter de “administradores” de conformidad con el artículo 22 de la Ley 222 de 1995, por lo tanto, están sometidos a los deberes, responsabilidades, prohibiciones y demás aspectos contemplados legalmente para tales administradores.

Además, deben adelantar los procesos de liquidación teniendo en cuenta las siguientes disposiciones:

a) No podrán adquirir bajo ningún título los activos que se realicen con motivo de la liquidación;

b) No pueden vender los activos de la liquidación a parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil;

c) Para desarrollar el proceso de liquidación deben contratar al personal mínimo requerido, teniendo en cuenta en todo caso la capacidad e idoneidad profesional;

d) Para desarrollar la labor, toda persona vinculada al proceso de liquidación debe tener claramente definidas sus funciones y responsabilidades;

e) Deben adelantar con la debida diligencia el proceso liquidatorio a su cargo, cumpliendo a cabalidad con lo estipulado en las normas vigentes para los liquidadores, y

f) Ninguna persona natural o jurídica podrá ser designada como liquidador en más de cinco (5) organizaciones solidarias, directamente o como administrador de otras personas jurídicas inscritas en la lista elaborada por la Superintendencia de la Economía Solidaria.

4.7. En los casos en que el liquidador no hubiere sido designado por la asamblea o habiéndolo sido no se posesione para el caso de las cooperativas que hubieren desarrollado la actividad financiera, así como en aquellos eventos en los que la ley lo establece, corresponde designarlo(s) a la Superintendencia de la Economía Solidaria.

En los casos en que los liquidadores sean nombrados por la asamblea general o por la Supersolidaria, se deberán observar los requisitos previstos en el capítulo décimo, título quinto de la presente circular.

Quienes aspiren a ser designados liquidadores estarán obligados a mantener actualizada la información mencionada en el citado capítulo décimo, título quinto de esta circular.

4.8. Cuando el liquidador se separe del cargo por renuncia o remoción deberá rendir cuentas de su gestión a la junta de asociados o a la asamblea, mediante exposición razonada y detallada de los actos de gestión de los negocios, bienes y haberes de la organización solidaria en liquidación y del pago de las acreencias y restitución de bienes. Así mismo, deberá rendir un informe sucinto respecto del estado de los procesos que se adelanten en la que sea parte o sujeto procesal la entidad en liquidación o que ésta tenga algún interés en los mismos. Dichas cuentas deberán estar debidamente soportadas.

Si dicha separación del cargo del liquidador es en cooperativas que hubieren desarrollado la actividad financiera, el nuevo liquidador deberá tomar posesión ante la Superintendencia de Economía Solidaria, cumpliendo los requisitos establecidos anteriormente en este capítulo.

4.9. Los honorarios del liquidador o liquidadores serán fijados por la asamblea general, y se definirán en el mismo acto de su nombramiento.

Cuando el proceso sea adelantado por una persona jurídica, los honorarios serán liquidados y cancelados a la organización liquidadora y en ningún evento podrá asignarse honorarios a las personas naturales que en su nombre atiendan el proceso.

La Superintendencia de la Economía Solidaria fijará, mediante resolución, los honorarios de los liquidadores nombrados por ella, los cuales se establecerán teniendo en cuenta las condiciones económicas, financieras y el monto de activos de la entidad solidaria.

Cuando la asamblea general no fije los honorarios del liquidador o los liquidadores nombrados por ella, se tomarán los valores expresados en la resolución de que trata el inciso anterior expedida para tal fin.

5. Del pago de obligaciones

5.1. En primer término, debe procederse al pago de los depósitos captados y demás acreencias que no forman parte de la masa de liquidación, de acuerdo con lo establecido en el artículo 120 de la Ley 79 de 1988 y normas concordantes.

Este subnumeral no aplica para los fondos de empleados, de acuerdo con el inciso tercero del artículo 16 del Decreto 1481 de 1989, en concordancia con el artículo 21 del mismo decreto.

5.2. (Modificado).* De conformidad con la legislación vigente, especialmente, del artículo 120 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 36 de la Ley 50 de 1990, establecida la masa de liquidación, y una vez atendido el pago de la no masa, deberá procederse al pago de acuerdo con el siguiente orden de prioridades:

a) Salarios y prestaciones sociales ciertos y ya causados al momento de la disolución;

b) Gastos de liquidación;

c) Obligaciones fiscales;

d) Créditos hipotecarios y prendarios;

e) Obligaciones con terceros, y

f) Aportes de los asociados.

*(Nota: Modificado el presente subnumeral por la Circular Externa 20 de 2003 numeral 10 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

6. Pólizas

6.1. Los liquidadores garantizarán por el tiempo en que desarrollen su labor, el adecuado ejercicio de su gestión a través de póliza de manejo y cumplimiento, cuya vigencia será igual a la duración del proceso, así:

Rango de activos aseguradoValor
De 0 a 500 millones10%
Mayor de 500 millones y hasta 1.000 millones5%
Mayor de 1.000 millones y hasta 5.000 millones2.5%
Mayor de 5.000 millones1%

6.2. Las pólizas serán tomadas por las organizaciones solidarias en liquidación, quienes serán las beneficiarias de las indemnizaciones en caso de ocurrir el riesgo amparado y se mantendrán vigentes durante el período de la liquidación.

7. Sanciones

El incumplimiento de las disposiciones establecidas en este capítulo, especialmente, la no rendición de cuentas, la negligencia en el cumplimiento de las obligaciones o el abandono del proceso, dará lugar a que la Superintendencia de la Economía Solidaria aplique las sanciones correspondientes, según la gravedad del hecho y comunique a los organismos de control respectivos las irregularidades en que hubieren podido incurrir los infractores.

8. Otras disposiciones

8.1. En el acto de cierre del proceso liquidatorio de que trata el subnumeral 2.20 del numeral 2º del presente capítulo, también se decidirá la cancelación del registro de las organizaciones solidarias supervisadas, la cual deberá ser notificada, tanto al representante legal (liquidador) como a los terceros que puedan tener algún interés en el proceso, de conformidad con las normas establecidas en el Código Contencioso Administrativo para dichos casos.

El liquidador o liquidadores y el revisor fiscal, serán responsables por los actos u omisiones en que hayan podido incurrir por violación de las leyes, decretos, resoluciones y demás normas legales dentro del proceso de liquidación.

8.2. Una vez cancelada la personalidad jurídica de las organizaciones solidarias, el liquidador deberá disponer lo concerniente a la guarda de los archivos, los cuales estarán a disposición de los interesados hasta por un término de cinco (5) años. Vencido el término, los documentos se podrán destruir, una vez sean reproducidos en cualquiera de los medios estipulados en la ley.

CAPÍTULO DECIMOCTAVO

Cobro y autoliquidación de las tasas de contribución

La Superintendencia de la Economía Solidaria de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 454 de 1998, procederá a efectuar en dos cobros, uno, antes del 1º de febrero y otro, antes del primero de agosto de cada año, la tasa de contribución que deberán pagar las entidades supervisadas, la cual se realizará por autoliquidación.

Actualmente, para el primer cobro de la tasa de contribución para el año 2003 se expidió la Circular Externa 2 del 27 de enero de 2003, así:

El pago de la primera cuota de contribución debe realizarse a partir del primero (1º) de febrero de 2003 hasta el catorce (14) del mismo mes, por medio de presentación de formulario de autoliquidación en original y dos copias, según el convenio 740 del Megabanco S.A., entidad encargada del recaudo. La omisión del pago, o la extemporaneidad ocasionará las sanciones establecidas en la ley.

Para el pago, las organizaciones sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria tendrán en cuenta los factores de liquidación contenidos en el formulario, casilla cuatro D (4D), aplicando la fórmula que aparece en el numeral cinco A (5A).

Las tasas de contribución por niveles de supervisión fijadas por la superintendencia con la aprobación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para el primer semestre del año 2003 son las siguientes:

Primer nivel de supervisión0.65 por mil
Segundo nivel de supervisión0.35 por mil
Tercer nivel de supervisión0.20 por mil

El formulario de autoliquidación y las instrucciones para diligenciarlo se encuentran en la pagina web de la Superintendencia de la Economía Solidaria (www.supersolidaria.gov.co) rectángulo autoliquidación; o puede conseguirse a través de las asociaciones de los organismos solidarios: Ascoop, Acsa, Fescor, Cicobol, Integramos, Unicoop, Asacoop, Asocooph, Asocoris, Fedecauca, Analfe, Quindío Solidario, Cordesu, Acovalle, Adesomag, Sicoocer, Ucollanos y Megabanco; o directamente en la Superintendencia de la Economía Solidaria.

Las tasas de contribución que no se cancelen en los términos fijados por la Supersolidaria, serán cobradas por el grupo de cobro coactivo de la oficina jurídica de esta entidad.

CAPÍTULO DECIMONOVENO

Disposiciones de la última reforma financiera (L. 795/2003) sobre facultades de la Superintendencia de la Economía Solidaria y otras normas que cobijan a las entidades solidarias supervisadas

La Ley 795 de 2003 en cuanto a las entidades solidarias supervisadas trae las siguientes novedades en su articulado:

1. “ART. 98.—El artículo 34 de la Ley 454 de 1998 quedará así:

“ART. 34.—Entidades sujetas a su acción. El Presidente de la República ejercerá por conducto de la Superintendencia de la Economía Solidaria la inspección, vigilancia y control de las cooperativas y de las organizaciones de la economía solidaria que determine mediante acto general, que no se encuentren sometidas a la supervisión especializada del Estado. En el caso de las cooperativas de ahorro y crédito multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, las funciones serán asumidas por esta superintendencia, mediante el establecimiento de una delegatura especializada en supervisión financiera, la cual recibirá asistencia tecnológica, asesoría técnica y formación del recurso humano de la Superintendencia Bancaria.

Para el efectivo ejercicio de sus funciones, así como de los objetivos de la supervisión, el control y la vigilancia asignados por la Constitución Política y las leyes, el Superintendente de la Economía Solidaria contará con las facultades previstas para el Superintendente Bancario, en lo que resulte aplicable a las entidades sujetas de su vigilancia. En consecuencia, el régimen de toma de posesión previsto en el estatuto orgánico del sistema financiero se aplica a las entidades sujetas a la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria en lo que resulte pertinente de conformidad con la reglamentación que para el efecto expida el Gobierno Nacional”.

2. “ART. 99.—El artículo 37 de la Ley 454 de 1998 quedará así:

“ART. 37.—Ingresos. Los recursos necesarios para cubrir los gastos de funcionamiento e inversión que requiera la Superintendencia de la Economía Solidaria provendrán de los siguientes conceptos:

“1. Tasa de contribución

Corresponde a las contribuciones pagadas por las entidades vigiladas y se exigirán por el Superintendente de la Economía Solidaria.

Para estos efectos, el Superintendente de la Economía Solidaria deberá, el 1º de febrero y el 1º de agosto de cada año, o antes, exigir a las entidades mencionadas el pago de la contribución. El manejo y administración de estos recursos estarán a cargo de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

El monto de la contribución impuesta a las entidades vigiladas deberá guardar equitativa proporción con sus respectivos activos.

2. Otros ingresos

a) Los recursos que se le transfieran del presupuesto general de la Nación;

b) Los recursos que se obtengan por la venta de sus publicaciones, de los pliegos de licitación o de concurso de méritos, así como de fotocopias, certificaciones o constancias;

c) Los aportes, subvenciones o donaciones que reciba para el cumplimiento de sus fines;

d) Los cánones percibidos por concepto de arrendamiento de sus activos;

e) Los recursos provenientes de los servicios que preste la entidad;

f) Los recursos originados en la venta o arrendamiento de los sistemas de información y programas de computación diseñados y desarrollados por la entidad;

g) Los intereses, rendimientos y demás beneficios que reciba por el manejo de sus recursos propios, y

h) Los demás ingresos que le sean reconocidos por las leyes”.

3. “ART. 110.—Las entidades que en desarrollo de la parte final del inciso segundo del artículo 72 de la Ley 79 de 1988 presten directamente servicios de previsión, asistencia y solidaridad podrán crear una cooperativa que administre los productos relacionados con tales fines, la cual no estará sujeta a lo previsto en los artículos 33 inciso primero, 50 y 92 inciso segundo de la Ley 79 de 1988 en los términos que establezca el Gobierno Nacional. Los asociados de la cooperativa que le dio origen a la cooperativa así constituida, podrán utilizar los servicios de la nueva cooperativa, así como los asociados de otras cooperativas que participen en su conformación. En este último caso, las decisiones se adoptarán según lo previsto en el artículo 96 de la Ley 79 de 1988”.

4. “ART. 111.—No constituyen actividad aseguradora los servicios funerarios, cualquiera sea su modalidad de contratación y pago, mediante los cuales una persona, o un grupo determinado de personas, adquiere el derecho de recibir en especie unos servicios de tipo exequial, cancelando oportunamente las cuotas fijadas con antelación.

PAR. 1º—Para efectos de lo previsto en el presente artículo se entiende por servicios funerarios el conjunto de actividades organizadas para la realización de honras fúnebres; pueden constar de servicios básicos (preparación del cuerpo, obtención de licencias de inhumación o cremación, traslado del cuerpo, suministro de carroza fúnebre para el servicio, cofre fúnebre, sala de velación y trámites civiles y eclesiásticos), servicios complementarios (arreglos florales, avisos murales y de prensa, transporte de acompañantes, acompañamientos musicales) y destino final (inhumación o cremación del cuerpo).

PAR. 2º—Las empresas que actualmente ofrecen contratos de prestación de servicios funerarios, en sus diferentes modalidades, contarán con un plazo máximo de dos (2) años, contados a partir de la entrada en vigencia de la presente ley, para adecuarse a lo previsto en el presente artículo”.

TÍTULO SEXTO

(Nota: Véase Circular Externa 3 de 2004 numeral 2 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

De las circulares interpretativas vigentes y normas derogadas

1. Circulares interpretativas vigentes

Las siguientes circulares externas interpretativas expedidas por esta superintendencia, las cuales no son reglamentarias sino conceptuales, no pierden su vigencia:

— 1 de 1999, modificada por la 11 de 2002.

— 7 de 1999.

— 17 de 2000.

— 20 de 2000.

— 7 de 2001.

Las mismas hacen parte integrante de la presente circular (Anexo 2).

2. Normas derogadas

Las demás circulares y resoluciones reglamentarias expedidas por esta superintendencia quedan derogadas con la presente circular, así como las expedidas por el Dancoop y el Dansocial en materia de supervisión.

(Nota: Véase Circular Externa 3 de 2004 numeral 2 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

ANEXO 1

Superintendencia de la Economía Solidaria

Reporte de transacciones en efectivo

Circular Externa 14 de 2000 

Entidad: Trimestre del Al 
   DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
SubcuentaCapitales, municipios y departamentosSubcuenta
Depósitos M/LRetiros M/L
ValorValor
005Medellín    
010Envigado    
015Itagüí    
020Rionegro    
025Bello    
030Caldas    
035Apartadó    
080Resto departamento    
999Subtotal Antioquia    
005Bogotá    
010Girardot    
015Zipaquirá    
020Fusagasugá    
025Facatativá    
030Soacha    
035Ubaté    
040Madrid    
080Resto departamento    
999Subtotal Cundinamarca    
005Bucaramanga    
010Barrancabermeja    
015San Gil    
020Floridablanca    
025Socorro    
030Piedecuesta    
035Málaga    
080Resto departamento    
999Subtotal Santander    
005Ibagué    
010Espinal    
015Melgar    
020Honda    
025Líbano    
030Chaparral    
080Resto departamento    
999Subtotal Tolima    
005Manizales    
010La Dorada    
015Chinchiná    
020Anserma    
025Aguadas    
080Resto departamento    
999Subtotal Caldas    
005Montería    
010Sahagún    
015Cereté    
020Lorica    
025Planetarrica    
080Resto departamento    
999Subtotal Córdoba    
005Cúcuta    
010Ocaña    
015Pamplona    
020Tibú    
025Chinácota    
080Resto departamento    
999Subtotal Norte de Santander    
005Tunja    
010Sogamoso    
015Duitama    
020Chiquinquirá    
025Puerto Boyacá    
080Resto departamento    
999Subtotal Boyacá    
005Armenia    
010Calarcá    
015Montenegro    
020Quimbaya    
025La Tebaida    
080Resto departamento    
999Subtotal Quindío    
005Neiva    
010Pitalito    
015Garzón    
020La Plata    
025Campoalegre    
080Resto departamento    
999Subtotal Huila    
005Villavicencio    
010Granada    
015Acacías    
020San Martín    
025Puerto López    
080Resto departamento    
999Subtotal Meta    
005Pasto    
010Ipiales    
015Tumaco    
020Túquerres    
025La Unión    
080Resto departamento    
999Subtotal Nariño    
005Santa Marta    
010Ciénaga    
015Fundación    
020El Banco    
025Plato    
080Resto departamento    
999Subtotal Magdalena    
005Popayán    
010Santander de Quilichao    
015Puerto Tejada    
020Bolívar    
025Guapi    
080Resto departamento    
999Subtotal Cauca    
005Valledupar    
010Aguachica    
015Agustín Codazzi    
020San Alberto    
025Bosconia    
080Resto departamento    
999Subtotal Cesar    
005Sincelejo    
010Corozal    
015San Marcos    
020Sincé    
025San Onofre    
080Resto departamento    
999Subtotal Sucre    
005San Andrés    
010Providencia    
080Resto departamento    
999Subtotal San Andrés y Providencia    
005Yopal    
010Tauramena    
015Aguazul    
020Villanueva    
025Paz de Ariporo    
080Resto departamento    
999Subtotal Casanare    
005Florencia    
010El Doncello    
015San Vicente del Caguán    
020Puerto Rico    
025El Paujil    
080Resto departamento    
999Subtotal Caquetá    
005Arauca    
010Saravena    
015Tame    
020Arauquita    
080Resto departamento    
999Subtotal Arauca    
005Quibdó    
010Istmina    
015Bahía Solano    
020Riosucio    
080Resto departamento    
999Subtotal Chocó    
005Mocoa    
010Puerto Asís    
015Sibundoy    
020Orito    
025Villagarzón    
080Resto departamento    
999Subtotal Putumayo    
005Leticia    
080Resto departamento    
999Subtotal Amazonas    
005San José del Guaviare    
010Puerto Inírida    
080Resto departamento    
999Subtotal Guaviare    
005Riohacha    
010San Juan del Cesar    
020Barrancas    
025Maicao    
080Resto departamento    
999Subtotal Guajira    
005Puerto Carreño    
010La Primavera    
080Resto departamento    
999Subtotal Vichada    
005Mitú    
080Resto departamento    
999Subtotal Vaupés    
999Total    
 
Columnas1234

Instructivo

En el reporte deberá indicarse el número total de transacciones en efectivo en moneda legal correspondientes a depósitos y a retiros que superen los montos establecidos en el numeral 3.4.1 del capítulo decimoprimero, título segundo de la circular básica jurídica.

El reporte deberá desagregarse por área geográfica de acuerdo con la estructura de la proforma adjunta.

El valor de las operaciones múltiples a que se refiere el numeral 3.4.2 del capítulo decimoprimero, título segundo de la circular básica jurídica debe estar incluido en el formato de reporte de transacciones en efectivo que se envía trimestralmente a esta superintendencia.

Superintendencia de la Economía Solidaria

Reporte clientes exentos

Formato 2

Circular Externa 14 de 2000 

Entidad: Mes:
   
Nombre clienteDocumento de identidadTipo de negociosVolumen de negociosRazones para ser exonerado
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

En cuanto a la información señalada en el numeral 4.1.2 del capítulo decimoprimero, título segundo de la circular básica jurídica, se debe enviar a esta superintendencia mensualmente ordenada en forma alfabética y con el número de documento de identificación, con el objeto de reforzar la labor de supervisión de los controles que tiene cada institución, diligenciando el formato 2.

Reporte de operaciones sospechosas
PARA DILIGENCIAR EL REPORTE CORRECTAMENTE CONSULTE EL INSTRUCTIVO RESPECTIVO

 
1. Número del reporte 2. Fecha    
   AAAAMMDD 
3. Clase de reporte:a Reporte inicialb Corrección a reporte anteriorc Adición a reporte anterior
4. En caso de corrección o adición al reporte número:  
 
 
SECCIÓN IInformación de la institución que reporta
5. Nombre de la institución financiera6. Tipo de la institución7. Código de la institución
   
Sucursal u oficina que presentó la operación sospechosa
8. Código de la sucursal9. Nombre de la sucursal
  
SECCIÓN IIInformación de la(s) persona(s) implicada(s) en la operación sospechosa
10. Nombre completo o razón social11. Número de la identificaciónCCTICEPas.NIT
  
12. Dirección domicilio13. Departamento14. Municipio
   
15. Teléfono(s)Número(s) de fax16. Cámara de comercio
   
17. Dirección trabajo18. Departamento19. Municipio
   
20. Teléfono(s)Número(s) de fax 
   
21. Actividad económica22. CIIU23. Fecha de vinculación a la institución (AAAA/MM/DD):
  ____/____/___/
 
24. Relación de la persona con la institución:a Clientec Accionista 
 b Empleadod OtraCuál?
 
25. Está vinculada aun la persona con la institución? Si no lo está, por qué?:
a SIa Retiro voluntario 
b NOb Decisión de la institución 
 c SuspensiónFecha (AAAA/MM/DD): ___/___/___/
 
26. Promedio de ingresos mensuales:
SECCIÓN IIIInformación de la operación sospechosa
27. Valor total de la operación sospechosa ($):
 
28. Tipo de operación:Operación nacional Operación internacional  
 
 DesdeHasta 
29. Fecha de la operación sospechosa:        
 AAAAMMDD AAAAMMDD
Acerca del producto financiero involucrado:
30. Indique con una X si la operación sospechosa se realizó a través de uno o algunos de los siguientes productos o servicios financieros:
1. Cuenta corriente 7. Contrato de seguros 13. Leasing 19. Derivados 
2. Cuenta de ahorros 8. CDT 14. Aportes voluntarios 20. Fondos mutuos 
3. Transferencias 9. CDAT 15. Tarjeta de crédito 21. Otro producto 
4. Crédito de consumo 10. Acciones 16. Cédula de capitalización   
5. Crédito hipotecario 11. Encargo fiduciario 17. Compraventa divisas   
6. Otro tipo de crédito 12. Bonos 18. Operación de giro   
Si es otro producto detállelo:
Relacione los números asociados a cada uno de los productos o servicios financieros implicados en la operación sospechosa. Para esta parte remítase a la explicación del instructivo.
12345
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
31. Especificaciones de productos financieros (para esta parte remítase a la explicación del instructivo):
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
SECCIÓN IVDescripción de la operación sospechosa
32. La descripción de la operación sospechosa constituye un aspecto de vital importancia en el diligenciamiento del reporte, ya que incide directamente en la forma como se entiendan los hechos asociados a dicha operación. Por esta razón, se recomienda seguir los siguientes lineamientos que le permitirán a la institución reportante realizar una adecuada descripción de los hechos, para así contribuir al buen desarrollo de análisis posteriores de la operación sospechosa.
1. Realice un a descripción de los hechos, de manera organizada, clara y completa, indicando (donde aplique) la forma en que se relacionan personas, productos financieros, transacciones, instituciones financieras y demás agentes de la operación sospechosa.
2. Tenga en cuenta en la medida de lo posible un ordenamiento cronológico de los eventos, si esto ayuda al entendimiento de los mismos.
3. Mencione las características de la operación por las cuales se considera sospechosa.
4. Mencione cualquier irregularidad que se haya detectado con las personas o transacciones implicadas en la operación sospechosa.
5. Si la institución recibió alguna declaración, explicación, justificación u otro, que los implicados hayan dado y que se relacionen con la operación sospechosa, menciónela e indique la forma en que se hizo (escrita o verbalmente, a partir de un requerimiento formal de la institución, otros).
6. Mencione si la operación sospechosa se relaciona con algún reporte realizado anteriormente por la institución o con otras operaciones.
7. No omita ningún dato conocido de la operación y mencione cualquier hecho que pueda contribuir al análisis de la misma.
 
33. ¿Se ha notificado a otra autoridad?NO SI ¿Cuál?
El presente reporte atiende a las normas legales establecidas referentes a la prevención, detección y lucha contra el lavado de activos en Colombia, a saber: Ley 526 del 12 de agosto de 1999. Decreto 663 de 1993 artículos 102, 103, 104, 105, 106 y 107 “estatuto orgánico del sistema financiero”.
El reporte no constituye denuncia penal y es absolutamente reservado a la ley. Quien lo realice se encuentra amparado por la exoneración de responsabilidad consagrada por la ley.
INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO DEL REPORTE PARA INSTITUCIONES FINANCIERAS
¿Cuándo hacer un reporte?
El reporte de operaciones sospechosas debe ser elaborado por toda institución financiera que opere en Colombia, lo cual incluye bancos, corporaciones de ahorro y vivienda, compañías de seguros, casas de cambio, compañías de financiamiento comercial, almacenes generales de depósito, y demás intermediarios financieros definidos por el estatuto orgánico del sistema financiero, Decreto 663 de 1993, cuando se presente cualquier operación que por sus características particulares sea sospechosa de lavado de activos, según lo indicado en el mencionado estatuto (por operación entiéndase una transacción o conjunto de transacciones financieras específicas).
Toda operación en la cual se tengan dudas fundamentales sobre el origen lícito de los recursos puede considerarse como sospechosa de actividades de lavado de activos.
Instrucciones generales
1. Diligencie el formato de reporte de operaciones sospechosas en su totalidad. Si alguna de las celdas no aplica coloque una línea.
2. Los documentos de soporte que se hayan utilizado para detectar la operación sospechosa no los envíe, estos serán solicitados por parte de la unidad en caso de ser necesario.
3. Guarde una copia del reporte de la operación sospechosa.
4. Si se necesita más espacio para diligenciar el formulario en alguno de los campos, continúe haciéndolo en una fotocopia de la página respectiva (por ejemplo, si esto ocurre en la parte de la descripción de la operación sospechosa o en el anexo de los productos financieros, etc.)
5. Envíe el reporte de la operación sospechosa a la unidad de información y análisis financiero, UIAF, por correo certificado correo electrónico. En lo posible utilice correo electrónico o medio magnético.
— Respecto a la información del reporte
Numeral 1: Indique el número del reporte según la asignación que lleve internamente la institución financiera a este respecto.
Numeral 2: Indique la fecha del reporte en el orden: año, mes, día.
Numeral 3: Seleccione la opción correspondiente según sea el tipo de reporte.
Numeral 4: En caso de que sea una corrección o una adición, indique el número del reporte con respecto al cual se hace.
— Respecto a la información de la institución
Numeral 5 al 9: Indique la información correspondiente para cada celda con respecto a la institución que está reportando la operación sospechosa. Esta información debe ser coincidente con la de la Superintendencia Bancaria. Para el punto 6, el tipo de institución debe indicarse en palabras (por ejemplo, banco, casa de cambio, etc.)
— Respecto a la información de la(s) persona(s) implicada(s) en la operación sospechosa
Numeral 10: Indique el nombre completo o la razón social de las personas implicadas en la operación sospechosa, según sea persona natural o jurídica respectivamente. Si hay más de una persona relacionada con la operación, utilice el anexo que se encuentra adjunto al formato.
Numeral 11: Marque con una X la casilla correspondiente del tipo de documento de identificación de las personas implicadas en la operación, e indique el número de dicho documento (CC = Cédula de ciudadanía, TI = Tarjeta de identidad, CE = Cédula de extranjería, Pas. = Pasaporte, NIT = número de identificación tributario).
Numerales 12 a 15: Indique la información correspondiente para cada celda con respecto a las personas implicadas en la operación sospechosa.
Numeral 16: En caso de persona jurídica, indique en la cámara de comercio en la cual está registrada.
Numerales 17 a 21: Indique la información correspondiente para cada celda con respecto a las personas implicadas en la operación sospechosa.
Numeral 22: El CIIU corresponde al Código Industrial Internacional Unificado. Si el CIIU no aplica en la actividad económica, coloque una línea.
Numeral 23: Indique la fecha de vinculación a la institución de las personas implicadas. En caso de no existir algún tipo de vinculación permanente, coloque una línea.
Numeral 24: Indique la relación de las personas con la institución.
Numeral 25: Indique si la relación de la institución con las personas implicadas en la operación sospechosa aun se mantiene o si finalizó. En este último caso, especifique si fue por retiro voluntario, decisión de la institución o por suspensión, y la fecha en que ocurrió esto. En caso de suspensión se refiere a cualquier retiro temporal exigido por la institución, por ejemplo, en una sanción de este tipo realizada a algún empleado interno.
Numeral 26: Indique el promedio de ingresos mensuales de las personas implicadas según la información más reciente que tenga la institución a este respecto.
— Respecto a la información de la operación sospechosa
Numeral 27: indique el monto total de la operación sospechosa en conjunto.
Numeral 28: Indique el tipo de transacción según sea nacional o internacional.
Numeral 29: Indique el lapso de tiempo en el cual se presentó la operación sospechosa. En caso de que la operación conste de una sola transacción, la fecha de inicio debe ser igual a la de finalización.
Numeral 30: Indique con una X el tipo de productos o servicios financieros implicados en la operación. Además, en el segundo cuadro relacione los números de identificación de cada producto o servicio específico (donde aplique), utilizando la numeración del primer cuadro para indicar el tipo, por ejemplo:
En caso de tres cuentas corrientes, dos de ahorros y un CDT, el segundo cuadro se diligenciaría así:
 
 1234 
13359990506923056987561 
225255212525678  
82675   
— Número del tipo de producto o servicio financiero según el cuadro 1.
 — Número de identificación de cada producto o servicio específico.
 
Numeral 31: Mencione características de los productos financieros implicados, por ejemplo:
En el caso anterior de las tres cuentas corrientes, dos de ahorros y un CDT, el tercer cuadro se diligenciaría así:
 1Fecha aperturaFecha cierre   
3359990    
5069230    
56987561    
2Fecha aperturaFecha cierre  
2525521    
2525678    
8MontoFecha aperturaFecha cierreOtro
2675    
     
     
     
Se agrupan los productos financieros y se diligencian los datos correspondientes a cada uno según sus características propias. 
Para efectos del reporte, las características sugeridas en cada producto o servicio financiero son:
 Cuentas corrientes o de ahorros:Fecha de aperturaFecha de cierre (si aplica)Total débitos(*)Total créditos(*)  
Transferencias:MontoMedioCuenta(s) origen  
Operaciones de crédito:MontoTipoFecha de inicioFecha de cancelaciónSaldo
Seguros:MontoTipoFecha de aperturaPrima anual 
CDTs y CDATs:MontoFecha de aperturaFecha de cierre  
Acciones:Fecha de compraPrecio de compraPrecio de venta (si aplica)Prima corredora(**) 
Encargo fiduciario:MontoFecha de aperturaFecha de cancelaciónComisiónTipo de fondo (común, otro)
Bonos:Fecha de compraEmisorPrecio de compraventaFecha de compra/venta 
Leasing:TipoCanonPeríodoMonto 
Aportes voluntarios:Valor acumuladoFecha de apertura   
Tarjetas de crédito:CupoManejo promedioTotal créditosTotal pagosCupo disponible
Cédulas de capitalización:Fecha de aperturaFecha de vencimientoMonto  
Compra de divisas:MontoTipo de cambioFecha de compra  
Operación de giro:MontoFecha de realizaciónOrigenDestinoNº cuentas origen y destino
Derivados:Entidad intermediariaTipoFecha de realizaciónPrecio de ejercicioPrima
Fondos mutuos:Nombre fondoFecha de compraTotal abonosTotal retirosSaldo
Depósitos de mercancía:MontoFecha de depósitoFecha de retiroProducto/Mercancía 
(*) Durante el tiempo de la operación sospechosa.
(**) O indicar si se compraron directamente.
Numerales 32 y 33: Diligencie según las indicaciones suministradas.

(Nota: Véase Circular Externa 8 de 2003 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Véase Resolución 1121 de 2003 de 2003 artículo 11 de la Superintendencia de la Economía Solidaria).

(Nota: Véase Circular Externa 19 de 2003 de la Superintendencia de la Economía Solidaria).

(Nota: Véase Circular Externa 4 de 2005 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Véase Circular Externa 8 de 2005 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Véase Circular Externa 2 de 2006 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Véase Circular Externa 3 de 2006 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Véase Circular Externa 4 de 2006 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Véase Circular Externa 5 de 2006 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

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