Superintendencia Financiera de Colombia

CIRCULAR BÁSICA JURÍDICA 29 DE 2014

(Octubre 3)

Este despacho en ejercicio de sus facultades, considera necesario reexpedir la Circular Básica Jurídica (Circ. Externa 7/96), actualizando su contenido con la normatividad y con los pronunciamientos jurisprudenciales vigentes en materia financiera, aseguradora y del mercado de valores.

La reexpedición de la Circular Básica Jurídica contribuye a la implementación de estándares internacionales, especialmente en lo referente a las recomendaciones de política regulatoria de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OECD, por sus siglas en inglés), permitiendo que las instrucciones dirigidas a las entidades sujetas a la supervisión de esta Superintendencia se encuentren actualizadas y bajo una estructura que facilite su consulta por parte de las entidades y el público en general.

El nuevo texto de la circular reúne y actualiza las diferentes instrucciones en materia jurídica, emitidas por las anteriores Superintendencia Bancaria y Superintendencia de Valores, así como las expedidas posteriormente por la Superintendencia Financiera de Colombia, con el propósito de recopilar y reorganizar en un solo compendio las normas vigentes, y armonizar su contenido con la evolución de la regulación del sector y demás disposiciones legales aplicables.

La nueva Circular Básica Jurídica está dividida en tres partes:

PARTE I. Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas; que contiene las disposiciones aplicables de forma transversal a todas las entidades vigiladas por esta Superintendencia.

PARTE II. Mercado intermediado; que contiene las instrucciones que regulan de forma particular los establecimientos de crédito; las sociedades de servicios financieros; las sociedades capitalizadoras; las entidades aseguradoras, reaseguradoras y sus corredores; así como las otras instituciones o actividades sometidas a la supervisión de esta Superintendencia.

PARTE III. Mercado desintermediado; que contiene las instrucciones aplicables a los emisores de valores; a las entidades y actividades del mercado de valores; así como lo relacionado con el sistema integral de información del mercado de valores (SIMEV) y con los fondos de inversión colectiva (FIC´s).

Cada parte de la nueva circular está organizada internamente en títulos y capítulos, y cada capítulo cuenta con una tabla de contenido específica para identificar con claridad los diferentes aspectos desarrollados. Así mismo, la circular contiene un índice general diseñado para facilitar la consulta temática de cada sector. El nuevo estilo de numeración implementado permite que en el futuro se puedan incluir en la circular nuevas instrucciones, respetando su estructura.

Teniendo en cuenta lo anterior, esta Superintendencia en ejercicio de sus facultades y, en especial, de lo dispuesto en el numeral 9º del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, considera necesario impartir las siguientes instrucciones:

1. Subrogar el texto completo de la Circular Externa 7 de 1996. En consecuencia se sustituyen todos los títulos y capítulos de la misma.

Se anexan los nuevos archivos correspondientes.

2. Vigencia y derogatorias.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación, incorpora las circulares externas 009 de 1988, 004 de 1993, 007, 008, 012 y 014 de 1998, 004 de 2000, 001 de 2002, 005 de 2003, 011 de 2004, 005 de 2005 expedidas por la Superintendencia de Valores; 079 de 1995, 061 de 1998, 024 y 051 de 2000, 43 de 2001 expedidas por la Superintendencia Bancaria de Colombia; 015 y 033 de 2006, 002, 023, 059 y 060 de 2007, 061 de 2008, 010 de 2009, 012, 036, 038 y 053 de 2010, 013 y 054 de 2011, 004, 009, 030, 036 y 037 de 2012, 014 y 037 de 2013, 022 de 2014, los numerales 1 a 7 de la instrucción primera de la Circular Externa 028 de 2014, y la Resolución 02375 de 2006 expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia; y deroga las circulares externas y resoluciones que resulten contrarias frente a lo aquí dispuesto.

3. Las referencias normativas que en otras instrucciones de la Superintendencia se realicen a títulos, capítulos y demás contenidos de la Circular Externa 7 de 1996 se entenderán hechas a los que correspondan dentro de la nueva estructura de la Circular Básica Jurídica reexpedida, de acuerdo con la temática respectiva.

4. Las actuaciones administrativas adelantadas por parte esta Superintendencia, que se encuentren en curso a la fecha de entrada en vigencia de la presente Circular Externa y que tengan como sustento las instrucciones contenidas en la Circular Externa 7 de 1996, continuarán su procedimiento hasta su terminación, con base en las disposiciones aplicables al momento de la ocurrencia de los hechos.

PARTE I
INSTRUCCIONES GENERALES APLICABLES A LAS ENTIDADES VIGILADAS
TÍTULO I
Aspectos generales
Capítulo I- Organización
1. Constitución de entidades vigiladas
2. Reorganizaciones empresariales
Capítulo II- Régimen patrimonial
1. Oferta y suscripción de acciones
2. Derecho de preferencia de los accionistas
3. Negociación de acciones de entidades vigiladas
4. Pago de dividendos en acciones
5. Adquisición de acciones propias
Capítulo III-Gobierno corporativo
1. Estructura organizacional básica de las entidades vigiladas
2. Estructura organizacional de los intermediarios de valores
3. Revisoría fiscal
Capítulo IV-Sistema de control interno
1. Ámbito de aplicación
2. Definición y objetivo del sistema de control interno
3. Principios del sistema de control interno
4. Elementos del sistema de control interno
5. Áreas especiales dentro del sistema de control interno
6. Responsabilidades dentro del sistema de control
7. Documentos mínimos que deben sustentar la implementación del SCI
Capítulo V-Bienes e inversiones de las entidades vigiladas
1. Inversiones en bienes inmuebles y demás activos fijos
2. Inversiones de capital
3. Inversiones de portafolio
4. Adquisición de acciones o partes de capital en entidades financieras del exterior
5. Prácticas inseguras y no autorizadas de entidades vigiladas en operaciones repo, simultáneas y transferencia temporal de valores
TÍTULO II
Prestación de los servicios financieros
Capítulo I-Canales, medios, seguridad y calidad en el manejo de información en la prestación de servicios financieros
1. Canales de prestación de servicios
2. Seguridad y calidad para la realización de operaciones
Capítulo II- Prestación transfronteriza de servicios financieros
1. Oficinas de representación y contratos de corresponsalía
2. Oficinas promotoras de instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior
3. Apertura de sucursales en el exterior
4. Listado de valores extranjeros en los sistemas de cotización de valores del extranjero mediante acuerdos o convenios de integración de bolsas de valores
5. Negociación de valores extranjeros listados en sistemas de cotización de valores del extranjero
6. Ejercicio de derechos sociales por parte de inversionistas extranjeros en valores locales, inscritos en RNVE, que estén anotados en cuenta sin desagregación a nivel de beneficiario final
7. Reconocimiento de jurisdicciones, mercados y/o entidades aceptables a juicio de la Superintendencia Financiera de Colombia
Capítulo III- Reglas relativas al registro de reaseguradores y corredores de reaseguros del exterior (Reacoex)
1. Aspectos generales
2. Procedimiento de inscripción
3. Reglas particulares de operación del registro
Capítulo IV-Registro de entidades aseguradoras e intermediarios de seguro agropecuario del exterior (Raisax)
1. Aspectos generales
2. Procedimiento de inscripción
3. Reglas particulares de operación del registro
Capítulo V-Registro de aseguradoras del exterior que ofrezcan seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional y el lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites) –, así como seguros que amparen mercancías en tránsito internacional – Raimat.
1. Aspectos generales
2. Procedimiento de inscripción
3. Reglas particulares de operación del registro
TÍTULO III
Competencia y protección del consumidor financiero
Capítulo I -Acceso e información al consumidor financiero
1. Libre competencia, prácticas restrictivas y competencia desleal
2. Programas publicitarios
3. Información al consumidor financiero
4. Régimen de horarios para la prestación de servicios de las entidades vigiladas
5. Condiciones de la gestión de cobranza realizada a los consumidores financieros
6. Cláusulas y prácticas abusivas
Capítulo II-Instancias de atención al consumidor en las entidades vigiladas
1. Sistema de atención al consumidor financiero (SAC)
2. Defensoría del consumidor financiero
3. Presentación de quejas contra entidades no obligadas a contar con DCF o que no lo hayan designado voluntariamente
4. Informe estadístico de reclamaciones presentadas por los consumidores financieros ante las entidades vigiladas por la SFC o ante los DCF
TÍTULO IV
Deberes y responsabilidades
Capítulo I- Obligaciones especiales
1. Inscripción en el registro mercantil
2. Registro de libros en las cámaras de comercio
3. Certificación de la existencia y representación legal de las entidades sometidas a vigilancia de la SFC
4. Conservación de documentos
5. Colaboración con la justicia y autoridades administrativas
6. Reserva bancaria
7. Reformas estatutarias
Capítulo II- Actuaciones ante la Superintendencia Financiera de Colombia
1. Posesión de cargos de dirección y control
2. Cambios de domicilio
3. Derecho de petición
4. Apoderados
5. Recursos en la vía gubernativa
6. Solicitudes en actuaciones en curso
7. Traslados por falta de competencia
8. Rechazo de solicitud de información reservada
9. Funcionarios encargados de autorizar la consulta de documentos y la expedición de copias o fotocopias
10. Información general
11. Quejas
12. Reglas relativas a la expedición de certificaciones por parte de la SFC
Capítulo III- Actuaciones iniciadas de oficio por la SFC
1. Visitas de inspección
2. Correspondencia oficial
3. Acumulación de actuaciones
4. Sanciones pecuniarias impuestas por la SFC
Capítulo IV - Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo
1. Definiciones
2. Ámbito de aplicación
3. Definición del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo
4. Alcance del sistema de administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo
5. Reglas especiales para transferencias
6. Práctica insegura
PARTE II
MERCADO INTERMEDIADO
TÍTULO I
Instrucciones generales relativas a las operaciones de los establecimientos de crédito
Capítulo I -Instrucciones generales relativas a las operaciones de los establecimientos de crédito
1. Condiciones generales para cualquier operación de crédito
2. Crédito a entidades estatales
3. Garantías para efectos de cupos individuales de crédito
4. Operaciones de redescuento
5. Operaciones con tarjeta de crédito
6. Operaciones interfinancieras
7. Aceptaciones de títulos
8. Crédito documentario
9. Operaciones con títulos valores en blanco
Capítulo II-Disposiciones especiales aplicables a las operaciones en moneda extranjera
1. Operaciones de comercio exterior – reglamentación en materia de importaciones
Capítulo III-Disposiciones especiales aplicables a las operaciones pasivas
1. Depósitos en cuentas corriente y/o ahorros
2. Depósitos de ahorro y certificados de ahorro a término
3. Prácticas inseguras y no autorizadas
4. Cuentas de ahorros electrónicas
5. cuentas de ahorros de trámite simplificado
6. depósitos de dinero electrónico de personas naturales
7. instrucciones comunes
Capítulo IV -Disposiciones especiales aplicables a las operaciones exclusivas de los establecimientos bancarios
1. Cuentas corrientes
2. Cajillas de seguridad
3. Compensación interbancaria
4. Reglas relativas a la apertura y régimen de los depósitos en moneda legal de no residentes en el país y de los depósitos en moneda extranjera
 Capítulo IV-Disposiciones especiales aplicables a las operaciones de arrendamiento financiero
1.Contratos de arrendamiento financiero
2. Avalúos de bienes usados
3. Tratamiento de los prepagos
4. Constitución de garantías sobre los bienes entregados en arrendamiento financiero
5. Contratación de seguros dentro del contrato de arrendamiento financiero
6. Inventario de activos en leasing
Capítulo VI-Disposiciones especiales aplicables a las operaciones de financiamiento de vivienda
1. Sistema especializado de financiación de vivienda
2. Cuentas de ahorro programado
3. Reglas relativas a la protección de los usuarios de las operaciones de cobertura de créditos individuales de vivienda a largo frente al incremento de la UVR respecto de una tasa determinada
4. Reglas relativas a las coberturas condicionadas con cargo a los recursos del Frech para financiación de vivienda
TÍTULO II
Instrucciones generales relativas a las operaciones de las sociedades de servicios financieros
Capítulo I-Disposiciones especiales aplicables a los negocios fiduciarios
1. Negocios fiduciarios
2. Condiciones de los negocios fiduciarios
3. contratos de adhesión y contratos de prestación masiva
4. Acciones de los acreedores anteriores al fideicomiso-alcance del artículo 1238 del Código de Comercio
5. Normas especiales respecto de ciertos contratos fiduciarios
6. Rendición de cuentas e informes periódicos7. Reportes de información
8. Clasificación por tipos de negocios fiduciarios
9. Naturaleza de los recursos entregados para efectos de la clasificación por tipos y subtipos
Capítulo II-Disposiciones especiales aplicables a los almacenes generales de depósito – AGD
1. Objeto social
2. Operaciones autorizadas
3. Régimen de inversiones
4. Aseguramiento de bienes
5. Régimen de tarifas por servicios
6. Prohibiciones
 Capítulo III-Disposiciones comunes aplicables a las sociedades de servicios financieros
1. Prácticas inseguras
Capítulo IV-Disposiciones comunes aplicables a las sociedades de servicios financieros
1. Prácticas inseguras
 Capítulo V-Disposiciones especiales aplicables a las sociedades de intermediación cambiaria y de servicios financieros especiales
1. Funcionamiento de las sociedades de intermediación cambiaria y de servicios financieros especiales
2. Información sobre cuentas corrientes y cuentas de ahorro
3. Adquisición, adecuación y remodelación de Inmuebles
TÍTULO III
Instrucciones generales relativas a las operaciones de las entidades administradoras de pensiones y cesantías
Capítulo I- Disposiciones especiales aplicables a las entidades administradoras del sistema general de pensiones – SGP
1. Vinculación a las entidades administradoras del SGP
2. Cálculo de reservas
3. Procedimiento para el traslado de afiliados entre regímenes pensionales y entre las diferentes administradoras del SGP
4. Traslado de régimen pensional en los términos de la sentencia su 062 de 2010 de la corte constitucional para el caso de afiliados beneficiarios del régimen de transición sin el cumplimiento de los términos legales de traslado
5. Traslado de recursos e intercambio de información entre entidades administradoras del sistema general de pensiones (SGP) y la entidad administradora del servicio social complementario de beneficios económicos periódicos - BEPS
6. Múltiple vinculación
7. Declaración de ingresos percibidos
8. Reglas sobre reconocimiento y pago de pensiones
9. Remisión de extractos por parte de las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida
10. Pago de mesadas pensionales mediante consignación en cuenta corriente o de ahorros
11. Publicación de información al afiliado
12. Educación financiera del sistema general de pensiones
Capítulo II - Disposiciones especiales aplicables en materia de régimen de ahorro individual con solidaridad
1. Disposiciones relacionadas con obligaciones especiales de las sociedades administradoras, AFP
2. Disposiciones relacionadas con los fondos administrados
3. Límite de la negociación de compra y venta de COP/USD bajo la modalidad spot (contado) o a través de instrumentos financieros derivados
4. Disposiciones relacionadas con nuevas modalidades de pensión
 Capítulo III- Disposiciones especiales aplicables a la administración de fondos de cesantías
1. Disposiciones relacionadas con los fondos administrados
Capítulo IV- Disposiciones comunes a la administración de los fondos de pensiones obligatorias y los portafolios de cesantías
1. Registro de operaciones con los recursos de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y los portafolios de los fondos de cesantía
2. Políticas de inversión, asignación estratégica de activos y funciones de los comités de riesgos e inversiones
3. Ejercicio de los derechos políticos de las AFPC respecto de las inversiones que realicen con los recursos de los fondos de pensiones obligatorias y de cesantías
Capítulo V-Disposiciones comunes a los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios que constituyan las entidades territoriales, sus descentralizadas y Ecopetrol para garantizar el cumplimiento de determinadas obligaciones pensionales
1. Autorización
2. Objeto exclusivo de los patrimonios autónomos y encargos fiduciarios
3. Prohibiciones
4. Valor de los activos e integración de los patrimonios autónomos y encargos fiduciarios
5. Bonos pensionales
6. Rentabilidad Mínima del Fonpet
7. Garantía de rentabilidad mínima
8. Cálculo del cociente de ingreso por comisión de administración de recursos del Fonpet
9. Separación contable
10. Fondos de pensiones voluntarios
11. Entidades autorizadas para administrar los recursos correspondientes a pasivos pensionales a cargo de la Empresa Colombiana de Petróleos
Capítulo VI- Disposiciones especiales aplicables a los planes de pensiones voluntarias
1. Alcance
2. Reglas sobre los planes de pensiones de jubilación e invalidez
3. Revelación de información a partícipes
4. Prácticas inseguras y no autorizadas
Capítulo VII-Régimen de inversiones de los fondos de pensiones de jubilación e invalidez voluntarios, FPV
1. Inversiones admisibles
2. Requisitos de calificación para las inversiones admisibles
3. Foros para la realización de operaciones en el mercado
4. Operaciones con instrumentos financieros derivados
5. Límites, reglas y prohibición aplicables en la realización de operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores
6. Excesos en las inversiones y en los límites de los instrumentos financieros derivados
7. Custodia
TÍTULO IV
Instrucciones generales relativas a las operaciones de las entidades aseguradoras, capitalización e intermediarios de seguros
Capítulo I-Disposiciones especiales aplicables a las sociedades capitalizadoras
1. Planes de capitalización
2. Condiciones de los contratos
3. Reglas aplicables al régimen de las reservas
4. Notificación de entrega de los recursos
Capítulo II-Disposiciones especiales aplicables a las entidades aseguradoras y reaseguradoras
1. Reglas generales sobre la operación de seguros
2. Aspectos financieros las entidades aseguradoras
3. Reglas particulares aplicables a ciertos ramos
4. Reglas relativas a otras actividades desarrolladas por las entidades aseguradoras
5. Suscripción de contratos de encargo fiduciario de inversión por parte de las entidades aseguradora
Capítulo III-Disposiciones especiales aplicables a los corredores de seguros y de reaseguros
1. Corredores de seguros
2. Corredores de reaseguros
3. Disposiciones comunes
Capítulo IV- Disposiciones especiales aplicables a la gestión de riesgos en las entidades aseguradoras
1. Aspectos generales
2. Reglas especiales de la estructura y operación del Sears
TÍTULO V
Instrucciones generales relativas a otras instituciones y actividades sometidas a supervisión
Capítulo I- Disposiciones especiales aplicables a los fondos ganaderos
1. Requisitos
2. Cumplimiento de parámetros legales
3. Aplicación extensiva de disposiciones de las entidades vigiladas
 Capítulo II-Disposiciones especiales aplicables a las entidades de desarrollo de los entes territoriales
1. Régimen legal – redescuento
2. Régimen especial para los institutos de fomento y desarrollo de las entidades territoriales – infis- que manejen excedentes de liquidez
Capítulo III-Disposiciones especiales aplicables a la constitución de las secciones especializadas de ahorro y crédito de las cajas de compensación familiar
1. Requisitos
PARTE III
MERCADO DESINTERMEDIADO
TÍTULO I
Emisores de valores
Capítulo I-Mercado desintermediado
1. Inscripción en el RNVE
2. Sistema de control interno –SIC- de los emisores de valores
3. Transferencia de acciones y bonos convertibles en acciones inscritos en bolsa
4. Celebración de asambleas de tenedores de bonos y cumplimiento de las obligaciones establecidas tanto para las sociedades emisoras como para los representantes legales de tenedores
Capítulo II-Reglas particulares de emisión de valores
1. Prospecto de información de las emisiones de valores
2. Ofertas públicas de adquisición de valores – OPA
3. Publicación de prospectos de información correspondientes a inscripción de valores en el RNVE y/u ofertas públicas
4. Envío de información relevante sobre la cual se solicita autorización de no publicación
5. Entendimiento de términos para los emisores e inversionistas en acciones
Capítulo III-Emisión de valores de entidades vigiladas por la SFC
1. Régimen de emisión de bonos de entidades vigiladas en general
2. Régimen de emisión de bonos de garantía general de las corporaciones financieras
3. Régimen de emisión de bonos de las sociedades comisionistas de bolsa de valores
Capítulo IV- Operaciones que requieren autorización de la SFC- controlados exclusivos
1. Documentación general
2. Documentación adicional
Capítulo V- Código País(Rige a partir del 1 de enero de 2015)
1. Ámbito de aplicación
2. Alcance del código país y adopción del reporte de implementación
3. Estructura del código país
4. Diligenciamiento y reporte
5. Implementación de las recomendaciones
6. Contextualización de las recomendaciones
7. Periodicidad
Capítulo VI- Prácticas inseguras y no autorizadas
1. Prácticas ilegales, no autorizadas e inseguras de los emisores de valores
Capítulo VII-Instrucciones en materia de prevención y control de lavado de activos y de la financiación del terrorismo a los emisores no vigilados por la SFC
1. Ámbito de aplicación
2. Sistema integral para la prevención y control de lavado de activos y de la financiación del terrorismo – Sipla
3. Conservación de documentos
4. Reserva de la información
TÍTULO II
Disposiciones especiales aplicables a las actividades y entidades del mercado de valores
Capítulo I- Reglas generales
1. Intermediación de valores
2. Manejo de recursos de clientes e inversionistas y actualización de información de cuentas bancarias a través de Interne
3. Prácticas inseguras y no autorizadas de las entidades relacionadas en los numerales 1 y 3 del parágrafo 3 del artículo 75 de la Ley 964 de 2005
Capítulo II-Reglas de intermediación en el mercado mostrador
1. Definiciones
2. Obligación de registro
3. Transparencia en las operaciones objeto de registro
4. Manuales y procedimientos respecto de operaciones en el mercado mostrador
5. Régimen aplicable al registro de operaciones con instrumentos financieros derivados y con productos estructurados
TÍTULO III
Sociedades comisionistas de bolsa de valores
Capítulo I-Disposiciones especiales aplicables a las operaciones de las sociedades comisionistas de bolsa de valores
1. Constitución de pólizas
2. Prohibiciones en el desarrollo de su actividad
Capítulo II-Libro electrónico de registro de órdenes y principios para el procesamiento de órdenes de sociedades comisionistas de valores
1. Principios a seguir en el procesamiento de órdenes
2. sistema electrónico de registro de órdenes sobre valores
Capítulo III-Sistemas electrónicos de ruteo de órdenes
1. Consideraciones generales
2. Definiciones
3. Agentes autorizados para el ofrecimiento y uso de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes
4. Valores y operaciones
5. Requerimientos aplicables a las sociedades comisionistas de bolsa de valores
6. Supervisión
7. Requerimientos aplicables a los administradores de sistemas de negociación de valores y a las bolsas de valores
Capítulo IV-Formadores de liquidez del mercado de valores
1. Modalidades
2. Obligaciones del formador de liquidez
3. Prohibiciones aplicables al formador de liquidez
4. Excepciones al cumplimiento de la actividad
5. Reglas generales aplicables a los emisores que suscriban contratos con formadores de liquidez
6. Requisitos y obligaciones de los sistemas de negociación de valores y/o las bolsas de valores
7. Contenido de los reglamentos de las bolsas de valores o sistemas de negociación de valores
8. Monitoreo y Supervisión
TÍTULO IV
Proveedores de infraestructura y otros agentes
Capítulo I- Bolsas de valores
1. Aplicación extensiva
2. Operaciones de democratización realizadas a través de bolsa
Capítulo II-Sociedades calificadoras de valores
1. Sociedades calificadoras internacionalmente reconocidas
2. Información sobre calificaciones y revisiones de las mismas
Capítulo III-Sociedades administradoras de sistemas de negociación de valores y sistemas de registro de operaciones sobre valores
1. Contenido de los comprobantes de liquidación
Capítulo IV-Proveedores de precios
1. Reconocimiento en el extranjero
2. La actividad
3. De los proveedores de precios para valoración
4. De las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia
Capítulo V-Entidades certificadoras de profesionales del mercado de valores
1. Autorización para ejercer la actividad de certificación
2. Información del proceso de certificación
3. Exigencias mínimas de las entidades aplicantes
4. Verificación de antecedentes
Capítulo VI-Custodios de valores
1. Ámbito de aplicación
2. Proceso de autorización
3. Estándares especiales aplicables a los sistemas del custodio de valores
4. Obligaciones del custodio de valores
5. Contratos
6. Sub-custodia de valores ubicados en el exterior
7. Reglas relativas a la administración de riesgos
8. Documentación
9. Información a los custodiados
10. Estándares especiales para los proveedores de infraestructura
11. Órganos de control
TÍTULO V
Sistema integral de información del mercado de valores – Simev
Capítulo I-Sistema integral de información del mercado de valores – Simev
1. Ámbito de aplicación
2. Actualización de información básica de emisores
Capítulo II-Registro nacional de agentes del mercado de valores - RNAMV
1. Ámbito de aplicación
2. Trámite de inscripción
3. Actualización de la información
4. Actualización de información de los agentes del mercado por Internet
5. Asignación inicial de código de usuario y contraseña
Capítulo III-Registro nacional de profesionales del mercado – RNPMV
1. Sujetos de inscripción en el RNPMV
2. Régimen de inscripción y actualización de información
3. Notificación de la inscripción en el RNPMV
4. Certificación como profesional del mercado de valores
TÍTULO VI
Instrucciones relativas a la constitución, administración, gestión y distribución de fondos de inversión colectiva - FICs
Capítulo I-Disposiciones generales
Diposiciones generales
Capítulo II-Esquema para la autorización de familias de fondos de inversión colectiva
1. Autorización familias de fondos de inversión colectiva
2. Tipos de familias de fondos de inversión colectiva
Capítulo III-Constitución y administración de fondos de inversión colectiva y familias de fondos de inversión colectiva
1. Acreditación de requisitos aplicables a las sociedades administradoras de fondos de inversión colectiva
2. Requisitos de autorización de FICS y familias de FICS
3. Obligaciones de revelación de información
4. Informe de rendición de cuentas de la sociedad administradora
5. Cálculo de los montos de suscripciones
6. Operaciones de reporto o repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores, operaciones de derivados, y operaciones apalancadas
Capítulo IV-Gestión fondos de inversión colectiva
1. Delegación de la actividad de gestión de FICS
Capítulo V-Distribución de fondos de inversión colectiva
1. Medios autorizados para realizar la distribución de FIC
2. Deber de asesoría especial
3. Obligaciones adicionales de los distribuidores especializados de fondos de inversión colectiva
4. Requerimientos especiales para los sujetos promotores que componen la fuerza de vetas
5. Reglamento de funcionamiento de la cuenta ómnibus
Capítulo VI- Fondos de capital privado
1. Reglas especiales para los fondos de capital privado
Capítulo VII-Fondos de inversión colectiva inmobiliarios
1. Destinación de los inmuebles y proyectos inmobiliarios en los que deben invertir los fondos de inversión colectiva inmobiliarios que formen parte de una familia de fondos de inversión colectiva
2. Inversión en acciones o cuotas de interés social emitidas por compañías extranjeras listdas(sic) en bolsas de valores internacionales, cuyo objeto exclusivo sea la inversión en bienes inmuebles o en proyectos inmobiliarios, o ambos
3. Determinación del valor del aporte en especie de bienes inmuebles y derechos fiduciarios
4. Valoración de los FIC inmobiliarios

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO I

Aspectos generales

CAPÍTULO I: Organización

Contenido

1. Constitución de entidades vigiladas

1.1. Capitales mínimos

1.2. Documentación requerida

1.3. Especificidad en la constitución de las entidades administradoras del régimen de ahorro individual

2. Reorganizaciones empresariales

2.1. Requisitos y condiciones generales

2.2. Conversión y/o especialización en cooperativas financieras

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO I

Aspectos generales

CAPÍTULO I: Organización

1. Constitución de entidades vigiladas

1.1. Capitales mínimos

Son aplicables a las instituciones vigiladas, al momento de su constitución y durante su funcionamiento, los capitales mínimos establecidos en el EOSF, particularmente en el artículo 80; los definidos en otras disposiciones legales como las leyes 100 de 1993, 510 de 1999 y 964 de 2005, así como los establecidos por el Gobierno Nacional para el caso de entidades a las que la ley le ha facultado hacerlo por una vez. Los valores establecidos, en virtud de cualquiera de las disposiciones señaladas, se reajustan el primero de enero de cada año en forma automática en el mismo sentido y porcentaje en que varíe el índice de precios al consumidor que suministra el DANE.

1.2. Documentación requerida

Con el fin de contar con suficientes elementos de juicio que permitan evaluar el carácter, responsabilidad, idoneidad y capacidad patrimonial de los inversionistas, los interesados en constituir una entidad o establecer una sucursal de un banco o de una compañía de seguros del exterior, deben cumplir con las condiciones señaladas en el artículo 53 del EOSF y acompañar a la solicitud que se presente para el efecto, además de las exigencias propias de la naturaleza de la entidad que se pretende constituir, como mínimo, los contenidos en las listas de chequeo definidas por esta Superintendencia, así:

1.2.1. Código M-LC-AUT-001 para la constitución de todas las vigiladas.

1.2.2. Código M-LC-AUT-026, tratándose de actividades autorizadas a las sociedades comisionistas de bolsa.

1.2.3. Código M-LC-AUT-047 para solicitar la autorización de administración de portafolios de terceros.

1.2.4. Código M-LC-AUT-024 para la apertura de oficinas de representación, representaciones o contratos de corresponsalía.

1.2.5. Código M-LC-AUT-027 para la autorización de ramos de seguros.

1.2.6. Para las sucursales de bancos y compañías de seguros del exterior, se debe adjuntar la autorización del organismo competente en el país de origen, en el que conste que puede efectuar la inversión y está en capacidad de cumplir con las obligaciones que contraiga la sucursal en Colombia, si fuere el caso. Adicionalmente, la solicitud de constitución debe presentarse acompañada de los requisitos establecidos en el artículo 53 del EOSF, además de cualquier otro que defina esta Superintendencia.

1.3. Especificidad en la constitución de las entidades administradoras del régimen de ahorro individual

La constitución de las entidades administradoras del régimen de ahorro individual debe someterse a las instrucciones contenidas en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-001 para la constitución de las vigiladas, debiendo tenerse en cuenta que la autorización que imparta esta Superintendencia para el funcionamiento de una sociedad administradora de pensiones, o de una sociedad administradora de pensiones y cesantía, no implica de suyo autorización para administrar el respectivo fondo, la cual se otorga una vez se acredite la capacidad técnica, humana y administrativa necesaria, y se apruebe el reglamento del fondo, de conformidad con los requisitos señalados en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-010.

2. Reorganizaciones empresariales

Para efectos de conversión, fusión, adquisición, escisión y cesión de activos, pasivos y contratos de entidades vigiladas con una licencia de funcionamiento vigente, las solicitudes deben cumplir con las condiciones establecidas para cada una de las formas de reorganización previstas en EOSF, bajo el entendido que cualquier reforma de las aquí mencionadas conlleva el sometimiento al régimen previsto para la entidad resultante, sin que se produzca solución de continuidad tanto en su existencia como persona jurídica, como en sus contratos o en su patrimonio.

2.1. Requisitos y condiciones generales

La solicitud de autorización de las operaciones referidas debe presentarse acompañada de los requisitos mínimos y en las condiciones señaladas en las siguientes listas de chequeo, definidas por esta Superintendencia, así:

2.1.1. Conversión: Lista identificada con el código M-LC-AUT-004.

2.1.2. Fusión: Lista identificada con el código M-LC-AUT-007.

2.1.3. Adquisición: Lista identificada con el código M-LC-AUT-002.

2.1.4. Escisión: Lista identificada con el código M-LC-AUT-006.

2.1.5. Cesión de activos, pasivos y contratos: Lista identificada con el código M-LC-AUT-003.

2.2. Conversión y/o especialización en cooperativas financieras

Para efectos de obtener la autorización de conversión y/o especialización en cooperativas financieras debe atenderse lo dispuesto en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-005. Las cooperativas de ahorro y crédito, vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, pueden convertirse en cooperativas financieras; mientras que las cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, deben especializarse para el ejercicio de la actividad financiera, en tanto se cumplan los requisitos del artículo 44 de la Ley 454 de 1998.

No obstante, la institución que pretenda convertirse sólo puede realizar las actividades propias de cooperativa financiera resultante de la operación, presentando dentro de los 3 meses siguientes a la autorización un programa de adecuación de las operaciones al nuevo régimen, el cual tendrá una duración máxima de 2 años. La aprobación de la Superintendencia está condicionada a la celebración del programa de adecuación correspondiente.

2.2.1. Procedimiento en el evento de especialización

2.2.1.1. Término

Una vez presentada la causal de especialización, la respectiva cooperativa tiene un plazo de 1 mes para presentar, ante la SFC, un plan de ajuste para el cumplimiento de los requisitos necesarios para constituirse como cooperativa financiera.

2.2.1.2. Alternativas para la especialización

Para especializarse, las cooperativas pueden optar por una de las 3 alternativas que señala el artículo 45 de la Ley 454 de 1998: escisión, transferencia y creación de una o varias instituciones auxiliares del cooperativismo, para lo cual deben observar la normatividad que regula la alternativa seleccionada.

2.2.1.3. Plazo para el cumplimiento del plan de ajuste

La SFC debe establecer, en cada caso, el término de duración del plan de ajuste, el cual no puede ser superior a 12 meses; el citado plan debe contener el proceso de especialización y la respectiva constitución de la nueva cooperativa financiera.

2.2.2. No autorización de la conversión o especialización

En caso que esta Superintendencia no autorice la conversión, la cooperativa de ahorro y crédito se debe ajustar a las condiciones que establezca la Superintendencia de la Economía Solidaria. Por su parte, en caso que no se autorice la especialización en cualquiera de sus alternativas o la constitución del nuevo establecimiento de crédito, la cooperativa multiactiva o integrales con sección de ahorro y crédito debe ajustarse al límite de captaciones fijado en el artículo 44 de la Ley 454 de 1998, en los términos que fije la Superintendencia de la Economía Solidaria.

2.2.3. Cooperativas exceptuadas de convertirse o especializarse

Las cooperativas de ahorro y crédito, y las multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito que estén integradas por asociados que se encuentren o hayan estado vinculados laboralmente a una misma entidad pública o privada, no están obligadas a convertirse o especializarse en cooperativas financieras.

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO I

Aspectos generales

CAPÍTULO II Régimen patrimonial

Contenido

1. Oferta y suscripción de acciones

2. Derecho de preferencia de los accionistas.

2.1. Regulación del derecho de preferencia en el reglamento de suscripción de acciones

2.2. Derecho de preferencia en cabeza del accionista

2.3. Proporción en que puede ejercerse el derecho de preferencia

2.4. Negociación del derecho

2.5. Acciones con dividendo preferencial sin derecho de voto

3. Negociación de acciones de entidades vigiladas

3.1. Transacciones sujetas a autorización

3.2. Ineficacia como efecto de la falta de autorización de la transacción

3.3. Inscripción en el libro de registro de accionistas

3.4. Requisitos de la solicitud de autorización por parte de la SFC

3.5. Transacción de acciones y/o participaciones del Estado en entidades vigiladas

3.6. Excepciones a la autorización previa de la SFC

3.7. Casos en los que no aplican las excepciones

3.8. Información a la SFC en los casos a que se refiere el subnumeral 3.6 del presente Capítulo

3.9. Información a la SFC en el caso de las entidades a que se refiere el numeral 1º del parágrafo 3º del artículo 75 de la Ley 964 de 2005

4. Pago de dividendos en acciones

4.1. Naturaleza y características

4.2. Condiciones de la decisión

4.3. Capitalización de la cuenta de revalorización del patrimonio

4.4. Autorización

4.5. Información y certificación

5. Adquisición de acciones propias

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO I

Aspectos generales

CAPÍTULO II Régimen patrimonial

1. Oferta y suscripción de acciones

La oferta y suscripción de acciones de las instituciones vigiladas por la SFC se rige en todo por las disposiciones contenidas en los artículos 384 y siguientes del Código de Comercio, en concordancia con los capítulos IX y X de la parte III del EOSF, en tanto sean sociedades anónimas, además de las contenidas en la parte 6 del Decreto 2555 de 2010 (art. 6.1.1.1.1 y siguientes) cuando la suscripción de acciones se realice mediante un proceso de oferta pública de valores, en cuyo caso debe cumplirse con los requisitos contenidos en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-016.

No obstante, una vez aprobado el reglamento de suscripción de acciones por el órgano social, éste debe ser sometido a consideración de esta Superintendencia, a quien corresponde impartir su autorización previamente al proceso de colocación de las mismas (C. Co., art. 390, inc. 1, en concordancia con el art. 2034 ibíd.), salvo que se trate de alguna de las excepciones legales. La omisión de esta formalidad acarrea la ineficacia de la oferta, sin perjuicio de las sanciones que por tal hecho resulten aplicables a los administradores de la sociedad.

La señalada autorización, según lo previsto en el artículo 390 del mencionado código, no implica una aprobación del reglamento de suscripción de acciones, la cual compete únicamente al órgano social señalado en los estatutos o a la junta directiva si nada se dispone al respecto. La autorización de esta Superintendencia conlleva un control de legalidad posterior que presupone, como ya se dijo, la aprobación por parte del órgano social competente; de lo que se concluye que la autorización estatal no concurre a formar la voluntad privada en estas materias.

Adicionalmente, cuando la composición accionaria de la institución permita prever que existen accionistas que mediante la suscripción de acciones podrían obtener o superar un porcentaje de participación del 10% del capital suscrito de la entidad por virtud del ejercicio del derecho de preferencia, debe contemplarse en los reglamentos de colocación de acciones la necesidad de obtener autorización de esta Superintendencia en el aparte de negociación de acciones, so pena de que algunas de las suscripciones que lleguen a promoverse puedan derivar en ineficacia, de acuerdo con el artículo 88 del EOSF.

Igualmente, es necesario que el reglamento de suscripción de acciones contemple de manera clara la clase de acciones que se van a emitir (ordinarias, privilegiadas, con dividendo preferencial y sin derecho a voto) y, al realizar la suscripción, debe hacerse mención a los criterios para clasificar cada tipo de acción en el patrimonio básico ordinario o adicional, según el contenido del artículo 2.1.1.1.7 relativo a los criterios de pertenencia al patrimonio básico ordinario o del artículo 2.1.1.1.8 relativo a los criterios de pertenencia al patrimonio básico adicional, ambos del Decreto 2555 de 2010.

Finalmente, adelantado el trámite en debida forma y una vez vencido el término de la oferta para suscribir, el representante legal y el revisor fiscal deben comunicar a la SFC, dentro del mes siguiente, los resultados de la oferta de suscripción, indicando el número de acciones suscritas, los pagos efectuados a cuenta de las mismas, la cifra en que se eleva el capital suscrito, las cuotas pendientes y los plazos para cubrirlas.

2. Derecho de preferencia de los accionistas

Para el ejercicio del derecho de suscripción preferente de que gozan los accionistas en toda nueva emisión de acciones, debe tenerse en cuenta:

2.1. Regulación del derecho de preferencia en el reglamento de suscripción de acciones

En toda colocación de acciones se debe regular el derecho de preferencia, señalándose de manera clara la proporción y forma de suscripción de las acciones emitidas, y los plazos definidos para tal efecto. Tratándose de ofertas públicas que se materialicen mediante la construcción de libros de ofertas, es aplicable si, estatutariamente es viable, la simultaneidad de los plazos para la construcción del libro de ofertas y para el ejercicio del derecho de preferencia, como lo establece el artículo 6.2.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010.

No obstante, pueden colocarse las acciones sin sujeción al derecho de preferencia, pero para tal efecto es requisito indispensable que exista estipulación estatutaria expresa o voluntad de la asamblea de accionistas en tal sentido, requiriéndose, en todo caso, la autorización del reglamento por parte de la SFC en la forma prevista para todo reglamento de suscripción (C. Co., art. 388, inc. 3º).

2.2. Derecho de preferencia en cabeza del accionista

El derecho de preferencia ha sido señalado como un privilegio del que gozan los accionistas, traducido en la facultad para suscribir proporcionalmente nuevas acciones emitidas por la sociedad, o aquéllas en reserva que sean liberadas. Tiene por finalidad conservar el “statu quo” de cada asociado respecto del ejercicio de los derechos políticos y patrimoniales.

En consecuencia, es un derecho de carácter abstracto que se radica en cabeza del accionista, en cuanto conserve su calidad de tal, como titular de las acciones correspondientes. De esa manera, no existe sino como facultad abstracta y eventual del accionista, y no se concreta como derecho individual exigible a la sociedad sino a partir del momento en que le sea comunicada la oferta de suscripción a que alude el artículo 388, inciso 2º del Código de Comercio, vale decir, cuando se expida el aviso correspondiente (art. 845 del mencionado código), pues sólo con este acto jurídico unilateral, como conclusión del procedimiento de aprobación y autorización del reglamento, surge en cabeza de la sociedad la obligación de efectuar la suscripción y el derecho correlativo del accionista de acceder a dicha suscripción.

2.3. Proporción en que puede ejercerse el derecho de preferencia

La proporción en que puede ejercerse el derecho de preferencia por cada acción suscrita debe ser aquella que se determine al momento de aprobación del reglamento por el órgano social competente, en desarrollo de lo ordenado por el artículo 386, inciso 2º en concordancia con el artículo 388 del Código de Comercio, siendo obligatorio incluir de manera expresa en dicho reglamento la proporción correspondiente en cada emisión.

Así pues, mientras el derecho a la suscripción preferencial se concreta con la oferta de suscripción, la proporción que corresponde a éste se determina al momento de la aprobación del reglamento. La proporción se determina en función de las acciones suscritas al momento de aprobación del reglamento, no en función de los accionistas, de manera que si esta calidad varía posteriormente, debido a la negociación de las acciones, es el titular de éstas al momento de la oferta (fecha en que se concreta el derecho) quien goza del beneficio de suscripción preferencial, en la proporción establecida al momento de aprobarse el reglamento (vr.gr. 2, 3 o 5 acciones nuevas por cada acción suscrita).

La regla antes expuesta debe aplicarse estrictamente en el contrato de suscripción que la sociedad celebre con cada accionista, y en la expedición posterior de los títulos de las acciones (C. Co., arts. 399 y siguientes), entendiendo que los accionistas a que alude la norma son aquellos que tengan el carácter de tales al momento de la oferta, quienes pueden ejercer la preferencia en forma proporcional a las acciones poseídas a la fecha de aprobación del reglamento, o a las poseídas por quien le hizo un traspaso de acciones, dado que, como ya se anotó, la proporción se establece en función de la acción.

2.4. Negociación del derecho

El derecho de suscripción es negociable únicamente desde la fecha del aviso de oferta, según el artículo 389 del Código de Comercio, para lo cual basta que el titular indique por escrito a la sociedad el nombre del cesionario o cesionarios.

2.5. Acciones con dividendo preferencial sin derecho de voto

Para efectos de la emisión, colocación y ejercicio del derecho de preferencia de las acciones con dividendo preferencial sin derecho de voto, las entidades deben dar cumplimiento a lo previsto en los artículos 61 y siguientes de la Ley 222 de 1995.

No obstante, tanto en la suscripción como en el ejercicio de los derechos de este tipo de acciones, debe hacerse expresa referencia de la convencionalidad del dividendo, a efectos de que la suscripción de acciones, según se trate, clasifique para el patrimonio básico ordinario o básico adicional, de conformidad con el literal d. de los artículos 2.1.1.1.7 y 2.1.1.1.8 del Decreto 2555 de 2010.

3. Negociación de acciones de entidades vigiladas

La transacción de acciones de entidades vigiladas por la SFC debe ser autorizada de manera previa por la SFC, so pena de ineficacia.

3.1. Transacciones sujetas a autorización

De conformidad con el artículo 88 del EOSF, las transacciones de acciones, inclusive las que se originan en la suscripción o negociación de bonos obligatoriamente convertibles en acciones, que reúnan las siguientes características deben obtener la autorización previa de esta Superintendencia:

3.1.1. Inversionistas: nacionales o extranjeros, se encuentren o no sometidos a supervisión de la SFC o de cualquier otro organismo de vigilancia y control.

3.1.2. Objeto: transacciones que versen sobre acciones emitidas por entidades vigiladas por la SFC.

3.1.3. Naturaleza del acto: transacción entendida como cualquier acto jurídico unilateral o bilateral, sin consideración a su naturaleza, en virtud del cual pueden llegar a adquirirse acciones de una entidad vigilada por la SFC, vr.gr compraventa, suscripción, permuta, dación en pago, donación, fiducia mercantil, adjudicación o postura en remate judicial y aporte a sociedad.

3.1.4. Monto: el objeto de la transacción debe consistir en la adquisición del 10% o más de las acciones suscritas de una entidad vigilada mediante la realización de una sola operación o de varias que se ejecuten en forma simultánea o sucesiva. Así mismo, toda transacción por cuya virtud el adquirente incremente el porcentaje mencionado, cualquiera que sea el monto de las acciones a adquirir, requiere de la citada autorización.

El porcentaje señalado aplica a una persona o a un grupo de personas, acorde con el artículo 2.1.2.1.10 del Decreto 2555 del 2010, como quiera que se entiende que son operaciones realizadas con una misma persona.

3.1.5. Alcance: la mencionada autorización es requerida en todos los casos en que la transacción tenga por objeto la adquisición del 10% del capital o del patrimonio de una entidad vigilada, aun cuando el mismo no esté representado en acciones (art. 88, num. 4º del EOSF).

3.2. Ineficacia como efecto de la falta de autorización de la transacción

Las transacciones que se efectúen sin la autorización previa de la SFC son ineficaces de pleno derecho; es decir, no requieren de declaración judicial o de cualquiera otra autoridad.

La ineficacia así suscitada, no es subsanable con posterioridad al acuerdo que materialice la transacción en la medida que la ley no contempla ninguna forma para hacerlo, como si sucede frente a algunas situaciones en las que la norma mercantil, además de prever la ineficacia determina de manera expresa los mecanismos para que se recupere el vigor jurídico propio del negocio o actuación a la cual la ley le atribuye en principio efectos en derecho.

En ese sentido, es claro que aún situaciones como capitalizaciones futuras o abstención de suscripciones preferenciales en emisiones posteriores, que tengan como consecuencia la disminución del límite señalado, no son enervantes de la ineficacia.

3.3. Inscripción en el libro de registro de accionistas

La solicitud de inscripción de las transacciones realizadas sobre acciones de entidades vigiladas que requieran autorización previa de la SFC debe ir acompañada de copia auténtica del acto respectivo, expedido por el superintendente delegado correspondiente, en virtud del cual se imparta la correspondiente autorización.

Corresponde a los representantes legales y revisores fiscales de tales instituciones impedir tanto la expedición como el registro de títulos representativos de sus acciones a nombre de personas que, habiendo estado obligadas a obtener autorización previa, no hayan dado cumplimiento a dicho requisito con anterioridad a la negociación que pretenda la transferencia de la calidad de accionista.

Las entidades vigiladas deben informar a la SFC sobre la inscripción, en el libro de registro de accionistas, de las transacciones sujetas a autorización, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha en que haya tenido ocurrencia la mencionada inscripción, indicando el nombre de los intervinientes y el número de acciones objeto de adquisición, de acuerdo con los formatos establecidos para tal fin.

3.4. Requisitos de la solicitud de autorización por parte de la SFC

Las solicitudes de autorización de las transacciones a las que se ha hecho referencia en los numerales que anteceden deben reunir los requisitos y presentarse acompañadas de los documentos contenidos en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-017 definida por esta Superintendencia.

3.5. Transacción de acciones y/o participaciones del Estado en entidades vigiladas

En los procesos orientados a la enajenación de la participación que la Nación, una entidad descentralizada o el Fogafin posean en una institución vigilada por la SFC, se deben tener presente las disposiciones contenidas en la Ley 226 de 1995, en cuanto le sean aplicables y las siguientes instrucciones en relación con la autorización que, en ciertos casos, es exigida como requisito esencial para la eficacia de las transacciones que se celebren en desarrollo de tales procesos.

3.5.1. Cuando en desarrollo de uno de los procesos de privatización indicados en el inciso anterior se pretenda adquirir el 5% por ciento o más de las acciones o bonos obligatoriamente convertibles en acciones en circulación de la correspondiente institución, sea que dicha adquisición se vaya a efectuar en forma directa o indirecta, es necesario obtener la previa autorización de esta Superintendencia, cualquiera que sea el procedimiento elegido para llevar a cabo la venta de las acciones o bonos obligatoriamente convertibles en acciones, a menos que quienes vayan a efectuar la correspondiente adquisición se encuentren en el supuesto a que se refiere el artículo 305 del EOSF.

3.5.2. En el evento en que la autorización sea requerida, los interesados deben presentar la información a que se refiere el subnumeral anterior con el objeto de acreditar su idoneidad, responsabilidad, carácter y solvencia patrimonial. Con el propósito de disponer de los elementos de juicio necesarios para adoptar la decisión se debe manifestar, al formular la solicitud, cuál es el número máximo de acciones que se pretende adquirir, de manera que se pueda establecer la debida conformidad entre patrimonio, recursos disponibles y eventual valor de la transacción, calculado con base en el precio mínimo de la entidad financiera. La autorización que otorgue la SFC se entiende limitada al número máximo de acciones anunciadas en la solicitud elevada a esta Superintendencia.

3.5.3. Cuando se tenga prevista la adquisición de un porcentaje igual o superior al 20% del capital de la entidad respecto de la cual se va a realizar el proceso de privatización y, adicionalmente, se posean inversiones directas o indirectas en otras instituciones financieras, en forma directa o por intermedio o con el concurso de sus filiales o vinculadas o con la participación de personas relacionadas de cualquier otra forma con la adquirente indirecta, se debe aportar toda la información que a juicio de los interesados sea apropiada para que pueda establecerse que, con la transacción, no se va a estar en capacidad de mantener o determinar precios inequitativos, o de limitar servicios, o de impedir, restringir o falsear la libre competencia en los mercados en que participe la adquirente, sus filiales, subsidiarias o vinculadas o, si es del caso, las medidas que se adoptarían para prevenir la ocurrencia de una de tales situaciones.

Las instrucciones aquí señaladas se deben aplicar, en cuanto sean conducentes, a las participaciones que pueda llegar a tener el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, Fogacoop.

3.6. Excepciones a la autorización previa de la SFC

De conformidad con lo previsto en el numeral 3º del artículo 88 y el artículo 305 del EOSF, las transacciones señaladas en el subnumeral 3.1 de este capítulo no requieren de autorización previa por parte de esta Superintendencia, cuando los interesados en la adquisición han obtenido autorización de esta Superintendencia dentro de los 3 años anteriores a la fecha en que se pretende realizar la transacción de acciones o de bonos obligatoriamente convertibles en acciones de la misma entidad, siempre que se den los supuestos que se señalan a continuación:

3.6.1. Que se trate de acciones o bonos obligatoriamente convertibles en acciones de la misma institución para la cual se impartió autorización; y

3.6.2. Que los inversionistas informen previamente a esta Superintendencia sobre la pretendida adquisición.

3.7. Casos en los que no aplican las excepciones

3.7.1. Respecto de quienes, en el lapso comprendido entre la autorización otorgada inicialmente por la SFC y la fecha de las transacciones posteriores, se encuentren incursos en alguna de estas situaciones: i) hayan sido objeto de sanción alguna por parte de la SFC o de Sociedades, o se les haya dictado medida de aseguramiento o condena dentro de un proceso penal e informen previamente sobre la operación proyectada; ii) se les haya declarado la extinción del dominio de conformidad con la Ley 333 de 1996, cuando hayan participado en la realización de las conductas a que hace referencia el artículo º de dicha ley; iii) hayan sido sancionadas por violación a las normas que regulan los cupos individuales de crédito, o iv) sean o hayan sido responsables del mal manejo de los negocios de la institución en cuya dirección o administración hayan intervenido.

3.7.2. Respecto de quienes hayan figurado como administradores y revisores fiscales de entidades respecto de las cuales se haya decretado toma de posesión con fines de liquidación. Esta inhabilidad no aplica a los revisores fiscales que hayan dado aviso oportuno a esta Superintendencia sobre la ocurrencia de los hechos que originaron la toma de posesión con fines de liquidación de una entidad financiera, de conformidad con la honorable Corte Constitucional en Sentencia C-780 de 2001, M.P. Jaime Córdoba Triviño.

3.7.3. Cuando se realice una transacción que incremente la participación del inversionista a más del 50% de las acciones suscritas de la entidad vigilada.

3.8. Información a la SFC en los casos a que se refiere el subnumeral 3.6 del presente capítulo

En los supuestos contenidos en el subnumeral 3.6 anterior, los potenciales inversionistas deben informar a la SFC, con no menos de 10 días calendario de antelación a cada transacción, los siguientes aspectos:

3.8.1. Las personas que intervienen en la operación.

3.8.2. El monto de las acciones o bonos obligatoriamente convertibles en acciones que se pretenden adquirir, precisando si la adquisición se realiza en una o varias operaciones sucesivas, y el porcentaje máximo de capital de la respectiva entidad objeto de negociación, así como, el que se posee en la fecha de presentación de la información.

3.8.3. Las condiciones financieras de la transacción.

3.8.4. La manifestación de los potenciales inversionistas, de no encontrarse incursos en ninguno de los impedimentos señalados en el subnumeral 3.7 anterior.

No obstante lo anterior, en caso que la adquisición de acciones se pretenda realizar mediante operaciones sucesivas cuya duración no exceda de 3 meses, sólo es necesario proporcionar la información anteriormente indicada para la primera operación, siempre y cuando para las operaciones subsiguientes se mantengan las mismas condiciones. En caso contrario, los inversionistas deben informar sobre las nuevas condiciones de la respectiva operación.

Sin perjuicio del deber de los inversionistas aquí contemplado, las instituciones vigiladas deben en todo caso remitir la mencionada información a esta Superintendencia, así como la requerida en el subnumeral 3.3 del presente capítulo.

3.9. Información a la SFC en el caso de las entidades a que se refiere el numeral 1 del parágrafo 3º del artículo 75 de la Ley 964 de 2005

La negociación de acciones de las entidades a que se refiere el numeral 1º del parágrafo 3º del artículo 75 de la Ley 964 de 2005, que no supere el límite del 10% a que hace alusión el numeral 1, artículo 88 del EOSF, si bien no requiere la aprobación de esta Superintendencia, queda sujeta al deber de información. Para el efecto, las entidades deben informar, en relación con dichas negociaciones, la fecha de negociación, el nombre del vendedor, el número de acciones negociadas, el valor de la negociación y el nombre de los adquirentes.

4. Pago de dividendos en acciones

4.1. Naturaleza y características

De acuerdo con el régimen mercantil, el dividendo de la inversión puede pagarse en forma de acciones liberadas de la misma sociedad, si así lo dispone la asamblea con el voto del 80% de las acciones representadas, participando así los asociados en esta decisión en forma colectiva, como voceros del interés común e imponiendo dicha decisión a las minorías ausentes o disidentes.

No obstante, cuando se configure una situación de control en los términos previstos en la ley, sólo puede pagarse el dividendo en acciones o cuotas liberadas de la misma sociedad, a los socios que así lo acepten, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 455 del Código de Comercio.

La decisión de pagar dividendos en acciones implica que:

4.1.1. La autorización del pago de dividendos en acciones no supone un contrato de suscripción de acciones, ya que los requisitos o elementos esenciales de éste difieren de los del pago de dividendos en especie.

4.1.2. La autorización del pago de dividendos en acciones obedece a una manifestación unilateral de la asamblea de accionistas, en cumplimiento de las relaciones jurídicas nacidas del contrato de sociedad. Por ello, no se perfecciona a partir de una oferta o propuesta de negocio jurídico, pues en este caso no comporta para los asociados la alternativa de suscribir o no acciones, dado que la capitalización de utilidades se impone a ellos como obligatoria, aún para ausentes o disidentes como ha quedado dicho.

4.1.3. Por lo anterior, no es necesario elaborar un reglamento de colocación de acciones, formalidad que resulta indispensable para definir los términos y condiciones de la oferta de suscripción, pero no del pago del dividendo en acciones.

4.2. Condiciones de la decisión

Para hacer efectivo el pago del dividendo en acciones liberadas, es necesario que en la reunión en que dicha determinación se apruebe, la asamblea de accionistas se pronuncie sobre los siguientes aspectos:

4.2.1. El valor de las acciones;

4.2.2. Las fechas de pago acordadas, y

4.2.3. La forma como se van a cubrir los dividendos cuyo monto no permita liberar una acción. Para este efecto, no puede perderse de vista el carácter indivisible de la acción, así como la imposibilidad de acordar cualquier sistema que conlleve el desconocimiento o mengua del derecho a participar en los dividendos (v.gr. desechar las fracciones), dado su carácter esencial, intangible e inviolable. Se sugiere, entonces, optar por el pago en efectivo de la suma equivalente al valor de las fracciones. Si, por el contrario, se decide facultar a los asociados para que liberen la unidad, completando en dinero su valor, se requeriría contrato y, por ende, reglamento de suscripción, para hacer válidamente la oferta a los accionistas.

4.2.4. Teniendo en cuenta que corresponde a la junta directiva y al representante legal de la compañía, en los términos del artículo 446 numeral 2º del Código de Comercio, presentar el proyecto de distribución de utilidades, es recomendable que se someta a la asamblea general de accionistas el proyecto de pago de dividendos en acciones con los elementos indicados en el subnumeral anterior.

4.2.5. Las sociedades deben tener presente que el pago de dividendos debe efectuarse con acciones de la reserva o con acciones readquiridas, cuando esto último sea viable; en consecuencia, debe contarse con la capacidad de emisión necesaria para la procedencia del pago de dividendos en acciones.

4.3. Capitalización de la cuenta de revalorización del patrimonio

De conformidad con lo previsto en el artículo 5º del Decreto 836 de 1991, en concordancia con el artículo 15 del Decreto 2912 de 1991, las entidades vigiladas pueden capitalizar el valor registrado en la cuenta de revalorización del patrimonio. Para tal efecto, es necesario que atiendan las siguientes instrucciones:

4.3.1. La decisión debe ser adoptada por la mayoría absoluta de las acciones presentes en la asamblea de accionistas o del órgano que haga sus veces, con base en los estados financieros de fin de ejercicio en los cuales se establezca la existencia del valor correspondiente en la mencionada cuenta de revalorización del patrimonio.

4.3.2. La asamblea debe dar aplicación a lo previsto en el subnumeral 4.2 del presente Capítulo sobre condiciones para el pago de dividendos en acciones.

4.3.3. Las fracciones de acciones que resulten de la capitalización no pueden pagarse en efectivo, por lo cual su valor debe reintegrarse a la cuenta de revalorización del patrimonio. Sin embargo, si la asamblea decide liberar las acciones puede completarse en dinero la unidad, pero es necesario para el efecto adoptar el reglamento de suscripción correspondiente.

4.4. Autorización

En la medida en que no es necesario el reglamento de colocación de acciones cuando se trata de la distribución de dividendos en acciones, tampoco es procedente la autorización de la SFC a que hace referencia el numeral 1º del presente capítulo en concordancia con el artículo 390 del Código de Comercio.

En estos eventos, el control de legalidad se ejerce a través del estudio de los proyectos de distribución de utilidades, de las actas de asamblea de accionistas, y de los informes y certificaciones a que se refiere el siguiente subnumeral.

4.5. Información y certificación

Una vez efectuado el pago de dividendos en acciones, el representante legal y el revisor fiscal deben informar a esta Superintendencia el número de acciones distribuidas, la cifra en que se eleva el capital suscrito y la fecha en que fueron entregadas.

Igualmente, deben remitir, dentro del mes siguiente al vencimiento del último plazo para el pago de las acciones, un certificado de la Cámara de Comercio del domicilio social donde conste la inscripción de la certificación suscrita por el revisor fiscal, en la cual informe el citado aumento, según el Decreto 1154 de 1984.

5. Adquisición de acciones propias

Cuando quiera que, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 literal b. del EOSF una entidad vigilada por la SFC pretenda recibir en parte de pago de obligaciones sus propias acciones, la decisión en tal sentido debe ser aprobada por la asamblea general de accionistas de acuerdo con lo establecido en el artículo 68 de la Ley 222 de 1995 y atendiendo a las mayorías previstas en la ley.

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO I

Aspectos generales

CAPÍTULO III: Gobierno corporativo

Contenido

1. Estructura organizacional básica de las entidades vigiladas

1.1. Asamblea general de accionistas

1.2. Junta directiva

1.3. Representación legal

2. Estructura organizacional de los intermediarios de valores

2.1. Junta directiva o quien haga sus veces

2.2. Representante legal

2.3. Órganos de control

3. Revisoría fiscal

3.1. Funciones y responsabilidades de la revisoría fiscal

3.2. Pautas relacionadas con la elección del revisor fiscal, ejercicio y entrega del cargo

3.3. Normas de auditoría generalmente aceptadas

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO I

Aspectos generales

CAPÍTULO III: Gobierno corporativo

Sin perjuicio de las instrucciones generales aquí contenidas, acorde con la naturaleza de cada institución deben tenerse presentes las reglas particulares que en materia de gobierno corporativo han sido incluidas en las disposiciones legales y reglamentarias para algunos agentes, especialmente del mercado de valores, para quienes en todo caso, por virtud de la remisión efectuada en el artículo 22 de la Ley 964 de 2005 aplican los artículos 72, 73 y 74 del EOSF.

Igualmente, las entidades vigiladas deben atenerse a las instrucciones contenidas en otros apartes de la presente circular o de la Circular Externa 100 de 1995, CBCF, especialmente en cuanto hace a la administración de los diversos riesgos que les corresponde gestionar; así como al régimen aplicable a los emisores de valores en cuanto ostenten dicha calidad y les resulte aplicable.

1.(Modificado).* Estructura organizacional básica de las entidades vigiladas

1.1. Asamblea general de accionistas

Son aplicables a las entidades vigiladas por la SFC las disposiciones contenidas en los artículos 181 y siguientes del Código de Comercio, en especial, las relativas a la realización de las reuniones con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos. De la misma forma, las reglas aplicables a las convocatorias y quórum especiales, como lo dispone el artículo 68 y demás reglas de la Ley 222 de 1995, so pena de ineficacia, así como las disposiciones que contienen obligaciones especiales a los emisores de valores, en cuanto sean pertinentes.

En tal virtud, es deber de las entidades vigiladas comunicar a la SFC la fecha, hora y lugar de realización de la correspondiente asamblea o junta de socios. Para tal efecto, la antelación de 15 días hábiles o 5 días comunes de la convocatoria, según el caso, se cuentan a partir de la fecha de recibo de la respectiva citación por parte del accionista o asociado, o de la fecha de publicación del correspondiente aviso.

1.2. Junta directiva

1.2.1. Régimen de incompatibilidades e inhabilidades

El régimen de incompatibilidades e inhabilidades aplicable a los establecimientos de crédito, sociedades de servicios financieros, sociedades comisionistas de bolsa, sociedades de capitalización, aseguradoras e intermediarios de seguros y reaseguros, y sociedades de servicios técnicos o administrativos, está previsto en los artículos 75, 76, 77 y 78 del EOSF, respectivamente.

De otra parte, de conformidad con el artículo 20 de la Ley 964 de 2005, las inhabilidades establecidas para los administradores de las bolsas de valores se aplican de manera extensiva a los administradores de las sociedades administradoras de sistemas de negociación y a los administradores de las bolsas de productos agropecuarios y agroindustriales o de otros commodities.

Dado que las reglas sobre inhabilidades e incompatibilidades tienen carácter restrictivo, no es viable hacer extensiva su aplicación a entidades diferentes de las aquí mencionadas, a menos que exista soporte en norma de carácter superior.

1.2.2. Independencia de las juntas directivas

Para efectos de lo dispuesto en el artículo 73 numeral 8º del EOSF, las entidades vigiladas no pueden designar como miembros principales y suplentes de sus juntas directivas o consejos de administración a un número de personas vinculadas laboralmente a la respectiva entidad que, reunidas en sesión y en ejercicio de los cargos de miembros de tales órganos, puedan conformar, entre ellas, mayorías decisorias generales o especiales, de acuerdo con la ley y los respectivos estatutos.

De la misma forma, tratándose de bolsas de valores, sistemas de negociación de valores, bolsas de futuros y opciones, bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, así como de los depósitos centralizados de valores y de las cámaras de riesgo central de contraparte, debe atenderse lo que sobre el particular ha señalado el Gobierno Nacional en relación con las mayorías de miembros independientes que deben tener los consejos directivos, juntas directivas y/o cámaras disciplinarias, las calidades de los mismos, así como el procedimiento que habrá de seguirse para su elección, acorde con las facultades otorgadas en el artículo 4º, literal k. de la Ley 964 de 2005.

A continuación se señala, a manera de ejemplo, el número máximo de miembros vinculados laboralmente con la entidad que puede tener una junta o consejo, en función de la regla anterior:

Número de integrantesQuórum deliberatorio
artículo 437 Código de Comercio
Mayoría de los miembros
artículo 437 Código de Comercio
Número de renglones máximos posibles
con miembros vinculados
5332
6443
7443
8554
9554
10665

En aquellos eventos en los cuales en la ley o los estatutos de la entidad se establezca un quórum especial superior, de acuerdo con lo previsto en el artículo 437 Código de Comercio, es obligación de las entidades vigiladas velar porque la regla en mención sea acatada.

1.2.3. Limitaciones y prohibiciones en la conformación de juntas directivas

Son aplicables a las entidades vigiladas por la SFC las prohibiciones contenidas de manera general en los artículos 202 y 435 del Código de Comercio, en cuanto no pugnen con disposiciones especiales propias a su naturaleza o a su condición de emisores de valores, en cuyo caso le son aplicables las reglas contenidas en el artículo 44 de la Ley 964 de 2005 y sus reglamentos.

1.3. Representación legal

1.3.1. Delegación de la representación legal mediante el otorgamiento de poderes

La representación voluntaria de personas naturales y jurídicas a través de actos de apoderamiento constituye una facultad legítima, al amparo de los artículos 832 y siguientes del Código de Comercio. Estos actos de representación, tratándose de entidades vigiladas pueden conferirse a un tercero ajeno a la institución, al igual que pueden recaer en empleados o funcionarios de la misma, entre ellos los directores de agencia.

Sin embargo, el otorgamiento de poderes es viable bajo el entendido que los mismos no originen una delegación de la representación legal que, en virtud de lo dispuesto en el artículo 440 Código de Comercio, ostenta quien ejerce un cargo que tiene funciones representativas de acuerdo con la ley o los estatutos sociales. En el mismo sentido, la representación voluntaria derivada de este tipo de apoderamiento tampoco tiene los alcances prescritos en el artículo 196 y siguientes del Código de Comercio.

Por ello, los poderes que se confieran en nombre de las entidades vigiladas deben señalar de manera clara las operaciones para las cuales los apoderados tienen la facultad de representar a la institución ante terceros, debiendo los apoderados (incluyendo los directores de agencia), en todos los documentos, actos y negocios que celebren, registrar expresamente la calidad de tales, aún en aquellos actos en los cuales tal aclaración no sea requerida por la ley.

Con todo, el otorgamiento de poderes de carácter general o de poderes especiales de gran amplitud a personas que, habiendo sido designadas en cargos que conlleven facultades de representación legal, no han cumplido con el requisito legal de tomar posesión del cargo constituye una forma de obviar el cumplimiento de este deber, lo cual es calificado como una práctica no autorizada.

1.3.2. Designación de representantes legales

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 198 y 440 Código de Comercio, los representantes legales de las sociedades sometidas a la vigilancia y control de la SFC deben ser elegidos por las asambleas o por las juntas directivas de las entidades, lo que implica que tal facultad no puede delegarse ni atribuirse al representante legal de la sociedad ni a otros funcionarios.

Respecto de las entidades de naturaleza cooperativa vigiladas por la SFC, la designación de los mencionados representantes legales debe efectuarse por el consejo de administración, conforme a lo establecido en el artículo 37 de la Ley 79 de 1988.

Lo anterior se entiende sin perjuicio del régimen especial aplicable a las entidades públicas.

(Nota: Modificado el numeral 1° del presente capítulo por la Circular Externa 3 de 2018 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

2. Estructura organizacional de los intermediarios de valores

En el diseño y adopción de las políticas y procedimientos aplicables a sus organizaciones, los intermediarios de valores deben establecer como mínimo las siguientes funciones a cargo de los órganos de dirección, administración y demás áreas de la entidad.

2.1. Junta directiva o quien haga sus veces

Son funciones a cargo de la junta directiva u órgano que haga sus veces:

2.1.1. Definir y aprobar las políticas de la entidad en materia de actividades de intermediación de valores.

2.1.2. Aprobar los lineamientos que en materia de deberes deben observarse en relación con los clientes con quienes se realicen actividades de intermediación de valores, así como el sistema de control interno, y la estructura organizacional y tecnológica del mismo.

2.1.3. Aprobar el marco general de actuación de la entidad respecto las decisiones administrativas que se deben adoptar en los casos en que sus funcionarios o personas vinculadas incumplan con las políticas y procedimientos de la entidad.

2.1.4. Monitorear el cumplimiento de las políticas y procedimientos.

2.2. Representante legal

Son funciones a cargo del representante legal de la entidad:

2.2.1. Establecer y garantizar el efectivo cumplimiento de las políticas definidas por la junta directiva.

2.2.2. Mantener informada a la junta directiva acerca de la cultura de cumplimiento de las áreas o unidades de negocio que realizan actividades de intermediación de valores.

2.2.3. Rendir informe a la junta directiva, o quien haga sus veces, sobre los informes que el área de control interno realice acerca del cumplimiento con las políticas y procedimientos en materia de intermediación de valores.

2.2.4. Velar porque se dé cumplimiento a los lineamientos establecidos en el código de conducta de la entidad en materia de conflictos de interés y uso de información que tengan relación con la actividad de intermediación de valores.

2.2.5. Informar de manera oportuna a los organismos de autorregulación y a la SFC acerca de cualquier situación excepcional que se presente o prevea que pueda presentarse en el ámbito de la actividad de intermediación de valores.

2.3. Órganos de control

Las entidades deben establecer instancias responsables de efectuar y documentar la revisión y evaluación de las políticas y procedimientos de la actividad de intermediación de valores, las cuales deben informar oportunamente los resultados a los órganos competentes.

3. Revisoría fiscal

3.1. Funciones y responsabilidades de la revisoría fiscal

Entre las diversas funciones y responsabilidades que las normas vigentes asignan a los revisores fiscales, se destacan las siguientes:

3.1.1. En desarrollo de lo establecido en el numeral 1º del artículo 207 del Código de Comercio, el revisor fiscal, mediante el seguimiento y análisis de las operaciones que realiza la entidad a lo largo del ejercicio, debe verificar si las mismas resultan conformes a las órdenes de la asamblea de accionistas y junta directiva, así como a las disposiciones legales y estatutarias que les resulten aplicables, principalmente en sus aspectos financieros y contables, con el fin de emitir una opinión sobre el particular.

3.1.2. De conformidad con lo dispuesto en el numeral 2º del artículo 207 del Código de Comercio, el revisor fiscal debe presentar, por escrito y ante quien ostente legalmente la facultad para adoptar las decisiones preventivas o correctivas que sean del caso, evaluaciones y recomendaciones encaminadas a prevenir que los administradores u otros funcionarios del ente fiscalizado incurran o persistan en actos irregulares, ilícitos o que contraríen las órdenes de los órganos sociales superiores. Para cumplir con tal fin, sus informes, recomendaciones y actuaciones en general deben realizarse en la debida oportunidad.

La existencia del secreto profesional y la confidencialidad no constituyen razones válidas para que el revisor fiscal se abstenga de cumplir con el deber mencionado en el párrafo anterior.

Algunas de las irregularidades que deben denunciarse, son las siguientes:

3.1.2.1. Abusos de sus órganos de dirección, administración o control, que impliquen desconocimiento de los derechos de los asociados o violación grave o reiterada de las normas legales o estatutarias.

3.1.2.2. No suministro oportuno de información a la SFC u otras entidades estatales, a los organismos de autorregulación debidamente autorizados o al público, cuando de ella se puedan inferir riesgos significativos para la continuidad de la entidad o cuando su divulgación deba realizarse según las normas aplicables.

3.1.2.3. Suministro de información que no se ajuste a la realidad o que no cumpla con los requisitos de calidad establecidos para el efecto.

3.1.2.4. No llevar la contabilidad o los libros de acuerdo con la ley o con los principios contables generalmente aceptados.

3.1.2.5. Realización de operaciones no comprendidas en el objeto social.

3.1.2.6. La existencia de riesgos relevantes que no estén siendo adecuadamente gestionados por la administración de la entidad fiscalizada y que, en su criterio, tengan un impacto significativo para el desarrollo de su objeto social.

3.1.2.7. Las demás que considere pertinentes.

La obtención de una certificación emitida por el representante legal de la entidad fiscalizada en la que manifieste que en la entidad no se presenta ninguna de las irregularidades antes mencionadas o que no se tiene conocimiento de la ocurrencia de ellas, no es evidencia suficiente para la adecuada ejecución de la referida función del revisor fiscal, por lo cual dicha certificación debe ser complementada con la ejecución de procedimientos de verificación idóneos, que le permitan contar con elementos de juicio suficientes para emitir su opinión.

3.1.3. Según lo establecido en el numeral 3º del artículo 207 del Código de Comercio, corresponde al revisor fiscal, dentro del ámbito de su competencia, colaborar con las entidades de supervisión cuando éstas lo requieran en el marco de sus atribuciones legales, en la forma, condiciones y con la oportunidad que se establezca en el acto administrativo correspondiente, el cual debe ser suscrito por un funcionario competente.

El revisor fiscal debe suministrar a los organismos de supervisión del Estado información atinente a las situaciones de crisis de las entidades fiscalizadas, que afecten materialmente su capacidad para cumplir con los compromisos contraídos o que representen un riesgo significativo para la continuidad del negocio, dado el peligro que la situación representa para la entidad, sin que pueda entenderse que el suministro de dicha información menoscabe la independencia propia del ejercicio de la revisoría fiscal.

Una abstención u omisión del revisor fiscal en comunicar a las autoridades competentes las situaciones de crisis puede producir tanto daño a la respectiva entidad fiscalizada y a sus asociados como a la comunidad, en la medida que puede llevar a que las entidades u órganos competentes dejen de adoptar en forma oportuna las medidas apropiadas para impedir que el riesgo se concrete o para minimizar el daño que pueda causarse. La existencia del secreto profesional, no exonera al revisor fiscal del deber antes mencionado.

3.1.4. Según lo dispuesto en el numeral 4º del artículo 207 del Código de Comercio, el revisor fiscal debe verificar, a lo largo del ejercicio, los criterios y procedimientos utilizados para llevar la contabilidad, el manejo de los libros de contabilidad, los libros de actas, los documentos contables y archivos relacionados, no sólo respecto de la entidad sino también de los recursos de terceros que ésta administre (fondos públicos, recursos del sistema general de seguridad social, negocios fiduciarios o patrimonios autónomos, universalidades, entre otros), para verificar que los registros sean correctos y cumplan todos los requisitos establecidos por las normas aplicables, de manera que pueda verificar que se conservan adecuadamente los documentos de soporte de los hechos económicos, de los derechos y de las obligaciones, los cuales constituyen fundamento de la información contable.

3.1.5. A lo largo del ejercicio, el revisor fiscal debe verificar, mediante comprobaciones periódicas, la existencia de los activos, la adopción e implementación de medidas suficientes para la protección, conservación y mantenimiento del patrimonio social y si éstas son adecuadas frente a los riesgos asumidos según su naturaleza.

De la misma manera, debe evaluar la forma en que se realiza la medición de la capacidad de uso o recuperación de los activos, incluyendo en su análisis todos los aspectos que resulten relevantes, tales como comprobar la existencia de los títulos de propiedad y su correspondiente protocolización; verificar la ubicación de los bienes, el cumplimiento de las normas para su utilización; los métodos empleados para determinar las valorizaciones así como la idoneidad de los respectivos valuadores, de forma que se pueda garantizar el adecuado manejo y control de los bienes, tanto de aquellos de propiedad del ente económico fiscalizado como de los que se encuentran bajo su responsabilidad a cualquier título. Lo anterior, en desarrollo de lo establecido en el numeral 5º del artículo 207 del Código de Comercio.

3.1.6. De conformidad con el numeral 6º del artículo 207 del Código de Comercio, cuando el revisor fiscal encuentre deficiencias, en cuanto a las medidas tomadas por la administración para el control de los riesgos que puedan afectar materialmente el patrimonio de la entidad, debe impartir en forma oportuna las instrucciones y recomendaciones que resulten pertinentes para mejorar la efectividad y eficacia del control sobre los bienes y valores sociales, sus métodos y procedimientos, sin que ello implique coadministración. Adicionalmente, debe hacer seguimiento a las medidas adoptadas por parte de los administradores frente a las referidas instrucciones y recomendaciones, de lo cual se debe dejar constancia por escrito.

3.1.7. En desarrollo de lo establecido en el numeral 7º del artículo 207 del Código de Comercio, el revisor fiscal debe expresar su juicio profesional respecto de la calidad y razonabilidad de los estados financieros y demás información contable, tomando como referencia las normas aplicables y los parámetros establecidos para el efecto en cada caso, mediante documentos debidamente firmados en los cuales conste su número de matrícula profesional. Respecto del dictamen de los estados financieros debe darse cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 38 de la Ley 222 de 1995.

El revisor fiscal debe obtener evidencia válida y suficiente sobre las operaciones realizadas por el ente económico y los documentos que soportan los registros correspondientes en cada caso, con el objeto de contar con los elementos de juicio necesarios para emitir su opinión profesional, dictámenes, informes y/o expedir certificaciones, aplicando para el efecto tanto las normas que rigen la profesión contable como las metodologías y procedimientos generalmente aceptados en la misma.

3.1.8. Según lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 209 del Código de Comercio, y sin perjuicio de la responsabilidad que corresponde a la administración, el revisor fiscal debe evaluar si el sistema de control interno de la entidad fiscalizada, incluyendo en éste los sistemas de administración de riesgos implementados o que deban ser implementados de conformidad con las disposiciones que le resulten aplicables, promueve la eficiencia de la misma, reduce los riesgos de pérdida de activos operacionales y financieros; propicia la preparación y difusión de información financiera de alta calidad que muestre los resultados de la administración de los recursos de la entidad y los riesgos relevantes que la afectan, en forma tal que resulte útil para los usuarios de dicha información, así como analizar si los referidos sistemas le permitan a la administración garantizar el adecuado cumplimiento de las normas vigentes.

No obstante, la responsabilidad por la correcta implementación y eficacia de los sistemas de control interno y de administración de riesgos corresponde a los administradores de cada entidad, debiendo ser aplicados por todos los funcionarios de la misma, quienes participan en el proceso según el nivel jerárquico al que pertenezcan, mediante una adecuada articulación de los distintos espacios de responsabilidad para asegurar el logro de los objetivos institucionales.

La evaluación del revisor fiscal debe realizarse en el contexto del alcance de las funciones que le asigna la ley y permitir verificar que los referidos sistemas coadyuvan a que la administración garantice el adecuado cumplimiento de las normas vigentes.

Dentro de este contexto, y sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones al revisor fiscal, debe elaborar, por lo menos al cierre de cada ejercicio, un reporte dirigido a la junta directiva u órgano que haga sus veces, mediante el cual informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas e instructivos sobre los sistemas de administración de riesgos que deba implementar la respectiva entidad fiscalizada, de conformidad con las normas que le resulten aplicables según su objeto social.

Además, debe poner oportunamente en conocimiento del representante legal y cuando sea del caso del oficial de cumplimiento, del comité de auditoría y del auditor interno, según corresponda, las inconsistencias y fallas detectadas en cada uno de los sistemas de administración de riesgos, así como todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia. En caso de que sus observaciones o recomendaciones no sean adecuadamente atendidas por la administración o por el oficial de cumplimiento, o cuando la gravedad de las deficiencias encontradas así lo amerite, debe informar sobre tales circunstancias a esta Superintendencia, de manera inmediata.

3.1.9. Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la asamblea o junta de socios.

Las atribuciones adicionales a las indicadas en las normas legales, que los órganos competentes otorguen al revisor fiscal, deben ser acordes con la naturaleza de su función y preservar su independencia, objetividad e imparcialidad, evitando situaciones que puedan dar lugar a conflictos de interés.

Para efectos de cumplir en forma adecuada las funciones antes relacionadas, dentro del ámbito de fiscalización del revisor fiscal están todas las operaciones, actos y áreas de la entidad, así como todos sus bienes, sin reserva alguna.

Tratándose de sociedades o entidades que administren recursos o activos de terceros, fondos públicos, patrimonios autónomos, recursos del sistema general de seguridad social, universalidades o similares, entre otros, la labor de fiscalización del revisor fiscal debe incluir no solamente a la respectiva entidad, sino también a las carteras de terceros, patrimonios autónomos, fondos o recursos administrados, según corresponda.

3.1.10. Por otra parte, su ejercicio y su responsabilidad deben cubrir todo el ejercicio contable, y no sólo ejecutarse a la fecha de cierre de estados financieros o de presentación de informes especiales. Por tanto, el revisor fiscal debe ejecutar en periodos intermedios, por lo menos, las siguientes actividades:

3.1.10.1. Indagar sobre el ambiente de control y sobre cualquier cambio de importancia ocurrido en el sistema de control interno contable y gestión de riesgos, que afecte la preparación de la información financiera.

3.1.10.2. Aplicar procedimientos analíticos a la información financiera para identificar aspectos inusuales y obtener explicación por parte del representante legal o administradores responsables, acerca de las variaciones significativas o materiales que se presenten.

3.1.10.3. Leer las actas de junta directiva y asamblea de accionistas u órganos equivalentes para detectar situaciones que puedan afectar la calidad, suficiencia u oportunidad de la información transmitida a las entidades de supervisión y al mercado en general.

3.1.10.4. Verificar, mediante los procedimientos de auditoria pertinentes, que la información haya sido preparada de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y otras normas en materia contable y de divulgación de información que rijan al ente fiscalizado; que las mencionadas disposiciones hayan sido aplicadas sobre bases uniformes y que se revele en forma adecuada y oportuna cualquier evento subsecuente que pudieran afectar dicha información.

3.1.10.5. Reportar, o requerir a la administración para que reporte a la SFC, cualquier información adicional que resulte necesaria para comprender cabalmente la situación actual de la entidad.

Para el correcto desempeño de las funciones del revisor fiscal, los administradores de la entidad están en la obligación de suministrarle toda la información por él solicitada, así como los recursos que requiera para el adecuado ejercicio de sus funciones. En caso de no recibir la colaboración antes mencionada en debida forma y/o en la oportunidad requerida, el revisor fiscal debe poner este hecho en conocimiento del órgano competente, según el caso, y a la vez, cuando lo considere necesario, informar a esta Superintendencia.

3.2. Pautas relacionadas con la elección del revisor fiscal, ejercicio y entrega del cargo

Sin perjuicio del derecho de cualquier socio o accionista de presentar al máximo órgano social candidatos para la revisoría fiscal, corresponde a la junta directiva, a través del comité de auditoría, someter a consideración de la asamblea general de accionistas u órgano equivalente, la hoja de vida de los posibles candidatos, para lo cual debe verificar previamente que los mismos cumplan con los requisitos necesarios para desempeñar adecuadamente sus funciones y que no se encuentren incursos en las incompatibilidades e inhabilidades previstas en los artículos 205 del Código de Comercio, así como en los artículos 50 y 51 de la Ley 43 de 1990, además de dar cumplimiento a las normas de aseguramiento de la información, definidas en el artículo 5º de la Ley 1314 de 2009.

3.2.1. Criterios objetivos para la elección del revisor fiscal

En los términos de las disposiciones antes citadas, un contador no puede ser revisor fiscal de una entidad:

3.2.1.1. Si es asociado de la misma entidad o de alguna de sus subordinadas.

3.2.1.2. Si es asociado o empleado de la entidad matriz.

3.2.1.3. Si está ligado por matrimonio o parentesco dentro del 4º grado de consanguinidad, 1º civil o 2º de afinidad, o es consocio, de los administradores y funcionarios directivos, el cajero, auditor o contador de la misma entidad fiscalizada. Lo mismo se aplica si tiene con las personas antes mencionadas vínculos económicos, amistad íntima o enemistad grave, intereses comunes o cualquier otra circunstancia que pueda restarle independencia u objetividad a sus conceptos o actuaciones.

3.2.1.4. Si ha desempeñado en la misma entidad o en sus subordinadas cualquier otro cargo, o si ha actuado como empleado de la sociedad, de su matriz, de sus subsidiarias o filiales, dentro de los 6 meses anteriores a la designación.

3.2.1.5. Si la persona natural tiene el cargo de revisor fiscal en 5 sociedades por acciones. Sobre el particular, dada la importancia de la actividad desarrollada por las entidades del sector financiero, esta Superintendencia considera que la aplicación estricta de este límite debe ser sopesada responsablemente por la revisoría fiscal, para lo cual, debe analizar previamente de manera rigurosa que se garantice que quien va ejercer la labor cuenta con todos los recursos necesarios para cumplir con sus funciones, en términos de personal, tiempo y tecnología, atendiendo el tamaño de las entidades y la complejidad de sus operaciones.

3.2.1.6. Si no tiene residencia permanente en Colombia, según lo establecido en el artículo 472, numeral 6 del Código de Comercio.

En todo caso, el revisor fiscal debe evaluar la existencia de conflictos de interés antes de iniciar la ejecución de su labor o, si éstos se presentan con posterioridad a la aceptación del cargo, informarlos una vez los conozca o sobrevengan.

3.2.2. Calidades subjetivas para la elección del revisor fiscal

Para garantizar un adecuado y eficiente cumplimiento de las funciones del revisor fiscal resulta necesario que quien se postule, independientemente del órgano o persona que lo presente a la asamblea, cumpla los siguientes requisitos:

3.2.2.1. Demostrar preparación técnica y experiencia adecuadas para un óptimo desempeño de sus funciones, teniendo en cuenta el objeto social o actividad económica del ente, su tamaño y la complejidad de sus operaciones.

3.2.2.2. Contar con un equipo profesional de apoyo idóneo y suficiente, acorde con la naturaleza, tamaño y complejidad del ente auditado y de sus operaciones.

3.2.2.3. Tener una disponibilidad de tiempo y de recursos que razonablemente permita garantizar que su labor tenga el alcance y la cobertura requeridos en la presente circular, teniendo en cuenta no sólo las características propias del respectivo ente económico y del sector al cual pertenece, sino también las de las otras entidades en las cuales ejerce la revisoría fiscal.

3.2.2.4. Presentar a la asamblea de accionistas o junta de socios, a través del comité de auditoría de la entidad respectiva, una propuesta de servicios que incluya como mínimo los siguientes aspectos:

3.2.2.4.1. Alcance de su labor respecto de cada una de las principales áreas que son competencia de la revisoría fiscal, según lo establecido en la presente circular.

3.2.2.4.2. Número de horas/hombre mensuales que dedicaría a la revisoría del respectivo ente económico.

3.2.2.4.3. Informes que presentaría y su periodicidad.

3.2.2.4.4. Personas que forman parte de su equipo de trabajo, anexando sus hojas de vida e indicando la especialidad de cada uno y el área de la cual se encargaría dentro del equipo de trabajo.

3.2.2.4.5. Bases del cálculo de los honorarios.

3.2.2.4.6. Acuerdos respecto de la planeación del trabajo de revisoría fiscal

3.2.2.4.7. Acuerdos concernientes al uso del trabajo del auditor interno.

3.2.2.4.8. Acuerdos adicionales con la entidad.

El comité de auditoría, o el órgano social encargado de analizar las propuestas presentadas antes de la reunión, debe evaluar de forma previa a su presentación a la asamblea de accionistas u órgano equivalente, si el perfil profesional de cada aspirante al cargo de revisor fiscal y el contenido de su propuesta se ajustan a los requerimientos legales y necesidades del respectivo ente económico. Si bien las propuestas que presenten los accionistas durante la realización de la asamblea no deben ser objeto de esta revisión previa, si deben contener todos los datos y documentos que suministren al máximo órgano social elementos de juicio suficientes para adoptar su decisión.

3.2.3. Nombramiento y aprobación del presupuesto

La designación de los revisores fiscales de las sociedades debe ser efectuada por la asamblea general de accionistas o el máximo órgano del respectivo ente, según lo dispuesto en el artículo 204 del Código de Comercio, función que no puede delegarse, ni aún en comisiones conformadas por accionistas concurrentes a la asamblea, por cuanto se trata de una función de carácter legal asignada expresamente por la ley al máximo órgano social. En el caso de las entidades públicas, se aplica lo dispuesto en las normas que les resulten aplicables.

Según lo dispuesto en el artículo 204 del Código de Comercio, tratándose de sociedades, la elección del revisor fiscal es competencia exclusiva de la asamblea o del órgano que haga sus veces, por la mayoría de votos establecida en la ley o en los estatutos. En las cooperativas financieras, atendiendo lo establecido en el artículo 32 de la Ley 79 de 1988, la elección se efectúa por la mayoría de los votos presentes.

En las sociedades que tienen junta directiva, el período del revisor fiscal es igual al de aquella, pero puede ser removido en cualquier tiempo por la asamblea general de accionistas con el voto favorable de la mitad más uno de las acciones representadas en la respectiva reunión.

Con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5º del artículo 79 del EOSF, en la sesión en la cual se designe al revisor fiscal debe definirse e incluirse en el acta la información relativa a las apropiaciones previstas y autorizadas para el suministro de recursos humanos, técnicos y logísticos destinados al adecuado desempeño de las funciones a él asignadas, adjuntando el análisis efectuado para el cálculo de tales recursos, en función del tamaño de la entidad, el número de oficinas, el volumen y complejidad de sus operaciones, tanto a nivel nacional como en el exterior, así como la expansión prevista para la entidad.

Con el propósito de que la apropiación presupuestal que se defina cumpla la finalidad de garantizar la permanencia, acceso irrestricto e ilimitado a la información, independencia y adecuado cumplimiento de todas las funciones que corresponden al revisor fiscal, se hace necesario que se discriminen los siguientes aspectos, que se estiman fundamentales para determinar el monto y alcance de tales recursos:

3.2.3.1. Valor total de la remuneración mensual del revisor fiscal, teniendo en cuenta las restricciones legales aplicables a la respectiva entidad, indicando el número de horas que, como mínimo, éste y su equipo deben dedicar al ejercicio de sus funciones, discriminando las de su asistencia a las reuniones de la junta directiva del ente, cuando sea del caso.

3.2.3.2. Los auxiliares, expertos y otros colaboradores que requiera, indicando las características profesionales o técnicas de los mismos y su costo, el cual debe estar comprendido en el valor de la remuneración pagada mensualmente a la revisoría fiscal.

3.2.3.3. Valor mensual estimado para viáticos y gastos de transporte de los miembros del equipo de la revisoría fiscal.

3.2.3.4. Tecnología, medios de comunicación y demás elementos que se ponen a disposición de la revisoría fiscal y de sus colaboradores, con el fin de garantizar su acceso irrestricto e ilimitado a toda la información que requiera para el adecuado ejercicio de sus funciones.

Tratándose de sociedades comisionistas de bolsa de valores, sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de inversión y, en general, entidades que administren recursos o activos de terceros, negocios fiduciarios, universalidades, patrimonios autónomos o recursos del sistema general de seguridad social, entre otros, las apropiaciones presupuestales deben contemplar el cumplimiento por parte del revisor fiscal de todas sus funciones, no solamente respecto de la entidad contratante, sino también de los recursos o activos de terceros, negocios fiduciarios, patrimonios autónomos, universalidades, fondos o recursos administrados, según se trate.

El vínculo contractual que se establezca entre el ente fiscalizado y el revisor fiscal no debe modificar los objetivos ni las características de la labor que a éste le corresponde realizar, ni crearle una relación de subordinación con los órganos de administración, pues su dependencia corresponde única y exclusivamente al máximo órgano social. Cualquiera que sea el vínculo adoptado, éste debe subsistir hasta el vencimiento del período para el cual fue designado o cuando el órgano competente acepte la renuncia presentada o decida su remoción, situación que puede verificarse en cualquier momento, aún antes de que se haya vencido el período para el cual fue designado.

En la fijación de sus honorarios, quienes se postulen para el cargo de revisor fiscal deben cumplir los principios y normas éticas fundamentales que rigen la contaduría pública y que se encuentran en la Ley 43 de 1990, entre las cuales se considera procedente destacar la contenida en el artículo 46, según la cual, siendo la retribución económica de los servicios profesionales un derecho, el contador público debe fijar sus honorarios de conformidad con su capacidad científica y/o técnica y en relación con la importancia y circunstancia en cada uno de los casos que le corresponda cumplir, pero siempre previo acuerdo por escrito entre el contador público y el usuario.

Por lo anterior, los profesionales de la contaduría pública deben exigir como contraprestación por sus servicios, unos honorarios equivalentes a la responsabilidad que el cargo o la tarea implica, la complejidad del ente fiscalizado, y la importancia de la tarea que la sociedad le encomienda como experto.

Finalmente en relación con este tema, debe tenerse en cuenta lo establecido en el artículo 59 de la Ley 43 de 1990.

3.2.4. Nombramiento de auxiliares y otros expertos

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 210 del Código de Comercio, el revisor fiscal puede tener auxiliares u otros colaboradores nombrados y removidos libremente por él, que actúen bajo su dirección y responsabilidad, con la remuneración que fije la asamblea, junta de socios u órgano equivalente, sin perjuicio de que los revisores tengan colaboradores y auxiliares contratados y remunerados libremente por ellos.

Para el efecto, los revisores fiscales de las entidades vigiladas y controladas pueden contar con el apoyo de expertos con conocimientos específicos en ciencias o temas que superen los que ordinariamente debe tener el revisor fiscal.

Los auxiliares y colaboradores del revisor fiscal, deben cumplir con los mismos requisitos éticos exigidos a éste, especialmente en materia de independencia, así como tener una formación profesional y experiencia acorde con su función dentro del equipo de auditoría, según se analiza en el subnumeral 3.3.1. del presente capítulo. En ningún caso los auxiliares o colaboradores del revisor fiscal pueden ser empleados de la entidad fiscalizada, o estar vinculados a ella mediante cualquier modalidad contractual que pueda implicar una subordinación a ésta o a su administración.

3.3. Normas de auditoría generalmente aceptadas

En cumplimiento de lo establecido en el numeral 2º del artículo 8º de la Ley 43 de 1990, en ejercicio de su función como revisor fiscal, el respectivo contador debe aplicar las normas de auditoría de general aceptación contempladas en el artículo 7º de la misma ley. Así mismo, debe dar cumplimiento a las normas de aseguramiento de la información, definidas en el artículo 5º de la Ley 1314 de 2009.

Dichas normas son las siguientes:

3.3.1. Normas personales

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 7º de la Ley 43 de 1990, las normas personales de auditoría generalmente aceptadas se relacionan con las cualidades profesionales que debe tener el revisor fiscal para el adecuado ejercicio de sus funciones, para lo cual se requiere que:

3.3.1.1. El examen debe ser ejecutado por personas que tengan entrenamiento adecuado y estén habilitadas legalmente para ejercer la contaduría pública en Colombia. En este sentido, es necesario que el revisor fiscal tenga las competencias profesionales requeridas para el desarrollo de sus funciones y la prestación del servicio con el debido cuidado y diligencia, teniendo en cuenta el objeto social o actividad económica del ente, su tamaño y la complejidad de sus operaciones. Las competencias técnicas se refieren al conocimiento, adquirido a través de estudios profesionales adelantados en centros de educación debidamente acreditados, y la experiencia, que haya sido obtenida en labores de revisoría fiscal o auditoría en entidades de características similares a la que se pretende fiscalizar.

Adicionalmente, en el ejercicio de su actividad profesional y en el desarrollo de sus negocios debe haber cumplido sus obligaciones y observado buena conducta, acorde con los principios éticos.

3.3.1.2. En la ejecución de su examen y en la preparación de sus informes, debe proceder con diligencia profesional, imparcialidad y objetividad en sus juicios.

La diligencia profesional se debe demostrar en todas las etapas de la tarea del revisor fiscal, desde la planeación hasta la presentación de su dictamen. Impone a cada persona del grupo de revisoría fiscal, la responsabilidad del cumplimiento de las normas en la ejecución del trabajo y en la emisión del informe. Su ejercicio exige, asimismo, una revisión estricta a cada nivel de supervisión del trabajo efectuado y del juicio emitido por todos y cada uno de los profesionales del equipo de trabajo de revisoría.

Cuando el revisor fiscal utilice la asesoría de especialistas cuya opinión sea básica para el ejercicio de su función, debe asegurarse de su competencia y capacidad, en forma previa a su vinculación al grupo de trabajo. Así mismo, para poder apoyarse en auditorías realizadas por terceros, es necesario verificar la competencia profesional de los auditores respectivos, su independencia y la calidad del trabajo por ellos realizado.

El revisor fiscal debe aceptar únicamente los trabajos que pueda efectuar con la debida diligencia profesional.

3.3.1.3. El revisor fiscal, así como quienes conforman su equipo o grupo de auditoría, deben tener independencia mental en todo lo relacionado con su trabajo para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios; depende exclusivamente de la asamblea general o del órgano que haga sus veces y, debe ser ajeno a cualquier tipo de subordinación respecto de órganos de dirección y administradores que son, precisamente, los sujetos pasivos de su control.

Con tal propósito, en consideración a la necesidad de proteger el principio de independencia que garantiza la objetividad e integridad que debe observar el contador público para el cabal cumplimiento de sus funciones y, en especial, para garantizar que la labor de fiscalización ejercida por el revisor fiscal se encuentre libre de cualquier conflicto de intereses que comprometa la imparcialidad de quien está llamado a dar fe pública de las operaciones y actuaciones del ente a vigilar, y por otra, en salvaguarda del régimen de inhabilidades e incompatibilidades que se encuentra expreso en el Código de Comercio, en la Ley 43 de 1990, las firmas de contadores, tanto directamente como a través de otras personas naturales o jurídicas a ellas vinculadas, deben abstenerse de prestar a las entidades fiscalizadas otros servicios propios de la disciplina contable, tales como contabilidad por outsourcing, auditoría y asesoría tributaria.

La independencia supone una actitud mental que permite al contador público actuar con libertad respecto a su juicio profesional, para lo cual debe encontrarse libre de cualquier predisposición que limite su imparcialidad en la consideración objetiva de los hechos, así como en la formulación de sus conclusiones. Por su parte, la objetividad implica el mantenimiento de una postura imparcial en todas las funciones del contador público, de quien se exige total independencia en sus relaciones con la entidad o persona objeto de fiscalización.

Conforme a lo señalado, se considera necesario resaltar lo expresado en otro acápite, donde se determinó que las personas jurídicas que prestan servicios relacionados con la ciencia contable actúan a través de personas naturales, predicándose, entonces, la condición de revisor fiscal tanto de la persona jurídica como de la persona natural designada para desarrollar las funciones propias de este cargo.

En este orden de ideas, y con apoyo en lo preceptuado en el artículo 48 de la Ley 43 de 1990 y el ordinal 3º del artículo 205 del Código de Comercio, las personas jurídicas contratadas para la prestación de servicios de revisoría fiscal no pueden desempeñar en la misma sociedad o ente económico otro cargo, ni prestar otros servicios profesionales durante el respectivo período, prohibición cuya trasgresión da lugar a que la firma elegida para desarrollar la función de fiscalización responda disciplinariamente ante la Junta Central de Contadores, en presencia de una la presunta violación del régimen de inhabilidades e incompatibilidades.

En igual sentido, y en acatamiento de lo ordenado por el artículo 51 de la Ley 43 de 1990, cuando una persona jurídica haya prestado servicios contables de auditoría, contabilidad por outsourcing o asesoría tributaria, entre otros, debe rehusarse a aceptar la designación como revisor fiscal en la misma empresa, sus subsidiarias y/o filiales, por lo menos durante los 6 meses siguientes a la fecha de cesación de sus funciones.

3.3.1.4. De otra parte, atendiendo los estándares y las prácticas internacionales, se sugiere como práctica de buen gobierno corporativo, que las entidades adopten medidas adicionales que faciliten el mantenimiento de la independencia del revisor fiscal, tales como:

3.3.1.4.1. Designar como revisor fiscal a personas o firmas que no hayan recibido de la compañía, su matriz o sus subordinadas, ingresos que representan el 25% o más de los ingresos anuales en el país durante los últimos 5 años del respectivo revisor fiscal o de la firma de revisoría a la cual pertenece, con base en una certificación que para el efecto imparta el revisor fiscal o la firma de revisoría correspondiente.

3.3.1.4.2. Que la entidad, en los contratos que suscriba con su revisoría fiscal, pacte cláusulas en las que la firma de revisoría se obligue a rotar a las personas que al interior de la entidad adelantan dicha función con por lo menos una periodicidad de 5 años. Igualmente, a pactar que la persona que ha sido rotada solamente pueda retomar la auditoría de la misma compañía luego de un periodo de 2 años. La misma recomendación aplica para los casos en los cuales el revisor fiscal sea una persona natural.

3.3.1.5. En adición a lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 43 de 1990, el revisor fiscal y su equipo de trabajo o grupo de auditoría deben observar en todos los casos los siguientes principios básicos de ética profesional: integridad, objetividad, independencia, responsabilidad, confidencialidad, observaciones de las disposiciones normativas, competencia y actualización profesional, difusión, colaboración y respeto entre colegas. Dichos principios deben ser igualmente cumplidos por todas las personas que integran el equipo de la revisoría fiscal, incluyendo a los expertos que le colaboren en áreas diferentes a la técnico contable.

3.3.2. Normas relativas a la ejecución del trabajo

Las normas sobre la ejecución del trabajo hacen referencia a la preparación, desarrollo y supervisión de la labor desempeñada por la revisoría fiscal, y en este sentido regulan el conjunto de técnicas de auditoría aplicables a las partidas, los procesos y la documentación que examine para poder cumplir a cabalidad con sus funciones legales.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 37 de la mencionada Ley 43 de 1990, el revisor fiscal debe considerar y estudiar al usuario de sus servicios como ente económico separado que es, relacionarlo con las circunstancias particulares de su actividad, sean éstas internas o externas, con el fin de aplicar, en cada caso, las técnicas y métodos más adecuados para el tipo de ente económico y la clase de trabajo que se le ha encomendado, teniendo en cuenta, por lo menos las siguientes directrices:

3.3.2.1. Planeación

El trabajo de los revisores fiscales debe ser técnicamente planeado y debe contemplar una supervisión al trabajo de sus auxiliares.

En su planeación el revisor fiscal debe tener en cuenta las siguientes etapas:

3.3.2.1.1. Desarrollar un plan de auditoría con el fin de reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo.

3.3.2.1.2. Planear la naturaleza, oportunidad y extensión de la dirección y supervisión de los miembros del equipo de trabajo y de la revisión de su trabajo.

3.3.2.1.3. Actualizar la estrategia general y el plan de auditoría, y efectuar los ajustes que resulten pertinentes durante el curso del trabajo.

3.3.2.1.4. Documentar la estrategia general y el plan de auditoría, incluyendo los cambios importantes hechos durante el trabajo.

3.3.2.1.5. Presentar los elementos de la planeación que considere pertinentes al comité de auditoría de la junta directiva, incluyendo aspectos generales tales como tiempos, la participación de expertos cuya colaboración se requiera, indicando las áreas en las cuales se emplearían, al igual que los objetivos e informes que se espera de ellos; elementos de soporte requeridos, fechas de reuniones, informes que se presentarían de forma ordinaria y cualquier otro aspecto que se considere relevante.

Una apropiada planeación del trabajo del revisor fiscal garantiza la calidad y resultado de las pruebas desarrolladas. Así mismo, ayuda a asegurar que la revisoría fiscal evalúe de manera adecuada las áreas, riesgos y procesos más importantes, la asignación y supervisión de la labor desarrollada por sus auxiliares, así como el desarrollo del trabajo con expertos y otras áreas de control. En lo relacionado con estos últimos, se debe evaluar su competencia, objetividad, experiencia, independencia y alcance de su trabajo.

En este orden de ideas, se considera que el trabajo ejecutado por el revisor fiscal ha cumplido con los presupuestos exigidos en la regulación, cuando ha sido técnicamente planeado y esté soportado en un plan global de auditoría debidamente documentado, atendiendo lo estipulado en el artículo 7º de la Ley 43 de 1990, en el cual se indican las normas de auditoria generalmente aceptadas, y en el artículo 5º de la Ley 1314 de 2009 mediante el cual se definen las normas de aseguramiento de la información.

3.3.2.2. Evaluación del control interno

Obedece a la valoración que efectúa la revisoría fiscal de los sistemas de control interno y administración de riesgos implementados por las entidades fiscalizadas, con el fin de emitir una opinión profesional sobre su suficiencia y efectividad, según lo señalado en el subnumeral 3.1.8. de este capítulo.

Dicha evaluación debe realizarse para cada uno de los elementos del sistema, tales como ambiente de control, actividades de control, gestión de riesgos, comunicación, sistemas de información y tecnología, y monitoreo, utilizando como marco de referencia los estándares internacionales que resulten aplicables. Para aquellos aspectos relacionados con materias diferentes a lo financiero – contable, puede apoyarse en el análisis y evaluación de especialistas competentes.

No obstante la evaluación que corresponde al revisor fiscal, debe recordarse que la responsabilidad por la correcta implementación y eficacia de los sistemas de control interno y de administración de riesgos corresponde a los administradores de cada entidad.

Dentro de este contexto, y sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones al revisor fiscal, éste debe elaborar un reporte periódico dirigido a la junta directiva u órgano que haga sus veces, mediante el cual informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas e instructivos sobre los sistemas de administración de riesgo que deba implementar la respectiva entidad fiscalizada, de conformidad con las normas que le resulten aplicables.

3.3.2.3. Obtención de evidencia

El revisor fiscal debe obtener evidencia válida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de allegar las bases razonables para emitir un dictamen tanto de los estados financieros sujetos a revisión, como del sistema de control interno y el cumplimiento de la regulación, así como las certificaciones sobre la información que deba remitir a esta Superintendencia.

En consecuencia, la evaluación que se adelante debe quedar debidamente soportada, cubrir de manera total a la entidad, y realizarse con la periodicidad establecida en la planeación.

Esta evidencia debe documentarse en papeles de trabajo o aplicativos de sistemas que comprendan la totalidad de los documentos preparados o recibidos por el revisor fiscal, de manera que en conjunto constituyan un compendio de la información utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo, junto con las decisiones que ha adoptado para llegar a formarse una opinión sobre los estados financieros, o sobre la información relacionada con las certificaciones por él emitidas.

El revisor fiscal debe adoptar procedimientos apropiados que permitan mantener la confidencialidad y salvaguarda de la información, de acuerdo con los requisitos legales y profesionales.

En consecuencia, todas las evaluaciones adelantadas deben quedar debidamente soportadas en evidencia obtenida de fuentes confiables, tanto internas como externas.

Igualmente, el revisor fiscal debe preparar papeles de trabajo, documentos, registros magnéticos u otros medios que sean lo suficientemente completos y detallados para proporcionar la comprensión global de las evaluaciones y auditorías realizadas. Esta evidencia debe cumplir con los requisitos de forma y fondo considerados en las mejores prácticas de auditoría.

Los documentos antes mencionados deben incluir por lo menos, la planeación, naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos aplicados; los programas de auditoría y las modificaciones al respecto, los soportes del desarrollo del trabajo, entre otros; evaluaciones de riesgos, evidencia de la revisión y supervisión del trabajo del equipo de revisoría, así como las conclusiones y recomendaciones extraídas de la evidencia y las comunicaciones dirigidas a la gerencia o a los demás órganos de administración de la sociedad.

La evidencia obtenida y acumulada por el revisor fiscal y su equipo debe considerar la aplicación de normas técnicas de general aceptación.

Si bien la evidencia obtenida en el desarrollo del trabajo de revisoría y los papeles de trabajo son de propiedad del revisor fiscal, los mismos deben estar a disposición de la SFC, al igual que la documentación por medios electrónicos, los archivos y manuales de usuario, cuando éste organismo lo requiera en ejercicio de sus atribuciones legales.

3.3.3. Normas relativas al dictamen

3.3.3.1. Aspectos generales

En virtud de lo dispuesto en el artículo 208 del Código de Comercio, artículo 7º, numeral 3º de la Ley 43 de 1990 y artículo 38 de la Ley 222 de 1995, corresponde al revisor fiscal dictaminar los estados financieros del ente fiscalizado.

El dictamen del revisor fiscal debe hacerse por escrito, contener una clara, precisa y detallada expresión de su opinión sobre los estados financieros y elaborarse de conformidad con las disposiciones legales aplicables, considerando en forma subsidiaria las normas internacionales de auditoría, en aquellos aspectos que no resulten contrarios a las normas nacionales.

En la redacción del dictamen deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

3.3.3.1.1. Siempre que el nombre de un contador público sea asociado con estados financieros, debe expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados. Si practica un examen de ellos, el contador público debe expresar claramente el carácter de su examen, su alcance y su dictamen profesional sobre lo razonable de la información contenida en dichos estados financieros.

3.3.3.1.2. El informe debe contener indicación sobre si los estados financieros están presentados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

3.3.3.1.3. El informe debe contener indicación sobre si tales principios han sido aplicados de manera uniforme en el período corriente en relación con el período anterior.

3.3.3.1.4. Cuando el revisor fiscal considere necesario expresar salvedades o efectuar reservas sobre algunas de las afirmaciones genéricas de su dictamen, debe expresarlas de manera clara e inequívoca, indicando a cual de tales afirmaciones se refiere y los motivos e importancia de la salvedad en relación con los estados financieros en conjunto.

3.3.3.1.5. Cuando el contador público considere no estar en condiciones de expresar una opinión sobre los estados financieros tomados en conjunto debe manifestarlo explícita y claramente.

3.3.3.2. Elementos del dictamen del revisor fiscal

El dictamen debe contener, por lo menos, lo siguiente:

3.3.3.2.1. Título: Debe contener un título que indique claramente que es el dictamen del revisor fiscal.

3.3.3.2.2. Destinatario: Debe dirigirse al órgano competente.

3.3.3.2.3. Párrafo Introductorio: Debe identificar la entidad cuyos estados financieros se han auditado y además identificar el título de cada uno de los estados financieros auditados, referirse al resumen de políticas contables importantes y otras notas aclaratorias, y especificar la fecha y período cubierto por los estados financieros.

3.3.3.2.4. Responsabilidad de la administración por los estados financieros: El dictamen del revisor fiscal debe declarar que la administración es responsable por la preparación y presentación de los estados financieros, de acuerdo con el marco de referencia de información financiera aplicable y que esta responsabilidad incluye:

3.3.3.2.4.1. Diseñar, implementar y mantener el control interno relevante a la preparación y presentación de los estados financieros que estén libres de errores de importancia relativa, ya sea por fraude o por error;

3.3.3.2.4.2. Seleccionar y aplicar las políticas contables apropiadas; y

3.3.3.2.4.3. Hacer estimaciones contables que sean razonables en las circunstancias.

3.3.3.2.5. Responsabilidad del revisor fiscal: El dictamen debe declarar que la responsabilidad del revisor fiscal es la de expresar una opinión sobre los estados financieros con base en el trabajo realizado.

El dictamen del revisor fiscal debe declarar que su trabajo se realizó de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia. Así mismo, debe explicar que esas normas requieren que el revisor fiscal cumpla con los requisitos éticos, y que planee y desempeñe la revisoría para obtener seguridad razonable sobre si los estados financieros están libres de errores de importancia material.

3.3.3.2.6. Descripción del trabajo del revisor fiscal: El dictamen del revisor fiscal debe describir su trabajo informando los siguientes aspectos:

3.3.3.2.6.1. Si ha obtenido las informaciones necesarias para cumplir adecuadamente sus funciones.

3.3.3.2.6.2. Si en el curso de su revisión ha seguido los procedimientos aconsejados por las normas de auditoría generalmente aceptadas.

3.3.3.2.6.3. Si la contabilidad de la respectiva entidad se lleva conforme a las normas legales y a la técnica contable.

3.3.3.2.6.4. Si los valores que se presentan en los estados financieros han sido fielmente tomados de los libros.

3.3.3.2.6.5. Si el balance presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado.

3.3.3.2.6.6. Si el estado de pérdidas y ganancias refleja el resultado de las operaciones efectuadas en el período respectivo.

3.3.3.2.6.7. Si el balance y el estado de pérdidas y ganancias reflejan adecuadamente el impacto de los diferentes riesgos a que se ve expuesta la entidad en desarrollo de su actividad, medido de acuerdo con los sistemas de administración implementados.

3.3.3.2.6.8. Para el caso de las compañías de seguros y capitalización, si son adecuadas y suficientes las reservas técnicas de seguros y títulos de capitalización.

3.3.3.2.6.9. Si existe la debida concordancia entre el informe de gestión presentado por los administradores y los estados financieros, cuando estos son presentados conjuntamente.

3.3.3.2.6.10. El pronunciamiento sobre los negocios fiduciarios, patrimonios autónomos, fondos de inversión colectiva, fondos públicos, fondos que administren recursos de la seguridad social, universalidades o recursos de terceros respecto de los cuales se haya efectuada auditoría financiera.

3.3.3.2.6.11. Si la entidad ha efectuado en forma correcta y oportuna sus aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, en cumplimiento de lo exigido por el artículo 11 del Decreto 1406 de 1999.

3.3.3.2.6.12. Si se ha efectuado el seguimiento a las recomendaciones efectuadas, detallando el cumplimiento de las mismas y el porcentaje de ejecución.

3.3.3.2.6.13. El pronunciamiento sobre el origen de los recursos con cargo a los cuales se pagaron las comisiones de intermediación en el ramo de seguro de riesgos laborales, en cumplimiento de lo dispuesto en el parágrafo 5º del artículo 11 de la Ley 1562 de 2012, en concordancia con el artículo 31 de la misma ley.

3.3.3.2.7. Opinión del revisor fiscal: Debe expresar una opinión sin salvedad cuando el revisor fiscal concluye que los estados financieros dan un punto de vista verdadero y están presentados razonablemente, respecto de todo lo importante, de acuerdo con el marco de referencia de información financiera aplicable.

3.3.3.2.8. Firma del revisor fiscal: El revisor fiscal debe firmar a título personal, si actúa como persona natural, y de actuar a nombre de una firma de auditoría, además debe señalar el nombre de la misma.

3.3.3.2.9. Fecha del dictamen del revisor fiscal: La fecha del dictamen informa al lector que el revisor fiscal ha considerado el efecto de eventos y transacciones de los que se enteró y que ocurrieron hasta esa fecha.

3.3.3.2.10. Dirección: El revisor fiscal en su dictamen debe indicar la dirección de su domicilio.

3.3.3.2.11. Adicionalmente, de conformidad con lo establecido en el artículo 209 del Código de Comercio, el revisor fiscal debe informar a la asamblea, junta de socios o máximo órgano social lo siguiente:

3.3.3.2.11.1. Si los actos de los administradores de la sociedad se ajustan a los estatutos y a las órdenes o instrucciones de la asamblea o junta de socios;

3.3.3.2.11.2. Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas de registro de acciones, en su caso, se llevan y se conservan debidamente, y

3.3.3.2.11.3. Si hay y son adecuadas las medidas de control interno, de conservación y custodia de los bienes de la sociedad o de terceros que estén en poder de la compañía.

3.3.3.3. Párrafo de énfasis (Asuntos que no afectan la opinión del revisor fiscal)

Cuando existan asuntos que no afecten la opinión del revisor fiscal, éste debe indicarlo así en su dictamen agregando un párrafo para resaltar un asunto de importancia relativa respecto de un problema que pueda afectar al ente económico como negocio en marcha.

El revisor fiscal debe considerar en su dictamen, agregando un párrafo de énfasis, si hay una falta de certeza importante, cuya resolución dependa de hechos futuros y que pueda afectar los estados financieros. Una falta de certeza es un asunto cuyo resultado depende de acciones o hechos futuros que no están bajo control directo de la entidad, pero que pueden afectar a los estados financieros.

3.3.3.4. Diferentes formas de opinión (Asuntos que sí afectan la opinión del revisor fiscal)

Un revisor fiscal puede expresar una opinión con salvedad, cuando exista cualquiera de las circunstancias siguientes y, a su juicio, el efecto del asunto es o puede ser de importancia relativa para los estados financieros: (i) Hay una limitación en el alcance del su trabajo, o (ii) Hay un desacuerdo con la administración respecto a la aceptación de las políticas contables seleccionadas, el método de su aplicación o lo adecuado de las revelaciones de los estados financieros.

Las circunstancias descritas en el ordinal (i) pueden llevar a una opinión con salvedad o a una abstención de opinión; mientras que, las circunstancias descritas en el ordinal (ii) pueden llevar a una opinión con salvedad o a una opinión adversa.

Debe expresar una opinión con salvedad cuando el efecto de cualquier desacuerdo con la administración o limitación en el alcance no es de tanta importancia relativa ni tan dominante como para requerir una opinión adversa o una abstención de opinión. Una opinión con salvedad debe expresarse como “excepto por” o “sujeto a” u otra expresión similar, los efectos del asunto a que se refiere la salvedad. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7º, numeral 3º, literales d. y e. de la Ley 43 de 1990, las salvedades deben expresarse en forma clara e inequívoca, precisando a cuál de las afirmaciones contenidas en los estados financieros se refiere, las razones que motivan la salvedad y la importancia de la misma en relación con los estados financieros tomados en su conjunto.

Debe expresarse una abstención de opinión cuando el posible efecto de una limitación en el alcance sea de importancia relativa o de tal dominancia que el revisor fiscal no haya podido obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría y, en consecuencia, no pueda expresar una opinión sobre los estados financieros.

Debe expresar una opinión adversa cuando el efecto de un desacuerdo sea de importancia relativa y de tal dominancia para los estados financieros, que el revisor fiscal concluya que una opinión con salvedad del dictamen no es adecuada para relevar la naturaleza equívoca e incompleta de los estados financieros.

Siempre que el revisor fiscal exprese una opinión distinta o emita una opinión con salvedad debe incluirse en el dictamen una clara descripción de todas las razones sustantivas y, a menos que no sea factible, una cuantificación de los posibles efectos en los estados financieros.

En caso de considerar que no está en condiciones de expresar un dictamen sobre los estados financieros tomados en su conjunto, el revisor fiscal debe manifestarlo explícita y claramente.

No puede perderse de vista que la atestación y firma del revisor fiscal tienen valor probatorio por lo cual frente a la responsabilidad que le compete, resultan de gran importancia las reservas o salvedades que efectúe en los dictámenes que emita.

3.3.3.5. Estados financieros del período anterior dictaminados por otro revisor fiscal

Si los estados financieros del ejercicio anterior fueron dictaminados por otro contador público, se debe indicar:

3.3.3.5.1. Que los estados financieros del período anterior fueron auditados por otro revisor fiscal;

3.3.3.5.2. El tipo de dictamen emitido por el revisor fiscal anterior y, en el caso de que se trate de un dictamen con salvedades, las razones que lo originaron, y

3.3.3.5.3. La fecha de dicho dictamen.

3.3.3.6. Estados financieros del período anterior no dictaminados

Cuando los estados financieros del período anterior no estén dictaminados, el revisor fiscal entrante debe declarar en su dictamen esta situación. Sin embargo, dicha declaración no exime al revisor fiscal del requisito de llevar a cabo procedimientos adecuados respecto de los saldos iniciales del período actual.

3.3.3.7. Dictamen sobre negocios fiduciarios, patrimonios autónomos, recursos de seguridad social y universalidades

En el caso de las sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía, entidades administradoras del régimen de prima media con prestación definida, entidades aseguradoras, sociedades comisionistas de bolsas de valores, sociedades administradoras de inversión y, en general, sociedades que administren portafolios de terceros, el dictamen que se emita debe pronunciarse respecto de los estados financieros de la entidad, así como de los negocios que se describen más adelante, patrimonios autónomos, portafolios de terceros, fondos de reservas pensionales que administren, según sea del caso.

En tal sentido, el dictamen del revisor fiscal debe incluir una opinión respecto de los negocios que a continuación se señalan:

3.3.3.7.1. Fondos de inversión colectiva

3.3.3.7.2. Aquellos negocios fiduciarios que administran recursos o bienes de naturaleza pública, cuando dichos recursos sean aportes patrimoniales al fideicomiso y provengan directa o indirectamente de una entidad de carácter público, sea del nivel nacional, departamental, municipal, distrital o de los organismos descentralizados que conforman dichos niveles, sin tener en cuenta la modalidad de contratación utilizada para la celebración del negocio.

3.3.3.7.3. Fondo Nacional de Pensiones de Entidades Territoriales –Fonpet – (L. 549/99).

3.3.3.7.4. Fondo de Pensiones Públicas del Nivel Nacional -Fopep-.

3.3.3.7.5. Fondos de Pensiones Territoriales (D.L. 1296/94).

3.3.3.7.6. Fondo Prestacional del Sector Salud, en lo relacionado con pensiones.

3.3.3.7.7. Patrimonios autónomos para la normalización de pasivos pensionales.

3.3.3.7.8. Patrimonios autónomos para administración de procesos concursales.

3.3.3.7.9. Patrimonios autónomos y encargos fiduciarios a los que hace referencia el Decreto 810 de 1998.

3.3.3.7.10. Patrimonios autónomos destinados a la garantía y pago de bonos pensionales y cuotas partes de bonos pensionales (D. 1299/94).

3.3.3.7.11. Fondos de cesantía.

3.3.3.7.12. Fondo de Solidaridad y Garantía -Fosyga-.

3.3.3.7.13. Fondo de Solidaridad Pensional.

3.3.3.7.14. Fondos de reservas pensionales administrados por las entidades administradoras del Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida.

3.3.3.7.15. Fondos de pensiones obligatorias y voluntarias.

3.3.3.7.16. Fondos de reservas de la administradora de riesgos profesionales del Instituto de Seguros Sociales o la administradora que la sustituya.

3.3.3.7.17. Contratos de fiducia o de encargo fiduciario a los que hace referencia el artículo 54 de la Ley 100 de 1993.

3.3.3.7.18. Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio, de las Fuerzas Armadas, la Policía Nacional y Ecopetrol, y patrimonios autónomos de Telecom y las teleasociadas en liquidación.

3.3.3.7.19. Fondo de Prevención Vial.

3.3.3.7.20. Los demás negocios fiduciarios que manejen recursos del sistema de seguridad social de pensiones, salud y riesgos profesionales.

3.3.3.7.21. Los demás que señale la SFC.

3.3.3.7.22. Los demás negocios seleccionados por el revisor fiscal mediante metodología que señale la SFC.

Por otra parte, para el caso de las sociedades titularizadoras, el revisor fiscal debe hacer mención expresa en su dictamen a que, en desarrollo de su labor, auditó los estados financieros tanto de la sociedad titularizadora como de las universalidades por ella administradas y formular las opiniones que resulten pertinentes sobre los mismos.

Cuando se trate de administradores de fondos de inversión colectiva, de conformidad con lo establecido en el artículo 3.1.5.4.1. del Decreto 2555 de 2010, el respectivo revisor fiscal debe presentar un informe por cada uno de los fondos que la entidad administre.

3.3.3.8. Pronunciamiento y dictamen sobre estados financieros consolidados

A efectos de dictaminar los estados financieros consolidados, el revisor fiscal debe desarrollar previamente una labor de auditoría respecto de dichos estados financieros, sus anexos y soportes, siguiendo las pautas generales señaladas en la presente circular para la auditoría y dictamen de estados financieros.

En su dictamen, el revisor fiscal debe indicar de manera detallada el alcance de la labor realizada, precisando el grado en el cual se apoyó en el trabajo de otros auditores.

De igual manera, los soportes de la auditoría financiera consolidada y el resultado de las evaluaciones derivadas de aquella, deben quedar adecuadamente documentados en papeles de trabajo, los cuales pueden ser objeto de revisión por parte de esta Superintendencia.

3.3.3.9. Informe sobre estados financieros intermedios

La firma digital a los estados financieros intermedios de las entidades vigiladas por la SFC implica que en opinión del revisor fiscal la información reportada ha sido fielmente tomada de los libros de contabilidad, en su elaboración se ha dado cumplimiento a todas las normas legales aplicables y que se han seguido procedimientos adecuados para su determinación y presentación, sin perjuicio de que el revisor fiscal manifieste por escrito a la SFC cualquier salvedad, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha de transmisión de los estados financieros respectivos, mediante carta en la cual se indique en forma concreta y precisa las causas que la motivan.

Es de recordar que al preparar y auditar estados financieros de períodos intermedios, aunque en aras de la oportunidad se apliquen métodos alternos, se deben observar los mismos principios que se utilizan para elaborar y auditar estados financieros al cierre del ejercicio.

Lo anterior se entiende sin perjuicio de dar cumplimiento a las disposiciones emanadas de otras autoridades competentes.

3.3.3.10 Informe sobre estados financieros combinados

Tratándose de estados financieros combinados se requiere un informe del revisor fiscal en el que se determine si para su elaboración se han cumplido los procedimientos establecidos por las normas expedidas por la SFC o las que llegaren a expedirse.

3.3.4. Deberes del revisor fiscal frente a la SFC

Para efectos de racionalizar el ejercicio de las funciones del revisor fiscal en las entidades vigiladas circunscribiéndolas al marco de su competencia según lo aquí señalado, los revisores fiscales únicamente deben presentar a la SFC, los siguientes informes:

3.3.4.1. Los exigidos por el Código de Comercio, la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, así como en los reglamentos de dichas disposiciones,relacionados con la presentación de estados financieros básicos, tanto de fin de ejercicio como de periodos intermedios y de estados financieros consolidados, para sus diferentes propósitos.

3.3.4.2. Los que deban ser elaborados en cumplimiento de las normas establecidas por la SFC, en uso de la facultad consagrada en el artículo 326, numeral 3º, literal b. del EOSF.

3.3.4.3. Los requeridos expresamente en las normas relacionadas con la actividad u objeto social de la entidad fiscalizada, tales como los relativas al acceso al cupo ordinario de liquidez en el Banco de la República a que alude el parágrafo del artículo 11 de la Resolución Externa 033 de 1992, expedida por la JDBR para el caso de los establecimientos de crédito. Igualmente, los reportes sobre la fidelidad de la información transmitida a la SFC en relación con el cumplimiento del régimen de encaje, inversiones, posición propia, transferencias al Fonsat y las normas de patrimonio adecuado o de solvencia, entre otros.

3.3.4.4. Los informes a través de los cuales se pongan en conocimiento de la SFC las observaciones de mayor importancia relativa o materialidad sobre las cuentas evaluadas, las debilidades encontradas, la cuantificación de las mismas, los comentarios y conclusiones efectuados tanto por la administración como por la revisoría fiscal, en la pro forma que se adjunta a la presente circular. Este informe debe presentarse por lo menos anualmente, dentro de los 3 meses siguientes al cierre de cada ejercicio, sin perjuicio de los informes extraordinarios a que haya lugar, de conformidad con lo señalado en el subnumeral 3.1.3. de este capítulo.

3.3.4.5. Los prospectos de información y otros documentos relacionados con ofertas de títulos en el mercado de valores, exclusivamente respecto de aquellos aspectos incluidos en los referidos documentos que tengan relación con el ámbito de sus atribuciones legales, según lo expuesto en el subnumeral 3.1. del presente capítulo.

3.3.4.6. Los que tengan relación directa con aspectos contables o financieros de la entidad fiscalizada.

Los citados informes deben remitirse de acuerdo con los procedimientos establecidos por la SFC para cada caso, sin perjuicio de atender las solicitudes formuladas a través de las glosas que de su análisis se desprendan.

Lo anterior se entiende sin perjuicio de dar cumplimiento a las disposiciones emanadas de otras autoridades diferentes a la SFC, que versen sobre remisión de información a esta entidad o a cualquier otra.

Anexos P 1 Tit I - Cap III
P 1 Tít I - Cap III Anexo 1 Formato Revisor Fisca
P 1 Tít I - Cap III Anexo 1 Instructivo Revisor Fisca

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO I

Aspectos generales

CAPÍTULO IV: Sistema de control interno

Contenido

1. Ámbito de aplicación

2. Definición y objetivo del sistema de control interno

3. Principios del sistema de control interno

3.1. Autocontrol

3.2. Autorregulación

3.3. Autogestión

4. Elementos del sistema de control interno

4.1. Ambiente de control

4.2. Gestión de riesgos

4.3. Actividades de control

4.4. Información y comunicación

4.5. Monitoreo

4.6. Evaluaciones independientes

5. Áreas especiales dentro del sistema de control interno

5.1. Control interno en la gestión contable

5.2. Normas de control interno para la gestión de la tecnología

6. Responsabilidades dentro del sistema de control

6.1. Órganos internos

6.2. Órganos externos

7. Documentos mínimos que deben sustentar la implementación del SCI

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO I

Aspectos generales

CAPÍTULO IV: Sistema de control interno

1. Ámbito de aplicación

Las entidades vigiladas por la SFC, ya sean matrices o subordinadas, deben implementar o ajustar su SCI a los requisitos mínimos establecidos en el presente capítulo, en forma tal que el mismo resulte acorde con el tamaño de su organización (en términos de número de empleados, valor de los activos e ingresos, recursos captados del público, número de sucursales o agencias, entre otros) y la naturaleza de las actividades propias de su objeto social, así como de las desarrolladas por cuenta de terceros, teniendo en cuenta la relación beneficio/costo.

Las vigiladas que tengan la calidad de matrices deben procurar que sus subordinadas (sean filiales o subsidiarias) tengan un adecuado SCI, para lo cual deben emitir los lineamientos generales mínimos que en su concepto deben aplicar, atendiendo la naturaleza, magnitud y demás características de las mismas.

Es de advertir que las instrucciones impartidas en este numeral van dirigidas a la adecuada integración de los diversos componentes del SCI. En tal sentido, este instructivo no suspende ni reemplaza el cumplimiento de obligaciones y deberes establecidos en disposiciones vigentes.

2. Definición y objetivo del sistema de control interno

Se entiende por SCI el conjunto de políticas, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación establecidos por la junta directiva u órgano equivalente, la alta dirección y demás funcionarios de una organización para proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los siguientes objetivos:

2.1. Mejorar la eficiencia y eficacia en las operaciones de las entidades sometidas a inspección y vigilancia. Para el efecto, se entiende por eficacia la capacidad de alcanzar las metas y/o resultados propuestos; y por eficiencia la capacidad de producir el máximo de resultados con el mínimo de recursos, energía y tiempo.

2.2. Prevenir y mitigar la ocurrencia de fraudes, originados tanto al interior como al exterior de las organizaciones.

2.3. Realizar una gestión adecuada de los riesgos.

2.4. Aumentar la confiabilidad y oportunidad en la información generada por la organización.

2.5. Dar un adecuado cumplimiento de la normatividad y regulaciones aplicables a la organización.

En la medida en que se logren los objetivos antes mencionados, el SCI brinda mayor seguridad a los diferentes grupos de interés que interactúan con la entidad.

3. Principios del sistema de control interno

Los principios del SCI constituyen los fundamentos y condiciones imprescindibles y básicas que garantizan su efectividad de acuerdo con la naturaleza de las operaciones autorizadas, funciones y características propias, y se aplican para cada uno de los aspectos que se tratan en el presente capítulo. En consecuencia, las entidades, en el diseño e implementación o revisión o ajustes del SCI, deben incluir estos principios, documentarlos con los soportes pertinentes y tenerlos a disposición de la SFC.

Igualmente, basados en los siguientes principios, el SCI establece las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad que le permitan tener una seguridad razonable acerca de la consecución de sus objetivos, cumpliendo las normas que la regulan.

3.1. Autocontrol

Es la capacidad de todos y cada uno de los funcionarios de la organización, independientemente de su nivel jerárquico, para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos en el ejercicio y cumplimiento de sus funciones, así como para mejorar sus tareas y responsabilidades.

En consecuencia, sin perjuicio de la responsabilidad atribuible a los administradores en la definición de políticas y en la ordenación del diseño de la estructura del SCI, es pertinente resaltar el deber que les corresponde a todos y cada uno de los funcionarios dentro de la organización, quienes en desarrollo de sus funciones y con la aplicación de procesos operativos apropiados deben procurar el cumplimiento de los objetivos trazados por la dirección, siempre sujetos a los límites por ella establecidos.

3.2. Autorregulación

Se refiere a la capacidad de la organización para desarrollar en su interior y aplicar métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y mejoramiento del SCI, dentro del marco de las disposiciones aplicables.

3.3. Autogestión

Apunta a la capacidad de la organización para interpretar, coordinar, ejecutar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz su funcionamiento.

4. Elementos del sistema de control interno

Para el cumplimiento de los principios y objetivos indicados con anterioridad, las entidades vigiladas deben consolidar una estructura de control interno que considere por lo menos los elementos que se señalan a continuación:

4.1. Ambiente de control

El ambiente de control está dado por los elementos de la cultura organizacional que fomentan en todos los integrantes de la entidad: principios, valores y conductas orientadas hacia el control. Es el fundamento de todos los demás elementos del SCI, dado que la eficacia del mismo depende de que las entidades cuenten con personal competente e inculquen en toda la organización un sentido de integridad y concientización sobre el control.

Los elementos mínimos para crear un adecuado ambiente de control son:

4.1.1. Determinación formal por parte de la alta dirección de los principios básicos que rigen la entidad, los cuales deben constar en documentos que se divulguen a toda la organización y a grupos de interés.

4.1.2. Expedición de un código de conducta que incluya:

4.1.2.1. Valores y pautas explícitas de comportamiento.

4.1.2.2. Parámetros concretos determinados para el manejo de conflictos de interés, incluyendo expresamente, entre otros, los que regulen las operaciones con vinculados económicos, en adición a los que apliquen por disposición legal.

4.1.2.3. Mecanismos para evitar el uso de información privilegiada o reservada.

4.1.2.4. Órganos o instancias competentes para hacer seguimiento al cumplimiento del código.

4.1.2.5. Consecuencias de su inobservancia, teniendo en cuenta factores tales como reincidencias, pérdidas para los clientes o a la entidad, violaciones a límites, entre otros.

En caso que algunos de los temas antes citados no se incluyan en el código de conducta deben incluirse en el código de gobierno corporativo de la entidad o en un documento independiente, si así se considera pertinente dada su importancia para la organización.

El código de conducta debe orientar la actuación de todos los funcionarios, quienes deben comprometerse explícitamente con su cumplimiento.

4.1.3. Adopción de procedimientos que propicien que los empleados en todos los niveles de la organización cuenten con los conocimientos, habilidades y conductas necesarios para el desempeño de sus funciones.

La entidad debe contar con estándares debidamente documentados de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de sus funcionarios. Así mismo, debe determinar las políticas y prácticas de gestión humana que aplicará la entidad al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación, sistemas de compensación o remuneración y de evaluación del desempeño de sus empleados en todos sus niveles, las cuales deben ser diseñadas e implementadas para facilitar un efectivo control interno, ya sea que se realice el proceso directamente o a través de terceros.

4.1.4. Determinación de una estructura organizacional que permita soportar el alcance del SCI y que defina claramente los niveles de autoridad y responsabilidad, precisando el alcance y límite de los mismos. La estructura organizacional debe estar armonizada con el tamaño y naturaleza de las actividades de la entidad, soportando el alcance del SCI.

4.1.5. Establecimiento de objetivos que deben estar alineados con la misión, visión y objetivos estratégicos de la entidad, para que a partir de esta definición, se formule la estrategia y se determinen los correspondientes objetivos operativos, de reporte y de cumplimiento para la organización.

Para el efecto, se entiende por objetivos operativos aquellos que se refieren a la utilización eficaz y eficiente de los recursos en las operaciones de la entidad. Deben reflejar la razón de ser de las organizaciones y van dirigidos a la consecución del objeto social, constituyendo una parte fundamental del proceso de construcción de las estrategias y de la asignación de los recursos disponibles.

Los objetivos de reporte o de información se enmarcan en la preparación y publicación de estados financieros y otros informes que divulga la entidad, cuya confiabilidad constituye un factor de suma importancia en las relaciones con los diferentes sectores o grupos de interés con los cuales se interrelaciona la organización, además de ser un elemento vital de la gestión interna.

Finalmente, los objetivos de cumplimiento se refieren a aquellos encaminados a asegurar razonablemente el cumplimiento por parte de la entidad de las normas legales y los reglamentos que le sean aplicables.

Los referidos objetivos deben ser coherentes y realistas, ser difundidos a todos los niveles de la entidad y actualizarse en forma periódica.

La alta dirección de la entidad debe transmitir a todos los niveles de la organización su compromiso y liderazgo respecto de los controles internos y los valores éticos, involucrando a todos los funcionarios para que asuman la responsabilidad que les corresponde frente al SCI.

4.2. Gestión de riesgos

Las entidades deben preservar la eficacia, eficiencia y efectividad de su gestión y capacidad operativa, así como salvaguardar los recursos que administren, para lo cual deben contar con un sistema de administración de riesgos que permita la minimización de los costos y daños causados por éstos, con base en el análisis del contexto estratégico, así como la determinación de métodos para el tratamiento y monitoreo de sus riesgos, con el propósito de prevenir o evitar la materialización de eventos que puedan afectar el normal desarrollo de los procesos y el cumplimiento de los objetivos empresariales, o, en caso de que ello no resulte razonablemente posible, de mitigar su impacto. Para el efecto, deben adelantar como mínimo los siguientes procedimientos:

4.2.1. Identificar las amenazas que enfrenta la entidad y las fuentes de las mismas.

4.2.2. Autoevaluar los riesgos existentes en sus procesos, identificándolos y priorizándolos a través de un ejercicio de valoración, teniendo en cuenta los factores propios de su entorno y la naturaleza de su actividad.

4.2.3. Medir la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y su impacto sobre los recursos de la entidad (económicos, humanos, entre otros), así como sobre su credibilidad y buen nombre, en caso de materializarse. Esta medición puede ser cualitativa y, cuando se cuente con datos históricos, cuantitativa.

4.2.4. Identificar y evaluar con criterio conservador, los controles existentes y su efectividad, mediante un proceso de valoración realizado con base en la experiencia y un análisis razonable, y objetivo de los eventos ocurridos.

4.2.5. Construir los mapas de riesgos que resulten pertinentes, los cuales deben ser actualizados periódicamente, permitiendo visualizarlos de acuerdo con la vulnerabilidad de la organización a los mismos.

4.2.6. Implementar, probar y mantener un proceso para administrar la continuidad de la operación de la entidad, que incluya elementos como: prevención y atención de emergencias, administración de crisis, planes de contingencia para responder a las fallas e interrupciones específicas de un sistema o proceso, y capacidad de retorno a la operación normal.

4.2.7. Divulgar entre los funcionarios que intervienen en los procesos respectivos, los mapas de riesgos y las políticas definidas para su administración.

4.2.8. Gestionar los riesgos en forma integral, aplicando diferentes estrategias que permitan llevarlos hacia niveles tolerables. Para cada riesgo se debe seleccionar la alternativa que presente la mejor relación entre el beneficio esperado y el costo en que se debe incurrir para su tratamiento. Entre las estrategias posibles se encuentran las de evitar los riesgos, mitigarlos, compartirlos, transferirlos, aceptarlos o aprovecharlos, según resulte procedente.

4.2.9. Registrar, medir y reportar los eventos de pérdidas por materialización de riesgos.

4.2.10. Hacer seguimiento a través de los órganos competentes, de acuerdo al campo de acción de cada uno de ellos, estableciendo los reportes o acciones de verificación que la administración de la entidad y los jefes de cada órgano social considere pertinentes.

4.2.11. Definir las acciones correctivas y preventivas derivadas del proceso de seguimiento y evaluación de los riesgos (planes de mejoramiento).

Las entidades deben seguir adicionalmente las instrucciones especiales que en materia de gestión de ciertos riesgos se establecen en la presente circular y en la Circular Básica Financiera y Contable de la SFC (en los diferentes sistemas de administración de riesgos según resulten aplicables en virtud del objeto social de la entidad), ajustándose a los plazos y condiciones específicos establecidos de manera especial para cada uno de ellos.

Es importante reiterar que los sistemas de gestión de riesgos específicos, no son independientes del SCI, sino que forman parte integral del mismo. Así, la administración de riesgos es uno de los elementos fundamentales del SCI para lograr la eficacia y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de los reportes financieros y el cumplimiento de leyes, normas y reglamentos. Los sistemas de control interno y de administración de riesgos son transversales en todas y cada una de las actividades, procesos y áreas de la entidad, por ello su importancia en el logro de los objetivos estratégicos y de calidad de la información que genera la organización.

4.3. Actividades de control

Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que deben seguirse para lograr que las instrucciones de la administración con relación a sus riesgos y controles se cumplan, debiendo ser distribuidas a lo largo y a lo ancho de la organización, en todos los niveles y funciones.

Estas actividades deben ser seleccionadas y desarrolladas considerando la relación beneficio/costo y su potencial efectividad para mitigar los riesgos que afecten en forma material el logro de los objetivos de la organización.

Dichas actividades implican una política que establece lo que debe hacerse y adicionalmente los procedimientos para llevarla a cabo. Todas estas actividades deben tener como principal objetivo la determinación y prevención de los riesgos (potenciales o reales), errores, fraudes u otras situaciones que afecten o puedan llegar a afectar la estabilidad y/o el prestigio de la entidad.

Adicionalmente deben considerarse las actividades de control requeridas específicamente en el numeral 5º de este capítulo respecto a la gestión contable y tecnológica.

Lo anterior incluye, entonces, el establecimiento de unas actividades obligatorias para todas las áreas, operaciones y procesos de la entidad. Entre estas actividades se encuentran, las siguientes:

4.3.1. Revisiones de alto nivel, como son el análisis de informes y presentaciones que solicitan los miembros de junta directiva y otros altos directivos de la organización para efectos de analizar y monitorear el progreso de la entidad hacia el logro de sus objetivos; detectar problemas, tales como deficiencias de control, errores en los informes financieros o actividades fraudulentas, y adoptar los correctivos necesarios.

4.3.2. Gestión directa de funciones o actividades.

4.3.3. Controles generales, que rigen para todas las aplicaciones de sistemas y ayudan a asegurar su continuidad y operación adecuada. Dentro de éstos se incluyen aquellos que se hagan sobre la administración de la tecnología de información, su infraestructura, la administración de seguridad y la adquisición, desarrollo y mantenimiento del software.

4.3.4. Controles de aplicación, los cuales incluyen pasos a través de sistemas tecnológicos y manuales de procedimientos relacionados. Se centran directamente en la suficiencia, exactitud, autorización y validez de la captura y procesamiento de datos. Ayudan a asegurar que los datos se capturan o generan en el momento de necesitarlos, que las aplicaciones de soporte estén disponibles y que los errores de interfase se detecten rápidamente. Un objetivo importante de los controles de aplicación es prevenir que los errores se introduzcan en el sistema, así como detectarlos y corregirlos una vez involucrados en él. Si se diseñan correctamente, pueden facilitar el control sobre los datos introducidos en el sistema.

4.3.5. Limitaciones de acceso a las distintas áreas de la organización, de acuerdo con el nivel de riesgo asociado a cada una de ellas, teniendo en cuenta tanto la seguridad de los funcionarios de la entidad como de sus bienes, de los activos de terceros que administra y de su información.

4.3.6. Acompañamiento a los visitantes de la entidad para controlar que sólo ingresen a los sitios permitidos y que no realicen ningún acto que afecte la seguridad de los equipos o de la información que en ellos se procesa.

4.3.7. Controles físicos adicionales que resulten necesarios.

4.3.8. Indicadores de rendimiento.

4.3.9. Segregación de funciones.

4.3.10. Acuerdos de confidencialidad.

4.3.11. Procedimientos de control.

4.3.12. Difusión de las actividades de control.

Las actividades de control son seleccionadas y desarrolladas considerando la relación beneficio / costo y su potencial efectividad para mitigar los riesgos que afecten en forma material el logro de los objetivos de la organización.

Dichas actividades implican una política que establece lo que debe hacerse y adicionalmente los procedimientos para llevarla a cabo. Todas estas actividades deben tener como principal objetivo la determinación y prevención de los riesgos (potenciales o reales), errores, fraudes u otras situaciones que afecten o puedan llegar a afectar la estabilidad y/o el prestigio de la entidad.

Adicionalmente deben considerarse las actividades de control requeridas específicamente en el numeral 5 de este Capítulo respecto a la gestión contable y tecnológica.

4.4. Información y comunicación

Teniendo en cuenta que la operación de una entidad depende en gran medida de sus sistemas de información, es necesario adoptar controles que garanticen la seguridad, calidad y cumplimiento de la información generada.

Los sistemas de información y comunicación son la base para identificar, capturar e intercambiar información en una forma y período de tiempo que permita al personal cumplir con sus responsabilidades y a los usuarios externos contar oportunamente con elementos de juicio suficientes para la adopción de las decisiones que les corresponde en relación con la respectiva entidad.

4.4.1. Información

Este sistema debe ser funcional para el suministro de información que permita dirigir y controlar el negocio en forma adecuada. Asimismo, deben permitir manejar tanto los datos internos como aquellos que se reciban del exterior.

Las entidades sometidas a inspección y vigilancia deben contar con sistemas que garanticen que la información cumpla con los criterios de seguridad (confidencialidad, integridad y disponibilidad), calidad (efectividad, eficiencia y confiabilidad) y cumplimiento, para lo cual deben establecerse controles generales y específicos para la entrada, el procesamiento y la salida de la información, atendiendo su importancia relativa y nivel de riesgo.

Ello incluye, cuando menos, las siguientes actividades:

4.4.1.1. Identificar la información que se recibe y su fuente.

4.4.1.2. Asignar el responsable de cada información y las personas que pueden tener acceso a la misma.

4.4.1.3. Diseñar formularios y/o mecanismos que ayuden a minimizar errores u omisiones en la recopilación y procesamiento de la información, así como en la elaboración de informes.

4.4.1.4. Diseñar procedimientos para detectar, reportar y corregir los errores y las irregularidades que puedan presentarse.

4.4.1.5. Establecer procedimientos que permitan a la entidad retener o reproducir los documentos fuente originales, para facilitar la recuperación o reconstrucción de datos, así como para satisfacer requerimientos legales.

4.4.1.6. Definir controles para garantizar que los datos y documentos sean preparados por personal autorizado para hacerlo.

4.4.1.7. Implementar controles para proteger adecuadamente la información sensible contra acceso o modificación no autorizada.

4.4.1.8. Diseñar procedimientos para la administración del almacenamiento de información y sus copias de respaldo.

4.4.1.9. Establecer parámetros para la entrega de copias, a través de cualquier modalidad (papel, medio magnético, entre otros).

4.4.1.10. Clasificar la información (en pública, privada o confidencial, según corresponda).

4.4.1.11. Verificar la existencia o no de procedimientos de custodia de la información, cuando sea del caso, y de su eficacia.

4.4.1.12. Implementar mecanismos para evitar el uso de información privilegiada, en beneficio propio o de terceros.

4.4.1.13. Detectar deficiencias y aplicar acciones de mejoramiento.

4.4.1.14. Cumplir los requerimientos legales y reglamentarios.

Además de la información que deba proporcionarse al mercado y a la SFC de conformidad con las normas vigentes, debe difundirse, de acuerdo con lo que los administradores de la entidad consideren pertinente, la información que hace posible conducir y controlar la organización, sin perjuicio de aquella que sea de carácter privilegiado, confidencial o reservado, respecto de la cual deben adoptarse todas las medidas que resulten necesarias para su protección, incluyendo lo relacionado con su almacenamiento, acceso, conservación, custodia y divulgación. Se entiende por información sujeta a reserva o privilegiada aquella a la cual sólo tienen acceso directo ciertas personas (sujetos calificados), en razón de su profesión u oficio, la cual, por su carácter, está sujeta a reserva, ya que de conocerse puede ser utilizada con el fin de obtener provecho o beneficio para sí o para un tercero.

Con tal propósito, los administradores de la entidad deben definir políticas de seguridad de la información, mediante la ejecución de un programa que comprenda, entre otros, el diseño, implantación, divulgación, educación y mantenimiento de las estrategias y mecanismos para administrar la seguridad de la información, lo cual incluye, entre otros mecanismos, la celebración de acuerdos de confidencialidad, en aquellos casos en los cuales resulte indispensable suministrar información privilegiada a personas que en condiciones normales no tienen acceso a la misma.

La confidencialidad es uno de los elementos más importantes de la seguridad de la información y tiene como propósito garantizar que ella sólo pueda ser conocida, consultada y divulgada por personas autorizadas. Este elemento está directamente relacionado con el principio de “prudencia”, necesario para evitar la filtración, difusión inapropiada y tergiversación de la información.

Lo anterior se entiende sin perjuicio de lo establecido en el sistema de administración de riesgo operativo, SARO y en el capítulo I del título II del parte I de esta circular respecto a los requerimientos mínimos de seguridad y calidad en el manejo de información a través de medios y canales de distribución de productos y servicios.

4.4.2. Comunicación

La entidad debe mantener una comunicación eficaz, que fluya en todas las direcciones a través de todas las áreas de la organización (de arriba hacia abajo, a la inversa y transversalmente).

Cada empleado debe conocer el papel que desempeña dentro de la organización y dentro del SCI, y la forma en la cual las actividades a su cargo están relacionadas con el trabajo de los demás. Para el efecto, la entidad debe disponer de medios para comunicar la información significativa, tanto al interior de la organización como hacia su exterior.

Como parte de una adecuada administración de la comunicación, se deben identificar cuando menos los siguientes elementos:

4.4.2.1. Canales de comunicación

4.4.2.2. Responsables de su manejo

4.4.2.3. Requisitos de la información que se divulga

4.4.2.4. Frecuencia de la comunicación

4.4.2.5. Responsables

4.4.2.6. Destinatarios

4.4.2.7. Controles al proceso de comunicación

Adicionalmente, los administradores de la entidad deben adoptar los procedimientos necesarios para garantizar la calidad, oportunidad, veracidad, suficiencia y, en general, el cumplimiento de todos los requisitos que incidan en la credibilidad y utilidad de la información que la respectiva organización revela al público.

El principio de transparencia que rige el mercado de valores y el sistema financiero exige que se proporcione a los consumidores financieros y demás participantes del mercado, en igualdad de condiciones, información oportuna, suficiente y de calidad sobre los datos y hechos relevantes que permitan una adecuada formación de precios y la adopción de decisiones debidamente fundamentadas. De esta manera se disminuye el riesgo de desigualdad de oportunidades para actuar en el mercado, derivado del manejo de información privilegiada.

En tal sentido, los administradores de las entidades supervisadas deben adoptarse las medidas y los controles que resulten necesarios para evitar el suministro de información privilegiada a uno o más participantes del mercado.

4.5. Monitoreo

Es el proceso que se lleva a cabo para verificar la calidad de desempeño del control interno a través del tiempo. Se realiza por medio de la supervisión continua que realizan los jefes o líderes de cada área o proceso como parte habitual de su responsabilidad frente al control interno (vicepresidentes, gerentes, directores, etc. dentro del ámbito de la competencia de cada uno de ellos), así como de las evaluaciones periódicas puntuales que realicen la auditoría interna u órgano equivalente, el presidente o máximo responsable de la organización y otras revisiones dirigidas.

El SCI no puede ser estático, sino dinámico, ajustándose en forma permanente a las nuevas situaciones del entorno. Con tal fin, es importante que se establezcan controles o alarmas tanto en los sistemas que se lleven en forma manual como en los que se lleven en forma computarizada, de manera que permanentemente se valore la calidad y el desempeño del sistema en el tiempo y se realicen las acciones de mejoramiento necesarias, pues ello equivale a una actividad de supervisión y administración. Para efectos de lo anterior, dicho monitoreo se debe realizar en todas las etapas de los procesos y en tiempo real en el curso de las operaciones.

Las evaluaciones permanentes y separadas permiten a la alta dirección determinar si el control interno está presente y funciona en forma adecuada en el tiempo.

Las deficiencias de control interno deben ser identificadas y comunicadas de manera oportuna a las partes responsables de tomar acciones correctivas y, cuando resulten materiales, informarse también a la junta directiva u órgano equivalente.

4.6. Evaluaciones independientes

Aunque los procedimientos de seguimiento permanente, así como la autoevaluación de cada área, proporcionan una retroalimentación importante, es necesario realizar adicionalmente evaluaciones que se centren directamente sobre la efectividad del SCI, las cuales deben ser realizadas por personas totalmente independientes del proceso, como requisito indispensable para garantizar su imparcialidad y objetividad.

Se cumple con el requisito de estas evaluaciones independientes a través de los auditores internos y del revisor fiscal, en la medida en que el alcance de la evaluación hecha por éstos respecto al control interno de la respectiva entidad tenga el alcance y la cobertura requeridos en la presente circular.

Lo anterior sin perjuicio de que la administración, si así lo considera conveniente, utilice como práctica de buen gobierno corporativo el trabajo de auditores externos para revisar la efectividad del control interno.

Puede emplearse una combinación de varios esquemas, según lo que la administración considere necesario.

Las debilidades resultado de esta evaluación y sus recomendaciones de mejoramiento, deben ser reportadas de manera ascendente, informando sobre asuntos representativos de manera inmediata al comité de auditoría, y haciéndoles seguimiento.

5. Áreas especiales dentro del sistema de control interno.

El SCI debe abarcar todas las áreas de la organización, aplicando para cada una de ellas los objetivos, principios, elementos y actividades de control, información, comunicación y otros fundamentos del sistema tratados en los numerales anteriores del presente capítulo.

No obstante, por su particular importancia se considera pertinente entrar a analizar algunos aspectos del SCI relacionados con las áreas contable y tecnológica.

5.1. Control interno en la gestión contable

La información financiera y contable de una entidad se constituye en una herramienta fundamental para que la administración pueda adoptar sus decisiones en forma oportuna y contando con suficientes elementos de juicio. Por ello, la organización debe asegurarse de que todos los estados financieros, informes de gestión y demás reportes que suministra sean confiables.

El término confiable en este contexto se refiere a la preparación de estados financieros y otros informes que presenten en forma razonable la situación financiera y resultados de la entidad, y que cumplan plenamente con las normas, principios y reglamentos que resulten aplicables. Bajo esta referencia, resulta claro que un eficiente SCI contable es la base sobre la que se genera información financiera oportuna, razonable y veraz. El diseño e implementación de este sistema son responsabilidad de la administración, así como la correcta preparación y presentación de los estados financieros y sus correspondientes notas.

Los representantes legales son responsables del establecimiento y mantenimiento de adecuados sistemas de revelación y control de la información financiera, para lo cual deben diseñar procedimientos de control sobre la calidad, suficiencia y oportunidad de la misma. Además, deben verificar la operatividad de los controles establecidos al interior de la correspondiente entidad, e incluir en el informe de gestión que los administradores presenten a la asamblea general de accionistas u órgano equivalente la evaluación sobre el desempeño de los mencionados sistemas de revelación y control.

Igualmente, los representantes legales son responsables de informar ante el comité de auditoría todas las deficiencias significativas encontradas en el diseño y operación de los controles internos que hubieran impedido a la sociedad registrar, procesar, resumir y presentar adecuadamente la información financiera de la misma. También deben reportar los casos de fraude que hayan podido afectar la calidad de la información financiera, así como cambios en la metodología de evaluación de la misma.

En este sentido, representa especial importancia para la administración de las entidades establecer al interior de la organización un apropiado SCI contable que garantice que los estados financieros que se presentan a la junta directiva, a las asambleas, a los entes de supervisión, fiscalización y control, y que finalmente son objeto de publicación, reflejen en forma fidedigna la realidad económica de la entidad.

En virtud de todo lo anterior, a continuación se precisan algunos aspectos que deben tener en cuenta las entidades supervisadas por la SFC para el adecuado funcionamiento del SCI, reiterando que para el efecto se deben aplicar en su totalidad los fundamentos señalados en los numerales 3º y 4º del presente capítulo.

5.1.1. Políticas y procedimientos contables

Las actividades de control contable normalmente implican dos componentes: una política contable, que establece lo que debe hacerse, y unos procedimientos para llevarla a cabo. Bajo este criterio, las distintas instancias y el SCI contable de las entidades supervisadas deben ser efectivos y eficientes, esto se refiere básicamente al cumplimiento de las actividades diarias asignadas, expresadas en las políticas y procedimientos establecidos por la entidad.

Lo anterior conlleva a que los administradores tomen las acciones necesarias para abordar los riesgos contables que implican no solo la forma correcta de hacer las cosas sino dirigir las tareas hacia el logro de los objetivos de la entidad. De ahí que resulte indispensable que las entidades implementen la ejecución de las políticas contables a través de toda la organización, en todos los niveles y en todas las funciones que intervienen en el proceso contable, e incluyan el establecimiento de unos procedimientos obligatorios para todas las actividades de dicho proceso entre los que se encuentran:

5.1.1.1. Supervisión de los procesos contables.

5.1.1.2. Evaluaciones y supervisión de los aplicativos, accesos a la información y archivos, utilizados en los procesos contables.

5.1.1.3. Presentación de informes de seguimiento.

5.1.1.4. Validaciones de calidad de la información, revisando que las transacciones u operaciones sean veraces y estén adecuadamente calculadas y valoradas, aplicando principios de medición y reconocimiento.

5.1.1.5. Comparaciones, inventarios y análisis de los activos de la entidad, realizadas a través de fuentes internas y externas.

5.1.1.6. Supervisión de los sistemas de información.

5.1.1.7. Controles generales.

5.1.1.8. Autorización apropiada de las transacciones por los órganos de dirección y administración.

5.1.1.9. Autorización y control de documentos.

5.1.1.10. Autorizaciones y establecimiento de límites.

5.1.2. Controles sobre los sistemas de información contable.

Teniendo en cuenta que la operación del proceso contable depende en gran medida de sus sistemas de información, es necesario adoptar controles que garanticen la exactitud y validez de la información.

Se pueden usar dos grandes grupos de actividades de control de sistemas de información: controles generales y controles de aplicación, según lo definido en el subnumeral 4.3. del presente capítulo.

5.2. Normas de control interno para la gestión de la tecnología

La tecnología es imprescindible para el cumplimiento de los objetivos y la prestación de servicios de las entidades a sus diferentes grupos de interés, en condiciones de seguridad, calidad y cumplimiento. Por lo tanto, se tiene que velar porque el diseño del SCI para la gestión de la tecnología responda a las políticas, necesidades y expectativas de la entidad, así como a las exigencias normativas sobre la materia. De otra parte, el sistema debe ser objeto de evaluación y de mejoramiento continuo con el propósito de contribuir al logro de los objetivos institucionales y a la prestación de los servicios en las condiciones señaladas.

Las entidades deben establecer, desarrollar, documentar y comunicar políticas de tecnología y definir los recursos, procesos, procedimientos, metodologías y controles necesarios para asegurar su cumplimiento.

5.2.1. Aspectos a verificar

Las políticas deben ser revisadas por lo menos una vez al año o al momento de presentarse cambios significativos en el ambiente operacional o del negocio, para lo cual la administración debe contar con estándares, directrices y procedimientos debidamente aprobados, orientados a cubrir los siguientes aspectos:

5.2.1.1. Plan estratégico de tecnología.

5.2.1.2. Infraestructura de tecnología.

5.2.1.3. Cumplimiento de requerimientos legales para derechos de autor, privacidad y comercio electrónico.

5.2.1.4. Administración de proyectos de sistemas.

5.2.1.5. Administración de la calidad.

5.2.1.6. Adquisición de tecnología.

5.2.1.7. Adquisición y mantenimiento de software de aplicación.

5.2.1.8. Instalación y acreditación de sistemas.

5.2.1.9. Administración de cambios.

5.2.1.10. Administración de servicios con terceros.

5.2.1.11. Administración, desempeño, capacidad y disponibilidad de la infraestructura tecnológica.

5.2.1.12. Continuidad del negocio.

5.2.1.13. Seguridad de los sistemas.

5.2.1.14. Educación y entrenamiento de usuarios.

5.2.1.15. Administración de los datos.

5.2.1.16. Administración de instalaciones.

5.2.1.17. Administración de operaciones de tecnología.

5.2.1.18. Documentación.

En el caso de las entidades vigiladas, lo dispuesto en el presente numeral y sus subdivisiones se entiende sin perjuicio del cumplimiento de las instrucciones especiales impartidas por esta Superintendencia en materia de riesgo operativo –SARO y de seguridad y calidad en el manejo de información a través de medios y canales de distribución de productos y servicios para clientes y usuarios, las cuales deben cumplirse dentro de los plazos y condiciones específicos establecidos para el efecto.

Por la relevancia que representan algunas de las políticas previamente identificadas, a continuación se instruye de manera específica sobre las enumeradas 5.2.1.1., 5.2.1.5., 5.2.1.9., 5.2.1.13., 5.2.1.15., y 5.2.1.16., así:

5.2.1.1. Plan estratégico de tecnología

Las entidades deben realizar un proceso de planeación estratégica de tecnología, a intervalos de tiempo regulares, con el propósito de lograr el cumplimiento de los objetivos de la organización a través de las oportunidades que brinda la tecnología a su alcance.

El plan estratégico de tecnología debe estar alineado con el plan estratégico institucional y en él se deben contemplar adicionalmente, al menos, los siguientes aspectos:

5.2.1.1.1. Análisis de cómo soporta la tecnología los objetivos del negocio.

5.2.1.1.2. Evaluación de la tecnología actual.

5.2.1.1.3. Estudios de mercado y factibilidad de alternativas tecnológicas que respondan a las necesidades de la entidad.

5.2.1.1.4. Planes operacionales estableciendo metas claras y concretas.

5.2.1.5. Administración de la calidad

Con el objeto de satisfacer las necesidades de sus clientes (internos y externos), las entidades deben llevar a cabo la planeación, implementación y mantenimiento de estándares y sistemas de administración de calidad de la tecnología que contengan:

5.2.1.5.1. Programas para establecer una cultura de calidad de la tecnología en toda la entidad.

5.2.1.5.2. Planes concretos de calidad de la tecnología.

5.2.1.5.3. Responsables por el aseguramiento de la calidad.

5.2.1.5.4. Prácticas de control de calidad.

5.2.1.5.5. Metodología para el ciclo de vida de desarrollo de sistemas.

5.2.1.5.6. Metodología de prueba y documentación de programas y sistemas.

5.2.1.5.7. Diseño de informes de aseguramiento de la calidad.

5.2.1.5.8. Capacitación de usuarios finales y del personal de aseguramiento de la calidad.

5.2.1.5.9. Desarrollo de una base de conocimiento de aseguramiento de la calidad.

El sistema de administración de la calidad debe ser objeto de evaluaciones periódicas para ajustarlo a las necesidades de la entidad.

5.2.1.9. Administración de cambios

Con el fin de minimizar la probabilidad de interrupciones, alteraciones no autorizadas y errores, se debe diseñar un sistema de administración que permita el análisis, implementación y seguimiento de los cambios requeridos y llevados a cabo a la infraestructura de tecnología que posea la entidad. Como mínimo se tienen que contemplar los siguientes aspectos:

5.2.1.9.1. Identificación clara del cambio a realizar en la infraestructura.

5.2.1.9.2. Categorización, priorización y procedimientos de emergencia a llevar a cabo durante el cambio.

5.2.1.9.3. Evaluación del impacto que ocasiona el cambio en la infraestructura.

5.2.1.9.4. Procedimiento de autorización de los cambios.

5.2.1.9.5. Procedimiento de administración de versiones.

5.2.1.9.6. Políticas de distribución del software.

5.2.1.9.7. Obtención de herramientas automatizadas para realizar los cambios.

5.2.1.9.8. Procedimientos para la administración de la configuración.

5.2.1.9.9. Rediseño de los procesos del negocio que se vean impactados por el cambio en la infraestructura.

5.2.1.13. Seguridad de los sistemas

Con el objeto de salvaguardar la información contra usos no autorizados, divulgación, modificación, daño o pérdida, corresponde a las entidades supervisadas establecer controles de acceso lógico que aseguren que los sistemas, datos y programas están restringidos exclusivamente a usuarios autorizados, para lo cual se debe contar con procedimientos y recursos sobre los siguientes aspectos:

5.2.1.13.1. Autorización, autenticación y control de acceso.

5.2.1.13.2. Identificación de usuarios y perfiles de autorización, los cuales deben ser otorgados de acuerdo con la necesidad de tener y necesidad de conocer.

5.2.1.13.3. Manejo de incidentes, información y seguimiento.

5.2.1.13.4. Prevención y detección de código malicioso, virus, entre otros.

5.2.1.13.5. Entrenamiento de usuarios.

5.2.1.13.6. Administración centralizada de la seguridad.

5.2.1.15. Administración de los datos

Para que los datos permanezcan completos, precisos y válidos durante su entrada, actualización y almacenamiento en los sistemas de información, las entidades tienen que establecer controles generales y de aplicación sobre la operación de la tecnología, adicionales a los establecidos en el subnumeral 4.4.1., atendiendo como mínimo los siguientes aspectos:

5.2.1.15.1. Establecer controles de entrada, procesamiento y salida para garantizar la autenticidad e integridad de los datos.

5.2.1.15.2. Verificar la exactitud, suficiencia y validez de los datos de transacciones que sean capturados para su procesamiento (generados por personas, por sistemas o entradas de interfase).

5.2.1.15.3. Preservar la segregación de funciones en el procesamiento de datos y la verificación rutinaria del trabajo realizado. Los procedimientos deben incluir controles de actualización adecuados, como totales de control “corrida a corrida” y controles de actualización de archivos maestros.

5.2.1.15.4. Establecer procedimientos para que la validación, autenticación y edición de los datos sean llevadas a cabo tan cerca del punto de origen como sea posible.

5.2.1.15.5. Definir e implementar procedimientos para prevenir el acceso a la información y software sensitivos de computadores, discos y otros equipos o medios, cuando hayan sido sustituidos o se les haya dado otro uso. Tales procedimientos deben garantizar que los datos marcados como eliminados no puedan ser recuperados por cualquier individuo interno o tercero ajeno a la entidad.

5.2.1.15.6. Establecer los mecanismos necesarios para garantizar la integridad continua de los datos almacenados.

5.2.1.15.7. Definir e implementar procedimientos apropiados y prácticas para transacciones electrónicas que sean sensitivas y críticas para la organización, velando por su integridad y autenticidad.

5.2.1.15.8. Establecer controles para garantizar la integración y consistencia entre plataformas.

5.2.1.16. Administración de las instalaciones

Con el objeto de proporcionar un ambiente físico conveniente que proteja los equipos y el personal de tecnología contra peligros naturales o fallas humanas, las entidades deben instalar controles físicos y ambientales adecuados que sean revisados regularmente para garantizar su buen funcionamiento teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:

5.2.1.16.1. Acceso a las instalaciones.

5.2.1.16.2. Identificación clara del sitio.

5.2.1.16.3. Controles de seguridad física.

5.2.1.16.4. Definición de políticas de inspección y escalamiento de problemas.

5.2.1.16.5. Planeamiento de continuidad del negocio y administración de crisis.

5.2.1.16.6. Salud y seguridad del personal.

5.2.1.16.7. Políticas de mantenimiento preventivo.

5.2.1.16.8. Protección contra amenazas ambientales.

5.2.1.16.9. Monitoreo automatizado.

6. Responsabilidades dentro del sistema de control

6.1. Órganos internos

6.1.1. Junta directiva u órgano equivalente

Los miembros de las juntas directivas u órgano equivalente, como principales gestores del gobierno corporativo, deben realizar su gestión con profesionalismo, integridad, competencia e independencia, dedicándole el tiempo necesario. Así mismo, deben ser transparentes en su gestión, procurando tener un buen conocimiento de los riesgos que involucran los productos que ofrece la empresa; evaluar con profundidad los riesgos asociados a los instrumentos de inversión que ésta utiliza, y apoyar la labor de los órganos de fiscalización y control.

De la junta directiva u órgano equivalente debe provenir la autoridad, orientación y vigilancia al personal directivo superior, de manera que sus miembros deben contar con experiencia y conocimientos adecuados acerca de las actividades, los objetivos y la estructura de la respectiva entidad.

6.1.1.1. Funciones generales

Sin perjuicio de las obligaciones especiales asignadas a este órgano en otras disposiciones legales, estatutarias o en reglamentos, en materia de control interno, en cumplimiento de los deberes que le señala el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, la junta directiva u órgano equivalente es la instancia responsable de:

6.1.1.1.1. Participar activamente en la planeación estratégica de la entidad, aprobarla y efectuar seguimiento, para determinar las necesidades de redireccionamiento estratégico cuando se requiera.

6.1.1.1.2. Definir y aprobar las estrategias y políticas generales relacionadas con el SCI, con fundamento en las recomendaciones del comité de auditoría.

6.1.1.1.3. Establecer mecanismos de evaluación formal a la gestión de los administradores y sistemas de remuneración e indemnización atados al cumplimiento de objetivos a largo plazo y los niveles de riesgo.

6.1.1.1.4. Definir claras líneas de responsabilidad y rendición de cuentas a través de la organización.

6.1.1.1.5. Analizar el proceso de gestión de riesgo existente y adoptar las medidas necesarias para fortalecerlo en aquellos aspectos que así lo requieran.

6.1.1.1.6. Designar a los directivos de las áreas encargadas del SCI y de la gestión de riesgos, salvo que el régimen aplicable a la respectiva entidad o sus estatutos establezcan una instancia diferente para el efecto.

6.1.1.1.7. Adoptar las medidas necesarias para garantizar la independencia del auditor interno y hacer seguimiento a su cumplimiento.

6.1.1.1.8. Conocer los informes relevantes respecto del SCI que sean presentados por los diferentes órganos de control o supervisión e impartir las órdenes necesarias para que se adopten las recomendaciones y correctivos a que haya lugar.

6.1.1.1.9. Solicitar y estudiar, con la debida anticipación, toda la información relevante que requiera para contar con la ilustración suficiente para adoptar responsablemente las decisiones que le corresponden y solicitar asesoría experta, cuando sea necesario.

6.1.1.1.10. Requerir las aclaraciones y formular las objeciones que considere pertinentes respecto a los asuntos que se someten a su consideración.

6.1.1.1.11. Aprobar los recursos suficientes para que el SCI cumpla sus objetivos.

6.1.1.1.12. Efectuar seguimiento en sus reuniones ordinarias a través de informes periódicos que le presente el comité de auditoría, sobre la gestión de riesgos en la entidad y las medidas adoptadas para el control o mitigación de los riesgos más relevantes, por lo menos cada 6 meses, o con una frecuencia mayor si así resulta procedente.

6.1.1.1.13. Evaluar las recomendaciones relevantes sobre el SCI que formulen el comité de auditoría y los otros órganos de control interno y externos, adoptar las medidas pertinentes, y hacer seguimiento a su cumplimiento.

6.1.1.1.14. Analizar los informes que presente el oficial de cumplimiento respecto de las labores realizadas para evitar que la entidad sea utilizada como instrumento para la realización de actividades delictivas, evaluar la efectividad de los controles implementados y de las recomendaciones formuladas para su mejoramiento.

6.1.1.1.15. Evaluar los estados financieros, con sus notas, antes de que sean presentados a la asamblea de accionistas o máximo órgano social, teniendo en cuenta los informes y recomendaciones que le presente el comité de auditoría.

6.1.1.1.16. Presentar al final de cada ejercicio, a la asamblea general de accionistas, junta de socios o máximo órgano social, un informe sobre el resultado de la evaluación del SCI y sus actuaciones sobre el particular.

Todas las decisiones y actuaciones que se produzcan en desarrollo de las atribuciones antes mencionadas deben constar por escrito en el acta de la reunión respectiva y estar debidamente motivadas. La junta directiva u órgano equivalente debe determinar la información que deba ser divulgada a los diferentes niveles de la organización, de acuerdo con lo que considere pertinente.

6.1.2. Comité de auditoría

Para el adecuado cumplimiento de la labor que le corresponde a las juntas directivas u órganos equivalentes de las entidades sometidas a inspección y vigilancia, éstas deben contar con un comité de auditoría, dependiente de ese órgano social, encargado de la evaluación del control interno de la misma, así como a su mejoramiento continuo, sin que ello implique una sustitución a la responsabilidad que de manera colegiada le corresponde a la junta directiva u órgano equivalente en la materia, desarrollando funciones de carácter eminentemente de asesoría y apoyo.

6.1.2.1. Funciones del comité

El comité de auditoría tiene como funciones primordiales las siguientes:

6.1.2.1.1. Proponer para aprobación de la junta directiva u órgano que haga sus veces, la estructura, procedimientos y metodologías necesarios para el funcionamiento del SCI.

6.1.2.1.2. Presentar a la junta directiva, o al órgano que haga sus veces, las propuestas relacionadas con las responsabilidades, atribuciones y límites asignados a los diferentes cargos y áreas respecto de la administración del SCI, incluyendo la gestión de riesgos.

6.1.2.1.3. Evaluar la estructura del control interno de la entidad de forma tal que se pueda establecer si los procedimientos diseñados protegen razonablemente los activos de la entidad, así como los de terceros que administre o custodie, y si existen controles para verificar que las transacciones están siendo adecuadamente autorizadas y registradas.

6.1.2.1.4. Informar a la junta directiva u órgano equivalente sobre el no cumplimiento de la obligación de los administradores de suministrar la información requerida por los órganos de control para la realización de sus funciones.

6.1.2.1.5. Velar porque la preparación, presentación y revelación de la información financiera se ajuste a lo dispuesto en las normas aplicables, verificando que existen los controles necesarios.

6.1.2.1.6. Estudiar los estados financieros y elaborar el informe correspondiente para someterlo a consideración de la junta directiva, con base en la evaluación no sólo de los proyectos correspondientes, con sus notas, sino también de los dictámenes, observaciones de las entidades de control, resultados de las evaluaciones efectuadas por los comités competentes y demás documentos relacionados con los mismos.

6.1.2.1.7. Proponer a la junta directiva programas y controles para prevenir, detectar y responder adecuadamente a los riesgos de fraude y mala conducta, entendiendo por fraude un acto intencionado cometido para obtener una ganancia ilícita, y por mala conducta la violación de leyes, reglamentos o políticas internas, y evaluar la efectividad de dichos programas y controles.

6.1.2.1.8. Supervisar las funciones y actividades de la auditoría interna u órgano que haga sus veces, con el objeto de determinar su independencia y objetividad en relación con las actividades que audita, determinar la existencia de limitaciones que impidan su adecuado desempeño, y verificar si el alcance de su labor satisface las necesidades de control de la entidad.

6.1.2.1.9. Efectuar seguimiento sobre los niveles de exposición de riesgo, sus implicaciones para la entidad y las medidas adoptadas para su control o mitigación, por lo menos cada 6 meses, o con una frecuencia mayor si así resulta procedente, y presentar a la junta directiva un informe sobre los aspectos más importante de la gestión realizada.

6.1.2.1.10. Evaluar los informes de control interno practicados por los auditores internos, contraloría, contralor normativo u otros órganos, verificando que la administración haya atendido sus sugerencias y recomendaciones.

6.1.2.1.11. Hacer seguimiento al cumplimiento de las instrucciones dadas por la junta directiva u órgano equivalente, en relación con el SCI.

6.1.2.1.12. Solicitar los informes que considere convenientes para el adecuado desarrollo de sus funciones.

6.1.2.1.13. Analizar el funcionamiento de los sistemas de información, su confiabilidad e integridad para la toma de decisiones.

6.1.2.1.14. Presentar al máximo órgano social, por conducto de la junta directiva, los candidatos para ocupar el cargo de revisor fiscal, sin perjuicio del derecho de los accionistas de presentar otros candidatos en la respectiva reunión. En tal sentido, la función del comité es recopilar y analizar la información suministrada por cada uno de los candidatos y someter a consideración del máximo órgano social los resultados del estudio efectuado.

6.1.2.1.15. Elaborar el informe que la junta directiva debe presentar al máximo órgano social respecto al funcionamiento del SCI, el cual debe incluir entre otros aspectos:

6.1.2.1.15.1. Las políticas generales establecidas para la implementación del SCI de la entidad.

6.1.2.1.15.2. El proceso utilizado para la revisión de la efectividad del SCI, con mención expresa de los aspectos relacionados con la gestión de riesgos.

6.1.2.1.15.3. Las actividades más relevantes desarrolladas por el comité de auditoría.

6.1.2.1.15.4. Las deficiencias materiales detectadas, las recomendaciones formuladas y las medidas adoptadas, incluyendo entre otros temas aquellos que pudieran afectar los estados financieros y el informe de gestión.

6.1.2.1.15.5. Las observaciones formuladas por los órganos de supervisión y las sanciones impuestas, cuando sea del caso.

6.1.2.1.15.6. Si existe o no un departamento de auditoría interna o área equivalente. Si existe, presentar la evaluación de la labor realizada por la misma, incluyendo entre otros aspectos el alcance del trabajo desarrollado, la independencia de la función y los recursos que se tienen asignados. En caso de no existir, señalar las razones concretas por las cuales no se ha considerado pertinente contar con dicho departamento o área.

6.1.2.1.16. Las demás que le fije la junta directiva, en su reglamento interno.

6.1.2.2. Conformación del comité

El comité debe estar integrado por lo menos por 3 miembros de la junta directiva u órgano equivalente, quienes deben tener experiencia, ser conocedores de los temas relacionados con las funciones asignadas al referido órgano social, y ser en su mayoría independientes, esto último para aquellas entidades que por disposición legal o estatutaria cuentan con miembros independientes en el referido órgano social, entendiendo por independientes aquellas personas que en ningún caso sean:

6.1.2.2.1. Empleados o directivos de la entidad o de alguna de sus filiales, subsidiarias o controlantes, incluyendo aquellas personas que hubieren tenido tal calidad durante el año inmediatamente anterior a la designación, salvo que se trate de la reelección de una persona independiente.

6.1.2.2.2. Accionistas que directamente o en virtud de convenio dirijan, orienten o controlen la mayoría de los derechos de voto de la entidad o que determinen la composición mayoritaria de los órganos de administración, de dirección o de control de la misma.

6.1.2.2.3. Socios o empleados de asociaciones o sociedades que presten servicios de asesoría o consultoría a la entidad o a las empresas que pertenezcan al mismo grupo económico del cual forme parte esta, cuando los ingresos por dicho concepto representen para aquellos, el 20% o más de sus ingresos operacionales.

6.1.2.2.4. Empleado o directivo de una fundación, asociación o sociedad que reciba donativos importantes de la entidad. Se consideran donativos importantes aquellos que representen más del 20% del total de donativos recibidos por la respectiva institución.

6.1.2.2.5. Administrador de una entidad en cuya junta directiva participe un representante legal de la entidad.

6.1.2.2.6. Persona que reciba de la entidad alguna remuneración diferente a los honorarios como miembro de la junta directiva, del comité de auditoría o de cualquier otro comité creado por la junta directiva.

A las reuniones del comité puede ser citado cualquier funcionario de la entidad, con el fin de suministrar la información que se considere pertinente acerca de asuntos de su competencia.

6.1.2.3. Reglamento interno

La junta directiva u órgano equivalente de las entidades sometidas a la inspección y la vigilancia de la SFC debe adoptar el reglamento de funcionamiento del comité, incluyendo para el efecto, además de las funciones aquí consagradas, todas aquellas que en su criterio sean propias de la institución y se adapten a sus necesidades. Dicho reglamento debe mantenerse a disposición de la SFC, cuando lo solicite.

6.1.2.4. Periodicidad de las reuniones

El comité de auditoría debe reunirse por lo menos cada 3 meses, o con una frecuencia mayor si así lo establece su reglamento o lo ameritan los resultados de las evaluaciones del SCI.

6.1.2.5. Informes sobre las tareas desarrolladas y las conclusiones alcanzadas por el comité

Las decisiones y actuaciones del comité de auditoría deben quedar consignadas en actas, las cuales deben cumplir con lo dispuesto en el artículo 189 del Código de Comercio. Los documentos conocidos por el comité que sean sustento de sus decisiones deben formar parte integral de las actas, por lo cual en caso de no ser transcritos deben presentarse como anexos de las mismas. Así, cada vez que se entregue un acta debe suministrarse al interesado tanto el cuerpo principal de la misma, como todos sus anexos, los cuales deben estar adecuadamente identificados y foliados, y mantenerse bajo medidas adecuadas de conservación y custodia.

Cuando se detecten situaciones que revistan importancia significativa, se debe remitir un informe especial a la junta directiva u órgano equivalente y al representante legal.

La junta directiva debe presentar a la asamblea general de accionistas o asociados, al cierre del ejercicio económico, un informe sobre las labores desarrolladas por el comité.

6.1.3. Representante legal

Sin perjuicio de las obligaciones especiales asignadas al representante legal en otras disposiciones legales, estatutarias o en reglamentos, en materia de control interno el representante legal es la instancia responsable de:

6.1.3.1. Implementar las estrategias y políticas aprobadas por la junta directiva u órgano equivalente en relación con el SCI.

6.1.3.2. Comunicar las políticas y decisiones adoptadas por la junta directiva u órgano equivalente a todos y cada uno de los funcionarios dentro de la organización, quienes, en desarrollo de sus funciones y con la aplicación de procesos operativos apropiados, deben procurar el cumplimiento de los objetivos trazados por la dirección, siempre sujetos a los lineamientos por ella establecidos.

6.1.3.3. Poner en funcionamiento la estructura, procedimientos y metodologías inherentes al SCI, en desarrollo de las directrices impartidas por la junta directiva, garantizando una adecuada segregación de funciones y asignación de responsabilidades.

6.1.3.4. Implementar los diferentes informes, protocolos de comunicación, sistemas de información y demás determinaciones de la junta, relacionados con SCI.

6.1.3.5. Fijar los lineamientos tendientes a crear la cultura organizacional de control, mediante la definición y puesta en práctica de las políticas y los controles suficientes, la divulgación de las normas éticas y de integridad dentro de la institución, y la definición y aprobación de canales de comunicación, de tal forma que el personal de todos los niveles comprenda la importancia del control interno e identifique su responsabilidad frente al mismo.

6.1.3.6. Realizar revisiones periódicas a los manuales y códigos de ética y de gobierno corporativo.

6.1.3.7. Proporcionar a los órganos de control, internos y externos, toda la información que requieran para el desarrollo de su labor.

6.1.3.8. Proporcionar los recursos que se requieran para el adecuado funcionamiento del SCI, de conformidad con lo autorizado por la junta directiva u órgano equivalente.

6.1.3.9. Velar porque se dé estricto cumplimiento de los niveles de autorización, cupos u otros límites o controles establecidos en las diferentes actividades realizadas por la entidad, incluyendo las adelantadas con administradores, miembros de junta, matriz, subordinadas y demás vinculados económicos.

6.1.3.10. Certificar que los estados financieros y otros informes relevantes para el público no contienen vicios, imprecisiones o errores que impidan conocer la verdadera situación patrimonial o las operaciones de la correspondiente entidad.

6.1.3.11. Establecer y mantener adecuados sistemas de revelación y control de la información financiera, para lo cual deben diseñar procedimientos de control y revelación para que la información financiera sea presentada en forma adecuada.

6.1.3.12. Establecer mecanismos para la recepción de denuncias (líneas telefónicas, buzones especiales en el sitio Web, entre otros) que faciliten, a quienes detecten eventuales irregularidades, ponerlas en conocimiento de los órganos competentes de la entidad.

6.1.3.13. Definir políticas y un programa antifraude, para mitigar los riesgos de una defraudación en la entidad.

6.1.3.14. Verificar la operatividad de los controles establecidos al interior de la entidad.

6.1.3.15. Incluir en su informe de gestión un aparte independiente en el que se dé a conocer al máximo órgano social la evaluación sobre el desempeño del SCI en cada uno de los elementos señalados en el numeral 4º del presente capítulo. En el caso de los grupos empresariales, la evaluación sobre la eficacia del SCI que expida el representante legal de la matriz debe incluir también a las entidades subordinadas (filiales o subsidiarias).

En general, el representante legal es el responsable de dirigir la implementación de los procedimientos de control y revelación, y verificar su operatividad al interior de la correspondiente entidad y su adecuado funcionamiento, para lo cual debe demostrar la ejecución de los controles que le corresponden.

El representante legal debe dejar constancia documental de sus actuaciones en esta materia, mediante memorandos, cartas, actas de reuniones o los documentos que resulten pertinentes para el efecto.

Adicionalmente, debe mantener a disposición del auditor interno, el revisor fiscal y demás órganos de supervisión o control los soportes necesarios para acreditar la correcta implementación del SCI, en sus diferentes elementos, procesos y procedimientos.

6.1.4. Auditoría interna o departamento que cumpla funciones equivalentes

6.1.4.1. Definición

La auditoría interna es una actividad que se fundamenta en criterios de independencia y objetividad de aseguramiento, entendiendo por tal el examen objetivo de evidencias con el propósito de proveer una evaluación independiente de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno de una organización y consultoría como las actividades de asesoramiento y servicios relacionados, proporcionadas a los clientes, cuya naturaleza y alcance estén relacionados con los mismos y estén dirigidos a añadir valor y a mejorar los procesos de gobierno, gestión de riesgos y control, de una organización sin que el auditor interno asuma responsabilidades de gestión, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, ayudándola a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.

En tal sentido y ante la importancia que representa la auditoría interna en el control y gestión exitosos de una organización, la SFC estima necesario que las entidades bajo su supervisión que cuenten con un auditor interno, contralor o funcionario que cumpla funciones equivalentes, adopten como referente y cumplan normas y parámetros mínimos que garanticen el ejercicio profesional e idóneo de la auditoría interna, acorde con los estándares y mejores prácticas internacionales.

Para las entidades sometidas a inspección y vigilancia que pertenezcan al sector público, se admite el enfoque de auditoría interna establecido en el modelo MECI. En todo caso, las oficinas o áreas de control interno, auditoría interna o quienes hagan sus veces deben cumplir, en lo que no sea contrario a las disposiciones legales aplicables, los lineamientos básicos de la presente circular.

Las entidades que no tengan un departamento de auditoría interna, o dependencia que cumpla funciones equivalentes, deben indicar expresamente, en el informe de gestión que los administradores presentan al cierre de cada ejercicio al máximo órgano social, las razones por las cuales no consideran procedente que la organización cuente con el mencionado departamento.

6.1.4.2. Normas para el ejercicio de la auditoría interna

En el desarrollo de la actividad de auditoría interna o su equivalente debe darse aplicación, entre otras, a las siguientes normas:

6.1.4.2.1. Normas sobre atributos

6.1.4.2.1.1. Propósito, autoridad y responsabilidad

El propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría interna deben estar formalmente definidos en un estatuto (documento) debidamente aprobado por la junta directiva u órgano equivalente, en donde quede establecido un acuerdo con la alta dirección de la entidad respecto de la función y responsabilidad de la actividad de auditoría interna, su posición dentro de la organización, la autorización al auditor para que tenga acceso a los registros, al personal y a los bienes relevantes para la ejecución de los trabajos, y la definición del ámbito de actuación de las actividades de auditoría interna.

6.1.4.2.1.2. Independencia y objetividad

La actividad de auditoría interna debe ser independiente, y los auditores internos deben ser objetivos en el cumplimiento de sus trabajos a través de una actitud imparcial y neutral, buscando siempre evitar conflictos de intereses. Dentro de este contexto, como una práctica de buen gobierno corporativo, se considera conveniente que el auditor interno o quien haga sus veces sea nombrado por la junta directiva u órgano equivalente.

Si la independencia u objetividad en cualquier momento se viese comprometida de hecho o en apariencia, los detalles del impedimento deben darse a conocer por escrito a la junta directiva u órgano equivalente.

6.1.4.2.1.3. Pericia y debido cuidado profesional

Tanto el auditor interno como su equipo de trabajo deben reunir los conocimientos, las aptitudes y las competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades. El auditor interno debe contar con asesoría y asistencia competente para aquellas áreas especializadas respecto de las cuales él o su personal no cuenten con los conocimientos necesarios.

Los auditores internos deben cumplir su trabajo con el cuidado y la pericia que se esperan de un especialista razonablemente prudente y competente.

6.1.4.2.1.4. Programa de aseguramiento de calidad y cumplimiento

El auditor interno debe desarrollar y mantener un programa de aseguramiento de calidad y mejora que cubra todos los aspectos de la actividad de auditoría interna y revise continuamente su eficacia. Este programa incluye evaluaciones de calidad periódicas, externas e internas, y supervisión interna continua. Cada parte del programa debe estar diseñada para ayudar a la actividad de auditoría interna a añadir valor y a mejorar las operaciones de la organización, y a proporcionar aseguramiento de que la actividad de auditoría interna cumple con las normas aplicables a esta actividad y el código de ética de los auditores.

Si bien la actividad de auditoría interna debe lograr el cumplimiento total de las normas de general aceptación para esta actividad, puede haber casos en los cuales esta meta no se logre. Cuando el incumplimiento afecte el alcance general o el funcionamiento de la actividad de auditoría interna, debe declararse esta situación a la alta dirección y al consejo o junta directiva u órgano competente, informándoles los obstáculos que se presentaron para generar esta situación.

6.1.4.2.2. Normas sobre desempeño

6.1.4.2.2.1. Administración de la actividad de auditoría interna

El auditor interno debe gestionar efectivamente la actividad que desarrolla para asegurar que su trabajo está generando valor agregado a la organización, para lo cual debe ejercer entre otras, las siguientes actividades:

6.1.4.2.2.1.1. Planificación. El auditor interno debe establecer, por lo menos anualmente, planes basados en los riesgos que afecten el logro de los objetivos de la organización, a fin de determinar las prioridades de la actividad de auditoría interna, incluyendo entre otros, el derivado de las operaciones y relaciones con otras entidades del mismo grupo económico.

6.1.4.2.2.1.2. Comunicación y aprobación. El auditor interno debe comunicar los planes y requerimientos de recursos de la actividad de auditoría interna, incluyendo los cambios provisorios significativos, al comité de auditoría y al representante legal para la adecuada revisión y aprobación. El auditor interno también debe comunicar el impacto de cualquier limitación de recursos.

6.1.4.2.2.1.3. Administración de recursos. Determinar los recursos que necesita para el adecuado ejercicio de su labor, y solicitarlos a la junta directiva u órgano equivalente.

6.1.4.2.2.1.4. Políticas y procedimientos. Establecer políticas y procedimientos para guiar la actividad de auditoría interna.

6.1.4.2.2.1.5. Coordinación. El auditor interno debe compartir información y coordinar actividades con los otros órganos de control para lograr una cobertura adecuada y minimizar la duplicación de esfuerzos.

6.1.4.2.2.1.6. Informes. Los informes emitidos por el auditor interno deben ser precisos, objetivos, claros, constructivos, completos y oportunos. Igualmente, deben estar debidamente soportados en evidencias suficientes y realizar seguimiento a las acciones tomadas por la administración frente a estas comunicaciones.

6.1.4.2.2.2. Naturaleza del trabajo

La actividad de auditoría interna debe evaluar y contribuir a la mejora de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno de la entidad, utilizando un enfoque sistemático y disciplinado, así:

6.1.4.2.2.2.1. Gestión de riesgos: El auditor interno debe evaluar la eficacia del sistema de gestión de riesgos de la organización y las exposiciones al riesgo referidas a gobierno, operaciones y sistemas de información de la organización.

6.1.4.2.2.2.2. Sistema de control interno: La actividad de auditoría interna debe asistir a la organización en el mantenimiento de controles efectivos, mediante la evaluación de la eficacia y eficiencia de los mismos, y promoviendo la mejora continua, sin perjuicio de la autoevaluación y el autocontrol que corresponden a cada funcionario de la organización, de conformidad con los principios señalados en el numeral 3º del presente capítulo.

6.1.4.2.2.2.3. Gobierno corporativo: La actividad de auditoría interna debe evaluar y hacer las recomendaciones apropiadas para mejorar el proceso de gobierno corporativo, para lo cual debe evaluar el diseño, implantación y eficacia de los objetivos, programas y actividades de la organización.

6.1.4.2.2.3. Planificación del trabajo

Los auditores internos deben elaborar y registrar un plan para cada trabajo, que incluya el alcance, los objetivos, el tiempo y la asignación de recursos.

6.1.4.2.2.4. Desempeño del trabajo

Los auditores internos deben identificar, analizar, evaluar y registrar suficiente información, que resulte confiable y relevante, de manera tal que les permita cumplir con los objetivos del trabajo.

Adicionalmente, deben establecer requisitos de custodia para los registros del trabajo que sean consistentes con las políticas de la organización en este sentido, y realizar una adecuada supervisión sobre la calidad del trabajo realizado por los integrantes de su equipo.

Los auditores internos deben ser proactivos al analizar, monitorear, indagar, cuestionar, verificar y en general al realizar las actividades propias del aseguramiento, sin limitarse a una simple comprobación de requisitos formales.

6.1.4.2.2.5. Comunicación de resultados

Los auditores internos deben comunicar los resultados de su trabajo, en forma precisa, objetiva, clara, concisa, constructiva, completa y oportuna.

Si una comunicación contiene un error u omisión significativos, debe corregirse y enviarse nuevamente a todas las partes que recibieron la comunicación original.

Por lo menos al cierre de cada ejercicio, el auditor interno o quien haga sus veces debe presentar un informe de su gestión y su evaluación sobre la eficacia del sistema de control interno, incluyendo todos sus elementos. Dicho informe debe contener por lo menos lo siguiente:

6.1.4.2.2.5.1. Título.

6.1.4.2.2.5.2. Identificación de los temas, procesos, áreas o materias objeto del examen, el periodo y criterios de evaluación, y la responsabilidad sobre la información utilizada, precisando que la responsabilidad del auditor interno es señalar los hallazgos y recomendaciones sobre los sistemas de control interno y de administración de riesgos.

6.1.4.2.2.5.3. Especificación respecto a que las siguientes evaluaciones se realizaron de acuerdo con la regulación, las políticas definidas por la junta directiva u órgano equivalente y mejores prácticas de auditoría sobre el particular:

6.1.4.2.2.5.3.1. Evaluación de la confiabilidad de los sistemas de información contable, financiera y administrativa.

6.1.4.2.2.5.3.2. Evaluación sobre el funcionamiento y confiabilidad del sistema de control interno.

6.1.4.2.2.5.3.3. Evaluación de la calidad y adecuación de los sistemas establecidos para garantizar el cumplimiento con las leyes, regulaciones, políticas y procedimientos.

6.1.4.2.2.5.3.4. Evaluación de la calidad y adecuación de otros sistemas y procedimientos, análisis crítico de la estructura organizacional y evaluación de la adecuación de los métodos y recursos en relación con su distribución.

6.1.4.2.2.5.4. Los resultados de la evaluación realizada respecto a la existencia, funcionamiento, efectividad, eficacia, confiabilidad y razonabilidad de los sistemas de control interno y de riesgos.

6.1.4.2.2.5.5. Una declaración de la forma en que fueron obtenidas sus evidencias, indicando cuál fue el soporte técnico de sus conclusiones.

6.1.4.2.2.5.6. Mencionar las limitaciones que encontraron para realizar sus evaluaciones, tener acceso a información u otros eventos que puedan afectar el resultado de las pruebas realizadas y las conclusiones.

6.1.4.2.2.5.7. Relación de las recomendaciones formuladas sobre deficiencias materiales detectadas, mencionando los criterios generales que se tuvieron en cuenta para determinar la importancia de las mismas.

6.1.4.2.2.5.8. Resultados del seguimiento a la implementación de las recomendaciones formuladas en informes anteriores.

6.1.4.2.2.5.9. Identificación, nombre y firma, ciudad y fecha de elaboración.

Lo anterior sin perjuicio de informes extraordinarios que el auditor interno deba presentar cuando detecte irregularidades graves que ameriten la atención inmediata de los órganos competentes.

6.1.4.2.2.6. Supervisión

El auditor interno debe establecer un proceso de seguimiento para supervisar y verificar que las acciones de la dirección hayan sido efectivamente implantadas, o que la alta dirección ha aceptado el riesgo de no tomar ninguna acción.

Cuando el auditor interno considere que la alta dirección ha aceptado un nivel de riesgo residual, que en su concepto pueda ser inaceptable para la organización, debe discutir esta cuestión con el representante legal. Si la decisión referida al riesgo residual no se resuelve, el auditor interno y el representante legal deben informar esta situación a la junta directiva o quien haga sus veces, para que adopte la decisión pertinente.

6.1.4.2.2.7. Funciones

Las principales funciones del auditor interno o de quien tenga a su cargo responsabilidades equivalentes son las siguientes, sin perjuicio de la responsabilidad de autocontrol que corresponde a todos los funcionarios de la organización según los principios señalados en el numeral 3º del presente capítulo:

6.1.4.2.2.7.1. Elaborar el plan anual de auditoría antes de finalizar el año anterior y darle estricto cumplimiento. En el caso de entidades subordinadas para las cuales la matriz (sea nacional o extranjera) establezca los lineamientos generales del plan de auditoría, debe velarse porque éstos se ajusten a las disposiciones vigentes en Colombia para la respectiva entidad, así como a las características propias de su entorno, y realizar los ajustes pertinentes de acuerdo al tipo de negocio y a la normatividad aplicable.

6.1.4.2.2.7.2. Someter a consideración del comité de auditoría el presupuesto anual de funcionamiento del área de auditoría interna.

6.1.4.2.2.7.3. Realizar una evaluación detallada de la efectividad y adecuación del SCI, en las áreas y procesos de la organización que resulten relevantes, abarcando entre otros aspectos los relacionados con la administración de riesgos de la entidad y los sistemas de información, administrativos, financieros y tecnológicos, incluyendo los sistemas electrónicos de información y los servicios electrónicos.

6.1.4.2.2.7.4. Evaluar tanto las transacciones como los procedimientos de control involucrados en los diferentes procesos o actividades de la entidad, en aquellos aspectos que considere relevantes.

6.1.4.2.2.7.5. Revisar los procedimientos adoptados por la administración para garantizar el cumplimiento con los requerimientos legales y regulatorios, códigos internos y la implementación de políticas y procedimientos.

6.1.4.2.2.7.6. Verificar la eficacia de los procedimientos adoptados por la administración para asegurar la confiabilidad y oportunidad de los reportes a esta Superintendencia y otros entes de control.

6.1.4.2.2.7.7. Contribuir a la mejora de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno de la entidad, utilizando un enfoque sistemático y disciplinado.

6.1.4.2.2.7.8. Adelantar las investigaciones especiales que considere pertinentes, dentro del ámbito de su competencia, para lo cual debe contar con la colaboración de expertos en aquellos temas en que se requiera.

6.1.4.2.2.7.9. Presentar comunicaciones e informes periódicos al comité de auditoría o a la junta directiva o a la administración cuando lo estime conveniente, sobre el resultado del ejercicio de sus funciones.

6.1.4.2.2.7.10. Hacer seguimiento a los controles establecidos por la entidad, mediante la revisión de la información contable y financiera.

6.1.4.2.2.7.11. Evaluar los problemas encontrados y solicitar las acciones de mejoramiento correspondientes.

6.1.4.2.2.7.12. Presentar a la junta directiva, por lo menos al cierre de cada ejercicio, un informe acerca de los resultados de su labor, incluyendo, entre otros aspectos, las deficiencias detectadas en el SCI.

Es de advertir que, si bien resulta viable que la administración de las entidades supervisadas contrate externamente la realización de las actividades propias de la auditoría, en ningún caso ello implica el traslado de la responsabilidad sobre la auditoría misma. Es decir, que la administración de la entidad sólo entrega la ejecución de la labor más no la responsabilidad misma de la realización de la auditoría, la cual conservará siempre.

En tal sentido, la administración de la entidad debe realizar el direccionamiento, administración y seguimiento de la actividad realizada por el tercero, sin delegar la toma de decisiones tales como los riesgos en los cuales se debe concentrar primordialmente la auditoría o la adopción del plan de auditoría. Adicionalmente, debe garantizarse el acceso permanente de la administración y del supervisor a la información de la auditoría y a los papeles de trabajo, el establecimiento de un plan de contingencias para que no cese la labor en caso de algún problema en la ejecución del contrato, y la independencia entre el auditor interno y externo (si existe este último), teniendo en cuenta que las dos funciones mencionadas no pueden ser desarrolladas por la misma firma.

6.2. Órganos externos

6.2.1. Revisor fiscal

De conformidad con lo previsto en el numeral 3º del capítulo III del título I de la parte I de esta circular, el revisor fiscal de la entidad debe valorar los sistemas de control interno y administración de riesgos implementados por las entidades, a fin de emitir la opinión a la que se refiere y en los términos consignados en el subnumeral 3.1.8. ibídem.

6.2.2. Contralor normativo

6.2.2.1. Entidades a las cuales se exige contar con contralor normativo y requisitos que debe cumplir

Deben contar con la figura del contralor normativo las sociedades comisionistas de bolsa, según lo dispuesto en el artículo 21 de la Ley 964 de 2005.

Teniendo en cuenta que el citado artículo 21 indica que el contralor normativo debe ser independiente y que el artículo 44 de la misma ley define los criterios de independencia aplicables para todos los efectos previstos en la misma, el contralor normativo en ningún caso debe tener los vínculos que se señalan a continuación:

6.2.2.1.1. Empleado o directivo de la sociedad comisionista, de la administradora del fondo o de alguna de sus filiales, subsidiarias o controlantes, y filiales de las contratantes, incluyendo aquellas personas que hubieren tenido tal calidad durante el año inmediatamente anterior a la designación.

6.2.2.1.2. Accionistas que directamente o en virtud de convenio dirijan, orienten o controlen la mayoría de los derechos de voto de la sociedad comisionista o de la administradora del fondo o que determinen la composición mayoritaria de los órganos de administración, de dirección o de control de las mismas.

6.2.2.1.3. Socio o empleado de asociaciones o sociedades que presten servicios de asesoría o consultoría a la sociedad comisionista, o a la administradora del fondo, o a las empresas que pertenezcan al mismo grupo económico del cual formen parte éstas, cuando los ingresos por dicho concepto representen para aquellos el 20% o más de sus ingresos operacionales.

6.2.2.1.4. Empleado o directivo de una fundación, asociación o sociedad que reciba donativos importantes de la sociedad comisionista o de la administradora del fondo. Se consideran donativos importantes aquellos que representen más del 20% del total de donativos recibidos por la respectiva institución.

6.2.2.1.5. Administrador de una entidad en cuya junta directiva participe un representante legal de la sociedad comisionista o de la administradora del fondo.

6.2.2.1.6. Persona que reciba de la sociedad comisionista o de la administradora del fondo alguna remuneración diferente a los honorarios como miembro de la junta directiva, del comité de auditoría o de cualquier otro comité creado por la junta directiva.

La vinculación del contralor normativo debe efectuarse a través de un contrato de prestación de servicios u otra modalidad que en ningún caso implique subordinación.

6.2.2.2. funciones y responsabilidades respecto de las sociedades comisionistas de bolsa

El contralor normativo debe asistir a las reuniones de la junta directiva de la sociedad con voz pero sin voto, y tiene a su cargo, entre otras, las siguientes funciones:

6.2.2.2.1. En desarrollo de la función consagrada en el literal a. del artículo 21 de la Ley 964 de 2005, el contralor normativo debe establecer, implementar y verificar el cumplimiento de las políticas y mecanismos adecuados para:

6.2.2.2.1.1. La detección, prevención y manejo de conflictos de interés en la realización de operaciones de intermediación que les han sido autorizadas y, en particular, de los mecanismos para garantizar que las áreas, funciones y sistemas de toma de decisiones correspondientes a cada actividad, estén separadas decisoria, física y operativamente.

6.2.2.2.1.2. La separación de los activos administrados o recibidos de sus clientes de los propios y de los que correspondan a otros clientes.

6.2.2.2.1.3. La adecuada clasificación de clientes y la debida prestación del deber de asesoría a los clientes inversionistas.

6.2.2.2.1.4. El cumplimiento de las disposiciones del libro de órdenes para garantizar la debida destinación de los recursos entregados por los clientes.

6.2.2.2.1.5. La mejor ejecución de las operaciones autorizadas, incluyendo entre otras las realizadas con o por cuenta de administradores, miembros de junta, matriz, subordinadas y demás personas o entidades pertenecientes al mismo grupo económico.

6.2.2.2.1.6. La publicación de tarifas relacionadas con los servicios que presta la sociedad comisionista y la de garantizar que se informe a los clientes sobre dichas tarifas de manera previa a la realización de operaciones que le han sido autorizadas.

6.2.2.2.1.7. La verificación respecto a que al interior de la sociedad solo operen las personas inscritas en el registro nacional de profesionales del mercado de valores, cuando dicha inscripción sea condición para actuar.

6.2.2.2.2. En desarrollo de la función prevista en el literal b. del artículo 21 de la Ley 964 de 2005, el contralor normativo debe proponer a la junta directiva, en las reuniones de dicho órgano social, el establecimiento de las medidas para procurar comportamientos éticos y transparencia en las actividades de sus funcionarios y terceros relacionados en el ejercicio de los negocios propios de la comisionista de bolsa; detectar y prevenir conflictos de interés; garantizar la exactitud y transparencia en la revelación de información financiera, y evitar el uso indebido de información no pública

6.2.2.2.3. Documentar y comunicar a la junta directiva, en las reuniones que adelante dicho órgano social, y al representante legal las situaciones de incumplimiento de la normatividad, políticas o procedimientos internos de la entidad, que puedan afectar el sano desarrollo de la actividad de intermediación de valores, su patrimonio, buen nombre o a sus clientes.

6.2.2.2.4. Las demás que se establezcan en los estatutos sociales.

Estos procedimientos de verificación deben estar debidamente documentados y estar a disposición de la SFC.

El contralor normativo debe informar de manera inmediata a la junta directiva u órgano equivalente y a la SFC de irregularidades materiales que advierta en relación con el desarrollo del objeto social de la comisionista.

7. Documentos mínimos que deben sustentar la implementación del SCI

Respecto a la implementación del SCI, la SFC puede exigir, a través de la supervisión in situ o extra situ, los manuales, formatos, procedimientos y demás documentos específicamente requeridos en el cuerpo de la presente circular, algunos de los cuales se relacionan a continuación, sin perjuicio de cualquier otra información que estime pertinente en ejercicio de sus atribuciones legales:

7.1. Planes y programas definidos por la entidad para el logro de sus objetivos, incluyendo las correspondientes acciones, responsables y cronogramas, lo cual comprende, entre otros, el plan estratégico de tecnología.

7.2. Código de conducta o su equivalente y el documento mediante el cual éste se adopte oficialmente.

7.3. Documentos que soporten la socialización de los principios y valores a todos los funcionarios de la entidad.

7.4. Metodología y herramienta definidas en la organización para hacer la evaluación que hará la organización respecto de la aplicación de los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión, a nivel general, por áreas o procesos, según resulte pertinente.

7.5. Mapa de los riesgos relevantes, que contenga como mínimo: identificación de factores internos y externos de riesgo para la organización, riesgos identificados por procesos, análisis de probabilidad de ocurrencia de los riesgos y su impacto, identificación de los controles existentes para prevenir la ocurrencia o mitigar el impacto de los riesgos identificados, evaluación de la efectividad de los controles y definición de las acciones de mejoramiento necesarias.

7.6. Política para manejo de riesgos, definida por la junta directiva u órgano equivalente, y la metodología e instrumentos para la gestión de riesgos en la entidad, incluyendo la definición de los comités u órganos responsables.

7.7. Políticas establecidas en materia de manejo de información y comunicación, que incluyan mecanismos específicos para garantizar la conservación y custodia de información reservada o confidencial y evitar su filtración.

7.8. Documento que soporte la comunicación a todos los funcionarios de la entidad del mapa de riesgos y de las políticas y metodologías a que se refieren los numerales anteriores.

7.9. Políticas y metodología para evaluación del desempeño, a todos los niveles de la organización, incluyendo los indicadores definidos para medir la eficiencia.

7.10. Estructura organizacional, manual de funciones, competencias y requisitos a nivel de cargo.

7.11. Plan anual de auditoría interna.

7.12. Reportes efectuados por los distintos órganos competentes en materia de control.

7.13. Informes sobre resultados obtenidos en el proceso de seguimiento y evaluación al cumplimiento de los planes y programas, que incluya la medición de la satisfacción de los clientes, usuarios y otras partes interesadas.

7.14. En relación con el consumidor financiero (según la definición establecida en el literal d del artículo 2º de la Ley 1328 de 2009, lo siguiente:

7.14.1. Políticas de servicio.

7.14.2. Políticas de transparencia e integridad en las relaciones con los mismos (información acerca de productos y tarifas, mecanismos y sistemas de atención).

7.14.3. Estrategias de servicio al cliente.

7.14.4. Mecanismos establecidos para la recepción, registro y atención de quejas, sugerencias o recomendaciones por parte de los clientes, usuarios u otros grupos de interés y acciones de mejora adelantadas con ocasión del análisis de las mismas (análisis punta a punta para los principales motivos, por productos; revisión de productos, implementación de nuevos canales, revisión de políticas parametrizadas en el sistema, etc.).

7.14.5. Las demás definidas en las disposiciones relacionadas con la protección al Consumidor en la Ley 1328 de 2009 y el Decreto 2555 de 2010.

7.15. Actas y/o papeles de trabajo en que consten las decisiones y actuaciones de los órganos de control.

7.16. Programas o planes de mejoramiento.

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO I

Aspectos generales

CAPÍTULO V: Bienes e inversiones de las entidades vigiladas

Contenido

1. Inversiones en bienes inmuebles y demás activos fijos

1.1. Inversiones en mejoras

1.2. Inversiones en adquisición y construcción de inmuebles y otros activos fijos

1.3. Información a remitir

2. Inversiones de capital

2.1. Inversiones entre establecimientos de crédito

2.2. Inversiones en sociedades de servicios financieros y sociedades comisionistas de bolsa de valores

2.3. Inversión en sociedades de servicios técnicos o administrativos

2.4. Inversiones en proveedores de infraestructura del mercado de valores

2.5. Inversiones realizadas por las sociedades comisionistas de bolsa y bolsas de valores

2.6. Inversiones realizadas por bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities

2.7. Límite a las inversiones de capital realizadas por los establecimientos de crédito

2.8. Límite a las inversiones de capital realizadas por las sociedades de servicios financieros

2.9. Restricciones a las inversiones realizadas por filiales de servicios financieros

2.10. Límites a las inversiones en sociedades de servicios financieros y sociedades comisionistas de bolsa realizadas por las entidades aseguradoras

2.11. Límites a las inversiones realizadas por parte de las sociedades de servicios técnicos o administrativos

2.12. Límites a las inversiones realizadas en proveedores de infraestructura

3. Inversiones de portafolio

4. Adquisición de acciones o partes de capital en entidades financieras del exterior

5. Prácticas inseguras y no autorizadas de entidades vigiladas en operaciones repo, simultáneas y transferencia temporal de valores

5.1. Prácticas inseguras y no autorizadas

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO I

Aspectos generales

CAPÍTULO V: Bienes e inversiones de las entidades vigiladas

1. Inversiones en bienes inmuebles y demás activos fijos

Las disposiciones legales que regulan la actividad de las instituciones vigiladas las facultan para adquirir y mantener bienes raíces donde estén construidos, o se vayan a construir, los edificios necesarios para el acomodo de sus negocios, así como en los eventos contemplados en el numeral 6º del artículo 110 del EOSF; es decir, cuando le sean traspasados inmuebles en pago de deudas previamente contraídas en el curso de sus negocios, cuando no exista otro procedimiento razonable para su cancelación, y los que le sean adjudicados en subasta pública, por razón de hipotecas constituidas a su favor.

Así mismo, dichos bienes normalmente requieren de inversiones que tienen por finalidad procurar, según el caso, su construcción, remodelación, adecuación y dotación, aspectos todos estos enderezados a la mejor prestación de los servicios que hacen parte de su objeto social.

Por lo anterior, teniendo en cuenta la importancia relativa que representan las inversiones arriba mencionadas frente a los activos fijos, así como la circunstancia de que, dada su particular naturaleza, las aludidas inversiones deben efectuarse exclusivamente con recursos pertenecientes al patrimonio de las instituciones vigiladas, y no con los dineros recibidos de terceros en ejercicio de su actividad, en orden a facilitar el ejercicio de la actividad financiera dentro de las normas legales vigentes, y prevenir situaciones que puedan derivar en prácticas no autorizadas o inseguras, deben sujetarse tales operaciones a las siguientes condiciones:

1.1. Inversiones en mejoras

De acuerdo con lo previsto en el artículo 100 del Decreto 2150 de 1995, las entidades vigiladas se entienden autorizadas para realizar mejoras en inmuebles. Sin embargo, en aquellos casos en los cuales el valor de la operación exceda el 50% del patrimonio técnico o cuando los activos de la entidad superen el 100% de dicho patrimonio, éstas deben remitir un informe junto con la remisión de los estados financieros correspondientes al período o períodos durante los cuales ocurrió el exceso.

1.2. Inversiones en adquisición y construcción de inmuebles y otros activos fijos

1.2.1. Régimen de autorización general

Las instituciones vigiladas se entienden autorizadas para efectuar inversiones en la construcción y adquisición de bienes inmuebles, así como en la adquisición de otros activos fijos, tanto operacionales como no operacionales, siempre que los mismos no superen en ningún momento el valor equivalente al 100% del patrimonio técnico de la respectiva institución, sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales.

Para efectos de lo anteriormente dispuesto, se computarán, los siguientes rubros del Plan Único de Cuentas:

1805 Terrenos

1810 Construcciones en curso

1815 Edificios

1820 Equipo, muebles y enseres de oficina

1825 Equipo de computación

1830 Vehículos

1835 Equipo de movilización y maquinaria

1840 Silos

1845 Bodegas

1850 Importaciones en curso

1895 Depreciación y amortización acumulada, disminuida en los valores registrados de la cuenta 189548 a la cuenta 189560

1898 Depreciación diferida

1899 Provisión Propiedades y equipo

1965 Bienes de arte y cultura

1975 Bienes entregados en comodato

199965 Provisión bienes de arte y cultura

En todo caso, la SFC puede, en cualquier tiempo, exigir a las entidades vigiladas, cuando lo considere necesario, que sometan al régimen de autorización previa todas las adquisiciones y construcciones de bienes inmuebles y otros activos fijos que pretendan realizar, por razón de su situación financiera, por el incumplimiento reiterado de disposiciones legales, o por otra circunstancia atendible.

1.2.2. Régimen de autorización previa

En cualquiera de los siguientes supuestos, se requiere obtener la previa autorización de la SFC para efectuar adquisiciones o construcciones de inmuebles u otros activos fijos:

1.2.2.1. Tratándose de entidades sometidas a vigilancia especial o que se encuentren adelantando programas de recuperación, saneamiento o adecuación de capital, la SFC debe determinar, en cada caso, si necesitan obtener, de manera individual y previa, autorización para adquirir o construir inmuebles u otros activos fijos.

1.2.2.2. En el evento en que alguna de las inversiones tengan un valor superior al 20% del monto correspondiente al capital pagado y reservas de la institución interesada en llevarla a cabo.

1.2.2.3. Cuando la operación se vaya a celebrar con miembros de junta directiva, otros administradores, el revisor fiscal, accionistas que posean el 5% o más del capital, así como con el cónyuge o con parientes de cualquiera de éstos dentro del 2º grado de consanguinidad, 1º de afinidad o único civil, o con sociedades vinculadas a la institución financiera o de las que sean socios las personas antes relacionadas, siempre que en este último caso posean, conjunta o separadamente más del 20% por ciento del capital.

1.2.2.4. Cuando se trate de inversiones en construcción de inmuebles, y en el proyecto correspondiente se prevea la posibilidad de enajenar a terceros alguna o algunas de las unidades resultantes.

1.2.2.5. Cuando la entidad no hubiere cumplido, durante los 3 meses anteriores al de la realización de la inversión proyectada, las disposiciones legales relativas a la relación de activos ponderados por nivel de riesgo frente a patrimonio técnico, capital mínimo, margen de endeudamiento, relación de inversiones en filiales y activos fijos a capital y reservas patrimoniales, relación entre mercancías depositadas con certificado de prenda y capital pagado, y reserva legal y margen de solvencia según el caso.

1.2.2.6. Cuando la inversión se vaya a realizar en desarrollo de planes de modernización o programas de cambio de la imagen institucional con motivo de modificaciones en la razón social, o por razón de la fusión de entidades, o cualquiera otra, caso en el cual debe someterse a la autorización de esta Entidad la ejecución del programa en su totalidad, aun cuando su costo, a más de inversiones en activos operacionales y no operacionales, involucre otros gastos significativos.

1.3. Información a remitir

En el evento en que, de conformidad con lo establecido en esta circular, resulte necesario obtener la autorización previa de la SFC, las solicitudes respectivas deben presentarse acompañadas de la documentación contenida en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-023, definida por esta Superintendencia.

2. Inversiones de capital

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 110, numeral 1º del EOSF, las entidades financieras y de capitalización sólo pueden participar en el capital de otras sociedades cuando para el efecto hayan sido autorizadas por normas de carácter general.

Por su parte, de conformidad con el artículo 48 del Decreto 2080 de 2000, las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC pueden realizar inversiones de capital en el exterior, de conformidad con lo establecido en el EOSF.

Para tal efecto, las entidades deben remitir la documentación establecida en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-023, definida por esta Superintendencia, a fin de obtener la correspondiente autorización.

2.1. Inversiones entre establecimientos de crédito

En el entendido que los establecimientos de crédito comprenden a los establecimientos bancarios, corporaciones financieras, compañías de financiamiento y cooperativas financieras, el artículo 2º numeral 7º del EOSF autoriza a este tipo de instituciones la posibilidad de adquirir y conservar acciones y bonos obligatoriamente convertibles en acciones emitidos por otros establecimientos de crédito, siempre que no adquiera el carácter de beneficiario real de acciones o bonos obligatoriamente convertibles en acciones emitidos por otra entidad de la misma clase; es decir, que es viable la inversión de un banco en una compañía de financiamiento y viceversa, o de una corporación financiera en un establecimiento bancario y al contrario; en tanto no es posible la inversión realizada de un banco en otro banco.

2.2. Inversiones en sociedades de servicios financieros y sociedades comisionistas de bolsa de valores

Consecuente con el mismo régimen, el EOSF autoriza a los bancos, corporaciones financieras, compañías de financiamiento, cooperativas financieras, organismos cooperativos de grado superior, compañías de seguros de vida y generales, reaseguros y a las cooperativas de seguros, según su propio régimen de inversiones, a que participen en el capital de sociedades comisionistas de bolsa y en el de las sociedades de servicios financieros: sociedades fiduciarias, almacenes generales de depósito y sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías, y las sociedades de intermediación cambiaria y de servicios financieros especiales.

Por su parte, las sociedades fiduciarias están autorizadas para participar en el capital de sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías; bolsas de valores y sociedades comisionistas de estas bolsas, y bolsas de futuros y opciones y sociedades comisionistas de estas bolsas, siempre que lo hagan con sus propios recursos.

2.3. Inversión en sociedades de servicios técnicos o administrativos

Con arreglo a lo previsto en el artículo 110, numeral 2º del EOSF, los establecimientos de crédito, las sociedades de servicios financieros y las sociedades de capitalización tienen la facultad de invertir en acciones de sociedades anónimas cuyo objeto exclusivo consista en la prestación de servicios técnicos o administrativos necesarios para el giro ordinario de los negocios de dichas instituciones.

De otra parte y hasta tanto el Gobierno Nacional disponga otra cosa, se entienden como empresas de servicios técnicos o administrativos, para los efectos aludidos, además de las señaladas en la Resolución 775 del 6 de marzo de 1991, las sociedades anónimas que contemplen dentro de su objeto social una cualquiera de las siguientes actividades:

2.3.1. Empresas de seguridad: Vigilancia privada de inmuebles, muebles o personas; transporte, almacenamiento, manipulación y custodia de todo tipo de valores; impresión de documentos de seguridad tales como cheques, bonos y acciones.

2.3.2. Empresas de administración de depósitos de valores y servicios conexos: Administración de depósitos centralizados de valores, de sistemas de compensación y de información centralizada de operaciones en el mercado de valores.

2.3.3. Empresas de servicios de cobranza: Administración y cobro extrajudicial o judicial de cartera.

2.3.4. Empresas de sistemas y servicios de informática: Programación de computadores, comercialización de programas; representación de compañías nacionales o extranjeras productoras o comercializadoras de programas; organización, conexión y administración de redes de cajeros automáticos para la realización de transacciones u operaciones; procesamiento de datos y manejo de información de equipos propios o ajenos para la elaboración de la contabilidad; creación y organización de los archivos y la realización de cálculos, estadísticas e informes en general; así como comunicación y transferencia electrónica de datos.

2.3.5. Sociedades titularizadoras de activos hipotecarios y no hipotecarios: Los establecimientos de crédito, las sociedades de servicios financieros y las sociedades de capitalización pueden poseer acciones en este tipo de sociedades, de acuerdo con los artículos 2.21.2.1.1 y 2.26.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010.

2.3.6. Operadores de bases de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países: Los establecimientos de crédito, las sociedades de servicios financieros y las sociedades de capitalización pueden poseer acciones en estas sociedades, de conformidad con el artículo 2.26.1.3.1 del Decreto 2555 de 2010.

2.3.7. Sociedades administradoras de sistemas de compensación y liquidación de divisas: Los establecimientos de crédito, las sociedades comisionistas de bolsa y las bolsas de valores se encuentran autorizados para invertir en este tipo de sociedades, de conformidad con el artículo 2.27.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010.

2.3.8. Sociedades administradoras de sistemas de pago de bajo valor: Las entidades autorizadas a realizar inversiones en sociedades de servicios técnicos y administrativos pueden realizar inversiones en entidades de esta naturaleza, siempre que ostenten dicha condición.

2.3.9. Sociedades creadas para la prestación de servicios de corresponsales: El artículo 2.7.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010 autoriza a los establecimientos de crédito a invertir en sociedades de servicios técnicos y administrativos cuyo objeto social consista en la prestación de los servicios de corresponsales, incluido el procesamiento, transmisión, registro y demás gestión de los datos relacionados con dichas actividades, siempre y cuando tales sociedades no comprendan dentro de su objeto social actividades diferentes a las permitidas a las sociedades de servicios técnicos y administrativos.

2.4. Inversiones en proveedores de infraestructura del mercado de valores

Acorde con las autorizaciones otorgadas por la ley en algunos casos, y por el Gobierno Nacional en otros, las entidades vigiladas por la SFC pueden realizar inversiones en el capital en los denominados proveedores de infraestructura, en tanto se sujeten a las siguientes reglas:

2.4.1. Bolsas de valores: El artículo 110, numeral 8º del EOSF faculta de manera general a las entidades vigiladas por la SFC para poseer acciones y bonos obligatoriamente convertibles en acciones de las bolsas de valores.

2.4.2. Bolsas de futuros, opciones y otros derivados: El artículo 61 de la Ley 510 de 1999 establece que, de acuerdo con su régimen legal, las bolsas de valores, las bolsas de productos agropecuarios, las sociedades comisionistas de bolsas de valores y los intermediarios de las bolsas de productos agropecuarios, las sociedades comisionistas independientes de valores, los establecimientos de crédito, las entidades aseguradoras y las sociedades fiduciarias pueden participar en el capital de bolsas de futuros, opciones y otros instrumentos derivados, y en el de las sociedades que realicen la compensación y liquidación de estos contratos.

2.4.3. Cámara de riesgo central de contraparte: El artículo 16 de la Ley 964 de 2005 contempla que los intermediarios de valores, los establecimientos de crédito, las compañías de seguros, las sociedades de servicios financieros, las sociedades de capitalización, las sociedades administradoras de sistemas de negociación, las bolsas de valores, las bolsas de productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, los intermediarios de estas últimas y los depósitos centralizados de valores pueden participar en el capital de las cámaras de riesgo central de contraparte.

2.4.4. Sociedades administradoras de sistemas de negociación de valores o de registro de operaciones sobre valores: El artículo 67 de la citada Ley 964 autoriza para invertir en este tipo de sociedades a los intermediarios de valores; los establecimientos de crédito; las sociedades de servicios financieros; las compañías de seguros; las sociedades de capitalización; las bolsas de valores; las bolsas de productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities; los intermediarios de estas últimas, y los depósitos centralizados de valores.

2.4.5. Proveedores de precios para valoración: El artículo 2.16.1.2.7 del Decreto 2555 de 2010 establece que las entidades vigiladas por la SFC pueden participar del capital de los proveedores de precios.

2.4.6. Organismos de autorregulación: El artículo 11.4.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010 establece que los intermediarios de valores, las bolsas de valores, las organizaciones gremiales o profesionales, las asociaciones, las sociedades administradoras de sistemas de negociación y las entidades que administran sistemas de registro pueden realizar contribuciones o aportes de capital en organismos de autorregulación, aun cuando no se constituyan como sociedades anónimas.

2.5. Inversiones realizadas por las sociedades comisionistas de bolsa y bolsas de valores

De conformidad con el artículo 7º del Decreto 2016 de 1992, las bolsas de valores y las sociedades comisionistas de bolsa pueden realizar todas aquellas inversiones que guarden relación directa con su objeto social. Lo anterior, sin perjuicio de las disposiciones legales especiales.

2.6. Inversiones realizadas por bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities

De acuerdo con el artículo 2.11.4.3.1 del Decreto 2555 de 2010, las bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, sus miembros y los organismos de compensación y liquidación sólo pueden realizar aquellas inversiones que guarden relación directa con su objeto social.

2.7. Límite a las inversiones de capital realizadas por los establecimientos de crédito

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 119, numeral 1º, literal b. del EOSF, la totalidad de las inversiones en sociedades filiales y demás inversiones de capital autorizadas, diferentes de aquellas que efectúen los establecimientos en cumplimiento de disposiciones legales, no puede exceder en todo caso del 100% de la suma del capital, reservas patrimoniales y la cuenta de revalorización de patrimonio del respectivo banco, corporación o compañía de financiamiento, excluidos los activos fijos sin valorizaciones y descontadas las pérdidas acumuladas.

Así mismo, establece el literal c. de la citada disposición que la participación en el capital de sociedades filiales o sociedades comisionistas de bolsa no puede ser inferior al 51% de las acciones suscritas, ya sea directamente o con el concurso de otras sociedades vinculadas a la matriz, salvo que se trate de aquellas que se organicen como almacenes generales de depósito, en cuyo caso tal participación puede ser inferior.

Igualmente, no aplica el límite antes señalado cuando las filiales se constituyan entre varias bolsas de valores, comisionistas de bolsa o entidades sometidas al control y vigilancia de la SFC, de conformidad con el parágrafo 2º, numeral 2º, del artículo 110 del EOSF.

En tal sentido, las inversiones de capital que realicen los establecimientos de crédito deben adecuarse al límite antes indicado, siguiendo al efecto las siguientes instrucciones:

2.7.1. Base de liquidación del límite de inversiones

2.7.1.1. Rubros que integran la base: Los rubros que deben incluirse para determinar el correcto cómputo del capital y las reservas patrimoniales, son los siguientes:

2905 Bonos obligatoriamente convertibles en acciones (1)

3105 Capital suscrito y pagado

3135 Aportes sociales

3140 Capital mínimo e irreductible - sección de ahorros

3205 Reserva legal

3210 Reservas estatutarias

3215 Reservas ocasionales

8101 Capital garantía

(1) Los bonos obligatoriamente convertibles en acciones sólo computan en cuanto en su emisión hayan concurrido las condiciones previstas en el artículo 86 del EOSF.

Por tal virtud, en caso de presentarse pérdidas de ejercicios anteriores, al monto de las mismas que exceda la suma de los fondos de destinación específica (grupo 33), el superávit (grupo 34), las utilidades y/o excedentes del ejercicio (grupo 36) y los dividendos decretados en acciones (grupo 37), se debe restar del valor resultante de la sumatoria de las cifras que aparecen registradas en las cuentas reseñadas al inicio de este subnumeral, con el objeto de establecer el valor saneado del capital y reservas patrimoniales.

2.7.1.2. Rubros que se excluyen de la base

De conformidad con el artículo 119, numeral 1º, literal b., del EOSF, los activos fijos sin valorizaciones deben deducirse de la sumatoria del capital y reservas patrimoniales de la respectiva entidad. En consecuencia, a continuación se señalan las cuentas del Plan Único de Cuentas para el Sistema Financiero, cuyo resultado se debe deducir de la base patrimonial, teniendo en cuenta la aplicación que el mismo Plan establece para cada uno de ellos:

1805 Terrenos

1810 Construcciones en curso

1815 Edificios

1820 Equipos, muebles y enseres de oficina

1825 Equipos de computación

1830 Vehículos

1835 Equipo de movilización y maquinaria

1840 Silos

1850 Importaciones en curso

1895 Depreciación y amortización acumulada (exceptuando los valores comprendidos entre las subcuentas 189548 y 189560)

1899 Provisión propiedades y equipo

2.7.2. Inversiones computables: Las inversiones de capital autorizadas a las entidades financieras, diferentes de aquellas que tengan el carácter de obligatorias, conforman las inversiones a comparar con la base patrimonial prevista en el subnumeral 2.7.1. del presente capítulo.

Para efectos del límite previsto en el artículo 119, numeral 1º, literal b. del EOSF, las inversiones de capital autorizadas para cada tipo de establecimiento de crédito computan por su costo de adquisición.

Para tal fin, los establecimientos de crédito que realicen inversiones de capital que computen dentro del límite previsto en el artículo 119, numeral 1º, literal b. del EOSF deben informar, en cada oportunidad y mediante relación suscrita por el representante legal, el nombre de la sociedad receptora de la inversión, el costo de adquisición, el número de acciones o cuotas partes de interés social adquiridos y la fecha de realización de la inversión.

2.7.3. Inversiones excluidas del cómputo: Debe entenderse que las inversiones de capital que no se computan para determinar esta sumatoria, son aquellas que las entidades están obligadas a realizar en cumplimiento de una norma. Las inversiones a excluir son las siguientes:

2.7.3.1. Bancos: Aportes efectuados por el Banco Agrario en su calidad de integrante del sistema nacional de crédito agropecuario, en forma proporcional al monto de sus aportes en Finagro, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 229 del EOSF y 1º del Decreto 1313 de 1990.

2.7.3.2. Corporaciones financieras: Aún cuando las corporaciones financieras se encuentran habilitadas para realizar inversiones de capital en empresas del sector real, las mismas no computan para efectos de dar cumplimiento al límite previsto en el presente numeral.

2.8. Límite a las inversiones de capital realizadas por las sociedades de servicios financieros

2.8.1. Sociedades fiduciarias: De acuerdo con lo previsto en el artículo 147 del EOSF, las sociedades fiduciarias pueden participar en el capital de sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías; bolsas de valores y sociedades comisionistas de estas bolsas, y bolsas de futuros y opciones y sociedades comisionistas de estas bolsas, sujetándose a las reglas de los numerales 1º, 2º y 3º del artículo 119 del EOSF. No obstante, dichas inversiones no tienen que adecuarse al límite establecido en el artículo 119, literal c. del EOSF, siempre que menos del 90% del capital de la sociedad administradora de fondos de pensiones y cesantía o de la sociedad comisionista de bolsa pertenezca en forma conjunta a varias sociedades fiduciarias.

2.8.2. Almacenes generales de depósito: De acuerdo con lo previsto en el artículo 35, numeral 2º del EOSF, se encuentran autorizados para poseer acciones en sociedades de transporte de carga, portuarias, operadoras portuarias, terminales de carga, comercializadoras, de agenciamiento de carga o de agenciamiento marítimo, siempre y cuando estas sociedades tengan por objeto exclusivo la realización de una cualquiera o varias de las actividades antes señaladas. El total de tales inversiones no puede exceder del 50% del patrimonio técnico del respectivo almacén general de depósito y su realización requiere de la aprobación previa de esta Superintendencia.

Para tal efecto, el AGD debe presentar, en cada caso, solicitud previa y por escrito, anexando copia del acta de la junta directiva de la entidad en la cual se imparta la autorización respectiva. La citada acta debe contener las razones fundamentales que determinaron la decisión adoptada y anexarse copia de los estatutos sociales o del proyecto de estatutos de la sociedad receptora de la inversión, a efectos de poder verificar que su objeto se ajuste a las autorizaciones legales. La Superintendencia, si lo estima necesario, puede solicitar la información adicional o el cumplimiento de los requisitos que estime pertinentes.

En todo caso, no les es dable a los AGD realizar inversiones en sociedades de intermediación aduanera, por cuanto no están contempladas en el régimen de autorización permitido.

2.9. Restricciones a las inversiones realizadas por filiales de servicios financieros

De conformidad con el numeral 2º del artículo 119 del EOSF, las sociedades de servicios financieros, filiales de establecimientos de crédito, no pueden realizar inversiones:

2.9.1. En sociedades o asociaciones de cualquier naturaleza, salvo que se trate de sociedades de servicios técnicos o administrativos, o acciones en bienes recibidos en dación en pago. En este último caso se tienen en cuenta las reglas previstas en el artículo 110, numeral 7º del EOSF.

Sin embargo, las sociedades comisionistas de bolsa, las sociedades fiduciarias y las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía pueden adquirir acciones de conformidad con las normas que rigen su actividad.

2.9.2. En acciones de la matriz o subordinadas de ésta.

2.10. Límites a las inversiones en sociedades de servicios financieros y sociedades comisionistas de bolsa realizadas por las entidades aseguradoras

De acuerdo con lo previsto en el artículo 187, numeral 3º del EOSF, las entidades aseguradoras no están sujetas al límite de inversión de sociedades de servicios financieros establecido en el artículo 119, literal b. del EOSF, sino a los límites previstos en el numeral 2º del artículo 187 ibídem, relacionado al régimen de inversiones de las aseguradoras.

2.11. Límites a las inversiones realizadas por parte de las sociedades de servicios técnicos o administrativos

Las sociedades de servicios técnicos o administrativos deben aplicar las limitaciones contempladas en los literales a. y b. del numeral 2º del artículo 119 del EOSF, según remisión expresa.

En tal virtud, estas sociedades no pueden participar en el capital de otras sociedades o asociaciones, cualquiera que sea su naturaleza, como tampoco adquirir acciones de la matriz o de las subordinadas de ésta.

2.12. Límites a las inversiones realizadas en proveedores de infraestructura

2.12.1. Bolsas de valores: Las entidades vigiladas por la SFC se encuentran facultadas para poseer acciones y bonos obligatoriamente convertibles en acciones, de conformidad con el artículo 110, numeral 8º del EOSF.

2.12.2. Bolsas de futuros, opciones y otros derivados: El artículo 61 de la Ley 510 de 1999 establece que, de acuerdo con su régimen legal, las bolsas de valores, las bolsas de productos agropecuarios, las sociedades comisionistas de bolsas de valores y los intermediarios de las bolsas de productos agropecuarios, las sociedades comisionistas independientes de valores, los establecimientos de crédito, las entidades aseguradoras y las sociedades fiduciarias pueden participar en el capital de bolsas de futuros, opciones y otros instrumentos derivados y en el de las sociedades que realicen la compensación y liquidación de estos contratos.

2.12.3. Bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities: De conformidad con el parágrafo 3º del artículo 71 de la Ley 964 de 2005, ninguna persona puede ser beneficiario real de un número de acciones que representen más del 10% de las acciones en circulación de las bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities.

2.12.4. Cámara de riesgo central de contraparte: De conformidad con el artículo 16 de la citada Ley 964 de 2005, ninguna persona puede ser beneficiario real de un número de acciones que representen más del 10% del capital social de una cámara de riesgo central de contraparte, a menos que el Gobierno Nacional defina casos de excepción.

No obstante el límite antes señalado, el Gobierno Nacional en ejercicio de sus facultades legales señaló en el parágrafo 1º del artículo 2.13.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010 que las bolsas de valores, los sistemas de negociación de valores, las bolsas de futuros y opciones, las bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, los depósitos centralizados de valores y las sociedades administradoras de sistemas de intercambio comerciales del mercado mayorista de energía eléctrica, pueden tener la calidad de beneficiario real de un número de acciones superior al 10% y máximo hasta el 30% del capital social de una cámara de riesgo central de contraparte.

2.12.5. Sociedades administradoras de sistemas de negociación de valores o de registro de operaciones sobre valores: El parágrafo del artículo 2.15.1.2.2 del mencionado Decreto 2555 consagra una limitación en el sentido que nadie puede ser beneficiario real de un número de acciones que represente más del 30% del capital social de este tipo de sociedades, a menos que se trate de bolsas de valores; bolsas de futuros y opciones; bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities; depósitos centralizados de valores; sociedades administradoras de sistemas de intercambios comerciales del mercado mayorista de energía eléctrica; organismos de autorregulación, y sociedades extranjeras cuyo objeto sea desarrollar la administración de bolsas de valores, de sistemas de negociación de valores o de sistemas de registro de operaciones sobre valores y sean reconocidas internacionalmente por ello, pueden tener la calidad de beneficiario real de un número de acciones equivalente al 100% del capital social del administrador de los sistemas de negociación de valores o de los sistemas de registro de operaciones sobre valores.

Para que una sociedad extranjera pueda ser considerada como internacionalmente reconocida por administrar bolsas de valores, sistemas de negociación de valores o sistemas de registro de operaciones sobre valores debe acreditar que cuenta con experiencia igual o superior a 5 años administrando en el exterior bolsas de valores, sistemas de negociación de valores o sistemas de registro de operaciones sobre valores, o quien haga sus veces de acuerdo con su respectiva jurisdicción. La anterior experiencia se puede demostrar directamente o por conducto de sus entidades vinculadas o por su beneficiario real, siempre y cuando los respectivos sistemas cuya administración se invoca se encuentren bajo la supervisión de una autoridad con funciones públicas o de un ente con funciones de autorregulación, según corresponda en su jurisdicción aplicable.

También se consideran sociedades internacionalmente reconocidas por administrar bolsas de valores, sistemas de negociación de valores o sistemas de registro de operaciones sobre valores, o quien haga sus veces de acuerdo con su respectiva jurisdicción, a los miembros de la Federación Mundial de Bolsas de Valores (WFE por sus siglas en idioma inglés).

Para los efectos de los limites aquí señalados, quien pretenda ser titular de más del treinta por ciento 30% de las acciones de estas sociedades, es responsable de acreditar ante la SFC el cumplimiento de los supuestos previstos en el mencionado artículo del Decreto 2555 de 2010, pudiendo esta Superintendencia en cada caso concreto pedir la información adicional que considere pertinente.

2.12.6. Sociedades administradoras de sistemas de compensación y liquidación de divisas: El artículo 2.27.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010 autoriza a los establecimientos de crédito, las sociedades comisionistas de bolsa y las bolsas de valores para poseer acciones en estas sociedades.

2.12.7. Proveedores de precios para valoración: Las entidades vigiladas por la SFC no pueden ser beneficiarias reales de un número de acciones que representen más del 20% de su capital social sin que sea beneficiaria real de un número de acciones que representen más del 20% de su capital social; con excepción de las bolsas de valores; las bolsas de futuros y opciones; las bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities; los depósitos centralizados de valores; los organismos de autorregulación, y las sociedades extranjeras cuyo objeto sea desarrollar, de manera profesional, la proveeduría de precios para valoración y sean reconocidas internacionalmente por ello, pueden tener la calidad de beneficiario real de un número de acciones equivalente al 100% del capital social, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.16.1.2.7 del Decreto 2555 de 2010.

2.12.8. Organismos de autorregulación: El régimen vigente dispone que ninguna persona puede ser beneficiario real de más del 10% del capital de un organismo de autorregulación.

3. Inversiones de portafolio.

Las entidades vigiladas por la SFC acorde con su régimen legal y reglamentario pueden realizar inversión en títulos de renta fija y variable, en el mercado local o en el exterior, así como en valores y otras especies de inversión conocidos como “inversión de portafolio”, sean estos propios o a nombre de terceros. Para tal efecto debe tenerse en cuenta la naturaleza de la entidad, las operaciones permitidas de acuerdo con su objeto social, el régimen de clasificación y valoración de inversiones definido para cada especie, así como los límites y la riesgos definidos para cada uno, además de las disposiciones del régimen de inversión extranjera contenido en el Decreto 2080 de 2000.

4. Adquisición de acciones o partes de capital en entidades financieras del exterior

Las entidades vigiladas por la SFC pueden realizar inversiones en filiales del exterior, previa autorización, para lo cual debe presentarse la correspondiente solicitud acompañada de los requisitos señalados en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-023, definida por esta Superintendencia, y bajo el entendido del cumplimiento a las disposiciones cambiarias a las que se encuentra sometida la inversión de capital en el exterior.

5. Prácticas inseguras y no autorizadas de entidades vigiladas en operaciones repo, simultáneas y transferencia temporal de valores

5.1. Prácticas inseguras y no autorizadas

Se consideran prácticas inseguras y no autorizadas:

5.1.1. Realizar operaciones de “fondeo” u otras operaciones que tengan efectos iguales o similares a los que producen las operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores, las operaciones de fondos interbancarios o de fondos interasociadas sin el cumplimiento estricto de las normas aplicables, en especial, el EOSF, la Ley 964 de 2005, Decreto 669 de 2007, Decreto 2555 de 2010 y lo dispuesto en la CBCF.

5.1.2. Realizar operaciones repo y/o operaciones simultáneas y/o operaciones de transferencia temporal de valores sin el cumplimiento estricto de los regímenes legales y reglamentarios propios cada entidad sometida a inspección vigilancia de la SFC, así como de los fondos mutuos de inversión controlados. En este sentido, se deberá cumplir con todos los requisitos establecidos para su realización: Entre otros, los límites de concentración, los límites de cupos, su régimen de inversiones admisibles y la obligatoriedad de acudir a sistemas de negociación de valores cuando esta exista.

Cuando se trate de operaciones repo activas o de operaciones simultáneas activas, realizadas por entidades financieras dichas operaciones se sujetarán a las normas generales sobre otorgamiento de crédito, según el manual de la institución (análisis de crédito o cupo aprobado por el órgano competente, garantías, etc.). Esta misma obligación será aplicable a las entidades financieras quienes realicen operaciones de transferencia temporal de valores en calidad de originador de las mismas.

5.1.3. En el caso de los fondos de pensiones obligatorias y de los fondos de pensiones de jubilación o invalidez voluntarios, celebrar operaciones de reporto o repo y/o operaciones simultáneas y/o operaciones de transferencia temporal de valores con su respectiva sociedad administradora, o entre los mencionados fondos cuando los mismos sean administrados por una misma sociedad.

5.1.4. Para el caso de los establecimientos de crédito, el otorgamiento de créditos cuando el crecimiento de las fuentes que le sirven de base se obtenga a partir de la celebración de operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores.

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO II

Prestación de los servicios financieros

CAPÍTULO I: Canales, medios, seguridad y calidad en el manejo de información en la prestación de servicios financieros

Contenido

1. Canales de prestación de servicios

1.1. Oficinas

1.2. Corresponsales locales

1.3. Otros canales e instrumentos de prestación de servicios financieros

1.4. Uso de redes

2. Seguridad y calidad para la realización de operaciones

2.1. Alcance

2.2. Definiciones aplicables

2.3. Criterios

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO II

Prestación de los servicios financieros

CAPÍTULO I: Canales, medios, seguridad y calidad en el manejo de información en la prestación de servicios financieros

1. Canales de prestación de servicios

1.1. Oficinas

Para efectos de lo dispuesto en el artículo 92 del EOSF la apertura, traslado, cierre y conversión de oficinas de las entidades vigiladas por la SFC debe necesariamente obedecer al conocimiento integral que los directores y administradores tengan de los mercados potenciales, de la situación de competencia en las zonas correspondientes, de la capacidad operativa de la respectiva institución y de la incidencia que tales decisiones tienen sobre su estructura económica y financiera, conocimiento éste que debe fundamentarse en estudios técnicos de factibilidad.

Las determinaciones que se adopten están bajo la responsabilidad de los administradores de las entidades en desarrollo de las políticas que sobre la materia establezca cada una de ellas y deben consultar el interés de la comunidad.

1.1.1. Régimen de autorización general

Las entidades vigiladas, con excepción de aquellas sometidas al régimen de autorización individual previsto en el numeral 1.1.2 del presente capítulo, pueden abrir, trasladar o cerrar sus oficinas, sucursales o agencias, sin autorización previa de la SFC, cuando reúnan los siguientes requisitos:

1.1.1.1. Cumplan con las obligaciones establecidas en el Decreto 2150 de 1995, modificado por el Decreto 19 de 2012, y demás disposiciones que lo modifiquen, aclaren o complementen, en especial con las disposiciones contenidas en el artículo 46 y siguientes.

1.1.1.2. Cuenten con las seguridades necesarias para la oportuna y correcta prestación del servicio al público.

Prueba del cumplimiento de los requisitos anteriores debe permanecer en la presidencia o en la secretaría general de la entidad, o en el órgano que haga sus veces, a disposición de esta Superintendencia.

Todas las aperturas, traslados o cierres de oficinas, sucursales o agencias deben ser informadas a la SFC con destino a la oficina de registro, a más tardar dentro de los 5 días hábiles siguientes a la inscripción en la Cámara de Comercio de la novedad correspondiente.

1.1.2. Régimen de autorización individual

Tratándose de entidades sometidas a vigilancia especial o que se encuentren adelantando programas de recuperación, saneamiento o adecuación de capital, la SFC determinará, en cada caso, si requieren obtener de manera individual y previa autorización para la apertura, traslado o cierre de sus oficinas.

1.1.2.1. Condiciones de la solicitud: En los eventos en que se haga necesaria la autorización individual antedicha, la entidad interesada debe presentar solicitud escrita que contenga, al menos, la información señalada en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-025, por esta Superintendencia.

1.1.2.2. Información a la SFC con posterioridad a la apertura o el traslado de oficinas: Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la apertura o traslado de una oficina, debe informarse a la SFC sobre tal circunstancia y adjuntarse certificación de la Cámara de Comercio correspondiente que acredite el registro respectivo, lo cual debe surtirse dentro del término que al efecto señale esta entidad en el acto de autorización.

En caso de no llevarse a cabo la apertura o traslado de la oficina dentro del término indicado, la entidad debe informar tal hecho igualmente a la SFC solicitando la prórroga del término inicialmente concedido en caso en que aún persista el interés de la entidad en la solicitud inicialmente autorizada.

1.1.3. Naturaleza de las oficinas

De conformidad con lo establecido en los artículos 263 y 264 del Código de Comercio, las oficinas de las instituciones vigiladas por la SFC sólo pueden tener la calidad de sucursales o agencias, en los términos de las disposiciones mencionadas.

En consecuencia, cuando se pretendan abrir oficinas que tengan por objeto la prestación de servicios restringidos, la naturaleza de la correspondiente oficina debe ajustarse a alguna de las categorías citadas, sin perjuicio de que puedan tales oficinas ofrecer sus servicios de manera transitoria y temporal mediante el traslado de recursos humanos o técnicos para la prestación de sus servicios por fuera del local de las mismas, caso en el cual debe informarse previamente a la SFC, indicando el tipo de servicio que se ofrecerá, la oficina responsable de las operaciones que se realicen y el período en el cual se operará a través de esta modalidad.

La instalación de cajeros automáticos debe informarse oportunamente a la SFC, debiendo expresarse el lugar de ubicación del cajero que se pretende instalar.

1.1.4. Conversión de oficinas

Toda modificación que se efectúe a la naturaleza jurídica de una oficina en funcionamiento debe ser previamente informada a la SFC, indicándose la nueva dependencia contable o administrativa de la oficina objeto de conversión.

1.1.5. Cierre de oficinas

El cierre de oficinas puede producirse dentro del sistema de autorización general. En consecuencia, los cierres pueden hacerse conforme a la decisión adoptada por el órgano social competente. De esta decisión deben ser informados por escrito y con una antelación no inferior a 30 días calendario todos los clientes de la oficina que se va a cerrar, con indicación expresa de los trámites a seguir respecto de los depósitos y las obligaciones contraídas por cada uno de ellos. Durante el mismo tiempo se informará a través de cualquier medio publicitario al público en general.

1.2. Corresponsales locales

Se refiere a las clases de servicios que pueden prestar los establecimientos de crédito, las sociedades administradoras de inversión, las sociedades comisionistas de bolsas de valores, las sociedades administradoras de fondos de pensiones, las sociedades fiduciarias y las sociedades intermediarias del mercado cambiario.

1.2.1. Servicios que se pueden prestar a través de corresponsales

1.2.1.1. Establecimientos de crédito

En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 2.36.9.1.4 del Decreto 2555 de 2010, los establecimientos de crédito pueden prestar por medio de corresponsales, uno o varios de los siguientes servicios:

1.2.1.1.1. Recaudo, pagos y transferencia de fondos.

1.2.1.1.2. Envío o recepción de giros en moneda legal colombiana dentro del territorio nacional.

1.2.1.1.3. Depósitos y retiros en efectivo y transferencias de fondos que afecten dichos depósitos, incluyendo los depósitos electrónicos.

1.2.1.1.4. Consultas de saldos.

1.2.1.1.5. Expedición y entrega de extractos, documentos e información sobre cualquier tipo de producto.

1.2.1.1.6. Desembolsos y pagos en efectivo por concepto de operaciones activas de crédito, al igual que la activación de productos pre-aprobados de crédito.

1.2.1.1.7. También pueden recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a las operaciones de compra y venta de divisas provenientes de operaciones de cambio obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario; y recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a la compra y venta de divisas de operaciones de envío o recepción de giros no obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario, siempre y cuando el establecimiento de crédito respectivo ostente la calidad de intermediario del mercado cambiario y con sujeción a las disposiciones del régimen cambiario en lo pertinente.

1.2.1.1.8. La promoción y gestión de las operaciones de otras entidades vigiladas, usuarias de su red de oficinas, en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 93 del EOSF y en el artículo 5º de la Ley 389 de 1997.

1.2.1.1.9. Cualquier otra operación que se enmarque en uno o varios de los servicios consagrados en el artículo 2.36.9.1.4 del Decreto 2555 de 2010.

Los corresponsales pueden recolectar y entregar documentación e información relacionada con los servicios señalados, incluyendo aquella relativa a la apertura y cancelación de cuentas, a la realización y cancelación de depósitos, la entrega de los instrumentos que permiten la disposición o manejo de los recursos depositados (tales como tarjetas, entre otros) y la relacionada con solicitudes de crédito, así como promover y publicitar tales servicios.

1.2.1.2. Sociedades comisionistas de bolsas de valores

En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 2.36.9.1.5 del Decreto 2555 de 2010, las sociedades comisionistas de bolsas de valores, pueden prestar por medio de corresponsales los siguientes servicios:

1.2.1.2.1. La recepción de dinero para o como resultado de operaciones realizadas a través de intermediarios de valores.

1.2.1.2.2. El pago de los dividendos o rendimientos de los títulos administrados por una sociedad comisionista de bolsa de valores, así como de los recursos derivados de la venta de las inversiones.

1.2.1.2.3. La entrega y recepción de las constancias o certificados de los valores que se manejen a través de los depósitos centralizados de valores.

1.2.1.2.4. La recepción de recursos destinados a ser invertidos en un fondo de inversión colectiva, así como su devolución.

1.2.1.2.5. En desarrollo de lo dispuesto en los numerales 5º y 6º del artículo 2.36.9.1.5 del Decreto 2555 de 2010 también pueden recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a las operaciones de compra y venta de divisas provenientes de operaciones de cambio obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario y recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a la compra y venta de divisas de operaciones de envío o recepción de giros no obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario, siempre y cuando la sociedad comisionista de bolsa de valores respectiva ostente la calidad de intermediario del mercado cambiario y con sujeción a las disposiciones del régimen cambiario en lo pertinente.

Los corresponsales de sociedades comisionistas de bolsas de valores no pueden prestar ningún tipo de asesoría para la vinculación de clientes ni para la realización de inversiones respecto de clientes ya vinculados con la sociedad comisionista de bolsa de valores. No obstante, podrán recolectar y entregar documentación e información relacionada con los servicios previstos en el presente subnumeral.

1.2.1.3. Intermediarios del Mercado Cambiario - IMC

En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 2.36.9.1.7 del Decreto 2555 de 2010, los IMC pueden prestar, por medio de corresponsales exclusivamente los siguientes servicios:

1.2.1.3.1. Recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a las operaciones de compra y venta de divisas provenientes de operaciones de cambio obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario.

1.2.1.3.2. Recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a la compra y venta de divisas de operaciones de envío o recepción de giros no obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario.

Los corresponsales cambiarios no pueden desarrollar operaciones de compra y venta de divisas a nombre o por cuenta del IMC. El corresponsal del IMC sólo está obligado a atender solicitudes de recursos en moneda legal colombiana de operaciones realizadas por el IMC, a que se refiere el presente subnumeral, en la medida en que cuente con recursos suficientes, sin perjuicio de la exigibilidad de las obligaciones a cargo del IMC, las cuales, en todo caso, deben ser atendidas oportunamente, a través de su propia red de oficinas.

1.2.1.4. Sociedades administradoras de fondos de inversión colectiva

Atendiendo lo dispuesto en el artículo 2.36.9.1.6 del Decreto 2555 de 2010, las entidades autorizadas para administrar fondos de inversión colectiva, en desarrollo de dicha actividad pueden prestar por medio de corresponsales los siguientes servicios:

1.2.1.4.1. Recaudo, pago y transferencia de dineros asociados a la normal operación de fondos de inversión colectiva.

1.2.1.4.2. Expedición y entrega de extractos.

1.2.1.4.3. Recolección y entrega de documentación e información relacionada con los fondos de inversión colectiva administrados.

Los corresponsales de sociedades administradoras de fondos de inversión colectiva no pueden prestar ningún tipo de asesoría para la vinculación de clientes e inversión en dichos fondos, ni para la realización de inversiones respecto de clientes ya vinculados con la sociedad administradora. No obstante, pueden recolectar y entregar documentación e información relacionada con los servicios previstos en el presente numeral.

1.2.1.5. Sociedades administradoras de fondos de pensiones

En virtud de lo establecido en el artículo 2.36.9.1.8 del Decreto 2555 de 2010, las entidades autorizadas para administrar fondos de pensiones, en desarrollo de dicha actividad pueden prestar por medio de corresponsales los siguientes servicios:

1.2.1.5.1. Recaudo y pago de recursos asociados a la vinculación a fondos de pensión voluntaria.

1.2.1.5.2. Recolección y entrega de documentación e información relacionada con la vinculación a fondos de pensión voluntaria.

1.2.1.5.3. Expedición y entrega de extractos de fondos de pensión voluntaria.

Los corresponsales de sociedades administradoras de fondos de pensiones no pueden vincular ni prestar ningún tipo de asesoría para la vinculación de clientes.

1.2.1.6. Sociedades fiduciarias

Según lo establecido en el artículo 2.36.9.1.9 del Decreto 2555 de 2010, las sociedades fiduciarias en desarrollo de su actividad pueden prestar por medio de corresponsales los siguientes servicios:

1.2.1.6.1. Recaudo y pago de recursos asociados a las operaciones autorizadas a las sociedades fiduciarias.

1.2.1.6.2. Recolección y entrega de documentación e información relacionada con las operaciones autorizadas a las sociedades fiduciarias.

1.2.1.6.3. Expedición y entrega de extractos.

Los corresponsales de sociedades fiduciarias no pueden vincular ni prestar ningún tipo de asesoría para la vinculación de clientes.

1.2.2. Disposiciones generales para la prestación de servicios de las entidades vigiladas a través de sus corresponsales

1.2.2.1. Administración de los riesgos implícitos a la prestación de servicios a través de corresponsales.

1.2.2.1.1. Administración del riesgo operativo.

Las entidades vigiladas autorizadas para prestar sus servicios a través de corresponsales deben ajustar su sistema de administración de riesgo operativo (SARO) en todo aquello que resulte pertinente para la adecuada administración de ese riesgo. Como mínimo se deben contemplar los siguientes aspectos:

1.2.2.1.1.1. Los procesos, procedimientos, planes estratégicos, planes de continuidad del negocio, planes de contingencia.

1.2.2.1.1.2. Complementar y/o ajustar sus políticas, procedimientos y mecanismos de control interno, con el fin de adaptarlos a las condiciones propias de la prestación de sus servicios a través de corresponsales.

1.2.2.1.1.3. Adoptar políticas y establecer procedimientos para la selección, vinculación, capacitación, acompañamiento y desvinculación de los corresponsales contratados para la prestación de los servicios autorizados. Dichas políticas deben ser aprobadas por la junta directiva u órgano que haga sus veces.

1.2.2.1.2. Condiciones operativas para la prestación de servicios a través de corresponsales

Con el fin de garantizar que la información de las operaciones realizadas a través de corresponsales se ejecute en condiciones de seguridad y calidad, las entidades vigiladas autorizadas para prestar sus servicios a través de corresponsales deben cumplir como mínimo los siguientes requerimientos, en relación con las terminales o medios tecnológicos que utilicen para tal efecto:

1.2.2.1.2.1. Realizar las operaciones en línea y en tiempo real.

1.2.2.1.2.2. Contar con mecanismos de identificación que permitan verificar que se trata de un equipo autorizado para prestar los servicios a través de los corresponsales.

1.2.2.1.2.3. Disponer de mecanismos y/o procedimientos que impidan la captura, almacenamiento, procesamiento, visualización o transmisión de la información de las operaciones realizadas, para fines diferentes a los autorizados a las entidades vigiladas a través de los corresponsales.

1.2.2.1.2.4. Transmitir la información acerca de las operaciones realizadas, desde el terminal hasta la plataforma tecnológica de la entidad vigilada utilizando mecanismos de cifrado fuerte de conformidad con lo señalado en el subnumeral 2.3.4.1.5. del presente capítulo.

1.2.2.1.2.5. Generar automáticamente el soporte de cada operación para ser entregado al cliente. En consecuencia, ante la falta de insumos o fallas técnicas que impidan la expedición del soporte, no puede prestarse ningún servicio a través del corresponsal.

1.2.2.1.2.6. Se deben establecer procedimientos para informar a los clientes aquellos casos en los que las operaciones no sean exitosas.

1.2.2.1.2.7. Permitir su manejo bajo diferentes perfiles de usuario diferenciados para efectos de su administración, mantenimiento y operación.

1.2.2.1.2.8. Garantizar que las terminales o medios tecnológicos utilizados por los corresponsales para la realización de las operaciones cumplen los principios de atomicidad, consistencia, aislamiento y durabilidad, teniendo en cuenta las siguientes definiciones:

1.2.2.1.2.8.1. Atomicidad: Propiedad que asegura que una operación es indivisible y, por lo tanto, ante un fallo del sistema, no existe la posibilidad de que se ejecute sólo una parte.

1.2.2.1.2.8.2. Consistencia: Propiedad que asegura que únicamente se ejecutan aquellas operaciones que no van a romper las reglas y directrices de integridad de la base de datos.

1.2.2.1.2.8.3. Aislamiento: Propiedad que asegura que una transacción es una unidad de aislamiento, permitiendo que transacciones concurrentes se comporten como si cada una fuera la única transacción que se ejecuta en el sistema. Esto asegura que la realización de dos transacciones sobre la misma información sea independiente.

1.2.2.1.2.8.4. Durabilidad: Propiedad que asegura que una vez realizada la operación ésta persistirá y no se podrá deshacer aunque falle el sistema. Cuando una transacción termina de ejecutarse, toda la información debe grabarse en algún medio de almacenamiento, en donde se asegure que las actualizaciones no se perderán.

1.2.2.1.2.9. Disponer de centros de administración y monitoreo de las terminales o medios tecnológicos utilizados por sus corresponsales.

1.2.2.1.2.10. Contar con los medios necesarios para brindar la atención y soporte requeridos por los corresponsales para la debida prestación de sus servicios.

1.2.2.1.2.11. Disponer de un registro detallado de todos los eventos (exitosos y fallidos) realizados en las terminales o medios tecnológicos utilizados por sus corresponsales.

1.2.2.1.2.12. Contar con políticas y procedimientos para el alistamiento, transporte, instalación, mantenimiento y administración de las terminales de sus corresponsales, así como para el retiro del servicio de los mismos.

1.2.2.1.2.13. Operar con sistemas de información que permitan realizar las operaciones bajo condiciones de seguridad, calidad y no repudio por parte del corresponsal.

1.2.2.1.2.14. Adoptar las medidas necesarias encaminadas a impedir que el corresponsal tenga acceso directo a la información de las cuentas de los clientes de la entidad vigilada, salvo tratándose de aquella información que sea necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones como corresponsal.

1.2.2.1.2.15. Contemplar una fase de acompañamiento por parte de la entidad, al inicio de la operación de cada corresponsal, así como la disposición de los medios que le suministren el soporte necesario para la prestación de los servicios convenidos.

1.2.2.1.2.16. Contar con mecanismos de autenticación de 2 factores para la realización de operaciones monetarias que impliquen el retiro de efectivo, transferencias de fondos, recepción de giros y desembolsos, así como la consulta de saldos, la expedición de extractos y cualquier otra operación no monetaria, autorizada para ser realizada a través de corresponsales, que conlleve a la consulta de información confidencial de los consumidores financieros.

Las consultas y/o pagos relacionados con el valor de cuotas de créditos sólo requieren un factor de autenticación.

En el caso de operaciones originadas desde la banca móvil, la autenticación de 2 factores se debe realizar en el origen de la transacción.

1.2.2.1.3. Condiciones de idoneidad moral, infraestructura física, técnica y de recursos humanos de los corresponsales

Las entidades vigiladas deben examinar y evaluar la idoneidad moral del corresponsal y son los directos responsables de la prestación del servicio a través de éstos. Por lo tanto, deben instruir claramente al corresponsal acerca de los lineamientos que le permitan mantener una adecuada infraestructura física, técnica y de recursos humanos. Adicionalmente, deben velar porque los corresponsales que ostenten la calidad de persona natural, o sus representantes legales y administradores en general, tratándose de personas jurídicas, no estén incursos en las supuestos a que se refiere el inciso tercero del numeral 5º del artículo 53 del EOSF.

Para efectos de establecer la idoneidad moral del corresponsal cuando se trate de personas naturales, o de los representantes legales y revisores fiscales, tratándose de personas jurídicas, las entidades vigiladas deben realizar las averiguaciones pertinentes, tales como solicitud de antecedentes penales, medidas o sanciones administrativas impuestas por las diferentes Superintendencias, por conductas asociadas al desarrollo o participación en la actividad financiera, bursátil y/o aseguradora, sin contar con la debida autorización estatal.

Tratándose de los corresponsales cambiarios de que trata el artículo 2.36.9.1.3. del Decreto 2555 de 2010, deben acreditar el cumplimiento de lo dispuesto en el parágrafo del artículo 100 de la Ley 1328 de 2009.

1.2.2.2. Reglas relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo

Las entidades vigiladas autorizadas para prestar sus servicios a través de corresponsales deben dar cumplimiento a las disposiciones del capítulo IV, título IV de la parte I de la presente circular, en lo que resulte aplicable.

Dentro del sistema de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT) se deben definir los deberes del corresponsal, dentro de los cuales se puede incluir la posibilidad de brindar soporte a la entidad en las gestiones necesarias para el conocimiento del cliente.

1.2.3. Contratos con los corresponsales

Las entidades vigiladas deben enviar a la SFC para su aprobación, de forma previa a su celebración e implementación, los modelos de contratos con los corresponsales en las condiciones de que trata el artículo 2.36.9.1.11 del Decreto 2555 de 2010, así como la siguiente información:

1.2.3.1. Descripción de las características técnicas de los terminales con las cuales operará.

1.2.3.2. Infraestructura de comunicaciones que soportará la red de corresponsales.

1.2.3.3. Medidas de seguridad que protegerán la información de las operaciones realizadas.

1.2.3.4. Recursos dispuestos para la operación de los centros de administración, monitoreo y soporte.

1.2.3.5. Descripción del proceso adoptado por la entidad vigilada para la identificación y autenticación del cliente a través del corresponsal.

1.2.3.6. Procedimiento adoptado para el registro y conservación de la información de las operaciones realizadas.

1.2.3.7. Identificación de los riesgos operativos asociados a la prestación del servicio a través del corresponsal y las medidas adoptadas para su mitigación.

1.2.3.8. Modificaciones de los contratos.

De conformidad con el artículo 2.36.9.1.15 del Decreto 2555 de 2010, esta Superintendencia autoriza de manera general aquellas modificaciones que se relacionen con los siguientes aspectos:

1.2.3.8.1. Establecimiento de límites para la prestación de los servicios, monto por transacción, número de transacciones por cliente o usuario y tipo de transacción.

1.2.3.8.2. La remuneración a favor del corresponsal y a cargo de la entidad que lo contrata para la prestación de sus servicios, y la forma de pago.

1.2.3.8.3. Los horarios de atención al público, los cuales pueden ser acordados libremente entre las partes.

1.2.3.8.4. La asignación del respectivo corresponsal a una agencia, sucursal o dependencia del establecimiento de crédito, sociedad administradora de inversión, sociedad comisionista de bolsa de valores, sociedad administradora de fondos de pensiones, sociedad fiduciaria o IMC, así como los canales y procedimientos que puede emplear el corresponsal para comunicarse con aquellas.

1.2.3.8.5. La indicación de si el corresponsal se encuentra autorizado para emplear el efectivo recibido de los clientes y usuarios del establecimiento de crédito, sociedad administradora de inversión, sociedad comisionista de bolsa de valores, sociedad administradora de fondos de pensiones, sociedad fiduciaria o IMC, para transacciones relacionadas con su propio negocio y, en tal caso, los términos y condiciones en que el efectivo puede emplearse, sin perjuicio de la responsabilidad de la entidad que presta sus servicios a través del corresponsal frente a los clientes y usuarios, y del corresponsal frente a la entidad, por tales recursos.

1.2.3.8.6. La obligación del corresponsal de consignar en una agencia o sucursal de la entidad contratante o de otro establecimiento de crédito el efectivo recibido, con una determinada periodicidad, o si se exceden ciertos límites, la contratación de seguros, la forma de custodia del efectivo en su poder, entre otros.

1.2.3.8.7. Las condiciones bajo las cuales los corresponsales pueden o no utilizar su red de oficinas, agencias, sucursales o franquicias para prestar los servicios autorizados en el presente capítulo, con indicación expresa de la responsabilidad que asume el establecimiento de crédito, sociedad administradora de inversión, sociedad comisionista de bolsa de valores, sociedad administradora de fondos de pensiones, sociedad fiduciaria o IMC, de verificar de manera directa la idoneidad y la calidad en la prestación de los servicios por parte de su corresponsal

1.2.3.8.8. La descripción técnica de los medios tecnológicos y/o terminales electrónicos situados en las instalaciones del corresponsal y con los que éste cuente para la prestación del servicio, así como la obligación de éste de velar por su debida conservación y custodia.

Sin perjuicio de la autorización general de que trata el presente subnumeral, las anteriores modificaciones deben ser informadas a esta Superintendencia una vez sean acordados entre las partes.

1.2.4. Disposiciones relacionadas con la prestación de servicios de varias entidades vigiladas a través de un mismo corresponsal

En desarrollo de lo dispuesto en el numeral 14 del artículo 2.36.9.1.11 del Decreto 2555 de 2010 una persona natural o jurídica puede ser corresponsal de una o varias entidades facultadas para prestar sus servicios a través de corresponsales. En estos casos, se deben establecer los mecanismos que aseguren una adecuada diferenciación de los servicios prestados por cada entidad vigilada, así como la obligación del corresponsal de abstenerse de realizar actos de discriminación o preferencia entre las entidades, o que impliquen competencia desleal entre los mismos.

1.3. Otros canales e instrumentos de prestación de servicios financieros

En adición a la forma de prestación de servicios indicados en los numerales anteriores, se reconocen como canales en la distribución de los servicios ofrecidos por las entidades vigiladas, especialmente las que realizan intermediación financiera, los siguientes:

1.3.1. Cajeros automáticos (ATM).

1.3.2. Receptores de cheques.

1.3.3. Receptores de dinero en efectivo.

1.3.4. POS (incluye PIN Pad).

1.3.5. Sistemas de audio respuesta (IVR).

1.3.6. Centro de atención telefónica (Call Center, Contact Center).

1.3.7. Sistemas de acceso remoto para clientes (RAS).

1.3.8. Internet.

1.3.9. Banca móvil.

Como complemento a los canales señalados, se reconocen dentro de los instrumentos adecuados en la prestación de estos servicios las tarjetas, debito, crédito, los móviles y las órdenes electrónicas para la transferencia de fondos, como los elementos a través de los cuales se imparten las órdenes que materializan las operaciones a través de los canales de distribución.

Para los efectos de estas instrucciones se entiende por dispositivo el mecanismo, máquina o aparato dispuesto para producir una función determinada

1.4. Uso de redes

1.4.1. Modalidad prevista en el artículo 93 del EOSF

De acuerdo con la citada disposición, las entidades vigiladas pueden permitir mediante contrato remunerado, el uso de su red de oficinas por parte de sociedades de servicios financieros, entidades aseguradoras, sociedades comisionistas de bolsa, sociedades de capitalización e intermediarios de seguros, para la promoción y gestión de las operaciones autorizadas a la entidad usuaria de la red y bajo la responsabilidad de esta última.

Corresponde a los prestadores de la red de oficinas, el deber de garantizar la existencia de una rigurosa independencia tanto locativa como operativa que evite cualquier posible confusión de los usuarios del servicio sobre la identidad corporativa de las instituciones. En tal sentido, las entidades vigiladas deben tener en cuenta las siguientes condiciones:

1.4.1.1. Independencia operativa de los servicios

Los funcionarios de los establecimientos de crédito no pueden participar en las labores de promoción y gestión que las entidades usuarias adelanten en las dependencias del prestador de la red, salvo para el caso de negocios y operaciones de los fondos de inversión colectiva abiertos, evento en el cual debe observarse lo dispuesto para este tipo de productos, en el literal b del artículo 2.34.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010 y en el artículo 5º del Decreto 2239 de 1991.

Para efectos de esta modalidad de uso de red, las entidades usuarias deben ubicar su propio personal en las labores de gestión y promoción de sus operaciones.

1.4.1.2. Identificación locativa del servicio

Las entidades usuarias de la red deben las medidas necesarias para que el público las identifique como una persona jurídica autónoma e independiente del prestador de la red.

El área para la ubicación del personal dependiente de las entidades usuarias de la red debe adecuarse de forma tal que se garantice una apropiada independencia de las demás áreas propias del establecimiento de crédito, así como estar identificada con un aviso que se destaque frente a los demás del local en donde se encuentra ubicada, en el cual se debe indicar de manera clara y completa la razón o denominación social de la entidad usuaria o la sigla que la identifique de conformidad con sus estatutos sociales, acompañada siempre de la denominación genérica del tipo de entidad.

1.4.1.3. Comprobantes de las operaciones

En los comprobantes de las operaciones que se realicen en desarrollo del contrato de uso de red, se debe indicar que el prestador de la red actúa bajo la exclusiva responsabilidad de usuario de la misma y que, por lo tanto, no asume obligación alguna relacionada con la ejecución de los negocios celebrados en su nombre.

Para tal efecto, los comprobantes de las operaciones deben incluir en forma destacada y claramente legible, en letra de molde y en negrilla la siguiente leyenda:

Advertencia: el(la) (aquí el nombre de la entidad prestadora de la red) actúa bajo la exclusiva responsabilidad de (aquí el nombre de la entidad usuaria) y, por lo tanto, no asume ninguna obligación frente al cliente relacionada con la ejecución del negocio que da origen a esta transacción.

Los comprobantes a que hace referencia este subnumeral deben contener por lo menos, la información que identifique con precisión la operación de que se trate.

1.4.1.4. Contratos sobre fondos de inversión colectiva abiertos

Los contratos que celebren las entidades prestadoras de la red por cuenta de una sociedad fiduciaria o mediante los cuales se efectúe la vinculación de fideicomitentes a un fondo de inversión colectivo abierto, deben tener impreso en la carátula del mismo con caracteres destacados, en letra de molde y en negrilla la siguiente leyenda:

En las operaciones que se realicen a través de la red de oficinas de(l) (la) (aquí el nombre del establecimiento de crédito), este(a) actúa en nombre y por cuenta de (aquí el nombre de la Sociedad Fiduciaria) y no asume responsabilidad en la gestión fiduciaria encomendada por el cliente a ella. Sus obligaciones se limitan al correcto cumplimiento de las instrucciones impartidas por (aquí el nombre de la sociedad fiduciaria) para la prestación del servicio de dicha red. Sobre los recursos que las sociedades fiduciarias reciben, directamente o a través del uso de las redes de oficinas de establecimientos de crédito, la ley no contempla amparo del seguro de depósito.

1.4.2. Redes de distribución y promoción de productos de las entidades administradores del sistema general de pensiones, SGP, autorizadas mediante el Decreto 720 de 1994

Las redes de distribución y la promoción de productos de las entidades administradoras del sistema general de pensiones, cualquiera que sea su modalidad, se encuentran sujetas a las siguientes instrucciones específicas:

1.4.2.1. Destinatarios: De conformidad con el Decreto 720 de 1994 y en los artículos 2.6.10.2.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, son destinatarias de las presentes instrucciones, las entidades administradoras del SGP, es decir, que las mismas comprenden tanto a las administradoras del régimen de prima media con prestación definida como a las sociedades administradoras del régimen de ahorro individual con solidaridad.

Igualmente son destinatarios los entes habilitados para la explotación de planes de pensiones y complementarios y las entidades aseguradoras de vida que cuenten con capacidad legal para la explotación de planes alternativos de pensiones, según lo prevé el artículo 2.32.1.1.6 Decreto 2555 de 2010.

1.4.2.2. Exclusividad: Conforme al inciso tercero del artículo 4º del Decreto 720 de 1994, la labor de promoción de los vendedores personas naturales, con o sin vinculación laboral, se desarrolla en beneficio de la sociedad administradora del SGP con la cual se hubiere celebrado el respectivo convenio. Es sancionable por la respectiva sociedad, en los términos contractuales, el incumplimiento de esta obligación por parte de los vendedores personas naturales. Sin embargo, en los temas relacionados con promotores, se debe observar las condiciones establecidas en el Decreto 720 de 1994.

1.4.2.3. Entidades habilitadas para la distribución: La distribución de productos puede efectuarse por conducto de instituciones financieras, intermediarios de seguros —sujetos o no a supervisión permanente— y por entidades distintas a unas y otros, siempre que cuenten con capacidad legal para el ejercicio del comercio. En este caso, es necesaria la autorización previa de la SFC para la celebración de los respectivos convenios.

En los eventos de distribución por conducto de instituciones financieras o intermediarios de seguros no es indispensable la autorización previa impartida por la SFC para la celebración de los respectivos convenios.

1.4.2.4. Convenios: Los convenios que se celebren para la promoción de los servicios que prestan las entidades administradoras del SGP por conducto de las instituciones financieras de que trata el Decreto 720 de 1994, están sujetas a las siguientes condiciones:

1.4.2.4.1. Los convenios aludidos, cuyo propósito consiste en la precisión de las condiciones bajo las cuales se realizarán las operaciones de recaudo, pago y traslado de los correspondientes recursos, quedan a disposición de la SFC en las propias instalaciones de la administradora, sin que sea indispensable su remisión a la SFC.

1.4.2.4.2. Los convenios pueden prever actividades a desarrollar respecto de los afiliados y de los trabajadores, tales como promoción, vinculación y, en general, labores de asesoría en los términos del artículo 2.6.10.2.3 del Decreto 2555 de 2010, comprendiendo el empleo y diligenciamiento de formularios de vinculación o de pago de aportes. En todo caso, los convenios deben contener, cuando menos, la información a que hace alusión el artículo 9º del Decreto 720 de 1994 y su modificación es procedente, entre otros motivos, cuando los costos de los mismos o algunas de sus previsiones afecten a los afiliados.

1.4.2.4.3. En ningún caso los costos que genere el empleo de las instituciones financieras por parte de las sociedades administradoras pueden ser trasladados, directa o indirectamente, a los afiliados, conforme lo señala el inciso 2º del artículo 8º del Decreto 720 de 1994.

1.4.2.4.4. Las instituciones financieras deben disponer lo pertinente para la separación de las actividades propias de su objeto respecto de aquellas derivadas de la gestión de los aludidos convenios.

1.4.2.5. Información a los usuarios: En desarrollo de los deberes que se le imponen a los promotores de las sociedades administradoras de pensiones, éstos deben cumplir con las obligaciones contenidas en el capítulo 2 del título 10 del libro 6 de la parte 2 del Decreto 2555 de 2010, para lo cual deben sujetarse a los parámetros técnicos definidos por cada sociedad administradora, como elementos de referencia para el suministro de información al momento de afiliación. La omisión de esta obligación implica para el promotor la posibilidad de suspensión de la actividad correspondiente, y para la sociedad administradora en cuyo beneficio se haya efectuado la labor de afiliación, la asunción de los respectivos perjuicios sin que ello impida la posibilidad de repetición con que cuenta la sociedad administradora respecto del promotor.

En todo caso, en desarrollo de los objetivos señalados en el artículo 325, numeral 1º, literales c. y e. del EOSF, en particular la necesidad de garantizar la eficiencia en la prestación del servicio y de prevenir la ocurrencia de situaciones que pueda generar la pérdida de confianza en el público, esta Superintendencia califica como práctica no autorizada el omitir el suministro de la información oportuna, amplia y suficiente a la cual tiene derecho el afiliado, tanto al momento de su vinculación como durante la vigencia de la misma, con ocasión de las prestaciones debidas por virtud de la mencionada afiliación.

Las sociedades administradoras del SGP, cualquiera sea su modalidad, deben disponer lo pertinente para que fundamentalmente en las áreas de capacitación se difunda con suficiencia la calificación de no autorizada la práctica consistente en no informar adecuadamente a los posibles afiliados, al momento de efectuar la respectiva labor de promoción para su vinculación y, en general, las sanciones que corresponden por el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones que les son propias a los promotores.

1.4.2.6. Libertad de selección del asegurador de la renta vitalicia: Las sociedades administradoras y, en su caso, los promotores deben sujetarse a lo previsto en el Decreto 719 de 1994 y las normas que lo desarrollen, cuando se trate de cumplir con la obligación de asesoría acerca de la selección de la entidad aseguradora de vida del contrato de renta vitalicia, cualquiera que sea la modalidad como lo que prevé el literal b. del artículo 60 de la Ley 100 de 1993 y el literal j. del artículo 14 del Decreto Ley 656 de 1994.

1.4.3. Instrucciones aplicables de manera específica a los promotores de las sociedades administradoras del SGP

1.4.3.1. Remuneración: La remuneración de los promotores de las sociedades administradoras del SGP consiste en el reconocimiento de la comisión que se hubiere pactado por su labor de mediación en la afiliación y, en tal sentido, su reconocimiento no debe estar atado al volumen de afiliaciones sino a una labor idónea y suficiente con la protección al consumidor del SGP.

1.4.3.2. Mecanismos de información sobre promotores: Con sujeción a lo dispuesto en el artículo 2.6.10.3.2 del Decreto 2555 de 2010 y atendiendo los principios de la ley estatutaria de protección de datos, 1581 de 2012, las administradoras del SGP pueden disponer mecanismos privados de difusión acerca de los promotores que empleen, con el fin de constatar la existencia de inhabilidades, incompatibilidades, sanciones contractuales precedentes y, en general, cualquier información que resulte relevante para la operatividad de las redes de distribución del mencionado sistema.

1.4.3.3. Prohibiciones aplicables a los promotores: De conformidad con los artículos 17 y 19 del Decreto 720 de 1994, son aplicables a los promotores de las sociedades administradoras del SGP las mismas facultades con que cuenta la SFC respecto de los intermediarios de seguros.

En virtud de tal remisión, les resultan aplicables, entre otras disposiciones, las previstas en el artículo 207 del EOSF en particular la contenida en el numeral 3º que prevé como una prohibición la cesión de comisiones a favor del afiliado, el ofrecimiento de beneficios no garantizados o la exageración de los mismos, así como la sugestión tendiente a dañar negocios celebrados por competidores, el hacerse pasar por representante de una entidad sin serlo y, en general, todo acto de competencia desleal.

1.4.3.4. Régimen sancionatorio: En virtud de lo previsto en el artículo 21 del Decreto 720 de 1994, el régimen sancionatorio aplicable a los promotores de las sociedades administradoras del SGP es el previsto en el EOSF, por lo cual resultan aplicables las previsiones contenidas en la parte séptima del mencionado estatuto.

2. Seguridad y calidad para la realización de operaciones

2.1. Alcance

Las instrucciones de que trata el presente numeral deben ser adoptadas por todas las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC, con excepción de Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, Fogafín, Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, Fogacoop, Fondo Nacional de Garantías-FNG-, Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo, Fonade, los Almacenes Generales de Depósito, los Fondos de Garantía que se constituyan en el mercado de valores, los fondos mutuos de inversión, los fondos ganaderos, las sociedades calificadoras de valores y/o riesgo, las oficinas de representación de instituciones financieras y de reaseguros del exterior, los corredores de seguros y de reaseguros, los comisionistas independientes de valores, las sociedades comisionistas de bolsas agropecuarias y los organismos de autorregulación.

Sin embargo, las entidades exceptuadas de la aplicación del presente numeral, citadas en el párrafo anterior, deben dar cumplimiento a los criterios de seguridad y calidad de la información, establecidos en los subnumerales 2.3.1. y 2.3.2. subsiguientes.

La obligación relacionada con la elaboración del perfil de las costumbres transaccionales de cada uno de sus clientes debe ser aplicado únicamente por los establecimientos de crédito, sin perjuicio de que las demás entidades, cuando lo consideren conveniente, pongan en práctica las instrucciones allí contenidas.

El subnumeral correspondiente al análisis de vulnerabilidades debe ser aplicado únicamente por los establecimientos de crédito y los administradores de sistemas de pago de bajo valor, sin perjuicio de que las demás entidades, cuando lo consideren conveniente, pongan en práctica las instrucciones allí contenidas.

Las entidades vigiladas que presten sus servicios a través de corresponsales deben sujetarse, para el uso de este canal de distribución, a las instrucciones contenidas en el subnumeral 1.2. del presente capítulo.

En todo caso las entidades vigiladas destinatarias de las instrucciones aquí contenidas, deben implementar los requerimientos exigidos atendiendo la naturaleza, objeto social y demás características particulares de su actividad.

Las entidades vigiladas deben incluir en sus políticas y procedimientos relativos a la administración de la información, las siguientes definiciones, criterios y requerimientos mínimos relativos a seguridad y calidad de la información que se maneja a través de canales e instrumentos para la realización de operaciones.

2.2. Definiciones aplicables

2.2.1. Vulnerabilidad informática: Ausencia o deficiencia de los controles informáticos que permiten el acceso no autorizado a los canales de distribución o a los sistemas informáticos de la entidad.

2.2.2. Cifrado fuerte: Técnicas de codificación para protección de la información que utilizan algoritmos reconocidos internacionalmente, brindando al menos los niveles de seguridad ofrecidos por 3DES o AES.

2.2.3. Operaciones no monetarias: Son las acciones a través de las cuales se desarrollan, ejecutan o materializan los productos o servicios que prestan las entidades a sus clientes o usuarios y que no conllevan movimiento, manejo o transferencia de dinero.

2.2.4. Operaciones monetarias: Son las acciones que implican o conllevan movimiento, manejo o transferencia de dinero.

2.2.5. Autenticación: Conjunto de técnicas y procedimientos utilizados para verificar la identidad de un cliente, entidad o usuario. Los factores de autenticación son: algo que se sabe, algo que se tiene, algo que se es.

2.2.6. Mecanismos fuertes de autenticación: Se entienden como mecanismos fuertes de autenticación los siguientes:

2.2.6.1. Biometría.

2.2.6.2. Certificados de firma digital de acuerdo a lo establecido en la Ley 527 de 1999 y sus decretos reglamentarios.

2.2.6.3. OTP (One Time Password), en combinación con un segundo factor de autenticación.

2.2.6.4. Tarjetas que cumplan el estándar EMV, en combinación con un segundo factor de autenticación.

2.2.6.5. Registro y validación de algunas características de los computadores o equipos móviles desde los cuales se realizarán las operaciones, en combinación con un segundo factor de autenticación.

2.2.7. Proveedores de redes y servicios de telecomunicaciones: Son las empresas reguladas por la Comisión de Regulación de Comunicaciones y debidamente habilitadas por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, responsables de la operación de redes y/o de la provisión de servicios de telecomunicaciones a terceros, de acuerdo a lo establecido en el artículo 1º de la Resolución 202 de 2010.

2.3. Criterios

2.3.1. Respecto de la seguridad de la información

2.3.1.1. Confidencialidad: Hace referencia a la protección de información cuya divulgación no está autorizada.

2.3.1.2. Integridad: La información debe ser precisa, coherente y completa desde su creación hasta su destrucción.

2.3.1.3. Disponibilidad: La información debe estar en el momento y en el formato que se requiera ahora y en el futuro, al igual que los recursos necesarios para su uso.

2.3.2. Respecto de la calidad de la información

2.3.2.1. Efectividad: La información relevante debe ser pertinente y su entrega oportuna, correcta y consistente.

2.3.2.2. Eficiencia: El procesamiento y suministro de información debe hacerse utilizando de la mejor manera posible los recursos.

2.3.2.3. Confiabilidad: La información debe ser la apropiada para la administración de la entidad y el cumplimiento de sus obligaciones

2.3.3 Requerimientos generales

2.3.3.1. En materia de seguridad y calidad de la información

A fin de dar debida aplicación a los criterios antes indicados las entidades deben adoptar, al menos, las medidas que se relacionan a continuación:

2.3.3.1.1. Disponer de hardware, software y equipos de telecomunicaciones, así como de los procedimientos y controles necesarios, que permitan prestar los servicios y manejar la información en condiciones de seguridad y calidad.

2.3.3.1.2. Gestionar la seguridad de la información, para lo cual pueden tener como referencia el estándar ISO 27000, o el que lo sustituya.

2.3.3.1.3. Disponer que el envío de información confidencial y de los instrumentos para la realización de operaciones a sus clientes, se haga en condiciones de seguridad. Cuando dicha información se envíe como parte de, o adjunta a un correo electrónico, ésta debe estar cifrada.

2.3.3.1.4. Dotar de seguridad la información confidencial de los clientes que se maneja en los equipos y redes de la entidad.

2.3.3.1.5. Velar porque la información enviada a los clientes esté libre de software malicioso.

2.3.3.1.6. Proteger las claves de acceso a los sistemas de información. En desarrollo de esta obligación, las entidades deben evitar el uso de claves compartidas, genéricas o para grupos. La identificación y autenticación en los dispositivos y sistemas de cómputo de las entidades debe ser única y personalizada.

2.3.3.1.7. Dotar a sus terminales, equipos de cómputo y redes locales de los elementos necesarios que eviten la instalación de programas o dispositivos que capturen la información de sus clientes y de sus operaciones.

2.3.3.1.8. Velar porque los niveles de seguridad de los elementos usados en los canales no se vean disminuidos durante toda su vida útil.

2.3.3.1.9. Ofrecer los mecanismos necesarios para que los clientes tengan la posibilidad de personalizar las condiciones bajo las cuales realicen operaciones monetarias por los diferentes canales, siempre y cuando éstos lo permitan. En estos eventos se puede permitir que el cliente inscriba las cuentas a las cuales realizará transferencias, registre las direcciones IP fijas y el o los números de telefonía móvil desde los cuales operará.

2.3.3.1.10. Ofrecer la posibilidad de manejar contraseñas diferentes para los instrumentos o canales, en caso de que éstos lo requieran y/o lo permitan.

2.3.3.1.11. Establecer los mecanismos necesarios para que el mantenimiento y la instalación o desinstalación de programas o dispositivos en las terminales o equipos de cómputo sólo pueda ser realizado por personal debidamente autorizado.

2.3.3.1.12. Establecer procedimientos para el bloqueo de canales o de instrumentos para la realización de operaciones, cuando existan situaciones o hechos que lo ameriten o después de un número de intentos de accesos fallidos por parte de un cliente, así como las medidas operativas y de seguridad para la reactivación de los mismos.

2.3.3.1.13. Elaborar el perfil de las costumbres transaccionales de cada uno de sus clientes y definir procedimientos para la confirmación oportuna de las operaciones monetarias que no correspondan a sus hábitos.

2.3.3.1.14. Realizar una adecuada segregación de funciones del personal que administre, opere, mantenga y, en general, tenga la posibilidad de acceder a los dispositivos y sistemas usados en los distintos canales e instrumentos para la realización de operaciones. En desarrollo de lo anterior, las entidades deben establecer los procedimientos y controles para el alistamiento, transporte, instalación y mantenimiento de los dispositivos usados en los canales de distribución de servicios.

2.3.3.1.15. Definir los procedimientos y medidas que se deben ejecutar cuando se encuentre evidencia de la alteración de los dispositivos usados en los canales de distribución de servicios financieros.

2.3.3.1.16. Sincronizar todos los relojes de los sistemas de información de la entidad involucrados en los canales de distribución. Se debe tener como referencia la hora oficial suministrada por la Superintendencia de Industria y Comercio.

2.3.3.1.17. Tener en operación sólo los protocolos, servicios, aplicaciones, usuarios, equipos, entre otros, necesarios para el desarrollo de su actividad.

2.3.3.1.18. Contar con controles y alarmas que informen sobre el estado de los canales, y además permitan identificar y corregir las fallas oportunamente.

2.3.3.1.19. Incluir en el informe de gestión a que se refiere el artículo 47 de la Ley 222 de 1995 —modificado por el artículo 1º de la Ley 603 de 2000—, un análisis sobre el cumplimiento de las obligaciones enumeradas en la presente circular.

2.3.3.1.20. Considerar en sus políticas y procedimientos relativos a los canales de distribución, la atención a personas con discapacidades físicas, con el fin de que no se vea menoscabada la seguridad de su información.

2.3.3.2. En materia de documentación

Las entidades deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:

2.3.3.2.1. Dejar constancia de todas las operaciones que se realicen a través de los distintos canales, la cual debe contener cuando menos lo siguiente: fecha, hora, código del dispositivo (para operaciones realizadas a través de IVR: el número del teléfono desde el cual se hizo la llamada; para operaciones por Internet: la dirección IP desde la cual se hizo la misma; para operaciones con dispositivos móviles, el número desde el cual se hizo la conexión), cuenta(s), número de la operación y costo de la misma para el cliente o usuario.

En los casos de operaciones que obedecen a convenios, se debe dejar constancia del costo al que se refiere el presente numeral, cuando ello sea posible.

2.3.3.2.2. Velar porque los órganos de control, incluyan en sus informes la evaluación acerca del cumplimiento de los procedimientos, controles y seguridades, establecidos por la entidad y las normas vigentes, para la prestación de los servicios a los clientes y usuarios, a través de los diferentes canales de distribución.

2.3.3.2.3. Generar informes trimestrales sobre la disponibilidad y número de operaciones realizadas en cada uno de los canales de distribución. Esta información debe ser conservada por un término de 2 años.

2.3.3.2.4. Cuando a través de los distintos canales se pidan y se realicen donaciones, se debe generar y entregar un soporte incluyendo el valor de la donación y el nombre del beneficiario.

2.3.3.2.5. Conservar todos los soportes y documentos donde se hayan establecido los compromisos, tanto de las entidades como de sus clientes y las condiciones bajo las cuales éstas prestan sus servicios. Se debe dejar evidencia documentada de que los clientes las han conocido y aceptado. Esta información debe ser conservada por lo menos por 2 años, contados a partir de la fecha de terminación de la relación contractual o en caso de que la información sea objeto o soporte de una reclamación o queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.

2.3.3.2.6. Llevar un registro de las consultas realizadas por los funcionarios de la entidad sobre la información confidencial de los clientes, que contenga al menos lo siguiente: identificación del funcionario que realizó la consulta, canal utilizado, identificación del equipo, fecha y hora. En desarrollo de lo anterior, se deben establecer mecanismos que restrinjan el acceso a dicha información, para que solo pueda ser usada por el personal que lo requiera en función de su trabajo.

2.3.3.2.7. Llevar el registro de las actividades adelantadas sobre los dispositivos finales a cargo de la entidad, usados en los canales de distribución de servicios, cuando se realice su alistamiento, transporte, mantenimiento, instalación y activación.

2.3.3.2.8. Dejar constancia del cumplimiento de la obligación de informar adecuadamente a los clientes respecto de las medidas de seguridad que deben tener en cuenta para la realización de operaciones por cada canal, así como los procedimientos para el bloqueo, inactivación, reactivación y cancelación de los productos y servicios ofrecidos.

2.3.3.2.9. Grabar las llamadas realizadas por los clientes a los centros de atención telefónica cuando consulten o actualicen su información.

La información a que se refieren los subnumerales 2.3.3.2.1., 2.3.3.2.6 y 2.3.3.2.9. debe ser conservada por lo menos por 2 años. En el caso en que la información respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.

2.3.4. Requerimientos especiales por tipo de canal

2.3.4.1. En oficinas

La prestación de servicios financieros a través de oficinas conlleva el cumplimiento, como mínimo, de los siguientes requerimientos de seguridad:

2.3.4.1.1. Los sistemas informáticos empleados para la prestación de servicios en las oficinas deben contar con soporte por parte del fabricante o proveedor.

2.3.4.1.2. Los sistemas operacionales de los equipos empleados en las oficinas deben cumplir con niveles de seguridad adecuados que garanticen protección de acceso controlado.

2.3.4.1.3. Contar con cámaras de video, las cuales deben cubrir al menos el acceso principal y las áreas de atención al público. Las imágenes deben ser conservadas por lo menos 8 meses o en el caso en que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.

2.3.4.1.4. Disponer de los mecanismos necesarios para evitar que personas no autorizadas atiendan a los clientes o usuarios en nombre de la entidad.

2.3.4.1.5. La información que viaja entre las oficinas y los sitios centrales de las entidades debe estar cifrada usando hardware de propósito específico, o software, o una combinación de los anteriores. Para los establecimientos de crédito el hardware o software empleados deben ser totalmente separados e independientes de cualquier otro dispositivo o elemento de procesamiento de información, de seguridad informática, de transmisión y/o recepción de datos, de comunicaciones, de conmutación, de enrutamiento, de gateways, servidores de acceso remoto (RAS) y/o de concentradores. En cualquiera de los casos anteriores se debe emplear cifrado fuerte. Las entidades deben evaluar con regularidad la efectividad y vigencia de los mecanismos de cifrado adoptados.

2.3.4.1.6. Establecer procedimientos necesarios para atender de manera segura y eficiente a sus clientes en todo momento, en particular cuando se presenten situaciones especiales tales como: fallas en los sistemas, restricciones en los servicios, fechas y horas de mayor congestión, posible alteración del orden público, entre otras, así como para el retorno a la normalidad. Las medidas adoptadas deben ser informadas oportunamente a los clientes y usuarios.

2.3.4.1.7. Contar con los elementos necesarios para la debida atención del público, tales como: lectores de código de barras, contadores de billetes y monedas, PIN Pad, entre otros, que cumplan con las condiciones de seguridad y calidad, de acuerdo con los productos y servicios ofrecidos en cada oficina.

2.3.4.2. Cajeros automáticos (ATM)

Deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:

2.3.4.2.1. Contar con sistemas de video grabación que asocien los datos y las imágenes de cada operación monetaria. Las imágenes deben ser conservadas por lo menos 8 meses o en el caso en que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.

2.3.4.2.2. Cuando el cajero automático no se encuentre físicamente conectado a una oficina, la información que viaja entre este y su respectivo sitio central de procesamiento se debe proteger utilizando cifrado fuerte, empleando para ello hardware de propósito específico independiente. Las entidades deben evaluar con regularidad la efectividad y vigencia del mecanismo de cifrado adoptado.

2.3.4.2.3. Los dispositivos utilizados para la autenticación del cliente o usuario en el cajero deben emplear cifrado.

2.3.4.2.4. Implementar el intercambio dinámico de llaves entre los sistemas de cifrado, con la frecuencia necesaria para dotar de seguridad a las operaciones realizadas.

2.3.4.2.5. Los sitios donde se instalen los cajeros automáticos deben contar con las medidas de seguridad físicas para su operación y estar acordes con las especificaciones del fabricante. Adicionalmente, deben tener mecanismos que garanticen la privacidad en la realización de operaciones para que la información usada en ellas no quede a la vista de terceros.

2.3.4.2.6. Implementar mecanismos de autenticación que permitan confirmar que el cajero es un dispositivo autorizado dentro de la red de la entidad.

2.3.4.2.7. Estar en capacidad de operar con las tarjetas a que aluden el subnumeral 2.3.4.12.11 del presente capítulo.

2.3.4.3. Receptores de cheques

Los dispositivos electrónicos que permitan la recepción o consignación de cheques deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:

2.3.4.3.1. Contar con mecanismos que identifiquen y acepten los cheques, leyendo automáticamente, al menos, los siguientes datos: la entidad emisora, el número de cuenta y el número de cheque.

2.3.4.3.2. Los cheques o documentos no aceptados por el módulo para recepción de cheques no pueden ser retenidos y deben ser retornados inmediatamente al cliente o usuario, informando la causa del reintegro.

2.3.4.3.3. Una vez el cliente o usuario deposite el cheque, el sistema debe mostrar una imagen del mismo y la información asociada a la operación monetaria, para confirmar los datos de la misma y proceder o no a su realización. En caso negativo debe devolver el cheque o documento, dejando un registro de la operación.

2.3.4.3.4. Como parte del procedimiento de consignación del cheque se le debe poner una marca que indique que éste fue depositado en el módulo.

2.3.4.4. Receptores de dinero en efectivo

Los dispositivos que permitan la recepción de dinero en efectivo deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:

2.3.4.4.1. Contar con mecanismos que verifiquen la autenticidad y denominación de los billetes.

2.3.4.4.2. Totalizar el monto de la operación con los billetes aceptados y permitir que el cliente o usuario confirme o no su realización. En este último caso se debe devolver la totalidad de los billetes entregados, generando el respectivo registro.

2.3.4.4.3. Las operaciones en efectivo deben realizarse en línea, afectando el saldo de la respectiva cuenta. La operación no debe quedar sujeta a verificación.

2.3.4.4.4. Los billetes no aceptados no pueden ser retenidos y deben ser retornados inmediatamente al cliente o usuario.

2.3.4.5. POS (incluye PIN Pad)

Deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:

2.3.4.5.1. La lectura de tarjetas solo debe hacerse a través de la lectora de los datáfonos y los PIN Pad.

2.3.4.5.2. Cumplir el estándar EMV (Europay MasterCard VISA).

2.3.4.5.3. Los administradores de las redes de este canal deben validar automáticamente la autenticidad del datáfono que se intenta conectar a ellos, así como el medio de comunicación a través del cual operará.

2.3.4.5.4. Establecer procedimientos que le permitan a los responsables de los datáfonos en los establecimientos comerciales, confirmar la identidad de los funcionarios autorizados para retirar o hacerle mantenimiento a los dispositivos.

2.3.4.5.5. Velar porque la información confidencial de los clientes y usuarios no sea almacenada o retenida en el lugar en donde los POS estén siendo utilizados.

2.3.4.5.6. Contar con mecanismos que reduzcan la posibilidad de que terceros puedan ver la clave digitada por el cliente o usuario.

2.3.4.6. Sistemas de audio respuesta (IVR)

Los sistemas de audio respuesta deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:

2.3.4.6.1. Permitir al cliente confirmar la información suministrada en la realización de la operación monetaria.

2.3.4.6.2. Permitir transferir la llamada a un operador, al menos en los horarios hábiles de atención al público.

2.3.4.6.3. Las entidades que permitan realizar operaciones monetarias por este canal, deben ofrecer a sus clientes mecanismos fuertes de autenticación.

2.3.4.7. Centro de atención telefónica (Call Center, Contact Center)

Los centros de atención telefónica deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:

2.3.4.7.1. Destinar un área dedicada exclusivamente para la operación de los recursos necesarios en la prestación del servicio, la cual debe contar con los controles físicos y lógicos que impidan el ingreso de personas no autorizadas, así como la extracción de la información manejada.

2.3.4.7.2. Impedir el ingreso de dispositivos que permitan almacenar o copiar cualquier tipo de información, o medios de comunicación, que no sean suministrados por la entidad.

2.3.4.7.3. Dotar a los equipos de cómputo que operan en el centro de atención telefónica de los elementos necesarios que impidan el uso de dispositivos de almacenamiento no autorizados por la entidad. Igualmente, se debe bloquear cualquier tipo de conexión a red distinta a la usada para la prestación del servicio.

2.3.4.7.4. Garantizar que los equipos de cómputo destinados a los centros de atención telefónica solo sean utilizados en la prestación de servicios por ese canal.

2.3.4.7.5. En los equipos de cómputo usados en los centros de atención telefónica no se debe permitir la navegación por internet, el envío o recepción de correo electrónico, la mensajería instantánea, ni ningún otro servicio que permita el intercambio de información, a menos que se cuente con un sistema de registro de la información enviada y recibida. Estos registros deben ser conservados por lo menos 8 meses o en el caso en que la información respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.

2.3.4.8. Sistemas de acceso remoto para clientes (RAS)

Entendido como el acceso brindado por las entidades vigiladas a sus clientes para la realización de operaciones mediante el uso de aplicaciones personalizadas, utilizando generalmente enlaces dedicados.

Las entidades que ofrezcan servicio de acceso remoto para la realización de operaciones monetarias deben contar con un módulo de seguridad de hardware para el sistema, que cumpla al menos con el estándar de seguridad FIPS-140-2 (Federal Information Processing Standard), el cual debe ser de propósito específico (appliance) totalmente separado e independiente de cualquier otro dispositivo o elemento de procesamiento de información, de seguridad informática, de transmisión y/o recepción de datos, de comunicaciones, de conmutación, de enrutamiento, de gateways, de servidores de acceso remoto (RAS) y/o de concentradores.

2.3.4.9. Internet

Las entidades que ofrezcan la realización de operaciones por Internet deben cumplir con los siguientes requerimientos:

2.3.4.9.1. Implementar los algoritmos y protocolos necesarios para brindar una comunicación segura.

2.3.4.9.2. Realizar como mínimo 2 veces al año una prueba de vulnerabilidad y penetración a los equipos, dispositivos y medios de comunicación usados en la realización de operaciones monetarias por este canal. Sin embargo, cuando se realicen cambios en la plataforma que afecten la seguridad del canal, debe realizarse una prueba adicional.

2.3.4.9.3. Promover y poner a disposición de sus clientes mecanismos que reduzcan la posibilidad de que la información de sus operaciones monetarias pueda ser capturada por terceros no autorizados durante cada sesión.

2.3.4.9.4. Establecer el tiempo máximo de inactividad, después del cual se debe darse por cancelada la sesión, exigiendo un nuevo proceso de autenticación para realizar otras operaciones.

2.3.4.9.5. Informar al cliente, al inicio de cada sesión, la fecha y hora del último ingreso a este canal.

2.3.4.9.6. Implementar mecanismos que permitan a la entidad financiera verificar constantemente que no sean modificados los enlaces (links) de su sitio web, ni suplantados sus certificados digitales, ni modificada indebidamente la resolución de sus DNS.

2.3.4.9.7. Contar con mecanismos para incrementar la seguridad de los portales, protegiéndolos de ataques de negación de servicio, inyección de código malicioso u objetos maliciosos, que afecten la seguridad de la operación o su conclusión exitosa.

2.3.4.9.8. Las entidades que permitan realizar operaciones monetarias por este canal deben ofrecer a sus clientes mecanismos fuertes de autenticación.

2.3.4.10. Prestación de servicios a través de nuevos canales

Cuando la entidad decida iniciar la prestación de servicios a través de nuevos canales, diferentes a los que tiene en uso, además del cumplimiento de las instrucciones generales de seguridad y calidad, debe adelantar el respectivo análisis de riesgos del nuevo canal. Dicho análisis debe ser puesto en conocimiento de la junta directiva y los órganos de control.

La entidad debe remitir a la SFC, con al menos 15 días calendario de antelación a la fecha prevista para el inicio de la distribución de servicios a través del nuevo canal, la siguiente información:

2.3.4.10.1. Descripción del procedimiento que se adoptará para la prestación del servicio.

2.3.4.10.2. Tecnología que utilizará el nuevo canal.

2.3.4.10.3. Análisis de riesgos y medidas de seguridad y control del nuevo canal.

2.3.4.10.4. Planes de contingencia y continuidad para la operación del canal.

2.3.4.10.5. Plan de capacitación dirigido a los clientes y usuarios, para el uso del nuevo canal, así como para mitigar los riesgos a los que se verían expuestos.

2.3.4.11. Banca móvil

Entendido como el canal en el cual el dispositivo móvil es utilizado para realizar operaciones y su número de línea es asociado al servicio.

Los servicios que se presten a través de dispositivos móviles y utilicen navegadores Web, son considerados banca por internet.

La prestación de servicios a través de banca móvil debe cumplir con los siguientes requerimientos:

2.3.4.11.1. Contar con mecanismos de autenticación de 2 factores para la realización de operaciones monetarias y no monetarias.

2.3.4.11.2. Para operaciones monetarias individuales o que acumuladas mensualmente por cliente superen 2 SMMLV, implementar mecanismos de cifrado fuerte de extremo a extremo para el envío y recepción de información confidencial de las operaciones realizadas, tal como: clave, número de cuenta, número de tarjeta, etc. Esta información, en ningún caso, puede ser conocida por los proveedores de redes y servicios de telecomunicaciones ni por cualquier otra entidad diferente a la entidad financiera que preste el servicio a través de este canal. Dicha información tampoco puede ser almacenada en el teléfono móvil.

2.3.4.11.3. Cualquier comunicación que se envíe al teléfono móvil como parte del servicio de alertas o notificación de operaciones no requiere ser cifrada, salvo que incluya información confidencial.

2.3.4.11.4. Para las operaciones monetarias individuales o que acumuladas mensualmente por cliente sean inferiores a 2 SMMLV y que no cifren la información de extremo a extremo, la entidad debe adoptar las medidas necesarias para mitigar el riesgo asociado a esta forma de operar, el cual debe considerar los mecanismos de seguridad en donde la información no se encuentre cifrada. La SFC puede suspender el uso del canal cuando se advierta que existen fallas que afecten la seguridad de la información.

2.3.4.11.5. Contar con medidas que garanticen la atomicidad de las operaciones y eviten su duplicidad debido a fallas en la comunicación ocasionadas por la calidad de la señal, el traslado entre celdas, entre otras.

2.3.4.11.6. Los servicios que se presten para la realización de operaciones a través de Internet, en sesiones originadas desde el dispositivo móvil, deben cumplir con los requerimientos establecidos en el subnumeral 2.3.4.9. de Internet.

2.3.4.12. Obligaciones específicas para tarjetas débito y crédito

2.3.4.12.1. Establecer y documentar los procedimientos, controles y medidas de seguridad necesarias para la emisión, transporte, recepción, custodia, entrega, devolución y destrucción de las tarjetas. Se debe estipular el tiempo máximo de permanencia de las tarjetas en cada una de estas etapas.

2.3.4.12.2. Cifrar la información de los clientes que sea remitida a los proveedores y fabricantes de tarjetas, para mantener la confidencialidad de la misma.

2.3.4.12.3. Velar porque los centros de operación en donde se realizan procesos tales como: realce, estampado, grabado y magnetización de las tarjetas, entre otros, así como de la impresión del sobreflex, mantengan procedimientos, controles y medidas de seguridad orientadas a evitar que la información relacionada pueda ser copiada, modificada o utilizada con fines diferentes a los de la fabricación de la misma.

2.3.4.12.4. Velar porque en los centros donde se realicen los procesos citados en el subnumeral anterior, apliquen procedimientos y controles que garanticen la destrucción de aquellas tarjetas que no superen las pruebas de calidad establecidas para su elaboración, así como la información de los clientes utilizada durante el proceso. Iguales medidas se deben aplicar a los sobreflex.

2.3.4.12.5. Establecer los procedimientos, controles y medidas de seguridad necesarias para la creación, asignación y entrega de las claves a los clientes.

2.3.4.12.6. Cuando la clave (PIN) asociada a una tarjeta débito haya sido asignada por la entidad vigilada, esta debe ser cambiada por el cliente antes de realizar su primera operación.

2.3.4.12.7. Ofrecer a sus clientes mecanismos que brinden la posibilidad inmediata de cambiar la clave de la tarjeta débito en el momento que éstos lo consideren necesario.

2.3.4.12.8. Establecer en los convenios que se suscriben con los establecimientos de comercio la obligación de verificar la firma y exigir la presentación del documento de identidad del cliente para las operaciones monetarias que se realicen con tarjeta de crédito.

2.3.4.12.9. Emitir tarjetas personalizadas que contengan al menos la siguiente información: nombre del cliente, indicación de si es crédito o débito, nombre de la entidad emisora, fecha de expiración, espacio para la firma del cliente y número telefónico de atención al cliente.

2.3.4.12.10. Al momento de la entrega de la tarjeta a los clientes, ésta debe estar inactiva. Las entidades deben definir un procedimiento para su respectiva activación, el cual contemple, al menos, dos de tres factores de autenticación. En cualquier caso, se deben entregar las tarjetas exclusivamente al cliente o a quien este autorice.

2.3.4.12.11. Entregar a sus clientes tarjetas débito y/o crédito que manejen internamente mecanismos fuertes de autenticación, siempre que los cupos aprobados superen 2 SMMLV. Dichas tarjetas deben servir indistintamente para realizar operaciones en cajeros automáticos (ATM) y en puntos de pago (POS).

Sin perjuicio de otras medidas de seguridad, los mecanismos fuertes de autenticación no son obligatorios en tarjetas débito asociadas a productos utilizados para canalizar recursos provenientes de programas de ayuda y/o subsidios otorgados por el Estado colombiano siempre que estos no superen 2 SMMLV.

2.3.5 Requerimientos en materia de actualización de software

Con el propósito de mantener un adecuado control sobre el software, las entidades deben cumplir, como mínimo, con las siguientes medidas:

2.3.5.1. Mantener tres ambientes independientes: uno para el desarrollo de software, otro para la realización de pruebas y un tercer ambiente para los sistemas en producción. En todo caso, el desempeño y la seguridad de un ambiente no pueden influir en los demás.

2.3.5.2. Implementar procedimientos que permitan verificar que las versiones de los programas del ambiente de producción corresponden a las versiones de programas fuentes catalogadas.

2.3.5.3. Cuando las entidades necesiten tomar copias de la información de sus clientes para la realización de pruebas, se deben establecer los controles necesarios para garantizar su destrucción, una vez concluidas las mismas.

2.3.5.4. Contar con procedimientos y controles para el paso de programas a producción. El software en operación debe estar catalogado.

2.3.5.5. Contar con interfaces para los clientes o usuarios que cumplan con los criterios de seguridad y calidad, de tal manera que puedan hacer uso de ellas de una forma simple e intuitiva.

2.3.5.6. Mantener documentada y actualizada, al menos, la siguiente información: parámetros de los sistemas donde operan las aplicaciones en producción, incluido el ambiente de comunicaciones; versión de los programas y aplicativos en uso; soportes de las pruebas realizadas a los sistemas de información; y procedimientos de instalación del software.

2.3.6. Tercerización – outsourcing

Las entidades que contraten bajo la modalidad de outsourcing o tercerización, a personas naturales o jurídicas, para la atención parcial o total de los distintos canales o de los dispositivos usados en ellos, o que en desarrollo de su actividad tengan acceso a información confidencial de la entidad o de sus clientes, deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:

2.3.6.1. Definir los criterios y procedimientos a partir de los cuales se seleccionarán los terceros y los servicios que serán atendidos por ellos.

2.3.6.2. Incluir en los contratos que se celebren con terceros, por lo menos, los siguientes aspectos:

2.3.6.2.1. Niveles de servicio y operación.

2.3.6.2.2. Acuerdos de confidencialidad sobre la información manejada y sobre las actividades desarrolladas.

2.3.6.2.3. Propiedad de la información.

2.3.6.2.4. Restricciones sobre el software empleado.

2.3.6.2.5. Normas de seguridad informática y física a ser aplicadas.

2.3.6.2.6. Procedimientos a seguir cuando se encuentre evidencia de alteración o manipulación de dispositivos o información.

2.3.6.2.7. Procedimientos y controles para la entrega de la información manejada y la destrucción de la misma por parte del tercero una vez finalizado el servicio.

Las entidades deben contar con los procedimientos necesarios para verificar el cumplimiento de las obligaciones señaladas en el presente subnumeral, los cuales deben ser informados previamente a la auditoría interna o quien ejerza sus funciones.

2.3.6.3. Exigir que los terceros contratados dispongan de planes de contingencia y continuidad debidamente documentados. Las entidades deben verificar que los planes, en lo que corresponde a los servicios convenidos, funcionen en las condiciones pactadas.

2.3.6.4. Establecer procedimientos que permitan identificar físicamente, de manera inequívoca, a los funcionarios de los terceros contratados.

2.3.6.5. Implementar mecanismos de cifrado fuerte para el envío y recepción de información confidencial con los terceros contratados.

2.3.7 Análisis de vulnerabilidades

Las entidades deben implementar un sistema de análisis de vulnerabilidades informáticas que cumpla al menos con los siguientes requisitos:

2.3.7.1. Estar basado en un hardware de propósito específico (appliance) totalmente separado e independiente de cualquier dispositivo de procesamiento de información, de comunicaciones y/o de seguridad informática.

2.3.7.2. Generar de manera automática por lo menos 2 veces al año un informe consolidado de las vulnerabilidades encontradas. Los informes de los últimos 2 años deben estar a disposición de la SFC.

2.3.7.3. Las entidades deben tomar las medidas necesarias para remediar las vulnerabilidades detectadas en sus análisis.

2.3.7.4. Realizar un análisis diferencial de vulnerabilidades, comparando el informe actual con respecto al inmediatamente anterior.

2.3.7.5. Las herramientas usadas en el análisis de vulnerabilidades deben estar homologadas por el CVE (common vulnerabilities and exposures) y actualizadas a la fecha de su utilización.

2.3.7.6. Para la generación de los informes solicitados se debe tomar como referencia la lista de nombres de vulnerabilidades CVE publicada por la corporación Mitre.

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO II

Prestación de los servicios financieros

CAPÍTULO II: Prestación transfronteriza de servicios financieros

Contenido

1. Oficinas de representación y contratos de corresponsalía

1.1. Régimen de apertura de oficinas de representación y contratos de corresponsalía

1.2. Excepciones al régimen de apertura

1.3. Actividades autorizadas

1.4. Representación de las instituciones del exterior a través de la matriz, filial o subsidiaria establecida en Colombia

1.5. Representación de varias instituciones del exterior

1.6. Localización de la oficina de representación del exterior y de su representante

1.7. Identificación

1.8. Cambio de dirección

1.9. Clausura de las oficinas de representación y finalización de la actividad de representación o corresponsalía

1.10. Obligaciones

1.11. Régimen de publicidad

1.12. Representación

1.13. Remisión de información

2. Oficinas promotoras de instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior

3. Apertura de sucursales en el exterior

4. Listado de valores extranjeros en los sistemas de cotización de valores del extranjero mediante acuerdos o convenios de integración de bolsas de valores

4.1. Contenido mínimo de los acuerdos o convenios de integración que celebren las bolsas de valores locales con las del exterior

4.2. Contenidos mínimos de los acuerdos o convenios de integración que celebren los depósitos de valores locales y los depósitos de valores del exterior

4.3. Contenidos mínimos de los acuerdos de enrutamiento intermediado que celebren las sociedades comisionistas de bolsas de valores locales y los agentes equivalentes en el exterior

4.4. Valores representativos de participaciones en fondos de inversión

5. Negociación de valores extranjeros listados en sistemas de cotización de valores del extranjero

5.1. Reconocimiento de valores extranjeros

5.2. Registro de valores extranjeros listados en los sistemas de cotización de valores del extranjero

5.3. Notificación y divulgación de suspensiones y cancelaciones del listado de valores extranjeros en los sistemas de cotización de valores del extranjero

6. Ejercicio de derechos sociales por parte de inversionistas extranjeros en valores locales, inscritos en RNVE, que estén anotados en cuenta sin desagregación a nivel de beneficiario final

6.1. Definiciones

6.2. Ejercicio de derechos sociales incorporados en valores locales por parte de inversionistas extranjeros

7. Reconocimiento de jurisdicciones, mercados y/o entidades aceptables a juicio de la Superintendencia Financiera de Colombia

7.1. Oferta pública

7.2. Regímenes de inversión de las reservas técnicas de las entidades aseguradoras y sociedades de capitalización y de los recursos de los fondos de pensiones obligatorias

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO II

Prestación de los servicios financieros

CAPÍTULO II: Prestación transfronteriza de servicios financieros

1. Oficinas de representación y contratos de corresponsalía

La actividad de las oficinas de representación de instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior, así como los contratos de corresponsalía celebrados por las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras, se rige además de lo previsto en la Ley 964 de 2005, el EOSF y los artículos 4.1.1.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, por las instrucciones contempladas en el presente capítulo, en lo que les resulte aplicable a cada uno.

1.1. Régimen de apertura de oficinas de representación y contratos de corresponsalía

Las instituciones del exterior que pretendan establecer una oficina de representación en Colombia y las instituciones del mercado de valores del exterior que opten por celebrar un contrato de corresponsalía, deben presentar a la SFC, la correspondiente solicitud por intermedio del representante legal o del apoderado de la institución del exterior interesada o por parte del futuro corresponsal, según sea del caso, junto con los documentos señalados en el artículo 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, en español o con su respectiva traducción oficial a este idioma.

No obstante, de conformidad con lo establecido en el numeral 10 del precitado artículo, la SFC puede solicitar documentación adicional para formarse un criterio sobre la idoneidad de la institución del exterior, de sus administradores, accionistas o del plan de negocios, para lo cual debe presentarse la solicitud acompañada de los documentos establecidos en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-024 definida por esta Superintendencia.

Toda la documentación soporte de la solicitud debe cumplir con las formalidades establecidas en la ley para los documentos otorgados en el exterior y deben ser actualizados cuando a ello hubiere lugar, sin perjuicio del deber de información previsto en este capítulo.

1.2. Excepciones al régimen de apertura

No están obligadas a tener una oficina de representación ni a celebrar contratos de corresponsalía en Colombia, las instituciones a las que se refiere el artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

1.3. Actividades autorizadas

En concordancia con las actividades autorizadas a las oficinas de representación y corresponsales en virtud de los artículos 4.1.1.1.6 y 4.1.1.1.7 del Decreto 2555 de 2010, según corresponda; las actividades de promoción o publicidad que desarrollen estas entidades, deben limitarse a los productos y servicios autorizados por la SFC en la correspondiente resolución de apertura o de autorización del contrato respectivo, según sea el caso.

La promoción o publicidad de productos o servicios diferentes o adicionales a los autorizados por la SFC, requiere la autorización previa de este ente de control, sin perjuicio de las sanciones a las que haya lugar, en el evento en que dicha actividad se realice sin la autorización correspondiente.

En todo caso, la autorización de un contrato de corresponsalía para el ofrecimiento de productos o servicios de una entidad del exterior no exime del cumplimiento de las normas colombianas sobre oferta pública de valores.

1.4. Representación de las instituciones del exterior a través de la matriz, filial o subsidiaria establecida en Colombia

La excepción de tener oficinas de representación o contratos de corresponsalía contemplada para las filiales, subsidiarias o agencias establecidas en el extranjero de instituciones financieras, reaseguradoras o del mercado de valores establecidas en el país y, para las instituciones del exterior que tengan en Colombia una filial o subsidiaria autorizada para realizar actividad financiera, reaseguradora o del mercado de valores, aplica siempre que para la promoción o publicidad de las instituciones del exterior se obtenga autorización de la SFC y se cumpla con lo dispuesto en el artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010 y bajo el entendido que le son aplicables las reglas previstas en dicha norma sobre oficinas de representación.

El representante legal designado por la institución del exterior o su apoderado, debe presentar ante la SFC la documentación pertinente a que se hace referencia en el artículo 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, incluyendo, además, la resolución, acuerdo o decisión del órgano o funcionario competente de la institución del exterior solicitante, en la que conste la determinación de acogerse a alguna de las excepciones establecidas en los numerales 7º y 8º del artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

En el evento en el que la institución del exterior decida hacer uso de la red de oficinas de la entidad establecida en el país, dicha institución del exterior debe informar a la SFC acerca de cuál o cuáles de las oficinas de su red adelantarán estas labores.

1.5. Representación de varias instituciones del exterior

Una misma oficina de representación o la entidad matriz, filial o subsidiaria establecida en el país, de conformidad con el parágrafo 1 del artículo 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, puede representar a varias instituciones del exterior, siempre y cuando las mismas se encuentren relacionadas mediante vínculos de subordinación o tengan una matriz común. Dicha situación de subordinación debe ser acreditada a satisfacción ante la SFC.

En este evento, cada una de las instituciones del exterior representadas debe obtener autorización independiente para establecer una oficina de representación.

1.6. Localización de la oficina de representación del exterior y de su representante

Una vez sea autorizada la apertura de una oficina de representación por la SFC, su representante debe informar al grupo de registro de este organismo, la ciudad, dirección, números de teléfono y de fax, la dirección de correo electrónico, así como cualquier dato necesario para su localización.

Dicha información debe ser suministrada por el representante de la institución del exterior autorizada para desarrollar las actividades propias de las oficinas de representación cuando la representación en Colombia la ejerzan las filiales, subsidiarias o agencias establecidas en el extranjero de instituciones financieras, reaseguradoras o del mercado de valores establecidas en el país o, las instituciones del exterior que tengan en Colombia una filial o subsidiaria autorizada para realizar actividad financiera, reaseguradora o del mercado de valores.

1.7. Identificación

Las oficinas de representación y el representante, al igual que las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras con las cuales las entidades del mercado de valores del exterior celebren un contrato de corresponsalía, deben identificarse con un aviso visible expuesto al público en el cual se anuncie su condición de oficina de representación, representante o corresponsal de una institución del exterior. Lo anterior, a menos que se trate de la matriz, filial o subsidiaria establecida en el país, en cuyo caso, es su deber informar la calidad en la cual actúa la institución establecida en el territorio colombiano, según lo establece el numeral 5º del artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010.

Cuando una institución del exterior, use la red de oficinas de la entidad establecida en Colombia debe adoptar las medidas necesarias para que el público identifique que la institución financiera del exterior es una persona jurídica, distinta y autónoma de la institución establecida en el país cuya red se utiliza.

Para efectos de lo anterior, las áreas a través de las cuales se desarrollen las actividades de promoción y publicidad deben identificarse mediante avisos expuestos al público que permitan a los clientes potenciales y actuales de las entidades del exterior distinguir dichos espacios y actividades de los de la entidad establecida en el país. Así mismo, debe velarse porque en las oficinas exista plena independencia entre las áreas en las cuales se desarrollan las actividades de promoción y publicidad de las instituciones del exterior y las áreas de la entidad establecida en el país, de manera que el público distinga entre unas y otras.

En el caso de que una misma oficina de representación o entidad matriz, filial o subsidiaria establecida en el país, represente a varias instituciones del exterior deben implementarse los mecanismos necesarios para que los clientes potenciales y actuales de las entidades del exterior diferencien con claridad entre los servicios ofrecidos por cada una de las instituciones del exterior representadas.

1.8. Cambio de dirección

El representante de la oficina de representación y los representantes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras con las cuales las instituciones del mercado de valores del exterior celebren un contrato de corresponsalía, deben informar, de manera inmediata a su ocurrencia, los cambios de dirección al grupo de registro de la SFC y al registro nacional de agentes del mercado de valores (RNAMV), según corresponda, el respectivo traslado, indicando la nueva dirección, teléfonos, fax y cualquier otro dato necesario para su localización.

En el mismo término, el representante de la institución del exterior autorizada por la SFC para desarrollar las actividades propias de las oficinas de representación bajo alguna de las reglas especiales contempladas en los numerales 7º y 8º del artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, debe informar al grupo de registro de la SFC cualquier modificación de los datos suministrados para su localización.

1.9. Clausura de las oficinas de representación y finalización de la actividad de representación o corresponsalía

La clausura de las oficinas de representación requiere autorización previa de esta Superintendencia. Para este efecto, cuando una institución del exterior proyecte clausurar su oficina de representación en Colombia, el representante de la misma o el representante legal de la institución del exterior debe informar tal hecho a la SFC, remitiendo el documento en el cual conste la decisión adoptada por el órgano o el funcionario competente de la entidad extranjera, por lo menos con 1 mes de anticipación a la proyectada clausura.

La institución que se haya acogido a alguna de las excepciones contempladas en los numerales 7º y 8º del artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010 y que proyecte concluir su actividad en Colombia, también debe obtener autorización previa de la SFC para el efecto, dando aviso de tal hecho con la antelación señalada en el inciso anterior, adjuntando el documento en el cual conste dicha decisión. Toda la documentación que se presente debe cumplir con las formalidades previstas en la ley para los documentos otorgados en el exterior.

El cierre de la oficina de representación de una entidad reaseguradora del exterior no implica la cancelación de la inscripción del reasegurador del exterior en el Reacoex, salvo en aquellos casos en los cuales se presente una solicitud expresa en tal sentido.

Cuando una institución del exterior, decida dar por terminado el contrato de corresponsalía suscrito con una entidad local; la sociedad comisionista o la corporación financiera, debe informar de manera previa dicha situación a esta Superintendencia.

Sin perjuicio de la información o documentación que solicite la SFC para los efectos del presente numeral, deben informarse los mecanismos de comunicación que se implementarán para que los clientes de las entidades del exterior que, al momento de la clausura de la oficina, de la finalización de la actividad de representación o la terminación del contrato de corresponsalía, mantengan vínculos con la institución del exterior puedan presentar peticiones o reclamaciones y cuenten con información relacionada con la institución del exterior.

1.10. Obligaciones

1.10.1. Obligaciones generales

La representación de las oficinas de representación a la que se refiere el artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, así como las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que operen en desarrollo de un contrato de corresponsalía celebrado con instituciones del mercado de valores del exterior deben cumplir con los deberes de todo comerciante, atendiendo las particularidades de su naturaleza. En desarrollo de lo anterior, deben:

1.10.1.1. Llevar un registro contable separado de los ingresos recibidos en moneda legal o extranjera y la descomposición de los gastos de funcionamiento, los cuales deben permanecer a disposición de la SFC.

1.10.1.2. Conservar la correspondencia y demás documentos relacionados con sus actividades, los cuales deben permanecer a disposición de la SFC.

1.10.1.3. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad.

1.10.1.4. Conservar un inventario de los bienes que posee.

1.10.2. Obligaciones especiales

1.10.2.1. Deber de información

Los representantes de las oficinas de representación, incluyendo la representación de la matriz, filial o subsidiaria establecida en el país de la institución del exterior y las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que operen en desarrollo de un contrato de corresponsalía celebrado con instituciones del mercado de valores del exterior, deben dar estricto cumplimiento al mandato de información a los clientes potenciales o actuales de la entidad del exterior previsto en el artículo 4.1.1.1.9 del Decreto 2555 de 2010 en el sentido de dar a los clientes información completa en relación con los productos y servicios que promociona, indicando que son prestados por la institución del exterior.

Para ese efecto, debe documentarse debidamente y mantenerse a disposición del ente de control las constancias de cumplimiento del suministro de la información mencionada otorgada a los clientes de manera adecuada y oportuna.

Además, debe informarse a los clientes potenciales o actuales de las instituciones del exterior, los mecanismos disponibles para la presentación de quejas o reclamaciones relacionados con la actividad que desarrollan y advertir que los mismos no cuentan con un defensor del consumidor financiero en nuestro país.

Corresponde al representante adoptar procedimientos de información a los clientes potenciales o actuales de las instituciones del exterior, los cuales deben ser estrictamente observados por los funcionarios encargados de adelantar labores de promoción y publicidad.

En la papelería y los demás medios de identificación escrita que utilicen, se debe indicar con claridad que se trata de una oficina de representación en Colombia, de la representación de una institución financiera, reaseguradora o del mercado de valores del exterior o de una actividad de corresponsalía y la identificación de la entidad que va a prestar el servicio u ofrecer el producto promovido o promocionado.

1.10.2.2. Deber de asesoría profesional

Los representantes de las oficinas de representación de instituciones del exterior, incluyendo la representación de la matriz, filial o subsidiaria establecida en el país de la institución del exterior y las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que operen en desarrollo de un contrato de corresponsalía celebrado con instituciones del mercado de valores del exterior deben brindar asesoría profesional a los clientes potenciales o actuales de las instituciones del exterior, en los términos del inciso segundo del artículo 4.1.1.1.9 del Decreto 2555 de 2010.

Las entidades a las que se refiere el presente numeral, deben solicitar a los clientes potenciales o actuales de las instituciones del exterior constancia del cumplimiento del suministro de la información a la que se refiere el precitado artículo. Dichas constancias deben mantenerse a disposición del ente de control.

1.10.2.3. Otros deberes especiales

Los representantes de las oficinas de representación de instituciones del exterior, incluyendo la representación de la matriz, filial o subsidiaria establecida en el país de la institución del exterior y las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que operen en desarrollo de un contrato de corresponsalía celebrado con instituciones del mercado de valores del exterior deben adoptar las medidas necesarias para (i) evitar que las operaciones de la entidad del exterior puedan ser utilizadas para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero proveniente de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con la misma; y (ii) abstenerse de efectuar o recibir, directamente o por interpuesta persona, dinero o valores en pago de operaciones realizadas por la institución del exterior, o cualquier otro acto que implique el ejercicio de actividades prohibidas de conformidad con el Decreto 2555 de 2010.

1.10.3. Deberes especiales para los eventos previstos en los numerales 7º y 8º del artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010

Los representantes de instituciones financieras, reaseguradoras o del mercado de valores del exterior autorizadas por la SFC para desarrollar actividades bajo alguna de las excepciones contempladas en los numerales señalados tienen, además, los siguientes deberes:

1.10.3.1. Observar en la realización de actos de promoción y publicidad, lo dispuesto en el artículo 4.1.1.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, así como las instrucciones impartidas por la SFC.

1.10.3.2. Velar porque exista independencia entre las áreas en las cuales se desarrollan las actividades de promoción y publicidad de la institución del exterior de las áreas de la entidad establecida en el país, de tal forma que el público pueda diferenciar entre unas y otras.

1.10.3.3. Velar porque toda promoción de productos y servicios se encuentre debidamente documentada.

1.11. Régimen de publicidad

Las entidades a las que se refiere el presente capítulo deben solicitar autorización de la SFC para desarrollar campañas que tengan por objeto promover y/o publicitar en el país a la entidad representada y sus servicios. Para el efecto, deben presentar previamente a la SFC para su respectiva autorización los programas de promoción y/o de publicidad que pretendan divulgar en el territorio nacional, acorde con el régimen de autorización individual contemplado para programas publicitarios y con el cumplimiento de los requisitos establecidos en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-037.

En los mensajes publicitarios, a continuación de la razón social o genérica de la institución financiera, reaseguradora o del mercado de valores del exterior, debe anotarse la siguiente inscripción: “Promoción y oferta de los negocios y servicios de la entidad financiera, reaseguradora o del mercado de valores del exterior (según el caso), representada en Colombia”.

1.12. Representación

La representación legal en Colombia de las oficinas de representación de instituciones del exterior debe estar a cargo de una persona natural posesionada ante la SFC de conformidad con lo establecido en el literal g. del numeral 2º del artículo 326 del EOSF.

Para estos efectos, deben observarse las reglas sobre calidades y requisitos previstas en el artículo 4.1.1.1.11 del Decreto 2555 de 2010.

Igualmente, deben posesionarse ante la SFC, previamente al ejercicio de sus actividades, los representantes de instituciones financieras, reaseguradoras o del mercado de valores del exterior que se hayan acogido a alguna de las excepciones previstas en los numerales 7 y 8 del artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

1.13. Remisión de información

Los representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior y las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que operen en desarrollo de un contrato de corresponsalía celebrado con instituciones del mercado de valores del exterior, deben remitir a esta Superintendencia la información que se solicita en los anexos del presente capítulo, en los términos y periodicidad que en los mismos se indican.

Sin perjuicio de lo anterior, cualquier modificación en la información presentada para obtener la aprobación de la apertura de la oficina o la autorización del contrato de corresponsalía, según corresponda, debe ser informada de manera inmediata a esta Superintendencia.

Así mismo, debe informarse cualquier proceso de reorganización que afecte a la institución del exterior, los cambios de razón o denominación social, o medidas equivalentes a la toma de posesión.

2. Oficinas promotoras de instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior

Si las instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior que tengan oficina de representación en Colombia, deciden establecer oficinas promotoras en lugares diferentes a los de su domicilio, en los términos del numeral 5º del artículo 4.1.1.1.7 del Decreto 2555 de 2010, debe darse previo aviso de forma inmediata de tal hecho al Grupo de Registro de la SFC.

Así mismo, en estos casos, debe llevarse a cabo la actualización inmediata en el RNAMV de ser necesario.

3. Apertura de sucursales en el exterior

Las instituciones financieras, aseguradoras y del mercado de valores colombianas pueden establecer sucursales en el exterior, acorde con el régimen legal de la jurisdicción donde pretendan constituirse, siempre que de manera previa se haya realizado la respectiva solicitud de autorización de la SFC, la cual debe presentarse acompañada de la documentación establecida en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-048 por esta Superintendencia.

Lo anterior, sin perjuicio de que si la mencionada apertura conlleva la aprobación de inversiones en el exterior, de capital o en activos fijos, la solicitud debe ser efectuada a través del trámite correspondiente y del lleno de los requisitos contenidosen la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-023.

4. Listado de valores extranjeros en los sistemas de cotización de valores del extranjero mediante acuerdos o convenios de integración de bolsas de valores

Las operaciones que se celebren con valores extranjeros que estén listados en sistemas de cotización de valores del extranjero en virtud de los convenios o acuerdos de integración de mercados con una o más bolsas extranjeras, se consideran, para las sociedades comisionistas de bolsa de valores colombianas, una actividad de intermediación de valores en los términos previstos en el numeral 2º del artículo 7.1.1.1.1. y el numeral 3º del artículo 7.1.1.1.2. del Decreto 2555 de 2010. A continuación se mencionan los contenidos mínimos que deben tener los acuerdos o convenios de integración que celebren las bolsas de valores, los depósitos de valores y las sociedades comisionistas de bolsas de valores locales y sus contrapartes del extranjero para efectos del listado y negociación de valores en sistemas locales de cotización de valores del extranjero.

4.1. Contenido mínimo de los acuerdos o convenios de integración que celebren las bolsas de valores locales con las del exterior

4.1.1. El objeto del convenio.

4.1.2. Los términos y definiciones propias a cada bolsa de valores y las comunes a éstas.

4.1.3. Las condiciones económicas del convenio:

4.1.3.1. Determinación y distribución de costos y gastos.

4.1.3.2. Determinación y distribución de ingresos.

4.1.3.3. Régimen de tarifas aplicables al acceso al mercado integrado y al enrutamiento de órdenes, así como a la venta o comercialización de información de éste.

4.1.3.4. Los valores que pueden ser negociados en el marco del acuerdo así como el tipo de operaciones que se podrán realizar con base en éste.

4.1.3.5. La moneda en la que se realizarán las operaciones.

4.1.3.6. Los mecanismos para evitar la realización de operaciones no autorizadas en el marco de los acuerdos de integración.

4.1.3.7. Horarios de negociación de los respectivos mercados y reglas de operación en días festivos.

4.1.3.8. Los derechos y obligaciones de las bolsas de valores que suscriban el acuerdo. En particular se deben contemplar las siguientes obligaciones a cargo de las bolsas de valores locales:

4.1.3.8.1. Tramitar las autorizaciones y reglamentos necesarios para el desarrollo de las actividades propias de los acuerdos de integración.

4.1.3.8.2. Establecer los mecanismos para que los inversionistas del mercado colombiano puedan conocer la información financiera, económica, contable, jurídica y administrativa, de los emisores listados en mercados foráneos, incluyendo aquella que se considera información relevante en el país o en el mercado de valores de origen, en los términos establecidos en el numeral 2º del artículo 2.15.6.1.7 del Decreto 2555 de 2010.

4.1.3.8.3. Establecer los mecanismos para capacitar a las sociedades comisionistas de bolsa de valores locales y difundir la información relacionada con las reglas de negociación de los mercados extranjeros que forman parte de los acuerdos de integración, así como de los cambios en dichos sistemas.

4.1.3.8.4. Informar a las demás bolsas que sean parte de los acuerdos de integración sobre las propuestas de cambios que se presenten en las reglas de negociación del mercado local, en los procedimientos, en la plataforma tecnológica usada, así como de cualquier normatividad que tenga efectos en el mercado integrado.

4.1.3.8.5. Expedir las reglas de funcionamiento del mercado resultante de los acuerdos de integración de bolsas.

4.1.3.8.6. Informar al público en general, tanto localmente como en el extranjero sobre las reglas de funcionamiento del mercado resultante de los acuerdos de integración.

4.1.3.8.7. Crear un procedimiento para el ingreso, validación y rechazo de órdenes provenientes del extranjero, cuando éste sea necesario.

4.1.3.8.8. Publicar la información de las operaciones realizadas sobre valores del mercado local.

4.1.3.8.9. Crear un sistema de control de límites que le permita a los intermediarios locales controlar el riesgo de contraparte respecto de los intermediarios extranjeros con los cuales tenga convenio.

4.1.3.8.10. Mantener a disposición de las autoridades competentes la información relacionada con las operaciones que se celebren en el mercado resultante de los acuerdos de integración. Dicha información debe permitir identificar las sociedades comisionistas a través de las cuales se impartieron las órdenes correspondientes, tanto la extranjera como la local, el registro de la orden en el libro de negociación de la bolsa, indicando fecha y hora de ingreso, la especie sobre la cual se impartieron las órdenes, la cantidad, y los demás datos que permitan la adecuada y completa identificación y trazabilidad, tanto de las órdenes como de las operaciones.

4.1.3.8.11. Cumplir las disposiciones sobre prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, según el régimen legal de cada país.

4.1.3.9. Los mecanismos para el intercambio de la información entre las bolsas, cuando ésta sea solicitada por las autoridades.

4.1.3.10. El mecanismo de resolución de las controversias generadas por la ejecución del convenio.

4.1.3.11. Una cláusula general de responsabilidad, en la que se establezca que cada bolsa de valores responde por sus actuaciones ante las autoridades competentes, así como por los hechos de personas vinculadas. En todo caso las bolsas de valores locales no responderán por las obligaciones a cargo de las bolsas de valores del exterior.

4.1.3.12. Los mecanismos para garantizar la continuidad de las operaciones en el mercado resultante de los acuerdos de integración, así como la obligación de establecer un plan de contingencia que le permita asegurar el cumplimiento de los servicios prestados.

4.1.3.13. El establecimiento de la infraestructura necesaria (plataforma tecnológica, procesos, sistemas de seguridad) para operar el mercado resultante de los acuerdos de integración.

4.1.3.14. Los mecanismos y procedimientos periódicos de pruebas de funcionamiento tecnológico y operativo del sistema de enrutamiento intermediado, las cuales deben tener una periodicidad determinada.

4.1.3.15. Los mecanismos y canales oficiales de comunicación entre las partes, así como los comités que se creen para coordinar el desarrollo y funcionamiento del mercado resultante de los acuerdos de integración.

4.1.3.16. Establecer mecanismos de divulgación de información cuando se presenten medidas disciplinarias, administrativas o judiciales que conlleven la suspensión o cese de actividades de sociedades comisionistas locales que sean parte del mercado resultante de los acuerdos de integración.

4.1.3.17. Las instrucciones sobre la confidencialidad, custodia y propiedad de la información.

4.1.3.18. Las instrucciones sobre los acuerdos de niveles de servicios que se presten entre las partes, considerando al menos:

4.1.3.18.1. Horarios para la atención de incidentes.

4.1.3.18.2. Tiempos para resolver incidentes presentados.

4.1.3.19. La vigencia del convenio

4.1.3.20. Las condiciones y régimen de terminación del convenio, cuando ésta ocurra:

4.1.3.20.1. Por acuerdo de las partes.

4.1.3.20.2. Por circunstancias ajenas a la voluntad de las partes.

4.1.3.20.3. De manera unilateral por una o varias de las partes.

4.1.3.21. La legislación que regirá el convenio o acuerdo.

4.2. Contenidos mínimos de los acuerdos o convenios de integración que celebren los depósitos de valores locales y los depósitos de valores del exterior

4.2.1. El objeto del acuerdo.

4.2.2. Los términos y definiciones propias a cada depósito y las comunes a éstos.

4.2.3. Las condiciones económicas del convenio:

4.2.3.1. Determinación y distribución de costos y gastos.

4.2.3.2. Determinación y distribución de ingresos.

4.2.4. Las condiciones del servicio recíproco entre las partes.

4.2.5. Horarios establecidos para la compensación y liquidación de operaciones sobre valores realizadas en el mercado resultante de los acuerdos de integración.

4.2.6. Descripción de la infraestructura necesaria (plataforma tecnológica, procesos, sistemas de seguridad) para realizar la compensación y liquidación de las operaciones sobre valores que se realicen en el mercado resultante de los acuerdos de integración.

4.2.7. Los mecanismos y procedimientos periódicos de pruebas de funcionamiento tecnológico y operativo del sistema, los cuales deben tener una periodicidad determinada.

4.2.8. La obligación de contar con procedimientos o mecanismos sobre los siguientes aspectos:

4.2.8.1. Creación, administración, clausura y normatividad aplicable de las cuentas que se abrirán para el desarrollo del servicio recíproco entre las partes.

4.2.8.2. Compensación y liquidación de valores.

4.2.8.3. Registros contables.

4.2.8.4. Registros espejo, cuando sean procedentes.

4.2.8.5. Recepción y entrega de valores.

4.2.8.6. Movimientos y registros respecto de la titularidad de los valores anotados en la cuenta global a nombre de un depósito centralizado de valores extranjero.

4.2.8.7. Generación de reportes de información de los beneficiarios finales de los valores, cuando sea aplicable.

4.2.8.8. Certificación de la titularidad y demás derechos respecto de los valores de cada país.

4.2.8.9. Registro de las afectaciones, gravámenes y medidas cautelares, según proceda, así como los cambios de titularidad y traslados de valores.

4.2.8.10. La manera de hacer efectivos los derechos de los inversionistas.

4.2.8.11. Bloqueo y desbloqueo de valores.

4.2.8.12. Eventos corporativos y ejercicio de derechos políticos y económicos de los titulares finales frente a los emisores de cada país.

4.2.8.13. Suministro de información y atención de requerimientos por parte de los organismos de supervisión y demás autoridades administrativas y judiciales competentes y reconocidas en cada país.

4.2.8.14. Contenido y periodicidad del suministro de la información necesaria para que los depósitos centralizados de valores extranjeros puedan cumplir con el objeto, funciones y obligaciones objeto de la realización de dichos convenios.

4.2.9. La moneda en la que se realizará la compensación y liquidación de las operaciones

4.2.10. Las obligaciones sobre los siguientes elementos:

4.2.10.1. El cumplimiento de las normas aplicables.

4.2.10.2. El cumplimiento de las instrucciones impartidas por los depósitos, sus depositantes, directos e indirectos, en cada una de las etapas correspondientes.

4.2.10.3. La obligación de mantener permanentemente conciliadas las cuentas de los inversionistas locales y los saldos de la cuenta sin participación pro indiviso del depósito local en el depósito extranjero.

4.2.10.4. El cumplimiento de las disposiciones sobre prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, según el régimen legal de cada Estado.

4.2.10.5. Informar oportunamente de los proyectos de modificación de los reglamentos internos, en los procedimientos, la plataforma tecnológica usada, así como de los cambios de legislación interna y de cualquier otro hecho que resulte de importancia para el funcionamiento del mercado integrado.

4.2.10.6. El deber de informar de manera inmediata sobre la ejecución de órdenes judiciales o administrativas respecto de valores negociados en el mercado integrado, así como su procedimiento.

4.2.10.7. La obligación de mantener disponible la información individualizada de los inversionistas extranjeros para todos los efectos legales, frente a las autoridades y los emisores.

4.2.11. Establecer un plan de contingencia y continuidad del negocio, que le permita asegurar el cumplimiento de los servicios prestados.

4.2.12. Mecanismos y canales oficiales de comunicación entre las partes.

4.2.13. La manera de proceder y las responsabilidades de las partes ante el incumplimiento de las obligaciones acordadas entre éstas.

4.2.14. Los comités que se creen para coordinar el desarrollo y funcionamiento de los depósitos centralizados de valores en el mercado integrado.

4.2.15. El mecanismo de resolución de las controversias derivadas de la ejecución del convenio.

4.2.16. Una cláusula general de responsabilidad, en la que se establezca que cada depósito de valores responde por sus actuaciones ante las autoridades competentes, así como por los hechos de personas vinculadas.

4.2.17. Las instrucciones sobre la confidencialidad, custodia y propiedad de la información.

4.2.18. La vigencia del convenio.

4.2.19. Las condiciones y régimen de terminación del convenio, cuando ésta ocurra:

4.2.19.1. Por acuerdo de las partes.

4.2.19.2. Por circunstancias ajenas a la voluntad de las partes.

4.2.19.3. De manera unilateral por una o varias de las partes.

4.2.20. La legislación que regirá el convenio o acuerdo.

4.3. Contenidos mínimos de los acuerdos de enrutamiento intermediado que celebren las sociedades comisionistas de bolsas de valores locales y los agentes equivalentes en el exterior

4.3.1. El objeto del convenio.

4.3.2. Los términos y definiciones propias a cada intermediario y las comunes a éstos.

4.3.3. Las condiciones económicas del convenio.

4.3.4. Los tipos de operaciones que se podrán realizar de acuerdo con los reglamentos de las bolsas de valores aplicables al mercado integrado.

4.3.5. La obligación para cada una de las partes de cumplir con la legislación local e implementar los controles suficientes para evitar la realización de operaciones no autorizadas en el mercado integrado.

4.3.6. Los derechos, obligaciones y facultades de las sociedades comisionistas de bolsa cuando participan en el mercado resultante de los acuerdos de integración.

4.3.7. La constancia de haber realizado estudios de riesgo de contraparte y de capacidad operativa de la sociedad homóloga extranjera, como elemento de análisis para decidir la viabilidad de la celebración del acuerdo con las sociedades comisionistas de bolsa.

4.3.8. La obligación de los intermediarios de garantizar que sus funcionarios conozcan la operatividad del mercado resultante de los acuerdos de integración, y las normas de negociación, compensación y liquidación aplicables a las operaciones realizadas en éste

4.3.9. La obligación de cumplir las instrucciones impartidas por las bolsas de valores y por los depósitos de valores.

4.3.10. La obligación de contar con los procedimientos, acuerdos de servicio, canales o sistemas de suministro de información necesarios para el cumplimiento de los deberes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores locales y/o de las sociedades homólogas extranjeras para con sus respectivos clientes y autoridades competentes.

4.3.11. Las condiciones y criterios bajo los cuales la sociedad comisionista de bolsa de valores local tendrá facultades para suspender el acceso de la sociedad homóloga para ingresar órdenes, en virtud de posibles circunstancias de riesgo o ante la alerta de potenciales conductas en el mercado de valores local.

4.3.12. La obligación para cada una de las partes de contar con mecanismos técnicos, operativos y administrativos para enrutar órdenes de conformidad con los protocolos de comunicaciones y las políticas establecidas por los proveedores de infraestructura y las autoridades competentes.

4.3.13. La obligación de cumplir las disposiciones sobre prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, según el régimen legal de cada país.

4.3.14. La forma cómo se adoptarán y establecerán los límites operativos, de control y gestión de riesgos respecto de las órdenes, operaciones y actuaciones de las sociedades homólogas extranjeras, y la obligación de revisarlos periódicamente.

4.3.15. La obligación a cargo de la sociedad comisionista de bolsa extranjera de incluir en los contratos que suscriban con sus clientes la declaración de sometimiento a las normas que regulan la negociación de valores en Colombia.

4.3.16. Prever en el plan de contingencia y continuidad del negocio de cada sociedad, lo correspondiente para atender el negocio objeto del convenio, inclusive en el evento de medidas administrativas de intervención.

4.3.17. Una cláusula de responsabilidad, en la que se precise que la sociedad comisionista de bolsa local es responsable del cumplimiento de las operaciones ordenadas por la sociedad comisionista extranjera y en ningún caso podrá alegar falta de provisión de fondos por parte de ésta o de sus clientes. Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad propia de la sociedad comisionista extranjera frente a la sociedad comisionista local.

4.3.18. Los mecanismos para asegurar la provisión de fondos y disponibilidad de valores para el cumplimiento de la liquidación de las operaciones, así como la descripción de las garantías que fueran aplicables, de ser el caso.

4.3.19. Procedimientos y mecanismos para proceder a la modificación de los acuerdos, así como el proceso de divulgación a otros interesados.

4.3.20. Mecanismos y canales oficiales de comunicación entre las partes.

4.3.21. El suministro de información y atención de requerimientos por parte de organismos de supervisión y demás autoridades administrativas y judiciales competentes y reconocidas en cada país.

4.3.22. Las instrucciones sobre la confidencialidad, custodia y propiedad de la información.

4.3.23. La vigencia del convenio.

4.3.24. El mecanismo de resolución de las controversias derivadas de la ejecución del convenio.

4.3.25. Las condiciones y régimen de terminación del convenio, cuando ésta ocurra:

4.3.25.1. Por acuerdo de las partes.

4.3.25.2. Por circunstancias ajenas a la voluntad de las partes.

4.3.25.3. De manera unilateral por una o varias de las partes.

4.3.26. La legislación que regirá el convenio o acuerdo.

4.4. Valores representativos de participaciones en fondos de inversión

Los fondos de inversión a que se refiere el parágrafo del artículo 2.15.6.2.1 del Decreto 2555 de 2010 deben tener un portafolio invertido en acciones en un porcentaje superior al 90%, lo cual debe ser consistente con la política de inversiones del respectivo fondo.

5. Negociación de valores extranjeros listados en sistemas de cotización de valores del extranjero

5.1. Reconocimiento de valores extranjeros

De conformidad con el artículo 2.15.6.1.5. del Decreto 2555 de 2010 se reconocen como valores extranjeros, aquellos emitidos en el extranjero por instituciones u organismos multilaterales internacionales de carácter financiero, por otras naciones o sus bancos centrales y los emitidos en el extranjero con inscripción vigente en un registro público de valores o listados en una bolsa de valores o en un sistema de negociación de valores, internacionalmente reconocidos a juicio de la SFC.

En ese sentido, se consideran bolsas de valores o sistemas de negociación de valores internacionalmente reconocidos a juicio de la SFC, los miembros de la Federación Mundial de Bolsas de Valores (WFE por sus siglas en idioma inglés) y las bolsas y entidades que se encuentren disponibles en la página web de la SFC.

5.2. Registro de valores extranjeros listados en los sistemas de cotización de valores del extranjero

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.15.6.1.11 del Decreto 2555 de 2010 las sociedades administradoras de sistemas de cotización de valores del extranjero deben llevar un registro consolidado de los valores extranjeros listados y de su negociación. Dicho registro debe contener, como mínimo, la siguiente información:

5.2.1. Nombre, domicilio y datos de contacto del emisor.

5.2.2. Página web del emisor a través de la cual se divulgue la información financiera, económica, contable, jurídica y administrativa del respectivo emisor, incluyendo aquella que se considere relevante en el país o en el mercado de valores de origen, o en el mercado de cotización principal, según se trate, sin perjuicio de la obligación consagrada en el numeral 2 del artículo 2.15.6.1.7 del Decreto 2555 de 2010.

5.2.3. Clase de valor y derechos que otorga.

5.2.4. Bolsas de valores o sistemas de negociación de valores internacionales en los que se negocie el valor.

5.2.5. Patrocinador que solicitó el listado del valor en el sistema.

5.2.6. Fecha de vencimiento del valor, cuando esto resulte aplicable.

5.2.7. El depósito de valores, el custodio o el agente especializado internacional encargado de la custodia o administración de los valores en el exterior.

5.2.8. Nemotécnico del valor.

5.2.9. Código ANNA del valor.

Las sociedades administradoras de sistemas de cotización de valores del extranjero deben mantener y conservar toda la información relativa a las operaciones, órdenes, posturas y los mensajes o avisos que realicen, en los términos y con sujeción al contenido mínimo señalado en los artículos 2.10.5.2.12 y 2.15.1.5.3 del Decreto 2555 de 2010, según se trate de valores de renta variable o de renta fija, respectivamente.

5.3. Notificación y divulgación de suspensiones y cancelaciones del listado de valores extranjeros en los sistemas de cotización de valores del extranjero

Según lo establecido en el artículo 2.15.6.1.16 del Decreto 2555 de 2010 las sociedades administradoras de sistemas de cotización de valores del extranjero, así como el patrocinador que solicite el listado de dichos valores deben notificar y divulgar a los inversionistas autorizados y al mercado en general, la decisión de suspensión de la negociación o de la cancelación del listado de valores extranjeros en los sistemas de cotización de valores del extranjero. Dicha notificación y divulgación debe realizarse de manera inmediata, en los siguientes términos:

5.3.1. La notificación y divulgación debe realizarse en la página web del patrocinador, y a través de los medios de información al mercado establecidos por la sociedad administradora del sistema de cotización de valores del extranjero.

5.3.2. En la notificación y divulgación debe indicarse de manera detallada la razón particular que motivó la suspensión o la cancelación, según sea el caso.

5.3.3. Tratándose de suspensión se debe indica el tiempo por el cual la medida estará vigente.

5.3.4. Para el caso de valores de renta variable cuyo listado o cancelación del registro en la bolsa de valores o sistema de negociación de valores del país de origen o de cotización principal se materialice a través de una oferta pública de adquisición, OPA, en la notificación y divulgación se debe indicar los derechos de los inversionistas y las condiciones para que los inversionistas puedan participar en ésta.

5.3.5. Tratándose de la cancelación del listado, la notificación y divulgación debe contener la advertencia de acuerdo con la cual, según el parágrafo 1º del artículo 2.15.6.1.9 del Decreto 2555 de 2010, los depósitos centralizados de valores locales pueden mantener la custodia del valor respectivo, siempre que los inversionistas estén legalmente autorizados para mantener la inversión directamente en los mercados internacionales.

6. Ejercicio de derechos sociales por parte de inversionistas extranjeros en valores locales, inscritos en RNVE, que estén anotados en cuenta sin desagregación a nivel de beneficiario final

6.1. Definiciones

Sin perjuicio de las definiciones ofrecidas en la regulación cambiaria y tributaria y para los propósitos del presente capítulo, se entenderá por:

6.1.1. Anotación en cuenta: Es el registro electrónico de valores administrado por un depósito de valores local (colombiano), al cual hace referencia el artículo 12 de la Ley 964 del 2005 y los artículos 2.14.1.1.2 y siguientes y 2.15.6.2.5 del Decreto 2555 de 2010.

6.1.2. Cuenta sin desagregación a nivel de beneficiario final: Es la cuenta en el depósito centralizado de valores local colombiano, cuyo titular es el depósito de valores extranjero o custodio global con el cual aquél haya suscrito un contrato de interconexión, en la que no se identifican los beneficiarios o inversionistas finales.

6.1.3. Cuentas al detalle: Corresponde a la administración desagregada de la posición de los valores locales por parte del depósito de valores extranjero o custodio global, en su sistema de registro, con información detallada a nivel de beneficiario o inversionista final. Esta cuenta reflejo, es conciliable con las posiciones de valores registradas en la cuenta sin desagregación a nivel de beneficiario final que el depósito de valores extranjero en calidad de depositante directo, tiene en el sistema de registro electrónico administrado por el depósito local.

6.1.4. Custodio global: Es el custodio que proporciona a sus clientes servicios de custodia para valores que son negociados y liquidados no sólo en el país donde el custodio está ubicado sino también en muchos otros países.

6.1.5. Depositantes: Son las personas naturales o jurídicas a nombre de las cuales se reciben, anotan o registran, de manera directa o indirecta, valores en el depósito de valores local o extranjero.

6.1.6. Depositantes directos: Son las entidades, que de acuerdo con el reglamento de operaciones y normatividad del país del depósito de valores local pueden acceder directamente a los servicios del depósito de valores y que han suscrito contrato de depósito de valores o de emisión, bien sea a nombre y por cuenta propia y/o en nombre y por cuenta de terceros.

6.1.7. Depositantes indirectos o beneficiarios finales: Son todas las personas jurídicas y naturales que no pueden acceder directamente a los servicios de los depósitos de valores locales, pero que en virtud de una relación contractual encomiendan a un depositante directo en los términos de las normas vigentes, la administración de recursos, valores y fondos, ante el depósito de valores local colombiano.

6.1.8. Depósito centralizado de valores local: Es la sociedad constituida en Colombia cuya actividad está regida por las leyes nacionales colombianas, y que se encuentra autorizada para la administración de la anotación en cuenta de valores locales, entre otros.

6.1.9. Depósito de valores extranjero: Es la entidad cuya constitución y actividad está regida por las leyes de un país extranjero y que tiene cuenta de depósito y administración en calidad de depositante directo en el depósito centralizado de valores local colombiano, sin desagregación a nivel de beneficiario final.

6.1.10. Emisor local: Cualquier persona jurídica, privada o pública, que sea residente en Colombia y cuya constitución, actividad y emisión de valores se encuentre inscrita en el registro nacional de valores y emisores (RNVE) y por tanto, es regulada por las leyes colombianas.

6.1.11. Inversionista extranjero: Es toda persona natural o jurídica no residente en Colombia que adquiera valores locales, anotados en la cuenta sin desagregación a nivel de beneficiario final que el depósito de valores extranjero en calidad de depositante directo, tiene abierto en el depósito de valores local.

6.1.12. Representante: Es la persona natural o jurídica que actúa como apoderada del inversionista extranjero, a través de la designación que para el efecto realiza el depósito centralizado de valores local para ejercer algunos o todos los derechos del inversionista extranjero en su nombre en asamblea de accionistas de los emisores locales.

6.1.13. Valores locales: Las acciones o bonos convertibles en acciones emitidos por un emisor local (colombiano), bajo la regulación colombiana.

6.2. Ejercicio de derechos sociales incorporados en valores locales por parte de inversionistas extranjeros

Los inversionistas extranjeros pueden participar en las asambleas de accionistas que se realicen en territorio colombiano, atendiendo los siguientes requisitos:

6.2.1. Convocatorias de asamblea.

Conforme al artículo 2.14.4.1.7 del Decreto 2555 del 2010, los depósitos centralizados de valores locales deben garantizar el ejercicio de los derechos sociales relativos a los valores locales de inversionistas extranjeros. En tal sentido, sin perjuicio de que el inversionista pueda consultar la información de manera directa en la página web de esta Superintendencia en el icono “información relevante”, el depósito centralizado de valores local debe informar a través de correo electrónico dirigido al representante legal del depósito de valores extranjero, por lo menos lo siguiente:

6.2.1.1. Nombre de la sociedad.

6.2.1.2. Título que indique el tipo de asamblea que se llevará a cabo.

6.2.1.3. Fecha.

6.2.1.4. Hora.

6.2.1.5. Ciudad.

6.2.1.6. Dirección del sitio específico donde se celebrará la reunión, indicando si es del caso, el nombre del salón correspondiente.

6.2.1.7. Orden del día.

6.2.1.8. Información necesaria para la toma de decisiones.

6.2.1.9. Los formatos para expresar la intención de voto de los inversionistas extranjeros.

6.2.1.10. Los formatos para otorgar poder para representación en Colombia de los inversionistas extranjeros, de conformidad con los requisitos establecidos en los artículos 184 y 185 del Código de Comercio.

6.2.1.11. El procedimiento para la realización y participación en la asamblea no presencial siempre que este mecanismo se encuentre contemplado y permitido en los estatutos del emisor, y siempre que el medio técnico empleado para llevar a cabo la comunicación a distancia permita probar las deliberaciones realizadas y las decisiones tomadas, mediante los mecanismos adoptados.

6.2.2. Certificado de legitimación de propiedad de inversionistas extranjeros sobre valores locales.

La propiedad de los inversionistas extranjeros sobre los valores locales anotados en cuentas sin desagregación a nivel de beneficiario final en el depósito de valores local, se debe probar de modo necesario y suficiente mediante certificado expedido por el depósito de valores extranjero conforme a los asientos del registro electrónico que aparezca en las respectivas cuentas al detalle. En estos términos los emisores locales deben tener en cuenta los certificados de legitimación de propiedad de inversionistas extranjeros sobre valores locales para la actualización del libro de accionistas con base en el cual se lleve a cabo la correspondiente asamblea.

Este certificado es válido para ejercer los derechos sociales relativos al valor local del inversionista extranjero anotado en cuenta sin desagregación a nivel de beneficiario final en el depósito de valores local, en los términos de los artículos 2.14.4.1.1, 2.14.4.1.2, 2.14.4.1.3 y 2.14.4.1.6 del Decreto 2555 del 2010.

Estos certificados pueden ser expedidos por el depósito de valores extranjero en una de dos modalidades:

6.2.2.1. Certificados colectivos: Documento que contiene la lista de inversionistas extranjeros que están legitimados por el depósito extranjero como propietarios de valores locales y por tanto para ejercer los derechos correspondientes ante el emisor local.

6.2.2.2. Certificados individuales: Documento que identifica particularmente a un inversionista extranjero como propietario de valores locales y lo legitima ante el emisor local para ejercer los derechos correspondientes.

Los certificados (colectivos o individuales) expedidos por el depósito de valores extranjero deben contener información por lo menos con corte de 3 días hábiles bursátiles anteriores a la fecha de celebración de la asamblea que tenga lugar en Colombia y únicamente las personas allí mencionadas son las habilitadas para participar en la asamblea.

En todo caso el depósito centralizado de valores local debe remitir al emisor local a más tardar el día hábil anterior a la fecha en la que se celebrará la asamblea, la información relacionada con los inversionistas extranjeros cuya certificación de legitimación de propiedad fue expedida por los depósitos de valores extranjeros.

6.2.3. Participación y votación

6.2.3.1. Modalidades de participación: La participación de los inversionistas extranjeros en las asambleas de los emisores locales puede llevarse a cabo por alguna de las siguientes modalidades, las cuales son excluyentes:

6.2.3.1.1. Participación directa. El inversionista extranjero que quiera hacerse presente en la asamblea realizada en Colombia, debe presentar antes de la celebración de la misma, el certificado de legitimación de propiedad sobre valores locales colombianos, expedido por el depósito de valores extranjero en el cual tenga abierta cuenta de depositante indirecto.

6.2.3.1.2. Participación indirecta y representación. El depósito extranjero, como depositante directo ante el depósito de valores local, recibe y canaliza a través de los mecanismos que determine, las intenciones de voto de los inversionistas extranjeros para que sean ejercidos en la asamblea de accionistas del emisor local en territorio colombiano, a través del representante o apoderado designado por el depósito de valores local. Para tal efecto, el depósito extranjero puede expedir un certificado colectivo.

El depósito de valores local debe procurar que el apoderado designado para representar a los inversionistas extranjeros cuente con la idoneidad necesaria y debe garantizar que el poder que a él se otorgue por parte del depósito de valores extranjero, sea válido conforme a la normatividad colombiana sobre representación de terceros.

6.2.3.2. Obligaciones del emisor y del depósito de valores local para garantizar la participación indirecta de los inversionistas extranjeros por representación. El emisor local debe suministrar al depósito centralizado de valores local la información de que trata el subnumeral 6.2.1 del presente capítulo, y de manera simultánea la publicación que realice de la convocatoria a asamblea de accionistas, a través del sistema de información del mercado de valores, Simev, administrado por la SFC, de conformidad con el literal b. numeral 1º del artículo 5.2.4.1.5 del Decreto 2555 de 2010.

El depósito de valores local, a partir de la información remitida por el emisor local y considerando la fecha en la cual se llevará a cabo la respectiva asamblea, debe diseñar un cronograma para la obtención y canalización de las intenciones de voto de los inversionistas extranjeros, a través del depósito extranjero. Dicho cronograma debe prever al menos las siguientes fechas:

6.2.3.2.1. Fecha de remisión del formato y del instructivo que el depósito de valores local hará llegar al depósito de valores extranjero, en su calidad de depositante directo, para que recolecte las intenciones de voto de los inversionistas extranjeros.

6.2.3.2.2. Término y fecha límite para que el depósito de valores extranjero remita los formatos diligenciados por los inversionistas extranjeros y una tabulación consolidada de las intenciones de voto, en una tabla de Excel o en el formato que el depósito de valores local disponga para el efecto.

6.2.3.2.3. Fecha límite para que el depósito de valores local consolide la información de las intenciones de voto recibidas de los inversionistas extranjeros y se la transmita al emisor local y al representante de los inversionistas extranjeros.

6.2.3.2.4. Votación en asamblea de inversionistas (accionistas) de valores locales. El depósito de valores local debe exigir que los depósitos de valores extranjeros con cuenta sin desagregación a nivel de beneficiario final de depositantes directos en depósito local envíen, con corte de las 24 horas del día anterior de la asamblea (ordinaria o extraordinaria), la información al detalle de inversionistas extranjeros (depositantes indirectos del depósito de valores extranjero) al depósito de valores local para que se haga la votación.

6.2.4. Información a los inversionistas extranjeros

El representante o apoderado designado por el depósito de valores local, una vez celebrada la asamblea de accionistas del emisor local, debe remitir al depósito de valores local por correo electrónico la siguiente información:

6.2.4.1. Los votos emitidos en cada punto sometido a decisión, es decir, los votos a favor, en contra o en blanco respecto a cada una de las propuestas.

6.2.4.2. Las decisiones aprobadas y rechazadas por la mayoría establecida legal o estatutariamente.

6.2.4.3. Las designaciones de cargos efectuadas.

6.2.4.4. Si en la respectiva sesión se ha sometido a consideración de los accionistas un proyecto de fusión, escisión, transformación de la compañía o la cancelación de los títulos para su negociación en bolsa de valores, debe relacionarse el nombre de las personas que votaron en contra de la determinación, para efectos de permitir el ejercicio del derecho de retiro por parte de los inversionistas.

6.2.4.5. La fecha hora y lugar de la clausura de la asamblea.

Al día hábil siguiente, el depósito de valores local debe remitir por correo electrónico esta información al depósito de valores extranjero con el objeto de que este a su vez la haga conocer a los inversionistas extranjeros que han sido representados en la asamblea.

7. Reconocimiento de jurisdicciones, mercados y/o entidades aceptables a juicio de La Superintendencia Financiera de Colombia

7.1. Oferta pública

Para efectos de lo dispuesto en el numeral 5º del artículo 6.11.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, según el cual corresponde a la SFC determinar lo que a su juicio son bolsas de valores internacionalmente reconocidas, se entiende que son jurisdicciones aceptables las que cumplan alguna de las siguientes condiciones:

7.1.1. Aquellos países en los cuales una entidad vigilada por esta Superintendencia tenga una inversión directa debidamente autorizada.

7.1.2. Aquellos países cuyos organismos de supervisión hayan suscrito memorandos de entendimiento para intercambio de información con esta Superintendencia.

7.1.3. Aquellos países que la SFC reconozca como tal dentro del trámite de autorización de la oferta pública.

7.2. Regímenes de inversión de las reservas técnicas de las entidades aseguradoras y sociedades de capitalización y de los recursos de los fondos de pensiones obligatorias

Para efectos de lo dispuesto en los subnumerales 3.4.1. y 3.4.2 del título 3 del libro 31 y 3.5.1. y 3.5.2. del título 12 del libro 6 de la parte 2 del Decreto 2555 de 2010, se consideran como cámaras de riesgo central de contraparte autorizadas por la SFC para la negociación de instrumentos financieros derivados tanto con fines de cobertura como con fines de inversión, aquellas publicadas por esta Superintendencia en la página web.

En esta misma página se encuentran los sistemas de información de precios de que tratan los literales b del subnumeral 3.4.2. del título 3 del libro 31, y b del subnumeral 3.5.2. del título 12 del libro 6 de la parte 2 del Decreto 2555 de 2010.

Las bolsas y entidades de que tratan los literales g del numeral 7º del parágrafo del artículo 2.31.3.1.2 del título 3 del libro 31 y g del numeral 7º del parágrafo del artículo 2.6.12.1.2 del título 12 del libro 6 de la parte 2 del Decreto 2555 de 2010, así como las bolsas de valores en las que se podrán transar las inversiones descritas en los subnumerales 2.6.2 del artículo 2.31.3.1.2 y 2.6.2 del artículo 2.6.12.1.2 para los fines previstos en los artículos 2.31.3.1.19 y 2.6.12.1.16 del Decreto 2555 de 2010 serán las publicadas por esta Superintendencia en la página web.

Anexos P 1 Tit II - Cap II
P 1 Tit II - Cap II Anexo 1 (InfoOfcdeRepresentacionMV)
P 1 Tit II - Cap II Anexo 2 (InfoCtosCorresponsalia)
P 1 Tit II - Cap II Anexo 3 (InfoOfcdeRepresentacionRE)

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO II

Prestación de los servicios financieros

CAPÍTULO III: Reglas relativas al registro de reaseguradores y corredores de reaseguros del exterior (Reacoex)

Contenido

1. Aspectos generales

1.1. Objeto y alcance del Reacoex

1.2. Efectos de la inscripción

1.3. Criterios aplicables para la inscripción

2. Procedimiento de inscripción

2.1. Sujetos legitimados para presentar la solicitud

2.2. Reglas relativas a la solicitud

2.3. Negación de la solicitud de inscripción

3. Reglas particulares de operación del registro

3.1. Remisión periódica de información

3.2. Suspensión y cancelación de la inscripción

3.3. Prácticas inseguras en la contratación e intermediación de reaseguros del exterior

3.4. Práctica insegura en relación con la remisión de información

3.5. Publicidad del registro y su contenido

3.6. Régimen de actualización de la inscripción para Lloyd's de Londres

3.7. Agencias calificadoras de riesgo admisibles para la inscripción y calificaciones mínimas admisibles

3.8. Retrocesiones al exterior

3.9. Principio de prudencia

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO II

Prestación de los servicios financieros

CAPÍTULO III: Reglas relativas al registro de reaseguradores y corredores de reaseguros del exterior (Reacoex)

1. Aspectos generales

1.1. Objeto y alcance del Reacoex

De acuerdo con lo señalado en el numeral 4º del artículo 94 del EOSF, el objeto del Reacoex es el de permitir a las entidades de seguros evaluar la calidad de los reaseguradores y corredores de reaseguros del exterior que operen en Colombia a fin de que sólo contraten con aquellos que cumplan con condiciones mínimas de solvencia, experiencia y profesionalismo, entre otros factores.

Por lo tanto, es responsabilidad de las entidades aseguradoras como parte de una adecuada gestión de riesgos y en cumplimiento de sus propios procedimientos de control interno efectuar un análisis respecto de los reaseguradores y corredores de reaseguros del exterior con quienes desean contratar. Ese análisis debe permitirles evaluar la existencia de las mencionadas condiciones, soportado en factores de estabilidad financiera, oportunidad en la atención de sus obligaciones y el conocimiento en el ramo para el cual se contrata. Dicha evaluación debe mantenerse a disposición de la SFC.

Por su propia naturaleza, el Reacoex no implica garantía de cumplimiento de las obligaciones asumidas por el reasegurador o corredor de reaseguros del exterior, ni supone respaldo de ninguna naturaleza por parte de la SFC.

1.2. Efectos de la inscripción

La SFC puede autorizar la inscripción en el Reacoex a aquellas entidades reaseguradoras y corredores de reaseguros del exterior que satisfagan los requisitos de carácter general establecidos en el presente instructivo. Dicha inscripción faculta a las entidades reaseguradoras del exterior exclusivamente para aceptar o ceder en Colombia responsabilidades en reaseguro y a los corredores de reaseguro del exterior para intermediar en el país en la celebración de tales contratos, con las entidades de seguros debidamente constituidas en Colombia.

Sin perjuicio de lo señalado en el numeral 3º, artículo 94 del EOSF sobre reaseguradoras del exterior, lo establecido en el párrafo anterior supone que sólo aquellas entidades de reaseguro y corredores de reaseguros del exterior que se encuentren inscritas en el Reacoex tienen autorización para actuar en el mercado colombiano de los reaseguros.

1.3. Criterios aplicables para la inscripción

1.3.1. De una entidad reaseguradora del exterior

Para efectos de la inscripción en el Reacoex de una entidad reaseguradora del exterior, la evaluación y la decisión se toma con base en la calificación que haya sido otorgada por una agencia calificadora internacional, de aquellas consideradas como elegibles por la SFC. Para este propósito, la calificación aportada por la entidad de reaseguros del exterior que aspire a ser inscrita en el registro no puede tener una antigüedad mayor a 12 meses, y debe revelar condiciones mínimas de seguridad, solvencia y capacidad para asumir responsabilidades en reaseguro.

1.3.2. De un corredor de reaseguros del exterior

Para efectos de la inscripción en el Reacoex de un corredor de reaseguros del exterior, la decisión que se adopte depende y está condicionada a que el aspirante acredite el requisito de capital para efectuar operaciones de corretaje de reaseguro en Colombia, constituya previamente y mantenga vigente una garantía o póliza de infidelidad y riesgos financieros y una de responsabilidad civil que ampare los perjuicios que, por causa de errores y omisiones, ocasionen a las entidades aseguradoras nacionales que eventualmente contraten con su concurso.

2. Procedimiento de inscripción

2.1. Sujetos legitimados para presentar la solicitud

La solicitud de inscripción de un reasegurador o corredor de reaseguros del exterior se debe presentar mediante escrito remitido directamente por la entidad interesada o a través de apoderado. Igualmente, dicha solicitud puede ser presentada por el representante legal de una entidad aseguradora o intermediario de reaseguros debidamente constituidos en el país o por uno de éstos últimos que ya esté inscrito en el Reacoex. En cualquiera de estos casos es necesario que se encuentren expresamente facultados mediante documento legal otorgado para tal efecto por el aspirante a ser inscrito.

2.2. Reglas relativas a la solicitud

2.2.1. Contenido y forma de la solicitud de inscripción de entidades reaseguradoras del exterior

Para la inscripción de un reasegurador del exterior en el Reacoex, la solicitud debe estar acompañada de la siguiente información y documentos:

2.2.1.1. Nombre completo, domicilio social, dirección, teléfonos, fax y direcciones electrónicas del reasegurador del exterior aspirante.

2.2.1.2. El nombre del o de los representantes legales de la sociedad y del apoderado especial para recibir notificaciones en Colombia.

2.2.1.3. Certificado o documento legal válido que acredite la existencia y la representación legal de la entidad reaseguradora expedido por la autoridad competente en su país de origen, en el cual se acredite su capacidad para asumir riesgos en reaseguro desde el extranjero.

2.2.1.4. Los estados financieros auditados correspondientes al último ejercicio de la compañía reaseguradora.

2.2.1.5. Original o copia del documento expedido por una agencia calificadora de riesgo de las señaladas en el subnumeral 3.7. del presente capítulo que cumpla con todos los requisitos señalados en ese numeral.

2.2.1.6. Con la solicitud de inscripción se debe presentar el documento que acredite la representación legal o el poder debidamente diligenciado.

2.2.1.7. Demostrar solvencia patrimonial igual o superior al monto de capital suscrito y pagado exigido a las sociedades reaseguradoras para su constitución en Colombia, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

Sin perjuicio de lo establecido en el subnumeral 1.3 del presente capítulo, la SFC puede exigir u obtener por otros medios cualquier otra información y documentación que a su juicio considere necesaria para el propósito de formarse un criterio adecuado sobre el aspirante y contar con suficientes elementos de juicio al momento de decidir sobre una solicitud de inscripción en particular.

La solicitud y toda la documentación que se anexe a la misma deben presentarse en idioma español. En caso de presentarse en idioma diferente, dichos documentos deben venir acompañados de su respectiva traducción oficial al español. Así mismo, los documentos a que se refieren los subnumerales 2.2.1.3. y 2.2.1.6. del presente capítulo deben cumplir con las formalidades previstas en la ley para los documentos otorgados en el exterior, es decir, venir debidamente legalizados.

2.2.2. Contenido y forma de la solicitud de inscripción de corredores de reaseguros del exterior

Para la inscripción de un corredor de reaseguros del exterior en el Reacoex la solicitud debe estar acompañada de la siguiente información y documentos:

2.2.2.1. Nombre completo, domicilio social, dirección, teléfonos, fax y direcciones electrónicas del corredor de reaseguros del exterior aspirante. Así mismo, debe indicarse la dirección y el número de teléfono dentro del territorio nacional para recibir notificaciones.

2.2.2.2. El nombre del o de los representantes legales de la sociedad y del apoderado especial para recibir notificaciones en Colombia.

2.2.2.3. Certificado o documento legal válido que acredite la existencia y la representación legal del corredor de reaseguros expedido por la autoridad competente en su país de origen, en el cual se acredite su capacidad para intermediar en el reaseguro de riesgos cedidos desde el extranjero.

2.2.2.4. Copia de la garantía o de las pólizas de infidelidad y riesgos financieros y de responsabilidad civil que ampare los perjuicios que, por causa de errores y omisiones, ocasionen a las entidades aseguradoras nacionales que eventualmente contraten con su concurso.

2.2.2.5. Demostrar que dispone de un capital suscrito y pagado igual o superior a aquel exigido a los corredores de reaseguro para su constitución en Colombia, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

2.2.2.6. Documento en el cual la entidad explique sus políticas en materia de selección de los reaseguradores y de suministro de información a los cedentes sobre la solvencia de los reaseguradores.

2.2.2.7. Con la solicitud de inscripción se debe presentar el documento que acredite la representación legal o el poder debidamente diligenciado.

No obstante el cumplimiento de los anteriores requisitos, la SFC podrá exigir cualquier otra información que a su juicio considere necesaria para evaluar la solvencia, experiencia y profesionalismo del reasegurador.

La solicitud y toda la documentación que se anexe a la misma deben presentarse en idioma español. En caso de presentarse en idioma diferente, dichos documentos deben venir acompañados de su respectiva traducción oficial al español. Así mismo, los documentos a que se refieren los subnumerales 2.2.1.3. y 2.2.1.7. del presente capítulo deben cumplir con las formalidades previstas en la ley para los documentos otorgados en el exterior, es decir, venir debidamente legalizados.

2.3. Negación de la solicitud de inscripción

Dado el objeto del Reacoex señalado en el subnumeral 1.1. del presente capítulo, la SFC puede negar las solicitudes de inscripción de aquellas entidades de reaseguros del exterior cuya calificación y por ende, su idoneidad sea desvirtuada con motivo de información adicional, que provenga de la solicitud de inscripción o de otra fuente. Igual facultad se predica respecto de las solicitudes de corredores de reaseguros del exterior cuando la SFC pueda establecer que no cuentan con políticas sanas en materia de selección de los reaseguradores y no cuentan con procedimientos adecuados y serios para el permanente suministro a los cedentes de información objetiva y clara sobre la solvencia de los reaseguradores.

Con base en los criterios aplicables para la evaluación de la solicitud establecidos en el subnumeral 1.3. del presente capítulo, la SFC decidirá si acepta o no inscribir en el Reacoex a una entidad de reaseguros o corredor de reaseguros del exterior. Dicha inscripción se otorgará con una vigencia indefinida siempre que se cumplan y mantengan vigentes los criterios indicados en el subnumeral 1.3. del presente capítulo y sin perjuicio de la facultad de la SFC para suspender o cancelar dicha inscripción de acuerdo con lo señalado en este instructivo.

3. Reglas particulares de operación del registro

3.1. Remisión periódica de información

Dentro del primer semestre de cada año calendario, la entidad de reaseguros del exterior inscrita en el Reacoex debe remitir a la SFC el documento original o copia del mismo en el que se acredite la vigencia o la revisión de la calificación otorgada por alguna de las agencias calificadoras internacionales consideradas elegibles por la SFC.

Con todo, en el evento de que durante el año calendario la calificación de la reaseguradora del exterior sea disminuida por debajo de la calificación mínima admitida, se debe enviar a la SFC dentro de los 30 días corrientes a la fecha en que se produjo tal circunstancia, original o copia legalizada del respectivo documento que la acredite.

Dentro de los 2 primeros meses de cada año calendario, el corredor de reaseguros del exterior inscrito debe remitir a la SFC copia de la garantía o de las pólizas de infidelidad y riesgos financieros y de responsabilidad civil a que se refiere elsubnumeral 1.3.2en donde conste la vigencia de dicho cubrimiento durante el año calendario correspondiente.

La remisión periódica de la información a que se refiere el presente numeral, así como su actualización, puede ser enviada a través de la entidad aseguradora, del intermediario de reaseguros o del apoderado que presentó la solicitud de inscripción por cuenta de la entidad de reaseguros del exterior en los términos del subnumeral 2.1.del presente capítulo.

3.2. Suspensión y cancelación de la inscripción

La SFC suspenderá mediante acto administrativo la inscripción del respectivo reasegurador o corredor de reaseguros cuando no remita la información completa a que se refiere el subnumeral anterior dentro de los plazos allí establecidos. Igualmente, la SFC podrá suspender mediante acto administrativo la inscripción del respectivo reasegurador o corredor de reaseguros en el evento en que no atienda cualquier requerimiento efectuado por esta Superintendencia.

En tales casos, se solicitarán las explicaciones correspondientes y se evaluarán las mismas a fin de determinar si existe causal eximente de responsabilidad. De existir causal justificativa se dará un plazo para subsanar o corregir la deficiencia la cual, una vez efectuada, dará lugar al restablecimiento de la inscripción.

La SFC procederá a cancelar definitivamente el registro, sin que pueda presentarse nueva solicitud dentro de los 2 años siguientes contados a partir de la fecha en que la entidad o el corredor hayan sido excluidos del Reacoex, en cualquiera de los siguientes casos:

3.2.1. Entidades reaseguradoras del exterior

3.2.1.1. Cuando el inscrito no responda a la solicitud de explicaciones por la suspensión dentro del plazo otorgado.

3.2.1.2. Cuando tales explicaciones remitidas no sean justificadas.

3.2.1.3. Cuando no se subsanen o corrijan las deficiencias que dieron origen a la suspensión dentro del plazo otorgado.

3.2.1.4. Cuando reduzcan su calificación por debajo de la mínima admisible o cuando reduzca su capital social a una suma inferior al monto mínimo de capital que deben acreditar las entidades reaseguradoras para su constitución en Colombia conforme lo previsto en el artículo 80 del EOSF.

3.2.1.5. Cuando la entidad reaseguradora del exterior haya sido reportada por más de una aseguradora, reaseguradora o corredor de reaseguros, por haber incurrido en mora superior a 3 meses en el pago de sus obligaciones.

3.2.1.6. Cuando la entidad inscrita se encuentre en cualquiera de las siguientes situaciones: aviso de cesación de pagos, declaratoria de quiebra, intervención judicial o administrativa, causal de disolución, acuerdo de acreedores, insolvencia, proceso concursal de cualquier naturaleza o figuras equivalentes, de conformidad con la legislación del país de origen o de sede principal y/o en cualquier otra jurisdicción.

3.2.1.7. A petición de la entidad reaseguradora, caso en el cual la SFC informará de tal circunstancia en el acto administrativo respectivo.

3.2.1.8. Cuando haya sido revocada la autorización de la oficina de representación de la entidad reaseguradora del exterior.

3.2.2. Corredores de reaseguros

3.2.2.1. Cuando no mantengan vigente o no renueven las garantías o pólizas a que se refiere el subnumeral 1.3.2. o reduzca su capital social a una suma inferior al monto mínimo de capital que deben acreditar los corredores de reaseguros para su constitución en Colombia conforme con las disposiciones legales vigentes.

3.2.2.2. Cuando el corredor de reaseguros haya sido reportado por más de una aseguradora, reaseguradora o corredor de reaseguros por haber incurrido en retención de dineros relacionados con el desarrollo su actividad.

3.2.2.3. Cuando el corredor de reaseguros haya sido reportado por más de una aseguradora, reaseguradora o corredor de reaseguros por haber confirmado la colocación de reaseguros sin haber obtenido respaldo completo a la fecha en que la entidad aseguradora asuma el riesgo o sin indicación de los reaseguradores que respalden la colocación.

3.2.2.4. Cuando la entidad inscrita se encuentre en cualquiera de las siguientes situaciones: aviso de cesación de pagos, declaratoria de quiebra, intervención judicial o administrativa, causal de disolución, acuerdo de acreedores, insolvencia, proceso concursal de cualquier naturaleza o figuras equivalentes, de conformidad con la legislación del país de origen o de sede principal y/o en cualquier otra jurisdicción.

3.2.2.5. A petición de la entidad de la corredora de reaseguros, caso en el cual la SFC informará de tal circunstancia en el acto administrativo respectivo.

3.2.2.6. Cuando haya sido revocada la autorización de la oficina de representación de la entidad reaseguradora del exterior.

3.3. Prácticas inseguras en la contratación e intermediación de reaseguros del exterior

Se califican como prácticas inseguras las siguientes conductas de las entidades aseguradoras y corredores de reaseguros nacionales:

3.3.1. La intermediación o contratación de cualquier clase de reaseguros con un reasegurador no inscrito en el Reacoex o cuya inscripción se encuentre suspendida o cancelada por la SFC al momento de la negociación.

3.3.2. La intermediación o contratación de reaseguros a través de corredores de reaseguro del exterior no inscritos en el Reacoex o cuya inscripción se encuentre suspendida o cancelada al momento de la negociación.

3.4. Práctica insegura en relación con la remisión de información.

Se califica como práctica insegura por parte de las entidades aseguradoras o corredores de reaseguros nacionales, la omisión de informar a la SFC alguna de las siguientes circunstancias relacionadas con reaseguradores o corredores de reaseguros del exterior inscritos en el Reacoex:

3.4.1. Mora superior a 3 meses en el pago de sus obligaciones por parte de las entidades reaseguradoras del exterior.

3.4.2. Aviso de cesación de pagos, declaratoria de quiebra, intervención judicial o administrativa, causal de disolución, acuerdo de acreedores, insolvencia de la entidad, proceso concursal de cualquier naturaleza o figuras equivalentes, de conformidad con la legislación del país de origen o de sede principal.

3.4.3. Retención de dineros relacionados con el desarrollo de su actividad por parte del corredor de reaseguros del exterior.

3.4.4. La confirmación de colocaciones por parte del corredor de reaseguros del exterior sin haber obtenido respaldo completo o sin indicación de los reaseguradores que respaldan el reaseguro.

3.5. Publicidad del registro y su contenido

La inscripción de un reasegurador del exterior, incluido Lloyd´s de Londres o de un corredor de reaseguros del exterior en el Reacoex, así como la suspensión y cancelación de la inscripción, se informa a las entidades del sector asegurador y al público en general por la SFC, mediante publicación realizada a través de la página web de la SFC.

Por el mismo medio, la SFC publica trimestralmente la lista de reaseguradores y corredores de reaseguros del exterior inscritos en dicho registro, con su respectiva calificación y la agencia que la expidió. En dicha lista también se publican la lista de aquellos cuya inscripción haya sido suspendida o cancelada del registro.

Cualquier persona tendrá libre acceso a la información consignada en el Reacoex y puede obtener copia de la información que en él reposa.

La solicitud de inscripción en el Reacoex supone la aceptación, por parte de la entidad reaseguradora o corredor de reaseguros del exterior, de que la información en él contenida tiene un carácter público y puede ser objeto de intercambio con otras autoridades de supervisión.

3.6. Régimen de actualización de la inscripción para Lloyd's de Londres

Para efectos de la actualización de la inscripción de Lloyd´s de Londres en el Reacoex, se requiere que su consejo de administración presente solicitud escrita, acompañada de la siguiente documentación:

3.6.1. Original o copia del documento expedido por una agencia calificadora de riesgo de las señaladas en el subnumeral 3.7. del presente capítulo, en el cual conste que la entidad reaseguradora posee una calificación equivalente como mínimo a alguna de las establecidas en ese numeral. Dicha calificación no puede corresponder a una fecha anterior a 12 meses de la solicitud de actualización.

3.6.2. Copia del documento mediante el cual se formaliza la cadena de seguridad.

3.6.3. Lista de los sindicatos miembros de Lloyd´s.

La documentación que no haya sido originalmente otorgada en inglés o español, debe acompañarse con la correspondiente traducción a alguno de esos dos idiomas.

Adicionalmente deben tenerse en cuenta en lo pertinente las instrucciones establecidas en los subnumerales 2.1, 3.1, 3.2 y 3.3 del presente capítulo.

Los sindicatos no requerirán inscripción individual.

3.7. Agencias calificadoras de riesgo admisibles para la inscripción y calificaciones mínimas admisibles

A efectos de la inscripción en el Reacoex de entidades reaseguradoras del exterior, se considerarán admisibles las calificaciones internacionales de fortaleza financiera vigentes, que no tengan más de 12 meses de antigüedad realizadas por las siguientes agencias y calificaciones:

Agencia calificadoraCalificación mínima admisible
Standard & Poor´sBBB-
A.M. BestB+
Fitch BBB-
Moody´sBaa3

Cuando la calificación proceda de una agencia calificadora distinta a las señaladas, la SFC evaluará su admisibilidad.Para tal efecto, la entidad interesada debe acreditar que se trata de una agencia calificadora reconocida internacionalmente, así como aportar la siguiente información:

3.7.1. Nombre completo, domicilio social, dirección, teléfono, fax y correo electrónico de la agencia calificadora.

3.7.2. Tabla de calificaciones que aplica la agencia calificadora y tabla comparativa con respecto a alguna de las agencias calificadoras señaladas por vía general.

La SFC evaluará las razones de interés general que se invoquen al momento de solicitar la inscripción de un reasegurador que cuente con calificación “pi”.

En el evento de existir varias calificaciones vigentes sobre una misma reaseguradora se debe tener en cuenta, para el cumplimiento de este requisito, la de mayor riesgo.

3.8. Retrocesiones al exterior

Lo dispuesto en el numeral anterior respecto de las calificaciones internacionales de fortaleza financiera resulta aplicable para los reaseguradores del exterior que asuman los riesgos aceptados en reaseguro por las entidades aseguradoras nacionales.

3.9. Principio de prudencia

Con base en el principio de prudencia en materia contable, la SFC ordenaráa las entidades aseguradoras cedentes la constitución de las reservas a que haya lugar cuando los acuerdos de reaseguro no generen una transferencia de riesgo para el reasegurador, no cumplan con las calificaciones previstas en el subnumeral 3.7 anterior o cuando con base en información pública se pueda inferir un deterioro en la fortaleza financiera del reasegurador, sin perjuicio de las demás medidas de carácter administrativo que, en cada caso, se considere necesario adoptar.

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO II

Prestación de los servicios financieros

CAPÍTULO IV: Registro de entidades aseguradoras e intermediarios de seguro agropecuario del exterior (Raisax)

Contenido

1. Aspectos generales

1.1. Objeto y alcance del Raisax

1.2. Efectos de la inscripción

1.3. Criterios aplicables para la inscripción

2. Procedimiento de inscripción

2.1. Regla relativa a los sujetos legitimados para presentar la solicitud

2.2. Reglas relativas a la solicitud

2.3. Negación de la solicitud de inscripción

3. Reglas particulares de operación del registro

3.1. Remisión periódica de información

3.2. Suspensión y cancelación de la inscripción

3.3. Publicidad del registro y su contenido

3.4. Agencias calificadoras de riesgo admisibles para la inscripción y calificaciones mínimas admisibles

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO II

Prestación de los servicios financieros

CAPÍTULO IV: Registro de entidades aseguradoras e intermediarios de seguro agropecuario del exterior (Raisax)

Las entidades aseguradoras del exterior que pretendan expedir pólizas de seguro agropecuario directamente o por conducto de intermediarios autorizados se deben inscribir en el Raisax, de acuerdo con lo señalado a continuación:

1. Aspectos generales

1.1. Objeto y alcance del Raisax

El objeto del Raisax es el de contribuir con los tomadores de pólizas de seguros agropecuarios, para una mejor evaluación de la calidad e idoneidad de las compañías de seguros del exterior con las que contraten dichas coberturas, en virtud de lo consagrado en la Ley 1450 de 2011.

La mencionada ley permite la concurrencia al mercado nacional de oferentes extranjeros del seguro agropecuario y es deber de la SFC velar para que éstos cumplan con condiciones mínimas de solvencia, experiencia y profesionalismo, entre otros factores.

Por su propia naturaleza, dicho registro no implica garantía de cumplimiento de las obligaciones asumidas por la aseguradora o intermediario de seguros agrícolas del exterior, ni supone respaldo de ninguna naturaleza por parte de la SFC.

1.2. Efectos de la inscripción

La SFC puede autorizar la inscripción en el RAISAX a aquellas entidades aseguradoras e intermediarios de seguros del exterior que satisfagan los requisitos de carácter general establecidos en el presente instructivo. Dicha inscripción faculta a las entidades aseguradoras del exterior exclusivamente para expedir pólizas de seguro agropecuario en los términos de la Ley 69 de 1993.

De esta manera, lo establecido en el párrafo anterior supone que sólo aquellas aseguradoras e intermediarios de seguros del exterior que se encuentren inscritas en el Raisax tienen autorización para actuar en el mercado colombiano del seguro agropecuario.

1.3. Criterios aplicables para la inscripción

1.3.1. De una entidad aseguradora del exterior

Para efectos de la inscripción en el Raisax de una entidad aseguradora del exterior, la evaluación y la decisión de su inscripción se toma con base en la calificación que haya sido otorgada por una agencia calificadora internacional de aquellas consideradas como elegibles por la SFC de acuerdo con lo expuesto en el subnumeral 3.4 del presente capítulo. Para este propósito, la calificación aportada por la entidad aseguradora del exterior que aspire a ser inscrita en el registro no puede tener una antigüedad mayor a 12 meses y debe revelar condiciones mínimas de seguridad, solvencia y capacidad para asumir riesgos de terceros.

1.3.2. De un intermediario de seguros del exterior

Para efectos de la inscripción en el Raisax de un intermediario de seguros del exterior, la decisión que se adopte depende y está condicionada a que el aspirante acredite el requisito de capital para efectuar operaciones de corretaje de seguros en Colombia, constituya previamente y mantenga vigente una garantía o póliza de infidelidad y riesgos financieros, así como una de responsabilidad civil que amparen los perjuicios que, por causa de errores u omisiones, ocasionen a los tomadores de pólizas que eventualmente contraten con su concurso.

2. Procedimiento de inscripción

2.1. Regla relativa a los sujetos legitimados para presentar la solicitud

La solicitud de inscripción de una aseguradora o intermediario de seguros del exterior se debe presentar mediante escrito remitido directamente por la entidad interesada o a través de apoderado expresamente facultado mediante documento legal otorgado para tal efecto por el aspirante a ser inscrito.

2.2. Reglas relativas a la solicitud

2.2.1. Contenido y forma de la solicitud de inscripción de entidades aseguradoras del exterior

Para la inscripción de una aseguradora del exterior en el Raisax la solicitud debe estar acompañada de la siguiente información y documentos:

2.2.1.1. Nombre completo, país de origen, domicilio social, dirección, teléfonos, fax y direcciones electrónicas del asegurador del exterior aspirante.

2.2.1.2. El nombre del o de los representantes legales de la sociedad y del apoderado especial para recibir notificaciones en Colombia.

2.2.1.3. Certificado o documento legal válido que acredite la existencia y representación legal de la entidad aseguradora expedido por la autoridad competente en su país de origen, en el cual se acredite su capacidad para asumir riesgos desde el extranjero.

2.2.1.4. Los estados financieros auditados correspondientes al último ejercicio de la compañía aseguradora.

2.2.1.5. Original o copia del documento expedido por una agencia calificadora de riesgo de las señaladas en el subnumeral 3.4. del presente capítulo que cumpla con todos los requisitos señalados en ese numeral.

2.2.1.6. Con la solicitud de inscripción se debe presentar el documento que acredite la representación legal o el poder debidamente diligenciado.

2.2.1.7. Demostrar solvencia patrimonial igual o superior al monto de capital suscrito y pagado exigido a las sociedades aseguradoras para su constitución en Colombia, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

2.2.1.8. Copia de la póliza y de la nota técnica correspondiente al seguro agropecuario que se pretenda comercializar en Colombia.

2.2.1.9. Cada vez que se pretenda comercializar un nuevo producto agrícola, debe remitirse previamente el modelo de póliza.

Sin perjuicio de lo establecido en el subnumeral 1.3 del presente capítulo, la SFC puede exigir u obtener por otros medios cualquier otra información y documentación que a su juicio considere necesaria para formarse un criterio adecuado sobre el aspirante y contar con suficientes elementos de juicio al momento de decidir sobre una solicitud de inscripción en particular.

La solicitud y toda la documentación que se anexe a la misma deben presentarse en español. En caso de presentarse en idioma diferente, dichos documentos deben venir acompañados de su respectiva traducción oficial a este idioma. Así mismo, los documentos a que se refieren los subnumerales 2.2.1.3. y 2.2.1.6. del presente capítulo deben cumplir con las formalidades previstas en la ley para los documentos otorgados en el exterior.

2.2.2. Contenido y forma de la solicitud de inscripción de intermediarios de seguros del exterior

Para la inscripción de un intermediario de seguros del exterior en el Raisax la solicitud debe estar acompañada de la siguiente información y documentos:

2.2.2.1. Nombre completo, país de origen, domicilio social, dirección, teléfonos, fax y direcciones electrónicas del intermediario aspirante. Así mismo, debe indicarse la dirección y el número de teléfono dentro del territorio nacional para recibir notificaciones.

2.2.2.2. El nombre del o de los representantes legales de la sociedad y del apoderado especial para recibir notificaciones en Colombia.

2.2.2.3. Certificado o documento legal válido que acredite la existencia y la representación legal del intermediario de seguros expedido por la autoridad competente en su país de origen, en el cual se acredite su capacidad para intermediar en el seguro de riesgos cedidos desde el extranjero.

2.2.2.4. Copia de la garantía o de las pólizas de infidelidad y riesgos financieros y de responsabilidad civil que amparen los perjuicios que, por causa de errores y omisiones, ocasionen a asegurados que eventualmente contraten con su concurso.

2.2.2.5. Demostrar que dispone de un capital suscrito y pagado igual o superior a aquel exigido a los corredores de seguros para su constitución en Colombia, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

2.2.2.6. Documento en el cual la entidad explique sus políticas en materia de selección de los aseguradores y de suministro de información a los tomadores de pólizas sobre la solvencia de los mismos.

2.2.2.7. Con la solicitud de inscripción se debe presentar el documento que acredite la representación legal o el poder debidamente diligenciado por cada entidad aseguradora de la que aspire suscribir y colocar pólizas de seguro agropecuario en el territorio nacional, las mismas deben estar inscritas en el Raisax.

No obstante el cumplimiento de los anteriores requisitos, la SFC podrá exigir cualquier otra información que a su juicio considere necesaria para evaluar la solvencia, experiencia y profesionalismo del asegurador.

La solicitud y toda la documentación que se anexe a la misma deben presentarse en español. En caso de presentarse en idioma diferente, dichos documentos deben venir acompañados de su respectiva traducción oficial al español. Así mismo, los documentos a que se refieren los subnumerales 2.2.2.3. y 2.2.2.7 deben cumplir con las formalidades previstas en la ley para los documentos otorgados en el exterior, es decir, venir debidamente legalizados.

2.3. Negación de la solicitud de inscripción

Dado que el objeto del Raisax es el de proporcionar información a los tomadores de pólizas agropecuarias acerca de cuáles son las entidades de seguros del exterior que por su calificación reflejan condiciones mínimas de solvencia, experiencia y profesionalismo, y por ello están autorizadas para actuar en el mercado colombiano, a fin de que tengan mayores elementos de juicio al momento de analizar la idoneidad de la entidad con la que pretendan contratar un segurola SFC puede negar las solicitudes de inscripción de aquellas entidades aseguradoras del exterior cuya calificación y por ende su idoneidad, sea desvirtuada con motivo de información adicional ya sea que provenga de la solicitud de inscripción o de otra fuente.

Igual facultad se predica respecto de las solicitudes de intermediarios cuando la SFC pueda establecer que no cuentan con políticas y procedimientos adecuados en materia de selección de aseguradoras del exterior y suministro a los tomadores de información objetiva y clara sobre la solvencia de las aseguradoras que representan.

Con base en los criterios aplicables para la evaluación de la solicitud establecidos en el subnumeral 1.3. del presente capítulo, la SFC decidirá si acepta o no inscribir en el Raisax a una entidad aseguradora o intermediario de seguros del exterior. Dicha inscripción se otorgará con una vigencia indefinida siempre que se cumplan y mantengan vigentes los criterios indicados en el subnumeral 1.3. del presente capítulo y sin perjuicio de la facultad de la SFC para suspender o cancelar dicha inscripción.

3. Reglas particulares de operación del registro

3.1. Remisión periódica de información

Dentro del primer semestre de cada año calendario, la entidad aseguradora del exterior inscrita en el Raisax debe remitir a la SFC el documento original o copia del mismo en el que se acredite la vigencia o la revisión de la calificación otorgada por alguna de las agencias calificadoras internacionales consideradas elegibles por la SFC.

Con todo, en el evento de que durante el año calendario la calificación de la aseguradora del exterior sea modificada, se debe enviar a la SFC, dentro de los 30 días corrientes a la fecha en que se produjo tal circunstancia, original o copia legalizada del respectivo documento que la acredite.

Dentro de los 2 primeros meses de cada año calendario, el intermediario de seguros del exterior inscrito debe remitir a la SFC la siguiente información:

3.1.1. Copia de la garantía o de las pólizas de infidelidad y riesgos financieros y de responsabilidad civil a que se refiere el subnumeral 1.3.2 en donde conste la vigencia de dicho cubrimiento durante el año calendario correspondiente.

3.1.2. Copia del certificado de autorización expedido por la entidad aseguradora del exterior, y

3.1.3. Copia del documento que acredite la autorización para realizar actividades de intermediación de seguros, de que trata el subnumeral 2.2.2.7. del presente capítulo.

La remisión periódica de la información a que se refiere el presente numeral, así como su actualización, puede ser remitida a través de la entidad aseguradora, del intermediario de seguros o del apoderado que presentó la solicitud de inscripción por cuenta de la entidad aseguradora del exterior en los términos del subnumeral 2.1. del presente capítulo.

3.2. Suspensión y cancelación de la inscripción

La SFC podrá suspender la inscripción del respectivo asegurador o intermediario de seguros del exterior cuando no remita la información completa a que se refiere el subnumeral anterior dentro de los plazos establecidos o en el evento en que no atienda algún requerimiento de información efectuado por esta Superintendencia.

En tales casos se solicitarán las explicaciones correspondientes y se evaluarán las mismas a fin de determinar si existe causal eximente de responsabilidad. De existir causal justificativa se dará un plazo para subsanar o corregir la deficiencia la cual, una vez efectuada, dará lugar al restablecimiento de la inscripción.

La SFC procederá a cancelar definitivamente el registro, sin que pueda presentarse nueva solicitud dentro de los 2 años siguientes contados a partir de la fecha en que la entidad o el intermediario hayan sido excluidos del Raisax, en una de las siguientes situaciones, entre otras:

3.2.1. Entidades aseguradoras del exterior

3.2.1.1. Cuando el inscrito no responda a la solicitud de explicaciones por la suspensión dentro del plazo otorgado.

3.2.1.2. Cuando tales explicaciones remitidas no contengan una justificación suficiente.

3.2.1.3. Cuando no se subsanen o corrijan las deficiencias que dieron origen a la suspensión dentro del plazo otorgado.

3.2.1.4. Cuando reduzcan su calificación por debajo de la mínima admisible o cuando reduzca su capital social a una suma inferior al monto mínimo de capital que deben acreditar las entidades aseguradoras para su constitución en Colombia.

3.2.1.5. Cuando la entidad inscrita se encuentre en cualquiera de las siguientes situaciones: aviso de cesación de pagos, declaratoria de quiebra, intervención judicial o administrativa, causal de disolución, acuerdo de acreedores, insolvencia, proceso concursal de cualquier naturaleza o figuras equivalentes, de conformidad con la legislación del país de origen o de sede principal y/o en cualquier otra jurisdicción.

3.2.1.6. A petición de la entidad aseguradora, caso en el cual la SFC informará de tal circunstancia en el acto administrativo respectivo.

3.2.1.7. Cuando la SFC conozca de reclamaciones de los consumidores financieros que a su juicio ameriten la suspensión y/o cancelación.

3.2.2. Intermediarios de seguros del exterior

3.2.2.1. Cuando no mantengan vigente o no renueven las garantías o pólizas a que se refiere el subnumeral 1.3.2. o reduzca su capital social a una suma inferior al monto mínimo de capital que deben acreditar los corredores de seguros para su constitución en Colombia conforme con las disposiciones legales vigentes.

3.2.2.2. Cuando el intermediario de seguros haya sido reportado por haber incurrido en retención de dineros relacionados con el desarrollo su actividad.

3.2.2.3. Cuando el intermediario de seguros haya sido reportado constantemente por haber confirmado la colocación del riesgo sin haber obtenido respaldo completo a la fecha en que la entidad aseguradora asuma el riesgo o sin indicación que respalde la colocación.

3.2.2.4. Cuando la entidad inscrita se encuentre en cualquiera de las siguientes situaciones: aviso de cesación de pagos, declaratoria de quiebra, intervención judicial o administrativa, causal de disolución, acuerdo de acreedores, insolvencia, proceso concursal de cualquier naturaleza o figuras equivalentes, de conformidad con la legislación del país de origen o de sede principal y/o en cualquier otra jurisdicción.

3.2.2.5. A petición del intermediario, caso en el cual la SFC informará de tal circunstancia en el acto administrativo respectivo.

3.2.2.6. Cuando haya sido revocada la autorización de la entidad aseguradora del exterior.

3.2.2.7. Cuando la SFC conozca de reclamaciones de los consumidores financieros que a su juicio ameriten la suspensión y/o cancelación.

3.3. Publicidad del registro y su contenido

La inscripción de un asegurador o un intermediario de seguros del exterior en el Raisax, así como la suspensión y cancelación de la inscripción, se informa a las entidades del sector asegurador y al público en general por la SFC, mediante publicación realizada a través de la página web de la SFC.

Por el mismo medio, la SFC publicará trimestralmente la lista de compañías e intermediarios de seguros del exterior inscritos en dicho registro, con su respectiva calificación y la agencia que la expidió, así como la de aquellas cuya inscripción haya sido suspendida o cancelada del registro.

Cualquier persona tendrá libre acceso a la información consignada en el Raisax y puede obtener copia de la información que en él reposa.

La solicitud de inscripción en el Raisax supone la aceptación, por parte de la entidad aseguradora o intermediario de seguros del exterior, de que la información en él contenida tiene un carácter público y puede ser objeto de intercambio con otras autoridades de supervisión.

3.4. Agencias calificadoras de riesgo admisibles para la inscripción y calificaciones mínimas admisibles

Para efectos de la inscripción en el Raisax se considerarán admisibles las calificaciones internacionales de fortaleza financiera vigentes, que no tengan más de 12 meses de antigüedad realizadas por las siguientes agencias y calificaciones:

Agencia calificadoraCalificación mínima admisible
Standard & Poor´sBBB-
A.M. BestB+
Fitch BBB-
Moody´sBaa3

Cuando la calificación proceda de una agencia calificadora distinta a las señaladas, la SFC evaluará su admisibilidad. Para tal efecto, la entidad interesada debe acreditar que se trata de una agencia calificadora reconocida internacionalmente, así como aportar la siguiente información:

3.4.1. Nombre completo, domicilio social, dirección, teléfono, fax y correo electrónico de la agencia calificadora.

3.4.2. Tabla de calificaciones que aplica la agencia calificadora y tabla comparativa con respecto a alguna de las agencias calificadoras señaladas por vía general.

La SFC evaluará las razones de interés general que se invoquen al momento de solicitar la inscripción de un asegurador que cuente con calificación “pi”.

En el evento de existir varias calificaciones vigentes sobre una misma aseguradora se debe tener en cuenta, para el cumplimiento de este requisito, la de mayor riesgo.

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO II

Prestación de los servicios financieros

CAPÍTULO V: Registro de aseguradoras del exterior que ofrezcan seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional y el lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites) –, así como seguros que amparen mercancías en tránsito internacional – Raimat.

Contenido

1. Aspectos generales

1.1. Objetivo y alcance del Raimat

1.2. Efectos de la inscripción

2. Procedimiento de inscripción

2.1. Regla relativa a los sujetos legitimados para presentar la solicitud

2.2. Contenido y forma de la solicitud de inscripción de entidades aseguradoras del exterior

2.3. Régimen de inscripción para los miembros de Lloyd's

2.4. Negación de la solicitud de inscripción

3. Reglas particulares de operación del registro

3.1. Remisión periódica de información

3.2. Suspensión y cancelación de la inscripción

3.3. Publicidad del registro y su contenido

3.4. Agencias calificadoras de riesgo admisibles para la inscripción y calificaciones mínimas admisibles

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO II

Prestación de los servicios financieros

CAPÍTULO V: Registro de aseguradoras del exterior que ofrezcan seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional y el lanzamiento y transporte espacial, así como seguros que amparen mercancías en tránsito internacional – (incluyendo satélites) – Raimat.

El artículo 61 de la Ley 1328 de 2009 modificó el artículo 39 del EOSF, en cuanto a la concurrencia al mercado nacional de oferentes extranjeros de los seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional y, el lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites), que amparen los riesgos vinculados a las mercancías objeto de transporte, el vehículo que transporte las mercancías y la responsabilidad civil que pueda derivarse de los mismos, así como seguros que amparen mercancías en tránsito internacional.

Para tal efecto las entidades aseguradoras del exterior que pretendan ofrecer en el territorio colombiano, directamente o por conducto de intermediarios de seguros, los seguros antes mencionados, deben inscribirse en el Registro de Aseguradoras del Exterior que ofrezcan Seguros Asociados al Transporte Marítimo Internacional, la Aviación Comercial Internacional y el Lanzamiento y Transporte Espacial (incluyendo satélites) – Raimat, de acuerdo con las reglas que se señalan a continuación:

1. Aspectos generales

1.1. Objetivo y alcance del Raimat

El objetivo del Raimat es proporcionarle a los tomadores de pólizas de los seguros antes indicados, mayor información para que realicen una adecuada evaluación de la calidad, idoneidad, experiencia y profesionalismo, entre otros factores, de las entidades aseguradoras del exterior que ofrecen dichos seguros en Colombia.

El registro de las entidades aseguradoras del exterior en el Raimat no implica garantía de cumplimiento de las obligaciones asumidas por éstas, ni supone vigilancia o respaldo de ninguna naturaleza por parte de la SFC. Es responsabilidad exclusiva del tomador al momento de contratar, verificar las entidades aseguradoras del exterior que se encuentran inscritas en dicho registro, así como los intermediarios autorizados por éstas para comercializar sus productos, e informarse directamente con ellos sobre los productos o servicios que piensan adquirir, indagando sobre las condiciones particulares de cada operación.

La SFC no ejerce actividades de inspección y vigilancia sobre las entidades aseguradoras del exterior inscritas en el Raimat, ni de sus intermediarios autorizados, por lo que carece de competencia para adelantar investigaciones de naturaleza administrativa respecto de los mismos. En este sentido, las entidades aseguradoras del exterior no tienen la calidad de entidades vigiladas por esta Superintendencia y, por lo tanto, las personas naturales o jurídicas que celebren un contrato de seguros con dichas entidades, no tienen la calidad de consumidor financiero a la luz del artículo 2º de la Ley 1328 de 2009.

En consecuencia, la SFC no tiene competencia para resolver las quejas o reclamos que se presenten en relación con las entidades aseguradoras del exterior y/o los intermediarios autorizados por éstas, por lo cual las mismas deben ser presentadas siguiendo los procedimientos y a través de los canales dispuestos por éstas para el efecto. Lo anterior sin perjuicio de la inspección y vigilancia que ejerce esta Superintendencia respecto de los corredores de seguros nacionales.

1.2. Efectos de la inscripción

La SFC inscribirá en el Raimat a aquellas entidades aseguradoras del exterior que satisfagan los requisitos de carácter general establecidos en el presente instructivo. Dicha inscripción faculta a las entidades aseguradoras del exterior y a los intermediarios de seguros autorizados por éstas a ofrecer en el territorio colombiano, pólizas de seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional y, el lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites), que amparen los riesgos vinculados a las mercancías objeto de transporte, el vehículo que transporte las mercancías y la responsabilidad civil que pueda derivarse de los mismos, así como pólizas de seguros que amparen mercancías en tránsito internacional en los términos del citado artículo 39 del EOSF.

De esta manera, sólo aquellas entidades aseguradoras del exterior que se encuentren inscritas en el Raimat están facultadas para ofrecer en el mercado colombiano directamente o a través de los intermediarios de seguros autorizados por éstas, las pólizas mencionadas en el inciso anterior.

2. Procedimiento de inscripción

2.1. Regla relativa a los sujetos legitimados para presentar la solicitud

La solicitud de inscripción de una entidad aseguradora del exterior se debe presentar mediante escrito remitido a esta Superintendencia directamente por la entidad interesada o a través de apoderado expresamente facultado, mediante documento legal otorgado para tal efecto, por el aspirante a ser inscrito.

2.2. Contenido y forma de la solicitud de inscripción de entidades aseguradoras del exterior

Para la inscripción de una entidad aseguradora del exterior en el Raimat, la solicitud debe estar acompañada de la siguiente información y documentos:

2.2.1. Nombre completo, domicilio principal, dirección, teléfonos, fax y direcciones electrónicas de la entidad aseguradora del exterior que solicita el registro.

2.2.2. El nombre e identificación de los representantes legales de la entidad aseguradora del exterior y del apoderado especial para recibir notificaciones en Colombia, así como el poder debidamente otorgado para el efecto según la normativa aplicable.

2.2.3. Certificación expedida por la autoridad que supervisa a la entidad aseguradora del exterior en el país donde ésta tiene su domicilio principal, en la cual se acredite su existencia, domicilio principal, representantes legales y en la que conste su capacidad para comercializar seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional y, el lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites), que amparen los riesgos vinculados a las mercancías objeto de transporte, el vehículo que transporte las mercancías y la responsabilidad civil que pueda derivarse de los mismos, así como seguros que amparen mercancías en tránsito internacional. En dicha certificación también se deberá acreditar la existencia en ese país de normas relativas a la prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo (AMLCFT por sus siglas en inglés), de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades aseguradoras supervisadas.

2.2.4. Demostrar solvencia patrimonial igual o superior al monto de capital suscrito y pagado exigido a las entidades aseguradoras para su constitución en Colombia, más el patrimonio requerido para operar los ramos a explotar, de conformidad con las disposiciones legales vigentes en Colombia, para lo cual debe presentar los estados financieros auditados correspondientes al último ejercicio de la entidad aseguradora del exterior.

2.2.5. Original o copia del documento expedido por una agencia calificadora de riesgo de las señaladas en el subnumeral 3.4del presente capítulo, que otorgue una calificación internacional de fortaleza financiera que cumpla con todos los requisitos señalados en ese numeral.

Cuando se trate de una solicitud de inscripción de una entidad aseguradora del exterior, cuyo domicilio principal sea uno de los países que tengan vigente un TLC con Colombia con capítulo de servicios financieros, que incluya el comercio transfronterizo de seguros, no se exigirá este requisito.

2.2.6. Información sobre los seguros que pretende ofrecer en Colombia, esto es: transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional, y el lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites) que amparen los riesgos vinculados a las mercancías objeto de transporte, el vehículo que transporte las mercancías y la responsabilidad civil que pueda derivarse de los mismos, así como seguros que amparen mercancías en tránsito internacional.

2.2.7. Nombre completo, país, domicilio principal, dirección, teléfono, fax y dirección electrónica de los intermediarios de seguros autorizados por la entidad para comercializar en Colombia seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional, y el lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites) que amparen los riesgos vinculados a las mercancías objeto de transporte, el vehículo que transporte las mercancías y la responsabilidad civil que pueda derivarse de los mismos, así como seguros que amparen mercancías en tránsito internacional, emitidos por la entidad aseguradora.

Cada vez que una entidad aseguradora del exterior inscrita en el Raimat autorice a un nuevo intermediario para comercializar en Colombia seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional, y al lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites), que amparen los riesgos vinculados a las mercancías objeto de transporte, el vehículo que transporte las mercancías y la responsabilidad civil que pueda derivarse de los mismos, así como seguros que amparen mercancías en tránsito internacional debe remitir a esta Superintendencia la información descrita en el presente subnumeral.

2.2.8. Información sobre el procedimiento y los canales dispuestos por la entidad aseguradora del exterior para que los tomadores, asegurados y/o beneficiarios de las pólizas ofrecidas en el territorio colombiano, puedan efectuar las reclamaciones a que hubiere lugar directamente ante la entidad aseguradora y ante la autoridad que la supervisa en su domicilio principal.

2.2.9. Manifestación expresa de la compañía solicitante mediante la cual indica que toda la información contenida en la solicitud de registro, así como en sus documentos anexos, es de carácter de público, por lo cual autoriza que sea divulgada por la SFC para dar cumplimiento al objeto del RAIMAT al que se refiere el subnumeral 1.1. del presente capítulo.

Sin perjuicio de lo señalado en este numeral, la SFC podrá exigir cualquier otra información y documentación que a su juicio considere necesaria para formarse un criterio adecuado sobre la entidad aseguradora del exterior y contar con suficientes elementos de juicio al momento de decidir sobre una solicitud de inscripción en particular.

La solicitud y toda la documentación que se anexe a la misma deben presentarse en idioma español.

En caso de presentarse en un idioma diferente, dichos documentos deben estar acompañados de su respectiva traducción oficial al español. Así mismo, los documentos a que se refieren los subnumerales 2.2.2. y 2.2.3. deben cumplir con las formalidades previstas en la ley para la validez de documentos otorgados en el exterior, es decir, estar debidamente legalizados.

2.3. Régimen de inscripción para los miembros de Lloyd's

Para efectos de la inscripción de Lloyd´s en el Raimat, se requiere que su consejo de administración presente solicitud escrita, acompañada de la siguiente documentación:

2.3.1. Original o copia del documento expedido por una agencia calificadora de riesgo de las señaladas en el subnumeral 3.4 del presente capítulo, en el cual conste que la entidad posee una calificación equivalente como mínimo a alguna de las establecidas en ese numeral. Dicha calificación no puede corresponder a una fecha anterior a 12 meses de la solicitud de inscripción.

2.3.2. Copia del documento mediante el cual se formaliza la cadena de seguridad.

2.3.3. Lista de los sindicatos miembros de Lloyd´s.

Los sindicatos no requerirán inscripción individual.

La documentación otorgada en inglés debe estar acompañada de su respectiva traducción oficial al español.

Adicionalmente deberán tenerse en cuenta en lo pertinente las instrucciones establecidas en los subnumerales 2.1, 3.1, 3.2 y 3.3 del presente capítulo.

2.4. Negación de la solicitud de inscripción

Atendiendo el propósito y la finalidad del Raimat, la SFC puede negar las solicitudes de inscripción de aquellas entidades aseguradoras del exterior cuya calidad e idoneidad queden desvirtuadas con motivo del análisis de la información que provenga de la solicitud de inscripción o de otra fuente adicional.

Con base en el procedimiento y las reglas aplicables para la evaluación de las solicitudes establecidas en el numeral 2º del presente capítulo, la Superintendencia decidirá si acepta o no inscribir en el Raimat a una entidad aseguradora del exterior. Dicha inscripción se otorgará con una vigencia indefinida siempre que se cumplan y mantengan actualizados los requisitos indicados en los subnumerales 2.2 y 2.3 del presente capítulo, para cada caso, y sin perjuicio de la facultad de la SFC para suspender o cancelar dicha inscripción.

3. Reglas particulares de operación del registro

3.1. Remisión periódica de información

Dentro de los 2 primeros meses de cada año calendario, la entidad aseguradora del exterior inscrita en el Raimat debe remitir a la SFC copia del certificado expedido por la autoridad que la supervisa en el país donde ésta tiene su domicilio principal, en el que se acredite la información de que trata el subnumeral 2.2.3 del presente capítulo.

Así mismo, dentro del mismo período, la entidad aseguradora del exterior debe demostrar que mantiene la solvencia patrimonial y el patrimonio requerido para operar los ramos a explotar, en los términos señalados en el subnumeral 2.2.4 del presente capítulo, para lo cual debe presentar los estados financieros auditados correspondientes al último ejercicio.

Adicionalmente, la entidad aseguradora del exterior debe aportar dentro del mismo periodo, el documento original o copia del mismo en el que se acredite la vigencia o la revisión de la calificación otorgada por alguna de las agencias calificadoras internacionales consideradas elegibles por la SFC, cuando haya lugar a la presentación de este documento, según lo dispuesto en los subnumerales 2.2.5 y 2.3.1 del presente capítulo.

En el evento que durante el año calendario la calificación de la entidad aseguradora del exterior sea modificada, se debe remitir a la SFC, dentro de los 30 días corrientes a la fecha en que se produjo tal circunstancia, original o copia legalizada del respectivo documento que la acredite.

Asimismo, debe remitir una actualización de los intermediarios autorizados para comercializar sus productos en Colombia en los términos del subnumeral 2.2.7 del presente capítulo.

De igual forma, la entidad aseguradora del exterior debe mantener actualizado el Raimat con la información relativa a su nombre, domicilio principal, datos de ubicación, representantes y apoderados, reportando oportunamente los cambios que se efectúen.

Adicionalmente, las entidades aseguradoras del exterior inscritas en el Raimat deben remitir con fines estadísticos, dentro de los 2 primeros meses de cada año calendario, la información del valor de las primas que emitieron y de los siniestros que pagaron en Colombia durante el año calendario inmediatamente anterior. Esta información deberá reportarse en dólares americanos.

La remisión periódica de la información a que se refiere el presente numeral, así como su actualización, puede ser remitida directamente por la entidad aseguradora del exterior o a través de un apoderado en los términos del subnumeral 2.1 del presente capítulo.

3.2. Suspensión y cancelación de la inscripción

La SFC podrá suspender la inscripción de la respectiva entidad aseguradora del exterior cuando no remita la información completa a que se refiere el subnumeral 3.1 del presente capítulo dentro de los plazos establecidos o en el evento en que no atienda algún requerimiento de información efectuado por esta Superintendencia.

En este caso, se solicitarán las explicaciones correspondientes y las evaluará. De existir causal justificativa se dará un plazo para subsanar o corregir la deficiencia la cual, una vez efectuada, dará lugar al restablecimiento de la inscripción.

La SFC procederá a cancelar el registro en una de las siguientes situaciones:

3.2.1. Cuando, una vez suspendido el registro de la entidad aseguradora, la misma no responda a la solicitud de explicaciones en relación con la no remisión de información dentro del plazo otorgado.

3.2.2. Cuando las explicaciones remitidas no contengan una justificación suficiente frente a la no remisión de información en los plazos otorgados para ello.

3.2.3. Cuando no se subsanen o corrijan las deficiencias que dieron origen a la suspensión dentro del plazo otorgado.

3.2.4. Cuando la entidad inscrita se encuentre en cualquiera de las siguientes situaciones: aviso de cesación de pagos, declaratoria de quiebra, intervención judicial o administrativa, causal de disolución, acuerdo de acreedores, insolvencia, proceso concursal de cualquier naturaleza o figuras equivalentes, de conformidad con la legislación del país de su domicilio principal.

3.2.5. A petición de la entidad aseguradora del exterior, caso en el cual la SFC informará de tal circunstancia en el acto administrativo respectivo.

3.2.6. Por decisión debidamente motivada por la SFC en eventos distintos a los anteriormente mencionados, previa solicitud de explicaciones.

Una vez cancelado el registro de una entidad aseguradora del exterior en el Raimat, se requerirá la presentación de una nueva solicitud de inscripción por parte de ésta, en los términos establecidos en el numeral 2º de este capítulo, para que sea registrada nuevamente en el Raimat, y en consecuencia, pueda ofrecer en el territorio colombiano, directamente o a través de sus intermediarios autorizados, los seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional y, el lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites) que amparen los riesgos vinculados a las mercancías objeto de transporte, el vehículo que transporte las mercancías y la responsabilidad civil que pueda derivarse de los mismos, así como seguros que amparen mercancías en tránsito internacional.

3.3. Publicidad del registro y su contenido

La inscripción de una entidad aseguradora del exterior en el Raimat, así como la suspensión y cancelación de la inscripción en el mismo, se informa al público en general por la SFC, mediante publicación que se hará a través de la página web de esta Superintendencia.

Por el mismo medio, la SFC publicará y actualizará en forma permanente la lista de entidades aseguradoras del exterior inscritas en dicho registro y los intermediarios de seguros autorizados por éstas para la comercialización de sus productos en Colombia. Así mismo, publicará aquellas entidades aseguradoras cuya inscripción haya sido suspendida o cancelada.

El Raimat y la documentación que sirve de sustento a dicho registro son de carácter público, y tendrá acceso a ellos cualquier persona, a efectos de realizar una adecuada evaluación de la calidad, idoneidad, experiencia y profesionalismo de las entidades aseguradoras del exterior.

3.4. Agencias calificadoras de riesgo admisibles para la inscripción y calificaciones mínimas admisibles

Para los efectos de la inscripción en el Raimat, se considerarán admisibles las calificaciones internacionales de fortaleza financiera vigentes, que no tengan más de 12 meses de antigüedad realizadas por las siguientes agencias y calificaciones:

Agencia calificadoraCalificación mínima admisible
Standard & Poor´sBBB-
A.M. BestB+
Fitch BBB-
Moody’sBaa3

La SFC evaluará las razones de interés general que se invoquen al momento de solicitar la inscripción de una entidad aseguradora del exterior que cuente con calificación “pi”.

En el evento de existir varias calificaciones vigentes sobre la entidad se debe tener en cuenta, para el cumplimiento de este requisito, la de mayor riesgo.

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO III

Competencia y protección del consumidor financiero

CAPÍTULO I: Acceso e información al consumidor financiero

Contenido

1. Libre competencia, prácticas restrictivas y competencia desleal

1.1. Acceso a los servicios de las entidades vigiladas

1.2. Protección a la libre concurrencia de oferentes para la contratación de pólizas de seguro en instituciones financieras por cuenta de sus deudores

1.3. Protección a la libertad de contratación de tomadores y asegurados para pólizas de seguro como seguridades adicionales de créditos

2. Programas publicitarios

2.1. Condiciones básicas de los textos publicitarios

2.2. Prácticas prohibidas

2.3. Régimen de autorización general

2.4. Régimen de autorización individual

2.5. Programas publicitarios adelantados por las sociedades fiduciarias

2.6. Programas publicitarios adelantados por las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía, así como de las entidades aseguradoras y las sociedades fiduciarias, en cuanto les sean aplicables

2.7. Instrucciones relativas a la divulgación de información sobre el seguro de depósitos

2.8. Divulgación del seguro de depósitos al momento de la contratación o vinculación del consumidor financiero, de la apertura o renovación de un producto

2.9. Capacitación de los funcionarios que atiendan consumidores financieros

3. Información al consumidor financiero

3.1. Información respecto de las instancias de atención al consumidor financiero

3.2. Generalidades de la información de los productos y servicios

3.3. Especificidades de la información que se suministra al consumidor de productos financieros

3.4. Reglas particulares a algunos productos o intermediarios

4. Régimen de horarios para la prestación de servicios de las entidades vigiladas

4.1. Instrucciones relativas a los horarios de prestación de servicio al público

4.2. Cierres especiales

4.3 Publicidad

5. Condiciones de la gestión de cobranza realizada a los consumidores financieros

5.1. Ámbito de aplicación

5.2. Cobranza prejudicial

5.3. Cobranza judicial

5.4. Cobranza en los créditos de vivienda

5.5. Cobranza en los microcréditos

6. Cláusulas y prácticas abusivas

6.1. Cláusulas abusivas

6.2. Prácticas abusivas

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO III

Competencia y protección del consumidor financiero

CAPÍTULO I: Acceso e información al consumidor financiero

1. Libre competencia, prácticas restrictivas y competencia desleal

1.1. Acceso a los servicios de las entidades vigiladas

El artículo 333 de la Constitución Nacional consagra el derecho a la libre competencia como un derecho de todos que supone responsabilidades para los participantes, competiendo al Estado velar porque dentro de los objetivos de eficiencia de los mercados se logre una adecuada protección de los consumidores y se garantice la libre contratación de bienes y servicios por parte de éstos.

Gran parte de las actividades desarrolladas por las entidades vigiladas incluyen el ofrecimiento y distribución de una diversidad de productos y servicios con alcance en distintos ámbitos dentro del sistema financiero, asegurador y del mercado de valores.

En desarrollo de lo anterior, se considera pertinente recordar a las entidades vigiladas la prohibición de realizar actos, acuerdos o convenios entre sí, o adoptar decisiones de asociaciones empresariales y prácticas concertadas, que directa o indirectamente tengan por objeto o como efecto impedir, restringir o falsear el juego de la libre competencia dentro de los sistemas financiero, asegurador, previsional o del mercado de valores, o cualquier acto que constituya un abuso de posición dominante, así como celebrar pactos que tengan como propósito excluir a la competencia del acceso al mercado o a los canales de distribución del mismo.

Como consecuencia de una política de libre competencia en los sistemas vigilados, los clientes y usuarios de los mismos deben contar con la posibilidad de obtener en el mercado diversas alternativas de inversión o de consumo, de suerte que como lo señala el numeral 1º del artículo 97 del EOSF en concordancia con el artículo 3º de la Ley 1328 de 2009, puedan acceder en un contexto de absoluta transparencia a los productos o servicios financieros, a través de elementos de juicio claros y objetivos, escoger las mejores opciones del mercado y poder tomar decisiones informadas. En el mismo sentido, las entidades vigiladas deben abstenerse de abusar de su posición dominante (L. 1328/2009, arts. 3º y 7º) y evitar incurrir en prácticas que impidan injustificadamente el acceso a los productos y servicios ofrecidos, procurando promover el acceso a los mismos a la población de menores recursos y de la micro, pequeña y mediana empresa.

Así, si bien corresponde a las entidades vigiladas definir los segmentos de mercado en los cuales desarrollan su actividad, una vez definidos éstos, el acceso a los servicios que prestan no puede ser discriminatorio, desigual, negado o suspendido injustificadamente. Cuando la prestación de un servicio no sea impuesta obligatoriamente por el régimen legal, la negativa para suministrarlo o su terminación unilateral debe basarse, en la evaluación de las condiciones objetivas del caso y los riesgos inherentes a las operaciones que se realizan o se realizarían con cada consumidor, de forma que la abstención de prestarlos esté plenamente justificada en criterios objetivos y razonables que deben ponerse en conocimiento del consumidor cuando éste lo solicite.

Los derechos aquí resaltados conforme a la normatividad vigente encuentran protección, en primera instancia, dentro las mismas instituciones mediante la adopción de los mecanismos que los garanticen, a través de diversas reglas como las señaladas en materia de información de precios y tarifas de los productos y servicios, la institución del sistema de atención al consumidor (SAC) y la figura del defensor del cliente, entre otros.

Adicionalmente, dicha protección también se ampara desde el Estado, en distintas instancias. En efecto, a esta Superintendencia en desarrollo del objetivo que le compete de velar porque las entidades sometidas a su vigilancia no incurran en prácticas comerciales restrictivas del libre mercado y desarrollen su actividad con sujeción a las reglas y prácticas de la buena fe comercial, se le han definido obligaciones, tales como, la de realizar publicaciones comparativas de las tarifas cobradas por cada una de las entidades financieras y aseguradoras respecto de los servicios y productos ofrecidos y se le ha dotado de facultades jurisdiccionales para la resolución de determinadas reclamaciones, en adición a las facultades generales que como autoridad administrativa ha tenido de tiempo atrás. Con el mismo propósito, se le otorgó al Gobierno Nacional la facultad para definir topes a las tarifas cobradas por determinados servicios cuando se establezca la no existencia de suficiente competencia en el mercado relevante correspondiente.

Por otra parte, a partir de la expedición de la Ley 1340 de 2009, la Superintendencia de Industria y Comercio, SIC, fue definida como autoridad única de competencia, correspondiéndole por tanto realizar las investigaciones e imponer las sanciones por infracción a las disposiciones sobre protección de la competencia. Igual facultad tiene frente a la normativa contenida en la Ley 256 de 1996 y demás disposiciones complementarias, prohibitivas de los actos o hechos contrarios a la buena fe comercial que tiendan a establecer competencia desleal para con los participantes dentro del sistema financiero, asegurador o previsional. Lo anterior, entendiendo que las prohibiciones indicadas se aplican a todas las entidades vigiladas, a las agremiaciones o asociaciones de ellas y, en general, a cualquier persona natural o jurídica cuya participación pueda afectar el funcionamiento de los mercados correspondientes.

En todo caso, tratándose de instituciones sometidas al control y vigilancia de esta Superintendencia, la autoridad de competencia debe dar aviso de la investigación, según lo dispone el artículo 8º de la citada ley.

No obstante, la precitada normativa en materia de fusiones e integraciones de instituciones financieras, consagró una excepción al conocimiento privativo de la autoridad única de competencia, para el caso de las entidades vigiladas por la SFC, quien mantiene la facultad de conocer y decidir sobre la procedencia de dichas operaciones. Ello sin perjuicio de que, según lo dispone el artículo 9º de la Ley 1340 de 2009, previa a la adopción de la decisión correspondiente se solicite el análisis de la SIC sobre el efecto de dichas operaciones en la libre competencia, quien podrá sugerir, de ser el caso, condicionamientos tendientes a asegurar la preservación de la competencia efectiva en el mercado.

1.2. Protección a la libre concurrencia de oferentes para la contratación de pólizas de seguro en instituciones financieras por cuenta de sus deudores

1.2.1. Instituciones financieras tomadoras de seguros por cuenta de sus deudores en créditos diferentes a aquellos asociados a garantías hipotecarias o leasing habitacional

De conformidad con el numeral 2º del artículo 100 del EOSF y en concordancia con el artículo 2.36.2.1.1. del Decreto 2555 de 2010 las instituciones financieras que actúen como tomadoras de seguros, por cuenta de sus deudores, deben adoptar procedimientos de contratación que garanticen la libre concurrencia de oferentes, debiendo sujetar dichos procedimientos a los criterios de igualdad de acceso e información, objetividad en la selección de la entidad aseguradora, periodicidad y elección de la aseguradora por parte del deudor contemplados en el mencionado artículo del Decreto 2555 de 2010.

1.2.2. Información a la SFC

No obstante el cumplimiento de las condiciones señaladas en el subnumeral 1.2.1 precedente, a la SFC debe remitirse la siguiente información:

1.2.2.1. Los mecanismos de amplia difusión a través de los cuales se invitará a presentar propuestas, a las entidades aseguradoras autorizadas para explotar el correspondiente ramo.

1.2.2.2. La periodicidad con la cual se empleará dicho procedimiento y, si es el caso, la circunstancia de haberse utilizado.

1.2.3. Verificación

La SFC puede verificar en cualquier momento el cumplimiento de los procedimientos que establezcan las entidades de conformidad con el subnumeral 1.2.1 anterior e impondrá las sanciones correspondientes cuando verifique conductas o prácticas que contraríen el principio de libertad de contratación. Para tal efecto, las instituciones financieras deben tener a su disposición los siguientes documentos:

1.2.3.1. La constancia de haberse utilizado, para cada proceso de selección, mecanismos de amplia difusión previstos en el correspondiente manual.

1.2.3.2. La información que para cada proceso de selección se suministre a las entidades aseguradoras que acepten la invitación a presentar propuestas, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2º del artículo 2.36.2.1.1. del Decreto 2555 de 2010.

1.2.3.3. Las actas que para cada proceso de selección se elaboren, en las cuales se expondrán los criterios utilizados para la escogencia de una o varias entidades aseguradoras y, si es el caso, de intermediarios de seguros que hayan participado en los mismos, teniendo en cuenta lo dispuesto por el numeral 3º del artículo 2.36.2.1.1. del Decreto 2555 de 2010.

1.2.4. Licitación de seguros asociados a créditos con garantía hipotecaria o leasing habitacional

En los eventos en que la institución financiera actúe como tomadora de los seguros asociados a créditos garantizados con hipotecas o a contratos de leasing habitacional por cuenta de sus deudores o locatarios, independientemente de que su exigencia sea legal o contractual, es obligatorio el cumplimiento del procedimiento de licitación, en los términos y condiciones contenidos en los artículos 2.36.2.2.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, así como en las instrucciones impartidas en el presente subnumeral.

1.2.4.1. Aspectos generales

Los seguros licitados deben convenirse en forma colectiva, e incluir todos los inmuebles y deudores o locatarios, según sea el caso, respecto de los cuales las instituciones financieras no hayan recibido una póliza que cumpla con las características previstas en los respectivos pliegos de condiciones. Para tal efecto, debe tenerse en cuenta lo siguiente:

1.2.4.1.1. Segmentación: Las instituciones financieras pueden segmentar su cartera cuando liciten los seguros asociados a la misma, siempre que existan criterios objetivos y razonables que tengan en cuenta la frecuencia y severidad de los siniestros. Para el efecto, dichas instituciones deben remitir a la SFC, de manera previa al inicio del proceso licitatorio, un documento que incluya los argumentos técnicos respecto de los criterios mediante los cuales realiza dicha segmentación, así como el resultado de la misma.

Sin perjuicio de lo anterior, las instituciones financieras deben tener en cuenta que la segmentación en ningún caso debe afectar la concurrencia en el proceso licitatorio, favoreciendo a una entidad particular, ni generar segmentos en los cuales se presente ausencia de cobertura por tratarse de lo(s) más riesgoso(s) respecto del seguro licitado.

En los eventos que se adelante segmentación de la cartera, la institución financiera puede decidir si realiza la adjudicación de los segmentos en el mismo proceso licitatorio o si adelanta procesos separados por segmentos.

1.2.4.1.2. Continuidad de la cobertura: Las instituciones financieras deben tener en cuenta, en la definición de los plazos de sus procesos licitatorios, la necesidad de dar continuidad a las coberturas de los seguros correspondientes. Para el efecto, deben identificar los eventos en los cuales podría afectarse dicha continuidad, así como los mecanismos para reaccionar de manera inmediata ante tal situación, en especial cuando se trate de seguros obligatorios establecidos por ley, dando aplicación a lo previsto en el subnumeral 1.2.4.2.5.1 del presente capítulo.

En el evento que al término de un contrato colectivo, bien sea por expiración de la vigencia contratada o por terminación anticipada, no hubiere sido posible dar inicio a la vigencia de un nuevo seguro, la institución financiera debe contratar con la entidad aseguradora correspondiente, es decir con la que tenga el contrato vigente, la prórroga de la cobertura por un plazo adicional.

Esta prórroga no puede exceder 90 días calendario, y debe evitar generar una situación más gravosa para el deudor o locatario asegurado, por lo cual, debe darse bajo las mismas condiciones del seguro inicialmente pactadas. Adicionalmente, cuando la prórroga se presente ante la expiración de la vigencia contratada y por causas imputables a la institución financiera, se puede incrementar la tasa sin que se afecte aquella cobrada al deudor o locatario asegurado.

1.2.4.1.3. Contratación directa: Excepcionalmente las instituciones financieras pueden adelantar la contratación directa de los seguros asociados a créditos garantizados con hipoteca o a contratos de leasing habitacional por cuenta de sus deudores o locatarios. Para el efecto, deben remitir a esta Superintendencia, por lo menos 10 días calendario antes de proceder a adelantar la contratación directa, un documento en el que se justifiquen jurídica y/o técnicamente las razones por las cuales se hace necesario dar aplicación a este mecanismo excepcional y los criterios que se utilicen para la selección de la entidad aseguradora. La vigencia de este contrato no puede exceder 90 días calendario.

1.2.4.2. Proceso licitatorio

El proceso licitatorio que adelante cada institución financiera debe propender por la participación de por lo menos 2 entidades aseguradoras; en consecuencia, si en su desarrollo se evidencia que, bajo las condiciones establecidas en el pliego, solamente participa una entidad, la institución financiera debe comunicar dicha situación a esta Superintendencia, declarar desierta la licitación, e iniciar una nueva, ajustando los pliegos de condiciones y dando cumplimiento al subnumeral 1.2.4.2.5.1 del presente capítulo en materia de plazos. La segunda licitación realizada bajo estas condiciones puede adjudicarse aun cuando solo una entidad aseguradora participe en el proceso.

1.2.4.2.1. Inicio del proceso

Las instituciones financieras deben dar inicio al proceso licitatorio por lo menos 90 días calendario antes de que expiren los contratos existentes. Para el efecto, la institución financiera debe remitir comunicación escrita, dirigida al representante legal de cada entidad aseguradora que tenga autorizado el ramo a licitar, informando la fecha de suministro del pliego de condiciones, la cual debe estar dentro de los 10 días calendario siguientes a la fecha en que se remitan las invitaciones, y el mecanismo para su retiro.

Esta invitación debe informar los requisitos de admisibilidad adicionales, establecidos en el pliego de condiciones de acuerdo con el subnumeral 1.2.4.2.2.1 del presente capítulo. En todo caso, la invitación en comento debe publicarse en lugar destacado de la página web de la institución financiera correspondiente, la cual adicionalmente debe dar aviso a esta Superintendencia del inicio del proceso licitatorio.

1.2.4.2.2. Pliego de condiciones

Las entidades aseguradoras interesadas en participar en la respectiva licitación, que tengan una calificación de riesgo en los términos previstos en el artículo 2.36.2.2.3 del Decreto 2555 de 2010, pueden retirar el pliego de condiciones de acuerdo con lo establecido en la invitación mencionada en el numeral anterior.

El pliego de condiciones debe incluir, además de lo previsto en el artículo 2.36.2.2.10 del Decreto 2555, los aspectos mencionados a continuación, ninguno de los cuales puede direccionar la licitación, favoreciendo a una entidad en particular. Adicionalmente, en el evento que se permita la participación de entidades aseguradoras a través de la figura de coaseguro, se debe establecer la forma en que las mismas deben cumplir los requisitos de admisibilidad.

1.2.4.2.2.1. Requisitos de admisibilidad adicionales

Las instituciones financieras pueden establecer requisitos de admisibilidad adicionales a los previstos en el artículo 2.36.2.2.3 del Decreto 2555 en relación con:

1.2.4.2.2.1.1. Capacidad financiera y patrimonial: Requisitos que se asocian a la materialidad y riesgo implícito de la cartera sujeta a aseguramiento; por lo cual, los valores objetivos de los indicadores deben definirse atendiendo un análisis técnico, que debe quedar a disposición de esta Superintendencia. Para el efecto, las instituciones financieras pueden requerir indicadores que den cuenta de la capacidad patrimonial y financiera, potencial y futura de las entidades aseguradoras, para asumir los riesgos, tales como: margen de solvencia, patrimonio técnico, reservas técnicas, nivel de endeudamiento y liquidez.

1.2.4.2.2.1.2. Experiencia y atención: Requisitos asociados a las características propias de la cartera sujeta a aseguramiento y del tipo de seguro a contratar, tales como: distribución geográfica, historial de siniestralidad y atención de dichos eventos, entre otros. A este respecto, las instituciones financieras pueden incluir requerimientos sobre la experiencia de las entidades aseguradoras en la atención de los siniestros objeto del seguro a ser contratado, y la existencia de red de oficinas o representación en las regiones en las cuales se encuentren ubicados los riesgos asegurados, entre otros.

1.2.4.2.2.1.3. Reaseguro: Con base en la materialidad de la cartera, las instituciones financieras pueden establecer la obligación de contar con un reasegurador que respalde la operación, el cual debe encontrarse inscrito en el registro de reaseguradores y corredores de reaseguros del exterior, Reacoex.

1.2.4.2.2.2. Seguros a licitar

El objeto de la licitación debe corresponder, como mínimo, a la selección de la entidad aseguradora que otorgue los amparos y asistencias que las instituciones financieras consideren necesarios bajo su política de riesgo y que, en consecuencia, son requisito para que se formalice la operación de crédito o leasing habitacional.

Así las cosas, las instituciones financieras pueden optar por licitar únicamente estos amparos y/o asistencias o incluir adicionales ofrecidos a través de anexos, caso en el cual corresponde a cada deudor o locatario asegurado escoger si acepta o no estas coberturas con el pago de una prima adicional.

En todo caso, el contenido definido por las instituciones financieras debe propender por la salvaguarda del interés asegurado del tomador y el asegurado en relación con el riesgo contratado. Adicionalmente, las instituciones financieras deben aclarar, en cada licitación, la vigencia a contratar, atendiendo a los siguientes criterios:

1.2.4.2.2.2.1. En los seguros de incendio y terremoto:

1.2.4.2.2.2.1.1. Coberturas: Sin perjuicio que de conformidad con la normatividad vigente son obligatorios los amparos de incendio y terremoto, teniendo en cuenta que por virtud del artículo 2.36.2.2.1 del mencionado Decreto 2555 de 2010 se incluyen los seguros cuya exigencia es contractual, las instituciones financieras deben definir claramente los amparos y asistencias que hacen parte del seguro licitado, bien sea en la póliza de seguro o como anexos a la misma, atendiendo a lo previsto en el subnumeral 1.2.4.2.2.2. del presente capítulo.

1.2.4.2.2.2.1.2. Exclusiones: Las instituciones financieras pueden limitar el establecimiento de determinadas exclusiones de cobertura, para lo cual deben tomar en consideración su análisis del riesgo asegurado y las prácticas comunes del mercado.

1.2.4.2.2.2.1.3. Definición del valor: Las instituciones financieras pueden definir el criterio con base en el cual se liquide el valor a pagar por la entidad aseguradora en caso de siniestro, teniendo en cuenta el valor comercial y la parte destructible del inmueble, incluyendo o no el valor del terreno.

1.2.4.2.2.2.1.4. En los demás seguros, los requerimientos particulares deben tener por objeto dar atención adecuada a los deudores o locatarios asegurados, ajustándose a su análisis del riesgo asegurado y a las prácticas comunes del mercado.

1.2.4.2.2.3. Procedimientos

1.2.4.2.2.3.1. Las instituciones financieras deben establecer claramente los plazos para las diferentes etapas del proceso de licitación, teniendo en cuenta las instrucciones contenidas en el presente capítulo. Así mismo, las instituciones financieras deben establecer las reglas que consideren necesarias para cada etapa del proceso licitatorio, adicionales a las aquí previstas y en el título 2 del libro 36 de la parte 2 del Decreto 2555 de 2010.

1.2.4.2.2.3.2. Las instituciones financieras que, de acuerdo con el subnumeral 1.2.4.2.2.1 del presente capítulo, hayan establecido requisitos de admisibilidad adicionales, deben establecer los mecanismos para su verificación, teniendo en cuenta que la misma debe realizarse entre la entrega de los pliegos de condiciones y la entrega de la información necesaria para presentar posturas. En consecuencia, deben establecer la forma en la cual las entidades aseguradoras deben acreditar su cumplimiento, el momento del proceso en el que se realiza la verificación y la formalidad correspondiente, con el fin de determinar cuáles son las entidades aseguradoras participantes en el proceso licitatorio.

1.2.4.2.2.3.3. Para proteger la reserva de la información suministrada por las instituciones financieras a las entidades aseguradoras, se pueden establecer mecanismos de protección de la confidencialidad de las bases de datos correspondientes, adicionales a los acuerdos de los que trata el parágrafo del artículo 2.36.2.2.4 del Decreto 2555.

1.2.4.2.2.3.4. Las instituciones financieras pueden establecer las causales, requisitos y formalidades asociadas a la terminación anticipada del contrato celebrado con la entidad aseguradora adjudicataria de la licitación.

1.2.4.2.2.3.5. Las instituciones financieras pueden prever que, ante eventos de terminación anticipada del contrato, se celebre uno nuevo con el segundo mejor postor de la respectiva licitación, siempre que la misma se produzca dentro de los 3 meses siguientes a la adjudicación.

1.2.4.2.2.4. Obligaciones contractuales

Las instituciones financieras deben incluir obligaciones para la prestación del servicio durante la vigencia del contrato, que en ningún caso pueden ser consideradas como requisitos de admisibilidad.

Ahora bien, teniendo en cuenta que, de conformidad con el artículo 2.36.2.2.9 del Decreto 2555 de 2010, el pliego de condiciones es una oferta de contrato y la presentación de la postura implica la celebración del contrato condicionada a que no se presente mejor postura, el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones señaladas a continuación es un incumplimiento del contrato celebrado entre la institución financiera licitante y la entidad aseguradora adjudicataria.

Dentro de las obligaciones contractuales que deben definirse en el pliego de condiciones se encuentran, por lo menos, las relacionadas con:

1.2.4.2.2.4.1. Estándares de atención, servicio y oportunidad requeridos para la entidad tomadora y el consumidor financiero (por ejemplo, declaración del siniestro, plazos máximos de atención en caso de siniestro, características y forma de suministro de información al deudor o locatario asegurado).

1.2.4.2.2.4.2. Condiciones tecnológicas para el intercambio de información relacionada con los seguros contratados, bajo condiciones de seguridad tendientes a garantizar su integridad y confidencialidad.

1.2.4.2.2.4.3. Condiciones de pago y recaudo de la prima, incluyendo la forma de reporte de incumplimientos en el pago de las primas por parte de los deudores o locatarios asegurados cuando la institución financiera no realiza el recaudo.

1.2.4.2.2.4.4. Condiciones de vinculación para nuevos suscriptores (deudores o locatarios antiguos que optan por suscribir esta póliza colectiva, o nuevos deudores o locatarios).

1.2.4.2.2.4.5. Mecanismos de desvinculación para aquellos suscriptores que opten por renunciar a esta póliza colectiva y contratar una póliza por su propia cuenta.

1.2.4.2.2.4.6. En caso que lo consideren necesario, las instituciones financieras pueden exigir pólizas de seguro adicionales a la de seriedad de la oferta, requerida por virtud del parágrafo del artículo 2.36.2.2.15 del Decreto 2555, que garanticen la relación entre la institución financiera y la entidad aseguradora.

1.2.4.2.2.4.7. Con el fin de dar mayor claridad a las entidades aseguradoras participantes en el proceso licitatorio sobre el alcance de su contenido, las instituciones financieras deben incluir un glosario de términos utilizados en el pliego de condiciones.

1.2.4.2.2.4.8. La elaboración y entrega de un informe que la entidad aseguradora adjudicataria debe entregar a la institución financiera, por lo menos al finalizar el contrato respectivo, en el que se incluya la información que se recaude durante la vigencia de los seguros y aquella asociada a la siniestralidad. Los parámetros mínimos del informe deben establecerse por la institución financiera, atendiendo a las restricciones asociadas a la protección de datos personales de conformidad con la normatividad vigente. Este informe debe suministrarse por la institución financiera a las entidades aseguradoras participantes en los procesos licitatorios que adelante durante los 5 años siguientes al respectivo informe. Las instituciones financieras deben prever la entrega de informes parciales, dentro de los cuales se encuentra, por lo menos, el necesario para adelantar la licitación durante la vigencia del contrato.

1.2.4.2.3. Estudio y modificación del pliego de condiciones

Las entidades aseguradoras que retiren el pliego de condiciones de la licitación cuentan con un periodo máximo de 15 días calendario, contados a partir del día siguiente a la fecha establecida en la invitación de la institución financiera, para formular preguntas sobre el mismo.

Vencido dicho término, la institución financiera debe dar respuesta a las inquietudes y realizar los ajustes que resulten pertinentes al pliego de condiciones. Para el efecto cuenta con un plazo máximo de 15 días calendario, luego del cual debe publicar en su página web las preguntas y respuestas, así como el pliego de condiciones modificado si hubo lugar a ello.

1.2.4.2.4. Posturas

1.2.4.2.4.1. Información necesaria para presentar posturas

Dentro de los 10 días calendario siguientes a aquel en que se realice la publicación a la que se refiere el subnumeral 1.2.4.2.3. del presente capítulo, la institución financiera debe suministrar información suficiente para presentar una postura informada en la licitación a las entidades aseguradoras participantes en el proceso, la cual incluye como mínimo la siguiente:

1.2.4.2.4.1.1. General:

1.2.4.2.4.1.1.1. Sobre el seguro vigente: información relacionada con el seguro colectivo vigente al momento de iniciar la licitación, como es el caso de la vigencia de los contratos y la siniestralidad durante la vigencia del mismo (por ejemplo, cantidad y monto de reclamaciones avisadas, pagadas o no). Así mismo, el informe mencionado en el subnumeral 1.2.4.2.2.4.8. del presente capítulo.

1.2.4.2.4.1.1.2. Sobre la cartera: información relativa al valor máximo de las operaciones de crédito hipotecario y leasing habitacional que celebre, así como la edad máxima de los potenciales deudores o locatarios nuevos, de acuerdo con sus políticas de riesgo y atendiendo al objeto de amparo de los seguros licitados. Así mismo, se debe informar la tasa de crecimiento anual que ha tenido la cartera hipotecaria y de leasing habitacional en los 5 años anteriores a la realización de la licitación.

1.2.4.2.4.1.2. Según el seguro contratado:

1.2.4.2.4.1.2.1. Para el seguro de incendio y terremoto: información relativa al inmueble (valor asegurable, dirección, número de pisos, rango de construcción y uso) y al crédito hipotecario o leasing habitacional (terminación del contrato respectivo). Para entender adecuadamente el contenido y alcance de estas variables se deben tener en cuenta las definiciones previstas en la tabla y el instructivo correspondientes al formato 506 (Proforma F.3000-87), anexos al título IV de la parte II de esta circular.

1.2.4.2.4.1.2.2. Para los demás seguros relacionados con el inmueble: atendiendo al seguro a licitar, por lo menos, se debe entregar información básica relativa al bien (valor asegurable) y al crédito hipotecario o leasing habitacional (terminación del contrato respectivo).

1.2.4.2.4.1.2.3. Para los seguros relacionados con el deudor o locatario: información estadística de los deudores o locatarios asegurados y sus contratos (rangos de edad, género, plazo promedio de los contratos), cantidad de deudores o locatarios, y valor asegurado por rango.

1.2.4.2.4.2. Presentación de posturas

Las entidades aseguradoras deben presentar sus posturas dentro del plazo establecido por la institución financiera en el pliego de condiciones, el cual debe ser máximo de 30 días calendario contados a partir de la fecha en que la institución financiera entregue la información a que hace referencia el subnumeral 1.2.4.2.4.1 del presente capítulo.

La postura debe presentarse en sobre cerrado, en los términos del artículo 2.36.2.2.15 y el parágrafo 1º del artículo 2.36.2.2.16 del Decreto 2555 de 2010. En el evento que se presenten tarifas diferenciales por rangos se debe calcular la tasa total con el promedio ponderado del valor asegurado de la cartera actual, con base en la información suministrada para presentar la postura.

Por su parte, en el evento que se hayan solicitado coberturas o asistencias adicionales como anexo, el precio para determinar el adjudicatario es el de las coberturas y asistencias que se encuentran dentro de la póliza de seguro, de acuerdo con lo definido de conformidad con el subnumeral 1.2.4.2.2.2. del presente capítulo.

Toda vez que la tasa de la prima que se incluya en la postura no es modificable durante la vigencia del contrato, de conformidad con el mencionado artículo 2.36.2.2.16, esta restricción se entiende aplicable a la tasa de cada rango, en los eventos en los cuales haya tarifas por rangos, y también a la que corresponda a los anexos, en caso que se prevean.

1.2.4.2.5. Adjudicación

1.2.4.2.5.1. Audiencia pública

La audiencia pública de adjudicación de la licitación, a la que se refiere el artículo 2.36.2.2.16 del Decreto 2555 de 2010, debe celebrarse el día siguiente al del vencimiento del plazo para la presentación de posturas.

En el evento que no se presenten posturas en una licitación o éstas no se ajusten a los pliegos de condiciones, la institución financiera debe declarar desierta la licitación e informar a esta Superintendencia que debe iniciar un nuevo proceso. La invitación a esta nueva licitación debe remitirse en un plazo no superior a los 15 días calendario siguientes a la declaratoria desierta de la licitación.

Para la nueva licitación, las instituciones financieras, en los nuevos pliegos de condiciones, pueden reducir los plazos de referencia contemplados en el presente subnumeral 1.2.4, siempre que no se afecte el cumplimiento de las distintas etapas de la licitación y teniendo en cuenta lo previsto en el subnumeral 1.2.4.1.2. del presente capítulo, en materia de continuidad de la cobertura.

1.2.4.2.5.2. Información a la entidad aseguradora adjudicataria

Con el fin de que se gestionen adecuadamente los riesgos, tanto de la institución financiera como de la entidad aseguradora, estas entidades deben colaborarse con el fin de obtener la información requerida de acuerdo a los riesgos asumidos durante la vigencia del contrato adjudicado. En lo que respecta a la información que la institución financiera debe suministrar a la entidad aseguradora adjudicataria debe incluirse, por lo menos, aquella entregada para presentar posturas, individualizada, actualizada periódicamente y referida a los riesgos asegurados.

Adicionalmente, siempre que la información relativa al tipo estructural, irregularidad de la planta, irregularidad de altura, daños previos, reparados y estructura reforzada del inmueble asegurado en el seguro de incendio y terremoto sea necesaria para la estimación de este riesgo, la entidad aseguradora adjudicataria puede solicitar a la institución financiera licitante esta información, sin perjuicio de que la obligación de contar con ella esté en cabeza de la entidad aseguradora. Para entender adecuadamente el contenido y alcance de estas variables se deben tener en cuenta las definiciones previstas en la tabla y el instructivo correspondientes al formato 506 (Proforma F.3000-87), anexos al título IV de la parte II de esta circular.

1.2.4.3. Publicaciones

Las publicaciones relacionadas con la licitación, realizadas por la institución financiera en su página web en atención a lo previsto en el presente subnumeral -1.2.4.- y en el título 2 del libro 36 de la parte 2 del Decreto 2555 de 2010, deben mantenerse, por lo menos, desde el inicio del proceso licitatorio hasta el inicio de la cobertura de los seguros licitados, y estar disponibles para el público en general durante dicho periodo.

Una vez la institución financiera reciba las pólizas derivadas de una nueva licitación debe remitir al deudor o locatario, dentro de los 30 días calendario siguientes, un documento con información básica acerca del seguro contratado, sobre los sujetos (aseguradora, tomador, asegurado, beneficiario), las condiciones de la póliza (vigencia, valor asegurado, coberturas básicas y adicionales, exclusiones, deducibles), y el procedimiento de reclamación en eventos de siniestro parcial o total. Este documento debe entregarse al deudor o locatario junto con los extractos del crédito, por el medio que tenga autorizado para el efecto.

Adicionalmente, de conformidad con lo previsto en el artículo 2.36.2.2.8 del Decreto 2555 de 2010, las instituciones financieras deben mantener publicados en su página web los términos y condiciones completos del seguro tomado, copia física de los cuales debe entregarse al deudor o locatario en caso que lo solicite. Esta situación debe ser igualmente informada en el documento a que hace referencia el párrafo anterior, incluyendo la(s) dirección(es) electrónica(s) en la(s) cual(es) se pueden consultar los términos y condiciones correspondientes.

De otra parte, independientemente de las condiciones que se establezcan en el pliego de condiciones sobre la forma de pago y recaudo de la prima, por virtud de las licitaciones que se adelanten en cumplimiento de las presentes instrucciones, debe informarse al deudor o locatario asegurado en el extracto correspondiente, o en un anexo al mismo, la composición del valor pagado: prima comercial, costo de recaudo y comisión del corredor de seguros, cuando corresponda.

1.2.4.4. Remisión de información a la SFC

Las instituciones financieras deben remitir a esta Superintendencia los pliegos de condiciones que correspondan a la primera licitación que adelanten en cumplimiento de las presentes instrucciones, por lo menos 15 días hábiles antes de remitir las invitaciones a la licitación correspondiente.

Adicionalmente, para el primer proceso licitatorio que adelante cada institución financiera en cumplimiento de las presentes instrucciones, la información a la que se refiere el subnumeral 1.2.4.2.4.1.2.1. del presente capítulo puede limitarse a la ubicación del inmueble (por ciudades o departamentos) y su uso, indicando el número de inmuebles y valor asegurado por ubicación, siempre que a la institución financiera no le sea posible suministrar la información prevista en el mencionado numeral, situación que debe ser manifestada expresamente en el pliego de condiciones que sea remitido a esta Superintendencia.

1.2.4.5. Aplicación preferente

Las disposiciones contenidas en este subnumeral -1.2.4.- tienen aplicación preferente respecto de otras instrucciones relacionadas de esta circular, particularmente las contenidas en los subnumerales 1.2.1. a 1.2.3., 1.2.5, y 1.3 del presente capítulo. En todo caso, las instituciones financieras pueden aplicar las instrucciones aquí contenidas respecto de la contratación que adelanten cuando actúen como tomadoras de seguros diferentes a aquellos asociados a créditos con garantía hipotecaria o leasing habitacional por cuenta de sus consumidores financieros.

1.2.5. Previsiones especiales aplicables al procedimiento de contratación de pólizas adelantado por las sociedades administradoras de fondos de pensiones:

Sin perjuicio de la observancia de las instrucciones generales impartidas, en cuanto no pugnen con las directrices que se imparten a continuación, las sociedades administradoras de fondos de pensiones deben observar las siguientes condiciones:

1.2.5.1. Contenido de las pólizas: Las pólizas de seguros que expidan las entidades aseguradoras de vida para amparar los riesgos de invalidez y sobrevivencia deben sujetarse a lo previsto en los subnumerales 3.2. y 3.3 del capítulo II título IV de la parte II de esta circular.

1.2.5.2. Publicidad de la aseguradora seleccionada: La publicidad de los montos de las primas, la indicación de la entidad aseguradora de vida seleccionada, el señalamiento del respectivo intermediario, si lo hubiere y el monto de sus comisiones, en su caso, puede efectuarse conjuntamente por la entidad aseguradora y la sociedad administradora de fondos de pensiones y se ha de sujetar a lo previsto en el literal f. del artículo 1º y en el artículo 4º del Decreto 718 de 1994. Dicha publicidad se hará dentro de los 10 días calendario siguientes a la adjudicación correspondiente y se remitirá copia de la respectiva publicación a esta entidad dentro de los 5 días calendario siguientes a su realización.

1.2.5.3. Información a la SFC

Las entidades financieras que actúen como tomadoras de seguros por cuenta de sus deudores deben informar a esta Superintendencia cada vez que vayan a proceder a la contratación de seguros indicando el procedimiento que se adopte. Para el caso de las sociedades administradoras de fondos de pensiones la oportunidad para la remisión de la información sobre los procedimientos se hará por lo menos con una antelación de 20 días calendario a la verificación de proceso de selección y las modificaciones que se introduzcan al mismo, deben informarse dentro de los 10 días calendario siguientes a la fecha en que se hayan adoptado.

1.3. Protección a la libertad de contratación de tomadores y asegurados para pólizas de seguro como seguridades adicionales de créditos

1.3.1. Créditos con garantía hipotecaria o leasing habitacional

1.3.1.1. Aspectos generales

Si bien el numeral 1º del artículo 101 del EOSF exige la existencia de un seguro de incendio o terremoto sobre bienes inmuebles hipotecados, no dispone que la entidad vigilada sea la que contrate este seguro, de manera que, aun existiendo la posibilidad que la institución financiera contrate el seguro cuando el deudor descuide en mantener la garantía debidamente protegida, el deudor siempre conserva la facultad de tomar las pólizas de manera independiente. En concordancia con esta disposición, el artículo 2.36.2.2.5 del Decreto 2555 de 2010 reitera que aun existiendo la posibilidad de que la entidad financiera promueva la contratación de seguros colectivos, en todos los casos el deudor o el locatario asegurado puede contratar con otra aseguradora siempre que las condiciones del seguro sean, cuando menos, iguales a aquellas plasmadas en el pliego de condiciones de licitación a que se refiere el subnumeral 1.2.4. de este capítulo.

1.3.1.2. Admisibilidad del seguro como garantía adicional del crédito

La institución financiera que actúe como tomadora de los seguros de que trata el presente subnumeral no puede rechazar pólizas que cumplan con las condiciones establecidas en el pliego de condiciones de licitación a que se ha hecho referencia, ni puede establecer cargo alguno por la revisión o aceptación de una póliza.

De cualquier manera, en el evento de un rechazo de la garantía por no cumplir con los requisitos establecidos, la institución financiera debe proceder de conformidad con lo previsto en el mencionado artículo 2.36.2.2.5.

1.3.1.3. Deber de información

Las instituciones financieras que celebren operaciones de créditos con garantía hipotecaria o leasing habitacional que conlleven la necesidad, legal o contractual, de contar con pólizas de seguro como seguridades adicionales, deben disponer lo necesario, en materia de la transparencia en sus operaciones, para que sus deudores o locatarios asegurados puedan ejercer eficazmente la libertad que les otorga la ley y que corresponde proteger a esta Superintendencia. Para el efecto, deben cumplir con las publicaciones requeridas en el proceso de licitación al que se refiere el subnumeral 1.2.4 del presente capítulo.

1.3.2 Otros créditos

1.3.2.1. Aspectos generales

El numeral 2º del artículo 100 del EOSF contempla la libertad de contratación de seguros y la libertad de elección de aseguradora e intermediario como un derecho en favor de tomadores y asegurados. Por su parte, el artículo 2.36.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010 reitera dicha posibilidad para que el deudor asegurado elija a su arbitrio la aseguradora que en su caso cubrirá su riesgo.

1.3.2.2. Admisibilidad del seguro como seguridad adicional del crédito

Dado que los seguros representan para las instituciones financieras una seguridad adicional de los créditos que otorgan, es razonable que tales instituciones señalen unas exigencias mínimas para que las pólizas presentadas por los deudores estén adecuadas a esta finalidad.

En tal sentido, las pólizas no pueden rechazarse exclusivamente sobre la base de que existe un seguro contratado por la institución financiera.

Como desarrollo de lo anterior, la posición asumida por las instituciones financieras cuando el deudor, en uso de su libertad de contratación, escoge una aseguradora y presenta una póliza de seguro diferente de la que la entidad crediticia ha contratado por cuenta de terceros, debe ceñirse a la verificación de dos aspectos: (i) los requisitos que tendría que cumplir la compañía de seguros que expide la póliza de seguro y (ii) el contenido del contrato de seguro en particular, así:

1.3.2.2.1. Respecto de la entidad aseguradora que expide la póliza de seguro: no pueden exigir condiciones más gravosas que los requisitos y cualidades que fueron exigidos a las aseguradoras invitadas a participar en el proceso que adelanten acorde con lo señalado en el artículo 2.36.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010 y deben efectuar una verificación objetiva de tales requisitos, para que los mismos sean relevantes y aplicables a cualquier compañía, de tal suerte que, en principio, sería admisible la contratación con cualquier compañía de seguros que se encuentre autorizada para operar el ramo correspondiente y cumpla con las normas de funcionamiento que, para el efecto, señala la SFC.

Si la compañía de seguros que suscribe el contrato sometido a consideración cumple con los requisitos exigidos y las normas de regulación prudencial para el desarrollo de su actividad, la póliza de seguro no puede ser objeto de rechazo por parte del acreedor, so pretexto de exigir idénticas calidades y condiciones a las que contiene su proceso licitatorio.

1.3.2.2.2. A efecto de evaluar los requisitos que deben reunir las pólizas de seguros presentadas por el deudor, debe tenerse en cuenta que el valor y/o riesgo asegurados deben encontrarse ajustados a lo dispuesto en la ley, especialmente lo consagrado en el numeral 2º del artículo 120 del EOSF, es decir que, tratándose de seguros de vida del deudor, dicho valor no puede exceder el del saldo insoluto del crédito.

Para efectos de evaluar si la póliza de seguro cumple, más allá de lo indicado en el párrafo anterior, con las condiciones para ser considerada como una seguridad adicional que le brinde confianza a la entidad financiera acreedora, , se deben aplicar criterios de admisibilidad circunscritos a que la póliza presentada tenga un valor, establecido con base en criterios técnicos y objetivos, que sea suficiente para cubrir el monto de la obligación ante el evento dañoso, y que la misma ofrezca un respaldo jurídicamente eficaz para obtener el pago de su obligación en caso de siniestro.

Estos criterios aplicables, de conformidad con el artículo 2.1.2.1.3 del Decreto 2555 de 2010, a cupos individuales de crédito, definen la admisibilidad de las garantías y contienen elementos de juicio que considera suficientemente rigurosos para esos efectos. Así, sin que pueda entenderse que para las pólizas de seguro, constituidas como seguridades adicionales de un crédito, son aplicables las disposiciones contenidas en el decreto indicado o que las entidades vigiladas se encuentran ante la posibilidad de sustraerse a la obligación de obtener dichas garantías cuando se hayan contratado los seguros relacionados, esta Superintendencia acoge los mismos criterios para ser aplicables a la admisibilidad de pólizas presentadas como seguridad adicional por parte de los deudores.

De conformidad con lo anotado, la exigencia de requisitos adicionales a los señalados en los párrafos anteriores, a efecto de la admisibilidad de las pólizas como seguridades adicionales de créditos, se constituiría claramente en la imposición de condiciones exorbitantes no permitidas, según se indica en el literal e. del artículo 7º de la Ley 1328 de 2009.

1.3.2.3. Instrucciones para la aceptación y rechazo de pólizas

Cualquier argumento que no guarde relación con la suficiencia o la eficacia del respaldo jurídico, se entiende como una negativa no justificada y, por tanto, el contrato de seguro no puede ser objeto de rechazo por parte de las instituciones financieras. De la misma forma, el rechazo no puede estar sustentado en la negativa a la inclusión de cláusulas que, por su carácter exorbitante, puedan afectar el equilibrio del contrato o dar lugar a un abuso de posición dominante, como lo señala el citado literal e. del artículo 7º de la Ley 1328 de 2009.

En todo caso, corresponde a la institución crediticia, en desarrollo del deber de información, contenido en el numeral 1º del artículo 97 del EOSF, sustentar la causal de rechazo dentro de los términos señalados e indicar las razones por las cuales considera que la póliza de seguro, que le es sometida a consideración por el deudor, no cumple con los requisitos exigidos para tal efecto. La falta de justificación también puede vulnerar el principio de libertad de contratación que se encuentra consagrado en el inciso segundo del numeral 2º del artículo 100 del EOSF.

1.3.2.4. Deber de información y manuales de procedimiento

Las entidades vigiladas que otorguen créditos que conlleven la necesidad, legal o contractual, de contar con seguridades adicionales constituidas por seguros, deben disponer lo necesario, en materia de la transparencia en sus operaciones, para que sus deudores asegurados puedan ejercer eficazmente la libertad que les otorga la ley y que corresponde proteger a esta Superintendencia.

Así, para la debida ilustración al deudor, las entidades vigiladas deben informarle por escrito sobre las posibilidades con que cuenta para acreditar la seguridad adicional que constituye el seguro y las condiciones de aceptación o rechazo de las pólizas que presente. En el mismo sentido, cuando el deudor opte por su adhesión como asegurado a la póliza tomada por la entidad de crédito, esta debe suministrarle información sobre los requisitos y el procedimiento para el perfeccionamiento de su inclusión. Para tal efecto, deben establecerse mecanismos expeditos, objetivos y claros, que consten en los correspondientes manuales de procedimiento y que permanezcan a disposición de esta Superintendencia en la respectiva sede social de la entidad vigilada.

1.3.2.5. Elementos justificativos del rechazo

Con fundamento en lo antes reseñado, pueden tenerse en cuenta por parte de las entidades crediticias, para efectos del rechazo de las pólizas de seguros que presenten sus deudores, aplicables en lo pertinente, los siguientes aspectos:

1.3.2.5.1. Que el valor y/o riesgo asegurados no se encuentren ajustados a lo dispuesto en la ley.

1.3.2.5.2. No ser designado el acreedor como beneficiario del seguro a título oneroso.

1.3.2.5.3. No preverse la posibilidad de que la institución crediticia pague el monto de la prima del seguro para evitar su terminación automática.

1.3.2.5.4. No contemplarse el aviso previo a la institución crediticia sobre la revocatoria o terminación del seguro, a efecto de que el establecimiento de crédito pueda ejercer la facultad que consagra el numeral 3º del artículo 101 del EOSF.

1.3.2.5.5. No contemplarse, cuando sea aplicable, la obligación del tomador de mantener actualizados los valores asegurados.

1.3.2.5.6. No establecerse la vigencia de la póliza durante toda la duración del crédito, siendo aceptable el establecimiento de vigencias inferiores con renovaciones sucesivas y mecanismos que garanticen la continuidad de la garantía.

1.3.2.5.7. No existir un adecuado respaldo de reaseguradores de primera línea, debidamente inscritos en el registro que lleva la SFC o autorizados de acuerdo a la ley para ejercer su actividad en el territorio nacional.

Sólo para los casos de seguros de incendio y terremoto se puede solicitar información respecto de los reaseguradores. En tal caso, se debe solicitar directamente al asegurador, sin que pueda exigirse su presentación más de una vez durante la vigencia de los respectivos contratos de reaseguro.

Asimismo, la información que se solicite respecto de la compañía sólo puede exigirse directamente a ésta una vez durante cada vigencia y la entidad crediticia no puede solicitarla respecto de un deudor asegurado si fue acreditada con anterioridad en relación con otro deudor dentro de los 6 meses precedentes.

1.3.2.5.8. Cualquiera otra circunstancia que pueda entenderse claramente sustentada en la carencia de la suficiencia y el respaldo jurídico eficaz que debe tener la póliza presentada, debidamente contemplada y tramitada según el respectivo manual y previa argumentación del establecimiento de crédito. Lo anterior, sin que el rechazo de la póliza se pueda estructurar bajo la exigencia de condiciones exorbitantes o restrinja la libertad de tomadores y asegurados, como se señala en el literal e. del artículo 7º de la Ley 1328 de 2009 y numeral 2º del artículo 100 del EOSF.

2. Programas publicitarios

De conformidad con el literal c. del numeral 2º del artículo 326 del EOSF y con el artículo 2.36.10.1.1 del Decreto 2555 de 2010, los programas publicitarios de las entidades vigiladas se deben sujetar a las siguientes reglas:

2.1. Condiciones básicas de los textos publicitarios

Los textos e imágenes que se utilicen en las campañas publicitarias, deben observar cuando menos las siguientes condiciones generales:

2.1.1. Cuando en los textos publicitarios desee incluirse información financiera, contable o estadística, deben utilizarse exclusivamente las cifras históricas, salvo aquellas que por su carácter sean variables, v.gr. las del total de depósitos captados, el patrimonio, los activos, número de clientes, indicadores financieros, volumen de las operaciones o la rentabilidad de los portafolios administrados, entre otros, cuya utilización publicitaria debe efectuarse identificando claramente el período al cual corresponden.

2.1.2. Los mensajes publicitarios no pueden ser contrarios a la buena fe comercial, ni pueden tender a establecer competencia desleal en los términos de la Ley 256 de 1996.

2.1.3. En la difusión de programas publicitarios debe aludirse a la circunstancia de ser una entidad vigilada por la SFC. Tratándose de mensajes publicitarios divulgados en medios escritos, deben seguirse los parámetros contenidos en el anexo 1 del presente capítulo.

2.1.4. En la publicidad debe utilizarse la denominación o razón social completa de la entidad o su sigla, tal como aparece en sus estatutos sociales, acompañada siempre de la denominación genérica de la entidad (banco, corporación financiera, compañía de financiamiento, sociedad comisionista de bolsa de valores, compañía seguros, etc.).

2.1.5. En la difusión de la publicidad compartida con entidades no vigiladas por esta Superintendencia, el nombre, logo, símbolo o sigla de la entidad vigilada deberá estar ubicado en la parte inferior izquierda contigua a la anotación indicada en subnumeral 2.1.3. y el de la marca compartida en el lado contrario guardando siempre el tamaño, proporción e igualdad con el de la institución financiera.

En el caso de los plásticos de las tarjetas de crédito o débito, tendrán que compartir en todo su conjunto, los nombres, razones sociales o logotipos en igualdad de proporciones, tamaños y espesores de las letras.

2.1.6. Cuando en el momento de la difusión se detecte un error o equivocación en un texto publicitario o en una publicación que contenga cifras o datos financieros, la entidad vigilada debe rectificarla por el mismo medio, aclarando el error presentado, sin necesidad de que medie orden particular y expresa de esta Superintendencia y sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar.

2.2. Prácticas prohibidas

La imagen institucional o las características jurídicas, económicas o financieras de los productos o servicios que se pretenda promover deben ser ciertas y comprobables, guardando total acuerdo con la realidad financiera, jurídica y técnica de la entidad o del servicio promovido, de tal manera que en todo momento la entidad se encuentre en capacidad de cumplir con los ofrecimientos que realiza a través de los medios publicitarios.

En tal sentido, se entienden prohibidas prácticas como las siguientes:

2.2.1. Ponderar un producto de manera tal que sus bondades o características sean contrarias a la realidad.

2.2.2. Ofrecer condiciones o coberturas de seguros más allá de las contenidas expresamente en las pólizas respectivas o en los títulos de capitalización.

2.2.3. Presentar o apoyar la solidez de los servicios o productos en aspectos ajenos al verdadero sustento técnico, jurídico o económico de la publicidad, como sucedería cuando tal calidad se base en afirmaciones tales como “conglomerado X” “contamos con el respaldo de los mayores accionistas”, entre otras. No obstante, se permite a las filiales que utilicen junto a su razón social la indicación de ser filial de XX (nombre de la matriz).

2.2.4. Utilizar, sin perjuicio de lo establecido en el subnumeral 2.2.2, afirmaciones que permitan deducir como definitivas situaciones que en realidad responden a fenómenos coyunturales, transitorios o variables en relación con el mercado financiero.

2.2.5. Utilizar o insinuar, ponderaciones o superlativos abstractos que no reflejen una situación exacta, como sucedería con expresiones tales como “somos los primeros”, “los mejores”, “el indicado”, entre otras, sin decir en qué, en relación con qué o con quiénes.

2.2.6. Hacer referencia a que la entidad se encuentra inscrita en un fondo de garantías sin estarlo.

2.2.7. Hacer referencia a que una acreencia se encuentra amparada por un seguro de depósito sin estarlo.

2.2.8 En el caso de las cooperativas vigiladas por esta Superintendencia, señalar que cuentan con el seguro de depósito del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas cuando éste se encuentra suspendido.

2.2.9. En el caso de las cooperativas vigiladas por esta Superintendencia, usar el rótulo publicitario que señale la circunstancia de encontrarse bajo la órbita de competencia de la SFC dando a entender que tal vigilancia supone una seguridad total sobre la solvencia y solidez de la entidad, pues estos factores se encuentran reflejados en los estados financieros.

2.2.10. En el caso de las cooperativas vigiladas por esta Superintendencia, utilizar marcas, leyendas o propaganda comercial que induzcan o puedan inducir a error respecto de la naturaleza, el origen, los componentes, los usos, la forma de empleo, las características, las propiedades, la calidad e idoneidad o la calidad de los bienes o servicios ofrecidos.

2.3. Régimen de autorización general

Se entienden autorizadas, de acuerdo con lo previsto en el numeral 1º del artículo 99 del EOSF, las campañas publicitarias que adelanten las entidades vigiladas bajo las siguientes condiciones:

2.3.1. Campañas institucionales: se entienden autorizadas las campañas institucionales, es decir, aquellas que proyectan una impresión favorable sobre el nombre, la imagen o la reputación de una entidad, para consolidarse en el medio, fundamentándose en valores de carácter ético, cívico, cultural o social, como serían, v.gr. las campañas ecológicas, las que exaltan la protección de los recursos energéticos o las que promueven la conservación de los valores culturales y familiares, entre otras.

2.3.2. Campañas publicitarias no institucionales: las restantes campañas publicitarias, como lo son todos aquellos mensajes publicitarios difundidos por cualquier medio de comunicación (tales como televisión, radio, prensa, internet, correo directo, envío de cupones o entregas a clientes, terceros, o cualquier otro medio escrito, visual u oral), orientadas a difundir los productos o servicios que estén facultadas para ofrecer las entidades vigiladas, ya sea de manera masiva o no, se entienden autorizadas siempre que durante su divulgación las entidades vigiladas cumplan los siguientes requisitos:

2.3.2.1. No encontrarse la entidad en situación de quebranto patrimonial en los términos del artículo 457 del Código de Comercio en concordancia con el artículo 114 y el literal d. del numeral 5º del artículo 326 del EOSF, ni sometida a vigilancia especial u otra medida de carácter preventivo de similar categoría.

2.3.2.2. Estar cumpliendo con las disposiciones que le sean aplicables sobre capitales mínimos y relaciones patrimoniales.

2.3.2.3. No haber sido la entidad o alguno de sus administradores sancionados por violación a normas legales o reglamentarias relacionadas con las campañas publicitarias adelantadas por la institución, durante los 6 meses anteriores a la fecha de lanzamiento del programa respectivo.

En todo caso, se entienden autorizadas las campañas no institucionales que hacen simple mención o referencia adicional al servicio, sin calificación o ponderación del mismo e igualmente los avisos que se limiten a informar la apertura, traslado y cierre de oficinas u otros canales de prestación de los servicios, así como aquellas en los cuales se dé noticia del resultado de eventos para los que estén facultadas las entidades vigiladas, tales como sorteos, rifas, entre otros.

2.3.3. Publicidad de los intermediarios de seguros y reaseguros: Sin perjuicio del cumplimiento de los anteriores requisitos, los intermediarios de seguros y reaseguros deben obtener previamente la autorización de la entidad aseguradora o capitalizadora cuando se adelante la publicidad de los productos que éstas ofrezcan. Dicha autorización debe adjuntarse a la información que deba ser remitida o mantenida a disposición de esta Superintendencia, según el caso.

2.3.4. Verificación posterior: Las entidades vigiladas que promuevan sus campañas publicitarias bajo el régimen de autorización general deben conservar los documentos que a continuación se describen, en la presidencia o secretaría general de la entidad o en el órgano que haga sus veces, a disposición de esta Superintendencia, para que ésta pueda ejercer el control correspondiente:

2.3.4.1. Todos los documentos y soportes que integren la publicidad, así como aquellos adicionales que permitan identificar los períodos previstos para su difusión, las condiciones y los medios de comunicación que se utilicen al efecto.

2.3.4.2. Comunicación suscrita por el presidente de la entidad o por cualquier otro directivo que ostente la representación legal de la misma, en la que claramente se pueda evidenciar que la institución verificó haber dado cumplimiento a todos los requisitos previstos para la difusión de campañas publicitarias bajo el régimen de autorización general y que se estableció la conformidad de la publicidad con la realidad económica y jurídica del servicio y de la entidad.

La SFC podrá ordenar la suspensión, en cualquier momento y sin previo aviso, de las campañas publicitarias que no se ajusten a lo prescrito para su difusión.

2.4. Régimen de autorización individual

Las siguientes campañas publicitarias deben obtener de manera individual y previa la autorización de la SFC, para su difusión al público:

2.4.1. Las que no reúnan los requisitos previstos para la aplicación del régimen de autorización general.

2.4.2. Tratándose de entidades sometidas a vigilancia especial o que se encuentren adelantando programas de recuperación, saneamiento, adecuación de capital u otro similar, la SFC determinará, en cada caso, si requiere obtener de manera individual y previa autorización para la difusión de sus campañas publicitarias no institucionales.

Para obtener la autorización de esta entidad, debe remitirse con una antelación no menor a 15 días calendario el material publicitario que contenga los textos, imágenes y secuencias gráficas que llegarán al público (según el medio de comunicación a través del cual se pretenda adelantar), los cuales, una vez obtenida la aprobación correspondiente, pueden utilizarse indistintamente a través de los diversos medios, sin necesidad de nueva autorización, siempre que correspondan exactamente al proyecto autorizado.

2.4.3. Los programas o campañas publicitarias que adelanten las oficinas de representación de instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior y las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que operen en desarrollo de un contrato de corresponsalía celebrado con instituciones del mercado de valores del exterior, en los términos del subnumeral 1.11 del capítulo II, título II de la parte I de esta circular.

En estos eventos, debe anotarse la inscripción: “Promoción y oferta de los negocios y servicios de la entidad financiera, reaseguradora o del mercado de valores del exterior (según el caso), representada en Colombia”.

2.4.4. Sin perjuicio del cumplimiento de las instrucciones generales en materia publicitaria, todos los programas o campañas publicitarias tendientes a promover el crédito hipotecario destinado a la financiación de vivienda o leasing habitacional deben remitirse a esta Superintendencia con no menos de 15 días hábiles a su utilización y divulgación.

2.5. Programas publicitarios adelantados por las sociedades fiduciarias

En las campañas publicitarias que adelantan las sociedades fiduciarias y sin perjuicio de la aplicación de lo dispuesto en los numerales precedentes en todo cuanto no resulte contrario a las instrucciones que a continuación se imparten, deben observarse las siguientes reglas:

2.5.1. Aspectos generales: Las campañas publicitarias orientadas a promover productos o servicios fiduciarios deben precisar el tipo de contrato mediante el cual ha de instrumentalizarse el respectivo negocio —fiducia mercantil o encargo fiduciario—, evitando el empleo de expresiones que induzcan al público a la convicción de que la entidad alcanzará el éxito en la gestión encomendada. En tal sentido, debe señalarse de manera fácilmente visible en los programas publicitarios que las obligaciones asumidas por estas entidades con ocasión de la celebración de contratos de fiduciarios tienen carácter de obligaciones de medio y no de resultado.

2.5.2. Condiciones para la publicidad de fiducia de inversión: La publicidad de la fiducia de inversión debe adicionalmente observar las siguientes condiciones:

2.5.2.1. Ningún programa publicitario orientado a promover la fiducia de inversión debe inducir a los usuarios a considerar erróneamente que invierten en el contrato fiduciario, toda vez que éste es apenas el medio a través del cual el fideicomitente se vincula con un fondo o proyecto específico de inversión.

2.5.2.2. Las entidades deben abstenerse de designar los contratos fiduciarios de inversión con apelativos tales como “certificados”, “cuenta”, “título” o cualquier otra expresión que pueda inducir al público a pensar equivocadamente que tales documentos constituyen activos financieros de renta fija o títulos de deuda.

2.5.2.3. Siempre que se desee publicar o divulgar, por cualquier medio, la tasa de rentabilidad obtenida por un fondo de inversión colectiva (FIC) deben observarse los siguientes lineamientos:

2.5.2.3.1. Debe hacerse referencia a la rentabilidad obtenida durante los 30 días calendario inmediatamente anteriores y expresarse en términos de rendimiento efectivo anual neto, independientemente de la posibilidad de expresar su equivalencia en tasas nominales.

2.5.2.3.2. Para calcular dicho rendimiento neto deben haberse deducido previamente todos los costos y gastos a cargo del fondo. Además se deducirá, para dicho cálculo, el porcentaje aplicado como comisión por concepto de la administración de los recursos del mismo. Cuando respecto de un mismo FIC se aplicaren distintas comisiones, se debe calcular para estos efectos la tasa de comisión promedio ponderada cobrada durante el período.

2.5.2.3.3. La información debe tener su fuente en los mismos datos que sirven de base para la elaboración del informe semanal estadístico conforme al formato que para el efecto señale la SFC.

2.5.2.3.4. Siempre que se mencione la rentabilidad obtenida por un FIC, debe destacarse que dicha rentabilidad no es necesariamente indicativa de futuros resultados.

2.5.2.3.5. Las entidades deben acreditar el cumplimiento de las exigencias antes enunciadas mediante la remisión a esta Superintendencia de una copia del aviso respectivo dentro de los 5 días hábiles siguientes a su publicación.

2.5.2.4. Tratándose de FIC respecto de los cuales la correspondiente sociedad no se encuentra obligada a garantizar un determinado resultado, debe mencionarse, igualmente, que la inversión efectuada conlleva el riesgo de pérdida, inclusive de la totalidad de la misma. Esta última aclaración debe incluirse en los reglamentos de los fondos respectivos.

2.6. Programas publicitarios adelantados por las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía, así como de las entidades aseguradoras y las sociedades fiduciarias, en cuanto les sean aplicables

Los programas o campañas publicitarias tendientes a promover la administración de recursos correspondientes a pensiones, y a divulgar las actividades que desarrollen conforme a la Ley 100 de 1993 relativa al sistema general de pensiones,- SGP- deben sujetarse al siguiente régimen de excepción:

2.6.1. Aspectos generales: La publicidad relacionada con la administración de fondos de pensiones y/o de cesantías, debe sujetarse a las siguientes condiciones generales:

2.6.1.1. Sólo podrán adelantar programas publicitarios relacionados con la administración de recursos correspondientes a pensiones dentro del SGP de que trata la Ley 100 de 1993, las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida, así como las sociedades administradoras de fondos de pensiones y/o de cesantía cuando hayan sido expresamente autorizadas por esta Superintendencia para administrar un fondo de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad, RAIS,.

2.6.1.2. Las entidades aseguradoras, las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía y las sociedades fiduciarias autorizadas por la SFC para administrar fondos de pensiones voluntarios, pueden realizar campañas publicitarias sobre los mismos, siempre y cuando efectúen de manera destacada la aclaración de que se trata de fondos de pensiones voluntarios y que, por lo tanto, son distintos de los fondos que prevé la Ley 100 de 1993.

2.6.1.3. Las entidades aseguradoras que cuenten con autorización para la explotación del ramo de seguro de pensiones, cuando adelanten campañas publicitarias deben advertir de manera destacada que se trata del seguro de un producto distinto a los fondos de pensiones voluntarios o de aquellos que prevé la Ley 100 de 1993.

2.6.2. Régimen de Autorización Individual: con excepción de lo previsto en subnumeral 2.6.3. siguiente, todos los programas publicitarios a que hace referencia el presente numeral deben someterse a la autorización individual y previa de la SFC, a fin de que ésta verifique que con la respectiva publicidad no se está induciendo a confusión a sus destinatarios y, en especial, que se ha dado cumplimiento a todos los parámetros y disposiciones generales señalados en los subnumerales 2.1 y 2.2 del presente capítulo.

Para obtener dicha autorización, debe remitirse con una antelación no menor a 15 días calendario, los textos, imágenes y secuencias gráficas que llegarán al público según el medio a través del cual se pretenda adelantar, así como los documentos pertinentes mediante los cuales se acredite que el respectivo programa publicitario se contrató con cargo al presupuesto de gastos administrativos de la entidad, en caso de que tal programa tenga por objeto la promoción de las actividades de la entidad.

2.6.3. Régimen de autorización general: Se entienden autorizadas únicamente las campañas institucionales a que se refiere el subnumeral 2.3.1. del presente capítulo relacionadas con el régimen pensional, donde se describan de manera general o parcial sus características y funcionamiento, pero en ellas no podrá hacerse alusión a servicios o productos de las entidades que están realizando la promoción.

2.6.4. Publicación de la rentabilidad: cuando se pretenda obtener autorización para publicar o divulgar, por cualquier medio, la rentabilidad obtenida en los fondos que administren las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía, deben observarse los siguientes lineamientos:

2.6.4.1. Debe hacerse referencia a la rentabilidad obtenida durante el período inmediatamente anterior, esto es, dentro del lapso que señale el Gobierno Nacional para la obtención de la rentabilidad mínima, en términos de rendimiento efectivo anual neto, sin perjuicio de la posibilidad de expresar su equivalencia en tasas nominales.

2.6.4.2. Para calcular dicho rendimiento neto deben haberse deducido previamente todos los costos y gastos a cargo del fondo.

2.6.4.3. Siempre que se mencione la rentabilidad obtenida por un fondo de pensiones o de cesantía, debe destacarse que dicha rentabilidad no es necesariamente indicativa de futuros resultados.

2.6.4.4. Tratándose de fondos respecto de los cuales la correspondiente sociedad no se encuentra obligada a garantizar un determinado resultado, debe mencionarse, igualmente, que la inversión efectuada envuelve el riesgo de pérdida, inclusive de la totalidad de la misma. Esta última aclaración debe incluirse en los reglamentos de los fondos respectivos.

2.6.5. Publicidad de servicios colaterales: las sociedades administradoras de fondos de pensiones y/o de cesantía, no pueden utilizar en sus textos publicitarios incentivos o beneficios sujetos a condición potestativa de parte de quien los otorga. Por tanto, para incluir en la publicidad dichos beneficios, éstos deben gozar de absoluta certeza, entendida como el hecho de que su otorgamiento o concesión sea consecuencia directa de la afiliación al fondo respectivo, circunstancia que debe estar suficientemente garantizada por la entidad que otorgaría el aludido beneficio.

En ningún caso los beneficios o incentivos ofrecidos podrán consistir en el otorgamiento directo o indirecto de créditos por parte de las entidades vigiladas.

2.7. Instrucciones relativas a la divulgación de información sobre el seguro de depósitos

Las instituciones financieras a las que se refieren el artículo 317 del EOSF y las cooperativas a que alude el artículo 11 del Decreto Ley 2206 de 1998 y demás normas que los modifiquen, complementen o adicionen y que se encuentren sujetas al régimen de seguro de depósitos, cuyas acreencias estén amparadas por los mismos, deben informar a los consumidores financieros, a través de los mecanismos publicitarios que a continuación se indican, en forma previa y durante la vigencia de los contratos, lo siguiente:

2.7.1. A través de las páginas de Internet o mecanismos de similar cobertura

De acuerdo con lo dispuesto en el numeral III de los anexos 2 y 3 del presente capítulo la entidad, deberá indicar:

2.7.1.1. Si la entidad se encuentra inscrita en el Fogafín o en el Fogacoop.

2.7.1.2. Cuál es el objeto del seguro de depósitos.

2.7.1.3. Quiénes son los titulares de las acreencias amparadas por el seguro de depósitos.

2.7.1.4. Cuáles son los productos o acreencias amparadas por el seguro de depósitos.

2.7.1.5. Cuál es valor máximo asegurado cubierto por el seguro de depósitos.

2.7.1.6. Cuáles son los productos o acreencias ofrecidos o contratados, que no se encuentran amparados por el seguro de depósitos.

La publicidad que se divulgue a través del mecanismo mencionado en el presente subnumeral, debe ser cierta, suficiente, clara, oportuna y con caracteres destacados, de forma que le permita a los consumidores financieros conocer la información relativa a la existencia, características y funcionamiento del seguro de depósitos.

Las entidades vigiladas deben actualizar la información del seguro de depósitos señalada en el presente subnumeral y en los anexos 2 y 3 del presente capítulo, en el evento en que existan modificaciones sobre las mismas, derivadas de una reglamentación posterior.

2.7.2. En los extractos de cada producto

Las instituciones deben incluir en los extractos de los productos que cuenten con un seguro de depósitos la expresión “este producto cuenta con seguro de depósitos” de acuerdo con los parámetros contenidos en el numeral IV de los anexos 2 y 3 del presente capítulo.

Igualmente, en los productos que no se encuentren amparados por los seguros de depósitos las instituciones deben informar de este hecho a los consumidores financieros de una manera clara y precisa, especificando “este producto no se encuentra amparado por un seguro de depósitos”.

2.7.3. En las oficinas, agencias y sucursales abiertas al público

Las entidades vigiladas deben fijar un aviso en las oficinas, agencias y sucursales abiertas al público, en el cual se indique que éstas se encuentran inscritas en el fondo de garantías que corresponda, precisando de manera clara los beneficios de tal inscripción e indicando las características y condiciones de funcionamiento del seguro de depósitos descritas en los subnumerales 2.7.1.1. a 2.7.1.6. anteriores.

Lo anterior, de acuerdo con los parámetros contenidos en los anexos 2 y 3 del presente capítulo.

La información que se suministre a los consumidores financieros a través de este mecanismo, debe ser cierta, clara, suficiente, oportuna y con caracteres destacados.

2.7.4. En la publicidad divulgada masivamente por escrito, incluyendo medios electrónicos

En toda publicidad que divulguen de manera escrita las entidades vigiladas deben atender las instrucciones a las que se refieren los anexos 2 y 3 del presente capítulo, señalando en forma clara que el producto ofrecido se encuentra amparado por un seguro de depósitos.

2.8. Divulgación del seguro de depósitos al momento de la contratación o vinculación del consumidor financiero, de la apertura o renovación de un producto

Al momento de la contratación, vinculación, apertura o renovación de un producto, amparado o no con un seguro de depósitos, las entidades vigiladas deben suministrarle al consumidor financiero la información de que trata el subnumeral 2.7.1. del presente capítulo, y dejar constancia documentada del cumplimiento de esta instrucción.

La información que se suministre a los consumidores financieros a través de este mecanismo, debe ser cierta, clara, suficiente, oportuna y con caracteres destacados.

2.9. Capacitación de los funcionarios que atiendan consumidores financieros

Los funcionarios que ofrezcan productos amparados por un seguro de depósitos, deben recibir por parte de la institución financiera, la capacitación que les permita suministrar a los consumidores financieros, información cierta, clara, suficiente y oportuna, relativa al seguro de depósitos.

3. Información al consumidor financiero

Desde el artículo 97 del EOSF se establece como una obligación de las entidades vigiladas el proveer información cierta, suficiente, clara y oportuna a los consumidores financieros de suerte que con ello se facilite la adopción de decisiones informadas y se permita que éstos escojan las mejores opciones del mercado de acuerdo con sus necesidades.

En concordancia con ese principio, la Ley 1328 de 2009 y su reglamentación, contenida entre otros, en los artículos 2.35.4.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, han buscado desarrollar un estatuto de protección al consumidor al establecer ese deber de información como: (i) un derecho de los consumidores financieros en los términos del literal b. del artículo 5º; (ii) una obligación especial de las entidades vigiladas de acuerdo con lo establecido en los literales a, b, c, f, g, h, j, o, p y s del artículo 7º; (iii) un principio orientador que debe regir las relaciones que se establezcan entre los consumidores financieros y las entidades al tenor de lo previsto por el literal c. del artículo 3 de la misma norma y (iv) un elemento constitutivo del sistema de atención al consumidor financiero (SAC) al que se refiere el literal c del artículo 8º.

Con base en estas consideraciones, en el presente numeral se definen las reglas de suministro de información que deben mantener las entidades vigiladas en desarrollo de su objeto social, tanto de manera general como respecto de productos o servicios que por su especificidad, requieran de mayor detalle, a saber:

3.1. Información respecto de las instancias de atención al consumidor financiero

3.1.1. Sistema de atención al consumidor - SAC

Acorde con las disposiciones que rigen el SAC corresponde a las entidades vigiladas, implementar mecanismos eficientes para suministrar información adecuada a los consumidores financieros en los términos previstos en el subnumeral 1.5.8 del capítulo II, título III de la parte I de esta circular.

3.1.2. Defensoría del consumidor financiero

De conformidad con el subnumeral 2.3 del capítulo II, título III de la parte I de esta circular, las entidades que de acuerdo con la ley deban contar con un defensor del consumidor financiero o aquellas que voluntariamente lo hayan designado, tienen la obligación permanente de informar al público, sobre la existencia y funciones del defensor, así como sobre los demás aspectos que ahí se señalan.

3.2. Generalidades de la información de los productos y servicios

Las siguientes instrucciones son de aplicación general por parte de las entidades vigiladas en desarrollo del suministro y divulgación de los productos o servicios que ofrezcan a los consumidores financieros, especialmente, respecto de aquellos que exijan para su formalización la suscripción de un contrato de adhesión. Lo anterior, sin perjuicio de las instrucciones especiales previstas en otros apartes o instructivos sobre la materia.

Las reglas de suministro de información deben observarse (i) antes de la celebración de un contrato; (ii) durante su ejecución; y (iii) después de la terminación del mismo.

3.2.1 Finalidad de la información

La información que divulguen o suministren las entidades vigiladas a los consumidores financieros debe:

3.2.1.1. Dotar a los consumidores financieros de elementos y herramientas suficientes para la toma de decisiones.

3.2.1.2. Facilitar la adecuada comparación de las distintas opciones ofrecidas en el mercado, y

3.2.1.3. Propender porque los consumidores financieros conozcan los derechos y obligaciones pactadas.

3.2.2. Requisitos de la información

La información que divulguen o suministren las entidades vigiladas debe cumplir con la finalidad prevista en el subnumeral precedente y para ello, como mínimo, debe:

3.2.2.1. Ser cierta, suficiente y corresponder a lo ofrecido o previamente publicitado.

3.2.2.2. Ser clara y comprensible.

3.2.2.3. Ser divulgada o suministrada oportunamente.

3.2.2.4. Encontrarse vigente al momento en que se suministre o divulgue, indicándose el tiempo de vigencia y la fecha de la última actualización.

3.2.2.5. Ser entregada o estar permanentemente disponible para los consumidores financieros, como mínimo en los sitios web de las entidades vigiladas y en sus oficinas.

3.2.3. Difusión de la información

Las entidades vigiladas deben atender las siguientes instrucciones en la difusión de la información a los consumidores financieros:

3.2.3.1. La información debe ser divulgada a través de mecanismos que garanticen la observancia de los requisitos señalados en el subnumeral precedente. Los criterios empleados para la selección de tales mecanismos deben estar debidamente documentados.

3.2.3.2. Las entidades vigiladas deben divulgar las medidas, canales e instrumentos que implementen para la atención a personas con cualquier tipo de discapacidad y adultos mayores.

3.2.3.3. La información que suministren las entidades vigiladas a los consumidores financieros directamente o a través de terceros (asesores, agentes comerciales, entre otros) debe ser concordante con aquella contenida en los contratos correspondientes y la divulgada o publicitada por la entidad a través de los diferentes medios y/o canales; y ajustarse a la realidad jurídica y económica del servicio promovido.

3.2.4. A través de los diversos canales de prestación de servicios

La información que se suministre a través de los distintos canales de prestación u ofrecimiento de los productos o servicios de las entidades vigiladas debe cumplir con las siguientes condiciones:

3.2.4.1. Dar a conocer a sus clientes y usuarios, en forma previa a la realización de la operación, el costo de la misma, si lo hay, brindándoles la posibilidad de efectuarla o no. En este evento sin generación de cobro alguno. Tratándose de cajeros automáticos la obligación sólo aplica para operaciones realizadas en el territorio nacional y cuyo autorizador tenga domicilio en Colombia.

3.2.4.2. Establecer las condiciones bajo las cuales los clientes podrán ser informados en línea acerca de las operaciones realizadas con sus productos.

3.2.4.3. Informar adecuadamente a los clientes respecto de las medidas de seguridad que deben tener en cuenta para la realización de operaciones por cada canal, así como los procedimientos para el bloqueo, inactivación, reactivación y cancelación de los productos y servicios ofrecidos.

3.2.4.4. Establecer y publicar por los canales de distribución, en los que sea posible, las medidas de seguridad que debe adoptar el cliente para el uso de los mismos.

3.2.4.5. Diseñar procedimientos para dar a conocer a los clientes, usuarios y funcionarios, los riesgos derivados del uso de los diferentes canales e instrumentos para la realización de operaciones.

3.2.4.6. Generar un soporte al momento de la realización de cada operación monetaria. Dicho soporte debe contener al menos la siguiente información: fecha, hora (hora y minuto), código del dispositivo (para Internet: la dirección IP desde la cual se hizo la misma; para dispositivos móviles: el número desde el cual se hizo la conexión), número de la operación, costo para el cliente o usuario, tipo de operación, entidades involucradas (si a ello hay lugar) y número de las cuentas que afectan. Se deben ocultar los números de las cuentas con excepción de los últimos 4 caracteres, salvo cuando se trate de la cuenta que recibe una transferencia. Cuando no se pueda generar el soporte, se debe advertir previamente al cliente o usuario de esta situación. Para el caso de IVR y dispositivos móviles se entenderá cumplido el requisito establecido en este numeral cuando se informe el número de la operación. Tratándose de pagos inferiores a 2 salarios mínimos legales diarios vigentes SMLDV, no será obligatoria la generación del soporte al que se refiere el presente numeral.

3.2.4.7. La prestación de servicios a través de corresponsales exige el diseño de una estrategia que le permita a la entidad vigilada informar a los clientes y usuarios, las características del servicio prestado a través de los corresponsales, las operaciones realizadas a través de éstos, las medidas de seguridad que deben tomar para su realización y los medios a través de los cuales podrá comunicar a la entidad vigilada cualquier falla o irregularidad en la prestación del servicio.

En todo caso, las entidades vigiladas son las únicas responsables de que las actividades de promoción y publicidad que efectúen los corresponsales se adelanten conforme a lo establecido en el EOSF, a lo dispuesto en el título 9 del libro 36 de la parte 2 del Decreto 2555 de 2010, así como en los instructivos expedidos por la SFC.

3.2.5. A través de los sitios web de las entidades

Las entidades vigiladas deben observar las siguientes reglas, en sus respectivos sitios web:

3.2.5.1. Todas las entidades deben implementar en la página de inicio de sus sitios web un vínculo con el nombre “información sobre productos y servicios”.

3.2.5.2. La información correspondiente a cada producto o servicio comercializado, debe estar publicada individualmente, de forma tal que el consumidor financiero pueda conocerla en detalle y sin que dé lugar a confusión con otro producto o servicio. A manera de ejemplo, en el producto cuenta de ahorros debe separarse la información correspondiente a cada una de las diferentes modalidades ofrecidas tales como: cuenta de ahorros para niños, cuenta empresarial, cuenta de nómina, cuenta AFC y así respecto de cada producto por la entidad.

3.2.5.3. Las tarifas y tasas de interés deben ser informadas de manera individual, es decir, respecto de cada producto o servicio.

3.2.5.4. Los contratos, reglamentos o anexos que se publiquen en los sitios web deben tener la fecha de la última actualización y mostrar los cambios o modificaciones efectuadas.

3.2.6. Contenido mínimo de la información de los productos y servicios

En complemento de las instrucciones contenidas en los subnumerales precedentes, las entidades vigiladas deben suministrar a los consumidores financieros respecto de cada uno de los productos y servicios suministrados, como mínimo, lo siguiente:

3.2.6.1. Condiciones y requisitos mínimos para acceder a los productos o servicios, incluyendo las tarifas y tasas de interés.

3.2.6.2. Plazos y términos contractuales (por ej. duración del contrato, términos para el ejercicio de los derechos, plazos establecidos para la renovación, prórroga o cancelación de los productos o servicios, términos de respuesta a solicitudes de productos o servicios, entre otros).

3.2.6.3. Cuando la naturaleza de la operación activa permita establecer con claridad el monto de los pagos por concepto de capital e intereses a cargo del deudor, la entidad suministrará al cliente una proyección de pagos, para efectos de establecer con claridad la forma como se amortizará el crédito en cada una de sus cuotas, discriminando capital e intereses.

3.2.6.4. Procedimientos para la apertura y finalización de los productos o servicios ofrecidos.

3.2.6.5. Descripción general y condiciones de funcionamiento de los productos o servicios.

3.2.6.6. Descripción de los derechos y obligaciones de los consumidores financieros y de las entidades vigiladas.

3.2.6.7. Contratos de adhesión y sus respectivos reglamentos, así como cualquier otro documento en donde se establezcan obligaciones para las partes.

3.2.6.8. Recomendaciones de seguridad para la realización de operaciones.

3.2.6.9. Causales que facultan a la entidad vigilada o al consumidor financiero a terminar unilateralmente y por anticipado el contrato.

3.2.6.10. Mecanismos para la protección de los derechos y la atención de los consumidores financieros en la entidad o a través del defensor del consumidor financiero.

3.2.6.11. Canales de distribución de servicios financieros habilitados para la realización de las operaciones, junto con sus correspondientes restricciones y condiciones (por ej. montos máximos y mínimos, operaciones o transacciones restringidas, preinscripciones, entre otros).

3.2.6.12. Ubicación y horario de atención de todos los canales de propiedad de la entidad que tengan dispuestos para la realización de operaciones.

3.2.6.13. Convenios suscritos por la entidad vigilada con terceros para el pago o recaudo de servicios públicos, telefonía móvil, servicios educativos, de salud, etc.

3.2.6.14. Advertir sobre la posibilidad de realizar pagos anticipados de las obligaciones y libertad para decidir si el pago parcial que realiza la abonará a capital con disminución de plazo o a capital con disminución del valor de la cuota de la obligación, con las salvedades establecidas en el literal g. del artículo 5º de la Ley 1328 de 2009.

3.2.6.15. Cualquier información adicional que la entidad considere necesaria para cumplir con el principio de finalidad de la información.

3.3. Especificidades de la información que se suministra al consumidor de productos financieros

3.3.1. Tarifas de los productos y servicios

Para efectos de la fijación, difusión y publicidad de las tarifas o precios, diferentes a las tasas de interés, las instituciones financieras deben tener presentes los principios de libertad, legalidad, transparencia e información cierta, suficiente y oportuna, estabilidad, correspondencia y eficiencia de costos definidos en el artículo 2.35.4.1.1 del Decreto 2555 de 2010.

Las entidades vigiladas deben divulgar a los consumidores financieros la siguiente información relacionada con las tarifas respecto de cada producto o servicio ofrecido comercialmente:

3.3.1.1. Tarifas por concepto de administración y/o cuotas de manejo de los productos, servicios e instrumentos para la realización de operaciones.

3.3.1.2. El precio de todos los productos y servicios que se ofrezcan de manera masiva. Esta información debe ser divulgada de manera permanente por cada entidad vigilada en sus oficinas, los cajeros de su red y su página de Internet.

3.3.1.3. Tarifas por el uso de canales e instrumentos de distribución de los productos. No obstante, en el evento en el que el consumidor no reciba el servicio que demandó, por razones que no le sean atribuibles, no podrá generarse el cobro de ninguna tarifa a los consumidores.

3.3.1.4. Cargos tributarios del producto o servicio respecto de los cuales la entidad vigilada actúe como agente retenedor, indicando el porcentaje o monto de los mismos.

3.3.1.5. Monto correspondiente a las sanciones pecuniarias establecidas por incumplimientos contractuales.

3.3.1.6. Gastos de cobranza, para lo cual en forma previa y al momento de la aprobación o desembolso de los créditos, lo siguiente:

3.3.1.6.1. Las políticas y mecanismos implementados por la entidad para efectuar la gestión de cobranza prejudicial.

3.3.1.6.2. El momento a partir del cual se iniciará la gestión de cobranza prejudicial.

3.3.1.6.3. Los gastos derivados de la gestión de cobranza prejudicial, incluida la forma para determinarlos y los conceptos empleados para su liquidación.

3.3.1.6.4. Las dependencias internas o las entidades externas autorizadas por la vigilada para adelantar las gestiones de cobranza.

3.3.1.6.5. Las entidades vigiladas deben informar si las personas que realizan la gestión de cobranza se encuentran autorizadas para aceptar acuerdos de pago con los consumidores financieros.

3.3.1.6.6. Los canales a través de los cuales los deudores pueden efectuar el pago.

3.3.1.7. Tarifas que se cobren por concepto de extractos, certificaciones y otros servicios prestados por la entidad a los usuarios de las operaciones no monetarias.

3.3.1.8. Cualquier cobro o pago adicional que deban efectuar los consumidores financieros, diferente de los mencionados en los subnumerales anteriores.

3.3.1.9. Los costos de retiros efectuados en cajeros electrónicos ubicados en el exterior, podrán superar los límites establecidos para los retiros locales si los establecimientos de crédito acreditan que los costos de la operación superan la tarifa máxima establecida en el artículo 2.35.4.2.4 del Decreto 2555 de 2010, con la presentación de una certificación en la que se indique que por virtud de los contratos celebrados con las entidades del exterior, los costos para esta operación superan la tarifa máxima que se encuentre vigente.

3.3.2. Publicidad sobre tasas en las operaciones activas y pasivas

Las entidades vigiladas deben informar periódicamente al público, a través de los medios que se consideren pertinentes y en todo caso, a través de carteleras y de avisos de prensa, las tasas remuneratorias activas y pasivas de sus productos y servicios, para lo cual deben sujetarse a las siguientes reglas:

3.3.2.1. Oferta de tasas en productos de ahorro

Por tratarse de una oferta a los consumidores financieros, la tasa de interés efectiva anual y la forma de liquidación no podrán ser modificadas por la entidad durante el período determinado en la oferta.

En aquellos eventos en que la entidad vaya a modificar la tasa de interés, la periodicidad o la forma de liquidación que venía ofreciendo, para el período subsiguiente de la oferta vigente, será preciso que informe al público mediante la publicación de un aviso, con una antelación no inferior a 8 días calendario a la fecha en la que se va a producir la modificación.

3.3.2.2. Gratuidad de incentivos

Atendiendo lo dispuesto en el artículo 2.24.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010 se entiende por promoción comercial mediante incentivos, todo ofrecimiento transitorio que directa o indirectamente realicen las entidades vigiladas, en forma gratuita, como un estímulo adicional a la tasa de interés y/o al costo del servicio, cualquiera sea la forma o denominación que adopte.

En tal sentido, los incentivos pueden ser ofrecidos directamente por la entidad o utilizando los servicios de su matriz, filiales, vinculadas y en general, cualquier intermediario que cumpla con los ofrecimientos de la entidad promotora, v.gr, las agencias de turismo, los concesionarios de vehículos, entre otros.

De otra parte, debe entenderse que los ofrecimientos tienen el carácter de transitorios, como quiera que son elementos adicionales a los propios de la actividad financiera y, por lo tanto, no resultan permanentes a la misma.

Finalmente, cabe destacar la gratuidad de los incentivos, es decir la ausencia de contraprestación financiera en el lanzamiento de promociones. Es así como en productos o servicios financieros iguales, no podrán ofrecerse tasas de interés diferenciales, como en el caso de las cuentas de ahorro, sin perjuicio de que en una o varias de ellas se establezcan premios. Con todo, se considerará una práctica no autorizada la instauración de rangos de depósitos con tasas de interés diferenciales, en alguna o algunas de las cuales se pacte el ofrecimiento de incentivos y en otros no.

Igualmente, se considerará que el costo del incentivo se está traduciendo en una mayor carga o en un menor rendimiento para el ahorrador o usuario del producto o servicio promocionado cuando se pacte la penalización a cargo de éste por terminación anticipada del contrato en el cual se instrumenta la adquisición del producto o servicio mencionado, o el cambio en las condiciones del mismo, tal como la disminución de la tasa de interés remuneratoria convenida para el período correspondiente, de acuerdo con las subsiguientes reglas de publicación de tasas de interés.

3.3.2.3. Avisos

El último día hábil de cada mes los establecimientos de crédito publicarán en un periódico de amplia circulación nacional —en las páginas informativas de temas económicos y en caracteres destacados—, la tasa de interés efectiva anual que cobrarán durante el mes siguiente, incluyendo, para efectos de su cálculo, todos aquellos cobros que influyen en la determinación del costo financiero del crédito a cargo del beneficiario del mismo, con el fin de que los usuarios estén informados del costo real que les implicaría la utilización de una u otra tarjeta de crédito.

Las entidades podrán divulgar en forma conjunta la información a que se refiere este subnumeral, utilizando para el efecto los servicios gremiales, lo cual no es óbice para establecer la responsabilidad individual y acreditarán el cumplimiento del requisito anterior, mediante la remisión a esta Superintendencia de una copia del aviso respectivo, dentro de los 5 días calendario siguientes a la publicación.

De igual forma, la SFC debe publicar trimestralmente, en periódicos nacionales y regionales de amplia circulación y en forma comparada, la tarifa de todos los productos y servicios que las entidades vigiladas ofrezcan de manera masiva. Para tal efecto, los establecimientos de crédito deben remitir información sobre los precios de los diferentes servicios financieros en el plazo y condiciones establecidas por esta Superintendencia. Adicionalmente, la SFC publica mensualmente en su página de internet la información relativa a las tarifas de servicios financieros.

3.3.2.4. Carteleras

Las instituciones financieras deben disponer de manera permanente, en todas y cada una de sus oficinas, una cartelera o tablero que se situará en los lugares de atención al público, de manera visible, en la que se presente con carácter permanente las tasas de interés activas y pasivas (efectivas anuales) que cobren o reconozcan, según el caso, en sus operaciones ordinarias, distinguiendo los subtipos de productos, así como las comisiones por concepto de otros productos o servicios como la negociación de divisas o la expedición de cartas de crédito. Para tal efecto, deben usarse tipos de letras y números que resulten fácilmente legibles.

Las carteleras deben reflejar los cambios en la tasa de interés o en la forma en que ésta se liquidará, con la periodicidad definida para cada tipo de producto.

3.3.2.5. Restricciones para la expresión de tasas de interés por parte de las entidades vigiladas

Los avisos que contengan la rentabilidad que se ofrece al inversionista, así como la tasa de interés o de descuento que se cobre al deudor, deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

3.3.2.5.1. Cualquiera que sea la tasa de interés referida en la divulgación de información de las entidades vigiladas, debe calcularse conforme a las definiciones contenidas en el subnumeral 1.2 del capítulo I, título I de la parte II de las presente circular y expresar su equivalencia con la tasa de interés efectiva anual.

3.3.2.5.2. La rentabilidad de una inversión no se puede referir a períodos cuya duración sea superior a 1 año.

3.3.2.5.3. Para el cálculo de la rentabilidad solamente deben tenerse en cuenta factores objetivos. Factores como beneficios tributarios o saldos mínimos, que no se pueden cuantificar individualmente, no se deben incluir numéricamente en la tasa de rentabilidad. Estos factores subjetivos pueden mencionarse cualitativa y adicionalmente.

3.3.2.5.4. Tanto la rentabilidad que se ofrezca para una inversión como la tasa de interés que se cobre para un crédito, deben ser exactas y no se pueden aproximar sus valores ni por encima en el primer caso ni por debajo en el segundo.

En todo aviso o promoción debe manifestarse que las tasas de interés de rentabilidad allí utilizadas se calculan de acuerdo con las definiciones adoptadas por la SFC. Así mismo a todo deudor, que así lo solicite, debe explicársele la tasa de interés o de descuento, utilizando dichas definiciones.

3.3.3. Tasas de interés en operaciones activas y pasivas

Toda divulgación de tasas de interés que realice una entidad para información a los consumidores financieros debe, en primera instancia, distinguir entre operaciones activas y pasivas.

A partir de la señalada distinción las tasas de interés sean éstas fijas o variables, deben expresarse en términos efectivos anuales, independientemente de la posibilidad de expresar su equivalencia en tasas nominales y calcularse en la forma que lo determina esta Superintendencia en el capítulo I, título I del la parte II de la presente circular.

Tratándose de tasas de interés variables, la tasa de interés de referencia debe ser expresada en términos efectivos anuales y el margen o spread, también calculado en términos efectivos anuales, debe informarse adicionada a la misma.

La tasa de interés efectiva debe incluir conceptos tales como comisiones, estudios, vigilancia, descuentos de crédito y cualquier suma que reciba el acreedor directamente o por interpuesta persona, teniendo como causa la entrega de dinero, a título de depósito o de mutuo, así como aquellas sumas que el deudor pague por concepto de servicios vinculados directamente con el crédito, de conformidad con lo señalado por el artículo 68 de la Ley 45 de 1990.

Los emolumentos que obedezcan a servicios adicionales e independientes que se encuentren autorizados y que, en consecuencia, no se cobren de manera uniforme a los usuarios del mismo servicio, deben excluirse del cálculo de la mencionada tasa de interés efectiva y mostrarse en forma individual, en cuyo caso se identificarán por separado con expresión de su costo en términos de tasa de interés.

Para el caso de las tarjetas de crédito, en la publicidad debe determinarse la tasa de interés efectiva anual que se cobrará durante el mes siguiente por concepto de “utilizaciones” y “avances en efectivo”, incluyendo para efectos de su cálculo, todos aquellos cobros que influyen en la determinación del costo financiero del crédito a cargo del beneficiario del mismo con el fin de que los usuarios estén informados del costo real que les implicaría la utilización de una u otra tarjeta de crédito. Esta información debe incluir en forma separada el costo de la cuota de manejo y la prima de seguro.

3.4. Reglas particulares a algunos productos o intermediarios

3.4.1 Establecimientos de crédito

3.4.1.1. Estabilidad de las tarifas

Los establecimientos de crédito no pueden incrementar las tarifas cobradas a sus clientes, ni imponer obligaciones adicionales a las inicialmente pactadas sin antes haberlo notificado a cada cliente por los canales usados habitualmente por la entidad para reportar los extractos mensuales, dentro de los términos y siempre que se cumplan las condiciones del artículo 2.35.4.2.6 del Decreto 2555 de 2010.

3.4.1.2. Reporte anual de costos totales (RACT)

De conformidad con lo previsto en el artículo 2.35.4.2.1 del Decreto 2555 de 2010, los establecimientos de crédito deben suministrar a sus clientes un RACT, el cual debe cumplir con las siguientes condiciones:

3.4.1.2.1. Contenido

El reporte debe consolidar la información correspondiente a todos los productos que tenga contratados cada cliente con la entidad, mediante contratos de adhesión, y respecto de cada uno de ellos se deberá discriminar el valor que el cliente ha pagado durante el año de, por lo menos, lo siguiente:

3.4.1.2.1.1. Cobros efectuados al cliente, asociados a los servicios:

3.4.1.2.1.1.1. Cuotas de administración y/o manejo de los productos.

3.4.1.2.1.1.2. Tarifas por operaciones realizadas a través de los diferentes canales.

3.4.1.2.1.2. Cobros realizados al cliente a favor de terceros.

3.4.1.2.1.3. Retenciones tributarias.

Adicionalmente, en el RACT se pueden reflejar otros cobros que no se encuentren asociados a un producto en particular. De otra parte, en el evento que no se haya efectuado cobro alguno al cliente, el RACT que se remita debe reflejar dicha situación.

3.4.1.2.2. Destinatarios

Todos los clientes de los establecimientos de crédito tienen derecho a recibir el RACT, independientemente de la fecha de terminación de su relación comercial dentro del año objeto del reporte.

3.4.1.2.3. Forma de entrega

Podrá ser remitido por medios físicos o electrónicos, a elección de cada cliente. Para el efecto, los establecimientos de crédito deben ofrecer las alternativas posibles, incluyendo el envío físico, al momento de contratar un producto o servicio y en las oportunidades de actualización de la información del cliente, para que cada uno defina la forma en que quiere recibir el RACT. La entidad vigilada debe dejar constancia de esta situación y mantener a disposición de la Superintendencia la documentación que permita verificar que se permitió al cliente escoger la forma de recepción del RACT. Si el cliente no se pronuncia, el RACT se debe remitir físicamente a la última dirección reportada por el cliente. La entidad debe conservar el comprobante de la remisión física del RACT y mantenerlo a disposición de la Superintendencia.

3.4.1.2.4. Periodicidad

El RACT debe contener la información prevista en el subnumeral 3.4.1.2.1 de este capítulo para el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año y debe ser suministrado a más tardar el 31 de marzo del año siguiente.

Sin embargo, si se presenta la terminación de la relación comercial entre el cliente y el establecimiento de crédito antes del 31 de diciembre del respectivo año, la entidad puede elegir entregar el RACT con anterioridad o remitirlo dentro del primer trimestre del año siguiente.

3.4.1.3. Paquete de servicios básicos

Para los efectos previstos en el artículo 2.35.4.2.2 del Decreto 2555 de 2010, el paquete de servicios básicos corresponde a una cuenta de ahorros para persona natural que incluya los siguientes servicios:

ServicioCantidad mensual incluida
Entrega de tarjeta débito (Únicamente la inicial)
Retiros por cajeros6
Consultas por cajeros2
Retiros por oficina2
Transferencias entre cuentas de la misma entidad2

3.4.1.4. Ventas atadas

Para los efectos previstos en el artículo 2.35.4.2.7 del Decreto 2555 de 2010 y sin perjuicio de que puedan adquirirse dentro de un paquete o portafolio varios productos de un mismo establecimiento de crédito, en las condiciones que éste determine, es obligación de la entidad ofrecer a los consumidores financieros la opción de adquirir de manera independiente o separada, los siguientes productos:

3.4.1.4.1. Cuenta de ahorro

3.4.1.4.2. Cuenta corriente

3.4.1.4.3. Crédito de vivienda individual a largo plazo

3.4.1.4.4. Crédito de consumo

3.4.1.4.5. Microcrédito

Para el caso de los seguros obligatorios y voluntarios asociados a los créditos de vivienda individual a largo plazo, se debe garantizar al consumidor financiero la posibilidad de adquirirlos con la entidad aseguradora del grupo al que se encuentre vinculado el establecimiento de crédito o con cualquier otra entidad aseguradora, de conformidad con lo previsto en el subnumeral 1.3 del presente capítulo. El establecimiento de crédito deberá dejar constancia de esta situación.

3.4.2. Intermediarios del mercado cambiario

Los intermediarios del mercado cambiario deben mantener de manera permanente y fijar diariamente en la cartelera a que se refiere el subnumeral 3.3.2.4 anterior, la tasa de compra y venta de divisas y, de pago de giros que ofrezcan para sus operaciones del día, así como las tasas convenidas para las operaciones a realizar el día hábil inmediatamente siguiente.

3.4.2.1. Operaciones con divisas recibidas por los residentes en el país por concepto de operaciones que no deban canalizarse obligatoriamente a través del mercado cambiario

Las entidades vigiladas deben diseñar y aplicar mecanismos adecuados y permanentes de divulgación, tales como avisos visibles en carteleras, que permitan a los consumidores financieros conocer, de acuerdo con las políticas de cada entidad, el derecho que tienen de efectuar con las divisas recibidas por concepto de operaciones que no deban canalizarse a través del mercado cambiario, las transacciones a que se refiere el artículo 76 de la Resolución Externa 8 de 2000 de la JDBR.

En tal sentido, cuando las entidades vigiladas decidan realizar alguna de las operaciones enunciadas en la citada disposición, deben recibir del cliente o usuario, en caso que éste las posea y las presente, las divisas originadas en operaciones que no deban canalizarse a través del mercado cambiario, sin que resulte admisible efectuar exigencias distintas de las contempladas en el estatuto cambiario, la ley o disposiciones reglamentarias, como por ejemplo, la de requerir para hacer la transacción que se adquieran las divisas al mismo intermediario, cuando para la correspondiente operación el régimen de la materia no contempla tal condición.

3.4.2.2. Pago de giros de divisas que no deben canalizarse obligatoriamente a través del mercado cambiario

Igual que para el caso anterior, es deber de las entidades vigiladas informar que los giros de divisas que no deban canalizarse obligatoriamente a través del mercado cambiario pueden ser cobrados por los beneficiarios en moneda extranjera o en moneda legal.

De esta forma, las entidades vigiladas deben cancelar el importe de dichos giros mediante la entrega de su importe en divisas, si así lo solicita el beneficiario. El pago en moneda legal podrá efectuarse si se acuerda con el beneficiario la venta de las respectivas divisas.

Tratándose de sociedades de intermediación cambiaria y de servicios financieros especiales cuando se contemple larealización de alguna de las operaciones que no deban canalizarse a través del mercado cambiario, la entidad no puede negarle al cliente o usuario la recepción de las divisas, debiendo cumplir con todas las exigencias necesarias para establecer su origen de conformidad con los parámetros consignados en los manuales de procedimientos, en el estatuto cambiario, en la ley o en las disposiciones reglamentarias en desarrollo de la natural administración de los riesgos inherentes a la operación que se pretende realizar.

3.4.3. Entidades aseguradoras

Sin perjuicio de las reglas generales previstas en este capítulo, las entidades aseguradoras deben cerciorarse de que los consumidores financieros tengan acceso a los modelos de las pólizas que comercializan mediante la publicación en sus sitios web.

Así mismo, deben suministrar a los consumidores financieros mediante la publicación en un vínculo destacado en la página de inicio de su sitio web y en forma particular para cada producto comercializado, como mínimo, la siguiente información:

3.4.3.1. Las coberturas básicas con sus exclusiones, valor de los deducibles, períodos de carencia o tiempos de permanencia mínimos antes de la cobertura, límites de edad, renovación automática, revocación unilateral y cualquier otra figura legal que limite el derecho a obtener una indemnización.

3.4.3.2. Los trámites que se deben adelantar ante la aseguradora para obtener el pago del seguro de acuerdo con la clase de producto, indicando si este valor corresponde o no al valor real del interés asegurado en el momento del siniestro o al monto efectivo del perjuicio patrimonial sufrido por el asegurado.

3.4.3.3. Los plazos y forma en que el asegurado debe acreditar la ocurrencia del siniestro y la cuantía de la pérdida y los derechos que surgen en el evento en que la entidad aseguradora no pague la indemnización dentro del mes siguiente a dicha acreditación.

3.4.3.4. Explicar de manera descriptiva las figuras de coaseguro, subrogación y transmisión del interés asegurado, con sus consecuencias.

3.4.3.5. Informar el procedimiento para la devolución de primas en los casos de presentarse las figuras de sobreseguro, disminución del interés asegurado o la revocatoria del seguro.

3.4.3.6. Señalar de manera clara y sin que haya lugar a dudas, que corresponde al asegurado la obligación de declarar el estado del riesgo e informar acerca de las situaciones que impliquen modificación al mismo, con la aclaración de las consecuencias de la reticencia e inexactitud.

3.4.3.7. En aquellos eventos en que sea procedente la financiación de la prima se deben informar las condiciones del respectivo contrato de mutuo, el procedimiento a seguir por parte del consumidor financiero así como las consecuencias que se generan respecto de la vigencia del contrato de seguro en caso de incumplimiento de una de las cuotas del préstamo otorgado.

3.4.3.8. Si existen beneficios adicionales deben indicarse los cargos que se generan por la utilización de los servicios de la compañía si los hay, los conceptos que se incluyen en la prima y si existen pagos adicionales por aspectos no contemplados de manera específica.

3.4.3.9. Para el caso del SOAT, las entidades aseguradoras deben suministrar a los consumidores la misma información que tengan en su sitio web, indicando de manera especial la obligación a cargo de cualquier institución prestadora de salud de dar atención prioritaria a las víctimas de un accidente de tránsito y advertir al consumidor que la reclamación de la indemnización puede realizarse directamente y no requiere apoderados o intermediarios.

3.4.3.10. Las o que ofrecen pólizas de seguro de vida individual y seguro de vehículos individual de servicio particular, deben implementar en sus páginas de web un “cotizador” a través del cual se le permita a los consumidores financieros tomar decisiones informadas en lo relacionado con el costo de las pólizas de seguros. Para tal efecto, los mencionados cotizadores deben contener los requerimientos mínimos definidos en las proformas que para tal efecto ha definido esta Superintendencia.

Tratándose de productos de seguros que se comercialicen mediante cualquier modalidad de mercadeo masivo, la entidad debe asegurarse que se suministre al consumidor financiero la información requerida en la presente circular o se le indique que la misma se encuentra disponible en sus sitios web respectivos, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 1046 del Código de Comercio en relación con la obligación que tienen las entidades aseguradoras de entregar al tomador, en su original, las pólizas.

Con el fin de verificar en cualquier momento el acatamiento de las instrucciones señaladas en el presente numeral, las entidades aseguradoras deben mantener a disposición de esta Superintendencia los soportes que sirvan de sustento al cumplimiento a las reglas de divulgación de información al consumidor financiero y la entrega de la totalidad de la información requerida al momento de la suscripción del contrato respectivo.

3.4.4. Crédito de vivienda

En cumplimiento de los artículos 20 y 21 de la Ley 546 del 23 de diciembre de 1999, los establecimientos de crédito que ofrezcan crédito de vivienda están obligados a suministrar a los consumidores financieros interesados en un crédito de vivienda individual, información clara, cierta, comprensible y oportuna respecto de las condiciones de sus créditos, de manera tal que el consumidor financiero conozca suficientemente la operación del sistema, la composición de las cuotas, el comportamiento del crédito durante su vigencia y las consecuencias de su incumplimiento.

3.4.4.1. Información previa a la formalización del crédito

3.4.4.1.1. Folleto informativo

Los establecimientos de crédito que otorguen financiación de vivienda individual a largo plazo, deben tener a disposición en los canales que se consideren convenientes y entregar a los consumidores financieros un folleto gratuito que contenga en forma clara y comprensible la información relativa a este tipo de créditos hipotecarios, cuyo modelo debe remitirse a esta Superintendencia con no menos de 15 días hábiles de antelación a su utilización y difusión.

Para los efectos relativos al cumplimiento de esta obligación los establecimientos de crédito tendrán en cuenta como mínimo los siguientes parámetros:

3.4.4.1.1.1. Características de los préstamos otorgados bajo el sistema de UVR o en moneda legal (tasa de interés, sistemas de amortización, plazo, etc.).

3.4.4.1.1.2. Requisitos exigidos para su otorgamiento, indicando con precisión los aspectos relativos a seguros, avalúos, estudio de títulos, garantías, etc.

3.4.4.1.2. Proyección del crédito

En cada caso particular, debe entregarse una proyección del crédito discriminando los abonos a capital (en UVR y en pesos), los intereses a pagar, los valores a aplicar por concepto de seguros (incendio, terremoto, vida, etc.). Igualmente, se debe indicar el saldo de la obligación (en UVR y en pesos), aclarando que los valores en pesos se registran a título informativo pues los reales variarán de acuerdo con la inflación efectiva que se presente durante cada uno de los meses del año.

3.4.4.2. Anualmente

Con el objeto de que los deudores de créditos de vivienda cuenten con los elementos de juicio necesarios a que se refiere el artículo 20 de la Ley 546 de 1999, los establecimientos de crédito deben remitir a los deudores, dentro del primer mes de cada año la siguiente información:

3.4.4.2.1. El comportamiento histórico del crédito indicando para el año inmediatamente anterior cómo se aplicaron los abonos a capital (en UVR y en pesos), los valores por concepto de seguros (incendio, terremoto, vida, etc.), los correspondientes a intereses y el saldo de la obligación (en UVR y en pesos).

3.4.4.2.2. Una proyección del crédito para el año en curso, con las indicaciones señaladas en el subnumeral 3.4.4.1.2. anterior.

En los casos en que la proyección del año anterior no coincida con el comportamiento real del crédito durante ese período, el establecimiento de crédito podrá acompañar una explicación de las causas que dieron origen a tal situación.

La información antes señalada debe ser enviada, sin perjuicio de que pueda ser solicitada por el deudor en cualquier momento durante la vida del crédito.

3.4.5. Leasing habitacional

Las operaciones y contratos de leasing habitacional destinados a la adquisición de vivienda familiar de conformidad con lo señalado por la Ley 546 de 1999 constituyen un mecanismo del sistema especializado de financiación de vivienda de largo plazo y en tal sentido, les aplican las disposiciones del crédito tradicional en lo que la reglamentación así ha dispuesto previendo en todo caso que, cuando las entidades autorizadas realicen operaciones de leasing habitacional deben suministrar en todo momento información completa, cierta y comprensible sobre las condiciones de la operación, de forma que quienes pretendan celebrarlas puedan conocer adecuadamente su funcionamiento.

3.4.5.1. Información previa a la formalización del contrato de leasing habitacional

Las entidades autorizadas deben ser claras en informar a los consumidores financieros interesados el alcance del contrato de leasing habitacional, precisando que en virtud del mismo se entrega al locatario la tenencia de un inmueble destinado a vivienda para su uso y goce, a cambio del pago de un canon periódico, durante un plazo convenido, a cuyo vencimiento el bien se restituye a su propietario o se transfiere al locatario, si éste último decide ejercer una opción de adquisición pactada a su favor y paga su valor.

La información que se suministre sobre el leasing habitacional debe contener como mínimo los siguientes datos:

3.4.5.1.1. Una descripción clara de la operación, mediante la cual el interesado pueda entender en qué consiste y cuáles son los principales derechos y obligaciones derivados de ésta. Particularmente, las entidades autorizadas deben advertir que la sola suscripción del contrato de leasing habitacional no transfiere el derecho de dominio al locatario, evento que sólo ocurrirá una vez éste ejerza la opción de adquisición y pague su valor. Igualmente, se debe ilustrar respecto de las previsiones contenidas en el literal d.) del artículo 2.28.1.2.1 y en el artículo 2.28.1.2.3 del Decreto 2555 de 2010.

3.4.5.1.2. Los requisitos que se deben cumplir para acceder a la operación. Especialmente deberán ilustrarse:

3.4.5.1.2.1. Los criterios generales de evaluación adoptados por la respectiva entidad para determinar la capacidad de pago del potencial locatario.

3.4.5.1.2.2. Las garantías que la entidad autorizada puede exigir al locatario para garantizar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, y

3.4.5.1.2.3. Los seguros obligatorios y opcionales en la operación.

3.4.5.1.3. Características especiales de las operaciones de leasing habitacional. Con el fin de que los usuarios puedan tomar decisiones debidamente ilustradas, las entidades deben suministrar información adecuada por lo menos sobre los siguientes aspectos del contrato:

3.4.5.1.3.1. Modalidades de pacto de la operación ofrecidas por la entidad autorizada (moneda legal o unidades de valor real - UVR), ilustrando los efectos de la suscripción en una u otra forma.

3.4.5.1.3.2. Sistemas de amortización.

3.4.5.1.3.3. Costos financieros.

3.4.5.1.3.4. Plazos.

3.4.5.1.3.5. Ilustración detallada de los costos para el locatario distintos de los financieros (por ejemplo seguros, impuestos).

3.4.5.1.3.6. Indicación de la forma de liquidación del canon y los valores incluidos en éste, efectos de la mora, de los pagos parciales y de los pagos extraordinarios.

3.4.5.1.3.7. Estimación de la opción de adquisición.

3.4.5.1.3.8. Efectos por no ejercer la opción de adquisición.

3.4.5.1.3.9. Ejercicio anticipado de la opción de adquisición.

3.4.5.1.3.10. Condiciones y procedimiento para la cesión de la opción de adquisición.

3.4.5.1.3.11. Condiciones y procedimiento para la cesión del contrato y efectos de la misma.

3.4.5.1.3.12. Causas de terminación.

3.4.5.1.3.13. Condiciones para la terminación anticipada del contrato y efectos de la misma.

3.4.5.1.4. Proyección: Para ilustrar en mejor forma a los interesados, las entidades autorizadas deben entregar una proyección del contrato, en la cual se indique el valor estimado de los cánones, discriminando en éstos las amortizaciones, el costo financiero y los montos a pagar por seguros, impuestos u otros conceptos.

Debe precisarse que tales valores se registran a título informativo pues los reales podrían variar de acuerdo con el cambio de los supuestos empleados para tal estimación.

3.4.5.2. Información a los locatarios durante la ejecución del contrato

Con el objeto de que los locatarios cuenten con información clara y comprensible sobre las condiciones de sus respectivos contratos, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 2.28.1.3.5 del Decreto 2555 de 2010 las entidades autorizadas deben remitir durante el primer mes de cada año calendario la siguiente información:

3.4.5.2.1. El comportamiento histórico del contrato, indicando para el año inmediatamente anterior cómo se aplicaron los cánones, el saldo por amortizar, los valores por costos financieros, seguros y otros conceptos. Tratándose de contratos pactados en UVR las cifras presentadas en el extracto deben reflejarse en UVR y en pesos.

3.4.5.2.2. Una proyección del contrato para el año en curso, con las indicaciones señaladas en el subnumeral.

En los casos en que la proyección del año anterior no coincida con el comportamiento real del contrato durante ese período, la entidad autorizada podrá acompañar una explicación de las causas que dieron origen a tal situación.

3.4.6. Sociedades de capitalización

Sin perjuicio de las reglas generales previstas para la divulgación de información, las sociedades de capitalización deben asegurarse de que los consumidores financieros conozcan las características de los productos que comercializan y el alcance de sus derechos y obligaciones, para lo cual deben divulgar en sus páginas de internet y a través de folletos, información en carteleras y/o cualquier otro medio o canal de difusión masiva, en términos de fácil comprensión, como mínimo, la siguiente información:

3.4.6.1. El alcance de los derechos y obligaciones que se generan de la suscripción o adquisición de un título de capitalización, el valor de las cuotas y los factores y periodicidad para su incremento, debiéndose hacer alusión de manera particular a las consecuencias de la terminación de un título de capitalización, ya sea por redención del mismo antes del período pactado o por mora en el pago de las cuotas.

3.4.6.2. La tabla de valores de rescate, el concepto de altura del título y la posibilidad que tiene de solicitar su rehabilitación, advirtiendo los pasos que se deben adelantar para que esta figura opere.

3.4.6.3. La figura de caducidad de los títulos así como los términos de prescripción de las acciones legales en contra de la sociedad de capitalización.

3.4.6.4. La tasa de interés aplicable como rendimiento del ahorro, señalando si es fija o variable.

3.4.6.5. Los porcentajes correspondientes a los costos mensuales de comisión y administración que se descuentan de la cuota de ahorro mensual en cada título de capitalización, el monto de cada cuota y el plazo del contrato.

3.4.6.6. Toda la información necesaria para la realización de los sorteos, señalando el costo y demás condiciones de los mismos.

3.4.7. Sociedades fiduciarias

Previo a la celebración de cualquier contrato, las sociedades fiduciarias deben proveer al potencial cliente una lista detallada, de manera gratuita, de todos los cargos o costos que representa la utilización de los servicios o productos de la entidad, así como cualquier otro aspecto que pueda implicar un costo para el consumidor financiero.

En los contratos de adhesión o de utilización masiva, toda cláusula limitativa y en general las sanciones, penalizaciones o cláusulas penales a cargo de los fideicomitentes o beneficiarios, deben presentarse en caracteres destacados, en la primera página del contrato y dejarse constancia, en el momento de la suscripción o celebración del contrato, de que el firmante las conoció y aceptó.

3.4.7.1. Fiducia inmobiliaria

En todos los programas o campañas publicitarias por medio de las cuales se promocionen negocios de fiducia inmobiliaria o de administración de proyectos inmobiliarios, así como en la papelería que se utilice para tales efectos, debe informarse de manera expresa y destacada la gestión a desarrollar por la sociedad fiduciaria, —esto es, si se trata de la administración de tesorería del proyecto, la vigilancia de todas las etapas de la obra, la inversión de los recursos que ingresen al fideicomiso y demás conceptos de este tipo de fideicomiso—, de tal suerte que para el adherente, inversionista o beneficiario resulten claros e inequívocos los parámetros a los que se circunscribe la labor que adelanta la fiduciaria.

En los puntos de venta de los proyectos inmobiliarios se deben exponer al público carteles o afiches fácilmente visibles en donde se explique de manera sencilla el funcionamiento del fideicomiso y el papel que desempeña la fiduciaria dentro del proyecto.

La inobservancia de esta instrucción se considerará una práctica insegura.

3.4.7.2. Negocios fiduciarios de “preventas”

En los negocios cuyo objeto sea el recaudo de los recursos provenientes de la promoción y consecución de interesados en adquirir inmuebles dentro de un proyecto inmobiliario, los cuales posteriormente harán parte del precio prometido por la compra, resulta fundamental que haya suficiente claridad, información y revelación acerca de aspectos tales como:

3.4.7.2.1. Si la sociedad fiduciaria tendrá el manejo futuro de los recursos.

3.4.7.2.2. Si la sociedad fiduciaria participará en la definición del punto de equilibrio.

3.4.7.2.3. Si las promesas de venta cuya suscripción constituye una obligación futura del suscriptor del encargo, han sido conocidas por la fiduciaria o si serán suscritas por la fiduciaria o por el promotor.

3.4.7.2.4. Cuáles serán las causales y los plazos de devolución de los recursos entregados a la fiduciaria.

3.4.7.2.5. La identificación clara y expresa de la persona en favor de quien se celebra el negocio fiduciario.

3.4.7.2.6. Quién asume el riesgo de la pérdida de valor de los recursos entregados a la fiduciaria como producto de la pérdida de valor de las inversiones realizadas por ésta con tales recursos, ya sea que los mismos se administren a través de una cartera colectiva o a través de cualquier otro mecanismo.

3.4.7.2.7. La identificación clara y expresa del beneficiario de los rendimientos generados por el fondo de inversión colectiva o el mecanismo que se escoja.

3.4.8. Sociedades comisionistas de bolsa

3.4.8.1. En su deber de protección al inversionista

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores y la Bolsa de valores de Colombia deben incluir en su página web la “Guía del Inversionista Cuidadoso”, de conformidad con el contenido señalado por esta Superintendencia en el instructivo publicado en la Sección del Consumidor Financiero/Información y educación al consumidor financiero/ Acerca del mercado de valores.

3.4.8.2. En su papel de formador de liquidez

Es una obligación de las sociedades comisionistas de bolsa, anunciar al público en general, a través de su página web y/o el empleo de cualquier otro medio de comunicación que permita difundir y mantener actualizada la información, su condición de formador de liquidez y los valores objeto de dicha actividad, así como el mecanismo a través del cual desarrolla las actuaciones y operaciones como formador de liquidez. Lo anterior sin perjuicio de las obligaciones de información relevante que le asisten al emisor.

3.4.9. Administradoras del sistema general de pensiones– SGP-

Las administradoras del SGP pueden poner a disposición de los consumidores herramientas financieras que les permita conocer los cálculos preliminares sobre el posible monto de su pensión. No obstante, cualquier herramienta o simulador que se utilice para estimar el monto de pensión —a partir del 30 de diciembre de 2010— debe ajustarse a lo dispuesto a continuación.

Para que los resultados arrojados por las simulaciones utilizadas puedan ser comparables y respondan a los mismos criterios en todas las administradoras del SGP, deben tenerse en cuenta las siguientes instrucciones:

3.4.9.1. Características de las herramientas financieras ofrecidas para el cálculo preliminar de pensiones en el régimen de ahorro individual con solidaridad (RAIS).

Las herramientas financieras que se ofrezcan para calcular el posible monto de pensión en el RAIS deben:

3.4.9.1.1. Suministrar información sobre el posible monto mensual de pensión y su respectiva tasa de reemplazo, en los escenarios que resulten de:

3.4.9.1.1.1. Atender las instrucciones previstas en los artículos 2.6.11.1.1. al 2.6.11.1.7. del Decreto 2555 de 2010; y

3.4.9.1.1.2. Asumir fidelidades o densidades de cotización al sistema (en adelante fidelidades), desde la fecha en que se efectúa la simulación hasta la fecha en la cual el consumidor financiero tiene proyectada la edad para pensionarse. Tales fidelidades serán del 100%, 75%, 50% y la propia de cada consumidor financiero (determinada como el número total de semanas cotizadas, dividido entre las semanas transcurridas desde la fecha en que empezó a cotizar en el sistema general de pensiones y la fecha del respectivo cálculo).

Las herramientas deben disponer de un escenario para los casos en que el consumidor financiero tenga en su cuenta individual el capital suficiente para acceder a una pensión y solicite que se le efectúe el cálculo sin que tenga que hacer nuevas cotizaciones.

Si en cualquiera de las fidelidades asumidas se evidencia que el consumidor financiero no cuenta con los recursos para acceder a la pensión mínima, se le debe informar el número de semanas que le falta cotizar para acceder a la garantía de pensión mínima, al igual que la fecha en que cumplirá la edad para acceder a dicha garantía.

3.4.9.1.2. Utilizar tasas de interés reales de rentabilidad del 8% para el fondo de mayor riesgo, del 6% para el fondo moderado y del 4% para el fondo conservador.

Las administradoras deben advertir, de manera destacada a los afiliados, que las mencionadas tasas de interés son el resultado de estimaciones generales a largo plazo que tanto el Gobierno Nacional como las entidades administradoras han efectuado con base en la posible composición de los portafolios de inversión de cada uno de los tipos de fondos de pensiones y considerando información histórica, pero que, en todo caso, no existe ninguna garantía de que esas van a ser las rentabilidades efectivamente obtenidas.

3.4.9.1.3. Multiplicar la totalidad de los aportes por el porcentaje de fidelidad correspondiente, para obtener el posible monto de la pensión en los casos en que se suponga una fidelidad de cotización del 75%, del 50% y la fidelidad propia de cada consumidor financiero.

3.4.9.1.4. Tener en cuenta en el respectivo cálculo la edad del consumidor financiero (X) y del beneficiario (Y) que tenga una mayor expectativa de vida.

En el evento en que no se suministre información sobre el beneficiario, las herramientas asumirán que éste tiene un cónyuge 5 años menor si se trata de un consumidor financiero hombre, o 5 años mayor en el caso de un consumidor financiero mujer.

3.4.9.1.5. Advertir que las rentabilidades utilizadas son sólo un estimativo y que por lo tanto no existe garantía de que dicha rentabilidad corresponda a la realidad.

3.4.9.1.6. Informar al consumidor financiero que si las rentabilidades tienen un comportamiento diferente al utilizado en la simulación, el monto de la pensión variará en el sentido del comportamiento de la rentabilidad. De este modo, si la rentabilidad es superior, la pensión puede ser mayor y en caso de que sea menor, el monto de la pensión puede ser inferior al simulado.

3.4.9.1.7. Precisar que si el consumidor financiero desea hacer comparaciones con el régimen de prima media con prestación definida (RPM), la edad proyectada de pensión debe ser la misma.

3.4.9.1.8. Activar un enlace en la página de internet de la entidad en el que se presenten los parámetros técnicos, tales como la tasa de interés técnico, las tablas de mortalidad, el crecimiento salarial empleado de conformidad con lo dispuesto en la Resolución 1875 de 1997 expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y los gastos por comisiones que de acuerdo con las normas legales vigentes afecten el cálculo de la mesada.

3.4.9.1.9. Explicar los tipos de fondos y el tiempo proyectado de permanencia del consumidor financiero en los mismos, de acuerdo con su edad y perfil de riesgo, de tal manera que antes de diligenciar la información de entrada de que trata el subnumeral 3.4.9.4. del presente capítulo correspondiente al tiempo de permanencia en cada tipo de fondo, se presenten las siguientes definiciones:

3.4.9.1.9.1. Fondo de mayor riesgo

Dirigido a personas con una alta tolerancia al riesgo, que se encuentran lejos de la edad proyectada para pensionarse y están dispuestas a asumir una mayor volatilidad en los rendimientos que puede afectar de manera importante el capital acumulado como consecuencia del riesgo asumido, con el fin de buscar en el largo plazo una mayor rentabilidad que la de un fondo moderado.

3.4.9.1.9.2. Fondo moderado

Dirigido a personas de riesgo moderado que están dispuestas a tolerar caídas discretas en el capital acumulado como consecuencia del riesgo asumido, con el fin de buscar en el largo plazo una mayor rentabilidad que la de un fondo conservador.

3.4.9.1.9.3. Fondo conservador

Dirigido a personas con baja tolerancia al riesgo. Su prioridad es la preservación del capital acumulado, dado que está orientado a personas que se encuentran cercanas a la edad proyectada para pensionarse y que prefieren obtener un menor rendimiento, que preocuparse por una posible pérdida.

3.4.9.1.10. Indicar de manera expresa que la simulación corresponde a la modalidad de pensión de retiro programado, calculada con base en las cotizaciones obligatorias y no incluye los aportes voluntarios.

3.4.9.1.11. Para efectos del cálculo respectivo, tratándose de consumidores financieros con derecho a bonos pensionales tipo a modalidades 1 y 2, debe suministrarse el valor del bono calculado directamente por la entidad competente.

En caso de que los consumidores financieros no cuenten con esta información, las herramientas financieras deben advertir con caracteres legibles y destacados que los resultados arrojados por las herramientas podrían ser sustancialmente diferentes al real, esto es, que el valor del bono que se estima en ningún caso corresponde al que efectivamente tendrá dicho bono una vez emitido, pues el mismo dependerá, entre otros aspectos, de los salarios devengados o sobre los cuales efectivamente se cotizó, así como de las semanas o el tiempo efectivamente servido o cotizado. Así mismo, debe advertirse que la finalidad de la “simulación” es, única y exclusivamente, efectuar una ilustración con base en dichos supuestos sobre el posible monto del bono pensional y el eventual monto de la pensión, sin que se garanticen dichos valores.

Para determinar la estimación del valor de los bonos pensionales en el caso del tipo A modalidad 1 se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

3.4.9.1.11.1. Determinar la densidad de cotización en el RPM como el número de semanas cotizadas al RPM dividido entre el número de semanas desde el inicio de las cotizaciones al RPM y la fecha de traslado.

3.4.9.1.11.2. Determinar la variación promedio mensual de los ingresos base de cotización (IBC) desde la fecha de inicio de las cotizaciones hasta la fecha de traslado, como la diferencia entre el IBC que el afiliado tenía al momento del traslado y el IBC que tenía en la fecha de inicio de cotización, esto dividido entre el número de meses entre la fecha de inicio de las cotizaciones al RPM y la fecha de traslado.

3.4.9.1.11.3. El valor del bono en la fecha de traslado se tomará como el valor de los aportes que debió realizar el afiliado al RPM para cada mes desde el inicio de las cotizaciones y la fecha de traslado, actualizado a la fecha de traslado con las tasas de rentabilidad RISS, donde los aportes se obtendrán como el IBC al inicio de las cotizaciones incrementado mes a mes con la variación promedio mensual de los IBC, esto multiplicado por la densidad de cotización en RPM y la tasa de cotización correspondiente a cada periodo.

En el caso de bonos pensionales tipo a modalidad 2 es necesario conocer el salario a junio de 1992 o el anterior si no se conoce el de esta fecha, así como la fecha de cotización. Este cálculo se realizará teniendo en cuenta la normatividad vigente.

3.4.9.1.12. Habilitar un módulo para que el consumidor financiero evidencie los supuestos antes citados, previo el diligenciamiento de los datos de entrada.

Las sociedades administradoras podrán, en forma adicional a la simulación que se obtenga con base en lo establecido en lossubnumerales anteriores, efectuarle al consumidor financiero una simulación del monto de la pensión incluyendo aportes voluntarios, siempre y cuando se tengan en cuenta las características descritas en este numeral y se advierta que el monto de la pensión resultante no es comparable con el que se pueda obtener en el RPM, dado que en este último no se tienen en cuenta los aportes voluntarios sino únicamente las cotizaciones obligatorias.

3.4.9.2. Características de las herramientas financieras ofrecidas para el cálculo preliminar de pensiones en el régimen de prima media con prestación definida (RPM)

Tratándose de las herramientas financieras que se ofrezcan para realizar cálculos preliminares de pensión en el RPM, las administradoras deben observar las siguientes instrucciones:

3.4.9.2.1. Presentar el monto mensual posible de la pensión y su respectiva tasa de reemplazo, calculados con base en los requisitos establecidos en la leyes 100 de 1993 y 797 de 2003, asumiendo fidelidades de cotización al Sistema, desde la fecha en que se efectúa la simulación hasta la edad en la cual el consumidor financiero cumplirá los requisitos para tener derecho a la pensión de vejez. Tales fidelidades serán del 100%, 75%, 50% y la propia de cada consumidor financiero (determinada como el número total de semanas cotizadas dividido entre las semanas transcurridas desde la fecha en que empezó a cotizar en el sistema y la fecha del respectivo cálculo).

3.4.9.2.2. Advertir al consumidor financiero de manera clara y expresa cada vez que este realice un ingreso a las respectivas herramientas, que en las mismas no se contemplarán los casos de afiliados que hacen parte del régimen de transición.

3.4.9.2.3. Indicar en la presentación de las herramientas financieras el número de semanas que, de acuerdo con el mínimo requerido, le falta por cotizar al consumidor financiero para la pensión y especificar que el IBC corresponde al salario actual.

3.4.9.3. Características comunes de las herramientas financieras

Las herramientas financieras que ofrezcan las entidades administradoras de los dos regímenes de pensión deben:

3.4.9.3.1. Permitir el acceso a cualquier persona que, en los términos del artículo 2.6.10.1.1. del Decreto 2555 de 2010, tenga la calidad de consumidor financiero, sin que se requiera para acceder a las herramientas estar afiliado o registrado ante la administradora o contar con clave o contraseña alguna.

3.4.9.3.2. Ajustarse a lo señalado en la presente circular para la simulación de pensión en cada uno de los regímenes pensionales señalados en la presente circular.

3.4.9.3.3. Estar disponibles en oficinas de atención al público y en su página de internet, en un lugar de fácil acceso y debidamente identificado.

3.4.9.3.4. Contar con ayuda en línea que oriente al consumidor financiero respecto de la información de entrada, en donde se le indique la manera como se diligencian cada uno de los campos previstos y si es del caso presentar un ejemplo.

3.4.9.3.5. Tener un módulo para ilustrar las características de cada régimen pensional que incluya los requisitos mínimos y las normas legales que correspondan, las cuales deberán estar disponibles a través de un enlace en internet.

3.4.9.3.6. Efectuar las simulaciones considerando el pago de 13 mesadas en el año.

3.4.9.3.7. Precisar que la simulación es una mera aproximación a la futura pensión, estimada con base en la información que suministra el consumidor financiero y bajo los supuestos que allí se señalan, por lo que cualquier variación en la información suministrada o en los supuestos utilizados afectará el monto de la pensión efectivamente recibida, tales como IBL, fidelidad de cotización, entre otros.

3.4.9.3.8. Indicar que la simulación se efectúa con salarios constantes, teniendo en cuenta el reportado en la información de entrada.

3.4.9.3.9. Contar con los validadores que se consideren pertinentes.

3.4.9.3.10. Informar al consumidor financiero si procede la devolución de saldos o la indemnización sustitutiva, en el evento en que los cálculos preliminares arrojen como resultado que no tendría derecho a recibir una pensión por no cumplir los requisitos previstos en la ley.

3.4.9.3.11. Determinar con base en la información suministrada por el afiliado, si éste cuenta con los requisitos para ser beneficiario del régimen de transición, informándole tal circunstancia y sugiriéndole que solicite asesoría personalizada ante la entidad administradora a la cual se encuentre afiliado.

Las administradoras del SGP, podrán proponer modificaciones a las herramientas financieras, las cuales deben ser previamente autorizadas por la SFC mediante normas de carácter general.

3.4.9.4. Información de entrada de las herramientas financieras

La información de entrada que debe requerirse al consumidor financiero (X) y sus beneficiarios (Y) por parte de las administradoras será la siguiente:

Datos de Entrada(RAIS)
RAIS Y RPM
(RPM)
(X)
(Y)
(X)
Nombre
chulo

chulo
Fecha de nacimiento
chulo
chulo
chulo
Género
chulo
chulo
chulo
Estado (válido, inválido) 
chulo
 
En caso de no tener certeza del estado, se asumirá como válido.
Fecha en que empezó a cotizar en el sistema
chulo
 
chulo
Fecha de traslado de régimen
chulo

chulo
Número de semanas cotizadas (ISS, sector público, otros)
chulo

chulo
Número de semanas cotizadas o tiempo de servicio al 1 de abril de 1994
chulo

chulo
Número de semanas cotizadas o tiempo de servicio al 25 de julio de 2005
chulo

chulo
Salario en la fecha que empezó a cotizar al sistema (campo obligatorio si se desea hacer una estimación del bono tipo A modalidad 1)
chulo

chulo
Si conoce el salario a la fecha de traslado, digítelo. (Si no conoce el dato anterior, la Administradora deberá deflactar el salario actual hasta la fecha del traslado)
chulo


Valor ahorrado en la Administradora del Fondo de Pensiones (sin aportes voluntarios)
chulo


Salario actual
chulo

chulo
Edad de Pensión
chulo


Número de semanas cotizadas al régimen de ahorro individual con solidaridad
chulo

chulo
Tiempo de permanencia en el tipo de fondo de mayor riesgo (indicar en años)
chulo


Tiempo de permanencia en el tipo de fondo moderado (indicar en años)
chulo


Tiempo de permanencia en el tipo de fondo conservador (indicar en años)
chulo


Si cuenta con la información del bono
Valor del bono a fecha de corte
chulo


Si no cuenta con la información del bono
(La Administradora deberá estimar el valor del bono respectivo)
Bonos Tipo A modalidad 1 estimado
chulo


Bonos Tipo A modalidad 2


Salario a junio de 1992 o anterior
chulo


Fecha del salario anterior a 1992
chulo


Valor ahorrado en el Fondo de Pensiones Voluntarias
chulo


Aporte mensual al Fondo de Pensiones Voluntarias
chulo


3.4.9.5. Evaluación previa de las herramientas financieras

Con el fin de evaluar las herramientas financieras en cuestión y en todo caso antes de ponerlas a disposición de los consumidores financieros, las entidades deben permitir el acceso a la SFC a un sitio de prueba en su página de internet para efectos de determinar la no objeción a la misma.

Para este propósito la disponibilidad del sitio de internet deberá ser informada por el representante legal de la administradora mediante comunicación dirigida a la delegatura de pensiones, cesantías y fiduciarias de la SFC.

3.4.9.6. Publicación de rentabilidades, comisión de administración y seguros previsionales AFP y AFPC

Con el propósito de contribuir a una mayor transparencia, las sociedades administradoras de los tipos de fondos de pensiones establecidos en el esquema de multifondos y/o de los portafolios de cesantías deben suministrar a sus afiliados la información necesaria que les permita comparar las distintas opciones del mercado y se sujetarán a las siguientes disposiciones:

Las sociedades administradoras de los tipos de fondos de pensiones deben mantener publicada en una cartelera o tablero situado en los lugares de atención al público, en caracteres destacados, de tal manera que atraiga su atención y resulte fácilmente legible, presentando la última tabla de rentabilidades acumuladas de los tipos de fondos y rentabilidad mínima elaborada por esta Superintendencia, en la cual se señale el período objeto de cálculo, los porcentajes de seguros previsionales y las comisiones autorizadas a las administradoras, dentro de los 3 días hábiles siguientes a la divulgación que de la misma haga esta entidad.

Igual obligación tendrán las sociedades administradoras de los portafolios de los fondos de cesantías, en lo referente a sus rentabilidades, rentabilidad mínima, comisión de administración y comisión por retiros parciales.

3.4.9.7. Información a pensionados de empresas que adelanten procesos de conmutación total de obligaciones pensionales

Los empleadores que aún deban adelantar gestiones para la conmutación total de sus obligaciones pensionales, de conformidad con el artículo 3º del Decreto 1260 de 2000, deben proveer a sus pensionados por lo menos la siguiente información, a fin de garantizar que los mismos cuenten con los elementos de juicio necesarios para adoptar su decisión.

Independientemente de la modalidad de pensión, se debe dar ilustración adecuada y suficiente sobre las características, costos de administración y los riesgos tanto para el pensionado como para la entidad que asuma el pago de la prestación por la conmutación pensional, bien sea con Colpensiones o una compañía de seguros a través de una renta vitalicia, según sea el caso, y la conmutación a través de un retiro programado con una sociedad administradora de fondos de pensiones y de cesantía.

Adicionalmente, explicar qué sucede con los recursos en caso de fallecimiento del pensionado lo que sucede con los recursos. Así mismo debe informarse a cada pensionado el valor aproximado de su cálculo actuarial, con el fin de que pueda obtener información sobre el posible monto de la mesada pensional durante el primer año.

3.4.9.8. Información a operadores de libranza

Las administradoras del SGP deben suministrar la información de sus usuarios, con el exclusivo propósito de establecer la localización de beneficiarios y empleadores o entidades pagadoras, a solicitud de las entidades operadoras de libranzas que para el efecto autorice o administre el Ministerio de la Protección Social, de conformidad con el artículo 8º de la Ley 1527 de 2012.

3.4.10. Entidades administradoras de sistemas abiertos de tarjetas débito y crédito

3.4.10.1. Información al consumidor

3.4.10.1.1. Las entidades administradoras de sistemas abiertos de tarjetas débito y crédito deben publicar en su página Web las definiciones y las clasificaciones de categorías de establecimientos de comercio o sectores que se definan de conformidad con el parágrafo 3º del artículo 2.1.4.1.2 del Decreto 2555 de 2010 y la información objeto de publicación a que se refiere este subnumeral.

Dichas categorías y sus correspondientes criterios de definición deben ser claros frente al público, de manera tal que se permita conocer con razonable profundidad a qué tipo de establecimientos de comercio o sector se refiere cada categoría específica.

Las categorías genéricas que se definan y clasifiquen como “otros”, “general”, o cualquiera otra denominación que agrupe actividades diferentes a las señaladas en las categorías individuales, en ningún caso pueden concentrar más del cinco por ciento (5%) de las ventas totales con tarjetas débito o crédito en un trimestre.

Sin perjuicio de lo anterior, la entidad administradora de sistemas abiertos de tarjetas puede segregar situaciones particulares que requieran la creación de categorías que concentren ventas inferiores o iguales al cinco por ciento (5%).

3.4.10.1.2. En caso de que algún establecimiento de crédito cobre comisiones de adquirencia o cuota de manejo en moneda extranjera debe hacerse la advertencia para cada categoría de establecimiento de comercio donde se presente dicha situación o para cada tipo de producto débito o crédito, según corresponda.

3.4.10.1.3. Las publicaciones no deben presentar espacios en blanco y en caso de existir se debe informar la causa de la ausencia de información. En los eventos en los cuales el establecimiento de crédito no emita el producto, no haya reportado la información a la entidad administradora, o la categoría de comercio no facturó durante el período, así se debe informar expresamente.

3.4.10.2. Procedimiento para entrega de información de los establecimientos de crédito a las entidades administradoras de sistemas abiertos de tarjetas débito y crédito

La junta directiva de las entidades administradoras de sistemas abiertos de tarjeta débito y crédito deben definir y aprobar, un procedimiento que incluya como mínimo:

3.4.10.2.1. La forma y oportunidad en que los establecimientos de crédito deben entregarles la información objeto de publicación, de conformidad con lo establecido en el parágrafo 2º del artículo 2.1.4.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

En el evento en que un establecimiento de crédito incumpla con la transmisión de información en la oportunidad que se defina, la entidad administradora del sistema abierto de tarjetas debe informar tal situación a la SFC, a más tardar el día hábil siguiente, y en todo caso deben hacerlo antes del día de la publicación.

3.4.10.2.2. Los mecanismos de recepción, procesamiento y validación de la información por parte de las entidades administradoras de los sistemas abiertos de tarjetas. La información entregada debe ser suscrita por el representante legal y revisor fiscal del respectivo establecimiento de crédito.

El procedimiento que se adopte de conformidad con el presente numeral debe remitirse a la SFC dentro de los 10 días hábiles siguientes a su adopción.

3.4.10.3. Comisión de adquirencia y tarifa interbancaria de intercambio

De acuerdo con el parágrafo 1º del artículo 2.1.4.1.2 del Decreto 2555 de 2010, la información relativa a la comisión de adquirencia y tarifa interbancaria de intercambio debe discriminarse por cada establecimiento de crédito y para cada categoría de comercio, separando la correspondiente a las tarjetas débito y crédito, expresadas en mínimos, máximos y promedios ponderados, en los siguientes términos:

3.4.10.3.1. Promedio ponderado de la comisión de adquirencia: El promedio ponderado de la comisión de adquirencia por categoría de comercio para cada establecimiento de crédito adquirente se calcula mediante la aplicación de la siguiente fórmula:

PPCi =∑Ci(Vi/Vti);

Dónde:

PPCi : Promedio ponderado de comisión de adquirencia de la categoría de comercio i.

Ci: Comisión de adquirencia cobrada a cada establecimiento de comercio de la categoría i.

Vi: Ventas facturadas por cada establecimiento de comercio de la categoría i.

Vti: Ventas totales facturadas en la categoría i.

3.4.10.3.2. Comisión de adquirencia Máxima: corresponde a la máxima comisión cobrada a un establecimiento de comercio perteneciente a cada categoría, por parte de cada establecimiento de crédito adquirente.

3.4.10.3.3. Comisión de adquirencia Mínima: corresponde a la mínima comisión cobrada a un establecimiento de comercio perteneciente a cada categoría, por parte de cada establecimiento de crédito adquirente.

3.4.10.3.4. Promedio ponderado de tarifas interbancarias de intercambio: el promedio ponderado de las tarifas interbancarias de intercambio por categoría de comercio para cada establecimiento de crédito emisor se calculará mediante la siguiente fórmula:

PPIi =∑Ii(Vi /Vti);

Dónde:

PPIi: Promedio ponderado de tarifa interbancaria de la categoría de comercio i donde hicieron transacciones los clientes del establecimiento de crédito emisor.

Ii: Tarifa interbancaria de intercambio.

Vi: Ventas facturadas por cada establecimiento de comercio de la categoría i.

Vti: Ventas totales facturadas en la categoría i.

3.4.10.3.5. Tarifa interbancaria máxima: corresponde a la tarifa interbancaria más alta de cada categoría de comercio cobrada por cada establecimiento de crédito emisor.

3.4.10.3.6. Tarifa interbancaria mínima: corresponde a la tarifa interbancaria más baja de cada categoría de comercio cobrada por cada establecimiento de crédito emisor.

3.4.10.4. Cuotas de manejo

Para efectos de publicar las cuotas de manejo cobradas por cada establecimiento de crédito a los tarjetahabientes débito y crédito se deben considerar los siguientes aspectos:

Cuota máxima: corresponde a la comisión más alta cobrada en cada uno de los productos crédito o débito que ofrece el establecimiento de crédito emisor.

Cuota mínima: corresponde a la comisión más baja cobrada en cada uno de los productos crédito o débito que ofrece al público en general el establecimiento de crédito emisor.

Cuota promedio ponderada: corresponde al total de ingresos por comisiones de manejo de tarjetas crédito o débito dividido por el volumen total de tarjetas vigentes crédito o débito, por cada uno de los productos crédito o débito que ofrece el establecimiento de crédito emisor.

Los establecimientos de crédito que representen y administren franquicias de tarjetas débito y/o crédito diferentes a las administradas por los sistemas abiertos de tarjetas, en atención a lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 97 del EOSF, también deben efectuar la publicación de que trata el artículo 2.1.4.1.2. del Decreto 2555 de 2010 con la información y en la forma y condiciones que aquí se establecen. Esta publicación debe efectuarse por el establecimiento de crédito que representa la franquicia en Colombia.

4. Régimen de horarios para la prestación de servicios de las entidades vigiladas

4.1. Instrucciones relativas a los horarios de prestación de servicio al público

Las entidades vigiladas podrán definir libremente los horarios de prestación de servicio al público, los cuales no tienen que estar necesariamente unificados entre los diferentes establecimientos de una misma localidad. En todo caso, cualquier modificación a los horarios —actuales o futuros— debe ser comunicada a esta Superintendencia con una antelación no inferior a 10 días hábiles.

4.2. Cierres especiales

Se podrá suspender la prestación del servicio al público de manera temporal, por motivos de fuerza mayor, caso fortuito o eventos reconocidos nacionalmente en diferentes regiones, que tradicionalmente han obtenido el permiso para suspender la prestación del servicio al público, sin que se requiera aprobación previa de esta Superintendencia. En el último evento bastará con que se avise al público de manera clara y precisa los días de no prestación del servicio, mediante avisos visibles en un tamaño no menor de medio pliego (70 x 50 cm.), colocados en las oficinas de la entidad en la localidad correspondiente con mínimo 10 días hábiles de antelación. Así mismo, debe comunicarse a la SFC por intermedio de la oficina principal, mediante relación mensual, las festividades autorizadas para el mes inmediatamente siguiente incluyendo los cierres ocasionados por fuerza mayor y caso fortuito del mes anterior. Los cierres especiales no requerirán de unificación entre los establecimientos de la misma localidad.

4.3 Publicidad

Para los casos de cierre especiales o cuando se desee efectuar cambio en el horario de atención a los consumidores financieros, debe comunicarse a todos los clientes, mediante avisos visibles de un tamaño no menor al antes mencionado colocados en las oficinas de la entidad con una antelación no menor de 10 días hábiles y en todo caso difundir tal decisión, por una sola vez, en un diario regional, local o de circulación nacional, según corresponda al alcance geográfico del efecto de la medida, y de no ser posible, por cualquier otro medio que se estime procedente para tal cometido.

5. Condiciones de la gestión de cobranza realizada a los consumidores financieros

5.1. Ámbito de aplicación

Con el fin de garantizar los derechos de los consumidores financieros y dentro del marco general de la debida diligencia en la prestación del servicio, en la gestión de cobranza a deudores morosos, las entidades vigiladas deben atender las instrucciones aquí impartidas, independientemente de que la gestión sea realizada directamente por éstas o a través de terceros.

Cuando la mencionada gestión se realice mediante la contratación de terceros, la actividad se entiende realizada bajo la entera responsabilidad de la entidad vigilada quien es igualmente responsable de velar porque los terceros contratados, atiendan en forma integral las instrucciones establecidas en la presente Circular. Igual regla aplicará en los eventos de cesión de cartera, para lo cual las entidades vigiladas deben incluir en sus contratos una cláusula en la que se señale que el cesionario, cuando ésta sea transferida, observará las pautas de cobro establecidas por la SFC en la presente circular.

Las condiciones establecidas a continuación aplican a las entidades vigiladas por la SFC, con excepción de aquellas que se encuentren sometidas a algún régimen especial sobre el particular, tales como las entidades administradoras de fondos de pensiones y cesantías, quienes deberán atender las disposiciones especiales que resulten aplicables.

5.2. Cobranza prejudicial

5.2.1. Gastos de cobranza prejudicial

Se entiende por gastos de cobranza prejudicial toda erogación en la que haya incurrido la entidad vigilada por razón de las actividades desplegadas durante el ejercicio de la gestión de cobro prejurídico, tendientes a obtener la recuperación de su cartera, incluidos los honorarios profesionales, independientemente de que la gestión sea realizada directamente por funcionarios de la entidad o por terceros facultados por ésta.

Los mecanismos de cobranza prejudicial deben constituirse en formas privadas y pacíficas de solución de litigios que resulten menos gravosas para ambas partes. Su ejercicio no puede constituir una fuente adicional de conflictos ni proponerse como una estrategia para eludir el cumplimiento de los requisitos, cargas, términos de prescripción y demás garantías de imparcialidad que asegura el proceso.

En ese orden de ideas, la gestión de cobranza realizada por entidades vigiladas o por terceros autorizados por éstas debe efectuarse con profesionalismo, garantizando el respeto de los consumidores financieros y absteniéndose de abusar de su posición dominante contractual.

Constituyen formas indebidas de cobranza, por ejemplo, aquellas que buscan presionar el pago poniendo en conocimiento de terceros que no son parte de la relación crediticia y a las que no asiste un interés respaldado en razones legales o de orden público, v.gr. cobro a través de “chepitos”, fijar avisos en zonas comunes al conjunto residencial o en diarios de amplia circulación donde se informe de manera indiscriminada de la condición de deudor de una persona, así como el envío de comunicaciones a terceros que tengan relaciones comerciales con el deudor, sin perjuicio de la posibilidad de enviar la información del comportamiento de pagos de los deudores a las centrales de información, de acuerdo con lo previsto en las disposiciones legales que resulten aplicables.

5.2.2. Deber de información al momento de la contratación de los servicios o vinculación a productos

Las entidades vigiladas deben informar a los consumidores financieros de manera clara, cierta, precisa, suficiente y de fácil comprensión para éstos, en forma previa y al momento de la aprobación o desembolso de los créditos, lo siguiente:

5.2.2.1. Las políticas y mecanismos implementados por la entidad para efectuar la gestión de cobranza prejudicial.

5.2.2.2. El momento a partir del cual se iniciará la gestión de cobranza prejudicial.

5.2.2.3. Los gastos derivados de la gestión de cobranza prejudicial, incluida la forma para determinarlos y los conceptos empleados para su liquidación.

5.2.2.4. Las dependencias internas o las entidades externas autorizadas por la vigilada para adelantar las gestiones de cobranza.

5.2.2.5. Las entidades vigiladas deben informar si las personas que realizan la gestión de cobranza se encuentran autorizadas para aceptar acuerdos de pago con los consumidores financieros.

5.2.2.6. Los canales a través de los cuales los deudores podrán efectuar el pago.

Cualquier modificación relacionada con la información de que tratan los anteriores subnumerales debe ser informada al cliente por escrito, de manera oportuna a través de mecanismos idóneos. En todo caso, los cambios o modificaciones de dicha información debe ser comunicada en los extractos o estados de cuenta de las obligaciones.

Las anteriores instrucciones se entenderán sin perjuicio de la obligación de las entidades vigiladas de mantener a disposición de los consumidores financieros tal información en oficinas y a través de los medios que se consideren idóneos.

5.2.3. Condiciones de la gestión de cobranza prejudicial

Si bien los gastos de cobranza no son de aquellos que se reputan como intereses en los términos de los artículos 65 y 68 de la Ley 45 de 1990, para poder ser trasladados a los deudores, las entidades vigiladas y los terceros autorizados por éstas deben atender las siguientes instrucciones:

5.2.3.1. Las entidades vigiladas deben asegurarse de que las personas responsables de hacer la gestión de cobro den un buen trato al deudor.

5.2.3.2. Todo cobro que se traslade al consumidor financiero por concepto de gastos de cobranza debe implicar el despliegue de una actividad real encaminada efectivamente a la recuperación de cartera, y el costo de la misma debe corresponder a los montos que hayan sido previamente informados a los deudores. Se considera práctica no autorizada el cobro a los deudores por concepto de gastos de cobranza en forma automática, es decir, por el simple hecho de incurrir en mora o sin mediar gestión alguna tendiente a procurar el recaudo efectivo de la obligación.

5.2.3.3. Los cobros deben ser razonables y proporcionados a la gestión efectivamente adelantada.

5.2.3.4. No se podrá realizar ningún cobro por concepto de gastos de cobranza, si éstos no se encuentran debidamente sustentados. En consecuencia, las entidades vigiladas deben disponer lo pertinente para que todas las actividades realizadas tendientes a lograr la recuperación de la cartera queden debidamente registradas y sirvan de sustento para el cobro.

5.2.3.5. Los funcionarios o terceros facultados para realizar la gestión de cobranza deben identificarse debidamente ante el deudor.

5.2.3.6. Los funcionarios o terceros facultados para realizar la gestión de cobranza deben brindar información cierta, suficiente, actualizada y de fácil comprensión respecto de las obligaciones objeto de cobro, v.gr. monto de la obligación, saldo pendiente por cancelar, valor y tasa de los intereses corrientes y de mora, fechas de vencimiento y de pago, días de retardo, datos de contacto de los funcionarios o terceros autorizados a quienes puede acudir a fin de realizar eventuales acuerdos de pago, orden de imputación de los pago, entre otros.

5.2.3.7. De todas las gestiones realizadas para la recuperación de cartera y de la información que se suministró a los deudores debe dejarse constancia documental, es decir, que pueda ser reproducida y suministrada al deudor cuando éste o las entidades competentes así lo requieran.

5.2.3.8. Las gestiones de cobro deben efectuarse de manera respetuosa y en horarios adecuados para los consumidores financieros. Se entenderá por horarios adecuados aquellos que no afecten la intimidad personal y familiar del deudor.

5.2.3.9. Cuando habiéndose desplegado la gestión de cobro en horarios adecuados, no sea posible localizar al deudor, la entidad podrá de manera excepcional, intentar ubicarlo en horarios extraordinarios.

5.2.3.10. Los funcionarios o terceros autorizados para adelantar la gestión de cobranza deben reportar a la entidad vigilada de manera inmediata el acuerdo a que se llegó con el deudor y el dinero cancelado por éste, a fin de que la aplicación del pago sea igualmente inmediata.

5.2.3.11. De todos los pagos efectuados por el deudor debe expedirse un comprobante en el cual se encuentre desagregada la aplicación del pago, el cual podrá ser entregado concomitante con el pago o posteriormente.

5.2.3.12. Las entidades vigiladas deben establecer mecanismos tendientes a garantizar, por parte de los funcionarios o los terceros autorizados para realizar la gestión de cobranza, la custodia y reserva de la información del cliente.

5.2.3.13. Las entidades vigiladas deben llevar un registro permanentemente actualizado en el cual se indique a qué casa de cobranza externa fue remitido el deudor, cuando sea el caso.

5.2.3.14. Las entidades deben informarle al deudor el orden de la imputación de pagos.

5.2.3.15. Las entidades deben garantizar que exista transparencia en la información que suministran directamente los funcionarios de ésta y terceros facultados para realizar la gestión de cobranza, de manera que no existan inconsistencias entre una y otra información.

5.3. Cobranza judicial

Cuando el cobro de la obligación se realice a través de un proceso judicial, las entidades deben observar las directrices impartidas por el juez en cada etapa del proceso, pues él es el único competente para adoptar los mecanismos tendientes a hacer cumplir sus decisiones.

5.4. Cobranza en los créditos de vivienda

Tratándose del cobro de créditos de vivienda, las entidades vigiladas deben informar a los deudores que los gastos en que incurran las entidades financieras por concepto de gestiones de cobranza corren por cuenta de la respectiva institución vigilada hasta el momento en que se presente la demanda, y que el cobro judicial corre a cargo del deudor. Lo anterior, de conformidad con lo establecido por el artículo 16 del Decreto 2331 de 1998, en concordancia con el subnumeral 1.3.3. del capítulo VI, título I de la parte II de la presente circular.

5.5. Cobranza en los microcréditos

En el caso de los gastos de cobranza de las obligaciones derivadas de microcréditos, las entidades vigiladas deben observar lo previsto en el artículo 39 de la Ley 590 de 2000 y sus normas complementarias. Dicha disposición autoriza expresamente a los intermediarios financieros y a las organizaciones especializadas en crédito micro empresarial para cobrar honorarios y comisiones de conformidad con las tarifas que autorice el Consejo Superior de Microempresa.

El cobro de honorarios y comisiones autorizadas a las entidades otorgantes de microcrédito se consideran erogaciones autorizadas en tanto se generen en un crédito que está siendo atendido normalmente. No obstante, ante la mora de una obligación de esta naturaleza, resultarán aplicables los lineamientos generales contenidos en los subnumerales 5.2 y 5.3 del presente capítulo.

6. Cláusulas y prácticas abusivas

De acuerdo con lo establecido por el literal e. del artículo 7º de la Ley 1328 de 2009, las entidades vigiladas deben abstenerse de incurrir en conductas que conlleven abusos contractuales o de convenir cláusulas que puedan afectar el equilibrio del contrato o que den lugar a un abuso de posición dominante contractual.

En concordancia con lo anterior, el artículo 11 de la misma ley prohibió de manera expresa la incorporación de cláusulas abusivas en los contratos de adhesión que utilicen las entidades vigiladas, señalando algunos casos de cláusulas que a juicio del legislador son consideradas como abusivas. Adicionalmente, en el literal e. del mismo artículo se le otorgó a esta Superintendencia la facultad de establecer de manera previa y general otras cláusulas abusivas.

En desarrollo de todo lo anterior y sin perjuicio del debido cumplimiento de los deberes y obligaciones que les corresponden a los consumidores financieros en desarrollo de los contratos celebrados con las entidades vigiladas, esta Superintendencia señala a continuación algunos ejemplos de cláusulas y las prácticas que se consideran abusivas.

6.1. Cláusulas abusivas

Salvo que exista autorización legal para incorporar este tipo de cláusulas en los contratos, son abusivas de acuerdo con lo previsto por la Ley 1328 de 2009, las siguientes cláusulas:

6.1.1. Aquellas que exoneran, atenúan o limitan la responsabilidad de las entidades vigiladas sin permitir el ejercicio de los derechos del consumidor financiero. Son ejemplos de este tipo de cláusulas las siguientes:

6.1.1.1. Cláusulas que invierten la carga de la prueba y eximen de responsabilidad a las entidades vigiladas, tales como:

6.1.1.1.1. Las que imponen al consumidor financiero asumir de manera anticipada toda la responsabilidad derivada del uso de los diferentes instrumentos para la realización de operaciones (tarjetas débito, crédito, talonarios, dispositivos móviles, entre otros), así como por cualquier falsedad, adulteración, extravío o uso indebido que de ellos se haga por éstos o por un tercero.

6.1.1.1.2. Las que obligan al consumidor financiero a certificar que se encuentra en un computador seguro.

6.1.1.1.3. Las que hacen que el consumidor financiero asuma toda responsabilidad por cualquier operación realizada con la clave asignada, cuando el perjuicio a que haya lugar sea consecuencia del mal uso de la misma por parte de la entidad vigilada.

6.1.1.1.4. Las que expresen que la entidad no se hace responsable por los virus, programas fraudulentos o cualquier exposición no autorizada o ilícita del servicio que de cualquier manera pueda afectar la confidencialidad o integridad de la información presentada.

6.1.1.1.5. Las que establecen que los consumidores financieros no tendrán la posibilidad de controvertir las pruebas que aporte la entidad vigilada en su contra, en caso de existir objeción a transacciones, limitando el ejercicio de su derecho de defensa.

6.1.1.1.6. Las que eximen de todo tipo de responsabilidad a la entidad vigilada por los errores u omisiones de cualquier clase que puedan producirse en la realización de las operaciones.

6.1.1.1.7. Las que establecen que la entidad no será responsable por los daños o perjuicios derivados del acceso, uso o mala utilización de los contenidos de sus respectivas páginas de internet, ni de las posibles discrepancias que puedan surgir entre la versión de sus documentos impresos y la versión electrónica de los mismos publicados en la web.

6.1.1.1.8. Las que disponen que la entidad vigilada no garantiza que su sitio web ni que el acceso a este sea libre de errores, o que el servicio o el servidor estén libres de virus u otros agentes nocivos, programas fraudulentos que de cualquier manera puedan afectar la confidencialidad o integridad de la información.

6.1.1.1.9. Las que establecen que la entidad vigilada no responderá por la exactitud, veracidad, oportunidad e integridad de la información contenida en sus respectivos sitios web.

6.1.1.1.10. Las que eximen de responsabilidad a las entidades vigiladas por el desembolso de depósitos a terceros no autorizados o por el pago de cheques falsos.

6.1.1.1.11. Las que establecen que la entidad vigilada no será responsable por los retiros realizados con documentación adulterada, falsificada o indebidamente diligenciada.

6.1.1.2. Cláusulas que autoricen a las entidades vigiladas para adoptar decisiones de manera unilateral o le impongan a los consumidores financieros modificaciones u obligaciones adicionales a las inicialmente pactadas, salvo que se encuentren autorizadas por la ley, tales como:

6.1.1.2.1. Solamente en aquellos eventos en que la ley exija el consentimiento previo y expreso de los consumidores financieros, serán abusivas aquellas cláusulas que permitan a las entidades vigiladas la modificación de los términos y condiciones del contrato, de manera unilateral y sin contar con la aquiescencia de aquellos; por ejemplo, aquellas referidas a modificaciones o imposición de mayores tarifas o costos de los productos o servicios.

6.1.1.2.2. Las que autorizan a los intermediarios de valores la realización de operaciones sin que medie una instrucción previa y expresa de los consumidores financieros, cuando ésta se requiera.

6.1.1.2.3. Las que señalan un plazo determinado para que el consumidor financiero se pronuncie respecto del contenido de los extractos, y si éste no lo objetare, se entenderán aceptadas las operaciones allí incluidas.

6.1.1.2.4. Las que facultan a las entidades vigiladas para modificar unilateralmente las condiciones de uso de las tarjetas de crédito: inviertan el tipo o modalidad de consumo, cambien el plazo establecido por el cliente o la tasa de interés pactada.

6.1.1.2.5. Las que autorizan a la entidad vigilada a disminuir el monto de las líneas de crédito, sin que exista un análisis previo de riesgos ni se informe de manera previa y expresa al consumidor financiero.

6.1.2. Las que prevean o impliquen limitación o renuncia al ejercicio de los derechos de los consumidores financieros. Son ejemplos de este tipo de cláusulas las siguientes:

6.1.2.1. Cláusulas que desconocen el derecho de defensa de los consumidores financieros, tales como:

6.1.2.1.1. Las que estipulan que el consumidor financiero no podrá oponer defensa alguna o que limiten los medios probatorios.

6.1.2.1.2. Las que impongan la obligación de utilizar de manera exclusiva un determinado mecanismo alternativo de solución de conflictos para resolver las controversias entre consumidores financieros y entidades vigiladas.

6.1.2.1.3. Las que impidan a los consumidores financieros solicitar el pago de perjuicios o pedir la terminación o resolución del contrato, en caso de incumplimiento de las obligaciones por parte de la entidad vigilada.

6.1.2.1.4. Las que imponen al consumidor financiero la aceptación de plazos para efectuar reclamaciones en perjuicio de aquéllos establecidos en la ley.

6.1.2.2. Las que obligan a los consumidores financieros a contratar un determinado producto o servicio o con una persona específica, tales como:

6.1.2.2.1. Las que impongan directa o indirectamente al consumidor financiero la designación del notario que documentará el servicio proveído o el crédito que se le otorgue.

6.1.2.2.2. Las que establezcan la compañía con la que el consumidor financiero debe contratar los seguros exigidos como condición del crédito.

6.1.2.2.3. Las que facultan a las entidades vigiladas a contratar o renovar, por cuenta del deudor, las pólizas de seguros sobre los bienes en garantía de un crédito, sin que este haya tenido la posibilidad de escoger la entidad aseguradora.

6.1.2.3. Otras cláusulas abusivas

6.1.2.3.1. Cláusulas que autorizan a la entidad vigilada para cobrar por servicios no prestados o por el cumplimiento de las prestaciones propias del contrato que no impliquen un servicio adicional. Son ejemplos de este tipo de cláusulas las siguientes:

6.1.2.3.1.1. Las que autorizan a las entidades aseguradoras para cobrar al consumidor financiero por efectuar el pago del siniestro.

6.1.2.3.1.2. Las que facultan a las entidades vigiladas para cobrar a sus deudores por recibir el pago de sus créditos.

6.1.2.3.1.3. Las que disponen que las entidades vigiladas podrán realizar cobros por concepto de gastos de cobranza de manera automática y sin realizar gestión alguna encaminada a realizar dicha labor.

6.1.2.3.1.4. Las que establecen que el hecho de que la cuenta de cobro no le haya sido enviada al consumidor financiero, no lo releva de efectuar el pago en la oportunidad convenida, salvo que se trate de créditos respecto de los cuales el monto y la fecha se hubiere determinado de manera previa y expresa con exactitud.

6.1.2.3.1.5. Las que buscan reportar una ventaja para el proponente dejando al aceptante en circunstancias de inferioridad, dificultad o manifiesta incomodidad para el cumplimiento de sus obligaciones o el reclamo de sus derechos, en el desarrollo de los negocios fiduciarios.

6.2. Prácticas abusivas

Además de las previstas en el artículo 12 de la Ley 1328 de 2009 se consideran prácticas abusivas las siguientes:

6.2.1. Redactar los contratos con letras ilegibles y difíciles de leer a simple vista.

6.2.2. No entregar o no poner a disposición de los consumidores copia de los contratos, ni de los reglamentos de los productos o servicios contratados.

6.2.3. Realizar cobros por concepto de gastos de cobranza de manera automática.

6.2.4. Cobrar al consumidor financiero por servicios o productos, sin que exista conocimiento previo, autorización o consentimiento expreso de este.

6.2.5. Limitar el derecho de los consumidores financieros a dar por terminado los contratos, salvo que se trate de contratos irrevocables.

6.2.6. Obligar a los consumidores financieros a declarar que conocen y aceptan los reglamentos, sin haberlos entregado o puesto a su disposición.

6.2.7. En los créditos de vivienda, inducir al consumidor financiero a tener más productos con la entidad como requisito para concederle el beneficio de cobertura de la tasa de interés para vivienda, siendo que este costo es asumido por el Estado.

6.2.8. Todas aquellas conductas que contravengan las cláusulas abusivas contempladas en la ley o en la presente circular.

Anexos P 1 Tit III - Cap I
P 1 Tit III - Cap I Anexo 1 (Expresión Vigilado SFC)
P 1 Tit III - Cap I Anexo 2 (Reglas Visual Fogafín)
P 1 Tit III - Cap I Anexo 3 (Reglas Visual Fogacoop)

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO III

Competencia y protección del consumidor financiero

CAPÍTULO II: Instancias de atención al consumidor en las entidades vigiladas

Contenido

1. Sistema de atención al consumidor financiero (SAC)

1.1. Consideraciones generales

1.2. Ámbito de aplicación

1.3. Debida atención y protección al consumidor financiero

1.4. Alcance del SAC

1.5. Elementos mínimos que componen el SAC

1.6. Etapas del SAC

2. Defensoría del consumidor financiero

2.1. Consideraciones generales y ámbito de aplicación

2.2. Reglas sobre las calidades de los DCF

2.3. Reglas sobre la información que las entidades vigiladas deben suministrar al público respecto de los DCF

2.4. Reglas sobre el informe de gestión del DCF

2.5. Reglas sobre la función de vocería de los consumidores financieros

3. Presentación de quejas contra entidades no obligadas a contar con DCF o que no lo hayan designado voluntariamente

4. Informe estadístico de reclamaciones presentadas por los consumidores financieros ante las entidades vigiladas por la SFC o ante los DCF

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO III

Competencia y protección del consumidor financiero

CAPÍTULO II: Instancias de atención al consumidor en las entidades vigiladas

1. Sistema de atención al consumidor financiero (SAC)

1.1. Consideraciones generales

La Ley 1328 de 2009 consagró un régimen especial de protección a los consumidores financieros que tiene como propósitos generales (i) fortalecer la normatividad existente sobre la materia, (ii) buscar el equilibrio contractual entre las partes y (iii) evitar la asimetría en la información.

Para tal efecto, se estableció la obligación a cargo de las entidades vigiladas de implementar un sistema de atención a los consumidores financieros, SAC, el cual debe propender porque: (i) se consolide al interior de cada entidad una cultura de atención, respeto y servicio a los consumidores financieros; (ii) se adopten sistemas para suministrarles información adecuada; (iii) se fortalezcan los procedimientos para la atención de sus quejas, peticiones y reclamos; y (iv) se propicie la protección de los derechos del consumidor financiero, así como la educación financiera de éstos.

En desarrollo de ese mandato legal y consciente de la importancia de establecer un marco normativo que propenda por consolidar un ambiente de atención, protección, respeto y una adecuada prestación de servicios a los consumidores financieros, y que permita a las entidades vigiladas contar con reglas claras respecto de las medidas que deben adoptar para estos fines, a continuación se imparten instrucciones conducentes para un efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del SAC.

Cabe destacar que las entidades vigiladas deben desarrollar todos los aspectos relacionados con el SAC enfocándose, principalmente, en la debida atención y protección a los consumidores financieros, y en la observancia de los principios orientadores sobre esta materia previstos, especialmente lo establecido en el artículo 3º de la Ley 1328 de 2009.

1.2. Ámbito de aplicación

Los siguientes tipos de entidades vigiladas están obligados a implementar SAC: los establecimientos de crédito, las sociedades de servicios financieros, las entidades aseguradoras, los corredores de seguros, las sociedades de capitalización, las entidades de seguridad social administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida, los miembros de las bolsas de bienes y productos agropecuarios y agroindustriales, las sociedades comisionistas de bolsas de valores, los comisionistas independientes de valores y las sociedades administradoras de fondos de inversión.

Igualmente, deben contar con SAC el Fondo Nacional de Ahorro (FNA); el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior (Icetex) y la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía.

1.3. Debida atención y protección al consumidor financiero

Para efectos del SAC se entiende por debida atención y protección al consumidor financiero el conjunto de actividades que desarrollen las entidades vigiladas con el objeto de propiciar un ambiente de protección y respeto por los consumidores financieros. Para ello, deben establecer mecanismos que propendan por la observancia de los principios orientadores en materia de protección de los derechos del consumidor financiero y el cumplimiento de las obligaciones previstas en la normatividad vigente.

Para el logro de ese ambiente de atención, protección y respeto por el consumidor financiero, las entidades deben:

1.3.1. Emplear la debida diligencia en el ofrecimiento de sus productos o en la prestación de sus servicios a los consumidores, a fin de que éstos reciban la información y/o la atención debida y respetuosa en desarrollo de las relaciones que establezcan o pretendan establecer con aquéllas.

1.3.2. Procurar una adecuada educación del consumidor financiero.

1.3.3. Suministrar al consumidor financiero información cierta, suficiente, clara y oportuna, que les permita a éstos conocer adecuadamente sus derechos, obligaciones y los costos de los diferentes productos y servicios.

1.3.4. Para el caso particular de las administradoras del SGP, estas entidades deben tener en cuenta, además de los principios establecidos en la Ley 1328 de 2009 aquellos señalados particularmente en el artículo 2.6.10.1.2 del Decreto 2555 de 2010, así como los deberes de asesoría, información y el deber del buen de consejo previstos en el artículo 2.6.10.2.3 de la norma en mención.

1.4. Alcance del SAC

El SAC que desarrollen las entidades vigiladas debe ser implementado acorde con su estructura, tamaño y objeto social, de tal forma que les permita identificar, medir, controlar y monitorear todos aquellos hechos o situaciones que puedan incidir en la debida atención y protección de los consumidores financieros. En el mismo sentido, el SAC debe guardar concordancia con los planes estratégicos de cada entidad, cumpliendo los requerimientos mínimos establecidos en el presente capítulo.

Para efectos del desarrollo y puesta en marcha del SAC, las entidades vigiladas pueden apoyarse en los procesos, procedimientos y en general, en las herramientas que han venido implementando en el marco de la administración de los riesgos propios de su actividad, en las medidas adoptadas para la seguridad y calidad en el manejo de información a través de medios y canales, así como en aquellos desarrollos relativos a la revisión y adecuación del sistema de control interno -SCI-.

Para la adecuada implementación de una cultura de atención y protección al consumidor financiero, las entidades vigiladas deben desarrollar:

1.4.1. Programas y campañas de educación financiera adecuados y suficientes, que permitan y faciliten a los consumidores financieros adoptar decisiones informadas, comprender las características de los diferentes productos y servicios ofrecidos en el mercado, así como sus respectivos costos o tarifas, las obligaciones y derechos de los consumidores financieros y los mecanismos establecidos por la normatividad vigente para la protección de sus derechos; y

1.4.2. Mecanismos que permitan brindar información comprensible, cierta, suficiente y oportuna a los consumidores financieros, respecto de:

1.4.2.1. Las características de los productos o servicios.

1.4.2.2. Los derechos de los consumidores financieros.

1.4.2.3. Las obligaciones de las entidades vigiladas.

1.4.2.4. Las tarifas o precios.

1.4.2.5. Las medidas para el manejo seguro del producto o servicio.

1.4.2.6. Las consecuencias derivadas del incumplimiento del contrato.

1.4.2.7. Los mecanismos legales y contractuales establecidos para la defensa de los derechos de los consumidores financieros; y

1.4.2.8. La demás información que la entidad vigilada estime conveniente para que el consumidor comprenda el contenido y funcionamiento de la relación establecida para suministrar un producto o servicio.

El SAC que desarrollen las vigiladas debe instrumentarse a través de los elementos y etapas que más adelante se describen, correspondiendo los primeros al conjunto de componentes a través de los cuales se instrumenta de forma organizada y metódica la administración del sistema en las entidades y los segundos, a las fases o pasos sistemáticos e interrelacionados mediante los cuales las entidades lo administran.

Es deber de las entidades vigiladas revisar periódicamente los elementos y etapas del SAC a fin de realizar los ajustes que consideren necesarios para su efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento.

1.5. Elementos mínimos que componen el SAC

A continuación se señalan los elementos mínimos para una efectiva implementación del SAC:

1.5.1. Políticas

La junta directiva o el consejo de administración de las entidades, debe adoptar políticas (lineamientos generales y particulares) respecto de:

1.5.1.1. La atención y protección a los consumidores financieros. Estas políticas deben ser claras, aplicables y estar en concordancia con los objetivos previstos en el literal a. del artículo 8º de la Ley 1328 de 2009. En este sentido las políticas que adopten las entidades deben cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

1.5.1.1.1. Procurar la debida atención y protección del consumidor financiero.

1.5.1.1.2. Propiciar un ambiente de atención y respeto por el consumidor financiero.

1.5.1.1.3. Impulsar a nivel institucional la cultura en materia de protección al consumidor financiero.

1.5.1.1.4. Establecer el deber de los órganos de administración, de control y de sus demás funcionarios, de asegurar el cumplimiento de las normas internas y externas relacionadas con la protección al consumidor financiero.

1.5.1.1.5. Permitir la prevención y resolución de conflictos de interés en el marco del SAC.

1.5.1.2. La administración y funcionamiento del SAC, de manera que cada uno de los elementos y etapas del sistema cuenten con políticas claras y efectivamente aplicables y conduzcan a un adecuado funcionamiento del mismo.

1.5.1.3. La provisión de recursos humanos, físicos y tecnológicos necesarios para el adecuado funcionamiento del SAC.

Igualmente, la junta directiva o el consejo de administración debe establecer los mecanismos y controles necesarios para asegurar el cumplimiento estricto de dichas políticas y de las normas que le son aplicables al SAC.

1.5.2. Procedimientos

Las entidades deben establecer, especialmente, procedimientos aplicables para:

1.5.2.1. La adecuada implementación y funcionamiento del SAC, contemplando como mínimo:

1.5.2.1.1. La instrumentación de los diferentes elementos y etapas del SAC.

1.5.2.1.2. La evolución de los controles adoptados por la entidad.

1.5.2.1.3. La adopción de medidas en caso de que los funcionarios, administradores y terceros incumplan el SAC.

1.5.2.1.4. La evaluación y medición de la efectividad del sistema.

1.5.2.2. La atención eficaz de peticiones, quejas o reclamos que formulen los consumidores financieros, los cuales deben contener: plazos de respuesta razonables, determinar las personas o áreas responsables de atender peticiones, quejas o reclamos y la forma y contenido como deben presentarse los mismos. La respuesta que se brinde a los consumidores financieros debe ser concreta, clara y suficiente y oportuna; y

1.5.2.3. La revisión de las solicitudes y recomendaciones que formulen los defensores del consumidor financiero, DCF, en ejercicio de sus funciones.

1.5.3. Documentación

Todos los aspectos relacionados con la implementación del SAC, incluyendo sus etapas y elementos, deben constar en documentos y registros que garanticen la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida.

Dicha documentación debe incluir como mínimo:

1.5.3.1. El manual del SAC en el que se desarrollen todos los aspectos aquí previstos.

1.5.3.2. Los registros y demás elementos que evidencien la operación efectiva del SAC, y

1.5.3.3. Los informes que la junta directiva o el consejo de administración, el representante legal y los órganos de control deben elaborar en los términos del presente capítulo.

1.5.4. Estructura organizacional.

En la estructura organizacional de las entidades vigiladas, se deben definir claramente los niveles de responsabilidad encargados de atender los asuntos relacionados con el SAC, precisando su alcance y límites. En especial les corresponde:

1.5.4.1. Junta directiva o consejo de administración

1.5.4.1.1. Establecer las políticas relativas al SAC, a que se refiere el subnumeral 1.5.1 del presente capítulo.

1.5.4.1.2. Aprobar el manual del SAC y sus actualizaciones.

1.5.4.1.3. Pronunciarse respecto de cada uno de los aspectos que contengan los informes periódicos que rinda el representante legal respecto del SAC, así como sobre las evaluaciones periódicas que efectúen los órganos de control.

1.5.4.2. Representante legal

1.5.4.2.1. Diseñar y someter a aprobación de la junta directiva o el consejo de administración el manual del SAC y sus modificaciones.

1.5.4.2.2. Velar por el cumplimiento efectivo de las políticas establecidas por la junta directiva o el consejo de administración, relativas al SAC.

1.5.4.2.3. Establecer las medidas relativas a la capacitación e instrucción de los funcionarios de las áreas involucradas en la atención y servicio a los consumidores financieros.

1.5.4.2.4. Diseñar y establecer los planes y programas de educación y de información a los consumidores financieros.

1.5.4.2.5. Establecer mecanismos para realizar un seguimiento permanente del SAC.

1.5.4.2.6. Velar por la correcta aplicación de los controles.

1.5.4.2.7. Presentar un informe periódico, como mínimo semestral, a la junta directiva o el consejo de administración, sobre la evolución y aspectos relevantes del SAC, incluyendo, entre otros, las acciones preventivas y correctivas implementadas o por implementar y el área responsable.

1.5.4.3. Órganos de control

En ejercicio de sus funciones, la revisoría fiscal, la auditoría interna o quien ejerza las funciones de control interno, serán responsables de evaluar periódicamente el cumplimiento de todas y cada de las etapas del SAC con el fin de determinar las deficiencias y el origen de las mismas.

Así mismo, los órganos de control deben elaborar un informe periódico, como mínimo semestral, dirigido a la junta directiva o el consejo de administración, en el que se reporten las conclusiones obtenidas acerca del proceso de evaluación del cumplimiento de las normas e instructivos sobre el SAC.

1.5.5. Infraestructura

La infraestructura física, técnica y el personal necesario para garantizar el adecuado funcionamiento del SAC deben reconocer el tamaño de las entidades, sus actividades y volumen de sus negocios.

1.5.6. Capacitación e instrucción de los funcionarios

Las entidades deben diseñar, programar y coordinar planes de capacitación e instrucción sobre el SAC dirigidos a los funcionarios de las áreas involucradas en la atención y servicio de los consumidores financieros.

Tales programas deben, cuando menos, cumplir con las siguientes condiciones:

1.5.6.1. Establecer una periodicidad.

1.5.6.2. Ser impartidos durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios de las áreas involucradas en la atención y servicio de los consumidores financieros.

1.5.6.3. Mantenerse constantemente revisados y actualizados.

1.5.6.4. Contar con los mecanismos de evaluación de los resultados obtenidos con el fin de determinar la eficacia de dichos programas y el alcance de los objetivos propuestos.

Así mismo, las entidades deben instruir a todos los funcionarios de las áreas involucradas en la atención y servicio de los consumidores financieros respecto de las funciones, procedimientos y demás aspectos relevantes, relacionados con el defensor del consumidor financiero de la respectiva entidad.

Adicionalmente, las entidades administradoras de los dos regímenes del SGP deben establecer programas de capacitación de asesores y promotores, cuyo contenido mínimo será el establecido en el artículo 2.6.10.3.1 del Decreto 2555 de 2010.

1.5.7. Educación financiera

1.5.7.1. Régimen general de educación financiera

En concordancia con lo establecido en el subnumeral 1.4.1. del presente capítulo, las entidades vigiladas deben diseñar planes y programas de educación financiera, dirigidos a sus consumidores financieros, respecto de las diferentes operaciones, servicios, mercados y tipos de actividad que desarrollan, de manera que éstos puedan tomar decisiones informadas y conocer los diferentes mecanismos para la protección de sus derechos, así como las distintas prácticas de protección propia.

Tales programas deben, entre otros, ser de fácil entendimiento para los consumidores financieros, independientes y adicionales a la publicidad propia de la entidad, contribuir al conocimiento y prevención de los riesgos que se deriven de la utilización de productos y servicios y familiarizar al consumidor financiero con el uso de la tecnología en forma segura.

En desarrollo de esta instrucción las entidades vigiladas pueden adelantar las campañas y programas de educación directamente o a través de las asociaciones gremiales, las asociaciones de consumidores, los organismos de autorregulación y demás entidades de que trata el literal f. del artículo 3º de la Ley 1328 de 2009.

1.5.8. Información al consumidor financiero

El SAC que desarrollen las entidades vigiladas debe contener mecanismos eficientes para suministrar información adecuada a los consumidores financieros en los términos previstos en la ley, en otras disposiciones y en las instrucciones que imparta esta Superintendencia.

En cumplimiento de este deber, las entidades deben brindar especialmente, información respecto de:

1.5.8.1. Los diferentes productos y servicios que prestan, así como las tarifas asociadas a los mismos.

1.5.8.2. Los procedimientos para la atención de peticiones, quejas o reclamos que se presenten directamente ante la entidad; y

1.5.8.3. La existencia del defensor del consumidor financiero, las funciones que éste desempeña, los procedimientos previstos en las normas vigentes para la atención de peticiones, quejas o reclamos por parte de ellos y los demás aspectos relevantes relacionados con dicha figura en la respectiva entidad.

Adicionalmente, atendiendo lo previsto en el parágrafo 2º del artículo 9º de la Ley 1328 de 2009, las entidades vigiladas deben publicar en sus páginas de internet el texto de los contratos estandarizados —entendiéndose como aquellos contratos que se encuentren utilizando las entidades respecto de sus productos y servicios masivos— que estén empleando con sus clientes. Esta información deberá actualizarse cada vez que se realicen modificaciones respecto de dichos textos.

1.6. Etapas del SAC

El SAC que implementen las entidades debe incluir las siguientes etapas: identificar, medir, controlar y monitorear todos aquellos hechos o situaciones que puedan incidir en la debida atención y protección a los consumidores financieros.

1.6.1. Identificación

En desarrollo del SAC las entidades deben establecer todos aquellos hechos o situaciones que puedan afectar la debida atención y protección a los consumidores financieros. Los motivos de peticiones, quejas o reclamos deben ser tenidos en cuenta para establecer acciones de mejora eficientes respecto de los mismos.

1.6.2. Medición

Una vez concluida la etapa de identificación, las entidades deben medir la posibilidad y probabilidad de ocurrencia de los eventos que afecten la debida atención y protección a los consumidores financieros y su impacto en caso de materializarse.

1.6.3. Control

Las entidades deben tomar medidas para controlar los eventos o situaciones que puedan afectar la debida atención y protección a los consumidores financieros con el fin de disminuir la probabilidad de ocurrencia, así como la implementación de acciones de mejora oportunas y continuas respecto de las quejas o reclamos que se presenten.

1.6.4. Monitoreo

Las entidades deben hacer un monitoreo constante para velar porque las medidas que hayan establecido sean efectivas.

Para el efecto, éstas deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requisitos:

1.6.4.1. Contemplar un proceso de seguimiento efectivo, que facilite la rápida detección y corrección de las deficiencias en el SAC. En cualquier caso, el seguimiento debe realizarse con una periodicidad mínima semestral.

1.6.4.2. Contener indicadores descriptivos y/o prospectivos que evidencien los potenciales hechos o situaciones que puedan afectar la debida atención y protección al consumidor financiero.

1.6.4.3. Asegurar que los controles estén funcionando en forma oportuna, efectiva y eficiente.

1.6.4.4. Establecer mecanismos que les permitan a las entidades la producción de estadísticas sobre:

1.6.4.4.1. Tipologías de quejas, y

1.6.4.4.2. Cualquier otro tipo de reclamos de origen judicial o administrativo.

2. Defensoría del consumidor financiero

2.1. Consideraciones generales y ámbito de aplicación

Como complemento al SAC que deben mantener las entidades vigiladas por la SFC de conformidad con el artículo 8º y siguientes de la Ley 1328 de 2009, se tiene la figura del defensor del consumidor financiero, DCF, aplicable a las mismas instituciones destinatarias del SAC.

En tal sentido, el régimen del DCF está contenido, por una parte, en los artículos 13 a 22 de la citada ley en cuanto hace a funciones, asuntos exceptuados de su competencia, determinación de independencia y autonomía respecto de la entidad en la que actúan como tales, inscripción en el registro que para el efecto lleve la SFC, designación, requisitos y alcance de los pronunciamientos, entre otros aspectos; y por otra, en los artículos 2.34.2.1.1. y siguientes del Decreto 2555 de 2010 que reglamentan la citada ley en aspectos como el registro de DCF, el procedimiento aplicable para tramitar una queja o reclamo contra una entidad vigilada, el alcance y publicaciónde las decisiones y el efecto de la función de asesoría.

2.2. Reglas sobre las calidades de los DCF

Para efectos del cumplimiento del requisito establecido en el numeral 3º del artículo 18 de la Ley 1328 de 2009, en el sentido de acreditar conducta idónea y solvencia moral, las entidades vigiladas deben examinar todos los aspectos de su conducta que les satisfaga desde el punto de vista de las condiciones profesionales y personales.

2.3. Reglas sobre la información que las entidades vigiladas deben suministrar al público respecto de los DCF

De conformidad con lo establecido en el literal a. del artículo 7º de la Ley 1328 de 2009, las entidades vigiladas que de acuerdo con la ley deban contar con un DCF o aquellas que voluntariamente lo hayan designado, tienen la obligación de hacer público, informando permanentemente a sus consumidores financieros, la existencia y funciones del DCF, los medios para contactarlo, los derechos que les asisten para presentar sus quejas, la forma de interponerlas y el procedimiento para resolverlas.

Así, en la medida que la mencionada disposición pretende que los consumidores financieros conozcan acerca de la posibilidad de acudir al DCF como un instrumento de protección de sus derechos, la misma debe entenderse de conformidad con el precepto consagrado en el literal a. del artículo 3º de la Ley 1328 de 2009, de la misma disposición que consagra el deber general de las entidades vigiladas por la SFC, de emplear la debida diligencia en la prestación de los servicios en cuanto desarrollan actividades de interés público, bajo la perspectiva de una atención debida en el desarrollo de las relaciones contractuales y en general, en el desenvolvimiento normal de sus operaciones.

En ese contexto, los mecanismos de publicidad que para tal efecto se diseñen en cada entidad deben ser idóneos, adecuados y permanentes y contener la información correspondiente a cada medio de divulgación, según se indica a continuación:

2.3.1. El nombre del DCF y de su suplente.

2.3.2. Datos para contactar al DCF y a su suplente: horario de atención, dirección física, teléfono, fax y correo electrónico.

2.3.3. Las funciones del DCF señaladas en el artículo 13 de la Ley 1328 de 2009, de manera especial la de poder actuar como conciliador entre los consumidores financieros y la respectiva entidad vigilada en los términos indicados en la Ley de 2001.

2.3.4. La posibilidad que tiene el usuario de formular sus quejas contra las entidades supervisadas con destino al DCF en cualquier agencia, sucursal, oficina de corresponsalía u oficina de atención al público de la correspondiente entidad, así como la posibilidad de dirigirse al DCF con el ánimo de que éste formule recomendaciones y propuestas ante las vigiladas en aquellos aspectos que puedan favorecer las buenas relaciones entre éstas y sus consumidores financieros.

2.3.5. Para tal efecto, de conformidad con el artículo 16 de la mencionada ley, los DCF y las entidades vigiladas, deben garantizar que se atienda en forma eficaz, eficiente y oportuna a los consumidores financieros de todas las zonas del país en las cuales la entidad vigilada preste sus servicios.

2.3.6. Señalar que para la presentación de quejas ante el DCF no se exige ninguna formalidad, sino que basta con indicar el motivo de la misma, describiendo los hechos y los derechos que considere vulnerados así como la identificación y demás datos que permitan contactar al consumidor financiero para hacerle llegar la correspondiente respuesta.

2.3.7. Los asuntos que le corresponde conocer:

2.3.7.1. En cuanto a quejas, en tanto estén referidas a un posible incumplimiento de la entidad vigilada de las normas legales, contractuales o procedimientos internos que rigen la ejecución de los servicios o productos que ofrecen o prestan, o respecto de la calidad de los mismos,

2.3.7.2. Como vocero de los consumidores financieros, para presentar recomendaciones y propuestas relacionadas con los servicios y atención a los consumidores financieros, sobre eventos que hubieran merecido su atención y que a su juicio, puedan mejorar y facilitar las relaciones entre la entidad y los consumidores financieros, la correcta prestación del servicio y la seguridad en el desarrollo de las actividades de la entidad,

2.3.7.3. Como conciliador, para lo cual el consumidor financiero y la entidad vigilada podrán poner el asunto en conocimiento del respectivo DCF, indicando de manera explícita su deseo de que el caso sea atendido en desarrollo de la función de conciliación.

2.3.8. Una descripción del procedimiento establecido para atender las quejas presentadas con indicación de los tiempos máximos para cada etapa. Los asuntos que se encuentran excluidos de la competencia del DCF y los casos en los cuales el DCF no puede intervenir o debe suspender su estudio del caso.

2.3.9. El derecho que le asiste a los consumidores financieros para escoger entre acudir directamente a la entidad vigilada, al DCF, a la SFC o a los organismos de autorregulación, para presentar su queja de conformidad con lo establecido en el literal e. del artículo 5º de la Ley 1328 de 2009, advirtiendo que cada institución evaluará los trámites dentro del marco de competencia que le corresponda. Para el efecto, deben indicarse claramente los asuntos que están excluidos de la competencia del DCF.

2.3.10. La indicación del alcance y los efectos de las decisiones del DCF en el sentido que éstas serán obligatorias cuando, sin perjuicio de su actuación como conciliador de acuerdo con el literal c. del artículo de la antedicha ley, los consumidores y las entidades vigiladas así lo acuerden de manera previa y expresa. Igualmente, serán obligatorias para las entidades vigiladas las decisiones.

2.3.11. La indicación de que el incumplimiento de las normas en materia de protección al consumidor financiero, incluidas las obligaciones a cargo del DCF y de las entidades vigiladas para con él, puede ser sancionado por la SFC en la forma prevista en la parte séptima del EOSF y el artículo de la Ley 964 de 2005 y demás normas que los modifiquen o sustituyan.

Para tales efectos y en desarrollo del deber de debida diligencia en la prestación del servicio antedicho, las entidades supervisadas deben utilizar los siguientes mecanismos para divulgar la existencia del DCF, con la información que en cada numeral se indica para cada medio, advirtiendo que éstos deben ser suficientes para dar cumplimiento al objetivo de la norma y reemplazarse tantas veces como actualizaciones requieran en atención a las modificaciones que ocurran respecto del DCF y de su suplente:

2.3.11.1. Avisos en lugares y con características visibles para el público, los cuales deben colocarse en todas las oficinas, sucursales y agencias de la entidad u oficinas de corresponsalía con la información contenida en los subnumerales 2.3.1., 2.3.2., 2.3.3. y 2.3.5.

2.3.11.2. En las comunicaciones o en los extractos que les envíen a sus clientes incluir una nota que haga referencia a información precisa de ubicación del DCF (dirección física, teléfonos, correo electrónico y fax).

2.3.11.3. Folletos informativos mediante los cuales se dé a conocer la institución del DCF entregados al nuevo cliente y a disposición de los actuales clientes y usuarios con toda la información indicada en los subnumerales 2.3.1. a 2.3.11.

2.3.11.4. En las páginas web incluir la información correspondiente con un vínculo de acceso directo al DCF desde la página principal de la entidad con toda la información indicada en este numeral en los subnumerales 2.3.1. a 2.3.11.

2.3.11.5. En las respuestas a las reclamaciones de los usuarios informar sobre la posibilidad de que se acuda al DCF, quien resolverá dentro del marco de sus funciones, con la información contenida en los subnumerales 2.3.1., 2.3.2., 2.3.3. y 2.3.5.

2.3.11.6. Los demás mecanismos que consideren pertinentes a través de medios con plena cobertura, siempre y cuando mediante éstos se garantice que se pueda hacer público entre sus consumidores financieros la existencia del DCF de la respectiva entidad.

Los administradores de las entidades vigiladas deben asegurarse de que los mecanismos de información sean adecuada y permanentemente divulgados entre los consumidores financieros, lo que implica además un programa de capacitación a los funcionarios de las oficinas de atención al público y áreas de atención al consumidor financiero sobre la existencia y funciones del DCF.

2.4. Reglas sobre el informe de gestión del DCF

El literal e. del artículo 13 de la Ley 1328 de 2009, establece como obligación de los DCF, el efectuar recomendaciones a la entidad vigilada respecto de los servicios y la atención de los consumidores financieros y cualquier tema relacionado con su actividad.

En tal sentido, los DCF deben presentar a la asamblea general de accionistas o asociados, según corresponda, un informe anual, en el que refiera el desarrollo de sus funciones durante el año precedente.

De igual forma y de manera previa a su remisión a la asamblea de accionistas, el DCF debe rendir tal informe directamente a la junta directiva de la entidad y a la dirección de protección al consumidor financiero de la SFC.

El informe debe contener como mínimo la siguiente información:

2.4.1. Criterios utilizados por el DCF en sus decisiones.

2.4.2. Reseña indicativa de las conclusiones de las reuniones que durante el periodo se realizaron con la revisoría fiscal, las áreas de control interno, servicio al consumidor financiero, otras oficinas, dependencias o funcionarios de la entidad para evaluar los servicios y los pronunciamientos del DCF sobre casos determinados —frecuentes, cuantiosos o importantes a juicio del DCF—.

2.4.3. Relación y breve descripción de los casos en los que la entidad:

2.4.3.1. Consideró que el DCF carece de competencia;

2.4.3.2. No colaboró con el DCF, v.gr. no suministró la información requerida, y

2.4.3.3. No aceptó el pronunciamiento del DCF a favor del consumidor financiero.

2.4.4. Referencia estadística de quejas:

2.4.4.1. Número de quejas recibidas en el año anterior;

2.4.4.2. Número de quejas tramitadas.

Esta información debe corresponder al “Informe estadístico de quejas - defensor del consumidor financiero” que se transmite a la SFC.

2.4.5. Indicación y breve descripción de las prácticas indebidas —ilegales, no autorizadas o inseguras— que haya detectado dentro del período respectivo.

2.4.6. Relación y breve descripción de los pronunciamientos que el DCF considere de interés general y/o de conveniente publicidad por el tema tratado. Copia de las citadas decisiones, respetando la reserva de identidad de los peticionarios, deberán incluirse como anexo del informe.

2.4.7. Indicación y descripción completa de las recomendaciones o sugerencias formuladas a la entidad durante el año precedente, encaminadas a facilitar las relaciones entre ésta y sus consumidores financieros, en caso de haberlas presentado o considerarlas convenientes.

2.4.8. Referencia a las solicitudes efectuadas a la entidad sobre los requerimientos humanos y técnicos para el desempeño de sus funciones, en caso de haberlas presentado o requerirlas.

2.4.9. Cualquier otro dato o información que el DCF considere de público interés o que solicite esta Superintendencia.

Dada la doble función de los DCF, relativas a ser vocero de los consumidores financieros ante la institución y dar trámite a las quejas, cabe advertir que la obligación de presentación del informe anual de actividades existe independientemente de la interposición o no de quejas durante el año precedente en contra de la entidad a la cual presta sus servicios el DCF. Así, de no existir quejas para el período respectivo, es claro que por sustracción de materia el informe no contendrá lo relativo a las mismas —subnumerales 2.4.1, 2.4.3., 2.4.4. y 2.4.6 de este capítulo—, tornándose más relevante aún su función como voceros de los consumidores financieros según el subnumeral que sigue, entendiendo que estará contenida en el desarrollo de los subnumerales 2.4.2., 2.4.5, 2.4.7, 2.4.8. y 2.4.9.

2.5. Reglas sobre la función de vocería de los consumidores financieros

En virtud de lo consagrado en el literal e. del artículo 13 de la Ley 1328 y en concordancia con el artículo 2.34.2.1.6.del Decreto 2555 de 2010, el DCF tiene como función la de ser vocero de los consumidores financieros ante la respectiva institución, de manera independiente de los asuntos relacionados con las quejas, pudiendo dirigir en cualquier momento a las juntas directivas o consejos de administración de las entidades vigiladas: i) Recomendaciones, ii) Propuestas y iii) Revisar los contratos de adhesión y emitir su concepto sobre los mismos, en especial respecto de la inclusión de cláusulas abusivas.

De acuerdo con lo expuesto, es pertinente precisar que:

2.5.1. Las solicitudes versarán sobre la actividad de las entidades que hubieren merecido la atención del DCF y que puedan mejorar y facilitar cualquiera de los siguientes aspectos:

2.5.1.1. La correcta prestación del servicio.

2.5.1.2. Las relaciones entre las entidades y sus consumidores financieros.

2.5.1.3. La seguridad en el desarrollo de las actividades.

Lo anterior ya porque el DCF lo haya determinado directamente o en uso del derecho que asiste a los consumidores financieros de dirigirse a éste con el ánimo de formular recomendaciones o propuestas según se resalta en el literal e. del artículo 5º de la Ley 1328 de 2009.

2.5.2. Las solicitudes se deben hacer a través de la persona que cada institución haya designado para llevar a cabo sus relaciones con el DCF; sin embargo es preciso señalar que éste funcionario debe poner en conocimiento de las juntas directivas o consejos de administración de la entidad las comunicaciones que el DCF le dirija a más tardar en la sesión inmediatamente siguiente.

2.5.3. En desarrollo de esta función el DCF debe hacer seguimiento a las recomendaciones, sugerencias o asuntos que hubiere solicitado llevar al conocimiento de la junta directiva o del consejo de administración; por tanto la respectiva entidad debe informarle sobre las actuaciones adelantadas o consideraciones efectuadas por la entidad frente a las mismas, dentro de los 3 meses contados a partir de la fecha de su presentación a la entidad.

3. Presentación de quejas contra entidades no obligadas a contar con DCF o que no lo hayan designado voluntariamente

Las entidades sujetas a la inspección y vigilancia de la SFC que no estén obligadas a contar con un DCF y que tampoco lo hayan designado de manera voluntaria, en desarrollo del deber general establecido en el literal a. del artículo 3º de la Ley 1328 de 2009, deben diseñar e implementar en todas sus oficinas, sucursales y agencias, mecanismos por medio de los cuales informen a sus consumidores financieros acerca de la posibilidad que tienen de formular sus solicitudes a la propia institución en uso del derecho de petición en interés particular consagrado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y de acudir directamente a la SFC para presentar las quejas en su contra, relativas al adecuado cumplimiento de las normas que las obligan. Para el efecto podrán utilizar los mecanismos de divulgación sugeridos en el subnumeral 2.3. precedente.

4. Informe estadístico de reclamaciones presentadas por los consumidores financieros ante las entidades vigiladas por la SFC o ante los DCF

Las entidades vigiladas tienen la obligación de diligenciar y remitir el formato “Informe estadístico de reclamaciones-entidad” en la proforma e instructivo, establecidos para el efecto por la SFC. Así mismo, es deber los DCF diligenciar el formato “Informe estadístico de reclamaciones-Defensor del Consumidor Financiero” en la proforma e instructivo, respectivos y de la entidad vigilada enviarlo a la SFC. Los dos informes antes mencionados deben ser suscritos con la firma digital del representante legal de la respectiva entidad vigilada.

Respecto de las decisiones proferidas por el DCF a favor del consumidor financiero, las entidades vigiladas tendrán las siguientes obligaciones:

4.1 Informar al DCF las decisiones que hayan sido aceptadas por la entidad, indicando la cuantía, modo, tiempo, lugar y cumplimiento de las obligaciones pactadas.

4.2. Informar al DCF las decisiones que no hayan sido aceptadas por la entidad, indicando las razones por las cuales se aparta de las mismas.

Los trámites que no constituyan por su naturaleza una reclamación, como aquellos casos en los que simplemente se solicita información o documentos, no deben relacionarse en los informes mencionados.

Finalmente, cuando la entidad vigilada reciba reclamaciones por parte de sus consumidores financieros en contra del DCF, debe remitir copia de éstas a la SFC.

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO IV

Deberes y responsabilidades

CAPÍTULO I: Obligaciones especiales

Contenido

1. Inscripción en el registro mercantil

2. Registro de libros en las cámaras de comercio

3. Certificación de la existencia y representación legal de las entidades sometidas a vigilancia de la SFC

4. Conservación de documentos

4.1. Conservación

4.2. Conservación en forma de mensajes de datos

5. Colaboración con la justicia y autoridades administrativas

5.1. Cumplimiento de órdenes de embargo

5.2. Suministro de información

5.3. Responsabilidad de las entidades

6. Reserva bancaria

6.1. Tratamiento de la reserva bancaria de inversionistas extranjeros

6.2. Inoponibilidad de la reserva bancaria frente a actuaciones del Ministerio Público

6.3. Reserva de las actuaciones del Ministerio Público y otras autoridades

6.4. Reserva bancaria sobre cuentas inactivas

6.5. Extensión del concepto de reserva bancaria

7. Reformas estatutarias

7.1. Autorizaciones especiales

7.2. Información sobre reformas estatutarias

7.3. Solemnización de la reforma

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO IV

Deberes y responsabilidades

CAPÍTULO I: Obligaciones Especiales

1. Inscripción en el registro mercantil

De acuerdo con lo dispuesto por los artículos 10 y 19 del Código de Comercio, es obligación de las entidades vigiladas matricularse en el registro mercantil e inscribir los actos y documentos sujetos a dicha formalidad, debiendo cumplir, para el efecto, con las previsiones que se indican en el presente numeral y en la Circular Externa Conjunta 01 de 1983 (de las antiguas Superintendencias Bancaria y de Valores, y la Superintendencia de Industria y Comercio).

Tratándose de sucursales de bancos y compañías de seguros del exterior, de conformidad con el numeral 6º del artículo 53 del EOSF, la inscripción en el registro mercantil debe cumplir con lo previsto en el artículo 469 y siguientes del Código de Comercio en relación con las sucursales de sociedades extranjeras. No obstante, de manera preferente debe cumplirse con los requisitos específicos que para tal efecto contempla el artículo 53 del EOSF.

Así mismo, atendiendo lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 222 de 1995, cuando, de conformidad con los presupuestos previstos en los artículos 260 y 261 del Código de Comercio, se configure una situación de control se debe presentar para inscripción en el registro mercantil, dentro de los 30 días siguientes a la configuración de dicha situación, un documento privado en el que el ente controlante haga constar el presupuesto que da lugar a dicha situación, el cual contemple los requisitos previstos el mencionado artículo.

En los casos en que la matriz sea una entidad extranjera, corresponde a la filial o filiales vigiladas constituidas en el país presentar, para su inscripción en el registro mercantil, el mencionado documento privado emitido por la controlante.

2. Registro de libros en las cámaras de comercio

De conformidad con el numeral 7º del artículo 28 del Código de Comercio, deben inscribirse en el registro mercantil, a cargo de las Cámaras de Comercio, los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios. Igualmente, acorde con el artículo 173 del Decreto 19 de 2012, las vigiladas pueden llevar dichos libros en archivos electrónicos, siempre que garanticen en forma ordenada, la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación, de conformidad con las normas contables vigentes y aplicables al diligenciamiento de los libros de contabilidad, de acuerdo con las disposiciones contenidas en el Decreto 805 de 2013.

3. Certificación de la existencia y representación legal de las entidades sometidas a vigilancia de la SFC

Atendiendo las funciones de certificación y publicidad que tiene la SFC, le corresponde expedir los certificados de existencia y representación legal de las sociedades vigiladas, bajo el entendido que dichos documentos tienen carácter probatorio y no suplen el sistema de publicidad mercantil a cargo de la cámaras de comercio, cuya función es la de brindar oponibilidad frente a terceros a los actos sujetos a registro.

En consecuencia, para todos los efectos legales basta la certificación que expida la SFC para acreditar y probar la existencia y representación legal de las entidades sujetas a su inspección y vigilancia, en tanto que los certificados que expiden las cámaras de comercio únicamente acreditan que el acto mediante el cual se constituyó la entidad o mediante el cual se dio posesión a los representantes legales fue debidamente inscrito en el registro mercantil.

En todo caso, los representantes legales de las entidades vigiladas deben, dentro de los 5 días siguientes a la inscripción de nombramientos de nuevos representantes legales de sucursales, informar a SFC dichas modificaciones, indicando el documento contentivo del nombramiento, la fecha y el número de inscripción.

4. Conservación de documentos

4.1. Conservación

De acuerdo con el artículo 96 del EOSF, las entidades vigiladas por la SFC deben conservar sus libros y papeles por un período no menor a 5 años desde la fecha del último asiento, documento o comprobante, sin perjuicio de lo que exijan disposiciones especiales. En tal sentido, vencido este lapso, pueden ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta.

No obstante, esta obligación tratándose de las entidades a las que se refiere el parágrafo 3º del artículo 75 de la Ley 964 de 2005, se rige por lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, es decir que el tiempo de conservación es equivalente a 10 años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

4.2. Conservación en forma de mensajes de datos

El artículo 56 del Código de Comercio en concordancia con la Ley 527 de 1999 establece la posibilidad de llevar los libros de comercio en archivos electrónicos, siempre que se garantice en forma ordenada, la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación, de conformidad con las normas contables vigentes y aplicables al diligenciamiento de los libros de contabilidad.

Por tanto, los libros y papeles del comerciante conservados a través de medios electrónicos, en tanto asumen la condición de mensaje de datos, tienen efectos jurídicos, siempre que cumplan con las condiciones señaladas en el artículo 56 del Código de Comercio, el artículo 12 de la precitada Ley 527 y el Decreto 805 de 2013.

En concordancia con lo antes señalado, las entidades vigiladas pueden mantener los soportes de las actividades propias del desarrollo de su objeto social en cualquier medio electrónico, óptico o similar, en tanto cumplan las condiciones señaladas por las disposiciones citadas, incluida la microfilmación realizada acorde con los decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954 y concordantes —Decreto 2620 de 1993—.

Pueden, en consecuencia, microfilmarse o conservarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia, merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad. Sin embargo, en este caso no pueden ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, según su naturaleza.

5. Colaboración con la justicia y autoridades administrativas

De conformidad con la Constitución Nacional, tanto los particulares como las autoridades públicas deben ceñir sus actuaciones a la buena fe, respetar a las autoridades y colaborar con la justicia. En tal sentido, debe entenderse que la información requerida por las autoridades judiciales y administrativas de parte de las entidades vigiladas por esta Superintendencia, es de carácter confidencial y privada, y está subordinada a los fines de la administración de justicia y de las investigaciones que realizan dichas autoridades.

Lo anterior, en tanto sea ejercida por funcionarios competentes y tenga por objeto garantizar el derecho de todos los ciudadanos. Esta situación, considerada de orden público, permite levantar y ceder las prerrogativas de la reserva sobre los papeles privados.

5.1. Cumplimiento de órdenes de embargo

Se entiende como un deber de colaboración con la justicia por parte de las entidades vigiladas el cumplimiento inmediato de las órdenes recibidas sobre los bienes y haberes de los clientes, sin que sea posible controvertir u oponerse a su cumplimiento, como en el caso de las órdenes de embargo que pueden afectar incluso recursos o dineros inembargables.

Recibida copia del oficio de embargo expedido por autoridad jurisdiccional, es de entenderse que la misma es auténtica en tanto contenga las firmas originales y los sellos de funcionarios judiciales competentes para decretar las medidas de embargo y, por tanto, cumple plenos efectos probatorios, mientras no se compruebe tacha de falsedad. Igualmente, aun siendo copia goza de la calidad de documento público, en tanto se otorgue por funcionario público en ejercicio de las funciones que le impone el cargo desempeñado, conforme lo dispone la ley.

Cuando al recibir una orden se tengan dudas respecto del titular de un depósito, por desfiguración de la identidad real o de la cuenta de que se trata, si los registros de la entidad no se ajustan exactamente a los que aparecen en las órdenes judiciales, es deber de la entidad obrar con el máximo de cautela y prudencia, debiendo consultar de inmediato a la autoridad que decretó el embargo a fin de que sea ella quien defina si es procedente incluir tales fondos en el embargo.

Ahora bien, recibida una orden de embargo, debe observarse el procedimiento establecido en la ley y, en todo caso, tener presentes las siguientes instrucciones:

5.1.1. Afectación de la cuenta: Recibido por parte de la entidad vigilada el oficio del juez en que se le notifique la orden de embargar, el establecimiento debe afectar los depósitos por el valor correspondiente según los registros que presente el mismo en la fecha y hora de recibo de la respectiva comunicación, de conformidad con el artículo 1387 del Código de Comercio y los numerales 4º y 10 del artículo 593 del CGP.

5.1.2. Información sobre la cuantía afectada: La entidad vigilada debe entregar al portador del oficio un volante en el que conste la cuantía del saldo afectado por la orden, con la indicación de que la mención es provisional. Con la recepción del oficio queda consumado el embargo.

5.1.3. Término para consignar las sumas embargadas: Dentro de los 3 días siguientes al de la comunicación del embargo, la entidad vigilada debe consignar las sumas retenidas en la cuenta de depósitos judiciales, e informar al juzgado en forma definitiva sobre la cuantía total de la suma embargada, enviándole el recibo en el que conste que dicho valor se encuentra a su disposición en la “cuenta de depósitos judiciales” que al efecto exista en las entidades que encuentran autorizadas para recibir depósitos de esta naturaleza, conforme a lo preceptuado en el Decreto 2419 de 1999.

5.1.4. Procedimiento sobre las cantidades depositadas con posterioridad a la orden de embargo: En caso de que el saldo existente en la cuenta corriente en la fecha y hora en que se comunique la orden de embargo sea inferior a la cuantía señalada en el oficio, quedan afectadas con dicha orden las cantidades depositadas con posterioridad hasta que sea cubierto el límite establecido en ella. Debe proceder entonces la entidad vigilada a dar cumplimiento, en lo pertinente, a lo dispuesto en el subnumeral anterior.

En cuanto al valor de los cheques que se encuentren en las diligencias del canje, deben distinguirse las siguientes hipótesis:

5.1.4.1. Cheques recibidos al cobro: Hasta tanto sean confirmados por el banco librado, el valor de los cheques no queda cobijado por la orden de embargo, pero sigue pesando sobre su monto, como es elemental, el mandato del artículo 1387 del Código de Comercio, sobre el embargo de las sumas que se depositen luego de notificada la orden, en caso de insuficiencia de un saldo existente en la cuenta al recibo de la misma para cubrir su cuantía.

5.1.4.2.. Cheques negociados en propiedad: Si como operación complementaria al encargo de cobrar un cheque el banco concede al consignante un préstamo pagadero con el producto del título una vez sea este satisfecho, la suma mutuada, en cuanto es de propiedad del cliente del establecimiento, queda afectada en lo correspondiente por la orden de embargo.

5.1.5. Procedimiento cuando el saldo embargado es inferior al límite señalado en la orden: Cuando el saldo embargado sea inferior al límite señalado en la orden judicial, no puede el banco pagar cheques librados en sobregiro por el respectivo cuenta corrientista, ni, en general, permitirle el retiro de fondos en descubierto, so pena de quedar dichas sumas embargadas en lo pertinente, por cuanto las citadas operaciones implican siempre la concesión de un préstamo, cuyo producto ingresa al patrimonio del titular de la cuenta, bien que por voluntad suya en el correspondiente cheque u orden de pago se indique en ciertos eventos como beneficiaria a una tercera persona.

5.1.6. Procedimiento en caso de medidas cautelares decretadas sobre recursos inembargables: De conformidad con lo dispuesto en los artículos 48 y 63 de la Constitución Política, 134 y 182 de la Ley 100 de 1993, 19 del Decreto Extraordinario 111 de 1996 (estatuto orgánico del presupuesto), 91 de la Ley 715 de 2001, 8 del Decreto 050 de 2003, son inembargables los recursos de: el sistema de seguridad social, las rentas incorporadas al Presupuesto General de la Nación así como los bienes y derechos de los órganos que lo conforman, el sistema general de participaciones -SGP-, regalías y los demás recursos a los que la ley le otorgue la condición de inembargables.

En tal virtud, en los eventos en los cuales el Banco de la República o los establecimientos de crédito reciban órdenes de embargo respecto de los recursos anteriormente mencionados, deberán acatar el mandato judicial, salvo que exista solicitud preventiva o de advertencia por parte de las autoridades de control competentes, caso en el cual la entidad procederá a la inmovilización de los recursos para impedir su disposición por parte de sus titulares, y actuará de conformidad con la instrucción que imparta el respectivo órgano de control.

De otro lado, al momento de la celebración de cualquier contrato de depósito, corresponderá a las entidades solicitar la información que les permita identificar la condición de inembargabilidad de los respectivos recursos.

5.2. Suministro de información

Constituye, igualmente, un deber de colaboración con las autoridades administrativas, el suministro de información relevante tanto de clientes de las entidades vigiladas como de sus productos. En los eventos en los cuales esta Superintendencia, en ejercicio de sus facultades legales, o alguna otra autoridad competente, investigue sobre los mismos, las entidades vigiladas deben guardar absoluta reserva sobre el contenido de tales investigaciones y deben abstenerse de informar de dicha situación a los titulares de las cuentas respectivas.

Así mismo, es deber de las entidades vigiladas suministrar información sobre hechos o actuaciones de los profesionales del mercado de valores en investigaciones de carácter administrativo o disciplinario se adelanten frente a los mismos, así como de los clientes vinculados a actividades que por su carácter de interés público puedan afectar el bien común.

5.3. Responsabilidad de las entidades

Las instituciones vigiladas deben adoptar las medidas a que haya lugar, tendientes a procurar el inmediato y correcto cumplimiento de las órdenes emitidas por las autoridades judiciales y administrativas, y corregir el incumplimiento o las demoras en la atención de las órdenes impartidas. Ello en el entendido de que la colaboración con la justicia no sólo es un deber, sino que su incumplimiento, acarrea la imposición de sanciones, incluso de índole penal.

6. Reserva bancaria

La reserva bancaria es considerada como una de las garantías más valiosas que tienen los clientes o usuarios que transfieren a las entidades vigiladas, a título de secreto, parte o toda su información personal y su intimidad económica, por cuanto se considera que dicha información hace parte del derecho a la intimidad, por un lado, y de la confidencialidad reconocida que tienen los libros y papeles del comerciante. La bondad del secreto ha sido reconocida por la doctrina y por la jurisprudencia, y es por ello que los actos que la violentan son objeto de censura.

Por otro lado, la reserva bancaria, de conformidad con el artículo 7º, literal i., de la Ley 1328 de 2009, se ha entendido como el deber que tienen las entidades y sus funcionarios de guardar reserva y discreción sobre los datos de los consumidores financieros o sobre aquellos relacionados con la situación propia de la compañía, que conozcan en desarrollo de su profesión u oficio, so pena de asumir las consecuencias penales, laborales y administrativas que el incumplimiento a dicho precepto podría acarrear al infractor.

A fin de garantizar el mencionado derecho, las vigiladas deben proteger la información confidencial de sus clientes, adoptando procedimientos y mecanismos de control que deben ser incorporados en el código de buen gobierno o código de ética de las instituciones, a fin de evitar filtraciones de la mencionada información.

Igualmente, debe garantizarse el adecuado cumplimiento de las disposiciones contenidas en las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012 en materia de protección de datos personales y habeas data.

No obstante, al ser la reserva bancaria una figura amparada por los derechos constitucionales a la intimidad y fundamentada en el principio del secreto profesional y la reserva de los papeles del comerciante, el amparo a la misma no debe conducir a extremos exagerados por los alcances que pretendan darse a esta práctica. De ella nace para las entidades vigiladas un imperativo de conducta cuya observancia estricta es jurídica y debe favorecerse en cuanto no exceda limitaciones que, en una u otra forma, tienden a evitar que la costumbre de discreción de los administradores y directores se convierta en herramienta que haga prevalecer el interés privado sobre las conveniencias generales de la comunidad.

Así es como, por la reserva bancaria no pueden llegar a resultar protegidas conductas criminales, abusivas o contrarias a la buena fe que ha de regir el tráfico mercantil, o, lo que es más grave aún, resultar encubierta información que facilite la labor de la administración de justicia o de las funciones desarrolladas por las autoridades administrativas.

De otra parte, no puede olvidarse que la reserva bancaria tampoco tiene vigencia cuando, ante las circunstancias previstas en el artículo 15 de la Constitución Política, es decir para efectos tributarios, judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado, requiere exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley. En estas situaciones y cumplidas las formalidades pertinentes, el deber de discreción desaparece como imperativo de forzosa observancia por parte del vigilado y es responsabilidad de la respectiva oficina pública evitar que sea lesionada la intimidad de clientes inocentes de la entidad que fue constreñida a exhibir su archivo total o parcialmente.

6.1. Tratamiento de la reserva bancaria de inversionistas extranjeros

En el evento contemplado en el literal f., numeral 3º del artículo 53 del EOSF, esta Superintendencia puede subordinar la autorización de constitución o de adquisición de acciones en entidades vigiladas a que quienes pretendan realizar la inversión suministren toda la información que estime pertinente respecto de los beneficiarios reales del capital social de la entidad financiera al momento de su constitución y posteriormente, independientemente del régimen legal aplicable en materia de confidencialidad en el país de origen del inversionista.

Lo anterior, sin perjuicio de que se propenda por lograr acuerdos para el intercambio recíproco de información relevante con el organismo de supervisión del país en donde esté constituida la casa matriz de la entidad constituida en Colombia, o el banco o compañía de seguros del exterior que opere por medio de sucursal en el país.

6.2. Inoponibilidad de la reserva bancaria frente a actuaciones del Ministerio Público

Teniendo en cuenta las funciones que constitucionalmente le competen al Ministerio Público, en particular la concerniente a la supervisión de la conducta de los servidores públicos y el ejercicio consecuencial de la acción disciplinaria, por ningún motivo le es lícito a las entidades financieras oponer la reserva bancaria a los agentes del Ministerio Público, cuando éstos, en el ejercicio de sus funciones y a fin de instruir averiguaciones de tipo disciplinario, requieran datos e informes de relevancia probatoria dentro de ese proceso.

El sistema de la responsabilidad pública por daños ocasionados a los ciudadanos suministra elementos de defensa suficientes para el caso que esa información sea obtenida y utilizada con el fin de causar perjuicios a funcionarios o empleados libres de toda culpa.

6.3. Reserva de las actuaciones del Ministerio Público y otras autoridades

Es un deber de las entidades vigiladas, y de sus funcionarios o personal con acceso a las mismas, mantener reserva respecto de las diligencias, solicitudes de información y, en general, llamados a prestar colaboración que realice la Procuraduría General de la Nación, así como las que realicen las autoridades judiciales y administrativas dentro de indagaciones o investigaciones que adelanten en contra de clientes, usuarios, personal de la entidad o funcionarios públicos vinculados en el ejercicio de sus cargos a dichas entidades, so pena de hacerse acreedores a las sanciones previstas por la ley para el efecto.

6.4. Reserva bancaria sobre cuentas inactivas

No obstante la aplicación de la reserva bancaria en general, frente a solicitudes de información de saldos en cuentas corrientes y/o de ahorro inactivas, el establecimiento de crédito debe evaluar el fundamento jurídico que le asiste al peticionario con base en el cual se puede deducir la viabilidad de suministrar dicha información, las razones o el interés jurídico en que se apoya la solicitud, el propósito o finalidad de la información, la competencia de la autoridad que la requiere y la naturaleza de la información, para, con base en dichos presupuestos, proceder a dar la respuesta a que haya lugar a la mayor brevedad posible.

6.5. Extensión del concepto de reserva bancaria

Las instrucciones y disposiciones antes referidas aplican a las entidades vigiladas que, en desarrollo de su objeto social, celebren operaciones sobre valores ejecutadas en desarrollo de la relación contractual y sus resultados; así como, sobre la información de sus clientes y cualquier otra que, de acuerdo con las normas que rigen el mercado de valores, tenga carácter confidencial.

7. Reformas estatutarias

De manera general, las reformas a los estatutos de las entidades vigiladas no requieren ser autorizadas por esta Superintendencia, a menos que acorde con las facultades del ente de control así deba serlo. En tal sentido y como quiera que en todo caso dichas reformas deben ser informadas a este organismo tan pronto sean aprobadas, se requiere efectuar las siguientes precisiones:

7.1. Autorizaciones especiales

Comportan autorizaciones especiales y, por ende, deben impartirse previamente, las relativas a la conversión y escisión de entidades vigiladas, así como la cesión de activos, pasivos y contratos, conforme a lo previsto en el numeral 4, artículo 71 del EOSF, en la medida en que tales operaciones conlleven reformas estatutarias, so pena de ineficacia.

Igualmente, tratándose de las entidades a que se refiere el numeral 1º del parágrafo 3º del artículo 75 de la Ley 964 de 2005, requieren autorización previa de la SFC las reformas estatutarias de: i) fusión, ii) transformación, iii) disolución anticipada y iv) reducción del capital social cuando implique reembolso efectivo de aportes.

7.2. Información sobre reformas estatutarias

Las entidades vigiladas deben informar a la SFC sobre las reformas a los estatutos sociales, dentro de los 15 días hábiles siguientes a su aprobación por parte de la asamblea de accionistas respectiva, mediante el envío del acta correspondiente en la cual conste la adopción de dicha decisión. Para el caso de entidades a las que se refiere el numeral 1º del parágrafo 3º del artículo 75 de la Ley 964 de 2005, dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha en que sea aprobada, debe adjuntarse copia de la escritura pública de la reforma junto con la constancia de inscripción en el registro mercantil y tratándose de sociedades comisionistas de bolsa, cuando sea necesario, debe protocolizarse copia de la autorización que imparta el consejo directivo de la Bolsa de Valores.

En el evento en que la Superintendencia encuentre que las reformas no se ajustan a la ley, puede ordenar las modificaciones pertinentes, en cuyo caso la entidad debe en forma inmediata adelantar las gestiones conducentes para ese efecto.

7.3. Solemnización de la reforma

La solemnización de toda reforma estatutaria debe acreditarse dentro del mes siguiente a la fecha del otorgamiento de la escritura pública, remitiendo, para tal efecto, copia de la misma, del certificado de la Cámara de Comercio en el que conste su inscripción, y copia íntegra de los estatutos sociales debidamente actualizada.

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO IV

Deberes y responsabilidades

CAPÍTULO II: Actuaciones ante la Superintendencia Financiera de Colombia

Contenido

1. Posesión de cargos de dirección y control

1.1. Cargos en los que se requiere posesión ante la SFC

1.2. Eventos en los que no se requiere de nueva posesión

1.3. Funciones del responsable del trámite de posesión

1.4. Reglas relativas al trámite de posesión

1.5. Situaciones que ponen fin al ejercicio de los cargos que requieren posesión ante la SFC

1.6. Posesión del revisor fiscal

1.7. Posesión e información que deben suministrar las entidades vigiladas a la SFC sobre el defensor del consumidor financiero, DCF

2. Cambios de domicilio

2.1. Información a remitir

2.2. Suministro de información posterior a la desvinculación de la entidad

2.3. Información sobre antecedentes

2.4. Dirección de notificación para actuaciones específicas

3. Derecho de petición

3.1. Procedencia

3.2. Requisitos

3.3. Verificación de requisitos

3.4. Presentación y radicación

3.5. Peticiones verbales

3.6. Desistimiento

3.7. Término para resolver las peticiones

3.8. Interrupción o suspensión de términos

3.9. Atención prioritaria

3.10. Peticiones reiteradas, oscuras e irrespetuosas

4. Apoderados

4.1. Actuaciones que incluyan actos de apoderamiento

4.2. Trámite

5. Recursos en la vía gubernativa

5.1. Procedencia

5.2. Oportunidad y presentación

6. Solicitudes en actuaciones en curso

7. Traslados por falta de competencia

8. Rechazo de solicitud de información reservada

8.1. Inoponibilidad de la reserva

8.2. Información personal

9. Funcionarios encargados de autorizar la consulta de documentos y la expedición de copias o fotocopias

10. Información general

10.1. Pago de fotocopias

11. Quejas

11.1. Procedencia

11.2. Requisitos

11.3. Términos

11.4. Trámite de las quejas

11.5. Quejas por mal funcionamiento de los servicios de la SFC

12. Reglas relativas a la expedición de certificaciones por parte de la SFC

12.1. Dependencia responsable

12.2. Certificaciones que debe expedir la SFC

12.3. Trámite para la solicitud de certificaciones

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO IV

Deberes y responsabilidades

CAPÍTULO II: Actuaciones ante la Superintendencia Financiera de Colombia

1. Posesión de cargos de dirección y control

1.1. Cargos en los que se requiere posesión ante la SFC

En cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 45 B numeral 3, 73 numeral 3, 74 numeral 4, 79 numeral 3º y 326 numeral 2º literal g., del EOSF, artículo 22 de la Ley 964 de 2005, artículo 21 de la Ley 45 de 1990, artículo 40 de la Ley 454 de 1998, artículo 18 de la Ley 1328 de 2009, y artículos 11.2.1.5.1, 2.19.1.1.11, 4.1.1.1.11 y 2.34.2.1.2 del Decreto 2555 de 2010, entre otros, deben tomar posesión del cargo para el cual sean designados las siguientes personas:

1.1.1. Los representantes legales, principales y suplentes de las entidades vigiladas, con excepción de aquellos designados por el Presidente de la República.

1.1.2. Miembros de junta directiva, consejo directivo o de administración, principales y suplentes de las entidades vigiladas, con excepción de aquellos designados por el Presidente de la República o su delegado.

1.1.3. Los representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior.

1.1.4. Los representantes designados para Colombia de las instituciones financieras, de reaseguradoras o del mercado de valores del exterior que decidan acogerse a las excepciones establecidas en los numerales 7º y 8º del artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

1.1.5. Los revisores fiscales, principales y suplentes, de las entidades vigiladas.

1.1.6. Los oficiales de cumplimiento para la prevención de lavado de activos, principales y suplentes, de las entidades vigiladas.

1.1.7. Los representantes o delegados de los funcionarios públicos que por disposición legal deban hacer parte de una junta directiva, consejo directivo o de administración de alguna entidad vigilada, con excepción de aquellos designados por el Presidente de la República o su delegado.

1.1.8. Los defensores del consumidor financiero, principales y suplentes, de las entidades vigiladas.

1.1.9. Los apoderados en el país de los bancos o compañías de seguros del exterior ampliamente autorizados para que los represente, con todas las facultades legales, en desarrollo de la actividad de las sucursales.

Para el ejercicio válido de los anteriores cargos se requiere la designación junto con la posesión ante esta entidad. En tal virtud, el ejercicio de cualquier cargo sin haber tomado posesión del mismo, cuando las normas aplicables así lo exijan dará lugar a las sanciones correspondientes, sin perjuicio de que por este sólo hecho la SFC se abstenga de autorizar la posesión.

Los funcionarios públicos que por disposición legal deban hacer parte de una junta o consejo directivo de alguna entidad vigilada y que ejerzan personalmente dicha función no requieren adelantar el trámite de posesión. En todo caso, corresponde al responsable del trámite de posesión a que se refiere el subnumeral 1.3 del presente capítulo informar tal situación a la SFC. En el evento en que los funcionarios públicos no ejerzan personalmente dicha función, sus representantes o delegados se entienden posesionados solamente con el cumplimiento de los requisitos de los subnumerales 1.3.1 y 1.3.2 presente capítulo, y la confirmación de recibo por parte de la SFC, la cual debe ser comunicada al responsable del trámite a través del grupo de registro.

De conformidad con lo dispuesto en el inciso 2º, numeral 2º del artículo 74 del EOSF, los gerentes de sucursales no deben adelantar el trámite de posesión ante la SFC y la certificación de su representación se sujeta a lo dispuesto en el régimen general de sociedades. Igualmente, los representantes designados exclusivamente para adelantar funciones judiciales, es decir, para actuar ante las autoridades jurisdiccionales, no requieren de posesión ante esta entidad.

1.2. Eventos en los que no se requiere de nueva posesión

No se requiere adelantar nuevamente el trámite de posesión en los casos de reelección de revisor fiscal, miembros de junta directiva, consejo directivo o de administración, oficial de cumplimiento para la prevención del lavado de activos, representante legal, principal o suplente y defensor del consumidor financiero, principal o suplente. Lo anterior aplica siempre que la persona sea reelegida para el ejercicio del mismo cargo con independencia de la condición de principal o suplente.

En esos casos, corresponde al responsable del trámite de posesión de la entidad informar tal situación a la SFC dentro de los 45 días corrientes siguientes a la ocurrencia del hecho mediante el diligenciamiento de la proforma electrónica “Hoja de vida” de la página de internet de esta Superintendencia, junto con la actualización de la hoja de vida. El mismo procedimiento debe efectuarse cuando ocurra el cambio de la condición de suplente a principal.

1.3. Funciones del responsable del trámite de posesión

El secretario general o vicepresidente jurídico de la entidad vigilada, o en su defecto, en aquellas entidades que no cuenten con dichos cargos, un representante legal principal designado expresamente para tal efecto por la junta directiva, es la persona responsable de:

1.3.1. Exigir al postulado la información que soporta su trayectoria e idoneidad profesional y moral, con el fin de proceder a la revisión y posterior incorporación de los datos exigidos en la proforma “hoja de vida”, certificando la coincidencia de la información con los documentos aportados.

1.3.2. Diligenciar en su integridad la proforma electrónica “hoja de vida” de acuerdo con su correspondiente instructivo.

1.3.3. Firmar electrónicamente la proforma “hoja de vida” y transmitirla vía electrónica a la SFC.

1.3.4. Conservar un ejemplar físico del trámite de posesión, debidamente firmado por él y el postulado, en los términos previstos en la ley para la conservación de documentos.

1.3.5. Archivar y custodiar la documentación que soporta el diligenciamiento de la proforma “hoja de vida”, de acuerdo con las normas que regulan los términos y plazos para la conservación de documentos.

Una vez firmada y transmitida la proforma a la SFC por el responsable del trámite de posesión, se entiende que él mismo hace constar que la información allí consignada fue revisada, coincide con los documentos suministrados por el postulado y que éstos reposan en los archivos de la entidad.

Es deber del responsable del trámite de posesión garantizar en todo momento la confidencialidad de la información que conozca en desarrollo de sus funciones.

1.4. Reglas relativas al trámite de posesión

Es deber de cada entidad vigilada, a través del funcionario responsable del trámite de posesión en los términos previstos en el subnumeral anterior, solicitar ante la SFC la posesión dentro de los 45 días corrientes siguientes a la fecha de designación del respectivo aspirante. Vencido tal plazo sin que se haya presentado la solicitud de posesión, es necesario que el órgano nominador correspondiente ratifique la designación del aspirante para surtir el trámite.

Para el efecto se adelantará vía electrónica el siguiente procedimiento:

1.4.1. Previa la revisión y verificación respectiva, el responsable del trámite debe diligenciar en su integridad la proforma “hoja de vida”, disponible en la página web de la SFC.

1.4.2. Una vez diligenciada la mencionada proforma, corresponde al responsable del trámite firmarla electrónicamente con un certificado digital emitido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, y transmitirla a la SFC. Transmitida la proforma, se entiende que el responsable del trámite ha revisado la información aportada, por lo tanto no se pueden hacer modificaciones a la misma, salvo autorización expresa de la SFC. Con dicha transmisión se entiende iniciado formalmente el trámite de posesión. La información suministrada por el postulado se entiende bajo la gravedad de juramento.

1.4.3. La entidad debe recibir un registro electrónico con el número asignado al trámite. De la proforma diligenciada debe conservarse en la entidad un soporte físico debidamente suscrito por el responsable del trámite y por el postulado. Con el número asignado se puede hacer el seguimiento al estado del trámite a través de la página web.

1.4.4. En el evento de existir inconsistencias en la información consignada en la proforma, se debe requerir al responsable del trámite para que efectúe las aclaraciones a que haya lugar.

1.4.5. El comité de posesiones debe evaluar y decidir sobre las solicitudes de posesión sometidas a su consideración en el orden de presentación de las mismas. El secretario del comité de posesiones debe elaborar un acta con las decisiones adoptadas.

1.4.6. La decisión tomada por el comité de posesiones se comunica al responsable del trámite. En caso de negarse la posesión debe, además, notificarse personalmente al postulado.

En cualquier estado del trámite, la SFC puede solicitar documentos y aclaraciones adicionales, los cuales deben remitirse a más tardar dentro del mes siguiente a la solicitud. Transcurrido dicho plazo sin que el responsable haya suministrado la información solicitada, se entiende que se ha desistido de la solicitud y se tiene por finalizado el trámite, en los términos del artículo 17 del CPACA.

Para retirar una solicitud de posesión ya transmitida a la SFC, y siempre que el comité de posesiones no haya tomado una decisión al respecto, el responsable del trámite debe ingresar a la página web de la SFC y seleccionar la opción “cancelar trámite”, explicando brevemente el motivo de tal decisión. Utilizada dicha opción el trámite se da por finalizado. Si la entidad desea tramitar nuevamente la solicitud de posesión del mismo postulado puede hacerlo una vez transcurridos 10 días corrientes contados a partir del día siguiente de la fecha de retiro de la anterior solicitud.

Toda información falsa, engañosa, inexacta o incompleta suministrada da lugar a las acciones penales y civiles a que haya lugar, con independencia de las sanciones administrativas que imponga esta Superintendencia en ejercicio de sus atribuciones legales. En estos eventos, esto es, cuando la SFC encuentre que se ha reportado información falsa, engañosa, inexacta o incompleta, debe informar a las autoridades competentes para que se adelanten las investigaciones a que hubiere lugar. En cualquier momento la SFC puede solicitar y verificar, en las entidades vigiladas, las solicitudes de posesión tramitadas con sus respectivos documentos soporte.

1.5. Situaciones que ponen fin al ejercicio de los cargos que requieren posesión ante la SFC

Las personas que se encuentren debidamente posesionadas y registradas en la base de datos del grupo de registro de esta Superintendencia para los cargos de que trata el presente Capítulo mantienen tal condición para todos los efectos legales, hasta tanto ocurra uno de los siguientes eventos: i) se registre el nombramiento y posesión de una nueva persona; ii) el responsable del trámite informe que el cargo ha sido suprimido, o iii) la SFC lleve a cabo la actualización del registro, conforme a las reglas que a continuación se indican:

1.5.1. Renuncias

Corresponde al responsable del trámite de posesión informar a esta Superintendencia las renuncias de las personas que ejerzan los cargos indicados en la presente circular, dentro de los 45 días corrientes siguientes a la aceptación de la misma. Para tal efecto, el responsable del trámite debe diligenciar la proforma “hoja de vida”. El responsable del trámite debe conservar los soportes respectivos que acrediten tal hecho.

En caso de renuncia al cargo, y si en los estatutos sociales no se prevé expresamente un término dentro del cual deba proveerse el reemplazo del saliente, los órganos sociales encargados de llevar a cabo el nombramiento deben iniciar el trámite de posesión dentro de un plazo de 45 días corrientes, contados a partir de la fecha de presentación de la renuncia, so pena de las sanciones a que haya lugar.

Vencido el término anterior sin que se haya designado y posesionado el reemplazo del saliente, corresponde a las personas posesionadas ante la SFC para el ejercicio de los cargos señalados y que hayan presentado renuncia, informar tal situación mediante comunicación dirigida al grupo de registro de la SFC, adjuntando el soporte respectivo en el cual se acredite la fecha en que la misma fue presentada con el fin de que se actualice el registro conforme a lo resuelto por la Corte Constitucional en Sentencia C-621 de 2003.

1.5.2. Remoción

En caso de remoción u otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo producto de una decisión tomada por la entidad vigilada, el responsable del trámite debe informar a la Superintendencia dentro de los 45 días corrientes siguientes a la decisión el contenido de la misma, así como las razones que la motivaron, junto con los documentos de soporte respectivos. Para el efecto, el responsable del trámite debe diligenciar la proforma electrónica “hoja de vida”. En todo caso, corresponde al responsable del trámite conservar los soportes que acrediten tal decisión.

Vencido el término anterior sin que la entidad vigilada haya informado acerca de tal circunstancia, la persona interesada puede adelantar el trámite indicado en el párrafo final del subnumeral 1.5.1. del presente capítulo en lo que resulte pertinente.

1.5.3. Reglas en caso de vacancia

De acuerdo con lo señalado en el numeral 4º del artículo 73 del EOSF, la ausencia injustificada de un miembro de junta directiva, consejo directivo o de administración en las entidades destinatarias de tal disposición por un período mayor de 3 meses produce la vacancia del cargo. En este evento, el responsable del trámite debe comunicar dicha situación a la SFC dentro de los 45 días corrientes siguientes a su configuración diligenciando la proforma electrónica “hoja de vida”. Corresponde al responsable del trámite conservar los soportes respectivos que acrediten la ocurrencia de esa situación.

Como quiera que por disposición legal en caso de vacancia el suplente ocupa el puesto del principal, de existir un único suplente, la entidad vigilada debe adelantar el trámite de posesión respecto del nuevo suplente dentro de los 45 días corrientes siguientes a la configuración de la vacancia.

1.6. Posesión del revisor fiscal

Dado que la revisoría fiscal de las entidades vigiladas por lo general es ejercida por sociedades, asociaciones o firmas de contadores constituidas para tal fin, la diligencia de posesión se surte en relación con el contador público que aquella designe para desempeñar personalmente las funciones del revisor fiscal. Sin perjuicio de lo anterior, como quiera que las personas jurídicas que prestan servicios de revisoría fiscal actúan por intermedio o a través de las personas naturales, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 215 del Código de Comercio, en armonía con el artículo 4º de la Ley 43 de 1990, la labor realizada por el contador público que actúe en nombre y representación de la firma de auditoría que le encomienda las funciones de revisoría fiscal es indivisible de la propia responsabilidad que a ésta le compete.

La SFC autoriza la posesión una vez se cerciore acerca del carácter, la idoneidad y la experiencia de la persona designada por el órgano social competente para ejercer la revisoría fiscal.

Lo anterior por cuanto, la revisoría fiscal es una institución que trasciende la defensa de las expectativas individuales, en la medida en que está llamada a velar por intereses superiores que afectan al Estado y a la comunidad en general; que no se reduce al cumplimiento de ciertos requisitos de idoneidad técnica, como los exigidos al contador profesional para que pueda desplegar la actividad que le es propia, sino que demanda probidad y compromiso con valores sociales que busca proteger el legislador al establecer ciertos mecanismos de control sobre las entidades, y al exigir la presencia de funcionarios que vigilen el desarrollo de las mismas.

Para la posesión de un aspirante a revisor fiscal de una entidad vigilada, la SFC tiene en cuenta tanto requisitos objetivos como calidades subjetivas. Los primeros se relacionan con la verificación de los requisitos exigidos en las normas aplicables, tales como el cumplimiento del régimen de inhabilidades e incompatibilidades correspondiente y la obtención de la tarjeta profesional; las segundas, incluyen claramente una facultad discrecional, que concede a la SFC atribuciones para determinar los criterios y elementos de juicio que considere procedente utilizar para evaluar la conducta de los candidatos a revisores fiscales, su capacidad y trayectoria profesional, seriedad, responsabilidad y moralidad.

En cuanto a la experiencia es necesario que los aspirantes se hayan desempeñado en cargos similares, exigiéndose mayor experiencia a medida que aumenta el tamaño de la respectiva entidad y la complejidad de sus negocios. Si bien parte de dicha experiencia puede haber sido adquirida en otros sectores empresariales, es necesario que los aspirantes cuenten con experiencia previa en el sector, dada la especialización de las actividades que desarrollan las referidas entidades, con una normatividad y sistemas operativos que difieren considerablemente de los aplicables a la generalidad de las empresas. No obstante, no se exige que la experiencia en el sector provenga del desempeño de cargos del mismo nivel, admitiéndose por ejemplo, la experiencia como contadores, auditores o contralores de otras entidades vigiladas.

1.6.1. Ejercicio del suplente

La responsabilidad del suplente es igual a la del principal respecto del adecuado cumplimiento de sus funciones, cuando deba reemplazarlo, de acuerdo con lo previsto en el presente capítulo y en el marco normativo vigente.

No obstante, es de advertir que la revisoría fiscal no puede ser ejercida de manera simultánea por las personas designadas para dicho cargo como titular y suplente, por cuanto tal situación conlleva a diluir la responsabilidad inherente al control y fiscalización de la gestión de los negocios sociales, en expresa contravención a la previsión consagrada en el artículo 215 del Código de Comercio, que exige el desempeño personal del cargo.

El suplente sólo debe ejercer las funciones del titular del cargo ante la falta definitiva o temporal de éste, y debe abstenerse de expedir dictámenes, informes, certificaciones y demás documentos relacionados con el ejercicio de la revisoría, salvo cuando se encuentre reemplazando al titular, por las razones antes mencionadas.

1.6.2. Efectos de la renuncia, inscripción en el registro mercantil y entrega del cargo

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 164 del Código de Comercio, las personas inscritas en la Cámara de Comercio del domicilio social como revisores fiscales de una sociedad, conservan tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección o la inscripción de su renuncia, previo cumplimiento de los requisitos exigidos para el efecto.

En consecuencia, las personas que se encuentren debidamente posesionadas e inscritas en la Cámara de Comercio como revisores fiscales, mantienen tal condición para todos los efectos legales, hasta tanto ocurra uno de los siguientes eventos: i) se registre un nuevo nombramiento y posesión de una persona diferente, o ii) se proceda a la actualización del registro mercantil, inscribiendo su renuncia, conforme a las siguientes reglas:

1.6.2.1. En caso de remoción o renuncia, presentada ante quien actúe como secretario en las reuniones del máximo órgano social, el responsable del trámite de posesión debe proceder de conformidad con las instrucciones impartidas en el subnumeral 1.5.1 del presente capítulo.

1.6.2.2. Si en los estatutos sociales no se prevé expresamente un término dentro del cual deba proveerse el reemplazo del revisor fiscal saliente, los órganos encargados de llevar a cabo el nombramiento deben iniciar el trámite de posesión dentro de 30 días comunes, contados a partir de la fecha de presentación de la renuncia, so pena de las sanciones a que haya lugar.

Vencido este término sin que se haya designado y posesionado el reemplazo, corresponde al revisor fiscal saliente informar tal situación mediante comunicación dirigida a la Cámara de Comercio respectiva, adjuntando el soporte correspondiente en el que acredite la fecha en que la misma fue presentada con el fin de que se actualice el registro.

De igual manera, los revisores fiscales deben remitir a la SFC, para los fines legales pertinentes, copia del certificado expedido por la Cámara de Comercio en el cual conste la inscripción de la renuncia, remoción o circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo.

Sin perjuicio de lo anterior, se recomienda que el revisor fiscal saliente formalice la entrega del cargo mediante un documento en el cual informe sobre los principales aspectos de la entidad, el trabajo realizado hasta dicha fecha, los proyectos en curso y los planes pendientes.

1.7. Posesión e información que deben suministrar las entidades vigiladas a la SFC sobre el Defensor del Consumidor Financiero, DCF

De conformidad con el artículo 18 de la Ley 1328 de 2009 concordante con el artículo 2.34.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010 los DCF designados por la asamblea general de accionistas de las respectivas entidades vigiladas, deben estar inscritos en el registro de defensores del consumidor financiero y posesionarse ante la SFC, para lo cual debe atenderse lo dispuesto en este subnumeral.

Para tal efecto, las entidades obligadas a tener DFC deben remitir a la SFC la siguiente información:

1.7.1. Al grupo de registro, la información necesaria para iniciar el trámite de posesión del defensor ante la SFC y de inscripción de la identificación completa del titular y suplente en el registro de defensores de esta Superintendencia, en especial la relativa al nombre, identificación, ubicación física (dirección, teléfono y fax) y dirección electrónica, tanto de su DFC como del respectivo suplente. Así mismo, el tipo, fecha y número del documento mediante el cual se hicieron las respectivas designaciones y la vigencia del nombramiento. Una vez se ha surtido el trámite de posesión ante esta Superintendencia, el mencionado registro debe incluir la fecha de posesión. La información debe remitirse inmediatamente ocurran las designaciones y, en todo caso, dentro de un término que no debe superar los 3 días hábiles siguientes a la fecha en la cual hayan tenido lugar.

1.7.2. Al grupo de registro, cualquier modificación que ocurra respecto de la información mencionada en el numeral anterior, tantas veces como cambios se presenten, a efectos de mantener actualizadas las bases de datos y la información suministrada al público. Este deber implica el reporte de la información sobre todas las decisiones relacionadas directamente con el DCF y su suplente (vb.gr. remoción, reelección, designación de uno diferente, etc.), lo cual debe ser informado inmediatamente y, en todo caso, dentro de un término que no debe superar los 3 días hábiles siguientes a la fecha en la cual se hayan producido.

1.7.3. A la dirección de protección al consumidor financiero, un informe del representante legal de la entidad, sobre las actuaciones adelantadas o consideraciones efectuadas por la entidad frente a las recomendaciones o sugerencias en caso de que el defensor las hubiere realizado. Igual deber tiene la administración de la entidad respecto de los casos y asuntos que el defensor hubiere solicitado llevar al conocimiento de la junta directiva o del consejo de administración.

El término máximo para la remisión de estos informes es de 3 meses contados a partir de la fecha de su presentación a la entidad y desde la fecha del escrito en el cual el defensor solicitó llevar a conocimiento de la junta determinado caso o situación.

1.7.4. A la dirección de protección al consumidor financiero, copia de los pronunciamientos del defensor que hayan hecho públicos acorde con lo dispuesto en el artículo 2.34.2.1.8 del Decreto 2555 de 2010..Tal remisión debe realizarse dentro del mes siguiente a la publicación de tales decisiones.

1.7.5. La información que la Superintendencia tenga a bien solicitar en cualquier momento.

2. Cambios de domicilio

2.1. Información a remitir

Con el propósito de dar plena aplicación a los principios de celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción a los que se refiere el artículo 3º del CPACA y atendiendo la garantía constitucional del derecho de defensa, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SFC, deben informar al grupo de registro cualquier cambio de domicilio y dirección para notificaciones, indicando:

2.1.1. Nombre y documento de identidad.

2.1.2. Entidad y cargo en ejercicio.

2.1.3. Nuevo domicilio y dirección para notificaciones.

2.1.4. Nuevos datos de contacto para atención a los consumidores financieros, para el caso de los defensores del consumidor financiero. La actualización a la que se refiere el presente inciso, debe ser puesta en conocimiento de esta Superintendencia, a través de la proforma “hoja de vida”.

2.2. Suministro de información posterior a la desvinculación de la entidad

Para los efectos de los artículo 67 y 68 del CPACA, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SFC, una vez cesen en el ejercicio del cargo desempeñado deben informar al Grupo de Registro cualquier cambio de domicilio y dirección para notificaciones que suceda dentro de los 3 años siguientes a la desvinculación indicando:

2.2.1. Nombre y documento de identidad.

2.2.2. Fecha de retiro.

2.2.3. Cargo en ejercicio a la fecha de retiro.

2.2.4. Nuevo domicilio y dirección para notificaciones.

Cuando de una actuación administrativa iniciada de oficio, especialmente cuando se trate de la facultad administrativa sancionatoria, se desprenda que personas que han cesado en el ejercicio de un cargo para el que tomaron posesión ante la SFC pueden resultar afectadas en forma directa, debe citárselas para que puedan hacerse parte en dicha actuación. Para esto, si no hay otro medio más eficaz, se debe enviar comunicación por correo certificado a las direcciones que el interesado haya registrado para notificaciones en la entidad, lo mismo que a la que aparezca registrada en el directorio telefónico, si la hubiere. En el evento en que las comunicaciones no surtan efecto se debe proceder a efectuar la publicación correspondiente en un periódico de amplia circulación nacional, de acuerdo con lo previsto en los literales d. e. y f. del numeral 4º del artículo 208 del EOSF —sustituido por el artículo 45 de la Ley 795 de 2003—.

2.3. Información sobre antecedentes

En la forma indicada en el numeral anterior se debe proceder a informar, en el caso en que las entidades vigiladas dispongan la terminación de las relaciones con sus funcionarios, por virtud de irregularidades cometidas en su gestión financiera o a causa de comportamientos que riñen con el debido manejo de los recursos del público, con el propósito de proporcionar suficientes elementos de juicio a la SFC en relación con las calidades morales y profesionales de quienes se desempeñen o soliciten posesión para actuar como administradores de entidades del sector vigilado.

2.4. Dirección de notificación para actuaciones específicas

Las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SFC, frente a las cuales se desarrolle una actuación en esta entidad, pueden suministrar una dirección específica de notificación para tal actuación, diferente a la registrada en la hoja de vida al tomar posesión. La dirección específica o su modificación debe informarse mediante comunicación realizada especialmente para tal propósito, dirigida al funcionario competente que realiza el trámite respectivo. En todo caso, se entiende que la dirección específica