Unidad de Planeación Minero Energética

RESOLUCIÓN 198 DE 2011 

(Mayo 18)

“Por medio de la cual se modifica la Resolución 415 del 21 de agosto de 2007, Reglamento de Contratación de la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME y se establece el procedimiento”.

(Nota: Derogada por la Resolución 319 de 2012 artículo 34 de la Unidad de Planeación Minero Energética)

El Director General de la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME,

en ejercicio de sus facultades legales y, en especial, de las conferidas por el artículo 13 de la Ley 143 de 1993, el artículo 14 del Decreto 28 de 1995, y el Decreto 255 de enero 28 de 2004,

CONSIDERANDO:

Que la Unidad de Planeación Minero Energética es una Unidad Administrativa Especial de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Minas y Energía, dotada de personería jurídica, patrimonio propio, autonomía presupuestal y con un régimen especial en materia de contratación.

Que la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, maneja sus recursos presupuestales y opera por medio de contrato de fiducia mercantil celebrado con una entidad fiduciaria, sometido a las normas de derecho privado, las cuales también rigen los actos y contratos que se realicen en desarrollo del respectivo contrato de fiducia.

Que conforme al inciso 2º del artículo 14 del Decreto 28 de enero 10 de 1995, se asignó a la Unidad de Planeación Minero Energética, la función de expedir un reglamento interno de contratación, que tendrá en cuenta los principios constitucionales y legales que rigen la función administrativa, y en el cual se establecerá el procedimiento para la selección objetiva de las personas con quienes se celebrarán los contratos.

Que en consideración a que la Unidad de Planeación Minero Energética es una entidad estatal del orden nacional descentralizado, tanto los servidores públicos como los contratistas deben sujetarse a los deberes y obligaciones establecidas para ellos en la Constitución Política.

Que para el desarrollo de sus actividades contractuales se expidió la Resolución UPME 415 del 21 de agosto de 2007.

Que el artículo 13 de la Ley 1150 consagra que las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente, según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.

Es por lo anterior que se hace necesaria la modernización del Manual de Contratación, el cual tendrá como objetivo fijar criterios y pautas que permitan facilitar y homogenizar las etapas que se desarrollan con ocasión del proceso contractual y en la celebración de contratos que requiera la UPME, para el cumplimiento de sus funciones, metas y objetivos institucionales, teniendo siempre en cuenta que la entidad cuenta con un régimen especial en materia de contratación y, por lo tanto, se regirá por las normas consagradas en el Código Civil Colombiano y en el Código de Comercio, sin desconocer los mandatos constitucionales.

Que los parámetros que se establecen en el Manual de Contratación de Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, tienen como objetivo fundamental acatar los principios de la función pública que se encuentran previstos en la Constitución Política de Colombia y en la ley.

Por lo anteriormente expuesto, se

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar las modificaciones al reglamento interno de contratación Resolución 415 del 21 de agosto de 2007, para la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, el contenido en la presente resolución, en los siguientes términos:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

ART. 1º—Ámbito de aplicación. Las disposiciones previstas en el presente Manual de Contratación se aplicarán a todos los contratos de bienes, obras y/o servicios que se celebren con personas naturales o jurídicas, o en desarrollo del contrato de fiducia, de conformidad con las instrucciones que dé la Unidad de Planeación Minero Energética, como Unidad Administrativa Especial, adscrita al Ministerio de Minas y Energía, en cumplimiento de sus funciones.

ART. 2º—Régimen de contratación. De conformidad con lo dispuesto en los artículos 13 de la Ley 143 de 1994, 11 del Decreto 28 de 1995 y del Decreto 255 de 2004, el régimen legal aplicable a la contratación que celebre la UPME en cumplimiento de las funciones es el del derecho privado. Por lo tanto, la contratación se regirá por lo previsto en las disposiciones del Código de Comercio, Código Civil y demás normas del Derecho Privado.

ART. 3º—Competencia. La competencia para seleccionar y dar instrucciones a la fiduciaria respecto del contratista escogido radica en el Director General de la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, en su calidad de ordenador del gasto, quien la podrá delegar mediante acto administrativo en razón de la cuantía, total o parcialmente en el o los funcionarios que determine, siempre que desempeñen cargos de nivel directivo o asesor (L. 489/98, art. 9º).

Bajo esta competencia seleccionará, adjudicará e indicará con quién o quiénes se suscribirán los contratos, así como la modificación de los mismos por parte de la fiduciaria.

ART. 4º—Principios orientadores. Las actuaciones de quienes intervengan en la actividad contractual de la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, deberán sustentarse en los mandatos Constitucionales y, en particular, en los principios que se enuncien a continuación los cuales propenden por la selección objetiva de los contratistas. Además tendrán como marco los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal previstos en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política de Colombia, artículo 3º de la Ley 489 de 1998, artículo 6º de la Ley 1118 de 2006, artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, el Código de Ética y el Código de Buen Gobierno. Es por esta razón que le son aplicables las normas que regulan la conducta de los servidores públicos (régimen de inhabilidades e incompatibilidades), las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del Derecho y los principios particulares del Derecho Administrativo.

Buena fe. Las partes deberán proceder de buena fe en todas sus actuaciones, y los contratos obligarán no sólo en lo pactado expresamente, sino a todo lo que corresponda a la naturaleza de los mismos según la ley, la costumbre o la equidad, so pena de indemnizar los perjuicios que se causen. Los oferentes o proponentes también deberán proceder de buena fe.

Economía. Los procesos de contratación se adelantarán de tal forma que la Unidad pueda seleccionar la propuesta que más convenga a sus intereses y ejecutar el contrato respectivo haciendo la mejor inversión en recursos técnicos, económicos y humanos. Los trámites se adelantarán con austeridad de tiempo, medios y gastos y se impedirán dilaciones y los retardos en la ejecución de los respectivos contratos que se celebren. La UPME ejecutará el plan de contratación, realizando los análisis técnicos, jurídicos y económicos que soporten cada contratación.

Transparencia. El proceso de contratación se realizará con base en procedimientos de selección objetiva y reglas claras que garanticen la calidad, imparcialidad e igualdad de oportunidades para todos los proponentes.

Responsabilidad. Los servidores de la Unidad, designados para ello, están obligados a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la Unidad, respondiendo por sus actuaciones y omisiones o por el incumplimiento de los deberes que la ley determine.

Celeridad. En las normas de selección, términos de referencia o condiciones de cotización para la escogencia de contratistas, se cumplirán y establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable. Para este propósito, la Unidad dará impulso oficioso a las actuaciones.

Moralidad. Los funcionarios de la UPME en el ejercicio de la ejecución contractual darán plena aplicación a los postulados y principios éticos que rigen el ejercicio de la función administrativa, respetando las normas sobre obligaciones, incompatibilidades y prohibiciones y atendiendo las buenas prácticas establecidas en el Código de Buen Gobierno y el Código de Ética de la UPME.

Eficacia. Los procesos contractuales en la Unidad se adelantarán con austeridad de tiempo, de medios, gastos, evitando dilaciones y retardos en la ejecución de los contratos, adoptando procedimientos que garanticen la pronta solución de las diferencias y controversias que se presenten. La unidad se asegurará de que el Proceso de Contratación logre su finalidad.

Contradicción. Los interesados en el proceso contractual, tendrán oportunidad de conocer y de controvertir las decisiones que adopte la Unidad a través de los medios legales.

ART. 5º—De los contratos, definición y clases. Son contratos todos los actos jurídicos generadores de derechos y obligaciones que celebre la Unidad de Planeación Minero Energética, derivados de la autonomía de la voluntad y regidos bajos los parámetros establecidos por la Ley 143 de 1994 y las normas que la modifiquen o aclaren. Se definen a continuación algunas clases de contratos propios del ejercicio de las funciones de la Unidad de Planeación Minero Energética:

Contrato de prestación de servicios. Son contratos de prestación de servicios los que celebre la unidad con personas naturales o jurídicas para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta. También se podrán celebrar este tipo de contratos para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a unidad.

Se entiende por contrato de prestación de servicios profesionales: los que se requieren para el desarrollo de actividades especializadas, diferentes a los de consultoría. La UPME podrá contratar directamente con la persona natural que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que sea de reconocida idoneidad y experiencia en el tema que se requiera.

Se entiende por contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión: los que no requieren necesariamente la acreditación de título de profesión universitaria, pero sí los conocimientos específicos y experiencia en la materia que requiere contratarse y para realizar labores predominantemente materiales y no calificadas, para la atención de necesidades de la entidad.

La unidad podrá contratar directamente con la persona natural que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate.

Contrato de consultoría. Son los que celebra la entidad referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, perfectibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como los de coordinación y control, lo mismo que los que tienen por objeto la interventoría, gerencia de obra, de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Contrato de fiducia. Tienen por objeto la administración o manejo de los recursos de las entidades estatales.

Contrato de compraventa. Tiene por objeto la adquisición por parte de la Unidad de Planeación Minero Energética de bienes que requiera para su servicio.

Contrato de obra. Se celebra para realizar cualquier trabajo material sobre inmuebles como construcción, instalaciones y mantenimiento, sin importar la modalidad de ejecución y la forma de pago.

Contratos interadministrativos. Son los que celebra la Unidad con otras entidades estatales en tanto las condiciones ofrecidas por la otra entidad estatal sean idóneas para ejecutar el contrato, y fueren las más favorables para la UPME, la valorización de estas condiciones implica llevar a cabo un estudio de mercado que soporte la decisión.

Convenios interadministrativos. Son los que la Unidad celebra con las entidades estatales. Los convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de las entidades estatales podrán someterse a los reglamentos de tales entidades. En caso contrario, se someterán a los procedimientos establecidos en el Manual de Contratación de la UPME. Los recursos de contrapartida vinculados a estas operaciones podrán tener el mismo tratamiento.

Convenios de cooperación internacional. Son los que la Unidad celebra con los organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacional. Los contratos o convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales, podrán someterse a los reglamentos de tales entidades. En caso contrario, se someterán a los procedimientos establecidos en el Manual de Contratación de la UPME. Los recursos de contrapartida vinculados a estas operaciones podrán tener el mismo tratamiento.

ART. 6º—Inhabilidades e incompatibilidades. No podrán celebrar los contratos aquí regulados, ni por sí ni por interpuesta persona, quienes se encuentren en las circunstancias de inhabilidades o incompatibilidades previstas en las normas que regulen la materia, cada contratista declarará bajo la gravedad de juramento que al suscribir el contrato no se encuentra incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad. Los contratistas serán responsables del ocultamiento sobre inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, así como por la información que suministren.

ART. 7º—Registro de proponentes. La Unidad de Planeación Minero Energética, cuando la especialidad del objeto a contratar así lo requiera, podrá solicitar que los proponentes, ya sean personas naturales o jurídicas, se encuentren inscritos en el Registro Único de Proponentes que lleva la Cámara de Comercio.

PAR.La anterior exigencia no es aplicable cuando el proponente demuestre no tener domicilio, sucursal o agencia en Colombia.

ART. 8º—Disponibilidad presupuestal. Para la iniciación de todos los procesos de contratación requeridos para el ejercicio de las funciones de la Unidad de Planeación Minero Energética, es requisito indispensable que el funcionario competente de la unidad, certifique la disponibilidad presupuestal.

ART. 9º—Directorio de proveedores. La Unidad de Planeación Minero Energética, contará con un directorio de proveedores el cual se organizará en una base de datos y servirá de guía para las invitaciones de trámite de procesos de menor cuantía.

ART. 10.—Términos de referencia. Para adelantar los procesos de selección las subdirecciones o la secretaría general de la unidad, prepararán los correspondientes términos de referencia con el propósito de definir las características del bien o servicio a contratar y el producto esperado.

ART. 11.—Contenido de los términos de referencia. Los términos de referencia contendrán pero no se limitarán, entre otros:

• Objeto general, alcance, objetivos específicos.

• Duración del contrato.

• Presupuesto asignado.

• Supervisión.

• Características técnicas exigidas, así como el equipo de trabajo.

• Requisitos objetivos para participar en el proceso de selección.

• Reglas claras que permitan la elaboración de ofertas de la misma índole y aseguren una escogencia objetiva.

• Criterios para calificar las ofertas con la ponderación de los mismos.

• Reglas para la adjudicación del contrato y las causas para declarar desierto el respectivo proceso precontractual.

• Indicación de la posibilidad de modificar los términos antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.

• Características de la garantía de seriedad para procesos de mayor cuantía diferentes de los de única oferta.

• Criterios de desempate para procesos de mayor cuantía, si fuere necesario.

PAR. 1º—Cuando en los términos de referencia o pliegos de condiciones, la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, exija el otorgamiento de la garantía de seriedad de la propuesta, esta no podrá ser inferior al veinte por ciento (20%) del valor de la propuesta o del presupuesto oficial estimado, según se determine en los términos de referencia.

PAR. 2º—Cuando el estudio o servicio a contratar exija de un conocimiento especializado para la preparación de los términos de referencia, se contratará con consultores especializados en el área correspondiente al tema a desarrollar.

ART. 12.—Uso de medios electrónicos. Para la realización de los procesos de contratación de mayor cuantía mediante invitación pública, la Unidad promoverá a través del uso de los medios electrónicos que estén a su alcance en cuanto a la publicidad y participación de los procesos y sus documentos y la posibilidad de realizar adjudicaciones por la vía de la audiencia pública, tal como se determina en el artículo vigésimo segundo de este reglamento.

CAPÍTULO II

Etapas del proceso contractual con formalidades plenas

ART. 13.—Etapas. El proceso contractual incluye las siguientes etapas:

1. Precontractual. Corresponde a la fase previa a la suscripción del contrato, en la cual las áreas responsables tendrán en cuenta las siguientes etapas:

• Aprobación de la realización de la contratación por parte del comité de contratos del Plan de contratación o su modificación siempre y cuando dichos contratos superen el monto de 100 smlv.

• Publicación del borrador de términos de referencia.

• Publicación en la página web de los términos de referencia definitivos, momento en el cual se considera la apertura del proceso concursal.

• Recepción de aclaraciones presentadas por los interesados a los términos de referencia.

• Realización de audiencia pública de respuesta a las aclaraciones solicitadas a los términos de referencia.

• Apertura de propuestas.

• Designación del comité evaluador por parte del comité de contratos.

• Habilitación jurídica y/o financiera de las propuestas presentadas.

• Elaboración del acta de evaluación por parte del comité evaluador en la cual se evalúan técnicamente las propuestas con base en las condiciones y requisitos establecidos en los términos de referencia con la respectiva recomendación al ordenador del gasto respecto a su adjudicación o declaratoria de desierto del concurso.

• Publicación del informe o acta de evaluación en la página web.

• Recepción de observaciones al informe de evaluación.

• Respuesta por parte del comité evaluador a las observaciones técnicas presentadas al informe de evaluación y/o a las observaciones de carácter jurídico y/o financiero por parte del área a quien corresponda.

• Adjudicación y/o declaratoria de desierto del proceso.

• Solicitud de elaboración del respectivo contrato a la fiduciaria que maneja los recursos de la unidad.

PAR.—Una vez suscrito el contrato, las copias de las propuestas no seleccionadas, así como el original de la póliza de seriedad presentada por los mismos, quedará a disposición de cada uno de los proponentes, quienes deberán recogerlas dentro del mes siguiente. Igual trámite se surtirá en caso de declararse desierto el proceso. Vencido dicho término se procederá a la destrucción de las copias de las propuestas.

2. Contractual. Esta etapa se inicia con la suscripción del contrato por las partes y comprende, entre otras, las siguientes:

• La suscripción del contrato.

• El registro presupuestal.

• Constitución y aprobación de las garantías exigidas en el contrato.

• Pago de los derechos de publicación en el Diario Oficial, si fuere procedente, así como la cancelación de los impuestos a que hubiere lugar.

• Suscripción del acta de iniciación si fuere necesario.

• Ejecución del objeto y expiración del plazo contractual.

3. Poscontractual. Corresponde al período subsiguiente a la expiración del plazo y/o cumplimiento del objeto contractual, en el cual se procederá a la liquidación del contrato de conformidad con lo establecido por los contratantes, previa certificación del total cumplimiento del objeto y todas las obligaciones derivadas del contrato por parte del o los funcionarios responsables de la supervisión.

ART. 14.—Oferta por registro de proveedores. Para la celebración de contratos que no superen los cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 smlmv) la unidad, invitará a presentar oferta a las personas que estén inscritas en el registro de proveedores de que trata el artículo 7º de este manual, según sea la necesidad, para garantizar la concurrencia de oferentes en el proceso.

PAR. 1º—Para lograr una difusión adecuada de la inscripción al registro de proveedores la secretaría por lo menos en una vez al año, hará la convocatoria de registro, la publicación se efectuará a través en la página web de la entidad.

PAR. 2º—Cualquier persona podrá inscribirse en el registro de proveedores de la unidad. La secretaria general determinará el formulario que deba diligenciarse para el efecto, bien sea escrito o mediante la utilización de medios electrónicos.

CAPÍTULO III

De los contratos por la cuantía

ART. 15.—Se podrán celebrar contratos con personas naturales y/o jurídicas, así como con consorcios y/o uniones temporales, con personas nacionales o extranjeras, directamente o a través de un representante, eventos en los cuales deberá cumplirse con lo previsto en este reglamento.

Por no existir otra norma expresa en la materia, para todos los efectos los consorcios y uniones temporales se regularán de acuerdo con las disposiciones legales contenidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.

PAR.—En ningún caso podrán celebrarse directamente contratos con cooperativas y asociaciones conformadas por entidades territoriales.

ART. 16.—De las cuantías de la contratación. Los procesos de contratación de la Unidad de Planeación Minero Energética, se clasifican de acuerdo con la cuantía del contrato a celebrar, a saber:

Mínima cuantía. Se consideran de mínima cuantía aquellos cuyo valor no excede los veinticinco (25) smlmv. En estos casos se procederá sin formalidades plenas y la contratación se realizará a través de órdenes de servicio o solicitud de servicio suscrita por el Secretario General de la Unidad de Planeación Minero Energética en quien se delega este gasto. La contratación se realizará mediante la solicitud de única oferta.

Menor cuantía. Se consideran de menor cuantía aquellos cuyo valor es superior a los veinticinco (25) smlmv y no exceda los cien (100) smlmv. La contratación en dicha cuantía se realizará previa invitación o solicitud de al menos tres (3) ofertas a personas naturales o jurídicas que cumplan con los requisitos establecidos en los términos de referencia o condiciones de cotización. Lo anterior Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 25 de este manual.

Mayor cuantía. Se considerarán de mayor cuantía aquellos cuyo valor sea superior a los cien (100) smlmv y exigen el cumplimiento de las formalidades previstas en el capítulo II de este reglamento. Contratación celebrada en desarrollo del contrato de fiducia.

Los valores contractuales que servirán de soporte para la determinación de las cuantías incluirán todos los impuestos de ley.

ART. 17.—Dirección del presupuesto. La facultad de dirigir cómo se invierte el presupuesto asignado en cada subdirección y dependencia de la Unidad es del ordenador del gasto. De conformidad a lo establecido en la ley.

PAR.—El ordenador del gasto tendrá la facultad discrecional y podrá consultar a los subdirectores en la ejecución del gasto de ser necesario.

ART. 18.—Corresponde al comité de contratos:

• Reunirse al comienzo de la vigencia para efectos de aprobar el Plan de contratación y reunirse extraordinariamente cuando dicho plan requiera modificaciones o cuando el ordenador del gasto lo requiera.

• El estudio y aprobación sobre la contratación de bienes y servicios que requiera la unidad y que sean de mayor cuantía.

• La designación del comité evaluador, su suplencia o reemplazos está a cargo del director o en quien este delegue.

• Designación de subcomités evaluadores cuando las circunstancias lo ameriten.

• Emitir directrices en materia de contratación.

• Análisis del estado de los contratos y proyectos.

De lo tratado en el respectivo comité, se levantará acta la cual deberá estar suscrita por todos los integrantes asistentes del comité con voz y voto.

ART. 19.—Conformación del comité de contratos. Este comité estará conformado por:

• Director general y/o su delegado.

• Secretario general y/o su delegado.

• Subdirectores de las áreas de la unidad o su delegado.

• Las decisiones del comité se tomarán con el voto de la mayoría de sus integrantes.

• Actuará como invitado cuando se requiera por parte del director general con voz pero sin voto el asesor jurídico de la dirección general.

• Será invitado permanente el profesional encargado de las funciones de contratación, quien actuará como secretario (a) de este comité.

ART. 20.—Comité evaluador. El comité evaluador y el subcomité evaluador en procesos de mayor cuantía serán designados por el director general. Corresponde a este comité evaluar técnicamente las propuestas que se le sometan a su consideración y recomendar al director general la adjudicación de los contratos de mayor cuantía.

Las consideraciones y recomendaciones del comité evaluador se tomarán por mayoría y se presentarán a consideración del director general, acompañadas del respectivo cuadro de calificación.

ART. 21.—Selección objetiva de los contratistas. En los procesos de selección de contratistas se privilegiarán las condiciones técnicas y económicas de la oferta.

La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos, contenidos en términos de referencia, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituya factores diferentes de los contenidos en dichos documentos.

Para la contratación que tenga como objeto la adquisición o suministro de bienes con características uniformes, se tendrán en cuenta como únicos factores de evaluación aquellos relacionados con el precio y la garantía de calidad de los bienes ofrecidos.

En la prestación de servicios especializados, se hará uso de factores de calificación destinados a valorar primordialmente los aspectos técnicos de la oferta, así como la experiencia relevante del oferente en el campo de que se trate.

ART. 22.—Audiencias públicas. Previa solicitud de alguna entidad de control o de veedurías ciudadanas, presentada dentro del término para realizar observaciones al informe de evaluación la adjudicación de los contratos derivados de procedimientos de concurso podrá efectuarse mediante la modalidad de Audiencias Públicas, dentro de la cual se procederá a dar respuesta a las observaciones oportunamente presentadas por los oferentes, debiéndose a continuación emitir el respectivo acto administrativo de adjudicación o declaratoria de desierta de la contratación.

ART. 23.—Contrato sin formalidades plenas. Los procesos de contratación de mínima y menor cuantía, de conformidad con el artículo décimo sexto del presente manual, previa presentación de oferta escrita, serán aprobados por el funcionario en quien se encuentre delegada la ordenación del gasto por esa cuantía mediante la firma y registro de la respectiva orden de trabajo o de servicios.

Las órdenes de mínima y menor cuantía, no requieren más formalidades que las de la descripción por escrito sobre el objeto, plazo de entrega del bien o prestación del servicio y el valor de los mismos, así como la constitución de las garantías si a ello hubiere lugar, dicha orden de servicio solo requerirá la firma de las partes del mismo cuando se exija la constitución de garantías.

ART. 24.—Contratos con formalidades plenas. Los contratos con formalidades plenas celebrados por la fiduciaria en cumplimiento de las funciones de la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, constarán por escrito y contendrán las estipulaciones que de conformidad con las normas civiles y comerciales correspondan a su naturaleza.

Estos se entenderán perfeccionados con la suscripción y registro presupuestal, pero para la ejecución requerirán la aprobación de las garantías a que haya lugar y suscripción del acta de iniciación correspondiente, cuando esta haya sido pactada.

ART. 25.—Única oferta. En asuntos de invitación pública o de menor cuantía, podrá seleccionarse el oferente mediante la solicitud de una (1) sola cotización o propuesta, en los siguientes casos:

1. Cuando se trate de convenios o contratos que se vayan a suscribir con entidades estatales.

2. Si de acuerdo con la información que se pueda obtener, solo existe una persona que pueda proveer los bienes o servicios por contratar.

3. Cuando se trate de contratos intuito personae, esto es, que se celebren en consideración a las calidades personales del contratista.

4. Cuando se trate de la ejecución de trabajos que solo puedan encomendarse a determinadas personas o para el desarrollo de actividades científicas o tecnológicas.

5. Cuando se trate de contratos de prestación de servicios profesionales, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas o para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas. Evento en el cual la entidad podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate.

6. Cuando se trate de contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión de la Unidad, los que solo se realizarán cuando se trate de fines específicos o no hubiere personal de planta suficiente para prestar el servicio por contratar.

7. Cuando por razones de interés general se estime necesario contratar de manera inmediata la realización de un estudio o asesoría, o la adquisición de un bien o servicio que permita cumplir oportunamente con los cometidos fijados por el Gobierno Nacional, relacionados con el cumplimiento de las labores de planeación de los sectores de Energía y Minería o de las funciones propias de la Unidad de Planeación Minero Energética, previa presentación de la justificación técnica y económica.

8. Con ocasión de contratos de arrendamiento o adquisición de inmuebles.

9. Cuando se trate de cursos de capacitación específicos para funcionarios de la Unidad o contrataciones que en virtud de la ley, solo puedan celebrarse con determinada entidad pública o privada.

PAR.—Para la selección con única oferta no requerirá adelantarse el procedimiento indicado para la contratación con formalidades plenas y los requisitos exigidos al único oferente serán los que para cada caso se indiquen en los respectivos términos de referencia.

CAPÍTULO IV

Disposiciones varias

ART. 26.—Garantías. Obligatoriedad. En todo contrato que celebre la fiduciaria en cumplimiento de las funciones de la Unidad de Planeación Minero Energética, podrán exigirse las siguientes garantías, de acuerdo con los riesgos que pudieran derivarse de las obligaciones y prestaciones del respectivo contrato:

• Garantía de cumplimiento por un monto equivalente a mínimo 20% del valor de contrato y una duración igual al término de vigencia del mismo y cuatro (4) meses más.

• Garantía de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, por un monto no inferior al 5% del valor total del contrato, en caso de que el contratista requiera contratar con terceras personas para lograr el cumplimiento del contrato, y una vigencia igual a la de duración del contrato y tres (3) años más.

• Garantía de calidad de servicio por un monto equivalente a mínimo 20% del valor de contrato y una duración igual al término de vigencia del mismo y un (1) año más.

• Garantía de estabilidad de la obra, calidad de los bienes y correcto funcionamiento de equipos, cuyo valor y vigencia se determinará, en cada caso, con sujeción a los términos del contrato y tomando en cuenta el valor final de la obra, bien o servicio contratado u objeto del contrato.

PAR.—En los contratos suscritos con entidades estatales, no se exigirá la obligación de prestar garantías.

ART. 27.—Multas y cláusula penal. La Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, podrá establecer en los contratos, cuando lo considere conveniente, multas y cláusula penal a cargo del contratista por el incumplimiento de alguna de las obligaciones contractuales, las cuales se establecerán en porcentajes o salarios mínimos legales mensuales según se trate.

ART. 28.—De los convenios. La Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, podrá celebrar con otras entidades estatales, internacionales y no gubernamentales los convenios, contratos y acuerdos que se requieran para el desarrollo de las funciones previstas en la Ley 143 de 1994, Ley 489 de 1998, Decreto 255 de 2004 y demás disposiciones que rigen la materia, para lo cual elaborará el convenio con las condiciones y obligaciones de las partes intervinientes. Si de los convenios suscritos con otras entidades estatales, se generan contratos, estos deberán ser adelantados con las previsiones establecidas en el presente reglamento y, se solicitará a la Fiduciaria la elaboración del contrato por suscribir con ocasión del convenio.

Los convenios con entidades estatales no podrán contener más formalidades que las determinadas para los contratos de derecho privado, estarán exentos del pago de impuesto de timbre, pago de publicación del contrato en el Diario Oficial y del otorgamiento de pólizas de garantía.

ART. 29.—Adición de los contratos. Los contratos de mayor cuantía solo podrán adicionarse cuando se presenten circunstancias que lo justifiquen y en todo caso no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial.

Las contrataciones de menor y mínima cuantía también podrán adicionarse hasta por el cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, siempre y cuando no supere el monto total establecido en este manual para cada cuantía.

Todas las disposiciones del contrato, salvo la que estipula su objeto, podrán modificarse mientras el contrato esté vigente.

Las ampliaciones o modificaciones se harán constar en cláusulas adicionales y deberán contar con la justificación correspondiente.

ART. 30.—Liquidación de los contratos. En los contratos de tracto sucesivo deberá estipularse que procede la liquidación de los mismos. La liquidación se realizará dentro del término que se fije en el respectivo contrato o, a más tardar, dentro de los seis (6) meses siguientes a su terminación. En esta etapa, se acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.

Si no se llega a un acuerdo para liquidar el contrato, la unidad la efectuará mediante Acto administrativo y solicitará a la fiducia encargada del manejo de sus recursos, para que tome las medidas que sean necesarias para la exigencia del cumplimiento de obligaciones y derechos que resulten de la liquidación según sea el caso.

ART. 31.—Saneamiento del procedimiento. Si durante el proceso de contratación se encontrare que se ha pretermitido alguno de los requisitos exigidos en este reglamento, se podrá ordenar su cumplimiento o corrección si fuere procedente. Efectuada la corrección, el trámite se reanudará en el correspondiente estado.

ART. 32.—Del control interno. La dependencia asesora de control interno velará porque los procesos de contratación que efectúe la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, se lleven a cabo conforme a lo previsto en el presente reglamento, sin que tal labor signifique crear trámites aprobatorios a la gestión contractual.

ART. 33.—De la supervisión. La supervisión en la ejecución de los contratos, será ejercida por personas naturales o jurídicas acorde con el origen de su relación laboral o contractual con la unidad. Son funciones y responsabilidades del supervisor además de las establecidas en las resoluciones UPME sobre esta materia, velar por la calidad final y cumplimiento de los proyectos o estudios contratados.

ART. 34.—Archivo de documentación contractual. Durante la ejecución del contrato, el supervisor del mismo deberá remitir a la dependencia encargada de la función contractual, toda la documentación relacionada con los diferentes procesos contractuales a cargo. Todos estos documentos reposarán en el archivo de la carpeta contentiva del contrato por el tiempo de vigencia del contrato y cinco años más, conservando el supervisor fotocopia de los documentos estrictamente necesarios para ejercer su función adecuadamente.

La secretaría general debe archivar en sus dependencias los originales de las propuestas del respectivo proceso de contratación.

ART. 35.—Pago a contratistas. El pago del valor del contrato se cancelará contra entrega de informes o productos, en la forma estipulada en los respectivos términos de referencia, condiciones de cotización u órdenes de servicio.

Las facturas deben estar acompañadas de las copias legibles de pagos efectuados al sistema de seguridad social integral y parafiscales en la forma y términos establecidos en la ley que rige la materia.

(Nota: Derogada por la Resolución 319 de 2012 artículo 34 de la Unidad de Planeación Minero Energética)

ART. 2º—Procedimiento. Para el desarrollo y aplicación del presente reglamento de contratación, se establece como procedimiento el contenido en el anexo 1.

(Nota: Derogada por la Resolución 319 de 2012 artículo 34 de la Unidad de Planeación Minero Energética)

ART. 3º—Transición. Los procesos de contratación que se hayan iniciado, así como los contratos que se hayan celebrado en vigencia de la Resolución 415 del 21 de agosto de 2007, continuarán rigiéndose por dicha disposición hasta su finalización.

(Nota: Derogada por la Resolución 319 de 2012 artículo 34 de la Unidad de Planeación Minero Energética)

ART. 4º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga las normas que le sean contrarias, en especial las Resolución 415 del 21 de agosto de 2007, 206, 207 y 415 de agosto 21 de 2007, deberá ser publicada en el Diario Oficial y página web de la unidad.

Publíquese y cúmplase.

(Nota: Derogada por la Resolución 319 de 2012 artículo 34 de la Unidad de Planeación Minero Energética)

Mayo 18 de 2011.

ANEXO 1

Procedimiento Contractual UPME

Estructura de la contratación de mínima cuantía

Para la contratación de bienes o servicios, cuya cuantía sea igual o inferior a veinticinco (25) SMLMV, bastará la presentación de una oferta o cotización debidamente radicada, la cual si satisface los requerimientos de la unidad, será aprobada por el ordenador del gasto o en quien se encuentre delegada la ordenación del mismo, aprobación que se entenderá con la firma y registro de la respectiva orden de trabajo.

Estructura de la contratación de menor cuantía

Para los procesos de contratación cuya cuantía sea superior a veinticinco (25) SMLMV y no exceda a los cien (100) salarios mínimos legales mensuales, y que no sean de los indicados en el artículo que hace alusión sobre única oferta del Manual de Contratación, deberán contar, por lo menos, con tres solicitudes de cotización o presentación de propuestas debidamente radicadas, siguiendo el siguiente procedimiento:

a. El área responsable del objeto a contratar, previa presentación a la secretaría general de los estudios o documentos previos de que trata el artículo 10 del Manual de contratación solicitará a quien se encuentra delegada la ordenación del gasto, la expedición de certificado de disponibilidad presupuestal, indicando, monto y rubros presupuestales con cargo a los cuales se expedirá el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal.

b. El área administrativa solicitará la presentación de mínimo tres cotizaciones para la evaluación y aprobación de las solicitudes de adquisición de bienes y/o servicios, para este fin se podrá hacer uso del directorio del registro de proveedores. En los casos que se considere necesario se podrán solicitar cotizaciones a través de la página web, para esto se deberá solicitar a la subdirección de información que realice la publicación respectiva.

c. La selección formal sobre la contratación con presupuesto de funcionamiento e inversión, la tomará el funcionario delegado para la ordenación del gasto previa evaluación técnica que se realice de las ofertas u oferta presentada.

d. La evaluación técnica de las ofertas u oferta con presupuesto de inversión, la realizará el funcionario designado por el delegado para la Ordenación del gasto, y su resultado será presentado a este, con la respectiva recomendación de orden de elegibilidad.

e. Estos contratos sin formalidades plenas se denominan órdenes de servicio y constarán por escrito las cuales contienen como elementos esenciales, el objeto, el plazo, valor y en lo procedente a garantías si fueren necesarias.

Estructura de la contratación de mayor cuantía mediante invitación pública

Etapa precontractual

a. El ordenador del gasto previa presentación a la Secretaría General de los estudios o documentos previos de que trata el artículo 10 solicitará la expedición de certificado de disponibilidad presupuestal, indicando, monto y rubros presupuestales con cargo a los cuales se expedirá el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal, siempre y cuando el proyecto se encuentre aprobado por el Comité de Contratos en el Plan de Contratación o en la modificación del mismo.

b. Expedido el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal, la secretaría general procederá a solicitar la publicación de los pre términos de referencia en la página web, por un término no inferior a cinco (5) días hábiles, con el propósito de suministrar al público en general la información que le permita formular observaciones al contenido de los documentos antes mencionados, las cuales una vez analizadas y si tienen aplicabilidad, se verán reflejadas en el texto de los términos de referencia definitivos.

d. Cumplido lo anterior, o en el evento en que no se hubiere formulado observaciones al proyecto o pre términos de referencia se procederá a la publicación de los términos de referencia definitivos en la página web.

e. Las personas naturales o jurídicas, consorcios o Uniones temporales interesadas en participar en el proceso objeto de concurso deberán manifestar su intención de participación para el proyecto respectivo, en la forma señalada en los respectivos términos de referencia, suministrando los datos allí solicitados. Los interesados en participar en la respectiva invitación pública, podrán obtener los términos de referencia a través de la página web de la unidad o directamente en la secretaría en este último evento deberán cancelar lo correspondiente al valor de la fotocopia que genere su expedición conforme a las tarifas que se tengan vigentes en la unidad.

f. Los interesados en participar en la invitación pública, dentro del término señalado en el cronograma de fechas, podrán solicitar aclaraciones a los términos de referencia, las cuales serán resueltas en audiencia pública que se llevará a cabo en la fecha y hora predefinida en el cronograma, donde se precisará el contenido y alcance de este documento, siendo levantada acta suscrita por los intervinientes. En la audiencia se dará respuesta a las aclaraciones solicitadas oportunamente por los interesados sin perjuicio que estos puedan formular más aclaraciones dentro de la misma audiencia siempre y cuando reciba la aceptación de todos los asistentes, en su formulación. La unidad se puede reservar la facultad de dar respuesta allí a las preguntas formuladas o por escrito posteriormente, si no fuere posible. Esta audiencia se podrá suspender para continuarla en fecha posterior cuando las circunstancias lo ameriten.

g. Los interesados en participar en el proceso deberán presentar su propuesta en la Oficina de radicación de correspondencia de la Unidad de Planeación Minero Energética, en la forma indicada en los respectivos términos de referencia.

h. En la fecha señalada como cierre del proceso, con la presencia de un funcionario de la UPME se levantará acta de apertura de propuestas, donde se consignará el nombre del oferente, fecha, hora y número de radicación de la oferta, así como el número de folios y demás anotaciones que se consideren pertinente indicar. Esta acta será suscrita por quienes se encuentran presentes en la misma.

i. El ordenador del gasto procederá a la designación de comité evaluador de las propuestas presentadas.

j. Realizada la habilitación jurídica de las propuestas y la habilitación financiera si fuere necesario, los integrantes del comité de evaluación quienes deberán presentar el informe de evaluación dentro del término indicado en el respectivo proceso.

k. El informe de evaluación permanecerá fijado en la página web o a disposición en la secretaría general por el término de 3 días hábiles, para que los oferentes presenten sus observaciones, pero las propuestas no se podrán completar, adicionar, modificar o mejorar dentro de este término.

l. Presentadas observaciones al informe de evaluación por parte de los proponentes, estas deberán ser resueltas por el comité evaluador y la parte jurídica o financiera según la materia objeto de observación, las cuales, se pondrán a disposición de los proponentes en la secretaría general y o en la página web de la unidad, sin que sea viable realizar nuevas observaciones.

m. Cumplido lo anterior o en el evento en que no se hayan formulado observaciones a la evaluación, el ordenador del gasto, mediante resolución motivada, adjudicará el contrato al proponente favorecido o declarará desierto el concurso, el cual se comunicará a todos los proponentes.

n. El acto de adjudicación se notificará al proponente favorecido y se comunicará a los proponentes no favorecidos.

o. El acto de adjudicación y/o la declaratoria de desierto de concurso es irrevocable y obliga a la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, y al adjudicatario.

p. Una vez comunicada la adjudicación la secretaría general o el área encargada de la función jurídica de contratación realizará los trámites administrativos de comunicación de adjudicación, elaboración de la minuta y la comunicación a la Fiduciaria para la elaboración del respectivo contrato.

Etapa contractual

a. Se inicia con la suscripción del contrato, el cual deberá firmar el adjudicatario dentro del plazo indicado en los respectivos términos de referencia.

b. El contratista deberá a llegar a la Unidad de Planeación Minero Energética, dentro de los plazos indicados en los términos de referencia, la garantía única exigida en el contrato, pagar los derechos de publicación del contrato en el Diario Oficial.

c. Aprobada la garantía única exigida en el contrato, el contratista deberá suscribir el Acta de Iniciación si fuere necesario, dentro del término señalado en los términos de referencia. Con la firma del acta de iniciación, constitución y aprobación de garantías, pago de derechos de publicación, se procede a la ejecución del contrato, cuyo control se encuentra a cargo del supervisor del mismo.

Etapa postcontractual

Los contratos de tracto sucesivo o en los que se pacte, serán objeto de liquidación de común acuerdo por las partes contratantes.

La liquidación se realizará a través del área de contratación por mutuo acuerdo, dentro del término fijado en el respectivo contrato o en su defecto dentro de los 6 meses siguientes a la finalización del mismo. Para tal fin se solicitará a la fiduciaria que maneja los recursos de la Unidad de Planeación Minero Energética, elabore el respectivo documento de liquidación que debe ser suscrito por las partes contratantes.

En el acta de liquidación constarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, como también los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y a salvo.

En los contratos que no requieran liquidación, el recibo a satisfacción expedido por el supervisor del contrato, equivaldrá a la liquidación.

Contratación de única oferta mayor cuantía

Para la contratación de asuntos de mayor cuantía de que trata el artículo 25 del Manual de Contratación de esta resolución, se seguirá el siguiente procedimiento:

a. El área responsable del objeto a contratar, previa presentación de los estudios previos, someterá a aprobación del comité de contratos, el asunto a contratar. Exceptuándose el contrato de prestación de servicios. Definidos en el artículo 5º del presente manual.

b. Aprobado por parte del comité de contratos, el área responsable del objeto a contratar remitirá a la secretaría general la solicitud de disponibilidad presupuestal firmada por el ordenador del gasto, junto con los documentos que contenga la información respecto al oferente a invitar.

c. Recibida en el área de contratación la solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal y los términos de referencia o condiciones de cotización, se procederá a la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal.

d. La secretaría general elaborará la respectiva Invitación al único oferente, que será remitida junto con los términos de referencia o condiciones de cotización, para que presente la propuesta.

e. Recibida la respectiva propuesta el ordenador del gasto designará un funcionario para la evaluación técnica de la propuesta.

f. Presentado el informe de evaluación a consideración del ordenador del gasto, este mediante acto administrativo decidirá.

h. La secretaria general ordenará la publicación en la página.

Mayo 18 de 2011.

(Nota: Derogada por la Resolución 319 de 2012 artículo 34 de la Unidad de Planeación Minero Energética)