Superintendencia de Industria y Comercio

RESOLUCIÓN 46582 DE 2016 

(Julio 15)

“Por la cual se modifican unos numerales en el Capítulo Sexto del Título I y en el Capítulo Primero del Título X de la Circular Única”.

El Superintendente de Industria y Comercio,

en ejercicio de sus facultades legales, y en particular, las conferidas en el Decreto 4886 de 2011 y en las demás normas reglamentarias, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 6º de la Decisión 486 de 2000 de la Comisión de la Comunidad Andina dispone que la Oficina Nacional Competente podrá establecer un sistema de notificación que permita comunicar adecuadamente sus decisiones a los interesados.

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 276 de la Decisión 486 de 2000, los asuntos en materia de propiedad industrial que no se encuentren comprendidos en la misma norma serán reglamentados por las disposiciones internas de los Países Miembros.

Que el artículo 3º de la Ley 1712 de 2014 “por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional” establece el principio de calidad de la información pública, según el cual toda la información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por el sujeto obligado deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella.

Que de conformidad con el numeral 57 del artículo 1º del Decreto 4886 de 2011, a la Superintendencia de Industria y Comercio le corresponde administrar el Sistema Nacional de la Propiedad Industrial y tramitar y decidir los asuntos relacionados con la misma.

Que de acuerdo con los numerales 4 y 5 del artículo 3º del Decreto 4886 de 2011, al Superintendente de Industria y Comercio le corresponde, entre otras funciones, impartir instrucciones en materia de propiedad industrial fijando los criterios que faciliten su cumplimiento y señalando los procedimientos para su cabal aplicación.

Que el numeral 27 del precitado artículo consagra dentro de las funciones del Superintendente de Industria y Comercio, la de expedir las regulaciones que conforme a las normas supranacionales corresponden a la Oficina Nacional Competente de Propiedad Industrial.

Que el numeral 1 del artículo 19 del Decreto 4886 de 2011 establece que le corresponde a la Dirección de Signos Distintivos decidir las solicitudes que se relacionen con el registro de marcas y lemas comerciales, así como con su renovación y demás actuaciones posteriores a la concesión del registro.

Que el numeral 2 del precitado artículo establece que le corresponde a la Dirección de Signos Distintivos decidir las solicitudes que se relacionen con el depósito de los nombres y enseñas comerciales y demás actuaciones posteriores al respectivo depósito.

Que el numeral 6 ibídem establece que le corresponde a la Dirección de Signos Distintivos llevar el registro de los signos distintivos.

Que el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 4886 de 2011 establece que le corresponde a la Dirección de Nuevas Creaciones decidir las solicitudes de inscripción de las actuaciones posteriores a la concesión de los derechos sobre nuevas creaciones, salvo aquellas atribuidas al Superintendente de Industria y Comercio.

Que el numeral 9 del artículo precitado establece que le corresponde a la Dirección de Nuevas Creaciones llevar los archivos y registros de las patentes de invención, de los modelos de utilidad, del registro de diseños industriales y de los esquemas de trazado de circuitos integrados.

Que el artículo 2º de la Resolución 42847 de 18 de julio de 2012, modificó el numeral 6.2 del Capítulo Sexto del Título I de la Circular Única, impartiendo la instrucción a todos los interesados en los trámites de propiedad industrial de aportar su dirección electrónica para notificación en el siguiente memorial que se radicará ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Que el numeral 1.2.1.6 del Capítulo Primero del Título X de la Circular Única se señala el procedimiento de inscripciones en el registro de la propiedad industrial.

Que el numeral 1.2.1.6.2 ibídem, indica el procedimiento de las inscripciones en el registro de la propiedad industrial relativas al cambio de nombre, domicilio y dirección del solicitante o titular, consagrando la posibilidad de que en una misma solicitud pueda pedirse el cambio de nombre, domicilio o dirección de varias solicitudes o registros pertenecientes a una misma persona, limitándolo a que se trate del mismo tipo de derechos de propiedad industrial: marca, lema, patente o diseño industrial.

Que el mejoramiento, simplificación y racionalización de procesos, procedimientos y trámites administrativos se constituye en un objetivo de la Administración Pública.

En virtud de lo expuesto, se hace necesario adecuar el conjunto de instrucciones que se deben seguir tratándose de la inscripción de actualizaciones del solicitante o titular de un derecho de propiedad industrial, nombre, domicilio o dirección física, así como para la identificación de las personas extranjeras, naturales o jurídicas, la forma y presentación de los documentos y la forma de notificación en los trámites adelantados ante la Superintendencia de Industria y Comercio, en materia de Propiedad Industrial.

RESUELVE:

ART. 1º—Modificar el numeral 6.2 del Capítulo Sexto del Título I de la Circular Única, el cual quedará así:

6.2. Notificaciones y comunicaciones en materia de propiedad industrial.

Conforme a lo establecido en la Decisión 486 de 2000 de la Comisión de la Comunidad Andina, las notificaciones o comunicaciones de los actos o decisiones de la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de Propiedad Industrial se surtirán de la siguiente manera:

a) Notificación de los actos que pongan fin a una actuación administrativa. La notificación de los actos que pongan fin a una actuación administrativa se efectuará por medios electrónicos de la siguiente manera:

Una vez expedido el acto administrativo que pone fin a una actuación administrativa se remitirá un correo electrónico a cada una de las personas que deban ser notificadas, avisándole sobre la resolución proferida y presentando el vínculo electrónico para la visualización de su contenido. En el mencionado correo electrónico se indicará el número de expediente y el del acto administrativo notificado.

Si la parte a notificar es una persona natural, la notificación se realizará a la dirección de correo electrónico para notificaciones aportada por esta o en caso de contar con apoderado o representante, a la informada por este para propósitos de notificación.

Si la parte a notificar es una persona jurídica, la notificación se hará a la dirección de correo electrónico para notificaciones reportada por el representante legal o apoderado a la Superintendencia de Industria y Comercio, y en caso de no contar con la misma, a una cualquiera de las que aparezcan en el registro mercantil.

En el evento en que no sea posible la recepción del correo electrónico por alguna situación atribuible al solicitante o a su apoderado o representante, como por ejemplo el cambio o eliminación de la dirección de correo electrónico o la falla del servicio por parte del proveedor del correo electrónico, se deberá dejar constancia en el expediente de la recepción fallida.

La notificación se entenderá surtida pasado un (1) mes de la fecha del envío del correo electrónico, fecha a partir de la cual se contabilizarán los términos para que se produzca la firmeza del acto administrativo y/o para la presentación de los recursos procedentes.

En cualquier caso, y cuando el término esté concedido a su favor, cada parte podrá renunciar a los términos que estén corriendo, mediante la presentación de escrito dirigido a esta Entidad en el que se indique el acto administrativo y el expediente correspondiente o a través del Sistema de Información de Propiedad Industrial (SIPI).

b) (Modificado).* Notificación de los actos administrativos de admisión y traslado de solicitudes de cancelación. Si el acto administrativo a notificar es un oficio que admite una cancelación y corre traslado al titular del registro marcario a cancelar, se deberán atender las siguientes reglas:

La Superintendencia de Industria y Comercio enviará al titular de la marca copia del oficio de admisión a la dirección de correo electrónico que repose en los archivos, informándole sobre la solicitud de cancelación presentada.

En el evento de que la Superintendencia de Industria y Comercio disponga de la dirección electrónica de alguna de las personas que deben ser notificadas, pero no sea posible la recepción del correo electrónico por alguna situación atribuible al titular de la marca, se deberá dejar constancia en el expediente de la entrega fallida. El titular de la marca se entenderá notificado en la fecha del envío del correo electrónico cuya entrega resultó fallida y empezará a contar el término a que se refiere el artículo 170 de la Decisión 486 de 2000.

Si la parte a notificar es una persona natural y el expediente administrativo en el que se tramitó la solicitud de registro es anterior al 18 de julio de 2012 y no se cuenta con un correo electrónico para notificaciones, el accionante deberá, bajo la gravedad de juramento, aportar el correo electrónico del titular a notificar o manifestar su desconocimiento.

Si definitivamente la Superintendencia de Industria y Comercio no dispone de una dirección de correo electrónico para notificar al titular de la marca objeto de la acción de cancelación, le hará saber al solicitante de la cancelación tal circunstancia en el mismo acto en el que se admite la acción, requiriéndolo conforme al artículo 17 de Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para que, a su costa, envíe por correo certificado dicho oficio a la dirección física del titular, debiendo allegar al expediente constancia de la fecha en que se realizó la entrega, día en el cual se entenderá surtida la notificación al titular y empezará a correr el término para la contestación a que se refiere el artículo 170 de la Decisión 486 de 2000.

Si la parte a notificar es una persona jurídica de derecho privado, la notificación se hará a la dirección de correo electrónico para notificaciones reportada por el representante legal o apoderado a la Superintendencia de Industria y Comercio, y en caso de no contar con la misma, a una cualquiera de las que aparezcan en el registro mercantil.

Si la acción de cancelación se presenta como defensa en un trámite de oposición, la Superintendencia de Industria y Comercio notificará dicha acción al correo que conste en el trámite de oposición.

Si al momento de proferirse la decisión definitiva del trámite de cancelación el titular del registro no se ha hecho parte, la decisión se le notificará por publicación en la Gaceta de la Propiedad Industrial y se hará la correspondiente anotación en el registro. La notificación se entenderá surtida en la fecha en que se realizó la publicación.

*(Nota: Modificado por la Resolución 46528 de 2017 artículo 2° de la Superintendencia de Industria y Comercio)

c) Los actos de inscripción en el registro de la propiedad industrial se entenderán notificados con su anotación en el registro en la fecha en que se realice la anotación.

La inscripción de las renovaciones de registros marcarios se efectuará de manera automática en los mismos términos del registro original, y se notificará mediante correo electrónico enviado al solicitante el mismo día en el que se presente la solicitud de renovación.

d) Los actos mediante los cuales se determine la no patentabilidad en los términos del artículo 45 de la Decisión 486 de 2000, así como los requerimientos, traslados y demás actos a notificar a los intervinientes, que se efectúen dentro de los trámites de propiedad industrial, se comunicarán a los interesados por medios electrónicos de la siguiente manera:

El oficio se remitirá por correo electrónico a cada una de las personas que deban ser notificadas, presentando el vínculo electrónico para la visualización de su contenido. En el mencionado correo electrónico se indicará el número de expediente y el del acto administrativo notificado. La notificación se entenderá surtida en la fecha del envío del oficio.

En el evento en que no sea posible la recepción del correo electrónico por alguna situación atribuible al solicitante o a su apoderado o representante, como por ejemplo el cambio o eliminación de la dirección de correo electrónico o la falla del servicio por parte del proveedor del correo electrónico, se deberá dejar constancia en el expediente de la recepción fallida.

e) Cuando se trate de un acto administrativo de concesión de un derecho de propiedad industrial que permita renuncia a términos, estos podrán ser renunciados mediante la opción en línea habilitada para este efecto en el Sistema de Información de Propiedad Industrial (SIPI), y quedará disponible, para la impresión del respectivo certificado.

PAR.—Todos los interesados deben aportar su dirección electrónica para notificación en la siguiente actuación que se realice ante esta entidad.

En concordancia con lo señalado en el numeral 1.2.1.9 del Capítulo Primero del Título X de esta circular, cuando con la solicitud se aporte tanto la dirección electrónica del solicitante como de su apoderado o representante legal, la Superintendencia de Industria y Comercio utilizará la de este último para todos los trámites adelantados ante la entidad relacionados con la solicitud.

Las notificaciones concernientes a actuaciones posteriores al registro o concesión del derecho de propiedad industrial serán enviadas a la dirección electrónica del solicitante cuando en el poder que obra en el expediente de la actuación administrativa el apoderado no tenía facultad para recibir notificaciones de actuaciones posteriores a la concesión.

No obstante lo anterior, si en el expediente no obra la dirección electrónica del solicitante, se entenderá que su dirección electrónica de notificación para todos los efectos, incluso para las actuaciones posteriores al registro o la concesión, será la de su apoderado o representante legal, incluso si en el poder no se evidencia dicha facultad.

ART. 2º—El sistema de notificaciones y comunicaciones del que trata el artículo anterior se aplicará incluso para los trámites administrativos en curso que a la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución adelante la Superintendencia de Industria y Comercio, en materia de Propiedad Industrial.

ART. 3º—Modificar el numeral 1.2.1.2 del Capítulo Primero del Título X de la Circular Única, el cual quedará así:

1.2.1.2. Forma y presentación de los documentos.

Toda solicitud o documento se podrá presentar por medios físicos o electrónicos, sin necesidad de autenticación, atestación, legalización o cualquier otra certificación de firma u otro medio de identificación personal, salvo tratándose de renuncia al derecho que requerirá de autenticación o firma digital.

El único canal para radicar electrónicamente solicitudes y documentos relacionados con asuntos de propiedad industrial diferentes a derechos de petición, será la vía oficial dispuesta por la entidad para tal fin, esto es, el Sistema de Información de Propiedad Industrial (SIPI), el cual se rige por los términos y condiciones publicados a través del sitio web de la entidad.

Igualmente, en cuanto a radicaciones en ventanilla se refiere, el formato de solicitud y los anexos para los trámites de propiedad industrial podrán presentarse en medio magnético (CD-ROM o DVD-ROM) en el momento de la radicación. Para tal efecto, todos los archivos que allí se incluyan deberán ser digitalizados con una resolución mínima de 300 dpi y se deberán generar en formato PDF (Portable Document Format) o en su defecto TIFF (Tagged Image File Format). En todo caso, cuando se emplee este tipo de medio para la remisión de los anexos, el formulario de solicitud del trámite deberá ser presentado físicamente, esto con el fin de que el solicitante pueda obtener copia del radicado emitido en la respectiva ventanilla que reciba la solicitud.

La entidad conservará el medio magnético como soporte del trámite y tomará las acciones que faciliten su conservación y control.

Los documentos que quieran hacerse valer como prueba en los trámites de propiedad industrial, deberán cumplir con las normas probatorias establecidas en el Decreto 19 de 2012, en concordancia con la legislación vigente en materia de actuaciones administrativas.

ART. 4º—Modificar el numeral 1.2.1.6.2 en el Capítulo Primero del Título X de la Circular Única, el cual quedará así:

1.2.1.6.2. Inscripción de actualización de la información del solicitante o titular: cambio de nombre, cambio de domicilio o cambio de dirección física.

Para el trámite en físico de estas inscripciones en el registro de la propiedad industrial se deberá diligenciar y radicar el Formulario de Inscripción de Afectaciones, Formato PI01- F22, que corresponde al Anexo 6.9 de esta circular.

El cambio referido al nombre, domicilio o dirección física del solicitante o titular de un derecho de propiedad industrial se efectuará para la totalidad de solicitudes o registros existentes y pertenecientes a aquel de conformidad con su número de identificación, cualquiera que sea el tipo de derechos de propiedad industrial, previo pago de la tasa correspondiente.

Independiente del número de solicitudes o registros que se afecten con la inscripción de la actualización del titular, la tasa por dicho cambio se causará como si se tratara de una única solicitud o registro a actualizar.

ART. 5º—Adicionar el siguiente parágrafo al numeral 1.2.1.8 en el Capítulo Primero del Título X de la Circular Única, el cual quedará así:

PAR.—Cuando la modificación a la solicitud se refiera al cambio del nombre, domicilio o dirección física del solicitante, la misma deberá realizarse como inscripción de actualización de la información del solicitante o titular y deberán observarse las instrucciones establecidas en el numeral 1.2.1.6.2, del Capítulo Primero del Título X de la presente circular.

ART. 6º—Modificar el numeral 1.2.1.9 en el Capítulo Primero del Título X de la Circular Única, el cual quedará así:

1.2.1.9. Solicitante.

Siempre que en la Decisión 486 de 2000 o en el presente título se mencione al solicitante sin hacer precisión en contrario, se entenderá incluido su apoderado o representante o viceversa.

Las personas extranjeras, naturales o jurídicas, serán identificadas para todos los trámites adelantados ante la Superintendencia en materia de Propiedad Industrial mediante un número de identificación (NI). La asignación del número de identificación (NI) se llevará a cabo por la Superintendencia en el momento en que se radique cualquier solicitud en materia de propiedad industrial en nombre de esa persona extranjera.

La asignación del número de identificación (NI) se realizará también para las personas extranjeras que actualmente tengan solicitudes en trámite o sean titulares de registros de derechos de propiedad industrial, de la manera indicada en el párrafo anterior. En este caso, la Superintendencia asociará el número de identificación (NI) asignado a la persona extranjera a todas las solicitudes y registros de derechos de propiedad industrial pertenecientes a dicha persona, cualquiera sea su tipo.

ART. 7º—La presente resolución empieza a regir a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 15 de julio de 2016.