Contraloría General de la República

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 109 DE 2010

(Julio 23)

“Por la cual se reglamenta el sistema de gestión de calidad (SGC) adoptado en la Contraloría General de la República”.

(Nota: Derogada por la Resolución Organizacional 527 de 2016 artículo 32 de la Contraloría General de la República)

EL Contralor General de la República,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, establece “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”.

Que la Ley 872 de 2003, por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios, no contempla a la Contraloría General de la República dentro de las entidades y agentes obligados a su aplicación. No obstante, la Contraloría General de la República considera que su implementación es conveniente tanto para su gestión como para el ejercicio del control fiscal.

Que la Resolución 05142 del 3 octubre de 2000 consagró que: “El contralor (...) ha dispuesto adoptar las normas ISO 9000 que son parámetros y requisitos mínimos de calidad de carácter internacional y que han sido diseñadas como una valiosa herramienta gerencial que brinda confiabilidad a los clientes internos y externos sobre los servicios ofrecidos”.

Que en cumplimiento de la política de calidad se diseñó e implementó el sistema de gestión de calidad (SGC) para lo cual se adecuaron los procesos y procedimientos de acuerdo con los requisitos y parámetros a la norma (NTC) ISO 9001:2000.

Que dentro de los requisitos generales establecidos por la norma técnica ISO 9001:2008 se encuentra “c) determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces”.

Que mediante Resolución Reglamentaria 0001 de 24 de junio de 2002 expedida por el Contralor General de la República, se adoptaron los documentos asociados a los procesos del sistema de gestión de calidad de la Contraloría General de la República.

Que en Resolución Reglamentaria 002 del 24 de junio de 2002 expedida por el Contralor General de la República, se consideró que la adopción de los procesos y procedimientos por medio de resolución, constituye la formalización y etapa final del proceso de adecuación del sistema de gestión de calidad de la Contraloría General de la República, a los parámetros y requisitos de la norma ISO 9001-2000. Conforme a esto, se adoptó el manual de calidad, asociado a los procesos del sistema de gestión de calidad de la Contraloría General de la República.

Que es política de la Contraloría General de la República revisar y actualizar permanentemente los procesos y procedimientos para el ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal y desarrollo administrativo.

Que entre los documentos que hacen parte del sistema de gestión de calidad y requeridos por la norma técnica ISO 9001:2008, se encuentra “d) los documentos necesitados por la organización para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos”.

Que la norma consagra que debe establecerse un procedimiento documental para controlar los documentos que se requieren dentro del sistema de gestión de calidad. Este procedimiento prevé que debe establecer un mecanismo para revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.

Que dentro de los procedimientos que fueron adoptados dentro del sistema de gestión de calidad se encuentra el de mejora continua en el cual se establecen las actividades que se deben seguir para modificar o ajustar los procedimientos ya establecidos conforme a las mejoras propuestas.

Que se han expedido varias resoluciones que contienen disposiciones que han modificado y actualizado el sistema de gestión de calidad de la Contraloría General de la República que se encuentran dispersas, lo cual ha ocasionado dificultades en lo que a su aplicación se refiere.

Que el mecanismo previsto en la Resolución Reglamentaria 001 de 2002 para la modificación y actualización de documentos que hacen parte del sistema de gestión de calidad presenta dificultades en lo que a los procedimientos establecidos por el propio sistema para su modificación se refiere. Tal situación impacta negativamente en la entidad, toda vez que no se garantiza la eficacia y eficiencia de los procedimientos y por tanto los requisitos generales que debe cumplir una organización para mantener su sistema de gestión de calidad y mejorar continuamente su eficacia, de acuerdo con los requisitos de la norma internacional.

Que el artículo 35 del Decreto-Ley 267 de 22 de febrero de 2000, establece en el numeral 2º como una función del Contralor General de la República la de “Adoptar las políticas, planes, programas y estrategias necesarias para el adecuado manejo administrativo y financiero de la Contraloría General de la República, en desarrollo de la autonomía administrativa y presupuestal otorgada por la Constitución y la ley”.

Que mediante Resolución 108 de 27 de abril de 2010 “Por medio de la cual se reglamenta el sistema de gestión de calidad (SGC) adoptado en la Contraloría General de la República” se agruparon las disposiciones relativas al sistema de gestión de calidad, se dio claridad sobre su organización y aplicación y se precisó el alcance de los requisitos de la norma y de los procedimientos adoptados para el sistema, para que la mejora continua resulte más eficaz.

Que con el fin de mantener el cuerpo normativo de la reglamentación del sistema de gestión de calidad adoptado en la Contraloría General de la República, se hace necesario derogar la Resolución 108 de 27 de abril de 2010, para adoptar el manual de calidad, ajustar la política de gestión de calidad y las dependencias que conforman los macroprocesos definidos dentro del sistema, para que estén acordes con la misión y la visión de la entidad y las funciones de las dependencias que permiten su operatividad.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

De las generalidades

ART. 1º—Adoptar a manera de registro documental requerido por la norma técnica de calidad, el manual de calidad de la Contraloría General de la República. Dicho registro contiene el alcance del sistema, los procedimientos documentados y la descripción de la interacción entre los procesos.

(Nota: Derogado por la Resolución Organizacional 527 de 2016 artículo 32 de la Contraloría General de la República)

ART. 2º—(Modificado).* Adóptese la política de calidad de la Contraloría General de la República en los siguientes términos:

“La Controlaría General de la República orienta su desempeño al mejoramiento continuo de la gestión fiscal, a través de un talento humano competente, para satisfacer las necesidades de sus clientes y partes interesadas, actuando conforme a las directrices establecidas en la Constitución Nacional y la ley, con eficiencia y moralidad”.

*(Nota: Modificado por la Resolución Organizacional 350-2015 de 2015 artículo 3° de la Contraloría General de la República)

(Nota: Derogado por la Resolución Organizacional 527 de 2016 artículo 32 de la Contraloría General de la República)

ART. 3º—Establecer como objetivos de calidad los objetivos corporativos según el plan estratégico vigente, acorde con la revisión y ajustes periódicos en cada uno de sus componentes.

(Nota: Derogado por la Resolución Organizacional 527 de 2016 artículo 32 de la Contraloría General de la República)

ART. 4º—Adoptar el enfoque por macroprocesos, contenido en el manual de calidad y en el manual de operación denominado mapa de macroprocesos. Del mapa de macroprocesos hacen parte (9) nueve macroprocesos debidamente caracterizados, definidos e integrados por dependencias, que funcionan en el nivel central y en el nivel desconcentrado, así:

1. Direccionamiento estratégico (despacho del Contralor General, despacho del vice contralor, oficina de planeación, oficina jurídica).

2. Comunicación y divulgación (oficina de comunicaciones y publicaciones).

3. Enlace con el cliente y partes interesadas (secretaria privada y contraloría delegada para la participación ciudadana).

4. Control fiscal micro (contralorías delegadas sectoriales – direcciones de vigilancia fiscal (DVF) -).

5. Control fiscal macro (contraloría delegada para economía y finanzas públicas y direcciones de estudios sectoriales (DES) de las contralorías delegadas sectoriales).

6. Responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva (contraloría delegada para investigaciones, juicios fiscales y jurisdicción coactiva).

7. Gestión de talento humano (gerencia del talento humano, oficina de capacitación, producción de tecnología y cooperación técnica internacional, oficina de control disciplinario).

8. Gestión de recursos (gerencia de gestión administrativa y financiera, oficina de planeación, oficina de sistemas e informática).

9. Administración procesos y procedimientos (oficina de planeación, oficina de control interno).

PAR.—Cuando existan dos o más responsables por macroproceso, se establecerá una dependencia líder responsable del mismo. Tales dependencias se rotarán la responsabilidad de liderar el macroproceso, cada dos (2) años, a partir de la fecha de publicación de esta resolución, iniciando así:

1. Direccionamiento estratégico (oficina de planeación)

2. Comunicación y divulgación (oficina de comunicaciones)

3. Enlace con el cliente y partes interesadas (contraloría delegada para la participación ciudadana)

4. Control fiscal micro (contraloría delegada para gestión pública e instituciones financieras)

5. Control fiscal macro (contraloría delegada para economía y finanzas públicas)

6. Responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva (contraloría delegada para investigaciones, juicios fiscales y jurisdicción coactiva).

7. Gestión de talento humano (gerencia del talento humano)

8. Gestión de recursos (gerencia de gestión administrativa y financiera).

9. Administración procesos y procedimientos (oficina de planeación).

(Nota: Derogado por la Resolución Organizacional 527 de 2016 artículo 32 de la Contraloría General de la República)

ART. 5º—Con el propósito de dinamizar, sostener y actualizar el sistema de gestión de calidad, las modificaciones y actualizaciones de los documentos que hacen parte del sistema se realizarán conforme al procedimiento previsto para tal efecto y se oficializarán mediante la aprobación técnica, el ajuste del listado maestro de documentos y la respectiva publicación en la página web.

Disposiciones finales

(Nota: Derogado por la Resolución Organizacional 527 de 2016 artículo 32 de la Contraloría General de la República)

ART. 6º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución Reglamentaria 108 de 27 de abril de 2010.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 23 de julio de 2010.

(Nota: Derogada por la Resolución Organizacional 527 de 2016 artículo 32 de la Contraloría General de la República)