Contraloría General de la República

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 231 DE 2013

(Julio 4)

“Por la cual se adoptan las medidas necesarias para la implementación del sistema de aseguramiento electrónico (SAE) en la Contraloría General de la República”.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2014 artículo 18 de la Contraloría General de la República)

La Contralora General de la República,

en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, especialmente las establecidas en el artículo 4º del Decreto 271 de 2000, el artículo 35 numeral 1º del Decreto 267 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia en el artículo 267, inciso 1º establece que el control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República;

Que el Decreto 271 de febrero 22 de 2000, en el artículo 4º señala que con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, las políticas y los programas de la entidad, el Contralor General de la República podrá crear y organizar con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo;

Que el artículo 35 del Decreto 267 de 2000, establece como funciones del Contralor General de la República, las siguientes: “1. Fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, del control fiscal del Estado y de las demás funciones asignadas a la Contraloría General de la República de conformidad con la Constitución y la ley”;

Que para el cumplimiento de las funciones que le asignan la Constitución y las leyes a la Contraloría General de la República, es imperativa la modernización de las herramientas tecnológicas para que respondan al mismo estándar en cuanto a la integridad de la información y al no repudio de la documentación procesada electrónicamente dentro de las actuaciones fiscales de nuestra entidad;

Que en la actualidad se encuentra en funcionamiento al interior de la entidad el sistema de aseguramiento electrónico (SAE), y se encuentra en fase de implementación como plataforma de almacenamiento y trámite de los expedientes de responsabilidad fiscal, fundamentado en la deontología de expediente electrónico;

Que la Resolución Orgánica 5706 del 30 de diciembre de 2005, reglamentó en el artículo 9º el objeto de las resoluciones reglamentarias, determinando en el numeral 6º que se entenderán de este tipo: “Las que establezcan sistemas, conformación de grupos de trabajo, métodos o procedimientos de trabajo o administración”;

Que el Plan Estratégico 2010-2014, en el IV objetivo corporativo se ha dispuesto modernizar la estructura tecnológica de la CGR acorde con la política de Estado de las TIC y la política pública de gobierno en línea;

Que para la Contraloría General de la República la información es un activo no tangible que es de vital importancia en el desarrollo de las actividades diarias que realizan cada uno de los servidores públicos en cumplimiento de las funciones establecidas en la Constitución Política de Colombia;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO ÚNICO

De la organización

ART. 1º—Dirección. Créase una comisión directiva para la implementación del sistema de almacenamiento electrónico de expedientes (SAE), en la Contraloría General de la República de Colombia, la cual se encargará de la dirección y adopción de las decisiones que se requieran para la implementación del sistema.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2014 artículo 18 de la Contraloría General de la República)

ART. 2º—Conformación. La comisión directiva estará integrada así:

1. El contralor delegado para investigaciones, juicios fiscales y jurisdicción coactiva.

2. El contralor auxiliar para el sistema general de regalías.

3. El jefe de la unidad de investigaciones especiales contra la corrupción.

4. El jefe de la unidad de seguridad y aseguramiento tecnológico e informático.

5. El director de archivo, imprenta y correspondencia.

6. El director de la oficina de sistemas e informática.

PAR. 1º—En cualquier caso los miembros de la comisión directiva podrán designar a un representante en su reemplazo para que ejerza las labores correspondientes y dicha comisión contará con la participación de dos asesores del despacho de la Contralora General de la República. La comisión directiva estará presidida por el contralor delegado para investigaciones, juicios fiscales y jurisdicción coactiva. igualmente, contará con una secretaría técnica, ejercida por el director de la oficina de sistemas o por quien este designe.

PAR. 2º—Para la implementación del SAE, además de la comisión directiva de que trata el presente artículo, se contará con un grupo operativo y un líder designado en cada dependencia del nivel central y desconcentrado para apoyar la implementación del SAE.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2014 artículo 18 de la Contraloría General de la República)

ART. 3º—Funciones de la comisión directiva. La comisión directiva tendrá las siguientes funciones:

1. Emitir conceptos sobre las definiciones de negocio o técnicas que propendan al avance de la implementación del SAE en la Contraloría General de la República.

2. Hacer seguimiento a la programación, contratación, asesorías técnicas y demás actividades que la Contraloría General de la República deba desarrollar para la implementación del SAE.

3. Aprobar los cronogramas, estrategias y evaluar los avances y el cumplimiento en la ejecución del SAE, en la Contraloría General de la República de Colombia.

4. Coordinar con las dependencias competentes la realización de las actividades tendientes a la implementación del SAE.

5. Las demás que le sean asignadas por la Contralora General de la República.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2014 artículo 18 de la Contraloría General de la República)

ART. 4º—Sesiones de la comisión directiva. La comisión directiva se reunirá quincenalmente previa citación que se coordinará por el grupo operativo.

La secretaría técnica de la comisión directiva elaborará las actas de las sesiones que realice la comisión directiva.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2014 artículo 18 de la Contraloría General de la República)

ART. 5º—Grupo operativo del SAE. Créase un grupo operativo que estará conformado por los siguientes servidores públicos de la Contraloría General de la República:

1. José Miguel Miranda Cogollo.

2. Fernando Peña Céspedes.

3. Luisa Fernanda Romero Nieto.

4. Juan Andrés Leal Parada.

5. Adriana Corredor Lesmes.

PAR. 1º—Los miembros del grupo operativo tendrán dedicación exclusiva en la etapa de implementación del SAE y atenderán cada una de las actividades previstas en los cronogramas aprobados por la comisión directiva. Además, será el responsable de proponer los cronogramas de implementación del SAE con base en los lineamientos y directrices de la comisión directiva.

PAR. 2º—Los miembros del grupo operativo, acordarán con el jefe inmediato la entrega y terminación de las labores asignadas con anterioridad a esta resolución.

PAR. 3º—Para el cumplimiento de las actividades asignadas en la etapa de implementación del SAE, el grupo operativo se apoyará en los líderes designados en el artículo 6º de esta resolución.

PAR. 4º—El grupo operativo guiará y apoyará las actividades que deben realizar los líderes en desarrollo del proceso de Implementación del SAE, bajo un esquema coordinado y armonizado, con base en las directrices y lineamientos de la comisión directiva.

PAR. 5º—El director de la oficina de sistemas e informática designará a un funcionario que hará las veces de gerente de proyecto y tendrá a su cargo todas las actividades de control, seguimiento y las demás que correspondan.

PAR. 6º—Cada despacho competente del nivel central, dispondrá de por lo menos un funcionario para apoyar la implementación en las gerencias departamentales colegiadas, con el fin de adelantar las actividades de capacitación.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2014 artículo 18 de la Contraloría General de la República)

ART. 6º—Líderes. En la unidad de investigaciones especiales contra la corrupción, en las gerencias departamentales colegiadas y en la contraloría auxiliar para el sistema general de regalías, se designará un líder para que apoye las tareas de implementación del SAE, que dependerán del directivo de la dependencia que los crea.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2014 artículo 18 de la Contraloría General de la República)

ART. 7º—Responsable tecnológico. El director de la oficina de sistemas e informática de la Contraloría General de la República, será responsable de la orientación tecnológica del SAE, correspondiéndole como obligaciones especiales:

1. Ejecutar las actividades asignadas en los cronogramas aprobados por la comisión directiva que se relacionen con un componente tecnológico.

2. Adelantar los estudios que definan la infraestructura tecnológica necesaria para la adopción del SAE y hacer las recomendaciones específicas sobre las mismas a la comisión directiva.

3. Dirigir y supervisar los contratos y los grupos técnicos internos y externos que se vinculen durante la implementación del SAE, en el componente tecnológico.

4. Atender los requerimientos en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones que surjan en desarrollo del proceso de implementación del SAE.

5. Administrar la plataforma tecnológica y brindar el soporte que se requiera.

6. Dirigir las adaptaciones que requiera el sistema en función de las necesidades específicas de la entidad y de acuerdo con las oportunidades de mejora encontradas.

7. Proponer las integraciones del SAE con los demás sistemas, servicios y procesos de la Contraloría General de la República, en concordancia con las directrices de eficiencia, eficacia, economía y efectividad en la administración pública, y la Directiva Presidencial 4 de 2012.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2014 artículo 18 de la Contraloría General de la República)

ART. 8º—Capacitación. Le corresponderá al director de la oficina de capacitación, producción de tecnología y cooperación internacional, adoptar las medidas necesarias para garantizar la oportuna e idónea capacitación sobre el sistema de aseguramiento electrónico (SAE), a los funcionarios de la Contraloría General de la República a nivel central y desconcentrado.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2014 artículo 18 de la Contraloría General de la República)

ART. 9º—Digitalización de expedientes. Le corresponderá al director de imprenta, archivo y correspondencia, adoptar las medidas necesarias para garantizar la digitalización de los documentos y expedientes físicos necesarios para iniciar los procesos correspondientes en el sistema SAE.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2014 artículo 18 de la Contraloría General de la República)

ART. 10.—Vigencia. La presente resolución reglamentaria rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 4 de julio de 2013.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2014 artículo 18 de la Contraloría General de la República)