CIRCULAR EXTERNA 7 DE 2001 

(Marzo 9)

Asunto: Sistema de información, calificación y seguimiento, SICS.

En desarrollo de lo previsto en los artículos 27 y 87 del Código de Comercio y los artículos 2º números 7º, y 21, números 3º y 4º del Decreto 2153 de 1992, esta superintendencia adopta el Sistema de Información, Calificación y Seguimiento, SICS, que se deberá observar por parte de las cámaras de comercio del país:

Objetivo

El SICS busca ilustrar la labor de la Superintendencia de Industria y Comercio respecto de las cámaras de comercio, para permitir una supervisión integral y especializada. Las disposiciones no incluidas, referidas o derogadas expresamente, continúan vigentes y deben acatarse.

Estructura general

1. Definición de los grupos de control

La evaluación de cada cámara de comercio por parte de la superintendencia será consolidada de manera gráfica, determinando la etapa en que se encuentra la entidad en y dentro de cada uno de los siguientes grupos de control.

1.1. Grupo de servicio público de registro.

1.1.1. Control sobre libros de registro.

1.1.1.1. Apertura. La apertura de los libros de registro deberá efectuarse observando lo señalado en los artículos 3º o 4º de la Resolución 412 de 1996, según corresponda.

1.1.1.2. Existencia de libros y denominación. Las cámaras de comercio deberán asegurarse de la existencia de los libros de registro que determine esta superintendencia y de su correcta denominación, con sujeción a lo establecido en los artículos 1º de la Resolución 2125 de 1994, 1º de la Resolución 1072 de 1996 y 1º de la Resolución 412 de 1996.

1.1.1.3. Forma de llevar los libros. Los libros de registro deberán llevarse conforme a lo establecido en los artículos 4º y 8º de la Resolución 2125 de 1994, 3º y 4º de la Resolución 412 de 1996 y 4º y 5º de la Resolución 1072 de 1996.

1.1.2. Procedimiento para llevar los registros. Para llevar los registros, mercantil, proponentes y entidades sin ánimo de lucro, las cámaras de comercio deberán observar las disposiciones previstas en los artículos 2º al 5º, 9º al 19, 24 al 36, 41, 43 y 44 de la Resolución 2125 de 1994, 2º al 11 de la Resolución 1072 de 1996 y el 2º de la Resolución 412 de 1996.

1.1.3. Certificaciones. Para expedir las certificaciones las cámaras de comercio observarán lo dispuesto en los artículos 86 número 3º del Código de Comercio, Circular 1 de 1983, Circular Conjunta Superintendencia Bancaria y Superintendencia de Industria y Comercio SB040SIC009 de 1993, artículos 20, 21 y 25 inciso 2º de la Resolución 2125 de 1994, 5º de la Resolución 412 de 1996 y la Circular 11 de 1996.

1.1.4. Tarifas por concepto de registro y su publicidad. Las cámaras de comercio deberán cobrar a sus usuarios exclusivamente los conceptos previstos y solamente las tarifas autorizadas por el Gobierno Nacional, de conformidad con lo dispuesto en los decretos 457 y 458 de 1995, las circulares 1 y 3 de 1998 y el artículo 42 de la Resolución 2125 de 1994.

Dichas tarifas lo mismo que el valor que de acuerdo con la ley se cobrará por las copias de los asientos de los registros, deberán publicarse en un lugar fácilmente visible a la entrada de cada área de atención al público.

1.1.5. Recepción de estados financieros. Cuando se presenten los estados financieros para su depósito, las cámaras de comercio deberán observar lo consagrado en el artículo 12 de la Resolución 1072 de 1996.

1.1.6. Archivo de los documentos de registro público. Además del cumplimiento de lo previsto en el artículo 43 del Código de Comercio, las cámaras de comercio deberán asegurarse de que los archivos de registro público cuenten con condiciones adecuadas de seguridad, manejo y conservación, observando lo consagrado en la Ley 594 de 2000.

1.1.7. Publicación de la noticia mercantil. Las cámaras de comercio deberán publicar la noticia mercantil observando lo establecido en el número 4º del artículo 86 del Código de Comercio y en los artículos 1º a 4º de la Resolución 1012 de 1981.

1.1.8. Reglamento interno y manuales de procedimientos para los trámites de registro. Las cámaras de comercio deberán formalizar y documentar los procedimientos que seguirán para llevar y certificar los registros públicos, mediante el establecimiento de un manual aprobado por el órgano competente.

1.1.9. Cumplimiento de términos para resolver trámites de registro. Los trámites de registro deberán resolverse de conformidad y en los tiempos señalados en el Código Contencioso Administrativo.

1.1.10. Notificación de actos administrativos. La notificación de los actos administrativos que emitan las cámaras de comercio deberán observar lo previsto para tal efecto en el Código Contencioso Administrativo.

1.2. Grupo atención al público.

1.2.1. Horario de atención al público. Las cámaras de comercio no podrán terminar la atención al público, hasta tanto hayan despachado a todos los usuarios que hubieran ingresado a la entidad dentro del horario de atención previsto en el reglamento interno, de conformidad con lo dispuesto en el siguiente párrafo y en el artículo 39 de la Resolución 2125 de 1994.

Cuando quiera que circunstancias extraordinarias de caso fortuito o fuerza mayor hagan necesario modificar temporalmente el horario de atención al público, la variación debe ser informada al público por lo menos con cinco (5) días de anticipación, indicando las causas que justifiquen la determinación y la duración de la variación previstas, fijando en un lugar visible de la sede de la cámara y sus oficinas seccionales y receptoras en aviso a este efecto.

Con la constancia mensual de la reunión de la junta directiva, se allegará a la Superintendencia de Industria y Comercio, constancia de haber dado cumplimiento a lo dispuesto.

1.2.2. Información al público. De acuerdo con la condición socioeconómica y cultural de cada región, el número de usuarios y las posibilidades de acceso a métodos de difusión, para cada tipo de usuario y para el público en general, se deberá informar sobre los siguientes aspectos:

1.2.2.1. Todos los servicios que presta, las condiciones para acceder a ellos y su costo. En caso que existan costos preferenciales o diferenciales, resaltar el fundamento legal que justifique su establecimiento.

Para cada servicio deberá indicarse el nombre y cargo del funcionario responsable y el sitio, forma y tiempo en que se puede tener acceso a él.

1.2.2.2. Las normas que determinan sus funciones y, en cada caso, las aplicables al servicio específico. Para el registro de proponentes la información mínima será la señalada en el artículo 40 de la Resolución 2125 de 1994.

1.2.2.3. Los procedimientos y trámites a que están sujetas las actuaciones, precisando de manera detallada todos los documentos y requisitos que deben ser suministrados por los usuarios y los plazos en que será resuelto cada trámite.

Tratándose de actuaciones sujetas a recursos, deberá indicarse de manera expresa los recursos que proceden, así como la forma y tiempo en que los mismos deben interponerse.

1.2.2.4. El sistema de peticiones, quejas y reclamos, PQR con que cuenta la cámara de comercio y la forma de acceder al mismo.

1.2.2.5. El horario de atención y los días a la semana en que se atenderá al público, deberán informarse en un lugar fácilmente visible a la entrada de cada área de atención al público con que cuente la cámara de comercio.

La ubicación de todas sus áreas de atención, esto es, las oficinas seccionales o puntos de atención

1.2.2.6. Disponer de avisos visibles en la entrada de cada área de atención al público en los cuales se señale que “Por instrucción de la Superintendencia de Industria y Comercio y en aplicación de lo dispuesto en el artículo 26 del Código de Comercio y los artículos 22 y 23 del Decreto 2125 de 1994, los archivos, libros y documentos de los registros pueden ser consultados libre y gratuitamente y el interesado puede obtener copias de los mismos”.

1.2.3. Áreas de atención al público e infraestructura disponible. Las cámaras de comercio adecuarán cada área de atención al público disponiendo, como mínimo, de:

1.2.3.1. Área física. El espacio, dotación mobiliaria, la forma de acceso y los implementos disponibles deberán estar acorde con el número y tipo de usuarios con que cuente cada área de atención al público, de tal manera que sean suficientes y adecuados para, de una parte, la atención y diligenciamiento de los documentos necesarios para adelantar los trámites de registro y, de otra, a fin de que cualquier persona pueda examinar los libros, los archivos en que sean llevados los registros públicos o los documentos emanados de éstos y tomar anotaciones de los mismos, en cumplimiento de lo previsto en el artículo 26 del Código de Comercio y de acuerdo a lo señalado en el número 1.2.2.6 anterior

1.2.3.2. Infraestructura y asignación de personal. Las cámaras de comercio contarán con la infraestructura y el personal suficiente y adecuadamente capacitado para atender a los usuarios de los registros públicos de manera que se garantice un servicio ágil en ventanilla y se respete el derecho de turno. Para este efecto se deberá tener en cuenta la estacionalidad de la demanda de cada servicio.

1.2.4. Capacitación a los usuarios sobre los registros. Dentro de los programas de capacitación que las cámaras de comercio deberán ofrecer sin costo, deben incluir temas relacionados con registros públicos, atendiendo el número de usuarios, las necesidades de capacitación que sean detectadas por la cámara, los cambios legislativos y las instrucciones impartidas por esta superintendencia.

1.2.5. PQRS. Las cámaras deberán adoptar e implementar un sistema de PQRS.

El sistema deberá comprender, como mínimo: infraestructura física suficiente y recurso humano adecuado cualitativa y cuantitativamente, que permitan la recepción, tramitación y respuesta oportuna;

El establecimiento de procedimientos y formatos de presentación; y

Adopción de mecanismos de difusión y conocimiento del sistema por parte de los usuarios.

Las cámaras de comercio deberán hacer seguimiento estadístico y cualitativo a su sistema de PQRS, verificar los resultados y tomar las medidas correctivas que corresponda.

1.2.6. Cobertura del registro en la jurisdicción. Las cámaras de comercio deberán adoptar las medidas necesarias a fin de prestar los servicios de registro en todos los municipios que conforman su jurisdicción.

Esta cobertura será aceptable si se hace directamente, lo mismo que si se verifica en asocio con otras cámaras de comercio, mediante la implementación de acuerdos de colaboración autorizados por esta entidad.

Para efectos de determinar la cobertura del registro, las cámaras de comercio harán una estimación del potencial de comerciantes de su jurisdicción, el cual podrá realizarse en asocio o a través de convenios con otras entidades interesadas en la misma información, o sustituirse por otros medios idóneos de información que permitan determinar dicho potencial, tales como las bases de datos del DANE o de autoridades tributarias nacionales o locales.

Las cámaras de comercio deberán informar a la superintendencia la manera como cumplen con la cobertura requerida discriminando las oficinas seccionales, puntos de atención u otros mecanismos con que cuenten para atender los requerimientos de los usuarios en cada municipio, en los plazos señalados para tal efecto en el formato de información número 2.1.

1.3. Grupo financiero, administrativo y contable.

1.3.1. Aspectos contables

1.3.1.1. Aplicación de normas generales de contabilidad. Las cámaras de comercio deben llevar su contabilidad observando lo dispuesto en los decretos 2649 y 2650 de 1993.

1.3.1.2. Libros de contabilidad. La apertura de los libros de contabilidad, se hará mediante la elaboración de un acta que suscribirá el representante legal y el revisor fiscal de la cámara de comercio, copia de la cual debe quedar transcrita en el primer folio de los libros y contendrá los siguientes datos:

a) Cámara de comercio a la que pertenece;

b) Fecha de apertura;

c) Nombre del libro o uso a que se destine;

d) Número de serie del libro, el cual será ascendente iniciando en el 001, por cada libro que se registre nuevo para el mismo fin.

De la misma forma se dará apertura a los libros en formas continuas, hojas removibles de los libros o series continuas de tarjetas.

1.3.2. Requisitos para afiliación. La adopción y aplicación de los requisitos que se exijan a los comerciantes para afiliarse a las cámaras de comercio deberán ajustarse a lo dispuesto en los artículos 19 y 92 del Código de Comercio y ser conocidas por los matriculados en general. Los requisitos exigidos no podrán establecer condiciones discriminatorias.

1.3.3. Cumplimiento de términos. Los trámites e información que se remitan a esta superintendencia, deberán ser radicados en esta entidad en los términos legales previstos.

2. Calificación y clasificación de las cámaras de comercio.

2.1. Calificación. Las cámaras de comercio se calificarán atendiendo el cumplimiento de las reglas señaladas en el punto 1 de esta circular así:

Aspectos Puntos
I. Grupos del servicio público 
1. Control sobre libros de registro30 puntos
2. Procedimientos y formas de llevar los registros50 puntos
3. Certificaciones50 puntos
4. Tarifas cobradas por concepto de registros y su publicidad40 puntos
5. Recepción de estados financieros15 puntos
6. Archivo de los documentos de registros público25 puntos
7. Publicación de la noticia mercantil10 puntos
8. Reglamento interno y manuales de procedimiento para los trámites de registro20 puntos
9. Cumplimiento de términos para resolver trámites de registro15 puntos
10. Notificación de actos administrativos 
II. Grupo de atención al usuario175 puntos
1. Horario de atención al público15 puntos
2. Información al público40 puntos
3. Áreas de atención al público30 puntos
4. Capacitación a los usuarios sobre los registros10 puntos
5. PQR40 puntos
6. Cobertura del registro en la jurisdicción20 puntos
III. Grupo financiero administrativo y contable 75 puntos
1. Aspectos contables35 puntos
2. Requisitos para afiliación de comerciantes y servicios ofrecidos15 puntos
3. Cumplimiento de términos25 puntos

2.2. Clasificación. Con base en la anterior calificación las cámaras de comercio serán clasificadas en las siguientes etapas:

2.2.1. Etapa I . Cámaras con el 90% o más del puntaje previsto en el punto anterior.

2.2.2. Etapa II. Las cámaras de comercio clasificadas en esta etapa cumplen el 75% y menos del 89% del puntaje.

2.2.3. Etapa III. Las entidades que cumplen entre el 74% y el 65% del puntaje

2.2.4. Etapa IV. Las cámaras de comercio que cumplen entre el 64% y el 45% del puntaje.

2.2.5. Etapa V. Cámaras de comercio con menos del 45% de los puntos.

3. Mecanismos de seguimiento y control.

A continuación se determina la información que las cámaras de comercio deben remitir a la Superintendencia de Industria y Comercio, los plazos y condiciones en que ésta debe allegarse:

3.1. Información inicial.

3.1.1. Adecuación. Las cámaras de comercio deberán hacer un diagnóstico de su propia situación respecto de cada uno de los aspectos tratados en esta circular.

Con base en ese diagnóstico cada cámara de comercio deberá formular un plan de adopción, implementación y/o mantenimiento, según corresponda que no se prorrogue , en ningún caso, más allá del 31 de diciembre de 2001.

El plan de acción deberá estar fundamentado y contemplar por lo menos: funcionario responsable, acciones, etapas, tiempos y financiación.

Dicho plan debe ser aprobado por la junta directiva de la cámara.

Constancia de la aprobación del plan y copia del mismo deben ser remitidos a la delegatura para la promoción para la competencia de esta entidad antes del 30 de abril de 2001.

(Nota: Modificado el plazo del presente punto, por la Circular Externa 8 de 2001 Superintendencia de Industria y Comercio).

3.1.2. Procedimiento de evaluación y corrección . Cada cámara de comercio debe establecer los mecanismos necesarios que le permitan adecuarse trimestralmente respecto de todos los tópicos tratados en esta circular.

En ese sentido debe adoptarse por parte de la junta directiva de la cámara de comercio, un procedimiento interno para que se recopile la información, se evalúe la misma y se remita a esta superintendencia, se recepcionen los comentarios de esta entidad, se presenten los resultados a la junta directiva la cual tomará medidas correctivas, y finalmente, se haga seguimiento de las medidas adoptadas por la junta directiva u ordenadas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

El procedimiento debe ser aprobado por la junta directiva de la cámara y constancia de su aprobación acompañada del mismo deben ser remitidos a la delegatura para la promoción de la competencia de esta entidad antes del 30 de abril de 2001

(Nota: Modificado el plazo del presente punto, por la Circular Externa 8 de 2001 Superintendencia de Industria y Comercio).

(sic)2.2. Información periódica.

3.2.1. Informe de los registros. Para efectos del seguimiento a la prestación de los servicios de registro y de la atención a los usuarios por parte de las cámaras de comercio, éstas deberán diligenciar en su integridad y radicar en esta superintendencia, trimestralmente, el informe señalado en el formato de información número 2 y anualmente el informe solicitado en el formato de información número 1, suscritos por el representante legal y el revisor fiscal.

3.2.2. Planes de adopción implementación y/o mantenimiento. Se informará a esta superintendencia trimestralmente acerca del avance del plan de adopción, implementación y/o mantenimiento de que trata el número 3.1.1 anterior según los ajustes que esta entidad instruya, con cada reporte trimestral, el primero de los cuales deberá radicarse en esta entidad con corte a junio 30 de 2001.

3.3.3. Procedimiento de evaluación y corrección. En el caso de haberse presentado desviaciones, las mismas personas indicarán cuáles fueron y darán las razones para que ello hubiere sucedido.

Trimestralmente, el representante legal principal y el revisor fiscal certificarán que en el período inmediatamente anterior se dio cumplimiento al procedimiento adoptado por la cámara, de acuerdo con lo señalado en el punto 3.1.2 anterior.

3.2.4. Programa anual de trabajo. En este informe deberá indicarse las actividades de registro que se desarrollarán durante el año siguiente, en el mismo se incluirá para cada actividad, su cobertura, las fechas de programación y el presupuesto requerido. Las actividades que en este programa se incluyan corresponderán a aquellas que tienen como finalidad perfeccionar lo que se hace cotidianamente para incrementar la eficiencia y la calidad en la prestación del servicio de registro.

En el programa deberá dejarse constancia expresa de que se tuvieron en cuenta los parámetros señalados en esta circular y que sólo se están haciendo destinaciones presupuestales para materias diferentes a los registros una vez se haya llegado al nivel óptimo en cada uno de los campos aquí tratados.

Las cámaras de comercio deben elaborar este informe anualmente en el formato de información número 3, someterlo a aprobación de la junta directiva y tenerlo a disposición de los usuarios de los registros y autoridades que lo requieran. Con lo anterior se entenderá cumplida la obligación de remitirlo a esta superintendencia.

3.2.5. Informe de gestión o labores y concepto sobre la situación económica de sus respectivas zonas. De conformidad con lo dispuesto en el número 11 del artículo 86 del Código de Comercio, las cámaras de comercio elaborarán un informe de labores reseñando las actividades realizadas respecto del programa anual de trabajo elaborado. En este informe se indicarán las fechas de cumplimiento de las actividades programadas, así como la cobertura real de las mismas. El informe de gestión deberá ser elaborado anualmente en esta superintendencia, en el formato de información financiera número 3, firmado por el representante legal y el revisor fiscal de la cámara de comercio.

El concepto sobre la situación económica de sus respectivas zonas y el informe de gestión o labores deberán elaborarse y tenerse a disposición de los usuarios y autoridades que lo requieran.

Con lo anterior se entiende cumplida la obligación establecida en el artículo 86 numero 11 del Código de Comercio.

3.2.6. Balance general, estado de resultados e informe del revisor fiscal. L as cámaras de comercio deberán radicar anualmente en la Superintendencia de Industria y Comercio, el balance general y el estado de resultados, conforme a los formatos 4 y 5, en forma comparativa con el período inmediatamente anterior, elaborado de conformidad con las normas contables vigentes, con las firmas autógrafas del representante legal, el contador y el revisor fiscal de la cámara de comercio, informando los números de las cédulas de ciudadanía y tarjeta profesional de este último, acompañado de sus notas anexas y del dictamen del revisor fiscal.

Esta superintendencia podrá solicitar estados contables intermedios e informes complementarios a este informe cuando lo considere necesario.

3.2.7. Información presupuestal. Las cámaras de comercio deberán suministrar la información presupuestal solicitada en el formato de información número 5.

3.2.8. Constancia de reunión de junta directiva. En aplicación de lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1520 de 1978, los secretarios de las cámaras de comercio deberán remitir a esta entidad mensualmente, observando lo previsto en el formato de información número 6 y una vez aprobada el acta de reunión de junta directiva, la constancia de la que trata el citado artículo.

3.3. Información eventual. En caso que sea necesario modificar las condiciones reportadas a la Superintendencia de Industria y Comercio según lo contemplado en el punto 3.1 anterior, dicha circunstancia será informada a la delegatura para la promoción de la competencia por lo menos con 10 días de antelación a la implementación del cambio.

3.4. Periodicidad . La información requerida deberá radicarse en la delegatura para la promoción de la competencia, con la periodicidad que se señala y dentro del plazo siguiente dependiendo de la frecuencia prevista:

Mensual: dentro de los 8 días siguientes al fin de mes.

Trimestral: dentro de los 8 días siguientes al fin cada trimestre en los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre.

Anual: El 30 de enero siguiente al vencimiento del respectivo año.

4. Acciones de control por parte de la superintendencia

La superintendencia adoptará cualquiera de las acciones previstas en la ley según corresponda a las circunstancias particulares a fin de corregir la situación detectada o prevenir su ocurrencia o recrudecimiento

5. Vigencia y derogatoria

La presente circular regirá a partir de su publicación en el Diario Oficial y deroga la Circular 2 de 1992, el artículo 6º de la Resolución 2125 de 1994 la Resolución 2019 de 1996, y demás disposiciones que le sean contrarias.

N. del D.: La presente circular va dirigida a representantes legales, miembros de juntas directivas y revisores fiscales de las cámaras de comercio.

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