El derecho a la intimidad en las relaciones laborales

Revista Nº 199 Ene.-Feb. 2017

 

El desarrollo de los medios tecnológicos y de comunicación hacen que cada vez sea más estrecha la relación entre lo público y lo privado, y entre el ámbito laboral, personal, familiar, gremial y social.

Santiago Martínez Méndez 

Abogado especialista en derecho laboral de la Pontificia Universidad Javeriana. Socio de Godoy Córdoba Abogados

Ana María Saba Saba 

Abogada Laboralista Godoy Córdoba Abogados

1. Introducción 

El estudio del conflicto entre el derecho a vigilar, en ejercicio del poder subordinante por parte del empleador, y la no afectación del derecho constitucional a la intimidad debe ser dinámico y práctico, teniendo en cuenta que, el desarrollo de los medios tecnológicos y de comunicación, hacen que cada vez sea más estrecha la relación entre lo público y lo privado, y entre el ámbito laboral, personal, familiar, gremial y social.

Esto se debe, en gran medida, a que el uso de celulares, computadores, automóviles, acciones de club social, campamentos para el descanso en los trabajos por turnos sucesivos, entre otras herramientas de trabajo que suministra el empleador, sean igualmente utilizadas para efectos personales o familiares y así mismo, a que a través de estos medios de comunicación, el cumplimiento de funciones no se limite exclusivamente a una jornada de trabajo definida, sino que el trabajador lleve consigo en todo momento una interacción inmediata con sus funciones como trabajador.

información pública
 

Partiendo de esta realidad, se pretende brindar al lector una breve recapitulación del marco normativo que regula la materia y la aplicación práctica en situaciones cotidianas que se resuelven a partir de criterios generales, creados por la Corte Constitucional, en particular lo dispuesto en la Sentencia C-602 del 2016, como: la proporcionalidad de la medida, la necesidad, la no afectación de la dignidad del trabajador, la finalidad legítima, el conocimiento de la medida por el trabajador y la prohibición de revelar los datos sensibles del trabajador.

A partir de los cuales, el empleador puede desarrollar políticas de inspección siempre que exista el “consentimiento libre, previo, escrito y expreso, a pruebas o procedimientos que conduzcan a la revelación de la información amparada en el derecho a la intimidad(1). No tomarlos en consideración, no solo podrá conllevar a la afectación del derecho fundamental a la intimidad, sino que podría inclusive configurarse en delito.

Por último, no podemos perder de vista que principalmente las empresas multinacionales tienen estándares especiales en ética, transparencia, anticorrupción, entre otros, de tipo comportamental de obligatorio cumplimiento, necesidad que, sin duda, es motivo adicional para la justificación de la relevancia del tema, donde entre más información se requiera, más importancia cobra el derecho a la intimidad.

2. Partamos de lo esencial

En primer lugar, cabe tener presente que la Corte Constitucional clasifica en la sentencia en mención, la información en diferentes grados:

3. Marco normativo

3.1. Constitución Política

Desde el preámbulo de nuestra constitución política se asegura la vida, la convivencia, el trabajo, la justicia, la igualdad, el conocimiento, la libertad y la paz. Preámbulo con fuerza vinculante(9) y en el cual se consagran derechos que pueden resultar vulnerados con actos atentatorios a la intimidad en las relaciones laborales.

Es así como en el artículo 1º se consagra como principio fundamental el respeto de la dignidad humana y el trabajo.

De acuerdo a lo anterior, no es casualidad que el derecho a la intimidad se edifique como un derecho fundamental en el artículo 15, señalando que “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”.

Este derecho constitucional es reconocido por la Corte Constitucional como un derecho fundamental desde 1992, así “un derecho fundamental que permite a las personas manejar su propia existencia como a bien lo tengan con el mínimo de injerencias exteriores. (...)”. En 1995, se reiteró esta visión del derecho a la intimidad, cuando se afirmó que “este derecho, que se deduce de la dignidad humana y de la natural tendencia de toda persona a la libertad, a la autonomía y a la autoconservación, protege el ámbito privado del individuo y de su familia como el núcleo humano más próximo. Uno y otra están en posición de reclamar una mínima consideración particular y pública a su interioridad, actitud que se traduce en abstención de conocimiento e injerencia en la esfera reservada que les corresponde y que está compuesta por asuntos, problemas, situaciones y circunstancias de su exclusivo interés. Esta no hace parte del dominio público y, por tanto, no debe ser materia de información suministrada a terceros, ni de la intervención o análisis de grupos humanos ajenos, ni de divulgaciones o publicaciones (...)(10).

Bien pareciera que por todo lo anterior, la Corte Constitucional en diferentes sentencias mantenga la posición de que el objetivo del derecho a la intimidad no es otro más que “garantizar a las personas una esfera de privacidad en su vida personal y familiar, al margen de las intervenciones arbitrarias que provengan del Estado o de terceros”; por consiguiente, debe entenderse que existen límites que todos los actores deben respetar y, sujetar sus comportamientos a las restricciones que este derecho de ante mano trae, lo que implica que la divulgación de información no autorizada del trabajador, el involucrarse en la vida personal sin su consentimiento, realizar seguimientos por medio de cámaras de video o de sistemas de posicionamiento global u otro medio sin su autorización, conlleva precisamente a la afectación de esa garantía.

En concordancia con lo expuesto, se deben tener en cuenta los principios que sustentan la protección a la intimidad:

i) Principio de libertad, los datos personales solo pueden ser registrados o divulgados con el consentimiento libre, previo, expreso o tácito del titular;

ii) Principio de finalidad, es la exigencia de someter la recopilación y divulgación de datos, a la realización de una finalidad constitucionalmente legítima;

iii) Principio de veracidad, exige que los datos personales que se puedan divulgar correspondan a situaciones reales;

iv) Principio de integridad, la información que sea objeto de divulgación debe suministrarse de manera completa.

El conjunto integrado de los citados principios, permite no solo garantizar el acceso legítimo a la información personal, sino también la neutralidad en su divulgación y, por ende, asegurar un debido proceso de comunicación(11).

Sin duda, el derecho a la intimidad es un derecho inviolable, pero que en todo caso ante determinadas situaciones cede por el interés general o público, o por las necesidades particulares del empleador, o por la seguridad, entre otros, es por esto que resulta necesario señalar criterios que permi­tan administrar la admisión de la restricción(12):

• Que sean medios razonables, proporcionales, idóneos y necesarios.

• Que no afecten la dignidad del trabajador.

• Que tengan una finalidad legítima.

• Por regla general, se debe procurar que la inspección no sea oculta, el trabajador debe conocer de antemano que el empleador podrá hacer este tipo de revisiones.

• Que la información confidencial que se halle, no sea divulgada por la empresa.

Adicional a lo anterior, es importante señalar que este tipo de medidas no deben ser implementadas de manera general a los trabajadores o empresas, por lo que resulta fundamental:

• Determinar el tipo de actividad de la empresa (objeto social) y el cargo del trabajador: esto ayuda a establecer niveles de admisión de la restricción del derecho a la intimidad.

• Establecer lugares, conviene precisar que se deberá realizar donde se cumpla la actividad laboral.

• Señalar exclusiones, y como tal nos referimos a la vida personal y familiar del trabajador; la intromisión únicamente deberá realizarse dentro de horarios laborales y sobre situaciones que enmarcan la relación laboral.

• Exclusión adicional, no resulta necesario contar con autorización por parte del trabajador, cuando la intromisión recae sobre objetos de dominio de la empresa, y no sobre contenidos personales del trabajador.

3.2. El Código Penal

Con miras a tener una mirada integral, es importante tener en cuenta que el derecho a la intimidad es un bien jurídicamente tutelado por el Código Penal, dentro del cual podemos encontrar dos capítulos en los que se tipifican conductas como delito, veamos:

Capítulo sexto “De los delitos contra la inviolabilidad de habitación o sitio de trabajo”

• Artículo 189: Violación de habitación ajena.

• Artículo 190. Violación de habitación ajena por servidor público.

• Artículo 191. Violación en lugar de trabajo.

Capítulo séptimo “De la violación a la intimidad, reserva e interceptación de comunicaciones”

• Artículo 192. Violación ilícita de comunicaciones.

• Artículo 193. Ofrecimiento, venta o compra de instrumento apto para interceptar la comunicación privada entre personas.

• Artículo 194. Divulgación y empleo de documentos reservados.

Lo anterior conlleva a señalar que el ir más allá de los criterios permitidos por la Corte Constitucional puede conllevar a la configuración de un delito, además de lesionar un derecho fundamental; por lo tanto, la obtención de datos o información del trabajador, la divulgación de información del trabajador, la realización de inspecciones, requisas y la grabación más allá de las relaciones laborares sin la previa autorización de su titular, constituyen conductas que serán violatorias del derecho a la intimidad.

3.3. El Código Sustantivo del Trabajo

Dentro del ámbito laboral, el empleador embestido del poder subordinante que la ley le otorga puede determinar las reglas que le permitan manejar de manera adecuada las relaciones con sus trabajadores, estas ayudan a mantener el orden y controlar las diferentes situaciones que se generan en el desarrollo de la relación laboral.

De manera que, el empleador es autónomo en la implementación de medidas, pero en todo caso deberá respetar las normas que limitan sus actuaciones tales como:

• Artículo 57. Son obligaciones del empleador guardar absoluto respeto a la dignidad personal del trabajador, a sus creencias y sentimientos; cumplir el reglamento y mantener el orden, la moralidad y el respeto a las leyes.

• Artículo 59. Son prohibiciones del empleador ejecutar o autorizar cualquier acto que vulnere o restrinja los derechos de los trabajadores o que ofenda su dignidad.

Durante las diferentes etapas, tales como la selección, la contratación y la ejecución del contrato, se pueden encontrar restricciones y la obtención de la información:

• Etapa de selección:

— La solicitud o la práctica de pruebas de embarazo, a excepción de las actividades de alto riesgo.

— La realización de pruebas de polígrafo, en donde deberá existir autorización por parte del candidato.

— La realización de visitas domiciliarias y de seguridad, siempre y cuando se limite a temas de seguridad.

— Certificados judiciales, siempre y cuando se limite a temas de seguridad y atienda a los criterios del objeto social de la empresa.

— Entrevistas, se deberá mantener la confidencialidad de la información de los candidatos, y las preguntas que se realicen deberán ser únicamente sobre la actividad a realizar.

— Las pruebas psicológicas, deberán ser realizadas por personal experto y sus resultados harán parte de la historia ocupacional del trabajador.

— Validación en la base de datos de la llamada Lista Clinton, con previa autorización por parte del candidato.

• Etapa contractual, aun cuando corresponda al cumplimiento legal, es obligación guardar la reserva de la información:

— Resultados de exámenes ocupacionales, de ingreso, periódico y de retiro.

— Resultados de las encuestas realizadas, tales como clima laboral, riesgos psicosociales, entre otros.

— Declaración de conflictos de interés con compañeros de trabajo, proveedores, contratistas.

— Elaboración de procesos disciplinarios.

— Trabajadores con enfermedades catastróficas.

3.4. Otras normas

Otras normas se han encargado de proteger el derecho a la intimidad y de protección de datos personales, permitiendo la realización de diferentes actividades pero siempre dentro de los límites del derecho a la intimidad del trabajador:

3.4.1. El Decreto 2852 del 2013, por medio del cual se reglamenta el Servicio Público de Empleo y el régimen de prestaciones del Mecanismo de Protección al Cesante, preceptúo lo siguiente:

• Artículo 4º. Respeto a la intimidad y dignidad. El Servicio Público de Empleo se prestará con respeto a la dignidad de los usuarios y al derecho a la intimidad en el tratamiento de sus datos, conforme a lo dispuesto en la Constitución Política y las leyes y los decretos que la desarrollan.

• Artículo 21. Obligaciones de los prestadores del Servicio Público de Empleo. Los prestadores del Servicio Público de Empleo señalados en el artícu­lo 16 del presente decreto están obligados a: (…) e) Prestar los servicios con respeto a la dignidad y el derecho a la intimidad de los oferentes y demandantes. El tratamiento de sus datos, se realizará atendiendo lo dispuesto por la Ley Estatutaria 1581 del 2012 y demás disposiciones sobre la materia;

3.4.2. Ley 1010 del 2006 conocida como la ley por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo, en el artículo 1º al señalar:

• Son bienes jurídicos protegidos por la presente ley: el trabajo en condiciones dignas y justas, la libertad, la intimidad, la honra y la salud mental de los trabajadores, empleados, la armonía entre quienes comparten un mismo ambiente laboral y el buen ambiente en la empresa.

3.4.3. Ley 1221 del 2008, por medio de la cual se establecen normas para promover y regular el Teletrabajo, señala:

• Artículo 6º. Garantías laborales, sindicales y de seguridad social para los teletrabajadores: (...) 6. Lo dispuesto en este artículo será aplicado de manera que se promueva la igualdad de trato entre los teletrabajadores y los demás trabajadores, (...). La igualdad de trato deberá fomentarse, en particular, respecto de: i) Respeto al derecho a la intimidad y privacidad del teletrabajador.

3.4.4. Ley 1581 del 2012, por la cual se dictan normas de protección de datos personales y su Decreto Reglamentario 1377 del 2013: se expide en desarrollo del artículo 15 de la Constitución Política, sobre la cual conviene destacar:

• En consideración a que las empresas recolectan, almacenan y usan información personal de los trabajadores: previa, durante y después de la relación laboral, las obligaciones que se deriven en esta norma, le son exigibles. Las principales son:

• Autorización del titular de la información para que dé un tratamiento adecuado de la información que recibirá.

• Consentimiento por parte de la empresa que administrará la información, sobre la finalidad que tendrá la que suministra el titular.

• Establecer estándares de protección y confidencialidad de la información que le es suministrada, en particu­lar, aquella información que se entienda sensible.

• La posibilidad para que los titulares de la información puedan acceder a esta al menos una vez al mes, con el ánimo de tener la posibilidad de actualizarla o rectificarla.

Por su parte, el decreto reglamentario sostiene:

• La empresa deberá crear políticas en las cuales se aclare el tratamiento de la información y los medios de protección sobre la misma.

• Deberá proceder a comunicarle a los trabajadores la posibilidad de consultar la política.

Los datos personales que se recolecten, deben ser pertinentes a la finalidad que buscan y en caso de transmitirla o transferirla, deberán contar con autorización previa y expresa.

• En ningún caso, la información que sea sensible puede ser publicada, debe ser siempre mantenida en reserva y para la finalidad exclusiva para la cual fue suministrada.

• Estas disposiciones son aplicables en el territorio nacional, de manera que todo aquel que la suministre en el territorio colombiano o aquella información que vaya a ser tratada dentro del territorio, deberá obedecer las disposiciones de estas reglamentaciones.

• El hecho de comunicar la información a la casa matriz, se entenderá como transferencia internacional de datos, por tanto, se requiere autorización previa y expresa.

3.4.5. Resolución 2388 del 2016, artículo 3º. Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de la información, que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 del 2012, la Ley 1712 del 2014, el capítulo 25 del título 2 del libro 2 de la parte 2 del Decreto 1074 del 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.

4. Situaciones prácticas que admiten inspección por parte del empleador

La Corte Constitucional ha dejado claro que en el ámbito laboral la protección al derecho a la intimidad no puede ser la misma, así como la intromisión en cargos o actividades varía; de la misma manera, el grado de protección es mayor en el ámbito personal o familiar que en el ámbito laboral.

En la medida en que no es un derecho absoluto y puede ser restringido o ceder ante bienes jurídicos superiores mediante test de razonabilidad y proporcionalidad. A partir de estos, expondremos situaciones comunes de la vida laboral en las que se ha considerado admisible el monitoreo e inspección de los trabajadores por parte de su empleador, no sin antes hacer mención a los niveles de intimidad:

• Niveles de intimidad:

— Personal, el cual alude a la salvaguarda del derecho del individuo a ser dejado solo y a reservarse los aspectos íntimos de su vida únicamente para sí mismo;

— Familiar, que responde al secreto y a la privacidad de lo que acontece en el núcleo familiar;

— Social, que involucra las relaciones del individuo en un entorno social determinado, por último,

— Gremial, el cual se relaciona con las libertades económicas e involucra la posibilidad de reservarse la explotación de cierta información(13).

4.1. Interceptación de medios de comunicación

La Real Academia de la Lengua Española define interceptar como apoderarse de algo antes de que llegue a su destino o como interrumpir, obstruir una vía de comunicación.

Para identificar si la situación está dentro de los límites a continuación se analizará frente a:

• La forma: para que la interceptación sea válida, no debe ser violenta hacia el trabajador ni afectar su dignidad, y el medio usado deberá ser razonable y necesario.

• La relación laboral: la interceptación se realiza en el lugar y en el horario de trabajo.

• Al conocimiento: el trabajador debe tener conocimiento de las actuaciones que el empleador pretende realizar, así mismo deberá autorizarlo.

• Al manejo: interceptada la comunicación, el empleador la mantiene de manera confidencial.

Si la empresa actúa de esta manera, no violaría derecho alguno del trabajador, ahora bien, en el evento en que la comunicación que se pretenda interceptar recaiga sobre objetos de dominio de la empresa no será necesaria la autorización por parte del trabajador.

4.2. Grabación en sitios de trabajo

Una de las situaciones por las que se ha optado en las organizaciones, es la instalación de cámaras de video que permi­tan monitorear, revisar, vigilar, capturar imágenes, con fines como el seguimiento, la vigilancia o la seguridad.

Este tipo de herramientas son válidas en el ámbito laboral, tan es así, que en el artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo, numeral 10 señala que el reglamento de trabajo debe contener disposiciones normativas sobre prescripciones de orden y seguridad, por lo tanto, la norma habilita a los empleadores para incluir este tipo de herramientas como parte del orden y la seguridad de la empresa; ahora bien, el trabajador puede sentir que se está violando su derecho a la intimidad, cuando se interviene en el espacio que únicamente le interesa y le pertenece a su titular y que no hace parte de las relaciones laborales.

Así lo ha señalado la Corte Constitucional:

“En virtud de la potestad de dirección de la que goza el empleador, y en cuanto a los aspectos que conciernen a la relación laboral o empresarial, siempre que se respete la dignidad y los derechos fundamentales de los trabajadores, el empleador podrá tomar medidas relacionadas con la vigilancia, dirigidas a velar a que no se atente contra el derecho de propiedad o la seguridad de sus trabajadores, de sus instalaciones o del mismo personal que atiende, o medidas de control dirigidas a garantizar el cumplimiento de las funciones que deban desarrollar sus trabajadores”.

“No resulta desproporcionado que el empleador utilice mecanismos para cumplir con la obligación de seguridad que le asiste con sus trabajadores, y por consiguiente instale medios de video en el lugar de trabajo, siempre y cuando la medida sea proporcional al fin que se busca, es decir sea idónea y necesaria”(14).

4.3. Requisas - inspecciones

El artículo 60 numeral 8º del Código Sustantivo del Trabajo preceptúa que los trabajadores tienen prohibido “usar los útiles o herramientas suministradas por el empleador en objetos distintos del trabajo contratado”.

Tenemos entonces, que al señalarse como una prohibición al trabajador, se está dando la autorización al empleador para revisar, verificar, inspeccionar que las herramientas de trabajo sean utilizadas en las actividades para las cuales se entregaron.

Una de las situaciones que puede generar incertidumbre sobre el límite entre lo público y lo privado, es el compu­tador que la empresa ha entregado como herramienta de trabajo, por lo que siguiendo los criterios de intromisión señalados, mientras la inspección que se pretenda realizar sobre el equipo de cómpu­to se mantenga en el límite de la seguridad o del control del cumplimiento de los deberes y funciones de los trabajadores, no existiría violación al derecho a la intimidad y tampoco necesitaría la autorización del trabajador; sin embargo, si durante la inspección la empresa accede a información que no hace parte de las relaciones laborales, aun cuando se encuentre en un equipo que le pertenece a la empresa, esta no debe publicarla, sin la previa autorización del trabajador.

De esta manera cabe citar la siguiente sentencia:

“En desarrollo de lo anterior, no existe violación a la intimidad cuando el empleador lo que pretende con el monitoreo de las herramientas suministradas es hacer una supervisión sobre el manejo correcto que se le está haciendo a las mismas para desarrollar y prestar el servicio contratado; entre tanto, el trabajador no puede hacerse dueño y pretender el derecho a la intimidad sobre una herramienta de trabajo y cuya propiedad es del empleador”(15).

4.4. Utilización de GPS

La utilización de sistemas de posicionamiento global será válida mientras se desarrolle dentro de los límites de:

• El objeto social que desarrolla la empresa, pues este tipo de herramientas deberá estar sustentado con el quehacer de la organización para encontrar una justificación.

• Que los lugares donde se implemente esta medida únicamente serán donde se desarrolle la actividad laboral.

• La finalidad de la medida, deberá guardar relación directa con la seguridad de las instalaciones de trabajo o el control del cumplimiento de los deberes y funciones de los trabajadores.

• El trabajador debe estar notificado sobre la existencia del GPS y monitoreo que la empresa realiza sobre este.

Por lo tanto, si la empresa decide implementar este tipo de medidas, deberá prever que la herramienta donde se instale el dispositivo deberá ser de propiedad de la empresa, lo cual implica que sobre equipos cuya propiedad es del trabajador no es válida la medida a no ser que el trabajador así lo autorice; el trabajador deberá conocer la medida, y los límites de horarios serán durante la prestación del servicio.

4.5. Visita domiciliaria: ¿Queda prohibida a partir de la Sentencia C-602 del 2016?

• No es cierto que se prohíba la visita domiciliaria, lo que pasa es que solo se puede practicar por orden de la autoridad (judicial o administrativa) o por autorización del candidato.

• Lo que podría ser importante de la sentencia es la confirmación de que las visitas domiciliarias que se estén haciendo, cumplan con los siguientes requisitos:

— Existencia de un consentimiento libre, previo, escrito y expreso del candidato,

— Autorización que precise qué se busca con la visita, y

— Que la empresa precise que es información confidencial y, por tanto, no la revelará ni la utilizará para fines distintos a los expuestos en la autorización.

1. Corte Constitucional, Sentencia C-602 del 2016.

2. Corte Constitucional, Sentencia T-729 del 2002.

3. Ibídem.

4. Ibídem.

5. Ibídem.

6. Ibídem.

7. Ibídem.

8. Ibídem.

9. Corte Constitucional, sentencias C-479 de 1992 y C-477 del 2005.

10. Corte Constitucional, Sentencia C-640 del 2010.

11. Corte Constitucional, Sentencia C-640 del 2010.

12. Corte Constitucional, Sentencia T-768 del 2008.

13. Corte Constitucional, Sentencia T-889 del 2009.

14. Corte Constitucional, Sentencia T-768 del 2008.

15. Corte Constitucional, Sentencia T-889 del 2009.