El uso del Datawarehouse y el XBRL en la información contable(*)

Revista Nº 14 Abr.-Jun. 2003

Jorge José Gil 

(Argentina) 

Contador público, especialista en administración financiera y en NTIC, profesor universitario, consultor universitario y empresario. Director General del Cecyt (Argentina) 

1. Introducción

1.1. Objetivos generales de este trabajo

Analizaremos la problemática de las bases de datos de la información financiera, la publicación, la puesta a disposición y el intercambio de la información empresarial, en el marco de los actuales adelantos tecnológicos y el papel del contador público(1) ante este importante desafío.

En el anexo se presenta la bibliografía utilizada.

2. El datawarehouse aplicado a la información financiera para terceros

2.1. Objetivos de esta sección

Esta sección analizará las características principales del data warehouse, su relación con la toma de decisiones económicas y una propuesta de su posible utilización para la preparación y el almacenamiento de la información financiera para terceros.

Para ello, expondremos:

a) La función de la información.

b) Los objetivos del datawarehouse.

c) Su estructura.

d) Las posibilidades de éxito y sus dificultades.

e) La aplicación del datawarehouse en la información financiera que se provee a terceros.

2.2. La función de la información

Mucho se ha escrito respecto del papel de la información en el ámbito empresario y de los negocios. En los últimos tiempos, algunos hablan de la revolución de la información, y frente a ello, es importante remarcar algunos objetivos para lograr en torno de este aspecto:

En las empresas se privilegia disponer de información útil.

La misma debe ser abundante.

El objetivo es tenerla preparada antes.

Disponer de la misma cuando el usuario la necesite.

Que esté disponible en un formato comprensible y utilizable, y

Que sea información personalizada (es decir la que necesita el usuario, ni más ni menos).

Cuando se habla de información, en general, se privilegia aquella de carácter interno que sirva para la toma de decisiones en la empresa.

Sin embargo, los usuarios externos tienen las mismas preocupaciones en cuanto a la información.

Sí es posible acordar, que el tipo de información y su contenido, no será el mismo, pero no debemos olvidar que el inversor busca la mejor información disponible sobre las empresas, para decidir en cuál invertir. En consecuencia, ese delicado equilibrio entre lo que debe informarse al exterior y lo que no, seguirá siendo tema de debate entre los estudiosos.

Prescindiendo de qué información es para el exterior y cuál para el interior de la empresa, podemos hablar de una tendencia a la búsqueda de un sistema de información único empresario.

El mismo se nutrirá de dos tipos de fuentes:

La principal o interna, y

La externa.

Respecto de esta última, Drucker(2) ha señalado que es la gran deficiencia de la información para la toma de decisiones y señala como un gran desafío de la contabilidad: lograr un sistema único de información que capte los hechos internos y externos relacionados con la empresa y que sean necesarios para la toma de decisiones.

Estas fuentes de datos, la interna y la externa tienen como serios problemas:

El exceso de información.

La dificultad para acceder a ella, y

Que está mezclada información importante, con la que no lo es tanto y resulta difícil su selección.

Se puede estimar que alrededor del 30% del tiempo de un directivo, un analista de inversiones o incluso un inversor, se utiliza buscando información, accediendo a ella, y preparándola en la forma que la necesita para su análisis.

En otro aspecto, es importante señalar que la personalización en la relación de las empresas con sus clientes e inversores, es la tendencia actual. Sin embargo, esa personalización se observa con mayor fuerza en la relación con el cliente y no con el inversor. Está faltando un paso importante, tratar al inversor actual o potencial como a un cliente, buscando personalizar la información que necesita, de forma tal de darle la impresión de que es único en la consideración que de él tiene la empresa.

En todas estas funciones y en estos objetivos, el datawarehouse tiene una misión importante que cumplir.

2.3. Los objetivos del datawarehouse

Los datos provistos de fuentes internas y externas necesitan ser trabajados:

Organizarlos.

Relacionarlos.

Integrarlos, y

Alojarlos en bases de información.

Este proceso debe permitir al usuario interno o externo obtener una visión integral de la empresa orientada a su propia necesidad.

El datawarehouse —en adelante DW— y sus funciones, hacen posible lograr este objetivo.

El DW es un único lugar donde se guarda toda la información útil proveniente de los datos internos y ex-ternos a la empresa. Antes de ser alojadas allí, la información debe extraerse, depurarse y prepararse.

Un DW es un lugar donde se almacena la información extraída de otros sistemas empresarios —transac-cionales, bases de datos por departamento, la Intranet, etc.— a la que los usuarios relacionados con la empresa pueden acceder.

Una vez integrada, la información debe presentarse en forma comprensible para los usuarios. Esta visión orientada al usuario también es llamada visión del negocio.

Esta función ocasiona dos problemas:

Definir los datos almacenados en el DW, y

La implementación física particular de los datos almacenados.

La definición de DW más utilizada es la de Bill Inmon(3), quien la define como una colección de datos orientados al negocio, integrados, no volátiles e historiados, organizados para favorecer la toma de decisiones.

El DW estructura los datos por temas principales de la empresa y no por proceso funcional (como es tradicional).

Esta organización permite ayudar al proceso decisional mediante un acercamiento por capas, tema tras tema. Con un proceso similar a la mediación pedagógica, donde el planteo más adecuado es la aproximación del educando a los conocimientos, partiendo de lo cercano a lo lejano.

En los sistemas tradicionales cada dato se actualiza con cada nueva transacción. El valor anterior se pierde. En el DW el dato no se actualiza nunca, ya que representa un valor insertado en el sistema en un momento determinado. El DW guarda la historia, el conjunto de valores que el dato tuvo a lo largo de su historia. Por ello es fundamental asociar la referencia del tiempo a cada dato. Un gráfico que sintetiza lo expresado es el siguiente(4).

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Hay expresiones habituales que sintetizan las tensiones entre los usuarios de la información que deben tomar las decisiones y quienes deben contribuir a que la información esté disponible adecuadamente para esa función. Así, una versión de un chiste popular, al respecto, es la siguiente:

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2.4. Estructura

Un DW se estructura en clases de datos organizados según un eje histórico y un eje sintético:

Eje histórico:

• Datos detallados historiados.

Eje sintético:

• Datos detallados.

• Datos integrados.

• Datos muy integrados.

Un gráfico que sintetiza esta estructura se muestra a continuación(5):

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Los datos detallados reflejan los eventos más recientes y provienen de los sistemas de gestión habituales de la empresa.

Los datos agregados surgen luego de un análisis y una síntesis de la información que ya se encuentra en el sistema. Estos datos deben ser accesibles y comprensibles. La posibilidad de acceso fácil se basa en las estructuras multidimensionales que le permiten al usuario navegar por los datos con una lógica intuitiva.

Los datos historiados son los datos conservados por el DW. Los nuevos datos que se incorporan no destruyen los datos anteriores. Los datos son buscados por los usuarios con una lógica de acceso, que comienza por los que son más integrados y luego por profundizaciones sucesivas (“drill down”) hasta llegar a los datos detallados e historiados.

El almacenamiento de los datos es uno de los componentes funcionales más importante del DW. El componente básico de almacenamiento debe proponer extensiones para atender a la forma en que los usuarios necesitan acceder a la información. Esta forma se caracteriza por el paralelismo de las consultas y con la necesidad de acelerar las selecciones y las agrupaciones de la información. Para poder cumplir con la importancia del historial de los datos en el DW, la estructuración física de los datos es importante. Una partición física de las tablas en unidades menores siguiendo el criterio tiempo aporta rendimientos estables, facilita la recuperación, las indexaciones de los datos, las reestructuraciones y el archivo.

El acceso a la información es el aspecto más importante y diferenciador del DW. Cada usuario o grupo de usuarios deseará realizar consultas de distinto grado de complejidad. Un gráfico que muestra los distintos puntos de vista para los usuarios y la función del DW en esas necesidades, es el siguiente(6):

 

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2.5. Las posibilidades de éxito y sus dificultades

¿Qué caracteriza a un DW con éxito?

Las características que destacan cuando un DW tiene éxito en los objetivos planteados, pueden resumirse así:

Integra los datos de los sistemas de gestión y contabilidad con los datos externos, y arma los datos historiales.

Incluye la información útil, la hace fácilmente accesible y operable.

Agrupa los datos con alta calidad.

Ofrece un acceso directo a los usuarios.

Aumenta el acceso a los datos por parte de los usuarios a lo largo del tiempo.

Es flexible en cuanto a que permite el acceso a distinto número de usuarios, en cuanto a que facilita la utilización de distintas herramientas y sobre la cantidad de información que se va a tratar.

¿Qué errores pueden producirse en la implementación de un DW?

Es usual comprometerse a obtener resultados que no pueden realizarse en el tiempo propuesto.

Suele promoverse el DW con mayor cantidad de prestaciones que las que realmente tiene.

Es habitual que se cargue el DW con datos innecesarios, solo porque están disponibles.

Suele considerarse que la forma de organizar los datos del DW es similar que el de un sistema de gestión o contable habitual.

Olvidarse de lo señalado por Drucker y poner énfasis solo en los datos internos.

2.6. El modelado de los datos

Para plantear qué posibles modelos de datos se pueden utilizar para implementar sistemas de información, podemos afirmar que el más utilizado es el “entidad-relación”, que lleva a un modelo lógico de tipo relacional. Estos modelos se utilizan aún con éxito en aplicaciones de carácter transaccional, llamadas OLTP (on line transactionnel processing). Este es un tipo de entorno de tratamiento de la información en el que se busca dar una respuesta en un tiempo aceptable y consistente.

La informática aplicada a la toma de decisiones, que suele denominarse OLAP (on line analytical processing) lleva a una revisión de los métodos de diseño de un modelo de datos. El OLAP es necesario para la implementación de un sistema que ayude a la toma de decisiones. Generalmente, así se conoce a las herramientas de análisis fundamentados en bases de datos multidimensionales.

En un DW —que es una base dedicada a la decisión—, la información se pone a disposición de los usuarios, pero sus actualizaciones no se hacen en tiempo real. Por ello, es más difícil obtener tiempos de respuesta proporcionales al volumen de datos que en un sistema transaccional. Por ello, es necesario optimizar las consultas que se realizan con más frecuencia.

2.7. La aplicación del datawarehouse en la información financiera para terceros (estados contables)

En general, el enfoque de los sistemas contables suele ser:

Separar las bases de datos de gestión, de las bases de datos contables;

Mostrar solo una visión, y esta es rígida, de la información para terceros de manera que el enfoque del usuario y sus necesidades deben adaptarse a lo que se informa;

No relacionar la información contable disponible a terceros con el factor tiempo (no es un dato referencial en cada uno de los datos integrados de los informes financieros), impidiendo la realización de adecuados análisis de tendencia (si es posible realizarlos, es con muchas limitaciones porque las mediciones con que se cuenta son estáticas y puntuales).

El datawarehousing, aplicado a la información que se brinda a terceros podría cumplir las funciones siguientes:

Permitiría integrar la información interna con la externa, en la medida que la base de datos la haya integrado.

Facilitaría el análisis dinámico de la información (tendencias, relaciones, etc.).

Personalizaría la información al perfil de cada usuario.

Permitiría a cada usuario ver la información desde distintas perspectivas, lo que sumado a su expresión gráfica, le facilitaría la toma de decisiones o la búsqueda de otro grado de detalle.

Permitiría relacionar información financiera para terceros de distintos períodos, en una interfaz gráfica y amigable para el usuario.

3. Un lenguaje unificado para la información empresarial disponible en el mundo

3.1. Objetivos de esta sección

Esta parte del trabajo analizará los esfuerzos realizados y el estado actual de las cosas, en relación con la búsqueda de un lenguaje unificado para suministrar, extraer e intercambiar información empresarial en el mundo de los negocios.

Para ello, expondremos:

a) La necesidad de contar con un lenguaje unificado.

b) Los esfuerzos de la comunidad internacional de los negocios.

c) El XBRL (extensible business reporting language) y su relación con el XML y el SGML.

d) Los documentos emitidos por el comité de XBRL.

Y a continuación analizaremos la función del contador público en esta tendencia.

3.2. La necesidad de contar con un lenguaje unificado

Internet es una de las herramientas más importantes que se han desarrollado para los negocios. Las empresas han invadido este entorno para:

— Vender y comprar bienes y servicios.

— Mejorar las relaciones con sus clientes.

— Intercambiar información.

— Presentar información financiera.

Las páginas web utilizando el hipertexto (HTML) existen en abundancia, con información detallada de las empresas, disponibles para los clientes e inversores actuales y potenciales.

Las empresas que presentaron información financiera, comenzaron haciéndolo con los estados contables anuales o trimestrales. Los usuarios de esta información son, entre otros:

— Los tenedores de acciones.

— Los analistas.

— Los potenciales inversores.

A todos les ha resultado muy adecuado acceder a Internet y encontrar información que antes estaba solo disponible en forma impresa. La misma SEC comenzó a pedir a las empresas que proveyeran los informes financieros en formato que hiciera posible su publicación en la web.

Algunas firmas(7), desarrollaron métodos para tomar los datos de la red y crear informes a su medida. Algunos reportes generados de esa forma en la web pueden ser cargados en hojas de cálculo, bases de datos y otros software para su posterior proceso.

3.3. Los esfuerzos de la comunidad internacional de los negocios

La comunidad internacional de los negocios, siempre estuvo preocupada por la disponibilidad de la información financiera y el libre intercambio de la misma. Sin embargo, pese a los avances tecnológicos, se ha producido una especie de “torre de babel” en el tránsito de la información. Cada desarrollador de soft y de base de datos, trabaja con su tecnología, lo que no facilita el libre tránsito de información.

En abril de 1998, Charles Hoffman, investigaba XML para los informes en formato electrónico de información financiera. Para ello, empezó a desarrollar prototipos de estados financieros y programas de auditoría usando el XML.

El trabajo realizado se informó al AICPA(8) en septiembre de 1998. El high tech task force preparó una “descripción del tema” y propuso la creación de un prototipo de estados financieros usando XML. Este trabajo se presentó en octubre de 1998 al comité del AICPA, logrando que se financiara el proyecto planteado.

En enero de 1999 se terminó el prototipo y se presentó, definiendo que el XML era importante para la profesión contable(9).

El AICPA pidió que un plan del negocio se preparara para investigar el aspecto comercial del XML y en particular los estados financieros basados en XML. El proyecto fue llamado código XFRML y fue completado en junio de 1999, y en julio el comité del AICPA aprobó financiar el proyecto.

A partir de allí, numerosas empresas e instituciones profesionales se unieron al esfuerzo como miembros del XFRML committee.

Se creó un prototipo de XFRML, terminándolo en octubre de 1999. Fue usado en la creación de los estados financieros de 10 empresas.

La primera reunión del comité XFRML se realizó en el AICPA (Nueva York) en octubre de 1999.

El nombre de la organización cambió oficialmente a comité XBRL en abril del 2000.

En julio del 2000, el comité XBRL anunció la presentación de la primera especificación para empresas estadounidenses para estados financieros. Los miembros en el comité XBRL aumentaron significativamente(10).

3.4. El XBRL (extensible business reporting language) y su relación con el XML y el SGML

Para escribir los documentos en hipertexto (por ejemplo documentos HTML) se utiliza el standard SGML.

El XML (extensible markup language) es una versión simple del SGML, que permite una significativa mejora sobre los datos obtenidos usando HTML. El problema de HTML es que se trata de una dimensión del lenguaje que especifica cómo la información será presentada, pero no tiene capacidad para adjuntar la información contextual. Así, por ejemplo, puede presentar un estado financiero pero no puede decirle al usuario cómo han sido preparados los números de ese estado.

Por su parte, el XML sí lo puede hacer. Esta capacidad de mostrar en conjunto:

Los estados financieros; y

Cómo se han preparado esos estados financieros; es una de las principales causas del desarrollo del XBRL.

3.4.1. ¿Qué es el XML?

El XML (extensible markup language) se presenta como un lenguaje extensible enriquecido.

Extensible: porque el lenguaje es una estructura que puede ser extendida por cualquier usuario que quiera crear formas adicionales de usar el XML.

Enriquecido (markup): porque la primera función del XML es dar definición a los textos y símbolos.

Lenguaje: porque es un método de presentar información que tiene reglas y formatos aceptados.

Una definición de XML(11), establece que es un conjunto de reglas, líneas directivas, convenciones, para designar formatos de textos para datos, de forma que produzca archivos fáciles de generar y leer, claros y carentes de problemas tales como falta de extensión, falta de soporte para localizarlos internacionalmente o plataforma dependiente.

El mercado del e-Business requiere interoperabilidad de los software y protocolos y formatos consistentes que permitan el intercambio de información. El XML es el designado para cumplir estos objetivos. Permite el intercambio de información dentro y fuera de las organizaciones, tanto entre usuarios individuales como entre diferentes aplicaciones de soft. Por ello, el XML es el lenguaje fundacional para el intercambio de información para el e-Business. Con el XML se cumple una etapa más de la actual revolución de la información.

3.4.2. ¿Qué es el XBRL?

El XBRL (extensible business reporting language) está basado en el XML. Usa normas y prácticas aceptadas para los informes financieros, para intercambiar información financiera entre todos los soft y tecnologías, incluyendo especialmente a Internet. No pretende establecer nuevas normas de contabilidad, pero mejora la utilidad de las que están actualmente vigentes, a través del lenguaje digital de los negocios, el XML.

El XBRL etiqueta cada segmento de la información digital de los negocios, con un código de identificación o marcador. En general, el soft de contabilidad insertará las etiquetas automáticamente. Si el soft careciera de esta posibilidad, el usuario podrá agregar las etiquetas mediante un programa adicional.

El XBRL soluciona dos importantes problemas para los usuarios y preparadores de los estados financieros pues suministra eficiencia en la preparación y confiable extracción de los datos financieros, a través de todos los formatos tecnológicos. El costo de implementación será mínimo para las firmas de contadores y sus clientes, pues será construido en tecnología de software y procedimientos operativos, permitiendo flexibilizar la tarea de preparar y extraer informes de acuerdo con los principios contables de diferentes jurisdicciones(12).

En un informe para la prensa al lanzar un producto(13), se indicó que XBRL ofrece muchos beneficios:

Tecnología independiente.

Interoperabilidad total.

Eficiente preparación de los estados financieros.

Confiable extracción de la información financiera.

La información se ingresa una vez, permitiendo que sea suministrada en alguna forma (un estado financiero impreso, un documento HTML, un documento EDGAR derivado de la SEC, un archivo bruto XML u otros formatos de reportes especializados).

3.5. Los documentos emitidos por el comité de XBRL

De los diferentes informes de prensa y documentos que ha emitido el comité de XBRL, uno de los más importantes es el de julio de 2000, llamado “especificaciones para el XBRL”.

Como resumen

XBRL permite a los vendedores informáticos, los programadores y los usuarios finales realzar la creación, el intercambio y la comparación de información de negocios. Los informes de negocios incluyen, entre otros, los estados financieros, la información financiera, la información no financiera y las exigencias legales como los estados financieros anuales y trimestrales.

Este documento define los elementos XML y los atributos que pueden usarse para expresar la información usada en la creación, intercambio y tareas de comparación de estados financieros. XBRL consta de un lenguaje de fondo de elementos XML y los atributos usados en los ejemplos del documento así como también un lenguaje usado para definir elementos nuevos y taxonomías de elementos a los que se refirió en los ejemplos del documento.

El propósito

La especificación XBRL maximiza las prestaciones para todos los interesados que lo usan. La especificación pretende beneficiar a tres categorías de usuarios:

Los preparadores de la información financiera.

Los intermediarios en los procesos de preparación y distribución.

Los usuarios de información financiera.

Los vendedores que suministran software y servicios para uno o más de estos tres tipos de usuario.

La intención global es balancear las necesidades de estos grupos creando un producto que provee prestaciones a todos.

Las necesidades de los usuarios finales de la información financiera generalmente tendrán prioridad sobre otras necesidades.

XBRL pretende mejorar el estado financiero. Lo debe hacer en el marco de las actuales normas de contabilidad. Pero, debería facilitar los cambios posibles en los Estados financieros en el largo plazo.

XBRL provee a los usuarios un formato estándar para preparar informes financieros que puedan ser presentados de diversos modos. Debe permitir que la información financiera pueda ser intercambiada entre programas de aplicación diferentes. Permitirá la extracción automática, eficiente y fidedigna de la información financiera por distintos programas de aplicación. Facilitará la comparación automática de información financiera, políticas contables, notas del estado financiero entre empresas. XBRL debería facilitar el “drill down” a la información detallada, a los papeles de trabajo de auditoría y contabilidad.

XBRL debería respaldar las normas contables internacionales y otros lenguajes aparte del dialecto americano de inglés.

Otras relaciones

XBRL usa varias recomendaciones del Word Wide Web Consortium (w3c), XML 1.0, XML Namespaces, y refiere directamente a XSL. También confía extensamente en el último borrador de XML Schema.

La estructura del XBRL

Las ideas principales en el armazón conceptual de XBRL son artículos, grupos, elementos y taxonomías.

Los artículos: en la armazón XBRL, el concepto más importante es éste. Un artículo corresponde a un hecho —no necesariamente numérico— que está siendo informado en relación con un período de tiempo de un ente dado. XBRL define una sintaxis en la cual diferentes clases de hechos pueden ser representados y su contexto definido de tal modo que, los programas de aplicación puedan encontrarlo eficazmente y de forma fidedigna, extraerlo, e interpretar importantes temas en su contexto apropiado.

Tuples: es habitual que los hechos deben ser combinados para ser entendidos. Un tuple, como una fila en una tabla, es un agrupamiento de hechos. Por ejemplo, el nombre, la edad y la compensación de un director de una compañía deben ser agrupadas para ser correctamente entendidas.

Los grupos: un grupo es un conjunto de artículos relacionados que pueden aparecer en cualquier orden y que puede ser intercalado entre otro texto y otros elementos en cualquier documento XML.

Los elementos y taxonomía: una parte igualmente importante de la armazón XBRL es el concepto de un elemento y sus relaciones con otros elementos dentro de una taxonomía. En XBRL, la noción de un elemento de taxonomía corresponde exactamente a la noción de un elemento dentro de un esquema de XML.

Una taxonomía importante para los propósitos de la especificación actual es la taxonomía particular consistente en elementos que corresponden a conceptos definidos dentro de los principios de contabilidad generalmente aceptados del EUA (GAAP), cuando esos principios sean aplicados para las empresas comerciales e industriales. Por ejemplo, los conceptos de cuentas por cobrar, ingresos, reserva para cuentas dudosas, y las cuentas por cobrar netas son partes diferentes de esa taxonomía particular.

La sintaxis de las taxonomías

Aunque una sola taxonomía de XBRL existe, a partir de la publicación de esta especificación, habrá muchos. Cada taxonomía consta de una lista de definiciones de elementos nuevos junto con las relaciones entre estos elementos. La definición de una taxonomía está hecha utilizando el vocabulario XML XSchema, extendido con varios elementos que estarán descritos aquí. La sintaxis de las extensiones XBRL para XSchema está definida en un esquema metamodelo.

La semántica de las taxonomías

La extensibilidad de taxonomías es un rasgo crítico de XBRL. Las taxonomías deben ser extensibles para acomodar virtualmente cualquier requerimiento único de informes de entes de negocios al mantener alguna comparabilidad a través de entidades, o si no XBRL fallará. Estos requisitos de informes pueden ser externos (el foco primario de esta publicación) o internos (un cometido para el futuro cercano).

3.6. Las últimas novedades sobre la adopción del XBRL en la comunidad de los negocios

El comité XBRL publica las últimas novedades en su sitio web. De ellos es importante resaltar las siguientes:

— En la 4ª conferencia de XBRL realizada en Berlín, el CEO del Nasdaq de Europa Michael Sandersen destacó la importancia del XBRL para las compañías que cotizan en mercados de valores;

— En la misma conferencia Microsoft presentó un documento de discusión titulado “El camino hacia la mejor información de negocios”, donde explicó cómo Microsoft implementó el XBRL y cómo agregó valor y eficiencia a su información financiera y a su trabajo;

— También anunció que es la primer empresa tecnológica en publicar sus estados financieros en Internet usando XBRL. Este documento está disponible enhttp://www.microsoft.com/msft/

— Reuters hizo lo propio, y su documento está disponible enhttp://about.reuters.com/results/2002-q1/html/xbrl.asp

— El International Accounting Standards Committee Foundation (IASCF) ha publicado una revisión de la taxonomía del IASCP. Puede consultarse enhttp://www.xbrl.org/Taxonomy/taxonomy.htm

— El comité XBRL en Alemania ha publicado su taxonomía basada en los principios contables alemanes;

— El XBRL International Steering Committee ha aprobado el XBRL GL, conocido como la taxonomía diaria. Es adecuado para mostrar información que proviene de transacciones y reportes, incluidos diarios, estados financieros y balance general;

— Numerosos desarrolladores de software continúan realizando sus productos con la tecnología XBRL;

— En la 5ª Conferencia internacional de XBRL de junio 2002 en Toronto, Canadá, más de 80 organizaciones líderes del mundo, fueron representadas en la reunión para colaborar en la adopción del XBRL. Los anuncios realizados en la conferencia fueron:

a) La Bolsa de Valores de Toronto anunció que era miembro del comité XBRL de Canadá.

b) El XBRL de Japón mostró un programa piloto que automatiza la información sobre riesgo crediticio usando un desarrollo tecnológico basado en la web.

c) El AICPA presentó una exposición sobre cómo el XBRL juega un rol crítico para facilitar la llegada a los informes financieros.

d) Se presentó un esquema del XBRL GL y su potencial para interrelacionarse con otras iniciativas basadas en el XML.

e) Se remarcó que XBRL aumentó fuertemente la velocidad en la que los usuarios pueden obtener información. Un accionista puede requerir información desde su soft de análisis y en segundos el dato que desea será incorporado. Esto facilita el análisis de campo para todos los inversores actuales y potenciales.

— En la 6ª conferencia internacional de XBRL realizada en Japón en noviembre del 2002 se observó la continua adopción por parte del sector privado. El tema de la conferencia fue “Informes transparentes para los mercados financieros”:

Se anunció y demostró cómo las empresas y otras organizaciones pueden comprobar la eficiencia y efectividad de sus reportes en Internet;

Las jurisdicciones actuales oficiales son: Australia, Canadá, Alemania, Singapur, Japón, Holanda, Gran Bretaña, USA, IASB, Nueva Zelanda, Irlanda, España y Corea;

Otras jurisdicciones esperan formalizar su inclusión en el 2003: Bélgica, Dinamarca, Hong Kong, India, Irlanda, Sudáfrica y Taiwán;

El interés y las actividades relacionadas se ha incrementado en Argentina, Brasil, China, Francia, Italia, Malasia, Suiza y Venezuela.

— El 1º de marzo de 2003 se comunicó el resultado de la 3ª Competencia académica internacional sobre XBRL. Los ganadores para estudiantes en el área de desarrollos aplicativos fueron alumnos de la Universidad Nacional de Rosario (Argentina), con un proyecto denominado SAUM, que puede consultarse en http://www32.brinkster.com/xbrl2003/;

— El proyecto ganador y el software resultante se encuentra en dos versiones:

Una accesible vía Internet basada en componentes dinámicos (Microsoft Active Server Pages), puede consultarse en http://www.xbrl.org/newsandevents/announcedetails.asp?newsid=3

Otra versión instalable para PC desarrollada con Visual Basic 6.00 y MSXML4.00.

En el proyecto, se exponen estados contables de empresas de Brasil y Argentina, de 3 formas diferentes (de acuerdo a las IFRS —ex Nic—, las normas argentinas de contabilidad (NCP), y las Normas Brasileras de Contabilidad (NBC). Para ello fue necesario desarrollar una taxonomía local reducida de XBRL para Argen-tina y otra para Brasil. Ambas hechas con base en la taxonomía general de la IASC.

Se han mostrado interesados en trabajar con los autores de este proyecto ganador, la Federación de Colegios de Contadores de Venezuela para una propuesta Explanatory Disclosures and Accounting Policies dirigida a países con economías inflacionarias y también la XBRL Organization que tiene interés en realizar una traducción de la taxonomía general del IASC al español.

3.7. La función del contador público en la elaboración de los datos empresarios y los reportes, en este contexto

“Como un participante importante en la cadena del suministro de información financiera, la profesión contable respalda la adopción global de XBRL porque beneficia a todos los usuarios de información financiera(14).

XBRL soluciona dos problemas importantes para los usuarios y los preparadores de los estados financieros:

Provee la preparación eficiente de los mismos, y

Permite la extracción fidedigna de los datos financieros a través de todos los formatos tecnológicos, incluyendo la Internet.

Los costos de implementar XBRL serán mínimos para empresas de contadores y sus clientes, porque se realizará el software y los procedimientos operativos, permitiendo aumentar la flexibilidad para preparar y extraer información según los principios de contabilidad de diferentes jurisdicciones.

XBRL ofrece varias prestaciones fundamentales:

Independizarse de la tecnología.

La interoperabilidad total.

La preparación eficiente de los estados financieros, y

La extracción fidedigna de información financiera.

La información es introducida solo una vez, permitiendo que esa misma información sea usada en múltiples formas:

Un estado financiero impreso,

Un documento de HTML para el sitio web de la compañía,

Un archivo crudo XML, u

Otro formato especializado de reportes tales como los informes de crédito bancario.

Más del 80% de las empresas controladas por la SEC, realiza algún tipo de divulgación financiera en Internet. Los inversionistas y usuarios en general, necesitan informes financieros exactos y fidedignos, que puedan ser entregados rápidamente para ayudarles a elaborar sus informes para la toma de decisiones financieras.

XBRL pretende contribuir para satisfacer estas necesidades. Esto ayuda a mejorar la eficiencia de Internet como la fuente primaria de información financiera actual; permitiendo realizar búsquedas con el navegador de Internet, de mayor exactitud y pertinencia para todos los usuarios de la información financiera.

XBRL provee una manera eficiente y fidedigna de intercambio de información, sin provocar un cambio en las normas contables. Tampoco requiere que una empresa muestre cualquier información adicional de la que normalmente presenta en sus estados financieros.

Para poder ejemplificar las prestaciones que a la profesión contable podrá realizar el desarrollo de XBRL, nos parece adecuado citar un caso hipotético planteado en una página web dedicada a la enseñanza simple del XBRL(15).

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¿Por qué usaría un profesional contable o financiero XBRL?

En línea con lo descrito hasta ahora, algunos de los beneficios de usar XBRL, son:

Disminuye la posibilidad de manipulación de datos.

La manipulación de datos ocurre cuando las empresas necesitan reposicionar la salida de sus sistemas financieros para responder a las necesidades de usuarios diversos. Una forma mensual de impuestos estatales, es muy diferente en formato y contenido de un archivo trimestral para la SEC, aunque la información que se necesita para ambos documentos viene de la misma base de datos financiera. Con XBRL, la información será introducida una vez y la misma información puede ser “dada” como un estado financiero impreso, un documento de HTML para un sitio web, un archivo Edgar, un archivo crudo XML, o un formato especializado de informe para el banco.

Facilita la confección de informes financieros utilizando menos papel.

Antes del XBRL, la información financiera era extraída de bases de datos como un libro mayor general. La información extraída necesita ser trabajada varias veces dependiendo de las necesidades del usuario. Por ejemplo, una hoja de balance necesita ser individualmente procesada para archivos de la SEC, para su colocación en el informe anual, para su examen por auditores externos y para el análisis por la dirección. Cada proceso requiere un manejo adicional de la información para crear el reporte deseado.

Con XBRL, la información es codificada una vez y ya está lista para la extracción electrónica en informes para todos los usuarios de información. Con las herramientas correctas en el lugar, la salida deseada para todos los usos de la información de la hoja de balance puede ser transmitida electrónicamente, sin que sea necesario un informe impreso.

Está conforme con los métodos aceptados en industria.

XBRL está conforme con los métodos aceptados en industria. Es un lenguaje basado en una recomendación W3C. El W3C, o red mundial de comunicación es el cuerpo más autorizado en el mundo para establecer protocolos para Internet. El crecimiento en la aceptación de XML para su uso como un vehículo para el intercambio de datos está adecuadamente documentado. Además, el equipo de desarrollo de XBRL creó una especificación que se conforma con los US GAAP.

Puede acortar el tiempo requerido para realizar tareas diversas del área contable.

Los ahorros de tiempo de XBRL vendrán de varias áreas. Las preparaciones múltiples de informes tomarán menos tiempo. La información cifrada a XBRL fácilmente puede ser alimentada en diversos documentos para crear una salida hecha a la medida. El análisis interno de los datos financieros será más rápido, porque ya estarán en un formato listo para el análisis y no tendrán que ser reingresados. Los analistas financieros podrán extraer, analizar y procesar esta información con herramientas de software diseñadas específicamente con este propósito.

Los principales vendedores de soft incorporarán y están incorporando XBRL.

Los vendedores informáticos principales se han comprometido a presentar sus software con XBRL incorporado en sus paquetes financieros. Más de 25 vendedores informáticos son miembros del comité de XBRL desde julio del 2000.

Permite el intercambio de datos.

La intercambiabilidad de datos es facilitada por el uso de codificación compatible a XML. XBRL es completamente compatible con la recomendación XML 1.0 de W3C. Cuando un archivo cifrado a XBRL es creado, el documento no hace cualquier suposición acerca de cómo serán usados los datos por el cliente. En otras palabras, la información cifrada a XBRL podría ser mostrada en un navegador de Internet, podría enviarse a una base de datos, enviada a una impresora, usada para crear otro documento XML o aun puede oírse como un documento de sonido. El mismo documento puede ser usado por muchas aplicaciones diferentes usando la inteligencia de los datos para crear aplicaciones poderosas.

El análisis de la información financiera múltiple de la empresa mejora.

XBRL ayudará a crear una manera uniforme de acercamiento a la información contable de las empresas. Estableciendo categorías uniformes de datos, se facilita la comparación de informes en industrias y sectores. Los datos etiquetados pueden ser enviados directamente para herramientas de programación como Access o Excel para el análisis.

Las prestaciones descritas arribas pueden visualizarse gráficamente, mostrando el escenario de la información financiera sin XBRL, y el mismo escenario con el XBRL.

Sin XBRL

 

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Con XBRL

 

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3.8. El futuro de esta línea de trabajo

En un trabajo reciente(16), Neil Hannon escribía que están ocurriendo cosas muy importantes en la profesión financiera, y que es un buen momento para ser un profesional financiero.

Cuando el Comité XBRL se reunió en julio de 2000, tenía alrededor de 40 miembros. Después de que la primera taxonomía XBRL (el diccionario de datos para estados financieros) fue publicado en ese mes, otras 30 organizaciones se unieron al esfuerzo. En noviembre del 2000, más de 13 taxonomías únicas, están en avanzado desarrollo.

La primera taxonomía presentada fue la aplicable a empresas industriales y comerciales bajo principios contables estadounidenses. Si bien estas representan la mayoría de las empresas, no son todas.

Así, por ejemplo, una taxonomía en desarrollo se orienta a las necesidades adicionales de informes financieros en el sector de entes sin fines de lucro.

Afortunadamente, el desarrollo de todas las nuevas taxonomías XBRL no tienen que comenzar de la nada. Se puede reutilizar entre el 80% y 90% del código ya generado en la taxonomía que ya se ha presentado.

Los desarrolladores están también trabajando en informes financieros para departamentos federales y las agencias, lo cual tiene el enorme potencial de incluir al XBRL en todos los informes de negocios para el gobierno.

XBRL para los estados financieros bajo normas estadounidenses, servirá para las nuevas taxonomías en desarrollo: Alemania, Australia, Singapur, Canadá y el IASC.

Una vez desarrolladas estas taxonomías regionales, servirán de base para especializarse en distintos tipos de industrias, tal cual está ocurriendo en Estados Unidos de Norteamérica.

El XBRL tiene un potencial enorme para la auditoría de los estados financieros, incluyendo libros mayores generales y asientos de diario. Si las transacciones mismas fueron codificadas con XML e integradas como una sola pieza en XBRL, entonces la exactitud, la integridad y la oportunidad de la información mejorarían.

Empresas comerciales de software están presentando herramientas que apuntan a simplificar el proceso de creación de documentos bajo XBRL, incluso un verificador del documento y un generador de taxonomía. La combinación de estas herramientas permite que personas físicas o empresas pequeñas creen sus propios documentos bajo XBRL con facilidad.

Bibliografía

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(*) Este documento es parte del trabajo Interamericano presentado en la Conferencia Interamericana de Punta del Este (Uruguay) en octubre del 2001, en coautoría con el doctor Jorge Voss, con el título Un modelo integrado de información y la utilización del Datawarehouse y el XBRL, actualizado a marzo de 2003.

(1) En algunos países contador público autorizado (CPA)

(2) Drucker, Peter; La próxima revolución de la información. En: Drucker Esencial, Ed. Mercado, Buenos Aires, 1999.

(3) Inmon W. H y Hackathorn R. D. Using de datawarehouse. Ed. Wiley QED Publication, 1994.

(4) Extraído de Franco Jean Michel. El datawarehouse, el datamining. Barcelona: Ed. Gestion 2000, 1997. p. 24.

(5) Extraído de Franco Jean Michel. El datawarehouse, el datami-ning. Barcelona: Ed. Gestión 2000,1997, p. 28.

(6) Extraído de Franco Jean Michel. El datawarehouse, el datamining. Barcelona: Ed. Gestión 2000, 1997, p. 40.

(7) Tales como FreeEdgar.com y Edgarscan.com.

(8) AICPA: The American Institute of Certified Public Accountant.

(9) Copia de este prototipo puede consultarse en http://www.xfrml.org/aicpa.

(10) Los miembros del comité XBRL correspondiente a entidades profesionales del área contable son: Accounting and Trade Organizations: AICPA (US); Certified General Accountants Association of Canada; CICA (Canadá); CPA Australia; HKSA (Hong Kong); ICAA (Australia); IASC (International); ICAEW (U.K.); IMA (US); National Information Infrastructure Enterprise Promotion Association (CommerceNet Taiwan).

(11) Dada por la recomendación del W3C. World Wide Web Committee: www.w3c.org.

(12) Esta opinión corresponde a Robert Elliot, Jefe del AICPA.

(13) Navision Software anunció el 2-8-2000 que lanzaba el Navision Financial Software v.2.5 y que incluía la solución XBRL.

(14) Expresión realizada por Robert Elliot, Chairman del AICPA.

(15) Nos referimos a www.accountingeducation.com.

(16) Neil Hannon. Strategic finance noviembre del 2000; XBRL Update: Más de 13 taxonomías están siendo desarrolladas.