Excel y la información exógena

Revista Nº 174 Nov.-Dic. 2012

Alejandro Quiceno 

ExcelAudi.Com 

Son muchos los colegas cuyos clientes tienen software contable de todas las casas y generaciones: muchos colegas deben trabajar con software de los tiempos del DOS, o software que no exporta la información en forma de base de datos a Excel. Esto es una gran dificultad, que torna la actividad contable en un tema que verdaderamente se complica. Este artículo se permite hacer las siguientes recomendaciones al momento de abordar el trabajo de la información exógena:

1. Revise en su software contable su base de datos de terceros. Si observa el formato 1001 del 2012, de los 22 campos que lo conforman, 12 campos se refieren a la información de los terceros. Este trabajo es el más dispendioso y es el que más absorbe tiempo en la elaboración de la información exógena, dado que en las bases de datos de terceros con mucha frecuencia se encuentra información incompleta, incluso terceros creados doblemente, ya sea por número o por nombre. En cuanto depure sus bases de datos y las retroalimente básicamente con la información del RUT del tercero, tendrá información de primera mano y de excelente calidad. No deje esta tarea para el final, durante el año tiene tiempo suficiente para ir depurando poco a poco esta base de datos en el sistema.

2. Se recomienda que siempre que le sea posible, se acostumbre a trabajar la información contable —el listado auxiliar de transacciones por tercero— en una sola hoja de cálculo principal, a partir de la cual usted pueda explotar las bondades de las herramientas que Excel ofrece. Se estima que más del 95% de las empresas del país son pymes. Estas contabilidades en su gran mayoría se pueden descargar completamente a Excel y trabajarlas en una sola hoja de cálculo. Esto es posible gracias al incremento en potencia y capacidad que año tras año nos ofrecen los computadores. En efecto, el Excel desde su versión 2007 amplió su capacidad de 65.536 filas (renglones) a 1.048.576. Esto significó una variación y un tremendo incremento en capacidad equivalente al 1.500%. Si cada fila fuera un centímetro estaríamos hablando de una hoja de cálculo virtual tan grande como una distancia de 10.475 metros, o casi 10 kilómetros y medio. Muchas contabilidades, incluso de medianas empresas, caben divinamente en una sola hoja de cálculo y aún en estos casos a Excel le sobra espacio. Muchas contabilidades se descargan a archivo plano en lugar de imprimirse en papel y este archivo plano se puede abrir directamente en Excel.

3. En los casos en que no sea posible almacenar la información en una sola hoja de cálculo, Excel también dispone de una gran cantidad de hojas, de tal manera que pueda dividir el listado en periodos de tiempo, tales como dos semestres o cuatro trimestres por hoja.

4. Abra el archivo plano con Excel y haga una copia en una hoja de cálculo anexa del mismo libro Excel. Salvo que el archivo Excel quede muy pesado, es recomendable solo por tener la evidencia del listado en forma de archivo plano a mano en el mismo trabajo, sin embargo no es indispensable. El archivo plano del listado en Excel puede quedar en un libro diferente. Es necesario contar con el archivo original intacto como fuente de información primigenia, de tal manera que en caso de ser necesario, se validen y verifiquen los totales que se realizarán con Excel. De esta manera, estaremos dando cumplimiento a las normas y leyes, en especial el artículo 37 de la Ley 222 de 1995: “Cifras fielmente tomadas de los libros”. Dejar la copia del original intacta también es recomendable para poder ubicar en qué parte del listado auxiliar se halla una transacción que llame la atención, de tal manera que se verifique y compruebe en libros antes de emitir algún juicio.

5. En el archivo copiado —el listado auxiliar de transacciones por terceros— depure y organice la información de los encabezados, renglones intermedios y subtotales con las herramientas de Excel tales como filtros u ordenar datos, eliminar o reposicionar campos de información. Estos encabezados dificultan que Excel pueda realizar cálculos y usar las herramientas de análisis tales como subtotales y tablas dinámicas. En cuanto depure la base de información en una base de datos, el tamaño del archivo se reduce dramáticamente en tamaño y en filas. También verá cómo un listado exportado a archivo plano, al ser organizado en formato Excel, puede pasar de pesar 50 megas a tan solo 5, y reducir, de 700 mil filas a tan solo 200 mil. Esto es por el espacio que ocupa todo el formato y presentación de la información del listado en forma de archivo plano.

6. En una nueva hoja del mismo libro de trabajo y archivo, realice una homologación de las cuentas de la empresa de acuerdo a los reportes que la DIAN le pide. Esto es, hacer una tabla con la equivalencia de las cuentas con los códigos y conceptos que pide la resolución. En la hoja base de datos, en una nueva columna, que puede ubicar cerca del código y nombre de la cuenta, mediante una función de búsqueda y referencia tal como “=BuscarV()” o “=ConsultaV()”, lleve estos códigos a la base de datos contable. Este ejercicio también puede hacerlo con los códigos de la declaración de renta y con los renglones de las declaraciones de impuestos.

7. Los diferentes conceptos del formato 1001, tales como tipo de transacción “Pago o abono en cuenta deducible”; IVA y retenciones, pueden ser igualmente parametrizados en la base de datos mediante una nueva columna en la cual se indicará el tipo de dato de que se trata.

8. Hecho lo anterior, podrá usar la mejor herramienta que Excel nos ha dado: las tablas dinámicas. Por ejemplo, podrá crear un reporte que prácticamente le organiza el formato 1001 en segundos. Para este caso, en la tabla dinámica lleve el campo concepto a la zona de filas y el campo tipo de transacción a la zona de columnas, en el campo valores deberá ir el valor neto de la transacción, es decir, la suma neta de los débitos y los créditos. La tabla dinámica también le puede organizar la declaración de renta y revisar las declaraciones de retención de acuerdo a los renglones en segundos.

Bien trabajada, una base de datos contable que se ajuste a las mejores prácticas le entrega todo lo que necesita. Recuerde visitarme en ExcelAudi.com. Hasta pronto.