Funcionalidad y relevancia de los tipos de planillas de aportes PILA

Revista Nº 198 Nov. - Dic. 2016

Si bien las reglas legales relativas a la planilla integrada de liquidación de aportes —en adelante PILA— se dieron en torno al afán de su funcionamiento operativo, su estructura ha adquirido un nuevo sentido a partir de los procesos de fiscalización de los aportes de la protección social.

Felipe Torrado  

Asesor laboral

La creación de este sistema de declaración y pago responde, por un lado, a la integración de información de los distintos subsistemas en un solo formato electrónico, y por otro, a la necesidad de asegurar la consistencia de las bases presentadas por los declarantes de los aportes parafiscales, ya que la presentación litográfica independiente de los aportes, dio lugar a diversas prácticas elusivas.

En cuanto a las clases de planillas de liquidación de aportes, su importancia radica en que cada una tiene una funcionalidad específica, al incorporar los conceptos y valores necesarios para el procesamiento de las bases y los aportes propios de cada uno de los tipos de cotizantes para los que están habilitadas.

La asignación de diversos propósitos para las PILA se dio desde su primera reglamentación técnica (Res. 634/2007), la cual creó su estructura básica, en donde se indica la clase de planilla, la función, las novedades, la información general, los aportantes habilitados, los beneficiarios, las entidades administradoras, entre otros.

Han sido numerosas las resoluciones(1) que han modificado dicha norma, alineándola progresivamente a cada uno de los cambios que se han requerido en la práctica, como por ejemplo, los beneficios en aportes de la Ley 1429 del 2010, la regla especial del artículo 30 de la Ley 1393 en cuanto a la base de aportes, las exoneraciones de los artículos 25 y 31 de la Ley 1607 del 2012, los nuevos tipos de aportantes, etc.

Lo que hizo el Ministerio de Salud al determinar las clases de planillas fue clasificarlas sistemáticamente bajo una denominación alfabética donde cada tipo de planilla está representada por una letra, que a su vez evoca una palabra asociada al propósito de cada estructura.

De esta manera, las distintas clases de planillas se explican así:

Planilla tipo E. Constituye la planilla de liquidación ordinaria de aportes de las empresas, y por medio de ella se presentan los aportes inicialmente declarados para cada mes, contrastando con planillas que son igualmente para empleadores pero guardan propósitos de corrección, según se aclara más adelante.

Sobre esta estructura destacamos que una misma organización puede utilizar una o varias planillas para la liquidación de aportes mensuales, dividiéndolos por centros de costo, divisiones regionales, o cualquier otra clasificación que quiera dar la empresa.

El carácter práctico de esta posibilidad de fraccionamiento de aportes en varias planillas contrasta con una mayor complejidad para estos casos en la realización de correcciones, puesto que cada planilla requiere una de corrección, lo que igualmente incrementa el trabajo operativo en estos casos.

Planilla tipo A. Es una planilla adicional de liquidación de aportes que facilita la incorporación de empleados que han ingresado los últimos días del mes y han podido quedar por fuera de la liquidación ordinaria de aportes.

Planilla tipo M. Se utiliza para el pago de aportes a una o varias administradoras en periodos ya vencidos sobre aportes que no han sido pagados.

Planilla tipo N. Planilla de corrección. Sirve para el pago de ajustes a los aportes de periodos ya cancelados. Debe hacerse una planilla de corrección por cada planilla que se corrige, puede, potencialmente, llegar a ser incluso más dispendioso el montaje de estas planillas, que la realización de la declaración inicial.

Planilla tipo F. Su función es la de complementar el pago de aportes de una entidad beneficiaria del sistema general de participaciones(2).

Planilla tipo H. Se utiliza exclusivamente en el caso de los hogares comunitarios para el pago de los aportes de las madres comunitarias.

Planilla tipo I. Su finalidad es el pago de los aportes de los independientes.

Planilla tipo J. Para pagar aportes que se derivan de una condena judicial, con frecuencia se utiliza para el pago de decisiones administrativas, aun cuando en estricto sentido su utilidad no sea esa.

Planilla tipo K. Su objetivo está en la realización de los aportes al sistema de riesgos laborales sobre aquellas personas que realizan prácticas profesionales que involucren riesgos ocupacionales, y que sean prerrequisito para la obtención de un título.

Planilla tipo S. tiene como propósito el pago de aportes de la protección social de los trabajadores que prestan sus servicios para independientes, es decir, sus propios empleados tales como servicio doméstico o en general empleados vincu­lados con el independiente laboralmente.

Planilla tipo T: Está destinada al pago de los aportes sobre empleados beneficiarios del sistema general de participación.

Planilla tipo U: Está diseñada para la liquidación y pago de aportes por parte de la UGPP, para pago por terceros que se han negado a proceder con dichos pagos.

Planilla tipo Y. Se utiliza para la liquidación de aportes de personas vinculadas por contrato de prestación de servicios o para el caso de los independientes agremiados o asociados.

Planilla tipo X. Se usa para el pago de aportes en empresas liquidadas.

Aun cuando hay muchos aspectos que se destacan en la práctica de la liquidación y pago de los aportes, vale la pena mencionar que si bien las reglas en materia tributaria(3) permiten correcciones de declaraciones cuando no generen diferencia numérica, como los errores en cédulas, NIT, periodo de los aportes, entre otros, en aportes a la protección social no está permitida la corrección y es necesario un dispendioso trámite de solicitud de aportes y una nueva presentación y pago de aportes.

Otras controversias en materia de fiscalización de aportes se suscitan por el conocimiento o selección incorrecta de la clase de planilla, como cuando una empresa reajusta o corrige una liquidación final y en lugar de tomarse una planilla de corrección (N) se toma una planilla ordinaria (E) y se vuelve a registrar un reingreso que no es real, con el fin de ahorrar intereses de mora, o cuando se aplica una planilla de pago de condenas judiciales para una corrección en instancia administrativa y la UGPP desconoce el pago realizado.

Lo anterior pone en evidencia que, tanto con un criterio práctico como con uno jurídico, es conveniente tener claro el concepto de las planillas de liquidación de aportes y su funcionalidad, las cuales han sido poco difundidas en especial en lo que corresponde a personas naturales, sin perjuicio eso sí, del apoyo técnico que brindan los operadores de información de la PILA.

1. El artículo 15 de la Ley 797 facultó al Gobierno Nacional para reglamentar lo pertinente al sistema que permita el pago integrado de los aportes de la protección social; a partir del Decreto 3667 del 2004 —artículo 2º— el Ministerio de Salud es el encargado de señalar el diseño y contenido del formulario único o integrado.

2. El sistema general de participaciones está integrado por los recursos que la Nación transfiere a las entidades territoriales, para la financiación de los servicios de salud, educación, entre otros, cuya competencia se les asigna en la Ley 715 del 2001.

3. La Ley 963 del 2005 dispone en su artículo 43 la posibilidad de realizar correcciones en materia tributaria que no generen diferencia numérica sin sanción. La jurisprudencia de la Corte Constitucional y el Decreto 3033 del 2013 han reconocido el carácter tributario de los aportes de la protección social al definirlos como una parafiscalidad.