Información tributaria exógena para la DIAN, año gravable 2006

Revista Nº 138 Nov.-Dic. 2006

Andrés Hernández Jiménez 

El pasado 26 de octubre del 2006, la DIAN expidió las resoluciones 12800 a la 12808, reglamentarias de los artículos 623, 623-1, 623-2 (sic), 624, 625, 627, 628, 629, 629-1, 631, 631-1 del estatuto tributario y del artículo 58 de la Ley 863 del 2003, en las cuales se definen las personas, las entidades públicas o privadas, los agentes retenedores, los contribuyentes y no contribuyentes obligados a informar por el período gravable 2006. Así mismo, se dieron a conocer los formatos, los conceptos, los valores mínimos a informar, las especificaciones técnicas, los plazos para cumplir con esta obligación y las sanciones para quien no informe o no suministre la información dentro del plazo establecido o para quienes entreguen informes cuyo contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado.

La DIAN, para ejercer el control y determinación de los impuestos nacionales, no puede quedarse solo con el resumen fiscal o declaraciones tributarias que presentan los declarantes, y por esto se estableció que los contribuyentes y no contribuyentes deben presentar la información exógena (datos de terceros externos a la entidad), en medios magnéticos y a partir del año gravable 2005 por vía electrónica.

A partir del año gravable 2005, la información tributaria exógena experimenta un cambio fundamental en la parte técnica, ajustado al Modelo Único de Ingresos, Servicios y Control Automatizado –—Muisca—, porque los sujetos pasivos de la obligación de informar deben transmitir o presentar la información en formatos de datos en archivos XML destinados a viajar por Internet, cumpliendo con las especificaciones técnicas reglamentadas en los esquemas XSD propuestos, utilizando el mecanismo con la firma digital.

Un archivo XML es un conjunto de registros magnéticos en un estándar específico. Se basa en documentos de texto plano en los que se utilizan etiquetas para delimitar los elementos de un documento.

Un esquema XSD es la descripción de la estructura de la información contenida en un archivo XML y de sus reglas, por ejemplo la longitud y tipo del campo, y la obligatoriedad de sus datos.

Con la puesta en marcha del Muisca como una innovadora forma sistematizada para administrar los impuestos nacionales, la información exógena toma una gran importancia para el componente de fiscalización y liquidación, porque mediante los cruces de información se podrán establecer omisos declarantes (obligados que no declaran), inexactos (obligados que declaran pero que no lo hacen de acuerdo con la ley tributaria), la declaración sombra, que se obtiene del cruce de la información de terceros (información exógena) contra la información propia de la DIAN, como son, entre otros, el registro único tributario, las declaraciones tributarias, las autorizaciones de facturación (información endógena) y el extracto fiscal, que es el detalle de todas las transacciones económicas hechas por un contribuyente e informadas por terceros, durante un determinado período gravable.

Es importante saber que a partir del año gravable 2005, los terceros informados tienen un proceso inicial de validación de sus datos que es netamente técnico, para lo cual la DIAN les facilita a los obligados a informar un software prevalidador tributario que contiene las especificaciones técnicas reglamentadas, garantizando así la consistencia en cuanto a formatos y encabezados. Al presentar y colocar los archivos prevalidados y formados de la información tributaria exógena en el portal de Internet de la DIAN, se cumple con la obligación de informar y el sistema retorna un acuso de recibo. Allí la información queda en trámite de validación respecto a las bases de datos internas de la DIAN que están contenidas en el registro único tributario. En este proceso de validación pueden aparecer errores de contenido como por ejemplo que el número de identificación tributaria NIT no le corresponda al tercero informado, o que el tercero informado sea una persona natural, que según las especificaciones técnicas reglamentadas debe informarse con apellidos y nombres, pero el obligado a informar lo reportó como razón social. En estos y otros casos el obligado a informar debe reemplazar su información inicial errónea, así: por el menú de consulta, el sistema muestra en un registro de auditoría la descripción y ubicación exacta del ítem errado, que deberá ser corregido total o parcialmente quedando el archivo corregido en estado terminado.

Se debe recordar y tener en cuenta para la información exógena tributaria a presentar durante el año calendario 2007 y que debe corresponder al año gravable 2006 (menos para las entidades públicas o privadas que informan mensualmente los convenios y los terceros de los mismos), que uno de los errores frecuentes al solicitar y colocar los archivos en la presentación por envío a la página virtual de la DIAN fue la inconsistencia del número consecutivo de envío que va en el encabezado o cabecera del archivo XML.

El siguiente caso ayuda a aclarar la situación: una empresa está obligada a presentar varios formatos por el mismo año gravable y que corresponde a diferentes obligaciones según el estatuto tributario, ¿cómo debe manejar sus consecutivos de envíos?

Respuesta: el número consecutivo de envío por empresa que va en el encabezado o cabecera del archivo XML es por año de presentación de los diferentes formatos. Por ejemplo, si el consecutivo al presentar los formatos del artículo 631 del estatuto tributario quedó en 11, porque presentó 11 formatos o archivos y si esta misma empresa está obligada a presentar información como grupo económico y/o empresarial del artículo 631-1 de la citada normativa, el siguiente formato tendrá en el encabezado o cabecera el número consecutivo 12 y así sucesivamente.

La mayoría de los obligados a informar para el año gravable 2006 (excepto los agentes de retención que deban entregar a la DIAN la información relacionada exclusivamente con el formato 1002) deben utilizar para presentar su información el mecanismo digital de la DIAN de certificación y firma digital.

Este mecanismo de firma con certificado digital se asigna a la persona natural para que cumpla sus propias obligaciones o aquellas que deba cumplir a nombre propio y/o de terceros a quienes represente o para los cuales actúe. La persona a quien se le asigna el mecanismo es el suscriptor de este.

Al respecto, se debe precisar que algunas empresas obligadas a informar por el año gravable 2005 en el año calendario 2006 no han presentado la información porque al hacer la transmisión de sus formatos por el módulo de presentación por envío de archivos, la información la colocaron a nombre propio y no a nombre de la organización o empresa. Esto quiere decir, que todos los datos de los terceros informados quedaron cargados al representante legal y no a la persona jurídica a quien este representa legalmente.