Ministerio de Salud y Protección Social

CIRCULAR EXTERNA CONJUNTA 25 DE 2014

(Mayo 2)

Asunto: Automatización del registro de defunciones por causa externa entre los sistemas Sirdec (INMLCF) y RUAF-ND (MSPS).

(Nota: Véase Circular Conjunta 20 de 2017 del Ministerio de Salud y Protección Social)

En la actualidad, la certificación médica de defunciones por causa externa o violenta es realizada por los médicos forenses, médicos en servicio social obligatorio y algunos médicos oficiales que por ley asumen este tipo de funciones, de acuerdo con los conceptos, procedimientos, manuales y formatos establecidos en los decretos 786 de 1990, y 1171 de 1997 (art. 6º) y la Resolución 1346 de 1997 (art. 2º). Dicha certificación se realiza en los formularios en papel dispuestos por el DANE, que luego son enviados a las direcciones territoriales de salud para su revisión y crítica, y posteriormente hacia el DANE para su captura, procesamiento y difusión; proceso que tarda alrededor de 18 meses.

Buscando la reducción en los tiempos de gestión de las estadísticas vitales, desde la certificación de los hechos vitales hasta la publicación de los datos oficiales por el DANE, se ha implementado el registro automatizado de los certificados a través del módulo de nacimientos y defunciones del registro único de afiliados - RUAF-ND, alcanzando una cobertura del 72% de las defunciones que ocurren en el país, que son registradas en tiempo real por las instituciones prestadoras de servicios de salud. Es así como, con el propósito de optimizar la herramienta informática, el Ministerio de Salud y Protección Social y el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses han definido los mecanismos de interoperabilidad entre el sistema de información red de desaparecidos y cadáveres (Sirdec), y el módulo de nacimientos y defunciones del RUAF, para la migración automática de los datos de las defunciones certificadas por Medicina Legal.

Esta operación, que se inicia a partir de la fecha de expedición de la presente circular, debe atender las siguientes instrucciones para la puesta en marcha del proceso:

• Todas las unidades básicas del Instituto de Medicina Legal deberán reforzar la inducción a sus médicos forenses, médicos en servicio social obligatorio y médicos oficiales que asumen este tipo de funciones en relación con el diligenciamiento de los datos con la calidad y oportunidad que se requieren para la certificación de la defunción a través del Sirdec.

• El Instituto de Medicina Legal deberá asignar los usuarios para acceder al Sirdec a los médicos forenses, médicos oficiales y médicos del servicio social obligatorio, y garantizarán la desactivación de los mismos cuando estos ya no presten servicios a la institución.

• Los médicos del INMLCF, médicos oficiales y médicos en servicio social obligatorio, en cumplimiento de las funciones médico legales, deberán diligenciar los datos del certificado de defunción en el Sirdec, tomando como punto de partida el número de certificado impreso en el certificado antecedente dispuesto por el DANE y de allí la información migrará automáticamente al aplicativo RUAF-ND. Lo anterior no cambia el diligenciamiento del formato en papel del documento antecedente que se debe entregar a los familiares del fallecido para efectos de los trámites de inhumación y registro civil.

• Las direcciones territoriales de salud y el comité de estadísticas vitales son responsables de supervisar la calidad y oportunidad de los datos mediante la crítica rutinaria desde el aplicativo RUAF-ND y la gestión del ajuste de los mismos así como de la gestión de cobertura de los hechos vitales certificados por INMLCF.

• Las instituciones prestadoras de servicios de salud deberán proveer los recursos tecnológicos requeridos para que los médicos certificadores de hechos vitales y los médicos en servicio social obligatorio cumplan con el correcto diligenciamiento de los certificados de nacimientos y defunciones en el módulo RUAF-ND.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 2 de mayo de 2014.

N. del D.: La presente circular va dirigida a unidades básicas de medicina legal, secretarios departamentales, distritales y municipales de salud, directores o gerentes de instituciones prestadoras de servicios de salud, comités departamentales y municipales de estadísticas vitales, médicos forenses, médicos en servicio social obligatorio y otro personal de salud autorizado para certificar defunciones.

(Nota: Véase Circular Conjunta 20 de 2017 del Ministerio de Salud y Protección Social)