INSTRUCTIVO 14 DE 2002 

(Junio 27)

Ref.: Procedimiento para la entrega de la información financiera, económica y social, de los bienes, derechos y obligaciones de los entes públicos, por parte de los representantes legales salientes a los nombrados, de que trata la Carta Circular 35 de 2002.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 52 de 2003 de la Contaduría General de la Nación)

Con el fin de suministrar un procedimiento básico e ilustrar acerca de los aspectos a tener en cuenta en el empalme, entre los servidores públicos que asumen la administración de la entidad y quienes entregan su cargo, se expide el presente instructivo referente a los documentos que deben entregarse y las verificaciones básicas que hay que efectuar.

1. Entrega de información y documentos

1.1. Estados financieros con corte al 30 de junio y movimiento contable del mes de julio

Deben prepararse, con corte a 30 de junio, los estados contables y formatos determinados por la Contaduría General de la Nación, CGN, como son:

• Balance general

• Estado de actividad financiera, económica y social

• Estado de cambios en el patrimonio.

• CGN-96-001, 002 y 003

• Informe de gestión relativo al cumplimiento de la Ley 716 de 2001, sobre saneamiento de la información contable.

Para este corte es necesario incluir la información financiera, económica y social de todas las dependencias que hacen parte de la administración central y la de las entidades que consolidan con ella, para lo cual es necesario que la administración central fije los plazos de presentación de la información sujeta a agregación y/o consolidación, para cumplir con lo dispuesto en la Carta Circular 35 de 2002.

De igual forma, el funcionario encargado del seguimiento y control de los registros de las cuentas de planeación y presupuesto, deberá suministrar los saldos actualizados con los respectivos informes de ejecución presupuestal de ingresos y gastos, de manera que se puedan verificar con los registros efectuados en las cuentas de la clase cero.

El movimiento contable del mes de julio corresponde a todas las operaciones originadas en las diferentes áreas que integran el sistema financiero-contable de la entidad: tesorería, almacén, planeación y presupuesto, entre otras. Estas operaciones deben reflejarse en los libros auxiliares y contar con los soportes contables y/o documentos fuente.

1.2. Libros de contabilidad principales y auxiliares, comprobantes y documentos soporte

1.2.1. Libros y documentos que deben suministrarse

Los libros de contabilidad deben entregarse actualizados con fecha de corte a 30 de junio de 2002 y comprenderán la totalidad de los registros de las operaciones.

Cuando el empalme entre los servidores que hacen dejación del cargo público y quienes lo suceden, se realice en fecha diferente a la establecida se entenderá que la fecha de corte para la entrega de información y documentos es el último día del penúltimo mes, tomando como referencia la fecha de posesión, y el movimiento contable corresponderá al del último mes.

1.2.1.1. Libros principales (*)

a) Libro diario. Contiene los débitos y créditos de las cuentas, el registro detallado en orden cronológico de las operaciones realizadas, basados en los comprobantes de contabilidad;

b) Libro mayor. En él deben estar registrados los saldos y los movimientos débitos y créditos de cada una de las cuentas del mes correspondiente.

1.2.1.2. Libros auxiliares. En ellos se encuentran los registros contables necesarios para el control de operaciones, con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos soporte.

1.2.1.3. Documentos soporte. Comprende todos los documentos escritos o relaciones que respaldan los registros contables de las operaciones del ente público, de origen interno y externo, tales como comprobantes de contabilidad, notas de contabilidad, facturas, etc.

1.2.1.4. Medios magnéticos. Para el caso de las operaciones que registre la entidad a través del procesamiento electrónico de datos, deben entregarse los medios magnéticos que la respaldan, dejando copias de seguridad, así como las respectivas claves de acceso.

1.3. Archivo documental

Para evitar pérdidas de información deben observarse adecuadas medidas de seguridad y custodia con la documentación que reposa en los archivos de la entidad. Adicionalmente se debe comprobar la existencia de archivos ordenados cronológicamente con los siguientes documentos:

• Notas a los estados contables, copias de los informes de control interno, dictámenes de revisor fiscal y auditorías, debidamente soportados y firmados.

• Copias de los informes financieros económicos y sociales, que haya elaborado la entidad para la Contaduría General de la Nación, CGN, los organismos de control y otras entidades.

• Los requerimientos y correspondencia enviada por la CGN y por los diferentes organismos de control, así como las respuestas emitidas por la entidad.

1.4. Verificación de los recursos; propiedades, planta y equipo; inversiones; obligaciones y operaciones de crédito público

Los libros auxiliares deberán permitir la verificación a nivel de detalle, de los saldos en caja, bancos y corporaciones, cuentas por cobrar y bienes muebles e inmuebles que posea la entidad. La información relativa a las cuentas bancarias deberá estar soportada y debidamente conciliada con los extractos bancarios. En relación con los inmuebles deben entregarse los archivos de los títulos de propiedad o documentos que soporten el proceso de legalización.

En cuanto a las inversiones, es necesario hacer la entrega física de los títulos o en caso contrario de los respectivos certificados de depósito en custodia.

Igualmente, se deberá presentar la información de los recursos entregados y/o recibidos en administración o fiducia, así como la relativa a los fondos cuenta y fondos especiales manejados por la entidad.

También es necesario que se puedan identificar claramente los acreedores y los proveedores con quienes se tengan saldos por cancelar y con respecto a las operaciones de crédito público, es necesario entregar copia de los contratos, tablas de amortización y estado actual de estas obligaciones.

1.5. Cálculo actuarial de pensiones y obligaciones laborales

Se debe presentar un informe sobre la situación de los pasivos pensionales en el cual indique si existe cálculo actuarial vigente, o si se está realizando el estudio, o no se conoce el estado de esta obligación, e indicar las razones o inconvenientes que han impedido su cálculo. Igualmente el informe debe mencionar si existen pasivos laborales representativos.

1.6. Estructura del área financiera

Se deben indicar las gestiones adelantadas con relación a la reestructuración del área financiera e implantación de sistemas integrados de información, relacionando las etapas ejecutadas y las que se encuentren pendientes, así como la documentación respectiva, ejemplo: Manual de funciones, manuales de procedimientos y manual de usuarios del sistema, entre otros. Igualmente debe indicar si la entidad se ha acogido a acuerdos de reestructuración, saneamiento fiscal, planes de desempeño y demás.

1.7. Información financiera e informe de control interno con corte a 31 de diciembre de 2001, primer cuatrimestre de 2002

Se reitera que la responsabilidad de firmar la información financiera, que las entidades deben remitir a la Contaduría General de la Nación, corresponde a quien se encuentre ejerciendo las funciones de representación legal, no obstante que la información reportada se refiera a un período en el cual el firmante no era el titular del cargo.

El jefe de la unidad de control interno deberá realizar el informe con corte a 31 de diciembre, conforme a lo dispuesto en la Resolución 196 de 2001. Copia de este informe deberá ser entregado al nuevo representante legal.

1.8. Informe a la CGN sobre el empalme contable

En el informe de control interno con corte a 31 de diciembre de 2002, se debe informar si se dio estricta aplicación a la Carta Circular 35 del 26 de junio de 2002 y al presente Instructivo.

2. Acta de entrega

El acta establecida en la Carta Circular 35 del 26 de junio de 2002, deberá ser suscrita por los mandatarios entrante y saliente, así como por los responsables de cada una de las áreas que intervengan en este proceso. En ella se debe relacionar el estado de todos los aspectos descritos en el presente Instructivo.

3. Vigencia

El presente instructivo rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y será aplicado por las entidades del nivel territorial en sus sectores central y descentralizado, así como por las corporaciones públicas.

N. del D.: La presente circular va dirigida a representantes legales de las entidades del nivel nacional, en sus sectores central y descentralizado y demás servidores públicos que hacen dejación de un cargo público, como consecuencia de cambios en la administración.

Dado en Bogotá, D.C., a 27 de junio de 2002.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 52 de 2003 de la Contaduría General de la Nación)

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