INSTRUCCIÓN 15 DE 2004 

(Junio 4)

Asunto: Bases de datos y archivos del registro inmobiliario.

Uno de los objetivos corporativos de la superintendencia es garantizar la administración del registro público de la propiedad en forma segura y confiable. Los archivos del registro, sin importar el medio en el cual se conserven (papel, medio óptico, magnético, electrónico o similar) se crearon para cumplir unas funciones determinadas, y su administración está sujeta a procedimientos que como tales son de orden público.

Las tecnologías de la información permiten que, hoy en día, sea posible almacenar en unos cuantos discos una base de datos con información completa sobre la propiedad inmueble de los colombianos. Estoy trabajando para que el intercambio de información por medios electrónicos sea una realidad, y permita verificar inconsistencias, detectar falsedades y cumplir la obligación que tiene la superintendencia de proteger la propiedad inmueble. Para cumplir con este objetivo, la entidad se encuentra desarrollando un proyecto de fortalecimiento institucional y modernización tecnológica para conformar un sistema integrado de información sobre la propiedad inmobiliaria, cuya utilidad se extenderá al usuario común del servicio registral y a aquellos sectores del Estado que necesiten información puntual para cumplir con la misión que les ha sido encomendada.

Comprenderá usted que en la oficina que le ha sido confiada por el Estado reposa información de gran importancia para la seguridad jurídica, y estoy seguro de que sabrá estar a la altura de dicha responsabilidad.

Le recuerdo lo anterior, pues con frecuencia llegan a las oficinas de registro y a esta superintendencia, solicitudes de entidades públicas o privadas en las cuales piden que se les suministre las bases de datos del registro inmobiliario.

Para atender dichas solicitudes, debe usted tener en cuenta su responsabilidad sobre el uso adecuado de dichas bases de datos.

Es de gran importancia, para el tema que nos ocupa, distinguir entre la solicitud de información concreta sobre un bien o bienes determinados, la cual está permitida por la ley y debidamente reglamentada, y las solicitudes que versen sobre la totalidad de la información contenida en las bases de datos, o las que demanden una copia en medio magnético, óptico o similar de toda la base de datos del registro inmobiliario.

Las solicitudes que realizan las entidades del Estado, en cumplimiento de sus funciones, se deben atender siempre y cuando se refieran a una información concreta y determinada. La legislación actual no autoriza a ninguna entidad a solicitar la totalidad de la información contenida en las bases de datos del registro inmobiliario, esto sin mencionar que tecnológicamente no se cuenta en el momento con la infraestructura informática y de seguridad para hacerlo.

La publicidad registral y el derecho a la intimidad es un tema que, por sus importantes implicaciones en las libertades públicas, debe ser sujeto a un estudio en profundidad por parte de los registradores. Con el fin de sentar las bases para dicho estudio, procederé a comentar las conclusiones que sobre el tema publicó el Centro Internacional de Derecho Registral, con motivo del décimo tercer congreso internacional de derecho registral, que se celebrara en Punta del Este en 2001:

“1. El registro de la propiedad es la institución encargada de inscribir y dar publicidad al dominio, derechos reales y demás situaciones jurídicas sobre bienes inmuebles. En principio, por lo tanto no debe haber colisión entre la publicidad registral y el derecho a la intimidad, a pesar de la importancia que este derecho tiene en todos los ordenamientos jurídicos.

Esto es así, siempre que la publicidad registral sirva al cumplimiento de sus propias finalidades”.

La función registral, como lo considera la Corte Constitucional (1) “garantiza condiciones de seguridad en el tráfico económico y en la circulación de la riqueza inmobiliaria, facilita el perfeccionamiento de todo tipo de negocios jurídicos y asegura las condiciones que evitan la clandestinidad y el fraude negocial”.

Entendemos que cualquier otro uso que se realice de los datos contenidos en el registro, estaría en contra de la finalidad de la función registral.

“2. El registrador de la propiedad como profesional encargado de dar la publicidad debe tener el control de su expedición”.

Este control de la publicidad, ya está contemplado en la normatividad colombiana, y existen sanciones para los particulares que usurpen esta función, ya sea expidiendo certificados falsos o suplantando, de alguna manera, las funciones que el Estado le ha confiado a usted. Si una entidad privada o pública tuviera acceso sin restricciones a toda la información contenida en el registro inmobiliario, se perdería dicho control en la expedición de certificados.

“3. En aquellos casos en los que en el registro existan datos cuya divulgación pudiera lesionar el derecho de la intimidad, el registrador tendrá en cuenta la legislación respectiva sobre protección de datos de cada ordenamiento jurídico, dentro del tratamiento profesional de la publicidad”.

El derecho a la intimidad y al habeas data está normado por el artículo 15 de la Constitución Política, que consagra el derecho de toda persona a su intimidad, a su buen nombre, y a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. El mismo artículo establece que en la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

Hasta hoy, no se ha expedido una ley orgánica de protección de datos personales, a pesar de las repetidas exhortaciones de la Corte Constitucional en tal sentido. Sin embargo, existen leyes que desarrollan el mandato constitucional, como la Ley 79 de 1993 (sobre censos de población y vivienda) que en su artículo 5º establece que los datos suministrados al Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE, en el desarrollo de los censos y encuestas, no podrán darse a conocer al público ni a las entidades u organismos oficiales, ni a las autoridades públicas, sino únicamente en resúmenes numéricos, que no hagan posible deducir de ellos información alguna de carácter individual que pudiera utilizarse para fines comerciales, de tributación fiscal, de investigación judicial o cualquier otro diferente del propiamente estadístico.

Sobre el registro inmobiliario y el derecho a la intimidad, la Corte recomienda tener en cuenta el principio de la utilidad, sobre el cual realiza algunas consideraciones en la Sentencia C-185 de 2003:

“Según el principio de utilidad, el acopio, el procesamiento y la divulgación de los datos personales debe cumplir una función específica, que implica la satisfacción de un interés legítimo determinado por la importancia y utilidad de la información. Igualmente y de manera correlativa, resulta constitucionalmente inadmisible el acopio, procesamiento y divulgación de datos personales que, al carecer de función, no obedezca a una utilidad clara o determinable o que no esté protegida por el ordenamiento jurídico.

En este sentido, el principio de utilidad cumple la función de restringir la posibilidad de mantener información personal sin una función jurídicamente amparable, ya que de lo contrario se estarían favoreciendo conductas lesivas del derecho a la autodeterminación informativa ante el riesgo de excesos en el ejercicio del derecho a informar”.

“4. Al ser el registro de propiedad la institución pública que garantiza la fiabilidad e integridad de los datos contenidos en él a los fines jurídicos legalmente establecidos, y el registrador el principal responsable de su custodia y tratamiento, hay que evitar el acceso directo a su base de datos, y controlar las posibles peticiones de información en masa, impidiendo así el surgimiento de “registros” paralelos, y la manipulación de dichos datos para fines distintos de los derivados de su función esencial”.

Esta recomendación concuerda con el principio de finalidad en el tratamiento de datos personales, según el cual, los datos deben ser recogidos con fines determinados y legítimos. La sistematización del registro público que se adelanta actualmente tiene por propósito fortalecer la seguridad jurídica y facilitar los trámites al ciudadano, y en ningún caso podrá ser utilizada para fines diferentes.

Según el principio de libertad, los datos personales solo pueden ser registrados y divulgados con el consentimiento libre, previo y expreso del titular. El servicio público de registro cumple con este principio en la recolección de datos (son los ciudadanos los que acuden a las oficinas a solicitar el registro de los datos) y, en consecuencia, la venta de información contenida en las bases de datos del registro será perseguida y sancionada con las herramientas legales existentes o por venir. Existe un canal para solicitar los certificados que expide el registrador, y el dinero que se recauda tiene una destinación específica, por lo que no es necesario insistir en este punto, de todos conocido.

“5. Una de las razones que justifica la preocupación por la defensa del derecho a la intimidad como derecho personal está en la posibilidad que, para el tratamiento de la información, proporcionan las nuevas tecnologías. El registro de la propiedad debe utilizar estas en el ámbito del cumplimiento de sus fines, es decir, en cuanto instrumento para dar el servicio para el que fue creado y con plena aplicación de las garantías legales en la solicitud y dación de información, lo cual será a su vez garantía de la preservación del derecho a la intimidad”.

Para terminar, reitero la posición de la superintendencia sobre el uso de las nuevas tecnologías: se trata de herramientas valiosas, y su adecuada utilización permite fortalecer la seguridad jurídica, acelerar el crecimiento económico y ofrecer a los ciudadanos una mejor calidad de vida. Pero su uso de forma irresponsable, o en perjuicio de los derechos de los demás, es una práctica censurable y sancionable. Los archivos del registro, en cualquier medio en el que estén contenidos, implican la obligación de administrarlos garantizando el derecho al libre acceso a la información y al habeas data. No es una labor de poca monta, y por ello el Estado se la ha encomendado a usted.

En consecuencia, debe usted saber que toda solicitud que reciba de cualquier autoridad relativa a la “entrega de base de datos” debe remitirla a la oficina asesora jurídica de esta superintendencia, la cual determinará la viabilidad de satisfacer dicha petición, de acuerdo con las exigencias legales para cada caso en particular, y coordinará con la oficina de informática lo pertinente al aspecto tecnológico.

Espero sus comentarios sobre el particular, que de seguro serán de gran utilidad.

N. del D.: Esta instrucción va dirigida a registradores de instrumentos públicos.

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