Superintendencia de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN 3 DE 2018

(Febrero 7)

Tema: Notas, constancias y advertencias consignadas en las escrituras públicas.

En cumplimiento de las funciones asignadas a la Superintendencia de Notariado y Registro, en el marco de lo dispuesto en el Decreto 2723 de 2014, y con la finalidad de ejercer la inspección, vigilancia y control sobre el servicio público notarial, corresponde a este despacho actuar frente a situaciones que comprometan la adecuada prestación del servicio y que puedan contribuir a prácticas abusivas.

En atención a lo anterior y teniendo en cuenta que la superintendencia ha tenido conocimiento de excesos en la incorporación de notas, advertencias y constancias en la extensión de las escrituras públicas, resulta necesario señalar pautas sobre el particular, a fin de racionalizar la extensión o transcripción de dichas notas.

En primer lugar, y sin perjuicio de la potestad contenida en el artículo 6º del Decreto-Ley 960 de 1970, por la cual el notario en el ejercicio del control de legalidad que le compete, debe advertir sobre las irregularidades sin negar la autorización del instrumento y en caso de insistencia de los interesados, incorporar la constancia de lo ocurrido, es imprescindible al aplicar dicha normativa, articular la misma dentro del marco de los principios que orientan la función pública tales como eficiencia, eficacia, moralidad y economía.

En este sentido, y con la finalidad de aplicar aquellos principios que deben regir la prestación de los servicios en la administración pública, resulta imperioso desestimar la práctica de algunos despachos notariales, y por la cual una vez recibidas las declaraciones de los otorgantes en las hojas que integran la escritura, se transcriben notas con una extensión de texto exagerado e innecesario que, en muchos casos ocupan entre 3 y 5 hojas y donde el espacio de las firmas ocupa media página.

La anterior directriz se imparte bajo el entendido que la situación descrita conlleva a que el número de hojas de escrituras sea excesivo, generando un costo injustificado al usuario, lo cual obliga a esta superintendencia a controlarlo como presupuesto de una correcta prestación del servicio.

Así las cosas, las firmas y antefirmas de los otorgantes, dentro de un juicio de ponderación, no podrán ocupar más de 6 renglones, ni incorporar constancias o advertencias que superen de manera desproporcionada la extensión de la declaración. La expedición de los anexos de las escrituras deberán ser fotocopiados o impresos por ambas caras y no hacer anotaciones de “hojas en blanco”.

N. del D.: Esta circular va dirigida a notarios del país.