Superintendencia de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN 5 DE 2016

(Mayo 25)

TEMA: Registro de Escrituras Públicas que han omitido el reparto notarial e información oportuna a la Superintendencia delegada para el notariado.

Señores (as) Registradores (as) de Instrumentos Públicos:

En ejercicio de las facultades conferidas en el numeral 19 del artículo 13 del Decreto 2723 de 2014, y con el fin de que exista claridad en el procedimiento a seguir cuando se presentan escrituras públicas que debieron surtir el trámite de reparto notarial y este fue omitido, me permito manifestarles:

Como es sabido, el artículo 15 de la Ley 29 de 1973 consagró la figura de reparto notarial en los siguientes términos: “Los actos de la Nación, los Departamentos, Intendencias. Comisarías y Municipios y, en general, de todos sus organismos administrativos, institutos, empresas industriales y comerciales y sociedades de economía mixta, que deban celebrarse por medio de escritura pública, cuando en el círculo de que se trate haya más de una Notaría, se repartirán equitativamente entre las que existan. La Superintendencia de Notariado y Registro reglamentará el procedimiento del reparto, de modo que la Administración no establezca privilegios en favor de ningún Notario. (…)”.

Igualmente la Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único en su artículo 62 ordinal 2° dispuso: “Es deber de los Notarios, someter a reparto las minutas de las escrituras públicas correspondientes a los actos en los cuales intervengan todos los organismos administrativos del sector central y del sector descentralizado territorial y por servicios para los efectos contemplados en el literal c) del artículo 38 de la Ley 489 de 1998, cuando en el círculo de que se trate exista más de una notaría”,

Lo anterior, con el fin de mantener la igualdad ente los notarios y garantizando que todas las notarías presten sus servicios en igualdad de condiciones.

En la actualidad el procedimiento de reparto notarial, está reglamentado a través de las siguientes disposiciones:

Resolución 10137 del 23 de noviembre de 2011, por la cual se establece un procedimiento para el trámite del reparto notarial.

Resolución 10395 del 15 de diciembre de 2011, por la cual se modificó la Resolución 10137, del 23 de noviembre de 2011, específicamente los artículos 2° y 4° de la mencionada resolución.

Resolución 9698 del 1° de septiembre de 2015, por la cual se establece un procedimiento especial para el trámite de reparto notarial en los actos notariales en que intervenga el Fondo Nacional del Ahorro.

Resolución 10391 del 16 de septiembre de 2015, por medio de la cual se modificó el artículo 2° de la Resolución 10137 de 2011 y se derogó el artículo 1° de la Resolución 10935 del 15 de diciembre de 2011.

Resolución 13503 del 2 de diciembre de 2015, por medio de la cual se modificó el artículo 3° de la Resolución 10391 de 2015.

El artículo 18 la Resolución 10137 de noviembre 23 de 2011, establece los deberes del Registrador de Instrumentos Públicos y de los funcionarios calificadores de las oficinas de registro en los siguientes términos: “Corresponde al Registrador de Instrumentos Públicos y a los funcionarios calificadores de estas oficinas, verificar que los documentos contentivos de los actos obligados al reparto hayan sido sometidos al mismo.

Cuando se advierta que tal diligencia se pretermitió, se informará al Registrador, quien comunicará lo pertinente a la Superintendencia Delegada para el Notariado”. (Negrilla fuera de texto).

Como puede observarse, los funcionarios calificadores están obligados a verificar que los actos escriturarios señalados por la ley, en los que sea necesario el reparto, hayan sido sometidos a dicho trámite, por conducto del Registrador comunicarán las irregularidades observadas a la Superintendencia Delegada para el Notariado.

Así las cosas, la omisión del reparto no genera nulidad formal del acto o contrato autorizado por el notario por lo cual no puede ser objeto de devolución por parte de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

El incumplimiento de lo regulado en la Ley 29 de 1973 y en la Resolución 10137 de 2011 (modificada por las Resoluciones números 10935 de 2011, 10391 de 2015 y 13503 de 2015) constituye falta disciplinaria grave del Notario; por esa misma razón, el artículo 18 de la Resolución 10137 de 2011 establece, como obligación en cabeza del Registrador y del funcionario calificador, comunicar oportunamente a la Superintendencia Delegada para el Notariado la omisión del reparto en las escrituras públicas que debían cumplir con dicho procedimiento.

N. del D.: la presente instrucción va dirigida a registradores de instrumentos públicos del país y Funcionarios Calificadores.