INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 01-12 DE 2001 

(Junio 8)

Temas: a) Horario de atención al público.

(Nota: Adicionada en lo pertinente por la Instrucción Administrativa 12 de 2007 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

b) Horarios extendidos

c) Horario de consultas al archivo

d) Turnos los sábados

e) Localización de las notarías.

f) Avisos.

g) 1. Prestación del servicio fuera del despacho notarial

2. Cuantía no determina la disponibilidad del notario

3. Registro del estado civil, un derecho fundamental

h) Libros de la notaría:

i) Conservación de copias de actas.

a) Horario de atención: de conformidad con el Decreto-Ley 960 de 1970, artículo 158, los notarios tendrán las horas de despacho al público que sean necesarias para el buen servicio y que señale la vigilancia notarial.

En desarrollo de esta disposición, esta superintendencia considera que la jornada de atención al público que debe cumplirse en todas las notarías del país será de 44 horas semanales distribuidas de la siguiente manera;

1. Jornada normal.

Lunes a viernes

de 7:00 a. m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m.

2. Jornada continua.

Lunes a jueves de 7:00 a.m. a 4:00 p.m. y viernes de 7:00 a.m. a 3:00 p.m.

Las 44 horas se fijan siguiendo los lineamientos de funcionamiento y atención al público dispuestos para los establecimientos públicos del orden nacional, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 160 del estatuto notarial.

Este horario de atención al público no impide que el notario establezca para sus trabajadores la jornada de trabajo de conformidad con la norma laboral del Código Sustantivo del Trabajo.

Del cumplimiento de este horario se exceptúan aquellas notarías a las cuales, por resolución de la Superintendencia de Notariado y Registro se les haya autorizado un horario diferente.

Las notarías que por estar sometidas al sistema de turnos no laboran los sábados, deberán compensar dicho tiempo en el transcurso de la semana, anterior al sábado que no están de turno, para completar, de esta manera, la jornada de atención al público semanal que aquí se señala.

El horario debe ser fijado en caracteres grandes, a la vista del público y debe cumplirse con igual intensidad en la prestación del servicio de registro civil;

b) Horarios extendidos: mediante la directiva presidencial de 1996, el Gobierno Nacional ha solicitado a las entidades públicas establecer los programas y procedimientos necesarios para dar cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 2º del Decreto 2150 de 1995, relativo a la prestación del servicio en horarios extendidos.

Si bien, los notarios no forman parte del rol de la rama ejecutiva, sin embargo, en consideración a que las necesidades de carácter jurídico o del orden social generalmente se amparan en el testimonio de verdad y certeza que le imprime la fe pública derivada de los poderes del estado y ejercido por quienes este último ha delegado con suficiente autoridad, esto es, los notarios, esta superintendencia comedidamente solicita de ustedes involucrar su participación y buena voluntad para el desarrollo de los objetivos propuestos en las disposiciones en comento.

Comoquiera que el mandato legal está encaminado a aquellas diligencias que conllevan un trámite de ejecución inmediata, estima este despacho que la prestación del servicio puede concretarse en:

— Autenticación de firmas y documentos

— Reconocimiento de contenido y firma(s) en documentos privados respecto de los cuales emanen obligaciones.

— Entrega de copias de escrituras públicas y de registros civiles.

— Recepción y expedición inmediata de copias de registros civiles, en aquellas notarías donde se tiene implementado este servicio.

— Recepción y autorización de declaraciones extrajuicio.

Obviamente corresponderá al titular de cada despacho, establecer los mecanismos de control necesarios para contar con los recursos: humano - técnico y presupuestal, y así satisfacer dichas necesidades.

El horario extendido para la prestación del servicio, deberá fijarse por cada despacho notarial en particular de acuerdo a los requerimientos, parámetros y políticas fijados por cada una de esas dependencias, el que no podrá ser superior a tres (3) horas diarias, frente al ordinario que en su oportunidad aprobó esta entidad para cada caso en particular, ni exceder de las ocho de la noche (20:00 p.m. horas). No debe mediar solicitud de ustedes ni autorización previa de esta entidad para acogerse voluntariamente al horario propuesto, en virtud de lo establecido por el propio artículo 2º del Decreto 2150 de 1995; pero, de manera particular, por lo que dispone el artículo 160 del Decreto-Ley 960 de 1970, que permite el ejercicio de la función notarial “en horas extraordinarias o en días festivos” a título voluntario.

No puede escapar a este despacho y a la sociedad misma, advertir que la trascendencia e importancia de la función encomendada a ustedes justifica con creces una cobertura de estas características la cual, desde luego, redundaría en una mejor atención del servicio en procura de los objetivos de fe pública, cuales son los de imprimir testimonio de verdad y certeza a necesidades de carácter jurídico o del orden social.

Ello, se reitera, teniendo en cuenta que es de su cargo el implementar los recursos, humano, técnico y presupuestal que la medida comporta, incluidos aquellos que implican cumplimiento de obligaciones salariales y prestacionales.

Debo, igualmente, advertirles a título recordatorio que los turnos establecidos para los sábados por esta entidad, continúan vigentes.

c) Consultas al protocolo - horario: mediante Auto 2 de enero 7 de 1993, proferido en desarrollo de la acción de tutela 6, instaurada ante el Juzgado Sesenta y Dos Penal Municipal, se solicita a esta superintendencia emitir pronunciamiento fijando un mínimo de horas para consulta del libro de protocolo en las notarías.

En virtud de lo dispuesto por el inciso segundo, artículo 86, de nuestra Constitución Nacional, el fallo de tutela es de inmediato cumplimiento.

Por lo expuesto señala este despacho, como término mínimo para consultar los archivos públicos en todas las notarías del país, cinco horas diarias.

d) Turnos: también, precisa este despacho recordarles sobre el riguroso cumplimiento de los turnos para la prestación del servicio los días sábados conforme a las resoluciones proferidas por esta superintendencia para cada región.

e) Localización de las notarías: en virtud de lo dispuesto por los artículos 157 y 159 del estatuto notarial, los notarios están obligados a residir en la cabecera de su círculo notarial, de la cual no podrán ausentarse sino por diligencia en ejercicio de sus funciones o con licencia de la autoridad respectiva.

Así mismo, corresponde a la Superintendencia de Notariado y Registro, determinar la localización de las notarías de los círculos de primera y segunda categoría, a fin de que la prestación del servicio se surta dentro de óptimas condiciones de ubicación, prestación y comodidad, teniendo en cuenta la extensión y características de cada ciudad.

Las oficinas de las notarías estarán ubicadas en sitios de fácil acceso al público y tendrán las mejores condiciones de presentación y comodidad para los usuarios del servicio y de seguridad para el archivo de la misma. Con el objeto de evitar perjuicios resultantes de infructuosas transacciones, les solicito que previamente a toda negociación de carácter inmobiliario, se comunique a esta superintendencia, la ubicación y características del inmueble que se pretende destinar a la nueva sede, a fin de establecer si el cambio es procedente y si cumple con las condiciones óptimas para la correcta prestación del servicio, y de esta forma impartir la debida aprobación.

Agradezco el acatamiento de las normas citadas, ya que su inobservancia compromete disciplinariamente al infractor, conforme lo dispone el artículo 198 del Decreto-Ley 960 de 1970.

Esta instrucción deja sin efecto la Circular 31 del 11 de junio de 1981.

f. Avisos: además del aviso que identifica la oficina como notaría, en su interior se deben fijar en lugar visible al público y en caracteres grandes, los de gratuidad en el registro civil, el texto de los decretos sobre tarifas notariales, el de reparto y el de las notarías de turno cuando en el círculo haya más de una notaría, el horario de atención al público y el de consultas al archivo; cuando este último servicio se preste dentro del mismo horario de atención al público, así deberá rezar el aviso.

g) 1. Prestación del servicio fuera del despacho notarial.

2. Cuantía no determina la disponibilidad del notario.

3. Registro del estado civil: un derecho fundamental.

Antes de proceder al desarrollo de los temas mencionados, considero conveniente citar el artículo 5º del estatuto notarial, en virtud del cual el notario no podrá negarse a prestar su servicio sino en los casos expresamente previstos en la ley.

1) Comoquiera que está superintendencia ha tenido conocimiento de la frecuente negativa, por parte de algunos notarios, de trasladarse a residencias, cárceles, hospitales, asilos y demás sitios a donde por imposibilidad del usuario se requiere su presencia para la prestación del servicio, estimo pertinente recordarles que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 160 del Decreto-Ley 960 de 1970 y en la Instrucción Administrativa 4 de 1987, los notarios se encuentran en la obligación de cumplir su función fuera del despacho notarial, aún en días y horas no hábiles, cuando la urgencia de la circunstancia y la imposibilidad para el usuario, así lo precisen; constituyendo la omisión injustificada de tal deber, una conducta que acarrea sanción disciplinaria.

2) De otra parte, numerosas notarías del país han adoptado como práctica usual frente al registro del estado civil, la previa distribución de fichas entre los usuarios, medida que en principio parecería conveniente para la ordenada atención al público; sin embargo, en algunas notarías tal sistema ha venido degenerando en un malsano mecanismo que limita durante el trascurso de la jornada laboral, la prestación del servicio, ya que se reparte un reducido número de fichas, que agotado, da por terminado durante el correspondiente día, el registro del estado civil.

Esta práctica constituye una clara e injustificada negativa en el cumplimiento de la función notarial, con el agravante de que impide el ejercicio de derechos reconocidos por la jurisprudencia como parte esencial del libre desarrollo de la personalidad, de trascendental consagración constitucional. Reitero, el registro del estado civil debe prestarse durante toda la jornada laboral. Los exhorto por tanto, a abstenerse de persistir en tal conducta.

3) Finalmente, debo hacer referencia a una situación que si bien incipiente, se está propagando en los diferentes despachos notariales y causa graves perjuicios a los usuarios, desvirtuando la naturaleza de servicio público que asiste a la función notarial. En efecto, algunas notarías sin fundamento legal alguno, han adoptado cuantías que condicionan la prestación del servicio notarial, de tal forma que todo acto con valor inferior al establecido, implica la negativa del notario; tal conducta reviste gravedad y trascendencia extremas no solo en el orden disciplinario, sino incluso, desde el punto de vista de la responsabilidad extracontractual del funcionario.

El estatuto notarial no contempla en parte alguna límite o excepción de naturaleza cuantitativa para el ejercicio de la función, consagrando por el contrario, un sistema rogado, en virtud del cual es el usuario, el que elige libremente el despacho al que desea acudir, y corresponde al notario la pronta y oportuna prestación del servicio, sin que pueda aducir como sustento de una eventual negativa, causal diferente a las expresamente establecidas en la ley.

h) Los libros que legalmente deben llevar los notarios, estarán debidamente organizados para su rápida consulta y diligenciados de manera pulcra, sin tachaduras ni enmendaduras evidentes, además deben llevar notas de apertura y cierre al finalizar el respectivo libro. De igual modo, cuando el libro sea conformado por hojas individuales deberá ordenarse su empaste en material resistente o duro, indicando en su carátula o en el lomo del mismo, el tema que contiene, el número de escrituras y/o folios si es del caso.

i) Es deber del notario conservar copia de todas las actas que elabore en el ejercicio de sus funciones, incluyendo las declaraciones extra proceso, asignándoles una numeración consecutiva con vigencia anual. Al final de las actas anotará el valor de los derechos notariales percibidos y del IVA. Con las copias irá formando libros separados o individuales de acuerdo con la naturaleza de la actuación autorizada los que clausurará al final de cada año.

Esta instrucción deroga las números 18 de 1992, 25/92, 6/93, 14/93, 24/95 y circulares 019/96, 29/96 10/86, 03/87, 06/93 y 31/93, además, aquellas que le sean contrarias y/o las que traten sobre los mismos temas.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a los notarios del país.

(Nota: Adicionada en lo pertinente por la Instrucción Administrativa 12 de 2007 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

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