INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 01-35 DE 2001 

(Junio 8)

Exigencias y medidas de prevención que ha de observar el notario en la prestación del servicio público notarial

En aras de contribuir a la eficiencia y adecuada prestación del servicio público que le ha encomendado el Estado, me permito recordar y recomendar a usted la necesidad de tomar medidas de control, prevención y seguridad; y, exigir los requisitos que dentro del ámbito legal le corresponde observar a usted, todo lo cual redunda en beneficio de la notaría y del usuario en general. Así tenemos:

a) Para prevenir en cuanto sea posible que personas inescrupulosas lesionen la majestad, dignidad y eficacia del servicio notarial asaltando la buena fe del notario con suplantaciones de identidad personal y adulteración de documentos, se hace necesario, en aquellos casos en que lo juzguen conveniente, que en el otorgamiento de escrituras públicas, se protocolice fotocopia del documento de identificación de cada compareciente y se imprima a cada uno la huella dactilar del índice derecho o de aquella que corresponda a falta de éste, indicando siempre de qué huella trata, diligencia que se efectuará en la última hoja d la escritura matriz; la medida relacionada con la impresión de huellas dactilares se recomienda hacerla extensiva en las diligencias de autenticación de documentos, de firmas, reconocimiento de contenido y firma, reconocimiento de firmas y en las diligencias de presentación personal, entre otras.

Es importante desde luego que la impresión de la huella dactilar sea nítida, puesto que la falta de diligencia al tomarla no representa beneficio alguno en el evento de requerirse dentro de una investigación.

b) Al ejercer el control de legalidad de los actos que autoriza, es importante que en su función de asesoría hacia los otorgantes, les advierta las irregularidades que observe en las declaraciones presentadas por ellos y la imprecisión y la falta de claridad en las estipulaciones; además, debe velar porque el instrumento y el acto o contrato en él contenido reúna los requisitos de forma y de fondo; exigir antes del otorgamiento los documentos fiscales y demás que señale la ley, dejando expresa constancia en el texto del instrumento los casos en que no obstante advertir usted a las partes sobre la existencia de irregularidades, éstas insitan en obtener el servicio solicitado, pudiendo negarse a prestarlo sólo en los expresamente señalados en la ley (D.L. 960/1970, arts. 5º, 6º, 21 y 71; D. 2148/1983, art. 2º).

c) Le recuerdo que si bien el artículo 34 del Decreto-Ley 960 de 1970 permite que el precio de los bienes o derechos materia del negocio jurídico se exprese en moneda nacional o extranjera, cuando se dé este último evento es indispensable establecer su equivalencia en moneda colombiana, de lo cual se dejará constancia en el texto de la escritura pública;

d) Siempre que se actúe por representación es necesario expresar de qué clase de representación se trata y el notario exigirá para protocolizar con el instrumento los documentos que le acrediten;

e) Teniendo en cuenta que la finalidad de la diligencia de autenticación de copias es dar certeza a los interesados acerca de la plena coincidencia de ésta con el original, aspecto importante en materia probatoria, solicitamos a ustedes que tanto el sello como la firma se impongan sobre el texto del documento a autenticar, a fin de lograr total claridad, impedir la posibilidad de cambiar en el documento autenticado el sentido del original y la comisión de hechos punibles al aprovechar la confusión creada.

Les recuerdo igualmente la necesidad de plasmar en las diferentes diligencias de legalización de documentos, tanto la firma como la antefirma del notario actuante.

f) En relación con aquellos documentos que tienen que ver con la salida de menores del país, específicamente en cuanto corresponde a la legalización notarial de los mismos mediante diligencias de reconocimiento de contenido y firma o de presentación personal sugiero que el notario debe atenderlas personalmente en su despacho, a efecto de dialogar con las personas que comparecen con la finalidad antes citada, a quienes es aconsejable interrogar previamente e imprimirles la huella dactilar respectiva, dejando constancia a qué dedo corresponde. De ser posible se sugiere igualmente dejar fotocopia de los documentos de identidad de tales personas;

g) Referente a la autenticación prevista por el artículo 73 del Decreto-Ley 960 de 1970, y particularmente a una de las formas que contempla, debe advertirse que de manera general se constituye en supuesto fundamental para el ejercicio de la función, el que el registro de la firma se haya surtido ante el correspondiente notario que vaya a otorgar el testimonio de que se trate, es decir, el cambio de notario es causa de actualización del registro, circunstancia que, además debe darse cada año.

No obstante que son ustedes los obligados a comunicar al usuario del servicio sobre la necesidad de actualizar el registro de la firma, se entiende el registro de la firma, se entiende que éste es rogado como corresponde en términos generales a la prestación del servicio notarial. Entonces, en pro de la eficacia que caracteriza el servicio, se debe proceder a conferir un tiempo prudencial para que el interesado acuda a formalizar la actualización; a su vencimiento, se entiende que el ejercicio de la función derivado del registro de firma, no es posible, sin que esta actitud pueda dar lugar a denegación del servicio.

Desde luego que las medidas de control y prevención a las suplantaciones y falsedades le corresponde implementarlas a cada notario en particular, medidas que en todo caso se recomienda hacerlas extensivas a todo tipo de actuaciones y documentos que autoricen con su firma.

El presente instructivo deroga las instrucciones administrativas números 15 de 1991, 1 de 1995, 2 de 1995, 31 de 1995, 4 de 1996 y 28 de 1996.

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