INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 02-07 DE 2002 

(Mayo 6)

Tema: Lavado de activos.

(Nota: Derogada por la Instrucción Administrativa 8 de 2007 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

(Nota: Derogada por la Instrucción Administrativa 7 de 2007 artículo 3º de la Superintendencia de Notariado y Registro)

Previa coordinación con la unidad de información y análisis financiero, UIAF, y de conformidad con el artículo 2º del Decreto 1957 de 2001, se dicta el siguiente instructivo, el cual deroga la Instrucción Administrativa 02-01 del 14 de enero de 2002.

Con el objeto de evitar que actos sujetos al trámite notarial sean aprovechados indebidamente por las organizaciones delincuenciales dedicadas al lavado de activos y en aras a prevenir, controlar y reprimir este flagelo, todos los notarios de Colombia deberán prestar su decidida colaboración con las autoridades competentes, razón por la cual deberán cumplir con las siguientes obligaciones:

1. Reporte automático de transacciones.

Reportar a la unidad de información y análisis financiero, en medio magnético o escrito, dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, todas aquellas operaciones que superen los 800 salarios mínimos legales mensuales vigentes, se exceptúan aquellas operaciones que hayan sido financiadas o en las que intervengan entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria; a menos que el valor no financiado exceda los 800 salarios mínimos legales mensuales vigentes. Este reporte se realizará en el formato de reporte automático de transacciones que se anexa al presente documento.

2. Reporte de operaciones sospechosas.

Reportar inmediatamente a la unidad de información y análisis financiero, UIAF, utilizando el software “Ros stand alone” suministrado por la UIAF o el formato de “reporte de operaciones sospechosas”, todo negocio o acto jurídico que sea valorado como sospechoso, entendiéndose por tal, aquél sobre cuya cuantía o elementos no guardan relación con la actividad económica de los clientes, o por su número, por las cantidades transadas o por sus particularidades, exceden los parámetros de normalidad establecidos para determinado rango de mercado o sobre la que existen serias dudas o indicios de su origen o indicios de su vinculación con actividades ilícitas.

3. Formato de información complementaria para operaciones notariales.

Como quiera que, según el Decreto 960 de 1970, no es obligatorio exigir a los usuarios su dirección y número telefónico, fax, correo electrónico, el notario entregará para el diligenciamiento discrecional de los comparecientes el formato que, para tales efectos, ha elaborado la unidad de información y análisis financiero, UIAF, del Ministerio de Hacienda. De igual forma se procederá con las personas que registren la firma en la notaría.

La información deberá mantenerse organizada en cada notaría por orden alfabético, empezando por el primer apellido o por el número de identificación, de tal manera que permita atender los requerimientos de la autoridad respectiva y pueda ser utilizada eficientemente para la detección de actividades sospechosas. Lo anterior no puede ser dado a conocer a los comparecientes. Además, tiene el carácter de reservada, tanto para la notaría como para la unidad de información y análisis financiero, salvo que sea requerida por la Fiscalía General de la Nación.

La Superintendencia de Notariado y Registro distribuirá la cartilla elaborada por la UIAF en la que se determinarán parámetros para identificar las operaciones sospechosas, la cual también estará disponible para su consulta en la página WEB de la unidad www.uiaf.gov.co.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a notarios del país.

Reporte automático de transacciones

Para diligenciar el reporte correctamente consulte el instructivo respectivo

1. Ciudad

2. Fecha AAA MM DD

3. Nombre y número de la notaría

4. Categoría

5. Código de la notaría

6. Valor de la transacción $

7. Moneda

8. Escritura

9. Fecha AAMMDD

10. Personas que intervienen en la transacción

Nombre

11. Calidad

12. Dirección

13. Teléfono

14. CC Ž Nit Ž C.E. Ž T.I. Ž Pas Ž Nº

15. Actividad

16. Clase de trámite: aŽ Compraventa bŽ Hipoteca c Permuta dŽ Fiducia eŽ Leasing fŽ Prenda gŽ Poder general hŽ OtroŽ Cuál?Ž

Instrucciones de diligenciamiento

1. Indique nombre de la ciudad donde se encuentra ubicada la notaría.

2. Indique la fecha de reporte.

3. Indique el nombre y número de la notaría donde se realizó la operación.

4. Indique la categoría de la notaría según la clasificación de la Superintendencia de Notariado y Registro.

5. Indique el código de la notaría según la clasificación asignada por la Superintendencia de Notariado y Registro.

6. Indique el valor de la transacción.

7. Indique la moneda en que se realizó la transacción.

8. Indique el número de la escritura objeto del reporte.

9. Escriba la fecha de la escritura objeto del reporte.

10. Relacione las personas que intervienen en la operación, en caso de ser más de una se debe diligenciar un formulario por cada una.

11. Indique la calidad en que actúa cada una de las personas que intervienen en la transacción.

12, 13, 14 y 15 Indique la dirección, teléfono y actividad económica de las personas que intervienen en la transacción.

16. Indique el tipo de trámite objeto del reporte.

NOTA: Si necesita enviar información adicional sobre la operación puede hacerlo en hojas adicionales o mediante el formato de ROS.

Reporte de operaciones sospechosas

Para diligenciar el reporte correctamente consulte el instructivo respectivo.

1. Número del reporte Ž

2. Fecha AAAMMDD

3. Clase de reporte: a Ž Reporte inicial b Ž Corrección a reporte anterior c Ž Adición a reporte anterior.

4. En caso de corrección o adición al reporte número: Ž

SecciónInformación de la institución que reporta
5. Nombre y número de la notaría6. Categoría7. Código de la notaría
   

Sección IIInformación de la(s) persona(s) implicada(s) en la operación sospechosa
8. Nombre completo o razón social9. Número de identificación: CC TI CE Pas NIT
   
10. Dirección domicilio11. Departamento12. Municipio
   
13. Teléfono(s)Número(s) de fax14. Cámara de Comercio
   
15. Dirección trabajo16. Departamento17. Municipio
   
18. Teléfono(s)Número(s) de fax 
   
19. Actividad económica20. CIIU 
   
21. Calidad en la que actúa el reportado
a Ž Comprador
b Ž vendedor
c Ž Socio
d Ž Propietario
e Ž Accionista
f Ž Arrendatario
Ž Otro cuál?

Sección III Información de la operación sospechosa

22. valor total de la operación sospechosa ($):

23. Tipo de operación: Operación local Ž Operación nacional Ž

24. Fecha de la operación sospechosa: AAAMMDD

Acerca del producto involucrado:

25. Indique con una X si la operación sospechosa se realizó a través de uno o algunos de los siguientes productos o servicios notariales:

1. Compraventa.

2. Hipoteca.

3. Permuta.

4. Fiducia.

5. Leasing.

6. Prenda.

7. Anticresis.

8. Usufructo.

9. Donaciones.

10. Poder general.

11. Reforma estatutaria.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20

21.

Si es otro producto detállelo:

NúmeroFecha

Sección IV Descripción de la operación sospechosa 

27. La descripción de la operación sospechosa constituye un aspecto de vital importancia en el diligenciamiento del reporte, ya que incide directamente en la forma como se entiendan los hechos asociados a dicha operación. Por esta razón, se recomienda seguir los siguientes lineamientos que le permitirán a la institución reportante realizar una adecuada descripción de los hechos, para así contribuir al buen desarrollo de análisis posteriores de la operación sospechosa.

1. Realice una descripción de los hechos, de manera organizada, clara y completa, indicando (donde aplique) la forma en que se relacionan personas, productos financieros, transacciones, instituciones financieras y demás agentes de la operación sospechosa.

2. Haga una breve descripción de los bienes objeto del reporte indicando ubicación, propietarios, valor o cualquier otro dato que considere importante dentro del reporte.

3. Tenga en cuenta en la medida de lo posible un ordenamiento cronológico de los eventos, si esto ayuda al entendimiento de los mismos.

4. Mencione las características de la operación por las cuales se considera como sospechosa.

5. Mencione cualquier irregularidad que se haya detectado con las personas o transacciones implicadas en la operación sospechosa.

6. Si la institución recibió alguna declaración, explicación, justificación u otro, que los implicados hayan dado y que se relacionen con la operación sospechosa, menciónela e indique la forma en que se hizo (escrita o verbalmente, a partir de un requerimiento formal de la institución, otros).

7. Mencione si la operación sospechosa se relaciona con algún reporte realizado anteriormente por la institución o con otras operaciones.

8. No omita ningún dato conocido de la operación y mencione cualquier hecho adicional que pueda contribuir al análisis de la misma.

28. Se ha notificado a otra autoridad? NO, SI, Cuál?

El presente reporte atiende a las normas legales establecidas referentes a la prevención, detección y lucha contra el lavado de activos en Colombia, a saber: Ley 526 del 12 de agosto de 1999. Decreto 1967 de 2001, artículos 1º y 2º.

El reporte no constituye denuncia penal y es absolutamente reservado conforme a la ley. Quien lo realice se encuentra exonerado de cualquier responsabilidad según la ley.

Instrucciones de diligenciamiento del reporte para notarías

¿Cuándo hacer un reporte?

El reporte de operaciones sospechosas debe ser elaborado por todas la notarías del país de toda operación en la cual se tengan dudas sobre el origen lícito de los recursos puede considerarse como sospechosa de actividades de lavado de activos.

Instrucciones generales

1. Diligencie el formato de reporte de operaciones sospechosas en su totalidad. Si alguna de las celdas no aplica coloque una línea.

2. Los documentos de soporte que se hayan utilizado para detectar la operación sospechosa no los envíe, estos serán solicitados por parte de la unidad en caso de ser necesario.

3. Guarde una copia del reporte de la operación sospechosa.

4. Si se necesita más espacio para diligenciar el formulario en alguno de los campos, continúe haciéndolo en una fotocopia de la página respectiva (por ejemplo, si esto ocurre en la parte de la descripción de la operación sospechosa o en el anexo de los productos notariales, etc.).

5. Envíe el reporte de la operación sospechosa a la unidad de información y análisis financiero, UIAF, por correo certificado o correo electrónico. En lo posible utilice correo electrónico o medio magnético.

Instrucciones específicas

Respecto a la información del reporte

Numeral 1: Indique el número del reporte según la asignación que lleve internamente la notaría a este respecto.

Numeral 2: Indique la fecha del reporte en el orden: año, mes, día.

Numeral 3: Seleccione la opción correspondiente según sea el tipo de reporte.

Numeral 4: En caso de que sea una corrección o una adición, indique el número del reporte con respecto al cual se hace.

Respecto a la información de la institución

Numerales 5º al 7º: Indique la información correspondiente para cada celda con respecto a la notaría que está reportando la operación sospechosa. Esta información debe ser coincidente con la de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Respecto a la información de la(s) persona(s) implicada(s) en la operación sospechosa

Numeral 8: Indique el nombre completo o la razón social de las personas implicadas en la operación sospechosa, según sea persona natural o jurídica respectivamente.

Si hay más de una persona relacionada con la operación, utilice el anexo que se encuentra adjunto al formato.

Numeral 9: Marque con una X la casilla correspondiente del tipo de documento de identificación de las personas implicadas en la operación, e indique el número de dicho documento (CC= Cédula de ciudadanía, TI= Tarjeta de identidad, CE= Cédula de extranjería, Pas= Pasaporte, NIT= Número de identificación tributario).

Numerales 10 a 18: Indique la información correspondiente para cada celda con respecto a las personas implicadas en la operación sospechosa.

Numeral 19: Indique la información correspondiente a la actividad económica de las personas implicadas en la operación sospechosa.

Numeral 20: El CIIU corresponde al código industrial internacional unificado. Si el CIIU no aplica en la actividad económica, coloque una línea.

Numeral 21: Indique la calidad en la que actúa cada una de las personas reportadas según el tipo de trámite notarial al que haga referencia el reporte.

Respecto a la información de la operación sospechosa

Numeral 22: Indique el monto total de la operación sospechosa en conjunto.

Numeral 23: Indique el tipo de operación, local si se trata de una transacción dentro de la jurisdicción del círculo notarial nacional o internacional.

Numeral 24: Indique la fecha en la cual se presentó la operación sospechosa.

Numeral 25: Indique con una X el tipo de productos o servicios notariales implicados en la operación. Además, en el segundo cuadro relacione los números y fechas de cada producto o servicio específico (donde aplique), utilizando la numeración del primer cuadro para indicar el tipo.

Ministerio de Hacienda y Crédito Público

Unidad de información y análisis financiero, UIAF

Formato de información complementaria para operaciones notariales

I. Información de la notaría

1. Nombre y número de la notaría.

2. Tipo de negocio o acto.

3. Valor del acto (si aplica).

4. Departamento.

5. Municipio.

6. Fecha.

7. Formulario inicial.

8. Adición.

II. Información general

Persona(s) que interviene(n) en el (los) acto(s)

9. C.C., NIT, C.E., Pas, Otro Cuál?

10. Nº De

11. Nombre.

12. Dirección.

13. Teléfono.

14. Departamento.

15. Municipio.

16. Calidad.

9. C.C. NIT C.E. Pas Otro Cuál? 

10. Nº De 

11. Nombre.

12. Dirección.

13. Teléfono.

14. Departamento.

15. Municipio.

16. Calidad.

9. C.C., NIT, C.E., Pas, Otro Cuál?

10. Nº. De

11. Nombre.

12. Dirección.

13. Teléfono.

14. Departamento.

15. Municipio.

16. Calidad.

Instrucciones de diligenciamiento

1. Escriba el nombre y número de la notaría.

2. Escriba el tipo de acto que se realiza. Ej. Compraventa, sesión, constitución de empresa, etc.

3. Indique el valor del acto en pesos colombianos. En caso de tratarse de otro trámite que no se relacione con un monto (por ejemplo el registro de firmas), no diligencie esta casilla.

4. Escriba el municipio donde se ubica el bien objeto del acto.

5. Escriba el departamento donde se ubica el bien objeto del acto.

6. Indique la fecha en la que se realiza el acto.

7. Si en el acto participan más de tres personas se deben diligenciar tantos formularios como sean necesarios. En caso de ser el primer formulario de varios marque con una equis (X) esta casilla.

8. Si se van a incluir personas adicionales, marque con una equis (X) esta casilla. Para tal efecto no es necesario llenar los campos de información de la notaría.

9. Marque con una equis (X) el tipo de documento de identidad de la persona.

10. Indique el número de documento de identidad el origen del documento de identificación debe marcarse en caso de tratarse de pasaporte. Para el caso de los NIT indique únicamente los 9 primeros dígitos.

11. Relacione el nombre de las personas o empresas que participan en el acto notarial. Para el caso de las personas escriba el/los nombres seguido de los apellidos.

12. Indique la dirección del domicilio de la persona.

13. Indique el teléfono del domicilio de la persona.

14. Escriba el municipio de domicilio de la persona.

15. Escriba el departamento de domicilio de la persona.

16. Indique la calidad en que actúa la persona que interviene en el acto. Ejemplo: comprador, vendedor, socio.

(Nota: Derogada por la Instrucción Administrativa 7 de 2007 artículo 3º de la Superintendencia de Notariado y Registro)

(Nota: Derogada por la Instrucción Administrativa 8 de 2007 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

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