INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 02-08 de 2002 

(Mayo 14)

Tema: Aplicación Decreto 2188 del 16 de octubre de 2001.

Este despacho ha tenido conocimiento de que algunos notarios están cobrando derechos notariales por las declaraciones extraproceso rendidas por los testigos, en los casos de inscripciones de nacimiento fuera del término legal. Con el fin de unificar criterios al respecto, es necesario hacer las siguientes precisiones:

En desarrollo de los artículos 14 y 16 de la Constitución Política, el artículo 3º del Decreto-Ley 1260 de 1970, dispone que toda persona tiene derecho a su individualidad y por consiguiente al nombre que por ley le corresponde. Se trata de un derecho fundamental, por lo que el Estado debe garantizar su ejercicio de manera efectiva, razón por la cual se dispuso la gratuidad del trámite de inscripción en el Registro Civil, como se lee en el artículo 11 del Decreto 1260 de 1970.

Ahora bien, ante la necesidad de ejercer un control sobre las inscripciones extemporáneas que vienen presentando un alto índice de inconsistencias y falsedades, el Gobierno Nacional profirió el Decreto 2188 del 16 de octubre de 2001, con el fin de suministrarle a los notarios las herramientas jurídicas y legales para evitar, en lo posible, fraudes en dichos actos. Al respecto indica el numeral 4º del artículo 1º del mencionado decreto: “En caso de no poder acreditar el nacimiento con los documentos anteriores, se hará con fundamento en testimonios de conformidad con el artículo 50 del Decreto-Ley 1260 de 1970. En este evento la declaración bajo juramento rendida personalmente ante el mismo funcionario de registro civil o notario, la harán al menos dos (2) personas que hayan presenciado, asistido o tenido noticia directa y fidedigna del nacimiento”. En desarrollo de la mencionada disposición la superintendencia profirió la Instrucción Administrativa Nº 04 del 10 de febrero de 1994, cuyo numeral 2.f) dispuso, en cuanto a las inscripciones de nacimiento extemporáneas, que la declaración de los testigos será verbal y juramentada; así mismo, el numeral 2.i) expresa que cuando se acuda a declaraciones extraproceso escritas, éstas no tendrán costo alguno para el usuario.

También resulta de importancia observar que el artículo 50 del Decreto 1260 de 1970, modificado por el artículo 1º del Decreto 999 de 1988, que contempla el procedimiento para las inscripciones fuera del término prescrito, en la parte final del primer inciso, dispone que la inscripción se llevará a cabo “... en la forma establecida por el artículo 49 del presente decreto”. A su vez, la norma remitida preceptúa: “Los testigos declararán ante el funcionario sobre los hechos de que tengan conocimiento y la razón de éste, y suscribirán la inscripción. Eljuramento se entenderá prestado por el solo hecho de la firma”.

Además, es procedente recordarles que de conformidad con los literales m) y p) del artículo 22 de la Resolución de Tarifas Notariales 4188 de 2001, las dos primeras copias de las inscripciones relacionadas con el nacimiento y la copia destinada para obtener la expedición de la cédula de ciudadanía, están exentas del cobro de derechos notariales.

En conclusión, a los notarios del país no les está permitido cobrar o percibir cualquier derecho notarial por concepto de las declaraciones de los testigos en los casos de inscripción de nacimientos fuera del término prescrito, ni por la expedición de las copias a que se refiere el artículo 22 de la Resolución de Tarifas Notariales.

N. de. D: Esta instrucción administrativa va dirigida a notarios del país.

___________________________________