INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 1 DE 2001 

(Enero 17)

“Por la cual se establece el procedimiento para la asignación de mercancías en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”.

1. Objeto

Impartir instrucciones para la asignación a la entidad de mercancías aprehendidas, decomisadas o abandonadas a favor de la Nación y sobre las cuales se tiene la situación jurídica definida, de tal suerte que se surta el proceso en la mejor forma, con agilidad y eficiencia, y se garantice que se asignen los bienes que la DIAN requiere y que en consecuencia cumplen con las condiciones para ser utilizados.

2. Marco normativo

Decreto 1071 del 26 de junio de 1999, artículo 21, literal e).

Decreto 1265 del 13 de julio de 1999, artículo 16, numeral 1.

Decreto 2685 del 28 de diciembre de 1999, artículo 533.

Resolución 4240 del 2 de junio de 2000, artículo 489.

Resolución 6922 del 30 de agosto de 2000, numerales 3.1, literal a) y 3.2.1.1, literal a).

3. De las solicitudes

3. 1. Las solicitudes para la asignación de las mercancías decomisadas o abandonadas a favor de la Nación deben dirigirse a la subsecretaría de recursos físicos para que ésta autorice el trámite de asignación. Las solicitudes deberán llenar los siguientes requisitos:

— Venir firmadas por el director regional o el administrador correspondiente, si se trata de administraciones o direcciones regionales. Si se trata del nivel central, por el jefe del área respectiva: Director, secretario, subsecretario, subdirector, jefe de oficina.

Estar debidamente motivada para justificar la necesidad del bien objeto de asignación.

— Indicar la dependencia destino del bien objeto de asignación, y en lo posible, el nombre, cédula y cargo del funcionario que actuará como cuentadante.

— Indicar la existencia del bien y sus características, además de su ubicación en la ciudad y/o la almacenadora correspondiente.

— Si el bien se encuentra en la ciudad del solicitante, la solicitud deberá traer copia del DIM, de la resolución de decomiso o de abandono debidamente ejecutoriada y el acta de inspección física. La administración que solicite la asignación deberá certificar que el bien objeto de la solicitud no será enajenado hasta recibir respuesta sobre la aceptación de la solicitud.

— Cuando se trate de vehículos, se debe anexar la ficha técnica con fotografías del vehículo y las improntas del mismo, así como el certificado expedido por la subdirección de fiscalización aduanera, división de investigaciones especiales, en el que indica que el vehículo no es requerido por otros gobiernos, o en su defecto que se encuentra a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, según el artículo 4º del Decreto 1502 de 1996 y 2239 de 1999.

— Cuando se requiera mercancía que se encuentre fuera de la jurisdicción del solicitante, el pago para el traslado será asumido con cargo al presupuesto de la administración o área a la que se asigna la mercancía.

3.1.2. Si la subsecretaría de recursos físicos no considera viable la solicitud, la devuelve a la dependencia de origen indicando las razones por las cuales no se aprueba.

3.1.3. La subsecretaría de recursos físicos, con el fin de evitar la asignación de bienes que no requiere la entidad o que no cumplen con las condiciones para ser utilizados, estudia la solicitud y verifica que:

— Si se trata de vehículos, que el jefe de la división de transportes emita el concepto técnico sobre la viabilidad de la asignación.

— Si se trata de equipos de laboratorio o comunicaciones, que se expida el concepto técnico por parte de la dependencia competente.

— Si se trata de equipos de cómputo, insumos para equipos de cómputo, software, equipos de aire acondicionado, UP*s o plantas eléctricas, que exista el concepto técnico favorable de la Osi o de la división de servicios informáticos de la regional respectiva. La subsecretaría comercial hará llegar a la subsecretaría de recursos físicos el listado actualizado y el concepto reportado por las administraciones de acuerdo con el memorando número 563 del 16 de junio de 2000.

3.1.4. Si la subsecretaría de recursos físicos aprueba la solicitud, la tramita ante la secretaría general para continuar con el proceso de asignación ante la subsecretaría comercial, indicando la pertinencia del bien objeto de asignación, la dirección regional, administración o área en la cual se ubicará el bien objeto de asignación y su respectivo valor.

4. De la resolución

4.1. La subsecretaría comercial a través de la división de disposición de mercancías, elaborará la resolución de asignación para la firma del secretario general. La resolución de asignación, deberá indicar entre otros:

— La dependencia y la dirección regional, administración o área en la cual se ubicará el bien objeto de asignación y su respectivo valor, de acuerdo con el documento de ingreso de mercancías DIM

— El almacén a través del cual se hará la entrega de los bienes.

— La ciudad donde se efectuará la entrega del bien objeto de asignación.

4.2. La subsecretaría comercial tramitará ante la secretaría general la firma de la resolución correspondiente, acompañando el proyecto con el expediente que contiene todos los antecedentes de rigor.

5. De la entrega de los bienes

5.1. Las divisiones de comercialización, o quien haga sus veces, entregarán los bienes y el documento de egreso de mercancías al encargado de inventarios o del almacén respectivo, dependiendo de si las mercancías ingresan o no al almacén, suscribiendo el acta de recibo y entrega de bienes, junto con la almacenadora que tiene el bien objeto de asignación.

5.2. El encargado de inventarios respectivo, diligencia el formato de constancia de recibido de bienes, con el soporte de los documentos anteriores y lo hace firmar por quien será el responsable del bien. Incluye el bien en los registros de inventarios de bienes devolutivos en servicio y tramita el registro contable respectivo. Si los bienes deben ingresar al almacén, el encargado del mismo diligencia el formato de entrada de bienes al almacén, con base en la resolución de asignación y el acta de recibo.

5.3. El encargado de inventarios incluye el bien en los registros de inventarios devolutivos en servicio y envía a la división de contabilidad del nivel central o quien haga sus veces en los demás niveles, el original de la constancia de recibido de bienes para que se efectúe el registro contable respectivo.

5.4. Si los bienes ingresan al almacén, el encargado del mismo diligencia el formato de ingreso de bienes al almacén y efectúa el registro contable correspondiente.

6. Vigencia. La presente instrucción administrativa rige a partir de su expedición.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 17 de enero de 2001.

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