INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 03 - 1 DE 2003 

(Enero 10)

Asunto: Cuenta única notarial. Ley 788 de 2002 (D.O. 45.046).

Quiero comunicarle que el Congreso Nacional por la Ley 788 de 2002 creó en su artículo 112, la cuenta única notarial, como una herramienta para facilitar el manejo financiero de las notarías y el cumplimiento de las obligaciones de los notarios como agentes retenedores y recaudadores de recursos públicos.

Se trata de un instrumento que, sin duda, permitirá a las notarías una adecuada y confiable ordenación de los ingresos que por mandato de la ley y por diversos conceptos recibe usted de los usuarios. Además, exime del impuesto a las transacciones financieras cuando dichos recaudos, en los términos legales, son enviados a sus respectivos titulares.

No escapará a usted, que la cuenta única notarial arrojará, también, un efecto benéfico para la oportunidad, tecnificación, simplificación y rigor de la vigilancia notarial encomendada a esta superintendencia y le facilitará a los usuarios del servicio pagar en una sola cuenta sin que ello afecte económicamente a los notarios.

El artículo 112, dice:

"Cuenta única notarial. Establécese la cuenta única notarial como cuenta matriz de recaudo de los derechos que por todo concepto deban recibir o recaudar los notarios del país en desarrollo de las funciones que les son asignadas por las leyes y reglamentos que regulan el servicio notarial y de registro de instrumentos públicos. La cuenta única notarial será una cuenta bancaria que deben abrir los notarios a nombre de la notaría respectiva, en la cual depositarán todos los ingresos que obtenga la notaría con destino al notario, a los fondos o cuentas parafiscales del notariado, a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, a la Superintendencia de Notariado y Registro y a los demás organismos públicos que deban recibir ingresos provenientes de los recaudos efectuados por los notarios.

A través de esta cuenta los notarios deberán hacer los pagos o transferencias a cada uno de los titulares de los ingresos recaudados sin causar el impuesto del tres por mil (3x1.000) a las transacciones financieras. La cuenta se constituye exclusivamente para recaudar los ingresos de la notaría y distribuirlos entre sus titulares y en ningún caso podrá usarse para hacer pagos o transferencias a terceros".

Del texto legal trascrito, que se explica por si sólo, se derivan entonces varias acciones de cumplimiento inmediato así:

1. Deberá usted abrir una cuenta bancaria a nombre de la notaría a su digno cargo. Como la notaría no tiene NIT ésta deberá abrirse a nombre de la notaría, seguida del nombre del titular. Ejemplo: Notaría Primera (aquí nombre del notario).

2. En dicha cuenta tendrá usted que depositar todos los ingresos de la notaría, (tanto los que constituyen la remuneración del notario)* como aquellos que recauda de los usuarios con destino a fondos o cuentas parafiscales, por concepto de impuestos o por concepto de aportes a diversos organismos públicos, tal y como lo señalan actualmente las leyes y normas al respecto.

*(Nota: El texto entre paréntesis fue declarado nulo por la Sección Primera del Consejo de Estado en Sentencia 2-8801 del 19 de febrero de 2004, C.P. Olga Inés Navarrete Barrero).

3. Una vez, depositados los fondos en la cuenta única notarial a nombre de su notaría, deberá usted realizar las transferencias a los titulares de los ingresos recaudados.

4. Es importante observar la limitación en el uso de la cuenta única notarial. Ella servirá exclusivamente para recaudar la totalidad de los ingresos y hacer las distribuciones, pagos y transferencias a los diversos titulares. Nunca podrá servir para pagos o transferencias distintas a las establecidas en la ley de manera precisa y clara. Por ejemplo: no podrá usted pagar contra esta cuenta los servicios públicos, los gastos de nómina, arrendamientos y otros gastos personales, de tal manera que pagos como los anteriores tendrán que ser transferidos a las cuentas que usted tenga abiertas para tal efecto. Esta transferencia, como lo expresa la ley, estará exenta del impuesto a las transacciones financieras.

5. Como uno de los titulares de los derechos notariales son los mismos notarios, como beneficiarios de estos, podrán transferir el valor de los derechos notariales sin costo alguno con destino a una cuenta propia del notario y a partir de allí, pagar todos los gastos del ejercicio notarial.

6. Les ruego entonces, que una vez abierta la cuenta única notarial a nombre de su notaría proceda a comunicar nombre del banco y número de la cuenta a esta superintendencia. Esta información debe dirigirla al superintendente delegado para el notariado.

7. Es apenas entendible que la vigencia de la norma referida a la cuenta única notarial es a partir del primero de enero del año 2003. Esto habilita sólo a los ingresos provenientes del cumplimiento de la función notarial a partir de su vigencia. En consecuencia las cuentas por pagar a otros que fueron recaudadas por usted por servicios prestados en el año 2002 no están cobijadas por la cuenta única notarial.

En lo relativo a los notarios que reciben subsidio de la cuenta especial del notariado les aviso que el monto de tales subsidios será depositado en la cuenta única notarial abierta por ellos.

Hago propicia la ocasión para desearle un año venturoso y expresarle mi deseo de contar con su colaboración y consejo, para avanzar juntos en la estructuración del notario y del servicio notarial como un fundamento de convivencia y desarrollo de la cultura de la solución justa y amigable de las diferencias y como pilar del desarrollo económico y social el país.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a señores notarios.

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