INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 10 

(Julio 18)

La subdirección de fiscalización en uso de las facultades legales conferidas en el artículo 52 del Decreto 2117 de 1992, imparte la presente instrucción mediante la cual se propone controlar el cumplimiento de las cláusulas estipuladas en los convenios firmados por la DIAN con los depósitos para la utilización del programa informático de aduanas en el proceso de levante de la mercancía, considerando las obligaciones, multas y sanciones que se deriven de su incumplimiento.

1. Dependencias que intervienen

1.1. Nivel central

Subdirección general

— Oficina de planeación

— División de evaluación de gestión

Subdirección de fiscalización

— División de análisis y programación

— División de supervisión y control

1.2. Nivel regional

Unidades ejecutoras

— Despachos del administrador

— División de fiscalización

— División de liquidación

Unidades de apoyo

— División de documentación o administrativa

— División de informática

2. Objetivos

General

Propugnar por el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por los depósitos en los convenios celebrados con la DIAN para la utilización del programa informático en el proceso de almacenamiento y levante de las mercancías de importación.

Específicos

— Detectar hechos constitutivos de incumplimiento a las obligaciones estipuladas en los convenios.

— Determinar y aplicar las sanciones correspondientes sobre los depósitos que resulten infractores a las cláusulas establecidas en el convenio.

(Nota: La Sección Primera del Consejo de Estado en Sentencia de junio 15 de 2000, Expediente 5947. M.P. Juan Alberto Polo Figueroa, declaró la nulidad del inciso segundo del numeral 2º que dice “determinar y aplicar Ias sanciones correspondientes sobre los depósitos que resulten infractores a las cláusulas establecidas en el convenio”).

3. Fundamento legal

— Decreto 2117 de 1992

— Decreto 1909 de 1992

— Decreto 969 de 1993

— Decreto 1800 de 1994

— Convenio suscrito por la DIAN con los depósitos.

— Resolución de autorización para cada uno de los depósitos.

4. Cobertura

Esta instrucción se adelantará en todas las administraciones en donde existan depósitos con los cuales la DIAN tenga suscritos convenios.

5. Procedimiento

5.1. División de fiscalización

5.1.1. Fuentes de información: Actas de inspección a depósitos y denuncias de terceros remitidas por la división operativa, allegando documentos que prueben hechos constitutivos de incumplimiento y sancionables de conformidad con lo establecido en el convenio.

— Denuncias de terceros remitidas directamente a la división de fiscalización.

— Información obtenida por las divisiones de fiscalización proveniente de las demás áreas de la entidad.

5.1.2. Evaluación de los hechos, pruebas aportadas por las fuentes y apertura de expediente: Una vez recibidas las pruebas y antecedentes se asignan al funcionario o grupo encargado de su estudio, quien deberá realizar cruce entre la información recibida contra los procesos que se estén adelantado en esa dependencia y verificar que por el mismo hecho y en la misma fecha, no se haya sancionado al depósito investigado.

Posteriormente procede a analizar la información suministrada con el fin de establecer si existe mérito para determinar incumplimiento y se profiere auto de apertura.

La administración de impuestos y aduanas competente para adelantar la investigación, es la correspondiente a la jurisdicción donde se encuentra ubicado el depósito que cometió la infracción.

5.1.3. Visita a depósitos: Si la información recibida no aporta pruebas suficientes para formular el pliego de cargos pertinente, el jefe de la división de fiscalización comisionará mediante auto a dos funcionarios (en lo posible uno de la división de fiscalización y otro de la división de informática y sistemas, previa comisión a nivel interno), quienes adelantarán visita al depósito investigado en donde se verificará:

— Uso del sistema informático.

— El debido cumplimiento de las obligaciones estipuladas en los convenios entre la DIAN y el respectivo depósito.

— Adicionalmente, la división de fiscalización, programará por lo menos dos visitas mensuales a los depósitos que se encuentren dentro de la jurisdicción de la respectiva administración, a fin de controlar la salida de las mercancías para verificar el cumplimiento de las normas aduaneras y constatar que se estén cumpliendo a cabalidad las cláusulas establecidas en el convenio. La frecuencia de las visitas podrá incrementarse de acuerdo con el número de depósitos que existan y la disponibilidad de personal para tales efectos.

5.1. 4. Resultados de la visita: Si al analizar la información recopilada en la visita y la recibida de las fuentes de información mencionadas, las pruebas determinan el incumplimiento a las cláusulas del convenio, se profiere pliego de cargos, el cual debe contener como mínimo:

— Una relación de las faltas identificadas como incumplimiento al convenio.

— Cuantificación de cada falta. Si la multa está en función de salarios mínimos, se utilizará para el efecto el vigente en el momento en que se cometió la infracción.

— Una vez notificado el pliego de cargos, el depósito tiene un (1) mes para presentar descargos ante la división de liquidación.

(Nota: El presente numeral fue declarado nulo por la Sección Primera del Consejo de Estado en Sentencia de febrero 10 de 2000. Expediente 5410. M.P. Olga Inés Navarrete Barrero).

5.2. División de liquidación. Una vez analizados los descargos, si el depósito respondió aportando pruebas que son aceptadas por la división de liquidación, se proferirá auto de archivo debidamente motivado.

Si dichos descargos no son total o parcialmente aceptados la división de liquidación proferirá la respectiva resolución de sanción.

En las administraciones donde no exista la división de liquidación, la división de fiscalización asume sus funciones.

(Nota: El presente numeral fue declarado nulo por la Sección Primera del Consejo de Estado en Sentencia de febrero 10 de 2000. Expediente: 5410. M.P. Olga Inés Navarrete Barrero).

6. Control administrativo

Los jefes de las divisiones de fiscalización y liquidación serán los responsables directos del desarrollo de esta instrucción. Asegurarán la oportunidad, confiabilidad y consistencia de la información a incluir en los informes de gestión.

El administrador de impuestos y aduanas deberá realizar seguimiento continuo al cabal cumplimiento de esta instrucción.

Cualquier aclaración puede solicitarse a la división de análisis y programación de la subdirección de fiscalización, llamando a los siguientes teléfonos: 2841342 y 3416001.

ANEXO 

Descripción general sobre obligaciones y sanciones

A continuación presentamos una descripción general de obligaciones de los depósitos y las respectivas sanciones que se derivan del incumplimiento de las cláusulas incorporadas en los convenios. Cabe destacar que a partir del momento en que entren en vigencia los nuevos convenios y el respectivo decreto sobre sanciones a depósitos éstos deberán aplicarse.

1. Obligación. Manejar correctamente el sistema informático de acuerdo con las normas, los manuales operativos y técnicos entregados por la DIAN al depósito autorizado, el cual declara conocer a entera satisfacción.

Sanción. Cuando se omitan o se incorporen de manera errada o incompleta los datos de la declaración de aduanas al sistema, una multa equivalente a dos (2) salarios mínimos mensuales por formulario.

2. Obligación. La operación correcta de incorporación al sistema incluye lo establecido en los artículos 28, 29, 30 y 31 del Decreto 1909 de 1992 y las disposiciones que lo adicionen, modifiquen o aclaren, entendiéndose cumplida esta obligación cuando se incorpore la declaración en el sistema, se confirme o verifique dicha información y el sistema determine levante automático o inspección física, y como consecuencia de estas operaciones, anotar en la declaración respectiva el número del levante.

Sanción. Cuando el depósito autorizado, antes de dar la orden de verificación o confirmación de la incorporación de la declaración de aduanas al sistema informático, no constate la documentación ni la incurrencia de las causales de rechazo del levante y como resultado de inspección en el proceso o de actuaciones de fiscalización posterior, se concluya que existieron una o varias de ellas, y se haya entregado la mercancía, se impondrá una multa del 50% del valor en aduana declarado.

3. Obligación. Conservar la base de datos en los términos establecidos por la DIAN de acuerdo con las estructuras técnicas entregadas y los datos contenidos en las mismas, y mantener la integridad de los programas en cuanto a la correcta ejecución, la no modificación y la no alteración de los mismos.

Sanción. Cuando se altera la base de datos o se efectúen manipulaciones no permitidas al sistema informático de la DIAN, se modifiquen o alteren los programas entregados, una sanción de supervisión por el término de noventa (90) días.

4. Obligación. A partir del día hábil siguiente a la firma del convenio, el depósito autorizado deberá entregar a la división operativa de la DIAN respectiva, en los horarios que ésta indique, los originales de las declaraciones de aduanas junto con los recibos oficiales de pago en bancos, si los hubiere, en la forma, formatos y plazo que a continuación se describen. Para esto deberá:

a) Conformar diariamente un paquete con todos los originales de las declaraciones de aduanas cuyo levante se haya autorizado, ya sea a través del sistema o como resultado de una inspección aduanera, acompañados de los recibos de pago en bancos respectivos si los hubiere, ordenados ascendentemente por número de levante. Para efectos de lo dispuesto en el convenio, se recoge bajo la expresión "paquete", al resultado de la acción anteriormente descrita, y

b) Elaborar diariamente, por paquete, una planilla de control, en la que se consignen los siguientes datos: nombre y código del depósito, nombre y código de la DIAN respectiva, ciudad o municipio en donde se encuentra ubicado el depósito, fecha de autorización de los levantes, número del paquete; este número deberá estar compuesto de seis (6) dígitos y corresponderá a una numeración consecutiva por depósitos, números de autorización de levante de la primera y última declaración que conforman el paquete, total de formularios de declaración de aduanas con autorización de levante, que conforman el paquete, número total de recibos oficiales de pago en bancos que fueron presentados con las declaraciones cuando hubo lugar a ello, antefirma, firma y documento de identidad de la persona autorizada para el diligenciamiento de la planilla.

Sanción. Cuando no estén correctamente diligenciados los formatos o existan inconsistencias en los paquetes, una multa equivalente a un (1) salario mínimo mensual, por formato de envío, y

c) Obligación. Entregar el segundo día hábil de cada semana, los documentos mencionados en los literales a) y b) anteriores, correspondiente a los días de la semana inmediatamente anterior y efectivamente laborados. La remisión semanal deberá acompañarse del formato de envío el cual contendrá: nombre y código del depósito, nombre y código de la administración respectiva, ciudad o municipio donde se encuentre ubicado el depósito, número de los paquetes identificados en las planillas de control diario, con las informaciones allí contenidas en lo que respecta a: fecha de autorización de levante, total de declaraciones de aduana que integran el paquete, total de recibos oficiales de pago en bancos del paquete y número de levante de la declaración inicial y final de cada paquete, fecha de envío, antefirma, firma y documento de identidad de la persona autorizada para diligenciar el formato de envío.

Sanción. Cuando se incumpla con los términos fijados en el convenio para el envío de las declaraciones de aduanas, los paquetes y las planillas, una multa equivalente a un (1) salario mínimo mensual por día de retardo.

5. Obligación. Efectuar las transmisiones y/o entrega de la información de acuerdo con el procedimiento establecido por la DIAN y dentro de los plazos y condiciones que a continuación se establecen. Para esto deberá:

a) Elaborar e imprimir la relación de todas las declaraciones de aduanas que se registran en el sistema y que vayan a ser transmitidas. Transmitir diariamente la información de las declaraciones de aduanas verificadas o confirmadas el día anterior, en los horarios establecidos por la subdirección de informática y sistemas de la DIAN, mediante la aplicación entregada oficialmente por la misma subdirección para tal fin. Una vez concluido el proceso de transmisión de datos, anotar en la relación la fecha y hora en que se realiza la comunicación y la transferencia al sistema de la DIAN, así como los mensajes que presente la aplicación encargada del proceso.

Sanción. Cuando no se haga la transmisión de información de las declaraciones verificadas o el envío de las mismas en medio magnético, una multa de tres (3) salarios mínimos mensuales por día de retardo;

b) En caso de falla en la comunicación, realizar por lo menos cinco (5) intentos y si no se logra la comunicación con la subdirección de informática y sistemas, procurar la solución al inconveniente y a su vez enviar a la subdirección operativa inmediatamente constancia escrita del hecho.

Sanción. Cuando no se informe a la subdirección de informática y sistemas y/o operativa los problemas que se presenten, o habiéndose informando, se siga operando sin el visto bueno escrito de la DIAN, una multa equivalente a diez (10) salarios mínimos mensuales por día de funcionamiento sin la aprobación respectiva;

c) En caso de no poder transmitir dentro del término de tres (3) días consecutivos, se debe enviar la información de las declaraciones de aduanas en medio magnético a la subdirección de informática y sistemas a más tardar el día hábil siguiente, con el reporte de los inconvenientes técnicos que impidieron la transmisión de datos.

Sanción. Cuando no se haga la transmisión de información de las declaraciones verificadas o el envío de las mismas en medio magnético, una multa de tres salarios mínimos mensuales por día de retardo;

d) Retransmitir la información de las declaraciones verificadas o confirmadas, cuando por necesidad de control o procesamiento de la información, lo requiera la DIAN. Los formatos de transmisión forman parte integral de la aplicación del sistema informático mencionado en el literal a) de este numeral.

Sanción. Cuando se incumpla con la retransmisión de la información de las declaraciones verificadas, previa solicitud de la DIAN, una multa equivalente a tres (3) salarios mínimos mensuales por día de retardo, y

e) Las declaraciones de aduanas cuyo levante se haya autorizado con anterioridad al perfeccionamiento del convenio, deberán remitirse a la división operativa de la DIAN, dentro del mes siguiente a la firma del convenio, siguiendo el procedimiento señalado anteriormente.

Sanción. Cuando se incumpla con los términos señalados en el convenio para el envío de las declaraciones de aduanas, los paquetes y las planillas, una multa equivalente a un (1) salario mínimo mensual por día de retardo.

6. Obligación. Mantener permanentemente una copia de seguridad, en medio magnético, de los programas informáticos entregados por la DIAN.

Sanción. Cuando se incumpla con el deber de mantener permanentemente una copia de seguridad de los programas entregados por la DIAN, una multa de diez (10) salarios mínimos mensuales.

7. Obligación. Elaborar diariamente una copia de seguridad en medio magnético, de los archivos de datos del sistema, y mantener por el término de ocho (8) semanas una copia de seguridad, en medio magnético, de los archivos del sistema correspondientes al último día de operaciones del depósito en la semana.

Sanción. Cuando se incumpla con la elaboración diaria de la copia de seguridad en medio magnético, y cuando se incumpla con el deber de mantener por ocho (8) semanas una copia de seguridad en medio magnético, de los archivos de datos del sistema correspondientes al último día de operación del depósito de cada semana, una multa equivalente a diez (10) salarios mínimos mensuales en forma independiente para cada caso.

8. Obligación. Mantener actualizada la base de datos a través de los mecanismos técnicos y operativos establecidos por la DIAN.

Sanción. Cuando se opere sin la actualización de la base de datos, una multa equivalente a veinte (20) salarios mínimos mensuales por día de operación.

9. Obligación. Informar inmediatamente por vía telefónica a la subdirección de informática y sistemas, sobre cualquier problema que ocurra con el programa o la base de datos, a través del soporte técnico-informático del depósito autorizado. Remitir informe escrito sobre tales hechos indicando el número de control de llamada asignado por la DIAN al efectuar el reporte técnico. De igual forma se procederá ante situaciones de caídas del sistema calificadas técnicamente como irrecuperables por el responsable de los equipos y elementos computacionales.

Sanción. Cuando no se informe a la subdirección de informática y sistemas y/o operativa los problemas que se presenten, o habiéndose informado, se siga operando sin el visto bueno escrito de la DIAN, una multa equivalente a diez (10) salarios mínimos mensuales por día de funcionamiento sin la aprobación respectiva

10. Obligación. Diligenciar los libros de control de conformidad con los formatos establecidos por la DIAN y lo señalado en la legislación aduanera vigente y aquellas que lo modifiquen, los cuales declara conocer.

Sanción. Cuando no se lleven los libros de control, se encuentren desactualizados o con enmendaduras, una multa de seis (6) salarios mínimos mensuales.

11. Obligación. Permitir al funcionario de la DIAN, en comisión de inspección, el registro magnético de la actuación aduanera en el sistema informático, con ocasión de la inspección previa al levante y prestarle el apoyo requerido para facilitar su labor. De igual forma, permitir al funcionario en comisión de investigación fiscal, el examen de la información magnética y documental de las operaciones aduaneras registradas en el sistema informático y prestarle el apoyo requerido para facilitar su labor.

Sanción. Cuando no se permita o se obstaculice a los funcionarios de la DIAN en comisión de inspección o en comisión de investigación fiscal, el registro magnético de la actuación aduanera o el examen de la información magnética, una multa de veinticinco (25) salarios mínimos mensuales en forma independiente para cada caso.

12. Obligación. Adecuar dentro de los términos estipulados, el ambiente operacional del sistema, los medios y los dispositivos de los equipos de computación y transmisión de datos del depósito autorizado, de acuerdo con las instrucciones técnicas de operación específicas para el lugar de ubicación consignado en la cláusula primera del convenio, expedidas por escrito por la subdirección de informática y sistemas, y cumplir con los requerimientos computacionales y de transmisión de datos que mediante actos administrativos reglamente la DIAN para las operaciones aduaneras.

Sanción. Cuando no cumpla con el deber de adecuar el ambiente operacional del sistema, los medios y dispositivos de los equipos de computación y transmisión de datos dentro de los términos estipulados por las instrucciones técnicas de operación expedidas por escrito por la subdirección de informática y sistemas, suspensión de la autorización de operación hasta por sesenta (60) días.

13. Obligación. Restringir la utilización del sistema informático al sitio o lugar de ubicación del depósito autorizado. Toda pérdida, extravío, hurto o robo del mismo, debe ser comunicado telefónicamente a la división operativa de la DIAN y a las subdirecciones operativa y de informática y sistemas inmediatamente, adjuntando copia de la denuncia e informe suscrito por el responsable del depósito autorizado.

Sanción. Cuando permita o facilite usar o copiar los programas informáticos entregados por la DIAN, a un usuario no autorizado o en lugar diferente al sitio autorizado para el efecto, salvo caso fortuito o fuerza mayor debidamente demostrada, suspensión de la autorización de operación hasta por sesenta (60) días.

14. Obligación. El depósito autorizado deberá operar en forma permanente. En caso de existir causa justificada que lo impida, deberá informarlo por escrito, con antelación no menor de quince (15) días a la división operativa de la DIAN y a las subdirecciones operativa y de informática y sistemas. En caso de calamidad o desastre físico en las instalaciones, que impidan el normal funcionamiento del depósito autorizado, deberá informarlo a las mismas dependencias, anexando declaración del siniestro. Dicha comunicación debe ser suscrita por el responsable del depósito autorizado.

Sanción. Cuando el depósito autorizado deje de operar de manera injustificada o no comunique la ocurrencia de la calamidad o desastre que le impida operar, en el término señalado en el convenio, se suspenderá la autorización de operación hasta por treinta (30) días.

15. Obligación. Registrar en el sistema informático las declaraciones de aduanas que contengan exclusivamente mercancías almacenadas en el depósito autorizado a que se refiere la cláusula primera del convenio.

Sanción. Cuando registre en el sistema informático declaraciones de aduanas que contengan mercancías que no se encuentren almacenadas en el depósito autorizado a que se refiere la cláusula primera del convenio, una multa equivalente al 50% del valor de aduana declarado de la mercancía que no ha ingresado al depósito.

16. Obligación. Registrar en el sistema informático las declaraciones de aduanas que contengan exclusivamente mercancías con modalidad de importación que no estén restringidas como de presentación exclusiva ante la DIAN.

Sanción. Cuando registre en el sistema informático declaraciones de aduana que contengan mercancías con modalidades de importación o tipo de declaración que estén restringidas a ser entregadas exclusivamente ante la DIAN, una multa de veinte (20) salarios mínimos mensuales.

17. Obligación. Informar por vía telefónica a la división operativa de la DIAN, sobre la determinación de practicar inspección aduanera dada por el sistema informático o por solicitud del declarante. En forma complementaria, deberá remitir un informe escrito sobre dicha determinación y cerciorarse del cumplimiento de las condiciones técnicas de conexión para que se efectúe la transmisión de datos sobre este asunto, en los períodos programados automáticamente por la DIAN en el sistema informático.

Sanción. Cuando el depósito autorizado, antes de dar la orden de verificación o confirmación de la incorporación de la declaración de aduanas al sistema informático, no constate la documentación ni la ocurrencia de las causales de rechazo del levante, y como resultado de inspección en el proceso o de actuaciones de fiscalización posterior, se concluya que existieron una o varias de ellas y la entrega de la mercancía se haya llevado a cabo, se impondrá una multa del 50% del valor en aduana declarado.

18. Obligación. Entregar únicamente la mercancía para la cual la DIAN haya permitido su levante, a través del sistema informático del depósito autorizado y aquella para la cual también proceda el levante, según acta suscrita por el inspector aduanero comisionado para el efecto.

Sanción. Cuando el depósito autorizado entregue la mercancía sin haberse efectuado la inspección aduanera, una multa equivalente al 100% del valor en aduana declarado, y cuando entregue total o parcialmente mercancía respecto de la cual el inspector aduanero no autorizó levante, una multa equivalente al 150% del valor en aduana declarado, de la mercancía efectivamente entregada.

19. Obligación. Informar por escrito diariamente a la división de fiscalización las mercancías cuyo término de permanencia se han vencido de acuerdo con las normas del Decreto 1909 de 1992, indicando: nombre del consignatario, número del manifiesto, número del documento de transporte, número de bultos y peso bruto de la mercancía.

Sanción. Cuando el depósito autorizado no comunique diariamente las mercancías cuyo término de permanencia se ha vencido de conformidad con las normas del Decreto 1909 de 1992, una multa del 10% del valor CIF de la mercancía.

20. Obligación. Cuando se trate de un depósito autorizado de carácter privado, sólo debe registrar en el sistema informático las declaraciones de aduanas cuyo NIT del importador/destinatario, corresponda con el NIT de la sociedad que obtuvo la resolución de autorización.

Sanción. Cuando el depósito autorizado de carácter privado registre en el sistema informático declaraciones de aduana cuyo NIT del importador/ destinatario, no corresponda con el NIT de la sociedad que obtuvo la resolución de autorización, suspensión de la autorización de operación hasta por noventa (90) días.

*(Nota: La Sección Primera del Consejo de Estado en Sentencia de junio 15 de 2000, Expediente 5947. M.P. Juan Alberto Polo Figueroa, declaró la nulidad de las siguientes disposiciones que bajo el título de “Sanción”, están contenidas en el ANEXO: descripción general de obligaciones y sanciones: 

a) De los numerales 1º, 2º y 3º, los incisos segundos de cada una de ellas;

b) Del numeral 4º, los incisos segundos de los literales a), b y c);

c) Del numeral 5º, los incisos segundos de los literales a), b), c), d) y e);

d) De los numerales 6º, 7º, 8º, 9º, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19 y 20 sus respectivos incisos segundos).

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