INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 10 DE 1997 

(Abril 24)

Atentamente, nos permitimos comunicarle, que de conformidad con los términos consignados en el oficio 023639 de marzo 17 de 1997, emanado de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, dirigido a este despacho, el procedimiento a seguir en la presentación de la declaración de retenciones tributarias por parte de las entidades de derecho público debe ceñirse a lo preceptuado en el Decreto 2300 de 1996, artículo 17, parágrafo 1º y 2º cuyo texto transcribimos a continuación:

“PAR. 1º—Cuando el agente retenedor, incluidas empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta, tenga agencias o sucursales, deberá presentar la declaración mensual de retenciones en forma consolidada, pero podrá efectuar los pagos correspondientes en los bancos y entidades autorizadas de la jurisdicción de la respectiva administración de impuestos y aduanas que corresponda a la dirección de la oficina principal, de las agencias o sucursales.

PAR. 2º—Cuando se trate de entidades de derecho público, diferentes de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economía mixta, se podrá presentar una declaración de retención y efectuar el pago respectivo por cada oficina retenedora previa asignación de un NIT que expedirá la unidad administrativa especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”.

Es de anotar que esta obligación se ha venido reiterando en todos los decretos referidos a plazos para la presentación y pago de las declaraciones tributarias.

En consecuencia, y aplicando el procedimiento descrito en el parágrafo 1º antes mencionado, las oficinas de registro principales consolidarán y presentarán una sola declaración tributaria mensual, en la cual incluirán el valor de las retenciones de las oficinas de registro que conforman su círculo.

Las oficinas de registro principales que determinen acogerse a lo preceptuado en el parágrafo 2º del Decreto 2300 de 1996, instruirán a sus oficinas seccionales en el trámite a seguir ante la Dian, para la asignación del NIT de cada una de ellas.

Cabe anotar, que ninguna oficina de registro debe utilizar el NIT asignado a la superintendencia de notariado y registro, ya que ello ocasiona inconsistencias ante la Dian, las que generan sanciones pecuniarias a la entidad que podrán ser trasladadas a los funcionarios que no observen estos procedimientos.

En esta forma, queda derogada la instrucción sin número de fecha noviembre 10 de 1994, por medio de la cual el jefe de la división financiera de la superintendencia de notariado y registro les comunicaba, que la presentación de las declaraciones tributarias debía hacerse independientemente en cada oficina de registro, con el NIT de la oficina principal a la cual pertenecían.

Esperamos el cumplimiento inmediato al presente instructivo, advirtiendo que cualquier aclaración al respecto pueden solicitarla directamente en las diferentes administraciones de impuestos y aduanas nacionales del país.

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