Superintendencia de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 10 DE 2014 

(Junio 19)

Tema: Pago electrónico de derechos de registro en notarías y radicación presencial ante oficinas de registro de instrumentos públicos.

La Ley 1579 del 2012, en el artículo 15, parágrafo 1º del Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos, consagra el pago de derechos de registro a través de medios virtuales o electrónicos, bajo condiciones de seguridad y confiabilidad debidamente integrados al proceso de registro, para el efecto, la Superintendencia de Notariado y Registro implementó un medio tecnológico para la prestación del servicio de liquidación de derechos de registro.

Por lo anterior, es necesario modificar el proceso de recepción y gestión de documentos para las escrituras expedidas por las notarías integradas al servicio de liquidación y pago de derechos de registro por medios electrónicos, fijando para el efecto los siguientes lineamientos procedimentales, que irán acompañados de la correspondiente capacitación al personal de las notarías y a los funcionarios de las oficinas de registro de instrumentos públicos.

Notarías

• Los notarios asistirán a la sesiones de socialización del servicio, acompañados del personal operativo.

• Los notarios propenderán porque su certificado de firma digital, se encuentre vigente y activo.

• Los notarios informarán a la Superintendencia de Notariado y Registro, a través del equipo de la ventanilla única de registro (VUR) la habilitación y/o cambios de los usuarios y roles requeridos para el uso de la plataforma tecnológica.

• Las notarías deberán prestar a los usuarios en general, el servicio de liquidación y pago de derechos de registro por medios electrónicos, bien sea pagando por medio de transferencia electrónica (PSE), con la cuenta única notarial o imprimiendo el recibo de liquidación para pagar en cualquier sucursal bancaria habilitada para recibir dichos pagos.

• Los datafonos habilitados por la SNR en las notarías estarán exentos del cobro de: costos de generación del código único, costo de adquisición de equipo, costo de las transacciones efectuadas con tarjeta débito y crédito, y costos de la instalación; los datafonos asignados se utilizarán exclusivamente para realizar operaciones de pago de gastos notariales y derechos de registro.

• Para el caso en que los pagos se realicen a través de la cuenta única notarial, las notarías procurarán radicar las escrituras el mismo día o el siguiente día hábil en el que se realice el pago, según los horarios de recepción en la oficina de registro de instrumentos públicos. En el evento en el que el ciudadano sea el que efectúe el pago directamente en la entidad bancaria, se le informará sobre la importancia de realizar el trámite de registro en la oficina de registro de instrumentos públicos.

• Teniendo en cuenta que este servicio requiere de la disponibilidad y acceso permanente de la firma digital y de la cuenta única notarial, cada notario, deberá establecer los mecanismos de su manejo, bajo condiciones que garanticen la seguridad del procedimiento.

• La implementación de esta herramienta tecnológica, traerá como consecuencia el desmonte gradual de las extensiones de caja que actualmente se encuentran en las oficinas de registro de instrumentos públicos para el pago de los derechos de registro, en ese evento, el servicio de liquidación y pago de los derechos de registro solo se podrá efectuar desde la notaría.

• Las notarías emplearán esta herramienta y ofrecerán dicho servicio a los ciudadanos, a partir de la fecha de la capacitación efectuada por la Superintendencia de Notariado y Registro, el cual hace parte de la cadena de trámite de la VUR.

Oficinas de registro de instrumentos públicos

• Los registradores de instrumentos públicos asistirán a la sesiones de socialización del servicio, acompañados de funcionarios que realicen las actividades de liquidación y radicación de documentos.

• La oficina de registro de instrumentos públicos, debe disponer de un funcionario del área de liquidación y radicación para la atención de las solicitudes virtuales, si bien, no se prevé la exclusividad para este tipo de transacciones, es importante que se garantice la disponibilidad de este personal.

• La oficina de registro de instrumentos públicos, deberá informar a la Superintendencia de Notariado y Registro, a través del equipo de la ventanilla única de registro (VUR), la habilitación de los roles y/o cambios de los usuarios requeridos para el uso de la plataforma tecnológica.

• Se debe garantizar que en el puesto de trabajo del liquidador, tenga habilitado acceso a internet.

• La oficina de registro de instrumentos públicos, deberá establecer los mecanismos necesarios que permitan garantizar la correcta prestación de servicio, la aprobación de las transacciones no pueden superar una (1) hora desde el envío de la transacción por la notaría, salvo que se haga en horas y/o días no hábiles para la prestación del servicio o treinta (30) minutos antes de que la ORIP cierre.

• Todos los documentos de derechos de registro provenientes de las notarías del círculo que ingresen para radicación física en la ORIP deberán traer la referencia de pago o PIN, que está incluido en el recibo expedido por el banco. El funcionario designado en la oficina, debe validar cada pago con el PIN a fin de garantizar la veracidad del pago y el control del recaudo.

• Una vez realizada la validación del PIN de pago impreso en el recibo de los derechos de registro, y se haya adelantado el proceso de radicación en el sistema registral, el funcionario debe ingresar en la plataforma de liquidación el PIN y asociar el número de radicado generado para el documento en el sistema.

• En el evento de presentarse errores en la liquidación, el operador de radicación debe dar la entrada al documento, asignar el turno de radicación y generar un recibo de liquidación anexo con los mayores valores a recaudar en la caja de la ORIP, para continuar así con la operación normal del proceso, en caso de que deban efectuarse devoluciones de dinero por un mayor valor, el registrador de instrumentos públicos adelantará el procedimiento definido por la Superintendencia de Notariado y Registro para el efecto.

• La oficina de registro de instrumentos públicos, estará en la obligación de prestar este servicio a partir del momento en que la Superintendencia Delegada para el Registro y la dirección financiera autoricen la recepción de documentos y comprobantes de pago por medios electrónicos.

Control y seguimiento del proceso

Permanentemente, la Superintendencia de Notariado y Registro a través del equipo de la ventanilla única de registro (VUR) y la dirección financiera realizará sesiones de seguimiento, para conocer la evolución del servicio y las sugerencias para su mejora.

El soporte para el uso de la aplicación tecnológica se dará a través de los canales dispuestos por el equipo de la ventanilla única de registro (VUR), por medio del correo electrónico mesadeayudavur@supernotariado.gov.co

Los dineros recaudados por este servicio, ingresaran a una cuenta centralizada que será administrada y controlada por la dirección financiera, para lo cual la oficina de registro debe enviar diariamente el formato designado para conciliación en el nivel central al correo datafonos@supernotariado.gov.co en caso de requerir apoyo, se deberá solicitar al correo pagoselectronicosdr@supernotariado.gov.co

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a registradores de instrumentos públicos y notarios en ciudades con implementación del servicio de liquidación y pago de derechos de registro a través de medios electrónicos.