INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 02-11 DE 2002 

(Julio 5)

Asunto: Preliquidación notarial y recaudo de derechos de registro.

De conformidad con el ordinal 8º del artículo 2º del Decreto 2158 de 1970, a la Superintendencia de Notariado y Registro le corresponde la función de establecer “sistemas administrativos para lograr la eficiente atención de los servicios de notariado y registro de instrumentos públicos, procurando su racionalización y modernización. Con ese propósito, y expresamente autorizado por la ley, este despacho dictó la Resolución 2255 de 2002, luego de demostrarse la inconveniencia institucional, funcional y económica que implica el manejo de dineros en cualquier oficina de registro de instrumentos públicos. Este reglamento no altera ninguno de los pasos legalmente establecidos para el proceso de registro; por lo mismo, continúan vigentes las etapas de radicación, calificación, inscripción y constancia, como hasta ahora se ha hecho.

Dentro del espíritu de colaboración demostrado por el notariado colombiano con la administración pública y en particular con esta superintendencia, y dada la gran acogida de la idea expuesta en todos los foros notariales celebrados en el país sobre los planes de racionalización y modernización de los procedimientos internos de la entidad, se ha establecido que el recaudo de los derechos que deban pagar los usuarios por el servicio prestado en las oficinas de registro de instrumentos públicos se hará a través de la red bancaria nacional. Por este motivo se hace necesario el apoyo de todos los notarios, a fin de que le ofrezcan, como valor agregado de los servicios, a los otorgantes de un instrumento que deba ser objeto de inscripción en el registro inmobiliario, una preliquidación de los derechos de registro que ellos deban cancelar.

Es importante precisar que la preliquidación notarial aludida no tiene alcance definitivo, de suerte que corresponderá a la oficina de registro de instrumentos públicos hacer la verificación de dicho cálculo, cuando el interesado se dirija con el comprobante bancario de consignación de la suma establecida por el notario.

Como es lógico, esta función no implica para el fedatario responsabilidad por alguna inconsistencia; mas, se trata de un valioso soporte institucional que contribuirá a la política de mejoramiento continuo en la atención del Estado al ciudadano. Es, además, muestra de la confianza en el notariado colombiano para contribuir con el propósito de facilitación de las actuaciones de los particulares ante las autoridades administrativas, que se enmarca en lo dispuesto en el artículo 4º del Decreto Ley 2150 de 1995, en el sentido de permitir que las obligaciones a favor del Estado puedan cancelarse mediante transferencias bancarias, abonos en cuentas e, incluso, mediante utilización de tarjetas.

Para facilitar vuestra labor el banco suministrará los formularios de consignación que el usuario debe diligenciar. En un principio, los enviará el Banco Megabanco, primera entidad financiera que ha celebrado convenio de recaudo con la Superintendencia. A quien solicite el servicio notarial deberá indicarse que debe previamente hacer el pago antes de acudir a la oficina de registro y anotar en el formulario el código de la misma, aun cuando la cancelación puede hacerse en cualquier sucursal autorizada del banco, sin importar el círculo registral donde se hará la inscripción.

Se anexa a esta instrucción la tarifa de derechos, la lista de códigos de las oficinas de registro. En el compendio normativo “Régimen Legal del Notariado y Registro en Colombia”, encontrará —a su vez— la guía de los códigos asignados para cada uno de los actos o negocios, páginas 158 y ss., resoluciones 1695 de 2001 y 0625 de 2002.

N. del D.: Esta Instrucción Administrativa va dirigida a todos los notarios del país.

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