Superintendencia de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 11 DE 2011 

(Agosto 19)

Asunto: expedición de copias.

(Nota: Suspendida provisionalmente la presente instrucción por la Instrucción administrativa número 16 de 2011 de la Superintendencia de Notariado y Registro.)

Atendiendo las peticiones formuladas por usuarios del servicio y de algunos notarios del país quienes han considerado la expedición de copias simples como una prohibición tácita contenida en la Instrucción Administrativa 15 de 2003, se hace necesario que en el ejercicio de las funciones de dirección, inspección y vigilancia del servicio público notarial que tiene la Superintendencia de Notariado y Registro, se dé claridad sobre la expedición de copias de los archivos que reposan en las notarías y el valor probatorio de las mismas.

El artículo 3º del Decreto-Ley 960 de 1970, estatuto del notariado, referido a la competencia de los notarios previene en su ordinal 7º: “Expedir copias o certificaciones según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos”.

En el título II, Del ejercicio de las funciones del notario, capítulo VIII, De las copias, del citado estatuto, aparece un conjunto normativo que preceptúa así:

Artículo 79 del Decreto-Ley 960 de 1970:

“El notario puede expedir copia total o parcial de las escrituras públicas y de los documentos que reposan en su archivo, por medio de la transcripción literal de unas y otros, o de su reproducción mecánica. La copia autorizada hace plena fe de su correspondencia con el original” (destacado fuera de texto).

Si el archivo notarial no se hallare bajo la guarda del notario, el funcionario encargado de su custodia estará investido de las mismas facultades para expedir copias”.

Artículo 80, del Decreto-Ley 960 de 1970. Modificado por el artículo 42 del Decreto-Ley 2163 de 1970:

“Toda persona tiene derecho a obtener copias auténticas de las escrituras públicas. Pero si se tratare de un instrumento en fuerza del cual pudiere exigirse el cumplimiento de una obligación, cada vez que fuere presentado, el notario señalará la copia que presta este mérito, que será necesariamente la primera que del instrumento se expida, expresándolo así en caracteres de estados, junto con el nombre del acreedor a cuyo favor la expide.

En las demás copias que del instrumento se compulsen en cualquier tiempo, y salvo lo prevenido en el artículo 81 se pondrá por el notario una nota expresiva del ningún valor de dichas copias para exigir el pago o cumplimiento de la obligación, o para su endoso”.

Artículo 83, del Decreto-Ley 960 de 1970:

“Toda copia se expedirá en papel competente; para ello podrán emplearse medios manuales o mecánicos que garanticen entera claridad y ofrezcan las debidas seguridades”.

Artículo 84, del Decreto-Ley 960 de 1970:

“La copia comprenderá la integridad del instrumento y los documentos anexos, pero podrá limitarse a uno solo de los varios actos o contratos que pueda contener aquel, caso de no existir correlación directa entre ellos, o a piezas separadas de un expediente protocolizado o a uno o varios documentos independientes que formen parte del protocolo. El notario al expedir copia parcial expresará esta circunstancia y que lo omitido no guarda relación directa con lo copiado, o que se trata de piezas independientes o de documentos varios que se insertaron en el protocolo. La transcripción se hará en forma continua y sin dejar blancos o espacios libres, escribiendo en todos los renglones o llenando partes con rayas u otros trazos que impidan su posterior utilización; se iniciará con el número que tenga el original en el protocolo y su texto será el que aparezca una vez debidamente salvadas de las enmendaduras y correcciones, si fuere el caso”.

Y el artículo 41, del Decreto Reglamentario 2148 de 1983:

“Toda copia se expedirá en papel común por medios manuales o mecánicos. Al final se dejará constancia del número y fecha de la escritura a la cual corresponda si se tratare de copia parcial así se expresará” (destacado fuera de texto).

Artículo 85, del Decreto-Ley 960 de 1970:

“Completa la copia, a renglón seguido se pondrá la nota de su expedición que indicará el número ordinal correspondiente a ella, los números de las hojas del papel competente en que ha sido reproducida, la cantidad de estas y el lugar y la fecha en que se compulsa. Terminará con la firma autógrafa del notario y la imposición de su sello, con indicación del nombre y denominación del cargo. Todas las hojas serán rubricadas y selladas”.

Artículo 86, del Decreto-Ley 960 de 1970:

“Si se cometieren errores en las copias, se corregirán en la forma prevenida para los originales y lo corregido o enmendado se salvará al final y antes de la firma del notario; pero si se advirtieren después de firmada la copia, la corrección se salvará a continuación y volverá a firmarse por el notario, sin lo cual esta no tendrá ningún valor; en tal caso, si la copia hubiere sido registrada se expedirá, además, un certificado para que en el registro se haga la corrección a que hubiere lugar”.

De conformidad con lo previsto en el artículo 114 del Decreto-Ley 960 de 1970, los archivos notariales podrán ser consultados por cualquier persona, bajo la vigilancia y con el permiso del Notario. Esta disposición constituye un claro desarrollo del carácter eminentemente público que revisten los archivos notariales.

Se infiere de lo anterior que, de los documentos que hacen parte del archivo de la notaría, pueden expedirse dos tipos de copias a saber:

Auténticas: cuando han sido autorizadas por el notario y hacen plena fe de su correspondencia con el original y el costo de dicha reproducción, será el indicado en las tarifas previamente establecidas.

Informales: cuando por no haber sido autenticadas carecen de valor probatorio. Estas últimas, válidamente pueden ser solicitadas por quien se halla consultando el archivo, evento en el cual, comoquiera que no ha sido ejercida respecto de las mismas la función fedataria, solo habrá lugar al pago de los gastos de reproducción del documento, sin que pueda el notario negar la expedición de tales copias informales o exigir que respecto de estas se surta la autenticación y su costo se limita al valor de la reproducción. El derecho a las copias informales y su alcance probatorio se infiere no solamente de las disposiciones citadas, sino de los artículos 253, 254 y concordantes del Código de Procedimiento Civil.

Con base en lo anterior, es del caso tener en cuenta que sobre el particular y en ejercicio de la función orientadora, este tema se había desarrollado anteriormente en la Instrucción Administrativa 10 de 1993, acto administrativo cuya legalidad fue avalada por el honorable Consejo de Estado en sentencia proferida el 22 de agosto de 1997 por la Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Primera, M.P. Ernesto Rafael Ariza Muñoz, Expediente 4202 y la cual fue retomada por la Instrucción 18 de 2002.

En conclusión, el notario expedirá las copias simples o auténticas ceñido a lo que establece el estatuto notarial y sus normas reglamentarias que consagran su función, en papel común, por medios manuales o mecánicos, contendrán la integridad del instrumento o una parte del mismo así como las anotaciones del caso para prestar valor probatorio, cuando a ello hubiere lugar, y se sujetarán a la tarifa prescrita en la ley.

La presente instrucción deroga las instrucciones 10 de 1993, 18 de 2002 y 15 de 2003.

N. del D.: la presente instrucción administrativa va dirigida a los notarios del país.

(Nota: Suspendida provisionalmente la presente instrucción por la Instrucción administrativa número 16 de 2011 de la Superintendencia de Notariado y Registro.)