Superintendencia de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 11 DE 2016

(Agosto 8)

Asunto: Cobro de tarifa por cotejo exitoso de identificación biométrica.

Con el objeto de establecer parámetros claros y concretos respecto al cobro de la tarifa que se causa por la prestación del servicio de “identificación biométrica”, y evitar abusos en su aplicación, corresponderá a cada notario del país dar estricto cumplimiento a las siguientes pautas:

1. Cuando el acto o trámite notarial requiera de la imposición de la huella dactilar, esta deberá adelantarse por medios tecnológicos que aseguren la interoperabilidad con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, y

2. Solo podrá prestarse el servicio de autenticación e identificación biométrica y en consecuencia cobrarse la tarifa prevista para tal servicio, cuando el notario respectivo, cumpla con los siguientes presupuestos: i) Convenio de Cooperación suscrito con la Registraduría Nacional del Estado Civil; ii) Certificación técnica (aprobación prueba técnica de sus aliados —operadores tecnológicos y administradores de bases de datos—); iii) Certificación expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil que habilite la operación y el funcionamiento; y iv) Resolución emitida por la Superintendencia de Notariado y Registro, por la cual se valida el procedimiento y se autoriza la prestación del servicio.

3. La tarifa será cobrada por la prestación efectiva del servicio, esto es, por cotejo exitoso de la huella dactilar con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en la cual se logre la identificación inmediata de la persona que requiere el servicio.

4. La tarifa establecida para la identificación biométrica, hace referencia al cotejo de la información enviada (a través de la toma de huella) con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, de modo que al tomar la huella para el cotejo, debe verificarse aquella de mejor calidad.

5. Si el sistema arroja un error o no identifica apropiadamente al usuario, el notario o el funcionario designado por él, debe evitar realizar más intentos, e indicar al usuario que debe acudir a la Registraduría para subsanar el error que se pueda estar presentando.

6. Cuando el usuario requiera la identificación biométrica para varios documentos, es necesario hacer un cotejo por cada documento aunque se trate de la misma persona. Una identificación afirmativa, es decir un cotejo exitoso, deberá generar el soporte DOCUMENTAL de la identificación biométrica y el consecuente cobro de la tarifa.

La simple copia de este documento no se tiene por cotejo exitoso, en cuanto no implica prestación de servicio de identificación biométrica y por lo mismo el notario no puede cobrar la tarifa.

7. Cuando no sea posible efectuar la identificación biométrica, el notario al autorizar como fedatario un acto o contrato, se limitará a cobrar la tarifa que por tal acto de fe corresponde y no podrá cobrar la tarifa por identificación biométrica.

El presente instructivo deberá ser publicado en la página web de la entidad y deberá fijarse en un lugar visible de la notaría.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a los notarios.