INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 12 DE 1998 

(Julio 21)

Ante inquietudes planteadas y que claman por un pronunciamiento institucional de la entidad sobre fijación de competencia en cabeza de los registradores de instrumentos públicos para practicar aquellas pruebas que sirvan de soporte a una eventual investigación disciplinaria, corresponde a este despacho ilustrarlos según su criterio, en los términos que a continuación se expresan.

Bien conocido es por ustedes que las oficinas de registro de instrumentos públicos son, por disposición legal, dependencias de la Superintendencia de Notariado y Registro, de conformidad con la concepción del artículo 27 del Decreto 2158 de 1992 y, en ese orden de ideas, carecen de entidad en el entendimiento de persona jurídica y su capacidad de ejercicio; igualmente, que el de dependencia —con el cual se encuentran definidas— es un concepto que comporta estado de subordinación, inferioridad jerárquica, sometimiento o sujeción.

Los registradores de instrumentos públicos como responsables del funcionamiento técnico y administrativo de las respectivas oficinas, deben cumplir las funciones que expresamente les señale la ley y aquellas que les delegue el Superintendente de Notariado y Registro con arreglo a lo dispuesto en el Decreto 2158 de 1992, circunstancia que extiende a ellos el carácter dependiente de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Ahora bien, antes que el factor de competencia funcional, se encuentra aquél que se deriva de la calidad del sujeto disciplinable previsto por el artículo 56 de la Ley 200 de 1995, según el cual a las “entidades y organismos del Estado, de las administraciones central y descentralizadas territorialmente y por servicios” son a las que corresponde disciplinar a sus servidores públicos, complementada por la disposición del artículo 57 del mismo estatuto.

De conformidad con este precepto, la atribución de competencia que para adelantar la investigación hace el Código Disciplinario Único se encuentra dirigida al organismo de control interno de la entidad respectiva, al funcionario que señale el jefe de la entidad o al funcionario de la dependencia regional o seccional. Ella es expresa; y de esa misma forma lo es la facultad para la indagación preliminar a que alude el artículo 140 ibídem.

Para este despacho no constituye duda alguna el carácter alternativo de la conjunción “o” utilizada por la disposición del artículo 57 al regular esta situación, máxime si su interpretación se hace en concordancia con los preceptos de los artículos 59, relacionado con el factor territorial y 61 que radica en cabeza del “jefe inmediato del investigado” la facultad de fallar en única o en primera instancia en los eventos de faltas leves, graves o gravísimas, respectivamente y “al nominador” en la segunda instancia.

En consecuencia es de su competencia, sin perjuicio del carácter principal o seccional que les corresponda:

a) Ordenar y adelantar la indagación preliminar, cuando exista duda sobre el mérito que preste la información o la queja para iniciar investigación disciplinaria;

b) Ordenar y adelantar la investigación disciplinaria, cuando de la queja o el informe se establezca la existencia de falta disciplinaria y la prueba del posible autor. Para ello, se observarán los parámetros de los artículos 144 y siguientes de la Ley 200 de 1995, y

c) Fallar el proceso en única instancia, cuando la falta investigada tenga carácter leve; y, en primera instancia, cuando lo sea grave o gravísima.

Desde luego que es su obligación observar todas aquellas disposiciones relacionadas con los principios rectores de la ley disciplinaria, el ámbito de su aplicación, el concurso de faltas, la justificación de la conducta, la calificación de las faltas, etc.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a los registradores de instrumentos públicos del país.

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