INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 12 DE 2005 

(Julio 22)

Asunto: De la entrega y recepción de los documentos, procesos, y demás responsabilidades del empleo.

Consciente de la importancia que tienen los documentos, recursos públicos y demás elementos que nos han sido confiados para el ejercicio de nuestras funciones, debo resaltar los deberes que se desprenden de esta confianza, en especial los relativos al proceso de entrega y recepción de documentos y recursos, al momento de recibir unos y dejar otros el empleo.

La entrega y recepción de los recursos públicos y documentos, es un proceso de interés público, de obligatorio cumplimiento, que debe efectuarse por escrito, mediante un acta de informe de gestión en la que se debe describir el estado de los recursos administrativos, financieros y humanos según sea el caso.

La Ley 951 de 2005 establece reglas con respecto a este tema. El acta de informe de gestión debe ser presentada por el servidor saliente dentro de los 15 días hábiles siguientes a su desvinculación del cargo.

El servidor público entrante está obligado a recibir dicho informe y a revisar su contenido. En el evento en que no se hubiere nombrado funcionario para el empleo, dicho informe de entrega deberá ser revisado por el servidor público que designe para el efecto el superior jerárquico de la dependencia en cuestión.

Una vez efectuada la entrega, dentro de los 30 días hábiles siguientes a la firma del documento, se debe realizar una revisión o verificación física de los diferentes aspectos señalados en el acta o informe de gestión. Durante este período el servidor saliente puede ser requerido para que aclare o proporcione información adicional.

En el evento en que el servidor público entrante encuentre irregularidades en los documentos o recursos recibidos, deberá presentarlas al órgano de control a que corresponda, dentro del término señalado, con el propósito de que el servidor público saliente pueda proceder a realizar las aclaraciones respectivas dentro de los 30 días calendario siguientes, o en su defecto, se proceda de conformidad con la ley de responsabilidades de los servidores públicos del Estado.

Si el servidor público saliente se opone a realizar la entrega del informe de los asuntos y recursos de su empleo, en los términos aquí establecidos, la oficina de control interno, en el término de 15 días, contados a partir de la fecha de su separación del empleo, deberá tomar las medidas pertinentes para que se satisfaga esta obligación.

Los directores, jefes y coordinadores serán los encargados de velar por el adecuado funcionamiento y cumplimiento del informe de gestión. Además de la Ley 951 de 2005 y de la presente instrucción, tendrán en cuenta los lineamientos dictados por el consejo directivo del Archivo General de la Nación, en el Acuerdo 38 de 2002, el cual se anexa a la presente circular.

Los invito a cumplir a cabalidad las condiciones y términos establecidos en la presente instrucción, para la tranquilidad de los funcionarios que en ella laboramos y sobre todo por el bienestar de la entidad.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a funcionarios de la Superintendencia de Notariado y Registro.

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