INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 12 DE 2006 

(Marzo 27)

Asunto: Revocatoria Instrucción Administrativa 9 de 2006.

Con ocasión de la Instrucción Administrativa 9 de 2006 tuve oportunidad de plantearle lo siguiente:

“Con motivo de la decisión de la Corte Constitucional (Sent. C-1171/2005), mediante la cual declaró inexequible la facultad de la Registraduría Nacional del Estado Civil para fijar el valor de los servicios que ésta presta, entre los cuales por disposición constitucional ejerce la dirección y organización del registro del estado civil de las personas, este servicio quedó sin la tasa correspondiente.

Los notarios, por decisión de la Registraduría Nacional del Estado Civil, están encargados, de manera compartida, de prestar el servicio ya mencionado. Este es un servicio de particular relevancia social y significativa sensibilidad entre los sectores más desprotegidos de la población.

La Superintendencia de Notariado y Registro realizó en unión de los gremios notariales, del Ministerio del Interior y de Justicia, de la Secretaría Jurídica de la Presidencia de la República, de la Registraduría Nacional del Estado Civil y de la Procuraduría General de la Nación, una serie de consultas cuya finalidad principal era evitar la afectación en la prestación del servicio dada la peculiar y autónoma estructura jurídica de uno de los elementos de su prestación que son los notarios.

La Procuraduría General del Nación mediante escrito del 27 de enero de 2006, firmado por el señor Procurador General de la Nación, doctor Edgardo Maya Villazón, compartió el criterio de la Registraduría Nacional del Estado Civil y de la Superintendencia de Notariado y Registro, en el sentido de que las copias y certificados del Registro del Estado Civil de la Personas carecen hoy de tarifa legal aplicable.

Es sabido que el artículo 365 de la Constitución Política dispone que los servicios públicos son inherentes a la finalidad social del Estado. Y que es deber del Estado asegurar su prestación eficiente a todos los habitantes del territorio nacional.

En atención a tal precepto el señor Procurador General de la Nación al advertir las diversas implicaciones del tema que me ocupa, indicó que pese a la inexistencia de una tasa legal aplicable sí es posible cobrar el costo de la reproducción de los certificados y copias del Registro del Estado Civil de las personas. Consideró además, que el valor que se fije por el costo de la reproducción debe ser racional.

Para observar los elementos de racionalidad pedidos, la Superintendencia de Notariado y Registro examinó el documento del 12 de febrero de 2004 DNRC-01047 de la Registraduría Nacional del Estado Civil”.

Sin embargo, el señor Procurador General de la Nación me ha pedido, en comunicación del 24 de marzo del 2006, que “revoque la Instrucción Administrativa 9 mediante la cual dice recomendar el cobro de tres mil pesos ($ 3.000) por los costos de reproducción de copias y certificados en lo que hace al estado civil de las personas, dado que dicho acto administrativo es abiertamente inconstitucional y atenta contra el interés general”.

Para usted y para mí, señor notario, que hemos seguido el proceso de análisis de este delicado tema, y hemos tenido oportunidad de examinar los distintos documentos que se han venido produciendo al respecto, es evidente que puede existir una divergencia conceptual sobre la noción de racionalidad que me recomendó el señor Procurador General de la Nación, como un elemento para establecer el costo de la reproducción de las copias y certificados del registro del estado civil de las personas.

Sin embargo, este es un tema que deberé reflexionar con el señor Procurador General de la Nación, y ahora me corresponde acatar su instrucción.

Así las cosas, los señores notarios no pueden cobrar por la expedición de copias y certificados, y como es natural deberán seguir ateniéndose al procedimiento establecido por la Registraduría Nacional del Estado Civil para controlar el desbordamiento en las solicitudes de este servicio.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a los señores notarios.

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