INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 13 DE 1998 

(Julio 23)

Tema. La comparecencia y la unidad locativa de la notaría como elementos de la inmediación.

Como es de todos conocido, la solemnidad ad substantiam actus se ha constituido en todos los tiempos de vigencia de la institución notarial en la manifestación formal generadora de la existencia válida y eficaz de la relación sustancial objeto del instrumento nominado escritura pública: ello es consecuencia directa del carácter procesal propio del derecho notarial, en cuanto regula formas propias de la función y lo incorpora en el sector del derecho público adjetivo.

La mayor parte de las relaciones jurídicas entre los individuos en cualquier sistema social y con mayor razón en aquéllos que tienen como fundamento la iniciativa privada, —así esté controlada u orientada con arreglo a necesidades y propósitos colectivos— se remiten a actos de autonomía privada, cuya trascendencia radica en su relevancia dentro del régimen de colaboración intersubjetiva. Es obvio, entonces, que el ordenamiento jurídico, determinante de los efectos jurídicos de esa manifestación de autonomía privada, consagre presupuestos que condicionen su validez.

Y en ese orden de ideas, es que la conclusión de los negocios formales no puede no puede darse sin la adopción de una forma externa predeterminada, en la cual la declaración o el comportamiento sean representativos del supuesto de hecho calificado por el ordenamiento jurídico con determinados efectos; el no empleo de esa forma se constituye en causal para que el negocio no produzca ningún efecto, no nazca a la vida jurídica, no emanen de él vínculos de relación, etc.

La escritura pública como forma externa de un negocio jurídico formal se encuentra sujeta en su formación a las formalidades procesales propias de la forma de la intervención notarial, cuyo orden cronológico se inicia con la rogación como requerimiento de las partes para obtener del notario la prestación del servicio; su necesidad es esencial, no sólo porque la regulación de intereses privados que incumben a sus titulares comporte la posibilidad dispositiva, sino porque se constituye en punto de partida del principio de la inmediación y porque el notario actúa en ejercicio de una función que interesa a toda la sociedad.

Ahora bien, el tema de la comparecencia surge desde la rogación misma y está presente en todo el proceso de perfeccionamiento de la escritura pública, encargándose de su regulación los artículos 24 y 25 del Decreto-Ley 960 de 1970. Se encuentra integrado —además de las declaraciones de voluntad y estipulaciones como actos de los comparecientes— por los actos del notario que son de vista y exhibición referidos a la comparecencia física de los declarantes y a la recepción y examen de los documentos requeridos para ese efecto que materializan o concretan el principio de la inmediación que informa el derecho notarial.

La inmediación es significativa de presencia física, directa y cierta de las personas y las cosas ante el notario lo cual origina la comunicación directa y cierta generadora de la autenticidad; de ella forma parte la rogación, primera etapa del proceso de formación de la escritura pública cuya no concurrencia rompe el también principio de visu et auditu siu sensibus en el cual se funda la autenticidad y la fe notarial a cargo de ustedes.

El establecer oficinas o sucursales de la notaría, o enviar funcionarios de la misma a operar en instalaciones bancarias, de corporaciones o de entidades que así lo soliciten, rompe ese principio y, desde luego, es violatorio de la ley generando falta disciplinaria sumamente grave como quiera que, además de afectar de nulidad absoluta el acto escriturario, afecta ostensiblemente o en materia grave el ejercicio notarial.

En consecuencia, este despacho les reitera la prohibición de esa práctica y les previene sobre las consecuencias disciplinarias y de otro orden que esa actitud acarrea.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a los notarios del país.

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