INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 13 DE 2005 

(Agosto 1º)

Asunto: Ley antitrámites y competencias notariales

(Nota: Véase Instrucción Administrativa 20 de 2005 de la Superintendencia de Notariado y Registro).

El Gobierno Nacional sancionó la Ley 962 de 2005, publicada en el Diario Oficial 45.963. La finalidad de esta ley es darle mayor transparencia a las funciones públicas, agilidad a los trámites y facilitar a los administrados la consecución oportuna de sus derechos.

Con el fin de ilustrar a los notarios sobre estas novedades quiero destacarle las disposiciones que interesan al sector:

Nuevas competencias

Efecto civil de matrimonio religioso y divorcio de matrimonio civil

El artículo 34 (1) de la Ley 962 de 2005 le atribuyó a los notarios la función de dejar sin efecto civil el matrimonio religioso y el divorcio del matrimonio civil, siempre que haya mutuo acuerdo entre los cónyuges. Ese procedimiento debe ser adelantado por intermedio de abogado. Si existen menores de edad será obligatoria la intervención del defensor de familia.

Patrimonio de familia

Así mismo, se le facultó para constituir patrimonio de familia inembargable, en el entendido de que se trata de aquellos casos que requerían de autorización judicial.

Capitulaciones y constitución, disolución y liquidación de la sociedad patrimonial de compañeros permanentes

Otra atribución, es la referida a la celebración de capitulaciones, constitución, disolución y liquidación de la sociedad patrimonial de compañeros permanentes, lo cual sugiere que se abre la posibilidad de que en las uniones maritales de hecho se pacten entre los compañeros capitulaciones.

También, podrán reconocer la existencia de la unión marital de hecho, su disolución y liquidación conforme a las reglas señaladas en la Ley 54 de 1990.

Sobre este tema, debe interpretarse, si estos trámites se pueden hacer en forma independiente o si se requiere la concurrencia de los tres actos de manera simultánea. (Constitución, disolución y liquidación).

Inventario bienes de menores

Se le asignó la facultad de adelantar el trámite y aprobación del inventario de bienes de menores que se encuentren bajo patria potestad cuando los padres estén administrándolos y quieran contraer matrimonio, según lo señalado en el artículo 169 y siguientes del Código Civil (2) .

Es criterio de la superintendencia que estas nuevas funciones, arriba descritas, requieren de una reglamentación. Estas eran funciones atribuidas a la jurisdicción de familia, y en algunas de ellas se puede presentar controversia. En otras se requerirá de la intervención de auxiliares de la justicia y de la presencia del defensor de familia, lo cual debe aclararse teniendo en cuenta que el notario no ejerce jurisdicción.

También será necesario expedir un decreto para fijar las tarifas correspondientes a estas nuevas competencias. Ya usted sabe que las vigentes no se pueden aplicar por analogía.

Supresión de trámites

Presentaciones personales, supervivencias

El artículo 133 (3) de la Ley 962 de 2005 prohibió la exigencia de presentaciones personales para probar supervivencia cuando no haya transcurrido más de un (1) año contado a partir de la última presentación de supervivencia, excepto cuando estén destinadas para entidades que hagan parte del sistema de seguridad social integral, caso en el cual se exigirá cada tres meses.

Registro notarial de sellos

El artículo 20 (4) de la Ley 962 de 2005 prohíbe a los servidores públicos el registro notarial de cualquier sello elaborado para el uso de la administración pública y a los notarios públicos asentar tales registros, así como expedir certificaciones sobre los mismos.

Copia del registro del estado civil de las personas

Establece la ley, que las copias de los registros del estado civil que se expidan mediante medio magnético y óptico, tendrán pleno valor probatorio y que en general, las copias del registro civil de nacimiento tendrán plena validez para todos los efectos, sin importar la fecha de su expedición. En consecuencia, ninguna entidad pública o privada podrá exigir este documento con fecha de expedición determinada, excepto para el trámite de pensión, afiliación a la seguridad social de salud, riesgos profesionales y pensiones y para la celebración del matrimonio, eventos estos en los cuales se podrá solicitar el registro civil correspondiente con fecha de expedición actualizada, en ningún caso, inferior a tres (3) meses.

Autenticación de firmas y declaraciones extraproceso

Suprime la ley, las autenticaciones de firmas y las declaraciones extrajuicio, pues para todos los efectos, se presume la validez de la firma impuesta en documento privado, salvo cuando estos impliquen transacción, desistimiento y en general, disposición de derechos. En los anteriores eventos deberán presentarse y aportarse a los procesos y trámites, lo requerido, de acuerdo a las normas especiales aplicables. En cuanto a las declaraciones extraproceso, la supresión no regirá en los casos en que la administración pública actúe como entidad de previsión o seguridad social o como responsable en el reconocimiento o pago de pensiones, ni para los casos previstos en materia del sistema general de seguridad social en salud y riesgos profesionales, ni para los relacionados con protección social que establezca el Gobierno Nacional (L. 962/2005, arts. 24 (5) y 25 (6) ).

Construcción y enajenación de viviendas

Esta ley reiteró la sustitución del permiso para anunciar y/o desarrollar las actividades de construcción y enajenación de vivienda, consagradas en el Decreto-Ley 78 de 1987. En lugar del permiso se exige la simple radicación de los documentos en la ley relacionados. Esta disposición había sido modificada por el artículo 120 de la Ley 388 de 1997.

Adecuación estructural y tecnológica

La ley antitrámites prevé que las entidades públicas deberán adecuar su estructura y tecnología con el objeto de atender los nuevos compromisos, dentro de los seis meses siguientes a su vigencia, y advierte, que su inobservancia será causal de mala conducta.

No me resta señor notario sino pedirle el mejor esfuerzo para prepararse en las exigencias que acarrearán las nuevas competencias atribuidas por la Ley 962 de 2005. Así, se prestará un mejor servicio, con eficiencia y oportunidad, a los usuarios.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a señores notarios.

(1) “ART. 34.—Divorcio ante notario. Podrá convenirse ante notario, por mutuo acuerdo de los cónyuges, por intermedio de abogado, mediante escritura pública, la cesación de los efectos civiles de todo matrimonio religioso y el divorcio del matrimonio civil, sin perjuicio de la competencia asignada a los jueces por la ley.

El divorcio y la cesación de los efectos civiles ante notario, producirán los mismos efectos que el decretado judicialmente.

PAR.—El Defensor de Familia intervendrá únicamente cuando existan hijos menores; para este efecto se le notificará el acuerdo al que han llegado los cónyuges con el objeto de que rinda su concepto en lo que tiene que ver con la protección de los hijos menores de edad”.

(2) “ART. 169.—Inventario solemne de bienes segundas nupcias. Artículo modificado por el artículo 5º del Decreto 2820 de 1974 el nuevo texto es el siguiente: La persona que teniendo hijos bajo su patria potestad, o bajo su tutela o curatela, quisiere [casarse], deberá proceder al inventario solemne de los bienes que esté administrando.

Para la confección de este inventario se dará a dichos hijos un curador especial”.

(3) “ART. 13.—Prohibición de exigencia de presentaciones personales para probar supervivencia. Ninguna autoridad podrá exigir presentaciones personales para probar supervivencia cuando no haya transcurrido más de un (1) año contado a partir de la última presentación de supervivencia. Este término será de tres (3) meses cuando se trate de entidades que hagan parte del sistema de seguridad social integral, a menos que la persona se encuentre residenciada fuera del país en sitio donde no exista representación consular colombiana, en cuyo caso operará el término de seis (6) meses.

PAR.—El certificado de supervivencia solamente se podrá exigir cuando el importe de la prestación se pague por abono en cuenta corriente o de ahorro, abierta a nombre del titular de la prestación, o cuando se cobre a través de un tercero”.

(4) “ART 20.—Supresión de sellos. En el desarrollo de las actuaciones de la administración pública, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documentos, salvo los que se requieran por motivos de seguridad.

La firma y la denominación del cargo serán información suficiente para la expedición del documento respectivo. Prohíbase a los servidores públicos el registro notarial de cualquier sello elaborado para el uso de la administración pública. Igualmente queda prohibido a los notarios públicos asentar tales registros, así como expedir certificaciones sobre los mismos.

PAR.—La presente supresión de sellos no se aplica a los productos que requieren registro sanitario, cuando las normas lo exijan como obligatorio, y a los sellos establecidos con base en los acuerdos y tratados internacionales de naturaleza comercial suscritos por Colombia”.

(5) “ART. 24.—Presunción de validez de firmas. Las firmas de particulares impuestas en documentos privados, que deban obrar en trámites ante autoridades públicas no requerirán de autenticación. Dichas firmas se presumirán que son de la persona respecto de la cual se afirma corresponden. Tal presunción se desestimará si la persona de la cual se dice pertenece la firma, la tacha de falsa, o si mediante de métodos tecnológicos debidamente probados se determina la falsedad de la misma.

Los documentos que implican transacción, desistimiento y en general, disposición de derechos, deberán presentarse y aportarse a los procesos y trámites de acuerdo con las normas especiales aplicables. De la misma manera, se exceptúan los documentos tributarios y aduaneros que de acuerdo con normas especiales deban presentarse autenticados así como los relacionados con el sistema de seguridad social integral y los del magisterio”.

(6) ART. 25.—Prohibición de declaraciones extrajuicio. Modifíquese el artículo 10 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así:

“ART. 10.—Prohibición de declaraciones extrajuicio. En todas las actuaciones o trámites administrativos, suprímase como requisito las declaraciones extrajuicio ante juez o autoridad de cualquier índole. Para estos efectos, bastará la afirmación que haga el particular ante la entidad pública, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento. Cuando se requieran testigos para acreditar hechos ante una autoridad administrativa bastará la declaración que rindan los mismos bajo la gravedad del juramento, ante la misma autoridad, bien sea en declaración verbal o por escrito en documento aparte, sin perjuicio de que el afectado con la decisión de la administración pueda ejercer el derecho de contradicción sobre el testimonio.

PAR.—Lo dispuesto en el presente artículo no regirá en los casos en que la administración pública actúe como entidad de previsión o seguridad social o como responsable en el reconocimiento o pago de pensiones, ni para los casos previstos en materia del sistema general de seguridad social en salud y riesgos profesionales, ni para los relacionados con protección social que establezca el Gobierno Nacional”.

(Nota: Véase Instrucción Administrativa 20 de 2005 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

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